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PLANEACION TECNICAS DE OFICINA GRDOS OCTAVOSESTILOS DE CARTAS Y SOBRES COMERCIALES

Cartas estilo bloque Cartas estilo bloque extremo Sobre tamaño carta Sobre tamaño oficio

REDACCIÓN DEL CICLO DE CARTAS COMERCIALES Ciclo de cartas comerciales: Apertura solicitud Cotización Respuesta a cotización Pedido y su respuesta Remesa Reclamo Cobranza Solicitud de informes Solicitud de empleo Hoja de vida

ESTILOS DE CARTAS Y SOBRES COMERCIALES

http://www.slideshare.net/GloriaMancipe/presentacin-cartas

CARTA: es una comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales

entre empresas y personas naturales; igualmente entre empresa y sus empleados.

Formato de la carta: Distribución física de partes de una carta. Armonía entre sus

partes

Una carta con buena presentación y uniformidad crea buena impresión en el

destinatario.

Tipos de carta : Los tipos de cartas que existen: La carta Comercial, la Oficial, la Familiar, la de Pedidos, la de Ventas, la de Empleo, la de Presentación, la de Recomendación, la de Referencia, etc.

También en las clases de correspondencia te enseñan mucho los siguientes estilos de cartas:

ESTILO BLOQUE EXTREMO: Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo, entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

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ESTILO SEMIBLOQUE: Es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio, Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de 5 a 10 espacios.

ESTILO BLOQUE: Este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

MÁRGENES:1. Superior entre 3cmm y 4 cm

2. Inferior entre 2 cm y 3 cm

3. Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm

4. Lateral derecho entre 2 cm y3 cm

5. Encabezado de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3 cm (ver figura)

SOBRES COMERCIALES http://www.slideshare.net/mile1129/sobre-comercial

Sobre

Sobre tradicional.

Para otros usos de este término, véase Sobre (desambiguación).

Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u

otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar

el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la

parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren

en las papelerías y tiendas de material de oficina y se pueden personalizar

encargándolos a una imprenta.

Tipos de sobres

Por su sistema de cierre, se pueden distinguir:

Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza

bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma

triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.

Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por

su comodidad, los sobres de autocierre han sustituido casi por completo a los

anteriores.

Por su diseño, se pueden distinguir:

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Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario

Sobres con ventana. Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda

que deja ver la dirección escrita en la propia carta.

Bolsas

Los sobres de mayores dimensiones y de cierre lateral se denominan

genéricamente bolsas. Los materiales más comunes de fabricación son los siguientes.

Papel kraft

Kraft Armado. Muy resistentes, apropiados para documentación pesada.

Plástico. Sobre autoadhesivo utilizado para diversos envíos.

Bolsas acolchadas (blancas o crudas). Son sobres de papel en cuyo interior ha

introducido plástico de burbuja. Se utilizan para enviar artículos delicados tales

como cintas de vídeo, Cds, disquetes, etc.

Papel plastificado con polietileno. Se trata de sobres con protección utilizados para

introducir objetos de pequeñas y medianas dimensiones.

Bolsas con fuelle. Normalmente con fuelle en los tres lados, sirven para el envío de

expedientes voluminosos. Las hay en kraft normal y kraft armado.Colores

Sobre prefranqueado de la URSS de 4 kopekspreimpreso, decorado e impreso con imagen deOtto von Kotzebue

Los colores tradicionales para los sobres y que permiten una correcta legibilidad son el

blanco y el sepia. Sin embargo, pueden adoptar diferentes colores lo que es habitual

en envíos publicitarios. También pueden estar impresos con diferentes mensajes

promocionales siempre y cuando la dirección y el nombre del destinatario sean bien

visibles.

Sobres especiales

Sobres prepagados (sobres prefranqueados). No necesitan sello ya que lo llevan

impreso y su precio está comprendido en el importe del sobre.

Sobre con acuse de recibo. Sobre que lleva pegado el impreso correspondiente.

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Sobre de envío por avión

Sobre de envío por avión. Sobre que se distinguía por unas franjas rojas y azules

impresas en su contorno y que se destinaba a correo aéreo.

Sobre urgente. Sobre que lleva impresa la palabra urgente y se destina a este

tipo de envíos.

Sobre para correo interno. Sobre que lleva impresas varias casillas en que se

indica el nombre del remitente y del destinatario. Está diseñado para utilizarlo

varias veces dentro de una misma compañía por lo que se cierra con un adhesivo

débil.

Sobre Primer Día. Sobre filatélico que preparada para conmemorar el día de

emisión de nuevos sellos.

Sobres de Arte Postal. Sobres manipulados artísticamente por los creadores que

laboran en el Arte postal, y que circulan a través de los países conteniendo los

trabajos objeto del intercambio de los artistas postales, o siendo el mismo sobre

ese producto artístico.

Dimensiones o Tamaños

Algunas dimensiones estándar de sobres son las siguientes:

Din A5, 162 mm × 229 mm

Cuartilla  prolongado, 190 mm × 250 mm

Americano, 110 mm, × 220 mm y 115 mm × 225 mm

Comercial, 120 mm × 176 mm

Formato de sobres prefranqueados:1

Sobre americano: 110 x 225 mm (hasta 20 g)

Cuadrado: 120 x 176 mm

Din A5: 190 x 250 mm (no confundir con formato DIN 476, según el cual DIN A5

corresponde a 148 x 210 mm)

Certificado prepagado con aviso de recibo (AR): 150 x 135 mm (hasta 50 g).

Sobre de correo certificado 

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Sobres con ventana

 

Bolsa

 

Sobre de correo interno

Tipos De Sobre

SOBRE TAMAÑO OFICIO O AMERICANO (Número 10)Es conocido como sobre oficial porque se emplea para la correspondencia comercial, oficial y diplomática. Es el de más uso.SOBRE CUADRADO O ESPAÑOL (social)Se utiliza como sobre social para tarjetas de pésame, agradecimiento, invitación, citación, presentación, etc. También se usa para enviar las comunicaciones en papel de esquela, en lugar de la tarjeta. Se puede dirigir a mano.SOBRE DE VENTANILLALos tamaños de sobres oficios o americanos (Número 10) y el sobre rectangular o inglés (corto 6 3/4) puede utilizarse con ventanilla. El uso de este sobre aumenta la productividad, ya que no hay que escribir la dirección del destinatario.SOBRE DE MANILASe emplea para enviar catálogos, revistas, folletos, etc. Su elaboración está relacionado con la abertura, es decir, que pueden elaborarse en forma horizontal o vertical. Su tamaño puede ser: carta, oficio o extra largo.

Sobre rectangular.11.5 x 18.5 cm.Solapa recta con bordes redondeados.

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EL DOBLADO DEL PAPEL Y SU INSERCIÓN

Es necesario doblar la carta tomando en consideración el tamaño y tipo de sobre que se usará.  * Doblez del papel para insertarlo en un sobre americano (oficio) o número 101. Coloque el papel en posición de lectura2. Doble una tercera parte de la hoja hacia arriba y haga un doblez en el borde inferior.3. Baje la tercera parte superior hasta que quede una pestaña de 3/8 de pulgada (10 cm)4. Inserte en el sobre de tal forma que la pestaña quede hacia arriba y de frente a usted.  * Doblez del papel para insertarlo en su sobre rectangular o inglés (corto tamaño 6 3/4)1. Coloque el papel en posición de lectura2. Doble la parte inferior de la hoja hacia arriba, pero dejando una pestaña de hasta 10 cm.del borde superior. Haga un doblez en el borde inferior.3. Lleve el borde derecho del papel una tercera parte hacia la izquierda. Haga otro doblez.4. Traiga el lado izquierdo del papel hacia la derecha y doble... http://www.slideshare.net/karlaflores/documentos-de-oficina

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REDACCION DEL CICLO DE CARTAS COMERCIALES

La correspondencia comercial es importante para el buen funcionamiento de una empresa. Pero no solo es importante por lo que se comunica sino por cómo se comunica. Al igual que la imagen de una persona es importante porque representa a la empresa, una carta también la representa, da lo

mismo que sea en un papel o por medio de un correo electrónico. Hay que guardar las formas y la correcta redacción sin importar el soporte en el que se escribe y el medio por el que se envía.

1. Apertura: Carta en la cual se comunica la apertura de la nueva sede/delegación, indicando la fecha de inauguración.  En la misma, se pone a disposición de su empresa para ofrecerle sus servicios/productos. Y espera contar con su visita en cuanto le sea posible, para mostrarle sus instalaciones.

2. CARTAS DE SOLICITUDES

Una carta de solicitud es un documento que expresa una intención para obtener un

beneficio, o vinculación a una empresa o servicio por lo tanto merece un texto sin

tantas palabras, muy directo y conciso. Los modelos de carta de solicitud se utilizan

para solicitar información, presupuestos, catálogos... etc. También es común llamarle a

estos modelos de carta "Instancia".

3. CARTA DE COTIZACION: Una carta de cotización es donde detallas el precio de algún producto o servicio, en el cual detallas las condiciones de tal y el tiempo de entrega.

Además de venir acompañado con los detalles de pagos y /o financiamiento. Con los datos para que si están interesados puedan comunicarse contigo.

La carta de cotización se estructura de la siguiente manera:- Respuesta a una consulta.- Señalar precios y condiciones de pago.- Forma y fecha de envío.- Estimular la compra.- Despedida.

4. Respuesta a cotización:

Es el formato con el cual se da respuesta a un requerimiento de solicitud de cotización, el cual incluye los detalles de tiempo de entrega, forma de pago, entre otras especificaciones necesarias

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6. CARTA. PEDIDO

Un cliente le hace un pedido detallado a un proveedor, bien en la propia carta o bien adjuntando a la carta una nota de pedido. En la carta hace una indicación para que se le avise en caso de no contar con alguna de las referencias solicitadas.

Ver la carta modelo en formato pdf.

 Si desea conocer cómo escribir una carta comercial, puede  leer este artículo  o también, este otro artículo . Si quiere saber más sobre encabezamientos y despedidas,  consulte el artículo fórmulas de cortesía en la correspondencia .

7. REMESA La carta remesa es aquella que acompaña un envío de dinero, dicho envío puede hacerse mediante un cheque, letra de cambio nota bancaria u giro bancario

8. RECLAMOS: Todos hemos pagado alguna vez por un servicio o producto que nos dejó insatisfechos, o que por alguna razón no cumple con lo que se nos prometió. Pero, según diversos estudios, sólo un 4% de los clientes insatisfechos se toma la molestia de redactar una carta de queja o de reclamo.

9. COBRANZAhttp://www.slideshare.net/paoart/carta-de-cobranza

Cartas de cobranza Son una variedad, que no se encuentran dos personas iguales y hay que adaptarse al temperamento de cada cliente buscando estrategias que motiven y frases descorteses.Generalmente la cobranza se hace mediante una serie de cartas recordatorios, que van desde la simple intuición.Las cartas de cobro deben de ser persuasivas. No trate de forzar al cliente para que pague si no tiene dinero o no quiere pagar. Trate de persuadirlo que es para su propio beneficio que debe pagar uno.Sea justo, cortes; evite emplear un lenguaje duro, cuando se trate de cuentas atrasadas más bien que sarcasmo y a dureza.Haga un llamado al interés que debe tener el cliente por conservar su buena representación crediticia; apenas se su sentido de justicia orgullo y satisfacción personal que se deriva de pagar sus cuentas.Demuestre su confianza en la persona a la cual le escribe. Esta confianza la puede expresar ofreciendo.Evite hacer amenazas, dar excusas indujera al cliente que sus productos puede no haberle satisfecho o que debe pagarles las deudas por que su compañía necesita dinero un establecer un programa sistemático de cobranza:1. notificación 2. Segunda notificación3. Discusión4. Ultimátum Con la notificación amistosa se les recuerda que estamos que estamos pendientes, con La segunda notificación le recordamos al cliente que su obligación esta vencida y que nosotros suponemos que ha sido un olvido involuntario y que al recibo de

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esta notificación de reaccionar. Generalmente, para la primera y segunda llamada La tercera etapa de discusión se hace por medio de una carta personal en la cual se le pide explicación por la falta de cumplimiento de sus pagos En este mensaje se solicita Pero se hace hincapié en que agradecería una explicación acerca de la razón de la demora. Debe ser una carta amistosa; que muestre confianza en el cliente y exprese la forma de ayuda que este en dificultades. Se trata de convencer al cliente de que su buena intención.

10.SOLICITUD DE INFORMES: Por lo general, una solicitud (o instancia) es un documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan. La mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos destinados a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo.

11. SOLICITUD DE EMPLEO La solicitud de empleo es una carta de contacto que se enviará a tu empresa deseada o potencial. Por lo tanto, debería tener todas las características de una carta oficial - buena calidad de papel, tus datos de contacto y los de la empresa, un tratamiento adecuado, fecha, etc. Debería ser clara y estar bien estructurada, sin errores de gramática u ortografía.

El contenido de la solicitud debe ir dirigido hacia el asunto en cuestión, sin ser exagerado ni muy modesto. Debe ser breve, porque los datos están detallados en el CV adjunto, o posiblemente en un impreso de solicitud que la empresa te envíe. A pesar de la brevedad, debe permitir al lector hacerse una idea de los títulos y de las principales capacidades que posees, así como de la experiencia que te hacen apto para el trabajo solicitado - en otras palabras, debería hacer buena publicidad sobre tí.

12. "HOJA DE VIDA" "CURRICULUM VITAE"

.-Hoja de vida: Es la tarjeta de presentación de una persona. Es un documento escrito imprescindible que debe presentar una persona a la hora de solicitar un puesto de trabajo, en el que se describe la trayectoria de una persona sus estudios y conocimientos, su experiencia profesional, laboral y todos los datos que ayudan a comprender su trayectoria profesional además de referencias personales.

.-Currículum Vitae: Documento que detalla los datos personales, la formación y la experiencia. Su función es la de dar a conocer a las empresas a los demandantes de empleo

Recomendaciones:

- Una de las cosas más importantes al momento de buscar trabajo en la buena presentación y organización de la hoja de vida.

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- La presentación de la foto es muy importante debe ser de fondo blanco y con traje.

- Dar una descripción nuestra buena pero sin mentir.

Algunas sugerencias encontradas en la web son:

 * La presentación del currículum debe ser impecable: escrita en computador o en máquina de escribir, sin faltas de ortografía y siempre originales (no fotocopias).

* Debes ser breve y conciso: máximo dos hojas escritas únicamente por la parte de delante e impresa en tinta negra o azul, nunca de otros colores. * Utiliza frases simples, sin verbos compuestos, para que sea fácil y rápido de leer.* Debe de estar bien estructurada, con encabezados, espacios, tabulaciones y sangrados, la letra y el formato deben ser iguales en todo el currículum.* Debes dar más importancia a tus actividades más recientes que las pasadas (orden cronológico descendente de la experiencia laboral o estudios adicionales).* Utiliza siempre en la tercera persona, nunca la primera.* El currículum no se firma.* Siempre debe de llevar una fotografía, ésta debe ser tamaño carnet, en color y hecha por un profesional o impresa digitalmente pero con buena resolución (se imprime primero la foto a mayor resolución y luego ingresas otra vez la hoja e imprimes el texto).* Como en la mayoría de las empresas exigen la aspiración salarial. Le recomendamos incluirla.

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HOJA DE VIDA

Su foto aquí

Fondo blanco

NOMBRE SU NOMBRE COMPLETO

DOCUMENTO DE IDENTIDAD XX’XXX.XXX de XXXXXX

FECHA DE NACIMIENTO “día” de “mes” de “año

LUGAR DE NACIMIENTO Ciudad, Departamento.

ESTADO CIVIL Soltero, casado, viudo, etc.

CIUDAD Ciudad - Departamento

DIRECCIÓN XXXXX No. XXXXXX, Barrio.

TELÉFONO XXX-XXXX (residencia y/o

móvil)

E-MAIL XXXXXX@XXX.XXX.XX

Datos Personales

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Explique quien es usted, sus virtudes y fortalezas, tales como: trabajo en equipo, responsabilidad, facilidad de aprendizaje, entre otros.

Comente las actividades académicas, y/o laborales a las cuales se dedica actualmente.

Mencionar los proyectos en los cuales ha participado. Describa sus habilidades y destrezas académicas, sus fortalezas

y las áreas de dominio.

Estudios Primarios: Institucion educativa

Direccion: Carrera xxxx Ciudad

Año de Inicio hasta Año final

Estudios Secundarios: Institucion educativa

Direccion: Carrera xxxx Ciudad

Año de Inicio hasta Año Final

Universitarios: Universidad de Antioquia

Direccion: Carrera xxxx Ciudad.

Semestre actual (si aun estudia)

Año de Inicio hasta Año Final

Idioma Extranjero: Idioma

Dominio del idioma hablado (Regular, Bueno, Muy bueno)

Perfil

Formación Académica

Nombre Completo

Dominio del idioma escrito (Regular, Bueno, Muy bueno)

Certificaciones (Michigan, etc.)

(detalle aquí todos los cursos o talleres que haya realizado, especifique si participó como asistente o si fue el encargado de dictarlo. Enfatice en los que ha dirigido. Comience desde el ultimo que realizó hasta el primero, en orden descendente de tiempo)

Curso: “Nombre del curso”, dictado por (si es usted, mejor); duración XX horas; locacion del curso; fecha de realizacion.

Taller: “Nombre del taller”, dictado por (si es usted, mejor); duración XX horas; locacion del curso; fecha de realizacion.

Conocimientos autoadquiridos o sin certificación.

(detalle aquí todos los seminarios, congresos y otros a los que haya asistido, especifique si fue asistente o ponente. Comience desde el ultimo que realizo hasta el primero, en orden descendente de tiempo)

“Nombre del seminario”, Ponente/Asistente, duracion XX horas, fecha de realización, lugar de realización.

“Nombre del seminario”, Ponente/Asistente, duracion XX horas, fecha de realización, lugar de realización.

Talleres y Cursos

Seminarios y Otros

Nombre Completo

(se organiza a partir del ultimo empleo que tuvo o tiene, y por la fecha de finalización de labores. Incluya los trabajos que ha desempeñado en la Universidad de Antioquia, como Auxiliar, Monitor, Joven Investigador, etc.)

NOMBRE DE LA EMPRESA

CARGO: (el cargo que desempeño)

FUNCIONES: (funciones que le fueron asignadas durante su estadia en este cargo, especifique cada una).

JEFE INMEDIATO: (Nombre completo de esta persona)

TELEFONO: (donde localizarla)

Fecha de Inicio de labores – Fecha de finalización.

NOMBRE DE LA EMPRESA

CARGO: (el cargo que desempeño)

FUNCIONES: (funciones que le fueron asignadas durante su estadia en este cargo, especifique cada una).

JEFE INMEDIATO: (Nombre completo de esta persona)

TELEFONO: (donde localizarla)

Fecha de Inicio de labores – Fecha de finalización.

Experiencia Laboral

Nombre Completo

NOMBRE COMPLETO REFERENCIA 1, titulo (magister, PHD, etc, si tiene)

Cargo actual

Empresa o sitio donde labora

Telefono.

NOMBRE COMPLETO REFERENCIA 2, titulo (magister, PHD, etc, si tiene)

Cargo actual

Empresa o sitio donde labora

Telefono.

NOMBRE COMPLETO REFERENCIA 3, titulo (magister, PHD, etc, si tiene)

Cargo actual

Empresa o sitio donde labora

Telefono.

NOMBRE COMPLETO REFERENCIA 4, titulo (magister, PHD, etc, si tiene)

Cargo actual

Empresa o sitio donde labora

Telefono.

Referencias Familiares

Referencias Personales

Nombre Completo

______________________________

SU NOMBRE COMPLETO

C.C.: XX’XXX.XXX de XXXXXXXX

Fecha de Presentacion de la Hoja de Vida