unidad 1 - introducción a la base de datos y ms access 2010

MICROSOFT ACCESS 2010

Unidad 1: Introducción a las

bases de datos y Microsoft Access

2010

Instituto de Formación Profesional CBTECH

Base de Datos con Microsoft ACCESS 2010

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Índice de la Unidad 1

1.- ¿Qué es una Base de Datos? 1.1.- Clasificación de una base de datos 1.1.1.- Base de Datos Relacionales 1.1.2.- Base de Datos Documentales 2.- ¿Qué es un Sistema de Gestión de Base de datos? 3.- Componentes de una base de datos 4.- Microsoft Access 2010 5.- Antes de empezar a trabajar con Microsoft Access 2010


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1.- ¿Qué es una Base de Datos?

Hay dos definiciones para lo que es una base de datos (BD), la definición desde el punto de vista técnico y la versión desde el punto de vista informático.

La definición desde el punto de vista técnico dice que la base de datos es un conjunto de datos organizados y relacionados entre sí.

Ahora, desde el punto de vista informático, una base de datos, es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en diferentes dispositivos de almacenamientos, que permiten el acceso a ellos y a un conjunto de programas que trabajan con esos datos.

Hay dos clases de Bases de Datos, la base de datos local y la base de datos distribuida.

La base de datos local es aquella en la que solamente se encuentra en una computadora y es usada únicamente por un solo usuario.

En cambio, la base de datos distribuida es aquella en la que la información se encuentra almacenada en equipos remotos y puede ser usada por múltiples usuarios al mismo tiempo.

Dentro de las principales características de una base de datos, podemos encontrar los siguientes:

Independencia lógica y física de los datos Acceso por parte de usuarios múltiples Respaldo y recuperación de los datos

1.1.- Clasificación de la base de datos

Dependiendo de la información que contenga la base de datos, podemos clasificar a la base de datos en dos grupos.

Base de datos Relacional Base de datos documentales

1.1.1.- Base de datos Relacional

La base de datos relacional es aquella que permite implementar bases de datos ya planificadas.

Lo cual, permite establecer relaciones entre los datos que están guardados en tablas. De ahí proviene el nombre de base de datos relacional.


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Ventajas

Posee herramientas que impiden duplicar los datos dentro de la base Garantiza la identidad referencial, lo cual permite, que si eliminamos un registro, se

eliminan los registros relacionados independientemente. Favorece la normalización para ser más comprensible.

1.1.2.- Base de datos documentales

Las bases de datos documentales, son aquellas en las que los registros se relacionan con documentos almacenados.

La organización estructural de las bases de datos documentales, se conforma de la siguiente manera:

Los registros se relacionan con un número de identificación del documento original.

¡Felicitaciones!

Hasta aquí ha aprendido que es una Base de Datos


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2.- ¿Qué es un Sistema de Gestión de Base de datos?

Un Sistema de Gestión de Base de Datos (DataBase Management system) es un software, el cual, tiene como principal objetivo proporcionar un entorno eficaz a la hora de definir, construir y manipular una base de datos.

Seguramente se preguntaran a que nos referimos cuando hablamos de definir, construir y manipular una base de datos.

Cuando hablamos de Definir una Base de Datos, nos referimos al proceso de especificar que datos se utilizaran, la estructura de los mismos y las restricciones que tendrán.

Construir la base de datos, hacemos referencia al almacenamiento de los datos sobre un medio de almacenamiento.

Ahora, Manipular la base de datos hace referencia a las acciones que podemos realizar, como por ejemplo, consultas, actualizar datos, etc.

Entonces podemos definir a un SGBD como una interfaz grafica que actúa como intermediario entre el usuario y la base de datos para la realización de las tres tareas que hemos mencionado anteriormente.

Los SGBD ofrecen ventajas con respecto a los sistemas tradicionales (ficheros, cajas archiveras, etc.) a la hora de manejar los datos. Las mismas son las siguientes:

Compactación de datos: No hay necesidad de archivos en papel voluminosos.

Velocidad de recuperación de datos: La máquina puede recuperar y actualizar datos más rápidamente que un humano.

Menos trabajo laborioso: Se puede eliminar gran parte del trabajo de llevar los archivos a mano. Las tareas mecánicas siempre las realizan mejor las máquinas.

Actualización instantánea: En el momento que la necesitemos, tendremos a nuestra disposición información precisa y actualizada.

Felicitaciones!

Hasta aquí ha aprendido que es un Sistema de Gestión de Base Datos


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3.- Componentes de una Base de Datos

Una base de datos esta compuesta por: Tablas, Formularios, Informes, Consultas, Macros y Módulos.

En este punto se describirá brevemente cada uno de las partes anteriormente mencionadas.

3.1.- Tablas

En el punto número 1, habíamos mencionado que las bases de datos son un conjunto de datos organizados y relacionados entre sí.

Estos datos organizados y relacionados entre sí, están agrupados en estructuras especiales denominadas tablas. Las Tablas son donde se crea el conjunto de datos.

Cada tabla esta compuestas por una o más columnas. Cada columna se denomina Campo. El campo es la unidad básica de las base de datos.

Además de las columnas o campos, las tablas que componen la base de datos, están compuestas por filas.

Cada Fila es el conjunto de información referida a un mismo objeto. Las Filas que componen la tabla, lleva el nombre de registros.

La siguiente imagen corresponde a una tabla con los campos donde se almacenaran los registros:

Columnas o Campos

Filas o Registros


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3.2.- Formularios

El formulario es la interface grafica que se utiliza para que los usuarios interactúen con los datos almacenados en la base de datos.

3.3.- Informes

Los informes se utilizan para resumir y presentar los datos que contiene una Tabla. Se pueden ejecutar en cualquier momento y mostraran los datos actualizados de la base de datos.

3.4.- Consultas

Las consultas recuperan los datos que el usuario especifica de una o mas tablas que componen la base de datos.

Gracias a la consultas podemos ver los datos en una sola hoja de datos.

3.5.- Macros

Podemos calificar a las macros como un lenguaje de programación simple, que pueden utilizarse para aumentar la funcionalidad de una base de datos.

Mediante la programación de las Macros, podemos automatizar casi todas las operaciones que se realizan manualmente.

3.6.- Módulos

Los módulos, como las macros, se utilizan para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Un modulo es una colección de declaraciones, instrucciones, y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad.

¡Felicitaciones!

Hasta aquí ha aprendido cómo está compuesta una base de datos.


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4.- Microsoft Access 2010

Microsoft Access 2010 es un Sistema de Gestión de Base de datos (SGBD) desarrollado por Microsoft para base de datos de pequeñas empresas o personales.

Access 2010 integra, con Word 2010, Excel 2010 y PowerPoint 2010 el paquete de Microsoft Office 2010.

Permite crear Base de Datos relacionales que pueden ser gestionadas fácilmente debido a que tiene una interface sencilla de comprender.

La interface grafica de Microsoft Access ha ido modificándose continuamente desde su antecesor, Access 2003, hasta llegar a lo que es hoy la interface de Access 2010.

En un principio nos resultara un poco complicado manejar la nueva interface, pero con el tiempo podremos observar lo sencillo que es manejarla.

A continuación veremos las interfaces presentadas por Access 2003, 2007 y 2010.

Access 2003

En la siguiente página observaremos la interface ofrecida por Access 2007:


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Y a continuación veremos la interface presentada por Access 2010:


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1.- Hacemos clic en el botón inicio situado en el margen izquierdo de la pantalla.

4.1.- Ingresar a Microsoft Access 2010

En este punto veremos cuáles son los pasos que debemos seguir para ingresar a Access 2010. Para ingresar a Access 2010 hay diferentes maneras, desde el botón inicio de Windows, desde un acceso directo ubicado en el escritorio de la PC, etc.

Puede ir practicando las diferentes maneras de ingresar y seleccionar la que mas le resulte.

4.1.1.- Ingreso desde el botón inicio

Desde el botón inicio podemos ingresar a todos los programas que tenemos instalados en nuestra PC.

Los pasos que debemos realizar son los siguientes:

Botón Inicio

2.- En el momento que hacemos clic en el botón inicio se nos abrirá el menú desplegable, con los programas utilizados recientemente. Tal como podrá observar en la siguiente imagen:


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3.- Ahora debemos seleccionar la opción Todos los programas. Al seleccionar Todos los programas se nos abrirá otro listado con todos los programas que tenemos instalado en nuestra computadora. Tal como lo podremos observar en la siguiente imagen

4.- En el listado de todos los programas debemos seleccionar la carpeta que dice Microsoft Office y seleccionamos Microsoft Access 2010.

Cuando seleccionamos la opción Microsoft Access 2010, se nos abre el programa con una pantalla inicio, tal como podremos observar en la siguiente imagen:


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4.1.2.- Acceso por icono de acceso directo Hasta ahora hemos visto como acceder a Microsoft Access 2010 desde el botón inicio. En este punto veremos la otra manera que tenemos de acceder a Microsoft Access 2010, la cual consiste en un icono de acceso directo.

Un acceso directo es un elemento que puede ser un archivo, carpeta o icono de programa. El principal objetivo de un acceso directo es proporcionar un acceso más rápido al trabajo o proyecto que estemos realizando.

Al momento de realizar la instalación del paquete de Microsoft Office 2010, no nos crea un acceso directo a los programas que lo componen.

Estos los debemos realizar nosotros, en este punto veremos como crear un acceso directo, el cual, lo colocaremos en el escritorio.

Los pasos que debemos realizar para crear el acceso directo a Microsoft Access 2010 son los siguientes:

1. Ingresamos desde el botón Inicio de Windows hasta la carpeta de Microsoft Office 2010.

2. Una vez allí, hacemos clic con el botón derecho del mouse sobre el icono de Microsoft Access 2010, en donde nos aparecerá el siguiente menú de opciones:

3. Una vez desplegado el menú de opciones nos dirigimos a la opción enviar a, o sino la opción copiar.

4. Si seleccionamos la opción enviar a, nos aparecerá otro submenú, como el que veremos ahora:

5. Al desplegar este submenú, debemos hacer clic sobre la opción Escritorio (crear acceso directo)

6. Ahora, si seleccionamos la opción Copiar, el siguiente paso es hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el escritorio y seleccionar la opción pegar.

7. Ambos procedimientos tienen el mismo resultado, la creación de un acceso directo a Microsoft Access 2010.


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8. El nombre que trae por defecto el acceso directo que hemos creado sobre el escritorio es Microsoft Access 2010, el cual podemos modificar presionando la tecla F2 o bien haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre el acceso directo, en donde nos aparecerá un menú contextual, como en el que veremos en la siguiente imagen:

9. En este punto debemos seleccionar la opción Cambiar Nombre, allí podemos colocar el nombre que deseamos, por ejemplo Access 2010 o el deseado por nosotros.

4.2.- Pantalla de Inicio de Microsoft Access 2010

Hasta ahora hemos visto las dos maneras de ingresar a Microsoft Access 2010, desde el botón inicio de Windows y desde un acceso directo.

En este punto veremos cómo está compuesta la pantalla de inicio de Microsoft Access 2010.

Al ingresar a Microsoft Access 2010, la pantalla inicial que nos aparece es la que veremos en la siguiente imagen:

Desde esta pantalla podemos crear una base de datos desde cero, o bien crear una base de datos desde plantillas.


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4.2.1.- Barra de acceso Rápido

La principal función de la barra de acceso rápido es ubicar los comandos más utilizados. La misma trae algunos comandos predefinidamente, pero podemos personalizarla de acuerdo a las funciones que más utilicemos.

4.2.2.- La barra de Titulo

La función de la barra de título es de mostrar el nombre de la base de datos que estamos utilizando, que por defecto, a la hora de crear una base de datos nueva es Database1. A su vez contiene a la barra de acceso rápido y los botones que tienen todos los programas, como minimizar, maximizar y cerrar la aplicación.

4.2.3.- Banda de opciones

Como podremos observar a continuación, la pantalla de Microsoft Access 2010 está compuesta por una serie de fichas o pestañas, que nos permitirá realizar todas las actividades necesarias para una base de datos.

A continuación describiremos brevemente lo que contiene cada ficha o pestaña:

Ficha o Pestaña Archivo

Desde la pestaña Archivo, podemos crear una base de datos nueva, abrir una base de datos existente, guardar modificaciones realizadas a las bases de datos, guardar una base de datos creada desde cero.


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Ficha o Pestaña Inicio

La pestaña inicio está compuesta por siete grupos. Cada grupo tiene opciones, las que se irán habilitando a medida que creemos una base de datos nueva o utilicemos una existente.

Los grupos que conforman la pestaña Inicio son los siguientes:

Vistas Portapapeles Ordenar y filtrar Registros Buscar Ventana Formato de texto

Ficha o Pestaña Crear

La pestaña Crear está compuesta por seis grupos, los cuales son los que mencionaremos a continuación

Plantillas Tablas Consultas Formularios Informes Macros y Código

Ficha o Pestaña Datos Externos

La pestaña Datos Externos está compuesto por tres grupos de opciones:

Importar y Vincular Exportar Recopilar datos


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Ficha o Pestaña Herramientas de Base de Datos

La pestaña está compuesta por seis grupos de opciones, que mencionaremos a continuación:

Herramientas Macro Relaciones Analizar Mover Datos Complementos

Todas las opciones de la pestañas mencionadas anteriormente, se activaran solamente si creamos una base de datos nueva o abrimos una base de datos existente.

También a medida que vallamos avanzando en el curso, se presentaran nuevas pestañas, que aprenderemos

Felicitaciones!

Hasta aquí ha aprendido como ingresar y los componentes de la pantalla inicial de Microsoft Access 2010


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5.- Antes de empezar a trabajar con MS Access 2010

Hasta ahora hemos visto lo que es una base de datos, que es un sistema de gestión de base de datos, los componentes de una base de datos y los componentes de la pantalla de Microsoft Access 2010.

Como bien dice el titulo de este punto, antes de empezar a trabajar con MS Access 2010, o sea crear una base de datos desde cero, veremos cuáles son los puntos más importantes para tener en cuenta a la hora de diseñar una Base de Datos.

Para diseñar una base de datos, hay que tener en cuenta los siguientes ítems:

Determinar la Finalidad de la base de datos: determinar la finalidad de la base de datos nos ayudara a estar preparados para el ítem que veremos a continuación.

Buscar y organizar la información Necesaria: este proceso consiste en recopilar toda la información que deseamos almacenar en la base de datos, como por ejemplo nombres de productos o números de pedidos.

Detallando un poco mas lo que es determinar la finalidad de la base de datos, consiste en escribir en un papel como lo usaremos y quien/es la van a utilizar.

Por ejemplo, si deseamos crear una base de datos para un negocio pequeño, podemos escribir en el papel que la base de datos “clientes” para la pequeña empresa contendrá un listado de información de los clientes, como por ejemplo, nombre completo, dirección de correo electrónico, fecha de cumpleaños, etc.

Ahora si deseamos realizar una base de datos más compleja o la utilizaran más personas como suele ocurrir en un entorno corporativo, la idea es desarrollar una declaración bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño.

Cuando hemos determinado finalmente la finalidad de la base de datos, comienza el segundo ítem, que es buscar y organizar la información necesaria.


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Para comenzar con este paso, se recomienda obtener la información existente, en este caso, de clientes (nombre, dirección, teléfono, casilla de email, etc.) por ejemplo.

Como hemos observado, este proceso se lleva a cabo antes de comenzar a pensar como desarrollar una base de datos en Ms Access 2010 o en otro sistema de gestión de base de datos como Oracle o MySql.

Una vez que hemos recopilado la información, debemos plasmarla en un papel en el que dividiremos los datos en tablas.

Dividir los datos en tablas nos permitirá organizar los datos para que no haya datos duplicados.

En la segunda unidad empezaremos a desarrollar una base de datos, utilizando Microsoft Access 2010.

Felicitaciones!

Hasta aquí ha aprendido cuales son los pasos que hay que realizar antes de comenzar una base de datos.

¡FELICITACIONES¡

¡HA TERMINADO LA PRIMERA UNIDAD DE BASE DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS 2010!

!MUCHA SUERTE!

unidad 1 - introducción a la base de datos y ms access 2010

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