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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“DISEÑO DE CONTROL INTERNO PARA MINIMIZAR COSTOS DE
INVENTARIOS DE OFFSET ABAD C. A.”
AUTORES: MARTILLO PIN ANDREA KATHERINE
RODRÍGUEZ VALENCIA RÓBINSON
TUTOR: MSC. VALENCIA MAZA DARWIN
GUAYAQUIL, MAYO 2016
ii
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO: DISEÑO DE CONTROL INTERNO PARA MINIMIZAR
COSTOS DE INVENTARIOS DE OFFSET ABAD C. A.
AUTORES: Martillo Pin Andrea Katherine Rodríguez Valencia Róbinson Estalin
REVISORES: Ing. Com. Ronquillo Briones Sixto Benigno
Ing. Com. Guerrero Tapia Jhon Fernando
INSTITUCIÓN:
Universidad de Guayaquil
FACULTAD:
Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN:
No. DE PAGS: 140
ÁREA DE TEMÁTICA:
Campo: Empresa Offset Abad C. A.
Área: Producción y Bodega
Aspecto: Control Interno Delimitación temporal: 2015 PALABRAS CLAVES: Políticas, Procedimientos, Control Interno, Inventarios, Bodega, Costo de Producción, Modelos de Administración, Personal Idóneo
RESUMEN: El presente trabajo de investigación fue realizado en la empresa Offset Abad C. A., de la ciudad de Guayaquil, con el objetivo de proponer mejoras en la gestión de sus inventarios mediante la aplicación de políticas y procedimientos de control interno que permitan minimizar los costos de producción. Para el estudio empleamos un método de investigación lógico inductivo que nos permitió formular hipótesis partiendo de la realidad de la compañía basado en una muestra significativa para poder describir la eficiencia del proceso productivo, con énfasis en la gestión de las materias primas utilizadas de tal manera que se pudo identificar las debilidades del control interno actual de este componente para proponer las mejoras pertinentes. En la propuesta enfatizamos normar políticas y procedimientos de control respecto al adecuado almacenamiento, clasificación, organización de la materia prima, el control de existencias y las seguridades físicas que debe tener para salvaguardar este activo. Concluimos en que es necesario potenciar el control interno de la compañía y para ello basamos nuestra hipótesis en un marco referencial válido y aplicable sustentado por la metodología COSO II, modelos de administración de inventario y la Norma Internacional de Contabilidad 2 que permitan minimizar los costos.
No. DE REGISTRO (EN BASE DE DATOS) No. DE CLASIFICACIÓN
DIRECCIÓN URL (TESIS EN LA WEB)
ADJUNTO PDF: ( x ) SI ( ) NO
CONTACTO CON AUTOR/ES: Martillo Pin Andrea Katherine Rodríguez Valencia Róbinson
TELÉFONO
0992426715
0992313589
E-MAIL: [email protected] [email protected]
CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: Secretaria de la Facultad de Ciencias Administrativas.
NOMBRE: Secretaria General
TELÉFONO: 042-284505 - 042-287258
iii
CERTIFICADO DEL ANTIPLAGIO
CERTIFICO EL RESULTADO DEL SISTEMA URKUND QUE DEMUESTRA UN
PORCENTAJE DEL 0% DE COINCIDENCIAS DE LA TESIS “DISEÑO DE
CONTROL INTERNO PARA MINIMIZAR COSTOS DE INVENTARIOS DE
OFFSET ABAD C. A.”.
TUTOR
______________________________________
MSc. Darwin Valencia Maza
Guayaquil, Marzo 2016
iv
RENUNCIA DE DERECHO DE AUTOR
POR MEDIO DE LA PRESENTE CERTIFICAMOS QUE LOS CONTENIDOS
DESARROLLADOS EN ESTA TESIS SON DE ABSOLUTA PROPIEDAD Y
RESPONSABILIDAD DE LOS AUTORES MARTILLO PIN ANDREA KATHERINE
CON C.I # 092740517-5 Y RODRÍGUEZ VALENCIA RÓBINSON ESTALIN CON C.I
# 092589633-4 CUYO TEMA ES:
“DISEÑO DE CONTROL INTERNO PARA MINIMIZAR COSTOS DE
INVENTARIOS DE OFFSET ABAD C. A.”
DERECHOS QUE RENUNCIAMOS A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL, PARA QUE HAGA USO COMO A BIEN TENGA.
MARTILLO PIN ANDREA KATHERINE
C.I# 092740517-5
RODRÍGUEZ VALENCIA RÓBINSON ESTALIN
C.I # 092589633-4
Guayaquil, Marzo 2016
v
CERTIFICADO DEL TUTOR
HABIENDO SIDO NOMBRADO, LCDO. DARWIN VALENCIA MAZA, TUTOR
DE TESIS DE GRADO COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO, PRESENTADO POR LOS EGRESADOS:
MARTILLO PIN ANDREA KATHERINE C.I.: 092740517-5
RODRÍGUEZ VALENCIA RÓBINSON C.I.: 092589633-4
TEMA: “DISEÑO DE CONTROL INTERNO PARA MINIMIZAR COSTOS DE
INVENTARIOS DE OFFSET ABAD C. A.”.
CERTIFICO QUE: HE REVISADO Y APROBADO EN TODAS SUS PARTES,
ENCONTRÁNDOSE APTO PARA SU SUSTENTACIÓN.
MSc. Darwin Valencia Maza
TUTOR DE TESIS
Guayaquil, Marzo 2016
vi
DEDICATORIA
Le dedicamos el presente proyecto de Tesis a Dios por darnos la capacidad, la valentía
necesaria para lograr que esta meta se hiciera realidad.
A nuestros padres como un fruto de su inagotable esfuerzo, dedicación y para su
satisfacción por el deber cumplido.
A nuestros hermanos, compañeros y amigos que han estado con nosotros en el
transcurso de nuestra formación.
vii
AGRADECIMIENTO
A Dios por darnos las fuerzas necesarias y la fe para superar cualquier obstáculo que se
nos presente.
A nuestros padres y hermanos por su incondicional apoyo en toda nuestra carrera
estudiantil y por motivarnos siempre a superarnos personal y profesionalmente.
A los catedráticos que impartieron su sabiduría y experiencia para enriquecer nuestros
conocimientos y poder ser un aporte positivo en la sociedad.
A nuestros compañeros y amigos, que de una u otra manera, han formado parte para el
cumplimiento de este logro.
viii
RESUMEN
El presente trabajo de investigación fue realizado en la empresa Offset Abad C. A., de
la ciudad de Guayaquil, con el objetivo de proponer mejoras en la gestión de sus inventarios
mediante la aplicación de políticas y procedimientos de control interno que permitan
minimizar los costos de producción. Para el estudio empleamos un método de investigación
lógico inductivo que nos permitió formular hipótesis partiendo de la realidad de la compañía
basado en una muestra significativa para poder describir la eficiencia del proceso productivo,
con énfasis en la gestión de las materias primas utilizadas de tal manera que se pudo
identificar las debilidades del control interno actual de este componente para proponer las
mejoras pertinentes. En la propuesta enfatizamos normar políticas y procedimientos de
control respecto al adecuado almacenamiento, clasificación, organización de la materia
prima, el control de existencias y las seguridades físicas que debe tener para salvaguardar este
activo. Concluimos en que es necesario potenciar el control interno de la compañía y para
ello basamos nuestra hipótesis en un marco referencial válido y aplicable sustentado por la
metodología COSO II, modelos de administración de inventario y la Norma Internacional de
Contabilidad 2 que permitan minimizar los costos.
Palabras claves: Políticas, procedimientos, control interno, inventarios, costo de
producción, modelos de administración, personal idóneo.
ix
ABSTRACT
This research was achieved at the enterprise Offset Abad C. A., in Guayaquil city, with
the objective to propose improvements in inventory management by implementing internal
control politics and procedures to minimize production costs. For this study employed a
method of inductive logic research that allowed us to formulate hypotheses based on the
reality of the company through on a significant sample to describe the efficiency of the
production process, with emphasis on the management of raw materials used in such a way
that it was able to identify the weaknesses of the current internal control of this component to
propose appropriate improvements. The proposal emphasized regulate control politics and
procedures regarding proper storage, classification, organization raw materials, stock control
and physical security that must be to safeguard this asset. We concluded that it is necessary to
enhance internal control of the company and for that we based our hypothesis on a valid and
applicable reference framework supported by the COSO II methodology, inventory
management methods and the International Accounting Standard 2 that minimize cost.
Keywords: Politics, procedures, internal control, inventory, cost of production,
management methods, qualified personal.
x
TABLA DE CONTENIDO
Portada ................................................................................................................................... i
Repositorio nacional de ciencia y tecnología ..................................................................... ii
Certificado del sistema antiplagio .......................................................................................... iii
Renuncia de derecho de autoría ............................................................................................. iv
Certificado del tutor ............................................................................................................... v
Dedicatoria............................................................................................................................ vi
Agradecimiento .................................................................................................................... vii
Resumen ............................................................................................................................. viii
Abstract ................................................................................................................................ ix
Tabla de contenido ................................................................................................................. x
Índice de tablas .................................................................................................................. xvii
Índice de figuras .................................................................................................................. xix
Introducción ........................................................................................................................... 1
1. EL PROBLEMA .......................................................................................................... 3
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................ 3
1.1.1 Descripción de la situación problemática ........................................................... 3
1.1.2 Delimitación del problema ................................................................................. 5
1.1.3 Formulación y Sistematización del Problema ..................................................... 6
1.1.3.1 Sistematización del Problema ..................................................................... 6
1.2 OBJETO DE ESTUDIO .................................................................................................... 6
1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................ 6
1.3.1 Objetivo General ................................................................................................ 6
1.3.2 Objetivos Específicos ......................................................................................... 7
xi
1.4 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................. 7
1.4.1 Justificación Teórica .......................................................................................... 7
1.4.2 Justificación Social ............................................................................................ 7
1.4.3 Justificación Económica..................................................................................... 8
1.4.4 Justificación Metodológica ................................................................................ 8
1.5 HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................. 8
1.6 VARIABLES DE LA HIPÓTESIS ....................................................................................... 8
1.6.1 Variable Independiente ...................................................................................... 8
1.6.2 Variable Dependiente ......................................................................................... 8
2 MARCO REFERENCIAL ........................................................................................... 9
2.1 ANTECEDENTES .......................................................................................................... 9
2.2 DESCRIPCIÓN DE LA INDUSTRIA GRÁFICA ................................................................... 11
2.3 PRINCIPALES PAÍSES VENDEDORES EN LA INDUSTRIA GRÁFICA MUNDIAL ..................... 12
2.4 INDUSTRIA GRÁFICA DEL ECUADOR ........................................................................... 13
2.5 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ................................................................................ 13
2.5.1 Misión ............................................................................................................. 14
2.5.2 Visión .............................................................................................................. 14
2.5.3 Política de Calidad ........................................................................................... 14
2.5.4 Estructura Organizacional ................................................................................ 15
2.5.5 Principales servicios......................................................................................... 17
2.5.6 Principales materias primas .............................................................................. 17
2.5.7 Principales productos ....................................................................................... 19
2.5.8 Procesos Productivos ....................................................................................... 20
2.5.9 Diseño gráfico ................................................................................................. 21
2.5.9.1 Pre-impresión o pre-prensa ....................................................................... 21
xii
2.5.9.2 Impresión ................................................................................................. 21
2.5.9.3 Acabado ................................................................................................... 22
2.5.9.4 Encuadernación, Cosido y Pegado ............................................................ 23
2.5.9.5 Actividades de Manufactura Manual ........................................................ 24
2.6 MARCO TEÓRICO ................................................................................................ 24
2.6.1 Manual ............................................................................................................ 24
2.6.2 Políticas ........................................................................................................... 25
2.6.3 Procedimientos ................................................................................................ 25
2.6.4 Control Interno ................................................................................................ 25
2.6.5 Elementos del Control Interno.......................................................................... 26
2.6.6 Personal Idóneo ............................................................................................... 30
2.6.7 Inventarios ....................................................................................................... 31
2.6.8 Materia Prima .................................................................................................. 31
2.6.9 Costos de Adquisición ..................................................................................... 32
2.6.10 Costos de Transformación ............................................................................ 32
2.6.11 Valor neto realizable .................................................................................... 33
2.6.12 Administración de Inventario ....................................................................... 33
2.6.13 Modelos de Administración de Inventario .................................................... 34
2.6.13.1 Cantidad Económica de Pedido ................................................................ 34
2.6.13.2 Just on Time ............................................................................................. 38
2.6.14 Organización de la Bodega ........................................................................... 38
2.6.14.1 Metodología 5S ........................................................................................ 39
2.6.15 Costo de producción..................................................................................... 41
2.6.16 Merma ......................................................................................................... 41
2.6.17 Material defectuoso ...................................................................................... 41
xiii
2.6.18 Productos defectuosos y dañados ................................................................. 42
2.6.18.1 Productos defectuosos .............................................................................. 42
2.6.18.2 Productos Dañados ................................................................................... 42
2.6.19 Desperdicios ................................................................................................ 43
2.6.20 Reprocesos ................................................................................................... 43
2.7 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................ 44
2.7.1 Bodega ............................................................................................................ 44
2.7.2 Papel Couche ................................................................................................... 44
2.7.3 Papel LWC ...................................................................................................... 44
2.7.4 Papel Periódico Calandrado ............................................................................. 44
2.7.5 Cartulina Duplex – Triplex .............................................................................. 45
2.7.6 Cartulina Maule ............................................................................................... 45
2.7.7 Troquel ............................................................................................................ 45
2.7.8 Bobinas de Papel.............................................................................................. 45
2.7.9 Tiraje ............................................................................................................... 45
2.7.10 Sustratos ...................................................................................................... 45
2.7.11 Láminas de Fotopolímero ............................................................................. 46
2.7.12 Cuatricromía ................................................................................................ 46
3 MARCO METODOLÓGICO.................................................................................... 47
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN ............................................................................................ 47
3.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................... 47
3.3 POBLACIÓN............................................................................................................... 48
3.4 MUESTRA ................................................................................................................. 49
3.4.1 Tipo de Muestra ............................................................................................... 50
3.4.2 Tamaño de la Muestra ...................................................................................... 50
xiv
3.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ....................................... 51
3.5.1 Observación ..................................................................................................... 52
3.5.2 Encuesta .......................................................................................................... 52
3.5.3 Entrevista ......................................................................................................... 52
3.6 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS .............................................. 53
3.6.1 Encuesta .......................................................................................................... 53
3.6.2 Entrevista ......................................................................................................... 83
3.6.3 Observación ..................................................................................................... 85
3.6.4 Conclusión ....................................................................................................... 86
4 PROPUESTA ............................................................................................................. 89
4.1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 89
4.2 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA .................................................................................... 89
4.2.1 Objetivo General .............................................................................................. 89
4.2.2 Objetivos específicos ....................................................................................... 89
4.3 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE
LOS INVENTARIOS ...................................................................................................... 90
4.3.1 Área de planeación, presupuesto y apertura de órdenes de producción ............. 91
4.3.1.1 Departamento de ventas ........................................................................... 91
4.3.1.2 Políticas ................................................................................................... 91
4.3.1.3 Procedimientos ......................................................................................... 92
4.3.1.4 Documentos ............................................................................................. 93
4.3.1.5 Controles .................................................................................................. 94
4.3.2 Área de compra de materia prima ..................................................................... 95
4.3.2.1 Departamento de compras ........................................................................ 95
4.3.2.2 Políticas ................................................................................................... 95
xv
4.3.2.3 Procedimientos ......................................................................................... 97
4.3.2.4 Documentos ............................................................................................. 99
4.3.2.5 Controles ................................................................................................ 102
4.3.3 Área de recepción y almacenamiento de materia prima .................................. 104
4.3.3.1 Departamento de bodega ........................................................................ 104
4.3.3.2 Políticas ................................................................................................. 104
4.3.3.3 Procedimientos ....................................................................................... 106
4.3.3.4 Documentos ........................................................................................... 107
4.3.3.5 Controles ................................................................................................ 108
4.3.4 Área de producción ........................................................................................ 113
4.3.4.1 Departamento de operaciones ................................................................. 113
4.3.4.2 Políticas ................................................................................................. 113
4.3.4.3 Procedimientos ....................................................................................... 114
4.3.4.4 Documentos ........................................................................................... 115
4.3.4.5 Controles ................................................................................................ 118
4.3.5 Toma física de inventario ............................................................................... 118
4.3.5.1 Políticas ................................................................................................. 118
4.3.5.2 Procedimientos ....................................................................................... 119
4.3.5.3 Documentos ........................................................................................... 121
4.3.5.4 Controles ................................................................................................ 124
4.3.6 Inducción y capacitación ................................................................................ 125
4.3.6.1 Políticas ................................................................................................. 125
CONCLUSIONES ............................................................................................................ 126
RECOMENDACIONES .................................................................................................. 128
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................ 130
xvi
APÉNDICE ...................................................................................................................... 133
ENCUESTA ...................................................................................................................... 133
ENTREVISTA ................................................................................................................... 139
CERTIFICADO DE AUTORIZACIÓN ..................................................................................... 140
xvii
INDICE DE TABLAS
Tabla 1.1 Deficiencia de la gestión del inventario ................................................................ 4
Tabla 2.1 Principales países vendedores en la industria gráfica mundial ............................ 12
Tabla 2.2 Tipos de impresión ............................................................................................ 22
Tabla 3.1 Población ........................................................................................................... 49
Tabla 3.2 Tamaño de la muestra ........................................................................................ 51
Tabla 3.3 Políticas y procedimientos de control interno de inventarios .............................. 53
Tabla 3.4 Disponibilidad de bodegas para los inventarios .................................................. 54
Tabla 3.5 Espacio de almacenamiento de las bodegas de los inventarios ............................ 55
Tabla 3.6 Clasificación de los inventarios de materia prima ............................................... 56
Tabla 3.7 Clasificación de los inventarios de productos terminados ................................... 57
Tabla 3.8 Identificación de los inventarios de materia prima .............................................. 58
Tabla 3.9 Identificación de los inventarios de productos terminados .................................. 59
Tabla 3.10 Climatización de las bodegas ............................................................................. 60
Tabla 3.11 Factores que afectan la climatización de las bodegas .......................................... 61
Tabla 3.12 Reglamentación de políticas del stock de inventario ........................................... 62
Tabla 3.13 Frecuencia de cotización de materia prima para selección de proveedores .......... 63
Tabla 3.14 Calificación a proveedores nuevos de materia prima .......................................... 64
Tabla 3.15 Validación del ingreso de materia prima vs órdenes de compra .......................... 65
Tabla 3.16 Frecuencia del control de calidad de los inventarios ........................................... 66
Tabla 3.17 Estimación de la materia prima requerida........................................................... 67
Tabla 3.18 Frecuencia del control de stock del inventario .................................................... 68
Tabla 3.19 Reglamentación de política sobre los límites de mermas y desperdicios ............. 69
Tabla 3.20 Destino de los desperdicios de materia prima ..................................................... 70
xviii
Tabla 3.21 Calidad de la inducción y capacitación al personal nuevo.................................. 71
Tabla 3.22 Conocimiento del manual de funciones .............................................................. 72
Tabla 3.23 Frecuencia de la supervisión del proceso de producción ..................................... 73
Tabla 3.24 Acceso a las bodegas ......................................................................................... 74
Tabla 3.25 Periodicidad del mantenimiento de maquinarias, equipos de medición y peso .... 75
Tabla 3.26 Frecuencia de toma física del inventario ............................................................ 76
Tabla 3.27 Frecuencia de la validación del inventario físico vs el registro contable ............. 77
Tabla 3.28 Frecuencia de inconformidad del cliente por la calidad del producto .................. 78
Tabla 3.29 Relación del costo de producción con las ventas ................................................ 79
Tabla 3.30 Elemento principal del costo de producción ....................................................... 80
Tabla 3.31 Representación porcentual del costo de venta promedio en relación a las ventas 81
Tabla 3.32 Probabilidad de reducción de costos de producción mediante un manual de control
…………..interno ............................................................................................................... 82
Tabla 4.1 Procedimientos de presupuesto y apertura de órdenes de producción ................. 92
Tabla 4.2 Procedimientos de compra de materia prima ...................................................... 97
Tabla 4.3 Procedimientos del área de recepción y almacenamiento de materia prima....... 106
Tabla 4.4 Categorización de inventarios de materia prima ............................................... 109
Tabla 4.5 Procedimientos del área de producción ............................................................ 114
Tabla 4.6 Procedimientos de la toma física de inventario ................................................. 119
xix
ÍNDICE DE FIGURA
Figura 1-1 Localización de la empresa................................................................................ 5
Figura 2-1 Principales países vendedores en la industria gráfica mundial .......................... 12
Figura 2-2 Logo de la empresa ......................................................................................... 15
Figura 2-3 Organigrama de Offset Abad C. A................................................................... 16
Figura 2-4 Principales materias primas ............................................................................. 18
Figura 2-5 Principales productos ...................................................................................... 20
Figura 2-6 Procesos productivo de Offset Abad C. A........................................................ 20
Figura 2-7 Encuadernación ............................................................................................... 23
Figura 2-8 Elementos del control interno .......................................................................... 27
Figura 2-9 Cantidad Económica de Pedido ....................................................................... 35
Figura 2-10 Representación gráfica de la Cantidad Económica de Pedido........................... 37
Figura 2-11 Metodología 5S ............................................................................................... 40
Figura 3-1 Políticas y procedimientos de control interno de inventarios ............................ 53
Figura 3-2 Disponibilidad de bodegas para los inventarios ............................................... 54
Figura 3-3 Espacio de almacenamiento de las bodegas de los inventarios ......................... 55
Figura 3-4 Clasificación de los inventarios de materia prima ............................................ 56
Figura 3-5 Clasificación de los inventarios de productos terminados ................................ 57
Figura 3-6 Identificación de los inventarios de materia prima ........................................... 58
Figura 3-7 Identificación de los inventarios de productos terminados ............................... 59
Figura 3-8 Climatización de las bodegas........................................................................... 60
Figura 3-9 Factores que afectan la climatización de las bodegas ....................................... 61
Figura 3-10 Reglamentación de políticas del stock de inventario ........................................ 62
Figura 3-11 Frecuencia de cotización de materia prima para selección de proveedores ....... 63
Figura 3-12 Calificación a proveedores nuevos de materia prima ....................................... 64
xx
Figura 3-13 Validación del ingreso de materia prima vs órdenes de compra ....................... 65
Figura 3-14 Frecuencia del control de calidad de los inventarios ........................................ 66
Figura 3-15 Estimación de la materia prima requerida ........................................................ 67
Figura 3-16 Frecuencia del control de stock del inventario ................................................. 68
Figura 3-17 Reglamentación de política sobre los límites de mermas y desperdicios .......... 69
Figura 3-18 Destino de los desperdicios de materia prima .................................................. 70
Figura 3-19 Calidad de la inducción y capacitación al personal nuevo ............................... 71
Figura 3-20 Conocimiento del manual de funciones ........................................................... 72
Figura 3-21 Frecuencia de la supervisión del proceso de producción .................................. 73
Figura 3-22 Acceso a las bodegas ....................................................................................... 74
Figura 3-23 Periodicidad del mantenimiento de maquinarias, equipos de medición y peso . 75
Figura 3-24 Frecuencia de toma física del inventario .......................................................... 76
Figura 3-25 Frecuencia de la validación del inventario físico vs el registro contable ........... 77
Figura 3-26 Frecuencia de inconformidad del cliente por la calidad del producto ............... 78
Figura 3-27 Relación del costo de producción con las ventas .............................................. 79
Figura 3-28 Elemento principal del costo de producción..................................................... 80
Figura 3-29 Representación porcentual del costo de venta .................................................. 81
Figura 3-30 Probabilidad de reducción de costos de producción mediante un manual de
…………….control interno................................................................................................. 82
Figura 3-31 Bobinas de papel ............................................................................................. 85
Figura 3-32 Máquina de corte ............................................................................................. 85
Figura 3-33 Desperdicios de materiales .............................................................................. 86
Figura 4-1 Ciclo del inventario de Offset Abad C.A. ........................................................ 90
Figura 4-2 Departamento de ventas .................................................................................. 91
Figura 4-3 Orden de venta ................................................................................................ 93
xxi
Figura 4-4 Orden de producción ....................................................................................... 94
Figura 4-5 Departamento de compra ................................................................................. 95
Figura 4-6 Solicitud de compra......................................................................................... 99
Figura 4-7 Cotización ..................................................................................................... 100
Figura 4-8 Orden de compra ........................................................................................... 101
Figura 4-9 Comprobante contable................................................................................... 102
Figura 4-10 Departamento de compra ............................................................................... 104
Figura 4-11 Ingreso a bodega ........................................................................................... 107
Figura 4-12 Kardex de inventario ..................................................................................... 108
Figura 4-13 Marbete ......................................................................................................... 110
Figura 4-14 Clasificación de los inventarios ..................................................................... 111
Figura 4-15 Perchas y repisas ........................................................................................... 111
Figura 4-16 Apilamiento excesivo de bobinas .................................................................. 112
Figura 4-17 Apilamiento adecuado de bobinas ................................................................. 112
Figura 4-18 Estructura del departamento de operaciones .................................................. 113
Figura 4-19 Requisición de materia prima ........................................................................ 115
Figura 4-20 Egreso de bodega .......................................................................................... 116
Figura 4-21 Hoja de Costos .............................................................................................. 117
Figura 4-22 Acta de destrucción de materia prima ............................................................ 122
Figura 4-23 Acta de toma física de inventario................................................................... 123
Figura 4-24 Proceso de integración del personal ............................................................... 125
1
INTRODUCCIÓN
El control interno desempeña un papel muy importante para el éxito de las
organizaciones de todo el mundo, puesto que permite detectar riesgos y errores que se pueden
cometer en las actividades diarias, independientemente del giro del negocio. La experiencia
de los empresarios nos afirma que mientras más grande y compleja sea la empresa, más
difícil es tener el control total sobre ella y que no es suficiente asignar personas en diferentes
niveles jerárquicos para asegurar la eficiencia de las operaciones sino que es necesario
además contar con un plan maestro que involucre a todos los colaboradores de la
organización y que refleje la disciplina y ambiente de trabajo que se necesita para alcanzar
los objetivos. Bajo este enfoque, un adecuado control interno permite mitigar los riesgos para
dar mayor seguridad a las operaciones de la empresa y a su información contable.
En el caso de las empresas industriales, rama que es objeto de nuestro estudio, la
información que generan los costos relativos a sus inventarios son de gran importancia
porque son uno de los componentes principales en sus costos de producción, mismos que
serán utilizados como base para determinar los márgenes de utilidad y precio de venta de sus
productos terminados.
El objetivo del presente estudio es diseñar políticas y procedimientos de control interno
relativos al manejo adecuado de los inventarios en la industria gráfica Offset Abad C. A. de la
ciudad de Guayaquil, que permitan mantener en niveles razonables los costos de producción
de este componente.
Esta industria en particular, adquiere materias primas como bobinas de papel, pliegos
2
de cartulina, cartón, tintas, disolventes, entre otros y debido al mal manejo y exposición
inadecuada que se está dando a estos materiales los daños, deterioros y desperdicios de este
activo son evidentes desde el almacenamiento hasta su conversión en productos terminados,
situación que está causando un grave problema que se materializa en la calidad del producto
final, en la inconformidad del consumidor, en la pérdida del mercado y sobre todo en la
rentabilidad al incurrir en costos adicionales como mermas, desperdicios, reprocesos y
productos defectuosos; de allí nace nuestra motivación para realizar esta investigación
proponiendo normar mediante políticas y procedimientos de control interno las actividades
necesarias que deben ejecutarse para evitar los perjuicios mencionados anteriormente.
La estructura de nuestra investigación está compuesta por cuatro capítulos esenciales
para la realización del presente proyecto. En el Capítulo I detallaremos el problema, su
formulación y sistematización, los objetivos, la justificación e importancia, la hipótesis y las
variables del presente estudio. En el Capítulo II expondremos las bases teóricas y científicas
que sustentan nuestro trabajo, la interpretación de estudios realizados por otros autores
relacionados con el tema tratado así como el contexto de la investigación. En el Capítulo III
describiremos el tipo de investigación a realizarse, la población a estudiar, los métodos
utilizados para recopilar información y presentaremos el análisis de los resultados de los
datos obtenidos en el transcurso de la investigación mediante el uso de tablas, gráficos
estadísticos y narrativas explicativas. Y en el Capítulo IV daremos a conocer las alternativas
necesarias, fundamentado en el Marco Teórico descrito, para darle solución a los problemas
identificados y corroborados con los resultados obtenidos de la aplicación de técnicas y
herramientas de recopilación de datos utilizadas en el capítulo anterior. Finalmente
expondremos las conclusiones del trabajo de investigación y las recomendaciones sugeridas
para mejorar el control interno de inventarios de Offset Abad C. A.
3
CAPITULO I
1. EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.1 Descripción de la situación problemática
La empresa Offset Abad C. A. tiene deficiencias en la gestión de sus inventarios en
todas las etapas del proceso productivo debido a la ausencia de un manual de control interno
donde se establezcan las políticas y procedimientos apropiados para mantener en niveles
razonables los costos de producción de los inventarios.
Estas debilidades surgen por el almacenamiento, clasificación, organización e
identificación inadecuada de la materia prima en sus respectivas bodegas, falta de registro
idóneo de ingresos y egresos de materia prima, manipulación inapropiada de los materiales en
el traslado a los diversos centros de producción y bodegas de artículos terminados, problemas
en la rotación de ciertos ítems por pedidos insuficientes o excesivos, descoordinación en las
tomas físicas y omisión de validaciones que confronten las existencias con los registros
contables y ajustes respectivos, lo cual conlleva a incurrir en costos adicionales como: costos
de almacenamiento y mantenimiento de inventarios, reprocesos, desperdicios, obsolescencia,
mermas y productos defectuosos que se generan en los inventarios de materia prima,
productos en proceso y productos terminados.
Los problemas identificados se ilustran de la siguiente manera:
4
Tabla 1.1
Deficiencia de la gestión del inventario
INVENTARIO CAUSA EFECTO
MATERIA PRIMA
Deficiencia en la
clasificación e
identificación de ítems.
Pérdida de tiempo en la toma física
y costos adicionales de
almacenamiento. Sustracciones.
Apilamiento excesivo Obsolescencia, deterioro en la
contextura de las bobinas de papel,
cartón y cartulinas.
Climatización
inadecuada
Secado y solidificación de tintas,
solventes y pegantes.
PRODUCTOS EN
PROCESO
Deficiente supervisión en
el proceso productivo
Desperdicios excesivos en áreas de
impresión y acabados. Reprocesos.
PRODUCTOS
TERMINADOS
Clasificación y embalaje
inadecuado
Retraso en conteo físico, pérdida
de tiempo en el despacho, costos
adicionales de almacenamiento y
sustracción de artículo terminado.
5
1.1.2 Delimitación del problema
La empresa Offset Abad C. A. se encuentra ubicada en el Km. 10.5 de la Vía Daule,
Lotización Inmaconsa, junto a Toni Corp., en la ciudad de Guayaquil, provincia del Guayas.
Delimitación Contextual
Campo: Empresa Offset Abad C. A.
Actividad: Elaboración de impresos comerciales e industriales
Área: Producción y Bodega
Aspecto: Control interno
Tema: Diseño de control interno para minimizar costos de inventarios de la empresa
Offset Abad C. A.
Figura 1-1 Localización de la empresa
6
1.1.3 Formulación y Sistematización del Problema
¿Cómo diseñar un manual de políticas y procedimientos de control interno para
minimizar los costos de producción en los inventarios de la empresa Offset Abad C. A. de la
ciudad de Guayaquil?
1.1.3.1 Sistematización del Problema
I. ¿Cómo diagnosticar las políticas y procedimientos actuales de control interno de los
Inventarios de la empresa Offset Abad C. A. con la finalidad de evaluar su
funcionamiento?
II. ¿Cómo identificar las deficiencias de las políticas y procedimientos actuales de
control interno de Offset Abad C. A. para establecer las posibles mejoras en la
gestión y proceso productivo de los inventarios?
III. ¿Cómo definir directrices adecuadas para hacer más eficiente el control interno de
inventarios de Offset Abad C. A. de tal manera que permita minimizar los costos de
producción?
1.2 OBJETO DE ESTUDIO
El objeto del presente estudio es proponer políticas y procedimientos de control interno de
inventarios para minimizar los costos de producción de la empresa Offset Abad C. A. de la
ciudad de Guayaquil.
1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.3.1 Objetivo General
Diseñar políticas y procedimientos de control interno para minimizar los costos de
producción de los inventarios de la empresa Offset Abad C. A. de la ciudad de Guayaquil, en
el año 2015.
7
1.3.2 Objetivos Específicos
Diagnosticar las políticas y procedimientos actuales de control interno de los inventarios
de la empresa Offset Abad C.A. con la finalidad de evaluar su funcionamiento.
Identificar las deficiencias de las políticas y procedimientos actuales de control interno de
Offset Abad C. A. para establecer las posibles mejoras en la gestión y proceso productivo
de los inventarios.
Definir directrices adecuadas para hacer más eficiente el control interno de inventarios de
Offset Abad C. A. de tal manera que permita minimizar los costos de producción.
1.4 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN
1.4.1 Justificación Teórica
Esta investigación mitigará las deficiencias del control interno en la administración de
inventarios de la empresa Offset Abad C. A., lo cual optimizará sus recursos y la hará más
competitiva. Además nuestra propuesta podrá ser utilizada por las empresas de la industria
gráfica local, nacional y regional como una alternativa que aportará en la gestión eficiente de
sus inventarios.
1.4.2 Justificación Social
En el aspecto social se justificará debido a que esta propuesta mejorará el control
interno de la empresa, reducirá sus costos de producción y le permitirá mantener las plazas de
empleos directos e indirectos que beneficiarán a las familias que dependen de este ingreso
económico.
8
1.4.3 Justificación Económica
En el aspecto económico este proyecto se justificará ya que aportará al crecimiento de
una industria nacional y por ende al cambio de la matriz productiva del Ecuador que
cambiará el patrón de especialización de nuestra economía es decir producir no sólo bienes
primarios sino también productos con valor agregado que además de ser consumidos
localmente serán exportados equilibrando de esta manera la balanza comercial del país.
1.4.4 Justificación Metodológica
En el aspecto metodológico se justificará puesto que su estructura, contenido y
presentación cumplirán con los requisitos básicos de investigación establecidos. La
propuesta dará solución a los problemas identificados mediante las técnicas de recopilación y
análisis de información relativos a la gestión de los inventarios de la empresa objeto de
estudio y estará fundamentada en un marco referencial coherente que validará los argumentos
presentados.
1.5 HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN
El diseño de políticas y procedimientos de control interno logrará minimizar los costos
de producción de los inventarios de la empresa Offset Abad C. A.
1.6 VARIABLES DE LA HIPÓTESIS
1.6.1 Variable Independiente
Diseño de manual de control interno.
1.6.2 Variable Dependiente
Minimizar los costos de producción de los inventarios de la empresa Offset Abad C. A.
9
CAPITULO II
2 MARCO REFERENCIAL
2.1 ANTECEDENTES
El control interno en empresas del Ecuador ha sido objeto de investigaciones muy
frecuentes en los últimos años. Estos estudios generalmente evalúan las deficiencias y
resaltan la importancia de sistemas de control interno adecuados según las necesidades de
cada organización. Este aporte nos ha permitido incluir investigaciones de otros autores que
guardan similitud con el tema del presente estudio.
La investigación de Sierra Mantuano realizada en el año 2012 con el tema: Propuesta
de mejoramiento de control interno para inventarios aplicado en la empresa Vanidades S.A.,
se desarrolló con la finalidad de mejorar los procesos productivos de una industria textil
mediante la aplicación estricta de procedimientos a seguir en la confección de prendas para
minimizar el riesgo de errores cometidos por la falta de control en la recepción, en la entrega
y arreglo de las prendas solicitadas por los clientes. El autor concluyó que los procedimientos
que tenía la empresa no le permitían dar un manejo eficiente a la información financiera y
que no estaban acordes a la realidad del negocio. (Sierra Mantuano, 2012)
Otro estudio realizado por Chicaiza con la temática: Diseño de un sistema de control y
evaluación de costos para el área de producción de la empresa “ASERLACO S.A.” determinó
que un sistema de control interno de costos en una industria dedicada a la producción de
Platos, constituye un factor importante en la mejora de los procesos productivos ya que ayuda
a mejorar y optimizar los recursos desde la transformación de la materia prima hasta la
entrega del producto final con el cliente. En esta investigación se identificaron los procesos
10
productivos más relevantes para realizar controles y evaluaciones que vayan acorde a la
estructura de la entidad permitiendo una adecuada toma de decisiones que se refleje en
información financiera fiable. (Chicaiza Chicaiza, 2012)
En el año 2012 Misari Argandoña presentó la tesis: El control interno de inventario y la
gestión en las empresas de fabricación de calzado en el distrito de Santa Anita, en la cual
consideró que la gestión del control interno de los inventarios es indispensable y elemental en
las empresas para el manejo óptimo de sus recursos. Misari orientó su investigación a
determinar el impacto que genera a la compañía el no contar con un sistema de control
interno en el curso normal de sus operaciones teniendo como resultados variaciones en el
inventario, stock deteriorado o caducado por la falta de rotación, entre otras falencias que
incurren en gastos innecesarios que reducen la liquidez y utilidad de la empresa alejándolos
de esta manera de alcanzar sus objetivos. (Misari Argandoña, 2012)
Los estudios detallados en los párrafos anteriores concuerdan en que las políticas y
procedimientos de control interno de los inventarios en una organización sin importar su
naturaleza ni su tamaño son necesarias para asegurar la eficiencia en los procesos productivos
y la rentabilidad del negocio puesto que este activo es uno de los bienes principales en todo
tipo de empresa. En el caso puntual de las industrias, operar con costos de producción
razonables es sin duda alguna la mejor manera de sobrevivir en un mercado altamente
globalizado y competitivo con consumidores exigentes.
Otro denominador común en las investigaciones citadas es que, las políticas y
procedimientos de control interno deben ser estrictas en el sentido de su cumplimiento pero
flexibles en función de la dinámica de los negocios que se ve afectada por aspectos como
11
aumentos en volúmenes de producción, nuevas tecnologías, estilos direccionales, entre otros
y debido a la cambiante realidad es necesario revisarlas periódicamente y evaluar que
respondan a las exigencias demandadas.
2.2 Descripción de la Industria Gráfica
Las empresas gráficas se especializan en la elaboración de todo tipo de impresos
industriales y comerciales tales como libros, revistas, folletos, volantes, gigantografías,
calendarios, catálogos, periódicos, etiquetas, empaques, entre otros. La dinámica de este
negocio permite complementarse a otras cadenas de valor constituidos por empresas como
editoriales, agencias de publicidad y ofertantes de ventas mediante catálogos. Se puede decir
de cierto modo que la industria gráfica se encarga de “vestir otros productos”.
Las características del producto final dependen totalmente de los requerimientos del
consumidor (tamaños, colores, texturas, brillo, diseño y formatos), por la cual la producción
de estas empresas se realiza únicamente por pedidos. La dinámica de esta industria es
altamente cambiante ya que debe adaptarse a las necesidades y exigencias de los clientes y a
las nuevas tecnologías y técnicas de impresión que les permita ser más competitivas.
El proceso productivo inicia con la adquisición de materia prima siendo las más
importantes el papel y las tintas. Luego se realiza el diseño del producto de acuerdo a las
especificaciones del cliente. Posterior a esto, se elabora una muestra para asegurar que el
producto cumpla con las características requeridas. Una vez conforme con la pre-impresión
inicia la producción a gran escala. Finalmente intervienen diferentes actividades necesarias
para la terminación del producto como: corte, troquelado, plegado, cocido, pegado,
encuadernado, empaste. Concluidos estos procesos, el producto está listo para su entrega.
12
2.3 Principales países vendedores en la industria gráfica mundial
Fuente: Global Print Market
Tabla 2.1
Principales países vendedores en la industria gráfica mundial
N° País Ventas al 2014
(US$ billion)
1 Estados Unidos 185.9
2 China 97.6
3 Japón 91.1
4 Alemania 33.8
5 Gran Bretaña 27.8
6 Francia 25.5
7 Italia 24.7
8 India 22.8
9 Brasil 20.5
10 Canadá 18.9
Figura 2-1 Principales países vendedores en la industria gráfica mundial
34%
18% 17%
6%
5%
5%
4%
4% 4%
3%
Ventas al 2014 (US$ billion)
Estados Unidos
China
Japón
Alemania
Gran Bretaña
Francia
Italia
India
Brasil
Canadá
13
2.4 Industria Gráfica del Ecuador
Según datos del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC), la industria gráfica
en el Ecuador ha tenido un incremento significativo en los últimos años, siendo Guayaquil y
Quito las ciudades que registran mayor índice de crecimiento de este tipo de empresas que no
sólo están en la capacidad de cubrir la demanda nacional sino que además exportan sus
productos a otros países del continente.
Este crecimiento tiene una relación directa con la incursión en el mercado nacional de
empresas internacionales como Belcorp que ofertan productos como: cosméticos, perfumes,
bisutería, ropa, calzado y accesorios a través de catálogos, revistas, folletos, volantes y demás
medios impresos publicitarios. (El Mercurio, 2014)
2.5 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
La empresa Offset Abad C. A. es una industria gráfica de la ciudad de Guayaquil
fundada en junio de 1961, por el señor Juan Telmo Abad Saltos, en las calles Vélez entre
García Avilés y Rumichaca. Su actividad inicial fue el servicio publicitario. Con el transcurso
de los años el negocio creció y se incursionó en otras áreas de la industria gráfica como
impresión offset, serigrafía, rotativa, gigantografías entre otras diversificando de esta manera
su oferta comercial.
Actualmente la empresa está localizada en el km 10.5 de la Vía Daule, y cuenta con una
moderna planta industrial equipada con tecnología de punta y personal altamente calificado
en impresiones gráficas e industriales. Sus 54 años de funcionamiento ininterrumpido le han
14
permitido ser una empresa referente en la industria gráfica nacional abarcando
aproximadamente el 20% del mercado local.
Fiel a sus orígenes, la empresa continúa con una estructura administrativa familiar
liderada por el Ing. Juan Carlos Abad Freire y sus hijos Juan Telmo, Patsy y Juan Carlos
Abad Decker. Offset Abad C. A. es parte del Grupo Gráfico ABAD integrado por otras
empresas como Figuretti S.A. y DVT del Ecuador.
2.5.1 Misión
Proveer los mejores productos y soluciones gráficas en la industria ecuatoriana para las
necesidades de impresos comerciales e industriales, basados en nuestra experiencia desde
1961, con precios competitivos, el desarrollo de tecnología y servicios personalizados.
2.5.2 Visión
Ser Proveedor número UNO en soluciones gráficas a nivel nacional superando las
expectativas de nuestros clientes, colaboradores, accionistas y la comunidad.
2.5.3 Política de Calidad
Comprometidos con el mejoramiento continuo de nuestros servicios y productos
impresos, con el desarrollo de tecnología y personal capacitado, motivado para cumplir con
las exigencias de nuestros clientes.
15
Figura 2-2 Logo de la empresa
2.5.4 Estructura Organizacional
La compañía utiliza una estructura departamental que agrupa personas con habilidades
similares en áreas específicas a fin de lograr sus objetivos. Este diseño combina
departamentos de línea y de apoyo.
16
Figura 2-3 Organigrama de Offset Abad C. A.
17
2.5.5 Principales servicios
Offset Abad C. A. se especializa en brindar un servicio integral de impresos
comerciales e industriales a nivel nacional y regional, entre los principales están:
Impresión Offset
Impresión Digital
Impresiones en diversos tipos de papeles: couché, bond, LWC, periódico, cartulinas
plegables, suzano, maule, dúplex, adhesivo.
2.5.6 Principales materias primas
Papeles
Bond
Couche
Couche mate
Brillo
LWC
Periódicos corriente
Periódico mejorado
Periódico Supercalandrado
Cartulinas
Duplex
Maule
Cartuilina fina
Cartulina plegable
Triplex
18
Químicos
Tintas
Solventes
Pegantes
Otros
Pastas
Hilos
Grapas
Anillos de encuadernación
Figura 2-4 Principales materias primas
19
2.5.7 Principales productos
20
2.5.8 Procesos Productivos
Figura 2-6 Procesos productivo de Offset Abad C. A.
Figura 2-5 Principales productos
21
2.5.9 Diseño gráfico
Es la etapa inicial del proceso productivo que consiste en proyectar gráficamente los
productos requeridos por el cliente mediante el uso de herramientas digitales tales como
programas de autoedición y composición de documentos (Adobe Photoshop, Illustrator, Corel
Draw, etc.) de tal manera que puedan satisfacer todas las características demandadas (color,
tamaño, contraste, brillo, entre otros).
2.5.9.1 Pre-impresión o pre-prensa
Es la etapa intermedia entre el diseño y la producción de un impreso que tiene lugar
luego de la aprobación y conformidad del cliente respecto a las especificaciones del producto
solicitado. Consiste en producir positivos, negativos y láminas litográficas que servirán de
base para los sistemas de impresión a utilizar.
2.5.9.2 Impresión
Este proceso consiste en reproducir las imágenes diseñadas aplicando tintas sobre el
sustrato deseado. Para lograr la pigmentación adecuada para los medios impresos se usa el
método CMYK mediante las cuáles se asignan porcentajes preestablecidos a las tintas de
cuatricromía (Cyan o Azul, Magneta o rojo, Yellow o amarillo y Black o Negro). Los
sustratos comúnmente utilizados son el papel, cartón y el plástico.
Dependiendo del volumen del tiraje y tipo de material que se utilizará en la
reproducción de imágenes es necesario emplear distintos sistemas de impresión según el
caso. Los cuáles se describen a continuación:
22
Tabla 2.2
Tipos de impresión
Impresión Descripción
Offset Es un método de impresión que utiliza una placa metálica de superficie
plana en la que se aplica tintas para reproducir las imágenes sobre papel o
distintos sustratos.
Digital Mediante esta técnica se aplica la tinta directamente sobre el papel ya sea
mediante la inyección de tintas o tóner en impresora láser.
Serigrafía En esta impresión se utiliza una malla tensada de fibras sintéticas o hilos de
metal a través de la cual se filtra la tinta
Flexografía Se sirve de impresoras rotativas que contienen cilindros por los cuáles
atraviesan las tintas que serán transferidas a placas de fotopolímero que
contiene la forma a imprimir.
Huecograbado Es un sistema en el cual se graban pequeños huecos en planchas metálicas
que cubren los cilindros de impresión, que se rellenan de tinta con la que se
imprimirá el sustrato.
2.5.9.3 Acabado
Es la etapa final del proceso productivo que involucra diversas actividades necesarias
para darle la forma y presentación definitiva al producto terminado, de tal modo que esté listo
para su entrega.
Corte
Es el seccionamiento que emplea máquinas cortadoras siendo la guillotina la más
utilizada. El corte se realiza según las medidas requeridas tanto en formatos mayores como
menores antes y después de la impresión. La guía para realizar el trazo se determina desde el
23
momento del diseño mediante marcas como líneas de corte y sangrado o sangrías creadas por
los programas de diseño gráfico. Para evitar que los desplazamientos de las herramientas del
corte abarquen áreas de la impresión final requerida debe existir un espacio mínimo de 5 mm
entre la marca de corte y el componente de diseño.
Troquelado
Es la operación mecánica que utiliza una herramienta llamada Troquel accionada
mediante mecanismos manuales o fuentes de potencia que permite realizar diversas
operaciones. Entre las principales tenemos:
Cizallado, doblado, picado, perforado, estampado, embutido, marcado, entre otros.
2.5.9.4 Encuadernación, Cosido y Pegado
El objeto de estos procesos es la fijación de hojas o pliegos sueltos y mediante el uso
de materiales como el hilo, grapas, alambres, pegamento y espirales metálicos o plásticos y la
colocación de cubiertas para su conservación y mejor manejo. Las cubiertas pueden ser duras
o flexibles de acuerdo al tipo de calidad y destino que se desee darle al producto impreso.
Figura 2-7 Encuadernación
24
Acabados estéticos
Consiste en aplicar barníz u otro material equivalente sobre el producto impreso con la
finalidad de protegerlo de ralladuras, además de darle realce y vistosidad.
2.5.9.5 Actividades de Manufactura Manual
Abarca distintos procesos en los que no intervienen maquinarias ni procesos mecánicos
sino que se emplea la habilidad y destreza del personal de planta en tareas como: armado,
enfundado, empacado, intercalado, entre otros. Con la culminación de estas labores se da por
concluido el proceso productivo y los artículos terminados quedan organizados y listos para
su almacenaje y posterior despacho a los clientes.
2.6 MARCO TEÓRICO
Las teorías fundamentales utilizadas en este estudio son: COSO II (Committee of
Sponsoring Organizations), Norma Internacional de Contabilidad 2, Métodos de
administración de inventarios: Cantidad económica de pedido y Just on Time con fuente del
libro Administración Financiera correlacionada con las NIIF de los autores Ochoa Setzer G.
y Saldívar del Ángel, metodología 5S y terminologías claves de esta investigación
conceptualizadas por diferentes autores.
2.6.1 Manual
Es una expresión formal de todas las informaciones en un determinado sector; es una
guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal. (Terry,
2011)
25
Los manuales presentan sistemas y técnicas específicas, que señalan el procedimiento a
seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de
trabajo que desempeña responsabilidades específicas. (Grahan, 2011)
Un manual es un documento en el cual se describen las instrucciones que deben seguir
las personas para ejecutar correctamente una acción.
2.6.2 Políticas
Son lineamientos que definen las directrices establecidas por la administración de una
entidad respecto a las condiciones requeridas para ejecutar las actividades y alcanzar los
objetivos de acuerdo a la filosofía de la dirección.
2.6.3 Procedimientos
Los procedimientos de control ayudan a asegurar que se lleven a cabo las directivas de
la administración, tienen diversos objetivos y se aplican en distintos niveles organizacionales
y funcionales. Relacionados con revisión de desempeño, procesamiento de información,
controles físicos y segregación de funciones. (Blanco Luna, 2012)
En el control interno los procedimientos son directrices en donde se establecen los
pasos que las personas deben seguir para realizar una tarea específica así como la manera en
que estas actividades deben ejecutarse.
2.6.4 Control Interno
Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) definen al control interno como “El
proceso diseñado, implementado y mantenido por los responsables del gobierno de la entidad,
la dirección y otro personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre
la consecución de los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad de la información
26
financiera, la eficacia y eficiencia de las operaciones, así como sobre el cumplimiento de las
disposiciones legales y reglamentarias aplicables.”
De acuerdo al párrafo 8 de la sección 400 de la Norma Internacional de Auditoría
Evaluación de Riesgos y de Control Interno el Sistema de Control Interno abarca todas las
políticas y procedimientos adoptados por la administración de una entidad para ayudar a
lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción
ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la
salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integridad
de los registros contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable.
Desde esta perspectiva el control interno es una herramienta utilizada por los
administradores para lograr eficiencia y eficacia en las operaciones de la entidad, el cual está
constituido por diferentes acciones que deben ejecutar las personas en todos los niveles de la
organización con el propósito de dar seguridad razonable al cumplimiento de los objetivos
establecidos en la planeación gerencial.
El control Interno debe ser adoptado por los colaboradores de las organizaciones como
un valor agregado para la ejecución de sus actividades, mas no como una imposición de los
administradores que debe cumplirse.
2.6.5 Elementos del Control Interno
El COSO II establece que el control interno está conformado por ocho elementos que se
alinean a cuatro objetivos en todos los niveles de una organización ilustrado a continuación:
27
Figura 2-8 Elementos del control interno
1. Ambiente interno
Significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y administración
respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. El ambiente de control
interno tiene un efecto sobre la efectividad de los procedimientos de control específicos.
Bajo este enfoque notamos que la filosofía direccional de los administradores influye
directamente en la manera en que se desea implementar y ejecutar los controles y le dan
identidad propia al ambiente con el que se realizará las actividades del negocio.
La excesiva permisividad de un gerente dará lugar a un entorno en donde no se acaten
los procedimientos establecidos puesto que existe una percepción de que estas acciones no
serán reprochadas. Por otro lado el énfasis que haga un administrador en el cumplimiento de
las normas de control interno contribuirá a que exista disciplina en el monitoreo y ejecución
de actividades normadas.
Objetivos
Componentes
Niveles de
Organización
28
Aunque el control interno involucre a todos los colaboradores de una organización, son
los encargados del gobierno corporativo quienes imparten la importancia de este control con
sus acciones.
2. Establecimiento de Objetivos
Se refiere a las metas que define la administración de la empresa de acuerdo a su
misión y visión así como a la tolerancia al riesgo respecto a las variaciones aceptables en el
cumplimiento de los objetivos.
El riesgo de que no se cumpla con las metas fijadas es causado por posibles eventos
negativos que deben ser previstos por la empresa.
Los objetivos deben ser medibles para poder compararlos con lo planificado, saber si se
están alcanzando y de no ser así tomar los correctivos necesarios.
3. Identificación de eventos
Es la previsión de acontecimientos positivos (oportunidades) o negativos (riesgos) que
se puedan suscitar una vez que la administración de una empresa ha establecido sus objetivos.
Se realiza con la finalidad de hacer frente a los riesgos y aprovechar las oportunidades de tal
forma que se asegure la consecución de los objetivos planteados.
4. Evaluación de Riesgos
Constituye la base con la que la dirección determina el modo en que los riesgos han de
gestionarse facilitando la identificación de éstos, si es que dicho proceso es adecuado a las
circunstancias, incluida la naturaleza, dimensión y complejidad de la entidad.
29
5. Respuestas a los Riesgos
Son las formas con las que la dirección de la empresa hace frente a los riesgos y
pueden ser:
Evitarlo
Reducirlo
Compartirlo
Aceptarlo
6. Actividades de Control
Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se siguen las directrices
de la dirección. Las actividades de control, tanto en los sistemas de Tecnología de
Información TI como manuales, tiene varios objetivos y se aplican a diferentes niveles
organizativos y funcionales tales como: autorización, revisiones de actuación, proceso de la
información, controles físicos y segregación de funciones.
7. Información y comunicación
El sistema de información de una empresa incluye además de su sistema contable los
procedimientos establecidos para el inicio, registro y procesamiento de las transacciones en
cada uno de las unidades de negocio y en los distintos niveles jerárquicos de la organización.
La comunicación por la entidad de las funciones y responsabilidades y de las cuestiones
significativas relacionadas con la información financiera implica proporcionar conocimiento
de las funciones y responsabilidades individuales del control interno sobre la información
financiera. Comprende cuestiones tales como el grado conocimiento que tiene el personal
sobre el modo en que sus actividades, en el sistema de información financiera, se relacionan
30
con el trabajo de otras personas. La comunicación puede adoptar la forma de manuales de
políticas y de información financiera.
La información y comunicación en la empresa debe ser fluida no sólo dentro de esta
sino también con clientes, proveedores y entidades de control de tal manera que la gestión de
riesgos del negocio sea integral.
8. Monitoreo
Es un proceso para valorar la eficacia del funcionamiento del control interno a lo largo
del tiempo. Conlleva la valoración oportuna de la eficacia de los controles y la adopción de
las medidas correctoras necesarias. La dirección lleva a cabo el seguimiento de los controles
mediante actividades continuas, evaluaciones puntuales o una combinación de ambas. Las
actividades de seguimiento continuas a menudo forman parte de las actividades recurrente
normales de una entidad e incluyen actividades de gestión y supervisión habituales.
2.6.6 Personal Idóneo
Son funcionarios competentes para llevar a cabo las tareas y procedimientos prescritos
por la administración en forma eficiente y económica. (Blanco Luna, 2012)
La capacidad que tienen las personas para el desempeño de sus actividades es
fundamental para que todo el sistema de control Interno que se encuentra establecido
teóricamente funcione con éxito en la práctica.
Para lograr contar con un personal idóneo es importante que las exigencias se definan
desde el reclutamiento al determinar los requerimientos según el cargo hasta la selección de
los aspirantes, de tal manera que se escojan a los candidatos con mejores calificaciones.
31
Los elementos de personal importantes para el control Interno son los siguientes:
Entrenamiento, Eficiencia, Moralidad y Retribución. (Blanco Luna, 2012)
2.6.7 Inventarios
La norma internacional de contabilidad 2 determina que los inventarios son activos:
a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación.
b) En proceso de producción de cara a esa venta; o
c) En forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de
producción o en suministros de servicio.
2.6.8 Materia Prima
La materia prima representa el elemento de mayor importancia dentro del costo, ya que
es la esencia del producto que se pretende producir como final o de consumo, y la que da vida
a las empresas industriales, ya que son creadas para la producción o transformación de la
materia prima en un artículo terminado. (Robles Roman, 2012)
Las materias primas sufren transformación y dan origen a los productos terminados.
(Uribe R, 2010)
Comprenden los materiales físicos que componen el producto o aquellos que, incluso
sin estar en el producto, se necesitan para realizar el proceso productivo. Este elemento del
costo se divide en dos:
Materia prima directa: Son los materiales que se usan en la elaboración de un producto
que se identifican con mucha facilidad y tienen un valor relevante que se contabiliza.
Materia prima indirecta: Incluye todos los materiales involucrados en la elaboración de un
producto y no se identifican con facilidad o no tienen un valor relevante. (Torres Salinas,
2010)
32
Analizando la definición citada podemos decir que la materia prima constituye el
elemento más importante del costo de producción y son los materiales adquiridos por la
industria para la elaboración de un producto pero que todavía no han pasado por el proceso de
transformación.
2.6.9 Costos de Adquisición
El costo de adquisición de las existencias comprende el precio de compra, los aranceles
de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades
fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costes directamente atribuibles a la
adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las
rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el coste de adquisición.
2.6.10 Costos de Transformación
Los costos de transformación de las existencias comprenden aquellos costes
directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa.
También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costes
indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas
en productos terminados. Costos indirectos fijos son todos aquellos que permanecen
relativamente constantes, con independencia del volumen de producción, tales como la
amortización y mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica, así como el coste de
gestión y administración de la planta. Costos indirectos variables son todos aquellos que
varían directamente, o casi directamente, con el volumen de producción obtenida, tales como
los materiales y la mano de obra indirecta.
33
2.6.11 Valor neto realizable
Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de explotación, menos
los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.
Este valor neto realizable hace referencia al importe neto que la entidad espera obtener
por la venta de las existencias, en el curso normal de explotación.
Es decir que refleja el importe por el cual esta misma existencia podría ser
intercambiada en el mercado, entre compradores y vendedores interesados.
2.6.12 Administración de Inventario
La administración financiera busca, en el caso de los inventarios, minimizar el costo de
mantener determinados niveles de inversión; esto incluye el costo de oportunidad y los costos
de almacenaje que incluyen desde el espacio físico para guardar los materiales hasta las
instalaciones necesarias para que esos materiales se conserven con las características y
volúmenes requeridos por producción y venta. (Ochoa Setzer & Saldívar del Ángel, 2012)
Por lo general toda industria necesita mantener un stock de inventario que le asegure
contar con materia prima para seguir con la producción en caso de existir aumentos en la
demanda.
No contar con suficiente materia prima puede ocasionar el riesgo de que una empresa
se vea obligada a parar la producción al no poder hacer frente a la demanda, lo cual implica
ceder clientes a la competencia.
Por otro lado contar con un stock abundante de materia prima implica incurrir en costos
innecesarios de almacenamiento y mantenimiento por una inversión excesiva que no genera
rendimiento mientras se encuentre en bodega.
34
Por estas razones, la administración de inventario busca determinar qué cantidad de
materia prima es la que necesita la compañía, de tal manera que se minimicen los costos
inherentes a estos sin poner en riesgo la continuidad de la producción. Para lograr este
equilibrio se utilizan modelos que, basados en una adecuada planificación y coordinación
entre todos los departamentos involucrados en el proceso productivo permitan optimizar los
costos atribuibles a la gestión del Inventario.
2.6.13 Modelos de Administración de Inventario
2.6.13.1 Cantidad Económica de Pedido
El modelo de la cantidad económica de pedido permite determinar la cantidad de
Inventario que se recomienda mantener y que reduce los costos al mínimo. (Ochoa Setzer &
Saldívar del Ángel, 2012)
El cálculo matemático utilizado para determinar la cantidad económica de pedido o lote
óptimo de inventario se ilustra a continuación:
L = CmCu
CpD
.
..2
D = Demanda anual en unidades
Cp = Costo de pedido
Cu = Costo por unidad
Cm = Costo de mantenimiento
L = Tamaño de lote económico
35
Una vez conocido el lote óptimo se calcula el costo total de pedido y el de
almacenamiento y con ello el costo total.
Costo de almacenamiento = 2
.. LCmCu
Costo de pedido = L
CpD.
Costo total = 2
.. LCmCu +
L
CpD.
La representación de la relación inversa entre el Costo de almacenamiento y el Costo de
pedido en función de un lote de compra (Q), se ilustra en el siguiente plano cartesiano.
Figura 2-9 Cantidad Económica de Pedido
Para ilustrar este modelo consideremos los siguientes datos para el cálculo del lote
óptimo de láminas de tinteros que requiere Offset Abad C. A. para el departamento de Pre-
Prensa:
36
Demanda Anual (D) = 78.000 unidades
Costo de cada pedido (Cp) = $260.00
Costo por unidad (Cu) = $ 3.84
Costo de mantenimiento (Cm) = 25% del valor del Inventario
Reemplazando los datos en las fórmulas se obtiene:
L = CmCu
CpD
.
..2 =
)25.0)(84.3(
)260)(78000)(2(= 6.500 unidades
CASO I
Conociendo que la cantidad económica de pedido son 6.500 unidades el costo de
almacenamiento y el costo de pedido de esa materia prima son iguales, por lo cual el pedido
es óptimo según el cálculo del costo total:
Costo total = 2
.. LCmCu +
L
CpD.
Costo total = 2
)6500)(25.0)(84.3( +
6500
)260)(78000(
Costo total = 3120 + 3120
Costo total = 6240
CASO II
Suponiendo que se realiza un pedido de 2000 unidades ignorando el cálculo del lote
óptimo el costo de almacenamiento se reduciría pero el costo de pedido aumentaría:
Costo total = 2
.. LCmCu +
L
CpD.
Costo total = 2
)3250)(25.0)(84.3( +
3250
)260)(78000(
Costo total = 1560 + 6240
Costo total = 7800
37
CASO III
Por el contrario si se realiza un pedido de 10.000 unidades el costo de almacenamiento
se aumentaría reduciendo el costo de pedido.
Costo total = 2
.. LCmCu +
L
CpD.
Costo total = 2
)13000)(25.0)(84.3( +
13000
)260)(78000(
Costo total = 6240 + 1560
Costo total = 7800
Figura 2-10 Representación gráfica de la Cantidad Económica de Pedido
Este modelo supone un comportamiento inverso entre los costos de almacenamiento y
costos de pedido en relación a un lote específico de inventario. Es decir, solicitar bajas
cantidades de materia prima significa reducir el costo de almacenamiento pero aumentar el
costo de pedido. En cambio solicitar cantidades cuantiosas de materia prima al proveedor
significa reducir el número de pedidos y sus costos atribuibles pero elevando los costos de
almacenamiento. Este método busca determinar la cantidad óptima de pedido que equipare el
costo de pedido y el costo de almacenamiento.
38
2.6.13.2 Just on Time
El sistema Just on Time ayuda a minimizar los saldos en inventario al elevar al máximo
su rotación puesto que la recepción de inventarios está sincronizada con su uso inmediato.
(Ochoa Setzer & Saldívar del Ángel, 2012)
La filosofía de este sistema consiste en que los pedidos de materia prima deben llegar
justo en el momento en que se necesita para el proceso de producción, esto implica una
relación estrecha y confiable con los proveedores, puesto que la empresa coordina su
producción con la certeza de que la cantidad de materia prima que se necesita será
proporcionada a tiempo.
Este modelo de administración de inventario no considera existencia de seguridad con
lo que se reduce considerablemente costos de almacenamiento y mantenimiento dando
exclusividad a proveedores limitados.
2.6.14 Organización de la Bodega
La correcta organización de la bodega en una empresa permite aprovechar al máximo el
espacio físico de las instalaciones en las que se almacena materias primas de tal manera que
se reduzca su manipulación en la mayor medida posible para salvaguardar la integridad de los
materiales.
Al mismo tiempo mantener una bodega organizada produce un efecto amplificador
puesto que, otras actividades y recursos tecnológicos que tiene una relación directa o
indirecta con la gestión de los inventarios se optimizan al máximo como el combustible de
39
los equipos de transporte en el rápido suministro de los materiales a los centros de producción
y control de existencias.
2.6.14.1 Metodología 5S
Es una técnica de origen Japonés que consiste en aplicar 5 actividades básicas
enlazadas entre sí, con el objetivo de mejorar la productividad en la ejecución de cada una de
las labores de la empresa.
La denominación como 5S está dado por la letra inicial que tiene cada una de las
etapas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, esto es Clasificar, Organizar, Limpiar,
Estadarizar y Disciplinar.
Seiri (Clasificar)
Esta actividad consiste en clasificar los materiales en función de su utilidad, esto es
necesarios e innecesarios. Esta separación permite darle a los materiales no utilizados un
destino adecuado entre estos: venta o desecho.
Seiton (Organizar)
En esta etapa los materiales considerados como necesarios se organizan de acuerdo a la
frecuencia de uso de tal manera que los más utilizados se encuentren al alcance mientras que
los menos utilizados estén en lugares menos accesibles.
Seiso (Limpiar)
Consiste en mantener la higiene en el lugar de trabajo facilitando la inspección de los
materiales para detectar posibles anomalías.
40
Seiketsu (Estandarizar)
Utiliza lenguaje simbólico unificado para mantener el orden, clasificación y limpieza
alcanzados en las etapas anteriores.
Shitsuke (Disciplinar)
Disciplina la obligatoriedad en la ejecución de las labores en cada uno de los
involucrados de tal manera que se adopten buenos hábitos para asegurar la continuidad del
proceso.
Figura 2-11 Metodología 5S
Esta metodología es aplicable en la organización de las bodegas puesto que sus cinco
etapas están estructuradas de forma secuencial y abarcan todas las actividades necesarias para
la adecuada gestión del inventario de tal forma que su gestión sea más eficiente.
Seiri Clasificar
Seiton Organizar
Seiso Limpiar
Seiketsu Estandarizar
Shitsuke Disciplinar
41
2.6.15 Costo de producción
Son aquellos en que la planta incurre en la fabricación de un bien o la prestación de un
servicio en un período determinado. (Polo García, 2013)
Representa todas las operaciones realizadas desde la adquisición de material, hasta su
transformación en artículo de consumo o de servicio, integrado por el material, sueldos y
salarios y gastos indirectos de producción.
Por lo tanto el costo de producción involucra la conversión de las materias primas en
productos terminados a través de los esfuerzos de los trabajadores de fábrica y del uso de los
equipos de producción.
2.6.16 Merma
Es la pérdida normal que sufre el material durante su transformación y está considerado
dentro del costo de producción. Por lo tanto, como su valor lo absorbe dicho costo, no tiene
valor alguno aparente.
En la mayoría de los procesos productivos se generan mermas, es decir material que se
evapora, se encoje, se contrae como consecuencia inherente de la producción y que cada rama
de la industria estima según su actividad. Los estándares de mermas por lo general se miden
en porcentajes, por lo tanto es posible controlarlas y presupuestar los costos atribuibles a
éstas.
2.6.17 Material defectuoso
Es aquel que durante su transformación sufre alguna anomalía que deteriora su calidad.
Normalmente se le considera como producción de segunda, debido a que el error no se puede
corregir o no conviene hacerlo.
42
2.6.18 Productos defectuosos y dañados
2.6.18.1 Productos defectuosos
Son productos que no cumplen las normas de calidad establecidas por el control interno
de calidad pero que pueden justificar su arreglo para venderse al final como productos buenos
y así proporcionar un aceptable ingreso. (Cuevas, 2010)
Son las unidades producidas, indistintamente de que estén total o parcialmente
terminadas, que no cumplen las especificaciones que requieren los clientes como unidades
aceptables, y que se descartan o se venden a precios reducidos. (Horngren, Datar, & Rajan,
2012)
Son productos que presentan defectos o fallas que pueden ser corregidos o convienen
corregirlos mediante una operación adicional, luego de lo cual quedan como artículos de
primera.
2.6.18.2 Productos Dañados
Son productos que no cumplen los estándares de producción y no pueden repararse. Los
costos de las unidades dañadas incluyen los costos hasta el punto en que se descubren y se
separan del proceso, menos cualquier valor que pueda obtenerse de manera residual por estas
unidades. (Cuevas, 2010)
La diferencia que existe entre los productos defectuosos y dañados es la posibilidad de
arreglo del producto. En el primer caso, una vez detectado las fallas es posible corregirla
incurriendo en costos adicionales que permitirán la posterior venta, lo cual no se puede hacer
en el segundo caso puesto que no será posible el arreglo.
43
2.6.19 Desperdicios
Son residuos de material, resultados de la terminación del proceso productivo, que
pueden utilizarse más en el ciclo productivo. (Cuevas, 2010)
Son materiales residuales del proceso de conversión de materia prima, los cuales tienen
valores bajos de ventas en comparación con el valor de las ventas totales del producto y se
pueden clasificar como normales si son inherentes al proceso o anormales si están por encima
de las cantidades propias del proceso productivo, los cuales pueden deberse entre otros
factores a problemas con las especificaciones de calidad de las materias primas o los insumos
utilizados, a intervenciones inadecuadas del personal, o a dificultades en el desempeño de las
máquinas o los equipos involucrados. (Uribe R, 2010)
Pueden generarse como parte normal del proceso o bien por problemas de producción;
asimismo, por problemas relacionados con la calidad de la materia prima o por descuido del
personal que labora en el negocio. Cuando el desperdicio es inevitable se lo conoce como
normal y cuando es evitable como anormal. (Torres Salinas, 2010)
Aunque los autores citados anteriormente concuerdan en que los desperdicios son
comunes en todo proceso productivo, éstos pueden alcanzar cantidades importantes que
medidas en términos monetarios representarán costos adicionales que pueden evitarse si se
les da un control y tratamiento adecuado en cada una de las etapas de producción ya que
pueden generarse en la materia prima, productos en proceso o producto terminado.
2.6.20 Reprocesos
Se refieren a las unidades que una vez han sido inspeccionadas, se califican como
inaceptables, puesto que no cumplen con las especificaciones de calidad, pero
44
subsecuentemente son reparadas con el ánimo de poder comercializarlas en el mercado.
(Uribe R, 2010)
Son las unidades producidas que no satisfacen las especificaciones requeridas por los
clientes, pero que se reparan en forma subsiguiente y se venden como unidades terminadas
aceptables. (Horngren, Datar, & Rajan, 2012)
2.7 MARCO CONCEPTUAL
2.7.1 Bodega
Es el espacio físico destinado para almacenar los Inventarios de Materia Prima y
Productos Terminados.
2.7.2 Papel Couche
Es un tipo de papel cuya superficie ha sido tratado para mejorar la calidad de
impresión, siendo el más utilizado en la industria gráfica.
2.7.3 Papel LWC
Papel estucado ligero (light weight coated) de alto contenido de pasta mecánica con
gramaje inferior a 70g/m2, utilizado principalmente en las revistas de calidad superior, en los
encartes de los periódicos y en catálogos.
2.7.4 Papel Periódico Calandrado
Papel que ha sido tratado mediante un proceso de conformado para que tenga un
acabado satinado y suave.
45
2.7.5 Cartulina Duplex – Triplex
Denominadas habitualmente como “cartulinas forradas” o “cartulinas estucadas”. Están
diseñadas y elaboradas en general para la producción de envases sin que esta se rasque una
vez marcada y doblada.
2.7.6 Cartulina Maule
Utilizada para la fabricación de estuches y envases por su espesor y rigidez. Es
utilizado para el troquelado de cajas plegadizas para perfumería, farmacéuticos, cosméticos y
alimentos.
2.7.7 Troquel
Pieza metálica con filo cortante que se utiliza para hacer figuras recortadas en papel,
cartón, cuero y otros materiales para practicar incisiones en ellos.
2.7.8 Bobinas de Papel
Son cilindros de papel continuo que utilizan las rotativas para impresión de grandes
tirajes.
2.7.9 Tiraje
Es un proceso en el que se reproduce una cantidad determinada de ejemplares (revistas,
periódicos, etc.)
2.7.10 Sustratos
Son los distintos materiales sobre los cuáles se desea imprimir un diseño tales como
papel, cartulina, plástico, entre otros.
46
2.7.11 Láminas de Fotopolímero
Estas láminas son planchas plásticas utilizadas para grabar imágenes destinadas hacer
reproducidas.
2.7.12 Cuatricromía
Sistema de reproducción de imágenes que utiliza 4 colores: Cyan, Magneta, Yellow y
Black también conocido como modelo CMYK.
47
CAPITULO III
3 MARCO METODOLÓGICO
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El enfoque de nuestra investigación es cuantitativo puesto que utiliza métodos y
técnicas de medición de datos estadísticos tradicionales y cualitativo debido a que busca
entender las situaciones relacionadas con el control interno, sus principales ejecutores e
involucrados y el monitoreo del cumplimiento de los procedimientos actualmente
establecidos en el manejo y gestión de los inventarios de Offset Abad C. A.
Además es descriptiva ya que se basa en la realidad actual del control interno de los
inventarios de la empresa Offset Abad C. A., variable independiente del presente trabajo y
pretende dar una interpretación de cuán eficiente resulta para minimizar los costos de
producción.
La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno,
individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. (Arias, 2012)
3.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
El diseño no experimental es el que se realiza sin manipular en forma deliberada
ninguna variable. El investigador no sustituye intencionalmente las variables independientes.
(Palella & Martins, 2010)
En nuestra investigación pretendemos observar los hechos tal y como suceden en la
empresa objeto del presente estudio, para luego analizarlos y comprender cuáles son las
48
causas que generan deficiencias en el control interno de los inventarios y bajo qué
condiciones ocurren.
Empleamos el diseño no experimental basado en el COSO, base científica fundamental
del presente estudio, el cual establece que las deficiencias en el control interno de una
organización repercuten directamente en la posibilidad del cometimiento de errores o
irregularidades que afectan significativamente el cumplimiento de los objetivos establecidos
y que medidos en términos monetarios significan costos adicionales o innecesarios. Por lo
tanto esta consecuencia (variable dependiente) está comprobada.
3.3 POBLACIÓN
La población es un conjunto finito o infinito de elementos con características comunes
para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación.
Así también la población es definida como un conjunto de seres que poseen la
característica o evento a estudiar y que se enmarcan dentro de los criterios de inclusión.
De acuerdo a las definiciones anteriores la población comprende el total de los
individuos que son sujetos de investigación cuyos atributos satisfacen las necesidades de
estudio.
Para efecto de este proyecto la población a estudiar está compuesta por siete
departamentos de la empresa Offset Abad C. A. que a nuestro criterio son las más
representativas y guardan una relación directa con el tema estudio detallado a continuación:
49
Tabla 3.1
Población
Departamento N° de
Empleados
Planeación y Presupuesto 3
Abastecimiento 5
Bodega corporativa 6
Operaciones 5
Corte 3
Troquelado 3
Serigrafía 3
Pre-prensa 7
Prensa Plana 8
Manufactura manual 75
Manufactura mecánica 20
Contabilidad de Costos 2
Despacho y Logística 12
Total Población 152
3.4 MUESTRA
Es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la población accesible. Es
una parte representativa de una población, cuyas características deben producirse en ella, lo
más exactamente posible.
50
La muestra es un parte significativa de la población que se emplea cuando no se puede
estudiarla totalmente o no resulta práctico para los fines de la investigación.
3.4.1 Tipo de Muestra
El muestreo Intencional es aquel donde los elementos muestrales son escogidos en base
a criterios o juicios preestablecidos por el Investigador.
Este tipo de muestreo Intencional se caracteriza por un esfuerzo deliberado de obtener
muestras representativas mediante la inclusión en la muestra de grupos supuestamente
típicos.
Este muestreo se basa en métodos cualitativos más que cuantitativos puesto que el
juicio del investigador es el elemento preponderante para seleccionar parte de la población.
Dado que por las limitaciones al acceso de información no existe la posibilidad de que
todos los elementos de la población sean elegidos, utilizamos un muestreo no probabilístico o
de selección intencional que involucra grupos de individuos de los departamentos que a
nuestro criterio son los más adecuados para cumplir con el propósito de estudio.
3.4.2 Tamaño de la Muestra
La muestra se realiza cuando la población es tan grande o inaccesible que no se puede
estudiar toda, entonces el investigador tendrá la posibilidad seleccionar una muestra.
Debido a que el objetivo de nuestra investigación está enfocado en políticas y
procedimientos del control interno para la adecuada gestión de los inventarios que permitan
51
racionalizar los costos de producción de la empresa Offset Abad C. A., no abarcamos todo el
sistema de control interno.
Tabla 3.2
Tamaño de la muestra
Departamento Muestra
(Empleados)
Cargo
Planeación y Presupuesto 1 Analista de presupuesto
Abastecimiento 2 Asistentes de Compras
Bodega corporativa
1
1
Jefe
Estibador
Operaciones 1 Secretaría
Corte 2 Operador
Troquelado 1 Operador
Serigrafía 1 Operador
Pre-prensa 2 Diseñadores Gráficos
Prensa Plana 1 Operador
Manufactura manual 4 Operadores
Manufactura mecánica 2 Operadores
Contabilidad de Costos 1 Contador
Despacho y Logística
1
1
Coordinador
Estibador
Total Muestra 22
3.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN
Para recopilar la información utilizamos las siguientes técnicas:
Observación
52
Encuesta
Entrevista
3.5.1 Observación
La observación es la primera forma de contacto o de relación con los objetos que van a
ser estudiados y constituye un proceso de atención, recopilación y registro de información,
para el cual el investigador se apoya en sus sentidos, para estar pendiente de los sucesos y
analizar los eventos ocurrentes en una visión global, en todo un contexto natural.
La observación directa es una técnica que consiste en observar atentamente el
fenómeno, hecho o caso, sin intervención, con el fin de tomar información y registrarla para
su posterior análisis y es un elemento fundamental de todo proceso investigativo para
obtener el mayor número de datos.
3.5.2 Encuesta
Las encuestas son instrumentos de investigación descriptiva que precisan identificar a
prioridad las preguntas a realizar, las personas seleccionadas en una muestra representativa de
la población, especificar las respuestas y determinar el método empleado para recoger la
información que se vaya obteniendo.
3.5.3 Entrevista
La entrevista es un diálogo intencionado entre el entrevistado y el entrevistador, con el
objetivo de recopilar información sobre la investigación, bajo una estructura particular de
preguntas y respuestas.
La entrevista enfocada va dirigida a un individuo concreto, caracterizado y señalado
previamente por haber tomado parte de la situación o experiencia definida. (Sabino, 2011)
53
3.6 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
3.6.1 Encuesta
1. ¿Existen políticas y procedimientos de Control interno de los inventarios de la
compañía?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: De acuerdo a la encuesta realizada al personal de la compañía Offset Abad C.
A. se pudo notar que no existen políticas y procedimientos de control interno relativas a los
Inventarios de la compañía, ya que el 86% de los encuestados lo afirman y el 14% de la
muestra desconoce sobre el tema tratado.
Tabla 3.3
Políticas y procedimientos de control interno de
inventarios
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Si 0 0%
No 19 86%
Desconoce 3 14%
Total 22 100%
Figura 3-1 Políticas y procedimientos de control interno de inventarios
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
Si No Desconoce
0%
86%
14%
54
2. ¿La empresa dispone de bodegas para los inventarios?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: La Figura 3-2 indica que la empresa sí dispone de bodegas para sus
Inventarios puesto que el 100% de los encuestados dan una respuesta positiva a esta
interrogante.
Tabla 3.4
Disponibilidad de bodegas para los inventarios
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Si 22 100%
No 0 0%
Total 22 100%
Figura 3-2 Disponibilidad de bodegas para los inventarios
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Si No
100%
0%
55
3. Si dispone de bodegas para los Inventarios ¿Cómo califica el espacio para el
almacenamiento?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El 14% del personal encuestado manifiesta que el espacio para el
almacenamiento de los Inventarios es suficiente mientras que el 86% de ellos afirman lo
contrario, por lo tanto las bodegas no abastecen la totalidad de los Inventarios.
Tabla 3.5
Espacio de almacenamiento de las bodegas de los inventarios
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Suficiente 3 14%
Insuficiente 19 86%
Total 22 100%
Figura 3-3 Espacio de almacenamiento de las bodegas de los
inventarios
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
Suficiente Insuficiente
14%
86%
56
4. ¿Cómo se encuentran clasificados los inventarios de materia prima?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El Inventario de Materia Prima se encuentra clasificado, según los
encuestados de la siguiente manera: el 68% afirma que es de acuerdo al tamaño; el 14% por
ítem y un 18% desconoce sobre el tema.
Tabla 3.6
Clasificación de los inventarios de materia prima
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Por Ítem 3 14%
Tamaño 15 68%
Peso 0 0%
Desconoce 4 18%
Total 22 100%
Figura 3-4 Clasificación de los inventarios de materia prima
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Por Ítem Tamaño Peso Desconoce
14%
68%
0%
18%
57
Figura 3-5 Clasificación de los inventarios de productos terminados
5. ¿Cómo se encuentran clasificados los inventarios de productos terminados?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El inventario de productos terminados se encuentra clasificado, según los
encuestados de la siguiente manera: el 68% por orden de producción; el 23% por ítem y el
9% por fecha de entrega.
Tabla 3.7
Clasificación de los inventarios de productos terminados
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Orden de Producción 15 68%
Ítem 5 23%
Cliente 0 0%
Fecha de Entrega 2 9%
TOTAL 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Orden deProducción
Item Cliente Fecha deEntrega
68%
23%
0%
9%
58
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Código de Barra Etiquetas Ninguno
9% 0%
91%
6. ¿Cómo se encuentran identificados los inventarios de materia prima de la
compañía?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: Los inventarios de materia prima no tienen una identificación establecida
según la afirmación del 91% de los encuestados apenas el 9% manifiesta que los inventarios
se encuentran identificados por códigos de barra.
Tabla 3.8
Identificación de los inventarios de materia prima
Criterio
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Código de Barra 2 9%
Etiquetas 0 0%
Ninguno 20 91%
TOTAL 22 100%
Figura 3-6 Identificación de los inventarios de materia prima
59
7. ¿Cómo se encuentran identificados los inventarios de productos terminados de
la compañía?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: Los inventarios de productos terminados están identificados por etiquetas
según lo indica el 86% de los encuestados y el 14% de ellos desconocen el tema referente.
Tabla 3.9
Identificación de los inventarios de productos terminados
Criterio
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Código de Barra 0 0%
Etiquetas 19 86%
Ninguno 0 0%
Desconoce 3 14%
Total 22 100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Código deBarra
Etiquetas Ninguno Desconoce
0%
86%
0%
14%
Figura 3-7 Identificación de los inventarios de productos terminados
60
8. ¿Cómo considera usted la climatización de las bodegas de los inventarios de la
compañía?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: La mayoría de los encuestados (77%) manifiestan que la climatización de las
Bodegas es inadecuada mientras que el 5% piensan que es adecuada y el 18% se abstienen a
opinar por desconocimiento.
Tabla 3.10
Climatización de las bodegas
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Adecuada 1 5%
Inadecuada 17 77%
Desconoce 4 18%
Total 22 100%
Figura 3-8 Climatización de las bodegas
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Adecuada Inadecuada Desconoce
5%
77%
18%
61
9. Si en la respuesta anterior consideró que la climatización de las bodegas es
inadecuada ¿Cuál de los siguientes factores la afectan?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: De los encuestados que manifestaron que la climatización de la bodega es
inadecuada el 68% de ellos concuerdan en que la ventilación es el principal factor que la
afecta, el 23% indica que es la humedad mientras que el 9% establece que es la
contaminación.
Tabla 3.11
Factores que afectan la climatización de las bodegas
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Ventilación 15 68%
Humedad 5 23%
Contaminación 2 9%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Ventilación Humedad Contaminación
68%
23%
9%
Figura 3-9 Factores que afectan la climatización de las bodegas
62
10. ¿La compañía ha reglamentado políticas sobre los niveles mínimos o máximo del
stock de inventario?
Tabla 3.12
Reglamentación de políticas del stock de inventario
Respuesta Frecuencia
Absoluta Relativa %
Si 0 0%
No 19 86%
Desconoce 3 14%
Total 22 100%
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: Según los resultados obtenidos, el 86% de los encuestados indica que la
compañía no ha establecido una política sobre los límites del stock del inventario y el 14% de
ellos desconoce si ésta se ha reglamentado.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
0%
86%
14%
Si No Desconoce
Figura 3-10 Reglamentación de políticas del stock de inventario
63
11. ¿Con qué frecuencia se realizan cotizaciones antes de emitir las órdenes de
compra para seleccionar a los proveedores de materia prima?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El gráfico anterior muestra que la compañía no siempre realiza cotizaciones
antes de emitir órdenes de compra según el 82% de los encuestados y el 18% ignora este
proceso.
Tabla 3.13
Frecuencia de cotización de materia prima
para selección de proveedores
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Siempre 0 0%
A Veces 18 82%
Nunca 0 0%
Desconoce 4 18%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
0%
82%
0%
18%
Siempre A veces Nunca Desconoce
Figura 3-11 Frecuencia de cotización de materia prima para selección de
proveedores
64
12. ¿El departamento de compra realiza la calificación a proveedores nuevos de
materia prima?
Tabla 3.14
Calificación a proveedores nuevos de materia prima
Respuesta Frecuencia
Absoluta Relativa %
Si 1 5%
No 17 77%
Desconoce 4 18%
Total 22 100%
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: La compañía no realiza la calificación a proveedores nuevos según respuestas
del 77% de los encuestados, 5% de ellos afirman que si se realiza este proceso y el 18%
restante lo desconoce.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
5%
77%
18%
Si No Desconoce
Figura 3-12 Calificación a proveedores nuevos de materia
prima
65
13. ¿Se valida el ingreso de materia prima versus las órdenes de compra?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El 68% de los encuestados indican que no se valida el ingreso de materia
prima vs las órdenes de compra, el 18% responden que dicha validación si se realiza y el 14%
no lo sabe.
Tabla 3.15
Validación del ingreso de materia prima vs
órdenes de compra
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Si 4 18%
No 15 68%
Desconoce 3 14%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
18%
68%
14%
Si No Desconoce
Figura 3-13 Validación del ingreso de materia prima vs
órdenes de compra
66
14. ¿Con qué frecuencia se realiza la inspección de control de calidad a los
inventarios de la compañía?
Tabla 3.16
Frecuencia del control de calidad de los inventarios
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Siempre 0 0%
A Veces 12 55%
Nunca 8 36%
Desconoce 2 9%
Total 22 100%
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: Según el gráfico anterior el 55% de los encuestados indican que la compañía
no siempre realiza el control de calidad de los inventarios, por otra parte el 36% de ellos
manifiesta que esta actividad no se ejecuta mientras el 9% se abstiene a contestar por
desconocimiento.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
0%
55%
36%
9%
Siempre A veces Nunca Desconoce
Figura 3-14 Frecuencia del control de calidad de los inventarios
67
15. ¿Se realiza el presupuesto de la materia prima a comprar antes de aperturar las
órdenes de producción?
Tabla 3.17
Estimación de la materia prima requerida
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Si 22 100%
No 0 0%
Total 22 100%
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: La totalidad de los encuestados indican que antes de aperturar las órdenes de
producción la compañía realiza el presupuesto de la materia prima a comprar.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
100%
0%
Si No
Figura 3-15 Estimación de la materia prima requerida
68
16. ¿Con qué frecuencia se controla el stock del inventario para una rotación
efectiva?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El control del stock del inventario no se realiza frecuentemente según el 64%
de los encuestados, 18% de ellos indican que nunca se controla dicho stock y el 18% no
conoce del tema.
Tabla 3.18
Frecuencia del control de stock del inventario
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Siempre 0 0%
A Veces 14 64%
Nunca 4 18%
Desconoce 4 18%
Total 22 100%
Figura 3-16 Frecuencia del control de stock del inventario
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Siempre A veces Nunca Desconoce
0%
64%
18% 18%
69
17. ¿Se encuentra establecido un límite normal y anormal de mermas y
desperdicios?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El 91% de los encuestados manifiestan que la compañía no ha establecido un
límite normal y anormal de mermas y desperdicios y el 9% de ellos lo desconoce.
Tabla 3.19
Reglamentación de política sobre los límites de
mermas y desperdicios
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Si 0 0%
No 20 91%
Desconoce 2 9%
Total 22 100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
0%
91%
9%
Si No Desconoce
Figura 3-17 Reglamentación de política sobre los límites de
mermas y desperdicios
70
18. ¿Cuál es el destino que se le da a los desperdicios de materia prima?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: La venta y el desecho son los destinos que se le da a los desperdicios de
Materia Prima según lo indica el 68% y el 32% de los encuestados respectivamente.
Tabla 3.20
Destino de los desperdicios de materia prima
Criterio
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Reciclaje 0 0%
Venta 15 68%
Desecho 7 32%
Desconoce 0 0%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
0%
68%
32%
0%
Reciclaje Venta Desecho Desconoce
Figura 3-18 Destino de los desperdicios de materia prima
71
19. ¿Cuando Ud. inició a laborar en la compañía ¿Cómo califica la inducción y
capacitación recibida relativa a su cargo?
Tabla 3.21
Calidad de la inducción y capacitación al
personal nuevo
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Buena 5 23%
Mala 17 77%
TOTAL 22 100%
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El 77 % de los encuestados califican como mala a la inducción y capacitación
recibida al inicio en sus labores, mientras que el 23% de ellos la califican como buena.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
23%
77%
Buena Mala
Figura 3-19 Calidad de la inducción y capacitación al personal nuevo
72
20. ¿Conoce usted el manual de funciones para el desempeño de su cargo?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El total de los encuestados manifiestan que desconocen el manual de
funciones relativo a su cargo para el desempeño de sus labores.
Tabla 3.22
Conocimiento del manual de funciones
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Si 0 0%
No 22 100%
TOTAL 22 100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
0%
100%
Si No
Figura3-20 Conocimiento del manual de funciones
73
21. ¿El proceso de producción tiene supervisión continua?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: La supervisión del proceso de producción no es continua según respuestas del
91% de los encuestados, mientras el 9% desconoce la frecuencia de esta actividad.
Tabla 3.23
Frecuencia de la supervisión del proceso de
producción
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Siempre 0 0%
A Veces 20 91%
Nunca 0 0%
Desconoce 2 9%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0%
91%
0%
9%
Siempre A veces Nunca Desconoce
Figura 3-21 Frecuencia de la supervisión del proceso de producción
74
22. ¿Cómo considera el acceso de las personas a las bodegas?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El gráfico anterior muestra que no hay restricción alguna para el acceso a las
bodegas según lo confirman el 100% de los encuestados.
Tabla 3.24
Acceso a las bodegas
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Libre 22 100%
Restringido 0 0%
Total 22 100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
100%
0%
Libre Restringido
Figura 3-22 Acceso a las bodegas
75
23. ¿En qué periodicidad se realiza el mantenimiento de maquinarias, equipos de
medición y peso?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El mantenimiento de montacargas, equipos de medición y peso se realiza
mayormente al detectar el daño según lo manifiesta el 77% de los encuestados, mientras un
23% afirma que esta actividad se ejecuta una vez al año.
Tabla 3.25
Periodicidad del mantenimiento de maquinarias,
equipos de medición y peso
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Mensual 0 0%
Semestral 0 0%
Anual 5 23%
Al detectar el daño 17 77%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
0% 0%
23%
77%
Mensual Semestral Anual Al detectar
el daño
Figura 3-23 Periodicidad del mantenimiento de maquinarias, equipos de
medición y peso
76
24. ¿Con qué periodicidad se realiza la toma física del inventario?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El 100% de los encuestados indican que la periodicidad para la toma física
del inventario es mensual según lo representado en el gráfico anterior.
Tabla 3.26
Frecuencia de toma física del inventario
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Mensual 22 100%
Semestral 0 0%
Anual 0 0%
Otro 0 0%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
100%
0% 0% 0%
Mensual Semestral Anual Otro
Figura 3-24 Frecuencia de toma física del inventario
77
25. ¿Con qué frecuencia se realiza la validación del inventario físico con el registro
contable?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: La mayoría de los encuestados indican que no siempre se valida el inventario
físico con los datos contenidos en los registros contables de acuerdo a respuestas del 77% de
ellos, el 23% restante manifiesta que no re realiza esta comparación.
Tabla 3.27
Frecuencia de la validación del inventario físico
vs el registro contable
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Siempre 0 0%
A Veces 17 77%
Nunca 5 23%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
0%
77%
23%
Siempre A veces Nunca
Figura 3-25 Frecuencia de la validación del inventario físico vs el
registro contable
78
26. ¿Con qué frecuencia se presentan las inconformidades de los clientes por la
calidad del producto final entregado?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: Todos los meses se receptan inconformidades de clientes debido a la calidad
del producto final entregado según lo indican el 68% de los encuestados, cada 3 meses de
acuerdo al 18%, semestralmente según el 9% y con frecuencia anual según el 5% de ellos.
Tabla 3.28
Frecuencia de inconformidad del cliente por la
calidad del producto
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Mensual 15 68%
Trimestral 4 18%
Semestral 2 9%
Anual 1 5%
Nunca 0 0%
Total 22 100%
Figura 3-26 Frecuencia de inconformidad del cliente por la calidad del producto
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Mensual Trimestral Semestral Anual Nunca
68%
18%
9% 5%
0%
79
27. ¿Cree Ud. que el costo de producción actual de la empresa es razonable en
relación a las ventas?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El costo de producción actual de la empresa es irrazonable en relación a las
ventas según el criterio del 82% de los encuestados, el 18% de ellos indica desconocer dicha
relación.
Tabla 3.29
Relación del costo de producción con las ventas
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Razonable 0 0%
Irrazonable 18 82%
Desconoce 4 18%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
0%
82%
18%
Razonable Irrazonable Desconoce
Figura 3-27 Relación del costo de producción con las ventas
80
28. ¿Cuál es el principal elemento del costo de producción de la empresa?
Tabla 3.30
Elemento principal del costo de producción
Criterio
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Materia Prima 18 82%
Mano De Obra 0 0%
Gastos indirectos de
fabricación GIF
0 0%
Desconoce 4 18%
Total 22 100%
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: La materia prima constituye el principal elemento del costo de producción de
la compañía según respuestas del 82% de los encuestados y el 18% de ellos lo ignora.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%82%
0% 0%
18%
Materia Mano de GIF Desconoce
Prima Obra
Figura 3-28 Elemento principal del costo de producción
81
29. ¿Qué porcentaje representa el costo de venta promedio en relación a las ventas
de la compañía?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: El 91% de los encuestados manifiestan que el costo de venta promedio en
función de las ventas de la compañía oscila entre el 75 y 80%, 9% de ellos no conocen la
representación porcentual de esta variable.
Tabla 3.31
Representación porcentual del costo de venta promedio
en relación a las ventas
Criterio
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Más del 80% 0 0%
Entre el 75 y 80% 20 91%
Menos del 75% 0 0%
Desconoce 2 9%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0%
91%
0% 9%
Más del Entre el Menos del Desconoce
80% 75 y 80% 75%
Figura 3-29 Representación porcentual del costo de venta
82
30. ¿Cree Ud. que con un manual de procedimientos de control interno de los
inventarios la compañía lograría minimizar los costos de producción?
Fuente: Empleados de la Compañía Offset Abad C. A.
Análisis: Todos los encuestados concuerdan en que con un manual de control interno
de inventarios, la compañía lograría minimizar sus costos de producción.
Tabla 3.32
Probabilidad de reducción de costos de producción
mediante un manual de control interno
Respuesta
Frecuencia
Absoluta Relativa %
Si 22 100%
No 0 0%
Total 22 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
100%
0%
Si No
Figura 3-30 Probabilidad de reducción de costos de
producción mediante un manual de control interno
83
3.6.2 Entrevista
ENTREVISTADO: C.P.A. Carlos Vera Robinson
DEPARTAMENTO: Contabilidad
CARGO: Contador General
1. ¿Cuáles son los principales problemas en cuanto a la gestión del inventario de
materia prima de la compañía?
Básicamente existen falencias en el orden de la bodega debido a que la materia prima
no se encuentra almacenada adecuadamente. No existe un patrón definido para identificar los
ítems del Inventario, es indispensable el conocimiento del bodeguero para localizar los
materiales. Además en ciertas temporadas el espacio físico no es suficiente para el
almacenaje por lo que se genera un apilamiento excesivo.
2. ¿Qué consecuencias ocasionan estas falencias en los costos de producción?
La falta de organización de la bodega acarrea demoras en el conteo físico de los ítems,
incurrir en tiempo adicional genera costos innecesarios de almacenamiento y mantenimiento,
además el apilamiento excesivo de los materiales causado por la falta de espacio físico
ocasiona deterioro en los mismos, obligando a que la compañía emita actas de destrucción
debido a que dicha materia prima ya no se encuentra apta para el proceso productivo. El costo
de este desperdicio es cargado a la orden de producción correspondiente por lo tanto su costo
final es superior al presupuestado reduciendo el margen de utilidad del producto terminado.
84
3. ¿Las actividades y procesos para la gestión del inventario se encuentran
normadas en un manual de políticas y procedimientos de control interno?
La mayoría de las acciones ejecutadas relacionadas con el manejo del inventario
(estibaje, almacenamiento, toma física, entre otros), no se encuentran establecidas en un
manual de control interno definido y explícito sino que éstas se realizan por costumbre o
basadas en el criterio personal de los trabajadores de acuerdo a la experiencia en sus labores.
Es muy común que cuando uno de estos empleados se desvincula de la empresa su reemplazo
tienda a cometer errores reiterados por la inexistencia de manual de funciones, políticas y
procedimientos.
4. De acuerdo a la realidad del negocio, es necesario que la empresa cuente con un
manual de políticas y procedimiento de control interno de inventarios con el fin de
optimizar sus recursos y hacer más eficiente sus operaciones.
En base a mi experiencia en la industria considero que es necesario establecer un
manual de control interno de inventarios debido a que la compañía hasta el momento no
cuenta con políticas y procedimientos claramente definidos en donde se establezca las
acciones adecuadas que deben ejecutarse en la gestión de los inventarios. Esto permitiría que
se reduzca la posibilidad de cometimiento de errores o irregularidades que afecten al
cumplimiento de los objetivos de la organización, mismos que se traducen en incurrencia de
costos y gastos innecesarios que disminuyen el margen de utilidad y por ende hace menos
rentable el negocio.
85
3.6.3 Observación
Con el empleo de esta herramienta para la recopilación de datos se pudo observar que la
compañía apila excesivamente sus bobinas de papel que ocasiona deterioro en ellos. En el
área de corte se observa gran cantidad de desperdicios.
Figura 3-31 Bobinas de papel
Figura 3-32 Máquina de corte
86
3.6.4 Conclusión
De acuerdo a los resultados obtenidos mediante las técnicas y herramientas de
investigación descritas en el capítulo anterior notamos que las políticas y procedimientos
actuales del control interno de los inventarios de la compañía no abarcan en su totalidad las
acciones necesarias que deben ser ejecutadas para evitar el cometimiento de errores o
irregularidades en todas las etapas del proceso productivo ocasionando las falencias que
detallamos a continuación:
Falta de organización en el almacenamiento de los inventarios.
Apilamiento excesivo de los materiales.
Deficiencia en la colocación de marbetes para identificar los ítems.
Climatización inadecuada en las bodegas de los inventarios.
No se ha establecido los límites del stock del inventario.
Figura 3-33 Desperdicios de materiales
87
Ineficiencia en la selección de los proveedores por falta de calificación y emisión de
cotizaciones.
No se valida continuamente el ingreso de la materia prima vs las órdenes de compra.
Poco control de calidad de los inventarios de materia prima y productos terminados.
Inadecuado monitoreo de la rotación del inventario.
No se ha determinado un límite tolerable de las mermas y desperdicios.
Libre acceso del personal a la bodega.
Falta de supervisión en el proceso productivo.
No se ha establecido un cronograma de mantenimiento preventivo de las maquinarias,
equipos de medición y peso.
No se valida continuamente el stock del inventario versus el registro contable.
Mala inducción al personal sobre el cargo a desempeñar.
Falta de capacitación periódica o permanente al personal.
88
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“DISEÑO DE CONTROL INTERNO PARA MINIMIZAR COSTOS DE
INVENTARIOS DE OFFSET ABAD C. A.”
AUTORES: MARTILLO PIN ANDREA KATHERINE
RODRÍGUEZ VALENCIA RÓBINSON
TUTOR: MSC. VALENCIA MAZA DARWIN
GUAYAQUIL, MAYO 2016
89
CAPITULO IV
4 PROPUESTA
4.1 INTRODUCCIÓN
Las políticas y procedimientos de control interno de inventarios que se describen en
esta investigación se enfocan en mejorar las situaciones encontradas en el análisis de los
resultados que se resumen en la conclusión de dicho análisis y contribuir a la gestión eficiente
de los materiales, optimizar el espacio de almacenamiento, asegurar que el control de
existencias permita salvaguardar la materia prima, evitar su deterioro con una rotación
efectiva, disminuir las mermas y desperdicios, minimizando de esta manera los costos de
producción.
4.2 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
4.2.1 Objetivo General
Diseñar políticas y procedimientos de control interno para minimizar los costos de
producción de los inventarios de la compañía Offset Abad de la ciudad de Guayaquil, en el
año 2015.
4.2.2 Objetivos específicos
Diagnosticar las políticas y procedimientos actuales del control interno de la compañía
Offset Abad relativa al manejo de los inventarios con la finalidad de evaluar su
funcionamiento.
90
Identificar las deficiencias de las políticas y procedimientos de control interno actual de
Offset Abad C. A. para establecer las posibles mejoras en la gestión y proceso productivo
de los inventarios.
Definir directrices adecuadas para hacer más eficiente el control interno de inventarios de
Offset Abad C. A. de tal manera que permita minimizar los costos de producción.
4.3 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
DE LOS INVENTARIOS
El diseño del manual de políticas y procedimientos de control interno de inventarios de
la empresa Offset Abad C.A. está descrito según los procesos involucrados en el ciclo del
inventario.
Así mismo se detallan políticas, procedimientos, responsabilidades y documentos que
se deben considerar para asegurar que el control interno de inventarios permita minimizar
costos.
Planeación de
producción
Compra de materia prima
Recepción, almacenamiento
y entrega de materia prima
Procesamiento de materia
prima
Almacenamiento de productos terminados
Despacho de productos
terminados al cliente
Figura 4-1 Ciclo del inventario de Offset Abad C.A.
91
4.3.1 Área de planeación, presupuesto y apertura de órdenes de producción
4.3.1.1 Departamento de ventas
4.3.1.2 Políticas
Toda orden de producción se fundamentará en una orden de venta que debe indicar
los términos del contrato, cantidades, precios y fechas de entrega acordados con el
cliente.
Toda orden de venta se debe planificar y aprobar de acuerdo a la capacidad de
producción y a nuevos productos.
Las órdenes de ventas son aprobadas por el jefe de ventas o por el asistente de ventas
en su ausencia y por la gerencia general.
No se aprobará la orden de venta sin que el asistente de ventas o asesor comercial
haga el análisis del cliente respecto a problemas de recuperación de cartera, deudas
con la compañía y referencias comerciales en caso de ser nuevos.
Las órdenes de producción son aperturadas por el analista de presupuesto o por el
cotizador en su ausencia.
No se podrá aperturar una orden de producción sin que previamente exista una orden
de venta aprobada
JEFE DE VENTAS
Analista de presupuesto
Cotizador
Asistente
Asesor comercial
Servicio al cliente
Control digital
Figura 4-2 Departamento de ventas
92
El presupuesto de materiales y recursos se realiza en base a la orden de venta.
Los programas de producción son coordinados por el jefe de operaciones en base a
una orden de producción firmada por el analista de presupuesto y autorizada por el
gerente general.
4.3.1.3 Procedimientos
Tabla 4.1
Procedimientos de presupuesto y apertura de órdenes de producción
No Responsable Descripción
1 Asistente de ventas Contacta al cliente y toma el pedido
2 Asesor comercial Recibe el pedido del cliente y prepara una orden de venta en
original y dos copias especificando los términos de la
negociación acordados por el cliente para su aprobación.
3 Asesor comercial Realiza el análisis del cliente
4
Jefe de Ventas Aprueba la orden de venta y ordena aperturar la orden de
producción respectiva.
Entrega una copia de la orden de venta al analista de
presupuesto y otra copia al jefe de operaciones.
5 Analista de
presupuesto
Recibe copia de la orden de venta, prepara la orden de
producción en original y copia y realiza la estimación de
materiales y recursos necesarios
6
Jefe de operaciones Recibe original de la orden de producción y coordina la
producción.
93
4.3.1.4 Documentos
Orden de venta
Documento en el que se registran los datos del pedido de un cliente tales como
cantidades, descripción, precios, y fechas de entrega acordados.
Figura 4-3 Orden de venta
ORDEN DE VENTA N°
FECHA:
Cliente:
RUC:
Dirección:
Teléfono:
Fax:
e-mail:
Cantidad Descripción Precio
unitario
Precio
total
Sub total
IVA
Total
Observaciones:
Condiciones Generales:
Fecha de entrega:
Lugar de entrega:
Días de crédito:
Digitado
Aprobado
Ejemplares de Órdenes de venta: 3
Original: Jefe de producción
Copia 1: Asistente de ventas
Copia 2: Analista de presupuesto
94
Orden de producción
Establece la cantidad de los artículos a elaborarse según el pedido del cliente.
Figura 4-4 Orden de producción
ORDEN DE PRODUCCIÓN N°
Fecha de expedición:
Datos sobre el producto a fabricar
Artículo:
Cantidad:
Fecha de inicio:
Fecha de culminación:
Orden de Venta N°:
Especificaciones:
Observaciones:
Elaborado
Recibido
Ejemplares de Órdenes de producción: 2
Original: Jefe de operaciones
Copia: Analista de presupuesto
4.3.1.5 Controles
Orden de venta
Objetivo:
Asegurar que toda la producción que se va a realizar responde al pedido de un cliente.
95
Orden de producción
Objetivo:
Evidenciar que el pedido del cliente contenido en la orden de venta está incluido en el
presupuesto de la empresa y por lo tanto los recursos y materiales estarán disponibles para
concluir la producción en el plazo y condiciones estipuladas.
4.3.2 Área de compra de materia prima
4.3.2.1 Departamento de compras
4.3.2.2 Políticas
Toda compra debe estar incluida dentro del presupuesto de la empresa.
La calificación de proveedores es responsabilidad del jefe de compra previa
verificación del estatus legal de los compradores realizado por los asistentes de
compra.
JEFE DE COMPRAS
Comercio exterior
Compras nacionales
Auxiliar
Responsable de bodega
Bodegueros
Auxiliares
Figura 4-5 Departamento de compra
96
Los asistentes de compras deben mantener actualizada la base de datos de
proveedores: direcciones, teléfonos, listas de precios, contactos.
Todo requerimiento de compra debe ser aprobado por el jefe de compras y por el
gerente general.
La solicitud de compras es el único documento habilitante para iniciar la adquisición
de materia prima
Toda compra mayor a $ 1.000,00 deberá tener 3 cotizaciones para seleccionar al
proveedor.
Las cotizaciones deben tener descripciones iguales a las solicitudes de compras
respecto a la materia prima que se desea adquirir.
Cuando se trata de un proveedor exclusivo no será necesario preparar cotizaciones,
sin embargo el asistente de compras explicará mediante un memorándum dirigido al
gerente la ausencia de dichas cotizaciones.
La orden de compra debe ser enviado por correo electrónico o fax al proveedor con la
firma de autorización del Jefe de compras.
La factura será ingresada en el sistema contable por el asistente de compras apenas
sea recibida.
Se receptarán e ingresarán facturas sólo hasta tres días antes del cierre de cada mes,
cualquier excepción debe tener la justificación respectiva del asistente de compras y la
aprobación del jefe de compras.
Toda factura ingresada en el sistema contable debe ser revisada por el contador
general y aprobada por el jefe de compras, luego de ser firmadas serán entregadas al
departamento de contabilidad en donde serán archivadas temporalmente hasta que se
realice el pago al proveedor.
97
4.3.2.3 Procedimientos
Tabla 4.2
Procedimientos de compra de materia prima
N° Responsable Descripción
1 Área de producción
solicitante
Prepara una solicitud de compra en original y 2 copias en la
que se detalla la materia prima solicitada.
2 Jefe de operaciones Firma la solicitud de compra como señal de conocimiento
del requerimiento
3 Jefe de bodega Firma la solicitud de compra y además incluye mediante un
sello la leyenda: “Stock crítico” o “No hay stock” para
garantizar que la compra es necesaria
4 Asistente de compras Recibe la solicitud de compras con las firmas del área
solicitante, jefe de producción y jefe de bodega.
5 Jefe de compras Aprueba la solicitud de compra.
6 Asistente de compras Recibe la solicitud de compras aprobada y entrega copias al
área de producción solicitante y al jefe de bodega.
Prepara una solicitud de cotización a proveedores según las
indicaciones de la solicitud de compra. Este procedimiento
no es necesario en caso de proveedores exclusivos.
Analiza y selecciona la mejor opción de compra en función
de precio, calidad, plazo de entrega y días de crédito.
7 Jefe de compras Revisa el análisis realizado para seleccionar el proveedor y
lo aprueba.
8 Asistente de compras Recibe la cotización aprobada y prepara la orden de compra
en original y copia.
98
Tabla 4.3
Procedimientos de compra de materia prima (continuación)
N° Responsable Descripción
9 Jefe de compras Autoriza la orden de compra.
10 Asistente de
compras
Distribuye la orden de compra autorizada de la siguiente manera:
Original al proveedor para realizar la compra, 1 copia al
responsable de bodega y otra para su archivo.
Ingresa la factura del proveedor recibida por el responsable de
bodega al sistema contable validando la información contenida
en el ingreso de bodega para verificar la autenticidad de la
materia prima recibida.
Imprime el comprobante contable “Factura proveedor” en
original y copia y la entrega a contabilidad para su revisión
anexando además la factura original, solicitud de compra,
cotización y orden de compra correspondiente.
11 Contador general Revisa que las cuentas contables sean correctas, firma y devuelve
la factura junto con los documentos de adquisición al
departamento de compras para su aprobación.
12 Jefe de compras Aprueba el comprobante contable “Factura proveedor”
previamente revisado por el contador y lo entrega a la asistente
de compras.
13 Asistente de
compras
Entrega original del comprobante contable “Factura proveedor”
al departamento de contabilidad junto con los documentos de
compra en donde se archivarán temporalmente hasta efectuar el
pago al proveedor y conserva copia del comprobante contable.
99
4.3.2.4 Documentos
Solicitud de compra
Es un pedido realizado por el departamento de producción para que el departamento de
compras provea los materiales necesarios para el proceso productivo.
Figura 4-6 Solicitud de compra
SOLICITUD DE COMPRA N°
Fecha:
Fecha mínima de entrega:
Solicitante:
Facha máxima de entrega:
Código Descripción Unid. Medida Cantidad
Total unidades:
Observaciones:
Solicitado
Recibido
Aprobado
Ejemplares de Solicitud de compra: 3
Original: Asistente de compras
Copia 1: Área de producción solicitante
Copia 2: Jefe de bodega
Cotización
Solicitud preparada por el departamento de compras para buscar potenciales
proveedores de materia prima y escoger al más conveniente según las condiciones del
mercado.
100
Figura 4-7 Cotización
COTIZACIÓN N°
Fecha:
Fecha límite de respuesta:
Proveedor:
Cantidad Descripción
Precio
Unit.
Precio
total
Condiciones de pago:
Solicitado
Aprobado
N° de Cotizaciones: 3
Ejemplares de cada cotización: 2
Original: Asistente de compras
Copia: Contador de Costos
Orden de compra
Es un pedido de materia prima que hace el departamento de compras a un proveedor,
mismo que contiene cantidades, detalle, precio, plazo de entrega y condiciones de pago.
101
Figura 4-8 Orden de compra
ORDEN DE COMPRA N°
FECHA:
Proveedor:
Código:
RUC:
Dirección:
Teléfono:
Fax:
E-mail:
Código Descripción Cant. Und. Med. Precio Unit. Iva Total
Sub total
IVA
Total
Observaciones:
Condiciones Generales:
Fecha de entrega:
Condición de pago:
Válido hasta:
Firma Autorizada
Ejemplares de órdenes de compra: 3
Original: Proveedor
Copia 1: Responsable de bodega
Copia 2: Asistente de compras
102
Registro contable de factura
Es el asiento contable en el que se incluyen las cuentas de activo, gasto y pasivo
generados por la compra de materia prima a un proveedor.
Figura 4-9 Comprobante contable
COMPROBANTE CONTABLE
Código:
Fecha:
Comprobante: Factura proveedor N° de comprobante:
Concepto:
Referencia:
Código Descripción Debe Haber Concepto
Digitado
Revisado
Aprobado
N° de registros contables (Factura): 2
Original: Contabilidad
Copia 1: Asistente de compras
4.3.2.5 Controles
Solicitud de compras
Objetivos:
Controlar los pedidos de materia prima realizados por personal autorizado del
departamento de producción.
103
Evitar la compra innecesaria de materia prima.
Programar con anticipación la compra de materia
Asegurar que la copra de materia prima esté en el presupuesto de la empresa.
Cotizaciones
Objetivos:
Analizar distintas alternativas de proveedores de tal manera que la compra de materia
prima se realice en las mejores condiciones del mercado
Diversificar los proveedores de materia prima.
Órdenes de compra
Objetivos:
Controlar los costos de adquisiciones de materia prima mediante la implementación
del modelo de abastecimiento justo a tiempo.
Tener certeza de que la compra de materia prima se realizará con un documento que
establece todas las condiciones negociadas con el proveedor.
Registro contable de la factura
Objetivos:
Disponer en cualquier momento de información de las adquisiciones, respecto a
proveedores, cantidades y precios.
104
4.3.3 Área de recepción y almacenamiento de materia prima
4.3.3.1 Departamento de bodega
4.3.3.2 Políticas
El inventario debe encontrarse en bodegas adecuadas que lo protejan de daños físicos,
robos, exposición al ambiente y demás factores que puedan deteriorarlos para ello el
responsable de bodega deberá:
Constatar el funcionamiento correcto de sistemas de ventilación e iluminación.
Asegurar que las superficies estén despejadas y libres de impurezas.
Ilustrar mediante carteles de seguridad industrial acciones prohibidas como fumar.
Restringir el acceso de personas no involucradas directamente con la gestión de la
materia prima.
Los responsables y auxiliares de bodega no deben tener acceso al registro contable de
inventarios.
JEFE DE COMPRAS
Comercio exterior
Compras nacionales
Auxiliar
Responsable de bodega
Bodegueros
Auxiliares
Figura 4-10 Departamento de compra
105
El responsable de bodega, debe cerciorar el recibo total de toda la materia prima
detallada en las órdenes de compra y su correlación con la factura del proveedor
respecto a cantidad y calidad de esta.
Toda recepción de materia prima debe estar respaldada con una orden de compra y
documentada con un ingreso a bodega, debidamente firmado por el responsable de
bodega.
Toda salida de materia prima de la bodega se realizará únicamente mediante una
requisición de materiales del departamento de producción con la firma de autorización
del jefe de operaciones y se respaldará con un egreso de bodega.
Los ingresos y egresos de bodega se registran en el kardex de cada ítem en la fecha en
que ocurren los movimientos de materia prima.
Se deben determinar cantidades mínimas y máximas de materia prima de tal manera
que se conozca el momento necesario para solicitar compra de materiales así como la
capacidad de almacenamiento real y óptimo de las bodegas sin perjudicar el
abastecimiento a producción.
Todo el stock de inventario debe estar organizado, clasificado e identificado
apropiadamente según su naturaleza y familia de tal manera que se garantice la
fluidez al traslado a producción así como la eficiencia de la toma física.
Las superficies en las que se almacenan las materias primas deben estar identificadas
con número de percha, piso y repisa.
El responsable de bodega debe informar sobre la existencia de ítems con poca
rotación, materia prima deteriorada u obsoleta y materiales ajenos al proceso
productivo de la empresa.
106
4.3.3.3 Procedimientos
Tabla 4.4
Procedimientos del área de recepción y almacenamiento de materia prima
N° Responsable Descripción
1 Responsable de
bodega
Recibe una copia de la orden de compra autorizada por el
Jefe de compras para conocer la fecha de recepción de
materia prima.
2 Bodegueros /
Auxiliares de bodega
Descargan la materia prima entregada por el proveedor.
3 Responsable de
bodega
Verifica que la materia prima recibida sea igual a la descrita
en la orden de compra y factura en términos de cantidades y
calidad.
4 Responsable de
bodega
Firma la recepción conforme en factura del proveedor.
Prepara el ingreso a bodega de la materia prima recibida en
original y copia y registra el ingreso en el Kardex de
inventario.
5
Auxiliar de bodega Entrega la factura del proveedor con el ingreso a bodega al
asistente de compras original para el registro en el sistema
contable.
6 Bodeguero Desempaca, almacena la materia prima en las perchas e
instalaciones correspondientes y coloca los marbetes con la
descripción y codificación correspondientes en áreas
visibles.
107
4.3.3.4 Documentos
Ingreso a Bodega
Es un documento en el que se registra la materia prima entregada por el proveedor y detallada
en la orden de compra que será almacenada en la bodega.
Figura 4-11 Ingreso a bodega
INGRESO A BODEGA N°
Proveedor:
Fecha:
Sucursal:
Fecha de Factura:
Bodega:
N° de Factura:
Código Descripción U/M Cantidad
Observaciones:
Recibido
Aprobado
Ejemplares de Ingreso a Bodega: 2
Original: Responsable de bodega
Copia: Asistente de compra
108
Kardex
Es un documento que se utiliza para mantener el control de ingreso y egreso de materia
prima de la bodega.
Figura 4-12 Kardex de inventario
KARDEX DE INVENTARIO
Código:
Cant. Mínima:
Descripción:
Cant. Máxima:
Bodega:
Fecha Concepto
INGRESOS EGRESOS SALDOS
Cant. V. Unit
V.
Total Cant. V. Unit
V.
Total Cant. V. Unit
V.
Total
4.3.3.5 Controles
Ingreso a bodega
Objetivos:
Asegurar que la materia prima recibida cumpla con las especificaciones de la orden de
compra.
Validar la cantidad del producto contenido en la factura del proveedor.
Documentar la entrada de materia prima a la bodega en cada adquisición.
109
Kardex
Objetivos:
Llevar un control detallado de todos los movimientos de la materia prima originados
por ingresos y egresos de bodega.
Disponer de un reporte que permita conocer la existencia de materia prima en una
fecha determinada.
Tabla 4.5
Categorización de inventarios de materia prima
Sección Grupo Subgrupo
A PAPELES Bobinas de papel
Pliegos de papel
Recortes de papel
B CARTULINAS Bobinas de cartulina
Pliegos de cartulina
Recortes de cartulina
C QUÍMICOS Y
SOLVENTES
Tintas
Barníz
Lacas
Pegantes
Alcohol
Acetona, Acetatos
Polvo antirepinte
Solvente lavador
Pastas limpiadoras
Descritalizadores
Lavadores de rodillos
Reveladores
Secantes
110
Tabla 4.6
Categorización de inventarios de materia prima (continuación)
Sección Grupo Subgrupo
D
MATERIALES
PARA PREPRENSA
E IMPRESIÓN
Películas
Planchas
Láminas de tinteros
Adelgazador de tintas
Vaselina líquida
E MATERIALES Y
SUMINISTROS
VARIOS
Cordones
Hilos
Grapas
Cajas de cartón con impresión
Cintas
Alambres
Remaches
Resortes
Piolas nylon
Ojalillos
Amarres plásticas
Anillos de encuadernado
Fundas
Plásticos de laminados
Broches
Sobres
Velcro
Figura 4-13 Marbete
111
Figura 4-14 Clasificación de los inventarios
Figura 4-15 Perchas y repisas
112
Figura 4-17 Apilamiento adecuado de bobinas
Figura 4-16 Apilamiento excesivo de bobinas
113
4.3.4 Área de producción
4.3.4.1 Departamento de operaciones
4.3.4.2 Políticas
Ninguna producción se iniciará sin que exista una orden de producción autorizada por
la gerencia general.
Las solicitudes de materia prima para llevar a cabo el proceso de producción se
realizarán únicamente con una requisición de materiales direccionada a una orden de
producción específica.
Por cada orden de producción se debe determinar un límite tolerable de mermas y
desperdicios.
Todos los productos deben ser plasmados en un bosquejo antes de su reproducción a
gran escala.
El bosquejo de todos los productos debe ser reproducido en muestra para el cliente de
tal manera que se garantice su conformidad respecto al artículo a reproducir.
Figura 4-18 Estructura del departamento de operaciones
114
Los operarios deben manipular las materias primas con los equipos y herramientas
necesarias para evitar afectar su calidad tales como: guantes, montacargas,
monocarriles, transportadores de banda, carretillas, rieles, transpaletas, apiladores,
entre otros.
Los recortes y desperdicios de materia prima deben ser depositados en zafacones para
que sean reingresados al proceso productivo, vendidos o desechados.
Se debe establecer un cronograma de mantenimiento preventivo de maquinarias,
equipos de medición y peso en base a sus horas de funcionamiento para evitar
perjuicios causados en el procesamiento de materia prima.
La supervisión del proceso productivo debe ser continuo de tal manera que se
garantice la calidad del producto.
4.3.4.3 Procedimientos
Tabla 4.7
Procedimientos del área de producción
No Responsable Descripción
1 Diseñador gráfico Realiza el bosquejo del artículo descrito en la orden de
producción.
2 Operador de pre-
prensa
Reproduce el bosquejo diseñado mediante muestras que se
envían al cliente para su aprobación.
3 Asistente de
producción
Prepara una requisición de materiales en original y copia
que debe ser aprobada por el jefe de producción.
4 Responsable de
bodega
Recibe original de la requisición de materiales y prepara un
egreso de bodega en original y copia.
5 Bodeguero/Auxiliares
de bodega
Entregan la materia prima requerida por el área de
producción solicitante.
115
Tabla 4.8
Procedimientos del área de producción (continuación)
No Responsable Descripción
6 Contador de costos Registra en la hoja de costo la materia prima entregada a
producción desde bodega y finalizada la orden de
producción costea los productos terminados con la
información acumulada en la hoja de costos.
7 Jefe de operaciones Supervisa el proceso productivo
4.3.4.4 Documentos
Requisición de materia prima
Es el documento mediante el cual el departamento de producción solicita a bodega la
materia prima necesaria para el proceso productivo.
Figura 4-19 Requisición de materia prima
REQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA N°
Fecha:
Área de producción solicitante:
Orden de producción:
Código Descripción Unid. Medida Cantidad
Total unidades:
Observaciones:
Elaborado
Aprobado
Ejemplares de requisiciones de materia prima: 3
116
Original: Responsable de bodega
Copia 1: Área de producción solicitante
Copia 2: Departamento de Costos
Egreso de bodega
Es el documento donde se registra la transferencia de la materia prima al departamento
de producción.
Figura 4-20 Egreso de bodega
EGRESO DE BODEGA N°
Orden de Producción N°:
Fecha:
Requisición de materiales N°:
Área de Producción solicitante:
Código Descripción U/M Cantidad
Observaciones:
Entregado por
Recibido por
Ejemplares de Egreso de bodega: 2
Original: Responsable de bodega
Copia: Solicitante
117
Hoja de costo
Es el documento donde se acumulan todos los costos de la materia prima, mano de obra
y costos indirectos de fabricación aplicados a una orden de producción específica para
determinar el costo unitario del artículo elaborado.
Figura 4-21 Hoja de Costos
HOJA DE COSTO
Orden de producción N°:
Artículo:
Cantidad:
Fecha de inicio:
Fecha de terminación:
Costo Unitario:
Costo Total:
MATERIA PRIMA MANO DE OBRA C.I.F. APLICADOS
N° Requisición Valor Tarjeta Horas Valor Varios Valor
Unit.
Valor
Total
Resumen de Costos
Detalle
Valor
Materia prima directa
Elaborado por
Mano de obra directa
C.I.F. aplicados
Costo total
Costo unitario
Aprobado por
Ejemplares de la Hoja de Costos: 2
Original Departamento de Producción
Copia 1 Contador de Costos
118
4.3.4.5 Controles
Requisición de materiales
Objetivo:
Controlar de una manera eficiente la materia prima que solicita el departamento de
producción.
Egreso de bodega
Objetivos:
Documentar la salida de materia prima a la bodega en cada requisición que soliciten
los departamentos de producción.
Reducir el riesgo de sustracciones de materia prima.
Supervisión del proceso productivo
Objetivo:
Monitorear la correcta ejecución del desempeño de los operarios en el proceso
productivo así como el funcionamiento de las maquinarias y equipo.
Hoja de costos
Objetivo:
Registrar y acumular los costos de la materia prima, mano de obra y gastos indirectos
de fabricación, consumidos en el proceso de producción.
4.3.5 Toma física de inventario
4.3.5.1 Políticas
Se realizará la toma física de la totalidad del inventario al cierre de cada mes.
119
El contador general es el responsable de planificar y coordinar las tomas físicas de
inventario mediante una comunicación vía e-mail, que será enviado a los
colaboradores involucrados con una semana de anticipación el cual incluirá el
cronograma, personal designado para el conteo, reconteo, registro y supervisión.
Los ejecutores del conteo y reconteo físico deben constatar la fecha de caducidad y
estado de la materia prima y comunicar el hallazgo de material caducado, deteriorado
u obsoleto al supervisor de la toma física de inventario.
Los resultados del conteo físico deben ser evidenciados en un acta de inventario
firmado por el contador general, responsable de bodega e inventariadores.
Los faltantes de inventario injustificados serán cargados al responsable de bodega y
descontados en su rol de pago.
Los sobrantes de inventario serán considerados como activos a beneficios de la
empresa.
En caso de existir diferencias entre las tomas físicas vs los registros contables se
deben realizar los respectivos ajustes de inventario por faltantes o sobrantes y estos
deben ser autorizados por el jefe financiero y realizados por el contador general tan
pronto se aprueben.
4.3.5.2 Procedimientos
Tabla 4.9
Procedimientos de la toma física de inventario
No Responsable Descripción
1 Contador general Planifica, coordina y forma los grupos de trabajo para
realizar el conteo físico al cierre de cada mes. El
cronograma de estas actividades es comunicado a todos los
involucrados por vía e-mail con una semana de anticipación.
120
Tabla 4.10
Procedimientos de la toma física de inventario (continuación)
No Responsable Descripción
2 Contador general Se reúne con el personal que efectuará la toma física de
inventario y dará las instrucciones y material necesario para
efectuar el conteo y reconteo.
3 Personal asignado Se reúnen en parejas, donde uno cuenta y el otro anota en las
hojas de trabajo que contienen la fecha de conteo, código del
ítem, descripción y lugar de ubicación. El estiba, persona
que cuenta, también debe verificar el estado y fecha de
caducidad del ítem e informar cualquier hallazgo de materia
prima dañada, defectuosa u obsoleta.
Entrega los resultados de la toma física registrado en los
papeles de trabajo al supervisor encargado.
4 Asistente contable Compara los resultados de la toma física vs los registros del
sistema contable para establecer posibles diferencias.
5 Contador general Recibe el informe de la toma física y elabora el acta de
inventario final que deberá estar firmada por el personal
asignado para el conteo, reconteo, responsable de bodega,
contador general y jefe financiero o auditor interno.
6 Jefe de Aseguramiento
de Calidad
Realiza la inspección a los ítems considerados como
obsoletos o defectuosos descritos en el reporte entregado por
los responsables de la toma física y elabora el respectivo
informe de calidad en el que detallará el daño detectado para
que puedan ser dados de baja.
121
Tabla 4.11
Procedimientos de la toma física de inventario (continuación)
No Responsable Descripción
7 Responsable de
bodega
Prepara, en caso de existir y previo informe entregado por el
jefe de aseguramiento de calidad, un acta de destrucción de
materia prima que deberá contar con su firma, la del gerente
general, contador general, responsable de bodega, jefe
financiero y auditor interno.
8 Contador general Una vez recibida el acta de la toma física y el acta de
destrucción de materia prima en caso de existir y con las
autorizaciones correspondientes realiza los ajustes contables
por las diferencias resultantes en el conteo físico y por la
baja del inventario.
4.3.5.3 Documentos
Acta de destrucción de materia prima
Es un documento que comunica y detalla la cantidad, descripción y motivos de
destrucción de materia prima.
122
Figura 4-22 Acta de destrucción de materia prima
ACTA DE DESTRUCCIÓN DE MATERIA PRIMA
Siendo las _______ horas del (día/mes/año), se procedió a llevar a cabo, previo informe
del departamento de aseguramiento de calidad de la compañía la destrucción de las
materias primas almacenadas en la bodega _________, los cuáles se encuentran
detallados a continuación
CÓD. DESCRIPCIÓN CANT. UNIDAD DE
MEDIDA
MOTIVO DE
DESTRUCCIÓN
Gerente general
Contador general
Responsable de Bodega
Jefe Financiero
Ejemplares del Acta de destrucción de materia prima: 2
Ejemplar 1: Responsable de Bodega
Ejemplar 2: Contador General
123
Acta de Toma física de inventario
Es un documento en el que se deja constancia del inventario existente en la bodega de
la compañía.
Figura 4-23 Acta de toma física de inventario
ACTA DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO
Siendo las _______ horas del (día/mes/año), en las instalaciones de la compañía
_______________, ubicada en ____________________, en la ciudad de
_____________________________, se reunió el personal asignado para realizar
el conteo físico del inventario de materia prima almacenado en sus bodegas.
Según el cronograma previamente establecido y comunicado vía e-mail a todo el
personal involucrado.
INTEGRANTES:
Responsabilidad asignada
1.
2.
3.
CÓD. DESCRIPCIÓN U/M
EXISTENCIAS DIFERENCIAS
Sistema Física Faltantes Sobrantes
Observaciones:
Colaborador 1
Colaborador 2
Responsable de
bodega Contador general
Jefe financiero
Auditor interno
124
Ejemplares del Acta de inventario: 2
Ejemplar 1: Responsable de bodega
Ejemplar 2: Contador general
4.3.5.4 Controles
Acta de destrucción de materia prima
Objetivos:
Eliminar materia prima dañada u obsoleta que puede ser utilizada en el proceso
productivo y afectar la calidad del producto final.
Documentar el motivo de la destrucción de materia prima y justificar la baja del
inventario en los registros del sistema contable.
Acta de toma física de inventario
Objetivos:
Dar fe de la existencia física del inventario en una fecha determinada.
Reducir el riesgo de sustracciones del inventario.
Evidenciar la responsabilidad asignada a los involucrados de la toma física del
inventario.
Revelar los faltantes o sobrantes de inventario resultantes del conteo físico.
Validar la existencia física del inventario vs los registros contables.
125
4.3.6 Inducción y capacitación
4.3.6.1 Políticas
Brindar al personal nuevo o trasferido a otra área la orientación general sobre las
funciones que desempeñará, la estructura y giro del negocio de la empresa.
Proporcionar la inducción específica y adecuada al personal nuevo o transferido
respecto a su cargo, funciones, responsabilidades, equipo de trabajo, jefe inmediato,
objetivos de trabajo del área para acelerar su proceso de integración.
Establecer cronogramas de capacitación continua al personal para prevenir el
cometimiento de errores involuntarios, elevar su nivel de desempeño, actualizar sus
conocimientos y aumentar su competitividad.
Presentación
Inducción
Capacitación
Figura4-24 Proceso de integración del personal
126
CONCLUSIONES
La empresa Offset Abad C. A. no cuenta con un manual de políticas y procedimientos de
control Interno de Inventarios que le permita ejecutar una gestión adecuada a sus materias
primas de tal manera que la producción de sus bienes sea eficiente y eficaz.
La ausencia de este manual le ha generado un incremento en sus costos de producción
debido al manejo inadecuado de elementos del costo causado por mermas, desperdicios
excesivos y reprocesos por falta de supervisión continua en todo el ciclo productivo.
Las deficiencias especialmente en el almacenamiento de las materias primas han tenido
incidencia directa en la calidad del material por acciones y omisiones imprudentes como
clasificación indebida, apilamiento excesivo, exposición a ambientes no adecuados y falta
de limpieza en las superficies.
No todas las familias del inventario cuentan con un marbete que permita visualizarlas
fácilmente, lo cual ha causado confusión y pérdida de tiempo para constatar su stock,
trasladarla a la producción y realizar la respectiva toma física.
El control de existencias físicas de las materias primas no ha tenido buenos resultados ya
que han sido recurrentes cuantiosos faltantes y sobrantes, sobrevalorando o subvaluando
cada mes su registro en el estado de situación financiera ya sea por no cotejar la
información obtenida al inventariar los ítems vs. los registros del sistema o por no realizar
a tiempo los respectivos ajustes contables.
127
La rotación de ciertas materias primas no ha sido monitoreada constantemente, esto ha
generado que se vuelvan obsoletas para el proceso productivo y que se con frecuencia
estos materiales sean dados de baja mediante actas de destrucción, generando costos de
producción adicionales.
La seguridad del inventario es vulnerable puesto que el acceso a las bodegas es libre y no
se han establecido restricciones para el Ingreso a las áreas de almacenamiento, lo cual
puede generar sustracciones o daños en la materia prima causados por acciones
imprudentes de los visitantes.
No se realizan muestras en todas las órdenes de producción que garanticen la
conformidad de los clientes antes de producir a gran escala, con lo que se corre el riesgo
de que una vez realizado el tiraje, este sea rechazado.
La inobservancia de los procedimientos adecuados para llevar a cabo la producción han
causado reclamos, devoluciones y pérdidas de clientes por la inconformidad de la calidad
del producto terminado, lo cual ha tenido un efecto directamente proporcional en la
reducción de las ventas del año 2015 en relación al año 2014, disminuyendo la utilidad en
el ejercicio económico.
128
RECOMENDACIONES
La empresa Offset Abad C. A. debe implementar un manual de políticas y procedimientos
de Inventarios para garantizar que la gestión de la materia prima se ejecute con la menor
cantidad de irregularidades y errores posibles contribuyendo a la razonabilidad de los
costos de producción de la compañía.
Considerar los métodos de la Cantidad Económica de Pedido y Just on Time para contar
con un stock adecuado de inventarios de tal manera que se reduzca los costos de
almacenamiento, pedido y costos de oportunidad.
Optimizar el espacio y calidad de almacenamiento aplicando la metodología de las 5S
esto es Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke (Organizar, Clasificar, Limpiar,
Estandarizar y Disciplinar), de tal modo que la climatización, clasificación, organización
e identificación sean las adecuadas.
Supervisar constantemente el proceso productivo asegurando la calidad de la producción
en cada una de las actividades y la elaboración de los productos con el presupuesto y
dentro del plazo establecido.
Monitorear la rotación de la materia prima para evitar su obsolescencia y establecer
límites aceptables de mermas y desperdicios de tal manera que no se incurra en costos de
producción adicionales e innecesarios.
Garantizar que las actas de toma física y actas de destrucción cuenten con las firmas de
todos los involucrados: responsable de bodega, contador general, contralor y auditor, de
129
tal manera que se evidencia la responsabilidad de todos los involucrados en las cantidades
y valores establecidos.
Verificar la igualdad de cifras en cantidades y valores entre la existencia física resultante
del conteo mensual de materia prima y los registros contables del sistema realizando los
ajustes correspondientes una vez detectados faltantes y/o sobrantes.
Realizar la planificación del mantenimiento preventivo de las maquinarias para reducir el
riesgo de averías durante la producción que puedan causar reprocesos o daños en la
materia prima.
Atender estrictamente las especificaciones del cliente desde el diseño del producto hasta
su despacho de tal manera que se mantenga buenas relaciones con ellos y evitar pérdida
de mercado por inconformidades relaciones con la calidad del artículo final demandado.
130
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Uribe R, J. C. (2010). Costos para la toma de decisiones. Colombia: Primera edición.
133
APÉNDICE
ENCUESTA
1. ¿Existen políticas y procedimientos de control interno de los inventarios de la
compañía?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Si
No
Total
2. ¿La empresa dispone de bodegas para los inventarios?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Si
No
Total
3. Si dispone de bodegas para los inventarios ¿Cómo califica el espacio para el
almacenamiento?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Suficiente
Insuficiente
Total
4. ¿Cómo se encuentran clasificados los inventarios de materia prima?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Por Ítem
Tamaño
Peso
Desconoce
Total
5. ¿Cómo se encuentran clasificados los inventarios de productos terminados?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Orden de
producción
Ítem
Cliente
Fecha de
entrega
Total
134
6. ¿Cómo se encuentran clasificados identificados los inventarios de materia prima de la
compañía?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Código de barra
Etiquetas
Ninguno
TOTAL
7. ¿Cómo se encuentran clasificados identificados los inventarios de productos
terminados de la compañía?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Código de barra
Etiquetas
Ninguno
Total
8. ¿Cómo considera usted la climatización de las bodegas de los inventarios de la
compañía?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Adecuada
Inadecuada
Desconoce
Total
9. Si en la respuesta anterior consideró que la climatización de las bodegas es
inadecuada ¿Cuál de los siguientes factores la afectan?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Ventilación
Humedad
Contaminación
Total
10. ¿La compañía ha reglamentado política sobre los niveles mínimos o máximo del stock
de inventario?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Si
No
Total
135
11. ¿Con qué frecuencia se realizan cotizaciones antes de emitir las órdenes de compra
para seleccionar a los proveedores de materia prima?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Siempre
A veces
Nunca
Desconoce
Total
12. ¿El departamento de compra realiza la calificación a proveedores nuevos de materia
prima?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Si
No
Desconoce
Total
13. ¿Se valida el ingreso de materia prima vs las órdenes de compra?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Si
No
Desconoce
Total
14. ¿Con qué frecuencia se realiza la inspección de control de calidad a los inventarios de
la compañía?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Siempre
A veces
Nunca
Desconoce
Total
15. ¿Se realiza el presupuesto de la materia prima a comprar antes de aperturar las
órdenes de producción?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Si
No
Total
136
16. ¿Con qué frecuencia se controla el stock del inventario para una rotación efectiva?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Siempre
A veces
Nunca
Desconoce
Total
17. ¿Se encuentra establecido un límite normal y anormal de mermas y desperdicios?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Si
No
Desconoce
Total
18. ¿Cuál es el destino que se le da a los desperdicios de materia prima?
Criterio Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Reciclaje
Venta
Desecho
Desconoce
Total
19. ¿Cuando Ud. inició a laborar a la compañía como califica la inducción y capacitación
recibida relativa a su cargo?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Buena
Mala
Total
20. ¿Conoce usted el manual de funciones para el desempeño de su cargo?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Si
No
Total
137
21. ¿El proceso de producción tiene supervisión continua?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Siempre
A veces
Nunca
Desconoce
Total
22. ¿Cómo considera el acceso de las personas a la bodega?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Libre
Restringida
Total
23. ¿En qué periodicidad se realiza el mantenimiento preventivo de montacargas y
equipos de medición y peso?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Mensual
Semestral
Anual
Al detectar el
daño
Total
24. ¿Con qué periodicidad se realizan la tomas físicas de inventario?
Respuesta Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa %
Mensual
Semestral
Anual
Otro
Total
25. ¿Con qué frecuencia se realiza la validación del inventario físico con el registro
contable?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Siempre
A veces
Nunca
Total
138
26. ¿Con qué frecuencia se presentan las inconformidades de los clientes por la calidad
del producto final entregado?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
Nunca
Total
27. ¿Cree Ud. que el costo de producción actual de la empresa es razonable en relación a
las ventas?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Razonable
Irrazonable
Desconoce
Total
28. ¿Cuál es el principal elemento del costo de producción de la empresa?
Criterio Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Materia Prima
Mano de obra
GIF
Desconoce
Total
29. ¿Qué porcentaje representa el costo de venta promedio en relación a las ventas de la
compañía?
Criterio Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Más del 80%
Entre 75 y
80%
Menos del
75%
Desconoce
Total
30. ¿Cree Ud. que con un manual de procedimientos de control interno de los inventarios,
la compañía lograría minimizar los costos de producción?
Respuesta Frecuencia absoluta Frecuencia relativa %
Si
No
Total
139
ENTREVISTA
ENTREVISTADO:
DEPARTAMENTO:
CARGO:
1. ¿Cuáles son los principales problemas en cuánto a la gestión del inventario de la
compañía?
2. ¿Qué consecuencias ocasionan estas falencias en los costos de producción?
3. ¿Las actividades y proceso de la gestión del inventario se encuentran normadas en un
manual de políticas y procedimientos de control interno?
4. ¿De acuerdo a la realidad del negocio es necesario que la empresa cuente con un
manual de políticas y procedimientos de control interno de inventario con el fin de
optimizar sus recursos y hacer más eficiente sus operaciones?
140