TUTORIAL DE ACCESS

KEBIN ESTIK ARANGO CANO

Asesor: Dilly Dagnis Montes Ramirez

Envigado

Cefit

Centro integral de informacion para el trabajo

Técnica de Sistemas

8 de Septiembre

2016

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1. INTRODUCCION

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden

almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible.

Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo

tanto, el concepto de base de datos generalmente está relacionado con el de red ya que se debe poder compartir esta información.

De allí el término base. "Sistema de información" es el término general utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han instala

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Contenido1. INTRODUCCION..................................................................................................................2

2.TEORIA.....................................................................................................................................4

3.TABLA...................................................................................................................................5

3.1 Registro..........................................................................................................................5

3.2 Campo.............................................................................................................................6

3.3 Llave principal...............................................................................................................6

3.4 Llave foránea o secundaria.........................................................................................7

4. LOS FORMULARIOS:.........................................................................................................8

4.1 Asistente para formularios..........................................................................................8

4.2 Un botón de comando..................................................................................................9

4.3 Herramientas de diseño...............................................................................................9

5. PANEL DE CONTROL.......................................................................................................10

6. Informes................................................................................................................................15

Paso 1:................................................................................................................................15

Paso 2:................................................................................................................................15

Paso 3:................................................................................................................................15

Paso 4:................................................................................................................................16

7. Consultas...........................................................................................................................17

7.1 Asistente para consultas...........................................................................................18

7.2 Consultas con parámetros........................................................................................18

8. CONCLUSIONES.....................................................................................................................19

9.CIBERGRAFIA..........................................................................................................................20

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2.TEORIA

Las Bases de Datos tienen una gran relevancia a nivel personal, pero más si cabe, a nivel empresarial, y se consideran una de las mayores aportaciones que ha dado la informática a las empresas. En la actualidad, cualquier organización que se precie, por pequeña que sea, debe contar con una Base de Datos, pero para que sea todo lo efectiva que debe, no basta con tenerla: hay que saber cómo gestionarlas.

En el caso de que en nuestra compañía no contemos con una persona que se encargue de esta labor, existe la posibilidad de contratar a una empresa externa que se encargue.

Las principales utilidades que ofrece una base de datos a la empresa son las siguientes:

Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar. Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de la

empresa. Evitar la redundancia y mejorar la organización de la agenda. Realizar una interlocución adecuada con los clientes.

Si una Base de Datos se gestiona adecuadamente, la organización obtendrá diferentes ventajas. Aumentará su eficacia, habrá trabajos que se realicen con mayor rapidez y agilidad debido a la simplificación de los mismos, podremos mejorar la seguridad de los datos que almacenamos, y con todos estos factores, maximizaremos los tiempos y por tanto, se producirá una mejora en la productividad.

Estas funcionalidades aportarán un valor añadido a la empresa, ya que, con una base de datos formulada correctamente, conseguiremos que la información y el conocimiento sean los mayores activos de la compañía, lograremos sacar el máximo rendimiento a las competencias de nuestros colaboradores, así como averiguar datos de nuestros clientes potenciales. Por último, puesto que la información es poder, cuantos más datos tengamos, mayor será la competitividad de la compañía.

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3.TABLA

En las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de hoja de cálculo.

Una tabla es utilizada para organizar y presentar información. Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con textos y gráficos.

Las tablas se componen de dos estructuras:

3.1 Registro

Es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección.

3.2 Campo

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Campos

Registro

1. Crear tabla

3. Tabla creada 2. Visualizacion de tabla

Es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único, como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.

A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como índice o autoincrementable, lo cual permite que los datos de ese campo cambien solos o sean el principal a la hora de ordenar los datos contenidos.

3.3 Llave principal

En el diseño de bases de datos relacionales, se llama clave primaria a un campo o a una combinación de campos que identifica de forma única a cada fila de una tabla. Una clave primaria comprende de esta manera una columna o conjunto de columnas. No puede haber dos filas en una tabla que tengan la misma clave primaria.

3.4 Llave foránea o secundaria

En el contexto de bases de datos relacionales, una clave foránea o clave ajena (o Foreign Key FK) es una limitación referencial entre dos tablas. La clave foránea identifica una columna o grupo de columnas en una tabla (tabla hija o referendo) que se refiere a una columna o grupo de columnas en otra tabla (tabla maestra o referenciada). Las columnas en la tabla referendo deben ser la clave primaria u otra clave candidata en la tabla referenci

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Llave principal, Clic derecho para editar la llave Principal.

4. LOS FORMULARIOS:

Son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access.

4.1 Asistente para formulariosUtiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración. Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

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Crear el tipo de formulario que desee

4.2 Un botón de comando

Se usa en un formulario para iniciar una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, se puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para que un botón de comando realice una acción, se escribe una macro o un procedimiento de evento que se asocia a la propiedad Al hacer clic del botón de comando. Asimismo, se puede incrustar una macro directamente en la propiedad Al hacer clic del botón de comando. De este modo, se puede copiar el botón a otros formularios sin que se pierda la funcionalidad del botón.

4.3 Herramientas de diseño

En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.

Diseño de Formulario El primer botón que vemos está localizado en el grupo Vistas, y nos permite pasar de una vista a otra. Lo utilizaremos mucho.Menú Ver > Vista formulario, vista hoja de datos, vista tabla dinámica, vista gráfico dinámico, vista presentación y vista diseño

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño (la que estamos describiendo ahora) y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño.

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5. PANEL DE CONTROL

Con este post pretendemos mostrar como crear un panel de control en nuestra base de datos. El panel nos va permitir gestionar la base de datos de una forma mucho más dinámica y agradable. Un panel de control es, en realidad, un formulario al que podemos ir añadiendo botones. Los botones nos permitirán abrir tablas, consultas o ejecutar macros.

El primer paso es ir a la barra de herramientas para crear el panel. SeleccionamosUtilidades de la base de datos y Administrador del panel de control:

 

Como antes no teníamos definido ningún panel de control, aparece una ventana indicándonos que no tenemos panel de control y si queremos que este sea el panel de control principal. Hay que decir, que Access nos permite colocar en una base de datos varios paneles de control. En cada panel de control podemos colocar hasta 8 botones distintos. Con varios paneles podemos desglosar la información por distintos apartados, véase tablas, consultas, informes o por ejemplo, un panel para clientes otro para proveedores y otro para administración según nos convenga.

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Pulsamos en el botón Sí y se abre la ventana Administrador del panel de control donde se observa que tenemos un panel de control creado. Este administrador nos va permitir  añadir más paneles  o modificar cada panel. También podemos cerrar el administrador con el botón cerrar o marcar como panel principal un panel creado con posterioridad al que acabamos de crear.

  

Si queremos añadir botones al panel, lo seleccionamos y pulsamos en el botón modificar. La ventana que se muestra es la siguiente:

Ahora vamos a colocar botones en el panel para que podamos trabajar con él. Pondremos dos botones, uno para ver ver los clientes de Canadá que tiene almacenados nuestra base de datos. También colocaremos la vista del formulario

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con la relación de empleados. Los clientes de Canadá los vemos a partir de la consulta correspondiente que hemos creado al efecto:

 En la ventana Modificar página del panel de control pulsamos en el botón Nueva... que nos lleva a una nueva ventana:

 Hay que ir a comando, para seleccionar la acción que deseamos que se ejecute. Como no existe ningún comando que muestre el contenido de consultas, lo haremos a través de una macro (que nos abre la macro). El comando que seleccionamos es Ejecutar macro. 

Crear macro

Por tanto, vamos a crear una macro que nos abra la consulta. Vamos a Objetos, pulsamos en Macros y en Nuevo. Se abre la vista diseño de una nueva macro. Ahora nos vamos a la ventana de la base de datos y pulsamos en consultas para verlas. Con el ratón pinchamos en la consulta que queremos llevar al panel de control. Sin dejar de pulsar se arrastra a la primera línea de la columna Acción de la vista diseño. Nos queda esto:

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Así, acción y sus argumentos quedan perfectamente definidos, y solo nos queda guardar la nueva macro con el nombre que deseemos (Clientes de Canadá). Volvemos al panel de control. En el administrador del panel de control, con el panel seleccionado pulsamos en el botón modificar, para poder hacer clic en el botón Nuevo para insertar un elemento que nos abra la consulta de los clientes canadienses. En comando seleccionamos Ejecutar macro y en Macro seleccionamos la macro que hemos creado ahora, Clientes de Canadá:

 Pulsamos en Aceptar y ya tenemos creado el primer botón del panel de control:

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Este proceso lo podemos repetir hasta ocho veces en cada panel, como ya hemos comentado antes. Para salir de aquí pulsamos un par de veces en Cerrar (cerramos dos ventanas). Ahora vamos a formularios y hacemos doble clic en el formulario Panel de control que queda así:

que es el panel de control que deseábamos crear. Podemos añadir más botones siguiendo el mismo proceso que descrito en este post.

Estas acciones de crear el panel de control ha provocado que tengamos una nueva tabla en la base de datos llamada Switchboard Items y un nuevo formulario, ya mencionado,Panel de control:

 

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6. INFORMES

En access Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos.Los informes proporcionan una manerade distribuir o archivar instantáneas de losdatos, ya sea mediante su impresión, suconversión a archivos PDF o XPS, o suexportación a otros formatos de archivo.

Pasos para crear un informe

Paso 1:

Abre la tabla o consulta que deseas utilizar para el informe. En este caso,

abriremos la tabla de nuestros clientes.

Paso 2:

Selecciona la pestaña Crear. Allí, busca y pulsa el comando Reporte.

Paso 3:

Access creará un nuevo informe basado en el objeto. Es probable que algunos de

tus datos se encuentren saltando de página. Para solucionar este

problema, cambia el tamaño de tus campos. Sólo tienes que seleccionarlo y, a

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continuación, hacer clic y arrastrar el borde hasta que el campo tenga el tamaño

deseado. Repite el mismo procedimiento hasta que te quede ajustada.

Paso 4:

Para guardar el informe, haz clic en el comando Guardar  de la barra de

herramientas de acceso rápido. Cuando se le indique, escribe un nombre para el

informe y pulsa el botón Aceptar.

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7. CONSULTAS

Son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta enAccess 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

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Crear diseño para consulta o asistente para consulta

Aca lo podemos observar donde queda

7.1 Asistente para consultas

Una consulta de selección ayuda a obtener solo los datos que necesita en una vista de hoja de datos. La tabla de productos situada en la parte superior de la imagen a continuación tiene varias columnas, pero con una consulta de selección, puede obtener una vista despejada que se centra solo en las columnas que necesita.

7.2 Consultas con parámetros

Si desea que una consulta para solicitar información cada vez que se ejecute, puede crear una consulta de parámetros.

También puede crear un formulario para recopilar valores de parámetro. Con un formulario puede:

Usar controles específicos de tipo de datos

Habilitar la persistencia de los valores de parámetro

Proporcionar controles de cuadro combinado (para que pueda elegir un valor de una lista en lugar de escribirlo)

Usar otros controles que están disponibles en formularios

En este artículo se proporciona información general sobre parámetros, se explica cómo usar parámetros en consultas y también cómo usar formularios para mejorar el uso de parámetros.

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8. CONCLUSIONES

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9.CIBERGRAFIA

http://datacentric.es/blog/index.php/importancia-bases-de-datos-2/

https://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/access_2010/disenar_busquedas_o_consultas/1.do

https://es.wikipedia.org/wiki/Tabla_(base_de_datos)

http://www.frlp.utn.edu.ar/materias/info2/bases_de_datos.htm

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_11_4.htm

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