universidad metropolitana de educaciÓn, ciencia y...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE EDUCACIÓN,
CIENCIA Y TECNOLOGÍA Decreto Ejecutivo 575 del 21 de julio de 2004
Acreditada mediante Resolución N°15 del 31 de octubre de 2012
FACULTAD CIENCIAS DE LA SALUD
TECNICO EN REGISTROS MÉDICOS Y ESTADÍSTICA DE LA
SALUD
PRÁCTICA PROFESIONAL
REALIZADA EN EL HOSPITAL SANTO TOMAS
ESTUDIANTE: ADYS AMERICA GONZALEZ CHANG
CEDULA: 8-303-473
Panamá, República de Panamá Agosto 2016
UMECIT
DEDICATORIA
A mi Dios que me dio la oportunidad de concluir ésta carrera técnica.
Con mucho cariño a mi madre Ana Chang de González dedico éste trabajo; ya
que con sus sinceros alientos y estímulos impulsaron una de las mayores
aspiraciones.
ii
UMECIT
AGRADECIMIENTO
A Dios y la Virgen María por darme la fortaleza espiritual y guiarme en los pasos
correctos que he dado en mi vida personal.
Deseo expresar mi gratitud a los Profesores de esta carrera, bajo cuyos
conocimientos adquiridos, he podido concluir esta práctica que hoy estoy
presentando.
iii
UMECIT
INDICE
Dedicatoria ii Agradecimiento iii Índice vi Introducción v
I. PARTE I – MARCO DE REFERENCIA
1. Definición 2 2. Antecedentes históricos de la Institución 3 3. Visión del Hospital Santo Tomás 5 4. Misión del Hospital Santo Tomás 5 5. Estructura Organizacional del Hospital Santo Tomás 9 6. Análisis de la Situación actual del Hospital 8 7. Descripción del Departamento donde se realizó la
Práctica Profesional 9 7.1. Estructura Organizacional del Departamento 10
Descripción de los Puestos 13 7.1.1. Trámite de Citas 13 7.1.2. Archivos Clínicos 14 7.1.3. Estadísticas 15 7.1.4. Admisión 15 7.1.5. Urgencias Generales y Partos 16
8. Relación del Departamento con otras áreas del Hospital 17 9. Importancia del Departamento en el engranaje de la Institución 17
II. PARTE – ANÁLISIS DE LA EXPERIENCIA
II.A. Informe de las Labores Realizadas 20 1. Funciones Realizadas 20 2. Área de Responsabilidad 21
2.A.1. Trámite de Citas 21 2.A.2. Admisión 22 2.A.3. Estadísticas 22 2.A.4. Archivos Clínicos 25
II.B. Análisis de la experiencia 2.B.1. Aporte de la Experiencia a la Formación
iv
UMECIT
Profesional 20
2.B.2. Relación de la Práctica Profesional con la Carrera
Estudiada 20
2.B.3. Cronograma de Actividades 21
III. Diagnóstico Observacional
III.A. Descripción de la Problemática III.B. Sugerencia a la Institución III.C. Sugerencia a la Universidad
Conclusión 27 Recomendaciones 28 Bibliografía 29 Anexos 30
v UMECIT
INTRODUCCIÓN
En el Sector Salud, la disciplina de Registros y Estadísticas, está representada por
el Estadístico de Salud, que su responsabilidad primordial es el sistema de
información.
De allí la importancia que el Profesional de Estadística de Salud, tengan
conocimientos de terminología médica, que le permitan trabajar informes
estadísticos para Gerencia Salud, codificar estadísticas de enfermedades, ya que
es un departamento técnico que brinda Servicios de Asistencia, docencia,
investigación médico – administrativo.
Al mismo tiempo dese determinar que el sector público y privado mantienen un
registro de información adecuado para ayudar al cuerpo médico, colaborando con
los diferentes comités y auditorios preparando informes estadísticos e
investigaciones especiales.
vi UMECIT
Parte I
MARCO DE REFERENCIA
UMECIT
PARTE I. MARCO DE REFERENCIA
1. DEFINICIÓN DE LA CARRERA ESTUDIADA
Formación de Profesionales de Salud con aptitudes y destrezas para relacionarse
con el público, manejar toda la información de registros hospitalarios, para
obtener estadísticas de salud y admitir servicios de salud a nivel hospitalario y
nacional.
2. ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA INSTITUCIÓN
El Hospital Santo Tomás fue inaugurado en septiembre de 1924, en ese momento
las instalaciones estaban compuestas por tres edificios, estacionamientos y un
jardín. Algunas personas de la época consideraron los edificios exagerados en
capacidad para la cantidad de habitantes y decidieron bautizarlo como el elefante
blanco.
La idea de desarrollar el complejo médico público fue del Presidente Belisario
Porras, estadista que tuvo la visión a futuro de desarrollar un proyecto para
enfrentar el crecimiento de la población durante las dos décadas siguientes,
quedando atrás el mito del elefante blanco.
En la actualidad el Hospital Santo Tomás continúa brindando servicios médicos a
la población panameña. Con el pasar de los años ha recibido varias
remodelaciones y aún se mantiene como el principal hospital público del país.
El Hospital Santo Tomás junto a sus jardines fue declarado monumento histórico
mediante la ley 26 de 1986.
2
UMECIT
3. VISIÓN DEL HOSPITAL SANTO TOMÁS
Ser un servicio con recurso humano capacitado, con tecnología actualizada, para
proporcionar servicios de calidad a todos los usuarios en la tramitación de citas,
admisión de pacientes, custodia y conservación de las historias clínicas y tener un
sistema de información estadística eficiente, oportuno y confiable, para servir de
apoyo en la toma de decisiones a los directivos responsables de la gestión técnico
administrativa, la docencia e investigación en el hospital.
4. MISIÓN DEL HOSPITAL SANTO TOMÁS
Ofrecer servicios de tramitación de citas, admisión de pacientes, custodia y
observación de historias clínicas y tener un sistema de información estadístico
eficiente, oportuno y confiables, con el establecimiento de las normas de funciones
y procedimientos permanentes, con recurso humano capacitado, tecnología
actualizada, recurso de equipos y materiales óptimos, para proporcionar servicios
de calidad y satisfacer las necesidades de todos los usuarios y a los directivos
responsables de la gestión técnico – administrativa, la docencia e investigación en
el hospital.
3
UMECIT
5. ESTRUCTURA ORIGINAL DEL HOSPITAL SANTO TOMÁS
Oficina Institucional de Administración y Finanzas
Depto. de
Medicina
Depto. de
Cirugia
Depto. de
Gineco-Obst.
Depto. de Areas Criticas
Depto de Diagnostico
Depto. de
apoyo en salud
Depto. de
enfermeria
Oficina Institucional de Recursos Humanos
OficIna de Planificación
Oficina de Relaciones Públicas e
Información
Oficina Asesoria Legal
Oficina ControlCoordinaci´n de
Docencia e investigación
SUB-DIRECCIÓN MEDICA
Comisiones Consejos
DIRECCIÓN MEDICA
AUDITORIA INTERNA
PATRONATO
4
UMECIT
6. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA INSTITUCIÓN
La situación actual del Hospital Santo Tomás, dentro de su limitación económica
sigue prestando una atención oportuna, personalizada, humanizada, integral,
continua y de acuerdo con estadísticas aceptadas en procedimientos y prácticas
profesionales.
ESTRUCTURA DEL MERCADO
En la actualidad su estructura física, instalaciones y equipamiento, además de la
asignación de sus servicios no han permitido que la institución cumpla a cabalidad
con los propósitos, Misión, Visión y Objetivos propuestos.
5 UMECIT
7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA INSTITUCIÓN
DIRECCIÓN MÉDICA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE APOYO DIAGNOSTICO
ADMISIÓN Y URGENCIA
TRAMITE DE CITAS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS MEDICOS Y EST.
ARCHIVOS CLINICOS
- HISTORIAS CLINICAS
- INDICE DE PTES. Y CONTROL DE H.C.
- CONFECCIÓN DE HISTORIAS
- DEPURACIÓN DE MICROFILMACIÓN
ESTADISTICAS Y CAPTURA DE DATOS
- CODIFICACIÓN
- COSTO 20
- CAPTURA DE DATOS
- ESTADISTICA
SALAS
6 UMECIT
7.1 DESCRIPCIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE REGISTROS Y
ESTADISTICA DEL HOSPITAL SANTO TOMAS
• El Departamento de Registros y Estadística de Salud, debe contribuir a la
presentación de la mejor atención médica del paciente. Proveer al médico
la información necesaria relativa al paciente y colaborar en estudios de
investigación y docencia.
• Se encarga de la recolección de datos para diferentes registros y custodia
de la documentación medica del paciente.
• Es un departamento técnico que brinda servicios de asistencia, docencias,
investigación médica-administrativa.
• Contribuye a mejorar la calidad de la asistencia, registrando el trabajo
médico, facilitando la documentación y su rápida localización.
• Ayuda al cuerpo médico, colaborando con los diferentes comités y
auditorias preparando informes estadísticos e investigaciones especiales.
• Constituye un factor preponderante en el funcionamiento del
establecimiento asistencial como en el mejoramiento de la calidad de
atención del paciente. La información sistemáticamente producida, es
utilizada en las distintas etapas de la administración del establecimiento
asistencial, desde el momento de la planificación hasta la evaluación de las
acciones desarrolladas.
7
UMECIT
• El tipo de organización y las funciones que se le asignen pueden variar de
un lugar a otro, de acuerdo a las características y posibilidades de cada
institución de salud, siendo indispensable que una vez fijadas las funciones
y elaborado un organigrama se determinen las líneas de autoridad y
responsabilidad para la distribución del personal y la interrelación entre las
partes que lo componen.
FUNCIONES GENERALES
• Proveer al país y a los Organismos Nacionales e Internacionales de la
información estadística necesaria para la evaluación de los planes y
programas del Sistema Nacional de Salud.
• Instituir las metodologías para la recolección, el procesamiento y la emisión
de la información estadística del Sistema Nacional de Salud desde el nivel
de base y controlar su cumplimiento.
• Definir las funciones y los procedimientos de los Departamento de registros
Estadísticos de Salud a todos los niveles del Organismo.
• Establecer vínculos con organismos nacionales e internacionales a través
de proyectos de cooperación, que permitan el fortalecimiento de las
estructuras estadísticas.
• Contribuir a la formación de estadísticas de salud del personal médico y
docencia e investigación.
8
UMECIT
• Realizar y cooperar en investigaciones nacionales e internacionales
relacionadas con las estadísticas de salud y la Familia de la Clasificación
Internacional de Enfermedades.
DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO
Como ya hemos mencionado el Hospital Santo Tomás, es un hospital de tercer
nivel de atención, es un hospital especializado con prestaciones de consulta
externa, maternidad y servicio de hospitalización propia de una institución de su
complejidad por ende, el Departamento de Registros Estadísticos de Salud del
Hospital Santo Tomás, está formado por cinco secciones, que son:
• La sección de Admisión y Urgencias.
• La sección de Sala de Hospitalización.
• La sección de Archivos Clínicos.
• La sección de Trámites de Citas.
• La sección de Estadísticas.
La sección de admisión y Urgencias está dividida en dos áreas físicas: el área de
urgencia de ginecobstetricia en el edificio de la maternidad y el área de urgencias
de adultos, que está ubicado en la planta baja del edificio de hospitalización, cabe
señalar que en esta áreas el personal del departamento labora en tres jornadas
diarias de 8 horas las 24 horas al día y los 365 días del año.
En la sección de estadísticas, archivos clínicos y trámites de citas, están ubicadas
en la planta baja del edificio de consulta externa, en archivos clínicos y trámites de
citas parte del personal laboral de 6:30 a.m. a 2:30 p.m. mientras otro personal
9
UMECIT
empieza labores de 7:00 a.m. a 3:00 p.m. mientras que las demás secciones
trabajan en horario administrativo de 7:00 a.m. a 3:00 p.m.
La sección de Sala de Hospitalización, como su nombre lo indica, su personal está
ubicado en cada sala de hospitalización.
B. FUNCIONES DE CADA SECCIÓN
1. Sección de Admisión y Urgencia
La gestión del trámite en la atención de un paciente, es la base del trabajo de la
oficina y se debe fundamentar en la calidad del trato con enfermo o familiar, en la
eficacia administrativa y en la desburocratización, que se logra con la reducción a
la mínima expresión de los trámites administrativos por parte de los pacientes.
La sección de Admisión y Urgencias tiene por objeto efectuar el ingreso de los
pacientes en forma rápida y ordenada en los distintos servicios del
establecimiento, y mantener un registro de todos los enfermos que se encuentran
internados y un cuadro de camas disponibles.
1.1. Actividades Generales
En esta sección el funcionario de Registros Médicos realiza actividades tales
como:
• Registrar las atenciones de urgencias.
• Capturar los datos de los pacientes que requieran de atención médica.
• Registrar y efectuar los ingresos de los pacientes.
• Confeccionar las boletas de admisión.
10 UMECIT
• Registrar en los libros record las atenciones y las admisiones.
• Consultar el Programa Índice de pacientes antes de confeccionar la
boleta de admisión en los casos en que el paciente no porta
identificación.
• Enviar todos los días a la Sección de Estadísticas los registros primarios
utilizados en la atención del paciente en los turnos diarios.
• Elaborar el censo diario de camas ocupadas.
• Registrar los nacimientos.
• Registrar las defunciones.
• Coordinar y programar las citas médicas en los diferentes servicios
gineco - obstetricia.
• Capturar los datos en el programa del formulario peri natal entre otras.
Para especificar cada una de las actividades que se realizan en esta unidad, de
manera clara, sencilla y detallada la hemos dividido en sus dos áreas de
ejecución.
1.2. Urgencias de Adultos
1.2.1 Actividades Específicas
Urgencias es una unidad que atiende a menores de 15 en adelante y mayores de
edad las 24 horas del día; en tres jornadas diarias que son:
7:00 a.m. - 3:00 p.m.
3:00 p.m. - 10:00 p.m.
10:00 p.m. – 7:00 a.m.
El paciente llega al cuarto de Urgencia se le solicita su documento de identidad
personal y se capturan sus datos personales con estos datos se imprime el
formulario de atención llamado “Registro de Atención de urgencia”. Este
11
UMECIT
formulario consta de tres copias una blanca que se registra a la historia clínica, en
caso de que el paciente sea admitido, una amarilla que será enviada a la sección
de estadística y la celeste que se les entregara a las autoridades o al paciente en
lugar de la atención.
En caso que la paciente no porta cédula de identidad personal no se le niega la
atención. Si el paciente es admitido, la enfermera de urgencia coordina la cama
con la enfermera de la sala a la cual va ingresar el paciente, luego trae la Orden
de Admisión para que el funcionario de Registros Estadísticos de Salud elabore la
boleta de admisión.
Cabe señalar, que también se realizan admisiones provenientes de consultas
externas, y se confeccionan boletas de admisión a pacientes para cirugías y
procedimientos ambulatorias.
El funcionario registra en el libro record las atenciones diarias y cada admisión
realizada.
En caso que el paciente no porte identificación el funcionario de registros médicos
consultará el índice de pacientes para verificar si el paciente está registrado, de no
estar registrado se le asignará un número correlativo llamado también número
índice.
Todos los días a las 6:00 a.m. el funcionario de Registros Médicos cuenta las
camas ocupadas en el cuarto de urgencias y notifica a la sección de estadísticas.
En caso de defunciones en el cuarto de urgencias el funcionario de registros
médicos confeccionará el certificado de defunción, previa autorización médica.
12
UMECIT
Cada funcionario al finalizar su turno correspondiente recolecta todos los
formularios de los pacientes que se han atendidos en el transcurso de su jornada,
les da salida en el libro record y en el programa de atención de urgencias y los
ordena numéricamente en orden ascendente para posteriormente ser enviados a
la sección de estadística por el funcionario que finaliza la jornada amaneciendo de
10:00 a 7:00 a.m.
1.3. Urgencias de Gineco-Obtetricia
Esta unidad está organizada en tres áreas importantes que son:
• Atención de Urgencias
• Tramites de Citas
• Censos de Salas
1.3.1. Atención de Urgencias
Esta unidad está ubicada en la planta baja del edificio de la maternidad; aquí se
atienden a mujeres embarazadas y con problemas gineco-obstétricos.
La paciente llega a la ventanilla se le solicita la cédula de identidad personal; en
caso de embarazadas también es válida la tarjeta de control del centro de salud,
una vez con el documento se procede a llenar el formulario llamado Hoja de
Registros Diario de Consulta.
Si la paciente es admitida ya sea, por parto, cirugía o por otra causa se llena el
formulario llamado Orden de Admisión, también se registran las atenciones diarias
y las admisiones en los libros record; lo mismo que en la unidad adultos, como
explicamos en la sección anterior.
13
UMECIT
1.3.2. Tramites de Citas
Esta unidad está ubicada en segundo piso del edificio de la maternidad.
Aquí se programan las citas en los diferentes servicios ofertados tales como:
• Clínica de mamas.
• Embarazo de alto riesgo.
• Infertilidad.
• Colposcopía
• Filtro de Ginecología.
• Clínica de Cesárea.
• Uro ginecología.
• Medicina materna fetal.
• Entre otras.
Se elaboran los listados de los pacientes citados; por fecha, servicios y médicos;
estos listados se envían a la sección de archivos clínicos para que envíen las
historias clínicas de las pacientes citadas un día antes de la cita.
1.3.3. Censos en Salas
Esta unidad es la encargada de la revisión y control de los egresos de las
diferentes salas de hospitalización, revisa y verifica la historia clínica a su llegada,
no aceptando aquéllas en las que se observen deficiencias, tales como falta de
ordenación, documentos sueltos o ausencia de documentos básicos como la hoja
Clínico Estadística, Informe de Alta y Protocolo Quirúrgico, etc...
En estos casos se procederá a su devolución al Servicio / Unidad remitente para
ser subsanada.
14
UMECIT
Registra los egresos verificados en el censo de sala.
2. Sección de la Sala de Hospitalización
Esta es la única unidad que por su “modus operandi” no tiene en una sola
ubicación sino que está conformada por cada funcionario ubicado en cada sala de
hospitalización.
Estas oficinas se encuentran en las salas o servicios y ayudan a mejorar la calidad
de la atención mediante la relación con los distintos sectores del establecimiento,
el médico, el paciente y los familiares del mismo. Así mismo es el personal
técnico, el que realiza, recibe, controla, custodia y devuelve la información médica
y estadística de los pacientes internados, así como se encarga del control y
manejo de las historias clínicas de los pacientes ingresados y egresados de sala
así como de proporcionar las historias clínicas a los médicos para que estos la
firmen y sea “cerrada”, una vez cerrada la historia clínica, la envía al censo para
posteriormente enviarla al archivo.
Mientras el médico no firme y cierre la historia clínica esta permanecerá en sala; si
el paciente tiene cita, archivo clínico pedirá la historia a la sala en concepto de
préstamo.
Estos locales están ubicados en la entrada de las salas o servicios de internación.
Son ambientes pequeños con buena comunicación con el resto de los sectores del
establecimiento.
Entre sus funciones podemos mencionar:
15
UMECIT
• Llevar el control y custodia de las historias clínicas de los pacientes
egresados.
• Llevar el control y custodia de las historias clínicas prestadas.
• Mantener las historias clínicas de los pacientes ordenados y completos.
• Confeccionar las defunciones.
• Solicitar las historias clínicas a la sección de archivos clínicos a través del
procedimiento establecido.
• Coordinar con las enfermeras los trámites de solicitudes de exámenes
especiales por los pacientes.
• Compaginar las historias clínicas de los pacientes en el orden establecidos.
• Coordinar con enfermería diariamente las historias clínicas con los datos
incompletos del paciente.
• Coordinar con enfermería el movimiento de camas.
• Cumplir con otras funciones análogas del puesto de trabajo.
3. Sección de Archivos Clínicos
Esta unidad permite tener en un solo lugar físico y en forma centralizada, las
historias clínicas de los pacientes que concurren al hospital, permitiendo el
mejoramiento de la calidad de atención del mismo.
Es recomendable ubicarlo cerca de la Oficina de Inscripción y de la batería de
consultorios ambulatorios, dado que el mayor movimiento de historias clínicas se
producirá con las requeridas por los consultorios. El archivo puede estar ubicado
arriba, abajo o al costado de los sectores ya mencionados.
El ambiente físico debe ser seco, sin peligro de inundaciones, bien ventilado e
iluminado, en lo posible con luz natural durante la mayor parte del día.
16
UMECIT
En general todo archivo requiere disponer de una gran superficie para almacenar
las historias clínicas.
3.1. Factores que se deben tener en cuenta:
• Período de conservación de las historias clínicas en el archivo (luego el
cálculo estimado de historias, la determinación del tipo de historia,
internación solamente o ésta y consulta ambulatoria en una sola historia, o
consulta ambulatoria en ficha u otro método en archivo separado,
determinan el espacio requerido).
• Determinación de los procedimientos a utilizar en la historia clínica e
índices, vale decir si la historia se realizará en su totalidad, en forma
manuscrita, en parte mecanografiada, si los índices de diagnósticos y
operaciones se mantendrán en sistemas manuales o computarizados.
• Carga de trabajo, debiendo tomarse en cuenta el número de consultas,
pacientes nuevos, número de egresos, número de exámenes de
laboratorio, turnos de trabajo.
• Equipamiento, tipo y características: de las estanterías, tarjeteros,
computadoras o terminales, escritorios.
• Personal, distribución por turno de trabajo.
Lamentablemente estos parámetros y criterios no fueron tomados en cuenta en la
construcción del nuevo Hospital Santo Tomás y se le asignó un espacio muy
reducido a menos del 50% de los recomendado y hoy el archivo tiene un gran
problema de espacio físico, ya que está dividido en cuatro áreas físicas el activo
17
UMECIT
tiene dos áreas y el pasivo también tiene dos áreas los cuales están ubicados bien
distantes unas de otras.
3.2. Funciones generales de la sección de archivos clínicos
Por un lado, la custodia y conservación de la documentación clínica, y por otro, la
disponibilidad asistencial de ésta, para fines no asistenciales, el control de la
documentación, y la recuperación selectiva de información.
También podemos mencionar:
• Custodiar, conservar las historias clínicas y mantener la integridad y
confidencialidad de la información.
• Confeccionar las historias clínicas de los pacientes nuevos, y aquellas
deterioradas.
• Proporcionar oportunamente las historias clínicas para la atención de los
pacientes, la docencia e investigación.
• Controlar las salidas y entradas de las historias clínicas.
• Integrar a las historias clínicas toda documentación, que no haya sido
archivada en los consultorios o salas de hospitalización.
• Localizar y ubicar las historias clínicas de acuerdo a método de archivo
establecido.
• Depurar las historias clínicas de acuerdo a las normas establecidas y que
tienen poco valor pasado el tiempo asistencial.
Suele ser la comisión de historias clínicas la que indica el tiempo necesario
para pasar las historias al archivo pasivo y los documentos a destruir o
expurgar. Se considera que en un funcionamiento normal, un 60% de las
historias pasaría al archivo de pasivos.
18 UMECIT
3.3. Custodias especiales
En todo archivo de historias clínicas se debe disponer de otro pequeño y reducido
espacio para tener las historias clínicas confidenciales, especiales o de Custodia
Especial. Este archivo debe ser de una protección especial; ordenación separada
y sistema de acceso restringido, de modo que sólo las personas autorizadas
tengan acceso a ellos; como es el caso de los pacientes del dyetilenglicol y otros
casos legales de gran envergadura que por su confidencialidad no podemos
mencionar pero, que tienen especial custodia.
3.4. Método de Archivar las Historias Clínicas
El método utilizado en el Hospital Santo Tomás para el almacenamiento de las
historias clínicas es el Método Digito Terminal Simple; el cual consiste en dividir
las historias en 100 partes de sus dos últimos números, tomando en cuenta la
numeración de derecha a izquierda por ejemplo:
Un paciente con cédula de identidad personal número; 4-156-315 se
confeccionará de la siguiente manera: 4156315. Donde los dos últimos dígitos de
la derecha en este caso el 15 constituye la sección, o dígitos primarios; el 63 o sea
los dígitos del centro determinan la división, o dígitos secundarios; el 416
representan los conocidos números terminales.
Y se utiliza el mismo procedimiento; es importante señalar que el Hospital Santo
Tomás no añade ceros como es el caso de la Caja de Seguro Social.
Si al paciente se le asigno número correlativo por ejemplo 707911 en este caso
11 constituye la sección, o dígitos primarios; el 79 o sea los dígitos del centro
19
UMECIT
determinan la división, o dígitos secundarios; el 70 representan los conocidos
números terminales.
4. Sección de Trámite de Citas
4.1. Funciones
En esta sección se da la inscripción, distribución y coordinación de las citas
médicas.
Estas citas son programadas por fecha, servicios, profesional nuevos consultas
subsecuentes o controles.
Entre sus funciones podemos mencionar:
• Mantener un programa de citas en la consulta para pacientes egresado o
referidos.
• Coordinar las citas con los funcionarios de cada servicio.
• Controlar las historias clínicas que se distribuyen en los consultorios con la
atención del paciente.
• Notificar vía telefónica a los pacientes citados, en caso de cambio de fecha
en su cita, por motivo de enfermedad del médico o por cualquier motivo.
• Sellar las historias de los pacientes citados en cada servicio.
• Confeccionar los listados de los pacientes citados de acuerdo al médico,
especialidad y fecha.
• Solicitar las historias clínicas a la sección de archivos clínicos a través del
método establecido.
20
UMECIT
• Mantener en existencia los formularios y materiales para el desarrollo de
sus funciones.
• Llenar los datos en el formulario llamado Registro diario de consulta.
• Entre otras.
5. Sección de Estadística
5.1. Funciones Generales de la Sección de Estadísticas.
Esta sección se ocupa de recolectar los datos relativos al movimiento del paciente
en consulta externa, cuarto de emergencia y sala de hospitalización. Además los
datos e informaciones son objeto de codificación de acuerdo con la Clasificación
Internacional de Enfermedades y las causas de Defunción. En base a ello se
confecciona los índices fundamentales de una Institución: Índice de diagnóstico,
de Operaciones, Fallecidos Cirujanos.
También podemos decir que esta sección tiene funciones tales como:
• Recolectar, verificar, codificar, tabular, analizar y presentar la información
establecida que se genera de las actividades realizadas en el
establecimiento de salud.
• Elaborar y confeccionar cuadros y gráficos estadísticos.
• Garantizar la integridad de los sistemas de información y la calidad de los
datos estadísticos.
• Cumplir el calendario estadístico establecido para cada sistema de
información, con las autoridades del hospital u otros organismos.
• Elaborar y mantener el índice de diagnóstico de enfermedades y
operaciones.
21
UMECIT
• Controlar la integridad y revisar la calidad de los datos sobre enfermedades
de notificación obligatoria y otros sistemas de información, que estén
relacionados con el diagnóstico de la atención médica.
• Codificar la morbilidad y mortalidad según la clasificación Internacional de
Enfermedades.
• Captación de datos para informes o trabajos especiales.
• Confeccionar el boletín anual, para la divulgación de la información
generada de las actividades realizadas por el servicio de la Institución.
5.2. Unidades que forman la Sección de Estadísticas.
• Codificación.
• Captura.
• Estadísticas o redacción de informes.
5.2.1. Unidad de Codificación
Es la unidad donde se codifican los datos de cuatro formularios derivados de la
atención del paciente en las diferentes secciones;
• Registro de atención de urgencia
• Admisión y egreso (urgencias de adultos y gineco-obstetricia)
• Censo diario de actividades. (Urgencias de adultos gineco-obstetricia)
• Registro de atención de urgencia
5.2.2. Unidad de Captura
Esta unidad se encarga de captar en los diferentes programas la información
codificada, recibida de la unidad de codificación y de los informes de las unidades
de apoyo.
22
UMECIT
5.2.3. Unidad de Estadística y Redacción de Informes
Esta unidad se encarga de redactar toda la información y procede a construir los
diferentes indicadores estadísticos y a elaborar los diferentes informes
estadísticos, como los son el de las enfermedades de notificación obligatoria, el
boletín informativo anual y toda aquella información necesaria para la redacción de
trabajos especiales, a solicitud de las autoridades de la institución como para los
diferentes usuarios así como docencia e investigación.
6. RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO CON OTRAS ÁREAS DE LA
INSTITUCIÓN
El departamento de Registros Médicos tiene relación con las siguientes secciones
y/o departamentos:
• Asesora Legal solicita Historia clínica si tienen un proceso legal.
• Administración tiene que ver con el costo de los procedimientos que
se realiza al paciente y tiene su código asignado por los estadísticos.
• El departamento de medicina y cirugía solicita la Historia Clínica
para realizar informes del paciente.
• Nutrición y dietética solicita informes estadísticos recopilados
mediantes informes enviados.
• Trabajo Social solicita informes estadísticos recibidas mediantes
cifras enviadas.
7 IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO EN EL ENGRANAJE DE LA
ORGANIZACIÓN
23
UMECIT
El Departamento de Registros y Estadística de Salud, contribuye a que la atención
que se brinde al paciente sea oportuna y con una historia clínica que promueve
toda la información precisa para mejorar la calidad de salud de los pacientes.
Colabore por medio de la Historia Clínica en relación de datos del paciente,
registro y controlé toda la documentación médico y sus procedimientos realizados.
De allí la importancia del departamento ya que contribuye a que la Historia Clínica
trabajados y con respectivos codificaciones de los diagnósticos sea utilizada como
docencia e investigaciones por el personal médico, todo este proceso se presenta
en datos estadísticos que permiten que la información obtenida sea útil y
comprensible.
Los administrativos de salud utilizan la información para gerenciar y tomar en
cuenta los factores y riesgos de salud más frecuentes en nuestro país.
De allí, que el tipo de organización y funciones que se le asigne varían de un lugar
a otro, de acuerdo a las características y posibilidades de cada Institución de
Salud. Siendo indispensable que una vez fijadas las funciones y elaborando un
organigrama que determine las líneas de autoridad y responsabilidad para la
distribución del personal y la interrelación entre las partes que lo componen.
24 UMECIT
PARTE 2
ANÁLISIS DE LA EXPERIENCIA
UMECIT
2. INFORME DE LABOREAS REALIZADAS
2.1. Funciones realizadas
En la práctica realizada en el Hospital Santo Tomás realice las siguientes
funciones según las secciones:
2.1.1. Admisión y Urgencias:
• Registré los datos de los pacientes que vienen a la maternidad o al
servicio de urgencias.
- Cédula de identidad personal o Índice.
- Datos generales de los pacientes (Dirección, calle, casa ).
- Debemos tener presente que todo queda registrado en la
primera atención a la institución.
2.1.2. Archivo Clínico
Practiqué por medio del sistema de digito terminal, cambiar los archivos clínicos
en su respectivo anaquel.
• Verifiqué que los formularios incluidos en la historia clínica, correspondían
al paciente.
2.1.3. Sala de Hospitalización
25
UMECIT
• Ordené la Historia Clínica con su respectivo orden de los formularios en el
expediente.
• Verifiqué en la historia clínica sus traslados de un servicio a otro que sean
correctos.
• En la historia clínica verifiqué los días de estancias del paciente.
• Practiqué el llenado de los datos en el censo nacional (ingresos y egresos
de los pacientes).
2.1.4. Estadísticas
• Practiqué con el egreso del paciente lo siguiente:
- Codificación de diagnóstico
- Codifiqué las direcciones con sus respectivos códigos
por provincia.
- Registro de información en el Sistema Informático de la
Sección de Estadística; por medio de formularios diarios
con información de los programas y servicios.
2.2. Áreas de Responsabilidad
Es delicado trabajar la historia clínica del paciente ya que este documento
representa la primera fase del trabajo del perfil ocupacional del estadístico de
salud; ya que el profesional de esta sección, tiene que ser disciplinado y de
estricta confidencialidad de los datos contenidos en la historia clínica.
Otras Consideraciones Relevantes
26 UMECIT
• Debemos tener presente que el personal de Registros y Estadística
de Salud tiene mucha responsabilidad con el sistema de
información.
• El funcionario de Registro y Estadística trabaja las estadísticas de
salud que permitan evaluar las políticas y programas para la
prevención y promoción de salud del país.
2.3. Análisis de la Experiencia
Mi aporte después de la experiencia profesional es la siguiente:
Es necesario y fundamental el desarrollo de un sistema de información para el
control de evaluación y planificación de los Servicios de Salud, acordes con los
últimos adelantos informáticos y tecnológicos.
2.4. Relación de la Práctica Profesional con la Carrera
Estudiada
La práctica profesional guarda estrecha relación con la carrera ya que todas las
actividades realizadas en el Hospital Santo Tomás están relacionadas con las
estadísticas e informes de salud, codificación de diagnóstico y todos estos
conocimientos de terminología médica adquiridos en la universidad
2.5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes
Estadística Admisión Trámite de Citas Estadística Archivos
Estadística Estadística Trámite de Citas Admisión Archivos
Admisión Archivos Urgencias Urgencias Trámite de Citas
Admisión Archivos Urgencias Trámite de
Citas
Estadística
27
UMECIT
PARTE III
DIAGNÓSTICO OBSERVACIONAL
UMECIT
A. DESCRIPCIÓN DE LA PROBLEMÁTICA OBSERVADA
• Sala de hospitalización no tiene oficinas propias de su sección, se
encuentra dentro de otras áreas para realizar sus funciones.
• El archivo clínico no tienen el espacio y estructura adecuada para la
conservación de la historia clínica.
B. Sugerencia a la Institución
El Hospital Santo Tomás siendo un Hospital de Tercer Nivel, a estas alturas y con
las remodelaciones y adecuaciones realizadas en los últimos años, ya debería
contar con una oficina propia para los técnicos de REGES en la sala de
hospitalización.
Buscar un método que puedan reducir la gran cantidad de historias clínicas, ya
sea a través de un espacio asignado o con la depuración de las mismas de
acuerdo a la ley.
C. Sugerencia a la Universidad
La Universidad debe dar más tiempo para la práctica profesional, ya que se
necesita trabajar en el campo laboral y esto permitiría la organización y apoyo a
los Técnicos de las diferentes instituciones para agilizar, ordenar y contribuir a la
guarda de las historias clínicas.
29 UMECIT
CONCLUSIÓN
A través de esta Práctica Profesional, queda demostrado que el Estadístico de
Salud, con los conocimientos adquiridos en la Universidad y en la Práctica
Laboral, es capaz de preparar estadísticas y registros analíticos con carácter
investigativo, que utiliza métodos y técnicas apropiadas para evaluar las políticas y
programas de salud.
Esta práctica profesional nos ayuda mejorar nuestras aptitudes y destrezas
necesarias para relacionarnos con el público y ser idóneo en el manejo de
herramientas informáticas de manera técnica.
30 UMECIT
RECOMENDACIONES
Se recomienda que las personas responsables del análisis de la información
deben involucrarse en el desarrollo de la metodología, para el procesamiento de
información, no solo en lo que se refiere a los datos estadísticos de salud, sino
también de otros datos que se van a introducir en la tabulación de la información.
El archivo de Estadística de Salud tiene la información que se procesa en la
Sección de Estadística. Todos los funcionarios de registros y estadística de salud
deben tener conocimiento de cada una de las secciones que lo conforman.
31
UMECIT
ANEXOS
UMECIT
SECCIÓN DE ARCHIVOS CLÍNICOS
Estos son partes de los anaqueles que forman parte de la sección de Archivos
Clínicos y como se puede observar están a su máxima capacidad.
UMECIT
Historias Clínicas
Debido a la falta de espacio físico, los REGES colocan en el piso de la manera
más ordenada historias clínicas que en su mayoría son egresos hospitalarios
de gineco-obstetricia.
UMECIT
Personal - Espacio
Se puede observar el espacio reducido del personal de REGES para poder
efectuar sus labores correctamente.
UMECIT
Protección del Personal de REGES
Parte del personal se protege debido a la gran cantidad de documentos e
historias clínicas que reposan en el mismo y que con el tiempo puede
ocasionar problemas respiratorios.
UMECIT
Archivos Clínicos – Hospital Santo Tomas
El orden de las historias, a pesar de la falta de espacio físico se mantiene en
todas las vistas que se pueden apreciar del mismo. Sin embargo; se puede
observar mobiliario no apropiado para los REGES, los cuales reflejan un mal
estado para el personal que allí labora.
UMECIT