MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICADirección de Educación Técnica y Capacidades

Emprendedoras

TRÁMITES POR CORRESPONDENCIA CON SALDOS REMANENTES

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Solicitud de trámite por la vía de la Correspondencia ante la Comisión Nacional de La Ley 7372

La solicitud de trámite por la vía de la correspondencia ante la Comisión Nacional de la Ley 7372 es el procedimiento que permite a los Colegios Técnicos tramitar solicitudes ante la Comisión Nacional de la Ley 7372, para invertir Saldos Remanentes y solventar necesidades imprevistas, basadas en los requerimientos mínimos establecidos para las especialidades técnicas. Lo anterior, específicamente en los casos de contar con la necesidad de fortalecer proyectos institucionales, equipar especialidades o alguna otra situación contemplada en el artículo 2 de la Ley 7372, mediante la solicitud a la Comisión Nacional de la Ley 7372, según Acuerdo Nº 28/96/09.

Este procedimiento se realiza solamente cuando se cuenta con Saldos Remanentes desde ¢1.000.001,00 hasta ¢2.000.000,00, siempre que el plan de inversión que generó dicho saldo se encuentre ejecutado en un 100% y el saldo esté debidamente certificado por el Contador.

Este trámite por correspondencia puede presentarse por alguna de las siguientes situaciones:

Cuando un solo plan de inversión tenga un saldo remanente cuyo monto este comprendido en el rango citado anteriormente.

Cuando los saldos remanentes de varios planes de inversión de un mismo periodo, sumen un monto comprendido en el rango establecido.

Para realizar el trámite por correspondencia se debe presentar un documento formal, que cuente con la siguiente estructura:

1. Portada: Nombre de la institución. Monto del Saldo Remanente. Fecha de entrega.

2. Oficio de presentación:

El oficio debe presentarlo el director (firma y sello). Dirigido a la Comisión Nacional de la Ley 7372. Contener la justificación clara y concisa de las necesidades a subsanar con

la adquisición de los bienes y/o servicios planteados. Indicar los números de acuerdo de la Comisión Institucional y de la Junta

Administrativa que respaldan la inversión a realizar, e indicar que los oficios que contienen dichos acuerdos (oficio de Comisión Institucional y Junta Administrativa) se encuentran en el apartado de anexos.

3. Descripción:

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Consiste en describir ampliamente en qué consiste la inversión, contestando las siguientes preguntas, según sea el caso:

¿Qué se pretende realizar? ¿Qué se va equipar? ¿Qué se va a sustituir? ¿Qué se va acondicionar? Descripción del espacio físico y sus dimensiones ¿A qué se va a dar mantenimiento y en qué consiste?

4. Presupuesto:

Para elaborar el presupuesto se debe realizar previamente el Cuadro Comparativo, en el cual se calculan los Costos Unitarios Promedio (ver ANEXO 1).

Para su elaboración se deben de tomar en cuenta los siguientes aspectos:

a) Se elabora con base en los requerimientos mínimos de la especialidad. En casos excepcionales anexar una justificación técnico/pedagógica que respalde la solicitud de aprobación de otros bienes.

b) Describir los bienes sin anotar marcas comerciales. c) El presupuesto debe subdividirse por categorías. Las categorías son: Equipo,

Mobiliario, Materiales Eléctricos, Materiales de Remodelación, Herramientas, Software, Mano de obra, entre otros. Cada subdivisión debe contar con su Subtotal y al final del presupuesto, un Total General.

d) Los bienes que se presupuestan, además de describirse, deben detallarse en término de cantidades y unidades de medida (litros, metros, cajas, sacos, rollos, entre otros). La descripción de los materiales de construcción deben contemplar las unidades de medida, ejemplo kilos de clavos, metros de malla, metros de arena, entre otros.

e) Los costos utilizados para el cálculo del presupuesto deben corresponder a los costos unitarios promedio del Anexo 1.

f) El costo de los bienes se debe registrar con dos decimales y con el separador de miles. (Se sugiere utilizar la fórmula TRUNCAR del programa EXCEL para no arrastrar más decimales en las fórmulas que se utilizan para obtener el precio promedio).

g) El presupuesto debe de respaldarse con tres (3) facturas proformas de diferente proveedor.

h) Toda factura proforma debe solicitarse a nombre de la Junta Administrativa respectiva.

i) Las facturas proformas deben contar con el membrete y datos administrativos que identifiquen a la empresa. Cuando se trata de personas físicas, adjuntar copia de la cédula de identidad y nombre completo.

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j) Los bienes que se han cotizado, deben tener las mismas características en cada cotización.

k) Se podrán presupuestar Aires Acondicionados únicamente para: “Los laboratorios de cómputo, inglés, aula labora, cuarto de comunicaciones, laboratorio de cultivo de tejidos, sala de eventos (turismo), módulo de lácteos (agroindustria), cuarto de enfriamiento del módulo de cocina”, según Acuerdo 17/113/12 Comisión Nacional Ley 7372.

l) Por concepto de mano de obra se aprueba solamente el monto que corresponde al 40% sobre el subtotal de materiales (construcción o eléctricos). Según acuerdo de Comisión Nacional, Acuerdo Nº 05/112/11.

m) Cuando las facturas proformas son dadas en dólares, se identifica con un asterisco el bien y se escribe una nota al pie del cuadro de presupuesto, que indique el tipo de cambio utilizado para su cálculo. Lo anterior, tomando como referencia el tipo de cambio oficial del Banco Central de Costa Rica y anotar la fecha.

n) Cuando el bien que se requiera adquirir posea Certificación emitida por la Contraloría General de la República de PROVEEDOR ÚNICO, la misma debe aportarse.

o) No se puede contemplar en el presupuesto, gastos como: transporte, instalación, viáticos o capacitaciones.

p) No se debe incluir el porcentaje de imprevistos. Según Acuerdo Nº 39/120/13: “…En el caso de aquellos proyectos cuyo financiamiento se realice con saldos remanentes de proyectos aprobados, se acuerda no autorizar la inclusión de un rubro por concepto de imprevistos en el presupuesto de los mismos”.

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Ejemplo: PRESUPUESTO

Descripción Cantidad Costo Unitario(Promedio) Costo Total

Mobiliario                    Subtotal Mobiliario      Equipo                    Subtotal Equipo      Materiales acondicionamiento      

            Subtotal Materiales acondicionamiento      Mano de Obra (40% sobre el subtotal de materiales acondicionamiento)Subtotal General (suma de los subtotales y Mano de obra)      Total      

5. Financiamiento:

Nombre del plan de inversión aprobado (que da origen al remanente)

Monto Saldo remanente Periodo a que corresponde (año)

Total

6. Anexos:Se deben presentar como Anexos los siguientes documentos: Informes COLEY 1 y 2 actualizados, demostrando la liquidación de los

proyectos que poseen saldos. Certificación de fondos emitida por el tesorero-contador que coincida con la

Coley 1 y 2. Oficios con la transcripción de los acuerdos de:

a. Junta Administrativa.b. Comisión Nacional.

Cuadro comparativo de costos. Facturas proformas.

PASOS A SEGUIR CON LA CORRESPONDENCIA CON SALDOS REMANENTES

Acción Responsable

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1. Definir la necesidad inmediata de equipamiento.

Coordinadores TécnicosDocentes y coordinadores de departamentos especializados

2. Se solicita al departamento especializado que realice la lista de bienes necesarios con base en los requerimientos mínimos.

Coordinadores técnicos

3. Solicitud de cotizaciones.

Departamento especializado (docentes)Coordinadores Técnicos (proyectos institucionales)

4. Elaboración de presupuesto Coordinadores técnicos

5. Redacción del documento Coordinadores técnicos

6. Presentación y aprobación ante la Comisión Institucional

DirectorComisión Institucional

7. Ratificación del acuerdo por parte de la Junta Administrativa de la institución

Director Junta Administrativa

8. Presentación ante la Comisión Nacional de la Ley 7372 para su debida aprobación.

Director

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ANEXO: Ejemplo de Portada (se debe utilizar el encabezado y pie de página de la institución)

MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICADirección de Educación Técnica y Capacidades

Emprendedoras

Colegio Técnico Profesional de XXXXX

Trámite por Correspondencia

Monto: _________

Financiamiento:Nombre del Plan de Inversión del Saldo

Remanente

Saldo Remanente Periodo a que corresponde

Total

Fecha de entrega: _______

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