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A.G. A.C. CT E M SA02 ACTAS

A02.04 Actas de Comisión Asesora de Relaciones 1 4 X X

Institucionales

A02.15 Actas de Comité de Evaluación Administrativa 4 4 X X

A02.22 Actas de Comité de Relaciones Laborales 4 4 X X

A02.29 Actas de Comité Interno de Asignación y 4 4 X X

Reconocimiento de Puntaje (CIARP)

A02.48 Actas Operador Externo 4 4 X X

A02.84 Actas de Comité Paritario de Seguridad y Salud en 2 4 X X

el TrabajoInscripción de COPASSTActa comité de salud ocupacionalActa de aperturaActa de escrutinio

Comunicaciones

AG = Archivo de GestiónAC = Archivo Central _______________________________________________________CT = Conservación TotalM = Microfilmación DIRECTORA DE CERTIFICACION Y GESTION DOCUMENTALE = EliminaciónS = Selección Fecha Acta Comité de Archivo UIS: 17 DE DICIEMBRE DE 2015P = Permanente

IVONNE SUÁREZ PINZÓN

* Documentos de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad, remitirse al Listado Maestro de Registros

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDERTABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOSCODIGO UNIDAD ACADEMICA /ADMINISTRATIVA: 3180

CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION

DISPOSICION FINALOBSERVACIONES(AÑOS)

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A.G. A.C. CT E M SA06 AUXILIATURAS

A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 2 8 X XSolicitud de Auxiliatura (si aplica)Copia de la Resolución de aprobación (si aplica)Listado de tiras de pagos y resumenListados acumulados (devengados, deducidos, aportes)Resoluciones de nombramiento, cancelación y modificación

NovedadesLiquidación

A11 AUXILIOS

A11.01 Auxilio Educativo 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativoSolicitud funcionarioCertificaciones de colegiosListados

A11.02 Auxilio Funerario 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativoCarta solicitudFactura funeraria original




CODIGO UNIDAD ACADEMICA /ADMINISTRATIVA: 3180




UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

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A.G. A.C. CT E M SCertificado de defunción autenticadoFotocopia cédula de la persona fallecidaFotocopia cédula del solicitanteOrden de pagoResolución

A12 AUTORIZACIÓN CONTRATACIÓN EXTERNA 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo y se puedeAutorización del sistema consultar en el sistema

A13 APORTES SEGURIDAD SOCIAL 30 8 X XLiquidacionesReportesComunicaciones

B01 BECAS

B01.04 Becas IPRED 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativoSolicitudCertificado de dependenciaCertificación laboral tiempo y salarioRelación al IPRED









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A.G. A.C. CT E M SComunicaciones

B01.05 Becas de Sostenimiento 2 8 X XListados de tiras de pagos y resumenListados acumulados (devengados, deducidos, aportes)Resoluciones de nombramiento, cancelación y modificación

NovedadesLiquidación

C03 CERTIFICADOS

C03.03 Certificados de Ingresos y Retenciones (Acumulados) 2 8 X X Se elimina porque pierde valor administrativoReportesComunicaciones

C04 CIRCULARES

C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se eliminan porque pierden valor administrativo

C07 CONCURSOS









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A.G. A.C. CT E M SC07.01 Concursos Administrativos 3 4 X X Se elimina porque una vez terminado el concurso, los

Copia Resolución de Convocatoria documentos de los vinculados quedan en la historiaAvisos laboralListado de aspirantes que cumplen requisitosPruebas (técnica, psicotécnica, examen físico y entrevista)

Carta de citación a pruebas y entrevistasResultados de pruebasRecursos y respuestas a los mismosListado de elegiblesCopia de Resolución de declaración de concursodesierto (si aplica)

C09 CONTRATACIÓN

C09.08 Orden de Compra 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en TesoreríaRUTCotizacionesPólizas (si aplica)Factura









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A.G. A.C. CT E M SC09.10 Orden de Pago 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería

RUTFactura

C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en TesoreríaRUTFactura o cuenta de cobroFotocopia de afiliación a salud y pensiónCertificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales(personas jurídicas)

C09.12 Orden de Trabajo 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en TesoreríaRUTCotizacionesPólizasActa de inicioFactura o cuenta de cobroActa de suspensiónActa de reiniciaciónActa de obra no previstaActa de liquidación









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A.G. A.C. CT E M SFotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz

y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas)

C10 CONVENIOS

C10.10 Convenios Inglés 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativoCarta solicitud de InglésFirma de compromisoListado de inscritosListado de notasComunicaciones

C12 CUOTAS PARTES PENSIONALES 10 0 X Se elimina porque pierde valor contable y administrativoCuentas de cobro y en tesorería se evidencia los pagosActas de cruce de cuentasAcuerdos de pagoResoluciones de contabilización de deudasComunicaciones de las objeciones presentadas a los cobros

de cuotas partes








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A.G. A.C. CT E M SC16 CURSOS PREICFES 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Certificado de culminación del cursoRegistro

D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia

E07 EXPEDIENTE PENSIONADOS CAPRUIS P 0 XCertificaciones de tiempos laboradosResolución de reconocimiento de pensiónRegistro civil o partida de bautizoFotocopia cédula de ciudadaníaResoluciones de reajustesComunicaciones

G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Acuerdos de pago (Si aplica)Informe sobre la gestión de cobroSolicitud cobro jurídico (Si aplica)

H04 HISTORIAS LABORALES




(AÑOS)




DISPOSICION FINALOBSERVACIONES

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A.G. A.C. CT E M SH04.01 Historias Laborales Personal Administrativo 20 80 X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la

terminación del contratoActo Administrativo de nombramiento o contrato de trabajoOficio de notificación del nombramientoOficio de aceptación del nombramiento o contrato de trabajo

Registro Civil de nacimientoFotocopia de los documentos de identificaciónFotocopia de la tarjeta profesional (para profesionales)Formato Único de Hoja de VidaSoportes documentales de estudios y experiencia que acre-

diten los requisitos del cargoActa de posesiónCopia del memorando dirigido al Jefe inmediato sobre la fe-cha de posesiónFormato de documentos presentados para la vinculaciónCertificado médico de ingresoDeclaración juramentada sobre existencia o no de procesos

pendientes de carácter alimentarioDeclaración juramentada de la identificación de los bienesy rentasCertificado de hemoclasificación








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A.G. A.C. CT E M SFormularios de afiliación a seguridad socialEvaluación del periodo de pruebaEvaluación del desempeñoActos Administrativos que señalen situaciones administrati-

vas del funcionario: suspensión, insubsistencia, destitución

Comunicaciones de vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausenciastemporales, inscripción en carrera, entre otros.

Acuerdos sobre reconocimientosCopia de diligencias de posesión en otros cargosadministrativos Copia del contrato de la comisón de estudiosPagaré de respaldo a la comisión de estudiosModificaciones al contrato y/o pagaréCarta de reintegro de la comisiónHoja resumen de la producción intelectual (formulario decontrol)Carta del Comité de Evaluación Administrativo sobre el reconocimiento o negación del puntajeCarta de confirmación de pago anual de cesantíasCopia de la carta de aceptación de la renuncia




(AÑOS)




DISPOSICION FINALOBSERVACIONES

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A.G. A.C. CT E M SResolución de aceptación de la renunciaResultados de exámenes de retiro emitidos por la E.P.S.Copia de la carta de solicitud de pensión ante la AFPSolicitud de la AFP del bono pensional o cuota parteResolución de reconocimiento del bono pensionalCopia del Acto Administrativo de la AFP reconociendo la pensiónCopia de la Resolución de la pensión convencional, en elcaso de Trabajadores OficialesResolución de reconocimiento de las cesantías definitivasCopia del reporte de periodos de afiliación a pensiónCarta del funcionario declarando que no se encuentra incurso

en incompatibilidades para acceder a la pensiónCarta y soporte de sustitución en vidaPaz y salvo con la UniversidadConstancia de devengados y descuentos para efectos de las

prestaciones sociales año a añoFormato solicitud de cesantíasDocumentos soportes para el pago de cesantías según elcasoComunicación autorizando el pago de cesantías








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A.G. A.C. CT E M SH04.02 Historias Laborales Docente Planta 20 80 X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la

terminación del contratoActo Administrativo de nombramientoSoportes del concurso docenteActa de evaluación para personal docente (sueldo deenganche)Carta de notificación del nombramiento (carta de ofrecimiento)

Oficio de aceptación del nombramientoRegistro Civil de nacimientoFotocopia de los documentos de identificaciónFotocopia de pasaporte (para Extranjeros)Visa de trabajo para la UIS (para Extranjeros)Matrícula o permiso de trabajo (para Extranjeros)Fotocopia de la tarjeta profesionalFormato Único de Hoja de VidaSoportes documentales de estudios y experiencia queacrediten los requisitos del cargoOficio o recibo de pago de Estampillas Pro-UISActa de posesiónCopia del memorando dirigido al Director de la Escuelasobre la fecha de posesión








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A.G. A.C. CT E M SCarta de autorización de descuentos salariales por nocumplimiento del año de servicioCarta de autorización de gastos de representaciónFormato de documentos presentados para la vinculaciónCertificado médico de ingresoDeclaración juramentada sobre existencia o no de procesos

pendientes de carácter alimentarioDeclaración juramentada de la identificación de bienes yrentasCertificado de hemoclasificaciónFormularios de afiliación a seguridad socialActos Administrativos que señalen situaciones administrati-

vas del funcionario: suspensión, insubsistencia, destitución,

comunicaciones de vacaciones, licencias, comisiones,ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, pago de prestaciones, entre otros.Evaluación del periodo de prueba del docenteEvaluación del desempeñoCopia de los certificados de participación o asistencia a acti-

vidades de formación continua (seminarios, cursos,

talleres, etc.)








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A.G. A.C. CT E M SCopia del contrato de la comisión de estudiosPagaré de respaldo a la comisión de estudiosModificaciones al contrato y/o pagaréCarta de reintegro de la comisiónResolución de otorgamiento de Año SabáticoContrato y pagaré de Año SabáticoActos Administrativos de reconocimientosCopias de Diligencias de Posesión en otros cargosadministrativos Resultados de la Evaluación Docente por: Director de Escue-

la, Estudiantes, Dirección de Control Interno y Evaluaciónde Gestión y la AutoevaluaciónHoja resumen de la producción intelectual (formulario decontrol)Carta del CIARP sobre reconocimiento o negación del puntaje

Carta de conceptos de trabajos académicosCartas de notificación de disfrute de vacaciones y solicitudde acumulación de las mismasAutorización de licenciasComunicaciones asociadas al rendimiento laboral o llamados de atención, inclusive actos de levantamiento








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A.G. A.C. CT E M SManifestaciones expresas del funcionario sobremodificación salarialCarta de confirmación de pago anual de cesantíasCarta autorizando la sustitución de pensiónCarta de aprobación de cesantías parcialesCopia de la carta de renunciaCopia de la carta de aceptación de la renunciaResolución de aceptación de la renunciaResultados de exámenes de retiro emitidos por la EPSCopia de la carta de solicitud de pensión ante la AFPSolicitud de la AFP del bono pensional o cuota parteResolución de reconocimiento del bono pensionalCopia del Acto Administrativo de la AFP reconociendo lapensiónResolución de reconocimiento de las cesantías definitivasdefinitivasCopia del reporte de periodos de afiliación a pensiónCarta del funcionario declarando que no se encuentraincurso en incompatibilidades para acceder a la pensiónCarta y soporte de sustitución en vidaPaz y salvo con la Universidad








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A.G. A.C. CT E M SConstancia de devengados y descuentos para efectos delas prestaciones sociales año a añoFormato solicitud de cesantíasDocumentos soportes para el pago de cesantías según el casoComunicación autorizando el pago de cesantías

H04.03 Historias Laborales Docente Cátedra 20 80 X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la termi-Formato Único de Hoja de Vida nación del contratoSoportes documentales de estudios y experiencia que acre-

diten los requisitos del cargoCertificaciones laboralesFotocopia de los documentos de identificaciónFotocopia de pasaporte (para extranjeros)Fotocopia de visa de trabajo para la UIS (para extranjeros)Fotocopia de la tarjeta profesionalCopia de afiliaciones a seguridad socialContrato laboral por semestre académicoSolicitudes y respuestas de cambio de categoríaEvaluaciones docentesCopia de los certificados de participación o asistencia a








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A.G. A.C. CT E M Sactividades de formación continua (diplomados, seminarios,

cursos, talleres, etc.)Hoja resumen de la producción intelectual (formulario decontrol)Carta del CIARP sobre reconocimiento o negación de puntaje

Comunicaciones asociadas al rendimiento laboral ollamados de atención, inclusive actos de levantamientoCopia de la carta de renunciaCopia de la carta de aceptación de la renuncia

H08 Historia Ocupacional 5 15 X X Pasados 15 años en el archivo central se microfilma y Certificado de aptitud laboral se elimina el soporte papelFormato único de reporte de accidentes de trabajo y enfermedad profesionalMediciones ambientales y otrosMediciones generales de afectación al trabajadorRecomendaciones medicas en casos clínicosConceptos de la ARP y juntas de calificación de invalidezActas y planes de intervención

Análisis de puestos de trabajo

Comunicaciones y reportes








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A.G. A.C. CT E M SI01 INFORMES

I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 X Se elimina porque la información queda reflejada enSolicitudRespuesta

I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidadode Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se

contará a partir de la fecha de finalización de la OPS,

el Convenio o el Contrato

N01 NOMINAS

N01.03 Nomina Profesores Cátedra 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papelListados acumulados (devengados, deducidos, aportes)Listado MaestraListado de reporte de tiempos trabajadosLiquidación








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A.G. A.C. CT E M SN01.05 Nomina Jubilados 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y

Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papelListados acumulados (devengados, deducidos, aportes)

Listado Maestra

Listado de aportes a Seguridad Social

N01.07 Nomina General 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y se elimina el soporte papel

Listados de tiras de pagos y resumenListados acumulados (devengados, deducidos, aportes)Listado MaestraListado de Aportes a Seguridad Social

N02 NOVEDADES DE NOMINA 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y se elimina el soporte papel

Copia de Actos Administrativos (nombramientos, renuncias y comisiones)Autorización de descuentosFormato de horas extrasInforme de incapacidadesCertificados para modificación de retención en la fuente








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A.G. A.C. CT E M SN04 NOVEDADES CONTRATACIÓN EXTERNA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

Reporte

P03 PLANES

P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Direcciónde Control Interno y Evaluación de Gestión

P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Direcciónde Control Interno y Evaluación de Gestión

P09 PROGRAMAS

P09.20 Programa de Inspecciones 2 4 X X Porque pierde valor administrativoListas de chequeoComunicacionesInformes

P09.25 Programa de Formación 5 5 X X

Plan de formación Resumen de asistencia








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A.G. A.C. CT E M SEficiencia de la formaciónInforme del plan de formación

P09.29 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Tra- 2 4 X X

bajo

Registro de asistenciaInforme de Práctica

ActasComunicaciones

P09.30 Programa de Vigilancia Epidemiologica de Salud 2 4 X X

MentalPlan de actividadesRegistro de asistenciaConsentimiento informadoComunicacionesInforme

P09.31 Programa de Prevención y Protección Contra Caídas 2 4 X X

en Alturas



OBSERVACIONES



DISPOSICION FINAL(AÑOS)



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A.G. A.C. CT E M SPlan de actividadesRegistro de asistenciaComunicacionesInspección de seguridadFormatos de permisoInforme

P09.32 Programa para la Prevención y Atención de Emergen- 2 4 X X

ciasPlan de ActividadesRegistro de asistenciaInspecciones de Botiquines, Extintores y Camillas Mantenimiento y recarga de extintoresRevisiones gabinete contra incendioRevisión red hidraúlica contra incendio (Hidrantes)Brigadas de emergenciaComunicacionesInformes

P09.33 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la Pre- 2 4 X X

vención y Control de enfermedades Asociados al Ri-








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A.G. A.C. CT E M S

esgo QuímicoPlan de actividades Registro de asistencia

Comunicaciones Informes

P09.34 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la 2 4 X X

Prevención de Riesgo BiológicoPlan de ActividadesRegistro de asistenciaRegistro de vacunaciónComunicacionesInformes


vensión y Control de Riesgo Biomecánico en Entornos Laborales Plan de IntervenciónRegistro de asistenciaConsentimiento informadoComunicaciones








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A.G. A.C. CT E M SInforme


vensión y Control de Alteraciones Auditivas Asociad asal Ruido Laboral

Plan de Actividades Registro de asistenciaComunicacionesInforme


vensión y Control de Alteraciones en la Voz Plan de ActividadesRegistro de asistenciaComunicacionesInforme

P09.38 Programa Entrega y Uso de Elementos de Protección 2 4 X X

Personal Registro de asistenciaVerificación de uso de EPP








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A.G. A.C. CT E M SVerificación de uso de EPPComunicacionesInforme

P11.08 Proyecto Bienestar y Mejoramiento de la Calidad de 3 1 X X

VidaMuevete UISAcondicionamiento FísicoCelebraciones EspecialesEmpleado AdministrativoIntegración DocenteAcompañamiento a FuncionariosEtapa Pensional a PlenitudGracias por sus servicios

P11.09 Proyecto de Mejoramiento de Clima Organizacional 3 1 X XAplicación del InstrumentoEjecución de Planes de IntervenciónConferencias MagistralesFormatos de AsistenciaEvaluaciones de Reacción








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A.G. A.C. CT E M SP11.10 Proyecto Mecanismos para la Resolución Pacifica de 10 1 X X

ConflictosPromoción de los MecanismosAtención de Casos (Comunicaciones-Formatos-Actas)Plan de Formación de MediadoresInforme Anual de Resolución Pacifica

P11.11 Proyecto de Valores Institucionales 3 1 X XEstrategia PublicitariaInforme Anual de la Promoción del Valor

S05 SOLICITUDES DE ASOCIACIONES 4 0 X Se elimina porque pierde valor administrativoSolicitudAutorización








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