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8/4/2019 Visio_Parte1-Temas_1_2

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Instituto Gráfico de Computación

Administrativa

Técnico Programador Analista

Manual Teórico

Microsoft Office Visio 2007

Elaborado por: Aldair Monroy



IGCAD SAN SALVADOR

Microsoft Office Visio 2007 2

Principios básicos imprescindibles

En Visio, la definición de forma es mucho másamplia de lo que se pueda suponer. Es cierto que

puede usar formas básicas como rectángulos yrombos en un diagrama de flujo, pero tambiénpuede utilizar formas muy detalladas. Porejemplo, las formas pueden representar calles yedificios en un mapa. Pueden simbolizar un equipoinformático en un diagrama de red. Hay inclusoformas de mobiliario para planos de plantas deoficinas.

¿Le parece exagerado?

Pues hay muchísimas más. Además, las formas de Visio no se limitan a permanecer quietas y ser bonitas.También tienen un comportamiento interactivo, es decir, cuando se trabaja con ellas, reaccionan de unadeterminada manera. Cuando trabaja con formas de Visio, puede cambiarlas de tamaño, girarlas,desplazarlas, darles formato, etc. Pero el comportamiento que muestren cuando realice estas accionesdependerá del tipo de forma al que pertenezcan.

Formas unidimensionales (1D)

Son formas que, cuando se seleccionan, tienen un

punto inicial y un punto final . Las formas 1Dson normalmente líneas.

¿Cómo se comportan las formas 1D cuando

trabaja con ellas?

Si mueve el punto inicial o el punto final, sólocambia una dimensión: la longitud.

Pero el comportamiento más eficaz de las formas 1D es su capacidad para conectar otras dos formas. Porejemplo, en un diagrama de procesos de empresa, puede conectar dos departamentos con una línea o una

flecha. Probablemente estará pensando, "Un momento, a mí estas líneas no me parecen formas". Es cierto,la palabra "forma" suele utilizarse para objetos con un contorno o un borde diferenciado. Por otro lado,Visio considera que estas líneas son formas y las denomina formas, por lo que, si se acostumbra a elloahora, evitará confusiones más adelante.



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Formas bidimensionales (2D)

Es una forma que, cuando se selecciona, no tieneun punto inicial ni un punto final, sino ochocontroladores de selección .

¿Cómo se comportan las formas 2D?

Cuando hace clic y arrastra un controlador deselección situado en una esquina, puede cambiardos dimensiones: la longitud y el ancho. Pero nopuede utilizar formas 2D para conectar otrasformas. Sólo las formas 1D tienen esta característica.

Las formas 2D se utilizan normalmente para representar algo: puede ser un concepto general, como un paso

en un diagrama de flujo, o un objeto específico, como una fábrica o un equipo. Como el equipo portátil y elbloque que se muestran aquí, el dibujo de algunas formas 2D tiene un aspecto tridimensional. Aún así, Visiolas considera 2D. La razón son los ocho controladores de selección.

1D o 2D ¿Cómo estar seguro?

A primera vista, algunas formas parecenbidimensionales (2D) pero son realmenteunidimensionales (1D), y viceversa. Para evitarconfusiones, seleccione siempre la forma y Visiole indicará cuál es su tipo. Por ejemplo, la formade flecha de la parte superior de esta ilustraciónparece que es bidimensional porque tiene espesor.Pero si la selecciona, vería un punto inicial y unpunto final, por lo que es unidimensional (1D) contoda seguridad. En lugar de utilizarse para representar un concepto o un objeto, esta flecha se usa paraconectar otras formas.

Por una parte, la forma de curva parece ser unidimensional (1D). Después de todo, su aspecto es el de una

línea, pero si la selecciona, verá los ocho controladores de selección , lo que indica que es bidimensional(2D). Por lo tanto, esta curva representa el concepto de una curva de datos en forma de campana. Tambiénpodemos decir que esta línea no puede conectar otras formas. Para muchas personas, "1D" describe unaforma con una dimensión y "2D" describe una forma con dos dimensiones. Estas son definiciones familiaresde 1D y 2D. Sin embargo, como puede ver en estos ejemplos, las definiciones de Visio dependen delcomportamiento de las formas, no de su aspecto.



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Formas con un comportamiento especial

Todas las formas de Visio son unidimensionales(1D) o bidimensionales (2D), dependiendo de cómose comporten. Sin embargo, algunas formas tienenalgún otro comportamiento que es exclusivo deellas y que no depende de que seanunidimensionales (1D) o bidimensionales (2D). Estacaracterística hace que estas formas sean muyútiles y prácticas. Por ejemplo, algunas formastienen controladores amarillos que permiten alusuario interactuar con ellas. En esta ilustración, la forma Puerta tiene un controlador que permite girarlapara abrirla y cerrarla.

¿Será un obstáculo la mesa que está próxima? Parece que no. Lo mejor será buscar una mesa más pequeña o realizar otros ajustes con el mobiliario paraque este problema no se presente en la realidad. Los controladores no son el único signo de que una formatenga un comportamiento interactivo especial. Pueden encontrarse algunos comportamientos especialeshaciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en ella.

Cualquier cosa es una forma

Cuando trabaje con Visio, es probable que deseeagregar texto, fotografías o imágenes. Aunque nose trata de formas creadas por Visio, noobstante, en Visio todos estos elementos seconsideran formas. Si escribe texto en una partevacía de la página, ese texto será una forma 2D ytendrá ocho controladores cuando la seleccione.Si selecciona una imagen importada, tambiéntendrá dichos controladores. Para Visio, cualquierelemento de la página es una forma.

En Visio, todo... es una forma. Y hay cientos de formas de Visio entre las que elegir; más de las que puedamemorizar. Por lo tanto, conviene saber cómo se pueden encontrar cuando se necesitan. Las maneras deobtener formas no son tan numerosas como las propias formas, pero hay muchas. Es por ello que formasdiferentes son idóneas para finalidades diferentes. Eche un vistazo y vea cuáles le gustan.



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Debe recordar esto

Antes de hablar sobre cómo se obtienen formas, es necesario asegurarse de que se entienden trestérminos:

1. Ventana Formas. Contiene galerías de símbolos.2. Galerías de símbolos. Contienen formas. Las galerías de símbolos no son formas.3. Formas. Figura especial que hace referencia a un objeto, figura geométrica entre otros. Las

formas no son galerías de símbolos.

La ilustración muestra la galería de símbolos Formas para organigramas y sus formas. Observe las otrasdos galerías: Bordes y títulos y Fondos. Para ver las formas de cualquiera de estas galerías de símbolos,sólo tiene que hacer clic en su nombre.

Obtener formas con plantillas

Una manera de obtener formas es elegir unaplantilla. Una plantilla es una de las opciones detipo de dibujo que ve cuando inicia Visio. Cuandoelige una plantilla, las galerías de símbolos y las

formas de esa plantilla aparecerán en la ventanaFormas, listas para trabajar con ellas. La ventajade usar una plantilla es que proporciona una grancantidad de formas organizadas para unafinalidad específica y relacionada entre sí. Eneste ejemplo, las formas son específicas de los diagramas de flujo. Si elige otra plantilla, obtendrá formasdiseñadas y organizadas para la finalidad de esa plantilla.



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Obtener formas examinando

Si lo desea, puede buscar formas utilizando elmenú Archivos y el submenú Formas. Por ejemplo,suponga que hace unas semanas utilizó Visio paracrear un mapa. Recuerda que usó una forma parael aeropuerto del mapa que ahora le sería de granutilidad en el diagrama de flujo que está creando.Para conseguir la forma de aeropuerto para eldiagrama de flujo, puede realizar una búsquedacomo se indica aquí. La galería de símbolos Formas para transporte aparecería en la ventana Formas juntocon las galerías de símbolos de su diagrama de flujo y podría arrastrar la forma de aeropuerto hasta lapágina.

Nota: Algunas formas tienen un comportamiento especial que está vinculado a una plantilla en particular.Si se utilizan fuera de esa plantilla, puede que no se comporten de la misma manera.

Dibujar sus propias formas

Si no puede encontrar la forma que necesita enVisio, siempre puede dibujar su propia forma. Estaforma puede ser simple o compleja, desde unalínea ondulada a un equipo de oficina

personalizado. El método para dibujar sus propiasformas queda fuera del alcance de este curso amenos que la ocasión lo amerite se empleara. Lapunta del iceberg es la barra de herramientasDibujo, que se muestra aquí. Permite crear formaspartiendo de cero mediante el uso de herramientas sencillas.

Obtener formas de otras personas

Puede suceder que otras personas hayan creado

formas que desea utilizar, ya sea un compañero ouna empresa que crea y vende formas de Visiopara ciertos sectores industriales. Si desea usarformas creadas por otros usuarios, estos puedenenviarle una copia de un dibujo de Visio quecontenga dichas formas. Sin embargo, a menudo,lo que recibirá es una galería de símbolos deformas.



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Una galería de símbolos es un archivo con la extensión ".vss" o ".vsx". Por ejemplo, una galería de símbolospuede denominarse ContosoShapes.vss o ContosoShapes.vsx. Cuando reciba un archivo de galería desímbolos, cópielo en esta ubicación:

C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Mis documentos\Mis formas

Después de realizar esta acción, la galería de símbolos estará disponible en el menú Archivo y en elsubmenú Formas.

Insertar imágenes

Suponga que le gustaría insertar una fotografíaen un diagrama. Para ello, en el menú Insertar,debe elegir Imagen y, a continuación, hacer clicen Desde archivo. Este proceso es similar al de

otros programas de Office con los que puedeestar familiarizado. Cuando inserta una imagen,Visio la convierte automáticamente en una forma2D y coloca en ella ocho controladores.

Las formas creadas mediante la inserción de imágenes no son tan inteligentes como las procedentes degalerías de símbolos. En lo que respecta al comportamiento interactivo, no son mucho más que un cuadradoen la página. Sin embargo, son formas, lo que significa que puede conectarlas con formas 1D, cambiar sutamaño, colocarlas, etc.

Nota: Cuando inserta una imagen del panel de tareas Imágenes prediseñadas, Visio la convierte tambiénen una forma 2D.

Colocar, agrupar y apilar formas con destreza

Uno de los principales motivos por los que seutilizan diagramas es para comunicar información, ya que son mucho más eficaces que una grancantidad de texto. Sin embargo, algunos

diagramas no lo son porque sus formas tienen unaposición poco cuidada. Eche un vistazo a estosejemplos. El diagrama situado a la derecha esobviamente más fácil de entender porque estámejor organizado. Se siguen fácilmente lasconexiones de las formas. El diagrama situado a la izquierda parece aleatorio y resulta difícil de seguir.



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Al colocar las formas con destreza y cuidado en una página, los diagramas no sólo tendrán una aparienciaeficaz sino que también comunicarán claramente la información que contienen.

Usar flechas de autoconexión

Desea que las formas estén cuidadosamente colocadas. Pero, además, en la mayoría de los casos, tambiéndesea conectarlas con otras formas. Para alcanzar ambos objetivos, puede utilizar las flechas de

autoconexión.

¿Cómo funcionan las flechas de autoconexión?

1. Asegúrese de que esté activada la característica Autoconexión haciendo clic en el botón .(Observe que a menudo ya está activada dependiendo del tipo de diagrama).

2. En una galería de símbolos, seleccione la forma que desee.

3.

Sitúe el puntero sobre la forma a la que desee conectar y, a continuación, haga clic en una flecha deautoconexión de color azul.4. De este modo, se agrega, se conecta y se coloca cuidadosamente una nueva forma en la página.5. La característica Autoconexión permite ahorrar mucho tiempo si necesita que todas estas acciones

se lleven a cabo a la vez. En la próxima sesión de prácticas verá paso a paso cómo hacerlo.

Utilizar la cuadrícula y las reglas

La característica Autoconexión es fabulosa, pero a veces deseará colocar usted mismo alguna forma, sinningún tipo de conexión. Por lo tanto, otra manera de organizar las formas ordenadamente es organizarlasmediante la cuadrícula y las reglas. Al colocar las formas en una página o al agregar por primera vez formasa la página, utilice las líneas de la cuadrícula para colocarlas debidamente. Además, fíjese en la cuadrículapara asegurarse de que las formas estén espaciadas de manera uniforme.



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Las reglas también tienen una gran importancia. Utilícelas para ver la distancia exacta entre las formas oconocer el tamaño de una forma determinada. Estos números son especialmente importantes si crea undiseño de oficina o un plano de edificio detallado que controle las medidas físicas. De manerapredeterminada, las formas se ajustan a las líneas de la cuadrícula y las líneas de medida de las reglas.Esto hace que sean mucho más fáciles de colocar debidamente sin tener que recurrir a maniobrascomplicadas. Las formas se colocan en el lugar donde usted desee y se mantienen en ese lugar, a menos quelas mueva.

Seguir las guías

Las guías son incluso más visibles que las líneas de la cuadrícula. Las guías son líneas verticales uhorizontales que se pueden colocar en una página. Se arrastran desde una regla y, de manerapredeterminada, aparecen en color azul, tal y como puede observar en la ilustración.



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Las guías ayudan a organizar los diagramas según su contenido. Por ejemplo, si sabe que un diagrama deflujo muestra tres procesos, podrá espaciar de manera uniforme tres guías verticales en la página. Acontinuación, podrá colocar las formas verticalmente a lo largo de cada una de las guías. (Las guías noaparecen en los diagramas impresos. Son su secreto.)

Sugerencia: Las guías también son útiles para marcar los márgenes de una página.

Abrir la ventana Tamaño y posición

A veces puede resultar difícil colocar o ajustar el tamaño de una forma mediante el mouse (ratón). Porejemplo, si trabaja en un diseño de oficinas, quizás desee que una mesa tenga una posición exacta. ¿Y si

Visio la ajusta en un lugar que usted no desee? ¿O qué sucede si no suelta el botón del mouse en el

momento apropiado? La respuesta a estas preguntas reside en Ventana Tamaño y posición, que aparece enel menú Ver.

La posición de una forma la determinan las coordenadas X e Y. La coordenada X es la posición en la reglahorizontal situada en la parte superior de la página. La coordenada Y es la posición en la regla verticalsituada a la izquierda de la página. El punto donde se cruzan ambas coordenadas es el eje de la forma .Para la mayoría de las formas, el eje es el centro de la forma. Para mover una forma, escriba nuevos

valores para las coordenadas. La forma se moverá automáticamente al lugar exacto. Para cambiar el tamañode la forma, escriba nuevos valores para el ancho y el alto. Los bordes de la forma cambiarán a esasdimensiones exactas, mientras que el eje de la forma se mantendrá en el mismo lugar.



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Ordenar las formas a alinearse por si mismas

La cuadrícula, las reglas y las guías son fabulosas cuando se crea un diagrama de manera planificada yorganizada. Sin embargo, a veces, preferirá trabajar libre y espontáneamente, dejando la organizaciónpara el final. Eso es totalmente comprensible y Visio permite hacerlo. Cuando trabaja a mano alzada ocuando ya ha terminado, podrá ordenar el diagrama mediante el comando Alinear formas en el menú Forma.Este comando permite alinear las formas de manera sencilla. Seleccione la forma con la que las demásformas deben alinearse y, a continuación, haga clic en la opción de alineación que desee. En el ejemplo quese muestra aquí, un botón de alineación vertical se encargó de alinear estas formas.

Distribuir las formas de manera uniforme



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Puede usar la cuadrícula, las reglas y las guías para colocar las formas una por una. ¿Y si el diagrama tiene

docenas de formas? Gracias al comando Distribuir formas en el menú Forma, llegará a casa antes de lacena. Tiene las formas deseadas en la página pero una de ellas se encuentra demasiado cerca de otra y unatercera está demasiado alejada. Lo ideal es que haya el mismo espacio entre todas las formas. Podráconseguirlo en tres pasos sin tener que recurrir a complicadas maniobras con el mouse (ratón).Simplemente, seleccione tres o más formas, haga clic en el comando y elija una opción de distribución. Eneste ejemplo, se ha optado por una distribución horizontal.

Girar formas

A veces, una forma tiene la posición correcta, tiene el tamaño adecuado y se encuentra debidamenteespaciada pero, aún así, necesita algún que otro ajuste. Por ejemplo, quizás desee colocar una forma deestallido en un ángulo para llamar la atención. O bien, quizás desee girar una flecha de modo que apunte allugar debido, o bien, girar una mesa en un diseño de oficinas para aprovechar más la luz natural que entra

por una ventana.

Para girar formas 2D, utilice el controlador de rotación . Simplemente haga clic y arrastre esecontrolador hasta la nueva posición. Para girar formas 1D, haga clic, arrastre el punto inicial o el punto final y mueva la forma hasta la posición deseada.

Voltear formas

Y ahora abordamos otro tipo de rotación. A veces, necesita girar una forma dándole la vuelta para crearuna versión invertida de imagen especular. Esto se denomina voltear una forma como si fuese una tortilla.Las formas se pueden voltear horizontal y verticalmente.

1. Cuando se voltean horizontalmente, la acción se produce de un lado a otro.2. Cuando se voltean verticalmente, la acción se produce de arriba abajo.



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La ubicación no siempre lo es todo. A veces, la posición de las formas no es suficiente para transmitir unarelación. Se requiere más información visual.

¿Cómo se apilan las formas?

Eche un vistazo a esta ilustración y le quedará más claro el concepto de orden de apilamiento. Si bien enVisio jamás verá las formas apiladas desde este lado, imaginárselas de este modo le ayudará a entenderlo.De manera predeterminada, Visio coloca las formas en un orden de apilamiento cuando se agregan a la

página. La regla que debe recordar para saber cómo Visio establece el orden de apilamiento es: "gana elúltimo en llegar".



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Esto significa que la última forma colocada en la página ocupa el primer lugar en el orden de apilamiento. Eneste ejemplo, el PC está encima de las demás formas porque fue el último en agregarse a la página. Sinembargo, esta regla no siempre le beneficia. Por ejemplo, ¿qué sucedería si agregara primero el PC y

después el círculo? El círculo ocultaría el PC y no serviría de nada.

¿Cómo cambiar el orden de apilamiento?

Para cambiar la posición de una forma en el ordende apilamiento, seleccione la forma y, acontinuación, elija Ordenar en el menú Forma.Aparecerán cuatro opciones. Las opciones Traer al

frente y Enviar al fondo mueven una forma portodo el orden de apilamiento. Sin embargo, si elorden de apilamiento comprende muchas formas,

quizás no desee traer una forma al frente oenviarla al fondo del orden de apilamiento. En esecaso, puede mover la forma un nivel hacia adelante o hacia atrás eligiendo Traer hacia adelante o Enviar

hacia atrás.

Con Visio, puede agrupar los edificios de modo que el grupo se mantenga unido y se puedan mover todos losedificios a la vez.

Seleccionar y, a continuación, agrupar

El primer paso para agrupar formas es la selección de las formas. Para ello, puede mantener presionada latecla MAYÚS mientras hace clic en las formas, o bien, puede arrastrar una red de selección alrededor delas formas.



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Una vez seleccionadas las formas, en el menú Forma, haga clic en Agrupar y, a continuación, haga clic enAgrupar. Ya está: las formas quedan agrupadas. Todo lo que se pueda hacer con una forma también sepuede hacer con un grupo de formas: cambiar su tamaño, girar, alinear con otras formas, etc. Visio trata ungrupo como una forma 2D de gran tamaño.

Sugerencia: Las teclas de método abreviado para la agrupación son CTRL+MAYÚS+G ("G" de grupo).

Cambiar una sola forma dentro de un grupo

Incluso después de agrupar formas, es posible modificar sólo una de ellas. Utilicemos el ejemplo del grupode edificios. Si hay tres edificios agrupados, ¿cómo puede cambiar el tamaño de uno de ellos? ¿O cambiar

su color?

1. Haga clic en el grupo para seleccionarlo.2. A continuación, haga de nuevo clic para seleccionar una forma dentro del grupo.

Una vez seleccionada una forma, ésta aparecerá con controladores de color verde y una X en su interior.Esto indica que la forma seleccionada es parte de un grupo. Ahora, puede realizar los cambios que desee enesa forma. Éste es un método eficaz para cambiar rápidamente una forma. Sin embargo, si necesitarealizar cambios más exhaustivos en una forma, en la siguiente sección se muestra una alternativa.

Desagrupar formas

A veces es necesario desagrupar un grupo de formas. Por ejemplo, quizás desee mover todo el grupo salvouno de los edificios. O bien, tal y como se ha mencionado anteriormente, puede que necesite realizarcambios exhaustivos en una de las formas. El proceso es sencillo. Seleccione la forma. A continuación, en elmenú Forma, elija Agrupar y, después, haga clic en Desagrupar.



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Sugerencia: Para desagrupar, también puede presionar CTRL+MAYÚS+U.

Formas agrupadas desde el principio

Puede que ya haya trabajado con formas agrupadas sin saberlo. De hecho, muchas de las formas en Visioson grupos. Los diseñadores crearon cada forma por separado y, a continuación, las agruparon para quefuese más fácil trabajar con ellas. La forma de fábrica es un ejemplo perfecto.

1. Así aparece la forma de fábrica al colocarla en la página.

2.

Pero, si la desagrupa, en realidad es un grupo de varias formas.

Recuérdelo cuando trabaje en Visio. Si desea cambiar parte de una forma, pruebe a desagruparla. Puedeque se desagrupe dando lugar a formas más prácticas.