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Regional Distrito Capital

Centro de Gestión Administrativa

ESTRUCTURAS CURRICULARES ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

COORDINACION DE ASISTENCIA Y GESTION ADMINISTRATIVA

TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

MODULO DE FORMACIÓN: Aplicar tecnologías de la información.

Fecha: Abril 14 del

2012

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Giovany Esteban Alvarez Triana 2012

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CREACIÒN DE UNA BASE DE DATOS 1. ABRIR ACCESS 2. CREAR BASE DE DATOS EN BLANCO

3. BASE DE DATOS EN BLANCO

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4. NUEVA BASE DE DATOS

5. VISTA DE DISEÑO

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6. GUARDAR TABLA

7. ASIGNAR: NOMBRE DEL CAMPO, TIPO DE DATO, DESCRIPCIÓN Y GUARDAR

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RELACIONES 1. IR A LA BARRA DE HERRAMIENTAS, HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS, A LA OPCION

RELACIONES

2. AGREGAR TABLAS

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3. MODIFICACIÓN DE RELACIONES Y TIPO DE RELACIÓN.

4. RELACIONAR TABLAS CON UN CAMPO EN COMUN

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5. DILIGENCIAR TABLAS

CONSULTAS SENCILLAS 1 BARRA DE HERRAMIENTAS CREAR 2. DISEÑO DE CONSULTA

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3. AGREGAR Y MOSTRAR TABLA

4. ARRASTRAR DATOS A LA PARTE INFERIOR DE LA HOJA

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CONSULTAS CON CRITERIO 1. ARRASTRAS CAMPOS A LA PARTE UNFERIOR DE LA HOJA

2. INGRESAR CRITERIO PARA UN CAMPO

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FORMULARIOS 1. EN LA BARRA DE HERAMIENTAS VAMOS A CREAR Y DAMOS CLIC EN DISEÑO DE

FORMULARIO

2. AL DAR CLIC EN DISEÑO DE FORMULARIO AUTOMATICAMENTE SALE LA SIGUIENTE VENTAN

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3. PARA MAXIMIZAR O MINIMIZAR LA HOJA ARRASTRAMOS EL BODE DE LA CUADRICULA AL TAMAÑO QUE DESEEMOS COMO MUESTRA LA IMAGEN

4. AGRAGAR ETIQUETAS

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5. VAMOS A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DISEÑO Y DAMOS CLIC AGREGAR CAMPOS EXISTENTES, A CONTINUACION NOS APARECERA UNA TABLA AL LADO DERECHO.

6. AGREGAMOS LOS CAMPOS SELECCIONANDOLOS Y ARRASTRANDOLOS HASTA LA HOJA CUADRCULADA DEL FORMULARIO Y LO MODIFICAMOS AL TAMAÑO QUERAMOS

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7. FUNCIONAMIENTO DE FORMULARIOS

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CREACION DE SUB-FORMULARIOS NOTA: para la creación de subformularios se necesita haber creado las relaciones entre als tablas UNO A VARIOS en la base de datos 1. FORMA 1 A REALIZAR UN SUBFORMULARIO

1.1 SELECCIÓN DE FORMULARIO

1.2 BRIR DESDE VISTA DE DISEÑO

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1.3 SE ABRIO VISTA DE DISEÑO

1.4 SE ARRASTRA EL FORMULARIO DESDE LA COLUMNA IZQUIERDA “TODOS LOS OBJETOS DE ACCESS” AL FORMULARIO PRINICPAL PARA QUE ESTE SE CONVUERTA EN UN SUBFORMULARIO. (VISTA DE DISEÑO)

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1.5 SUB-FORMULARIO CREADO EN VISTA FORMULARIO

2. SUB-FORMULARIO 2 FORMA 2.1 VAMOS A LA BARRA DE HERRAMIENTAS CREAR EN LA OPCION MAS FORMULARIOS, Y CLIC EN ASISTENTE PARA FORMULARIO

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2.2 APARECE AUTOMATICAMENET ALA VENTANA ASISTENETE PARA FORMULARIOS DONDE SE ENCUENTRAN LOS CAMPOS DISPONIBLES Y LOS QUE SE VAN A SELLECIIONAR PARA INCLUIRLOS EN EL FORMULARIO.

2.3 ESCOGEMOS TODAS LAS TABLAS DE LA BASE DE DATOS Y AGREGAMOS TODOS LOS CAMPOS DISPONIBLES, PERO SOLO UN Id CODIGO DE TODAS LAS TABLAS CON LA OPCION >>

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2.4 DAR CLIC EN SIGUIENTE Y EN LA OPCION FORMULARIO CON SUBFORMULARIO Y DAMOS CLIC EN SIGUIENTE

2.5 ACONTINUACION NOS APARECERE COMO QUEREMOS LA DISTRIBUCION DEL SUBFORMULARIO, SI TABULAR U HOJA DE DATOS. Y DAR CLIC EN SIGUIENTE

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2.6 ESCOGEMOS EL ESTILO QUE DESEEMOS APLICAR A NUESTRO SUBFORMULARIO Y LE DAMOS CLIC EN SIGUIENTE

2.7 NOS APARECE LAS OPCIONES PARA LOS NOMBRES DE LOS TITULOS FORMULARIO Y SUBFORMULARIO QUE APARECERAN AUTOMATICAMENTE Y ELEGIMOS LA OPCION DE ABRIR EL FORMULARIO PARA VER O INTRODUCIR LA FORMACION, LUEGO FINALIZAR

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2.7 DESPUES AUTOMATICAMENTE OBSERVAREMOS EL FORMULARIO Y SUBFORMULARIO EN VISTA DE FORMULARIO.

CREACION DE UN BOTON 1. EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS DISEÑO SE SELECCIONA LA OPCION DE BOTON Y LA

ARRASTRA DONDE DESEE UBICARLO.

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2. AL INSERTAR EL BOTON AUTOMATICAMENTE APARECERA LA VENTANA DE ASISTENTE DE BOTONES DE COMANDO, DESPUES EN CATEGORIAS DAMOS CLIC EN OPERACIONES CON FORMULARIOS Y LUEGO VAMOS AL LADO EN ACCIONES Y SELECCIONAMOS CERRAR FORMULARIO.

3. DAMOS CLIC EN SIGUIENTE Y ESCOJEMOS UNA IMAGEN AL BOTON Y DAMOS SIGUIENTE

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4. VOLVEMOS A DAR CLIC EN SIGUIENTE Y FINALIZAR

5. POR ULTIMO APARECERA EL BOTON DE ACCION

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6. ASIGNAR NOMBRE AL BOTON 6.1 LUEGO VAMOS A LA BARAR DE HERRAMIENTAS, DISEÑO Y CLIC EN ETIQUETA

6.2 LUEGO SE INSERTA AL LADO DEL BOTON DE ACCION Y SE INGRESA EL NOMBRE DE LA ETIQUETA

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EJECUTAR BOTONES 1. CERRAMOS LA VISTA DE DISEÑO Y LA ABRIMOS DESDE VISTA DE FORMULARIO. Y

DAMOS CLIC EN EL BOTON DE ACCION “CERRAR”

FORMULARIO MENU VAMOS A LA BARRA DE HERRAMIENTAS CREAR SELECCIONAMOS LA OPCION DISEÑO DE

FORMULARIO.

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2. AUTOMATICAMENTE AL DAR CLIC APARECERA UNA HOJA DE FORMULARIO EN BLANCO

3. SELECCIONAMOS LA OPCION ETIQUETA Y SE INSERTA AL FORMULARIO EN BLANCO Y SE LE ASIGNA UN NOMBRE.

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4. SE INSERTA LAS ETIQUETAS Y BOTONES DE ACCION PARA LOS FORMULARIOS Y CONSUTAS QUE HAY EN LA BASE DE DATOS (VISTA DE DISEÑO)

5. VISTA DE FORMULARIO

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6. SE LE ASIGAN UN NOMBRE AL FORMULARIO Y DAMOS CLIC EN ACEPTAR

PANEL DE CONTROL 1. EN EL MENÚ HERRAMIENTAS DE BASES DE DATOS VAMOS A ADMINISTRADOR DE

PANEL DE CONTROL

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2. SI MICROSOF ACCES PREGUNTA SI DESEA CREAR UN PANEL DE CONTROL ELEJA SI

3. APARECERE AUTOMATICAMENTE UNA VENTANA DE ADMINISTRADOR DE PANEL DE CONTROL Y AGA CLIC EN LA OPCION NUEVA

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4. SE ESCRIBE EL NOMBRE DEL NUEVO PANEL DE CONTROL Y ACONTINUACION ELEJA ACEPTAR

AUTOMATICAMENRE APARACECERA NUEVAMENTE LA VENTANA DE ADMINISTRADOR DE PANEL DE CONTROL

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5. ELEGIMOS EL PANEL DE CONTROL REALIZADO Y DAMOS CLIC EN LA OPCION PREDETERMINAD

6. LUEGO SELECCIONAMOS EL PANEL DE CONTROL PRINCIPAL Y DAMOS CLIC EN ELIMINAR, Y OPCION SI

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7. HAGA CLIC EN EL NUEVO PANEL DE CONTROL Y ACONTINUACION ELEJA MODIFICAR, LUEGO HAGA CLIC EN NUEVO

8. ESCRIBA EL TEXTO PARA EL PRIMER ELEMENTO DEL PANEL DE CONTROL EN EL CUADRO DE TEXTO Y

ACONTINUACION HAGA CLIC EN EL CUADRO COMANDO Y SELECIONE LA OPCION “ABRIR EN FORMULARIO EN MODO EDICION” Y SELECCIONAMOS EN FORMULARIO, EL FORMULARIO QUE DESEEMOS ABRIR Y ACEPTAR.

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9. REPITA LOS PASOS ANTERIORES NUEVAMENTE HASTA QUE HAYA AGREGADO TODOS LOS ELEMNTOS DEL PANEL DE CONTROL. CUANDO HAYA TERMINADO DE CREAR EL PANEL DE CONTROL ELEJA CERRAR.

10. AUTOMATICAMENTE DESPUES DE HABER DADO CLIC EN CERRAR APARECERA EL PANEL DE CONTROL PREDETERMINADO NUEVAMENTE Y DAREMOS CLIC EN CERRAR.

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11. ABRIMOS EL PANEL DE CONTROL AL LADO IZQUIERO QUE APARECERA EN VISTA FORMULARIO

CIFRAR CONTRASEÑA

ABRIMOS EL PROGRAMA DE ACCESS NORMALMENTE Y DAMOS CLIC EN EL MENU ARCHIVO Y CLIC EN LA OPCION ABRIR

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AL DAR CLIC AUTOMATICAMENTE NOS APARECERA UN RECUADRO PARA BUSCAR LA

BASE DE DATOS.

BUSCAMOS NUESTRA BASE DE DATOS Y DAMOS CLIC EN LA OPCION DESPLEGABLE DE

ABRIR Y ESCOJEMOS LA QUE DICE ABRIR EN MODO EXCLUSIVO

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AL ABRIR EN MODO EXCLUSIVO NOS APARECERA AUTOMATICAMENTE NUESTRA BASE

DE DATOS

DAMOS CLIC EN EL MENU ARCHIVO Y ELEGIMOS LA OPCION INFORMACION, DANDO

CLIC EN CIFRAR CON CONTRASEÑA

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AUTOMATICAMENTE NOS APARECERA UN RECUADRO PARA ESTABLECER LA

CONTRASEÑA EN NUESTRA BASE DE DATOS.AL DILIGENCIAR LOS CAMPOS DEL

RECUADRO DAMOS CLIC EN ACEPTAR Y CERRAMOS ACCESS

ABRIR NUESTRA BASE DE DATOS APARACERA UN RECUADRO CON EL FIN DE SOLICITAR

LA CONTRASEÑA PARA ACCEDER A LA BASE DE DATOS.

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INFORMES

TENEMOS NUESTRA BASE DE DATOS EN ACCESS

VAMOS A LA BARRA CREAR Y DAMOS CLIC EN DISEÑO DE INFORME

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AL DAR CLIC EN DISEÑO DE INFORME NOS APARECERA AUTOMATICAMENTE LA

CUADRICULA CON ENCABEZADO DE PAGINA, DETALLE Y PIE DE PAGINA

DESPUES NOS DIRIGIMOS EN AGREGAR CAMPOS EXISTENTES Y DAMOS CLIC EN ESTE

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AL DAR CLIC EN AGREGAR CAMPOS EXITENTES NOS PARECERA UN CUADRO LLAMADO LISTA DE CAMPOS AL LADO DERECHO DE LA PANTALLA, AL SALIR ESTE CUADRO APRECE MOSTRAR TODAS LA TABLAS Y DAMOS CLIC EN ESTE.

AL DAR CLIC EN MOSTRAR TODAS LAS TABLAS NOS APARECERAN LAS TABLAS CON LOS RESPECTIVOS CAMPOS PARA SER AGREGADOS EN EL INFORME, COLOCAREMOS UN TITULO EN EL ENCABEZADO DE PAGINA, Y EN DETALLE PASAREMOS

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COMO PODEMOS VIZUALIZAR EN LA BARRA DE TODOS LOS OBJETOS DE ACCION AL LADO IZQUIERDO DE LA PANTALLA EL INFORME.

OBJETO OLE ESCOJEMOS UNA TABLA DESDE VISTA DE DISEÑO Y COLOCAMOS EN NOMBRE DEL

CAMPO “IMAGEN” Y EN TIPO DE DATOS ESCOJEMOS OBJETO OLE

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CERRAMOS Y GUARDAMOS LOS CAMBIOS Y CREAMOS UN FORMULARIO, LE AGREGAREMOS LOS CAMPOS PRINCIPALMENTE EL QUE CONTENGA EL OBJETO OLE Y LE AÑADIMOS COLOR OPCIONALMENTE.

CERRAMOS Y GUARDAMOS LOS CAMBIOS EFECTUADOS. ABRIMOS NUEVAMENTE EL FORMULARIO PERO EN VISTA FORMULARIO.

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BUSCAMOS UNA IMAGEN EN INTERNET Y DAMOS CLIC DERECHO PARA COPIAR EN NUESTRO FORMULARIO EN VISTA DE FORMULARIO Y LA PEGAMOS EN EL ESPACIO BLANCO DE OBJETO OLE.

DESPUES BUSCAMOS TODAS LA IMÁGENES Y UNA A UNA VAMOS AGREGARLAS A LOS DEMAS REGISTROS DE IMAGEN OLE EN EL FORMULARIO.

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CONTROLES ACTIVEX ESCOJEMOS UN FORMULARIO Y LO VISUALIZAMOS EN VISTA DE DISEÑO Y EN LA BARRA

DISEÑO DESPLAGAMOS LAS OPCIONES DE CONTROLES Y ESCOJEMOS LA QUE DICE CONTROLES ACTIVEX

AL DAR CLIC EN CONTROLES ACTIVEX NOS APARECERA UN CAUDRO LLAMADO INSERTAR CONTROL ACTIVEX

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ESCOJEMOS UN CONTROL ACTIVEX Y DAMOS CLIC EN ACEPTAR PARA EFECTUAR EL PROCESO.

DESPUES DE HABERLO ASIGNADO GUARDAMOS LOS CAMBIOS Y ABRIMOS DESDE VISTA DE FORMULARIO PARA PROBAR LOS CONTROLES ACTIVEX

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MOSTRAR FORMULARIO PRINCIPAL EN LA BARRA DE ARCHIVO DAMOS CLIC EN OPCIONES

AL DAR CLIC EN OPCIONES AUTOMATICAMENTE NOS ABRIRA UN NUEVO CUADRO DE OPCIONES DE ACCESS, Y COMO OPCION ESCOJEMOS LA VASE DE DATOS ACTUAL

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Y EN OPCIONES DE LA BASE ACTUAL DAMOS CLIC EN LA OPCION DESPLEGABLE DE “MOSTRAR FORMULARIO” Y ESCOJEMOS EL FORMULARIO QUE DESAMOS QUE SEA EL

PRINCIPAL PARA CUANDO ABRAMOS LA BASE DE DATOS EN ACCESS.

CERRAMOS ACCESS Y ABRIMOS NUEVAMENTE LA BASE DE DATOS Y CUANDO ESTA SE ABRA SE VISUALIZARA EL FORMULARIO ESCOJIDO COMO VISTA PRINCIPAL

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FORMULAS EN ACCESS ESCOJEMOS UNA CONSULTA Y LA VISUALIZAMOS POR MEDIO DE LA VISTA DISEÑO

EN CONFIGURACION DE CONSULTAS SELECCIONAMOS LA OPCION DE GENERADOR

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AL DAR CLIC EN GENERADOR AUOTMATICAMENTE NOS APARECERA UN CUADRO DE GENRADOR DE EXPRESIONES, EN EL ELEMENTOS DE EXPRESION BUSCAMOS LA OPCION DESPLEGABLE DE TABLAS Y EN CATEGORIAS DE EXPRESION AGREGAMOS LOS CAMPOS A LA FORMULA

APARECERA LA FORMULA REALIZADA PARA LOS DATOS ESCOJIDOS EN O:

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GUARDAMOS CAMBIOS Y CERRAMOS LA CONSULTA. AL ABRIR LA TABLA EN DONDE SE ENCUENTRAN LOS CAMPOS QUE SE ESCOJIERON PARA LA FORMULA, SE ONSERVARA EL RESULTADO DE LA FORMULA PROPUESTA.

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