universidad catÓlica de cuenca extensiÓn san pablo de...

II

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA

EXTENSIÓN SAN PABLO DE LA TRONCAL

UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

EMPRESARIALES

FACULTAD DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y

AUDITORÍA – CPA

TÍTULO:

“Examen Especial al Proceso de Distribución de los Ingresos de Autogestión por

concepto del Quinto Seminario de Graduación de la Universidad Católica de Cuenca

Sede San Pablo de La Troncal durante el periodo de Enero a Diciembre del 2011”

TUTOR:

ECONOMISTA REMIGIO VÁSQUEZ

AUTOR:

LISSETTE GABRIELA VILLACIS MOLINA

Trabajo final presentado como requisito previo a la obtención del

grado de:

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA

Año 2012

II



DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD

LISSETTE GABRIELA VILLACIS MOLINA

DECLARO QUE:

El proyecto de grado denominado “Examen Especial al Proceso de Distribución de los

Ingresos de Autogestión por concepto del Quinto Seminario de Graduación de la

Universidad Católica de Cuenca Sede San Pablo de La Troncal durante el periodo de Enero

a Diciembre del 2011”, ha sido desarrollado con base a una investigación exhaustiva,

respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las citas que constan el pie de las

páginas correspondiente, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografía.

Consecuentemente este trabajo es de mi autoría.

En virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido, veracidad y alcance

científico del proyecto de grado en mención.

La Troncal, Septiembre del 2012

______________________

Lissette Gabriela Villacis Molina


II


INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA

CERTIFICADO

ECONOMISTA REMIGIO VÁSQUEZ

CERTIFICA

Que el trabajo titulado “Examen Especial al Proceso de Distribución de los Ingresos de

Autogestión por concepto del Quinto Seminario de Graduación de la Universidad Católica

de Cuenca Sede San Pablo de La Troncal durante el periodo de Enero a Diciembre del

2011”, realizado por Gabriela Lissette Villacis Molina, ha sido guiado y revisado

periódicamente y cumple normas estatuarias establecidas por la Universidad Católica de

Cuenca Extensión San Pablo de La Troncal.

Debido a ser de una Entidad Privada sin fines de Lucro no recomendamos su difusión y

Publicación.

El mencionado trabajo consta de dos anillados, un empastado y un disco compacto el cual

contiene los archivos en formato portátil de Acrobat (PDF).

Autorizan a Gabriela Lissette Villacis Molina que lo entregue al Economista Remigio

Vásquez, en su calidad de Director de la Carrera.


_________________________________

Economista Remigio Vásquez

DIRECTOR

II



INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA

AUTORIZACIÓN

Yo, Lissette Gabriela Villacis Molina

Autorizo a la Universidad Católica de Cuenca, Extensión San Pablo de La Troncal la

publicación, en la biblioteca virtual de la Institución del trabajo: “Examen Especial al

Proceso de Distribución de los Ingresos de Autogestión por concepto del Quinto Seminario

de Graduación de la Universidad Católica de Cuenca Sede San Pablo de La Troncal durante

el periodo de Enero a Diciembre del 2011”, cuyo contenido, ideas y criterios son de mi

exclusiva responsabilidad y autoría.


_____________________________

Lissette Gabriela Villacis Molina

II

DEDICATORIA

Dedico este trabajo principalmente a Dios, por haberme dado la vida y permitirme el haber

llegado hasta este momento tan importante de mi formación profesional. A mi madre, por

ser el pilar más importante y por demostrarme siempre su cariño y apoyo incondicional sin

importar nuestras diferencias de opiniones. A mis amigas, que gracias al equipo que

formamos logramos llegar hasta el final del camino y que hasta el momento, seguimos

siendo amigas. A mis catedráticos, gracias por su tiempo, por su apoyo así como por la

sabiduría que me transmitieron en el desarrollo de mi formación profesional.

A mi familia en general, porque me han brindado su apoyo incondicional y por compartir

conmigo buenos y malos momento.

Lissette Gabriela Villacis Molina.

II

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas para superar

obstáculos y dificultades a lo largo de toda mi vida.

A mi madre, que con su demostración de una madre ejemplar me ha enseñado a no

desfallecer ni rendirme ante nada y siempre perseverar a través de sus sabios consejos.

Al Economista Remigio Vásquez por toda la colaboración brindada, durante la elaboración

de este proyecto.

Y gracias a todos los que nos brindaron su ayuda en este proyecto.

Lissette Gabriela Villacis Molina.

Examen Especial al Proceso de Adquisición, Registro, Distribución, Custodia y Control de los bienes de larga

duración del Registro de la Propiedad y Mercantil del Cantón La Troncal durante el periodo de enero a junio del

2012.

NANCY ARACELLY LUNA FANI Página 1

ÍNDICE

ÍNDICE ............................................................................................................................................... 1

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 6

1. CAPITULO I ....................................................................................................................................... 9

1.1. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y

DE LAS PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PÚBLICOS ... 9

1.1.1 FASE DEL EXAMEN ...................................................................................................................... 9

1.2. PLANIFICACIÓN DEL EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA .............................................................. 9

1.3. EJECUCIÓN DEL EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA ................................................................... 12

1.4. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA ............................... 14

2. NORMAS DE CONTROL .................................................................................................................. 14

2.1. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y

DE LAS PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PÚBLICOS. 14

2.1.1. 406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE BIENES .............................................. 15

2.1.2 406-01 Unidad de Administración de bienes ........................................................................... 15

2.1.3 406-02 Planificación ................................................................................................................. 15

2.1.4. 406-03 Contratación ............................................................................................................... 16

a) Procedimientos precontractuales ................................................................................................. 18

b) Pliegos ........................................................................................................................................... 18

c) Comisión técnica ........................................................................................................................... 18

2.1.5. 406-04 Almacenamiento y distribución .................................................................................. 19

2.1.6. 406-05 Sistema de registro ..................................................................................................... 20

2.1.7. 406-06 Identificación y protección .......................................................................................... 20



2012.


2.1.8. 406-07 Custodia ...................................................................................................................... 21

2.1.9. 406-08 Uso de los bienes de larga duración ........................................................................... 21

2.1.10. 406-09 Control de vehículos oficiales ................................................................................... 21

2.1.11. 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración ................................. 22

2.1.12. 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto ........................................ 22

2.1.13. 406-12 Venta de bienes y servicios ....................................................................................... 23

2.1.14. 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración ............................................................ 23

2.2.1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO .................................................................................... 24

2.2.2. MÉTODOS PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.................................................... 24

a. Método descriptivo o narrativa..................................................................................................... 25

b. Método gráfico o Flujogramas ...................................................................................................... 26

c. Método de cuestionario ................................................................................................................ 27

2.2.3. CALIFICACIÓN DEL NIVEL RIESGO Y CONFIANZA ..................................................................... 29

2.2.3.1 RIESGO DE LA AUDITORÍA ..................................................................................................... 30

2.2.3.2 RIESGO INHERENTE ............................................................................................................... 31

2.2.3.3 RIESGO DE CONTROL ............................................................................................................. 32

2.2.3.4 RIESGO DETECCIÓN ............................................................................................................... 33

2.3. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS INFORMES DE EXAMEN ESPECIAL .................................... 35

2.3.1 Capítulo I.- Información Introductoria ..................................................................................... 35

2.3.1.1 Motivo del examen. .............................................................................................................. 35

2.3.1.2 Objetivos del examen. ........................................................................................................... 36

2.3.1.3 Alcance del examen. ............................................................................................................. 36



2012.


2.3.1.4 Base legal. .............................................................................................................................. 36

2.3.1.5 Estructura orgánica. .............................................................................................................. 36

2.3.1.6 Objetivos de la entidad. ........................................................................................................ 36

2.3.1.7 Financiamiento o monto de recursos examinados. .............................................................. 37

2.3.2 Capítulo II Resultados del examen ........................................................................................... 37

ANEXOS DEL INFORME ...................................................................................................................... 39

Anexo 1: Nómina de funcionarios principales: ................................................................................. 39

Anexo 2: Cronograma de aplicación de recomendaciones: .............................................................. 39

2.4. DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO ............................................................. 39

NIVELES DE CONFIANZA Y RIESGO .................................................................................................... 39

Calculo del Riesgo Inherente ............................................................................................................. 40

2.5. DEFINICIÓN DE HALLAZGO DE AUDITORÍA ................................................................................ 41

2.5.1. REQUISITOS PRINCIPALES DE UN HALLAZGO DE AUDITORÍA ................................................. 42

2.5.2. ELEMENTOS O CARACTERÍSTICAS DEL HALLAZGO DE AUDITORÍA ......................................... 42

2.5.2.1. SITUACIÓN: (LO QUE ÉS). ..................................................................................................... 43

2.5.2.2. CRITERIO: (LO QUE DEBE SER). ............................................................................................. 43

2.5.2.3. EFECTO: (DIFERENCIA ENTRE LO QUE ES Y LO QUE DEBE SER). ........................................... 43

2.5.2.4. CAUSA: (QUIEN, O QUE LO ORIGINÓ) .................................................................................. 44

INFORME DE AUDITORIA .................................................................................................................. 45

CAPITULO II ....................................................................................................................................... 48

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA ...................................................................................................... 48

Motivo del Examen ........................................................................................................................... 48



2012.


Objetivos del Examen ........................................................................................................................ 48

Alcance .............................................................................................................................................. 49

Base Legal .......................................................................................................................................... 49

Estructura Orgánica ........................................................................................................................... 51

Objetivos de la Entidad ..................................................................................................................... 53

Monto de recursos examinados ........................................................................................................ 54

Presupuesto Institucional .................................................................................................................. 55

Funcionarios relacionados ................................................................................................................ 56

CAPITULO II ....................................................................................................................................... 57

RESULTADOS DEL EXAMEN ............................................................................................................... 57

NO SE ESTABLECIERON POR ESCRITO LOS PROCEDIMIENTOS PARA LAS CONSTATACIONES FÍSICAS

DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACIÓN. ............................................................................. 57

CONCLUSIÓN: .................................................................................................................................... 58

RECOMENDACIÓN Nro. 01 ................................................................................................................ 58

DEFICIENCIA EN EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN ................... 59

CONCLUSIÓN: .................................................................................................................................... 60


AUSENCIA EN LAS ACTAS DE ENTREGA DE RECEPCIÓN DE LOS BIENES ADQUIRIDOS PARA LA

ENTIDAD ............................................................................................................................................ 60

CONCLUSIÓN: .................................................................................................................................... 63


NO SE EFECTÚA UN PLAN DE MANTENIMIENTO, CONSERVACIÓN Y BUEN USO DE LOS BIENES..... 64

CONCLUSIÓN: .................................................................................................................................... 65



2012.



ANEXO Nº 1 ..................................................................................................................................... 66

ANEXO Nº 2 ....................................................................................................................................... 67

ANEXO Nº 3 ..................................................................................................................................... 68

BIBLIOGRAFIA: ................................................................................................................................... 83



2012.


INTRODUCCIÓN

Se denomina examen especial a la auditoría que puede comprender a uno o más

componentes de los estados financieros, con un alcance menor al requerido en la misma,

por lo que no es posible emitir una opinión sobre las cifras de los estados financieros; o

abarcar uno o más elementos de la gestión, así como al cumplimiento de las disposiciones

legales aplicables. Así mismo, se efectúan exámenes especiales para investigar denuncias

de diversa índole.

El examen especial es una auditoría de alcance limitado que puede comprender la revisión

y análisis de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objeto de

verificar el adecuado manejo de los recursos públicos, así como el cumplimiento de la

normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables. Puede incluir también una

combinación de objetivos financieros, operativos y de cumplimiento, restringirse sólo a uno

de ellos, dentro de una área o asunto específico.

Mediante el examen especial se verifica en forma específica él:

Manejo financiero de recursos por una entidad durante un período determinado, en

relación a la normativa legal y normas reglamentarias aplicables a la gestión

examinada.



2012.


Cumplimiento de la ejecución del presupuesto en relación a la normativa legal y

normas reglamentarias.

Denuncias de diversa índole.

Cumplimiento de la normativa legal en relación a donaciones recibidas.

Cumplimiento de la normativa legal en los procesos licitarios para contratación de

obras o adquisición de bienes o servicios.

Cumplimiento de operaciones de endeudamiento público.

Cumplimiento de contratos para la adquisición de bienes y/o servicios u obras

públicas celebrados por las entidades.

(http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimiento-De-Examen-

Especial/4320519.html)

El presente trabajo presenta un examen especial en el que se utilizan: Prácticas de auditoría y

técnicas auditoría como elementos auxiliares.

Son usuales, en este tipo de auditoría, los siguientes elementos:

1. Evaluación del sistema de control interno, debe considerarse como práctica antes que

técnica, aunque su ejecución implica la utilización de varias técnicas de auditoría.

2. El arqueo de caja es la verificación del dinero y demás valores, los comprobantes

pagados y no contabilizados para determinar el saldo contable. En esta práctica es usual la

http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimiento-De-Examen-



2012.


aplicación de varias técnicas de auditoría para conseguir su objetivo como la comparación,

computación, análisis, conciliación y confirmación.

3. La prueba selectiva, que consiste en la práctica de simplificar la labor total de medición o

verificación, tomando una muestra típica del total.

4. Los síntomas se los considera también como otra práctica de auditoría y se los define

como señales o indicios de una desviación. La utilización de los síntomas como práctica,

puede ser provechosa, por cuanto el auditor enfatiza en el examen de determinados rubros,

a base de ciertos indicios o síntomas preliminares exámenes.

(http://www.auditoresycontadores.com/index.php/articulos/auditoria/112-concepto-

de-una-auditoria-a-un-examen-especial)

El presente trabajo consta de tres capítulos, el primer capítulo exponemos la base teórica

que sustenta el trabajo realizado en decir una exposición tanto de las Normas ecuatorianas

de Auditoria utilizadas para el examen, como también el método utilizado para la

evaluación del control interno.

El informe final del examen especial, lo prestamos en el capitulo dos y tres, el dos

relacionado con la información introductoria y el tercero con los resultados obtenidos: En

comentarios, conclusiones y recomendaciones.



2012.


1. CAPITULO I

1.1. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES,

ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y DE LAS PERSONAS

JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE

RECURSOS PÚBLICOS

Para realizar un Examen Especial o una Auditoria debe cumplirse con lo estipulado en las

normas de control interno del sector público, con la finalidad de visualizar el diseño,

implantación y evaluación del control interno en las entidades fiscalizadoras superiores;; y

con sujeción a estas normas el desarrollo de la Auditoria de Examen Especial se lo realiza

por fases:

1.1.1 FASE DEL EXAMEN

1.- Planificación

2.- Ejecución

3.- Comunicación de Resultados

1.2. PLANIFICACIÓN DEL EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA

La planificación de un trabajo de auditoría consiste en el desarrollo de un plan global en

función de los objetivos que se persiguen. La naturaleza, el detalle y el momento en que se

debe llevar a cabo la planificación, varían según la magnitud y especificidad de la entidad a

auditar, de las experiencias que el auditor tenga de la misma, del conocimiento de la



2012.


actividad que desarrolla, el entorno en que se desenvuelve y de la calidad del control

interno

Al planificar su examen el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes aspectos:

a. Todos los aspectos relativos a la actividad de la entidad y el entorno en que ésta

ópera.

b. Normativa legal, procedimiento y principios contables aplicables a la entidad.

c. Grado de eficacia de los sistemas de control interno.

d. Estimación preliminar de aquellos aspectos significativos de la entidad a los

efectos del examen de auditoría.

e. Estimación de las áreas de riesgo. Se denominan áreas de riesgo aquellas donde

exista la posibilidad de errores o irregularidades importantes.

f. El tipo de informe a emitir.

El plan de auditoría se integrará junto con el resto de los papeles de trabajo. Asimismo,

deberá actualizarse en el transcurso de la auditoría, en función de la experiencia que se vaya

adquiriendo en la ejecución del trabajo.

Una adecuada planificación deberá comprender:

a. Desarrollo de un plan global relativo al ámbito y realización de la auditoría.



2012.


b. Preparación de un programa de auditoría, que determine el enfoque, momento de

realización y alcance de los procedimientos a aplicar.

c. Determinación clara de los objetivos perseguidos por componentes en la

auditoría.

d. Estimación del presupuesto de auditoría.

El desarrollo del plan global deberá contemplar los siguientes aspectos:

a. Conocimiento y descripción de la entidad a auditar, con especial referencia a su

naturaleza jurídica.

b. Entrevistas con personal directivo y cualquier otro que se considere necesario

para el buen desarrollo del trabajo.

c. Conocimiento de la estructura organizativa y funcional del ente a auditar, con

especial atención su localización geográfica.

d. Identificación de los sistemas a revisar, operativos y contables.

e. Confirmación del tipo de auditoría a realizar.

f. Determinación del alcance de los procedimientos, según el tipo de auditoría.

g. Identificación de las áreas problemáticas o críticas de la entidad, debiendo

revisarse los informes y documentación referente a posibles prácticas irregulares y

deficientes.



2012.


h. Análisis de los papales de trabajo correspondientes a las auditorías efectuadas en

el ejercicio anterior.

i. Determinación de la necesidad del personal técnico.

j. Preparación del cronograma de actividades.

k. Revisión de la información financiera y de control de gestión.

l. Determinación del tipo de informe a emitir.

El plan de auditoría deberá ser la guía que contenga suficientes detalles para permitir una

realización de las pruebas y revisión de controles de la forma más eficiente. (MANUAL

DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL PÁG. 10-12).

El propósito de de las normas de control interno del sector público es asegurar la correcta y

eficiente administración de los recursos y bienes de las entidades y organismos del sector

público ecuatoriano de manera que se pueda propiciar el mejoramiento de los sistemas de

control interno y la administración pública en relación a la utilización de los recursos

estatales y la consecución de los objetivos institucionales.

1.3. EJECUCIÓN DEL EXAMEN ESPECIAL DE AUDITORIA

En esta fase se recopila la evidencia comprobatoria necesaria para que el auditor concluya

sobre los resultados de su trabajo, que le sirven de base para brindar una opinión

profesional, técnica, objetiva e independiente.



2012.


La obtención de evidencia comprobatoria, se logra por medio de la aplicación de pruebas y

procedimientos definidos en el enfoque de auditoría que se estableció en la fase de

planificación.

Los objetivos de la fase de examen, consisten en llevar a cabo el plan de auditoría y

utilizarlo como una base de:

1) supervisar y controlar su progreso;

2) prever y solucionar problemas, y

3) dirigir los esfuerzos de revisión según sea necesario.

Se debe vigilar el proceso de trabajo para controlar que los cambios necesarios en la

dirección, alcance y recursos se realicen rápidamente y para que ésta se finalice tal y cómo

se esperaba.

Los auditores deben asegurarse de que la información sea válida. Además de ser válida,

debe ser fiable, suficiente y relevante. Para evaluar su fiabilidad, el auditor necesita conocer

la validez de su fuente y su adecuación. La información documentada es más fiable que la

verbal. La información registrada puede, sin embargo, tener errores, por lo que los

auditores necesitan realizar pruebas para asegurarse de lo adecuado de la información

obtenida.



2012.


1.4. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL EXAMEN

ESPECIAL DE AUDITORIA

La última fase de la auditoría es el informe donde se platean los hallazgos y las

recomendaciones a los responsables de realizar una acción correcta, a los que requirieron la

auditoría y a los destinatarios del informe.

Cada informe debe, naturalmente, revestirse del asunto y la naturaleza de los hallazgos

comunicados. La información es importante presentarla de una manera lógica, presentar

datos sobre cada atributo de un hallazgo en el orden en que se estructuraron. (Acuerdo 012

- CG - 2003 (06/06/2003) R.O. 107 (19/06/2003))

2. NORMAS DE CONTROL

2.1. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES,

ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y DE LAS PERSONAS

JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE

RECURSOS PÚBLICOS.

El código de las Normas de Control Interno tendrá cinco caracteres numéricos: Los tres

primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, así “200

AMBIENTE DE CONTROL” Los dos últimos caracteres, constituyen el segundo campo y

señalan el título de la norma: “200-01 Integridad y valores éticos.”



2012.


2.1.1. 406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE

BIENES

2.1.2 406-01 Unidad de Administración de bienes

Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una

unidad encargada de la administración de bienes.

La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los

procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo,

enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así

como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u

organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su

correcta administración.

2.1.3 406-02 Planificación

Las entidades y organismos del sector público, para el cumplimiento de los objetivos y

necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto

correspondiente.

El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios

incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la

planificación de la Institución asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan

constarán las adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el régimen

especial, establecidos en la ley.



2012.


El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad y

publicado en el portal de compras públicas www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al

menos la siguiente información: los procesos de contratación a realizarse, la descripción del

objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del

Plan.

La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que las

compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.

a) Registro de proveedores y entidades

Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera que

desee participar en los procesos de contratación, deberá estar inscrita y habilitada en el

Registro Único de Proveedores, RUP, cuya información será publicada en el portal de

compras públicas. De igual modo, las entidades contratantes se registrarán en el portal para

acceder al uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratación Pública.

2.1.4. 406-03 Contratación

Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para

adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios

incluidos los de consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública. La

máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a



2012.


lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de base para una

adecuada administración de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes

medidas:

Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente

y en las cantidades apropiadas.

La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en

consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera

y el tiempo que regularmente toma el trámite.

La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuará

en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio

activo.

Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una

adecuada y oportuna provisión.

El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional frente a la

alternativa de adquisición.

La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente o futura

de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.



2012.


a) Procedimientos precontractuales

Para la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios, incluidos los de

consultoría, las entidades se sujetarán a distintos procedimientos de selección de

conformidad a la naturaleza y cuantía de la contratación, a los términos y condiciones

establecidas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su

reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de Contratación Pública,

INCOP, respecto de cada procedimiento de contratación. En el caso de compras de bienes y

servicios normalizados se observarán los procedimientos dinámicos, es decir: compras por

catálogo y compras por subasta inversa.

b) Pliegos

Para la adquisición de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborará los pliegos

pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional

de Contratación Pública que apliquen según el procedimiento de contratación a utilizar. La

entidad contratante podrá modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su

responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de

contratación, siempre que se cumpla con la ley.

c) Comisión técnica

La máxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista

corta, concurso público, subasta inversa, licitación o cotización de conformidad con lo



2012.


dispuesto por la ley, conformará y nombrará para cada procedimiento la pertinente

comisión técnica que estará integrada de la siguiente manera:

1. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo presidirá.

2. El titular del área que lo requiere o su delegado.

3. Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la máxima autoridad o su

delegado.

2.1.5. 406-04 Almacenamiento y distribución

Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o bodega,

antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación

directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control

eficiente de los bienes adquiridos.

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán

adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico

necesario.



2012.


2.1.6. 406-05 Sistema de registro

El catálogo general de cuentas del sector público, contendrá los conceptos contables que

permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de

larga duración.

Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como

de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan

controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se

encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente.

2.1.7. 406-06 Identificación y protección

Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización

y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración.

Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte

visible, permitiendo su fácil identificación.

El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros

actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para

que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos.



2012.


2.1.8. 406-07 Custodia

La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de

la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área; también facilita detectar si son

utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se

encuentran en riesgo de deterioro.

2.1.9. 406-08 Uso de los bienes de larga duración

En cada entidad pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores

institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales, religiosos u

otras actividades particulares.

Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo

asumir la responsabilidad por su buen uso y conservación.

2.1.10. 406-09 Control de vehículos oficiales

Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de

recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el

desempeño de funciones públicas, en los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados

para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales

y políticas.



2012.


2.1.11. 406-10 Constatación física de existencias y bienes de

larga duración

La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar

constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración.

Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo

menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de

aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para

efectos de identificación.

2.1.12. 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida,

robo o hurto

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo

de pérdida, robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.

Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos

que señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las

justificaciones, autorizaciones y su destino final.



2012.


2.1.13. 406-12 Venta de bienes y servicios

Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los procedimientos fijados en

las leyes y reglamentos sobre la materia.

Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y demás

procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalúos de ventas y adjudicar

los bienes, cumplirán sus funciones resguardando los intereses institucionales y en

concordancia con las disposiciones reglamentarias.

2.1.14. 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración

El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan

implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración. La entidad

velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de

larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida

útil. (Acuerdo 039 - CG - 2009 (16/11/2009) R.O. 78 (01-12-2009) Y SUPLEMENTO

R.O. 87 (14/12/2009)).



2012.


2.2.1. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

El entendimiento y evaluación del funcionamiento del sistema de control interno se

realizará con el propósito de identificar las operaciones, componente o actividades que

requieren un examen detallado e identificar las recomendaciones a ser implementadas para

su fortalecimiento.

El sistema de control interno es un proceso diseñado, implantado y revisado de manera

permanente por la Administración para proporcionar seguridad razonable de que se

cumplen los siguientes objetivos de la entidad auditada:

a) Eficacia y eficiencia en las operaciones.

b) Confiabilidad en la información financiera

c) Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

2.2.2. MÉTODOS PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL

INTERNO.

En la fase de la planificación específica, el auditor evaluará el control interno de la entidad

para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos, determinar sus falencias,

su confianza en los controles existentes y el alcance de las pruebas de auditoría que

realizará y seleccionará los procedimientos sustantivos de auditoría a aplicar en las

siguientes fases.



2012.


La consideración de los auditores sobre el control interno, incluye la obtención y

documentación de un entendimiento de la misma, establecido para asegurar el

cumplimiento con las leyes y regulaciones, aplicables a la entidad auditada.

La evaluación del control interno, así como el relevamiento de la información para la

planificación de la auditoría, se podrá hacer a través de diagramas de flujo, descripciones

narrativas y cuestionarios especiales, según las circunstancias, o se aplicará una

combinación de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar la evaluación. A

continuación se describen cada uno de los métodos mencionados: CONTRALORÍA

GENERAL DEL ESTADO “Manual de Auditoría Financiera Gubernamental”

Página 131. Acuerdo 016 - CG - 2001 (27/08/2001) R.O. 407 (07/09/2001)

a. Método descriptivo o narrativa

Las descripciones narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del

ente, indican las secuencias de cada operación, las personas que participan, los informes

que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripción simple, sin

utilización de gráficos. Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el

conocimiento adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte

engorroso el entendimiento de la descripción vertida.

Este método de descripciones narrativas o cuestionarios descriptivos, se compone de una

serie de preguntas; las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes



2012.


controles que funcionan en una entidad, incluyendo los límites de autoridad, de tal manera

que evidencien los controles y los formularios utilizados, cantidad de ejemplares,

dependencias, forma de archivo y la presencia de las operaciones que se realizan.Consiste

en la descripción por escrito del sistema de control interno de la entidad. Sus características

son:

Origen de cada documento y registro en el sistema.

Forma de realizar el procesamiento.

Disposición de cada documento y registro en el sistema.

Indicación de procedimientos de control pertinentes a la evaluación del riesgo de

control (separación de funciones, autorizaciones y aprobaciones y verificación

interna).

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO “Manual de Auditoría Financiera

Gubernamental” Página 137. Acuerdo 016 - CG - 2001 (27/08/2001) R.O. 407

(07/09/2001)

b. Método gráfico o Flujogramas

Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de

un determinado sistema. Esa secuencia se grafica en el orden cronológico que se produce

en cada operación. En la elaboración de diagramas de flujo, es importante establecer los

códigos de las distintas figuras que formarán parte de la narración gráfica de las

operaciones. Existe abundante literatura sobre cómo prepararlos y qué simbología utilizar.



2012.


Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no es tan importante seguir una línea prefijada de

simbología, siempre que, dentro de los papeles de trabajo, se determine claramente cuál es

la simbología que se utilizó y de qué manera se encuentra encadenada en ese diagrama de

flujo.

Esto equivale a decir que, antes de la lectura de cualquier diagrama de flujo es

imprescindible contar con una hoja guía de simbología.

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO “Manual de Auditoria Financiera


(07/09/2001)

c. Método de cuestionario

Los cuestionarios especiales, también llamados “cuestionarios de control interno”, son otra

técnica para la documentación, contabilidad y control, siempre y cuando exista el

documento de análisis correspondiente, en el cual se defina la confianza de los sistemas

examinados.

Estos cuestionarios consisten en la presentación de determinadas preguntas estándar para

cada uno de los distintos componentes que forman parte de los estados financieros. Estas

preguntas siguen la secuencia del flujo de operaciones del componente analizado. Con sus

respuestas, obtenidas a través de indagación con el personal del ente o con la

documentación de sistemas que se facilite, se analiza si esos sistemas resultan adecuados o



2012.


no, en pos de la realización de las tareas de auditoría. Estos cuestionarios pueden estar

confeccionados de dos formas:

La primera de ellas consiste en diagramar las preguntas de manera que acepten como única

contestación las alternativas “sí, no o no aplicable”. La existencia de respuestas “no”, a

priori, indicaría la posibilidad de eventuales fallas o ineficacias en los sistemas de control.

Estas respuestas generan normalmente recomendaciones a la Gerencia sobre aspectos a

mejorar o perfeccionar en los sistemas. Las respuestas “si”, indicarían aquellos controles en

los que se podría llegar a depositar confianza de auditoría.

La otra alternativa es la que parte de la realización de preguntas donde su respuesta no es

tan simple como la anterior (sí, no, no aplicable) sino que implica el desarrollo de

determinados aspectos específicos de control. Esta forma de realización, está orientada a

que se describa de qué manera controles estándar que deben estar vigentes en todos los

sistemas, se realizan en cada ente en particular. A diferencia del anterior modelo donde se

preguntaba si existe o no determinado control, este cuestionario descriptivo de sistemas

pregunta de qué manera se realiza determinado control o proceso.



(07/09/2001)



2012.


2.2.3. CALIFICACIÓN DEL NIVEL RIESGO Y CONFIANZA

La evaluación del riesgo de auditoría es el proceso por el cual, a partir del análisis de la

existencia e intensidad de los factores de riesgo, mide el nivel presente en cada caso, se

puede medir en cuatro grados posibles:

No significativo

Bajo

Medio (moderado)

Alto

La actividad de evaluación de los riesgos se la encuentra en la planificación preliminar y en

la planificación específica.

En la planificación preliminar se evalúa el riesgo global de la auditoría relacionado con el

conjunto de los estados financieros o área a examinar, se evalúa también en forma

preliminar el riesgo inherente y el riesgo de control de cada componente en forma

particular.

En la planificación específica se evalúa el riesgo inherente y de control específico

(veracidad - integridad - valuación y exposición) para cada afirmación en particular dentro

de cada componente.

La evaluación del nivel de riesgo es un proceso subjetivo y depende totalmente del criterio,

el buen juicio, capacidad y experiencia del auditor. No obstante, de ser subjetivo, hay

formas que contribuyen a disminuir dicha subjetividad, sin embargo, sus resultados,



2012.


constituyen la base para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar y la cantidad de

satisfacción de auditoría a obtener. Por lo tanto debe ser un proceso cuidadoso y realizado

por quienes posean la mayor experiencia, capacidad y criterio en un equipo de auditoría.

A fin de disminuir lo subjetivo de su evaluación, se pueden considerar los siguientes tres

elementos, que combinados, constituyen herramientas útiles para la determinación del nivel

de riesgo:

La significativita del componente (saldos y transacciones)

La importancia relativa de los factores de riesgo.

La probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades, básicamente obtenida del

conocimiento de la entidad o área a examinar y de experiencias anteriores.



(07/09/2001)

2.2.3.1 RIESGO DE LA AUDITORÍA

Es el riesgo de que el auditor dé una opinión de auditoría inapropiada cuando los estados

financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. Este riesgo tiene

tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección (RA= RI X RC

X RD).

La evaluación del riesgo de auditoría es el proceso por el cual, a partir del análisis de la

existencia en intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en



2012.


cada caso. La evaluación del nivel de riesgo muchas veces se limita a determinar un riesgo

alto, medio o bajo. Esta evaluación es un proceso subjetivo y depende exclusivamente del

criterio, capacidad y experiencia del auditor. Además, es la base para la determinación del

enfoque de auditoría a aplicar. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso, realizado por

quienes posean la mayor capacidad y experiencia en el equipo de auditoría.

2.2.3.2 RIESGO INHERENTE

En la fase de planificación, el auditor evalúa el riesgo. Para ello el auditor debe:

Identificar condiciones que aumentan significativamente el riesgo inherente y el

riesgo de control (basado en las debilidades identificadas en el ambiente de control);

Concluir si el ambiente de control excluye la efectividad de controles técnicos

específicos en aplicaciones significativas.

El auditor identifica los riesgos inherentes y las debilidades del ambiente de control basado

en información obtenida anteriormente en la fase de planificación, principalmente,

entendiendo las operaciones de la entidad y los procedimientos preliminares analíticos.

Estos factores son generales por naturaleza y requieren el juicio del auditor para

determinar:

El alcance de los procedimientos para identificar los riesgos y debilidades;

El impacto de estos riesgos y debilidades en la entidad y sus estados financieros. En

vista de que la evaluación de este riesgo requiere el ejercicio de un criterio de



2012.


auditoría significativo, debe ser ejecutado por un equipo experimentado de

auditoría.

2.2.3.3 RIESGO DE CONTROL

El riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y

control interno de la entidad para prevenir o detectar y corregir distorsiones materiales.

Después de estudiar tales aspectos, el auditor debe efectuar una evaluación del riesgo de

control, a nivel de aseveración, por cada saldo de cuenta o clase de transacciones que sea

material.

Generalmente, el auditor evalúa el riesgo de control a un nivel alto en relación con una

aseveración o con todas ellas, en los siguientes casos:

Si los sistemas de contabilidad y control interno no son efectivos; o

Si no resulta útil evaluar la efectividad de dichos sistemas.

Por cada aseveración significativa sobre cada saldo de cuenta o tipo de transacción que sea

material, el auditor debe evaluar el riesgo de control en uno de los tres niveles siguientes:

Riesgo bajo: El auditor considera que los controles proveerán o detectarán cualquier

aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad diseñada.



2012.


Riesgo medio: El auditor considera que es más probable que los controles no provean o

detecten cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad

diseñada.

Riesgo alto: El auditor considera que es más probable que los controles no provean o

detecten cualquier aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso de la materialidad

diseñada. Generalmente, el auditor no podrá expresar una opinión sin salvedad, en torno a

las aseveraciones gerencial sobre la efectividad de los controles internos, a menos que la

administración la reconozca como una debilidad de control.

2.2.3.4 RIESGO DETECCIÓN

Se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor. La evaluación del

riesgo de control, junto con la del riesgo inherente, afecta la naturaleza, oportunidad y

alcance de los procedimientos sustantivos por aplicar para reducir el riesgo de no detección,

y, por tanto, el riesgo de auditoría, a un aceptable bajo nivel aceptable. Siempre existirá

cierto riesgo de no detección aun cuando el auditor examine el 100% del saldo de cuenta o

clase de transacciones.

El auditor debe considerar los niveles evaluados del riesgo inherente y del riesgo de control

al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos requeridos para

reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptable. Al respecto el auditor debe considerar:



2012.


Naturaleza de los procedimientos sustantivos

Oportunidad de los procedimientos sustantivos

Alcance los procedimientos sustantivos

Hay una relación inversa entre el riesgo de detección y el nivel combinado del riesgo

inherente y riesgo de control. Por ejemplo, cuando éstos dos últimos presentan niveles

altos, el riesgo de no detección aceptable necesita ser bajo para reducir el riesgo de

auditoría a un bajo nivel aceptable. Por otra parte, cuando dichos niveles son bajos, el

auditor puede aceptar un riesgo de no detección alto-medio y aún reducir el riesgo de

auditoría a un bajo nivel aceptable.

Los niveles evaluados del riesgo inherente y el riesgo de control, no pueden ser lo

suficientemente bajos como para eliminar la necesidad de que el auditor aplique

procedimientos sustantivos. Sin tomar en cuenta los niveles evaluados del riesgo inherente

y del riesgo de control, el auditor debe aplicar algunos procedimientos sustantivos a los

saldos de cuenta y transacciones que sean materiales.


Gubernamental” Página 140 -141 -142 – 143 -144 – 145 – 146 – 147 – 148 – 149 -150 -

151 - 152. Acuerdo 016 - CG - 2001 (27/08/2001) R.O. 407 (07/09/2001)



2012.


2.3. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS INFORMES DE

EXAMEN ESPECIAL

La estructura y contenido de los informes de examen especial será la siguiente:

1. Carátula

2. Relación de siglas y abreviaturas utilizadas (en orden alfabético)

3. Índice que contenga títulos y subtítulos

4. Carta de presentación

5. Informe, que contendrá 2 capítulos:

2.3.1 Capítulo I.- Información Introductoria

2.3.1.1 Motivo del examen.

Señalar el número y fecha de la orden de trabajo, precisar si el examen se realiza en

cumplimiento del plan anual de auditoría correspondiente o si obedece a un imprevisto

autorizado por el Contralor General del Estado, o por el Subcontralor General citando el

número y fecha de tal autorización, o por disposición de la máxima autoridad que ejerza la

representación legal de la institución según lo dispuesto en el Art. 14 de la Ley Orgánica de

la Contraloría General del Estado.



2012.


2.3.1.2 Objetivos del examen.

Se indicarán los objetivos que tienen relación directa con la naturaleza del examen.

2.3.1.3 Alcance del examen.

Se expondrá la amplitud del trabajo realizado, con indicación de: período cubierto, áreas,

rubros o componentes examinados.

2.3.1.4 Base legal.

Se señalará el instrumento legal en el cual consta la creación o constitución de la entidad y

se presentarán las disposiciones legales que tienen vinculación con la Unidad

Administrativa, áreas, rubros o componentes examinados y .otras normas reglamentarias.

2.3.1.5 Estructura orgánica.

Se debe señalar la estructura orgánica de la entidad, la unidad o área examinada, según

corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de acción de la auditoría.

2.3.1.6 Objetivos de la entidad.

Se debe señalar los que constan en el Reglamento Orgánico Funcional, a fin de divulgar-lo

que la entidad pretende alcanzar a través de sus unidades, áreas o 'actividades.



2012.


2.3.1.7 Financiamiento o monto de recursos examinados.

Señalar, en lo posible, el monto de los recursos examinados en el examen.

2.3.2 Capítulo II Resultados del examen

En este capítulo se deben desarrollar todos los comentarios sobre cada uno de los rubros o

áreas examinadas, ordenándolos de acuerdo al grado de importancia relativa, empezando

por el resultado del seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores.

Todo comentario tendrá un título que revele su contenido en forma resumida y llame la

atención al lector.

Todos los comentarios deben presentar sus atributos: condición, criterio, causa y efecto;

serán redactados en forma narrativa y contendrán aspectos trascendentes detectados durante

el examen, descritos ordenadamente con lógica y claridad, no incluirán términos como "a la

fecha" o "en la actualidad", sino precisando con claridad la fecha del evento o hecho; y, su

efecto, en lo posible, será cuantificado; además, incluirán las conclusiones y

recomendaciones, sin que éstas formen parte de los hallazgos pero que guarden relación

directa con ellos.

Cuando se haga referencia a disposiciones legales, comunicaciones, actas y otros

documentos, de considerarlo necesario, se transcribirá exclusivamente la parte pertinente.



2012.


En los comentarios no constarán los nombres de los funcionarios, únicamente se indicará la

denominación del cargo que desempeña; tampoco se especificará la responsabilidad que se

desprende del examen.

Los hechos subsecuentes, acciones tomadas y los puntos de vista u opiniones de los

funcionarios cuya gestión se examina, deben ir antes de la conclusión, con el respectivo

subtítulo.

Las conclusiones son juicios profesionales de los auditores basados en los hallazgos, luego

de evaluar los atributos, son una parte importante del proceso; resumen el resultado del

trabajo realizado y establecen si los objetivos del examen han sido alcanzados, deben ser

redactados en forma separada y bajo el título CONCLUSIÓN.

Las recomendaciones son sugerencias claras, sencillas y constructivas, formuladas por los

auditores a las autoridades de la entidad, con el propósito de mejorar las operaciones o

actividades; deben ser objetivas que permitan ser aplicadas de inmediato, se redactarán en

oraciones afirmativas y simples, evitando incluir expresiones como "inmediatamente" o

"sin demora", ya que tienden a generar resistencia por su tono impositivo.

Las recomendaciones serán dirigidas al titular de la entidad o unidad que debe ejecutar la

acción correctiva; no sugerirán el cumplimiento de leyes, normas o reglamentos y estarán

enumeradas en forma ascendente, de acuerdo a su presentación bajo el título

RECOMENDACIÓN.



2012.


ANEXOS DEL INFORME

Anexo 1: Nómina de funcionarios principales:

Se incluirá los nombres completos y cargos de los funcionarios y ex funcionarios cuya

gestión es examinada, con indicación del período en el que desempeñaron sus funciones.

Anexo 2: Cronograma de aplicación de recomendaciones:

"Implantación de Recomendaciones".

Anexo 3: Cuestionario de Control Interno.

http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/ACUERDO%20006%20-

%20CG%20-%202004%20REGL%20PRES%20INF%20AUD%20INT.pdf.

2.4. DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

NIVELES DE CONFIANZA Y RIESGO

NIVELES DE CONFIANZA

BAJA

MEDIA O

PONDERADA

ALTA

15% A 50% 51% A 75% 76% A 95%

NIVELES DE RIESGO

http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/ACUERDO%20006%20-%20CG%20-%202004%20REGL%20PRES%20INF%20AUD%20INT.pdf

http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/ACUERDO%20006%20-%20CG%20-%202004%20REGL%20PRES%20INF%20AUD%20INT.pdf



2012.


ALTO

MEDIO O

PONDERADO

BAJO

76% A 95% 51% A 75% 15% A 50%

A mayor confianza menor riesgo y mayor riego menor confianza y así también puede

existir confianza moderada y riesgo moderado cuando estos estén en niveles de 51% a 75%

estará moderado tanto en riego como en confianza.

El nivel de confianza se constituye en el porcentaje en que podemos confiar que el Sistema

de Control Interno del componente analizado se encuentre en funcionamiento, por supuesto

lo ideal es que el nivel de funcionamiento sea del 100%.

Cuando el nivel de confianza es el 100% significa que el sistema de control interno en el

componente evaluado, está funcionando a plenitud por lo que el riesgo de control será de

0% es decir, el riesgo de que existan errores o desviaciones importantes que no puedan

detectar el Sistema de Control Interno, es nulo.

Calculo del Riesgo Inherente

Para el cálculo del riesgo inherente del 100% que es el universo, se divide 100 para el

número de preguntas que contiene el cuestionario, al obtener dicho resultado se lo divide

para el numero de las opciones de respuestas que tenemos en el cuestionario y ese resultado

ponderado que tendrá cada una de las opciones de respuestas. Significa que cada opción de

respuesta tendrá un valor de 5, según el ejemplo, y de este valor se lo va multiplicando por



2012.


dos, tres, cuatro y cinco para de esta forma tener la ponderación para las cinco respuestas

del cuestionario.

CO NFIANZA RIESGO % NIVEL DE RIESGO

406-02 66.00 34.00 100.00 BAJO

406-04 49.10 50.90 100.00 ALTO

406-05 53.40 46.60 100.00 BAJO

406-06 47.50 52.50 100.00 ALTO

406-07 56.00 44.00 100.00 BAJO

406-08 60.30 39.70 100.00 BAJO

406-10 33.00 67.00 100.00 ALTO

406-13 59.90 40.10 100.00 BAJO

53.15 46.85 100.00 MO DERADO

SISTEMA DE REGISTRO

USO DE BIENES DE LARGA DURACION

CONSTATACION FISICA DE EXISTENCIAS

Y BIENES DE LARGA DURACION

MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA

DURACION

RESUMEN DE EVALUACIO N DE RIESGO Y CO NFIANZA DE ACUERDO A

LAS NO RMAS DE CO NTRO L INTERNO

NO RMAS DE CO NTRO L INTERNO

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION

PLANIFICACION

CUSTODIA

IDENTIFICACION Y PROTECCION

Como podemos observar en el cuadro el nivel de confianza es del 53.15% y el nivel de

riesgo es de 46.85% lo que significa que de acuerdo a los resultados que arrojo el

cuestionario de control interno la entidad se encuentra en un nivel de riesgo MODERADO

– MODERADO lo que indica que existen controles que no provean o detecten cualquier

aseveración errónea que pudiera ocurrir en exceso dentro de la entidad sin embargo existe

la posibilidad que se presenten errores o irregularidades.

2.5. DEFINICIÓN DE HALLAZGO DE AUDITORÍA

Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza entre un

CRITERIO y la SITUACIÓN actual encontrada durante el examen a un departamento, una

área, actividad u operación. Es toda información que a juicio del auditor le permite



2012.


identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la

organización, programa o proyectos bajo examen que merecen ser comunicados en el

informe.

Sus elementos son:

Condición, criterio, causa y efecto

2.5.1. REQUISITOS PRINCIPALES DE UN HALLAZGO DE

AUDITORÍA

Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoría son:

Importancia relativa que amerite ser comunicado.

Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.

Objetivo. (obrar con objetividad, equidad y realismo)

Convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

2.5.2. ELEMENTOS O CARACTERÍSTICAS DEL HALLAZGO DE

AUDITORÍA

Para que los hallazgos de auditoría puedan cumplir con los objetivos que persigue el

Auditor, deben estar adecuadamente redactadas, es decir deben incluir los elementos o

características siguientes:



2012.


2.5.2.1. SITUACIÓN: (LO QUE ÉS).

Es la explicación de la situación del problema actual, o de cualquier asunto correspondiente

a la administración de la empresa, tal como la encuentra el Auditor. Refleja la manera en

que el criterio está siendo logrado. Constituida por la condición actual encontrada

Al efectuarse el examen de las operaciones, debe identificarse claramente la naturaleza del

problema.

2.5.2.2. CRITERIO: (LO QUE DEBE SER).

El Criterio, representa la norma apropiada, el patrón de medida ó, el criterio propiamente

dicho, contra el cual se mide o se compara la situación encontrada, dentro de un proceso de

evaluación de las acciones administrativas. Representado por la norma o la unidad de

medida que se compara con la condición

Compren de la norma con la cual el auditor mide la condición.

2.5.2.3. EFECTO: (DIFERENCIA ENTRE LO QUE ES Y LO QUE

DEBE SER).

El Efecto, es el resultado final, favorable o desfavorable, de la Situación, es decir, es la

consecuencia de la acción, inacción o, acción inadecuada de alguna actividad dentro del

proceso de administración.



2012.


Puede decirse asimismo que, el Efecto es el resultado de la comparación de la Situación de

cualquier asunto administrativo, tal como lo encuentra el Auditor, con el Criterio o norma

pertinente.

Al conocer el Efecto, se podrá apreciar la trascendencia de la deficiencia y, se dará paso

inmediato a la emisión de Recomendaciones pertinentes.

2.5.2.4. CAUSA: (QUIEN, O QUE LO ORIGINÓ)

La Causa, constituye la razón o el origen de las deficiencias y desviaciones, e inclusive de

las acciones positivas y, proviene de la ejecución del proceso administrativo, razón o las

razones por la que ocurrió la condición; en este sentido, las Causas pueden ser acciones o

inacciones.

Examen Especial al Proceso de Adquisición, Registro, Distribución, Custodia y Control de los bienes de larga duración del Registro de la Propiedad y Mercantil

del Cantón La Troncal durante el periodo de enero a junio del 2012.


INFORME DE AUDITORIA



2012.


Examen especial al Proceso de Adquisición, Registro, Distribución,

Custodia y Control de los bienes de larga duración del Registro de la

Propiedad y Mercantil del Cantón La Troncal durante el periodo de

enero a junio del 2012.



2012.


Orden de Trabajo No 04-2012-RPCT

La Troncal, 04 de Abril del 2012.

Doctor

Ramón Darío Peñafiel González

REGISTRADOR DE LA PROPIEDAD Y MERCANTIL

DEL CANTÓN LA TRONCAL

La Troncal

De mi consideración:

Hemos efectuado el examen especial al Proceso de Adquisición, Registro, Distribución, Custodia y Control de

los bienes de larga duración, del Registro de la propiedad y mercantil del Cantón La Troncal; por el período

comprendido entre enero a junio del 2012.

Nuestro examen se efectúo de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y

demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los

comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado;

las recomendaciones deberán ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,

Nancy Aracelly Luna Fani.

AUDITOR GENERAL.



2012.


CAPITULO II

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del Examen

El presente examen permitirá a la administración de la entidad, conocer a cabalidad la

realidad de los saldos de las cuentas de bienes de larga duración, su existencia, estado de

conservación, registro, mantenimiento y condiciones actuales de los bienes, para la toma de

decisiones correspondientes.

El Examen Especial en el Registro de la Propiedad del Cantón La Troncal se realizo con

cargo al Plan de Control del año 2012 de la Unidad de Auditoría Interna y de acuerdo a las

Normas Vigentes de la Administración Financiera Publica y la INCOP; en cumplimiento a

la Orden de Trabajo RPCT-04-2012 del 04 de Abril del 2012.

Objetivos del Examen

Verificar que el proceso de adquisición de bienes de larga duración cumpla con los

requisitos legales y normativos.

Comprobar la existencia física de los bienes adquiridos.

Verificar que el Guardalmacén cuente con los documentos de respaldo

correspondientes del ingreso y egreso de los bienes de larga duración.



2012.


Evaluar los mecanismos de Control interno implementados para la adquisición y

distribución de los bienes de larga duración.

Verificar la legalidad y veracidad de las operaciones administrativas – financieras

efectuadas por la Entidad, relacionadas al requerimiento, compra, distribución de

los bienes de larga duración.

Alcance

El Examen Especial al proceso de Adquisición, registro, distribución, custodia y control de

los bienes de larga duración de la Entidad se realizo por el periodo comprendido de enero a

junio del 2012.

Base Legal

El Gobierno municipal Autónomo del cantón la troncal mediante la ordenanza N° 08-2011

resuelve crear el Registro de la Propiedad del Cantón La Troncal con fecha 25 de Octubre

del 2011.

A través de la ordenanza publicada en el Registro Oficial N° 592 con fecha 08 de

Diciembre del 2011 el Registro de la Propiedad del Cantón La Troncal, se constituye como

una dependencia publica, desconcentrada, con autonomía registral, administrativa y

financiera sujeto al control, auditoria y vigilancia de la Dirección Nacional de Registro de



2012.


Datos Públicos en lo relativo al cumplimiento de políticas, resoluciones y disposiciones

para la interconexión e interoperabilidad de las bases de datos y de información pública.

Las operaciones administrativas y financieras ejecutadas por el Registro de la Propiedad del

Cantón La Troncal se fundamentaron entre otras, en las siguientes disposiciones legales:

Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos (LOSEP)

Ley Orgánica del Servidor Público

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas

Ley de Registro

Ley Notarial

Ordenanza de fijación de Aranceles

Resolución de Aranceles.

COOTAD

http://www.iepi.gob.ec/files/general/LeySistemaNacionalRegistroDatosPublicosRO162.pdf

http://www.iepi.gob.ec/files/general/losep.pdf

http://www.iepi.gob.ec/files/transparencia/baseLegal/lotaip.pdf

http://www.iepi.gob.ec/files/transparencia/baseLegal/codigoFinanzaPublicas.pdf



2012.


Estructura Orgánica

La estructura Orgánica del Registro de la Propiedad y Mercantil del Cantón La Troncal

tiene los siguientes niveles jerárquicos:



2012.


Nivel Legislativo – Fiscalizador.- Los órganos de legislación y fiscalización del Registro

de la Propiedad y Mercantil del Cantón La Troncal está conformado por la Dirección

Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP), y el Gobierno Municipal

Autónomo del Cantón La Troncal.

Nivel Ejecutivo.- La o el Registrador de la Propiedad representa el nivel ejecutivo del

Registro de la Propiedad y Mercantil del Cantón la Troncal.

Nivel Asesor.- Constituye la instancia de consulta y asesoramiento, del Registro de la

Propiedad, su función se canaliza a través de Contratación o gestión de Asesoría externa.

Nivel de Apoyo.- Este proceso se encarga de la dotación y administración de los recursos

materiales, económicos – financieros y tecnológicos, realiza aquellas funciones de apoyo

necesarias para el cumplimiento de las actividades del Registro de la Propiedad y

Mercantil. Está integrado por:

a. Unidad Financiera conformada por:

Contador

Recaudador

Tesorería

b. Unidad de Gestión Tecnológica conformada por:



2012.


Ingeniero en sistemas

Nivel Operativo.- Es el encargado de ejecutar los procesos registrales, planes, programas y

proyectos del Registro de la Propiedad, está integrado por:

a. Unidad de Secretaria – Jurídica, conformada por:

Asesor Jurídico – Secretario

b. Unidad de Inscripción, conformada por:

Inscriptor

c. Unidad de Certificación, conformada por:

Certificador

d. Unidad de Archivo, conformada por:

Asistente de Archivo

Objetivos de la Entidad

Estructurar y adecuar todas las unidades de servicio para de esta manera agilitar los

procesos a fin de dar un mejor servicio a los usuarios.



2012.


Planificar e impulsar el desarrollo físico de la Institución.

Dar especial atención en el mejoramiento de la parte informática, y estar a la altura

de cualquier institución moderna para brindar servicios de excelencia.

Capacitar al talento humano, que apunte a la profesionalización y desconcentración

de la gestión Registral.

Incorporar al nuevo Registro de la Propiedad las regulaciones emitidas por los

organismos Rectores y de Control en lo que resta del año, de manera que cumpla

con las disposiciones vigentes.

Mejorar la satisfacción del ciudadano que requiere los Servicios del Registro.

Implementar un Sistema de Gestión de la Calidad

Mejorar el tiempo de atención de Requerimientos

Implementar una medición de la Satisfacción del Ciudadano

Implementar una nueva Estructura Organizacional acorde al sector público.

Monto de recursos examinados

El monto de los recursos analizados durante el periodo del examen ascendió a $ 337.800.00

según la información proporcionada y certificada por contabilidad.



2012.


Presupuesto Institucional

Para el cumplimiento de sus actividades el Registro de la Propiedad del Cantón La Troncal

durante el año 2012 utilizo los siguientes recursos:

Código Concepto Parcial

Asignación

Anual

INGRESOS

INGRESOS 337,800.00

1 CORRIENTES 337,800.00

13 TASAS Y CONTRIBUCIONES 337,800.00

1301 TASAS GENERALES 337,800.00

13.01.11 Inscripciones , Registros y Matriculas 337,800.00

TOTAL DE INGRESOS: 337,800.00

GASTOS

5 CORRIENTES 277,800.00

51 GASTOS EN PERSONAL 213,795.00

51.01 REMUNERACIONES BÁSICAS 82,622.16

51.02 REMUNERACIONES COMPLEMENTARIAS 9,221.18

51.05 REMUNERACIONES TEMPORALES 74,979.14

51.06 APORTE PATRONALES A LA SEGURIDAD SOCIAL 16,507.91

50.07 INDEMNIZACIONES 1.00

51.99 ASIGNACIONES A DISTRIBUIR 30,463.61

53 BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO 61,705.00

53.01 SERVICIOS BÁSICOS 7,000.00

53.02 SERVICIOS GENERALES 4,000.00

53.03 TRASLADO, INSTALACIONES, VIÁTICOS Y SUBSISTENCIAS 5,502.00

53.04 INSTALACIÓN, MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5,201.00

53.05 ARRENDAMIENTO DE BIENES 10,000.00

53.06 CONTRATACIÓN DE ESTUDIO E INVESTIGACIONES 2,000.00

53.07 GASTOS EN INFORMÁTICA 1,002.00



2012.


53.08 BIENES DE USO Y CONSUMO CORRIENTE 27,000.00

57 OTROS GASTOS CORRIENTES 2,300.00

57.02 SEGUROS, COSTOS FINANCIEROS Y OTROS GASTOS 2,300.00

8 GASTOS DE CAPITAL 60,000.00

84 BIENES DE LARGA DURACIÓN 60,000.00

84.01 BIENES MUEBLES 60,000.00

TOTAL DE GASTOS: 337,800.00

Funcionarios relacionados

La nómina de los funcionarios relacionados con el examen se presenta en el anexo 1.



2012.


CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

NO SE ESTABLECIERON POR ESCRITO LOS PROCEDIMIENTOS

PARA LAS CONSTATACIONES FÍSICAS DE EXISTENCIAS Y

BIENES DE LARGA DURACIÓN.

Las constataciones físicas de existencias para consumo interno como son los bienes de

larga duración, fueron realizadas y constadas por una Secretaria encargada de compras;

debido a la falta de un instructivo por escrito a ser observado y aplicado por los servidores

que intervienen en esta diligencia.

Dicha acontecimiento se presento debido a que el Analista Financiero no cumplió la Norma

de Control Interno 406-10 Constataciones físicas de existencias y bienes de larga

duración;



“…Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos

una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a

su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación…”



2012.


Lo expuesto ocasiono que, los servidores desconozcan los procedimientos a ser aplicados

en el proceso de la tomas física; que los resultados de las constataciones físicas no sean

presentados en forma uniforme y en formatos preestablecidos; así como el desconocimiento

del trámite que se debe dar a los resultados obtenidos

La situación comentada, se presento debido a que el Analista Financiero no formulo un

instructivo para la toma física de existencia y bienes de larga duración la cual origino no

garantizar la efectividad de los procesos de constatación física.

CONCLUSIÓN:

La institución no contó con un instructivo por escrito, para la realización de constataciones

físicas de existencias y bienes de larga duración, lo cual no permitió contar con una guía

que facilite las actividades de los servidores que intervienen en este proceso y garantice los

resultados a obtener.

RECOMENDACIÓN Nro. 01

Al Analista Financiero

Formulará un instructivo que guie las actividades de constatación física de existencias y

bienes de larga duración en la entidad, en el que se determine claramente los

procedimientos, formatos, disposiciones legales, el trámite que se debe dar a los resultados

obtenidos y las responsabilidades de los servidores que participan en esta diligencia.



2012.


DEFICIENCIA EN EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LOS

BIENES DE LARGA DURACIÓN

Los bienes de larga duración como son Computadores, CPU, impresoras, etc., no cuentan

con un código físico individual, que permita una fácil identificación y ubicación por

dependencia y custodio; hecho ocasionado porque la Secretaria Encargada, no aplico la

normativa que existe para el efecto.

En lo expuesto se determino que incumplió la Norma de Control Interno 406-06

Identificación y Protección.

Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y

protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración.

“…Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte

visible, permitiendo su fácil identificación. El responsable de la custodia de los bienes de larga

duración, mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente

organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e identificación de

los mismos..”.

No existe dentro de la estructura orgánica un funcionario que tenga esta responsabilidad

ejecutoria.



2012.


Al no existir este procedimiento origino que todos los bines de la entidad estén a la

intemperie de pérdida o daño, teniendo que responder por todos estos bienes la máxima

autoridad.

CONCLUSIÓN:

Bienes de la Entidad sin codificar, dificultan su control, localización e identificación


Al Registrador de la Propiedad

Designara a un funcionario para que realice la codificación respectiva de los bienes de larga

duración según la normativa vigente.

A la Secretaria - Bodeguero

Colocara el código correspondiente en una parte visible de los bienes, de manera que

facilite el control, localización e identificación.

AUSENCIA EN LAS ACTAS DE ENTREGA DE RECEPCIÓN DE

LOS BIENES ADQUIRIDOS PARA LA ENTIDAD

Los Artículos 64 y 65 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración

de Bienes del Sector público, establecen que habrá lugar a la entrega recepción en todos los



2012.


casos de compra, venta, transferencia gratuita, traspaso de bienes, dejando constancia de

cualquier novedad en las correspondientes actas.

Mediante actas de entrega recepción suscritas por la funcionaria encargada y los

proveedores se formalizó la entrega de los bienes muebles adquiridos, observándose que en

estas no detallaron la marca, modelo, serie y más especificaciones técnicas, características y

componentes de los bienes recibidos.

De otra parte, los equipos de dispensadores de agua se han instalado en las diferentes

oficinas y no se han suscrito actas de entrega de recepción que responsabilicen de manera

individual al custodio o custodios de los mismos, figurando en consecuencia como

responsable de los mismos ante la máxima autoridad de la Entidad, sin que estén bajo su

uso ni custodia directa.

No se observó lo que dispone la Norma de Control Interno 406-10 “Constatación física de

existencias y bienes de larga duración” que señala:





2012.


Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una

vez al año. El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su

cargo el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.

“…Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán formulados

claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en

este proceso…”

Tampoco se observo el Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración

de Bienes del Sector Público Capítulo III en el art. 10 que dispone:

Art. 10.- INSPECCIÓN Y RECEPCIÓN.- Los bienes adquiridos de cualquier naturaleza

que fueren serán recibidos y examinados por el servidor público, Guardalmacén de

vienen o quien haga sus veces y los servidores que de conformidad a la normativa

interna de cada entidad deben hacerlo, lo que se dejara constancia en una acta con la

firma de quienes lo entreguen y recibe.

Adquirido el bien el Guardalmacén de Bienes, hará el ingreso correspondiente y abrirá la

hoja de vida útil o historia del mismo, en la que se registrarán todos sus datos; y en los

casos pertinentes, información adicional sobre su ubicación y el nombre del servidor a

cuyo servicio se encuentre.

Lo comentado ha dado lugar a que no se cuenten con actas de entrega recepción individual

suscritas por los custodios de los bienes; y, que las actas de entrega recepción legalizadas



2012.


por la funcionaria encargado no detalla las características de los bienes recibidos,

dificultando su seguimiento y control posterior, con el riesgo de que queden desprotegidos.

Lo comentado originó que no se mantenga el inventario actualizado, que no se pueda

confirmar la ubicación, existencia real de los bienes y el detalle de los responsables de su

tenencia y conservación, que no se puedan conciliar los saldos físicos con los contables y

que no se realicen los trámites legales y reglamentarios pertinentes y se apliquen las

acciones correctivas necesarias tan pronto se establezcan faltantes o la existencia de bienes

obsoletos o inservibles.

CONCLUSIÓN:

Las actas de entrega recepción suscritas entre la funcionaria encargada y el Proveedor, en

su generalidad no detallaron la marca, modelo, serie y más especificaciones técnicas,

características y componentes del bien recibido.

Además no se han suscrito las actas de entrega recepción individual de algunos bienes

adquiridos, figurando como responsable de los mismos el Registrador de la Propiedad, sin

que estos en la actualidad estén bajo su custodia.





2012.


Dispondrá a la funcionaria responsable del control de inventarios de bienes muebles e

inmuebles de la Entidad, que elabore las actas de entrega recepción individual de los bienes

adquiridos y entregados a los custodios de las Unidades Administrativas, detallando la

marca, modelo, serie, componentes y más características técnicas del bien adquirido; datos

que facilitarán efectuar el control posterior y responsabilizar al servidor custodio del uso y

cuidado.

NO SE EFECTÚA UN PLAN DE MANTENIMIENTO,

CONSERVACIÓN Y BUEN USO DE LOS BIENES

Se verificó que no se ha diseñado un plan de mantenimiento preventivo de los bienes de

larga duración, con la finalidad de mantenerlos en buenas condiciones de funcionamiento y

prolongar su vida útil.

No se ha dado cumplimiento a lo que dispone la Norma de Control Interno 406-13

“Mantenimiento de bienes de larga duración”

El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los

programas de mantenimiento de los bienes de larga duración.

La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de

larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.



2012.


“…Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar

la gestión operativa de la entidad…”

Al no existir un plan de mantenimiento preventivo de los activos fijos podría ocasionar que

se deterioren en forma acelerada.

CONCLUSIÓN:

No se ha diseñado ni ha ejecutado un programa de mantenimiento preventivo sobre los

activos de larga duración de la institución lo que podría provocar el deterioro de los

mismos.



Designara a una persona para que formule y ejecute un programa de mantenimiento para

los activos de la institución a fin de conservarlos en estado óptimo de funcionamiento y

prolongar su vida útil.




ANEXO Nº 1

“REGISTRO DE LA PROPIEDAD Y MERCANTIL DEL CANTÓN LA TRONCAL”

PRINCIPALES FUNCIONARIOS RELACIONADOS

Período de Enero a Junio del 2012.

NOMBRES CARGO

PERIODO

DESDE HASTA

Ing. William Carvajal. Analista Financiero feb.-12 Continua

Srta. Johanna Atariguana Sánchez. Secretaria - Bodeguera. dic.-08 Continua

Ing. Gina Meneses. Contadora sep.-07 Continua

Sr. Ramón Peñafiel Quito Jefe de Compras Publicas ene-97 Continua

______________________

Nancy Aracelly Luna Fani

AUDITOR GENERAL




ANEXO Nº 2

“REGISTRO DE LA PROPIEDAD Y MERCANTIL DEL CANTÓN LA TRONCAL”

CRONOGRAMA DE CUMPLIMIENTO DE APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES

Período de Enero a Junio del 2012.

NRO. RECOMENDACIÓN ENE. FEB MAR. ABR. MAY. JUN JUL. AGOS. SEP. OCT. NOV. DIC.

1

Al Analista Financiero: Formulará un instructivo que guie las actividades de

constatación física de existencias y bienes de larga duración en la entidad, en el

que se determine claramente los procedimientos, formatos, disposiciones legales,

el trámite que se debe dar a los resultados obtenidos y las responsabilidades de

los servidores que participan en esta diligencia.

X

2Al Registrador de la Propiedad: Designara a un funcionario para que realice la

codificación respectiva de los bienes de larga duración según la normativa

vigente.

X

2.1

A la Secretaria - Bodeguero: Colocara el código correspondiente en una parte

visible de los bienes, de manera que facilite el control, localización e

identificación.

X

3

Al Registrador de la Propiedad: Dispondrá a la funcionaria responsable del

Subproceso de Servicios Generales que en las actas de entrega recepción que

suscriban los miembros de las Comisiones de entrega recepción y los

proveedores, se detalle la marca, modelo, serie, componentes y más

características técnicas de los bienes adquiridos, información que facilitará su

verificación posterior.

X

3.1

Al Registrador de la Propiedad: Dispondrá a la funcionaria responsable del

control de inventarios de bienes muebles e inmuebles de la Entidad, que elabore

las actas de entrega recepción individual de los bienes adquiridos y entregados a

los custodios de las Unidades Administrativas, detallando la marca, modelo,

serie, componentes y más características técnicas del bien adquirido; datos que

facilitarán efectuar el control posterior y responsabilizar al servidor custodio del

uso y cuidado.

X

4Al Registrador de la Propiedad: Designara a una persona para que formule y

ejecute un programa de mantenimiento para los activos de la institución a fin de

conservarlos en estado óptimo de funcionamiento y prolongar su vida útil.

X

_______________________

Nancy Aracelly Luna Fani

AUDITOR GENERAL




ANEXO Nº 3

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES , ORGANISMOS DEL SECTOR PUBLICO Y PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONEN DE RECURSOS PÚBLICOS

ENTIDAD: REGISTRO DE LA PROPIEDAD Y MERCANTIL DEL CANTÓN LA TRONCAL ÁREA O RUBRO EVALUADO:

EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406- ADMINISTRACIÓN DE BIENES

PERIODO: DE ENERO A JUNIO DEL 2012

NORMA TÉCNICA APLICADA:

406-02

No. Preguntas Incipiente Básico Confiable Muy Confiable Optimo Total Factor RECOMENDACIONES

ACCIONES TOMADAS

POR LA ENTIDAD

406-02 PLANIFICACIÓN 2.0 4.0 6.0 8.0 10.0

1

¿La Entidad dispone de un Plan Anual de Contratación, PAC, que incluya las obras, bienes y los servicios a contratarse durante el año fiscal?

X

6

2

¿El PAC, incluye todas las adquisiciones a realizarse bajo los regímenes general y especial, establecidos en la Ley de Contratación Publica y su reglamento?

X

6

3 ¿El PAC y sus reformas son aprobadas por la máxima autoridad de la entidad?

X

8

4 ¿El PAC y sus reformas son publicadas en el portal de compras públicas?

X

8

5

¿El PAC, aprobado y publicado en el portal de compras públicas, incluye información relacionada con los procesos de contratación a realizarse, la descripción del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del Plan?

X

8




6

¿En la planificación se establece mínimos y máximos de existencias, de manera que las compras se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas?

X

8

7

¿El equipo encargado de la elaboración del PAC, conoce de la normativa que consta en la LOSNCP, su reglamento y disposiciones emitidas por la INCOP?

N/A

8

¿Se verifica que los participantes en los procesos de contratación, que realiza la entidad, se encuentra debidamente habilitados con el RUP?

X

6

9 ¿Se publica el PAC en la página WEB de la Entidad dentro de los 15 días del mes de enero de cada año?

X

6

10

¿La Entidad se encuentra registrada en el portal de compras públicas para acceder el uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratación Publica?

X 10

NIVEL DE CONFIANZA: 66

NIVEL DE RIESGO: 34

RIESGO: BAJO

Elaborado por: Aplicado a:

Egr. Nancy Aracelly Luna Fani Egr. Johanna Atariguana Sánchez

SECRETARIA





ENTIDAD: REGISTRO DE LA PROPIEDAD Y MERCANTIL DEL CANTÓN LA TRONCAL

ÁREA O RUBRO

EVALUADO:

EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, RELACIONADO CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA DE CONTROL INTERNO 406- ADMINISTRACIÓN DE BIENES.


NORMA TÉCNICA

APLICADA: 406-04

No. Preguntas Incipient

e Básico

Confiable

Muy Confiable

Optimo Total

Factor RECOMENDACIONE

S

ACCIONES TOMADAS POR LA

ENTIDAD 406-04 ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN 1.8 3.6 5.5 7.3 9.1

1

¿Los bienes que adquiere la entidad ingresan físicamente a través del almacén o bodega antes de ser utilizados para poder llevar un control sobre ellos?

X 5.5

2

¿Cuenta la entidad con instalaciones seguras, ubicadas adecuadamente, y con espacio físico necesario para el funcionamiento de los almacenes o bodegas?

X 5.5

3 ¿El guardalmacén o Bodeguero sustenta con documentos suficientes (ACTA), su conformidad con los bienes que ingresan?

X 3.6

4

¿Los directivos establecieron un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados en la bodega de la institución?

X 3.6

5

¿El guardalmacén o bodeguero verifica si los bienes que ingresan se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas?

X 3.6




6

¿Se estableció un sistema de registro permanente para el control de los bienes , incluyendo registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características?

X 5.5

7

¿En caso de existir novedades en la entrega de los bienes por parte del proveedor, no se reciben los bienes hasta que cumplan con los requerimientos y especificaciones ; y, se comunica inmediatamente a la máxima autoridad o delegado para el efecto?

X 3.6

8 ¿El guardalmacén o bodeguero acredita con documentos los bienes que egresan?

X 3.6

9

¿El guardalmacén o bodeguero si al recibir recibir el bien encuentra novedades, no los recibe y comunica inmediatamente a la máxima autoridad o al servidor delegado para efecto?

X 3.6

10 ¿Solamente personal autorizado y que laboran en el almacén o bodega tienen acceso a las instalaciones?

X 5.5

11

¿El guardalmacén realiza la verificación y tramita la documentación correspondiente de los bienes que por sus características especiales deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización?

X 5.5

NIVEL DE CONFIANZA: 49.1

NIVEL DE RIESGO: 50.9

RIESGO: ALTO



SECRETARIA






ÁREA O RUBRO EVALUADO:




406-05

No. Preguntas Incipiente Básico Confiabl

e Muy

Confiable Optimo Total

Factor RECOMENDACIÓN

ACCIONES TOMADAS

POR LA ENTIDAD

406-05 SISTEMA DE REGISTRO 2.2 4.4 6.7 8.9 11.1

1

¿Se ha establecido un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes?

X

8.9

2 ¿Los movimientos de entrada, salidas o bajas de los bienes son registrados oportunamente?

X

6.7

3 ¿La información contable de los bienes de larga duración se actualiza periódicamente y de conformidad con la normativa contable vigente?

X

6.7

4 ¿Se concilian permanentemente los saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas de mayor general?

X

6.7

5 ¿Se realiza periódicamente la verificación física de bienes?

X

4.4

6 ¿Los resultados de la Verificación Física son conciliados con los registros contables?

X

6.7




7 ¿Los resultados de la verificación física se elaboran las correspondientes actas y las novedades establecidas son comunicadas a la máxima autoridad para la toma de acciones correctivas?

X

4.4

8 ¿Los bienes que no reúnen las características para ser registrados como activos fijos, son sujetos de control contable?

X

8.9

9 ¿Se registran directamente en cuenta de gastos o costos los bienes que no reúnen las características de activos fijos y se reflejan en cuentas de orden?

N/A



RIESGO: BAJO



SECRETARIA










406-06

No. Preguntas Incipiente Básico Confiable Muy


Factor RECOMENDACIONES

ACCIONES TOMADAS

POR LA ENTIDAD

406-06 IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN 2.5 5.0 7.5 10.0 12.5

1 ¿Se mantiene una codificación que permita el fácil acceso, identificación, organización y protección de los

suministros y bienes propiedad de la institución?

X

2.5

2 ¿Todos los bienes presentan su codificación en una parte visible, que permita fácilmente identificarlos?

X

2.5

3 ¿La máxima autoridad a designado a un funcionario como custodio de los bienes de larga duración?

X

5

4

¿El responsable de la custodia de los bienes de larga duración , mantiene registros actualizados , individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados?

X

5

5 ¿Se elaboran y suscriben actas de los bienes entregados a los servidores para el desempeño de sus funciones a fin de delimitar responsabilidades en cuanto a su protección y custodia?

X

5




6 ¿Se encuentran salvaguardados, protegidos y asegurados los bienes de la entidad?

X 12.5

7 ¿Se contratan pólizas de seguro, para proteger los principales bienes de larga duración contra todo riesgo?

X

7.5

8 ¿Se controla periódicamente las coberturas y vigencias de las pólizas de seguros de los bienes contratadas?

X

7.5



RIESGO: ALTO

Elaborado por: Aplicado :

_____________________________________


SECRETARIA





ENTIDAD: REGISTRO DE LA PROPIEDAD Y MERCANTIL DEL CANTÓN LA TRONCAL ÁREA O RUBRO EVALUADO:


PERIODO: DE ENERO A JUNIO DEL 2012 NORMA TÉCNICA APLICADA:

406-07



Factor RECOMENDACIÓN

ACCIONES TOMADAS

POR LA ENTIDAD 406-07 CUSTODIA 4.0 8.0 12.0 16.0 20.0

1

¿La entidad dispone de una unidad administrativa que sea responsable de designar a los custodios de los

bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento

de las existencias y bienes de larga duración?

X

8

2

¿Se aplican los controles internos que permitan detectar si estos bienes son utilizados para otros fines para los que no fueron adquiridos?

X

12

3 ¿Se verifica que los bienes de la entidad se encuentren en condiciones adecuadas y no se encuentren en riesgo de deterioro?

X

12

4 ¿Existe normativa interna que permita designar los custodios de los bienes, que establezca procedimientos de conservación, seguridad y mantenimiento?

X

12

5 ¿Se elaboran actas de entrega recepción por el cambio de custodios?

X

12

NIVEL DE CONFIANZA: 56 NIVEL DE RIESGO: 44 RIESGO: BAJO


_____________________________________ Egr. Nancy Aracelly Luna Fani Egr. Johanna Atariguana Sánchez










406-08



Factor RECOMENDACIONES

ACCIONES TOMADAS

POR LA ENTIDAD

406-08 USO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN 2.2 4.4 6.7 8.9 11.1

1

¿Se verifica permanentemente que los bienes de larga duración se utilicen únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines

personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares?

X

6.7

2

¿Se normo que cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de larga duración entregados para el desempeño de sus funciones?

X

6.7

3

¿Se ha dejado constancia escrita de que los servidores responsables del uso de los bienes o custodios son responsables de sus uso, conservación y de que por ningún motivo pueden ser utilizados para otros fines que no sean los institucionales?

X

6.7

4 ¿Los bienes de la entidad son utilizados indistintamente por varias personas?

X

6.7




5 ¿La unidad administrativa responsable de la administración de los bienes ha definidos los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación que permitan garantizar su correcta utilización?

X

6.7

6 ¿Se constata y verifica que los daños , perdida o destrucción producidos en los bienes no obedezcan a negligencia o mal uso por parte del servidor a cargo?

X

6.7

7

¿Se encuentra reglamentado que el daño, perdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a a su cargo?

X

6.7

8

¿Los cambios que se produzcan y alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, son reportados oportunamente a la dirección correspondiente para que se adopten los correctivos que cada caso requiera?

X

6.7

9 ¿Existen para cada bien de larga duración los registros respectivos que permitan conocer su estado, mantenimiento, reparaciones u otros incidentes?

X

6.7



RIESGO: BAJO


_____________________________________


SECRETARIA










406-10

No. Preguntas Incipiente Básic

o Confiabl

e Muy

Confiable Optim

o Total Factor

RECOMENDACIONES

ACCIONES TOMADAS POR LA ENTIDAD 406-10 CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE

LARGA DURACIÓN 1.8 3.6 5.5 7.3 9.1

1 ¿Cuenta la Institución con reglamentación interna en

la cual se definan los procedimientos para la realización de constataciones físicas periódicas de las

existencias y bienes de larga duración?

X

5.5

2 ¿Son emitidos por escrito y formulados claramente con la finalidad de que sean comprendidos fácilmente por el personal que participa en el proceso, los procedimientos para la toma física de los bienes?

X

5.5

3 ¿Se efectúa constataciones físicas integrales de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año?

N/A

4

¿El personal que interviene en la toma física, es independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de las existencias y bienes de larga duración?

X

5.5

5 ¿Se elabora el acta respectiva una vez que se finaliza la toma física de bienes?

X

5.5




6 ¿Los resultados obtenidos en las verificaciones físicas son conciliados con registros contables y las diferencias, son investigadas y registradas en los ajustes respectivos previa autorización?

X

5.5

7 ¿En las verificaciones físicas se identifica los bienes en mal estado o fuera de uso y proceder de acuerdo a las modalidades de enajenación (baja, donación, remate) según corresponda?

X

5.5

8 ¿Se ha contratado servicios privados para llevar a cabo la toma física de las existencias y bienes de larga duración?

N/A

9 ¿Para contratación de servicios para la constatación física de los bienes, se verifica la conformidad de los resultados e informe final con el área contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios?

N/A

10 ¿Participa el auditor interno en calidad de observador en la toma física de las existencias y bienes de larga duración?

N/A

11 ¿Participa personal de auditoría interna por la autoridad en calidad de observador en el proceso de constatación física?

N/A

NIVEL DE CONFIANZA: 33

NIVEL DE RIESGO: 67

RIESGO: ALTO


_____________________________________


SECRETARIA










406-13


Confiable Optimo

Total Factor

RECOMENDACIONES

ACCIONES TOMADAS

POR LA ENTIDAD

406-13 MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN 1.5 3.1 4.6 6.2 7.7

1 ¿Existe un área administrativa encargada del mantenimiento de bienes de larga duración?

X

4.6

2

¿Con el fin de conservar en estado optimo de funcionamiento y prolongar su vida útil, se realizan mantenimientos preventivos y correctivos a los bienes de larga duración?

X

3.1

3 ¿El área administrativa elabora procedimientos que permitan implantar programas de mantenimiento de los bienes de larga duración?

X

4.6

4 ¿La entidad constantemente realiza mantenimientos preventivos a los bienes de larga duración?

X

4.6

5 ¿La entidad constantemente realiza mantenimientos correctivos de los bienes de larga duración?

X

4.6




6 ¿Dichos mantenimientos ayudan a la conservación de un estado óptimo de funcionamiento y prolongación de la vida útil de los bienes de larga duración?

X

4.6

7

¿Se establecen los controles necesarios que le permitan verificar que lo programas de mantenimiento se los realice con la oportunidad y eficiencia?

X

4.6

8 ¿ Los bienes de larga duración que posee la entidad se encuentran en estado optimo de funcionamiento?

X

6.2

9 ¿Se diseña y ejecuta programas de mantenimiento preventivo de los bienes de larga duración?

X

4.6

10 ¿Se diseña y ejecuta programas de mantenimiento correctivo de los bienes de larga duración?

X

4.6

11 ¿Existen controles sobre la eficiencia de los programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duración?

X

4.6

12 ¿La entidad contrata a terceros para atender necesidades de mantenimiento de bienes de larga duración?

X

4.6

13 ¿Dichas contrataciones son justificadas y fundamentadas por el responsable de la dependencia que solicita el servicio?

X

4.6



RIESGO: BAJO


_____________________________________


SECRETARIA



2012.


BIBLIOGRAFIA:

(http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimiento-De-Examen-

Especial/4320519.html)

(http://www.auditoresycontadores.com/index.php/articulos/auditoria/112-concepto-

de-una-auditoria-a-un-examen-especial)

Ordenanza Municipal.

www.contraloria.gob.ec.

http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimiento-De-Examen-%20Especial/4320519.html

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http://www.auditoresycontadores.com/index.php/articulos/auditoria/112-concepto-de-una-auditoria-a-un-examen-especial

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http://www.contraloria.gob.ec/

universidad catÓlica de cuenca extensiÓn san pablo de...

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