uf0345 apoyo administrativo a la gestión de recursos humanos

1UF0345. Apoyo administrativo a la gestión de recursos humanos

UF0345. Apoyo AdministrAtivo A lA gestión de recUrsos hUmAnos

2 UF0345. Apoyo administrativo a la gestión de recursos humanos

Índice

•INTRODUCCIÓN..............................................................................

•UNIDADDIDÁCTICA1.Cajayterminalpuntodeventa.................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta

1.1.1. Funcionamiento .............................................................................

1.1.2. Características .................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales ..................................................................................

1.2.1. Caja registradora .............................................................................

1.2.2. Datáfono .........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV .........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV ..........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto ..................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV ...........................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros) ..............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV .............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta) .......................................

RESUMEN........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN.......................................................................


•UNIDADDIDÁCTICA2.Procedimientosdecobroypagode lasoperacionesdeventa............................................................................

2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago ...................

2.1.1. Efectivo ...........................................................................................

2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria .......................................

2.1.3. Tarjeta de crédito y débito ............................................................

2.1.4. Pago contra reembolso ..................................................................

2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros .................................

2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico

2.2. Los justificantes de pago .............................................................................

2.2.1. El recibo: elementos y características ..........................................

2.2.2. Justificantedetrasferencias ..........................................................

2.3. Diferencias entre factura y recibo ..............................................................

2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial

2.4. Devoluciones y vales ...................................................................................

2.4.1. Normativa .......................................................................................

2.4.2. Procedimientos internos de gestión ............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago ...........................................

2.6. Arqueo de caja ..............................................................................................

2.6.1. Conceptoyfinalidad ......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV ..............

RESUMEN........................................................................................

dAtos del AUtor

Ignacio Martínez Candil es licenciado en Derecho por la Universidad de Sevilla, año 2004, y realizó un máster en Dirección y Gestión de Recursos Humanos en el LS Institute en el año 2013.

Con amplia experiencia en el campo de la consultoría y de la asesoría jurídica, en 2011 realizó el curso de Formador Ocupacional y desde entonces, viene realizando la elaboración de contenidos didácticos de certificados de profesionalidad y otras materias, junto a su actividad como docente en empresas tanto en la modalidad presencial como online, impartiendo materias relacionadas con los Recursos Humanos y de las áreas administrativas y jurídicas.

Apoyo AdministrAtivo A lA gestión de recursos humAnos. AdministrAción y gestión.

no está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Derechos reservados 2017, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16481-70-5Editor: Cenepo Consult, SLUDepósito legal: PO 104-2017Impreso en España - Printed in Spain

Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: MorgueFile, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.

FichA

Apoyo administrativo a la gestión de recursos humanos. Administración y gestión

1ª EdiciónCertia Editorial (Cenepo Consult, SLU), 2017

Autor: Ignacio Martínez Candil

Formato: 170 x 240 mm •149 páginas.

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7

Índice

•INTRODUCCIÓN.............................................................................. 13

•UNIDADDIDÁCTICA1.Organizacióndeltrabajoyrecursoshumanos............................................................................................... 15

1.1. División del trabajo y funciones ................................................................16

1.1.1. Planificación de objetivos y metas ...............................................17

1.1.2. Análisis de necesidades .................................................................18

1.1.3. Determinación de la estructura organizativa necesaria ............20

1.2. Funciones específicas del departamento de recursos humanos ...........24

1.2.1. Análisis del puesto de trabajo. Técnicas .....................................25

1.2.2. Descripción del puesto de trabajo ...............................................26

1.2.3. Planificación de plantillas ..............................................................28

RESUMEN............................................................................................. 29

ACTIVIDADES...................................................................................... 31

•UNIDADDIDÁCTICA2.Reclutamientoyseleccióndepersonal.... 35

2.1. Detección de necesidades de contratación...............................................36

2.1.1. En la empresa privada: formularios de análisis y descripción del puesto de trabajo y otras formas de detección ..........................38

2.1.2. En el ámbito de la Administración Pública: oferta pública de

8

empleo .............................................................................................39

2.2. Determinación del perfil del candidato y oferta de empleo ..................41

2.2.1. Información relevante acerca del perfil del candidato .............41

2.2.2. Tipo de comunicación en función del medio de publicación de la oferta ............................................................................................43

2.2.3. Medios de comunicación más adecuados dependiendo del puesto ofertado ..............................................................................45

2.3. Soporte documental e informático en el proceso de selección ............46

2.3.1. Solicitudes y currículos recibidos .................................................47

2.4. Citación de los candidatos a las pruebas de selección ............................49

2.4.1. En la empresa privada (para aplicación de pruebas

técnicas y/o psicotécnicas y entrevistas) .................................................49

2.4.2. En la Administración Pública (para presentación a los

ejercicios de la oposición en los términos señalados en la

convocatoria) ...............................................................................................50

2.5. Soporte documental de las pruebas de selección ....................................51

2.5.1. Pruebas técnicas .............................................................................52

2.5.2. Test psicotécnicos ..........................................................................52

2.5.3. Dinámicas grupales ........................................................................54

2.5.4. Entrevistas .......................................................................................54

2.6. Documentación de los resultados de la selección ...................................57

2.6.1. Elaboración de informes de los candidatos ...............................57

9

2.6.2. Comunicación a la persona seleccionada ...................................59

2.6.3. Información al resto de los candidatos ......................................60

2.6.4. Aseguramiento de la confidencialidad de la documentación de los candidatos, aplicando la normativa vigente .........................60

RESUMEN............................................................................................. 63

ACTIVIDADES...................................................................................... 65

•UNIDADDIDÁCTICA3.Laformaciónderecursoshumanos......... 69

3.1. La formación en el plan estratégico de la empresa .................................70

3.1.1. Recursos humanos .........................................................................72

3.1.2. Recursos materiales ........................................................................73

3.1.3. Recursos tecnológicos ...................................................................74

3.2. Determinación de las necesidades de formación ....................................74

3.2.1. Implicación interdepartamental ...................................................76

3.2.2. Previsión de recursos a corto, medio y largo plazo ..................77

3.2.3. Valoración de la experiencia disponible ......................................78

3.2.4. Análisis de resultados del desempeño .........................................78

3.3. El proyecto de formación en la empresa ..................................................79

3.3.1. Planes ...............................................................................................80

3.3.2. Programas .......................................................................................81

3.3.3. Acciones formativas ......................................................................82

3.4. Tipos de formación a impartir en la empresa ..........................................83

3.4.1. Ingreso .............................................................................................83

3.4.2. Perfeccionamiento .........................................................................83

3.4.3. Reciclaje ...........................................................................................84

3.4.4. Polivalencia ......................................................................................84

3.4.5. Desarrollo directivo .......................................................................85

3.4.6. Complementaria .............................................................................85

3.4.7. Otros tipos ......................................................................................86

3.5. La oferta formativa para empresas y trabajadores ..................................86

3.5.1. Programas de formación de las Administraciones públicas ....86

3.5.2. Sistemas de financiación, subvenciones y/o bonificaciones aplicables a la formación ...............................................................88

3.6. Gestión de la información ..........................................................................90

3.6.1. La comunicación y coordinación en el proceso de formación ...................................................................................90

3.6.2. Infraestructura y recursos necesarios ..........................................92

3.6.3. El control de costes de la formación ..........................................93

3.6.4. Resultados de la formación impartida. El informe ...................95

3.6.5. Incorporación de datos de formación al sistema de gestión de recursos humanos ..........................................................................96

3.6.6. Aseguramiento de la confidencialidad de los datos, respetando la normativa vigente.......................................................................97

RESUMEN........................................................................................... 101

ACTIVIDADES.................................................................................... 103

10

11

•UNIDADDIDÁCTICA4.Evaluacióndeldesempeñodelpuestodetrabajo................................................................................................. 107

4.1. Programas de evaluación del desempeño del puesto de trabajo ........ 108

4.1.1. Métodos de valoración de puestos de trabajo ........................ 111

4.1.2. Sistemas de promoción de recursos humanos ....................... 114

4.2. Los recursos humanos como capital humano ...................................... 117

4.2.1. La capacidad................................................................................. 117

4.2.2. El compromiso ............................................................................ 118

4.2.3. La acción ...................................................................................... 119

4.2.4. El talento individual .................................................................... 120

4.3. La gestión del talento ............................................................................... 121

4.3.1. Sistemas de gestión del talento ................................................. 122

RESUMEN........................................................................................... 123

ACTIVIDADES.................................................................................... 125

•RESUMENFINAL........................................................................... 131

•AUTOEVALUACIÓNFINAL.......................................................... 131

•SOLUCIONES.................................................................................. 139

•BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA...................................................... 143

•GLOSARIO........................................................................................ 145


introdUcción

Esta acción formativa está dirigida a alumnos que necesiten ampliar sus conocimientos en materia de tareas administrativas de apoyo a la gestión de recursos humanos. Pretende conseguir los siguientes objetivos:

• Aplicarprocedimientosadministrativosenprocesosdeselecciónderecursos humanos, utilizando los métodos y sistemas más adecuados.

• Aplicarprocedimientosadministrativosdegestióndelaformación,paraintroducir procesos de mejora continua en la capacitación de los recursos humanos utilizando los métodos y sistemas más adecuados.

• Aplicar procedimientos administrativos para la gestión ascensos ypromoción del desarrollo profesional y personal.

Sin duda, la gestión de los recursos humanos dentro de una organización tiene una especial trascendencia por la importancia que tienen las personas que componen una plantilla. De todos los recursos que forman una plantilla, las personas que la integran cuentan con capacidades individuales peculiares y diferenciadas que requieren una gestión rigurosa que permita optimizar todo lo que una persona puede ofrecer dentro de un equipo.

Estas tareas de gestión tienen trascendencia desde que se detectan necesidades de incorporación de nuevo personal a una plantilla hasta que se producen las bajas y las personas dejan de pertenecer a la organización, pasando por las tareas administrativas asociadas a la incorporación y el desarrollo de las tareas de personal.

Como se verá a lo largo del este manual, es imprescindible que exista una dirección que coordine todas las tareas de los distintos departamentos para que toda la organización funcione de una manera sistematizada y se dirija a consecución de los objetivos comunes establecidos para toda la empresa.


orgAnizAción del trAbAjo yrecUrsos hUmAnos 1

UnidAd

•Contenido1.1. División del trabajo y funciones

1.2. Funciones específicas del departamento de recursos humanos

•Resumen

•ACtividAdes


Cuando una organización pretende sacar al mercado un determinado producto o servicio para obtener un beneficio necesita del trabajo de

varios perfiles profesionales que se encarguen de tareas concretas. De esta forma una empresa presenta un mayor nivel de especialización, fundamental para competir en un entorno competitivo globalizado.

Sin una especialización del trabajo, la organización se encuentra más lejos de obtener, en cada uno de los procesos internos, una calidad óptima que le permita tener una posición ventajosa en un mercado muy globalizado y competitivo.

Es importante también mencionar la necesidad de que el trabajo organizado cuente con los elementos necesarios para que el conocimiento individual crezca y se actualice tal y como lo hacen las necesidades del mercado. De esta forma, se facilita la innovación y la posibilidad de alcanzar los objetivos conforme cambian los aspectos económicos y tecnológicos del entorno.

La sociedad del conocimiento actual requiere conocimientos actualizados y estructuras modernas que favorezcan la consecución de las metas de la organización optimizando todos los recursos disponibles.

1.1.DivisióndeltrabajoyfuncionesPara que cualquier organización funcione de una forma adecuada y toda

ella, como un conjunto, se dirija a la consecución de los objetivos comunes, es necesario construir una estructura que pueda crear un funcionamiento sistemático y optimizado de todos los recursos de los que dispone la organización, incluidos los recursos humanos.

Los objetivos deben conseguirse con el menor desgaste de los recursos, por lo que es preciso que cada componente tenga asignadas unas funciones concretas dentro de la organización y que estas se encuentren relacionadas, pero no duplicadas, con las de los demás componentes.

Cada organización tendrá sus particularidades y sus metas concretas que hacen que requiera unas necesidades exclusivas.


1.1.1. Planificacióndeobjetivosymetas

La dirección de una empresa debe marcar unos objetivos para el conjunto de la organización que sean claros, conocidos por todos los componentes y reales según sus posibilidades y su potencial.

Para la consecución de estos objetivos o metas la empresa necesita conocer y manejar los factores de producción, que son:

- Tierra: no tiene el antiguo significado vinculado a la tierra de la que se obtienen las materias primas. En la actualidad este concepto hace referencia a todos los recursos naturales que la organización necesita.

- Trabajo: es el esfuerzo físico o intelectual continuo de los seres humanos para producir los bienes y servicios que la empresa necesita poner en el mercado. Para optimizar este recurso es esencial la formación de los trabajadores.

- Capital: este elemento hace referencia al conjunto de bienes que forman el patrimonio empresarial. Está formado por bienes inmuebles (edificios, oficinas, naves) y bienes muebles (dinero, acciones, títulos).

La empresa, para determinar sus objetivos, también debe tener en cuenta otros elementos como la situación del mercado, la coyuntura económica y la disponibilidad y eficacia de los proveedores que suministren los elementos necesarios.

Es imprescindible en cualquier organización, independientemente de su actividad, situación y tamaño, que cuente con un elemento humano que diferencie las capacidades de la organización de las capacidades de la competencia.

La planificación supone tener en cuenta todas las circunstancias internas y


externas de la empresa para establecer lo que realmente se puede alcanzar para obtener el beneficio necesario para mantenerse en el mercado.

El plan establecido ha de detallar también la forma de alcanzar los objetivos comunes de la organización. Por tanto, la planificación debe establecer:

- Los objetivos que se pretende alcanzar.

- La forma de alcanzar estos objetivos.

Los objetivos comunes implican a toda la organización, por tanto cada componente tiene un papel fundamental en su consecución. Los encargados de realizar la planificación dentro de la estructura organizativa establecerán metas individuales o de grupos dentro del conjunto de la organización, en íntima conexión con el objetivo general de la empresa. Si todos alcanzan sus metas, el cumplimiento del objetivo general se habrá conseguido.

1.1.2. Análisisdenecesidades

La organización debe realizar un análisis para detectar las necesidades de la empresa para alcanzar los objetivos marcados. Estas necesidades pueden apuntar a elementos tecnológicos, conocimiento, recursos energéticos, etc.

La consecución de estos recursos supone un gasto económico que la organización debe valorar si es oportuno realizar según el rendimiento que prevea obtener. Las necesidades de la organización pueden ser de varios elementos:

- Análisis de necesidades de capacitación: se trata de contrastar los conocimientos que deben entrar en la organización con los que realmente tienen los componentes de la plantilla. De esta comparación se obtendrán las necesidades básicas de capacitación que la organización debe resolver, y a partir de ahí se podrán programar las acciones formativas necesarias para solucionar estas necesidades.


- Análisis de necesidades de elementos materiales: una organización puede requerir distinto material para cada uno de los distintos procesos. Es necesario contrastar las necesidades de material tecnológico y de otro tipo con lo que ofrece el mercado en cada momento para detectar las necesidades concretas.

- Análisis de necesidades de organización: en algunas ocasiones es la propia estructura de la organización la que supone un obstáculo para la consecución de los objetivos. El estudio de una reorganización puede suponer una optimización de todos los recursos disponibles.

Las necesidades pueden manifestarse de una forma muy lógica o puede ser necesario encontrar una causa que se manifieste en el día a día pero no de una forma muy nítida. Por tanto, este análisis se configura como una herramienta imprescindible para la mejora de la capacitación de los empleados.

Los métodos de análisis pueden ser de distintos tipos. Entre ellos destacan:

- Observación: permite percibir y describir lo que ocurre de una forma objetiva. No necesita la colaboración del observado.

- Cuestionarios: son formularios escritos utilizados para reunir información sobre las necesidades de la organización. Se realiza una lista de preguntas para que los trabajadores contesten libremente, para lo cual es muy recomendable garantizar la confidencialidad de las respuestas.

- Entrevistas: permiten obtener información verbal y directa del sujeto entrevistado que debe colaborar en la misma.

- Evaluación del desempeño: sirve para poder determinar el rendimiento de los empleados y los departamentos de la empresa que reclaman una atención inmediata para poder cumplir con sus objetivos particulares.

- Método mixto: consiste en la combinación de algunos de los métodos anteriores o de algún otro.

No todos los métodos resultan eficaces para todas las organizaciones. Es la dirección la encargada de elegir los métodos aplicables más eficaces según las necesidades y características concretas de cada organización.


1.1.3. Determinacióndelaestructuraorganizativanecesaria

La consecución de los fines de la organización va a determinar la necesidad de una determinada estructura que será la que convenga a la empresa según su potencial y sus características propias.

Junto a las características actuales de la organización, es preciso tener en cuenta su carácter dinámico, por lo que la estructura debe ser flexible para poder adaptarla a los cambios constantes que serán necesarios en el futuro.

Es igualmente importante el carácter humano de la organización, por lo que las características y capacidades de los componentes van a determinar la necesidad de un tipo de estructura general concreto, es decir, las personas determinará el organigrama que la organización puede aplicar, y las carencias de algún conocimiento o aptitud determinarán la necesidad de incluir algún nuevo empleado o un plan formativo dentro de la empresa dirigido a todos o a un grupo de empleados.

Esta estructura determina la forma en la que se agrupan y relacionan los distintos elementos que forman parte de la empresa.


La estructura organizacional se representa por medio de organigramas. Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura orgánica de una organización que reflejan esquemáticamente el lugar que ocupan los distintos departamentos dentro de la organización, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de comunicación.

Se pueden diferenciar los siguientes tipos de organigramas:

- Según su naturaleza::

•Microadministrativos: son organigramas que reflejan la estructura de una sola organización. Se reflejan de forma global o mostrando solamente algunas de las áreas que la conforman.

•Macroadministrativos: reflejan varias organizaciones.

•Mesoadministrativos: reflejan la estructura de una o más organizaciones de un mismo sector de actividad.

- Según su finalidad:

•Informativos: son los organigramas diseñados para que los interprete cualquier persona.

•Analíticos: este tipo de organigramas analizan el comportamiento organizacional. Están destinados a personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.

•Formales: son los organigramas que representan el modelo de funcionamiento planificado y oficial.


•Informales: se trata del modelo formal antes de la aprobación del responsable.

- Según su ámbito:

•Generales: contienen información general de una organización.

•Específicos: muestran, de manera particular, la estructura de un área de la organización.

- Por su contenido:

•Integrales: son representaciones todos los departamentos y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

•Parciales: solamente reflejan una parte de la organización.

A continuación podemos ver un ejemplo de organigrama informativo:

•Funcionales: reflejan las funciones de los departamentos que contiene el organigrama.

A continuación podemos ver un ejemplo:


Existen también distintos modelos organizacionales que la empresa puede adoptar:

- Modelo formal: la estructura se encuentra totalmente reglada y definida por la dirección.

- Modelo informal: el grupo se ha creado de forma espontánea por sus intereses comunes, y con el paso del tiempo cada uno ha ido asumiendo de forma natural sus funciones propias.

- Modelo funcional: proviene de la separación de funciones.

- Modelo jerárquico: cada componente conoce el lugar que ocupa en el organigrama y las relaciones de dependencia existentes.

Por último cabe hacer mención de las distintas áreas funcionales de la empresa:

- Económico financiera: se encarga de proporcionar los recursos necesarios para el funcionamiento correcto de la organización.

- Producción: se encarga de producir los bienes o servicios que la empresa sitúa en el mercado.

- Comercial: se encarga de captar clientes y establecer relaciones duraderas y fructíferas con ellos. Igualmente realiza las tareas de marketing para dar a conocer los productos y crear clientes potenciales.

- Recursos humanos: realiza la gestión del personal de la organización desde el punto de vista organizativo y administrativo.

En el siguiente apartado se realizará el análisis de las funciones de esta última área de la empresa.


1.2.Funcionesespecíficasdeldepartamentoderecursoshumanos

En este apartado analizaremos las necesidades que debe cubrir un departamento de recursos humanos. En empresas de un tamaño medio o grande este departamento tiene una gran importancia, pero no deben despreciarse sus tareas en pequeños negocios.

Cabe señalar que algunas empresas optan por contratar todas o algunas de las funciones propias de estos departamentos en otras empresas especializadas en el desarrollo de estas funciones.

Cada empresa, según sus características particulares, tiene que determinar con concreción las funciones que va a cumplir el departamento de recursos humanos dentro de la organización. En cualquier caso, vamos a enumerar algunas funciones corrientes propias de este departamento:

- Gestión administrativa relativa al personal: realiza tareas como la gestión de nóminas, contratos, etc.

- Procesos de selección: una vez detectadas las necesidades, se encarga de todo el proceso de selección de personal en todas sus fases.

- Formación de personal: se encarga del diseño de las acciones formativas necesarias para ampliar los conocimientos de la plantilla y adaptarla a las nuevas necesidades de la empresa.

- Relaciones laborales: es el departamento que se encarga de la resolución de los conflictos laborales que se pueden dar dentro de la empresa.

- Prevención de riesgos laborales: es muy importante esta función en todas las empresas, especialmente en aquellas que manejan sustancias peligrosas, constructoras, etc.

- Evaluación y control del desempeño: se trata de comprobar la labor que realiza cada componente de la plantilla dentro de la organización en relación con los objetivos particulares y generales marcados por esta. El seguimiento necesario para esta función y la valoración posterior son tareas propias


del departamento de recursos humanos.

A continuación concretaremos algunas funciones de gran importancia propias del departamento de recursos humanos.

1.2.1. Análisisdelpuestodetrabajo.Técnicas

El análisis de puesto de trabajo busca la optimización y adaptación de los trabajadores a sus respectivas tareas.

Lo que se pretende con el análisis del puesto de trabajo es proporcionar una descripción correcta del puesto junto con los requisitos necesarios para desarrollar las funciones propias de este. Se trata de un proceso de carácter objetivo, puesto que no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí mismo y sus características propias.

El análisis de puestos de trabajo conlleva recopilar información sobre aspectos tan importantes como:

- El contenido del puesto de trabajo: deberán conocerse las obligaciones y tareas propias del puesto de trabajo.

- Los requisitos del puesto de trabajo: son las características que deben cumplir las personas para ocupar un determinado puesto de trabajo.

- El contexto del puesto de trabajo: se trata de una descripción del entorno del puesto de trabajo, como las condiciones físicas, su situación dentro del organigrama, etc.

En cuanto a las técnicas existentes para realizar este análisis, se pueden destacar:

- Técnicas de incidentes críticos: esta técnica utiliza un cuestionario o entrevista para obtener información sobre la eficacia laboral, así como las competencias de los trabajadores o posibles trabajadores. Se busca detectar los hechos y experiencias pasadas con el objetivo de conocer las habilidades, conocimientos y competencias que tiene el trabajador o entrevistado.

Las entrevistas de incidentes críticos se basan en una serie de preguntas


abiertas en las que la persona entrevistada tiene que describir con detalle aspectos como lo que dijo, pensó, sintió e hizo en determinadas ocasiones.

Algunos ejemplos de preguntas son: «¿qué sucedió?», «¿qué hizo para que se llegase a esta situación en concreto?», «¿qué pensó en esta situación?», «¿quiénes intervinieron en ella?», «¿cuál era su papel?», ¿qué es lo que hizo?», «¿qué resultados se observaron?».

- Análisis del inventario de tareas: se utiliza para definir los conocimientos, cualidades y habilidades necesarias para desarrollar el trabajo en un puesto determinado. En este tipo de análisis se pueden diferenciar las siguientes etapas:

•Descripcióndetareas:sedetallantodaslastareasdiferenciandolasfunciones que deben desarrollarse en cada puesto de trabajo.

•Clasificacióndetareas:serealizaenfuncióndeloscriteriosestablecidospara poder sistematizar las tareas parecidas.

•Creacióndetareas:apartirde lastareasdescritassecrearánotrasnuevas para mejorar la relación de funciones propias de cada puesto de trabajo.

El puesto de trabajo es el principal nexo de unión entre los empleados y la organización. Dependiendo del puesto de trabajo, la aportación del trabajador a la organización variará, al igual que la retribución y las recompensas que la organización debe dar al empleado.

1.2.2. Descripcióndelpuestodetrabajo

Una vez que se han analizado los puestos de trabajo, el resultado obtenido es la descripción de puesto de trabajo. Esta descripción se refleja en un documento en el que se muestran los aspectos característicos del puesto de trabajo y los requisitos del empleado que se le asigne.

Siempre será necesario que aparezcan aspectos clave como la experiencia y la formación necesarias, las responsabilidades que debe asumir el trabajador o los recursos necesarios.


Esta información se recoge en un documento llamado «ficha de descripción del puesto de trabajo». A continuación podemos ver un ejemplo de esta ficha:


El procedimiento de análisis y descripción de puestos de trabajo que la empresa efectúe debe ofrecer información detallada de todos puestos de trabajo y tareas que se realizan en la organización para poder realizar un estudio detallado en función de la realidad de la empresa. En función de este estudio se tomarán las medidas oportunas para mejorar la eficiencia del trabajador dentro de la empresa.

1.2.3. Planificacióndeplantillas

El proceso mediante el que se planifican las plantillas debe concebirse como un análisis metódico del personal necesario en relación con los objetivos que se pretenden alcanzar, para lo cual habrá que realizar una selección de las distintas líneas de actuación que la empresa puede tomar.

La planificación de las plantillas se basa en el estudio de antecedentes relacionados con el personal en los programas y previsiones de la organización. Se configura como un conjunto de disposiciones que tienden a determinar las necesidades humanas en un plazo determinado, desde un punto de vista cuantitativo y cualitativo.

La planificación de plantillas persigue los siguientes objetivos:

- Optimización de las plantillas: de esta forma se puede aprovechar de manera eficaz los recursos humanos de los que dispone la empresa.

- Previsión de puestos de trabajo: las previsiones deben abarcar todo el abanico de posibilidades que pueden llegar a producirse, por lo tanto debe ser flexible y amplio. La previsión puede obtener como conclusión la necesidad de ampliar o reducir la plantilla actual.

De esta forma se elaborará un catálogo de puestos de trabajo relacionado con los perfiles necesarios que deben cumplir las personas que los cubran. Lógicamente la cuestión económica también es un factor que se debe tener en cuenta a la hora de planificar una plantilla a corto, medio o largo plazo.


resUmen

En este apartado, en primer lugar se han analizado los factores de producción existentes en toda organización, que son tierra, trabajo y capital.

A continuación se ha desglosado la idea del análisis de necesidades, que abarca la búsqueda de los elementos necesarios para que la organización pueda alcanzar los objetivos marcados. Dentro de este concepto, se ha destacado el análisis de las necesidades de puestos de trabajo y el análisis de la capacitación. El primero se refiere al estudio de la necesidad de crear o reducir los puestos de trabajo dentro de la organización, mientras que el segundo se refiere a la posibilidad de realizar acciones formativas para reciclar y actualizar los conocimientos de la plantilla en general.

Por otra parte, se ha estudiado la importancia de una estructura general organizacional en la que se tenga en cuenta la realidad de la empresa en función de los objetivos que quiere alcanzar. La estructura de la organización quedará reflejada en un organigrama que recoge la jerarquía y las relaciones entre los distintos departamentos de la empresa.

Por último, se ha profundizado en las funciones concretas del departamento de recursos humanos, y se ha destacado el análisis de puestos de trabajo y su descripción, y se ha señalado que este vincula a la organización con el empleado y determina la prestación que este hace por la empresa y la remuneración que por ello debe percibir.


Test

1) Es una función del departamento de recursos humanos:

a) La prevención de riesgos laborales.

b) La contabilidad.

c) El plan estratégico comercial.

2) El análisis de puestos de trabajo recopila información sobre:

a) Los requisitos del puesto de trabajo.

b) El contexto del puesto de trabajo.

c) Ambas respuestas son correctas.

3) El modelo formal de organización:

a) Es espontáneo.

b) Esta reglado y establecido en la normativa.

c) Ninguna de las respuestas es correcta.

4) El método de análisis que no requiere la participación del analizado es:

a) La entrevista.

b) La observación.

c) Los cuestionarios.

ActividAdes


5) En la ficha de puestos de trabajo se refleja:

a) La descripción del puesto de trabajo.

b) El profesiograma.

c) Ambas respuestas son correctas.

Verdaderoofalso

1) El análisis de puestos de trabajo se puede extrapolar de una organización a otra.

2) Las entrevistas de incidentes críticos se basan en una serie de preguntas abiertas.

3) El departamento de recursos humanos se encarga de la elaboración de las nóminas de los empleados.

4) El análisis de inventario es una técnica de análisis de puestos de trabajo.

5) El departamento de recursos humanos se encarga de la estrategia global de la compañía en relación con la competencia.

Rellenarhuecos

1) El ______ se define como el esfuerzo físico o intelectual continuo de los seres humanos para producir los bienes y servicios.

2) Cualquier organización, independientemente de su actividad, cuenta con un elemento ______.

3) Los organigramas diseñados para que los interprete cualquier persona se


denominan ________.

4) El área encargada de proporcionar los recursos necesarios para el funcionamiento correcto de la organización se denomina ________.

5) El análisis de los puestos de trabajo es un proceso de carácter ______.

Casopráctico

La agencia de viajes «ViajeTrip SA» cuenta con una plantilla de 400 trabajadores y tiene la siguiente estructura interna:

• Ungerente:PedroGarcía.

• Lossiguientesdepartamentos:comercial,recursoshumanos(RRHH)yeconómico-financiero. Al frente de cada uno de ellos existe un responsable.

• EldepartamentodeRRHHestádivididoen3áreas,cadaunadeellascon sus jefes de sección (administración, formación, selección).

• Eldepartamentocomercialestádivididodosáreasterritoriales:norteysur.

• El departamento económico-financiero sedivide en facturación ycontabilidad.

Con estos datos, elabora un organigrama de la empresa y analiza las funciones que se pueden desempeñar en cada una de las áreas de recursos humanos.

uf0345 apoyo administrativo a la gestión de recursos humanos

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