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18METODOLOGÍA

CARACTERIZACIÓN DEINSTANCIAS DEPARTICIPACIÓN

CIUDADANA

VEEDURÍADISTRITAL

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Serie Metodologías para el Control Preventivo

Bogotá D.C., 2019

18METODOLOGÍA

CARACTERIZACIÓN DE INSTANCIAS DEPARTICIPACIÓN

CIUDADANA

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Veedor DistritalJaime Torres-Melo

Viceveedor DistritalDaniel García Cañón

Veedor Delegado para la Atenciónde Quejas y ReclamosJuan Carlos Rodríguez Arana

Veedora Delegada para la ContrataciónTatiana Mendoza Lara

Veedor Delegado para la EficienciaAdministrativa y PresupuestalJasson Cruz Villamil

Veedor Delegado para la Participación ylos Programas EspecialesDiego Fernando Maldonado Castellanos

Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónJairo Tirado Martínez

Jefe Oficina Asesora JurídicaLuz Adriana Cárdenas Corredor

Proyecto Transparencia, Derecho de Acceso a la Información Pública y Medidas AnticorrupciónFrancy Milena Alba Abril

Proyecto Laboratorio de Innovación para la Gestión Pública Distrital - LABcapitalJuan Felipe Yepes González

ISBN: 978-958-8488-21-9

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PRESENTACIÓN DE LA SERIE PRESENTACIÓN DE LA SERIE

Los nuevos modelos de gestión pública han apuntado a fortalecer el control ciudadano y a definir mecanismos de deliberación que promuevan el acercamiento de la ciudadanía a la toma de decisiones públicas y el empoderamiento sobre su desarrollo. Este paradigma se ha relacionado con la legitimidad en los procesos de gobernanza y la vinculación de los ciudadanos en los procesos públicos.

Acercar a la ciudadanía a la gestión pública, mejorar la confianza en las instituciones y promover un gobierno abierto aún es una tarea por completar. La gestión preventiva permite el desarrollo de herramientas concretas que puedan ser utilizadas por los servidores públicos y la ciudadanía para mejorar sus capacidades dinámicas, es decir, sus habilidades para reintegrar, reconfigurar y construir nuevas formas para resolver los problemas públicos.

La Serie de Metodologías para el Control Preventivo se compone de veinte herramientas técnicas dirigidas a la ciudadanía y a los servidores públicos, diseñadas con el objetivo de formalizar y promover rutas metodológicas específicas. Estas metodologías materializan la gestión preventiva, promueven una gestión pública centrada en las necesidades de la ciudadanía y fomentan la transparencia, el control ciudadano y el mejoramiento de la gestión pública en Bogotá.

Para el diseño de estas herramientas se tuvo en

cuenta cuatro momentos clave en su formulación. Primero, se identificaron temáticas estratégicas que respondieran a problemas críticos en la gestión pública. Segundo, se estructuró el alcance de cada documento y se definieron lineamientos como serie metodológica. Tercero, se diseñó, validó y revisó cada ruta metodológica y, por último, se trabajó en la definición de una línea gráfica con énfasis en lenguaje ciudadano.

Estos documentos son producto del conocimiento que la Veeduría Distrital ha acumulado a partir de su quehacer y de la experticia del grupo de servidores y colaboradores que han trabajado en su implementación y desarrollo. Asimismo, han sido validados y piloteados lo que ha permitido su mejor estructuración técnica.

Esta serie que puede ser utilizada por los servidores públicos y la ciudadanía, cuenta con tres características: i) son documentos autocontenidos, en cada documento encontrará todos los instrumentos, formatos, definiciones y condiciones necesarias para la implementación de la metodología, ii) cada metodología puede ser replicada o adaptada a otras organizaciones públicas y privadas y iii) pueden ser escalables a otros contextos territoriales, nacionales e internacionales.

La Serie de Metodologías para el Control Preventivo aborda cinco temáticas claves para el desarrollo de

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Caracterización de instancias de participación ciudadana

la ciudad: transparencia y lucha contra la corrupción, gestión contractual, relación con la ciudadanía, control social y rendición de cuentas, e innovación y retos públicos.

En cada metodología hay una sección de conceptos básicos, un capítulo dedicado a las condiciones iniciales necesarias y una ruta metodológica que guía paso a paso su implementación. Cada documento contiene ejemplos concretos, instrumentos e instrucciones necesarias que facilitarán la aplicación de cada metodología tanto por personas que se acercan por primera vez al tema como por expertos. Invitamos a los servidores públicos y a la ciudadanía para que utilicen y apropien estas herramientas en sus espacios laborales, entidades públicas, organizaciones

sociales y en sus ciudades. La Veeduría Distrital podrá prestar apoyo y acompañamiento en ejercicios de apropiación e implementación.

La Veeduría Distrital agradece a la Unión de Ciudades Capitales Iberoamericanas UCCI por el apoyo para materializar esta Serie de Metodologías para el Control Preventivo. También a la Administración Distrital, a los servidores públicos, a los colaboradores de la Veeduría Distrital y especialmente a todos los ciudadanos que han participado en la aplicación de las metodologías, por su aporte permanente al fortalecimiento del control social en la ciudad.

Jaime Torres-MeloVeedor Distrital

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RESUMEN La Metodología para la caracterización de instancias de participación ciudadana diseñada por la Veeduría Distrital, tiene como propósito identificar las capacidades de las instancias de participación ciudadana para dar cumplimiento al propósito para el cual fueron creadas. Esta caracterización permite organizar la oferta institucional de los espacios de interacción entre ciudadanía e instituciones públicas, dirigir con mayor precisión estrategias o acciones de mejora para el fortalecimiento de dichas instancias y, aumentar la confianza de la ciudadanía en este tipo de escenarios como vehículos para atender problemáticas, resolver conflictividades sociales y fomentar la garantía de derechos de quienes habitan un territorio específico.

La metodología esta dirigida a la ciudadanía, grupos organizados de ciudadanos, instancias o espacios de participación ciudadana reglamentadas y a servidores públicos interesados en revisar las fortalezas y debilidades de una o de varias instancias de participación ciudadana respecto a su naturaleza y objetivos.

La aplicación de la metodología se realiza a través de los siguientes siete pasos: i) seleccionar la instancia de participación ciudadana a caracterizar; ii) contactar a la instancia de participación; iii) establecer el plan de trabajo; iv) socializar el plan de trabajo; v) aplicar el instrumento de caracterización; vi) verificar, sistematizar y analizar los resultados y vii) presentar los resultados. Cada uno de pasos incluye las actividades a desarrollar y una serie de formatos para su implementación.

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TABLA DE CONTENIDO Introducción 9

1. Conceptos Básicos 10

2. Condiciones para la aplicación de la metodología 12

2.1. Equipo necesario 12

2.2. Normatividad 12

3. Descripción del instrumento de medición 13

4. Ruta metodológica 15

4.1. PASO 1: Seleccione la instancia de participación ciudadana 15

4.2. PASO 2: Contacte a la instancia de participación ciudadana 17

4.3. PASO 3: Elabore el plan de trabajo 18

4.4. PASO 4: Socialice el plan de trabajo 20

4.5. PASO 5: Aplique el instrumento de caracterización 21

4.6. PASO 6: Verifique, sistematice y analice la información 28

4.7. PASO 7: Socialice los resultados 33

Referencias 43

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LISTA DE TABLAS 1. Descripción de los atributos del instrumento 14

2. Instrumento de resultados y recomendaciones 33

LISTA DE FIGURAS 1. Ejemplo identificación de instancias de participación por interés temático 16

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SERIE DE METODOLOGÍAS

1. Metodología Ruta del Control Social

2. Metodología aplicación ciudadana de la Herramienta de Seguimiento a la Gestión Pública

3. Metodología proceso de Rendición de Cuentas de la Administración Distrital y Local

4. Metodología Empatía, Intuición y Acción para la Innovación Pública

5. Metodología identificación de riesgos de corrupción en la gestión contractual pública

6. Metodología gestión de conflictos de intereses en el sector público distrital

7. Metodología evaluación del servicio a la ciudadanía en entidades públicas distritales

8. Metodología evaluación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano en Entidades Públicas

9. Metodología identificación de riesgos de microcorrupción en puntos de servicio a la ciudadanía

10. Metodología evaluación de accesibilidad al medio físico en puntos de servicio a la ciudadanía

11. Metodología traducción de documentos a lenguaje claro

12. Metodología aplicación del Índice de Servicio

a la Ciudadanía

13. Metodología mejoramiento de la gestión contractual en las entidades públicas

14. Metodología aplicación del Índice de Innovación Pública

15. Metodología autoevaluación de medidas de integridad para empresas públicas y empresas mixtas

16. Metodología prevención de riesgos de

soborno en entidades públicas

17. Metodología implementación del gobierno abierto en el gobierno escolar

18. Metodología caracterización de instancias de

participación ciudadana

19. Metodología seguimiento a compromisos

entre ciudadanía y entidades públicas

20. Metodología conociendo el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG para ejercer control social

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INTRODUCCIÓNEn Colombia, la Constitución Política de 1991 le otorgó un papel fundamental a la participación ciudadana al señalarla como un fin esencial del Estado, un derecho y un deber ciudadano. En línea con lo anterior, durante las últimas décadas se ha expedido una amplia normatividad con el propósito de promover diversos mecanismos e instancias para garantizar la participación de la ciudadanía en la toma de decisiones sobre asuntos públicos.

Particularmente, Bogotá cuenta con una infraestructura institucional de canales e instancias de participación ciudadana que involucran alrededor de 53 escenarios de consulta, interlocución, concertación y/o coordinación entre la ciudadanía y las instituciones públicas para la gestión del desarrollo de la ciudad (IDPAC, 2019). Estos espacios han aportado al propósito de generar una cultura de la participación, mejorar la ejecución de las políticas públicas implementadas y fortalecer el seguimiento y la vigilancia ciudadana a la gestión de la Administración Distrital.

No obstante, los esfuerzos normativos y de ejecución en favor de la participación no han sido suficientes para vincular eficazmente a la ciudadanía en la toma de decisiones, y permanece la inquietud sobre la capacidad que tienen los escenarios de participación formal para profundizar la confianza en la democracia y establecer mejores políticas públicas. Según la Encuesta de Cultura Política del Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE, en Bogotá apenas el 17% de los ciudadanos ha participado en alguna instancia

de participación ciudadana y solamente el 37% de estos considera que se realizan ejercicios de control social (DANE, 2017).

Si bien existen acuerdos conceptuales sobre el funcionamiento de las instancias de participación ciudadana, no hay metodología concreta que permita dar cuenta de forma sistemática y rápida sobre el panorama general de las instancias de participación en el Distrito, esto es, de sus principales características y atributos. Por esta razón, la Veeduría Distrital desarrolló una metodología para caracterizar las instancias de participación ciudadana reglamentadas que permite comprender el grado de correspondencia existente entre su operación, desempeño y el cumplimiento de las funciones que les han sido establecidas normativamente.

La Metodología para la caracterización de instancias de participación ciudadana es un instrumento de control preventivo en tanto permite la detección temprana de debilidades en el diseño e implementación de acciones que impiden lograr los propósitos para los cuales fueron creadas, es decir, ejercer control social e incidir en las decisiones relacionadas con la gestión pública.

Esta metodología puede ser aplicada a cualquier instancia de participación ciudadana reglamentada, independiente de su composición y tipología. Está dirigida a los servidores públicos, a las instancias o espacios de participación ciudadana, a la ciudadanía en general o grupos organizados de ciudadanos

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Control Preventivo: Proceso de gestión orientado a la detección temprana de ineficiencias administrativas y riesgos de corrupción, y al diseño e implementación de acciones que eliminen sus causas o mitiguen su materialización.

Control Social: Derecho y deber de la ciudadanía que se materializa en la participación individual o colectiva, a través de sus organizaciones, redes e instituciones, en la vigilancia de la gestión pública y sus resultados, tiene por objeto el seguimiento y evaluación de las políticas públicas y a la gestión desarrollada por las autoridades públicas y por los particulares que ejerzan funciones públicas (Ley 1757, 2015, art. 60 y 61).

Corrupción: Abuso de poder o de confianza

para el beneficio particular en detrimento del interés colectivo, en el que se incurre al ofrecer o solicitar, entregar o recibir bienes o dinero en especie, en servicios o beneficios a cambio de acciones, decisiones u omisiones (Transparencia Internacional, 2017).

Derecho de acceso a la información pública: Es el derecho fundamental que tiene la persona para conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de las entidades públicas obligadas por ley a su difusión. Este derecho genera la obligación correlativa para las entidades públicas de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y

1 CONCEPTOS BÁSICOS

interesados en revisar las fortalezas y debilidades de una o de varias instancias de participación ciudadana con miras a su fortalecimiento.

Es una metodología autocontenida ya que en ella se encuentran todos los instrumentos y formatos que deberán ser aplicados para llevar a cabo la caracterización; es replicable en tanto permite ser aplicada en una o varias instancias previamente identificadas; es adaptable puesto que puede apoyar la evaluación de otros escenarios y ejercicios de participación ciudadana; y es escalable dado que puede ser aplicada tanto en instancias de participación pequeñas como en aquellas que

tengan un número considerable de miembros y una mayor capacidad de gestión.

El documento que se presenta a continuación se divide en tres secciones: i) conceptos básicos sobre participación ciudadana y control social; ii) descripción de las condiciones para la implementación de la metodología; iii) realización una descripción del instrumento de medición y iv) detalles de los siete pasos de la ruta metodológica para la caracterización de instancias de participación ciudadana en donde se incluyen algunos ejemplos prácticos y los instrumentos del proceso.

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accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva a la obligación de producir o capturar la información pública (Ley 1712, 2014, art. 4).

Instancias o espacios de participación ciudadana: Son mecanismos que le permiten a la ciudadanía intervenir en la conformación, ejercicio y control de los asuntos públicos, pueden ser reglamentados y no reglamentados. Los reglamentados son escenarios de diálogo en donde su creación, composición, atribuciones, mecanismos de funcionamiento y alcance están determinados por algún instrumento normativo. Los no reglamentados son escenarios de diálogo en los que su composición, atribuciones y mecanismos de funcionamiento no se encuentran definidos por instrumento normativo, suelen crearse de manera espontánea y atienden asuntos coyunturales (González & Velásquez, 2003; Ley 1757, 2015).

Participación Ciudadana: Es un derecho, un fin esencial del Estado, un principio constitucional y un deber que tiene toda la ciudadanía. Se refiere al “conjunto de posibles interacciones entre los ciudadanos y entre éstos y las instituciones públicas orientados a intervenir, de manera directa o a través de sus formas de organización, en los asuntos públicos” (Maldonado, 2016, p. 114), incluye cuando diferentes actores se encuentran para deliberar, confrontar sus ideas, construir reglas de juego sobre dimensiones específicas de la vida colectiva o construir acuerdos en función de intereses específicos,

esta se denomina participación ciudadana (Constitución Política, 1991).

Rendición de cuentas: Proceso que incluye normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales las entidades de la Administración Pública informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a la ciudadanía, a la sociedad civil, a otras entidades públicas y a las entidades de control a través del dialogo que comprende acciones de petición de información, explicaciones, y evaluación de la gestión (Ley 1757, 2015, art. 48).

Riesgo: “Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá impacto sobre los objetivos institucionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias” (DAFP, 2011, p. 13).

Servicio a la Ciudadanía: “Derecho que tiene la ciudadanía al acceso oportuno, eficaz, eficiente, digno y cálido a los servicios que presta el Estado para satisfacer las necesidades y, especialmente, para garantizar el goce efectivo de los demás derechos sin discriminación alguna o por razones de género, orientación sexual, pertenencia, étnica, edad, lengua, religión o condición de discapacidad” (Decreto 197, 2014, art. 2). Es una herramienta de gestión a disposición de las organizaciones públicas que facilita evaluar la calidad y oportunidad de bienes y servicios que brinda a la ciudadanía.

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2 CONDICIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA

2.1. Equipo necesario

Para la aplicación de la metodología es necesario que la persona, organización o entidad que vaya a adelantar el ejercicio establezca previamente el talento humano y el recurso tecnológico necesario. Frente al talento humano, el equipo de trabajo debe estar conformado por profesionales con conocimientos en participación ciudadana y procesamiento de datos, con el fin de facilitar la interlocución con las instancias seleccionadas y garantizar una adecuada implementación y cálculo de los resultados arrojados por la aplicación de los instrumentos. Para calcular el número de personas necesarias según el alcance en la aplicación de la

metodología, tenga en cuenta que una persona puede adelantar todo el proceso para una instancia en un tiempo aproximado de seis semanas.

Para la aplicación de la metodología se requieren equipos tecnológicos (computadores, impresoras, entre otros) con el fin de sistematizar y analizar la información recolectada en cada uno de los formatos dispuestos para el seguimiento a compromisos. También es necesario disponer de formatos de aplicación, impresos o digitales, que permitan su consolidación y posterior sistematización.

Se recomienda consultar las normas, así como los conceptos que se derivan de ellas, que soportan y orienten los ejercicios de participación ciudadana en la ciudad o territorio en donde se va a aplicar la metodología.

Para el caso de Bogotá, por ejemplo, las normas que rigen de manera general la participación ciudadana son las siguientes:

— Ley 1757 de 2015: esta Ley Estatutaria desarrolla la noción de participación ciudadana como derecho, y fija disposiciones en materia de institucionalidad para la participación. Precisa el alcance de los derechos de los ciudadanos y las obligaciones de las entidades públicas respecto a incorporar la participación ciudadana como elemento central de la gestión pública. También, establece lineamientos para

2.2. Normatividad

Transparencia: “Posibilidad de que la información real de una empresa, gobierno u organización pueda ser consultada por los diferentes sujetos

afectados por ella, de tal modo que estos pueden tomar decisiones con conocimiento de causa y sin asimetría de información” (Perramon, 2013, p. 2).

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3 DESCRIPCIÓN DEL INSTRUMENTO DE MEDICIÓN

los procesos de rendición de cuentas y los ejercicios de control social.

— Ley 1712 de 2014: esta ley señala las obligaciones de las entidades públicas en materia de garantía del derecho de acceso a la información pública.

— Ley 850 de 2003: contiene las disposiciones normativas que regulan el proceso de conformación y organización de las veedurías ciudadanas.

— Decreto 321 de 2018: Decreto por el cual se crea el Consejo Consultivo Distrital de Participación Ciudadana de Bogotá D.C.

— Decreto 503 de 2011: este decreto adopta la Política Pública de Participación Incidente

para el Distrito y señala como objetivos articular, fomentar y fortalecer las instancias y mecanismos de participación en los ámbitos distrital y local, con el fin de aumentar su capacidad incidente en los procesos de gestión pública y, como línea de acción, el fortalecimiento de redes y organizaciones sociales autónomas.

— Decreto 448 de 2007: crea el Sistema Distrital de Participación Ciudadana como un mecanismo de articulación entre la administración distrital, las instancias de participación, las organizaciones sociales y comunitarias y redes, asociaciones, alianzas temporales y permanentes, con el fin de garantizar el derecho a la participación en las políticas públicas de Distrito Capital de Bogotá.

Teniendo en cuenta que esta metodología tiene como objetivo caracterizar el funcionamiento de las instancias de participación ciudadana reglamentadas de acuerdo con el propósito para el cual fueron creadas, el instrumento de caracterización cuenta con dos niveles de interacción (ámbito interno y ámbito externo), 17 atributos y 34 preguntas.

La revisión de los atributos permitirá: i) identificar fortalezas y debilidades de las instancias; ii) tener

un mapeo general sobre los principales rasgos de los espacios de interacción entre ciudadanía e instituciones públicas de un territorio; iii) dirigir con mayor precisión estrategias o acciones de mejora para el fortalecimiento de dichas instancias; y iv) brindar herramientas a la ciudadanía para llevar a cabo ejercicios de control social y petición de cuentas en estos espacios.

A continuación, se presenta la descripción general de los atributos de caracterización.

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Tabla 1. Descripción de los atributos del instrumento

1. Cumplimiento de funciones

2. Pertinencia

3. Periodicidad

4. Elección de los miembros

5. Asistencia y composición

6. Paridad de género

7. Mecanismos de toma de decisiones

8. Autonomía

9. Diagnóstico

10. Planeación

11. Información y gestión documental

12. Financiación

13. Seguimiento y control

La instancia cumple con el propósito y funciones asignadas de acuerdo con la normatividad.

Existe una problemática que justifica la existencia de la instancia.

La frecuencia de los encuentros coincide con lo estipulado en la normatividad.

Identifica el grado de participación y nivel de discrecionalidad en la elección de sus miembros.

Las personas o grupos de personas representan a un amplio espectro de la población afectada directamente por la problemática.

La instancia incorpora el enfoque de género.

Los miembros tienen mecanismos claros para la toma de decisiones.

Los miembros de la instancia tienen autonomía para la convocatoria y el funcionamiento.

La instancia cuenta con un mecanismo para conocer y analizar las problemáticas del sector que representan.

La instancia cuenta con instrumentos de planeación que establezcan la ruta de trabajo.

La instancia tiene una estrategia de acceso y divulgación de la información.

La instancia de participación cuenta con los recursos económicos necesarios para operar en el tiempo.

La instancia cuenta con mecanismos de evaluación y seguimiento a sus actividades.

Nivel de Interacción Atributos Descripción

Ámbito Interno

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1. Incidencia

3. Acceso a la información

4. Articulación

2. Interacción con actores estratégicos

Las reflexiones, decisiones y/o compromisos adquiridos fueron tenidos en cuenta para la elaboración de políticas públicas, planes, programas y/o proyectos relacionados con la problemática de interés.

La instancia tiene una estrategia de difusión de información con el sector que representa y ciudadanía en general. Las decisiones que se toman son de conocimiento público y se establecen espacios para la rendición de cuentas.

La instancia se articula con sus pares en los diferentes niveles (nacional, distrital, local); y con otras instancias de participación.

Los miembros de la instancia mantienen una comunicación permanente con actores estratégicos para fomentar la articulación, información o solicitud de apoyo según se requiera.

Nivel de Interacción Atributos Descripción

Ámbito Externo

4 RUTA METODOLÓGICALa metodología para la caracterización de instancias reglamentadas de participación ciudadana contempla los siguientes siete pasos: i) Seleccionar la instancia de participación ciudadana a caracterizar; ii) contactar a la instancia de participación; iii) establecer el plan de trabajo; iv) socializar el plan de trabajo; v) aplicar el

instrumento; vi) verificar, sistematizar y analizar los resultados de la información recolectada; y vii) presentar los resultados.

Cada uno de los pasos señala las actividades a desarrollar y presenta una serie de formatos e instrumentos para su implementación.

El propósito del paso 1 de la metodología es determinar la o las instancias de participación

ciudadana reglamentadas sobre las que se aplicará el instrumento de caracterización. El tiempo estimado

4.1. PASO 1: Seleccione la instancia de participación ciudadana

Fuente: elaborada por la Veeduría Distrital

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para adelantar este primer paso es de una semana.

Para ello, en primer lugar, es necesario identificar la o las instancias de participación que guardan relación con el tema de interés para el ciudadano, equipo, organización o entidad interesada en aplicar

la metodología. En caso de que quien aplique la metodología no haya establecido previamente el universo de instancias sujeto de caracterización, se sugiere realizar una búsqueda preliminar por internet o elevar consultas a las entidades públicas del territorio donde se pretenda aplicar.

En segundo lugar, identifique el tipo de instancia de participación de acuerdo con su composición (González & Velásquez, 2003, p.103-110):

— Instancias de encuentro entre la ciudadanía y las instituciones públicas: son aquellas compuestas por representantes de la comunidad, sectores sociales o ciudadanos en general, grupos de

interés, representantes de organizaciones sociales y servidores públicos.

— Instancias de representación exclusiva de la ciudadanía: son aquellas en las cuales la ciudadanía se organiza y es el actor más importante. Las instituciones públicas no participan en la instancia o participan por invitación ciudadana en calidad de invitados.

Figura 1. Ejemplo identificación de instancias de participación por interés temático

Fuente: elaborada por la Veeduría Distrital

Recuerde:

Tenga en cuenta que esta metodología esta diseñada para aplicarse solamente a instancias reglamentadas de participación ciudadana.

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El objetivo del paso 2 de la metodología es contactar a la instancia de participación ciudadana para formalizar su compromiso con la aplicación del instrumento. El tiempo estimado para adelantar el segundo paso es de una semana.

Para ello, es importante comunícarle a la instancia seleccionada el interés de aplicar el instrumento e invitarla a participar activamente del ejercicio. De ser necesario, realice una comunicación formal que represente el primer acercamiento con la instancia.

Recuerde:

No se deben confundir las instancias de participación ciudadana con las instancias de coordinación interinstitucional, pues éstas últimas, son espacios de representación exclusiva de las entidades públicas para articular sus acciones.

4.2. PASO 2: Contacte a la instancia de participación ciudadana

Modelo Invitación y solicitud de información para participar de la aplicación de la MetodologíaSeñoresNombre de la Instancia de ParticipaciónCiudad

Respetados Señores:La (nombre de la persona, organización o entidad que convoca) con el objetivo de (mencionar el propósito) se permite invitarlos a participar de la aplicación de la Metodología para la caracterización de las instancias reglamentadas de participación ciudadana.

Para ello, me permito solicitar la siguiente información (Anexo Instrumento de aplicación) para adelantar la aplicación de la Metodología para la caracterización elaborada por la Veeduría Distrital, la cual tiene como objetivo caracterizar el funcionamiento de las instancias de participación ciudadana de acuerdo con el propósito para el cual fueron creadas. Dicha caracterización le permitirá identificar las fortalezas y debilidades de la instancia para determinar acciones para su fortalecimiento.Quedamos atentos a su respuesta.Atentamente, (FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN)

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4.3. PASO 3: Elabore el plan de trabajo

El objetivo del paso 3 es establecer el tiempo, determinar las actividades y responsables de las acciones que se adelantarán durante la aplicación de la metodología. El tiempo estimado para adelantar el tercer paso es de una semana.

Para ello, es importante que realice las siguientes actividades:

— Programe una reunión de trabajo con la secretaría

técnica de la instancia, o quien haga sus veces, para definir de manera concertada los tiempos, responsables y actividades a desarrollar.

— Elabore un cronograma de trabajo de manera concertada que le permita monitorear el desarrollo del proceso.

A continuación, se presenta un modelo de Plan de Trabajo y Cronograma para la aplicación.

Etapa Actividades Insumos Responsable 1 mes 2 mesAlistamiento

Contactar la instancia de participación

Seleccionar la instanciade participación

Definir recurso humano

Contactar la instancia de participación seleccionada

Identificar las instancias de participación relacionadas con el tema de interés

0

2

1

2.1

1.1

2.2

1.2

Definir los recursos técnicos

Solicitar la información a la instancia de participa-ción seleccionada

Definir el tipo de instancia de participación

Conformar el equipo de trabajo

X

X

X

X

X

X

X

Ciudadano, organización o entidad evaluadora

Instancia de Participación/Ciudadano, organización o entidad evaluadora


Clasificación de instancias: Composición y Funciones

Modelo Acuerdo de Voluntades

Formulario Factor acceso a la información

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Etapa Actividades Insumos Responsable 1 mes 2 mesEstablecer el Plan de Trabajo

Socializar el Plan de Trabajo

Aplicar el instrumento

Presentar los resultados

Verificar, sistematizar yanalizar la información

Programar una reunión de trabajo

Realizar la convocatoria a la reunión

Convocar una sesión de trabajo

Identificar las fortalezas y desafíos de acuerdo con los resultados

Verificar y contrastarlas evidencias

3

4

5

7

6

3.1

4.1

5.1

7.1

6.1

3.2

4.2

5.2

7.2

7.3

7.4

4.3

Establecer un cronograma de trabajo

Definir una agenda para el desarrollo de la jornada

Aplicar el instrumento

Establecer las recomendaciones Elaborar el informe de análisis de resultadosConvocar la reunión para presentar los resultados

Elaborar una presentación del plan de trabajo

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X






Modelo Plan de Trabajo y Cronograma

Metodología (sugerencia de agenda y presentación)

Instrumento de aplicación

Instrumento de resultados y recomendaciones

Fuentes de verificación

20


Etapa Actividades Insumos Responsable 1 mes 2 mes

Preparar la presentación

Presentar los resultados a la instancia de participación

7.5

7.6

X

X

Este paso tiene como objetivo presentar a los miembros de la o las instancias de participación ciudadana seleccionadas el objetivo, el alcance, las actividades y el tiempo en el que se desarrollará el ejercicio. El tiempo estimado para adelantar el cuarto paso es de una semana.

Para ello, es importante que lleven a cabo las siguientes actividades principales:

En primer lugar, coordine con los miembros de la instancia de participación una reunión con el objetivo de socializar el plan de trabajo para la aplicación del instrumento, cite a la reunión y deje claro el objetivo del encuentro, la fecha y el lugar.

Posteriormente, defina una agenda para el desarrollo de la jornada. Ésta podrá incluir los siguientes momentos:

Nota:

Este formato contiene todas las actividades contempladas en la metodología y los momentos sugeridos para adelantar el proceso.

4.4. PASO 4: Socialice el plan de trabajo

Modelo de agenda socialización del Plan de Trabajo

Agenda

1. Presentación de los asistentes

2. Presentación del objetivo de la reunión

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Finalmente, elabore una presentación del plan de trabajo y los puntos incluidos en la agenda que

permita a los miembros conocer a profundidad como se desarrollará el ejercicio.

Este paso tiene como propósito aplicar el instrumento a través del cual la ciudadanía y las entidades públicas caracterizarán la o las instancias de participación ciudadana reglamentadas priorizadas. La aplicación del instrumento consiste en la realización de 34 preguntas. Las respuestas entregadas por la instancia para cada una de ellas deben ser soportada con evidencias documentales. Dichas evidencias deben ser entregadas o enviadas al equipo de trabajo encargado de aplicar la metodología. El tiempo estimado para adelantar el quinto paso es de una semana.

Para ello, es importante que realice las siguientes actividades:

— Prepare los formatos necesarios para aplicar el instrumento: imprima o descargue el instrumento para la implementación de la metodología denominado “Instrumento de aplicación”.

— Convoque a una reunión de trabajo a los miembros de la mesa directiva de la instancia o escoja una muestra representativa e inicie la aplicación del instrumento.

A continuación, se presenta el instrumento de aplicación con las instrucciones correspondientes.

4.5. PASO 5: Aplique el instrumento de caracterización

3. Presentación del equipo de trabajo

4. Presentación del objetivo y alcance del ejercicio

5. Presentación de la metodología

6. Presentación de los atributos de caracterización 7. Presentación del cronograma

8. Pasos por seguir

Instrumento de aplicación

Para nosotros es muy importante conocer el funcionamiento que tiene actualmente la instancia de participación ciudadana de la que usted hace parte. Por ello, hemos diseñado una serie de preguntas que le pedimos responda con la mayor sinceridad para identificar las fortalezas y retos que se presentan. Sus respuestas nos ayudarán a

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plantear recomendaciones con el fin de fortalecer este espacio de participación. La información que recojamos únicamente será utilizada por nosotros para los fines anteriormente descritos.

FechaElaboró

Correo electrónicoTeléfono

LugarDepartamento

Municipio

Atributos Preguntas Respuesta Fuente de verificación y/o Evidencia

Localidad/Comuna; Barrio/Vereda

¿Cuál es la fecha de creación de la instancia?

1. Cumplimiento de funciones

Nombre de la Instancia de Participación

Tipo de Instancia de Participación

Ciudadano, organización o entidad

Datos de quien diligencia el instrumento

Ámbito interno

Fecha en la cual se diligencia el formulario (DD/MM/AA)Nombre de la persona que diligencia el formulario

Dirección de correo de la persona que diligencia el instrumentoTeléfono de la persona que diligencia el instrumento

Lugar y dirección en el que se realiza la reuniónDepartamento en el que se realiza la reuniónMunicipio en el que se realiza la reuniónLocalidad/Comuna; Barrio/Vereda en el que se realiza la reunión

Escriba la Fecha de creación de la organización según el registro hecho en la escritura de constitución e indicar día, mes y año

1.1. ¿La instancia desarrolla actividades que coinciden con las estipuladas por la normatividad?

a) Sí

b) No

a) Documento normativo o formal de la instancia donde se encuentren sus funciones. (Formato PDF, Excel, Word).b) Documento donde se encuentran las actividades que desarrolla la instancia (Informes, Plan de Acción etc.) (Formato PDF, Excel, Word).

Nombre completo de la instancia a observar, sin abreviaturas

Seleccione el tipo de organización según su actividad

Nombre de la organización o entidad a la que pertenece la persona que diligencia el instrumento (Cuando aplique)

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Atributos Preguntas Respuesta Fuente de verificación y/o Evidencia2. Pertinencia

3. Periodicidad

4. Elección delos miembros

2.1. ¿La instancia mantiene actualizado un diagnóstico sobre la problemática de su interés?

2.2. ¿La instancia ha verificado si existen otras instancias con objetivos y composición similares o idénticos?

3.1. ¿La instancia se reúne en el tiempo y con la frecuencia que estipula la normatividad para su funcionamiento?

4.1. ¿La instancia cuenta con un mecanismo formal para la elección de los miembros?

4.2. ¿Cómo fue la selección de los miembros de la instancia?

a) Sí

b) No

a) Sí

b) No

a) Sí

b) No se reúne el número de veces que estipula la normatividad, o en los tiempos previstos.

c) No a) Sí

b) No

a) Si la elección fue abierta.

b) Si la elección fue restringida y dejó por fuera a los miem-bros de algún sector según la naturaleza de la instancia.c) Si la elección fue designada por organizaciones específicas.

d) Si la elección fue designada por autoridades gubernamen-tales.

Documento de diagnóstico donde se evidencie la proble-mática, su estado actual y la población afectada. (Formato PDF, Excel, Word).Documento normativo (Ley, Decreto, etc) de las instancias de participación ciudadana con objetivos similares o idénticos. (Formato PDF, Excel, Word).Decreto o Ley de la instancia de participación donde se estipula el número y frecuencia de reuniones, en contraste con las Actas de las reuniones que se han llevado a cabo durante la vigencia. (Formato PDF, Excel, Word).Documento normativo donde se encuentre definida la forma de elección de los miembros de la instancia. (Formato PDF, Excel, Word).Documento donde se evidencie el mecanismo y procedimiento de elección de los miembros de la instancia. (Formato PDF, Excel, Word).

24



5. Asistenciay composición


7. Mecanismos detoma de decisiones

5.1. ¿La instancia cuenta con la asistencia de todos los miembros contemplados por la normatividad?

5.2. ¿La instancia cuenta con un mecanismo de delegabilidad o reemplazo de ausencias/renuncias?

5.3. ¿La composición de la instancia refleja una identificación actualizada de los actores relacionados con la problemática de interés?

6.1. ¿La instancia cuenta con una política de equidad de género y/o diversidad y una estrategia para llegar a estos objetivos?

7.1. ¿La instancia tiene establecidos criterios claros y públicos para la toma de decisiones?

6.2. ¿La instancia garantiza en su composición la paridad de género?

Número de miembros con-templados por el Decreto o Ley/ Número de miembros que asisten a las reuniones. _____ / _____

a) Sí

b) No

a) Sí

b) No

a) Sí

b) No

a) Sí

b) Sí, pero no son claros

c) No

a) Sí

b) No

Documento normativo donde se estipula el número de miembros de la instancia, en contraste con las Actas de asistencia a las reuniones estipuladas. (Formato PDF, Excel, Word).Documento normativo donde sea explícito el mecanismo de delegabilidad o reemplazo de ausencias/renuncias. (Formato PDF, Excel, Word).Documento que evidencie la realización de un Mapeo de actores actualizado sobre la problemática de interés, y contraste con los miembros representantes de la instancia de participación. (Formato PDF, Excel, Word).Documento que evidencia la política de equidad de género y/o diversidad. (FormatoPDF, Excel).

Documento donde se evidencie los criterios para la toma de decisiones. (Formato PDF, Excel, Word).

Elección de los miembros y actas o listados de asistencia de reuniones donde se evidencie el número de hombres y mujeres. (Formato PDF, Excel, Word).

25



8. Autonomía

9. Diagnóstico

10. Planeación

7.2. ¿La instancia mantuvo un quórum en las reuniones para tomar decisiones?

8.1. ¿Quiénes participaron en la elaboración y aprobación de los estatutos?

8.2. ¿Quién ejerce la Secre-taría Técnica?

9.1. ¿La instancia cuenta con un mecanismo formal de recolección de información para establecer una línea base de la problemática?10.1. ¿La instancia tiene un Plan de Acción?

10.2. ¿La instancia cuenta con una metodología para realizar la planeación de las actividades?

10.3. ¿La instancia cuenta con una organización a nivel interno que corresponda a lo señalado por la normatividad?

a) Sí

b) No

a) La Secretaría Técnica.

b) La Secretaría Técnica y votación de los miembros c) Todos los miembros a) La institucionalidad pública. b) Mixta: la institucionalidad pública y ciudadanos.a) Sí

b) No

a) Sí

b) Noa) Sí

b) No

a) Sí

b) No

Actas y/o listados de asisten-cia a las reuniones para verifi-car el quorum. (Formato PDF, Excel, Word).Documento Estatutario donde se evidencie quien se encargó de su elaboración. (Formato PDF, Excel, Word).

Documento donde se evidencie quién ejerce la Secretaría Técnica de la instancia. (Formato PDF, Excel, Word).Instrumentos como encuestas, entrevistas, actas, etc. Estas de-ben reflejar información para el diagnostico de la problemática. (Formato PDF, Excel, Word).Documento de Plan de Acción. (Formato PDF, Excel, Word).

Documento metodológico para el ejercicio de planea-ción estratégica. (Formato PDF, Excel, Word).Documento que evidencia la organización a nivel interno de la instancia (subcomités, dele-gados temáticos, etc.) (Formato PDF, Excel, Word).


11.1. ¿La instancia cuenta e implementa un procedimiento de gestión documental que permite el registro, sistematización y archivo de su funcionamiento?

a) Sí

b) No

Documento de estrategia de gestión documental. (Formato PDF, Excel, Word).

26


Atributos Preguntas Respuesta Fuente de verificación y/o Evidencia11. Información y

gestión documental

12. Financiación

13. Seguimientoy Control

11.2. ¿Los miembros de la instancia conocen y tienen acceso a la documentación relacionada con el funciona-miento de la instancia?

12.1. ¿La instancia cuenta con recursos propios para el funcionamiento?12.2. ¿La instancia tiene recursos para implementar acciones y/o proyectos?13.1. ¿La instancia cuenta con un procedimiento para sistematizar los compromisos que surgen de la misma?13.2. ¿La instancia cuenta con un mecanismo de seguimiento a los compromisos que surgen de la misma?

a) Sí

b) No

a) Sí

b) Noa) Sí

b) Noa) Sí

b) No

a) Sí

b) No

Documento de estrategia de divulgación de la información a los miembros de la instancia (Actas, tabla de gestión documental con acceso). (Formato PDF, Excel, Word).Documento de presupuesto de la instancia (Formato PDF, Excel, Word).Documento de presupuesto y gastos de la instancia durante la vigencia.Documento que evidencie la sistematización de los compromisos adquiridos. (Formato PDF, Excel, Word).Documento que evidencie el seguimiento a los compromisos adquiridos. (Formato PDF, Excel, Word).

Atributos Preguntas Respuesta Fuente de verificación y/o Evidencia14. Incidencia

Ámbito externo

14.1. ¿La instancia ha logrado incluir propuestas en la elaboración de políticas públicas, planes, programas y/o proyectos?

a) Sí

b) No

Documento donde se evi-dencie el seguimiento a las propuestas realizadas res-pecto a políticas públicas. (Formato PDF, Excel, Word).


15.1. ¿La instancia abre espacios para que actores estratégicos participen en un momento particular?15.2. ¿La instancia cuenta con un mapa de redes y alianzas de actores estratégico?

a) Sí

b) No

a) Sí

b) No

Actas y/o listados de asistencia de reuniones que evidencie la participación de otros actores. (Formato PDF, Excel, Word).Documento que consigne el mapeo de redes y alianzas con relación al tema de interés. (Formato PDF, Excel, Word).

27



16. Acceso ala información

17. Articulación

15.3. ¿La instancia cuenta con iniciativas proyectos o acciones de coordinación o articulación con otras instancias, organizaciones o actores estratégicos del territorio en el que opera?16.1 ¿La instancia cuenta con un mecanismo de rendición de cuentas a sus asociados?

16.2 ¿La instancia cuenta con un mecanismo de rendición de cuentas a la ciudadanía?

16.3. ¿La instancia posee e implementa una estrategia de difusión de las actividades internas y acciones adelantadas?

17.1. Si la normatividad contempla la existencia de la misma instancia en múltiples niveles (nacional, distrital y local), ¿la instancia tiene un mecanismo de articulación y/o comunicación directa con estas?

a) Sí

b) No

a) Sí

b) No

a) Sí

b) No

a) Sí

b) Sí, pero no la implementa

d) Noa) Sí

b) No

Documentos o Actas de acuerdo de voluntades, convenios o alianzas con otros actores. (Formato PDF, Excel, Word).

Documentos que evidencien la realización de ejercicios de rendición de cuentas a sus asociados. (Informes, actas, etc.)(Formato PDF, Excel, Word).16.2. Documentos que evidencien la realización de ejercicios de rendición de cuentas a la ciudadanía. (Formato PDF, Excel).Documento de estrategia de difusión de la instancia. (Formato PDF, Excel, Word).

a) Documento normativo que evidencie la existencia de la misma instancia en múltiples niveles (nacional, distrital y local). Documentos o actas de reunión con dichas instancias. (Formato PDF, Excel, Word).

b) Documentos o Actas de acuerdo de voluntades, convenios o alianzas con la misma instancia de otronivel territorial (Formato PDF, Excel, Word).

28


17. Articulación 17.2. ¿La instancia se articula con otro tipo de instancias que puedan fortalecer su accionar?

a) Sí

b) No

Documentos o Actas de acuerdo de voluntades, convenios o alianzas con otras instancias de participación. (Formato PDF, Excel, Word).


Una vez aplicado el instrumento de caracterización, el paso 6 de la metodología tiene como objetivo realizar un ejercicio de verificación de las evidencias aportadas por la instancia, sistematizar la información resultante y adelantar el correspondiente análisis. El tiempo estimado para adelantar el sexto paso es de una semana.

Para ello, es importante que quienes se encuentren aplicando la metodología verifiquen si las evidencias presentadas responden efectivamente a las preguntas formuladas. Si la información recolectada no es suficiente, determine si es necesario realizar

entrevistas adicionales, solicitar nuevas evidencias o una sesión adicional para resolver inquietudes.

Una vez clasificada la información asigne la calificación correspondiente a cada pregunta. Cada uno de los atributos tiene asignado un método de calificación. Es importante resaltar que todos los atributos tienen el mismo peso porcentual (5.9%).

A continuación, se presenta el instrumento de sistematización y análisis de los resultados con las instrucciones correspondientes para su diligenciamiento.

4.6. PASO 6: Verifique, sistematice y analice la información

Instrumento de sistematización y análisis de los resultados

Atributos Preguntas Forma de calificación Resultado

1. Cumplimientode funciones

2. Pertinencia

Ámbito interno


2.1. ¿La instancia mantiene actualizado un diagnóstico sobre la problemática de su interés?

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) No=0

29



3. Periodicidad


5. Asistenciay composición

2.2. ¿La instancia ha verificado si existe otras instancias con objetivos y composición similares o idénticos?3.1. ¿La instancia se reúne en el tiempo y con la frecuencia que estipula la normatividad para su funcionamiento?

4.1. ¿La instancia cuenta con un mecanismo formal para la elección de los miembros?4.2. ¿Cómo fue la selección de los miembros de la instancia?


5.2. ¿La instancia cuenta con un me-canismo de delegabilidad o reempla-zo de ausencias/renuncias?5.3. ¿La composición de la instancia refleja una identificación actualizada de los actores relacionados con la problemática de interés?

a) Sí=100

b) No=0a) Sí=100

b) No se reúne el número de veces que estipula la normatividad, o en los tiempos previstos=50

c) No=0a) Sí=100

b) No=0a) Si la elección fue abierta=100

b) Si la elección fue restringida dejó por fuera a los miembros de algún sector según la naturaleza de la instancia=60

c) Si la elección fue designada por organizaciones específicas=40

d) Si la elección fue designada por autoridades gubernamentales=0Número de miembros contem-plados por el Decreto o Ley/ Número de miembros que asis-ten a las reuniones.a) Sí=100

b) No=0a) Sí=100

b) No=0

30





8. Autonomía

9. Diagnóstico

10. Planeación





8.1. ¿Quiénes participaron en la elabo-ración y aprobación de los estatutos?

8.2. ¿Quién ejerce la Secretaría Técnica?

9.1. ¿La instancia cuenta con un mecanismo formal de recolección de información para establecer una línea base de la problemática?

10.1. ¿La instancia tiene un Plan de Acción?

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) Sí=100, pero no son claros

c) No=0

a) Sí=100

b) No=0a) La Secretaría Técnica=0

b) La Secretaría Técnica y votación de los miembros=50

c) Todos los miembros=100

a) La institucionalidad pública=0

b) Mixta: la institucionalidad publica y ciudadanos=100

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) No=0

31



10. Planeación


12. Financiación


10.2. ¿La instancia cuenta con una metodología para realizar la planeación de las actividades?10.3. ¿La instancia cuenta con una orga-nización a nivel interno que correspon-da a lo señalado por la normatividad?11.1. ¿La instancia cuenta e implementa un procedimiento de gestión documental que permite el registro, sistematización y archivo de su funcionamiento?11.2. ¿Los miembros de la instancia conocen y tienen acceso a la documentación relacionada con el funcionamiento de la instancia?12.1. ¿La instancia cuenta con recursos propios para el funcionamiento?

12.2. ¿La instancia tiene recursos para implementar acciones y/o proyectos?

13.1. ¿La instancia cuenta con un procedimiento para sistematizar los compromisos que surgen de la misma?13.2. ¿La instancia cuenta con un mecanismo de seguimiento a los compromisos que surgen de la misma?

a) Sí=100

b) No=0a) Sí=100

b) No=0a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) No=0a) Sí=100

b) No=0a) Sí=100

b) No=0a) Sí=100

b) No=0


14. Incidencia

Ámbito externo


a) Sí=100

b) No=0

32





17. Articulación

15.1. ¿La instancia abre espacios para que actores estratégicos participen en un momento particular?

15.2. ¿La instancia cuenta con un mapa de redes y alianzas de acto-res estratégico?

15.3. ¿La instancia cuenta con iniciativas proyectos o acciones de coordinación o articulación con otras instancias, organizaciones o actores estratégicos del territorio en el que opera?

16.1. ¿La instancia cuenta con un mecanismo de rendición de cuentas a sus asociados?

16.2. ¿La instancia cuenta con un mecanismo de rendición de cuentas a la ciudadanía?

16.3. ¿La instancia posee e imple-menta una estrategia de difusión de las actividades internas y accio-nes adelantadas?

17.1. Si la normatividad contempla la existencia de la misma instancia en múltiples niveles (nacional, distrital y local), ¿la instancia tiene un mecanismo de articulación y/o comunicación directa con estas?

17.2. ¿La instancia se articula con otro tipo de instancias que puedan fortalecer su accionar?

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) Sí=100, pero no la implementa

d) No

a) Sí=100

b) No=0

a) Sí=100

b) No=0

33


Una vez se ha sistematizado y analizado la información resultado de la aplicación del instrumento de caracterización, el paso 7 de la metodología consiste en presentar los resultados a la instancia de participación reglamentada priorizada y al público en general. El tiempo estimado para adelantar el séptimo paso es de una semana.

Para ello, en primer lugar, es importante que elabore un informe general mediante el cual que se dé cuenta del objetivo de la caracterización, la metodología y los resultados obtenidos.

En segundo lugar, identifique las recomendaciones que puedan serle de utilidad a la instancia de participación seleccionada de acuerdo con el propósito y funciones que cumple.

En tercer lugar, convoque a una reunión a todos los miembros de la instancia de participación.

En la convocatoria tenga en cuenta presentar el objetivo de la reunión, enviar el informe con los resultados de la caracterización, fecha, hora y lugar del encuentro.

En cuarto lugar, presente los resultados y recomendaciones a todos los miembros de la instancia de participación de forma clara. Destine un espacio para resolver inquietudes con relación a la metodología y los resultados, e invite a los miembros de la instancia a establecer un Plan de Fortalecimiento con el fin de generar actividades concretas que permitan atender las recomendaciones y fortalecer su trabajo.

A continuación, encontrará el instrumento de resultados y recomendaciones el cual contiene unas recomendaciones preliminares que pueden sugerirse a la instancia de participación de acuerdo con las respuestas obtenidas por cada pregunta.

4.7. PASO 7: Socialice los resultados

Tabla 2. Instrumento de resultados y recomendaciones

Caracterizar el funcionamiento de las instancias reglamentadas de participación ciudadana


a) Mantener el plan de cumplimiento de las actividades estipuladas por la normatividad. Esto permite garantizar una adecuada ejecución y un impacto en las metas propuestas.

Nombre completo de la instancia a observar, sin abreviaturas

Seleccione el tipo de organización según su actividad

Resultados y recomendaciones

Atributos Preguntas Recomendaciones

Objetivo de la Metodología

1. Cumplimientode funciones

Instancia de Participación

Tipo de Instancia de Participación

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2.1. ¿La instancia mantiene ac-tualizado un diagnóstico sobre la problemática de su interés?

2.2. ¿La instancia ha verificado si existe otras instancias con objetivos y composición similares o idénticos?

3.1. ¿La instancia se reúne en el tiempo y con la frecuencia que estipula la normatividad para su funcionamiento?

b) Avanzar en las actividades estipuladas por la normatividad. Para ello, la instancia de participación debe seguir las actividades que se plantearon desde un inicio y/o ajustar la normatividad sino ya no coincide con los propósitos en la práctica.

a) Mantener un diagnostico actualizado que permita dar cuenta de la problemática priorizada por la instancia de participación.

b) Realizar un diagnóstico participativo con los ciudadanos u organizaciones que pueden aportar en la identificación de la situación o problema para facilitar la identificación de su origen, los antecedentes y su contexto. El diagnóstico participativo aporta en la identificación de las alternativas de solución o posibles iniciativas que permitirán la formulación de la política, plan, programa o proyecto, o la mejora de un trámite.

a) La instancia debe llevar a cabo un análisis interno sobre las experiencias, mecanismos y espacios de participación que se han utilizado para promover la participación de los ciudadanos con el mismo objetivo. Se requiere, por tanto, recoger información existente en las áreas de trabajo y dependencias misionales sobre las actividades y proyectos que hayan involucrado a la ciudadanía.

b) Ubicar los espacios e instancias de participación, ya sean de un municipio, departamento o en representación de algún sector, para evaluar si funcionan y si realmente los representantes pueden aportar a la solución de la situación o problema. Identificar si la situación o problema se relaciona con otras entidades, dadas sus responsabilidades institucionales, ya sean de orden nacional o territorial, para que sean un actor del proceso.

a) Mantener la frecuencia y periodicidad de las reuniones que estipula la normatividad para la instancia de participación.

b) Garantizar tanto la frecuencia como la periodicidad de las reuniones que estipula la normatividad para la instancia de participación.


2. Pertinencia

3. Periodicidad

35


4.1. ¿La instancia cuenta con un mecanismo formal para la elección de los miembros?

4.2. ¿Cómo fue la selección de los miembros de la instancia?

c) Cumplir con la frecuencia y la periodicidad de las reuniones que estipula la normatividad. Sólo el diálogo continuo entre los miembros de la instancia de participación puede garantizar el desarrollo y cumplimiento de las metas propuestas. Para ello, se debe evaluar los factores de horarios disponibles de los miembros, lugar de reunión y condiciones que favorezcan el cumplimiento de dichos acuerdos.

a) Disponer de un mecanismo documentado de elección es una buena práctica para la instancia de participación. Recuerde publicar el documento con los mecanismos o procedimientos por medio de los cuales el público puede participar.

b) Elaborar y publicar un documento que establezca el mecanismo formal de elección de los miembros de la instancia de participación. Esto permite que todos los actores interesados conozcan de forma abierta los criterios establecidos para la participación, aumenta la legitimidad y transparencia del funcionamiento y composición de la instancia.

a) Mantener una elección abierta para las siguientes elecciones de los miembros de la instancia de participación es una buena práctica. Esto permite la inclusión y diversidad de los actores; así como un proceso transparente.

b) Identificar y hacer partícipe a todos los sectores interesados en el tema priorizado. Es fundamental en el proceso de participación identificar adecuadamente cuáles son los actores clave que se deben convocar bien sea de manera individual o colectiva.

c) Identificar y hacer partícipe a todos los actores interesados. La elección de los miembros de la instancia de participación debe contar con representación de diversos sectores poblacionales y entidades gubernamentales, generar inclusión sin importar afinidades políticas, edad, orientación sexual, condición socioeconómica o contexto religioso.

d) Seleccionar y convocar a los actores priorizados que pueden ser parte del proceso participativo y promover una invitación



36


abierta a todos los interesados. La convocatoria debe garantizar la participación y representatividad de sectores y actores involucrados a través de mecanismos de difusión y sensibilización pertinentes, es decir, que generen suficiente motivación para que los ciudadanos puedan acudir al proceso participativo.

a) Tener objetivos que fomenten la equidad de género es fundamental. Ahora es importante que diseñe indicadores que permitan medir el cumplimiento de dichos objetivos y llevar un control apropiado. Contar con indicadores ayuda a medir el nivel de cumplimiento existente de la política en equidad y visualizar mejor aquellos objetivos en los que no se obtiene un desempeño esperado, con el fin de tomar decisiones y realizar



5.2. ¿La instancia cuenta con un mecanismo de delegabilidad o re-emplazo de ausencias/renuncias?

5.3. ¿La composición de la instancia refleja una identificación actualizada de los actores relacionados con la problemática de interés?

a) Garantizar que todos los integrantes contemplados por la normatividad en la instancia de participación asistan a las reuniones convocadas.

a) Garantizar que el mecanismo de delegabilidad o reemplazo de ausencias y/o renuncias de alguno de los miembros sea efectivo.

a) Mantener los representantes de los afectados, beneficiarios o interesados en el tema priorizado en la instancia de participación.

b) Garantizar que la instancia de participación tenga representantes de los afectados, beneficiarios o interesados en el tema priorizado. Identificar los actores sociales de diferentes grupos de interés afectados o interesados en la gestión y servicios que ofrece la instancia. Debido a que el proceso de participación ciudadana en la gestión puede incluir diversos grupos de interés al mismo tiempo, es necesario que la instancia aclare previamente cuáles actores serán convocados a participar, así como las herramientas que se utilizarán, dado que por lo general la existencia de diversos grupos supone siempre posiciones y visiones que pueden entrar en conflicto frente al tema a tratar y por lo tanto requieren capacidades para la convivencia a través de la aplicación de mecanismos de diálogo y consenso.

5. Asistencia y composición



37


acciones dirigidas para mejorarlos.

b) Diseñar objetivos que fomenten la equidad de género es fundamental, así como indicadores que permitan medir el cumplimiento de dichos objetivos y llevar un control apropiado. Esto es fundamental, pues contar con indicadores ayuda a medir el nivel de cumplimiento existente de la política en equidad y visualizar mejor aquellos objetivos en los que no se obtiene un desempeño esperado, con el fin de tomar decisiones y realizar acciones dirigidas para mejorarlos.

a) Mantener la paridad de género en la instancia de participación es una buena práctica. Es relevante conocer e informarse acerca de cómo están estructuradas las organizaciones en términos de género, pues el fenómeno del techo de cristal está aún presente en la mayoría de las organizaciones en Latinoamérica.

b) Aumentar la participación de las mujeres en la instancia de participación. Promover la igualdad de género es un derecho fundamental, y esencial para el desarrollo de la sociedad. Este fenómeno da cuenta de la brecha de género existente en los distintos niveles organizacionales, pues a medida que se asciende en la pirámide se evidencia mayor inequidad de género.





a) Mantener los criterios claros y públicos para la toma de decisiones es una buena práctica para el fortalecimiento de la instancia de participación.

b) Establecer criterios tanto públicos como claros para todos los miembros frente al mecanismo para la toma de decisiones.

c) Establecer criterios claros y públicos para la toma de decisiones. La instancia debe garantizar que los miembros puedan influir en la toma de decisiones desde sus conocimientos, costumbres, recursos, intereses y aspiraciones. Lo anterior permite pensar que la participación ciudadana en la construcción de iniciativas posibilita los acuerdos con las


38



entidades y, por lo tanto, habrá incidencia, en algún grado, en las decisiones de la administración pública.

a) Asistir a las reuniones de la instancia es un factor fundamental para su buen desempeño. Mantenga el procedimiento de convocatoria que le ha permitido que la mayoría de los miembros asista y participe para la toma de decisiones.

b) Reevalúe el mecanismo de convocatoria de las reuniones de la instancia. Tenga en cuenta fecha, lugar y tiempo destinado para que todos los miembros asistan. Garantizar el quórum en las reuniones es fundamental para el buen funcionamiento de la instancia de participación.

8.1. ¿Quiénes participaron en la elaboración y aprobación de los estatutos?

8.2. ¿Quién ejerce la Secreta-ría Técnica?

9.1. ¿La instancia cuenta con un mecanismo formal de recolección de información para establecer una línea base de la problemática?

10.1. ¿La instancia tiene un Plan de Acción?

a) Identifique el proceso realizado para la elaboración y aprobación de los estatutos y determine si este proceso se realizó de forma participativa y teniendo en cuenta a los integrantes de la instancia de participación. De no ser así identificar si todos los integrantes están de acuerdo con el contenido de los estatutos.

a) Evaluar si la secretaría técnica la ejerce una entidad distrital y si esta representa la problemática que trabaja la instancia.

a) Se sugiere construir una herramienta o instrumento que permita a la instancia recolectar y analizar la información. Esto permitirá a los integrantes y ciudadanía realizar diagnósticos, análisis y demás documentos que den cuenta del estado de la problemática.

Para construir el Plan de Acción identifique los siguientes elementos:

— Actividades que desarrolla la instancia o tiene planeado desarrollar.

— Recursos con los que cuenta para su ejecución

— Responsables para cada actividad.

— Tiempo estimado para el desarrollo de las actividades.

8. Autonomía

9. Recolección dela información

10. Planeación


39



10.2. ¿La instancia cuenta con una metodología para realizar la planeación de las actividades?

10.3. ¿La instancia cuenta con una organización a nivel interno que corresponda a lo señalado por la normatividad?

Una forma inicial de planear las actividades es la construcción del Plan de Acción de la Instancia; sin embargo, se sugiere identificar una metodología para desarrollar la planeación general del funcionamiento de la instancia teniendo en cuenta la participación de todos los integrantes de esta. (Ejemplo. Metodología de Marco Lógico)

Tenga en cuenta los siguientes elementos:

— Objetivo que desea alcanzar.

— Estrategias

— Indicadores que le permitirán evaluar el avance del plan de acción. (De gestión, de resultados, de producto etc.).

La instancia debe identificar la forma de organización interna a nivel de comités, comisiones, mesas de trabajo etc. y realizar la comparación con lo establecido por la normatividad, de esta manera se evidenciará la correspondencia y cumplimiento de lo establecido en esta normatividad.

11.1. ¿La instancia cuenta e implementa un procedimiento de gestión documental que permite el registro, sistematización y archivo de su funcionamiento?

La instancia dentro de sus instrumentos de planeación debe contemplar estrategias de Gestión Documental, con el fin de contar con información organizada y disponible. Esto permitirá que la instancia pueda dar respuesta oportuna a las solicitudes de información de la ciudadanía.

Adicionalmente permite la sostenibilidad y la trazabilidad de los procesos y gestiones desarrolladas por la instancia.

Para desarrollar estas estrategias tengan en cuenta los siguientes elementos generales:

— Identifique el tipo de documentos con que cuenta la instancia. (Informes, diagnósticos, bases de datos).

— Identifique la disponibilidad del documento (Físico, magnético etc.)

11. Información ygestión documental

40



13.1. ¿La instancia cuenta con un procedimiento para sistematizar los compromisos que surgen de la misma?

— Cree una copia de los documentos físicos y conviértalos en digitales.

— Asigne un código a cada tipo de documento y construya una base de datos que se denominara tabla de Gestión Documental.

— Ubique un espacio físico para archivar los documentos que se encuentren en físico.

Las acciones que desarrolla la instancia representan a una problemática y una población específica. En ese sentido y en cumplimiento de su función como articulador entre la administración pública y la ciudadanía, es indispensable que la instancia cuente con procedimientos para sistematizar los compromisos que se derivan de sus acciones. Esto permitirá que la instancia tenga claros y documentados aquellos temas que interesan a la ciudadanía que representan. Para desarrollar este procedimiento se sugiere realizar una jornada de trabajo con los integrantes de la instancia y definir la forma como se suscribirán estos compromisos con la ciudadanía. Se propone la elaboración de un formato que cuente con la descripción clara de los compromisos y en donde se encuentre la firma de las partes involucradas.


12.1. ¿La instancia cuenta con recur-sos propios para el funcionamiento?

12.2. ¿La instancia tiene recursos para implementar acciones y/o proyectos?

Se recomienda a la instancia retomar la información de actores sobre la cual se hizo mención en el punto anterior y de esta manera establecer alianzas estratégicas con diferentes tipos de actores para garantizar la ejecución de las diferentes acciones establecidas en el Plan de Acción de la Instancia.

12. Financiación

11.2. ¿Los miembros de la instan-cia conocen y tienen acceso a la documentación relacionada con el funcionamiento de la instancia?

Posterior a la generación de estrategias de Gestión Documental y de haber creado la tabla de Gestión Documental donde se encuentra toda la información que maneja la instancia, defina jornadas de capacitación a los integrantes donde se informe la forma como se deben clasificar y archivar los documentos y la ubicación de estos. Recuerde que se trata de información pública y que con estas acciones está contribuyendo a fortalecer la transparencia de los procesos de la instancia.

41



13.2. ¿La instancia cuenta con un mecanismo de seguimiento a los compromisos que surgen de la misma?

Una vez que la instancia tenga claro el procedimiento para suscribir compromisos con la ciudadanía, se sugiere construir una matriz donde se consignen los compromisos suscritos. Está matriz debe contener como mínimo los siguientes campos:

— Nombre

— Responsable del compromiso

— Fecha de suscripción del compromiso

— Fecha estimada de cumplimento

— Avance del compromiso

— Evidencias de cumplimientoTenga en cuenta que el cumplimiento de los compromisos por parte de las instituciones es indispensable pues impacta directamente la confianza de los ciudadanos en la administración.


Independiente de la naturaleza de la instancia de participación las acciones que se han desarrollado en este marco deben estar ubicadas en algún nivel de incidencia en la formulación de políticas públicas, planes, programas y/o proyectos. En caso de no ser así se sugiere a la instancia evaluar la posibilidad de replantear el Plan de Acción e identificar aquellos escenarios donde es posible que la instancia pueda dejar sus aportes y materializarlos en la agenda pública.

14. Incidencia

15.1. ¿La instancia abre espacios para que actores estratégicos par-ticipen en un momento particular?

Es deseable que la instancia de participación identifique los actores con los cuales puede potenciar el alcance de sus acciones. Se sugiere realizar esta actividad apoyándose en bases de datos de entidades nacionales, distritales y locales donde se encuentren diferentes tipos de entidades, organizaciones, etc., las cuales se relacionen con la problemática a trabajar. Posteriormente se sugiere contactar a estos actores y definir estrategias de articulación teniendo en cuenta la naturaleza de estos.

15. Interacción conactores estratégicos

15.2. ¿La instancia cuenta con un mapa de redes y alianzas de actores estratégico?15.3. ¿La instancia cuenta con iniciativas proyectos o acciones de coordinación o articulación con otras instancias, organizaciones o actores estratégicos del territorio en el que opera?

42



17.1. Si la normatividad contempla la existencia de la misma instancia en múltiples niveles (nacional, distrital y local), ¿la instancia tiene un mecanismo de articulación y/o comunicación directa con estas?17.2. ¿La instancia se articula con otro tipo de instancias que puedan fortalecer su accionar?

La instancia de participación deberá garantizar la coordinación entre las diferentes instancias de participación ciudadana que existan en el territorio. Los temas, en lo posible, deben definirse desde la misma construcción de los programas de gobierno de los candidatos a las alcaldías y gobernaciones, para que, posteriormente, se materialicen en los respectivos planes de desarrollo territorial.

17. Articulación

16.1. ¿La instancia cuenta con un mecanismo de rendición de cuentas a sus asociados?16.2. ¿La instancia cuenta con un mecanismo de rendición de cuentas a la ciudadanía?

16.3. ¿La instancia posee e implementa una estrategia de difusión de las actividades internas y acciones adelantadas?

La Rendición de Cuentas es un proceso de diálogo permanente y de doble vía, que busca entre otras cosas, incrementar la corresponsabilidad, la transparencia y la integridad; para el caso de las instancias de participación se recomienda diseñar una estrategia que permita a los integrantes y a la ciudadanía en general conocer de cerca las gestiones realizadas por la instancia, así como recibir recomendaciones, observaciones y/o solicitudes, con el fin de que se implementen acciones de mejora en relación con el trabajo de las instancia en el territorio. Para tal efecto, se recomienda a la instancia tener en cuenta los lineamientos generales establecidos en la Metodología proceso de Rendición de Cuentas de la administración Distrital y Local.

Como parte integral de los procesos de Rendición de Cuentas, se establece la importancia de construir una estrategia de difusión de la información, de esta manera la instancia estará garantizando el derecho al acceso y la disponibilidad de información pública de calidad para los ciudadanos y demás interesados en los avances de la gestión adelantada en clave de garantía de derechos por parte de la instancia de participación.


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