Base de datos Access 2007

Tratamiento Informático de la información

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Índice

Tema 9 Base de Datos (I) ............................................................................................................... 3

Principales conceptos en bases de datos .................................................................................. 3

1.1. Conceptos esenciales ................................................................................................ 3

1.2. Objetos de Access ..................................................................................................... 3

1.3. Nombre de campos y sus características. ................................................................. 4

1.4. Tipos de campos. ....................................................................................................... 4

1.5. Propiedades de los campos ....................................................................................... 4

1.6. Propiedades de los datos. General ............................................................................ 5

2. Access. Un modelo relacional de bases de datos.............................................................. 5

Ejemplo pagina: 185 .............................................................................................................. 6

Ejemplo pagina: 187 .............................................................................................................. 6

Ejemplo pagina: 189 .............................................................................................................. 8

Ejemplo pagina: 192 ............................................................................................................ 11

Actividades .......................................................................................................................... 12

2.1. Pantalla de entrada de Access 2007 ................................................................................ 13

2.2. Base de datos nueva y creación de tablas. ...................................................................... 13

2.3. Formularios ...................................................................................................................... 14

2.4. Consultas .......................................................................................................................... 14

2.5. Informes ........................................................................................................................... 14

TEMA 10 Base de datos (II) ......................................................................................................... 15

Ejemplo pagina 206. ............................................................................................................ 17

Actividad pagina 208 ........................................................................................................... 19

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Tema 9 Base de Datos (I)

Principales conceptos en bases de datos El objetivo de esta unidad es aprender de manera práctica, de modo que ya desde el

principio comenzaremos a crear una base de datos, a la que posteriormente iremos

añadiendo objetos.

Aunque las actividades resueltas son claras, con explicaciones y ejemplo, conviene dar

algunas indicaciones teóricas que se muestran a continuación.

1.1. Conceptos esenciales

En una base de datos hay tres elementos fundamentales que debemos conocer antes de

comenzar con el desarrollo de la Unidad, como son el campo, el registro y el fichero.

BASE DE DATOS Es un conjunto de datos relacionados entre si.

Las bases de daros están formadas por unos o mas bloques de ficheros

FICHERO

Es un conjunto de información que participa

de las mismas características; por ejemplo, un

fichero de clientes, proveedores, personal,

etc…

Cada uno de los ficheros esta compuesto por registro

REGISTRO Es la unidad más elemental de un fichero de

base de datos.

Los registros contienen uno o más campos.

CAMPOS

Es la unidad elemental de introducción de

datos en cada registro de una base de datos

1.2. Objetos de Access

Tabla: conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos

Consultas: permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una

tabla o en un conjunto de tablas relacionadas, dependiendo de los tipos de consulta y las

condiciones que en ella se establezcan.

Formularios: son diseños que realizaremos para poder introducir, modificar o visualizar los

registros de una tabla o consulta. En los formularios podemos insertar campos calculados e

imágenes.

Informes: son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen como

propósito principal el ser impresos en papel, aunque también pueden simplemente

visualizarse en pantalla.

Macros: son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento

para realizar de forma automáticamente tareas repetitivas.

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Módulos: son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje de

programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

1.3. Nombre de campos y sus características.

Daremos nombre a los campos, de modo que queden claramente identificados.

Por ejemplo, si en el campo va a aparecer el NIF de una persona, el nombre del campo

puede ser<NIF>

Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracterices, incluidos espacios en blanco ,

números, letra y otros caracteres. No esta permitido el punto (.) ni el signo de

exclamación (¡). Ni los corte ches []. Los nombres de campo tampoco pueden

comenzar por un espacio en blanco.

1.4. Tipos de campos.

Texto: admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación. Por

defecto viene configurado con un tamaño.

Memo: admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64.000 caracteres.

Numero: admite cualquier carácter numérico susceptible de ser utilizado en cálculos

matemáticos.

Fecha/hora: admite valores de fecha y hora

Moneda: para valores monetarios. Utiliza el separados de miles y el signo monetarios

que se tenga configurado en Windows (por ejemplo, el euro)

Auto numérico: es un campo propio del programa, este añade un número único par

cada nuevo registro. Pueden generarse tres tipos de números: secuencial, aleatorio o

ID de replica.

Si/no: es un campo que solo acepta uno de estos dos valores, como por ejemplo si o

no, verdadero o falso.

Objeto OLE: es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser una

imagen, un grafico, una hoja de cálculo, etc.…

Hipervínculo: contiene una ruta o dirección URL de internet. No es necesario utilizar

parámetros para configurarlo, pero pueden utilizarse.

Asistente para búsquedas: se crea un campo que permite seleccionar un valor de otra

tabla o crear una lista de valores en el momento:

Datos adjuntos: la función datos adjuntos se utilizan en Access 2007 para agregar uno

o varios datos( documentos de Word 2007, presentaciones de PowerPoint 2007,

imágenes ) a los registros de una base de datos.

1.5. Propiedades de los campos

tamaño del campo: es la longitud máxima que podrá tener el campo y que es

diferente entre campos de tipo Texto o de tipo Número.

- Texto: su tamaño puede estar comprendida entre 1 y 255. Si se le da el

valor 0 (cero), toma automáticamente el valor 255

- Numero: puede tomar los distintos tipos que aparecen a continuación.

Téngase en cuenta que se debe elegir el tipo adecuado al campo elegido

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para optimizar la cantidad de memoria utilizada. Los que vienen a

continuación están en orden de menos a mayor uso de memoria.

Byte: valores entre 0y255, no admiten fracciones.

Entero: valores entre -32.768 y 32.767, no admiten fracciones

Entero largo: entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. no admiten fracciones.

Simple: números muy grandes con una precisión de 7 decimales.

Doble: números muy grandes con una precisión de 15 decimales.

ID de replica: llamado identificador global único, para campos de 16 bytes y sirve para

establecer un identificador único de replica.

Decimal: entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que pueden contener

valores -10 28 a +1028. la precesión predeterminada es 0.

Formato: depende del tipo de datos. Dado el caso, pulsando con el raton

sobre el, se abre un cuadro con las distintas posibilidades. Por ejemplo:

- tipo de Numero puede tener los siguientes valores

Numero general: 2137.382

Moneda: 2.137 ptas. ( o en la moneda que este configurada por defecto)

Euro: 2137 €

Fijo: 2137.38.

Porcentaje : 15.30%

Científica: 4.32 E +02

- Tipo de fecha/ hora

Fecha general: 15/06/2007.

Fecha larga: viernes , 15 de octubre de 2007

Fecha mediana: 15-jun-07.

Fecha corta: 15/10/07

Hora larga: 15:30:25.

Hora mediana: 3:30.

Hora corta: 15:30.

Lugares decimales: el numero de cifras decimales a la derecha del separador

decimal. Se utiliza solo en campos de tipo de número.

Mascara de entrada: sirve para facilitar la entrada de los datos mediante

teclado, pues les da el formato que se haya asignado mediante la mascara y

además controla que valores pueden ser introducidos. Se pueden elegir una

mascara de las que hay previstas o bien introducir una de modo manual.

1.6. Propiedades de los datos. General

Dependiendo del tipo de dato que contenga un campo, tendrá diferentes propiedades

que pueden ser configuradas. En las siguientes imágenes pueden apreciarse las

características definibles para datos de tipo texto, numero y fecha / hora.

2. Access. Un modelo relacional de bases de datos. Access es un modelo relacional de bases de datos, es decir, esta compuesta por tablas en

las que cada columna se llama campo y cada fila, registro.

Las diferentes tablas que componen una base de datos se relacionan entre ellas por

campos comunes. Imagina que creas una base de datos mediante una sola tabla en donde

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anotas todas las facturas de las ventas realizadas durante un ejercicio económico. Un

ejemplo podría ser esta tabla del ejercicio 2010. Si solamente hay una tabla, sigue siendo

una bas4e relacional aunque no este aun relacionado. Al añadir mas tablas podrán

relacionar entre ellas.

Ejemplo pagina: 185

Vamos a crear una agenda de amistades, en donde aparezca: nombre, primer apellido,

teléfono, dirección de correo electrónico y dirección de página web en caso de tenerlo.

Ejemplo pagina: 187

Acabamos de ver que un formulario puede realizarse sobre todos los campos de una base de

datos o solamente usando algunos de ellos .

Y lo guardas con el nombre también amistades

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Cambia el formato del nombre, del teléfono.

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Ejemplo pagina: 189

Continuamos trabajando con la base de datos Agenda. En esta primera consulta, pretendemos

que se nos muestren de la tabla amistades únicamente los nombres y los números de

teléfono de esas amigas y amigos que hemos registrados.

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Conseguir el teléfono de una persona escribiendo su nombre

10

11

Ejemplo pagina: 192

Abre datos agenda Activa la pestaña crear y luego haz clic en el asistente para informes.

Con la doble flecha pasa todos los campos, disponibles al lado de los campos seleccionados. No deseamos ningún nivel de agrupación, así pues, en el próximo cuadro de dialogo haz clic en siguiente ponemos nombre y apellidos. Deseamos que el listado ose muestre en orden alfabético ascendente. En el siguiente modelo darle en el modelo mirador En el nombre le llamaremos lista de amistades.

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Actividades

1. Muestra en vista diseño el informe lista de mis amistades

- con la pestaña diseño modifica los colores, centrado y posición de los

elementos del informe

- Con la pestaña configurar pagina cambia la orientación de pagina a

vertical.

2. Contesta las siguientes preguntas

A) explica en un ejemplo lo que es un registro:

B) cuantos campos componen la tabla amistades : 5 campos

C) para que se utilizan las consultas: es un objeto de la base de datos en forma de

tabla que extrae datos de otra tabla.

D) Indica que formato tendrán los datos introducidos con la mascara de entrada LLO:

E) Como escribirás una mascara de entrada que permitiese solamente números de

tres y cuatro cifras: tamaño

F) Supongamos que en una consulta que tiene los campos nombre y saldo de una

tabla, deseamos que se muestren los registros cuyo campo Saldo sea igual a

2.000¿Dónde y como se escribirá esta condición?

Numero

3. En la base de datos Agenda realiza una nueva consulta llamada Listado nombres y

correos que muestran únicamente el nombre y la dirección de correo electrónico de

todas las personas registradas.

4.

5. En la base de datos Agenda realiza una nueva consulta llamada Conseguir nombre. La

consulta funcionara de esta manera: al introducir un número de teléfono cualquiera,

se mostrara el nombre de la persona que tiene ese número.

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2.1. Pantalla de entrada de Access 2007 Desde la ventana principal de la aplicación se accede de forma fácil a plantillas, bases de datos

usudas recientemente y a una base de datos en blanco.

io

2.2. Base de datos nueva y creación de tablas. La ejecución de Access se inicia como se ha indicado en el epígrafe anterior.

A continuación, en la pantalla de entrada inicial, haremos clic en base de datos en blanco.

A la derecha de la pantalla de entrada se le da nombre a la base de datos, que depende ese

momento queda registrada en el equipo, aun vacía de datos y de objetos .

Las bases de datos relacionadas se basan en tablas.

Ejemplo.

Hecho

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2.3. Formularios Al igual que las tablas, un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para

escribir, modificar o mostrar datos. Además los formularios se pueden usar sobre un

subconjunto de los datos de una tabla.

Ejemplo.

Hecho

2.4. Consultas Una consulta es un objeto de la base de datos en forma de tabla que extrae datos de otra tabla,

de otra consulta o de un conjunto de tablas y consultas y los muestra al usuario.

Las consultas pueden englobarse en dos categorías

Consultas de selección.

Consultas de acción.

Ejemplo. Hecho

2.5. Informes Con Access 2007 se pueden una amplia variedad de informes, desde los mas sencillos hasta los

mas complejos.

(1) informes.

(2) etiquetas.

(3) informe en blanco.

(4) asistente para informes.

(5) diseño de informe.

Ejemplo. Hecho

3. modificación de formularios e informes

Una vez que los formularios y los informes han sido creados y guardados pueden modificarse su

aspecto si se muestran en vista Diseño.

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Ejemplo hecho

TEMA 10 Base de datos (II)

Ejemplo pagina 203.

Crear una base de datos que se llamaras ventas.accdb,

Crear una tabla llamada clientes, que tendrá los siguientes campos y propiedades para cada

campo. Recuerda que la manera que mas posibilidades ofrece configurar una tabla es la vista

diseño.

TABLA CLIENTES.

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TABLA DE FORMA DE PAGO

TABLA FACTURAS

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Ejemplo pagina 206.

Abre la base de datos ventas.

Activa la pestaña Herramientas de base de datos. Haz clic en relacionados, del grupo mostrar u

ocultar

Observa que hay una relación hecha entre la tabla Formas de pago y facturas. Esto se debe a que

al diseñar la tabla facturas, en el campo forma de pago hemos elegido el asistente para

búsquedas.

Debemos contemplar la relación entre formas de pago y factura, para que cumplan todas las

reglas aconsejables de una relación: exigir relación referencial.

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A continuación relacionaremos las tablas facturas y clientes.

Al terminar de arrastrar la relación, se abre el cuadro de dialogo Modificar relaciones. Marca las

tres reglas y haz clic en crear.

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Actividad pagina 208

1. Abre la base de datos ventas

Con los conocimientos adquiridos en la unidad anterior puedes crear

formularios. Crea un formulario con todos los campos de la tabla facturas.

Introduce en la tabla clientes los registros que se muestran en las siguientes

tablas.

Clientes (tabla 1)

Fuente: Tratamiento informático de la información

Editorial: editex

Ciclo grado medio