unidad 3. organizacion
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Divisin de Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Gestin y Administracin de PyMES.
Licenciatura en:
Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas Empresas (PyMES)
Programa de la asignatura:
Administracin Activa
Clave:
080920413
Universidad Abierta y a Distancia de Mxico
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ndice
Unidad 3. Organizacin ..................................................................................................... 3
Presentacin de la unidad .............................................................................................. 3
Propsitos ...................................................................................................................... 3
Competencia especfica ................................................................................................. 3
3.1. Concepto, importancia y principios de la organizacin ............................................ 4
3.1.1. Concepto de organizacin .................................................................................... 4
Actividad 1. Tu concepto de organizacin ...................................................................... 7
3.2. Elementos de la organizacin .................................................................................. 7
3.2.1. Etapas de la organizacin .................................................................................... 8
3.2.2. Jerarquizacin ...................................................................................................... 8
3.2.3. Departamentalizacin ......................................................................................... 10
3.2.4. Descripcin de funciones.................................................................................... 15
3.2.5. Actividades y obligaciones .................................................................................. 15
3.2.6. Coordinacin ...................................................................................................... 16
Actividad 2. Funciones y actividades ............................................................................ 17
Autoevaluacin ............................................................................................................. 18
Evidencia de aprendizaje. ............................................................................................ 21
Autorreflexiones ........................................................................................................... 21
Cierre de la unidad ....................................................................................................... 22
Para saber ms........................................................................................................ 22
Fuentes de consulta ..................................................................................................... 22
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Unidad 3. Organizacin
Presentacin de la unidad
Durante esta unidad, estudiars la organizacin en el sentido estricto de la administracinde empresas.
Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa resultan de suma
importancia, pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organizacin se refiere
a la forma en el a que estructuran conforme las condiciones de la empresa y los recursos
para alcanzar los objetivos planteados. En esta unidad revisars los elementos que se
deben considerar al momento de organizar una empresa.
PropsitosAl finalizar la unidad identificars el principio de organizacin en las empresas y aplicars
los conceptos de organizacin para utilizar de una manera eficiente los recursos con los
que cuenta una empresa ya establecida o implementar tus propios recursos al emprender
un nuevo negocio.
Competencia especfica
Analizar las etapas de la organizacin para su aplicacin en el desarrollo del proceso,
mediante el uso de los principios bsicos de la administracin activa.
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3.1. Concepto, importancia y principios de la organizacin
Una organizacin es un sistema planteado con el fin de llegar a metas deseadas y
objetivos comunes. Las empresas tienen claros estos objetivos y esto les permite tener un
panorama amplio de las posibilidades para conseguirlos.
Las funciones principales de la organizacin es atender y vigilar las reas de recursos
humanos, materiales, financieros, produccin y tecnologa, ya que al crear y regular estas
reas se trabaja en conjunto en la empresa para lograr los fines esperados.
3.1.1. Concepto de organizacinLa organizacin es un sistema de interaccin entre seres humanos, trabajos y direccin
para lograr la elaboracin de un producto u ofrecer un servicio, su objetivo principal es la
buena comunicacin y alcanzar una meta o propsito comn.
Para Cardoza (2007) la accin de organizar, consiste en una misin de estructuracin con
el fin de obtener la mayor cohesin posible en situaciones complejas, por ejemplo los
costos, dominio de la tecnologa, necesidad de nueva infraestructura, variables para la
toma de decisiones, entre otros.
Los procesos formalizados de organizacin de una empresa tratan de realizar los
siguientes pasos lgicos:
Redefinicin de la misin de conjunto (planes yobjetivos)
Distribucin de funciones o unidades de actividadprincipales (divisin en departamentos y funcionesde apoyo)
Divisin de niveles (distribucin deresponsabilidades y poderes formales, para elestablecimiento de un organigrama)
Operatoria de integracin del conjunto paracompensar las divisiones (procedimientos ydispositivos de coordinacin)
Estructuracin de actividades individuales,descripcin de puestos de trabajo, objetivos yfunciones individuales, etctera).
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Para Chiavenato (2006) la administracin se divide en dos tipos, formal e informal:
Como entidad social u organizacin informal,en la cual las personas interactan paraalcanzar objetivos especficos. En esta acepcin, la palabra organizacin indica cualquier
iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos, unejemplo claro de la organizacin informal son las relaciones amistosas.
Como funcin administrativa y parte del proceso administrativo u organizacinformal,en este sentido, organizacin significa el acto de organizar, estructurar y destinarlos recursos, definir los rganos encargados de la administracin y fijar sus atribuciones e
interrelaciones. Por ejemplo las empresas que tienen perfectamente definidos los puestos
en un organigrama y que tienen comunicacin por medio de los manuales(p. 72).
Ambos tipos de administracin, formal e informal, estn presentes dentro de todas las
organizaciones, como se observa en la siguiente figura:
Figura 1. Harold Koontz& Heinz Weihrich, 2004, Administracin una Perspectiva Global, p.246.
La diferencia entre la administracin formal e informal es que la primera se efecta en la
relacin entre jefe y subordinado, ya que el jefe tiene algn estudio calificado y la segunda
es la relacin que se da con una persona que no tiene algn estudio calificado solo una
referencia del trabajo a realizar.
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Los principios de la organizacin:
Al crear una empresa, lo esencial es establecer la relacin que debe de existir entre los
principios bsicos del desarrollo del nuevo sistema que se va a constituir, con el fin de
elegir un mtodo viable y ptimo para dicha empresa.
Estos principios bsicos son:
I. La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas.Es necesariotener claro las funciones de cada puesto, ya que esto garantiza el cumplimiento de
las mismas. Por ejemplo: un repartidor de mercanca tiene la funcin de entregar
satisfactoriamente el producto a los puntos de venta establecidos.
II. La agrupacin de las actividades necesarias para el cumplimiento de losobjetivos.Esto es cuando se clasifican, se delimitan responsabilidades y se
asignan tareas con el fin de llegar a la meta deseada en la empresa.
III. La asignacin de cada grupo de actividades aun administrador dotado de laautoridad (delegacin) necesaria para supervisarlo.Cada rea o departamentodebe de contar con una persona que sea el responsable del trabajo que ah se
realice, por ejemplo el jefe de rea de sistemas en una empresa, tiene la
responsabilidad de entregar sus formatos digitales, de hacer funcionar sus
recursos electrnicos por medio de la gente que est a su cargo.
IV. La estipulacin de coordinacinhorizontal (en un mismo o similar nivel
organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una divisin y undepartamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.
Importancia de la organizacin:El proceso de organizacin se compone de diferentes pasos, el conjunto de dichos pasos
permiten que los objetivos de la empresa se logren y as se validan los procesos de sta;
entonces, se dice que la organizacin bien planteada y analizada est bien administrada.
Por tanto, es muy importante que al crear una empresa se establezca un plan de
organizacin que indique cmo inicia, cules sern los objetivos a alcanzar y en cunto
tiempo se lograrn.
Los principales pasos de la organizacin son:
- Plantear los objetivos a corto y largo plazo ya que son los que marcan las pautas
para el trabajo a elaborar.
- Definir prioridades de la empresa y crear los objetivos de la misma.
- Realizary cumplir con los objetivos.
- Control en las tareas desempeadas.
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Actividad 1. Tu concepto de organizacin
En esta actividad analizars la importancia del proceso de organizacin dentro de la
administracin, para ello:
1. Para fortalecer tus conocimientos,recopila de diferentesfuentes confiables,libros o internet informacin sobre el proceso de organizacin.
2. Con base en los resultados de tu investigacin y el contenido revisado,elaboratu propio concepto de organizacin y describe su importancia.
3. Ingresaal Foro: Tu concepto de organizacinycompartetu trabajo.
4. Revisalas aportaciones de tus compaeros(as), compara sus opiniones conlas tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un dilogo fructferoy de cercana.
*Para identificar los criterios que ha de cumplir tu intervencin en el Foro, consultala rbrica de foro que se encuentra en la pestaa Material de
Apoyo.
3.2. Elementos de la organizacin
Una empresa se debe de componer de los siguientes elementos:
Objetivos. Estos deben ser especficos y generales. Los objetivos generalespresentan la adquisicin de fondos o ganancias, la prestacin de los servicios,
entre otros. Mientras que los especficos la atraccin del cliente, el crecimiento del
capital, etc.
Factores de la produccin. Son aquellos agentes que intervienen en laproduccin de la organizacin, como por ejemplo los factores del medio ambiente,
las labores de produccin y el capital.
Direccin. Es el proceso de obtener los mejores resultados posibles por medio delcumplimiento de metas individuales y departamentales de la empresa.
Recursos. Se dividen en materiales (edificio, papelera, muebles, instalaciones,instrumentos y herramientas, etc.), inmateriales (marca, clientes, nombre de la
empresa y canales de distribucin), y recursos humanos (conjunto de personas
que colaboran en la empresa).
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3.2.1. Etapas de la organizacin
Al llevar a cabo la organizacin de una empresa se establece la manera especfica de
trabajar y la estructura con la que contar la misma. La organizacin de una empresa,
implica las siguientes etapas:
3.2.2. Jerarquizacin
Es el orden ascendente o descendente del personal en una organizacin de acuerdo a
sus funciones, con esto se forma la estructura de la empresa y en los rangos altos o de
importancia es donde se toman las decisiones. Se agrupan de acuerdo al grado deresponsabilidad.
En una empresa la jerarquizacin depende totalmente del tamao de la misma, de ella se
derivan las reas o departamentos de los que estar constituida y las labores especficas
que desempearn y que servirn de apoyo o complemento con los otros departamentos
de la empresa. Cada uno de estos departamentos contar con un lder que ser el
encargado de verificar que todas las funciones se desempeen bien, por ejemplo:
En el departamento de mercadotecnia se encuentra el jefe de rea que encabezar a los
auxiliares en mercadotecnia quienes tendrn la responsabilidad de verificar los precios,
comercializacin, promocin y estar al pendiente de lo que sucede con los consumidores.Los auxiliares a su vez dirigirn a un grupo de vendedores que estarn a cargo de un rea
especfica y sern los encargados de llegar a los clientes finales. Adems del rea de
mercadotecnia deben existir otras, como recursos humanos, produccin y administracin,
entre otras; cuyos lderes sern los encargados de tomar las decisiones finales y
responsabilizarse de ellas.
Divisin deltrabajo
En esta etapa se debenlimitar y establecer lasactividades delpersonal de la empresa
Coordinacin
Regularizar losrecursos y esfuerzosdel personal de laempresa, con el fin de
lograr sincronizacin enel desarrollo deobjetivos.
Jerarquizacin
Desempear el trabajoen la organizacin pororden de nivel ojerarqua.
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Departamento de mercadotecnia
Jefe de rea
Mercadlogo Mercadlogo Mercadlogo
Vendedor
Clientes
Vendedor Vendedor Vendedor VendedorVendedor
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3.2.3. Departamentalizacin
Se agrupan las labores segn actividades especficas y similares para delimitar
departamentos o reas con el fin de lograr una especializacin y el xito en la
organizacin. La departamentalizacin bsicamente se aplica en tiendasdepartamentales, instituciones gubernamentales y educativas. Por ejemplo en la
educativa es regida por el director del plantel, de ah se derivan los subdirectores, luego
jefes de carrera y le siguen los maestros.
Se divide en las siguientes categoras:
Departamentalizacin por nmeros simples:se cuentan los empleados quedesempean mismas labores y son observados por un dirigente.
Por ejemplo: en la elaboracin de un producto se observa el siguiente diagrama:
Departamentalizacin por tiempo: se agrupa por turnos laborales ya que en muchasorganizaciones no es suficiente una jornada laboral.
Por ejemplo en una maquiladora para la elaboracin de un producto es necesario trabajaren ms de un turno para desempear una misma labor.
Jefe de produccin
Operador 1
Operador 2
Operador 3
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Departamentalizacin por funcin empresarial:regularmente este tipo dedepartamentalizacin de hace en grandes empresas, ya que se agrupan actividades de
acuerdo a las principales funciones de la empresa.
Presidente
Vicepresidente
Recursos Humanos Produccin Mercadotecnia Finanzas
Elaboracin de un
producto
Matutino Vespertino Nocturno
Operador 2
Operador 1
Operador 3
Operador 1 Operador 1
Operador 2 Operador 2
Operador 3 Operador 3
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Departamentalizacin territorial o geogrfica: esta distribucin se presenta cuando laempresa crece y se crean varias sucursales o plantas.
Por ejemplo los bancos, las compaas de telfonos mviles, los establecimientos de
comida rpida, entre otros.
Departamentalizacin por cliente:se basa en la agrupacin de actividades de acuerdoa las personas a quien van dirigidas las labores efectuadas.
Por ejemplo una tienda departamental.
Departamentalizacin por proceso:regularmente es utilizada en empresas industriales,ya que por medio de encadenamientos en la produccin se distribuye de manera
equitativa el equipo o maquinaria utilizada.
Por ejemplo en una empresa automotriz al fabricar un automvil se encadenan los
procesos de produccin, ya que no se puede realizar uno sin haber terminado otro.
El siguiente diagrama muestra este proceso:
Gerente
Auxiliaradministrativo
Departamento de
juguetes
Departamento
de damas
Departamento
de comida
Departamento
de blancos
Gerencia general
Sucursal Norte Sucursal Sur Sucursal Este Sucursal Oeste
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Departamentalizacin por productos: se basa en el proceso de produccin deproductos o lnea de produccin.
Por ejemplo en una empresa que elabora pan:
Produccin
Harina
Aceite
Conservadores
Fundicin Prensas Pintura Montaje CalidadEstructura-
carrocera
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Departamentalizacin matricial: se combina la departamentalizacin por producto y lade funciones, y su principal ventaja es que los expertos intercambian experiencias para
lograr mejor calidad.
Por ejemplo:
Departamentalizacin virtual: la tecnologa disminuye el tiempo en los procesosadministrativos ya que se forma una red y acelera la toma de decisiones. Anteriormente la
coordinacin para el trabajo era por medio de tren, telegramas, automviles, telfono,
copiadoras y fax, pero con la llegada de las nuevas tecnologas de la comunicacin e
informacin ese proceso cambi a las redes computacionales y en la actualidad resulta
mucho ms fcil crear una comunicacin por medio de herramientas cibernticas que
agilizan la economa y los procesos de las empresas.
Gerente general
Jefe de rea A Jefe de rea B
Jefe de proyecto A
Jefe de proyecto B
Jefe de proyecto C
Gerente general
Coordinador de rea
Coordinador de rea
Coordinador de rea
Coordinador de rea
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3.2.4. Descripcin de funciones
Primero, es necesario precisar que una funcin es una actividad o un papel que
desempea una persona, entonces, una funcin administrativa son varias acciones
comunes que brindan a la empresa los recursos y servicios para realizar y alcanzar susmetas.
Por lo tanto, se considera al proceso administrativo como un todo en la organizacin de la
empresa, ya que las funciones administrativas adems de ser fundamentales son dirigidas
por los gerentes, sea cual sea la rama de la misma.
Las funciones administrativas son realizadas por los directivos, los jefes de departamento
y de oficina, por los supervisores, operadores, auxiliares administrativos, entre otros. Por
ejemplo: en una pequea empresa es necesario tener claras las funciones para la
adquisicin de productos, la gestin de nuevos productos, las ventas, las compras, el
manejo de personal y la publicidad.
3.2.5. Actividades y obligaciones
La delimitacin clara y precisa de funciones y responsabilidades, en todos los niveles
jerrquicos de la organizacin, es de suma importancia, ya que garantiza la funcionalidad
de la misma.
Es importante aclarar la diferencia entre actividades y funciones. Primeramente, las
actividades son pasos a seguir para la realizacin de una tarea, y al cumplir varias deestas tareas se forma una funcin. Las funciones son los roles formados dentro de la
empresa y son hechas para crear objetivos.
Las personas responsables de cada uno de los departamentos o de la empresa en s, son
las encargadas de promover, regularizar y examinar las acciones de su rea.
Por ejemplo en una empresa una actividad administrativa son las compras, el encargado
de este departamento tiene la responsabilidad de comprar lo necesario para que la
produccin salga a tiempo y en buenas condiciones.
Algunas actividades son:
Facilitar ayuda a todos los niveles jerrquicos para la realizacin ptima del
trabajo.
Auxiliar en las unidades funcionales de la organizacin.
Analizar las condiciones de trabajo de su rea de acuerdo a los procedimientos de
la organizacin.
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Proponer medidas de mejora para el trabajo realizado.
y algunas obligaciones:
Determinar recursos materiales y humanos para lograr los objetivos. Llevar un seguimiento de mejoras en la organizacin.
Realizar reuniones peridicas con personal del rea y externa a ella.
Cumplir con los objetivos de la organizacin.
3.2.6. Coordinacin
Coordinar es crear acuerdos y unin entre los departamentos de la empresa para lograr el
buen funcionamiento y la superacin de la misma. Es proporcionar a cada rea sus
funciones para que se cumplan los objetivos de manera positiva.
La coordinacin aplica los siguientes principios de la administracin: mando,
representacin, divisin de trabajo, entre otros.
La importancia de la coordinacin se refleja en los resultados que aportan las reas o
equipos de trabajo, ya que se presentan con una buena calidad y excelentes aportaciones
a la organizacin de la empresa. Entonces la coordinacin une diferentes departamentos
para cumplir tareas compartidas.
El lder de la organizacin tiene la responsabilidad y la autoridad de coordinar las
funciones que se desempean en la empresa. Se presenta una coordinacin verticalcuando el gerente organiza y coordina las acciones de los departamentos de la empresa,
ya que realiza una autoridad directa con los responsables del rea. En cambio se
presenta una coordinacin horizontal cuando los jefes de las diferentes reas o
departamentos coordinan funciones entre s para armonizar las interrelaciones de cada
departamento.
Un gerente coordina el trabajo de una empresa adems de que planifica y dirige los
proyectos para su ejecucin, se apoya de otras reas de la empresa para tomar
decisiones que lleven a la solucin de problemas. Por ejemplo, es el encargado de
realizar reuniones peridicas para asignar las tareas que se deben de realizar para lograr
un proyecto.
La diferencia entre un directivo y un gerente es que este primero regularmente es el
propietario de la empresa, mientras que el directivo general es la persona encargada
dirigir los procedimientos de la empresa.
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Actividad 2. Funciones y actividades
En esta actividad identificars las funciones y actividades del rea de la empresa
seleccionada, para ello:
1. Seleccionaalguna de las reas de la empresa que has investigado desde la Unidaduno
2.Identificaqu tipo de estructura jerrquica tiene, las funciones y actividades de cadauno de los empleados que integran el rea.
3. Integra la informacin en un archivo de texto y gurdalocon la siguientenomenclatura: ADMA_U3_A2_XXYZ. Envalo al seccin de tareas y esperaretroalimentacin de tu Facilitador(a).
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Autoevaluacin
Una vez finalizada la unidad, realiza la autoevaluacin correspondiente a los temas quehas revisado durante esta unidad. No olvides leer con atencin las preguntas paraseleccionar la respuesta correcta.
1. Sistema diseado especficamente para cumplir con las metas y objetivos de laempresa.
a. Organizacinb. Organigramac. Control
2. La entidad social u organizacin informal es:
a. Donde las personas se conjuntan para lograr los objetivos de la empresa.b. Donde se conjunta un equipo de trabajo para realizar tareas.c. Un equipo de trabajo que rene informacin con el fin de concentrar
proyectos para su realizacin en un determinado tiempo.
3. Definicin de organizacin formal
a. Es la iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinadosobjetivos.
b. Organizar, estructurar y destinar los recursos, definir los rganos encargados
de la administracin y fijar sus atribuciones e interrelaciones.c. Conjunto de personas que hacen equipo con la finalidad de originar ideas
para estructurar una empresa.
4. Cuando se disea una empresa se debe elegir un mtodo factible para lograr losobjetivos de la misma.
FalsoVerdadero
5. La organizacin est compuesta por pasos independientes que logran losobjetivos:
Falso,Verdadero
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6. Son los agentes que intervienen en la produccin de la organizacin
a. Direccinb. Factores de produccin.c. Justificacin.
7. Los recursos materiales son:
a. Edificio, papelera, muebles, instalaciones, instrumentos y herramientas.b. Marca, clientes, nombre de la empresa y canales de distribucin.c. Conjunto de personas que colaboran en la empresa.
8. Elementos de la organizacin
a. Objetivos, control, direccin y planeacin.
b. Objetivos, factores de produccin, direccin y recursos. Correcto alinteractuar estos elementos se logran los objetivos establecidos.
c. Planeacin, objetivos y direccin.
9. La divisin del trabajo, la coordinacin y jerarquizacin son etapas de laorganizacin.
Falso.Verdadero.
10. Cul es la etapa de la organizacin donde se establecen las actividades delpersonal de la empresa?
a. Coordinacinb. Divisin del trabajoc. Planeacin.
11. La jerarquizacin depende del tamao de la empresa para poder llevarse acabo?
Falso.Verdadero.
12. Qu es la departamentalizacin?
a. Permitir a los empleados que laboren en varios departamentos para queestn involucrados en todos los procesos.
b. Concentrar labores para concretar departamentos y lograr que estos cuenten
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con una especializacin.c. Crear departamentos nuevos con el fin de que crezca la empresa
13. Una funcin administrativa es la importancia que se le da a un cargo dentro de la
empresa.
Falso.Verdadero.
14. Definicin de coordinacin:
a. Disear un plan en el cual se plantean objetivos y acciones. Incorrecto, este
es el concepto de planeacin.
b. Establecer acuerdos y asociacin entre los departamentos de la empresa
para lograr el buen funcionamiento.
15. La importancia de la coordinacin recae en unir los departamentos para cumpliren colaboracin con las tareas.
Falso.Verdadero.
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Evidencia de aprendizaje. Diseo organizacional
Con esta evidencia de aprendizaje, recapitulars todo lo que has revisado a lo largo de
la asignatura,
Para ello, elabora un proyecto tomando en cuenta los siguientes puntos:
1. Busca informacin sobre la empresa seleccionada que pueda ser relevante paratu proyecto.
2. Realiza un diagnostico de la empresa para conocer su situacin organizacional3. Construye una justificacin de tu proyecto4. Redacta un documento donde incluyas:
Introduccin.
Nombre de la empresa, clasificacin, giro, sector que pertenece y reasfuncionales.
Justificacin del proyecto.
Diagnostico de la empresa, incluyendo fortalezas y reas de oportunidad.
Diferencias entre una empresa formal e informal y en donde se encuentra laempresa que elegiste.
Organigrama de la empresa.
Los tipos de departamentalizacin con los que cuenta la empresa y sudiagrama de jerarquizacin.
Funciones y actividades de un departamento.
Factores que influyen en su actividad y las estrategias que se deben seguirpara aprovechar las reas de oportunidad y hacer frente a las amenazas delentorno.
5. Guardatu documento con la nomenclatura ADMA_U3_EA_XXYZ6. Envaloa tu facilitador (a) a travs de, portafolio de evidencias y espera suretroalimentacin.
Autorreflexiones
Una vez finalizada la Evidencia de aprendizaje, realiza el ejercicio de autorreflexin
correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad.
Para ello, ingresaal forode Preguntas de Autorreflexin, consulta las preguntas que tuFacilitador(a) formule y a partir de ellas elaboraun archivo con tu Autorreflexin con lanomenclatura ATR_U3_XXYZ. Envatu archivo mediante la herramienta Autorreflexiones.
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Cierre de la unidad
Felicidades!, haz finalizado la unidad. Recuerda que la organizacin es fundamental para
cualquier empresa, ya que apoya al progreso y creacin de procesos ejercidos, tomando
como base las funciones en las cuales se fundamenta.
Para saber ms
La siguiente cita, se considera importante ya que concentra la esencia de la organizacin:
Para que reine la armona entre las diversas partes del organismo material o social....se
necesita no solamente un buen programa y una buena organizacin, sino tambin unacoordinacin realizada en todo momento.
Henri Fayol
Fuentes de consulta
Cardoza, A. P. (2007).Administracin empresaria. Argentina:Temas Grupo
Editorial.
Koontz H.&WeihrichH. (2004).Administracin una perspectiva global. Mxico.
McGraw-Hill.
Chiavenato, I. (2006). Sptima edicin. Introduccin a la teora general de la
administracin. Mxico. McGraw- Hill
Chiavenato, I. (1998).Introduccin a la teora general de la administracin.
Colombia: McGraw- Hill, Cuarta edicin.