unidad ii teorÍa de la organizaciÓn

7/31/2019 UNIDAD II TEORA DE LA ORGANIZACIN

1/44

ORGANIZACIN YMTODOS

1

Lic. Vctor Vladimir


2/44

2

ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD II:

TEORA DE LAORGANIZACIN


3/44

3


La Organizacin tiene su origen en la

palabra Organismo.

Organizacin es la estructura tcnica de lasrelaciones que deben existir entre las

funciones, niveles y actividades de loselementos materiales y humanos de un

organismo social, con el fin de lograr su

mxima eficiencia dentro de los planes y

objetivos sealados.

La Organizacin produce grandesbeneficios que se reflejan en la reduccinde costos para la empresa y una mejor

direccin de la misma

Introduccin de la Organizacin


4/44

4


Qu Estudia l O y M? Los Problemas de Estructura y Funcionamiento

de la Administracin.

Aconsejar a los Funcionarios interesados en

mejorar la Organizacin y Mtodos de laEmpresa

Cul es la Finalidad de una Unidadde O y M?

Asegurar el mximo de eficiencia en elfinanciamiento de la mquina administrativa, ymediante la aplicacin adecuada de mtodoscientificos de Organizacin

INTRODUCCIN


5/44

5


Cul es la Finalidad de una Unidadde O y M?

Conseguir economas en el costo de laproduccin y en la utilizacin de mano de obra.

Observacin:

No se le concede autoridad sobre otras unidadesen administracin.

INTRODUCCIN


6/44

6


La Ventajas de un O y M? Su responsabilidad es estudiar los problemas

administrativos y que puedan tomarse el tiempopara pensar e indagar sin tener que preocuparse

de abandonar otras responsabilidades.

Es el Desarrollo de las Facultades Crticas,pensar en trminos de propsitos en vez demedios, a interrogar sobre lo que se hace y el por

qu de ello.

INTRODUCCIN


7/44


8/44

8


El Servicio del Departamento de O yM se caracteriza por:

Adiestramiento en tcnicas especializadas queson complementadas con la experiencia de sus

funcionarios.

Liberacin de estrecheses departamentales yenfocar los problemas desde el punto de vista delas necesidades de la empresa.

INTRODUCCIN


9/44

9


El Trmino O y M Consiste: Determinar su grado de eficiencia.

Su Rentabilidad

Su Facultad de adaptarse a los cambios del

medio Conceptuar al mtodo como el proceso de

reflexin abstracta que permite enfocar yabordar el problema de la organizacin

INTRODUCCIN


10/44

10


Los Objetivos dentro de una dependenciade O y M:

1. Servir de Vinculacin entre rgano Central demodernizacin administrativa y las dependencias en

la ejecucin de las prioridades del mejoramientoadministrativo.

2. Analizar los problemas originados en la estructurade la Organizacin y los problemas derivados delflujo o proceso administrativo; as como los

problemas del cambio de actitud y comportamiento,en el marco de la modernizacin administrativa.

INTRODUCCIN


11/44

11


Origen de Organizacin y Mtodos:1821 Reorganizacin Administrativa

tendientes a racionalizar y mseficientes.

La evolucin que ha seguido, se puede dividir endos fases importantes:

Una Referente a su Origen y Formacin.

Consolidacin

INTRODUCCIN


12/44

12


INTRODUCCIN

1917-1964

Se inicia con

la Creacin de los

Departamentos

Administrativos

Termina con la

Instalacin de las

Unidades de O y M En

Toda la Administracin

La Primera Fase

La Segunda Fase

1965

Se dedican a modernizar la Administracin e

Introducen las tcnicas administrativasExperimentales en el sector privado y consolidan

su accin de revisin permanente tanto de

La estructura como el funcionamiento.


13/44

13


Las Unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio devarios acuerdos:

1) Acuerdo por el que se establecen las bases para la

promocin y coordinacin de las reformasadministrativas.

2) Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada

departamento deben procurar dar la atencin que requiereel programa de reforma administrativa de su dependencia.

3) Acuerdo por medio del cual seda a conocer que

corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas peridicasde evaluacin en materia de reforma administrativa y losdiagnsticos necesarios.

INTRODUCCIN


14/44

14


Las funciones consisten en una orientacin general en elconjunto de la administracin

1) Estudiar y analizar de manera permanente la estructura yel funcionamiento de la dependencia.

2) Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia

a las que se trabaja.3) Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia

que lo solicitan en la interpretacin y aplicacin de tcnicasadministrativas; Coordinndose con cada una de ellas eimplantando nuevos y mejores sistemas de trabajo.

4) Hacer actividades de promocin, Investigacin ydivulgacin.

1.2 LA FUNCIN DE ORGANIZACIN Y MTODOS


15/44

15


5) Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en laorganizacin, donde se verifiquen todas las actividadesrealizadas como un anlisis integral de finalidad, deorganizacin, sistemas y procedimientos, a fin deconsiderar posibles mejoramientos en los mtodos.

6) Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos quedebe realizar la organizacin en cada una de sus divisiones.

7) Conocimiento de las tcnicas concernientes almejoramiento de mtodos y a los principios generales para

resolucin de problemas que se plantean en la organizacinde la cual dependen.



16/44

16


8) Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas deorganizacin y mtodos.

9) Estudiar, proponer e implementar sistemas y

procedimientos que permitan desarrollar con mayoreficiencia y productividad las actividades de losfuncionarios y empleados.



17/44

17



1 Fase de desarrollo(inicial)

2 Fase de desarrollo(intermedia)

3 Fase dedesarrollo(consolidacin)

Anlisis de

estructuras y

funciones

Teora de sistemas Teora cuantitativa

Cuadros de

distribucin del

trabajo

Desarrollo

Organizacional

Ingeniera de

sistemas

Elaboracin de

organigramas

Administracin por

proyectos

Informtica

Elaboracin de

diagramas de flujo

Administracin

estratgica

Modelos de

simulacin

Anlisis y descripcin

de puestos


18/44

18


a) Fase de Desarrollo (Inicio):

Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativasaportadas por la teora de la organizacin clsica, parael estudio de la estructura y los procesos de trabajo de laempresa; elaborando organigramas como cuadros dedistribucin del trabajo, departamentalizacin ydelegacin de tareas.

b) Fase de Desarrollo (Intermedia):

En este nivel de actividad recurren las tcnicas msavanzadas y complicadas para el desarrollo delcomportamiento y la teora moderna de la organizacin,as como los sistemas y los proyectos.



19/44

19


c) Fase de Desarrollo (Consolidacin):

Es la fase donde se hace ms avanzado eldesarrollo, recurriendo a teoras cuantitativascon la utilizacin de recursos matemticos,operaciones, simulacros y procedimientoselectrnicos de datos.



20/44

20


La informacin sobre la actividad administrativa de ladependencia o unidad orgnica de la que se trate, serecopila, analiza y prepara como informe en el cualse deben formular propuestas, ventajas y desventajasde las medidas de mejoramiento administrativo ms

viables de acuerdo con la estimacin de costos ypresupuestos de los recursos humanos, financieros ymateriales.

Para poder realizar dichos anlisis se deben seguirdiversos pasos:

1) Conocer el hecho o la situacin que se analiza.

2) Describir tal hecho o situacin.

1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANLISTAS DEORGANIZACIN Y MTODOS


21/44

21


3) Descomponerlo con el fin de conocer los detalles yaspectos.

4) Examinarlo crticamente y comprender cada elemento ocomponente del hecho especfico en estudio.

5) Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio declasificacin elegido, haciendo comparaciones ybuscando analogas.

6) Definir las relaciones que operan entre cada elemento,tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el

departamento donde se trabaja.7) Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura,

normas y polticas administrativas, funciones yoperaciones, equipo y ambiente laboral.



22/44

22


Es importante saber las caractersticas que distinguen a losanlisis de un sistema de Organizacin y mtodos, lascuales se denotan as:

1) Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, laeliminacin de procedimientos o de pasos dentro de unproceso.

2) Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas.

3) Combinacin: Combinar el orden de las operaciones deun procedimiento que considere los factores.

4) Modificacin: Cambios en los procedimientos o lasoperaciones, modificadores en las formas, registros einformes.



23/44

23


5) Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodosde trabajo mediante el anlisis de las operaciones de unprocedimiento.

6) Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones enlos volmenes de hechos, costos, produccin, etc., enperodos iguales y subdivididos en unidades homogneasde tiempo.

7) Correlacin: Determinar el grado de influencia entre doso ms variables. Una variable puede ser estimada si elvalor de otra variable es conocido.

8) Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreohace posible las inferencias acerca de las caractersticasdel personal.



24/44

24


9) PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin deProgramas): La planeacin y control de un conjuntocomplejo de actividades, funciones y relaciones.Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin

de recursos, etc.10) Programacin lineal: Para asignar los recursosincluyendo una funcin objetiva, a travs de la eleccinentre varias alternativas y sistemas cuyos elementostienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin

en diversas etapas.11) Simulacin: Usada para imitar una operacin antes desu ejecucin real, para as proporcionar datosaproximados que permiten tomar decisiones, haciendogrupos complejos de variables.



25/44

25


12) Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin yMtodos, diversas teoras que caracterizan a sudependencia o a las etapas por las que estdesarrollndose, stas se dividen as:

Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo deestaciones de servicio, y la mayora de los modelossuponen una distribucin especfica de las llegadas y eltiempo.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando

la informacin se da en forma probable para el desarrollosistemtico del anlisis

Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en unasituacin de competencia, y aplicar en problemas deproductividad hacindose responsables pero conociendo

las reglas.



26/44

26


La ubicacin de Organizacin y Mtodos en

los organismos de la administracin esmuy variada y depende del tipo derelaciones y las funciones que se le

asignen y del tipo de organismoimplicado. Los documentos oficialesrecomiendan que el sistema deorganizacin y mtodos dependan de lamisma autoridad del organismo al cualsirven. Sin embargo, las podemos

localizar de diferentes formas, es decir,de acuerdo a las funciones que realicen

en la empresa u organismo.

1.4 UBICACIN DENTRO DE LA EMPRESA


27/44

27


a) Ubicacin segn la funcin deasesora:

Si se le asigna funciones asesorasdeben ubicarse en el mximo

nivel jerrquico o mximonivel de decisin, pero puedensituarse en otro niveljerrquico. Existen dos casos

En una secretara, donde dependa

directamente del secretario,del subsecretario y de ungerente .


Secretara

Subsecretara

Gerencia

Organizacin y Mtodos

Organizacin y Mtodos


28/44

28


En una administracin descentralizada, donde puede dependerdirectamente del director o gerente general y del subdirector osubgerente general.


Direccin General

Organizacin yMtodos

Subdireccin General

Organizacin y

Mtodos

SubdireccinA

SubdireccinB

SubdireccinC


29/44

29


b) Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los rganos administrativoscumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareasde programacin, presupuestos, informacin,

administracin de recursos humanos y materiales y control.Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos anivel lineal, dependiendo de un rgano de lnea pero conautoridad funcional sobre las unidades orgnicas de ladependencia para el caso especfico y especial del apoyo

administrativo en Organizacin y Mtodos.



30/44

30


Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, confunciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeasunidades de diagnstico y proyectos ubicados en las reasque dada su importancia o dimensin las.


Secretara

SubdireccinA

SubdireccinB

Direccin General deO. y M.


31/44

31


Ubicacin del departamento de Organizacin y Mtodos en unaSecretara


-

Secretara

SubsecretaraA

Direccin de Planeacinadministrativa

SubsecretaraB

Departamento deO. y M.


32/44

32


Ubicacin de las oficinas de Organizacin y Mtodos en unaparaestatal


Subdireccin General

SubdireccinA

Subdireccin

administrativa

Direccin General

Departamento deadministracin

Departamentode personal

Departamentojurdico

Oficina deO. y M.

Oficina deO. y M.


33/44

33


c) Ubicacin segn la funcin de los proyectos:

La organizacin por programas o proyectos es la msresultante del desarrollo de las relaciones horizontalesdentro las organizaciones.

La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituyeuna organizacin orgnicoajustable y flexible,identificndose como una estructura horizontaldiagonal.Es una combinacin de la relacin de coordinacin y del

mando especializado, pero tambin puede considerarsecomo una vinculacin entre la estructura programtica,cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya baseson los proyectos y la organizacin.



34/44

34


Ubicacin de las unidades de Organizacin y Mtodos en unasecretara


Secretara

Subsecretara A Subsecretara B

O. y M.

Proyecto 1 Proyecto 1


35/44

35


Ubicacin de las U.O.M. en una paraestatal, cuando dependende la direccin.


Direccin General

Organizacin yMtodos

Subdireccin A Subdireccin B Subdireccin C

Proyecto 1 Proyecto 1 Proyecto 1


36/44

36


Existen dos enfoque para administrar los proyectos deOrganizacin y Mtodos

El primero se refiere a que el administrador del proyecto seaasesor directo, lo que ubica al ms alto nivel con unarelacin de asesora en el organigrama.

El segundo se refiere a que el administrador del proyectodetente autoridad sobre todas las actividades del proyectohasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven suautoridad lineal original.

En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de

autoridad que emana de los distintos administradoresfuncionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto



37/44

37


ste se encarga de recopilar y analizar informacin con elfin de presentar soluciones alternativas a problemas, ascomo asesorar en la implantacin de las modificaciones queproponga. El analista puede ser un tcnico o profesional querequiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora dela administracin y de la organizacin, de sistemas ymetodologa de la investigacin.

Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan

realizar diagnsticos administrativos y el diseoorganizacional, anlisis y elaboracin de organigramas,

diagramas de flujo y distribucin de espacio.

1.5 Personal de Organizacin y Mtodos


38/44

38


Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin yMtodos se resumen en tres aspectos:

1) La carencia de un programa general de Organizacin y

Mtodos en las dependencias pblicas.2) La escasez de personal calificado.3) La resistencia al cambio

1.6 Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos


39/44

39


2. Mejoramiento de los Procesos Administrativos

GERENCIAACTIVIDADES

Mantenimiento Mejoramiento

AdministracinTradicional

Tratando deevitar que lasituacin se

deteriore-tipocorrectivo

El Desgaste dela

Administracin

centr

a


40/44

40



Mejoramiento

Adquisicin deNuevas

Tecnologas

Falta adecuadaCapacitacin yentrenamiento

Personal

Se pierde su eficiencia ymuchas veces vuelve losniveles de productividad

Observacin:Cuando el mejoramiento se logra por la creatividad y empeo de las

personas, ste no se mantiene por la carencia de mecanismos deestandarizacin y seguimiento adecuado debido a que el mejoramientocontinuo tampoco est en la agenda del administrador


41/44

41



La empresa en s es un gran proceso: entraninsumos, se ejecutan unas actividades y segeneran productos o servicios para los clientes.

El modelo administrativo tradicional estpicamente funcional y todos los esquemas de

control estn concebidos con este enfoque, cadadepartamento toma decisiones pensandonicamente en ellos mismos Las modificacionesque se hacen casi nunca consultan lasnecesidades y los requerimientos de los dems

departamentos y por esto los procedimientos quegobiernan la empresa terminan convertidos enverdaderas "colchas de retazos" porque cadaquien tiene su "manera de trabajar".


42/44


43/44

43



La primera etapa de este proceso de mejoramiento esidentificar procesos que se realizan en la empresa. Porejemplo: ventas, produccin, facturacin, elaboracin deEstados Financieros, nminas, seleccin y enganchepersonal.

La segunda Etapa Luego de esto se debe definir cules deellos son los ms crticos o los que presentan mayoresquejas tanto internas como externas.

El tercer paso es integrar los grupos de trabajo para cadauno de los procesos a mejorar. Para la composicin de

estos grupos, se debe tener en cuenta que debe participaral menos una persona de cada una de las reas queintervienen en ellos


44/44

44



La herramienta de trabajo bsica en este proceso demejoramiento es el Diagrama de Flujo de Productos y

Procesos (DFPP).

unidad ii teorÍa de la organizaciÓn

Documents