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Relaciones en el Entorno de Trabajo

Profesor: Antonio J. Guirao Silvente


UNIDAD 2: “Tipos de comunicación en la empresa”

Antonio J. Guirao SilventeUnidad 2: Tipos de comunicación en la empresa

2

1. Las direcciones de la comunicación

1.1 Comunicación vertical

a) Comunicación vertical descendente

- Órdenes, instrucciones e informaciones

- Retroalimentación

- Noticias a los empleados

- Apoyo social


3

Mandos>>actitud positiva>>comunicación

Sensibles a las necesidades de los empleados (confianza)

Obtener información constantemente

Planear y preparar la comunicación

Problemas:

Sobrecarga>>mejor calidad que cantidad

No aceptar el mensaje el receptor


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b) Comunicación vertical ascendente Escucha por parte de los gerentes

Reuniones con los empleados

Política de puertas abiertas

Participación en grupos sociales

Problemas:

Demoras

Filtración

Pasar por alto algún nivel jerárquico

Necesidad de dar respuesta rápida a los empleados


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1.2. Comunicación horizontalMismo nivel jerárquico

Compañeros dentro de un mismo grupo de trabajo:

− Coordinación

− Solución de problemas

− Soporte emocional

− Satisfacción

Miembros de distintos departamentos:

− Coordinar

− Resolver problemas

− Solucionar conflictos

− Pueden surgir conflictos

Linea y Staff:

− Puede haber problemas e introducir distorsión


6DESCENDENTE

ASCENDENTE

HORIZONTAL


7

ACTIVIDADES

PAG 40: 1, 2 Y 3

PAG 41:

- Actividades de enseñanza aprendizaje:1

- Aplica tus conocimientos: 1 y 4


8

2. Comunicación verbal y no verbal

2.1. Comunicación oral.

- Más ágil

- Facilita las relaciones interpersonales

- Buen empleo del lenguaje (vulgarismos, pronunciación, tono...)


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2.2. Comunicación escrita

Revisable Conservarse, evitando distorsiones Más tiempo que oral No feedback No hay seguridad de que llegue al destinatario y de

que sea bien interpretada Necesario el uso combinado oral-escrita


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2.3. Comunicación no verbal

No emplea signos lingüísticos

a) Lenguaje corporal

Intentar dominar los nervios

Sonreir

Relajar brazos

Mirar a los ojos

Postura erguida y cómoda

Distancia aceptable

Primera impresión (5 primeros seg. +imp que 5 minutos)

− Vestimenta

− Aspecto personal

− Postura

− Higiene


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b) Imágenes

Proyector Pizarra, papelógrafo (pocos) Repartir notas, material visual


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3. Comunicación formal e informal

3.1. Comunicación formal Canales y medios establecidos por la empresa

3.2. Comunicación informal No establecida por la empresa.


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ACTIVIDAD

¡¡EXAMEN SORPRESA!!

Tienes 5 minutos para completar el cuestionario que te entrega el profesor


14


15

ACTIVIDADES

PAG 41

- test: 8

- Actividades de enseñanza aprendizaje: 2, 3, y 6

- Aplica tus conocimientos: 3


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4. Documentos para asignar tareas

Son diversos y dependen de cada empresa

Frases sencillas y precisas

Evitar dobles negativas, jerga y terminología arcaica

Utilizar pronombres personales

Ejemplos, gráficos y figuras, pero sin abusar

Oraciones y párrafos cortos

Misma idea = mismo párrafo

Corrección gramatical

Presentación es importante


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4.1. Memorándum o comunicaciones de carácter interno Recordar mensajes o información con referencia a instrucciones

internas

Tambíen se llaman: nota interior, aviso, nota, orden, volante, roting slip, o memo

Debe indicar:

Quién lo envía

A quién se destina Asunto

Fecha

No se usa el saludo, ni despedida


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Ejemplo de memorandum

MembretePersona/departamento Que envía

Persona/departamento A quien va dirigido

Resumen

ContenidoFirma de

quien envía


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4.2. Carta

Medio más usado

Objetivo claro

Incorporar toda la información que el destinatario necesita.

Principios: No escribir demasiado (menos 1 página)

Atraer la atención del destinatario (informarle porqué)

Motivar al destinatario

Convencer al destinatario de que la carta es veraz, introduciendo referencias o garantías

Estimular la acción, explicando lo que se espera que haga


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Partes de la carta

Encabezamiento: Datos del remitente:

− Logotipo

− Nombre o razón social

− Dirección completa

− Teléfono o correo electrónico

Datos del desdinatario:

− Nombre o razón social

− Dirección completa

Fecha

Referencias

Asunto


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Cuerpo: Saludo Introducción del motivo Desarrollo Conclusión final

Cierre: Despedida Firma (con nombre y apellidos y cargo)


22

Ejemplo de una carta

Membrete

Saludo

Destinatario

Fecha

Introducción

Contenido

Despedida

Firma, nobre, apellidos y cargo


23

ACTIVIDADES

PAG 34: 3


24

4.3. Circular

• Documento dirigido a un conjunto de personas

• Normas de trabajo, funcionamiento de la organización, criterios de actuación, técnicos...

• Párrafos cortos


25

Ejemplo de circular


26

ACTIVIDAD

PAG 35: 4


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4.4 Correo electrónico (e-mail)

• Confidencialidad, acuse de recibo y rápido

• Archivo

• Ahorro papel

• Uso generalizado puede suponer aislamiento


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4.5. Fax

• Enviar documentos que requieren entrega y respuesta rápida

4.6. Informes• Describe de forma detallada y ordenada la propuesta

después de estudiar un problema y analizar una situación.

• Único tema, aportando alternativas y posibles soluciones.

• Evitar ambigüedades

• Evitar frases largas, comprensible, breve y concreto


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4.7. Actas

Acuerdos o resoluciones en una reunión


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4.8. Otros documentos de asignación de tareas• Tablón de anuncios:

– Lugar estratégico

– Dividirlos en zonas por temas

– Novedades o importante llamativo

– Retirar obsoleto

• Manuales:

– Libros o folletos.

– Funcionamiento de máquinas, procedimientos, recepción, definición de funciones.

• Periódico de empresa:

– Realidad de la organización

– Crea sentimiento de pertenencia al grupo


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5. Comunicación oral de instrucciones para la consecución de unos objetivos

• Preparar y ensayar el discurso

• Plantear el tema, ralacionando los apartados

• Se pueden utilizar notas breves (no leer)

• Motivar a participar a los receptores

• Elementos audiovisuales, asegurarse de su funcionamiento y buena calidad

• Lenguaje claro, oraciones cortas y fluido

• Cuidar pronunciación, entonación, ritmo,...


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ACTIVIDADES

PÁG 40: 4, 6 y 7

PÁG 41:

- Actividades de Enseñanza-Aprendizaje: 4 y 5




IMÁGENES UTILIZADAS:

Communication

Autor: P. Chancás

Licencia: Creative Commons

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http://www.flickr.com/photos/pshanks/

http://creativecommons.org/licenses/by-nc/2.0/deed.en




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