PROCEDIMIENTO TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

Segn BENJAMIN, Enrique (2005). Auditora Administrativa. Constituyen los instrumentos en el que auditor apoya para complementar sus observaciones y le posibilitan:

Comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo.

Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos.

Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin.

Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.

Verificar los niveles de efectividad.

Conocer el uso de los recursos.

Determinar la medida de consistencia en procesos especficos.

Al igual existen tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis y que son de apoyo al auditor, estas son:

Organizacionales

Administracin por objetivos.

Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una organizacin identifican objetivos comunes, definen reas de responsabilidad en trminos de resultados esperados y usan esos objetivos como guas para su operacin.

Anlisis de Sistemas.

Proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras a un sistema.

Anlisis de costo-beneficio.

Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo u obtener el mayor valor posible de acuerdo con la inversin realizada.

Anlisis de Estructuras.

Examen detallado de la estructura de una organizacin para conocer sus componentes, caractersticas representativas y comportamiento, con el fin de optimizar su funcionamiento.

rbol de decisiones.

Enfoque que visualiza los riesgos y las probabilidades de una situacin como incertidumbre o acontecimientos fortuitos, al trazar en forma de un rbol los puntos de decisin, los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los diversos cursos de accin.

Auditora Administrativa.

Examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

Autoevaluacin.

Proceso a travs del cual los integrantes de una organizacin identificada, valoran y comparan sus avances en relacin con las metas y objetivos preestablecidos durante un periodo especfico.

Control total de calidad.

Mtodo orientado a elevar en forma permanente la calidad de los procesos, productos y servicios de una organizacin, previendo el error y haciendo un hbito la mejora constante, con el propsito de satisfacer las necesidades y expectativas de clientes y/o usuarios.

Estudio de factibilidad.

Anlisis que permite precisar la situacin y alternativa de cambio para un producto, proyecto, sistema y/o servicio de una organizacin tomando en cuenta su medio ambiente.

Estudio de viabilidad.

Investigacin tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos a corto, mediano y largo plazos, considerando factores tales como la oportunidad, exactitud, precisin y costo de la informacin a obtenerse, y sobre todo, el efecto que ella tiene en los distintos niveles jerrquicos.

Benchmarking.

Proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como lderes en su campo, con el fin de realizar mejoras en la organizacin.

Desarrollo organizacional.

Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organizacin en forma sistemtica para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.

Reingeniera organizacional.

Proceso a travs del cual las organizaciones redisean sus sistemas de informacin, de organizacin, formas de trabajar en equipo y los medios por los que dialogan entre s y con los clientes o usuarios, para elevar sustancialmente su desempeo.

Reorganizacin.

Revisin y/o ajuste de una organizacin con el propsito de hacerla ms funcional y productiva. Cuantitativas

Anlisis de series de tiempo.

Interpretacin de las variaciones de los volmenes de hechos, costos, produccin, rotacin de personal, etc. En periodos iguales y subdivididas en unidades de tiempo homogneas.

Correlacin.

Determinacin del grado de influencia o repercusin mutua entre dos o ms variables.

Modelos de inventario.

Especificacin de cundo y qu cantidad de inventarios deben tenerse.

Modelos Integrados de produccin.

Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la produccin y los inventarios.

Muestreo.

Sirve para inferir informacin acerca de un universo de estudio, a partir del estudio de una parte representativa del mismo.

Nmeros ndices.

Para medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones de volumen de operaciones, errores, costos, ausencias y otras variables en un periodo determinado con fines de control, comprobando la validez y confiabilidad de la informacin.

Programacin dinmica.

Se emplea para resolver problemas que poseen varias fases interrelacionadas, donde se debe adoptar una decisin adecuada para cada una de stas, sin perder de vista el objetivo ltimo que pretende alcanzar; slo cuando el efecto de cada decisin se ha determinado, se toma una decisin final.

Programacin lineal.

Asignacin de recursos escasos de una manera ptima en relacin con un objetivo; generalmente, su finalidad es minimizar costos y maximizar beneficios.

Simulacin

Esta tcnica se utiliza para imitar una operacin o un mtodo antes de su ejecucin real, reproduciendo situaciones difciles o incosteables de experimentar en la prctica.

Teora de colas o de lneas de espera.

Optimizacin de distribuciones en condiciones de aglomeracin, en la que se cuidan los puntos de estrangulamiento o tiempos de espera, esto es, las demoras verificadas en algn punto de servicio.

Teora de los grafos.

De esta se derivan las tcnicas de planeacin y programacin por redes (CPM, PERT, etc.). Tanto el PERT (Program Evaluation Review Technique) como el CPM (Critical Path Method) y el Ramps (Resource allocation and multi project scheduling) son diagramas que buscan identificar al trayectoria crtica para planear y programar en forma grfica y cuantitativa la secuencia coordinada para llevar a cabo un proyecto.

Teora de las decisiones.

Seleccin del mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable.

Teora de los juegos.

Determinacin de la estrategia ptima en una situacin de competencia.

FORMULACIN DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

Segn BENJAMIN, Enrique (2005). Auditora Administrativa. Son los recursos que traduce los hechos y circunstancia en informacin concreta. Es decir, es un parte esencial de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancia en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es tambin una oportunidad para disear un marco global de anlisis, para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades e identificar los factores ms relevantes de su funcionamiento y saber los recursos disponibles que se tienen en la resolucin de problemas en el que pueda servir en las acciones necesarias que requieran de atencin.

En el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos a la auditora, tiene que incorporarse los siguientes aspectos:

Descripcin de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su trayectoria histrica.

Elementos probatorios de la necesidad de ejercer una auditoria administrativa.

Definicin de un objetivo general y objetivos por rea especfica.

Efecto de la estrategia seguida.

Consecuencias de la implementacin del proyecto de auditora.

Nivel de aplicacin del proceso administrativo.

Comportamiento de los elementos especficos que coadyuvan con el proceso administrativo.

Efectividad con la que se instrumentan las acciones administrativas.

Racionalidad con la que se utilizan los recursos.

Calidad de vida de la organizacin.

Alternativas de accin para elevar el desempeo organizacional.

ndole de las relaciones con el entorno.

Identificacin de tendencias internas y externas.

Deteccin de oportunidades de mejora.

SEGUIMIENTO

Segn BENJAMIN, Enrique (2005). Auditora Administrativa. Son observaciones que producen como resultado de la auditora que deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no slo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia.

Los seguimientos aportan elementos de crecimiento a la organizacin. Lo que hace posible:

Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del rea, funcin, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados.

Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones.

Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como stas se atendieron.

LINEAMIENTOS GENERALES

Definir las reas en que se comprobar la implantacin de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoria y las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin.

Considerar la participacin de especialistas cuando se estime que la participacin de especialistas cuando se estime que la aplicacin de las recomendaciones as lo requiere.

Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopcin de las sugerencias del auditor.

Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los trminos y fechas establecidas.

Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentacin de tales recomendaciones.

Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas.

Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron origen.

Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que stas no se hayan adoptado o se hayan atendido parcialmente.

El auditor comentar con el responsable del rea sujeta a seguimiento las observaciones determinadas, con el objeto de que se aporten pruebas o elementos de juicio adicionales que en el desarrollo de la auditoria no fueron expuestos, permitiendo con ello rectificar su opinin.

Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deber adjuntarse al informe.

Establecer, cuando se justifique, fechas de reprogramacin para implantar en su totalidad las recomendaciones conforme a los trminos previamente acordados con el titular de la organizacin.

ACCIONES ESPECFICAS

Segn BENJAMIN, Enrique (2005). Auditora Administrativa. Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios sugeridos y sentar las bases para una auditoria de seguimiento, s e requiere que el auditor verifique cmo se efectan, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas:

1. Las recomendaciones se han implantado conforme a programa.

2. Tal implantacin se ha realizado fuera de programa.

Recomendaciones Programadas.

1. Asignacin de responsabilidades.

2. Factores considerados.

3. reas de aplicacin.

4. Perodo de realizacin.

5. Porcentaje de avance.

6. Costo.

7. Apoyo y soporte utilizados.

8. Resultados obtenidos.

9. Impacto logrado.

Recomendaciones fuera de programa.

1. Desviaciones.

2. Causas.

3. Efectos.

4. Alternativas de solucin planteadas.

5. Alternativas de solucin aplicadas.

6. Acciones correctivas realizadas.

7. Calendario de aplicacin.

CRITERIOS PARA LA EJECUCIN DE LA AUDITORA DE SEGUIMIENTO

Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes, con el propsito de atenderlas en la auditora de seguimiento a realizar.

Entrevistarse previamente a la ejecucin de esta auditora con los responsables de las reas involucradas, a fin de obtener un panorama general del avance en la implantacin de las recomendaciones.

Especificar el nmero de semanas- hombre que comprender la revisin, el responsable de la supervisin y los auditores que participarn en la ejecucin.

Dar prioridad, en la auditoria de seguimiento, a la comprobacin del cumplimiento en los trminos establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo preparadas, la definicin de medidas correctivas y las sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las observaciones sealadas por el auditor.

Cuando en la auditora de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditora, con la finalidad de plantear al responsable del rea las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas compromiso. CONCLUSIN

Podemos concluir, que la metodologa de auditora es conjunto de procedimientos o lineamientos que establece el auditor previamente, para conseguir de una forma confiable y objetiva los resultados, para ello debe establecer argumentos o herramientas vlidas para su realizacin. Los procesos de la metodologa de la auditoria tiene tres etapas; las cuales son la planeacin que consiste en trazarse unos objetivos entre los auditores y la empresa; el examen consiste en proporcionar la clasificacin e interpretacin de hechos, diagnsticos de problemas, con un fin de evaluar y racionalizar los efectos de un cambio en mejora de esos errores o situaciones del ente; y el seguimiento que consiste en los resultados de las observaciones de la auditora para corregir las fallas detectadas y evitar esas irregularidades.

As mismo, son importante los procesos administrativos como la planeacin que planifica a corto, mediano y largo plazo los objetivos de una empresa; la organizacin que permite saber cmo est estructurado las directrices del funcionamiento de un ente; la direccin que seala la toma de decisin ante el desempeo de la empresa y el control, que establece los niveles de prioridad y funciones de la organizacin, porque son procesos que acceden a que en una compaa sea exitosa o no, en el sentido desde el principio hasta el final de que se cumplan esas metas deseadas.

Al igual una investigacin preliminar da un anlisis de suma importancia, porque da un resultado que comprender la naturaleza y la extensin del plan de la auditora y la valoracin y oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante el examen, as como el diagnostico preliminar que identifica los posibles problemas o situaciones a resolver y los logros que se aspiran alcanzar, donde se tomar en cuenta para as evaluarlos en el transcurso del proceso de auditora, empleando las tcnicas apropiadas para tomar las decisiones ms conveniente a la organizacin mediante la observacin de los papeles de trabajo que son registros que sirven de soporte para el trabajo realizado por el auditor y que de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptado, donde se identifica las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizada, la informacin obtenida, las conclusiones, adems de esto papeles debe estar bien organizado en forma tal que facilite la rpida localizacin y la compresin fcil de las personas que hace lectura e interpretacin de los mismos. As como tambin el examen que son pruebas que se somete la organizacin y en sus diversas reas con el proceso de auditora, con el objeto de estudio, de modo de observarla atentamente en todo su entorno y llegar un posible resultado. De aqu parte, de que las evidencias son esa prueba real y eficiente de que existe ese hecho que ante esos documentos llamados papeles demuestren ante un examen arrojen una decisin que es crucial para la compaa ante posibles fallas y poder detectarlas y corregirlas.

BIBLIOGRAFA

Fuentes Hemerogrfica:

1. BENJAMN, Enrique F (2001). Auditora Administrativa. Editorial Mc Graw Hill. Mxico.

Fuentes Electrnicas:

1. FERNNDEZ, Eduardo

http://www.soeduc.cl/nuevo.php?ir=apuntes_contab.php2. Zamaheidi

http://www.monografias.com/trabajos13/papeltr/papeltr.shtml