PRESENTACION PROYECTO DE TITULO

INGENIERÍA DE EJECUCIÓN INDUSTRIAL

“PROPUESTA DE UN DISEÑO DE DIRECCION DE PROYECTOS PARA LA SOCIEDAD COMERCIAL ABACO Y COMPAÑÍA LTDA. ARICA-CHILE; SEGÚN LA NORMA PMBOK DEL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE”

Alumno (s) : Jorge Arias Acosta Roberto Mendoza Navarro

Profesor Patrocinante : Marco Torres Agurto Profesor Colaborador : Belfor Vilca Astorga Fecha de Presentación : 29.11.2010

INDICE

Contenido Pagina

1. Titulo ……………………………………………………………… 3

2. Descripción del tema a estudiar ………………………………. 3 3. Objetivos general y específicos ………………………………. 4 4. Marco Teórico de referencia ………………………………. 5

5. Metodología ……………………………………………………… 10

6. Cronograma tentativo ……………………………………………... 13

7. Bibliografía y fuentes de información ………………………… 14

8. Nombre de alumnos participantes ………………………………. 15

9. Nombre de profesor patrocinante y colaborador …………… 15

10. Estimación de requerimientos humanos, materiales y financieros 16

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1. TITULO DEL PROYECTO

Propuesta de un diseño de dirección de proyectos para la sociedad comercial Abaco y compañía Limitada Arica-Chile, según norma PMBOK, del Project Management Institute.

2. DESCRIPCION DE TEMA A ESTUDIAR

“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”1, que consume recursos, y opera bajo plazos de inicio y término, costos, riesgos y calidad; por otro lado, los proyectos generalmente tienen actividades reiterativas entre ellos según los estándares históricos de la empresa. Hay gente que piensa que un proyecto también sería definido como una actividad multidisciplinaria; ya que el papel del director de proyecto ha pasado de ser desde un experto técnico a un gestor.

Hoy en día, existe una alta oferta de proyectos de inversión licitados a raíz de la modalidad de la externalización de productos y servicios que realizan empresas privadas y del estado de Chile; considerando esta modalidad, los gerentes de las empresas interesadas en adjudicarse los proyectos se ven enfrentados al desafío de aplicar la dirección y gestión de una multivariedad de proyectos de inversión cada vez más grandes y complejos.

La Sociedad comercial y servicios Abaco y compañía Ltda, de Arica; es una empresa que lleva más de 30 años trabajando en el norte de chile, prestando servicios a petroleras internacionales administrando contrato de Servicios. Además, desde el año 2006, se encuentra en el área industrial, operando las instalaciones de Industria Quiborax S.A. como concesionario de las estaciones de Servicios de combustible de la Empresa Petrobras Chile. Actualmente Abaco Ltda se encuentra realizando proyectos de Obras civiles referentes a la remodelación y cambio de Imagen en Estaciones de Servicios que Petrobras ha adquirido en Chile, específicamente en el norte, respondiendo constantemente al crecimiento de la demanda por parte de sus clientes y a mayores eficiencias operacionales. El trabajo organizado y planificado de la gerencia de operaciones es fundamental para que los planes se hagan realidad y se cumpla con los estándares de calidad de servicio, la regulación vigente y ser eficiente en costos, robusteciendo y mejorando la infraestructura. Sin embargo, los índices de falla, debido a las deflexiones en los proyectos han llevado a cambios progresivos en la forma de dirigir; en este sentido la empresa busca ser eficiente y rentable a largo plazo, cumpliendo con las necesidades de la satisfacción de la demanda de la población, y los requerimientos de sus clientes realizando proyectos de inversión, los cuales al momento de la puesta en marcha deben ser optimizados por medio de controles de tiempo, costo y riesgos que indica la “Dirección de Proyectos”. Abaco Ltda., actualmente necesita cerrar brechas al respecto; con el objetivo de entregar una mejor calidad de servicio a sus clientes; y controlar y disminuir las pérdidas técnicas; aplicando la normativa PMBOK del Project

1 PMBOK: Project Management Institute 2008

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Management Institute, que define cinco grupos de procesos en la dirección de proyectos, que son: la iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre de estos.

3. OBJETIVOS

3.1 Objetivo General

Proponer un diseño de dirección de proyectos para la sociedad comercial Abaco y compañía Limitada Arica-Chile, según norma PMBOK; con el fin de optimizar mediante herramientas de control de tiempo, costos y riesgos una amplia variedad de proyectos de inversión que aumenten las posibilidades de éxito de la empresa.

3.2 Objetivos Específicos

Realizar un diagnóstico previo de la empresa, mediante la recolección y análisis de la información histórica y actual de la gestión de los proyectos de Abaco Ltda.

Aplicar los fundamentos del PMBOK con el fin de buscar y seleccionar alternativas de solución al modelamiento de los procesos y dirección de proyectos.

Evaluar la alternativa seleccionada, con el fin de establecer las bases del diseño de dirección de proyecto.

Diseñar el modelo de dirección de proyecto ha doc a la empresa, con el fin de establecer los controles de tiempo, costo y riesgo en los cinco procesos definidos por el PMBOK.

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4. MARCO TEORICO DE REFERENCIA

El marco teórico del estudio, está compuesto por los fundamentos de la dirección de proyectos establecidos en la norma PMBOK cuarta edición 2008 del Project Management Institute; y los registros históricos y actuales de la operación y gestión de proyectos de la empresa Abaco Ltda.; integrando a este marco los conceptos y definiciones propios del área del conocimiento de dirección de proyectos y aportes de autores de literatura afín al tema, como Gustavo Arriagada y Américo Albala. A continuación se muestra la estructura del método con sus distintas fases y etapas que se aplicara en el estudio.

BUSQUEDA Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

INVESTIGACION Y ANALISIS DEL

ESCENARIO ACTUAL

DESCRIPCION DE LOS

PROCESOS DE GESTION

MODELAMIENTO DE LOS PROCESOS

ACTUALES DE GESTION

ANALIZAR Y EVALUAR

ALTERNATIVA ELEGIDA

1.- PORTAFOLIO2.- PROGRAMAS

IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

3.- PMO

SELECCIÓN ALTERNATIVA DE

SOLUCION

DISEÑO DE ALTERNATIVAS

SELECCIONADAS

1.- Fuente : Elaboracion Propia; según Guia PMBOK

METODO APLICADO PMBOK DIAGNOSTICO ABACO LTDA. PLAN DE MEJORAS ABACO LTDA

FASES FASESPREPARACION DESCRIPTIVA EVALUACION Y DISEÑO

Ilustración 1

Para la aplicación del PMBOK, es necesario definir aspectos relevantes que guardan relación con la estructura del método mencionado, estos aspectos son:

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4.1 Ciclo de vida de un proyecto 2

El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin. Por ejemplo, cuando una organización identifica una oportunidad a la cual le interesaría responder, frecuentemente autoriza un estudio de viabilidad para decidir si se emprenderá el proyecto. La definición del ciclo de vida del proyecto puede ayudar al director del proyecto a determinar si deberá tratar el estudio de viabilidad como la primera fase del proyecto o como un proyecto separado e independiente. Cuando el resultado de dicho esfuerzo preliminar no sea claramente identificable, lo mejor es tratar dichos esfuerzos como un proyecto por separado. Las fases del ciclo de vida de un proyecto no son lo mismo que los Grupos de Procesos de dirección de Proyectos.

Elaboración: fuente propia ; Según PMBOKIlustración 2

La gestión de proyectos es facilitar la planificación y el control de todas las actividades que deben realizarse para satisfacer los objetivos del proyecto.

2 PMBOK, CAP.2 Ciclo de vida de un proyecto y su organización; Pag.226

4.2 DIRECCION DE PROYECTOS 3

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

Fuente: PMBOCK gestión de proyectos Ilustración 3

La dirección de un proyecto incluye:

Identificar los requisitos Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos. Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y

expectativas de los diferentes interesados.

Los directores del proyecto a menudo hablan de una “triple restricción” —alcance, tiempos y costos del proyecto— a la hora de gestionar los requisitos concurrentes de un proyecto. La calidad del proyecto se ve afectada por el equilibrio de estos tres factores. Los proyectos de alta calidad entregan el producto, servicio o resultado requerido con el alcance solicitado, puntualmente y dentro del presupuesto. La relación entre estos tres factores es tal que si cambia cualquiera de ellos, se ve afectado por lo menos otro de los factores. Los directores de proyectos también gestionan los proyectos en respuesta a la incertidumbre. El riesgo de un proyecto es un evento o condición inciertos que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo al menos en uno de los objetivos de dicho proyecto.

El equipo de dirección del proyecto tiene una responsabilidad profesional ante sus interesados, incluidos los clientes, la organización ejecutante y el público.Es importante destacar que muchos de los procesos incluidos en la dirección de proyectos son repetitivos debido a la existencia o a la necesidad de elaborar gradualmente el proyecto durante el ciclo de vida del proyecto. Esto significa que, a

3 Paper NST-001, 2006 www.navegapolis.net y Guía PMBOK 7

medida que un equipo de dirección del proyecto conoce más en profundidad un proyecto, el equipo puede luego dirigirlo con un mayor nivel de detalle.El término “dirección de proyectos” se usa a veces para describir un enfoque de la organización o de dirección respecto a la gestión de los proyectos y de algunas operaciones continuas, que pueden ser redefinidas como proyectos, que también se denomina “dirección por proyectos”. Ha habido una tendencia en los últimos años a gestionar más actividades de más áreas de aplicación utilizando dirección de proyectos. Más organizaciones están utilizando “dirección por proyectos”. Esto no quiere decir que todas las operaciones puedan o deban organizarse en proyectos. Aun cuando es crucial que una organización que realiza “dirección por proyectos” esté familiarizada con la dirección de proyectos, el tratamiento detallado de este enfoque está fuera del alcance de esta norma.

4.2.1 Portafolios y gestión del portafolio

Un portafolio es un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de negocio. Los proyectos o programas del portafolio no necesariamente tienen que ser interdependientes o estar directamente relacionados. La recaudación y el respaldo pueden asignarse sobre la base de categorías de riesgo / recompensa, líneas de negocio específicas o tipos generales de proyectos, como la mejora de la infraestructura y del proceso interno.Las organizaciones gestionan sus portafolios sobre la base de metas específicas. Una de las metas de la gestión del portafolio es maximizar el valor del portafolio evaluando con cuidado los proyectos y programas candidatos a ser incluidos en el portafolio, y la exclusión oportuna de proyectos que no cumplan con los objetivos estratégicos del portafolio. Otras metas son equilibrar el portafolio entre inversiones incrementales y radicales, y usar los recursos de forma eficiente. Los altos gerentes o altos equipos de dirección, por lo general, asumen la responsabilidad de la gestión del portafolio para una organización.

4.2.2 Dirección de Programas

Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados administrados de for-ma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados que están fuera del alcance de los proyectos específicos del programa. Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.La dirección de programas se define como la dirección coordinada y centralizada de unconjunto de proyectos para lograr los objetivos y beneficios estratégicos de la organiza-ción. Dentro de un programa, los proyectos se relacionan mediante el resultado común o la capacidad colectiva. Si la relación entre los proyectos está dada únicamente por un cliente, vendedor, tecnología o recurso en común, el esfuerzo se debería gestionar como un portafolio de proyectos, en lugar de hacerlo como un programa.La dirección de programas se centra en las interdependencias entre los proyectos y

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ayuda a determinar el enfoque óptimo para gestionarlas. Entre las acciones relacionadas con estas interdependencias, se puede incluir:

• Resolver restricciones de los recursos y/o conflictos que afectan a múltiples proyectos dentro del sistema;• Ajustar la dirección estratégica/de la organización que afecta las metas y los objetivos de los proyectos y del programa, y• Resolver problemas y cambiar la gestión dentro de una estructura de gobernabilidad compartida.

4.2.3 Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

La profesionalización de la gestión de proyectos surgió en los años 50 para dar respuesta a las necesidades de la industria militar, y en los años posteriores el resto de industrias adoptan sus principios. Las organizaciones más conocidas por la investigación, difusión y creación de comunidades profesionales para la gestión de proyectos son: PMI (Project Management Institute), Internacional Project Managenet Association (IPMA) y Prince2. Algunas de las características de la gestión de proyectos desarrollada en la segunda mitad del siglo pasado son:

Gestión basada en la aplicación sistemática de procesos repetibles y escalables. Los criterios de éxito de un proyecto son: Calidad, costos y tiempo. Carácter predictivo: ejecución según el plan inicial previsto. Desarrollo sobre un entorno estable.

Los Objetivos de su trabajo son: desarrollar un plan, y mantener el cronograma y los recursos planificados. Ciclo de vida compuesto por fases secuenciales. Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas OGP o PMO (del inglés project management office), es un departamento o grupo que define y mantiene estándares de procesos, generalmente relacionados a la gestión de proyectos, dentro de una organización. La PMO trabaja en estandarizar y economizar recursos mediante la repetición de aspectos en la ejecución de diferentes proyectos. La PMO es la fuente de la documentación, dirección y métrica en la práctica de la gestión y de la ejecución de proyectos.Una PMO puede basar sus principios de gestión de proyectos en metodologías y estándares en la industria, tales como PMI, ISO 9000. Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo. Una PMO también puede denominarse “oficina de gestión de programas”, “oficina del proyecto” u “oficina del programa”. Una PMO supervisa la dirección de proyectos, programas o una combinación de ambos. Es posible que la única relación entre los proyectos respaldados o administrados por la PMO sea que son dirigidos al mismo tiempo. Sin embargo, algunas PMO coordinan y dirigen proyectos relacionados. En muchas organizaciones, esos proyectos están agrupados o relacionados de alguna forma, de acuerdo con la manera en que la PMO vaya a coordinar y dirigir esos proyectos. La PMO pone el énfasis en la planificación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y sub-proyectos vinculados con los objetivos de negocio generales de la organización matriz o del cliente.

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5. METODOLOGÍA

La metodología general de estudio, está compuesto por la integración de las fases del decreto 062 de la UNAP, el cual establece la forma de realización del trabajo de título en tres grandes fases; siendo la intermedia la aplicación del método PMBOK correspondiente a los fundamentos de la dirección de proyectos. A continuación se muestra la estructura de la metodología.

ESTRUCTURA DEL METODO GENERAL DEL ESTUDIO

INTRODUCCION MARCO TEORICO REFERENCIAL

RESULTADOS Y DISCUSION

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

BUSQUEDA Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

INVESTIGACION Y ANALISIS DEL

ESCENARIO ACTUAL

DESCRIPCION DE LOS PROCESOS

DE GESTION MODELAMIENTO

DE LOS PROCESOS ACTUALES DE

GESTION

ANALIZAR Y EVALUAR

ALTERNATIVAS ELEGIDAS

1.- PORTAFOLIO2.- PROGRAMAS

IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

3.- PMO

SELECCIÓN ALTERNATIVA DE

SOLUCION

DISEÑO DE ALTERNATIVAS

SELECCIONADAS

2.- Fuente : Elaboracion Propia; según Guia PMBOK y decreto 062 UNAP

DESCRIPTIVA

DIAGNOSTICO ABACO LTDA.

EVALUACION Y DISEÑOPREPARACION

FASES INICIALES DECRETO 062 UNAP FASES FINALES DECRETO 062 UNAP

METODO APLICADO PMBOK (GUIA DIRECCION DE PROYECTOS)

PLAN DE MEJORAS ABACO LTDAFASES FASES

Ilustración 4

5.1 Descripción de la Metodología

La metodología que se utiliza es del modelo PMBOK (Instituto de Direccion de Proyecto) que proporciona pautas para la dirección de proyectos tomados de forma individual. Define la dirección de proyectos y otros conceptos relacionados, y describe el ciclo de vida de la dirección de proyectos y los procesos conexos. Tiene como fin rediseñar y mejorar el proceso de Sociedad comercial y servicios Abaco y compañía Ltda. para lograr la implementación de un modelo de gestión de proyectos. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Investigación del escenario actual

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Se investigará sobre todo lo que incide en la gestión del área de Operaciones y se creara un mapa conceptual de la Sociedad comercial y servicios Abaco y compañía Ltda. y su área de operaciones, hasta los procesos previos a la gestión de proyectos, como lo son los conceptos de procesos de obras de inversión, obras de prestación de servicios a terceros tales como construcción y mantenimiento.

2. Identificación del Problema

Luego de conocer el ambiente de los procesos, es necesario identificar cuáles son los problemas actuales en la gestión de proyectos.

3. Identificación de los procesos claves en la gestión de proyectos

Al identificar el problema se diseñara los procesos claves para mejorar la gestión de proyectos.

4. Búsqueda y selección de alternativas de solución

Se buscara un modelo que optimice la gestión de tiempo, costos y riesgos de la empresa Sociedad comercial y servicios Abaco y compañía Ltda., de modo que se mejore la eficiencia operacional, se estandaricen las funciones con las otra empresas y que el conocimiento de las personas quede en la compañía, como lo menciona la metodología PMO.

5. Evaluación y diseño:

Se analizara según la factibilidad técnica cada alternativa y se escogerá la que mejor se ajuste a las necesidades del empresa. Luego se diseñara un proceso que será probado en a lo menos 3 proyectos de inversión, los cuales estarán enfocados en proyectos de construcción de obras civiles.

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6. CRONOGRAMA TENTATIVO4

Actividades a Realizar Descripción de la actividad a realizar1. Investigación escenario actual Consiste en la investigación del área de operaciones2. Identificación del Problema Consiste en ver cuales son los problemas de la empresa3. Descripción de los procesos de gestión Consiste en la búsqueda de antecedentes de la empresa4. Modelamiento de los procesos actuales Consiste en revisar los procesos actuales que cuenta la empresa

5. Selección de alternativa de soluciónConsiste en seleccionar alternativa mas conveniente para el pro-yecto

6. Evaluar alternativas elegidas Consiste analizar la factibilidad técnica de la alternativa7. Diseño de alternativa seleccionada Consiste en diseñar el modelo de mejora

8. Entrega de Informe PreliminarConsiste en entrega el trabajo de titulo avanzado contodos los capítulos según decreto 062

9. Entrega de informe finalConsiste en entrega el trabajo de titulo concluido contodos los capítulos según decreto 062

Ilustración 5

CRONOGRAMA TENTATIVO:

4 Fuente: Elaboración Propia

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2010 2011Actividades/Meses OCTUBRE NOVIEMBRE DICIENBRE ENERO FEBRERO MARZO

1. Investigación escenario actual X X X      2. Identificación del Problema X X X      3. Descripción de los procesos de gestión X X X      4. Modelamientos de los procesos actua-les

    X      

5. Selección de alternativa de solución     X X    6. Evaluar alternativas elegidas       X    7. Diseño de alternativa seleccionada       X X  8. Entrega de Informe Preliminar         X  9. Entrega de informe final           X

Ilustración 6

Fuente: Elaboración propia

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7. BIBLIOGRAFIA

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos(Guía del PMBOK®)—Cuarta edición Project Management Institute, Inc.14 Campus Boulevard Newtown Square, Pennsylvania 19073-3299 EE.UU. 2008

D.I.Cleland, W.R.King, Cia, “Manual para la Administración de Proyectos”, CECSA, (1999), ISBN 968-26-1151-2

Yamal Chamoun, “Administración Profesional de Proyectos (La Guía)”, IAN Ediciones, (2002), ISBN 970-93408-0-8

Gustavo Arriagada, “Administración integral de proyectos”, colegio de ingenieros de Chile, (1988)

Américo Albala, “Dirección de Proyectos (Teoría y Práctica)”, colegio de ingenieros de Chile, (1993)

Stevenson, Nancy, “Manual Microsoft Project”, Anaya, (2000)

Anderson, David R, Sweeny, Dennis J. Y Williams, Thomas A, “Introducción a los modelos cuantitativos para administración”, Iberoamérica, (1993)

Cristian Alarcon, “Apuntes de curso y paper de Administración Integral de Proyecto”, (2006)

Fuentes de información

www.pmi.org

Oficina de proyectos

http://www.alejandrobarros.com/content/view/120668/Oficina-de-Proyectos-PMO.html

oficina de gestión de proyectos

http://pmo.comunidadcoomeva.com/blog.

Creación y Gestión de un Oficina de Dirección Proyectos (PMO)"

http://www.tenstep.es/01_Publico/100_Marketing/Castellano/Formacion_PMO_Instauracion_y_Gestion_de_un_PMO.htm

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8. NOMBRE DE LOS ALUMNOS PARTICIPANTES.

Jorge Arturo Arias AcostaRut: 13.862.249-5Carrera de Ingeniería Ejecución IndustrialCarrera de Pregrado EspecialSede AricaAño ingreso 2006Año Egreso 2009Mail: Jorgeariasacosta@gmail.comFono: 58- 261979

Roberto Carlos Mendoza NavarroRut: 12.209.191-0Carrera de Ingeniería Ejecución IndustrialCarrera de Pregrado EspecialSede AricaAño ingreso 2006Año Egreso 2009Mail: mendoza34@gmail.comFono: 58- 311021

9. NOMBRE DEL PROFESOR PATROCINANTE Y PROFESOR COLABORADOR.

Profesor Patrocinante: Nombre :Marco Félix Torres Agurto RUT :13.577.321-2 Profesión :Ingeniero civil industrial Cargo :Ingeniero en control de calidad

Profesor Colaborador: Nombre : Belfor Eliecer Vilca Astorga RUT : 10.412.542-5 Profesión : Ingeniero civil industrial Cargo : Jefe de Carrera depto. Ingeniería UNAP Arica

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10. ESTIMACION DE REQUERIMIENTOS HUMANOS, FISICOS, MATERIALES Y DEL FINANCIAMIENTO.

Requerimientos Humanos

2 Alumnos memoristas1 Profesor patrocinante1 Profesor colaborador

Recursos Físicos

2 Notebook1 ImpresoraMateriales de oficinaInternetCelular

Recursos financieros

Recursos económicos para solventar los costos de Internet, telefonía y materiales de oficina.

Financiamiento de estudio y Memoria

Los recursos financieros para absorber los costos serán asumidos por los alumnos memoristas.

Desglose de costos ValorInternet 25.000Teléfono 30.000Electricidad 18.000Materiales oficina 55.000

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