El proceso de la Auditoria Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

PLANEACIÓN

EXAMEN

EVALUACIÓN

PRESENTACIÓN

Planeación

La planeación de la auditoria es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.

La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de éstos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados.

En la planeación, el auditor debe considerar los puntos siguientes:

Características particulares de la empresa.

Finalidad de los trabajos

Secuencia de su desarrollo

Estimación de tiempos

Determinación del personal

Determinación de las técnicas

Determinación de recursos materiales

Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará.

La información se obtendrá por medio de los manuales de organización y operación, catálogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad, etc. Todo esto con el objeto de contar con elementos que, además de dar un conocimiento general de la unidad a auditar, sirvan de base para la elaboración del programa específico de revisión.

Es importante que se considere que el personal debe contar con capacidad y gran madurez en el desarrollo de la auditoria, y en caso de que surjan aspectos técnicos especializados, contar con técnicos especializados que brinden asesoría, para comprender el problema y obtener datos concretos.

El proceso de la Auditoria Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

PLANEACIÓN

EXAMEN

EVALUACIÓN

PRESENTACIÓN

Exámen

Prácticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditoría, puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.

El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable del área a auditar, del equipo de auditores que trabajará temporalmente en dicha área, planteando el objetivo y alcance del estudio.

En dicha presentación debe hacerse especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoría, indicando que el resultado que arroje la revisión, cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada.

En cuanto a técnicas de investigación las más utilizadas y aceptadas son:

ENCUESTAS

CUESTIONARIOS

ENTREVISTAS

OBSERVACIÓN

INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL

El proceso de la Auditoria Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

PLANEACIÓN

EXAMEN

EVALUACIÓN

PRESENTACIÓN

Evaluación

Terminada la investigación, el auditor procederá a formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden:

CONCENTRACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS

CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

DETERMINACIÓN DE LA SOLUCIÓN

CONCENTRACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS EN LA INVESTIGACIÓN.

El auditor procederá a hacer una recopilación de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que les fueron proporcionadas, así como los papeles de trabajo elaborados durante la investigación, a fin de proceder a su clasificación.

CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS.

La clasificación de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluación de resultados, por lo que el auditor procederá a agruparlos de tal manera, que le sirvan de guía para formular sus conclusiones.

EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS.

Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el párrafo anterior, así como sus apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados. Requisito que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que, consecuentemente, merecen mayor atención para una correcta solución.

DETERMINACIÓN DE LA SOLUCION.

Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones, contrae una responsabilidad, ya que éste puede repercutir positiva o negativamente, según el caso, en las operaciones de la empresa, así como a todos los organismos y grupos sociales que tienen relación con la misma.

El proceso de la Auditoria Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

PLANEACIÓN

EXAMEN

EVALUACIÓN

PRESENTACIÓN

Presentación

Una vez que se ha concluido se elabora el informe, el cual es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de la auditoria administrativa.

Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una prueba de los resultados obtenidos durante el desarrollo de la auditoria, además de presentar sus sugerencias para el mejor aprovechamiento de los recursos de la empresa.

La presentación y contenido del informe debe reunir básicamente lo siguiente:

DEBE ESTAR REDACTADO EN FORMA SENCILLA, CLARA Y PRECISA.

LAS CONCLUSIONES DEBEN ESTAR APOYADAS CON ARGUMENTOS RAZONADOS Y CONVINCENTES, MOTIVANDO A LA ACCIÓN CORRESPONDIENTE.

DEBE ESTAR ESCRITO CON LIMPIEZA Y EN PAPEL ADECUADO.

DEBERÁ ACOMPAÑARSE DE TODOS AQUELLOS DOCUMENTOS FORMULADOS DURANTE LA AUDITORIA, TALES COMO PAPELES DE TRABAJO, CEDULAS, GRÁFICAS, INSTRUCTIVOS, FORMAS, ETC.

A continuación se presenta un cuadro de las cuatro etapas del proceso de una auditoria administrativa donde se aprecian también la fase de La auditoria administrativa tiene un proceso que comprende cuatro etapas deberán considerarse en toda auditoria administrativa, donde se aprecian también las fases de:

¨ DIAGNOSTICO PRELIMINAR

¨ AUDITORIA ADMINISTRATIVA

¨ SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO