Unidad IIIMetodología De La Auditoria AdministrativaMetodología para realizar una auditoria administrativa: Para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco metodológico que orienta las acciones en sus diferentes etapas: Planeación, instrumentación, examen, informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone de una serie de componentes indispensables para cumplir con un fin convenido.La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifique criterios y delimiten la profundidad con que se revisaran y aplicaran las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.También cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente a los registros de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento. (Franklin 2003 pp. 55)De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodología son: a) Planeación b) Instrumentación * Examen * Informe * Seguimiento A. PLANEACION Es un lineamiento generales que norma la aplicación de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean suficientes pertinentes y relevantes.ObjetivoDeterminar las acciones que deben realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.Para planificar una auditoria es necesario tomar en cuenta los siguientes factores. * Fuentes de estudioRepresentan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

Internas * Gobierno Corporativo * Órganos de control interno * Socios * Niveles de organización * Comisiones, comités y grupos de trabajo * Sistemas de informaciónExternas

* Normativas, Leyes nacionales y Regionales * Organizaciones análogas, o del mismo sector o ramo * Organizaciones lideres en el campo de trabajo * Organismos nacionales e internacionales que dicta lineamientos o normas regulatorias * Redes de información * Proveedores * Clientes o usuarios

* Investigación preliminarDefinida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura técnica y legal información del campo de trabajo, y toda clase de documento relacionada con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución.Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda la mucha precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su contenido.Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios: * Determinación de las necesidades especificas * Identificación de los factores que requieren atención * Definición de estrategias de acción * Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue * Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores * Especificación del perfil del auditor. * Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. Franklin 2003 pp. 56Preparación del proyecto de auditoria: Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo.Propuesta técnica * Naturaleza: Tipo de auditoria que se pretende realizar * Alcance: Áreas de aplicación * Antecedentes: Recuentos de auditorias anteriores * Objetivos: Logros que se pretende alcanzar * Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos * Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla * Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución * Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos * Costos: Estimación global y especifica de recursos financieros necesarios

* Resultados: Beneficios que se espera obtener. * Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elemento de apoyo. (Franklin 2003 pp. 62)Programa de trabajoEs un enunciado lógico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoria a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación. Sirve como guía a los auditores durante la auditoria y como registro permanente de la labor efectuada.

* Identificación: Nombre del estudio * Responsables: Auditor a cargo de su implementación * Área(s): Universo bajo estudio * Clave: Numero progresivo de las áreas, programas o proyectos * Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información * Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades * Calendario: Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase * Representación grafica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes * Formato: Presentación y resguardo de progresos * Reporte de avance: Seguimiento de las acciones * Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avancesAsignación de la responsabilidad Para iniciar formalmente el estudio, la organización designara al auditor o equipos de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de complejidad de la auditoria.La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un directivo de línea de alguna de las áreas de la organización, partiendo de la base de que tenga los conocimientos y experiencia necesarios en la realización de la auditoria administrativa.Capacitación Un vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a las personas o equipo designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación que se emplearan para recopilar la información, si no en todo el proceso para prepara la aplicación e instrumentación de la auditoria.Por lo anterior, se debe dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, la calendarización de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de la información a captar, la distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar, y los mecanismo de coordinación y de reporte establecidos.Actitud La labor de investigación tiene que llevarse sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor.Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin de procurarse una imagen positiva; lo que facilitara su tarea y estimulara la participación activa del personal de la organización.Con el propósito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un sustento, o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegándose en todo momento a las directrices de la auditoria en forma

objetiva.Diagnostico preliminar El diagnostico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptible de alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la programación que se va orientar el curso de acción de auditoria.Con esta perspectiva, el auditor esta obligado a prever la realización de los siguientes pasos: 1. Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de la auditoria 2. Afina el objetivo general 3. Definir los objetivos tentativos específicos por área 4. Complementar la estrategia global 5. Ajustar y concretar el proyecto de auditoria 6. Determinar las acciones a seguir 7. Delimitar claramente el universo a examinar 8. Proponer técnicas para la capacitación y el análisis de la información 9. Plantear alternativas de medición 10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias 11. Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen 12. Contribuir en la elaboración del informe 13. Proponer mecanismos de seguimientoEn la planeación se fija el objetivo de la auditoria, los factores a revisar, que incluyen el proceso administrativo y los elementos específicos que complementan su funcionamiento, las fuentes de estudio interna y externas, la investigación preliminar y la preparación del proyecto de auditoria que considera la propuesta técnica, el programa de trabajo y los aspectos de capacitación, asignación de responsabilidad y actitud, así como el diagnostico preliminar. B. InstrumentaciónConcluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoria, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen mas viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.Recopilación de informaciónEsta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoria o, en su caso, a suspenderla.Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.Técnicas de recolecciónPara recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas. * Investigación documental * Observación directa

* Acceso a redes de información * Entrevistas * Cuestionarios * Cedulas

* Investigación documentalConsiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoria. Alas fuentes documentales básicas alas que se pueden acudir son:Normativa * Acta constitutiva * Ley que ordena la creación de la organización * Reglamento interno * Reglamentación especifica * Tratados y convenios * Decretos y acuerdos

Administrativos * Organigramas * Manuales administrativos * Sistemas de Información * Sistemas de normalización y certificación * Cuadros de distribución de trabajo * Plantillas de personal * Inventarios de mobiliario y equipo * Auditorias administrativas previasMercado * Productos y servicios * Áreas (población ingresos factores limitantes). * Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada, características). * Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible), análisis del régimen de mercado. * Determinación de preciosUbicación geográfica * Localización * Ubicación espacial interna * Características * Del terreno * Distancias y costo de trasporte * Justificación en relación con el tamaño y los procesos.Estudios financieros * Recursos financieros para inversión * Análisis y proyecciones financieras

* Programas de financiamiento * Evaluación financieraSituación económica * Sistema económico * Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economía * Aspectos sociales * Variables demográficas * Relaciones con el exteriorObservación directa: Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa, y comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurara de que exista un consenso entorno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoria.La entrevista: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información mas completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.Cuestionarios: Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temáticas especifica. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.Cedulas: Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoria. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.Medición: Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoria.Papeles de trabajo: Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones

que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoria.El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoria, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir: a) Identificación de la auditoria * El proyecto de auditoria * Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado. * Indicaciones de las observaciones recibida durante la aplicación de la auditoria * Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo * Anotaciones sobre información relevante * Ajustes realizados durante su ejecución * Reporte de posibles Irregularidades * Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicaciónPara homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes.Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorias subsecuentes. b) EvidenciaLa evidencia comprende como ya se dijo es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, alas normas en la materia y a los citerior que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y esta contenidas en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoria.Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información

por áreas, apartados o componentes.Para que la evidencia sea útil y valida, debe cubrir los siguientes requisitos * Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. * Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validad. * Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de forma lógica y clara. * Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoria.Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las siguientes situaciones. * Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y documentación inadecuada o alterada * Transacciones realizadas fuera del curso normal * Limitaciones para acceder a los sistemas de información. * Registros incongruente con las operaciones realizadas * Condicionamiento de las áreas para suministrar evidenciasEn todas las oportunidades, al auditor deberá proceder con prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.Supervisión del trabajoPara tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la auditoria sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de auditoria.La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoria, comprende: * Revisión del programa de trabajo * Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores * Aclaración oportuna de dudas * Control del tiempo invertido en función del estimado * Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo * Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósitoPara llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es conveniente observar los siguientes criterios. * Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores * Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda * Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes * Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes negativas o no se

apliquen las líneas de investigación definidas. * Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizado a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño Así mismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple: * Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisión del auditor responsable * Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometido a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable * Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones * Llevar una bitácora donde se derriba el comportamiento de los auditores * Preparara un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a lo largo de la auditoria * Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlasEn resumen podemos decir que en la instrumentación se determina cómo recopilar la información a través de las técnicas de recolección como la investigación documental, observación directa, acceso a redes de información, entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de medición como indicadores y escalas, los papeles de trabajo del auditor, la evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisión del trabajo en sus diferentes modalidades. C. ExamenEn el examen se establece el propósito, el procedimiento y las variables cuantitativas seleccionadas para revisar la información captada, y la formulación del diagnostico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrán de servir para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un modelo analítico de la organización.El examen de los factores de la auditoria consiste en dividir o separar sus elementos componentes parta conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre si y con el todo, y de estas con sus contexto.PropósitoAplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.ProcedimientoEl examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas, así como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos: * Conocer el hecho que se analiza * Describir ese hecho * Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles * Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento * Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación, seleccionado, haciendo

comparaciones y buscando analogías y discrepancias. * Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto. * Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención. * Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos: * ¿Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan * ¿Porque se hace? propósitos que se pretende alcanzar * ¿Quien lo hace? Personal que interviene * ¿Como se hace? Metidos y técnicas que se aplican * ¿Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan * ¿Cuando se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridosDespués de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿Por qué? Hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de ese momento el examen se torna mas critico, y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez mas profunda en cuanto al las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor. (Franklin 2003 pp. 73)Técnicas de análisis administrativosConstituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan: * Comprobar como se están ejecutando las etapas del proceso administrativo * Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos * Examinar los resultados que están obteniendo la organización * Revisara las circunstancias que inciden en los resultados * Verificar los niveles de efectividad * Conocer el uso de los recursos * Determinar la medida de consistencia en procesos específicosEntre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un apoyo valioso apara el auditor, se encuentran las siguientes:Organizacionales * Administración por objetivos * Análisis de sistemas * Análisis de costo beneficio * Análisis de estructura * Árbol de decisiones * Autoevaluación * Control total de la calidad * Diagrama de causa y efecto * Control de calidad * Diagrama de pareto

* Benchmarking * Empowerment * Estudio de factibilidad * Estudio de viabilidad * Inteligencia emocional * Reingeniería organizacional * ReorganizaciónCuantitativas * Análisis de serie de tiempos * Cadena de eventos * Modelo de inventarios * Modelos integrados de producción * Muestreo * Programación dinámica * Programación lineal * Teoría de las colas o de líneas de espera * Teoría de las decisiones (Franklin 2003 pp. 74)Formulación del diagnostico administrativoEl diagnostico administrativo, parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta, susceptible de cuantificarse y calificarse. Es también una oportunidad para diseñar un marco legal de análisis; para sistematizar la información de la realidad de una organización, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar los factores mas relevantes de su funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la resolución de problemas; y, sobre todo para servir como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atención efectiva.El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico, de la realidad de la organización. (Franklin 2003 pp.79) D. InformeAl finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoria; identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto, etcétera, auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados.En virtud de que este documento se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente información respecto al la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del numero de caos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir tributos como: * Objetividad: visión imparcial de los hechos

* Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la información. * Claridad: Fácil comprensión del contenido * Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información * Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios * Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidasEl informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer los si los instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la auditoria. Así mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentación e instrumentación. En caso de una modificación significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendrá que ajustarse.Aspectos operativos Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa.Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden. * Introducción: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditoria. * Antecedentes: Información que enmarca la génesis y situación actual de la organización. * Justificación: Elementos que hicieron necesaria su aplicación * Objetivos de la auditoria: Razones por las que se efectuó la auditoria y fines que se persiguen con el informe. * Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno de ellos. * Recursos: Medios humanos, materiales y tecnológicos empleados. * Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo. * Alcance: Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo. * Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa. * Metodología: Marco de trabajo, técnicas e indicadores en el que se sustento la auditoria. * Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta * Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas * Recomendaciones: Señalamientos para mejorar la operación y el desempeño * Alternativas de implantación: programas y método viables. * Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoria * Opiniones de los responsables de las áreas auditadas: Puntos de vistas externos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones * Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio profundo. ( Franklin 2003 pp. 82)Lineamientos generales para su preparación * No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. * Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas practicas y viables * Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, y

traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso. * Homogenizar las integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creación. * Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados * Ofrecer a los niveles de detención los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y consistente. * Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información permanente. * Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el no cumplir, o hacerlo extemporáneamente, con las medidas recomendadas * Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimientos de las acciones * Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la obtención de resultados.Es conveniente que antes emitir el informe, una persona independientemente a la aplicación de la auditoria, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de verificar que han cumplido con todas las normas de auditoria.Presentación del informe: Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de auditoria convocara al grupo auditor para efectuar la revisión de su contenido; en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o aclarar, realizara los ajustes necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente con el informe final, se procederá a su entrega y presentación a: * Titular de la organización * Órgano de gobierno * Niveles directivos * Mandos medios y nivel operativo. * Grupos de filiación, corporativos o sectorialesLa presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de computación, láminas o material audiovisual.En el informe se registra los resultados de la auditoria, los aspectos operativos acordados para orientar su ejecución y los lineamientos generales para su preparación. E. SeguimientoFinalmente en el seguimiento se integran las observaciones y recomendaciones, para lo cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y acciones especificas para examinar el grado de avance en la implementación de los cambios sugeridos y sentar las bases para la auditoria de seguimientoLas observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben de sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir fallas detectadas, si no también a evitar su recurrencia. En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinación de observaciones o deficiencias, si no aportar elementos de crecimiento a la organización, lo que hace posible. * Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la practica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de área, función, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados

* Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones * Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe al grado y forma como estas se atendieron.Objetivo generalEstablecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atención y puesta en operación.Lineamientos generales * Definir las áreas en que se comprobara la implantación de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoria y las sugerencias o comentarios del titular de los titulares de la organización. * Considerar la participación de especialistas cuando se estime que la aplicación de las recomendaciones así lo requiere * Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la opción de las sugerencia del auditor * Establecer los mecanismos para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los términos y fechas establecidos * Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentación de tales recomendaciones * Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas * Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron origen * Reprogramar las fechas compromisos para implantar las recomendaciones en los casos en que éstas no se hayan adoptado o atendido parcialmente * El auditor comentará con el responsable del área sujeta a seguimiento las observaciones determinadas, con el objeto de que aporten las pruebas o elementos de juicios adicionales que en el desarrollo de la auditoria no fueron expuestos, permitiendo con ello rectificar su opinión * Si el criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deberá adjuntarse al informe * Establecer cuando se justifique, fechas de reprogramación para implantar en sus totalidad las recomendaciones conforme a los términos previamente acordados con la junta directivaAcciones específicasPara examinar el grado de avance en la puesta en práctica de los cambios sugeridos y sentar las bases para una auditoria de seguimiento, se requiere que el auditor verifique como se efectúan, lo cual se puede visualizar desde dos perspectivas: 1. Las recomendaciones se han implantado conforme al programa 2. Tal implantación se ha realizado fuera del programaRecomendaciones Programadas * Asignación de responsabilidades * Factores considerados * Áreas de aplicación * Periodo de realización

* Porcentaje de avance * Costo * Apoyo y soporte utilizados * Resultados obtenidos * Impacto logrado Recomendaciones fuera de programa * Desviaciones * Causas * Efectos * Alternativas de solución planteadas * Alternativas de solución aplicadas * Acciones correctivas realizadas * Calendarios de aplicaciónCriterios para la ejecución de la auditoria de seguimiento * Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organización referentes al las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes, con el propósito de atenderlas en la auditoria de seguimiento a realizar * Entrevistarse previamente a la ejecución de esta auditoria con los responsables de las áreas involucradas, e fin de obtener un panorama general de avance en la implantación de las recomendaciones * Especificar el numero de semanas – hombres que comprenderá la revisión, el responsable de la supervisión y los auditores que participaran en la ejecución * Dar prioridad en la auditoria de seguimiento, a la comprobación del cumplimiento en los términos establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo preparadas, la definición de medidas correctivas y las sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las observaciones señaladas por el auditor. * Cuando en la auditoria de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se deberá ampliar el alcance de los procedimientos de auditoria, con la finalidad de plantear al responsable del área las recomendaciones necesarias para corregirlas y establecer conjuntamente las fechas compromiso. (Franklin 2003 pp. 55)ResumenEl marco metodológico representa el camino indicado o pasos a seguir, para guiar las acciones de una auditoria administrativa, debe permitir realizar las correcciones necesarias para cumplir con los objetivos de la misma y transformar las experiencias adquiridas en conocimientos.