tratamento de acervos arquivisticos

O TRATAMENTO DE ACERVOS ARQUIVSTICOS NA UFMG:

A EXPERINCIA DE ORGANIZAO DO ACERVO CURT LANGE

Vilma Moreira dos Santos, CRB-6/3081

Maria Helena Santos, CRB-6/4892

Marlene de Ftima Vieira Lopes, CRB-6/12903

Rosngela Pereira Tugny, Mat.1483934

Silvana Aparecida Silva dos Santos, CRB-6/9275

RESUMO: O Acervo Curt Lange constitui-se de valioso conjunto de documentosacumulados em decorrncia da intensa atividade do musiclogo Francisco CurtLange no mbito da Amrica Latina, e, de forma destacada, no Brasil. Como partedo Projeto Inventrio de Acervos, projeto interdisciplinar que congrega bibliotecriose professores da UFMG, o tratamento do Acervo Curt Lange vem se desenvolvendocomo projeto piloto utilizando-se o software VTLS (Virginia Tech Library Systems) eo USMARC Format for Bibliographic Data e a ISAD (G) General InternationalStandard Archival Description. Aps estudo da ISAD (G) foi elaborada uma Tabelade Converso, traduzindo as propostas desta norma arquivstica para o formatoUSMARC. Paralelamente elaborou-se o Manual de Entrada de Dados paraDescrio Arquivstica - verso preliminar. Pretende-se estender a metodologiadesenvolvida no Acervo Curt Lange para os demais acervos arquivsticos da UFMG.

1. Introduo

Em setembro de 1998, a Reitoria da Universidade Federal de

Minas Gerais - UFMG, motivada pelo interesse em conhecer, divulgar, e

otimizar as condies de tratamento e conservao preventiva de seu

patrimnio cultural (bens mveis e imveis) criou uma Comisso de

Poltica de Acervos. Essa comisso formada por uma equipe

interdisciplinar de profissionais das reas de Msica, Biblioteconomia,

Conservao e Preservao, Letras, Histria e Arquitetura. Em abril de

1 Professora da Escola de Biblioteconomia da UFMG2 Bibliotecria da UFMG/BU/CCQC3 Bibliotecria da UFMG/BU/CCQC4 Professora da Escola de Msica da UFMG5 Bibliotecria da UFMG/BU/DPD

1999, com apoio do Fundo FUNDEP de Pesquisa, esta comisso iniciou

o Projeto de Inventrio de Acervos da UFMG, tendo como um dos

subprojetos a realizao de um Inventrio preliminar para arranjo e

descrio do Acervo Curt Lange - ACL. O desenvolvimento deste

subprojeto proporcionou uma experincia piloto de tratamento

arquivstico dentro da UFMG.

2. O Acervo Curt Lange: uma breve descrio

O musiclogo Francisco Curt Lange nasceu em Eilenburg,

Alemanha, em 12 de dezembro de 1903 e faleceu em maio de 1997, em

Montevidu, Uruguai. Curt Lange, posteriormente naturalizado uruguaio,

tornou-se um dos responsveis pelo avano da musicologia latino-

americana, pelo desenvolvimento da musicologia histrica brasileira,

atravs de seu trabalho sobre a msica brasileira do perodo colonial e,

particularmente, sobre a msica dos compositores mineiros do sculo

XVIII.

A quase totalidade de trabalhos musicolgicos dedicados msica

brasileira dos sculos XVIII e XIX contm referncias ao trabalho de

Curt Lange. Sua obra constitui-se numa fonte obrigatria para o

conhecimento da vida musical de Minas Gerais nos sculos XVIII e XIX,

e as raras partituras de obras musicais deste perodo hoje publicadas,

so de alguma forma, efeito de seu trabalho pioneiro.

A formao do acervo de Curt Lange (incluindo a coleo de

manuscritos musicais, hoje custodiada pelo Museu da Inconfidncia de

Ouro Preto) deu-se, naturalmente, atravs de um processo longo e

complexo, no qual incluem-se as dificuldades prprias para o exerccio

da musicologia histrica - rea de conhecimento ainda recente no Brasil,

somadas s dificuldades peculiares do trabalho de campo em questo.

De fato, Curt Lange realizou um levantamento importantssimo de

fontes primrias para a pesquisa musicolgica, mas parte significativa

de seu trabalho ainda permanece desconhecida, presente apenas nesta

documentao ainda no estudada. Se, por um lado, os manuscritos

musicais parecem, a princpio, mais atraentes para os musiclogos, por

outro, na correspondncia e nos manuscritos de Curt Lange encontram-

se informaes relacionadas a um perodo importantssimo da

musicologia do sculo XX e, particularmente, ao florescimento da

musicologia histrica brasileira.

Em 1995, a Biblioteca Universitria da UFMG, com o apoio do

Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais - BDMG, da Fundao

Vitae e de doao pela famlia, integrou ao seu patrimnio o acervo de

Curt Lange. Este acervo composto da totalidade de sua

correspondncia, de seus manuscritos para artigos e trabalhos

cientficos, de sua biblioteca, alm de fotografias, instrumentos musicais,

discos, transcries e reconstrues de obras musicais estudadas pelo

pesquisador, assim como outros documentos significativos para a

musicologia. A importncia dessa aquisio foi assinalada por uma srie

de eventos realizados em Belo Horizonte - um seminrio de musicologia,

uma exposio de documentos do acervo e alguns concertos -

ressaltando as contribuies do pesquisador para o patrimnio cultural

mineiro e latino americano.

Pouco antes de sua morte, Curt Lange manifestou sua inteno de

criar, em torno desta documentao, um instituto de musicologia,

reunindo pesquisadores de reas diferenciadas e criando condies

bsicas para que se desenvolvessem trabalhos na rea de musicologia,

dando continuidade sua obra.

3. Metodologia para tratamento do Acervo Curt Lange

3.1 Definio da metodologia

Alguns fatores foram considerados determinantes na definio da

metodologia adotada no tratamento do ACL.

O primeiro e, provavelmente, o mais importante deles, a

natureza do acervo. Como j mencionado antes, grande a variedade e

tipologia de materiais acumulados por Curt Lange ao longo de sua vida.

Observou-se que parte desses materiais eram de natureza nitidamente

arquivstica: foram acumulados em conexo com a atividade de

pesquisa musicolgica do titular, guardando uma relao de

organicidade, seja com o acumulador ou entre os prprios materiais.1

Nesta perspectiva, encontram-se as duas sries Correspondncia e

Vida - avaliadas como as de maior relevncia do acervo. A originalidade,

caracterstica essencial dos arquivos, constitui outro atributo destas

duas sries. Tambm ficou claro que outra parte do acervo, talvez a

mais extensa, apresentava caracterstica bastante diversa. Observou-se

que os instrumentos musicais, as homenagens recebidas, os livros,

discos, peridicos, os souvenirs, para citar apenas alguns exemplos,

foram reunidos por Curt Lange, obviamente em torno da mesma

atividade, mas mantinham uma relao muito mais temtica que

orgnica, apresentando, portanto, a caracterstica de colees. Em

sntese, o acervo em pauta de natureza mista, abrigando documentos

arquivsticos e no arquivsticos.

O segundo fator que orientou a escolha da metodologia est ligado

a uma das clusulas do contrato de doao, exigindo do rgo

depositrio o compromisso de manter o acervo em seu conjunto, sem

separao de seus componentes. Em vista disto, desde seu

recebimento pela UFMG, foi designado um espao especfico para a sua

instalao em uma sala da Biblioteca Universitria.

O terceiro fator determinante se refere poltica de tratamento da

informao e de gerenciamento dos servios oferecidos pelo Sistema de

1 Para esclarecimentos a respeito da noo de organicidade ver: SCHELLENBERG, 1974; BELLOTTO, 1991;LOPES, 1996.

Bibliotecas da UFMG. O software adotado, o VTLS, utiliza o formato

bibliogrfico USMARC para a entrada de dados (USMARC...,1994). Este

formato, internacional e integrado, permite tratar qualquer tipo de

material bibliogrfico, como tambm acervos arquivsticos. Um dos

princpios do software VTLS proporcionar a viso de uma base

bibliogrfica nica, com possibilidade de interface local e atravs da

Internet, alm de permitir links a outros arquivos de imagens, sonoros,

entre outros.

Outro fator diz respeito possibilidade de se utilizar, dentro do

formato USMARC, padres para definir o contedo dos elementos de

dados, no caso, a norma de descrio arquivstica General International

Standard for Archival Description - ISAD(G).

Com esses fatores em mente e, aps algumas reunies de

trabalho, concluiu-se que a metodologia de tratamento arquivstico seria

a mais adequada para o tratamento do ACL, tanto sob o ponto de vista

fsico, como do ponto de vista intelectual. Isso porque a premissa bsica

do tratamento arquivstico preconiza uma interveno nos acervos do

geral para o particular. Nessa perspectiva, seria possvel atravs dos

processos de arranjo e descrio, oferecer, num primeiro momento, uma

viso do todo fundo arquivstico - e, partindo-se do todo, para as

diversas partes que o compem.

3.2 Os processos de arranjo e descrio

Provavelmente, o arranjo constitui uma das atividades mais

distintas do tratamento arquivstico. O termo bastante adequado, por

refletir nitidamente o carter da atividade, conforme ser demonstrado a

seguir.

Em 1980, Schellenberg descreve o arranjo como o processo de

agrupamento dos documentos singulares em unidades [de arquivo]

significativas e o agrupamento, em relao significativa, de tais unidades

entre si (Schellenberg, 1980). O arranjo, no entender de Bellotto,

uma operao ao mesmo tempo intelectual e material, na qual os

documentos so organizados uns em relao aos outros, dentro de um

mesmo fundo. Ora, a organizao dos documentos uns em relao aos

outros, se d quase que naturalmente, em decorrncia do princpio de

organicidade, que resulta do prprio processo de acumulao dos

documentos. Ou seja, os documentos se acumulam em decorrncia das

atividades, mantendo uma relao orgnica com a prpria atividade e

com os documentos entre si.

Em sua proposta de ordenao interna dos fundos, Bellotto (1991)

prope as seguintes subdivises para os fundos arquivsticos:

sees/subsees, sries/subsries dossis e item documental.

Enquanto os fundos, e suas respectivas sees e subsees se formam

a partir do rgo acumulador, as sries e subsries se constituem a

partir das atividades e do tipo documental.

Aps anlise da estrutura do ACL, considerou-se que o arranjo

deveria se dar nos seguintes nveis: fundo, srie e subsrie e, quando

necessrio, dossi. O quadro de arranjo do ACL est apresentado na

figura 1.

Como se v, o quadro de arranjo oferece uma viso da estrutura

do acervo sob o ponto de vista fsico, no chegando ainda a tratar os

documentos do ponto de vista informacional. A descrio vem cumprir

esta funo.

Por meio da descrio arquivstica, elabora-se a representao

acurada da unidade de descrio (ex.: fundo) e de suas partes, quando

for o caso (ex.: seo, srie, dossi), extraindo-se as informaes que

identifiquem a unidade a ser descrita, ao mesmo tempo explicando o

contexto de sua produo bem como o sistema de arquivo que a

produziu (ISAD-G, 1993).

Coleo Bibliogrfica: (1) Obras de Referncia; (2) Monografias; (3) Peridicos; (4) Separatas; (5) Folhetos; (6)

Libretos de pera; (7) Publicaes editadas por CL

Acervo Curt Lange

Col.Bibliog.

Correspondncias

Partituras Col. Instr.Musicais

Instr. deTrabalho

Reg. AudioVisuais

Iconografia Docs. Raros Docs. dePesquisa

AtividadesCulturais

LembranasHomenagem

Vida

1 2 43 5 6 7 8

21 1 2 3

41 2 3 5 6 7

1

1 2 3 4 5

2 3

2 4 6 8 10 12

13

1

7 93 115

21 3

Correspondncias: (1) Enviadas; (2) Recebidas

Partituras: (1) Originais e cpias de manuscritos; (2) Publicadas por CL; (3) Publicadas

Registros Audio-Visuais: (1) Discos de vinil; (2) Compact disc; (3) Fitas Cassetes; (4) Fitas de rolo; (5) Fitas de

vdeo;

Iconografia: (1) Fotografias; (2) Quadros; (3) Slides e microfilmes; (4) Imagens diversas; (5) Negativos

Documentos Raros: (1) Obras musicais; (2) Documentos manuscritos de arquivos histricos; (3) Livros e

revistas

Documentos de Pesquisa: (1) Biobliografia; (2) Miscelnea; (3) Estudos e transcries de documentos de

arquivos histricos; (4) Artigos e estudos avulsos recebidos por pesquisadores; (5) Transcrio e restauro de

manuscritos histricos; (6) Domenico Zipoli; (7) Manuscritos avulsos de CL; (8) Listagens; (9) Exemplos

musicais; (10) Recortes da imprensa; (11) Documentos de programaes musicais; (12) Catlogos e folders;

(13) Catlogos comerciais de editoras e gravadoras

Atividades Culturais: (1) Convites, programas e cartazes; (2) Recortes; (3) Programas

A ISAD(G) foi concebida como descrio multinvel, partindo-se

do geral (fundo) para o particular (sees, subsees, srie, subsrie,

etc.) permitindo representar os diversos nveis de um acervo arquivstico

estabelecidos durante o processo de arranjo. Assim, ao se tratar um

acervo arquivstico, possvel definir, uma vez efetuado o arranjo, em

que nvel ser conduzida a descrio, considerando os recursos

disponveis na instituio. Por exemplo, possvel definir que os

acervos arquivsticos sero tratados, num primeiro momento, apenas em

nvel de fundo e serem abertos para consulta. Quando possvel, os

demais nveis podero ser descritos. Nota-se que esta metodologia

possibilita imprimir um ritmo bem mais acelerado ao processamento

tcnico. 2

preciso ressaltar que tal processo de descrio - do geral para o

particular - inverso ao processo de descrio utilizado na

Biblioteconomia, que tem como ponto de partida o item a ser tratado.

Outro destaque a ser feito neste ponto que a perspectiva do

tratamento item por item raramente chega a ser adotada em arquivos.

4. Aplicao da metodologia: utilizao da ISAD(G) em combinao

com o Formato Bibliogrfico USMARC

indiscutvel a importncia do tratamento de informaes por

meio de padres e formatos internacionais visando ao intercmbio de

informaes. Nesse sentido, foram adotados para o desenvolvimento do

subprojeto a norma de descrio arquivstica ISAD (G) para descrio

do contedo dos elementos e o formato USMARC, que permite a

entrada de dados relativos a acervos de carter arquivstico, definido

nesse formato como materiais mistos. Como software foi utilizado o

Virginia Technical Library System - VTLS, por ser adotado pelo Sistema

de Bibliotecas da UFMG e ser compatvel com o formato bibliogrfico

2 Os nveis previstos na ISAD(G) extrapolam o objetivo deste trabalho, deixando de ser includos aqui.

USMARC. Adotou-se tambm a International Standard Bibliographic

Description - General ISBD (G). Para a descrio arquivstica em

alguns nveis estabelecidos no arranjo, utilizou-se o aplicativo MicroIsis.

4.1. Tabela de converso: ISAD (G) E Formato Bibliogrfico

USMARC

Para a incluso dos elementos de dados da ISAD (G) no registro

USMARC, estudou-se o item 3: Elementos da descrio da ISAD (G),

verificando-se a correspondncia conceitual desses elementos com os

campos e subcampos do USMARC. A partir desse estudo, foi elaborada

uma tabela denominada Tabela de Converso da ISAD (G) para o

USMARC Format for Bibliographic Data including guidelines for content

designation.

Alguns exemplos da tabela so apresentados, a seguir:

TABELA DE CONVERSO DA ISAD (G) x Formato Bibliogrfico

USMARC

ISAD(G) USMARC

Nome Campos Cdigos

Sub-

Campos

Especificao dos Sub

Campos

____________

Campo fixo 008 (VTLS;

Leader e

008 USMARC)

[...]

ISAD(G) USMARC

Nome Campos Cdigos

Sub-

Campos

Especificao dos Sub

Campos

3.1.2 Ttulo Ttulo 245 \a

\b

\g

Ttulo

Outras informaes sobre o

ttulo

Data predominante

[...]

ISAD(G) USMARC

Nome Campos Cdigos

Sub-

Campos

Especificao dos Sub

Campos

3.2.4 Histria da custdia Nota de

provenincia

561 \a

\b

\3

Provenincia

Perodo da colao

Material especificado

[...]

ISAD(G) USMARC

Nome Campos Cdigos

Sub-

Campos

Especificao dos Sub

Campos

3.5.3 Unidades de

descrio relacionadas

Entrada

analtica

773 \t

\w

Ttulo

Nmero de controle do

registro

[...]

ISAD(G) USMARC

Nome Campos Cdigos

Sub-

Campos

Especificao dos Sub

Campos

_____________

Acesso e

localizao

eletrnica

856 \n

\u

\2

Nome da localizao onde

a URL se encontra

URL

Mtodo de acesso

O objetivo dessa tabela foi servir de suporte para elaborao do

Manual de Entrada de Dados para a Descrio Arquivstica - Verso

preliminar. Esse Manual um instrumento bsico, que junto com o

formato bibliogrfico USMARC e ISAD (G) possibilita a incluso dos

registros de natureza arquivstica na base de dados da UFMG

(SB@Net).

4.2. Manual de Entrada de Dados para Descrio Arquivstica

O Manual apresenta a seguinte estrutura: campos fixos e campos

variveis.

4.2.1 Campos fixos

Os campos fixos correspondem ao campo 008 com contedo

pertinente ao software VTLS (exemplos: campo cdigo do operador e

nvel local) e ao USMARC: Leader (exemplo: tipo de controle) e 008

(exemplos: idioma e forma do item).

A seguir alguns exemplos de campos fixos:

EASY-CAT Nome USMARC Tag Contedo

Operator Cdigo do

Operador

VTLS Cdigo do operador com 2 dgitos

[...]


Lang Idioma 008/35-37 Campo Lngua

-Lngua predominante no material tratado

[...]


Archive Tipo de controle Ldr 08 a

4.2.2 Campos variveis

Os campos variveis podem ser convencionais, aplicveis a

qualquer documento, como por exemplo Ttulo ou, especficos, que se

aplicam conforme as caractersticas e especificidades dos documentos.

Por exemplo, no tratamento de documentos de natureza arquivstica, a

Nota de Provenincia constitui um campo especfico.

A seguir alguns exemplos de campos variveis:

Campo 245

245 TTULO DO DOCUMENTO E INDICAO DE RESPONSABILIDADE

DEFINIO Utilizar para a transcrio do ttulo e indicaes de responsabilidade.

CARACTERSTICAS No-repetitivo

USO Arquivos & Colees

INDICADORES IND 1 Entrada de ttulo adicional

= no gera entrada adicional de ttulo = 1 gera entrada adicional de ttulo

IND 2 Caracteres a serem desprezados na alfabetao

= a 9 nmero de caracteres a desprezar

SUBCAMPOS \a ttulo (NR)

\b ttulos paralelos e outras informaes sobre o ttulo (NR)

\f data de acumulao/produo (NR)

\g data predominante (NR)

\n nmero parte/seo do trabalho (R)

EXEMPLOS 245 1\a [Acervo de Curt Lange] \f cerca de 1925-1997

245 1\a [Correspondncia de Henriqueta Lisboa] \f 1915-1985

245 1\a [Coleo bibliogrfica de Curt Lange] \f cerca de 1925-1997

Campo 561

561 NOTA DE PROVENINCIA

DEFINIO Contm informao relacionada ao material descrito, de sua origem at o

acesso. Pode ser usado para:

- Nome do detentor ou endereo quando o item est localizado em

outro endereo que no o do detentor;

- Local original de um documento quando o mesmo foi instalado em um

local e, subsequentemente, movido para outro;

- ltimo detentor/localizao conhecida quando o documento descrito foi

roubado ou danificado.

CARACTERSTICAS Repetitivo

USO Arquivos e Colees

INDICADORES IND 1 Indefinido

= branco

IND 2 Indefinido

= branco

SUBCAMPOS \a Provenincia (NR)

\b Perodo de reunio/coleo (NR)

\3 Material especificado (NR)

EXEMPLOS 561 \a Originalmente colecionado por George Madison e organizadopelo seu neto, John Ferris, depois de sua morte. Foi comprada por

Henry Kapper em 1878, o qual ampliou a coleo com documentos

comprados em leiles em Filadlfia e Paris, entre 1878 e 1893.

Ainda no contexto dos campos variveis, o ttulo, item 3.1.2 da

ISAD (G) estabelece que, quando no se dispe de um ttulo formal,

deve-se [...] comp[o]r um ttulo conciso. No nvel de fundo inclua o

nome do produtor. Nos nveis inferiores incluir, por exemplo, o nome do

produtor e um termo que indique um tipo de material...

O dado de autoria no aplicvel a acervos arquivsticos. Nesse

caso, considera-se o produtor, isto , o rgo ou indivduo responsvel

pela acumulao dos documentos. Na ISAD (G) no item 3.2.1 Nome do

produtor, definido: Indique o nome da(s) organizao(es) ou da (s)

pessoa(s) responsvel(is) pela produo da unidade de descrio,

quando esta informao no constar do ttulo.

No tratamento do Acervo Curt Lange foram adotados ttulos

atribudos para o acervo no todo e seus nveis inferiores (sries e

subsries), por no se dispor de ttulos formais.

Tambm no foram adotados os blocos referentes a assunto e

entradas secundrias por no se aplicarem a acervos arquivsticos.

O campo 773 (entrada analtica), possibilita criar um

relacionamento vertical que significa relacionamento hierrquico do

todo para suas partes e das partes para o todo (ex....subsries para

srie). A estrutura hierrquica do Acervo Curt Lange formada por

fundo, srie, subsrie e dossi e mostrada de modo lgico por meio de

links gerados por este campo. Esse campo foi definido na exibio como

parte de.

Campo 773

773 - ENTRADA ANALTICA

DEFINIO Contm informaes referentes ao item analtico para a unidade descrita no

registro

CARACTERSTICA Repetitivo

USO Arquivos e colees

INDICADORES IND 1 Controlador de nota

= exibe nota

IND 2 Indefinido

= branco

SUBCAMPOS \t Ttulo (NR)

\w Nmero de controle do registro (R) (No VTLS n identificador do registro

- bib id)

EXEMPLOS Srie Correspondncias : Acervo Curt Lange

773 1 \t Acervo Curt Lange \w 0274-82660

Subsrie Correspondncias recebidas : Acervo Curt Lange

773 1 \t Correspondncias : Acervo Curt Lange \w 0275-67660

773 1 \t Acervo Curt Lange \w 0274-82660

Nos exemplos acima observa-se que na srie Correspondncias :

Acervo Curt Lange, o campo 773 remete para o registro correspondente

ao nvel de fundo - Acervo Curt Lange. No exemplo referente a subsrie

Correspondncias recebidas : Acervo Curt Lange o campo 773 remete

para o registro da srie Correspondncias : Acervo Curt Lange e para o

fundo Acervo Curt Lange.

No desenvolvimento do trabalho foi definido o tratamento

arquivstico at o nvel de subsrie utilizando o USMARC. Considerando

a prpria caracterstica do dossi, que pode agrupar, vrios documentos

do mesmo tipo (ex.: correspondncias) ou documentos variados

(ex.:correspondncias, postais, fotografias, separatas, etc.,) que

optou-se em no utilizar o formato USMARC. Em nvel de dossis

adotou-se o aplicativo MicroIsis criando bases de dados conforme o

arranjo de cada subsrie. O campo 856 (acesso e localizao eletrnica)

foi adotado com a finalidade de permitir a recuperao das informaes

sobre os documentos contidos nos dossis, atravs de links gerados

nos registros das subsries correspondentes.

Campo 856

856 ACESSO E LOCALIZAO ELETRNICA

DEFINIO Contm informao necessria para localizar um item eletrnico. A

informao identifica a localizao eletrnica que contm o item ou a partir

do qual ela disponibilizada.

CARACTERSTICAS Repetitivo

USO Arquivos e colees

INDICADORES

IND 1 Mtodo de acesso

= e-mail 1 FTP

2 TELNET

3 Dial-up Acesso remoto-Linha discada

7 fonte especificada no subcampo 2

IND 2 Indefinido

= branco

SUBCAMPOS \n nome da localizao onde a URL Uniform Resource Locator se

encontra ( NR)

\u URL (R)

\2 mtodo de acesso (NR)

EXEMPLOS \u file://c:/easypac/saturn.gif \2 file \n PC local hard drive

Foram criadas bases de dados para os dossis das subsries

correspondncias enviadas (Base envia), correspondncias recebidas

(Base receb), Biobibliografia (Base biobi), Partituras (Base pub),

Transcries e restauro de obras musicais (Base parti).

A seguir alguns exemplos de formato de sada dessas bases:

Base envia da srie Correspondncias enviadas

Base pub da srie Partituras

O campo 856 pode tambm ser utilizado para ligaes de registros

USMARC com arquivos de imagens digitalizadas, sonorizao, web, e-

mails e outros. Numa segunda etapa do trabalho o acesso multimdia

poder ser utilizado em arquivos de imagens de cartas manuscritas,

partituras raras e incipt. Como exemplo, na srie Partituras incluiu-se a

imagem da capa da partitura Archivo de Msica Religiosa de la

Capitania Geral das Minas Gerais Siglo XVIII e na srie

Correspondncias enviadas a imagem de um carto de Carlos

Drummond de Andrade para Curt Lange.

Exemplo de um registro com campo 856

4.3 O EASYCAT - EDITOR DE CATALOGAO DO VTLS

Os registros correspondentes a descrio do Acervo Curt Lange foram

implantados atravs do EasyCat, editor de catalogao do VTLS, usando a

planilha archives.wfm e o Manual de Entrada de Dados para Descrio

Arquivstica - verso preliminar. As subsries Obras de referncia e Monografias

da srie Coleo bibliogrfica foram tratadas item a item utilizando-se: as regras

do Cdigo de Catalogao Anglo Americano, 2.ed. (AACR2), Tabela de

Classificao Decimal Universal (CDU), Tabela Cutter-Sanborn, indexao

atravs da Library of Congress Subject Headings (LCSH), Rede Bibliodata - CD

de catalogao (FGV), planilha books.wfm do VTLS, Manual de Entrada de

Dados para Monografias - verso preliminar, metodologias de transferncias de

registros bibliogrficos de outras bases (copy cataloging).

Em cada registro da srie Coleo bibliogrfica foi criado o campo

773 com objetivo de fazer o link com a srie. A forma de tratamento item

a item nestas subsries foi consequncia de dois fatores: a) adoo de

uma poltica j existente na UFMG para tratamento de monografia; b) o

trabalho de tratamento item por item foi anterior ao incio do Projeto de

Inventrio de Arquivos e Colees.

Exemplo da planilha archives.wfm - Campo fixo

Exemplo da planilha archives.wfm - Campos variveis

5. ADEQUAO DA EXIBIO DOS REGISTROS DE DESCRIO

ARQUIVSTICA

Na exibio dos registros arquivsticos, observou-se que a ordem

dos elementos de dados e os termos referentes aos campos no

atenderam s expectativas da equipe, uma vez que a ordenao dos

dados no formato USMARC diferente da ordenao preconizada na

ISAD (G). Por exemplo, de acordo com o formato USMARC, o campo

300 que corresponde a 3.1.5 na ISAD (G) vem antes do campo 351 que

corresponde a 3.1.4 na ISAD (G). Os ajustes foram feitos visando a

exibio conforme a ordem dos elementos da ISAD (G) e a entrada de

dados foi feita de acordo com o formato USMARC.

6. Concluso

O uso desses instrumentos na organizao do ACL, foi uma

experincia pioneira na UFMG, com resultados muito positivos,

possibilitando um tratamento e um acesso mais rpido s informaes.

Provavelmente, esta metodologia ser aplicada nos acervos

arquivsticos da UFMG.

A primeira concluso a ser registrada que a metodologia de

tratamento arquivstico do geral para o particular, pode ser adotada

independentemente de se dispor de recursos tecnolgicos. Em outras

palavras o processo de descrio pode ser desenvolvido manualmente,

adotando-se o sistema de fichas.

A equipe concluiu tambm que a adoo de uma base nica para

incluso de registros bibliogrficos e acervos arquivsticos deveria ser

revista, considerando as particularidades e caractersticas dos arquivos.

Em vista disso, encontra-se em fase de estudo o desmembramento dos

registros relativos ao ACL para uma base separada. Esta base seria

utilizada exclusivamente para os acervos arquivsticos.

Por meio desta experincia pode-se tambm inferir que outros

softwares ou aplicativos com estrutura de bancos de dados possam

assegurar os objetivos propostos.

Finalmente, destaca-se a importncia da adoo de normas e

padres internacionais permitindo UFMG disponibilizar as suas

informaes na rede mundial de comunicao - Internet.

O acesso s informaes do Acervo Curt Lange pode ser feito

atravs da pesquisa pelas palavras-chave - Acervo Curt Lange - na

base de dados do Sistema de Bibliotecas da UFMG pelo endereo:

http://www.bu.ufmg.br.

7. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS1. BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo: T. A. Queiroz, 1991. 198p.

2. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Comisso Ad Hoc deNormas de Normas de Descrio. ISAD (G) Norma GeralInternacional de Descrio Arquivstica. 2 ed. rev. Rio deJaneiro: Arquivo Nacional, 1998

3. CRAWFORD, Walt. MARC for library use. 2 ed. Boston: G. K. Hall,359p.

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8. USMARC format for bibliographic data: including guidelines forcontent designation. Washington, DC: Library of Congress, 1994.2v.

RetornarO TRATAMENTO DE ACERVOS ARQUIVSTICOS NA UFMG: A EXPERINCIA DE ORGANIZAO DO ACERVO CURT LANGE1. Introduo2. O Acervo Curt Lange: uma breve descrio3. Metodologia para tratamento do Acervo Curt Lange3.1 Definio da metodologia3.2 Os processos de arranjo e descrio

4. Aplicao da metodologia: utilizao da ISAD(G) em combinao com o Formato Bibliogrfico USMARC4.1. Tabela de converso: ISAD (G) E Formato Bibliogrfico USMARC

4.2. Manual de Entrada de Dados para Descrio Arquivstica4.2.1 Campos fixos4.2.2 Campos variveis

4.3 O EASYCAT - EDITOR DE CATALOGAO DO VTLS5. ADEQUAO DA EXIBIO DOS REGISTROS DE DESCRIO ARQUIVSTICA6. Concluso7. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

tratamento de acervos arquivisticos

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