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Programa de Mejora de la Gestión 2012

I) Mejorar el Sistema de Reporte de Metas-Producción Académica

El proyecto “Mejorar el Sistema de Reporte de Metas-Producción Académica” bajo la coordinación de la Secretaría Académica inició su desarrollo de acuerdo al programa de trabajo establecido del 26 de enero de 2011 al 29 de junio 2012.

El sistema de Metas-Producción es un sistema web que permite la captura de la producción académica de los investigadores del INECOL. La base de datos contiene registros de productos académicos desde 1991. La primera versión se liberó en 2011.

Con la nueva implementación del sistema de metas-producción se espera que los investigadores del INECOL puedan programar sus metas académicas, que posteriormente registrarán como productos académicos (de su investigación) y enviar su comprobante de forma electrónica. Posteriormente las áreas directivas podrán generar de forma rápida y oportuna los reportes necesarios para integrarlos a los informes que se generan hacia instancias evaluadoras.

Este proyecto inició en enero de 2011 y desde su planeación se consideró como categoría de facilidad de ejecución la 6: Uso de herramientas de Tecnologías de Información. Las etapas obligatorias de esta categoría son: 1. Análisis de la situación, 4. Mejora de procesos, trámites y servicios y 6. Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones.

Además se seleccionó la etapa 5: Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares.

Durante ese año se llevaron a cabo las actividades de la etapa 1, 4 y 5, el registro de información de esta última etapa finalizó el 26 de enero del 2012.

En el transcurso de primer semestre de 2012 se continuó con las actividades de la Fase 3 iniciada en 2011: Seguimiento de proyectos del Sistema de Administración del PMG (SAPMG), llevándose a cabo la etapa 6 Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones, que consto de cuatro actividades:

6.1 Planear la incorporación de TICs, 6.2 Implantar las TICs, 6.3 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora y6.4 Medir la satisfacción del usuario.

Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2013 - PMG – Anexo 6 1

Etapa 6 Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones6.1 Planear la incorporación de TICs

6.2 Implantar las TICs

Integración de los requerimientos de TICs Implantación de TICs concluida

26/01/2012 16/02/2012 16/02/2012 al 12/04/2012

Proyecto TI Descrip-ción Beneficioscualitativos

Milestonecumplido Presu-puesto Evidencia de

implantación

Generación de reportes

Generación automática de reportes con el menor número de cambios para informes, por ejemplo, Órgano de Gobierno

Aparte del reporte avanzado que está definido en el Sistema de Metas-Producción desde su inicio y que se ha ido mejorando a través de los años, se rediseñaron reportes que permiten consultar la información de la base de datos en formatos que requieren menos cambios para informes como Órgano de Gobierno.

Se pueden generar reportes de forma más fácil y rápido de Publicaciones, Tesis dirigidas por red, Artículos con factor de impacto por red, Investigadores vigentes y SNI por red, Edad de investigadores por red y Equidad de género por red.

$0.00

Sistema de Metas-Producción en dirección web:

http://servadmon2.inecol.edu.mx/

Los proyectos categoría 6 deben reportar valores en dos tipos de indicadores:

a) Los seleccionados por el responsable del proyecto desde su inicio. Procesos que eliminan el uso de papel Grado de madurez de los servicios digitales de las institución para brindar un

trámites o servicio Procesos con uso de firma electrónica como elemento de identificación Procesos en su nivel óptimo de automatización

b) Indicadores de satisfacción de usuarios que el SAPMG determina. Satisfacción del usuario con la información disponible para la realización de un

trámite o la obtención de un servicio Satisfacción del usuario con el desempeño de los servidores públicos que

participan en un trámite o servicio Satisfacción de los usuarios respecto a los productos derivados de un proceso o

trámite o servicio Quejas relacionadas con trámites o servicio

6.3 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora

Plan de aseguramiento de la mejora implantado

12/04/2012 al 10/05/2012

Indicador de proyecto Tendencia Definición Unidad de

medidaLínea base

Descripción de la línea base Meta Descripción

de la metaValor actual

Procesos que eliminan el uso de papel

Incremento

Numero de procesos que eliminan el uso de papel debido a la incorporación de tecnologías de información y comunicación

Número de procesos 0

De cada producto académico que entra a la base de datos se entrega formato de captura y comprobante en papel.

1

Eliminar el reporte de metas en papel.

1


Grado de madurez de los servicios digitales de las institución para brindar un trámites o servicio

Incremento

Mide el grado de madurez de los servicios digitales con base en La usabilidad, disponibilidad, funcionalidad y grado de automatización de un trámite con base en su naturaleza

Calificación de grado de madurez escala de 0 a 10

0

Ya se tiene un buen grado de automatización en el sistema de metas-producción.

10

Realizar mejoras al sistema, agregar firma digital y eliminar uso de papel.

9

Procesos con uso de firma electrónica como elemento de identificación

Incremento

Procesos en los que se reemplazan requisitos de autenticación de usuario por el uso de firma electrónica o firma electrónica avanzada

Número de procesos que emplean firma electrónica

0

Para eliminar el uso de papel requerimos mecanismos de seguridad que garanticen qué usuarios entregan documentos electrónicos

1

Incorporar el uso de firma electrónica al sistema de metas-producción

1

Procesos en su nivel óptimo de automatización

Incremento

Mide el avance de los procesos para llegar a su nivel más alto de automatización

Porcentaje de procesos con potencial de automatización que se encuentran en su mayor automatización

0

El sistema de metas-producción tiene muchos módulos por mejorar y corregir

1

Mejorar el sistema de metas-producción

1

Para el registro de los valores en los indicadores de satisfacción, se llevó a cabo una encuesta, las calificaciones obtenidas se reportaron en el SAPMG. De esta manera se obtuvo una comparación entre la línea base, meta y los valores actuales obtenidos finalmente.

6.4 Medir la satisfacción del usuario

Satisfacción del usuario medida

10/05/2012 al 14/06/2012

Indicador de proyecto Ten-dencia Definición Unidad de

medidaLínea base

Descripción de la línea

baseMeta Descripción


Satisfacción del usuario con la información disponible para la realización de un trámite o la obtención de un servicio

Incre-mento

Calificación promedio que los usuarios de un trámite o servicio dan a la transparencia, accesibilidad y claridad de la información de los mismos

Calificación de los atributos de la calidad de la información sobre el trámite o servicio, de 0 a 10

0

No se ha realizado anteriormente alguna evaluación.

8

Se espera generar un sistema lo más eficiente posible

7.5

Satisfacción del usuario con el desempeño de los servidores públicos que participan en un trámite o servicio

Incre-mento

Calificación promedio que los usuarios de un trámite o servicio dan al trato, imparcialidad, capacidad de los servidores públicos que participan en un trámite o servicio

Calificación de calidad de la atención, de 0 a 10

0

No se tienen registros de satisfacción del desempeño

8 Buen desempeño 8.4

Satisfacción de los usuarios respecto a los productos derivados de un proceso o trámite o servicio

Incre-mento

Calificación promedio que dan los usuarios a los atributos de calidad del producto derivado del proceso o trámite.

Calificación de la calidad del trámite o servicio, de 0 a 10

0

No se ha aplicado ningún cuestionario sobre satisfacción

8

Satisfacción de los usuarios respecto al proceso de entrega de producción académica

7.7


Quejas relacionadas con trámites o servicio

Reduc-ción

Número de quejas relacionadas con trámites o servicios en un determinado periodo de tiempo

Número de quejas por cada trámite o servicio

0

No se tiene un registro de quejas por cada trámite

0


0.6

Percepción de la honestidad relacionada con la prestación de un trámite o servicio

Incre-mento

Calificación promedio de los usuarios de un trámite o servicio al nivel de honestidad en la prestación del trámite o servicio

Calificación del nivel de honestidad, de 0 a 10

0No se tienen registros por encuestas

10

Honestidad en la prestación de trámite o servicio

9

Con el registro de la actividad 6.4 Medir la satisfacción del usuario, se finalizó la Fase 3: Seguimiento de proyectos del Sistema de Administración del PMG (SAPMG).

Por último se llevó a cabo la Fase 4: Cierre, el proyecto “Mejorar el Sistema de Reporte de Metas-Producción Académica” finalizó el 29 de junio del 2012. Los apartados que contiene son: 1) Documento de cierre, 2) Aseguramiento de la mejora y 3) Lecciones aprendidas.


Adicionalmente en el apartado de cierre se registró información en los siguientes apartados: 1) Productos del proyecto, 2) Beneficios del proyecto, 3) Indicadores del proyecto, 4) Programa de trabajo, 4) Costo del proyecto y 5) Terminación del proyecto.

El apartado de Aseguramiento de la mejora registra las actividades para el seguimiento de la calidad de los resultados del proyecto, a través de la medición periódica de los indicadores del proyecto, una vez concluido éste. En este rubro se reportó que se llevaría a cabo la revisión cada 3 meses.

El último apartado de la Fase de Cierre fue el de Lecciones Aprendidas en el que se documentó el aprendizaje adquirido por los participantes en las diferentes etapas del proyecto, buscando que formen una base de conocimientos que proporcione información de gran valor para la institución en el desarrollo de proyectos futuros.

El responsable del proyecto lo reportó como un caso de éxito: Porque el proyecto se llevó a cabo sobre un sistema que tiene más de 10 años de haberse desarrollado y que en los últimos años solamente había tenido adiciones, cambios y correcciones urgentes sin ninguna planeación. Del Sistema de Metas-Producción se generan todas las consultas y reportes necesarios para generar informes sobre la productividad de los investigadores. Las buenas prácticas incorporadas permiten la captura de información con el menor número de errores posible.


II) Mejoras al Módulo de Selección de Aspirantes del Sistema de Control Escolar

En seguimiento al Manual de Operación del Modulo Institucional 2012 del PMG, con fecha 27 de enero de 2012, el Titular del PMG del INECOL formalizó el Proyecto “Mejoras al Módulo de Selección de Aspirantes del Sistema de Control Escolar”, bajo la coordinación de la Secretaría de Posgrado y de esta manera se convierte en un nuevo proyecto de mejora a partir de este año.

El “Módulo de Selección de Aspirantes del Sistema de Control Escolar” es un sistema web que permite a los usuarios (aspirantes al Posgrado y personal del Posgrado INECOL) registrar su solicitud y requisitos de ingreso, proporcionando la mayor cantidad de información de forma oportuna y clara. Asimismo revisar y verificar los expedientes de los aspirantes. Este proyecto se desarrollará de acuerdo al programa de trabajo establecido del 2 de febrero al 12 de noviembre de 2012.

La finalidad de este proyecto consiste en mejorar la operación de este módulo, integrando diversas leyendas y reprogramando algunas ventanas a fin de que la aplicación sea más amigable para los usuarios y que se convierta en un sistema que mantenga informado al aspirante del estado de su solicitud en el proceso de selección de aspirantes a los programas de Maestría y Doctorado en Ciencias que ofrece el INECOL. Que los evaluadores tengan acceso a la información de manera ágil, clara y sencilla. Se desea reducir el número de consultas directas al personal de la Oficina de Servicios Escolares del Posgrado, respecto a los requisitos y sus detalles, lo cual se traduce en un mejor servicio para el aspirante.

Con las mejoras propuestas a este módulo se espera que: 1) El aspirante pueda registrar sus documentos en línea y dar seguimiento al trámite de su solicitud de manera veraz y oportuna, 2) Los revisores, así como los evaluadores puedan tener acceso en línea a la información y emitir su dictamen al respecto de cada aspirante, para determinar su estatus en el proceso, 3) Integración de las sugerencias que los revisores, evaluadores y aspirantes soliciten y que resulten en beneficio para la aplicación y el proceso en general.

Respecto a esta propuesta de proyecto registrada en el SAPMG, con fecha 9 de febrero de 2012 se recibió por parte de los grupos técnicos la aceptación del proyecto al cumplir con las características y objetivos del Programa Especial de Mejora de la Gestión en la APF, con la consideración pertinente de realizar ajustes de acuerdo a la recomendación recibida: “ identificar costo asociado al proyecto en la Fase 1 y Fase 4 de cierre, aunque sea con recursos de la institución, así como modificar la fecha final”.

La responsable del proyecto realizó los ajustes y el responsable y Titular del PMG en la institución procedieron a firmar nuevamente la iniciativa, para quedar formalizado en el SAPMG el 22 de febrero del 2012.

Así como en los proyectos de Firma Electrónica y Metas Producción Académica se atiendió la solicitud del asesor del PMG para que los valores de los indicadores permitan determinar los resultados alcanzados como consecuencia de la ejecución del proyecto.

Se procedió a registrar en el SAPMG la información requerida en la Fase 1 que consistió en requisitar el formato “Reporte Ejecutivo” que contiene los datos generales del proyecto, la institución que participa, el Sector, fecha de inicio y témino, objetivo, beneficios descripción y alcance del proyecto, instancia evaluadora, nivel de impacto, equipo de trabajo y objetivos e indicadores del proyecto, que para mayor detalle se presentan en el formato siguiente:


En la Fase II, se procedió a registrar el calendario de actividades a realizar durante la vigencia del proyecto, mismo que consta de cuatro etapas con 12 actividades, inciando en 2 de febrero y concluyendo el 12 de noviembre de 2012, en total 37 semanas y en las que participarán como responsables en el desarrollo de las mismas personal de la Secretaría del Posgrado del INECOL, bajo la supervisión de la Coordinadora de Servicios Escolares.

Etapa 1. Análisis de la Situación1.1 Identificar los Problemas.1.2 Realizar un diagnóstico de la situación.1.3 Identificar el estado que se requiere alcanzar.1.4 Identificar la brecha entre la situación actual y el estado a alcanzar.

Etapa 4. Mejora de procesos, trámites y servicios.

4.1 Definir las características del proceso.4.2 Analizar el proceso.4.3 Implantar acciones.

Etapa 5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares5.1 Implantar buenas prácticas.

Etapa 6. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares1.1 Planear la incorporación de TICs.1.2 Implantar las TICs.1.3 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora.1.4 Medir la satisfacción del usuario.

INSTITUTO DE ECOLOGÍA, A. C.Mejoras al Módulo de Selección de Aspirantes del Sistema de Control Escolar

Calendario de actividades (Fase II).

Sistema de Administración del PMG

Actividad Resultado Fecha inicio

Fecha final Responsable Unidad de

medida Duración Acumulado

Etapa 1. Análisis de situación

1.1 Identificar los problemas Enunciado de los problemas 02/02/2012 12/06/2012 Emma Gómez Semanas 19 19

1.2 Realizar un diagnóstico de la situación actual Análisis de los problemas 13/06/2012 20/06/2012 Bertha María

Ulloa Semanas 1 20

1.3 Identificar el estado que se quiere alcanzar

Descripción del estado a alcanzar 21/06/2012 28/06/2012 Emma Gómez Semanas 1 21

1.4 Identificar la brecha entre la situación actual y el estado a alcanzar

Definición de acciones de mejora 29/06/2012 12/07/2012 Bertha María

Ulloa Semanas 2 23

Etapa: Etapa 4. Mejora de procesos, trámites y servicios4.1 Definir las características del proceso Definición del proceso 13/07/2012 20/07/2012 Bertha María

Ulloa Semanas 1 23

4.2 Analizar el proceso Identificación de áreas de oportunidad 21/07/2012 28/07/2012 Bertha María

Ulloa Semanas 0 24

4.3 Implantar acciones de mejora Mejoras implantadas 29/07/2012 09/08/2012 Bertha María Ulloa Semanas 1 25

Etapa: Etapa 5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares

5.1 Implantar buenas prácticas Descripción de las buenas prácticas implantadas 10/08/2012 17/08/2012 Bertha María

Ulloa Semanas 1 26

Etapa: Etapa 6. Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones

6.1 Planear la incorporación de TICs

Integración de los requerimientos de TICs 18/08/2012 25/08/2012 Bertha María

Ulloa Semanas 0 26

6.2 Implantar las TICs Implantación de TICs concluida 26/08/2012 22/10/2012 Bertha María

Ulloa Semanas 10 36


6.3 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora

Plan de aseguramiento de la mejora implantado 23/10/2012 31/10/2012 Bertha María

Ulloa Semanas 0 37


Satisfacción del usuario medida 01/11/2012 12/11/2012 Emma Gómez

Pérez Semanas 0 37

Durante el periodo comprendido del 2 de febrero al 12 de julio de 2012 la responsable del proyecto registró en el SAPMG el seguimiento a las acciones establecidas en la Etapa 1 Análisis de la Situación, que consta de las actividades:

1.1 Identificar los Problemas1.2 Realizar un diagnóstico de la situación1.3 Identificar el estado que se requiere alcanzar1.4 Identificar la brecha entre la situacoón actual y el estado a alcanzar.

Etapa 1 Análisis de la situación 1.1

Identificar los

problemas1.2 Realizar un diagnóstico de la situación actual 1.3 Identificar el estado que se

quiere alcanzar1.4. Identificar la brecha entre la situación actual y el estado a alcanzar

No. Enunciado del problema Análisis de la situación actual

Enunciado del proceso

afectado por el problema

Describa el estado que se requiere alcanzar

Acciones de mejora para lograr el estado a

alcanzar

1

Los aspirantes se

confunden con la

información del Módulo de

Aspirantes

Los aspirantes mencionan que los requisitos indicados en la convocatoria no concuerdan con los del sistema, esto se debe a que faltan leyendas en la aplicación en línea indicando que algunos requisitos se deben presentar en lugar de otros (por ejemplo: si no se cuenta con la cédula se presenta el título, si no se presenta el título se presenta el acta de examen de grado). Asimismo indicaron que no había leyenda que indicara que debían “apretar un botón” para indicar que ya habías finalizado la carga. Aunque esto se especifica claramente en la convocatoria, se requieren más leyendas claras en la ventana de captura.

El aspirante se confunde a la hora de cargar sus requisitos y decide cargar más requisitos

de los necesarios en

la convocatoria.

Colocar leyendas que indiquen al estudiante los requisitos y la forma de cargarlos

Verificar que la información proporcionada en la convocatoria y la proporcionada en el módulo de aspirantes sea la misma, en caso de que no, hacer los ajustes correspondientes.

Incluir textos un poco más amplios y detallados relacionados con la convocatoria.

Una vez que la convocatoria 2013 para realizar estudios de Posgrado sea autorizada por el Comité Académico de Posgrado, será posible ajustar el módulo de selección de aspirantes del Sistema de Control Escolar con la finalidad de que coincida la información solicitada así como los requisitos establecidos.


1.1 Identificar

los problemas

1.2 Realizar un diagnóstico de la situación actual 1.3 Identificar el estado que se quiere alcanzar

1.4. Identificar la brecha entre la situación actual y el estado a alcanzar

No. Enunciado del problema Análisis de la situación actual

Enunciado del proceso

afectado por el problema

Describa el estado que se requiere alcanzar

Acciones de mejora para lograr el estado a

alcanzar

2

Los aspirantes requieren

más espacio para cargar

sus documentos electrónicos

Los aspirantes indican que deseaban subir al sistema archivos de mayor tamaño para poder integrar todos sus documentos probatorios. Aunque técnicamente esto es posible la convocatoria indica que sólo deben subir los documentos probatorios. Actualmente se permite subir archivos de hasta 95Gb. Con frecuencia el éxito de la carga de documentos depende del ancho de banda con que cuenta el equipo a través del que mantiene la conexión el aspirante. Sin embargo la totalidad de los aspirantes pudieron cargar sus requisitos sin contratiempos en el sistema.

El aspirante se frustra durante el cargado de

requisitos en la convocatoria al

encontrarse con fallas del

ancho de banda en

sistema que no le permiten

cargar archivos de gran tamaño en el sistema.

Presentar al aspirante mayor información de lo que se requiere en la convocatoria aclarando el tamaño máximo de los archivos e indicando los motivos y forma de colocar estos archivos.Verificar a qué velocidades de red o con qué ancho de banda los aspirantes tiene mejores resultados para cargar sus requisitos en el sistema.

Colocar notas aclaratorias en la ventana a través de la que se solicita la carga del curriculum vitae, indicando que no se requieren archivos grandes, sino sólo los documentos académicos más importantes en la convocatoria.

Hacer estimados de tiempo que pueden tardar en cargar los documentos dependiendo del ancho de banda e indicarlo en el sistema a través de una nota para mejor comprensión del aspirante.

Consultar con el área de Tecnologías de Información y Comunicaciones cuál es la velocidad o ancho de banda óptimos para que un aspirante pueda subir sus documentos al sistema con los menores contratiempos posibles.

Informar a los aspirantes los datos anteriormente mencionados a través de las ventanas de operación del sistema para evitar contratiempos.

3

Al momento de reportar

los requisitos completados el sistema no

envía un mensaje

preventivo.

Dentro del módulo de aspirantes se cuenta con un espacio a través del que los estudiantes cargan sus requisitos uno por uno, pueden eliminarlos y sustituir sus documentos cuantas veces sea necesario. Una vez que han completado su proceso y están satisfechos con lo que han cargado y consideran que han cumplido con todo deben notificar mediante la opción Reportar->carga de requisitos completada. De esta manera el sistema ya no les permite sustituir los archivos sino sólo visualizar lo que subieron. Cuando por error mientras navegan en el sistema y dan clic en esta opción el sistema no les permite revertirlo. Esto les ocasiona zozobra al pensar que no podrán continuar con su proceso. El hecho es que hasta el momento se han comunicado vía telefónica o por correo electrónico notificando esta situación y se les ha apoyado para que continúen con su proceso. Hace falta un mensaje preventivo que proporcione mayor control al aspirante acerca de lo que está sucediendo con el proceso de solicitud.

El proceso de solicitud puede

retrasar al aspirante en el registro de sus

requisitos debido a que falta un aviso

preventivo que evite reportar

de manera anticipada e

insospechada.

Colocar un mensaje preventivo para el aspirante que al momento de reportar los requisitos completados le permita decidir si desea completar el envío o no para ser bloqueado.

Enviar un aviso por correo electrónico al aspirante de que sus requisitos ya se recibieron y se iniciará la revisión de los mismos.

Desarrollar un nuevo módulo o adicionar al actual un aviso a manera de cuadro de diálogo de prevención a través del que el usuario decida o no reportar la completitud de sus requisitos.

Desarrollar un módulo nuevo o adicionar al módulo actual la posibilidad de enviar un correo electrónico al estudiante cuando él mismo haya informado a través del sistema que su información ha sido completada.


En la actividad 1.4 también solicita se reporten valores de dos indicadores seleccionados:

Indicador de

proyectoTendencia Definición Unidad de

medidaLínea base


baseMeta Descripción de la

metaValor actual

Periodicidad (Meses)

Responsable de la

medición

Última fecha de

modificación


Incremento



Actualmente contamos con el proceso de "llenado de solicitud" y "carga de requisitos".

3

Se sumará el proceso de la entrega del aviso de "solicitud y requisitos completados" a través del sistema.

2 6Mónica

Enríquez Magaña

08/05/2012


Incremento



5

Se cuenta con cinco procesos incluidos en el proceso de selección que han sido automatizados.

10

Se incluirán cinco procesos que facilitarán la comunicación con el aspirante y lo mantendrán informado respecto al estatus de su solicitud, tales como avisos por correo electrónico, avisos en sistema y opciones para habilitar ciertos campos.

5 5Mónica

Enríquez Magaña

08/05/2012

Durante el período comprendido entre julio y agosto de 2012, se realizaron las actividades concernientes a las de la Etapa 4 Mejora de procesos, trámites y servicios:

4.1. Definir las características del proceso 4.2. Analizar el proceso4.3 Implantar acciones de mejora


Etapa 4 Mejora de procesos, trámites y servicios

4.1 Definir las características del proceso

Proceso Objetivo Limites (inicio) Entradas Proveedor Salidas Usuarios del

proceso ÁreaConexión

con procesos

Registro de aspirantes

en el proceso de selección

de aspirantes

Contar con una interfaz clara y

amigable para el aspirante quien

debe registrar los datos de su

solicitud así como cargar los

requisitos que indique la

convocatoria en el módulo de

Aspirantes. Una vez completados

ambos pueda reportar la

conclusión de su proceso y los

revisores procedan con la revisión de sus documentos, manteniendo informado al

aspirante a través del mismo módulo o espacio.

Fecha de apertura de la convocatoria

aFecha de

cierre de la convocatoria

Datos del aspirante y documentos

escaneados y en el formato que indique la convocatoria.

Aspirante

Ventanas de despliegue que

indican el avance de su proceso,

avisos automáticos por correo

electrónico, mensajes de alerta

previniendo de errores.

Aspirante, revisor de

documentación.

Servicios Escolares

Proceso de selección de aspirantes.


4.2 Analizar el proceso

4.3 Implantar acciones de mejora


Indicadores registrados en el SAPMGIndicador de

proyecto Tendencia Definición Unidad de medida Descripción de la línea base Descripción de la meta


Incremento


Número de procesos

Actualmente contamos con el proceso de "llenado de solicitud"(registro de los datos personales del aspirante) y "carga de requisitos" (Subir cada uno de los documentos solicitados en la convocatoria)

Se sumará el proceso de "aviso a través de correo electrónico al aspirante donde se le está indicando que los proceso de solicitud y requisitos completados han sido concluidos satisfactoriamente". Asimismo en el Sistema de Control Escolar se cargan las cartas de recomendación de los aspirantes en formato electrónico, anteriormente se recibían en papel.

Tiempo para realizar un proceso Reducción

Tiempo de ciclo para la entrega del producto de un proceso

Tiempo en días y horas

Número de días en que el personal atiende y resuelve el problema, cuando el aspirante hace clic en la opción "Reportar requisitos completados" por accidente, por lo tanto, se le bloquea el sistema y no puede continuar con el proceso de carga de requisitos.

Número de días en que el personal atenderá y resolverá con mayor oportunidad el problema cuando el aspirante hace clic en la opción "Reportar requisitos completados" por accidente, y se le bloqueé el sistema, por lo tanto no puede continuar con el proceso de carga de requisitos.


Incremento



Calidad de atención recibida

Se desea incrementar la calidad de atención recibida, disminuyendo o eliminando las calificaciones que se encuentran por debajo de la calificación de 8


Reducción Número de quejas relacionadas con trámites o servicios en un determinado periodo de tiempo


Los aspirantes manifestaron: No se tiene congruencia en cuanto a lo que se indica en la convocatoria con lo que se está pidiendo en sistema; No se

Se desea reducir las dudas respecto a la congruencia de los requisitos de la convocatoria y del


pueden cargar archivos de más de 2MB; No hay mensajes preventivos y/o candados para evitar errores.

sistema de control escolar. Asimismo permitir una mayor capacidad en la carga de archivos además de hacer mejoras al módulo de selección de aspirantes para evitar errores.


Incremento



Los aspirantes perciben al personal de atención con el conocimiento necesario para responder a sus preguntas relativas a la convocatoria de posgrado.

Se espera incrementar la calificación de la confianza en cuanto a la preparación del personal.

Percepción de la honestidad relacionada con la prestación de un trámite o servicio

Incremento



Al concluir el proceso de selección 2012 se aplicó la encuesta a los aspirantes quienes emitieron su calificación al respecto de la honestidad del personal.

Se desea incrementar la calificación de la percepción del grado de honestidad que los aspirantes tienen tanto en el proceso de selección como del personal.


Incremento

Calificación promedio que los usuarios de un trámite o servicio dan a la transparencia, accesabilidad y claridad de la información de los mismos


La Convocatoria de Posgrado es la pieza clave en el proceso de selección y la claridad de la información es indispensable para el exitoso desarrollo. Se aplicó la encuesta a los aspirantes del proceso de selección 2012.

La convocatoria tiene un alto grado de claridad y se espera incrementarla minimizando las calificaciones que se encontraron por debajo del ocho de calificación.


Incremento



Se cuenta con cinco procesos incluidos en el proceso de selección automatizados.

Se incluirán cinco procesos que facilitarán la comunicación con el aspirante y lo mantendrán informado respecto al estatus de su solicitud, tales como, avisos por correo electrónico y avisos en sistema.

Etapa 5 Implantar buenas prácticas

La Incorporación de buenas prácticas, se llevó a cabo durante el segundo semestre de 2012. En ese período se hicieron adiciones y correcciones. A continuación se muestran las buenas prácticas llevadas a cabo y que se registraron en el SAPMG.

No. Buena práctica Descripción

1 Envío de mensajes de aviso al usuario

Consiste en hacer uso del correo electrónico como medio de aviso al usuario de las tareas que está realizando y de que están correcta o incorrectamente realizadas. Esto disminuye en el usuario la incertidumbre en cuanto a los trámites que se encuentra realizando. Facilita la comunicación con el aspirante así como representa ahorros de tiempo por parte del personal atención, al disminuir el número de preguntas.

2 Recopilación de requisitos en formato electrónico.

La recopilación de los requisitos en formato electrónico que proporcionan los aspirantes a través del sistema en línea representa ahorros importantes tanto para el aspirante como para la institución. La recopilación se hace a través del Módulo de Aspirantes y se cargan los archivos en formato .pdf, el cual facilita su consulta. Posteriormente los documentos electrónicos de los aspirantes aceptados formarán parte del expediente electrónico del mismo, el cual se integrará al archivo electrónico del Posgrado. Esta práctica facilitará su consulta en el futuro así como el cotejo con los documentos físicos que se entreguen al momento de la inscripción por parte del aspirante aceptado.


En el transcurso de los meses de agosto a noviembre de 2012 se continuó con las actividades indicadas en el seguimiento de proyectos del Sistema de Administración del PMG (SAPMG), llevándose a cabo la etapa 6 Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones, que consto de cuatro actividades:

6.5 Planear la incorporación de TICs, 6.6 Implantar las TICs, 6.7 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora y6.8 Medir la satisfacción del usuario.

Etapa 6 Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones

6.1 Planear la incorporación de TICs

6.2 Implantar las TICs

6.3 Implantar el plan de aseguramiento de la mejoraPlan de aseguramiento de la mejora implantado

Indicador de

proyectoTendencia Definición Unidad de

medidaLínea base

Descripción de la línea base Meta Descripción de la meta Valor

actual



Incremento



Actualmente contamos con el proceso de "llenado de solicitud"(registro de los datos personales del aspirante) y "carga de requisitos" (Subir cada uno de los documentos solicitados en la convocatoria)

3

Se sumará el proceso de "aviso a través de correo electrónico al aspirante donde se le está indicando que los proceso de solicitud y requisitos completados han sido concluidos satisfactoriamente". Asimismo en el Sistema de Control Escolar se cargan las cartas de recomendación de los aspirantes en formato electrónico, anteriormente se recibían en papel.

3


Incremento



5

Se cuenta con cinco procesos incluidos en el proceso de selección automatizados.

10 Mejorar el sistema de metas-producción 8

Para el registro de los valores en los indicadores de satisfacción, se llevó a cabo una encuesta durante el 2012 a través de la cual se registraron los datos que fueron asentados en el indicador. El proceso de selección de aspirantes del Posgrado INECOL se realiza anualmente, motivo por el cual se consideraron estos valores para determinar las líneas base. En este momento se encuentra disponible la encuesta en el Módulo de Aspirantes, sin embargo será en el mes de mayo cuando contaremos con los resultados completos de la encuesta y así contar con elementos para determinar el cumplimiento de las metas. Se insertan imágenes de la encuesta aplicada a los aspirantes.


Satisfacción del usuario medida

Indicador de proyecto Ten-dencia Definición Unidad de medida

Línea base


baseMeta Descripción



Incremento



8.7Calidad de atención recibida

8.9

Se desea incrementar la calidad de atención recibida, disminuyendo o eliminando las calificaciones que se encuentran por debajo de la calificación de 8

8.7


Reducción

Número de quejas relacionadas con trámites o servicios en un determinado periodo de tiempo


3

Los aspirantes manifestaron: No se tiene congruencia en cuanto a lo que se indica en la convocatoria con lo que se

2

Se desea reducir las dudas respecto a la congruencia de los requisitos de la

1


está pidiendo en sistema; No se pueden cargar archivos de más de 2MB; No hay mensajes preventivos y/o candados para evitar errores.

convocatoria y del sistema de control escolar. Asimismo permitir una mayor capacidad en la carga de archivos además de hacer mejoras al módulo de selección de aspirantes para evitar errores.


Incremento



9.2

Los aspirantes perciben al personal de atención con el conocimiento necesario para responder a sus preguntas relativas a la convocatoria de posgrado.

9.4

Se espera incrementar la calificación de la confianza en cuanto a la preparación del personal.

9.2

recepción de la honestidad relacionada con la prestación de un trámite o servicio

Incremento



9.5

Al concluir el proceso de selección 2012 se aplicó la encuesta a los aspirantes quienes emitieron su calificación al respecto de la honestidad del personal.

9.6

Se desea incrementar la calificación de la percepción del grado de honestidad que los aspirantes tienen tanto en el proceso de selección como del personal.

9.5


Incremento

Calificación promedio que los usuarios de un trámite o servicio dan a la transparencia, accesabilidad y claridad de la información de los mismos


9

La Convocatoria de Posgrado es la pieza clave en el proceso de selección y la claridad de la información es indispensable para el exitoso desarrollo. Se aplicó la encuesta a los aspirantes del proceso de selección 2012.

9.1

La convocatoria tiene un alto grado de claridad y se espera incrementarla minimizando las calificaciones que se encontraron por debajo del ocho de calificación.

9

Encuesta de satisfacción aplicada.


Con el registro de la actividad 6.4 Medir la satisfacción del usuario, se finalizó la Fase 3: Seguimiento de proyectos del Sistema de Administración del PMG (SAPMG).

Por último se llevó a cabo la Fase 4: Cierre, el proyecto “Mejoras al Módulo de Selección de Aspirantes del Sistema de Control Escolar” finalizó el 12 de noviembre del 2012. Los apartados que contiene son: 1) Documento de cierre, 2) Aseguramiento de la mejora y 3) Lecciones aprendidas.

Adicionalmente en el apartado de cierre se registró información en los siguientes apartados: 1) Productos del proyecto, 2) Beneficios del proyecto, 3) Alcance del proyecto, 4) Indicadores del proyecto, 5) Programa de trabajo, 6) Costo del proyecto y 7) Terminación del proyecto.

El apartado de Aseguramiento de la mejora registra las actividades para el seguimiento de la calidad de los resultados del proyecto, a través de la medición periódica de los indicadores del proyecto, una vez concluido éste. En este rubro se reportó que se llevaría a cabo la revisión cada 12 meses.

El último apartado de la Fase de Cierre fue el de Lecciones Aprendidas en el que se documentó el aprendizaje adquirido por los participantes en las diferentes etapas del proyecto, buscando que formen una base de conocimientos que proporcione información de gran valor para la institución en el desarrollo de proyectos futuros.


El responsable del proyecto lo reportó como un caso de éxito: Si, debido a que se incorporaron y concretaron de forma efectiva las solicitudes de los aspirantes, de los revisores y evaluadores. Finalmente se adicionaron mejoras con base en nuestra experiencia y la encuesta de satisfacción 2012 para facilitar los procesos del Módulo de Aspirantes.


Proyecto de Firma Electrónica

Respecto al Proyecto “Firma Electrónica” realizado en el año 2010, a finales de abril del 2012 se realizó una reunión con el Subdirector de Modelos de Planeación Estratégica Institucional de la SFP y asesor del PMG, para revisar y atender su solicitud referente al valor de los indicadores para que se documentaran adecuadamente los resultados cuantitativos y elaborar un documento de cierre que reflejara los resultados cualitativos obtenidos de la implementación del proyecto de mejora.

Para tal efecto, se solicitó la remoción de firmas del proyecto de “Firma Electrónica” en el SAPMG que tenía el status de concluido, para llevar a cabo las modificaciones al documento de cierre y reflejar de manera más efectiva los logros alcanzados, además se revisaron los valores de los indicadores de acuerdo a lo solicitado por el asesor y se registraron los valores mínimos en el indicador Trámites o servicios con uso de firma electrónica, que no aplicó al proyecto. Con el oficio INECOL/DA/221/2012 del 17 de mayo del 2012 se da respuesta a la solicitud recibida.


inecol · web viewla primera versión se liberó en 2011. con la nueva implementación del sistema...

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