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PRESENTACION DE INFORMACION POR ENVIO DE ARCHIVOS
USO DE LOS SERVICIOS EN LINEA DE LA DIAN
NOVEDADES EN SIES DIAN
DE FIRMA DIGITAL
A
FIRMA ELECTRONICA
DE FIRMA DIGITAL A FIRMA ELECTRONICA
La DIAN, implementó hacia finales del segundo semestre del año 2016, cambiosque afectan transversalmente la transmisión de datos a través de los servicios enlínea.
Los cambios se refieren básicamente a la migración de autenticación dedocumentos con firma digital, a la utilización del Instrumento de Firma Electrónica(IFE).
Mediante Decreto 2364 de fecha 22 de noviembre de 2012 el gobierno nacionalreglamentó la firma electrónica para facilitar y todo tipo de transacciones.
La DIAN expide la Resolución 070 del 03 de noviembre de 2016, reglamentado asíel uso de firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos de la DIAN.
FIRMA ELECTRÓNICA (FE)
La Firma Electrónica se define como Métodos que permiten identificar a una
persona, en relación con un mensaje de datos. Tales métodos pueden ser
códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas; la
condición es que tal método sea confiable y apropiado respecto de los fines
para los que se utiliza la firma.
Decreto 2364 de 2012
La Firma Electrónica tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma,
toda vez que el la reglamentación contenida en la Resolución 070 de 2016, es
considerada confiable y apropiada para cumplir con las obligaciones yoperaciones ante la DIAN de conformidad con el artículo 3° del Decreto 2364
de 2012.
FIRMA ELECTRÓNICA (FE)
El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es la combinación de una Identidad
Electrónica (IE) y un Código Electrónico (CE) que sirve para el cumplimiento de
deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos
de la entidad.
Identidad Electrónica
(IE)
Código Electrónico
(CE)
Firma Electrónica
(IFE)
FIRMA ELECTRÓNICA (FE)
La Identidad Electrónica (IE) Es la identificación, establecida
con la información contenida en el RUT, que se asigna a cada
usuario que deba firmar en los servicios electrónicos de la
DIAN, el cual establece una contraseña o clave usada como
primer factor de autenticación.
El Código Electrónico (CE) es la combinación de caracteres
numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del
Instrumento de Firma Electrónica (IFE), la cual es usadacomo segundo factor de autenticación.
VENTAJAS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA (FE)
• El obligado a cumplir deberes formales de manera virtual ante la DIAN, ya no tendrá que
configurar sus equipos con la máquina virtual Java, así como el nuevo procedimiento es
más amigable con los distintos navegadores de internet.
• Otro aspecto relevante es que ya no existe un archivo de firma digital. Desaparece el
archivo de extensión .epf
• Ahora es posible recuperar la contraseña en caso de olvido.
• El suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica, cuenta con mayores facultades para
la auto gestión de sus recursos informáticos.
• Todo lo anterior, aunado significa ahorro en costos de tiempo y disminución de
desplazamientos a las instalaciones de la DIAN, para realizar trámites en pro del
cumplimento de las obligaciones tributarias.
CARACTERISTICAS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA (FE)
Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
Vigencia de tres (3) años, a partir
de la emisión o renovación del IFE.
Es Gratuito
Aplica Exclusivamente para el cumplimiento de obligaciones
virtuales tributarias
La constancia de la Firma se genera
por un acuse de recibo
El usuario debe pactar un acuerdo
que establece las condiciones de
uso y seguridad.
El Acuerdo de F. E. se firmará en la emisión del IFE o en la renovación por migración, por una única vez.
IFE = (IE) + (CE)
TRANSICIÒN A LA FIRMA ELECTRÓNICA (FE)
La administración tributaria previó la transición de forma
paulatina, para efectos de evitar traumatismos.
La resolución 070 de 2016 en su artículo 9 estableció un
cronograma migración mecanismo digital .epf a
instrumento de firma electrónica (IFE) así:
TRANSICIÒN A LA FIRMA ELECTRÓNICA (FE)
PROCEDIMIENTOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA (FE)
Procedimiento Canal Habilitación De La Firma Electrónica
Requisito Previo Observación
EmisiónPresencial
Personalmente o a través de apoderado
El usuario debe finalizar la
autogestión de habilitación del
Instrumento de Firma
Electrónica (IFE) dentro de los
20 días calendarios siguientes a
la solicitud. De no hacerlo, el
sistema solicitará reiniciar el
proceso de emisión o renovaciónsegún corresponda.
Actualizar el Registro Único Tributario
Aceptación del acuerdo
las responsabilidades
frente a la FirmaElectrónica.
Renovación Virtual
RevocaciónDe oficio o
A solicitud del
suscriptor o a través
de apoderado
debidamente facultado
N/A
Informar la causal de
revocación:
-Cambio de identidad del
suscriptor.
-Por muerte del suscriptor.
-Por no estar dentro de los
obligados.
-Por afectaciones en el
sistema de seguridad de la
DIAN.
-Por orden judicial o informede autoridad competente.
Una vez revocado el
Instrumento de Firma
Electrónica (IFE), el
usuario deberá volver a
solicitarlo en caso de
requerirlo mediante elprocedimiento de emisión.
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN VIRTUAL DE
ARCHIVOS
Verifique si está obligado a suministrar información, así como los formatos y las versiones que le corresponden.
Registro en el RUT (Obligado y Rep. Legal)
Habilite Cuenta de Usuario
Solicite o Haga la migración de su Firma Electrónica
Prepare los archivos a enviar
Coloque los archivos en su bandeja de entrada y transmita los archivos
Verifique el correcto envío de sus archivos
REGISTRO EN EL RUT (OBLIGADO Y REP. LEGAL)
RUT INFORMANTE
RUT REPRESENTANTE
RESPONSABLE
HABILITACIÓN CUENTA DE USUARIO
RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA DE ACCESO
MIGRACIÓN DE FIRMA DIGITAL A INSTRUMENTO DE FIRMA
ELECTRÓNICA (IFE)
MIGRACIÓN DE FIRMA DIGITAL A INSTRUMENTO DE FIRMA
ELECTRÓNICA (IFE)
MIGRACIÓN DE FIRMA DIGITAL A INSTRUMENTO DE FIRMA
ELECTRÓNICA (IFE)
MIGRACIÓN DE FIRMA DIGITAL A INSTRUMENTO DE FIRMA
ELECTRÓNICA (IFE)
El sistema presenta los datos de
identificación y ubicación del usuario,
consignados el RUT del suscriptor,
con la posibilidad de actualizar datos
de una manera más expedita que la
dispuesta actualmente.
MIGRACIÓN DE FIRMA DIGITAL A INSTRUMENTO DE FIRMA
ELECTRÓNICA (IFE)
MIGRACIÓN DE FIRMA DIGITAL A INSTRUMENTO DE FIRMA
ELECTRÓNICA (IFE)
MIGRACIÓN DE FIRMA DIGITAL A INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA
(IFE)
MIGRACIÓN DE FIRMA DIGITAL A INSTRUMENTO DE FIRMA
ELECTRÓNICA (IFE)
SOLICITUD (IFE) FORMALIZADA
A continuación el sistema genera dos correos electrónicos, necesarios para continuar con la habilitación el
instrumento de firma electrónica, los cuales son enviados al correo electrónico registrado en el RUT.
También son desplegados en la opción comunicados
MIGRACIÓN DE FIRMA DIGITAL A INSTRUMENTO DE FIRMA
ELECTRÓNICA (IFE)
Un segundo correo tiene que ver la
habilitación de la firma electrónica, y la
generación de datos de autenticación
que serán de gran utilidad para las
gestiones de los servicios en línea,
tales como la recuperación de
contraseña de la firma electrónica.
CONFIGURACION DE PREGUNTAS (RECUPERACION CONTRASEÑA)
HABILITACION SOLICITUD IFE
HABILITACION SOLICITUD IFE
Ahora se debe configurar y verificar la que será su contraseña para firmar
electrónicamente.
HABILITACION SOLICITUD IFE
PRESENTACION DE INFORMACION POR ENVIO DE ARCHIVOS
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