UNIVERSIDAD SALESIANA DE BOLIVIA

INGENIERIA DE SISTEMAS

DOSSIER

INTRODUCCION A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

PARALELO C1

DOCENTE ING. CARLOS GONZALO BARRERA SALAZAR

II - 2011

INDICEPag.

PRESENTACION 1OBJETIVOS DE LA MATERIA 2UNIDAD I ENFOQUE SISTEMATICO DE LA ORGANIZACIÓN 3

Concepto de sistema 3Elementos del sistema 3Medio ambiente 3Características de los sistemas 4Sistemas abiertos - Sistemas cerrados 4La organización como sistema abierto 6Modelo de insumo producto en la organización 7El modelo general de sistemas de la compañía 10Tipos de modelos 11El modelo general de sistemas 13

UNIDAD II EL PROCESO ADMINISTRATIVO 16

Introducción 16Características 16Ciencias técnicas y auxiliares de la administración 17El proceso administrativo 18Planificación 18Organización 19Dirección 20Control 21

UNIDAD III LA EMPRESA 23

Definiciones 23Clasificación de las empresa 24Operaciones que realiza la empresa 27Recursos que la empresa utiliza 27Origen de los recursos 28Importancia de las empresas 28Elementos fundamentales de la empresa 28Su contexto evolutivo 29

UNIDAD IV LOS SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVOS Y SU DESARROLLO

Importancia de la teoría de sistemas 31Qué son los sistemas de administración administrativos 31Componentes básicos de un SIA 33Funciones del sistema de información 33Control e información – La información como base del sistema de control 34El proceso de desarrollo de sistemas de información administrativos 39

UNIDAD V PLANEACION DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA 42

Necesidad de planeación de sistemas 42Objetivos de la planeación con el sistema de información administrativa 44Planeación estratégica del sistema de información administrativa 45Pasos en la elaboración plan estratégico del sistema de Inform. administrativa 45Necesidades críticas de la información 46Restricciones y políticas referentes al sistema de información administrativa 47Objetivos estratégicos del sistema de información administrativa 47Sincronización y recursos 47Incorporación del plan del sistema de información administrativa al plan de la compañía Estudio de factibilidad 48El ciclo de vida del sistema de información administrativa 49

UNIDAD VI HERRAMIENTAS PARA EL ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS 50

Los modelos 50Tipos de modelos 50Uso de los modelos 51Clasificación de modelos 51Representación del modelo 52Diagrama de flujo de datos 53Flujos de datos 54Diagrama de contexto 55Diccionario de datos 57Análisis estructurado 58Modelo entidad relación 59

UNIDAD VII DISEÑO GLOBAL 61

Diseño conceptual 61Diseño lógico 62Diseño físico 63El diseño lógico global 65

UNIDAD VIII DISEÑO LOGICO DETALLADO 70

La priorización y los cambios de requerimientos 70Requerimientos 70Diseño de procedimientos 71Objetivo de los procedimientos 73Areas de aplicación y/o alcance de los procedimientos 73Técnicas de toma de requerimientos 75Entrevista 75Tipos de entrevistas 74Características 77

UNIDAD IX

EL PAPEL DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN LA EMPRESA

Estrategia empresarial 79 Definición del plan informático 80Contenido del plan informático 81Continuidad operacional activa 83Planes de contingencia 84Los cargos de una gerencia de informática 86

LECTURAS COMPLEMENTARIAS 87

GLOSARIO 105

BIBLIOGRAFIA 108

PRESENTACIÓN

Se pone en consideración el presente DOSSIER, el mismo que tiene el objetivo de facilitar para el estudiante el acceso a la información relativa al programa de la asignatura de Introducción a los Sistemas de Información Administrativa como un complemento a la actividad de aula, empero no pretende ser material oficial del curso o que permita al universitario hacer el curso a distancia, por el contrario se pretende apoyar al universitario en la aclaración de algunos términos o conceptos que no hayan podido asimilarse al momento de su presentación en aula, tampoco pretende reemplazar la labor docente sino por el contrario servir de complemento al trabajo de clase que por lo ajustado del calendario académico en muchas ocasiones requiere de una o varias ampliaciones en explicaciones o detalles sobre ciertos tópicos o partes de cada tema.

Otro propósito se constituye en la generación de una cultura de consulta asistida, la cual bien podría llevarse más adelante al trabajo bajo una plataforma de e-learning, empero queda abierta la posibilidad de que se pudiera estar pasando del sistema presencial al sistema de educación a distancia, toda vez que incluso se complementa este trabajo con la presentación de la página web del docente, la misma que esta en un formato único a la Universidad que en un determinado momento tendrá que liberarse a la creatividad y necesidad de cada uno de los docentes como también de las asignaturas, toda vez que los esquemas de enseñanza aprendizaje deben cambiar y estar a la par de las disponibilidades tecnológicas y no solo hacer referencia a que se quiere hacer uso y explotación de las nuevas tecnologías de información y comunicación.

El Dossier se ha estructurado en 9 temas acorde a lo estipulado en plan de estudios oficial de la carrera y que se ha detallado en el índice que antecede a este documento, no se incluyen ilustraciones, pues no es el objetivo presentar un texto oficial de consulta, sino un material complementario a la labor docente, tampoco un material que cree o genere dependencia del mismo, su importancia y utilidad radica en que es la guía de consulta para el universitario que cursa la materia, pero de manera regular y además presencial, su utilidad se enfoca en la aclaración formal de los conceptos que se exponen en aula pero que no pueden ser apuntados en aula, pues no estila el dictado, por el contrario se centra la actividad en la explicación del contenido temático.

OBJETIVOS DE LA MATERIA

GENERAL Desarrollar la capacidad de razonamiento y análisis para utilizar las funciones básicas de los sistemas administrativos utilizando las metodologías de aplicación de los sistemas de planificación, organización, dirección, coordinación y control, como partes interactuantes e interdependientes de toda organización.

ESPECÍFICOS - Introducir al alumno en los conceptos básicos de los sistemas administrativos como sus definiciones, elementos e instrumentos importantes de esta ciencia.- Dar a conocer la parte teórica y práctica de los sistemas administrativos, sus principales contribuciones y los modelos de organización de los sistemas administrativos.- Utilizar y aplicar los sistemas administrativos en la práctica en los diversos tipos de organizaciones.

III COMPETENCIA DE LA MATERIA - Lograr que el estudiante sepa crear los sistemas administrativos de planificación, organización, dirección, coordinación, información y control de todo tipo de organización, empleando sistema computarizado.

COMPETENCIAS El estudiante desarrollará criterios para elaborar sistemas administrativos. El estudiante alcanza su responsabilidad académica por medio de la participación tanto individual como grupal. El estudiante es capaz de solucionar problemas asumiendo decisiones y elaborando distintos sistemas administrativos.

TEMA I -ENFOQUE SISTEMATICO DE LA ORGANIZACIÓN

CONCEPTO DE SISTEMAEl concepto de sistema en general está sustentado sobre el hecho de que ningún sistema puede existir aislado completamente y siempre tendrá factores externos que lo rodean y pueden afectarlo, por lo tanto podemos referir a Muir citado en Puleo (1985) que dijo: "Cuando tratamos de tomar algo, siempre lo encontramos unido a algo más en el Universo". Puleo define sistema como " un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre sí y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo”

En la corriente administrativa existen varias connotaciones del concepto de sistema sin embargo para los propósitos y desarrollo del tema debemos entenderlo como “un conjunto de elementos afines e interrelacionados entre sí con el propósito de cumplir un objetivo determinado”.

ELEMENTOS DEL SISTEMA.El sistema considera los siguientes elementos para constituirse como tal:

a) Las partes en relación al todo o técnicamente denominado el principio sinergético, que establece que, esencialmente debe existir una interacción entre elementos que permita identificar que él todo es mayor que la suma de las partes, por ejemplo: No es igual la sumatoria de unidades organizacionales como la constituye la estructura organizacional.

b) El principio ordenador, que se refiere a, que los elementos deben estar situados en los lugares correspondientes, sin causar perturbaciones al sistema. La secuencia en los sistemas, es de vital importancia, pues la interacción se establece en cadena; por ejemplo: en la organización la estructura se determinará a partir del nivel mas alto, en este caso la gerencia general y no así iniciar de las direcciones para llegar a los niveles ejecutivos.

c) El objetivo a cumplirse, elemento que considera que la integración secuencial debe cumplir específicamente un objetivo que justifique con plenitud, la acción causal de estos elementos. En la organización los principios y objetivos básicos de la empresa.

En estas consideraciones, es que debemos entender el sistema y sus elementos constituyentes. Ejemplo:

AMBIENTE.El entorno o ambiente, es el medio que envuelve al sistema organizacional, de manera tal que existe una interacción entre sistema y ambiente, por que el sistema recibe y se alimenta de insumos (input) del ambiente y efectúa salidas nuevamente al ambiente; de esta forma ambiente y sistema se encuentran interrelacionados e interdependientes.

Es importante observar que a través de la influencia del entorno se efectúa un retorno o retroalimentación al INPUT, para reformular o proseguir el proceso interactivo del sistema.

Las organizaciones son sistemas abiertos que se auto determinan y autor regulan, en función de las características del entorno que encierra al sistema; entonces es un elemento que determina el accionar del sistema.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS.Los sistemas dentro su forma peculiar poseen características de interés indudable que los identifica en la conformación de su esencia, puesto que sin ellos indudablemente no existieran estos.

En forma sintética y por motivos de didáctica presentamos las siguientes: Estabilidad Adaptabilidad Eficiencia Sinergia

La estabilidad es la cualidad por la que el sistema permanece en funcionamiento eficaz, frente a las acciones de los factores externos (F: Pozo). La estabilidad también se la conoce con el nombre d Homeostasis, que se refiere al equilibrio dinámico entre las partes del sistema.

La adaptabilidad es la cualidad que debe poseer el sistema para evolucionar dinámicamente en relación a su entorno de manera que conserve su eficacia y su orientación en función del objetivo. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios del medio ambiente (F: Pozo).

La eficiencia es la cualidad por la cual el sistema alcanza su objetivo con economía de medios. Entonces, el sistema debe estructurarse sobre la base de una rentabilidad máxima de sus elementos evitando en lo posible toda complicación innecesaria.

En la organización el criterio de rentabilidad se manifiesta en la eficacia de los sistemas.

La sinergia, es la cualidad por la cual la capacidad de actuación del sistema es superior a las de sus componentes sumados individualmente. Esta acción define a los sistemas.

SISTEMAS ABIERTOS – SISTEMAS CERRADOS

Sistemas abiertos: son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Los sistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con el medio ambiente. Son eminentemente adaptativos, esto es, para sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio. Mantienen un juego recíproco con las fuerzas del ambiente y la calidad de su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados-esto es, los sistemas que están aislados de su medio ambiente- cumplen el segundo principio de la termodinámica que dice que “una cierta cantidad, llamada entropía, tiende a aumentar a un máximo”. La conclusión es que

existe una “tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden”. Sin embargo, un sistema abierto “mantiene así mismo, un continuo flujo de entrada y salida, un mantenimiento y sustentación de los componentes, no estando a lo largo de su vida en un estado de equilibrio químico y termodinámico, obtenido a través de un estado firme llamado homeostasis”. Los sistemas abiertos, por lo tanto, “evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado decreciente orden y organización” (entropía negativa).

A través de la interacción ambiental, los sistemas abiertos” restauran su propia energía y raparan pérdidas en su propia organización”. El concepto de sistema abierto puede ser aplicado a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, al nivel del grupo, al nivel de la organización y al nivel de la sociedad, yendo desde un microsistema hasta un suprasistema en términos más amplios, va de la célula al universo.

Sistemas cerrados: Son los sistemas que no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Así, los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente, y por otro lado tampoco influencian al ambiente. No reciben ningún recurso externo y nada producen la acepción exacta del término. Los autores han dado el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinístico y programado y que operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el medio ambiente. El término también es utilizado para los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable. Son los llamados sistemas mecánicos, como las máquinas.

La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales, a saber, células, plantas, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termóstato)

El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa.

El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.

Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado.

Diferencia entre el sistema abierto y el sistema cerrado.El sistema abierto está en constante interrelación dual con el ambiente. Dual, en el sentido de que influye en él y es influenciado por el ambiente. El sistema cerrado no interactúa con el ambiente.El sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al ambiente y hasta autorreproducción en ciertas condiciones ambientales. El sistema cerrado no tienen esta capacidad. Por tanto, el estado actual y final o futuro del sistema abierto no esta necesaria ni rígidamente condicionado por su estado original o inicial, puesto que el sistema abierto tienen reversibilidad. En cambio, el estado actual o futuro o final del sistema cerrado será siempre su estado original o inicial.

LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO

Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:

"Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales:

En el crecimiento. En el hecho de volverse más complejo a medida que crece. En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente

interdependencia. Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades

componentes. Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente

heterogeneidad".

Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organanizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistemas determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema require que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.

Características de las organizaciones como sistemas abiertos

Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:

1. Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.

2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque:

o La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.

o La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.

o La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interes por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.

o Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.

1. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.

2. Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.

3. Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente.

Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su principal característica identificadora

MODELO DE INSUMO PRODUCTO EN LA ORGANIZACIÓN.La organización es un sistema en constante interacción de sus elementos, de cuyo accionar el recurso humano es el factor dinámico que moviliza la unidad empresarial.

A partir de estas consideraciones, es necesario determinar y establecer parámetros que permitan mensurar en forma cualitativa y cuantitativa a los sistemas de organización.

En el criterio empresarial, debemos determinar las siguientes relaciones: Si insumo entonces producto Si producto entonces resultados Si resultados entonces evaluación Sí evaluación entonces retroalimentación

En la profundidad del enfoque sistémico, podemos determinar el proceso de insumo producto a través del siguiente esquema gráfico:

La empresa fundamentalmente adopta el enfoque sistémico por dos razones.La razón estructural establece que la empresa es un ser vivo y debe mantener sus recursos en forma interrelacionada, para responder a las situaciones cambiantes y responder con eficiencia a estos.

La razón instrumental que permite a la empresa adoptar técnicas y métodos modernos como el computador la investigación operativa el control de gestión y la toma de decisiones que son llamadas a ser los más activos instrumentos de la dirección

Explicada la filosofía de la empresa para asumir un accionar de carácter sistémico pasamos a describir el proceso de insumo-producto.

EL INPUT – INGRESOLa organización en el proceso de transformación requiere de materias primas e insumos, que a través de la combinación planificada establece un marco para lograr un determinado producto.

Los insumos que recibe la organización se las puede generalizar en los siguientes ingredientes:

Información.Es el instrumento que permite planificar en orden racional, la relación de los insumos minimizando la incertidumbre que puede ocasionar la improvisación.

Materiales.Son aquellos recursos que permiten establecer resultados de carácter productivo o de servicios: estos pueden ser:

Sintetizando la relación del INPUT, se aprecia por la forma genérica del proceso de insumo o materia prima, los resultados pueden ser de carácter productivo o de

servicios. En esta concreción se establece que el tipo, carácter y calidad de los insumos determina el proceso de salida, producto o el OUT-PUT.

Energía.Es el mecanismo, mecánico o humano que permite dinamizar y accionar los insumos dirigiéndolos hacia el objetivo propuesto.

EL THOUGTH PUT – PROCESAMIENTO.

- maquinaria y equipos- instalaciones- herramientas PRODUCTIVOS- infraestructura- otros

- documentos- informes - instrucciones- otros

SERVICIOS

Toda entrada de insumo de materia prima en la organización debe ser procesada, transformada y en su caso modificada, para que la relación del sistema pueda detonar el resultado.

El procesing, es el mecanismo que permite transformar la materia e insumos en productos finales o intermedios, dependiendo en su caso, de cada proceso operacional.

Para transformar estos insumos, necesario contar con instrumentos mecanismos que permitan lograr esta transformación; en algunos casos la fuente de transformación es adecuada a equipo y maquinaria sofisticadas en otros a la energía de los recursos humanos o procesos naturales.

EL OUT PUT - SALIDA Es el resultado final de la operación o procesamiento de un sistema, a través del out-put el sistema ingresa el producto hacia el entorno o medio ambiente.Sintetizando el concepto manifestando que el out-put, es el proceso final del sistema del INPUT-PROCESING. En el marco general del sistema debemos manifestar que:

Si insumos – entonces producto Si producto – entonces resultado Si resultado – entonces evaluación Si evaluación – entonces retroalimentación

Por ejemplo podemos apreciar el siguiente esquema:

EL FEEDBACK – RETROALIMENTACIÓNEl proceso por el cual el sistema tiene a efectuar el control operacional del resultado, en relación a los insumos; Se pone de manifiesto el criterio del producto programado versus lo ejecutado. Los aspectos diferenciales a través de la evaluación de los resultados debe ir a reformular la combinación de los insumos y el proceso del TROUGH PUT o PROCESING DEL SISTEMA.

Esta operación se efectúa hasta lograr los resultados que comparativamente satisfagan el proceso planificado del sistema.

Este circuito fue descrito en el inciso del insumo producto y relacionado en la forma causal de “si insumos entonces productos”.

EL ENVIROMENT – AMBIENTE.El entorno o ambiente, es el medio que envuelve al sistema organizacional, de manera tal que existe una interacción entre sistema y ambiente, por que el sistema recibe y se alimenta de insumos (input) del ambiente y efectúa salidas nuevamente al ambiente;

de esta forma ambiente y sistema se encuentran interrelacionados e interdependientes.

Es importante observar que a través de la influencia del entorno se efectúa un retorno o retroalimentación al INPUT, para reformular o proseguir el proceso interactivo del sistema.

Las organizaciones son sistemas abiertos que se auto determinan y autor regulan, en función de las características del entorno que encierra al sistema; entonces es un elemento que determina el accionar del sistema.

EL MODELO GENERAL DE SISTEMAS DE LA COMPAÑÍA

INTRODUCCIÓNLos gerentes utilizan modelos para resolver problemas. Estos se clasifican en cuatro tipos básicos de modelos: físicos, narrativos gráficos y matemáticos. Todos ellos facilitan tanto la comprensión como la comunicación y el modelo matemático también puede predecir el futuro.

Algunos modelos representan sus entidades de forma muy específica, mientras que otros lo hacen de manera general. Un modelo general tiene la ventaja de aplicar a una amplia variedad de situaciones. Existe un modelo general de la compañía que consiste tanto en un sistema físico como en un sistema conceptual. El sistema físico incluye un elemento de entrada, un elemento de transformación y un elemento de salida., además establece una ruta para el flujo con recursos físicos. El sistema conceptual consiste en datos de información que representa el sistema físico.

Las partes integrales del sistema conceptual son un ciclo de retroalimentación, un mecanismo de control y los estándares de desempeño. El mecanismo de control es una compañía comercial está representado por la gerencia y el ciclo de retroalimentación esta representado por el flujo de información. Se obtienen datos del sistema físico y se transforman en información por medio de un procesador de información.

Los gerentes comparan la información del procesador de información con los estándares que especifican niveles aceptables o intervalos de desempeño y decidir actuar sólo cuando el desempeño se sale del intervalo aceptable. El desempeño pudiera ser mejor o peor que el esperado. El concepto de atender solo actividades que ameritan la atención del gerente se denomina administración por excepción. Un concepto similar, que se ocupa de los factores críticos para el éxito, implica vigilar unas cuantas acciones selectas que contribuyen al éxito de la compañía. Una vez que la gerencia determina que deben efectuarse cambios al sistema físico, esas decisiones se comunican a los elementos apropiados del sistema. Puesto que el modelo general de sistemas de la compañía representa todos los tipos de organizaciones y muestra cómo se usa la información para manejar una organización, resulta un modelo útil tanto para los gerentes como para los especialistas en información.

MODELOS Un modelo es una abstracción de algo; representa un objeto o una actividad, que se denomina entidad. Los gerentes utilizan modelos para representar los problemas que es preciso resolver. Los objetos o actividades que causan problemas son las entidades.

TIPOS DE MODELOS

Hay cuatro tipos de modelos que son básicos:1. Modelos físicos 2. Modelos narrativos3. Modelos gráficos 4. Modelos matemáticos

Modelo físico.-Un modelo físico es una representación tridimensional de su entidad. Los modelos físicos que se usan en el mundo de los negocios incluyen modelos a escala de centros comerciales y prototipos de automóviles nuevos. El modelo físico tiene un uso que no puede tener el objeto real. Por ejemplo, es mucho menos costoso para quienes invierten en un centro comercial o en la fabricación de automóviles hacer cambios en los diseños de sus modelos físicos que en los productos finales mismos. De los cuatro tipos de modelos, es probable que el modelo físico sea el que menor valor tiene para el gerente de negocios. Generalmente no es necesario que un gerente vea algo en una forma física para poder entenderlo o usarlo en la resolución de problemas.

Modelo narrativo.-Un tipo de modelo que los gerentes usan a diario rara vez se reconoce como un modelo. Se trata del modelo narrativo, que describe su entidad con palabras verbales o escritas. El escucha o lector puede entender la entidad a partir de la narrativa. Todas las comunicaciones de negocios son modelos narrativos, lo que convierte al modelo narrativo al tipo de modelo más utilizado.

Modelo gráfico.-Otro tipo de modelo que se usa todo el tiempo es el modelo gráfico. Un modelo grafico representa su entidad con una abstracción de líneas, símbolos o figuras. En los negocios se usan modelos gráficos para comunicar la información. Los informes anuales de muchas corporaciones a sus accionistas contienen gráficas multicolores que comunican la condición financiera de la compañía. También se usan graficas para comunicar la información a los gerentes. También se usan modelos gráficos en el diseño de sistemas de información. Muchas de las herramientas que el analista de sistemas y el programador usan son de naturaleza gráfica.

Modelo matemático.-Al modelo matemático se debe la mayor parte del interés actual en el modelo de negocios. Cualquier formula o ecuación matemática es un modelo matemático, algunos modelos matemáticos son de cientos o incluso miles de ecuaciones. Por ejemplo un modelo de planificación financiera creado por la Sun Oil Company durante los primeros años de sus sistema de información gerencial usaba aproximadamente 2000 ecuaciones. Los modelos grandes de este tipo tienden a ser complejos y difíciles de usar. La tendencia actual es hacia modelos más pequeños cuyo propósito es ayudar a cientos gerentes a resolver problemas específicos.Una gran ventaja del modelo matemático es la precisión con que describe las relaciones entre las partes de un objeto. Las matemáticas manejan relaciones que se expresan en más de las dos dimensiones del modelo grafico o las tres dimensiones del modelo físico. Para el matemático y para el gerente que reconoce la complejidad de los sistemas de negocios, la capacidad multidimensional del modelo matemático es muy valiosa.

USO DE LOS MODELOS

Los cuatro tipos de modelos facilitan tanto la comprensión como la comunicación. Los modelos matemáticos tienen además una capacidad de predicción.

Facilitar la comprensión.- Un modelo generalmente es más sencillo que su entidad. Es más fácil entender la entidad si sus elementos y sus interrelaciones se presentan de manera simplificada.

Los cuatro tipos de modelos llegan a variar en sus detalles. Un modelo físico puede representar sólo las características de interés; una narrativa puede reducirse a un resumen; un diagrama puede mostrar sólo las principales relaciones; y una ecuación matemática puede contener sólo ingredientes primarios. En cada caso, se procura presentar el modelo en una forma simplificada. Una vez que se han entendido estos modelos sencillos, se puede hacer más complejos gradualmente para representar con mayor exactitud sus entidades. Sin embargo, los modelos sólo representan sus entidades, nunca son idénticos a ella.

Facilitar la comunicación.- Una vez que la persona que va resolver un problema entiende la entidad, es común que necesite comunicar ese entendimiento a otros. Quizá el analista de sistemas deba comunicarse con el gerente o con el programador. O tal vez el gerente deba comunicarse con otros miembros del equipo que va resolver el problema. Los cuatro tipos de modelos comunican información con rapidez y exactitud a las personas que entienden el significado de las formas, palabras, gráficos y formulas matemáticas. Predecir el futuro.- La precisión con que el modelo matemático puede representar su entidad lo confiere una capacidad especial que no pueden ofrecer los otros tipos de modelos. El modelo matemático puede predecir lo que puede ocurrir en el futuro, pero no es 100% exacto. Ningún modelo es tan bueno. Dado que casi siempre es necesario suponer cosas acerca de gran parte de los datos que se alimentan al modelo, el gerente debe aplicar su juicio e intuición para evaluar los resultados.

EL MODELO GENERAL DE SISTEMASTeniendo un enfoque general podemos describir el uso de las computadoras en los negocios, lo que permite aplicar los principios a cualquier tipo de sistema de información en cualquier tipo de organización. Utilizamos como fundamento principal de nuestra descripción al “Modelo general de sistemas de compañía”. Se trata de un diagrama gráfico que acompañado de una narrativa que representa a todas las organizaciones de manera general, empleando un marco de referencia de sistemas.

El sistema físico Existen sistemas abiertos y sistemas cerrados, los sistemas abiertos interactúan con su entorno, mientras que los sistemas cerrados no lo hacen. A nosotros nos interesan principalmente los sistemas abiertos.

En la figura 1 se muestra el sistema físico de la compañía que transforma recursos de entrada en recursos de salida. Los recursos de entrada provienen del entorno de la compañía, ocurre una transformación y se devuelven recursos de salida al mismo entorno. Por tanto el sistema físico de la compañía es un sistema abierto, que interactúa con su entorno por medio de flujos de recursos físicos.Figura 1

Recursosde entrada

Recursosde salida

Proceso de transformación

Aunque la figura 1 representa cualquier tipo de compañía, resulta especialmente fácil percibir su correspondencia con una operación de manufactura en la que materias primas se transforman en productos terminados. Los otros tres recursos físicos -maquinas, dinero y recursos humanos- también fluyen.

Flujo de materiales.- Los materiales de entrada se reciben de los proveedores de materias primas, pieza y componentes ensamblados. Estos materiales se conservan en un área de almacenamiento hasta que se requieren para el proceso de transformación. Luego pasan a la actividad de manufactura. Al término de la transformación, los materiales, que ahora están en su forma acabada, se colocan en un área de almacenamiento hasta que ser entregados a los clientes.

En una empresa manufacturera, son dos áreas funcionales que intervienen en este flujo de materiales. La función de manufactura transforma la materia prima en productos terminados y la función de mercadotecnia distribuye los productos finales a los clientes. Estas dos áreas deben funcionar juntas para facilitar el flujo de materiales.

Flujo de personal.- Las entradas de personal se originan en el entorno. Los prospectos de empleados llegan de la comunidad global y tal vez de los sindicatos laborales y los competidores. Este aporte de personal generalmente es procesado por la función de recursos humanos y luego se asigna a diferentes áreas funcionales. Mientras están en esas áreas, los empleados intervienen en el proceso de transformación, ya sea de manera directa o indirecta. Algunos de los empleados salen de la compañía poco tiempo después de ingresaren ella. Otros se quedan hasta su retiro. La función de recursos humanos procesa la terminación, y el recurso se devuelve al entorno. Flujo de maquinas.- Las maquinas se obtienen de proveedores y por lo regular permanecen en la compañía durante largos periodos, de tres a veinte años aproximadamente. Tarde o temprano, todas las maquinas regresan al entorno en forma de cambios por modelos nuevos o como chatarra.

Mientras están en la compañía, las maquinas casi nunca se almacenan, mas bien están disponibles continuamente, ya sea como camiones de carga en la mercadotecnia, calculadoras de escritorio en el departamento de contabilidad, o prensas taladradoras en la división de manufactura. En virtud de tener fuentes de suministro especiales, no almacenarse dentro de la compañía y tener destino de desecho especiales, el flujo de maquinas es el mas directo de los flujos de recursos físicos. Por otra parte, el control del flujo de maquinas esta disperso entre todas las áreas que usan las maquinas.

Flujo de dinero.- El dinero se obtiene primordialmente de los dueños, que proporcionan capital de inversión, y de los clientes de la compañía, que proporcionan ingresos por ventas. Otras fuentes incluyen las instituciones financieras, que otorgan

Recursosde entrada

Recursosde salida

Proceso de transformación

Mecanismode control

préstamos y pagan intereses por inversiones, y el gobierno, que proporciona dinero en forma de préstamo y subvenciones.Aunque varias fuentes proporcionan dinero, la responsabilidad primaria de controlar el flujo de dinero recae la función financiera.

El flujo de dinero a través de la firma es inusitado en un sentido. Casi nunca interviene dinero físico. Mas bien, hay un flujo de algo que representa dinero: cheques, vales de tarjeta de crédito e incluso aquí esta cediendo terreno a otras formas de pago. Así, el flujo de dinero conecta a la compañía con sus instituciones financieras, clientes, proveedores, accionistas y empleados. En algunos casos, la compañía retiene fondos especiales durante largo tiempo. Un ejemplo es un certificado de depósito a cinco años. En otros casos hay un recambio rápido de dinero, como cuando los ingresos por ventas se convierten rápidamente en cheques a pagar a proveedores y empleados.

El sistema conceptual.- Algunos sistemas abiertos pueden controlar sus propias operaciones, otros no. El control se logra por medio de un ciclo que se incorpora en el sistema. El ciclo, llamado “ciclo de retroalimentación”, proporciona un camino para que viajen señales de sistema. El mecanismo de control es un dispositivo de algún tipo que usa las señales de retroalimentación para evaluar el desempeño del sistema y determinar si se requieren acciones correctivas.

Sistemas de ciclo abierto.- Un sistema sin sistema de retroalimentación ni mecanismo de control se denomina sistema de ciclo abierto. El sistema de la figura 1, además de ser un sistema abierto, es un sistema de ciclo abierto. No hay retroalimentación del sistema para efectuar cambios necesarios en el mismo.

Es probable que haya unas cuantas compañías de negocios del ciclo abierto. Son sistemas abiertos, pero los mecanismos de retroalimentación y control no funcionan como debieran. Las compañías se embarcan en un curso determinado y nunca cambian de dirección. Si se salen de control, nada se hace para restablecer el equilibrio, y se tiene como resultado la destrucción del sistema (quiebra).

Figura 2

Sistemas de ciclo cerrado.- En la figura 2 se muestra un sistema de ciclo cerrado, que cuenta con un ciclo de retroalimentación y un mecanismo de control. Un sistema así puede controlar sus salidas haciendo ajustes a sus entradas.

TEMA II

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

   

La Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia.

Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

  Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.     En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:     El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.       A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.

ADMINISTRACION Dinámica

Planeación Organización Dirección Control- ¿Qué es lo que se quiere hacer?- ¿Qué se va a hacer?

- ¿Cómo se va a hacer?

- Verificar que se haga

- ¿Cómo se ha hecho?

 Metas establecidas de la organización

 La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras disciplinas.   Administración:   

Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es suceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc.Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener determinados resultados.Unidad temporal. Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.Especificidad. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante. Su Importancia.     

1. Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible par el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.

2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

4. A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relacione humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

       CIENCIAS TÉCNICAS Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN

     La administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas.

Ciencias sociales     Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter es eminentemente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como:Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras. Muchos de los principios administrativos fueron tomados de la sociología y de la sociología industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administración son: estudio sobre la estructura social de la empresa, sociogramas, etc.Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades, comportamientos y operaciones. La psicología industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en áreas tales como: selección de personal, pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas de

motivación, incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de orientación, estudios sobre ausentismo, etc.Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Esta disciplina delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La estructura organizacional de la empresa así como los principios de la administración, deben respetar el marco legal en el que se desarrollen. El administrador debe conocer los ordenamientos vigentes en las áreas de: derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral, a fin de poder manejar adecuadamente la empresa.Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres en la producción, distribución y consumo, de los bienes y servicios. La economía aporta valiosos datos a la administración: disponibilidad de la materia prima, situación del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportación e importación, balanza de pagos, etc.Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. La antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el comportamiento humano. Los intereses de grupo: religiosos, étnicos, etc., influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo; de ahí la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones.Ciencias exactas      Ciencias exactas son aquéllas que sólo admiten hechos rigurosamente demostrables:Matemáticas. No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y control. sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas, específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones, estadística, etc. 

CIENCIAS SOCIALESDerecho Economía Psicología Sociología Antropología

   

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

     La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.     Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

 

PLANIFICACIÓN

Planificación- Metas- Objetivos- Estrategias- Planes

Control- Normas- Medidas- Comparaciones- Acción

Organización

- Estructura - Administración de recursos humanos

Dirección- Motivación - Liderazgo - Comunicación - Comportamiento - Individual y de grupo

CIENCIAS EXACTAS

Matemáticas

     Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.     La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades.     Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?).     La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.     Da dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los empleados saben a donde va la organización y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.     Sin la planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacía sus objetivos de manera eficiente.     Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos aptos para alcanzarlos. Además son guía para:

- Que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos.- Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.- Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.     El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organización. A continuación se establecen metas para cada una de las subunidades de la organización. Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática.     Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.     Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de la organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años. Planes estratégicos y operativos

Los planes que tienen aplicación en toda la organización, que establecen los planes generales de la empresa y buscan Posicionar a la organización en términos de su entorno sonllamados planes estratégicos. Los planes que especifican los detalles de cómo serán logrados los planes generales se denominan planes operativos. Se han identificado tres diferencias entre los planes estratégicos y los operativos.Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 año) y Largo Plazo (Más allá de 5 años)Especificidad: Específicos (claramente definidos), Direccional (flexibles, establecen guías generales).Frecuencia de uso: Uso único (son generados para una situación Única), Permanente (planes continuos para actividades repetidas)

Objetivos

     Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones

enteras. Dan dirección a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los logros pueden ser medidos. Estableciendo OBJETIVOS 

Convertir la visión en específicos blancos de acción. Crear normas para rastrear el desempeño. Presiona a ser innovadores y enfocados. Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.

 

Tipos de objetivos requeridos 

Objetivos Financieros Resultados enfocados en mejorar el desempeño financiero de la compañía.

Objetivos estratégicos Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posición de negocios a largo plazo.

ORGANIZACIÓN El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra "organismo". Este implica necesariamente:

a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento.b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin común o identico.c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una acción distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista del fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a una teología específica.

     Nosotros la definimos: "Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados".     Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.  Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos. Los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.      La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

a) La organización se refiere a estructurar quizás la parte más tipica de los elementos que corresponden a mecánica administrativa.b) Por lo mismo, se refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades".c) Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "están por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.d) La organización nos dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa, en el sentido de qué puesto y no cuál persona.

Su importancia

1. La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge completamente y llega hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser una empresa. 2. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones han hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico. Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.3. Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos que Urwiek llama mecánica administrativa, y los aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".

DIRECCIÓN

     Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.     Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener éstos resultados:     a) En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de ser productivas.     b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.     Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.  La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.     Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.          Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

CONTROL

Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qué actividades se han realizado y haber comparado el desempeño real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la organización. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control.     El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta de tres elementos primordiales:

1. Establecer las normas de desempeño.2. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.     

Existen tres enfoques diferentes par diseñar sistemas de control: de mercado, burocrático y de clan.

     El control de mercado es un enfoque par controlar que se centra en el empleo de mecanismos de mercado externos, como la competencia de precios y la participación relativa en el mercado, para establecer las normas empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea generalmente en organizaciones donde los productos y servicios de la firma están claramente especificados, son distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado. El control burocrático se concentra en la autoridad de la organización y depende de normas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas. El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización que son compartidos.

El control es importante, por que es el enclace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no.  Este proceso permite que la organización vaya en la vía correcta sin permitir que se desvíe de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas también es parte inherente del proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la práctica, el proceso administrativo no incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:

El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y  Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.

TEMA IIILA EMPRESA

En el sistema económico actual la empresa es un factor fundamental para el desarrollo

económico. Aunque su función principal es la producción de bienes y servicios,

también tiene importancia como agente social generador de empleo y riqueza.

En la Empresa se combinan recursos humanos, tecnología, recursos financieros y la

organización que aporta el empresario o directivos de la empresa. Todo ello con fin de

conseguir un objetivo, normalmente económico, y con la necesidad de ser eficiente y

rentable.

La empresa actual, es el resultado de una evolución histórica, que desde la pequeña

empresa de carácter artesanal, va evolucionando hacia las grandes empresas

comerciales de la etapa Mercantilista, y posteriormente hacia la la gran empresa

productora de la época de la Revolución Industrial, para llegar finalmente a la etapa de

la gran empresa financiera que hoy conocemos.

1. DEFINICIONES

En la actualidad podríamos establecer diversas definiciones del Concepto de Empresa bajo la óptica del libre mercado y atendiendo a diversos aspectos: económico, jurídico, tecnológico, etc.

A. Aspecto Económico-financiero: La empresa realiza la función de crear riqueza para retribuir a los factores productivos, contribuyendo al desarrollo económico de la sociedad.

B. Aspecto jurídico-mercantil: La empresa está constituida por un patrimonio adscrito a un fin mercantil -con ánimo de lucro- y genera relaciones contractuales con agentes externos e internos -accionistas, trabajadores, clientes, bancos, Administración Pública, etc.-

C. Aspecto tecnológico-productivo: La empresa combina factores de producción que permiten la obtención de los bienes o servicios demandados por la sociedad o el mercado.

Globalmente la empresa es un sistema con un conjunto de elementos o subsistemasInterrelacionados entre sí para intentar conseguir los objetivos empresariales.

El conjunto de la actividad de las empresas de una comunidad, contribuye decisivamente a establecer las magnitudes y los indicadores económicos de la misma.

Una empresa es el ejercicio profesional de una actividad económica

planificada, con la finalidad o el objetivo de intermediar en el mercado de

bienes o servicios, y con una unidad económica organizada en la cual ejerce su

actividad profesional el empresario por sí mismo o por medio de sus

representantes. Es decir que la empresa es considerada como “una unidad

económica de producción o distribución de bienes o servicios para satisfacer

las necesidades de un mercado”.

En economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de

satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos

materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los

factores de producción, capital y trabajo.

La empresa es una "unidad basada en la nota de organización económica,

autonomía económica, libertad de organización, sometimiento a los principios

de la libre economía y libre competencia, satisfacción de las necesidades

sociales y finalidad de obtención de beneficios".

Se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos,

técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o

bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que

toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que

fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y

capital.

2. CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS

Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en

qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. dichas empresas,

además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a continuación se

presentan los tipos de empresas según sus ámbitos.

Según la actividad o giro

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:

1. Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de

bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las

industrias, a su vez, se clasifican en:

A. Extractivas: Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea

renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras,

madereras, mineras, petroleras, etc.

B. Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos

terminados, y pueden ser:

a) De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las

necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vertir, alimentos,

aparatos eléctricos, etc.

b) De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria

ligera, productos químicos, etc.

2. Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se

clasifican en:

a) Transporte

b) Turismo

c) Instituciones financieras

d) Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)

e) Servicios privados (asesoria, ventas, publicidad, contable, administrativo)

f) Educación

g) Finanzas

h) Salubridad

Según la forma jurídica

Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus

propietarios. Podemos distinguir:

Empresas individuales: si solo pertenece a una persona. Esta puede responder

frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada,

o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de las

empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más

sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de

carácter familiar.

Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro

de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la

sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada

Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.

Según su dimensión

No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa

grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la

empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio,

número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de

trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada

a continuación:

a) Microempresa si posee menos de 10 trabajadores.

b) Pequeña empresa: si tiene menos de 50 trabajadores.

c) Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.

d) Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.

Según su ámbito de actuación

En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se

pueden distinguir:

Empresas locales

Regionales

Nacionales

Multinacionales

Transnacionales

Mundial

Según la cuota de mercado que poseen las empresas

Empresa aspirante: aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota frente al líder

y demás empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos que se plantee,

actuará de una forma u otra en su planificación estratégica.

Empresa especialista: aquélla que responde a necesidades muy concretas, dentro de

un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los competidores y en el que

pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este segmento debe tener un tamaño

lo suficientemente grande como para que sea rentable, pero no tanto como para atraer

a las empresas líderes.

Empresa líder: aquélla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones,

publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el

mercado.

Empresa seguidora: aquélla que no dispone de una cuota suficientemente grande

como para inquietar a la empresa líder.

Según la titularidad del capital

Empresa privada: si el capital está en manos de particulares

Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado

Empresa mixta: si la propiedad es compartida

Empresa de autogestión: si el capital está en manos de los trabajadores

Empresa privada, entidad que desempeña una actividad económica dentro del sector

privado. La empresa privada y el sector privado son términos que se pueden emplear

de una forma indiferenciada. El factor que distingue ambos términos es que el sector

privado se refiere a la totalidad del segmento de la economía que no pertenece al

Estado, y la empresa privada se refiere de un modo más concreto a una empresa

individual que corresponde a dicho sector. La empresa privada asume todos los

riesgos inherentes a una actividad económica, aunque estos riesgos se pueden reducir

gracias a subvenciones públicas y otras ayudas del Gobierno. Los individuos que

crean una empresa privada buscan la obtención de beneficios o ganancias, a

diferencia de los administradores de una empresa del sector público, que puede tener

otros objetivos distintos al de la maximización de beneficios. Por regla general, las

empresas públicas obtienen menores beneficios que las empresas privadas. Algunas

incluso incurren año tras año en cuantiosas pérdidas, y sobreviven gracias a

subvenciones o subsidios. Otras organizaciones controladas por el Gobierno, como las

responsables de la sanidad pública, no tienen entre sus objetivos la obtención de

beneficios, sino tan sólo el proporcionar ciertos servicios sujetos a una limitación

presupuestaria. Sin embargo, muchos gobiernos, sobre todo de corte conservador,

fomentan la participación de la empresa privada en este tipo de servicios públicos.

Empresa pública, entidad institucional con personalidad jurídica propia, constituida

con capital de titularidad estatal en su totalidad o de modo parcial, cuya finalidad es la

realización de actividades productivas o la prestación de un servicio en régimen de

Derecho privado.

La diversidad de las empresas públicas es tal que, a veces, resulta difícil identificarlas.

Así, por ejemplo, no se debe identificar la empresa pública tan sólo con las empresas

nacionalizadas ya que, aunque todas las empresas públicas tienen un capital público

—al menos en parte—, no todas surgen a partir de un proceso de nacionalización.

Lo que en la práctica caracteriza o diferencia a una empresa pública de otra privada es

su relación con los poderes públicos. A diferencia de la empresa privada, la empresa

pública no busca la maximización de los beneficios, las ventas o la cuota de mercado,

sino que busca el interés general de la colectividad a la que pertenece, aunque este

interés pueda, en ocasiones, ir en contra de los objetivos anteriores que rigen la

actuación de la empresa privada. Por ello, el proceso de toma de decisiones de la

empresa pública difiere de aquellas que pertenecen al sector privado en tanto en

cuanto el poder de iniciativa parte del Estado, que lo ejerce estableciendo sus

objetivos y controlando su actividad; el poder de gestión pertenece a las propias

empresas, que lo llevan a cabo a través de sus propios órganos aunque, a menudo,

los directivos y administradores son nombrados por el Gobierno. Es frecuente también

que los trabajadores y los usuarios, mediante las asociaciones de consumidores, estén

representados en los órganos decisores.

Las empresas públicas, que constituyen la mayor parte del sector público de la

economía, y que son uno de los principales medios utilizados por los Gobiernos para

intervenir en la economía, tienen una relevancia económica muy destacada, no sólo en

términos cuantitativos (por su volumen de negocios, su participación en el producto

interior bruto (PIB), número de empleados, etcétera), sino también debido a que se

sitúan en sectores productivos clave.

La diversidad de empresas públicas es muy amplia, por lo que su modo de actuar e

intervenir en los mercados depende directamente del país y del sector al que

pertenezcan.

Por otra parte, la diferenciación entre empresa pública y empresa privada no es

absoluta. Por un lado, existen empresas mixtas, cuyo capital social es en parte

público y en parte privado. Asimismo, una empresa privada puede convertirse en

empresa pública si el Gobierno decide nacionalizarla. De forma análoga, una empresa

pública puede pasar al sector privado tras un proceso de privatización.

3. OPERACIONES QUE REALIZA LA EMPRESA

El tipo de actividades de la empresa será distinto según el objeto de su explotación

principal (industrial, comercial, agropecuaria, minera, etc.)

A título de ejemplo, se señalará a continuación la secuela normal de operaciones de

una empresa industrial y comercial que constituye lo que se denomina ciclo operativo,

el que esta determinado por las siguientes fases:

a) Comprar materias primas y otros insumos.

b) Pagar las compras realizadas (paso que puede ser también posterior).

c) Vender los bienes producidos.

d) Cobrar las ventas efectuadas.

4. RECURSOS QUE LA EMPRESA UTILIZA

Para cumplir con sus actividades, toda empresa requiere elementos que le permiten

cumplir con el referido ciclo operativo.

Todo el conjunto de elementos con que la empresa opera puede denominarse

globalmente recursos humanos (plantel directivo y laboral encargado de llevar a cabo

las actividades del ente)

De acuerdo al grado de permanencia de su relación con la empresa sus bienes

pueden ser clasificados de acuerdo a lo siguiente:

a) Recurso de rápida movilidad:

1. Efectivo.

2. Bienes objeto de compra y venta.

3. Importes a cobrar surgidos de la venta de mercadería.

4. Los bienes en los que pudiera haberse invertido alguna suma de dinero

que no requiera ser utilizado de inmediato.

b) Recursos de carácter permanente:

1. Los edificios donde se llevan a cabo las actividades de producción,

comercialización y administración en tanto sean propiedad de la

empresa.

2. Equipos, maquinas, motores y otros elementos

utilizados en el proceso productivo.

3. El mobiliario necesario para la ejecución de labores comerciales y

administrativos (escritorios, vitrinas, computadoras, maquinas de

calcular, etc.)

4. Los derechos exclusivos al uso de determinados procesos industriales

(patentes de invención) o nombres (marcas comerciales).

5. Ciertos intangibles como el prestigio logrado por la empresa y/o sus

productos, la clientela obtenida, etc.

6. Los bienes adquiridos como inversión permanente al margen de la

actividad principal del negocio, pero en atención del objetivo amplio de

obtener ganancias (por ejemplo participaciones en otras sociedades,

inmuebles adquiridos para su alquiler a tercero, etc.)

5. ORIGEN DE LOS RECURSOS

El origen de los recursos de que dispone la empresa puede originarse de diversa

naturaleza como ser:

a). Aportes de los propietarios es un ejemplo la compra de una maquina aportado

por partes iguales por los socios de una sociedad de responsabilidad limitada.

b). Crédito otorgado por el vendedor del recurso; es el caso en las que se

adquieren materias primas al ser pagadas al proveedor a x días de su entrega,

se entrega la deuda documentada o no, por medio de letras de cambio o

pagares.

c). Crédito otorgado por otros terceros; La financiación no esta específicamente

referida a un bien, si no que el dinero se obtiene en préstamo y puede

destinarse a incrementar cualquiera de los recursos necesarios. Así por

ejemplo: De un préstamo recibido podría destinarse el 40% aumentar la

existencia de mercaderías, el 30% a instalar nuevo mostrador y a refaccionar el

local de ventas, el 20% a soportar la conexión de mayores plazos a los clientes

tonel objetivo de incrementar las ventas y el 10% a incrementar el efectivo para

afrontar obligaciones de próximo vencimiento.

Para lograr determinados fines, los seres humanos se agrupan en organizaciones

entes en que se fija uno más objetivos básicos, así como ciertas normas específicas

que deriva de ellos, ejerce cierta actividad para lograr tales objetivos y metas y

requieren el empleo de determinados recursos.

Las empresas realizan diversas operaciones, entre las que se incluyen las de comprar

insumos, pagarlos, transformar los mismos en nuevos productos, vender estos y

cobrar las ventas efectuadas.

Los recursos mencionados pueden adquirirse asumiendo obligaciones con terceros,

mediante aportes de los propietarios o por medio de la reinversión de ganancias.

6. IMPORTANCIA DE EMPRESA

Es la única forma de realizar la producción de bienes o servicios. Su organización

técnica y legal hace de ella un organismo que promueve el desarrollo económico y

social.

6.1 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA EMPRESA

Los elementos fundamentales de la empresa se resume en:

Bienes materiales, Recursos Humanos y Sistemas.

a) Bienes materiales

Son los elementos cuantitativamente mensurables en términos económicos y pueden

ser tangibles e intangibles.

b) Recursos HumanosRepresentan el elemento activo de la empresa y son los encargados de utilizar los

bienes y personas (Sistemas de producción de comercialización) .

6.2 SU CONTEXTO EVOLUTIVO

Es necesario que la empresa se integre estrechamente en los diversos conjuntos

económicos que condicionan su actividad.

Mas que nunca, la estrategia empresarial esta en función del medio exterior; y el papel

del administrador, es supervisar la evolución del contexto de la empresa, previniendo

incluso esta evolución con el fin de cuidarla adecuadamente.

El contexto evolutivo en el que se desenvuelve la empresa es:

Los circuitos económicos.

El medio ambiente de la empresa.

El papel (o rol) del estado.

TEMA IVLOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS Y SUDESARROLLO

1. Importancia de la teoría de sistemas

Un sistema es algo más que la suma de todos sus componentes considerados individualmente. El hecho de incluso conocer cada componente y tratar de armar el “rompecabezas” puede dejar cosas por el camino. Muchas veces el conocimiento que se adquiere a través de la fragmentación de una realidad compleja en pequeñas realidades introduce simplificaciones que comprometen el conocimiento que luego se pueda tener del todo.

Así la Teoría de sistemas consiste en observar las cosas y fenómenos como elementos de cosas y fenómenos más grandes. Concibe al todo como un conjunto de sistemas dentro de otros sistemas, que ejercen influencia mutua entre sí. Las organizaciones se conciben perfectamente como sistemas, de tal forma que son susceptibles de ser analizadas mediante la TGS y la TS.

Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente. También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

Subsistemas que forman la Empresa:a) Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia. b) Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos. c) Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

2. Que son los sistemas de información administrativos

En la actualidad el desarrollo tecnológico es constante, y por estas variaciones dinámicas en el ambiente en el que se desarrollan las organizaciones modernas, se plantea la necesidad de adaptarse a transformaciones de manera inmediata.

La Alta Dirección empresarial durante muchos años, han reconocido que la información contable tradicional utilizada para el cálculo de utilidades ha tenido un valor limitado para el control. Sin embargo existen muchas empresas donde estos son los únicos datos que se recopilan periódicamente.

No obstante, la gran mayoría de las empresas están conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento.

La innovación, la rapidez, el servicio de gran calidad y el ritmo al que se mejora y aplica el conocimiento constituyen las nuevas reglas del juego. En el mundo de hoy, la

dedicación y la aportación de fuerza laboral son decisivas y la información es el arma esencial en esta batalla.

Mientras que los directivos vean la información como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para mejorar la empresa, serán incapaces de apreciar los beneficios que conlleva la elaboración de nuevos sistemas de información basados en la relevancia de estas informaciones para la gestión empresarial.

La empresa en cada una de las áreas de funcionamiento se ve en la necesidad de tomar decisiones, desde la más insignificante hasta aquella que tiene que ver con su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base de datos lo más certera posible sobre la cual descansen esas decisiones.

Como es de suponer, esta información necesaria para tomar las decisiones no aparece casualmente, sino que es recopilada mediante un sistema informativo que abarca su recepción, elaboración, registro y transmisión.

SISTEMAS DE INFORMACION

Los sistemas de información surgen aun cuando el hombre no tenía conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba en paredes animales, símbolos o adquiría conocimiento de los diferentes animales.

Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y demás especialistas que lo utilizan como fuentes de información para bases de cálculos estadísticas, o como punto de partida para diferentes análisis y proyectos.

En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las distintas funciones (contabilidad, medios básicos, inventarios, personal, etc.), pero para la administración se necesita una mayor disponibilidad de la información, por eso se debe crear un Banco de Datos Central o Base de Datos Centralizada.

El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas áreas, y del entorno, agrupando la información para que pueda estar a disposición de toda la organización.

El Sistema de Información (SI), se empareja con las tecnologías de la información (TI) por ser un sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI y son la herramienta básica para diseñar los SI.

El SI es un proceso de planificación diseño y análisis y control de los datos, que afecta a todo el núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros de la información tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar las operaciones básicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a las decisiones de planificación, diseño, ejecución, y control que realiza.

3. Componentes básicos de un SIA

En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de elementos de los cuales se infiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es acentuada por elevados volúmenes de información que deben ser manejados.

Esta dificultad ha traído consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informáticos y tecnológicos para automatizar el funcionamiento de los Sistemas de Información y de esta manera disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.

El sistema informativo esta comprendido por una serie de elementos que se detallarán a continuación:

Documentos: Manuales, los impresos, u otra información descriptiva que explica el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos.

Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto.

Bases de Datos: Es la colección de datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la información.

Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.

Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de extraer o suministrar la información en/de los soportes magnéticos.

Software: Es el conjunto de programas de computación encargados de suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación requerida.

4. FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACION

El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos:

o Funciones de captación y recolección de datos. o Almacenamiento de la información o Tratamiento de la información o Distribución de la Información

a) Captación y Recolección de Datos:

Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha información a través del SC a los órganos del SI, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la captación de información depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a más cambios, sin dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de forma puntual.

b) Almacenamiento:

Una vez filtrada la información relevante, ésta se almacenará, puede ser en un lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables, tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información, quien determine el sistema a adoptar.

También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento.

El acceso a la recuperación de la información por parte de los usuarios, puede realizarse a través de códigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la información puedan acceder a ella.

c) Tratamiento de la Información :

Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera.

Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costes que representan, esto ha hecho que se generalice su uso.

d) Distribución y Diseminación :

Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta interpretación, además existe la necesidad de que alguna información acerca de la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolución de problemas y adopción de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias áreas de la empresa.

5. CONTROL E INFORMACION. LA INFORMACION COMO BASE DEL SISTEMA DE CONTROL

Es de gran importancia para los sistemas de información el conocimiento de la diferencia entre información y dato.

Bishop plantea que: "Información es un término general que abarca hechos y representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido generalmente aceptado. La información puede ser vital o trivial, verdadera o falsa"

En cuanto a dato, es más precisa la definición, los datos son información en forma codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador. En otras palabras son representaciones de la información. Pueden usarse como objetos individuales pero con mucha más frecuencia se encuentran en grandes conjuntos dotados de una estructura, los datos son significativos en si y en relación con la estructura a la que pertenecen.

Es importante destacar que los datos por si solo carecen de significado, solo adquieren este cuando son interpretados convirtiéndose así en información útil

George W. Reynolds define:

DATO: Es la colección desorganizada de hechos que no han sido procesados en informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentrañadas. Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o eventos. El dato es la personificación material de la información, constituye su base, por dato se entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en él, utilizarlo.

Lo que constituye datos para unos puede ser información para otros y viceversa; todo está en dependencia del usuario y de las características del trabajo que se quiera realizar, es decir, la información que necesitan los directivos varía con la naturaleza

del trabajo que efectúan, según el nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan.

Al establecerse la delimitación entre dato e información, así como la definición de las informaciones a utilizar a todos los niveles de dirección se dan grandes pasos de avance en el establecimiento de los sistemas de información y son precisamente estos sistemas los que proporcionan la información que le permitirá al control fijar niveles de desempeño con objetivos de planeación, comparar el desempeño real con esos niveles determinados de antemano, determinar si hay desviaciones, medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible.

INFORMACION: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos.

En contradicción a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de servicios, lo que es dato para un cliente es información para el proveedor-procesador.

Según Reynolds los datos tienen las siguientes características: exactitud, totalidad, pertinencia, oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la información del dato estas cinco características pueden ser aplicables a ellas.

En cambio para que la información sea útil al investigador, ha de reunir las siguientes cualidades:

1. Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o hecho.

2. Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso 3. Pertinencia: debe relacionarse con la situación en cuestión. 4. Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para

entender la situación. 5. Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante

frecuencia para actualizarlos. 6. Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y

futuros. 7. Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un área de interés. 8. Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas. 9. Forma de Presentación: Las tablas de números o las presentaciones gráficas

de información, son las firmas escritas o impresas más comunes. Puede incluir además una presentación verbal.

La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a su vez son el resultado de las continuas observaciones y apuntes que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros fósiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de su propia atmósfera, o como resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o sistemas.

Por tanto la información es aquel dato procesado para un nivel técnico o social a partir de datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al contexto en que este se desarrolla, siendo así la base estadística para toda investigación.

La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir información sobre lo que está funcionando bien o lo que está funcionando mal determinan, en gran medida, la eficacia que tendrán los sistemas de control.

La información es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor medular que ayuda a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se desempeñan las empresas de hoy en día.

No es posible que hablemos de control sin hablar de información. La efectividad del proceso de control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de información. El sistema de información que se diseñe debe servir para controlar aquellas actividades de vital importancia en la administración.

Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores críticos de sus planes y de las operaciones que requieren control, debiendo utilizar técnicas e información apropiadas para ellos. Los sistemas de control y la información pretenden ayudar a cada administrador a llevar a cabo su función de control, es por eso que deben ser elaborados a la medida de cada uno de ellos.

Para esto se hace necesario:

o Evitar la información sobrante. Es común encontrar en las organizaciones de vez en cuando a alguien quejándose de la falta de información, lo que en ocasiones puede ser cierto, pero en la mayoría de los casos lo que sucede es lo contrario, es decir, que se dispone de grandes volúmenes de información, mucha más de la necesitada y las personas no saben discernir entre lo que constituye información relevante y la que no lo es, se ahogan en un mar de papeles y comienzan a culpar a sus jefes de que les informan poco. Incluso pueden prestarle atención a informaciones que no le son útiles, olvidando las que les son imprescindibles.

o Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente información. No obstante, con frecuencia, los directivos reciben demasiada información irrelevante e inútil. Si reciben más información de la que pueden utilizar en forma productiva, quizás pasen por alto la información sobre problemas graves.

o Conocer que existen asuntos de los que es obligatorio informar, pero otros que seria imprudente mostrar a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden resultar.

o Conseguir que la información sea lo más completa y exacta posible: la omisión de algún acontecimiento, puede llevar a una valoración errónea de la situación y, por tanto, a una decisión desafortunada e incompleta. Mientras más exacta sea una información, más calidad tendrá y podrá recurrirse a ella con más confianza a la hora de tomar decisiones. Sin embargo, en general, el costo de obtener información aumenta conforme a la calidad deseada; se eleva. Si una información de mejor calidad no suma nada a la capacidad del directivo para tomar la decisión, entonces no vale el costo extra.

o Lograr que la información sea oportuna de forma tal que este disponible a tiempo para intervenir. El momento oportuno dependerá de la situación. El dirigente no debe tener la información ni antes ni después de lo que la necesita, ya que una anticipación podría distraer su atención hacia cosas que no le son útiles en ese momento y una información tardía imposibilita la toma de decisiones en el momento preciso.

o La información ofrecida por un sistema de información debe estar al alcance de la persona indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las medidas adecuadas.

o Evitar la redundancia de la información. Aunque pueda parecer que la repetición de datos por varios canales informativos es beneficiosa; no lo es, ya que generalmente ninguna información obtenida por dos o más fuentes coincide, lo cual hace dudar de su veracidad. En cambio al obtenerla mediante un emisor único este se siente comprometido a que sea la más veraz posible, pues de lo contrario será suya la responsabilidad de no tomar correctamente la decisión correspondiente

o La información debe llegar en forma clara y legible a los que van a hacer uso de ella. Se deben eliminar los tecnicismos y complicaciones que entorpecerían la labor del dirigente.

o La información que reciben los directivos debe ser relevante para sus funciones y labores. El director de recursos humanos seguramente no necesita saber cuántos son los niveles de inventarios, y el director a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la condición del personal de otros departamentos.

o Lograr que la información vaya acompañada de una buena dosis de motivación, de forma tal que aquel que recibe las indicaciones, si estas son emitidas con claridad, las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar decisiones.

Para brindar esta información a los directivos se utilizan los sistemas de información administrativa que están diseñados para ofrecer a los administradores la información relevante y oportuna para tomar decisiones óptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de mantener una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de información casi en todas las categorías funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia, finanzas, recursos humanos, investigación y desarrollo y planeación estratégica. Además, en el entendido de que "la información es poder", los sistemas de información administrativa pueden representar un activo muy valioso.

Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se han comprometido en serio con la función de los sistemas de información administrativa han creado el puesto de director de información, encargado de supervisar sus operaciones, de igual manera que un director general es responsable a final de cuentas de la organización entera.

Factores claves en los sistemas de información administrativa

Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas tecnologías para abordar los problemas de la gestión. Están ejerciendo una considerable influencia en las compañías que se dedican a la producción y venta de tecnologías de la información.

Los Sistemas de Información Administrativa se han convertido en el reto estratégico más importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosión de interés ha venido dada por los siguientes factores tecnológicos y económicos.

1. La presión para operar a escala mundial y para competir con corporaciones globales integradas, en el contexto de una economía recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar, rápidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones rápidas y consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la fuerte presión de tener que contar con una información fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas en el momento adecuado.

2. Los avances en la tecnología de los sistemas de inteligencia artificial están siendo evaluados en la actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de Sistema de Información Administrativa que las grandes empresas contemplan para el presente y los próximos años.

3. Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad automatizada para racionalizar un gran número de imponderables complejos, que es perfectamente aplicable a una lógica basada en un árbol de decisión.

A finales de la década de los 80 y durante los años 90, se produjo un gran avance con la aparición de software especialmente diseñados para el directivo. Estos productos ponían el énfasis en la simplicidad y en una vía inaccesible para la formación del ejecutivo.

Algunas prestaciones dignas de mención son las siguientes:

o Gran variedad de formatos gráficos o Las teclas de función activadas por Mouse. o Las técnicas para derivar, progresivamente información más detallada sobre un

asunto determinado.

Aunque se superó la barrera, a medida que los sistemas ganaron en aceptación surgió un nuevo obstáculo aún más complicado. El Directivo se percató que el nuevo enfoque del ordenador personal podría solventar el tipo de problemas e interrogantes de carácter ejecutivo que requerían una agregación de datos procedentes de fuentes existentes. Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cómo preservar la filosofía del (Fácil de usar) necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas tecnologías y, al mismo tiempo, introducir una infraestructura (invisible) para superar las numerosas complicaciones de la tecnología asociadas con las exigentes necesidades de información del directivo.

En términos sencillos, un Sistema de Información Administrativa proporciona al directivo información vital de carácter estratégico, táctico y operativo de una manera y en un formato adecuado para facilitar el proceso diario de toma de decisiones.

Para convertirse en un elemento estratégico del repertorio de la toma de decisiones del directivo, El Sistema de Información Administrativa del presente y de los próximos años debe incorporar apropiadamente los conceptos de información y tecnología integrados. Los elementos ideales incluyen:

o Criterios de acción ejecutiva global en la empresa. o Tecnologías integradas, indivisible al directivo. o Principios consistentes de un sistema de información administrativa y de

tecnologías de información en la empresa. o Interfaz gráfica simple. o Información Integrada. o Interfaces que faciliten un acceso fluido a la información externa.

La ventaja más notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este tipo es la disponibilidad de información, antes no disponible de ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de decisiones. Además, beneficios intangibles o beneficios adicionales, tales como la disponibilidad de una información más intuitiva sobre la cual decidir una compra o información de mercado relativa a la satisfacción del consumidor y al servicio pos venta, son también algunas de las ventajas derivadas de un Sistema de Información Administrativa.

Todo lo anterior indica que un sistema de información administrativa puede ser, en muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la eficiencia en la toma de decisiones.

6. EL PROCESO DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOSSISTEMAS DE INFORMACION – SU IMPLEMENTACION

Estudios para su implementación

Cada organización es única, tiene su propia combinación exclusiva de hombres, recursos económicos, máquinas, materiales y métodos. No solamente son diferentes los componentes individuales de la organización, sino también el grado de evolución de su sistema de información para la administración. Esta singularidad hace necesario que cada organización desarrolle sus propias especificaciones de su sistema de información para la administración, mediante una evaluación sistemática de su propio ambiente externo e interno y de su punto de vista, de acuerdo con sus propias necesidades únicas.

Dicha evaluación comprende la cumplimentación de diez etapas, las cuales son:

Etapa 1: Organización del equipo de estudio de sistemas. No puede exagerarse la importancia que tiene el equipo de estudio. Debe ser grande e incluir a representantes de los principales campos funcionales de la organización.

Etapa 2: Establecimiento de los objetivos del equipo de estudio de la organización. La participación en el establecimiento de objetivos de quienes deben ayudar a alcanzarlos es esencial. Una vez se hayan tomado debidamente en consideración los objetivos a largo plazo de la organización, pueden desarrollarse las metas a corto plazo que permitan alcanzar esos objetivos, siendo interpretadas por el equipo de estudio para convertirlas en requisitos del sistema de información para la administración.

Etapa 3: Investigación de las necesidades de información de la organización. Se requiere de un estudio que de respuesta a las necesidades actuales y, a corto y largo plazo. Dicha investigación deberá cubrir los siguientes campos:

Revisión del alcance general de las actividades de registro, procesamiento, transporte, y almacenamiento de información de la organización.

Compilación de las necesidades de la administración en lo que se refiere a la información para la resolución de problemas y la toma de decisiones.

Determinar del cuadro de tiempo de la obtención de información, su procesamiento y su entrega.

Identificación de todos y cada uno de los canales de retroalimentación dentro de los subsistemas y entre los subsistemas de la organización.

Inventario del personal y del equipo de procesamiento de información, dentro de la organización.

Inventario de todos los informes y las formas que se utilizan en la actualidad, se piensa emplear o pueden requerirse eventualmente.

Compilación de datos sobre la eficiencia y el costo del sistema actual y predicción de los costos probables de los sistemas existentes y los posibles.

Preparación de especificaciones generales sobre las necesidades de información de la organización, de acuerdo con la oportunidad y los elementos identificables de datos, subsistema por subsistema.

Identificación de entradas y salidas de subsistemas definibles, dentro de la organización y de todos los subsistemas organizativos que se enfrenten al ambiente exterior.

Preparación de medidas provisionales de realización para elementos de subsistemas y los subsistemas mismos.

Etapa 4: Establecimiento del programa y los objetivos del estudio. Dichos estudios serán modulares en lo referente a sus conceptos. Esta filosofía modular evitará las grandes complicaciones de todos los planes grandiosos –el tratar de hacer demasiado en un espacio de tiempo excesivamente breve.Etapa 5: Análisis de los procedimientos existentes de información. Mediante gráfica de flujos, diagramas y simplificaciones de trabajo, deberá evaluarse si los elementos y los subsistemas contribuyen o no eficientemente a los objetivos de la organización.

Etapa 6: Desarrollo de las especificaciones mejoradas de funcionamiento para el sistema. Debe desarrollarse el nuevo sistema de información para la administración satisfaciendo los requisitos y superando las limitaciones que se hayan especificado previamente.

Etapa 7: Diseño del sistema mejorado de información. Conforman esta etapa las siguientes actividades:

Utilización de gráficas de flujo de sistemas, diagramas de flujo del proceso y gráficas de distribución, para describir las etapas generales de procesamiento de la información.

Descripción de la entrada, la salida, los requisitos de archivo, las etapas de procesamiento, los requisitos de comprobación y la documentación para todos los programas de computadoras y los procedimientos de hombres y máquinas que se requieran.

Bosquejo de los procedimientos necesarios para asegurar las posibilidades de mantenimiento, la compatibilidad y las posibilidades de ampliación de los métodos y los procedimientos que constituyen el sistema de información para la administración.

Utilización de las guías prácticas para planear el diseño apropiado de las formas y su control para el nuevo sistema de información administrativa.

Los principios básicos a tener en cuenta incluyen: Primero. Cuanto más simple sea el diseño de la forma, tanto más sencillo será llenarla. Segundo. La secuencia de conceptos de la forma deberá ser lógica. Tercero. La cantidad de escritura debe ser mínima. Cuarto. Las características de todos los dispositivos usados para el procesamiento de datos, deben aprovecharse al máximo. Quinto. La disposición resultante debe tener un buen efecto visual. Sexto. Normalicen. Normalicen.

Debe hacerse una pausa para evaluar cada una de las etapas anteriores y el estado actual de desarrollo del sistema de información.

Relacionar todas las normas de desempeño con medidas cuantitativas.

Relacionar los controles con la estructura de realización que existirá cuando se aplique el sistema de información.

Especificar el tiempo de origen, el de interacción y el de proceso de todos los elementos de datos que formen parte del sistema de información administrativo (SIA).

Etapa 8: Evaluación y selección del equipo de procesamiento de datos con el nuevo sistema de información para la administración.

Etapa 9: Lista detallada de los procedimientos de funcionamiento del sistema de información.

Etapa 10: Aplicación de la conversión al nuevo sistema de información para la administración.

TEMA V PLANEACION DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVANecesidad De La Planeación De SistemasPodemos considerar que la empresa esta integrada por cinco conjuntos de subsistemas. El sistema de información administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir esos subsistemas y para la compañía en su conjunto. Podemos decir que dicho sistema se compone de un grupo integrado de subsistemas de información.

Sin embargo, sigue habiendo muchas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyecto de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan la automatización de la nomina y de las funciones administrativas, el pronostico de ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de las computadoras personales. Este método revela la necesidad de una planeación general.

Tiene varias desventajas esta forma fragmentaria de realizar el sistema de información administrativa . Un a de ellas se debe a la naturaleza inconexa de los subsistemas introducidos. Con frecuencia de los departamentos y las divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la organización. El resultado de ello ha sido la aparición de barreras de la comunicación entre sistemas.

Un ejemplo bastante común del hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal. Algunos departamentos (ventas, producción, contabilidad, personal) conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexión con ellos. Así, hubo gran escasez de habilidades de ingeniería y d emano de obra en varias divisiones de una compañía multidivisional, con instalaciones en diversas zonas geográficas. Aun cuando en otras partes de ella se contaba con esas habilidades, no podían localizarse por que no había un sistema de información sobre habilidades del personal.

Otra gran desventaja del enfoque fragmentario es el costo en cuanto tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto mas tiempo se posponga un plan maestro, más caras resultarán las revisiones que se necesitaran para unificar y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño de sistemas integrados. Muchas compañías han invertido dinero en la automatización de registros administrativos y luego se han percatado de la necesidad de un análisis completo para integrarlos en un esfuerzo más amplio. Una conversación de uno por uno, muy común en el pasado, ha sido el sistema tabular de inventario de materiales, el cual a menudo exige una reelaboración íntegra cuando se introduce un sistema de planeación y control de la producción.

Surgen las siguientes preguntas: primero ¿Por qué se ha permitido un enfoque fragmentario? Y segundo, ¿Qué debe hacerse para mejorar el diseño de modo que pueda aplicarse un enfoque integrado y más satisfactorio?

La respuesta a la primera pregunta es compleja. La razón principal parece ser que los gerentes no se han percatado, en las primeras etapas del desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de información. Tampoco han comprendido bien la inversión que éstos representaran y el efecto que ejercerán sobre las operaciones de la empresa. En los últimos años, muchas firmas han advertido la necesidad de lograr la integración realizando un plan maestro que coordine la implantación a corto y largo plazo del sistema de información administrativa. La

evidencia parece indicar que el desarrollo futuro de los sistemas se caracterizará por cinco tendencias favorables:

1. La instalación del sistema de información administrativa empieza a ser reconocido como parte de la estrategia de la compañía. Requiere la inversión de grandes cantidades de recursos humanos y financieros. Afecta profundamente a la organización y a la forma de decisiones. Asimismo, afecta a la manera en que la empresa reacciona ante los cambios ambientales.

2. El reconocimiento de la interrelación de las decisiones en todo el ámbito de la compañía culmina en un desarrollo mayor de modelos aplicables a ella en su totalidad.

3. Los adelantos en la tecnología del hardware y del software han hecho que cobre creciente importancia la base de datos, cuyo uso ha ido difundiéndose.

4. Una parte mayor de los costos de los sistemas computacionales se destinara al diseño y al software, dedicándose una proporción menor a las macrocomputadoras y al hardware.

5. La a automatización de la toma de decisiones adquirirá mas auge. Para que aumente dicha automatización se requieren más datos en todo el mundo.

6. Generalmente se acepta el control de las computadoras personales en el sistema de apoyo a las decisiones.

La respuesta a la segunda pregunta (¿qué debe hacerse para lograr un enfoque integrado?) es, evidentemente, que deben definirse las políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos a corto plazo. Existen siete razones fundamentales por las cuales se han de planear los sistemas de información:

1. Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos y a corto plazo.

2. Concentrarse en los objetivos del sistema de información administrativa.3. Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de

información administrativa.4. Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información.5. Sentar las bases para controlar los proyectos de los sistemas de información.6. Equilibrar los costos y beneficios del sistema de información administrativa.7. Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con lo

cual se evita la resistencia al cambio.Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporadas a los planes de la compañía para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. Más aún, al incluir los planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo, la gerencia habrá de definir los objetivos de los sistemas futuros de información. Ello es preferible a la costumbre de hacer que las unidades pequeñas de la organización instalen, en todos los niveles de la compañía, partes del sistema de información.

El plan del sistema de información administrativa debe ser compatible con el plan del administrativo de la compañía: una condición básica es que corresponda al plan corporativo… Un departamento del sistema de información administrativa sin un plan a largo plazo se convertirá pronto en un anacronismo administrativo.

Al planear la instalación del sistema de información administrativa (MIS), la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor, que será introducido conforme vaya necesitándose. Este tipo de asignación permite un diseño y organización ordenadas, evitándose así el diseño oportunista, no planeado y ascendente, lo mismo que una administración del mismo en circunstancias críticas.

El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser de varios millones de dólares. Por consiguiente, con indispensables su planeación y control. La

planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control.Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalación del sistema. La planeación requiere un análisis anticipado de costo/beneficio. Casi siempre se obtienen beneficios crecientes con las primeras cantidades invertidas y luego merman los rendimientos a media que crecen mucho los gastos. La planeación obliga a la gerencia a asignar un valor a tales beneficios como mejoramiento de la planeación y del control, mejoramiento de la toma de decisiones y un procesamiento de datos más automatizado, logrando con mayores gastos que se destinan al sistema de información administrativa. También se ve obligada la gerencia a comparar el reto de los competidores que, al contar con el sistema de información mas refinados, puedan dar un mejor servicio a los clientes, adaptarse más rápidamente a las condiciones del mercado y reducir los costos de operación.

Objetivos De La Planeación Con El Sistema De Información AdministrativaLa planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarias para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. De ahí que no pueda efectuarse conforme a un plan maestro, a menos que los objetivos de la misma estén detallados y se conozcan bien.

Nos referimos no a los objetivos específicos de los subsistemas, sino a los objetivos globales de la planeación del sistema; en otras palabras, a las características de los sistemas de información que se introducirán a corto y a largo plazo. Blumenthal ha dado un excelente marco de referencia de los objetivos de la función de la planeación de sistemas:

La función de planeación de sistemas ha de abarcar por eso el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo. Todas estas condiciones pueden expresarse con la siguiente lista de objetivos de la planeación de sistemas:

1. Evitar el traslape en el desarrollo de los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas organizacionales, cuando no existen fuertes razones técnicas ni funcionales para una diferencia.

2. Ayudara a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.

3. Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.4. Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso

instalar, operar y darles mantenimiento.5. Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y a su

crecimiento sin grandes evaluaciones periódicas.6. Poner las bases de un desarrollo coordinado de sistemas de información

congruentes, generales, ínter organizacionales y que abarquen toda la empresa.

7. Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.

Conviene recalcar que los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son asegurar:

1. que el sistema de información administrativa forme parte del plan estratégico de la compañía.

2. que la asignación de recursos al sistema figure en el plan estratégico.

Planeación Estratégica Del Sistema De Información AdministrativaDesde luego, el plan del sistema de información administrativa ha de formar parte del plan estratégico administrativo. Cuando se trata de un enfoque pasivo, el plan administrativo se elabora primero y luego el del sistema que satisface las necesidades resultantes. Sin duda es el método más fácil, aunque no el mejor. En el enfoque proactivo, el sistema de información administrativa influye en el proceso de decisión y en la estructura de la organización. Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos financieros. Desde el punto de vista proactivo, la estrategia del sistema de información administrativa se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

Pasos en la elaboración del plan estratégico del sistema de información administrativaLa preparación del plan estratégico del sistema de información administrativa requiere especificar los objetivos del quinquenio, las metas que deben cumplirse para alcanzarlos y los recursos necesarios. La planeación incumbe al gerente de os sistemas de información. Debe coordinar sus esfuerzos con el director de la planeación corporativa, con los gerentes le línea y con el personal de finanzas. Los gerentes del MIS realizan los siguientes pasos principales:

1. Examinar el plan anterior a largo plazo y determinar la naturaleza del que va a ser elaborado.

2. Estudiar el ambiente de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros sistemas de información.

3. Estudiar la posición estratégica de la compañía; es decir, su ámbito actual, su estructura, su ventaja competitiva, su posición financiera, su nivel de riesgo en las nuevas actividades y sus políticas.

4. Una vez que el gerente haya examinado el ambiente interno y externo de la compañía, determinara el entorno en que el sistema de información administrativa (MIS) cumplirá su cometido. A continuación investiga las necesidades de información de los gerentes en los próximos cinco años. Esto no puede hacerlo en forma detallada, sino que estima tipos generales de información, la frecuencia de los informes y el grado de agregación.

5. Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del sistema de información administrativa durante la planeación quinquenal.

6. Establecer los objetivos estratégicos del sistema de información administrativa. Es decir, ¿qué deberá ser capaz de hacer el finalizar el periodo de cinco años?

7. Delinear el actual sistema de información administrativa e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.

8. Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.

9. Desarrollar nuevos conceptos alternos del sistema total de información administrativa. En otras palabras, se esbozan los posibles arreglos del sistema y se describen las principales características como salidas, hardware y software, organización de las operaciones y capacidad de ayuda a las decisiones.

10. Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos. He aquí algunos de esos criterios:

a. Usuario cualitativo y beneficios del sistema total para la empresa.b. Eficiencia de las operaciones.c. Costos de diseño e implementación.d. Estimación del equivalente monetario de los beneficios anuales.

e. Costos anuales de operación que rebasan los costos de la obtención de los resultados presentes.

f. Valor presente de las utilidades netas anuales en los próximos cinco años.

11. Evaluar los conceptos alternos al estimar el grado en que cumplen con cada criterio. Seleccionar un concepto del sistema de información administrativa usando este análisis como guía.

12. Estimar el plazo de las metas que deben alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren. Una vez reunida esta última información, el plan estratégico del sistema de información administrativa puede ser incorporado al plan de la empresa, sujeto a los pequeños ajustes que requieran las perspectivas de los gerentes.

- Necesidades Críticas De La InformaciónLuego de estudiar el ambiente de la firma, sus operaciones y planes, habrá que identificar las necesidades más importantes de información durante los próximos cinco años. Algunas pueden ser urgentes. Por ejemplo, en un barco grande no hay forma ñeque la gerencia averigüe las mezclas de activos y pasivos a lo largo del año. En otro caso, una cadena de tiendas al menudeo no conocía el valor de su inventario pese a que éste ascendía millones de dólares.

A menudo no entra en el sistema de información administrativa la información referente a los cambios tecnológicos, estratégicos de la competencia o normas gubernamentales. No se están ideando modelos que reflejen el efecto que las decisiones tomadas en una parte de la compañía ejercen sobre las que se toman en otra parte. Quizá no se cuente con el análisis del paquete de presentaciones en las negociaciones con lo empleados por que no se han escrito los programas de computadora. Es posible que no se haya generado información para la evaluación por parte de la gerencia y el mejoramiento de los recursos humanos. Otra posibilidad es que las decisiones sobre presupuestos se tomen a nivel de supervisión debido a que la gerencia carece de información respecto al equipo total de la compañía, a su dirección estratégica o a los intercambios entre mano de obra y capital.

Existen muchas otras áreas potencialmente decisivas que el grupo del sistema de información administrativa debe procurar descubrir. Es preciso estimar las ganancias potenciales que se consiguen con una buena información, de modo que los proyectos reciban una clasificación por orden de importancia.

- Restricciones y políticas referentes al sistema de información administrativaAunque el sistema de información administrativa quede identificado y clasificado, las restricciones y políticas pueden limitar los planes relacionados con él. Casi siempre el financiamiento constituye la primera limitación. La política o tamaño de la organización que lo aplica tal vez requieren que el sistema trabaje largo tiempo. Puede haber la política de recurrir exclusivamente a un fabricante de hardware, lo cual produce la flexibilidad en el diseño del sistema de información administrativa. Si existe la política de arrendar los servicios computacionales, nos hallamos ante una grave restricción.

La organización de la compañía puede determinarse atendiendo a los sistemas, a los flujos de información o a las recomendaciones hechas a partir del sistema de información administrativa. Esta política puede reducir de modo considerable los beneficios del sistema. La política referente a la organización del mismo puede ser favorable o desfavorable. Por ejemplo, ¿estará el sistema centralizado en las oficinas generales o estará descentralizado en las divisiones? Si se descentralizan sus tareas, ¿habrá un director corporativo que lo integra a las actividades de cada división?

- Objetivos estratégicos del sistema de información administrativaSi distinguen dos estrategias generales y bien diferenciadas respecto al sistema de información administrativa. En el primer caso, el objetivo estratégico consiste en incrementar las capacidades del procesamiento de datos mediante más y mejor software y hardware. El segundo, consiste en modelar mejor la organización a fin de mejorar la información suministrada a los gerentes para que planeen y ejerzan el control. En uno y otro caso, el estudio previo del ambiente deberá servir para prever los avances tecnológicos y administrativos mientras tenga vigencia el plan estratégico. Por lo demás, habrá que tener en cuenta también la futura estructura organizacional, las líneas de productos y los sistemas operacionales. Una vez reunida esta información, se establecerán los objetivos que se relacionan con el desarrollo del sistema total y con la prioridad de proyectos concretos.

- Sincronización y recursosLas metas son los principales objetivos que es preciosa lograr. Por tanto, una vez establecida la estrategia del sistema de información, habrá que preparar los planes a largo plazo para alcanzar las metas. Los planes especifican los pasos intermedios, la sincronización de todas las actividades para alcanzar las metas y los recursos que se necesitan en cada actividad futura, por lo cual es absurdo asignar números exactos a los recursos y a los plazos. Una compañía con ventas por $75 millones mostró datos financieros con una aproximación l dólar más cercano para los próximos tres años.

- Incorporación del plan del sistema de información administrativa al plan de la compañíaEn la práctica, todos los centros de recursos y costos de las grandes empresas trabajan simultáneamente en el plan estratégico durante dos o tres meses, al final del año fiscal. Durante ese tiempo el gerente del departamento del sistema de información administrativa mantiene contacto estrecho con los gerentes de línea y con el personal d control financiero. El plan resultante a largo plazo para el sistema está bastante bien integrado con los de otras organizaciones cuando el plan estratégico total se prepara primero para el análisis crítico de la late gerencia. En esta revisión pueden hacerse ligeras modificaciones en algunos proyectos o cambiar los recursos y los plazos.La tabla 01 muestra la tabla de contenidos del plan estratégico del sistema de información administrativa, y en la se da una presentación mas descriptiva que ofrece un idea más cabal de la naturaleza d dicho plan.Se consiguen dos beneficios básicos de índole administrativa al enlazar el plan estratégico del sistema de información administrativa con el plan estratégico de la empresa:

1. Los programas y actividades de la compañía reciben siempre el apoyo que necesitan del sistema de información.

2. La asignación de recursos al sistema de información administrativa se funda en un análisis racional dirigido a los objetivos globales.

En un estudio de más de 334 participantes, divididos por igual entre empresas industriales y de servicios, la compañía de asesoría administrativa de Crepas McCormick y Pager estableció un enlace entre el sistema de información administrativa y los planes estratégicos para obtener los beneficios anteriores. La compañía descubrió en cinco enlaces llevaban a la obtención de los beneficios.

TABLA 01 Taba de contenidos de un plan estratégico del MISI. Resumen para ejecutivos

A. Futuras necesidades de informaciónB. Requerimientos del funcionamiento del MISC. Restricciones del desarrollo del MISD. Enfoque de sistemas en el desarrollo del MIS

E. Concepto general del MISF. Programa de desarrollo del MISG. Necesidades de recursos y calendarioH. Costos/beneficios

II. Pautas de la estrategia corporativaA. Alcance: producto/objetivo de mercadoB. Especificaciones financieras y pautas presupuéstalesC. Estructura y tamaño del a organización, adquisiciones,

desinversionesD. Ventaja competitivaE. Necesidades de información de los gerentes

III. Suposiciones de la planeaciónA. Proyecciones tecnológicas: tendencias en el hardware y softwareB. Restricciones y requisitos legalesC. InflaciónD. Disponibilidad de recursos humanos para el MISE. Presupuesto de capitalF. Evolución de los sistemas de operación

IV. Concepto estratégico del MISA. Objetivos del MISB. Descripción general del sistema para el MISC. Necesidades del hardwareD. Desarrollo de modelado requeridoE. Necesidades de softwareF. Apoyo organizacional requerido

V. Proyectos y programas del MIS para su realizaciónA. Proyectos, prioridad, tiempos, utilización de recursos para los

subsistemas del MISB. Establecimiento de estándaresC. Desarrollo de modelosD. Asesoría y apoyo de servicios a los gerentesE. Programas de capacitaciónF. Evaluación de proyectos y programas: costo/beneficios

EL CICLO DE VIDA DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVAEl programa de desarrollo del sistema de información administrativa ha sido dividido varias fases por las autoridades de la materia. En este texto, hemos dividido el desarrollo del sistema en cuatro fases:

1. Planeación y programación. Esta primera etapa, que será explicada en el presente capítulo, se ocupa del estudio inicial, la investigación de necesidades, la planeación estratégica, la organización, la planeación y el control de las actividades dedicadas al desarrollo del sistema de información administrativa.

2. Diseño conceptual. El diseño conceptual, algunas veces llamado diseño general, diseño inicial, diseño preliminar o estudio de factibilidad, es la especificación de los principales subsistemas y componentes, la organización y relaciones de los subsistemas, la índole general de las entradas y salidas, el funcionamiento previsto del sistema de información administrativa. Se parece a los bosquejos y análisis de un producto que el ingeniero realiza antes de preparar el diseño detallado. Su finalidad es evaluar conceptos alternos y determinar la factibilidad del que parece mejor.

3. Diseño detallado. Es una descripción pormenorizada del sistema de información administrativa en forma verbal, con diagramas, gráficas y tablas que es suficiente para que el que no esté familiarizado con el proyecto pueda

implantar el sistema propuesto. Se trata de una ampliación del diseño conceptual, con las modificaciones necesarias.

4. Implantación. La implantación, que entre otras cosas incluye las pruebas y la depuración, consiste en convertir las especificaciones del diseño en un sistema funcional. Abarca la instalación, la realización de pruebas, la operación y el mantenimiento. También queda incluida la medición basada en la aportación a los objetivos estratégicos y operacionales de la compañía.

TEMA VI HERRAMIENTAS PARA EL ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

MODELOS Un modelo es una abstracción de algo; representa un objeto o una actividad, que se denomina entidad. Los gerentes utilizan modelos para representar los problemas que es preciso resolver. Los objetos o actividades que causan problemas son las entidades.

TIPOS DE MODELOSHay cuatro tipos de modelos que son básicos:

1. Modelos físicos 2. Modelos narrativos3. Modelos gráficos 4. Modelos matemáticos

Modelo físico.-Un modelo físico es una representación tridimensional de su entidad. Los modelos físicos que se usan en el mundo de los negocios incluyen modelos a escala de centros comerciales y prototipos de automóviles nuevos. El modelo físico tiene un uso que no puede tener el objeto real. Por ejemplo, es mucho menos costoso para quienes invierten en un centro comercial o en la fabricación de automóviles hacer cambios en los diseños de sus modelos físicos que en los productos finales mismos. De los cuatro tipos de modelos, es probable que el modelo físico sea el que menor valor tiene para el gerente de negocios. Generalmente no es necesario que un gerente vea algo en una forma física para poder entenderlo o usarlo en la resolución de problemas.

Modelo narrativo.-Un tipo de modelo que los gerentes usan a diario rara vez se reconoce como un modelo. Se trata del modelo narrativo, que describe su entidad con palabras verbales o escritas. El escucha o lector puede entender la entidad a partir de la narrativa. Todas las comunicaciones de negocios son modelos narrativos, lo que convierte al modelo narrativo al tipo de modelo más utilizado.

Modelo gráfico.-Otro tipo de modelo que se usa todo el tiempo es el modelo gráfico. Un modelo grafico representa su entidad con una abstracción de líneas, símbolos o figuras. En los negocios se usan modelos gráficos para comunicar la información. Los informes anuales de muchas corporaciones a sus accionistas contienen gráficas multicolores que comunican la condición financiera de la compañía. También se usan graficas para comunicar la información a los gerentes. También se usan modelos gráficos en el diseño de sistemas de información. Muchas de las herramientas que el analista de sistemas y el programador usan son de naturaleza gráfica.

Modelo matemático.-Al modelo matemático se debe la mayor parte del interés actual en el modelo de negocios. Cualquier formula o ecuación matemática es un modelo matemático, algunos modelos matemáticos son de cientos o incluso miles de ecuaciones. Por ejemplo un modelo de planificación financiera creado por la Sun Oil Company durante los primeros años de sus sistema de información gerencial usaba aproximadamente 2000 ecuaciones. Los modelos grandes de este tipo tienden a ser complejos y difíciles de usar. La tendencia actual es hacia modelos más pequeños cuyo propósito es ayudar a cientos gerentes a resolver problemas específicos.

Una gran ventaja del modelo matemático es la precisión con que describe las relaciones entre las partes de un objeto. Las matemáticas manejan relaciones que se expresan en más de las dos dimensiones del modelo grafico o las tres dimensiones del modelo físico. Para el matemático y para el gerente que reconoce la complejidad de los sistemas de negocios, la capacidad multidimensional del modelo matemático es muy valiosa.

USO DE LOS MODELOSLos cuatro tipos de modelos facilitan tanto la comprensión como la comunicación. Los modelos matemáticos tienen además una capacidad de predicción.

Facilitar la comprensión.- Un modelo generalmente es más sencillo que su entidad. Es más fácil entender la entidad si sus elementos y sus interrelaciones se presentan de manera simplificada.

Los cuatro tipos de modelos llegan a variar en sus detalles. Un modelo físico puede representar sólo las características de interés; una narrativa puede reducirse a un resumen; un diagrama puede mostrar sólo las principales relaciones; y una ecuación matemática puede contener sólo ingredientes primarios. En cada caso, se procura presentar el modelo en una forma simplificada. Una vez que se han entendido estos modelos sencillos, se puede hacer más complejos gradualmente para representar con mayor exactitud sus entidades. Sin embargo, los modelos sólo representan sus entidades, nunca son idénticos a ella.

Facilitar la comunicación.- Una vez que la persona que va resolver un problema entiende la entidad, es común que necesite comunicar ese entendimiento a otros. Quizá el analista de sistemas deba comunicarse con el gerente o con el programador. O tal vez el gerente deba comunicarse con otros miembros del equipo que va resolver el problema. Los cuatro tipos de modelos comunican información con rapidez y exactitud a las personas que entienden el significado de las formas, palabras, gráficos y formulas matemáticas. Predecir el futuro.- La precisión con que el modelo matemático puede representar su entidad lo confiere una capacidad especial que no pueden ofrecer los otros tipos de modelos. El modelo matemático puede predecir lo que puede ocurrir en el futuro, pero no es 100% exacto. Ningún modelo es tan bueno. Dado que casi siempre es necesario suponer cosas acerca de gran parte de los datos que se alimentan al modelo, el gerente debe aplicar su juicio e intuición para evaluar los resultados.

Clasificaciones de Modelos Los modelos matemáticos pueden clasificarse de la siguiente manera.Determinista Se conoce de manera puntual la forma del resultado ya que no hay incertidumbre. Ademàs, los datos utilizados para alimentar el modelo son completamente conocidos y determinados.Estocástico Probabilístico, que no se conoce el resultado esperado, sino su probabilidad y existe por tanto incertidumbre.Tipos de modelos en función del origen de la información utilizada para construirlos Dependiendo de la fuente de información utilizada para la construcción de un modelo podemos distinguir entre modelos heurísticos y modelos empíricos:

Modelos heurísticos Del griego euriskein, hallar, inventar. Son los que están basados en las explicaciones sobre las causas o mecanismos naturales que dan lugar al fenómeno estudiado.Modelos empíricos Del griego empeiricos (experiencia, experimento). Son los que utilizan las observaciones directas o los resultados de experimentos del fenómeno estudiado.Tipos de modelos en función de su campo de aplicación Los modelos matemáticos encuentran distintas denominaciones en sus diversas aplicaciones. A continuación veremos algunos tipos en los que se puede adecuar algún modelo matemático de interés.Modelos conceptuales Son los que reproducen mediante fórmulas y algoritmos matemáticos más o menos complejos los procesos físicos que se producen en la naturalezaModelo matemático de optimización Los modelos matemáticos de optimización son ampliamente utilizados en diversas ramas de la ingeniería para resolver problemas que por su naturaleza son indeterminados, es decir presentan más de una solución posible.La definición de cual de las múltiples opciones utilizar se hace con el auxilio de una función objetivo. La función objetivo generalmente tiene un carácter económico.Los algoritmos matemáticos usados para optimizar funciones objetivo son, entre otros: la programación lineal, la programación dinámica.Representación del modelo La representación puede ser de la siguiente manera.Conceptual Por una descripción cualitativa bien organizada que permite la medición de sus factores.Matemático Se refiere a una representación numérica por aspectos lógicos y estructurados con aspectos de la ciencia matemática. Pueden ser números, letras, imágenes, símbolos. Por ejemplo si se refiere a un modelo gráfico de matemáticas, se observan imágenes y gráficas matemáticas, que representan a un modelo numérico y de ecuaciones, los cuales son expresiones visuales basadas en aspectos cuantificables y de la ciencia matemática.Físico Basado en aspectos de la ciencia física, de aquellos movimientos de los cuerpos, y que además es cuantificable. Estos modelos generalmente representan el fenómeno estudiado utilizando las mismas relaciones físicas del prototipo pero reduciendo su escala para hacerlo manejable. Por ejemplo pertenecen a este tipo de modelo las representaciones a escalas reducidas de presas hidráulicas, puertos, o de elementos de estas obras, como un vertedero o una escollera.Categorías por su aplicación Por su uso suelen utilizarse en las siguientes tres áreas, sin embargo existen muchas otras como la de finanzas, ciencias etc.Simulación De situaciones medibles de manera precisa o aleatoria, por ejemplo con aspectos de programación líneal cuando es de manera precisa, y probabilística o heurística cuando es aleatorio.Optimización Para determinar el punto exacto para resolver alguna problemática administrativa, de producción, o cualquier otra situación. Cuando la optimización es entera o no lineal, combinada, se refiere a modelos matemáticos poco predecibles, pero que pueden acoplarse a alguna alternativa existente y aproximada en su cuantificación.Control

Para saber con precisión como está algo en una organización, investigación, área de operación, etc.Diagrama de Flujo de DatosUn diagrama de flujo de datos (DFD por sus siglas en español e inglés) es una representación gráfica del "flujo" de datos a través de un sistema de información. Un diagrama de flujo de datos también se puede utilizar para la visualización de procesamiento de datos (diseño estructurado). Es una práctica común para un diseñador dibujar un contexto a nivel de DFD que primero muestra la interacción entre el sistema y la entidades externas. Este contexto a nivel de DFD se "explotó" para mostrar más detalles del sistema que se está modelando.

Elementos de un Diagrama Flujo Datos (DFD)

Entidad externa

Persona, grupo de personas o unidad de negocio que entrega yo recibe información.

Proceso

Conjunto de actividades de negocio que explican que se hace y como se llevan a cabo.

Flujo de datos

Señala el flujo de datos de una entidad externa a un proceso y viceversa, de un proceso a otro, y de un proceso a un almacén de datos y viceversa.

Almacén de datos.Lugar físico donde se almacenan los datos procesados o desde donde se recuperan para apoyar un proceso

Entidad Externa

• Representa personas, organizaciones, o sistemas que no pertenecen al sistema.• En el caso de que las entidades externas se comunicasen entre sí, esto no se contemplaría en el diagrama, por estar fuera del ámbito de nuestro sistema• Puede aparecer en los distintos niveles de DFD para mejorar su comprensión, aunque normalmente sólo aparecerá en el diagrama de contexto.• Pueden aparecer varias veces en un mismo diagrama, para evitar entrecruzamientos de líneas.• Suministra información acerca de la conexión del sistema con el mundo exterior.

Procesos

• Cuando un flujo de datos entra en un proceso sufre una transformación. Un proceso no es origen ni final de los datos, sólo lugar de transformación de ellos.• Un proceso puede trasformar un dato en varios.• Es necesario un proceso entre una Entidad Externa y un Almacén de datos.• Un proceso puede representarse señalando una localización. La localización expresa la unidad o área dentro de la organización donde se realiza el proceso.

Almacén de Datos

• Representa la información en reposo• No puede crear, destruir ni transformar datos• No puede estar comunicado directamente con otro almacén o Entidad externa• El flujo de datos (Entrada y Salida) no lleva nombre cuando incide sobre su contenido completo• No debe estar referido al entorno físico, y por tanto, no se diferencian los ficheros convencionales de las bases de datos• No se representa la clave de acceso a este almacén sino sólo la operación que se realiza (lectura, escritura, actualización)

Flujo de Datos

• El concepto de flujo de datos es similar al concepto de tubería a través del cual fluye información de estructura conocida.• Los datos no pueden ser creados ni destruidos por un flujo de datos.• Sirve para conectar el resto de los componentes de un DFD.• No es un activador de procesos.• Cuando un proceso almacena datos, la flecha de flujo de datos se indica en la dirección del almacén de datos y a la inversa si es el proceso el que lee datos en el almacén.

Flujos de datosTodos los datos fluyen a través del ordenador desde una entrada hacia una salida. Este flujo de datos se denomina también stream. Hay un flujo de entrada (input stream) que manda los datos desde el exterior (normalmente el teclado) del ordenador, y un flujo de salida (output stream) que dirige los datos hacia los dispositivos de salida (la pantalla o un archivo).

El proceso para leer o escribir datos consta de tres pasos Abrir el flujo de datos Mientras exista más información (leer o escribir ) los datos Cerrar el flujo de datos

DIAGRAMA DE CONTEXTOLos diagramas derivados de los procesos principales se clasifican en niveles, los cuales son:

Nivel 0: Diagrama de contexto. Nivel 1: Diagrama de nivel superior. Nivel 2: Diagrama de detalle o expansión

Características de los nivelesNivel 0 En el diagrama de contexto solo modela, o dibuja, el proceso principal del problema en cuestión con sus respectivas entidades. Cada proceso debe tener al menos una entrada y una salida (de datos).Nivel 1En el diagrama de nivel superior se plasman todos los procesos que describen al proceso principal, o sea, éste se descompone en varios procesos. En este nivel aparecen los almacenes, los cuales tienen la capacidad de almacenar o enviar datos para ser usados en los distintos procesos.Nivel 2En el diagrama detalle se generan procesos provenientes del nivel anterior. Cabe destacar que en el nivel 1 y 2 siempre los procesos deben tener las entradas y las salidas dadas en el diagrama de contexto.

DFD : Construcción

• Representar el diagrama de contexto.• Representar el DFD de primer nivel, indicando los distintos subsistemas funcionales en que se descompone nuestro sistema.• Descomponer cada uno de los procesos que aparecen en el DFD de primer nivel, hasta llegar a un nivel suficiente de detalle.• Se recomienda el utilizar cuatro niveles de descomposición de diagramas.Nivel 0: Diagrama de contextoNivel 1: SubsistemasNivel 2: Funciones de cada subsistemaNivel 3: Subfunciones asociadasNivel 4: Procesos necesarios para el tratamiento de cada subfunción

Diccionario de Datos (DD)Diccionario de datos; descripciones de todos los datos utilizados en el sistema¿Qué es el diccionario de datos? Es un catálogo, un dispositivo de los elementos de un sistema. Se desarrolla durante el análisis del flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinación de los requerimientos del sistema. Características del diccionario de datos: Es un catálogo, un depósito de los elementos en un sistema. Estos elementos se centran alrededor de los datos y en la forma en que están estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y las necesidades de la organización. Tienen características lógicas de los sitios donde se almacenan los datos del sistema incluyendo nombre, descripción, alias contenidos y organizacionesCuáles son las 5 razones por la que los analistas utilizan los diccionarios?

a. Para manejar los detalles en sistemas grandes. b. Para comunicar un significado común para todos los elementos del sistema. c. Para documentar las características del sistema. d. Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las

características y determinar donde efectuar cambios en el sistema. e. Para localizar errores y omisiones en el sistema.

7- ¿Qué contienen los diccionarios de datos? El diccionario contiene 2 tipos de descripciones para el flujo de datos dentro del sistema:

a. Elemento de datos; son bloques básicos para todos los demás datos del sistema.

b. Estructura de datos; es un grupo de datos elementales que están relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del sistema.

• Notación para representar la estructura de items de datos, necesaria para expresar :– composición (secuencia ?) – cómo un item está compuesto de unidades planas (sus atributos).– Repetición – items que son repetidos en listas, arreglos (arrays), etc.– selección – valores para items a seleccionar desde alternativas.– opcionalidad - items que no siempre están presentes.

Símbolos usados en la en la notación del DD Asigne un nombre significativo a cada item de datos básico o compuesto.

= significa ‘es definido como', o ‘esta hecho de'+ significa ‘ y '{ } significa cero o mas de cualquier cosa que este dentro de las llaves, repeticiónn{ }m significa entre n y m (inclusive)[ | | ] significa que uno de los atributos entre las barrasesta presente.( ) significa que el item entre parentesis es opcional" " incluye literales (valor a utilizar)* * incluye comentarios – define el significado de datos, informalmente.

Ejemplo : Lista Seminarios• ListaSeminarios = Titulo + NumeroVersion+ Fecha + {DetalleSeminario}• DetalleSeminario = DiaSemana + Horario + Aula+ {ListaEstudiantes}• ListaEstudiantes = {Nombre + Apellido Paterno}• o…..• ListaSeminarios = Titulo + NumeroVersion + Fecha+ { DiaSemana + Horario + Aula+ {Nombre + ApellidoPaterno} }• NumeroVersion = Digito + "." + DigitoDigito = ["1" |"2" |"3" |"4" |…..]Horario = HoraInicio + "-" + HoraTerminoHoraInicio = ["9" |"10" |"11" |"12"…..]

Análisis estructuradoPermite al analista conocer un sistema o proceso (actividad) en una forma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningún detalle pertinente".El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas asociadas con la determinación de requerimientos para obtener la comprensión completa y exacta de una situación dada.Componentes:- Símbolos gráficos: sirven para identificar y describir los componentes de un sistema y las relaciones entre estos.- Diccionarios de datos: Descripciones de todos los datos utilizados en el sistema pueden ser manual o automatizado.- Descripciones de procesos y procedimientos: emplean técnicas y lenguajes que permiten describir actividades del sistema.- Reglas: Estándares par describir y documentar el sistema en forma correcta y completa.

Análisis de flujo de datos:Estudia el empleo de los datos en cada actividad, documenta los hallazgos con diagramas de flujo de datos.Herramientas:- Diagrama de flujo de datos: son la herramienta más importante y la base en donde se desarrolla otros componentes- Diccionario de datos: contienen las características lógicas de los lugares donde se almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, alias, descripción, contenido y organización.- Diagrama de estructuras de datos: este es una descripción de la relación entre entidades (personas, lugares, eventos y objetos) y el conjunto de información relacionado con la entidad.

- Gráfica de estructura: es la herramienta del diseño que muestra con símbolos la relación entre los módulos de procesamiento y el software de la computadora.

Cuáles son los componentes del análisis estructurado? Símbolos gráficos; iconos y convenciones para identificar y describir los

componentes de un sistema junto con las relaciones entre estos componentes. Diccionario de datos; descripciones de todos los datos utilizados en el

sistema. Descripciones de procesos y procedimientos; declaraciones formales que

emplean técnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir actividades importantes que forman parte del sistema.

Reglas; estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa. 

Modelo entidad-relación

Un diagrama o modelo entidad-relación (a veces denominado por su siglas, E-R "Entity relationship", o, "DER" Diagrama de Entidad Relación) es una herramienta para el modelado de datos de un sistema de información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información así como sus interrelaciones y propiedades

EntidadSe trata de un objeto del que se recoge información de interés de cara a la base de datos. Gráficamente se representan mediante un rectángulo. Un ejemplo seria la entidad banco, donde se recogerían los datos relativos a ese banco, como puede ser el nombre, el número de sucursal, la dirección, etc.

Dentro de las entidades pueden ser fuertes o débiles. Las fuertes son las que no dependen de otras entidades para existir, mientras que las entidades débiles siempre dependen de otra entidad sino no tienen sentido por ellas mismas.

Relación Podemos definir la relación como una asociación de dos o más entidades. A cada relación se le asigna un nombre para poder distinguirla de las demás y saber su función dentro del modelo entidad-relación. Otra característica es el grado de relación, siendo las de grado 1 relaciones que solo relacionan una entidad consigo misma. Las de grado 2 son relaciones que asocian dos entidades distintas, y las de grado n que se tratan de relaciones que unen más de dos entidades.Las relaciones se representas gráficamente con rombos, dentro de ellas se coloca el nombre de la relación.

Otra característica es el tipo de correspondencia entre dos relaciones; 1:1. Uno a uno, a cada ocurrencia de una entidad le corresponde como máximo una ocurrencia de la otra entidad relacionada. 1:N. Uno a Mucho, a cada ocurrencia de la entidad A le pueden corresponder varias de la entidad B. N:M. Muchos a muchos, cada ocurrencia de una entidad puede contener varias de la otra entidad relacionada y viceversa.

Atributo Se define como cada una de las propiedades de una entidad o relación. Cada atributo tiene un nombre y todos los posibles valores que puede tener. Dentro de una entidad tiene que haber un atributo principal que identifica a la entidad y su valor tiene que ser único. Un ejemplo de atributo principal seria el dni dentro de la entidad persona.

Ejemplo

Cardinalidad

1:1 Cada automóvil tiene un numero de motor único.1:N Cada agencia puede tener muchos automóviles.N:N Todas las agencia pueden tener muchos autos

TEMA VIIDISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO

La característica más importante de un sistema es, que está compuesto por partes que interactúan, estos sistemas están compuestos de muchas partes que se relacionan de una manera que no es simple.

La información dentro del sistema está relacionada con los procesos de coordinación, planificación y control, éstos tienen una estrecha relación con la estructura misma.

Se puede decir entonces que un S.I.A. dentro de la organización está compuesto por las personas, equipos y procedimientos encargados de proveer la información necesaria para la toma de decisiones en las distintas fases de la administración.

El diseño de un S.I.A. se divide en tres grandes etapas:

Diseño ConceptualDiseño LógicoDiseño Físico

DISEÑO CONCEPTUAL

Para conceptualizar un S.I.A. debemos definir los grandes subsistemas que se denominan Interior, Exterior, y Medio Ambiente.

Interior:Son todos aquellos procesos que se llevarán a cabo automáticamente dentro del computador. A esto de le denomina Función Interna.

Exterior: Son todos los procesos, procedimientos y acciones incluyendo la planificación, coordinación y control que se llevará a efecto por medio de personas, a esto de le denomina Función externa.

Medio Ambiente:Corresponde a todo lo que no corresponde al sistema pero que influye en él.

Las actividades de interior y del exterior de un S.I.A. se dividen de acuerdo a su naturaleza en Funciones Administrativas y Procesamiento de Datos.

Las Funciones Administrativas:Son todas aquellas actividades de toma de decisiones que deben realizarse en una organización para que éstas cumplan los fines para los cuales existen, cubre tareas que habitualmente se conocen como: administración, gestión, planificación y coordinación.

Las funciones administrativas se clasifican en tres categorías:

Generar planes estratégicos: que consisten en establecer políticas y planes que guían el comportamiento de la organización.

Realizar planificación y control táctico: que consisten en traducir las grandes políticas y planes del nivel estratégico a planes más detallados y velar por su cumplimiento.

Realizar y controlar operaciones: consiste en llevar a cabo las actividades rutinarias de ejecución de los planes tácticos, programando y controlando día a día.

Las funciones de procesamiento de datos:Son actividades de apoyo a las funciones administrativas dedicadas a transformar ciertos datos en información necesaria para la realización de ésta.

Las funciones de procesamiento de datos también se puede clasificar en dos categorías:

Función de procesamiento de datos básico: corresponde a tratamientos elementales de los datos comunes en sistemas manuales para obtener, mantener, computar y proveer.

Función de procesamiento analítico: trata de extraer menos significado de los datos por medio de tratamientos de acumular, analizar, proyectar, estimar, calcular e informar.DISEÑO LOGICO

Indica la relación entre todos los elementos que configuran el diseño conceptual incluyendo:Diagrama de flujo de datos.Diccionario de flujo de dato.Especificaciones del proceso.Transiciones o tiempo real.Almacenamiento.Entidades externas.

El diseño lógico está orientado a establecer que actividades tanto de función administrativa como de función de procesamiento de datos que debe realizar un sistema sin preocuparse de detalles de implantación, tales como: quién ejecuta la tarea, con qué procedimiento, etc. Este tipo de diseño, también puede llamarse funcional y corriente, o análisis de determinación de requerimiento. Haciendo una analogía con un proyecto de construcción, esta fase corresponde al trabajo que efectúa un arquitecto.

La primera parte de un S.I.A., hace énfasis en los aspectos lógicos, por lo que se denomina Diseño Lógico, en esta fase el objetivo principal es generar varias alternativas funcionalmente diferentes para el sistema bajo diseño y hacer una evaluación de ella.

Como complemento natural de lo anterior incluye también dentro del diseño lógico el diseño de los procedimientos administrativos que implementan la parte externa del sistema. También se deben incluir los requerimientos funcionales que deberá satisfacer el interior del sistema para que la parte externa opere de acuerdo a lo previsto en los procedimientos.

Por lo tanto otros productos específicos de esta fase son los procedimientos administrativos detallados para el exterior y una especificación de requerimientos detalladas para el interior.

Modelo Semántico

Se intenta identificar un conjunto de conceptos semánticos que parecen ser útiles al hablar informalmente del mundo real.

Se trata de inventar un conjunto de objetos simbólico que puedan emplearse para representar los conceptos semánticos anteriores.

Se desarrolla un conjunto de reglas de integridad formales correspondientes a esos objetos, por ejemplo el modelo de Entidad - Relación.

Se desarrolla un conjunto de operadores formales para manipular los objetivos.

Modelo de Análisis Estructurado

Es un enfoque Top-Down, es decir estructura el sistema de lo más general a lo más específico. El tamaño de los procesos contenidos deben contenerse en una sola página, también debe existir consistencia entre las entradas y salidas en todos los niveles, e incluir todos los procesos.

DISEÑO FISICO

Es la expresión material del diseño lógico, incluye las cantidades y cualidades del hardware, software, y sistemas de aplicación. Además de su distribución geográfica local o amplia.

Hardware:Representa los instrumentos físicos para hacer realidad un S.I.A., incluye:Computadores: multiusuarios y personales.Conmutadores o centrales de computación: que pueden ser análogas o digitales. Se utilizan para la transferencia de datos.Equipos Complementarios: como los modem, ya sea modulares y/o demoduladores, cables coaxiales e inalámbrico.Redes en General: W.A.N., L.A.N..Multimedia: Sonido, telecomunicaciones, imagen, aplicaciones CD, etc.

Software:Son los elementos suaves o sistemas de manejo básicos, manejo de los distintos elementos del hardware. Pueden ser:

1.) Sistemas Operativos:Multiusuarios: Unix (abierto), estándar de multiusuario.Personales: DOS, Windows.Propietarios: AS-400, IBM.Otros: SCO - UNIX: Santa Cruz Operating Unix. HP - UNIX.

2.) Lenguajes:3era. Generación: tales como, COBOL, FORTRAN, C y C++, LISP, PASCAL, BASIC.4ta. Generación: Pueden ser relacionales o transaccionales (RDBMS), tales como, SQL, JAVA, AUTHORWARE.

3.)Programas:Software secretarial, tales como procesadores de texto y planillas de cálculo (WP, WS, WORD, WORKS, LOTUS, QPRO).Software administrativo, tales como contabilidad, finanzas y recursos humanos (FLEXLINE, SOFTLAND, TRANSTECNIA).

Bases de dato relacionales, tales como ORACLE, INFORMIX, SYBASE, DB2, INGRES REVELATION.

Sistemas Aplicacionales:Constituyen el principal valor agregado de las grandes compañías como bancos, A.F.P., etc. Estos sistemas son exclusivos para la institución, y tienen como base las operaciones de la empresa, y son únicos.

Es importante recordar que a medida que los sistemas son más grandes, entonces una marca conocida de equipos, software y aplicaciones en general se va haciendo más importante, ya que el soporte y mantención de éstos, es parte fundamental del buen funcionamiento de los sistemas. En el caso del pirateo de software y la compra de equipos sin marca o clones, estos sólo pueden ser utilizados en forma doméstica, no siendo aconsejable en las empresas porque:

Es sancionado.Se mantienen atrasados en cuando a software y up-grades de los mismos.Son vulnerable a virus.Disminuye la productividad y eficiencia por falta de asesoría y soporte.DISEÑO LÓGICO y DISEÑO FÍSICOEntrada al diseño lógico:Al término de la etapa inicial del desarrollo de un SIA se debe tener : El Estudio de factibilidad documentado y completo que, entre otros puntos, incluye:- Malla de funciones de la situación actual.- Malla de funciones de la solución global propuesta.Las mallas de funciones deben tener algunas características como: ubicación de los procesos, nivel de las funciones y su ubicación, información en los flujos, las funciones relacionadas, etc.Etapas y tareas del diseño lógico detallado (diseñar el exterior y documentarlo)1.- Generar alternativas de solución (mínimo 2)Se puede generar alternativas:a) Agregando una función b) Eliminando una función o fundiéndolac) Modificando fuertemente el interiorSe evalúan técnica, económica y operacionalmente las alternativas generadas. (bienes de capital; costo - beneficio) y se elige una.2.- Documentar la alternativa elegidaSe debe documentar cada función del exterior, en formulario que contendrá.- Nombre de la función - Nivel de partición- Situación-Objetivo; lo que pretende hacer- Información de entrada; y de donde proviene; detallada- Información de salida; y a donde va; detallada- Archivos internos que usa: fichero, memoria, kárdex,....- Recursos utilizados. Secretaria, máquinas, teléfono fax,....-Procedimiento general (describir la manera en que ella se realizará)- Observaciones3.-Documentar los procedimientos administrativos- Formularios usados; con su diseño. Se debe indicar todos los formularios a usar, los que usa ahora, y los que se usará.- Flujograma de formularios; tabla de doble entrada origen - destino de los formularios original y copias que se tiene contemplado utilizar.- Sistemas de codificación usados. Los códigos que se utilizará, estén ya en uso o aser usados ahora.

Hay códigos: - Secuenciales - Jerárquicos - Compuestos por camposIndicar el uso posible de dígito verificador para disminuir errores por digitación.4.-Requerimientos al interior.Se debe especificar aquí lo que se quiere que el computador acepte como información de entrada a él y que proveniente del exterior del sistema o medio ambiente, y lo que se quiere que el computador genere como información de salida para alimentar las funciones contempladas en el diseño del Sia.- Descripción de la información de Entrada, con el origen, cantidad, periodicidad, tipo.- Descripción de la información de Salida. Se hace por medio del:- Diseño de los formularios de salida (listados que se espera)- Diseño de las pantallas de consultas (menú, formatos de respuestas)EL DISEÑO LÓGICO GLOBALObjetivo:Establecer las alternativas de diseño en relación a la situación actual, y elegir la "mejor" de ellas a través de un proceso de evaluación. El resultado final es un conjunto de funciones a ser realizadas por el sistema, junto con la especificación de la manera en que ellas se llevarán a cabo, los flujos de información que los conectarán y el rol del computador.Modelos : Se usa dos tipos de modelos para visualizar el sistema.1�.- Aquí el sistema se concibe como una "malla" o red de funciones interactuando a través de información que reciben de entradas de las funciones relacionadas, y generan salidas hacia ellas, y que además regulan el funcionamiento de la malla de los procesos del sistema.

2� Visualizar el sistema como una partición jerárquica de cada uno de los elementos que lo componen en la forma: Entrada -- Función -- Salida. Los elementos son los que están en el modelo descrito en la malla de funciones. Es un diagrama del tipo árbol.Fig. 5.2.-; pág. 45 Manual de diseño lógico

Metodología generalAplicar repetidamente los modelos explicados en el punto 1 y el punto 2 anterior al sistema en estudio, a las diferentes alternativas que se haya generado o se vaya generando, a diferentes niveles de partición y detalle para luego evaluarlos y elegir el más conveniente.El Diseño Físico

La información de Entrada para el diseño Físico es: 1)El informe del Diseño Lógico, 2)La información de fabricantes de computadoras y de software.Las etapas mínimas a cumplir para el diseño físico son las 6 siguientes.1)Los requerimientos al interior (de E. y de S.)Cada uno de los requerimientos al interior, tanto de E. como de S., que ya se estableció en el Diseño Lógico se documentan ahora con una visión computacional, y no Organizacional.Las E/S de información al Interior se documentan con el siguiente formato:Las ENTRADASa)NOMBRE: (Nombre de la entrada)b)PERIODICIDAD: (cada cuanto tiempo se ingresará la información)c)ORIGEN: (quién la proporciona)d)DESTINO: ( subsistema, y/o archivo) e)TAMAÑO: (tamaño máximo del registro)EJEMPLO de descripci6n de una Entrada:a)NOMBRE: PRECIO COSTO DE MATERIAS PRIMAS.b)PERIODICIDAD: QUINCENAL. (0 bien: INTERACTIVO).C)ORIGEN: LA FUNCIÓN COTlZACIÓN Y COMPRAS.d)DESTINO: Subsistema del interior "Determinaci6n del costo base"; (0 bien el Archivo: COSTOMP)e)TAMANO: 20 KB. (250 M.Pr. * 10 b. para c6digo * 8 b. para el valor = 20.000 Bytes).EJEMPLO de descripción de una SALIDA:a)NOMBRE: EXISTENCIA ACTUAL DE MATERIAS PRIMAS. Listado-1.b)PERIODICIDAD: LISTADO SEMANAL. (0 bien: En línea, 0, Quincenal)C)ORIGEN : EL SUBSISTEMA "Control de materias Primas" del interior.d)DESTINO: La funci6n "Control de productos en bodega", del Exterior.e)TAMANO: 17 Kb. como Máximo. (250 M.Pr. * 60 posiciones por registro =15000 b + 2000 b.)2) DIAGRAMAS DE SUBSISTEMASEl INTERIOR debe dividirse en conjuntos de tareas con un objetivo común, y que conforman un objetivo mas global. Es decir, todo el interior se debe dividir en subsistemas.- Lo usual es que los subsistemas sean pocos; 2, 3, 0 4.- La subdivisi6n del interior se representa en un diagrama global del interior:EL INTERIOR

 

 

 

 

Ejemplo: La divisi6n del interior en subsistemas puede ser:SUBSISTEMA PRECIOS DE VENTA.- SUBSISTEMA EXISTENCIA DE MATERIA PRIMA.- SUBSISTEMA EXISTENCIA DE PRODUCTOS TERMINADOS.

Determinaci6n costo base

Control de materias Primas

Control de prod. terminados

3) ARCHIVOS a usar, y su DESCRIPCIÓN.-Se debe empezar agrupar la informaci6n de ENTRADA en archivos.-Se considera para ello su asociaci6n natural de origen 0 de uso posterior.

- La informaci6n se distribuirá en archivos sin producir duplicaciones innecesarias , y sin formar archivos que por su tamaño pueden ser difíciles de tratar, manejar, almacenar, o actualizar.- Toda la informaci6n de entrada, naturalmente va a archivos. Y estos archivos que contienen la informaci6n de Entrada lo habitual es que sean archivos Maestros, o archivos de transacciones.- Se originan asi: archivos Maestros, de Paso, Temporales de Transacciones, de Salida.- La informaci6n de SALIDA se empieza a generar tomando los archivos de E. que pueden ser Maestros o de transacciones, y, por medio de programas, se generan nuevos archivos que serán de Paso, Temporales o de Salida.- Los programas se representan por rectángulos, y se forman esquemas parciales de proceso así :

- Puede idearse crear uno, dos o muchos archivos que contienen la informaci6n de salida, que se forman antes de imprimirse o antes de actualizar otros archivos. Puede ser necesario para:a) actualizar archivos maestrosb) formar archivos de Paso con informaci6n intermedia necesaria, antes de otros procesos.- Se forman diagramas de procesos parciales, en cada uno de los subsistemas del interior.- En este punto 3, con el punto 4 siguiente, originan diversas posibilidades de diseño del interior ; ya sea agregando programas o juntándolos, fusionando o separando archivos.- Cada una de las ALTERNATIVAS DE DISEÑO DEL INTERIOR debe de ser considerada y luego: descartada o aceptada, en razón de conveniencias computacionales tales como: eficiencia, tiempo de respuesta, espacio en disco, posible complejidad de los programas, tamaño de los archivos, costos monetarios, etc.- Dicho de otro modo, Se genera diversas alternativas de diseño físico. Estas alternativas de diseño del interior deben de ser evaluadas, tal como se hizo con las alternativas de diseño del Exterior y elegir una, que será la que se implementará.Para CADA ARCHIVO, se debe indicar:a) NOMBRE: hasta 8 caracteres; con una breve explicaci6n.b) TIPO: Es de entrada o salida. Es archivo maestro, de transacciones, de salida, de paso.c) DESCRIPCIÓN: (desglose de lo que contiene, como se crea, de donde se origina.d) CAMPOS QUE LO FORMAN: desglose del registro l6gico del archivo. Se indica el nombre del campo, largo del campo medido en caracteres, y su tipo: numérico, alfabético u otro.Ejemplo de descripción de archivo:a) NOMBRE: MATPRIMA Contiene informaci6n de la materia prima en cuanto a su valor.b) TIPO: Archivo de salida, para listado LIST-7. Se genera con el archivo de transacciones MOMATPRI y con el archivo maestro MATPRI.c) DESCRIPCIÓN: Contiene la informaci6n que se necesita para la emisi6n del listado LIST-7 . Se usa en el subsistemas MATERIA PRIMA del interior.d) CAMPOS QUE LO FORMAN: El registro I6gico del archivo es:

CODI DESCR CANT PRECIO VALOR OBSERV

lOc(N) 25c(A) 12c(N) lOc(N) 12c(N) 20c(A)4) DIAGRAMA DEL PROCESO DE EJECUCIÓN- Se debe ubicar los programas y archivos que habrá en el sistema y cómo ellos se relacionan para generar las salidas.- El diagrama de proceso de ejecuci6n se puede ir realizando para cada uno de lossubsistemas, y luego para el sistema completo.- Existirá mas de una forma de establecer el diagrama y ello es resolver el problemade diseño del interior.- Se debe indicar una malla o diagrama de proceso, para cada uno de los subsistemas y para el interior del sistema completo.

Observaciones.1� De arriba hacia abajo debe haber correspondencia con la secuencia de ejecuci6n y traslado de la informaci6n de Entrada para generar la informaci6n de SALIDA.( diagrama Top - Down)2� Es usual que los archivos maestros se indiquen en la parte alta del diagrama de procesos y no es usual que un archivo de paso aparezca al comienzo.Se denominan ARCHIVOS MAESTRO aquellos que son de larga permanencia el tiempo. Y los archivos maestros se actualizan generándose los archivos MAESTRO PADRE y archivos MAESTRO HIJO.5) DISEÑO de impresi6n de LISTADOS y de PANTALLAS.Actualizar los diseños de listados y de pantallas que se tiene en el DISEÑO Lógico, que si no hay cambios quedarán como estaban definidos antes, o se les incorpora las modificaciones.6) ESPECIFICACIONES DE PROGRAMA.Cada uno de los programas contemplados en el diagrama de proceso de ejecución se debe describir el cómo ese programa debe procesar la informaci6n de ENTRADA para generar la informaci6n de SALIDA. Los programas no tienen nombre definitivo aún.

TEMA VIIIDISEÑO LOGICO DETALLADO

LA PRIORIZACION Y LOS CAMBIOS DE REQUERIMIENTOS

El proceso de priorización, en el área de sistemas, no es en absoluto trivial como pude serlo en actividades que no requieran mano de obra especializada. Especialmente en sistemas, la gran cantidad de tecnologías utilizadas crea en los recursos diferentes especializaciones para poder ganar productividad. Esto nos enfrenta a los siguientes problemas en el momento de priorizar requerimientos:

a) Brindar a la alta gerencia de la Empresa la información necesaria para poder priorizar en forma adecuada cada uno de los requerimientos presentados.b) Detectar, por parte de tecnología, posibilidades de sinergia entre requerimientos: requerimientos similares presentados por distintas áreas de negocio.c) Poder determinar, por parte de tecnología, si se cuenta o no con recursos suficientes para ejecutar los requerimientos que se quiere incluir dentro del Plan de Sistemas de la Organización.d) Detectar, por parte de tecnología, que no se estén cambiando simultáneamente componentes comunes o de un mismo sistema

En la gran mayoría de casos el fracaso de un proyecto se debe a una mala definición del proyecto. Esto repercute incluso en la contratación del software ya que podría comprarse una solución que solamente cumpla en parte con los requerimientos y el monto de inversión deba incrementarse para cumplir con el resto de las necesidades planteadas. Palabras como "creímos que ", "asumimos que", "pensamos que", se oyen frecuentemente después que los verdaderos objetivos salen a luz, generalmente en el proceso de implantación del sistema. Esto incrementa costos e inclusive hay ocasiones en las que hay que desandar el camino recorrido y volver a empezar.Como resultado obtendrá un documento especificando las necesidades de la empresa en conjunto con los objetivos gerenciales y operativos planteados en todos los niveles, así como las prioridades, jerarquías y dependencias de los mismos. Documento que es requisito en cualquier evaluación de compra o diseño de un sistema. El precio depende del volumen de la información a ser procesada así como del tipo de sistema que se pretende implementar.Ventajas ClaveVisión global del proyecto.Definición clara de objetivos a ser cumplidos.Integración de requerimientos entre departamentos.Síntesis de necesidades

Que es un requerimiento? Condición o capacidad que un usuario necesita para poder resolver un problema o lograr un objetivo Condición o capacidad que debe exhibir o poseer un sistema para satisfacer un contrato, estándar, especificación, u otra documentación formalmente impuesta Una condición o capacidad que debe ser conformada por el sistema Algo que el sistema debe hacer o una cualidad que el sistema debe poseer Requerimientos en ingeniería de software y sistemas En ingeniería de sistemas existen tres tipos de requerimientos.Un requerimiento funcional puede ser una descripción de lo que un sistema debe hacer. Este tipo de requerimiento especifica algo que el sistema entregado debe ser capaz de realizar.

Un requerimiento no funcional: de rendimiento, de calidad, etc; especifica algo sobre el propio sistema, y cómo debe realizar sus funciones. Algunos ejemplos de aspectos solicitables son la disponibilidad, el testeo, el mantenimiento, la facilidad de uso, etc. Otros tipos de limitaciones externas, que afectan en una forma indirecta al producto. Estas pueden ir desde la compatibilidad con cierto sistema operativo hasta la adecuación a leyes o regulaciones aplicables al producto Una colección de requerimientos describe las características o atributos del sistema deseado. Se omite el cómo debe lograrse su implementación, ya que esto debe ser decidido en la etapa de diseño por los diseñadores.En la ingeniería de software se aplica el mismo significado, sólo que el énfasis está puesto en el propio software.Características Los requerimientos bien formulados deben satisfacer varias características. Si no lo hacen, deben ser reformulados hasta hacerlo.Necesario: Lo que pida un requerimiento debe ser necesario para el producto. No ambiguo: El texto debe ser claro, preciso y tener una única interpretación posible. Conciso: Debe redactarse en un lenguaje comprensible por los inversores en lugar de uno de tipo técnico y especializado, aunque aún así debe referenciar los aspectos importantes Consistente: Ningún requerimiento debe entrar en conflicto con otro requerimiento diferente, ni con parte de otro. Asimismo, el lenguaje empleado entre los distintos requerimientos debe ser consistente también. Completo: Los requerimientos deben contener en sí mismos toda la información necesaria, y no remitir a otras fuentes externas que los expliquen con más detalle. Alcanzable: Un requerimiento debe ser un objetivo realista, posible de ser alcanzado con el dinero, el tiempo y los recursos disponibles. Verificable: Se debe poder verificar con absoluta certeza, si el requerimiento fue satisfecho o no. Esta verificación puede lograrse mediante inspección, análisis, demostración o testeo. Estas características suelen ser subjetivas, es decir, no pueden ser calculadas de forma automática por ningún sistema. Por ello, se tiende a medir otras métricas o indicadores que sí que pueden ser calculados de forma automática y que, de algún modo, pueden sustituir o mapear con esta lista de características.

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

Taylor mismo sintetiza su enfoque en cuatro recomendaciones al dirigente de la empresa:1. Desarrollar instrumentos de trabajo y una ciencia para su utilización que reemplace el método empírico (procedimientos, máquinas y herramientas)2. Seleccionar con criterio y método y luego formar y educar al obrero en los métodos(anteriormente se dejaba librado a la adquisición de experiencia)3. Cooperar con los operarios en la aplicación de los métodos (procedimientos) que fueron establecidos (educación permanente)4. Distribución equitativa del trabajo de acuerdo con las capacidades (antes, todo era delegado en el operario)Nacen así los procedimientos operativos estándar (standard operating procedures), oprocedimientos operativos normales, según se quiera traducir o adaptar. Y nacen como una solución, o como un aporte a una solución encaminada a cuidar los recursos nacionales por parte de quienes tienen responsabilidad intelectual y material por ello: la dirigencia.El requerimiento de documentar formalmente los procedimientos surge simultáneamente, ya que hace auditable el proceso operativo en cuestión: la acción observada debe corresponderse directamente con las definiciones escritas. Además,

proporciona lo buscado: objetividad con respecto a las tareas que, ya afuera de la mente de los jefes, son desarrolladas por los operarios o el personal operativo.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente. UtilidadPermite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitaciòn del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Conformación Del ManualIDENTIFICACIÓNEste documento debe incorporar la siguiente información:Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Nùmero de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer tèrmino, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ùltimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y el nùmero debe colocarse un guiòn o diagonal. ÍNDICE O CONTENIDORelación de los capítulos y pàginas correspondientes que forman parte del documento.PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓNExposición sobre el documento, su contenido, objeto, àreas de aplicación e importancia de su revisión y actualizaciòn. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las àreas comprendidas en el manual.

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOSExplicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOSEsfera de acción que cubren los procedimientos.Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales. RESPONSABLESUnidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fasesPOLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓNEn esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. CONCEPTO Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.

DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados. GLOSARIO DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos DISEÑO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión , toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo. RESPONSABLES Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:ESTUDIO PRELIMINAREste paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio. TECNICAS DE TOMA DE REQUERIMIENTOSENTREVISTALa palabra entrevista deriva del latín y significa "Los que se ven entre sí".Una entrevista es un hecho que consiste en un diálogo entablado entre dos o más personas: el entrevistador o entrevistadores que interrogan y el o los entrevistados que contestan. Se trata de una técnica o instrumento empleado para diversos motivos, investigación, medicina, selección de personal. Una entrevista no es casual sino que es un diálogo interesado, con un acuerdo previo y unos intereses y expectativas por

ambas partes. También la entrevista puede significar mucho para otras personas ya que pueden ayudar a conocer personas de maxima importancia.Entrevista Entrevista, conversación que tiene como finalidad la obtención de información. Hay diversos tipos de entrevistas: laborales (para informarse y valorar al candidato a un puesto de trabajo), de investigación (realizar un determinado estudio), informativas (reproducir opiniones) y de personalidad (retratar o analizar psicológicamente a un individuo), entre otras. En una entrevista intervienen el entrevistador y el entrevistado. El primero, además de tomar la iniciativa de la conversación, plantea mediante preguntas específicas cada tema de su interés y decide en qué momento el tema ha cumplido sus objetivos. El entrevistado facilita información sobre sí mismo, su experiencia o el tema en cuestión. La entrevista como instrumento de investigación ha sido utilizada de forma ambiciosa por antropólogos, sociólogos, psicólogos, politólogos o economistas. Es por ello que gran parte de los datos con que cuentan las ciencias sociales proceden de las entrevistas. Los científicos sociales dependen de ellas para obtener información sobre los fenómenos investigados y comprobar así sus teorías e hipótesis

TIPOS DE ENTREVISTAENTREVISTA DIRECTIVA, ESTÁNDAR O FORMALIZADA: El entrevistado pregunta datos concretos con un esquema de preguntas preestablecido, intentando abarcar todos aquellos aspectos que interesa conocer del candidato. Las contestaciones deberán ser escuetas, sin ir más allá.

ENTREVISTA ABIERTA O INFORMAL: El entrevistador intenta sondear informaciones subjetivas (estado de ánimo, sentimientos, opiniones sobre diferentes temas, etc...). En esta entrevista hay que estar seguro de lo que se está diciendo, sin entrar en contradicciones, por lo tanto es una entrevista difícil, y en la que el grado de sinceridad debe ser alto.

ENTREVISTA SEMIDIRECTIVA: Es el más frecuente, y consiste en mezclar los dos tipos anteriores. Podemos destacar dos variantes:   DE CHOQUE: Aquí se pretende ver la forma de actuar del candidato en situaciones de tensión. Evalúa la capacidad de mantener la calma y serenidad ante situaciones adversas sin dejarse llevar por ellas.COLECTIVA: En ésta, el candidato es entrevistado por varias personas. Con ello se pretende obtener la opinión de expertos en diferentes áreas.

ENTREVISTA CON DINÁMICA DE GRUPO: En este tipo, se reúne a los candidatos en grupos más o menos numerosos a los que el entrevistador propone un tema de actualidad, negocios, empresa, sociales, etc ..., para que el grupo discuta. Mientras tanto, el entrevistador observará el papel que cada candidato asume en esta discusión, sobre su iniciativa, su capacidad de razonamiento, de convencer, de comunicar con los demás, etc...

ENTREVISTA NO FORMAL: En determinados sectores de la actividad productiva (construcción, hostelería y pequeña empresa) el proceso de selección para los puestos de trabajo consiste exclusivamente en una entrevista personal. Ésta, la realiza en la mayoría de los casos el propio empresario o la persona que contrata. Se produce generalmente en la zona de trabajo, es decir: a pie de obra, en la cafetería, en la cocina del restaurante, etc...

EL CUESTIONARIOEl Cuestionario es un instrumento de investigación. Este instrumento se utiliza, de un modo preferente, en el desarrollo de una investigación en el campo de las ciencias sociales: es una técnica ampliamente aplicada en la investigación de carácter cualitativa.No obstante lo anterior, su construcción, aplicación y tabulación poseen un alto grado científico y objetivo. Elaborar un Cuestionario válido no es una cuestión fácil; implica controlar una serie de variables.El Cuestionario es "un medio útil y eficaz para recoger información en un tiempo relativamente breve".En su construcción pueden considerarse preguntas cerradas, abiertas o mixtas. CARACTERÍSTICASEs un procedimiento de investigación. Es una entrevista altamente estructurada. "Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir". Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir información sobre grupos numerosos. El sujeto que responde, proporciona por escrito información sobre sí mismo o sobre un tema dado. Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo la verdad o produciendo notables alteraciones en ella. Además, la uniformidad de los resultados puede ser aparente, pues una misma palabra puede ser interpretada en forma diferente por personas distintas, o ser comprensibles para algunas y no para otras. Por otro lado, las respuestas pueden ser poco claras o incompletas, haciendo muy difícil la tabulación.  Cuestionario Restringido o CerradoEs aquel que solicita respuestas breves, específicas y delimitadas. "Para poder formular preguntas cerradas es necesario anticipar las posibles alternativas de respuestas". Estas respuestas piden ser contestadas con: Dos alternativas de respuestas (respuestas dicotómicas): Si o No. Varias alternativas de respuestas: donde se señala uno o más ítems (opción o categoría) en una lista de respuestas sugeridas. Como no es posible prever todas las posibles respuestas, conviene agregar la categoría Otros o Ninguna de las Anteriores, según sea el caso. En otras ocasiones, el encuestado tiene que jerarquizar opciones o asignar un puntaje a una o diversas cuestiones. Ventajas: Requiere de un menor esfuerzo por parte de los encuestados. Limitan las respuestas de la muestra. Es fácil de llenar. Mantiene al sujeto en el tema. Es relativamente objetivo. Es fácil de clasificar y analizar.   Cuestionario No Restringido o AbiertoLas preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de respuesta. "Las preguntas abiertas son particularmente útiles cuando no tenemos información sobre las posibles respuestas de las personas o cuando esta información es insuficiente". Es aquel que solicita una respuesta libre. Esta respuesta es redactada por el propio sujeto.

Proporciona respuestas de mayor profundidad. Es de difícil tabulación, resumen e interpretación.  Cuestionario MixtoEs aquél que considera en su construcción tanto preguntas cerradas como abiertas.  Requerimientos para la Construcción de un Buen Cuestionario: Hacer una lista de aspectos (variables) que se consideran importantes de incluir. Determinar el propósito del cuestionario. Se refiere a un tema significativo. Señalar el título del proyecto, del aspecto o tema a que se refiere, y una breve indicación de su contenido. Las instrucciones deben ser claras y completas. Especificar algunos datos generales: Institución, fecha, nombre del encuestador, etc. Establecer la mejor secuencia de dichos aspectos o temas. Los términos importantes deben estar definidos. El cuestionario no ha de ser demasiado largo.

TEMA IX EL PAPEL DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION EN LA EMPRESA

Qué es la estrategia empresarial

Para que una organización sea exitosa, sus gerentes y líderes deben dirigir a su gente para que: 1) hagan las cosas correctas y 2) hagan las cosas correctamente. La segunda, hacer las cosas correctamente, entra en el campo de la efectividad, y otras habilidades gerenciales. La primera, hacer las cosas correctas, es la estrategia empresarial (o estrategia corporativa o estrategia de negocio).

La estrategia corporativa es de gran importancia para cualquier empresa, pequeña o grande. En las grandes empresas, suelen ser los altos niveles gerenciales quienes se ocupan del tema estratégico; sin embargo, a medida que un individuo asciende en la escala, tiene que ir pensando cada día más en forma estratégica.

Existen múltiples definiciones de estrategia. Mencionamos una de ellas: “es la compleja red de pensamientos, ideas, experiencias, objetivos, experticia, memorias, percepciones y expectativas que proveen una guía general para tomar acciones específicas en la búsqueda de fines particulares” - Fred Nichols.

Una definición más orientada hacia el mundo de negocios, la provee Bruce Henderson: “es la búsqueda deliberada por un plan de acción que desarrolle la ventaja competitiva de un negocio, y la multiplique”. Muchas de las definiciones modernas hacen énfasis en la necesidad de una empresa de tener una ventaja competitiva, que la distinga de las demás. Según Michael Porter, la estrategia competitiva trata sobre “Ser diferente. Es decir, seleccionar una serie de actividades distinta a las que otros han seleccionado, para ofrecer una mezcla única de valor”.

Formular la estrategia empresarial, y luego implementarla, es un proceso dinámico, complejo, continuo e integrado, que requiere de mucha evaluación y ajustes.

Formulación de la estrategia empresarial

Formular la estrategia de una organización, implica tres grandes pasos:

Determinar dónde estamos : analizar la situación tanto interna como externa, a nivel micro y macro. Para esto son útiles herramientas como la matriz FODA.

Determinar a dónde queremos llegar : esto implica establecer la misión, visión, valores y objetivos, tanto a nivel corporativo como a nivel de unidad de negocio.

Determinar como llegar hasta allí : es decir, el plan estratégico – la serie de decisiones que se deben tomar, basadas en factores como:

o Qué productos y servicios ofrecero Qué demandas del mercado satisfacero A qué segmento de clientes atendero Qué tecnología utilizar (o desarrollar)o Qué método de ventas utilizaro Qué forma de distribución utilizaro Qué área geográfica atacar

Implementación de la estrategia empresarial

De nada sirve contar con una fabulosa estrategia, si esta no se lleva a cabo. Implementar el plan implica una serie de pasos:

Asignar y procurar los recursos necesarios : financieros, humanos, tiempo, tecnología, etc.

Establecer la estructura humana : puede ser una estructura jerárquica de comando, equipos multi-funcionales, etc.

Establecer responsabilidades : cada tarea o proceso debe ser responsabilidad de una persona o un equipo.

Manejar el proceso : evaluar los resultados, y hacer los ajustes necesarios.

I. PROPOSITOPresentar un Plan Informático acorde con la misión visión y objetivos institucionales y sujeto a Normas Técnicas de Control Interno - Area de Sistemas de Información Computarizados - Registro Oficial RO-10/10/02, tomando en cuenta Norma 400-00;400-01;400-02, referente al Plan Informático.II. APLICACIÓNLa metodología, procedimientos y actividades definidos en este documento deberán ser aplicados en su totalidad por la Dirección de Desarrollo Tecnológico Estadístico de la Institución. De acuerdo a lo que establece la Norma 400-02: "Dicho plan será de caracter obligatorio, independiente del nivel de complejidad o tamaño de la entidad, además será el que regule y determine el desarrollo informático de la institución a corto y mediano plazo":III. ALCANCEEl contenido y definición del Plan Informático involucra tanto a los miembros del área informática de la Institución (Desarrollo Tecnológico Estadístico), como también al área de Planificación Institucional, y deberá ser aprobado en conjunto con los Planes y Proyectos de desarrollo institucional..IV. RESPONSABILIDADESSerán responsables de la aplicación de este plan, miembros directivos y responsables técnicos del área Informática (Desarrollo Tecnológico Estadístico) en coordinación con Planificación Institucional. De acuerdo a la Norma Técnica 400-02 de Control Interno, para el desarrollo del plan en todas sus fases incorporará la participación de los usuarios y de la Unidad de Auditoría Interna.V. USOSe utilizará como elemento normativo y procedural para su uso en la Dirección de Desarrollo Tecnológico Estadístico de la Institución y formará parte de los Proyectos Institucionales.

DEFINICION DEL PLAN INFORMATICO1. INTRODUCCIÓNLa informática juega un rol de suma importancia, primero por el uso de tecnologías de la información como facitlitadoras de un proceso de cambio, creando nuevas formas de trabajo, permitiendo el rediseño creativo de la organización, haciendo un uso óptimo de los recursos, y la vez, mejorando significativamente la calidad del servicio.

Durante los próximos años, las Tecnologías de Información probablemente evolucionarán a velocidades que nos tienen acostrumbrados, lo que exige adicionalmente una atención especial para asegurar que este plan no sea estático.

Esto requiere una gestión atenta y flexible, para capturar las oportunidades que las nuevas tecnologías puedan ofrecer. 2. OBJETIVOS"Atender y brindar todo el requerimiento de desarrollo de aplicaciones de carácter administrativo y estadístico que demanda la empresa, además del soporte para el procesamiento de datos y administración de toda la plataforma tecnológica.".

Para ello es necesario elaborar, proponer y poner en práctica políticas y normas técnicas, validadas por las distintas entidades de la organización, destinadas a orientar, apoyar, facilitar y capacitar la solución de los problemas tecnológicos para mejorar la gestión en las distintas áreas

2.1. Determinar la situación, rol y responsabilidades actuales de la Unidad Informática de la Institución, conformada por la Dirección de Desarrollo Tecnológico Estadístico de acuerdo a la visión, misión y metas institucionales.2.2. Determinar las funciones de la Unidad Informática dentro de la Institución.2.3. Desarrollar la Unidad Informática con sujeción a normas técnicas vigentes en la empresa y recomendaciones de calidad internacionales, con la aplicación de una metodología de desarrollo informático acorde a la realidad tecnológica actual. y a las necesidades presentes.

3. METAS3.1. Elaborar un Diagnóstico de la Situación Informática de la Institución.3.2. Proponer Nueva Situación y alternativas de mejoramiento (Planes y Proyectos).3.3. Planificar y desarrollar el Plan Integral Informático de la Institución a mediano y largo plazo con los recursos necesarios.

4. ALCANCESLos Alcances que se establezcan para el Plan Informático son los alcances definidos para el desarrollo de actividades del Plan, hechos en base a las metas propuestas.

FODAEl FODA es una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos internos o externos de programas y proyectos.El FODA se representa a través de una matriz de doble entrada, llamada matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos.En la lectura vertical se analizan los factores internos y por tanto controlables del programa o proyecto y los factores externos, considerados no controlables.Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.Las Debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.En síntesis:

las fortalezas deben utilizarse las oportunidades deben aprovecharse las debilidades deben eliminarse y las amenazas deben sortearse

CONTENIDO DEL PLAN INFORMATICOEl contenido a continuación detallado del Plan Integral Informático, se ha elaborado de acuerdo a lo que establece 1 FASE ORGANIZACIONAL DE DIAGNOSTICO DE LA SITUACIONINFORMATICA ACTUAL.1.1 ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL,ANALISIS FODA, SITUACIÓN ACTUAL DE LA UNIDADINFORMATICA: RECURSOS HUMANOS, HARDWARE YSOFTWARE.1.1.1 ANTECEDENTES1.1.2 ANALISIS FODA1.1.3 OBJETIVOS ACTUALES1.1.3.1 ESTRUCTURA JERARQUICA ACTUAL Y ORGANIZACIÓN ACTUALDE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICOESTADÍSTICO.1.1.3.2 DESCRIPCION GENERAL DE LAS POLITICAS INFORMATICASACTUALES.1.1.3.3 DESCRIPCION GENERAL DE ESTADO DE LOS SISTEMAS DEINFORMACIÓN ACTUALES1.1.3.4 DESCRIPCION ACTUAL DE FUNCIONES DE LA UNIDADINFORMATICA (DESARRLLO TECNOLÓGICO ESTADÍSTICO)1.1.3.5 DESCRIPCION DEL PARQUE INFORMATICO ACTUAL Y LAPLATAFORMA TECNOLÓGICA ACTUAL.(HARDWARE, SOFTWARE, COMUNICACIONES)1.2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

2. DEFINICION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓNCOMPUTARIZADOS QUE NECESITA LA INSTITUCIÓN:OBJETIVOS, PROPUESTAS, PROYECTOS, Y PLANES DEDESARROLLO INFORMATICOS.2.1 DEFINICION DE OBJETIVOS, SITUACION PROPUESTA YALTERNATIVAS DE MEJORAMIENTO.2.1.1. OBJETIVOS PROPUESTOS2.1.2 ESQUEMA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL PROPUESTO PARALA DIRECCIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICO.2.1.3. DESCRIPCION GENERAL DE ALTERNATIVAS DEMEJORAMIENTO DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLOTECNOLÓGICO.2.2 PLAN DE DESARROLLO DE SISTEMAS2.2.1 OBJETIVOS, METAS, ALCANCES2.2.2 DEFINICION DE LA METODOLOGIA DE DESARROLLO DESOFTWARE RECOMENDADAMETODOLOGIA DE DE CICLO DE VIDA DEDESARROLLO DE SOFTWARE. RECOMENDADA PARALOS PROYECTOS DE DESARROLLO DE SOFTWAREESTANDARES DE DESARROLLO DE SOFTWARERECOMENDADASHERRAMIENTAS DE DESARROLLO DE SOFTWARERECOMENDADAS. Tomar en cuenta SOFTWARE LIBREMEDICIÓN DEL SOFTWARE.2.2.3 PLAN DE RIESGOS EN LA CONSTRUCCION YDESARROLLO DE SOFTWARE INSTITUCIONAL2.2.4 PLAN DE VALIDACION Y VERIFICACION DESOFTWARE

2.2.5 PLAN DE PRUEBAS2.2.6 PLAN DE IMPLEMENTACION Y MANTENIMIENTO DELSOFTWARE2.2.7 PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DELSOFTWARE2.3 PLAN DE ADMINISTRACIÓN Y PROCESAMIENTO DE DATOS2.4 PLAN DE ADMINISTRACION DE HARDWARE2.4.1 PLAN DE ADMINISTRACION DE REDES,INTRANETS, INTERNET, EXTRANET. (ADMINISTRACION DESITIOS WEB, CUENTAS DE INTERNET, PROVEEDORES DESITIOS)2.4.2 PLAN DE ADMINISTRACION DE SERVIDORES2.4.3 PLAN DE ADMINISTRACION DE EQUIPOS(HARDWARE) DE LA UNIDAD INFORMATICA.2.4.4 PLAN DE DISTRIBUCION Y ADMINISTRACIONDE EQUIPOS DE LAS AREAS DE USUARIO INTERNAS..2.4.5 PLAN DE RIESGOS Y CONTINGENCIAS EN LAUTILIZACION DEL HARDWARE2.5 PLAN DE ADMINISTRACION DE SOFTWARE2.5.1 PLAN DE ADMINISTRACION DE SOFTWARE OPERATIVO2.5.2 PLAN DE ADMINISTRACION DE SOFTWARE DE APLICACIONES2.5.3 PLAN DE ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS2.5.4 PLAN DE ADMINISTRACION DE SOFTWARE DECOMUNICACIONES2.5.5 POLITICAS DE TERCIARIZACION DE SOFTWARE2.5.6 PLAN DE RESPALDOS DEL SOFTWARE2.5.7 PLAN DE RIESGOS Y CONTINGENCIAS EN LA UTILIZACION DELSOFTWARE2.6 PLAN DE CAPACITACION Y SOPORTE TECNICOINFORMÁTICO2.7 PLAN DE SEGURIDAD INFORMATICA2.8PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOSPRODUCTOS Y SERVICIOS DE DESARROLLO TECNOLÓGICO.2.8.1 PLAN DE PROCEDIMIENTOS DE DESARROLLO.2.8.2 PLAN DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN.2.8.3 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD.

CONTINUIDAD OPERACIONAL ACTIVALa continuidad operacional del negocio es un concepto que hoy en día las empresas deben considerar como fundamental dentro de sus planes de TI.Generalmente, los eventuales problemas ligados a fallas de elementos de hardware, software y a errores humanos que provocan una suspensión termporal del servicio, se abordan desarrollando soluciones de Alta DisponibilidadPor otra parte, desastres o sucesos de alto impacto, tales como incendios, terremotos o atentados, que obligana reiniciar las operaciones en un lugar físico alternativo y alejado del sitio del suceso, consideran el desarrollo de Planes de Contigencia y Recuperación de DesastresEl Modelo de Continuidad Operacional Activo-Activo, propone una solución que se hace cargo de ambos aspectos de la continuidad operacional, a la vez que optimiza el uso de la capacidad de procesamiento instalada en su empresa.

 ¿En qué consiste la solución?La solución de Continuidad Operacional Activa consiste en implementar mecanismos y procesos que permitan aumentar el nivel de disponibilidad de una plataforma tecnológica tradicional, reduciendo los costos de adquisición y mantenimiento por unidad de procesamiento disponible; y de aquellos asociados a mantención y prueba de los planes de contingencia.Esto se logra utilizando para la prestación de los servicios requeridos por los sistemas y usuarios, todo el equipamiento disponible, manteniéndolo siempre activo y en uso, minimizando la necesidad de pruebas de planes de recuperación de desastres, y automatizando el proceso mediante el cual, ante una eventual falla o desastre, los sistemas y usuarios son atendidos por las componentes disponibles.

PLANES DE CONTINGENCIA

Qué es un plan de contingencia y cuáles son sus funciones, objetivos y contenidos Se entiende por PLAN DE CONTINGENCIA los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aún cuando alguna de sus funciones se viese dañada por un accidente interno o externo.

Que una organización prepare sus planes de contingencia, no significa que reconozca la ineficacia de su empresa, sino que supone un avance a la hora de superar cualquier eventualidad que puedan acarrear perdidas o importantes perdidas y llegado el caso no solo materiales sino personales.

Los Planes de Contingencia se deben hacer de cara a futuros acontecimientos para los que hace falta estar preparado.

La Función principal de un Plan de Contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa su elaboración la dividimos en cuatro etapas:

1. Evaluación. 2. Planificación.3. Pruebas de viabilidad. 4.  Ejecución.

Las tres primeras hacen referencia al componente preventivo y la última a la ejecución del plan una vez ocurrido el siniestro. La planificación aumenta la capacidad de organización en caso de siniestro sirviendo como punto de partida para las respuestas en caso de emergencia. Es mejor planificar cuando todavía no es necesario. Los responsables de la Planificación, deben evaluar constantemente los planes creados del mismo modo deberán pensar en otras situaciones que se pudiesen producir. Un Plan de Contingencia estático se queda rápidamente obsoleto y alimenta una falsa sensación de seguridad, solo mediante la revisión y actualización periódicas de lo dispuesto en el Plan las medidas preparatorias adoptadas seguirán siendo apropiadas y pertinentes.

Toda planificación de contingencia debe establecer objetivos estratégicos así como un Plan de acción para alcanzar dichos objetivos. A continuación veremos las diferencias fundamentales entre una Planificación de la Contingencia y la planificación de los objetivos:

La planificación de la contingencia implica trabajar con hipótesis y desarrollar los escenarios sobre los que se va a basar la planificación. La planificación de objetivos ya se conoce el punto de partida y se basará en la evaluación de las necesidades y recursos.

Un Plan de Contingencia debe ser exhaustivo pero sin entrar en demasiados detalles, debe ser de fácil lectura y cómodo de actualizar. Debemos tener en cuanta que un Plan de Contingencia, eminentemente, debe ser Operativo y debe expresar claramente lo que hay que hacer, por quien y cuando.

Toda Planificación debe tener en cuenta al personal que participar directamente en ella desde el personal que lo planifica hasta aquellos que operativamente participarían en el accidente. Debemos tener en cuanta los procedimientos para la revisión del Plan, quien lo actualizará y como, esa información, llegara a los afectados. El Plan de Emergencia

Una Planificación de Contingencias debe ser también un Plan de Emergencia que contenga los siguientes elementos: a) Identificación del escenariob) Objetivos operativosc) Medidas que se deben adoptard) Investigacióne) Conclusiones

Objetivos Generales

Minimizar las perdidas

Objetivos ParticularesGestión y coordinación global, asignación de responsabilidadesActivación del Plan de EmergenciaMinimizar las perdidas

Contenido del Plan de Contingencia

La naturaleza de la contingenciaLas repercusiones operativas de la contingenciaLas respuestas viablesLas implicaciones financieras de las respuestasCualquier efecto en otro proceso

Se deberán valorar los diferentes escenarios, esta actividad es la más intuitiva y sin embargo una de las más importantes ya que sienta las bases de toda la planificación posterior. Para establecer escenarios es necesario formular distintas hipótesis, aunque estas se basen en todos los conocimientos disponibles, nunca se debe eliminar el elemento de imprevisibilidad.

Debe ser un documento “vivo”, actualizándose, corrigiéndose, y mejorándose constantemente. No se trata de un documento que deba ser revisado exhaustivamente y fecha fija, sino de un documento que esté en permanente estado de cambio.

Los planes de contingencia deberán ser realistas y eficaces. Deberá existir un mecanismo para determinar qué plan de contingencia alternativo se instrumentará, tomando en consideración la eficiencia con respecto al costo. En situaciones de crisis, el rendimiento con respecto a otros objetivos es secundario.

LOS CARGOS DE UNA GERENCIA DE INFORMATICA

Gerente de Informática y Planeamiento Secretaria Oficina Jefe Departamento de Informática Especialista Desarrollo y Análisis de Sistemas Especialista Analista Programador Especialista Programador Especialista de Desarrollo Especialista de Producción Técnico de Producción Especialista de Gestión y Tecnología Especialista Administrador Base de Datos Especialista Administrador de Red Técnico de Soporte Técnico de Telecomunicaciones Jefe Departamento de Planeamiento Especialista de Planeamiento Especialista de Gestión Especialista de Estadística y Calidad

LECTURAS COMPLEMENTARIASPlaneación del sistema de Información AdministrativaLa administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.

Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades. El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo.

Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.

b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia mas eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.

1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que va a ser elaborado.2) Estudiar el de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.3) Estudiar la posición estratégica de la compañía.

4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.

5) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.

6) Establecer los objetivos estratégicos del SIA.

7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.

8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.

10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.11) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse(prioridades) y los recursos que se requieren.

Necesidad de la Planeación de Sistemas

El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto.

Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: La automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales. Este método revela la necesidad de una planeación general.

Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son:La creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la Organización.El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos.

El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto más tiempo se posponga un plan maestro, más caras resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño de sistemas integrados.Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su información. Ni tampoco han comprendido la inversión que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa. En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información Administrativa.

Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos y a corto plazo.

Existen algunas razones fundamentales para planear los S.I.

Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto plazo.

Concentrarse en los objetivos del S.I.A. Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema

de información administrativa. Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de

información Sentar las bases para controlar los proyectos del S.I.A. Equilibrar los costos y beneficios del S.I.A. Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con

los cual se evita una resistencia al cambio.

Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la compañía para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. Mas aun, al incluir los planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo, la gerencia hará de definir los objetivos de los sistemas futuros de información.

Al planear la instalación del S.I.A. la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor que será introducido conforme vaya necesitándose. Este tipo de asignación permite un diseño y organización ordenadas.

El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su planeación y control. La planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control.Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalación del sistema.

Objetivos de la planeación de S.I.A.

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan bien.

La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo.

Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:

Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas organizacionales.

Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.

Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes. Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso

instalar, operar y darles mantenimiento. Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su

crecimiento. Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información

congruentes, generales, interorganizacionales y que abarquen toda la empresa.

Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.

Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:

Que el S.I.A. forme parte del plan estratégico de la compañía Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.

Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemasBúsqueda de la Información

Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en su trabajo con los sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva.

La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.

Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:

1. Qué se está haciendo2. Por qué se está haciendo.3. Cómo se está haciendo.4. Quién lo está haciendo.

Los principales problemas que entraña lo que se está haciendo.En el caso de la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:

1. Ambiente de la industria y de la compañía.2. La industria3. La compañía y la alta gerencia.4. La gerencia media.5. Gerencia de primera línea y sistemas de operación.

Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los niveles inferiores de la compañía.

Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de implantación. Bajo esos encabezados buscamos información que les ayude a:

Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado.

Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía.

Evaluar las metas y estrategias.

Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas dentro de la compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de operaciones.

Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales.

Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos).Prevenir desastres.

Métodos de búsqueda de datos.

Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aquí los métodos.

Buscar organigramas, misiones de la organización.

Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa.Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas.

Realizar un análisis en la estación de trabajo.

Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en cuestión.

Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de información administrativa.

Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de información, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparación de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rígida.

Elaboración de técnicas de entrevista.

El diseñador del sistema de información administrativa (MIS) entrevistará a los gerentes y a otras personas de rango más alto que el suyo en la organización. Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista.

Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente. Aprovechará al máximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deberá imaginar mentalmente la posición del gerente para saber cu´l será la reacción de éste ante la entrevista.

El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobación antes de presentar la propuesta del proyecto.

Programa.El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes.

Aprobación.El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados de éste o buscar información aplicando técnicas.

Venta de un servicio.

Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solución puede colaborar mediante el sistema de información administrativa.

Realización de la entrevista.

El analista de sistemas procurará encontrar un lugar donde no haya distracciones.

El analista de sistemas realiza la entrevista para aprender.

El analista tendrá y mostrará interés por lo que dice el entrevistado.

El analista debe saber escuchar, lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad.

El hecho de tomar apuntes puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificultarle en analista penetrar más a fondo en los problemas.

Debe darse por terminada la entrevista en cuanto el sujeto externo signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizará de modo abrupto.

Análisis en la estación de trabajo.

Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de información.

Obtener el título y la descripción del puesto.

Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un título y una descripción. Una buena descripción contiene tres elementos: 1) el título del puesto y la relación jerárquica, 2) un resumen de objetivos y funciones, 3) una lista completa de responsabilidades.

Lista de operaciones, archivos y transportes.

Se prepara lista de las operaciones que se realizan en las estaciones de trabajo. Pueden usarse entrevistas y la observación como una comprobación.El titular del puesto archiva y saca documentos del archivo como parte de su trabajo.

Entradas y salidas.

Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la estación de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.

Equipo utilizado.

El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por computadoras personales, terminales de video, máquinas de escribir, archivos tubulares, teléfonos especiales, máquinas reproductoras y estampadoras.Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre las estaciones son una importante consideración en la distribución de las oficinas.

Medición del trabajo.

Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de trabajo, puede servirse del análisis de métodos y de un estudio de medición del trabajo. Ese estudio revelará el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.

Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son diagramas que constan de símbolos pictóricos conectados por segmentos de líneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lógico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos / información o flujo de autoridad en las organizaciones.

Los diagramas de flujo son útiles para él porque el ayudan en 1) la definición del problema, 2) la formulación y análisis del problema, 3) la solución del problema y 4) la documentación del diseño de sistemas.

Tipos de diagramas de flujo.

No hay estandarización en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias.

Formas e InformesToda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Más aún, unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de información administrativa computarizado, constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las empresas modernas.

El concepto de sistemas de información implica una comunicación por medio de formas e informes formales. La selección del medio, los métodos de almacenamiento, el formato y el contenido son críticos en dichos sistemas. Por muchas transacciones que una computadora efectúe cada minuto, el sistema no estará produciendo información si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida está desorganizada.Las formas han constituido la base del registro y transmisión de la información en las empresas desde hace tanto tiempo que es difícil imaginar una compañía que sea dirigida sin ellas.

Objetivos de las formas

Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho mas y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

Otros objetivos son facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:

1. La organización de los datos.2. La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes y3. Lograr el control de las operaciones.

La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación. El uso de su información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un circulo.

Las formas como parte integral del diseño de sistemas

La relación entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables. Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral.Las formas pueden ser diseñadas como entradas para un sistema particular de información, como salidas de él o como registros intermedios que permanecen dentro de él. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseño.

En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrado.

Establecimiento de un programa de administración de formas Necesidades de la administración de formas:

La elaboración de formas es parte del diseño y mantenimiento de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estará alerta ante la posible "proliferación de formas" en su compañía.

Políticas y procedimientos:

Una ves delimitada la responsabilidad del puesto, habrá que preparar políticas (para el manual) que definan claramente esta tarea. En relación con esto, el procedimiento con que se inicia o revisa una forma también se preparará y se distribuirá entre todos los gerentes.

También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas, su obtención e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento de archivos de formas.

Control del inventario de formas:

No es sensato ordenar una dotación de formas para diez años ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarán inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habrá necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeñas será excesivo y se requerirá mucho tiempo de espera.

Archivos y clasificaciones de formas:

El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de todo formato estándar que se despliegue en el equipo periférico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numérico, otra para el archivo de títulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere además un archivo clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numérico se basa en el número de identificación que se asigna a cada forma. Ese número puede asignarse en secuencia según el orden en que lleguen las formas al control.

Análisis de formas

El análisis de formas abarca el diseño de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:Determinar la necesidad de información: Las formas en uso han de ser analizadas para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor número de ellos. Los únicos datos referentes a la forma serán los que resulten absolutamente necesarios.

Preparar la información: El análisis de la preparación del material se propone encontrar el modo más fácil y económico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema entero de operación e información. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines.

Presentar la información: Los datos se convierten en información cuando alguien se sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. La información se presentará en una forma que sea fácil de entender y oportuna para el que toma las decisiones.

Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros también es parte del análisis de formas. ¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas en otros medios de comunicación, como microfilm o cintas de computadora, para guardarlas? ¿Cuál es la condición de los datos almacenados?

Diseño de Formas

El análisis culmina en el diseño o rediseño de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser tenidos en consideración al diseñar una forma. Los contadores expertos en el diseño serán de gran ayuda al que lo realiza.Consideraciones generales en el diseño de formasCon el análisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos específicos en los sistemas contables y de información administrativa. Es decir, primero hay que investigar:

La función de una forma

Cuándo se empleará la forma

Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y almacenamiento.

Quien llena la forma y quién la utiliza

Cuántas unidades de la forma se requieren al año.

Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Información

Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del café hasta los informes certificados de auditores que recibe el presidente de la compañía, por lo tanto el estudio se hará para los sistemas de información. Puesto que éstos son sistemas formales, los informes en los sistemas de información son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. Los informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos. Por lo tanto todas las formas son informes.

Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo de operaciones contienes datos, que se transforman en información cuando las recibe el usuario. Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y los encabezados del informe también pueden estarlo. Y es precisamente esta característica de información fija la que hace la mayor parte de los informes sean formas.

En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho más obvias. Así, el informe de un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante información fija. También el informe del costo mensual comparado con el presupuesto incluye información fija, como los encabezados de columna y un listado de los códigos contables en la columna de la izquierda.

Los informes especiales, los cuales no suelen ser periódicos, tienen pocas características de las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por petición del gerente.

Así pues los informes pueden ser periódicos con ciclos variables, pueden ser generados de manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta particular)

Para el diseñador del sistema de información administrativa, no es una cuestión trivial la cantidad de información fija que debe asignarse a un informe. Cuanto más información de ese tipo contenga, mas pronto se preparara y más rápidamente será leído por el usuario.

Estructuración de un Sistema de Informes para el Sistema de Información Administrativa

Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se trata mas bien del resultado confuso de adiciones y supresiones. Este método no toma en cuenta deficiencias como una excesiva diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de listas de distribución, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuración de los informes.

En el enfoque de sistemas aplicado a la estructuración de los informes, no basta una sola orientación en el análisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema. Se requiere de conceptos de diseño que son los siguientes:

Necesidades de información de los gerentes: La creación de una estructura de los informes deberá comenzar con la investigación de las exigencias de información por parte de los gerentes. El análisis de las obligaciones de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas.

Necesidades de información para administrar subsistemas organizacionales: La organización puede verse desde cinco perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa son:

Unidades estratégicas de negocios Fases Centros de costos Sistemas de recursos y Sistema de la zona geográfica

En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona comité o equipo especial de trabajo que se encarguen de ella. Debe establecerse una estructura de informe que satisfaga las necesidades del sistema.Informes sobre el desempeño e incidentes: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos. Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance. Informes orientados al futuro: planeación y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de venta. Informes pedidos de la investigación: Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación. Sistemas computarizados de consulta mediante la base de datos: Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En vez de proporcionarles informes mensuales que la contengan, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe.Jerarquía de los informes: Aunque los informes sobre el desempeño constituyen una jerarquía, esa estructura se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarquía, primero hemos de interpretar la organización en términos de los niveles específicos de las jerarquías Necesidades externas de los informes: los organismos públicos de la legislación federal y estatal requieren muchos informes externos. El tipo de informe, su frecuencia, el contenido especifico, los receptores y los registros de respaldo dependen de la naturaleza de la compañía (publica o privada), del numero de empleados y de la naturaleza del negocio o industria donde realiza sus operaciones.

Distribución y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribución interna son interdependientes. Cuanto más grande sea el alcance de un informe, mayores probabilidades habrá de que sirva a más gerentes. A mayor número de resúmenes que contengan los informes detallados corresponderá una cantidad también mayor de niveles gerenciales que lo utilicen.

Diseño conceptual de un S.I.A.El diseño conceptual de un sistema de información administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relación verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado. Por tanto el diseño conceptual nos permite examinar varios diseños posibles antes de escoger uno para precisarlo.

El diseño conceptual es un proceso extremadamente creativo. La presentación de todas las consideraciones es compleja y larga.

El diseño conceptual consta de cuatro fases:

Desarrollo de las especificaciones del desempeño: Las especificaciones son una minuciosa descripción de lo que los usuarios quieren de un sistema. No les interesa cómo se satisfacen sus deseos. Si no mas bien lo que obtienen.Análisis de los sistemas: se trata de una operación tendiente o reunir hechos y a analizar la organización actual, su proceso de decisión, el sistema de información administrativa en uso y las deficiencias del que está empleándose actualmente.Análisis de factibilidad: Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de información administrativa.

Selección del diseño conceptual entre las opciones desarrolladas

El informe que incluye el diseño conceptual se convierte después en la base de la ampliación detallada del diseño. Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisión y aprobación. Para la preparación del informe sobre el diseño conceptual se realiza un proceso el cual es:

Preparación de los miembros de una organización para el cambio: el primer paso en el diseño no es de índole técnica, sino conductual. La introducción de un sistema de información administrativa supone cambios en las funciones, condición y poder de los individuos. Los gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una organización.

Estudio de las características de la compañía y de la industria: el diseño conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compañía. El hecho de que se trate de una compañía de servicio o de industrias determina los ciclos esenciales de transacciones. El sistema de información administrativa deberá proporcionar por lo menos información sobre estas transacciones para facilitar su control.

Estudio de la organización de la compañía y estructura de la decisión: La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de decisiones; por ello el diseñador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el diseñador debe aceptar la organización y la estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas.

Identificación de los problemas de la compañía: Una vez estudiados los objetivos de la compañía y la estructura del sistema que existen para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a todas las compañías, hay algunos que son crónicos o peculiares en determinadas empresas.

Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales: Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su compañía. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento, el analista aplicará parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de operación, a descubrir los puntos de decisión y estudiar los informes destinados a la gerencia.

Determinación de las necesidades de información: Para el diseño adecuado del SIA se requiere una formulación clara de las necesidades de información de cada gerente.

Las compañías se equivocan al invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente necesitan es disponer de información que mejore las percepciones de los gerentes en áreas tan importantes como la identificación de problemas, las soluciones alternas, las oportunidades y riesgos, la planeación y control.Determinación de las fuentes de información: Una vez descubiertos las principales necesidades de información de los gerentes y definidas la organización y estructuras de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la información recabada.

Documentación del diseño conceptual

Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal. Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio o organización, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente diseñar en forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeño, y los programas de proyecto limitan el diseño definitivo.

ENFOQUE DE SISTEMASLa idea básica de la era de los sistemas, es aceptada generalmente por la mayoría de los profesionales, administradores e investigadores, pero muy pocos la consideran en la práctica; recordemos que dicha idea consiste en que la actividad o comportamiento de cualquier parte de un sistema tiene algún efecto en la actividad o comportamiento de cualquier otra parte del mismo. Por lo tanto, para evaluar determinada decisión, acción o comportamiento en alguna parte del sistema con propósito es necesario identificar todas las interacciones importantes (significativas) y evaluar también su impacto "combinado" en el funcionamiento del sistema considerado como un todo y nosolamente en la parte originalmente involucrada.

Este enfoque es contrario a la inclinación "natural" de algunos investigadores, administradores o profesionales, en el sentido de reducir la magnitud de los problemas y de aislarlos de su medio ambiente o contexto, o bien de eliminar

los aspectos que dificultan su solución, efectuando tales reducciones hasta el punto en el que el manejo de los problemas es posible a través de técnicas estándar o juicios basados en la experiencia. El enfoque de sistemas va deliberadamente en la dirección opuesta:extiende y complica el planteamiento del problema hasta que todas las interacciones importantes quedan incluidas.

El término “importante" o "significativo" es capital porque no todas las interacciones en un sistema son significativas ni medibles. Así, al estudiarse un sistema, sus componentes deben seleccionarse considerando su grado de significación y susceptibilidad de medición.El problema en una organización, vista como sistema, este enfoque trata de cubrir el área entera bajo el control del administrador o del ejecutivo, sin concentrarse en alguna de sus partes; la investigación tampoco se Iimita a dicha área y generalmente se examinan los efectos de las políticas tomadas fuera de ella. Esto permite al administrador, en muchos casos, formar las bases para investigaciones a más altos niveles, involucrando políticas que muchas veces afectan el funcionamiento de su área de manera adversa.

Al expanderse y complicarse el establecimiento de un problema se podría cree que la investigación nunca va a terminar. Sin embargo, la investigación llega a un fin, ya, sea porque se alcancen los límites del control responsable del sistema, se alcance el punto en el cual una mayor profundidad en la investigación no promete suficientes beneficios o porque otra área de investigación más importante requiere la atención de losinvestigadores.

PROBLEMAS ORGANIZACIONALES EN LA ERA DE LOS SISTEMAS

Como la era de los sistemas tiene una orientación teleológica, se preocupa de sistemas que tienen propósito, es decir, con sistemas que pueden escoger su comportamiento en lo que respecta a medios, fines o ambos. Se interesa en sistemas mecánicos solamente en tanto que se usan como instrumentos de sistemas con propósitos. El hombre de la era de los sistemas se preocupa de aquellos sistemas con propósitos en los que algunas de sus partes son elementos con propósitos, con grupos sociales, y de esto, el tipo de grupo que considera más importante, es aquel que contiene partes que ejecutan diferentes funciones, que tienen una división del trabajo, las organizaciones.

Los grupos sociales y las organizaciones son partes de sistemas mayores con propósito. Todos ellos son sistemas con propósito cuyas partes son sistemas con propósitos y que pertenecen a todos mayores con propósito. Todas las organizaciones e instituciones que forma parte de nuestra sociedad misma, son parte de los sistemas de interés de esta era. En el manejo, administración y control de sistemas con propósito, surgen tres problemas centrales:

• Autocontrol: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de sus propios propósitos?¿Como diseñar y manejar sistemas con propósitos de manera que puedan enfrentarse eficazmente a conjuntos interactuantes de problemas, que crecen

con complejidad y surgen rápidamente y cuyo ambiente también crece en complejidad y dinamismo?• Humanización: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución delos propósitos de sus partes?¿Como diseñar y manejar sistemas con propósito de manera que se puedan alcanzar más efectivamente los propósitos de sus elementos y se continúe persiguiendo, de manera efectiva, el propósito del sistema mismo?• Ambientalización: ¿Cómo incrementar la efectividad en la presecusión de los propósitos de los sistemas de los que forma parte?¿Como diseñar y manejar sistemas con propósito de manera que se puedan alcanzar más efectivamente los propósitos de los sistemas contextuales, ambientales, de los que forman parte y se continue persiguiendo de manera efectiva, el propósito del sistema mismo?

Ver una organización como sistema es tratar de resolver de manera integral los problemas organizacionales.

Ver una organización como sistema difiere radicalmente del modo deverla que la mayoría de las teorías organizacionales clásicas han propuesto.

Ver una organización como sistema enfatiza verla corno un sistema de problemas a resolver, el cual se aborda llevando a cabo acciones emanadas de un proceso de toma de decisión para resolver el sistema de problemas.

Todo proceso de toma de decisiones tiene como uno de sus fundamentos el conocimiento de la situación, del conocimiento de lo que sucede que se plasma en datos y transforma en información útil para la toma de decisiones. Así al ver a una organización como sistemas cobran especial importancia los sistemas para el manejo de datos e información sean estos o no computarizados, sin embargo, por las tendencias actuales nos enfocaremos aquí a los sistemas computarizados para el manejo de datos e información y los relacionaremos con la evolución que se está dando en la construcción de sistemas de administración que enfocan la organización como sistema.

SISTEMAS DE INFORMACION-ADMINISTRACIONProcesamiento de datosLa primera aplicación de la computadora envolvió la manipulación más simple de símbolos, la conversión de datos en información. Los datos consisten de símbolos que representan propiedades de objetos y eventos. Los datos se convierten en información cuando los símbolos son transformados a una forma usable. La utilización de la computadora en esta transformación de datos e información es la mecanización de dicho proceso, se produjeron así los sistemas de procesamiento de datos.

En organizaciones productoras de bienes o servicios, la aplicación de estos sistema mecanizados de procesamiento de datos Incluyó la preparación de nómina órdenes de compra, facturación, contabilidad, etc. Las operaciones lógicas y matemáticas utilizadas en esas aplicaciones son relativamente simples. La complejidad de estos procesos generalmente se relaciona a la gran cantidad de datos y la variedad de tratamientos a hacer.

Sistemas de información.Los sistemas mecanizados de procesamiento de datos no han reemplazado empleados que antes hacían eso. Los empleados comenzaron a hacer algo que dichos sistemas no hacían. Esos empleados estaban ocupados respondiendo preguntas, las cuales se habían incrementado con la introducción de los sistemas de procesamiento de datos.

Un empleado no solo procesa datos, sino también contesta preguntas de las personas que reciben la información. Quien la recibe puede encontrar errores, inconsistencias deficiencias de algún tipo y cuando esto sucede pregunta a quienes generaron la información para aclarar, corregir o complementar.

Quienes diseñaban los sistemas mecanizados para la manipulación de símbolos, enfocaron entonces su atención a ese proceso de preguntar y contestar. Observaron que la mayoría de las preguntas eran contestadas por los empleados Ilendo a los archivos de datos de donde la información había sido obtenida, recuperaban Ios datos relevantes y reprocesaban para producir la información deseada. En algunos casos tengan que obtener datos adicionales.

Se desarrollaron así sistemas computarizados que generaban, recolectaban, almacenaban, recuperaban y procesaban datos de tal modo de responder preguntas específicas. Estos se llamaron sistemas computarizados de información, cuyos archivos, también computarizados, juegan un papel principal y se les conoce como bancos de datos.

Sistemas de información para la administración.

Especial atención comenzó a darse a un tipo de usuario de la información, los administradores de organizaciones. Los administradores afectan el comportamiento del sistema que genera los datos procesados por el sistema de procesamiento de datos e información Lo afectan transformando la información recibida en instrucciones. Así, el administrador, el sistema de procesamiento de datos y el de información y el sistema que el administra forman un todo que constituye al sistema de información para la administración.

Un buen sistema de información para la administración no reemplaza al administrador ni realiza ninguna de sus funciones como la toma de decisiones.

Sistemas de decisión.El siguiente paso en el proceso de mecanización fue poner la toma de decisiones en la computadora. Sin embargo, hacer esto requiere de entender como se toman las decisiones o de preferencia como deberían tomarse. Esto fue lo que ciertos especialistas habían estado haciendo desde antes de que las computadoras existieran y con su trabajo fue posible comenzar la mecanización de la toma de decisiones y además corno la toma de decisiones nos orienta hacia el control, la mecanización de estos aspectos del trabajo de administrar se le nombra como automatizar. Para mecanizar la toma de decisiones es necesario construir una representación de la situación, un

modelo de decisión en el que se representa el problema, el sistema, el contexto, los medios disponibles y los resultados, así corno la preferencia de lo que deseamos obtener; para mecanizar la toma de decisiones también debe de existir un procedimiento para encontrar la mejor solución a la situación. Cuando todo esto es posible obtener, es posible mecanizar la toma de decisión, sólo así la computadora reemplaza la toma de decisiones del administrador.

Pero las decisiones que pueden modelarse y resolverse son relativamente simples. Tienden a ser comunes, rutinarias, repetitivas, decisiones tácticas. En tanto se mecanizan estas decisiones los administradores se van liberando de ellas y pueden dedicar más tiempo a decisiones no rutinarias y más estratégicas. Además, se presentan las situaciones en que es posible construir un modelo de decisión pero sin embargo, no se cuenta con procedimientos para obtener soluciones al problema, no pudiéndose obtener la mejor solución. En estos casos el modelo de decisión computarizado puede utilizarse para determinar la factibilidad y estimar los resultados que se obtendrían de soluciones que se propongan y comparar alternativas.

En estos casos, es posible usar los modelos en forma de un diálogo administrador-computadora.

Sistemas de decisión y apoyo.Para poder diseñar, implantar y operar un sistema con las características anteriores se requiere la realización de dos funciones de apoyo que interactúan con los elementos anteriores, una relativa a sistemas de información y otra a modelación para la toma de decisiones.

Sistema de administraciónPara tener un sistema integral de administración es necesario incorporar otros elementos que permitan al sistema mejorar el mismo, a través del aprendizaje y el ser capaz de adaptarse a cambios internos y externos. Esto involucra tenerposibilidades de predicción y memoria, así como elementos para identificar síntomas.

Diseñarla, implantar y operar un sistema de administración con las características anteriores permite a los administradores tener bases sólidas para enfrentar problemas estratégicos de las organizaciones.

PLANEACION y DESARROLLOPara comenzar a caracterizar la planeación, se puede decir que se trata de un proceso de toma de decisiones, pero no todos estos son planeación debido esencialmente a tres características:

1. La planeación es algo que se hace antes de llevar a cabo la acción: es toma de decisión antlcipatoria. Es el proceso de decidir que hacer y como hacerlo antes de la acción si se desea que, para algún tiempo futuro, un cierto estado ocurra, toma tiempo decidir qué y como hacerlo, tomar las decisiones antes de la acción. Si las decisiones se pudieran tomar rápidamente sin pérdida de eficiencia, la planeación no sería necesaria.

2. La planeación es necesaria cuando el estado futuro deseado involucra un conjunto interdependiente de decisiones, un sistema de problemas. La principal dificultad de la planeación se deriva de esta interrelación entre las decisiones.El conjunto de decisiones que requieren de planeación tienen las siguientes características:a) Es un conjunto de numerosas decisiones como para manejarla todas simultáneamente. Por lo que la planeación debe dividirse en etapas 0 fases que se lleven a cabo secuencialmente por un solo grupo decisor, o simultáneamente por diferentes grupos o combinación de esfuerzos. La planeación debe planearse.b) El conjunto de decisiones necesarias no se puede dividir en subconjuntos independientes ya que forman un sistema. Esfuerzos secuenciales, simultáneos o combinados. Deben considerar la relación sistémica. Por ejemplo, decisiones que se tomen al principio del proceso de planeación debe considerarse en la toma de decisiones posterior y las primeras revisarse a la luz de las últimas. Esto muestra porque la planeación debe hacerse antes de la acción.

Estas dos propiedades muestran el porque la planeación no es un acto sino debe ser un proceso, un proceso que no tiene un punto natural de conclusión o terminación. Es un proceso que se espera lo acerque a uno a la "solución", la cual no se alcanzará por dos razones. Primero, porque no hay un límite a la posible revisión de las decisiones previas, sin embargo, hay un punto en el tiempo en que hay que tomar acciones yeso detiene la revisión con una cierta aproximación. Segunda, porque tanto el sistema y su ambiente cambian durante el proceso de planeación y nunca se pueden tomar en consideración todos esos cambios. La necesidad de actualización permanente y mantenimiento del plan se deriva en parte de esta razón.3. La planeación es un proceso dirigido a producir uno o más estados de futuros deseados que no se espera que ocurran a menos que se haga algo. La planeación se preocupa tanto con evitar acciones incorrectas, como con fallar en utilizar oportunidades. La planeación tiene una componente pesimista y otra optimista. La pesimista cree que a menos que hagamos algo, el estado futuro deseado no ocurrirá. La optimista cree que se puede hacer algo para incrementar las oportunidades de alcanzar el futuro deseado. A pesar de que se han hecho un sinnúmero de esfuerzos para desarrollar métodos para la solución de problemas, solo recientemente se han comenzado esfuerzos para desarrollar métodos para la planeación de sistemas. La efectividad en la resolución del problema organizacional de la era de los sistemas del auto-control y de los otros dos, depende de manera crítica en utilizar el mejor proceso de planeación disponible y mejorarlo.

GLOSARIO SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVAA

Análisis de sistemasProceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problema y empleo de la información para recomendar mejoras al sistema.

Áreas Funcionales Departamentos con diferentes funciones dentro de una organización.

B

Bases De DatosColección grande y organizada de información a la que se accede mediante el software y que es una parte integral del funcionamiento del sistema.

C

Categorías de Decisión Formas de clasificar las decisiones

Categorías de sistemas Diferentes tipos de sistemas que apoyan a la organización.

Control Cuarta etapa que involucra el monitoreo del cumplimiento de resultados.

Control Administrativo Monitoreo del uso eficiente de los recursos y el desempeño de las unidades operacionales

Control OperacionalLlevar a cabo decisiones para realizar cada una de las tareas específicas y llevar a cabo los objetivos establecidos por la alta y media administración

D

Diagramación Modelo de modelo que sirve para entender más profundamente una situación tanto como sus variables como sus relaciones

Dirección Tercera etapa que involucra el dirigir la ejecución de las actividades de una organización.

Diseño de sistemas proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente

Documentación Manuales, los impresos y otra información descriptiva que explica el uso y / o la operación.

DSS Sistemas de soporte a la decisión

E

Escenario Descripción narrativa de una situación que se analiza para tomar una decisión

F

Factores Externos Hacen compleja la Toma de decisiones y provienen del medio ambiente de los negocios.

Factores Internos Hacen compleja la Toma de decisiones y provienen de la forma de ser de la persona que toma una decisión.

Factores relacionados con la decisión misma

Hacen compleja la Toma de decisiones y tienen que ver con la naturaleza de la decisión a tomar dada una situación.

Finanzas Departamento funcional

H

HARDWARE Dispositivos electrónicos que proporcionan la capacidad de

computación y que proporcionan las funciones del mundo exterior.

I

Inputs Entradas a un sistema de información.

M

Mercadotecnia y Ventas Departamento funcional

MIS Sistemas de información administrativo

ModelaciónRepresentación o abstracción de la realidad; Tomar los aspectos relevantes de una situación (problema u oportunidad), para ser estudiada ésta de una forma simplificada

O

Organización Segunda etapa que involucra la definición el “cómo”, es decir, la distribución de recursos.

Outputs Salidas de un sistema de información.

P

Pirámide administrativa Funciones administrativas.

Planeación Primera etapa que involucra la definición del “qué hacer”

Planeación Estratégica Determinación de objetivos, recursos y políticas organizacionales

Portafolio de herramientas de administrativas

Variedad de herramientas para apoyar las funciones administrativas de una organización.

Proceso Operaciones que toman las entradas para convertirlas en salidas.

Proceso administrativo Etapas para lograr metas organizacionales usando recursos

Proceso de Toma de Decisiones

Pasos que sigue un tomador de decisión para llegar finalmente a una acción. Compuesto por la fase de inteligencia, diseño, selección, implantación.

Procesamiento Pasos que definen el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto procedimental en que reside el sistema.

Producción/operaciones Departamento funcional

R

Recursos Humanos Departamento funcional

Retroalimentación Elemento que permite la comprobación del desempeño efectivo de un sistema de información.

S

SE Sistema experto

SIE Sistema de información ejecutivo

Sistema de Información Computacional Sistema que utiliza la tecnología digital.

Sistema de Proceso Transaccional Sistemas que apoyan la parte operativa de una organización.

Sistemas de Información Se compone de entradas, proceso, salida y retroalimentación.

SOFTWARE Programas de computadoras, estructuras de datos y la documentación asociada, que sirve para realizar el método lógico.

T

TPS Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones

BIBLIOGRAFÍA

Título Autor Editorial

Introducción a la Teoría General de Sistemas Oscar Johansen Bertoglio Limusa

Análisis y diseños de sistemas de información Senn Mcgraw-hill

Organizaciones y administración, un enfoque de sistemas A. Betancourt Norma

Sistemas de información administrativa R. Murdick Prentice-Hall

Administración Harold Koomtz MC GRAW HILL

Sistemas de Información Gerencial Raymond MC Leod Jr Séptima Edición

Administración Agustín Reyes Ponce