access manual completo 2007

Módulo I: Introducción

Unidad 1: Conceptos básicos de las bases de datos

relacionales

Unidad 2: Comenzar a trabajar con Access

Módulo II: Tablas

Unidad 3: Crear Tablas en Access 2007

Unidad 4:Relacionar Tablas

Unidad 5: Introducir datos en una Tabla

Unidad 6: Operaciones con Tablas

Módulo III: Consultas

Unidad 7:Consultas creadas en modo Diseño en

Access 2007

Unidad 8: Consultas creadas utilizando los asistentes

Unidad 9: Consultas para la manipulación de Tablas

Índice

Módulo IV: Formularios

Unidad 10: Formularios en Access 2007 (I)

Unidad 11:Formularios en Access 2007 (II)

Módulo V: Informes

Unidad 12: Informes en Access 2007

Módulo VI: Macros

Unidad 13: Macros en Access 2007

Módulo VII: Operar sobre una base de datos

Unidad 14:Seguridad en las bases de datos Access

MÓDULO I - INTRODUCCIÓN

UNIDADES DIDÁCTICAS:

1. Unidad didáctica 1: Introducción a las bases de Datos

2. Unidad didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access

Unidad Didáctica 1: Introducción a las bases de datos

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Unidad Didáctica 1 Introducción a las Bases de Datos

Unidad Didáctica 1: Introducción a las bases de datos

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CONTENIDOS 1. ¿Qué es una base de datos? 1.1 Bases de datos relacionales 1.2 Estructura de una base de datos

4 4 5

2 ¿Qué es Access? 6

3 Objetos de una base de datos Access 8

4 Diseño de una base de datos 9

Unidad Didáctica 1: Introducción a las bases de datos ¿Qué es una base de datos?

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(1) ¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de información (datos) relacionada entre sí.

Las bases de datos se caracterizan por no tener información redundante ni inconsistente.

Ejemplo

Una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos impresos e indexados para su Consulta.

La información contenida en una base de datos puede ser recuperada o almacenada mediante Consultas que ofrecen una amplia flexibilidad para administrar la información.

El lenguaje más habitual para construir consultas en bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR)

1.1 Bases de datos relacionales Es este uno de los modelos más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Para crear una base de datos relacional, partimos de un esquema conceptual de los datos mediante el modelo entidad/relación. Para su implementación, se ha de transformar el modelo entidad/relación a un esquema lógico, un modelo relacional.

Modelo entidad/relación

Un socio puede tomar prestado uno o más libros y un libro puede ser prestado a uno o más socios. También es posible que un libro nunca forme parte de un préstamo o que un socio no tome prestado nunca un libro.

Modelo relacional El modelo relacional correspondiente al modelo entidad/relación mostrado en la figura anterior es el siguiente:

Unidad Didáctica 1: Introducción a las bases de datos ¿Qué es una base de datos?

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TABLA SOCIOS

NIF NOMBRE DIRECCIÓN

111111-A Luis Sanz Sol, 23

222222-V Ana Vera Luna, 45

333333-H Mar López Tajo, 22

TABLA LIBROS

CÓDIGO TITULO EDITORIAL

NO-1111 TITULO -1 Editorial -1

HI-1111 TITULO -2 Editorial -2

BI-1110 TITULO -3 Editorial -3

TABLA PRÉSTAMOS

CÓDIGO NIF FECHA

NO-1111 111111-A 3/3/2003

HI-1111 222222-V 4/4/2004

BI-1110 111111-A 5//2005

1.2 Estructura de una base de datos

Estructura de una base de datos centralizada Todos los usuarios acceden a una única base de datos ubicada en un único ordenador

Estructura de una base de datos distribuida

La base de datos puede estar distribuida en ordenadores distintos y cada cierto tiempo habrá que hacer procesos de replicación para así mantener actualizadas todas las bases de datos.

Unidad Didáctica 1: Introducción a las bases de datos ¿Qué es Access?

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(2) ¿Qué es Access?

Access es un Sistema Gestor de Base de Datos Relacional que forma parte del conjunto de herramientas ofimáticas de Microsoft.

¿Qué es un SGBD? Un SGBD es un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones que la utilizan

Proporcionan un interfaz entre aplicaciones y sistema operativo, consiguiendo, entre otras cosas, que el acceso a los datos se realice de una forma más eficiente, más fácil de implementar y, sobre todo, más segura.

Objetivos que deben cumplir los SGBD: (1) Abstracción de la información.

Ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos.

(2) Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.

(3) Redundancia mínima. Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la aparición de información repetida o redundante.

(4) Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea.

(5) Seguridad. Los SGBD deben garantizar que la información se encuentra asegurada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos.

(6) Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada.

Unidad Didáctica 1: Introducción a las bases de datos ¿Qué es Access?

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(7) Respaldo y recuperación. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de seguridad de la información almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder.

(8) Control de la concurrencia. En la mayoría de entornos lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Es también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias.

(9) Tiempo de respuesta. Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el SGBD tarda en darnos la información solicitada y en almacenar los cambios realizados.

Unidad Didáctica 1: Introducción a las bases de datos ¿Objetos de una base de datos Access?

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(3) Objetos de una base de datos Access

Objetos de una base de datos Access:

Tablas La Tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos relacional.

Es el archivo o contenedor donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas; cada fila se corresponde con un registro, y cada columna se corresponde con un campo del registro.

Consultas Una Consulta sirve para obtener información de la base de datos. Una Consulta puede modificar y analizar los datos de una Tabla.

Formularios Los Formularios son pantallas que contienen campos de datos procedentes de las Tablas o Consultas.

Los Formularios se utilizan fundamentalmente para ver, introducir y modificar la información contenida en una base de datos, en definitiva, para gestionar registros de una Tabla o Consulta.

Informes Un informe sirve para mostrar información, en formato impreso, de Tablas o Consultas, organizada y/o resumida de una determinada manera. Además de estos datos, al Informe, se pueden añadir otros elementos estáticos, como pueden ser imágenes, agregar totales, …

Macros Una macro es un conjunto de instrucciones o acciones que sirven para automatizar tareas. Cada tarea es una acción que se llevará a cabo sobre objetos o datos de la base de datos.

Módulos Un Módulo es un conjunto de declaraciones, instrucciones y funciones escritas en lenguaje VBA (Visual Basic Application) que servirán para automatizar tareas.

Access 2007 empaqueta los objetos de la base de datos en archivos con extensión accdb ya no utiliza la extensión mdb que utilizaba en versiones anteriores.

Unidad Didáctica 1: Introducción a las bases de datos ¿Objetos de una base de datos Access?

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(4) Diseño de una base de datos

Lo más importante a la hora de crear de una base de datos es un buen diseño. No es fácil pero en este manual intentaremos guiarle para obtener bases de datos prácticas y bien diseñadas.

Para crear los objetos que componen la base de datos (Tablas, Formularios, Informes) es preciso previamente realizar una fase de diseño.

Las etapas para el diseño de una base de datos se pueden resumir en:

(1) Diseño general del sistema

(2) Diseño de la salida de datos

(3) Diseño de los campos

(4) Diseño de las tablas y las relaciones entre ellas

(5) Diseño de la entrada de datos y reglas de validación para los campos

(6) Diseño de la entrada de datos a través de Formularios

(7) Diseño de menú de distribución de la aplicación

Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access

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Unidad Didáctica 2 Comenzar a trabajar con Access

Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access

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CONTENIDOS 1. Entorno de Access 2007 12

2. Comenzar a trabajar con una base de datos en Access

17

Botón de Office

Barra de acceso

Barra de estado

Barra de título Barra de opciones

Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access Entorno de Access 2007

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(1) Entorno de Access 2007 Office Access 2007 presenta una nueva interfaz de usuario, con un área estándar denominada barra de opciones cinta de opciones (o) que reemplaza las capas de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores de Access.

La flecha que aparece en la esquina izquierda de algunos botones de herramientas indica que dicho menú es desplegable y contiene más opciones.

Botón de Office

El botón de Microsoft Office reemplaza el menú Archivo y está situado en la esquina superior izquierda de de la ventana.

Al hacer clic en el botón de Microsoft Office , se ven los mismos comandos básicos disponibles en versiones anteriores de Access para abrir, guardar e imprimir el archivo.

Sin embargo, en la versión Office 2007, hay disponibles más comandos, como Finalizar y Publicar.

Este botón despliega el siguiente menú:


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Para manejar Access sin utilizar el ratón se pueden utilizar los métodos abreviados del teclado, que no vamos enumerar aquí, pero el alumno puede obtener esta información completa desde la ayuda de Access (para acceder a la ayuda de Access pulsar la tecla de función F1).

Barra de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Access y permite obtener acceso rápidamente a herramientas que se usan con frecuencia. La barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar agregándole comandos.


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En la siguiente imagen se muestra desplegada

Para agregar más comandos a la barra de acceso rápido selecciona la opción “Más comandos…”, y se abrirá la ventana de opciones de Access.


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Barra de estado Se encuentra en la parte inferior de la ventana y ofrece información a los usuarios a cerca de la operación actual que se está realizando.

Barra de Título Se encuentra en la parte superior de la ventana y contiene el nombre del archivo que está abierto además de los botones de control (minimizar, maximizar, cerrar).

Barra de opciones


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La barra de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access 2007, las fichas de comandos principales son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente.

Los comandos de la barra de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si hay una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la ficha Crear en el grupo Formularios, Access 2007 crea el formulario basándose en la tabla activa.

Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la barra de opciones. Todos los métodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes.

Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa ficha.

Para seleccionar una ficha de comandos hay que hacer clic con el botón izquierdo del ratón en la ficha que se desee. O bien, Presionar y soltar la tecla ALT.

Al posicionar el ratón sobre un botón aparecen etiquetas con las sugerencias de teclado. Puede utilizar la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos para realizar la operación.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método abreviado de teclado asociado al comando. El método abreviado de una versión anterior de Access también deberá funcionar en Access 2007.

Minibarra de Herramientas

Una de las operaciones más comunes realizadas es la aplicación de formato a texto. En las versiones anteriores de Access, la aplicación de formato a texto requería a menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de herramientas Formato. En Access 2007, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas. Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automáticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del ratón a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparece.

Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access 2007 Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007

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(2) Comenzar a trabajar con una base de datos en Access

Crear una nueva base de datos Pulse en el botón de office


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En el panel Base de datos en blanco (en la zona derecha de la ventana Introducción a Microsoft Office Access 2007), escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos

(situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.


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Crear una base de datos con plantilla Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a otra estructura.

Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y luego haga clic en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.

Seleccione Plantillas Locales.


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En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online.

Haga clic en la plantilla que desee utilizar.

Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo (en la zona derecha de la ventana). Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).


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Abrir una base de datos Para abrir una base de datos existente puede seguir una de estas opciones:

(1) Desde el botón de Office y pinchando sobre la opción

(2) Desde la opción Abrir base de datos reciente (al entrar en Access 2007) en la zona derecha de la ventana.

(3) Pulsando el método abreviado del teclado Ctrl + A.


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Cree una base de datos en blanco con la que trabajaremos a lo largo de este manual.

(a) Abra Access 2007

(b) Pulse sobre el icono de la parte central de la ventana Introducción a Microsoft Office Access.

(c) Guarde este archivo con el nombre de Videoclub. Escriba este nombre en el control Nombre de archivo del panel Base de datos blanco (a la derecha de la ventana).

(d) Para finalizar pulse crear. Observe como se almacenará como Videoclub.accdb

2.1

MÓDULO II- TABLAS


1. Unidad didáctica 3: Crear Tablas en Access 2007

2. Unidad didáctica 4: Relacionar Tablas.

3. Unidad didáctica 5: Introducir datos en una Tabla

4. Unidad didáctica 6: Operaciones con Tablas

Unidad Didáctica 3: Crear Tablas en Access 2007

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Unidad Didáctica 3 Crear Tablas en Access 2007

En esta unidad didáctica conocerá las posibilidades que ofrece Access para crear Tablas, definir los tipos adecuados de cada uno de sus campos, decidir cuál de ellos será el campo clave así como aprender a utilizar adecuadamente las propiedades de los campos que forman la tabla

Unidad Didáctica 3: Crear Tablas en Access 2007

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CONTENIDOS 1 Definición de Tabla 4

2 Crear Tablas

5

3 Tipos de datos aplicables a un campo 11

4 Establecer una clave principal

14

5 Propiedades de los campos

17

Unidad Didáctica 3: Crear Tablas en Access 2007 Definición de Tabla

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(1) Definición de Tabla

La Tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos relacional.

Es el archivo o contenedor donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas; cada fila se corresponde con un registro, y cada columna se corresponde con un campo del registro.

Si disponemos de una Tabla para guardar el conjunto de los datos personales de los alumnos de una clase:

• La información individual de cada alumno se guardará en registros (filas).

• Cada categoría de información del registro (nombre, dirección, edad, población,...) correspondería a un campo (columnas).

La Tabla anterior está compuesta por:

- 4 campos: Nombre, Dirección, Edad y Población

- Contiene 3 registros o filas

Pepito C/Tal 21 Rivendel

Juan C/Grande 31 Gondolín

Rosa C/Margarita 45 Toledo

Las aplicaciones de gestión de bases de datos incluyen utilidades o instrucciones para la gestión y mantenimiento de las Tablas.

Así por ejemplo, la información guardada en la Tabla anterior se podría ordenar por cualquier campo, o bien se podría hacer una consulta que mostrase sólo los alumnos de una población, calcular la media de edad, etc...

Unidad Didáctica 3: Crear Tablas en Access 2007 Crear Tablas

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(2) Crear Tablas

Para crear una Tabla deberemos abrir primero la base de datos creada en el ejemplo Guiado 2.1.

Puede utilizar la opción abrir base de datos reciente que aparece en la parte derecha de la ventana al abrir Access 2007.

2.1 Opciones para crear una tabla

En la pestaña Crear aparecen cuatro iconos que ofrecen diferentes formas para crear una tabla.

• Tabla: Crea una nueva tabla vacía.

• Plantillas de tabla: Crea una tabla utilizando una plantilla de tabla. Access incluye plantillas para asuntos comunes como contactos, etc.


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• Listas de SharePoint: Cuando publique una base de datos en un sitio de SharePoint, puede compartir los datos con otras personas que utilizan el sitio de SharePoint mientras continúa utilizando Access como la aplicación cliente para los formularios, informes y consultas de la base de datos.

• Diseño de tabla: Crea una nueva tabla en blanco en la vista diseño.

Áreas de Objetos de la ventana de Access 2007

Panel de exploración Área situada en la parte izquierda de la ventana que muestra los objetos de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access.

Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes y macros se muestran como documentos con fichas.


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2.1.1 Crear una Tabla introduciendo datos

Al pulsar sobre Se despliega una ventana con celdas, similar a las tablas en Word, donde escribiremos directamente los datos y crearemos directamente los campos que necesitemos. Esta forma de crear una tabla tiene limitaciones importantes durante esta fase. Así, no podemos cambiar el nombre de los campos que serán Campo1, Campo 2, etc. ni el tipo de los mismos.

2.1.2 Crear una Tabla utilizando Plantillas

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Por ejemplo, si se pulsa sobre la plantilla Contactos, se creará una tabla nueva con una serie de campos predefinidos (Id, Organización, Apellidos, etc.) que servirán para introducir los datos de los contactos.


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Cree una tabla utilizando la plantilla Contactos. Guarde la tabla con el nombre Contactos.

(a) Abra Access 2007.

(b) Abra la base de datos Videoclub creada en el Ejemplo Guiado 2.1

(c) Seleccione la pestaña Crear. (d) Seleccione la Plantilla Contactos.

(e) Se creará una tabla preparada para introducir los datos de los contactos. Para cambiar las características o el número de campos será necesario hacer modificaciones desde la Vista Diseño que se verá más adelante.

2.1.3 Crear una Tabla en Vista Diseño

Esta forma permite crear desde cero la estructura de la tabla y sus características, es la más utilizada porque da la posibilidad de crear tablas adaptadas a necesidades específicas.

Al pulsar sobre se mostrará en la ventana el área de diseño de la tabla mostrada en la siguiente imagen:

Al crear campos en esta ventana, se mostrarán sus propiedades como se puede apreciar en la siguiente imagen:

3.1


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Para crear un campo, se escribe un Nombre del campo y se elige un Tipo de datos. La Descripción es opcional por tanto no es necesario rellenarla si no se desea.

En la zona inferior izquierda aparece una zona de propiedades con las solapas General y Búsqueda.

2.2 Vistas

Cuando se crea una nueva base de datos, Access 2007 creará automáticamente una nueva tabla en su interior. Para poder crear/modificar la estructura de esta tabla (o de cualquier otra tabla ya creada) hay que acceder a la Vista modo Diseño de la tabla.

Una tabla puede verse en modo Vista Hoja de datos, que es el modo de introducción de datos en la tabla, o en modo Vista modo Diseño.

Para acceder a la Vista modo diseño hay que pulsar sobre . Para acceder

a la vista Hoja de datos hay que pulsar sobre . Ambas herramientas están en el mismo grupo Vistas.


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También se puede cambiar de vista desde el panel de herramientas que se encuentra en la parte izquierda de la barra de estado.

Unidad Didáctica 3: Crear Tablas en Access 2007 Tipos de datos aplicables a un campo

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(3) Tipos de datos aplicables a un campo

Texto: Permite introducir texto alfanumérico hasta 255 caracteres.

Memo: Almacena grandes cantidades de texto. Almacena hasta 65.536 caracteres. Si la información que contiene el campo va a ser mayor sería más conveniente utilizar un tipo Objeto OLE

Número: Almacena datos numéricos de tamaño 1, 2, 4 u 8 bytes. Para datos numéricos con los que no se vaya a operar quizá sea mejor ponerlos

como campos tipo Texto.

Fecha/Hora: La entrada de fechas y horas en este campo nos permitirá operar con ellas (obtener el mes de una fecha, días entre dos fechas, …)

Moneda: Para almacenar datos de moneda.

¿Por qué no utilizar campos numéricos? Para no tener problemas con el redondeo Access añade un número fijo automático de dígitos a la derecha de la coma decimal.

Autonumérico: Incrementa automáticamente un valor numérico para cada registro de entrada a la Tabla (1,2,3,…). En este campo no hay que introducir ningún valor.

Inconveniente: Si elimina un registro no se actualiza el valor de este campo en los registros que le preceden, es decir, si elimina el registro cuyo campo autonumérico sea 6, el que le precede no pasa a ser 6, sigue siendo 7, luego no es un valor muy fiable a la hora de comprobar el número de registros que tiene la Tabla.

Sí/No: Almacena valores lógicos. En la entrada de datos las opciones serán: Sí/No – Verdadero/Falso – Activado/Desactivado

Objeto OLE: Contiene datos OLE almacenados en otras aplicaciones que soporten OLE (vídeos, sonidos, …). Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco).

Hipervínculo: Vincula a un recurso de Internet. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una dirección URL. Almacena hasta 64.000 caracteres.

Asistente para búsqueda: Permite restringir el tipo de campo para que sólo acepte datos de una lista de valores (introducida durante la ejecución del asistente para búsqueda) o de campos de otra Tabla.


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Cree una Tabla compuesta por los campos que se detallan a continuación. Guarde la Tabla con el nombre de Artículos.

NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS DESCRIPCIÓN

CÓDIGO Texto

TÍTULO Texto

DIRECTOR Texto

ACTORES Texto Actores principales

TIPO Texto Cine Español/Latino; Suspense; Bélico; Clásico ;Western; Acción

DURACIÓN Número

CARÁTULA Objeto OLE

PRECIO Moneda

FECHA DE ADQUISICIÓN Fecha/Hora

CANTIDAD EN ALQUILER Número Número de artículos que hay en alquiler

CANTIDAD EN VENTA Número Número de artículos que hay en venta

(a) Abra Access 2007.

(b) Abra la base de datos Videoclub creada en el Ejemplo Guiado 2.1

(c) Cree una Tabla pulsando sobre . Se mostrará la tabla en modo Vista Diseño.

(d) Cree los campos con los nombres, tipos y descripciones indicados en el enunciado..

(e) Cuando acabe, guarde la tabla con el nombre Artículos, utilice la

barra de acceso rápido . Aparecerá la ventana siguiente:

para escribir el nombre de la tabla.

3.2


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(f) Aparecerá el siguiente aviso, indicando que no tenemos seleccionada una clave primaria para esta Tabla.

Puse sobre y Access crea una clave primaria que siempre será un identificador (Id) de tipo autonumérico.

Resultado

Unidad Didáctica 3: Crear Tablas en Access 2007 Establecer una clave principal

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(4) Establecer una clave principal

• Un campo clave es un campo que identifica de manera única a un registro o fila, es decir, sabiendo el valor del campo clave conocemos qué valores le ‘acompañan’ en el registro.

Por ejemplo el DNI sería un buen campo clave, ya que sabiendo su valor, tendré acceso al resto de los datos de la persona.

• Un campo definido como clave principal o clave primaria debe tener valores únicos en la Tabla.

• Sólo puede haber una clave principal por Tabla (compuesta por uno o más campos).

• Cuando creamos una base de datos en blanco, Access ha creado automáticamente una Tabla con un campo clave llamado Id de tipo Autonumérico. En la mayoría de los casos no nos interesará que Access nos indique cuál es la clave primaria, seremos nosotros los que decidamos cuál es el campo o campos que identifican de manera única al registro.

• Para establecer la clave principal:

(1) Seleccione el campo.

(2) Haga clic sobre el icono de la barra de herramientas o pulse con el botón derecho del ratón sobre el campo que desea sea clave y

seleccione, del menú contextual la opción .

• Para hacer que un campo ya no sea clave primaria deberá seguir los mismos pasos dados al establecerlo como clave.

• Para hacer que más de un campo sea clave seleccionar los campos (teniendo pulsada la tecla de mayúsculas) y pulsar sobre el icono Clave principal.

• Si desea eliminar la propiedad campo clave primaria, es decir, quiere que sea otro el campo clave, tendrá que hacer que Id no sea clave,

seleccionando el campo y pulsando sobre el icono y luego seleccionar el campo que desea sea clave y pulsar sobre el mismo icono. Para realizar esta operación, la Tabla debe estar en Vista Diseño.


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• Si creamos una Tabla a través de la opción Access no incluye ningún campo clave automáticamente, seremos nosotros quienes decidamos qué campo es clave.

• Si cierra la Tabla sin haber definido el campo clave, Access muestra el mensaje:

Si pulsamos sobre añadirá el campo Id de tipo Autonumérico a la

Tabla como campo clave. Si pulsamos sobre la Tabla se quedará, hasta que decida lo contrario, sin clave primaria.


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Hacer que el campo código sea clave primaria.

(a) Abra la Tabla ARTICULOS en modo Diseño.

(b) Hacer que el campo Id no sea clave primaria, para ello, seleccione el

campo Id y pulse sobre el icono .

(c) Seleccione el campo CÓDIGO y pulse de nuevo el icono de clave primaria.

Resultado

3.3

Unidad Didáctica 3: Crear Tablas en Access 2007 Propiedades de los campos

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(5) Propiedades de los campos

Son las especificaciones de los campos.

Las propiedades de los campos varían según su tipo.

Todas estas propiedades se especifican en:

La pestaña (Para restringir los valores para el campo, acotar su tamaño, forzar un determinado formato, …)

La pestaña permite escoger el tipo de control (cuadro de edición, lista desplegable, …) que se presentará para introducir valores en el campo.

Pestaña

Tamaño del campo

Reservado para texto y números.

Para texto: número máximo de caracteres que albergará el campo

Para números: número máximo de dígitos.

Formato

Sirve para definir la presentación de los datos del campo. Por ejemplo:

- En un campo numérico podría ser interesante verlo con separador de millares, como porcentaje, etc.

- Un formato fecha con la forma dd/mm/aa o bien con Día-Nombre del Mes-Año,

- Que el texto se guarde en mayúsculas (aunque se escriba en minúsculas), …

- Para los tipos de datos Sí/No. Que aparezca Sí o No, Activado o Desactivado, Verdadero o Falso


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Modificar la propiedad tamaño al campo CÓDIGO, de la Tabla Artículos a un tamaño máximo de 6 caracteres.

(a) Abra la Tabla ARTICULOS en Vista Diseño.

(b) Seleccione el campo CÓDIGO.

(c) Seleccione el cuadro de texto de Tamaño del campo de la ventana de propiedades del campo.

(d) Escriba un 6.

Resultado

En la Tabla Artículos, poner formato Euro al campo PRECIO.

(a) Abra la Tabla artículos en Vista Diseño

(b) Seleccione el campo PRECIO.

(c) Seleccione el cuadro de texto Formato en cuadro Propiedades del campo.

(d) Pulse sobre el icono que aparece en la parte derecha para desplegar la lista de opciones para el tipo moneda.

(e) Seleccione elemento Euro.

Resultado

3.4

3.5


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En la Tabla ARTÍCULOS, poner formato de mayúsculas al campo TÍTULO, esto hará que el texto que se introduzca en el campo se pasará, de forma automática, a mayúsculas.


(b) Seleccione el campo TÍTULO.

(c) Seleccione el cuadro de texto Formato en cuadro Propiedades del campo (pestaña General).

(d) Escriba el símbolo > (el texto introducido se transformará a mayúsculas).

Resultado

(Si en lugar de poner el símbolo > pusiéramos el símbolo <, el texto escrito se pasará a minúsculas)

3.6


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Sobre la Tabla Artículos

1. Ponga al campo TÍTULO Tamaño 35

2. Modifique el Tamaño de los campos:

DIRECTOR Número máximo de caracteres: 30.

TIPO Número máximo de caracteres: 19

3. Haga que el campo DURACIÓN tenga como Formato número general y número de decimales 0

4. Haga que el TÍTULO se guarde en la base de datos en mayúsculas (se pondría el operador > en Formato)

5. Ponga al campo CANTIDAD EN VENTA y CANTIDAD EN ALQUILER como Tamaño del campo Entero, como Formato número general y en la propiedad Lugares decimales 0.

6. Ponga al campo FECHA DE ADQUISICIÓN, como Formato Fecha corta, de esta forma la fecha se guardará de la forma 07/02/2007.

7. Ponga al campo PRECIO en Lugares decimales 2.

La propiedad Lugares decimales sólo es visible si el tipo de datos es decimal.


(b) Puntos 1 y 4. Seleccione el campo TÍTULO y modifique sus propiedades.

(c) Punto 2

(d) Punto 3

3.7


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(e) Punto 5

Máscara de entrada

Controlará cómo se insertan los datos en el campo.

Se puede utilizar para obligar al usuario a introducir datos de un tipo determinado (por ejemplo, permitir introducir sólo caracteres numéricos, o sólo letras o 2 números seguidos de 5 letras, …).

A menudo es más fácil utilizar el Asistente para máscaras de entrada para establecer la propiedad automáticamente. Para ello pulsar sobre los de la máscara de entrada.


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Controlar que en el campo CÓDIGO de la tabla ARTÍCULOS, se introduzcan 5 números, utilizando el asistente.

(a) Abra la Tabla artículos en Vista Diseño.


(c) En la propiedad máscara de entrada pulse y aparecerá el asistente para máscaras de entrada.

(d) En lista Máscara de entrada (Aspecto de los datos:), escoja una que sólo tenga 5 números, Código Postal. Pulse sobre botón Siguiente.

3.8


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(e) En apartado Máscara de entrada aparece 00000, significa que sólo permitirá teclear 5 caracteres numéricos (los 5 obligatorios) en este campo.

(f) En el apartado Marcador de posición, aparece un guión, este guión, se mostrará a la hora de introducir los datos. Pulsar sobre el botón Siguiente.

(g) En el apartado cómo desea almacenar los datos, seleccione el botón de

radio Sin los símbolos de la máscara. Pulsar sobre Siguiente y Finalizar.

Resultado

¿Qué ocurre si ninguna de las máscaras del asistente se ajusta a nuestras necesidades?

Tendremos que hacer nuestras propias máscaras …, para ello vamos a empezar presentando el significado de algunos caracteres:


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¿Cómo poner en práctica el contenido de la Tabla anterior?

Sobre la tabla ARTÍCULO …

Hacer que el campo CÓDIGO contenga una Letra (mayúscula) y 5 números. Letras y números obligatorios.



(c) Escriba en la caja de texto de la máscara de entrada L00000. Si ponemos el símbolo > delante de L, la letra se guardará en mayúsculas (>L00000).

(d) Escriba el símbolo > (el texto introducido se transformará a mayúsculas).

(Si las letras y números del campo código no fueran obligatorios, la máscara quedaría de la siguiente forma: ?99999)

Sobre la tabla ARTÍCULO …

Hacer que el campo FECHA DE ADQUISICIÓN tenga una máscara de entrada fecha corta. Utilizar el asistente de máscaras de entrada.



(c) En el apartado de propiedades del campo, seleccione en el cuadro de texto de máscara de entrada el asistente, pulsando sobre .

(d) Seleccione fecha corta y pulse sobre el botón siguiente.

(e) En la siguiente ventana se nos muestra la máscara de entrada 00/00/0000 y el marcador de posición - , pulsar sobre el botón siguiente y finalizar.

3.9

3.10


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¿ Qué diferencia hay entre la propiedad Formato y la propiedad Máscara de entrada ?

Formato indica cómo se almacenarán los datos en la base de datos y la propiedad Máscara de entrada indica el formato que deben tener los datos para que ese campo sea correcto, si no los introduce con estas especificaciones dará un error.

Si por ejemplo, para el campo FECHA DE ADQUISICIÓN ha elegido como máscara de entrada 00/00/0000;0;_ e introduce una fecha del tipo 25/03/05 aparece en pantalla el siguiente error:

¿Qué ocurre si para el campo FECHA DE ADQUISICIÓN ha elegido como Formato Fecha mediana y como máscara de entrada 00/00/0000;0;_ e introduce una fecha del tipo 25/03/05? aparece en pantalla el error anterior ¿Y si introduce el valor 25-mar_06? También aparecerá el error, ya que el valor introducido no coincide con la máscara de entrada (aunque es del tipo fecha mediana especificada en Formato).

Título

Es el texto que aparecerá, como cabecera de la columna, cuando utilice este campo en la entrada de datos de la Tabla o en un formulario (un formulario es una especie de ficha que sirve para gestionar los registros de las Tablas con diferentes posibilidades de presentación; lo veremos en un capítulo aparte).


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Poner al campo CÓDIGO el título “Código del Artículo”.



(c) Vaya a apartado Título y teclee, en el cuadro de texto, “CÓDIGO DEL ARTÍCULO”.

Resultado

Valor predeterminado

Sirve para indicar el valor que el campo tendrá por defecto. Cuando se introduzcan nuevos registros, el valor que indique en este apartado aparecerá en el campo automática-mente.

3.11

NOTA Si se han introducido datos antes de especificar el valor predeterminado, sólo aparecerá el valor predeterminado en los nuevos registros. Para los registros anteriores, si el campo no tenía valor, no aparecerá con el valor predeterminado.


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Hacer que el campo CANTIDAD EN ALQUILER y CANTIDAD EN VENTA tenga como valor predeterminado 0.


(b) Seleccione el campo CANTIDAD EN ALQUILER.

(c) Escriba sobre el cuadro de texto de la propiedad Valor Predeterminado un 0.

(d) Seleccione el campo CANTIDAD EN VENTA y repita el paso (b)

Resultado

3.12


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Hacer que el campo FECHA DE ADQUISICIÓN tenga, por defecto, la fecha actual.


(b) Seleccione el campo FECHA DE ADQUISICIÓN.

(c) En el cuadro de texto de la propiedad Valor Predeterminado seleccione el asistente pulsando sobre .

(d) Aparece una ventana llamada Generador de Expresiones, despliegue la carpeta de Funciones, pulse sobre Funciones incorporadas y seleccione el grupo Fecha/Hora y elija la función Fecha() (devuelve la fecha del sistema), para ello haga un doble clic sobre la función o la seleccione y pulse sobre el botón Aceptar. También podría elegir la función Ahora(), en este caso saldría la fecha más la hora: 07/02/2007 19:39:53.

Resultado

3.13


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Regla de Validación

Esta propiedad sirve para controlar que los datos que se introduzcan en el campo cumplan unas determinadas condiciones.

Establecer una Regla de validación para que la FECHA DE ADQUISICIÓN sea menor o igual a la fecha actual.



(c) Abra el Generador de Expresiones pulsando sobre el icono del campo de texto de la propiedad Regla de validación. Pulse sobre los botones < seguidamente seleccione la función Fecha() después O y otra vez Fecha(). La expresión quedaría así:

También podría haber escrito directamente:

<= Fecha() en el cuadro de texto de la propiedad Regla de validación.

Resultado

NOTA El asistente para crear Reglas de validación sólo es válido para campos Texto o Fecha.

3.14


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Texto de Validación

Texto de error que aparecerá cuando el valor del campo no cumpla la Regla de Validación.

Poner un texto de validación que muestre un mensaje cuando los datos introducidos en el campo FECHA DE ADQUISICIÓN no cumplan las condiciones que se han establecido en la propiedad regla de validación.



(c) Teclee “La fecha debe ser menor o igual a la fecha de hoy”.

De esta forma si introducimos una fecha mayor a la actual aparecerá el siguiente mensaje:

.

Si no escribiéramos ningún mensaje en Texto de validación y el valor introducido no cumpliera la Regla de Validación que se ha indicado, el mensaje de error sería el siguiente

3.15


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Requerido

Esta propiedad indicará si es o no obligatorio introducir datos en el campo.

Seleccione:

• Sí. Si es obligatorio que el campo tenga datos.

• No. Si el campo puede no contener datos, estar vacío.

Poner en todos los campos, excepto CARATULA, la propiedad de campo Requerido a Sí.

(a) Seleccione el campo.

(b) Vaya a Propiedad Requerido y en la lista desplegable seleccione Sí.

Indexado

Un campo indexado hace más rápidas las ordenaciones y las búsquedas, además de facilitar las relaciones entre Tablas.

Esta propiedad establece si la Tabla se indexa por este campo.

Cuando se define un campo como indexado, se puede elegir entre Sí (Sin duplicados) o Sí (Con duplicados).

• Sí (Sin duplicados significa que cada campo tiene que tener un valor único para toda la Tabla

• Sí (Con duplicados), el campo puede tener valores repetidos.

Por ejemplo en nuestra Tabla de Artículos, el TÍTULO sería un campo Indexado Sí (Sin duplicados), el campo DIRECTOR podría ser un campo Indexado Sí (Con duplicados), puesto que un DIRECTOR puede tener publicado más de un TÍTULO.

¿Qué campos es conveniente indexar?

(1) Sería conveniente indexar todos los campos claves. Las claves primarias como campos Indexados Sin duplicados y los campos que son claves externas marcarlos como Indexados Con duplicados.

(2) También podemos indexar campos con los que vayamos a realizar a menudo operaciones de búsqueda o consultas.

3.16


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Ponga el campo DIRECTOR, de la Tabla Artículos, como Indexado Con Duplicados.

(a) Seleccione el campo DIRECTOR.

(b) Vaya a propiedad Indexado. Seleccione de la lista desplegable Sí (Con duplicados), no permitirá registros con el mismo valor en este campo.

3.17


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Propiedades exclusivas de los campos tipo Texto, Memo o Hipervínculo

Compresión Unicode

Mejora la compresión de los datos. Permite que los informes de Access se visualicen correctamente, sin importar los símbolos utilizados, pero requieren el doble de espacio para almacenar los datos.

Etiquetas inteligentes

Se utiliza para asignar una determinada acción para obtener datos para el campo.

Ejemplo:

Financial Symbol es una etiqueta para obtener las últimas cotizaciones bursátiles accediendo a MSN Money Central.

Para obtener más etiquetas inteligentes acceder a: http://r.office.microsoft.com/r/rlidMsoMoreSmartTags?clid=3082


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En la base de datos Videoclub cree la siguiente Tabla con las especificaciones indicadas y almacénala con el nombre de Socios.

NIFSocio Texto (9). Campo Clave. El texto está compuesto por 8 números y una letra. Todos los caracteres serán obligatorios

NombreApellidos Texto(30). Se almacenará en mayúsculas.

Teléfono. Texto(9). e-mail. Texto (20)

Dirección. Texto(30) Ciudad. Texto(15)

Ocupación. Texto(10) FechaAlta. Fecha/Hora. Fecha corta

Cuenta Corriente. Texto(23). Máscara de entrada: 9999\-9999\-99\- 9999999999

(a) Cree una Tabla en vista diseño en la base de datos Videoclub.

(b) NIFSOCIO

Si quisiéramos que el primer número fuera opcional y el resto obligatorio (más la letra) pondríamos como máscara 90000000L

(c) Para los campos NOMBREAPELLIDOS, TELÉFONO, DIRECCIÓN, E-MAIL, CIUDAD, OCUPACIÓN.

(d) FECHAALTA

(e) Para el campo CUENTACORRIENTE

3.18


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En la base de datos Videoclub cree la siguiente Tabla con las especificaciones indicadas y almacénala con el nombre de Ventas.

IdentificadorVenta. Texto(12). Campo Clave. Máscara de entrada: Una letra V (Vídeo) D (DVD) más 6 números, un guión y 4 números para identificar el mes y el año (L999999\-9999)

Artículo. Será el TÍTULO del artículo. Texto (6). Texto compuesto por una letra más 5 números. Indexado con duplicados

Socio. Será el NIF del socio. Este campo tendrá las mismas características que el NIF de la Tabla Socios. Indexado con duplicados.

FechaVenta. Fecha/Hora. Fecha corta.


(b) IdentificadorVenta

(c) Artículo

(d) Socio

(e) FechaVenta

3.19


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En la base de datos Videoclub cree la siguiente Tabla con las especificaciones indicadas y almacénala con el nombre de Alquileres.

IdentificadorAlquiler. Texto(12). Campo Clave. Máscara de entrada: Una letra V (Vídeo) D (DVD) más 6 números, un guión y 4 números para identificar el mes y el año (L999999\-9999).

Socio. Será el NIF del socio. Este campo tendrá las mismas características que el NIF de la Tabla Socios. Indexado con duplicados

Artículo. Será el TÍTULO del artículo. Texto (6). Texto compuesto por una letra más 5 números. Indexado con duplicados.

FechaAlquiler. Fecha/Hora. Fecha corta.

FechaDevolución. Fecha/Hora. Fecha corta.

Devuelto Sí/No


(b) IdentificadorAlquiler

(c) Socio

(d) Artículo

(e) FechaAlquiler y FechaDevolución

3.20


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Pestaña

Esta ficha se utiliza para cambiar la forma de introducir datos en un campo de una Tabla. El control de entrada para los campos es, por defecto, un cuadro de texto. Con esta ficha podrá elegir si quiere utilizar el cuadro de texto, un cuadro lista o un cuadro combinado. Si utiliza una lista o un cuadro combinado podrá escoger el origen de los datos para el campo de otra Tabla.

¿Cuándo es interesante tener una lista o un cuadro combinado?

(1) Cuando queremos que el usuario sólo introduzca una serie de valores que nosotros le especificaremos.

Por ejemplo que un campo sólo pueda tener como dato uno de los días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado o domingo).

(2) Cuando obtenemos los valores para este campo de otro campo ubicado en otra Tabla.

Por ejemplo, seria interesante que en el campo Socio de la Tabla Alquileres se desplegara una lista que mostrara los valores del campo NIFSOCIO de la Tabla Socios y así poder escoger uno de los ya existentes y evitar errores. Lo mismo para el campo Artículos de la misma Tabla que obtenga los valores del campo CÓDIGO la Tabla Artículos.

Tipos de control de entrada para los tipos de datos que pueden optar a distintos controles de entrada de datos

TIPO DE

DATOS CONTROLES PARA LA ENTRADA DE DATOS

Sí/No

Texto y

Número


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Casilla de verificación:

Sólo está disponible para el tipo de datos Sí/No.

En la entrada de texto aparece un cuadro que simboliza el No. Si

pulsamos sobre el cuadro se mostrará de forma , que simboliza el Sí.

Cuadro de texto:

• Si el tipo de datos es Sí/No

Aparecerá el texto seleccionado en el apartado Formato de la pestaña General.

• Para Texto y Número

El campo tomará el valor que se introduzca en la casilla.

Cuadro de Lista:

Tipo de origen de la fila

• Tabla/Consulta: Los elementos de la lista serán los de la Tabla escogida en el apartado Origen de la fila.

• Lista de Valores: Los elementos de la lista serán los introducidos por el usuario. Cada uno de los valores estará separados por ; (punto y coma).

• Lista de Campos: Los elementos de la lista serán los campos de la Tabla elegida en el apartado Origen de la fila.


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Origen de la fila:

Tabla o Consulta de donde provienen los datos

• Si se ha elegido Lista de valores, aquí escribiremos los valores de la lista separados por; (punto y coma).

• Si se ha elegido Tabla/Consulta, escogerá el nombre de la Tabla o consulta de donde extraer los datos.

• Si se ha elegido Lista de campos, escogerá el nombre de la Tabla de donde extraer los nombres de los campos.

Columna dependiente:

Campo del que se extraerán los datos cuando se seleccione un elemento de la lista.

Si introduce:

1: Se tomarán los datos del primer campo definido en la Tabla origen.

2: Se tomarán los datos del segundo campo definido en la Tabla origen.

Número de Columnas:

Número de campos que se mostrarán de la Tabla origen en la lista. Si pone un 2 se mostrarán los dos primeros campos definidos en la Tabla seleccionada.

Encabezados de columna:

Nos permitirá mostrar o no los Títulos en los campos mostrados en el Cuadro de Lista. El primer elemento de la lista será el Título.

Nº de columnas: 3

Encabezados de columnas: Sí


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Ancho de Lista:

Especifique la anchura total de la lista, normalmente es la suma del ancho de cada columna.

En la Tabla Alquileres hacer que el campo SOCIO obtenga los datos del campo NIFSOCIO de la Tabla Socios. Mostrar además nombre y apellidos del SOCIO.

Resultado

(a) Abra la Tabla Alquileres.

(b) Seleccione el campo Socio.

(c) Pulse sobre la pestaña Búsqueda.

(d) Elija en cada una de las propiedades lo que se indica en la siguiente imagen…

3.21


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En la Tabla Artículos hacer que el campo GENERO, obtenga los datos de una lista de valores con los siguientes elementos: Cine Español/Latino; Suspense; Bélico; Clásico; Western; Acción.

(a) Abra la Tabla Alquileres.

(b) Cree el campo Socio.

(c) Pulse sobre la pestaña Búsqueda.

(d) Elija en cada una de las propiedades lo que se indica en la imagen…

Resultado

También podríamos haber elegido como Control Cuadro combinado. Veamos la diferencia con el Cuadro de lista a continuación.

NOTA Para ver los NIF y Nombres de socios de la imagen del Ejemplo Guiado anterior hay que haber introducido dichos datos en la tabla Socios, ya que es de esta tabla de donde se tomarán los datos que serán mostrados por el cuadro combinado

3.22


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Cuadro Combinado:

El cuadro Combinado tiene las mismas opciones que el cuadro de lista exceptuando:

Propiedad Limitar a Lista.

Los valores de Limitar a Lista serán Sí o No.

• Sí elegimos No, podremos introducir datos distintos a los mostrados en la lista. El valor nuevo introducido para este registro no estará disponible para el resto de los registros, en los que sólo aparecerán los elementos de la lista.

• Si elegimos Sí, sólo se podrán elegir, para el campo, los valores la lista.

Propiedad Ancho de la lista.

Ancho de la lista desplegable, por defecto será Auto. Se mide en cm.

Propiedad Filas en lista.

Número máximo de filas que se pueden mostrar.


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Hacer que el campo ARTÍCULOS de la Tabla Alquileres y Ventas obtenga los valores de una lista donde aparezcan todos los Códigos de artículos de la Tabla Artículos. En la lista también se mostrará el nombre del artículo.

Hacer que el campo SOCIOS de la Tabla Ventas obtenga los valores de una lista donde aparezcan todos los NIF de los Socios de la Tabla Socios. En la lista también se mostrará una columna con el Nombre y Apellidos del Socio.

(a) Abra en modo diseño las Tablas Alquileres y Ventas.

(b) Seleccione el campo Artículos en la Tabla Alquileres y elija.

(c) Realice la misma operación en la Tabla Ventas

(d) Seleccione el campo SOCIOS de la Tabla Ventas y elija:

3.23

Unidad Didáctica 4: Relacionar Tablas de una Base de Datos en Access 2007

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Unidad Didáctica 4

Relacionar Tablas en una Base de Datos en Access 2007

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2007.

Unidad Didáctica 4: Relacionar Tablas de una Base de Datos en Access 2007

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CONTENIDOS 1 Introducción 47

2 ¿Cómo relacionar las tablas?

49

3 Situaciones de desconcierto …

58

4 Posibles errores a la hora de relacionar tablas que ya contengan datos

59

Unidad Didáctica 4: Relacionar Tablas de una Base de Datos en Access 2007 (1) Introducción

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(1) Introducción

¿Por qué relacionar Tablas?

Relacionar las Tablas es fundamental si queremos tener una base de datos consistente en la que sea fácil realizar búsquedas y obtener resultados coherentes.

Por ejemplo, que un socio tenga un NIF en la Tabla Socios y este mismo socio tenga un NIF distinto en la Tabla Alquileres sería algo inaceptable, este hecho sería un error de integridad de datos. Si las tablas están relacionadas, este tipo de incidencias no aparecerán.

Además, tener las tablas relacionadas, nos facilitará el mantenimiento de la base de datos en las operaciones de borrado y actualización o modificación de datos, ya que en el momento que modifiquemos un valor de la clave primaria, automáticamente se actualizarán los campos relacionados con esta clave, sin necesidad de ir registro por registro modificando dicho valor.

¿Qué ocurre si no las relacionamos con campos comunes?

Si modificamos o borramos un valor del campo que es clave primaria y ese mismo valor se encuentra en otra Tabla (en este caso el campo que contiene ese valor es clave externa), este campo no se actualizará, con lo que creará una base de datos inconsistente.

Supongamos que no están relacionadas las Tablas Artículos y Alquileres, si modificamos el código del artículo en la Tabla Artículos no se actualizará dicho código en la Tabla Alquileres.

¿Se actualiza un valor de clave externa respecto a un dato modificado de una clave primaria si no existe una relación entre ambas tablas?

No.

¿Qué campos son los que se relacionan?

Los campos que se relacionan serán: la clave primaria de una Tabla y el mismo campo (que no tiene por qué llamarse igual pero sí contener los mismos valores) en la otra Tabla relacionada, que en este caso es clave externa.

Unidad Didáctica 4: Relacionar Tablas de una Base de Datos en Access 2007 (1) Introducción

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La clave principal

Esta línea representa la relación

La clave externa

Unidad Didáctica 4: Relacionar Tablas de una Base de Datos en Access 2007 ¿Cómo relacionar tablas?

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(2) ¿Cómo relacionar las tablas?

Dos Tablas se relacionan siempre a través de un campo, es decir debe existir en ambas Tablas un campo común, que contenga los mismos valores en las dos Tablas.

1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones (selecciones previamente cualquier base de datos para activar esta opción).

2. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.


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3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

4. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.

5. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

6. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.


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7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.

8. Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

NOTA Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno. Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.


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Observe que las claves primarias aparecen con el icono de la llave.

Puede modificar la posición de una Tabla pulsando sobre la barra de título de la Tabla y arrastrándola al lugar deseado.

Crear la relación entre los campos CÓDIGO de la Tabla Artículos y el campo ARTÍCULO de la Tabla Alquileres.

(a) Pulse sobre el icono

(b) Pulse sobre el icono Mostrar tabla

(c) Seleccione las Tablas artículos y Alquileres.

4.1


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(d) Seleccionar el campo CÓDIGO y, manteniendo pulsado el botón

izquierdo del ratón, llevar dicho campo hacia el campo Artículo de la

Tabla Alquileres. Si aparece el marcador del ratón de la forma indica que no se encuentra en el lugar adecuado.

(e) Una vez unidos los dos campos aparecerá la siguiente ventana:


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(f) En esta ventana se muestran las dos Tablas y los respectivos campos implicados en la relación. Si pulsamos sobre el botón

aparece una relación de la forma:

Vamos a analizar más a fondo la ventana de Modificar Relaciones:

Integridad Referencial (I. R.) Son reglas que Access utiliza para asegurarse de que las relaciones entre los registros de las Tablas relacionadas son válidas.

La I. R. consiste en mantener los mismos valores del campo que es clave primaria en una Tabla y el mismo campo que es clave externa en otra Tabla, dichas Tablas estarán relacionas.

Cuando seleccione Exigir integridad referencial, le está diciendo a Access que no permita introducir datos en el campo que es clave externa, si dicho dato no está como valor en la clave primaria de referencia.


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Actualizar en cascada los campos relacionados Significa que cuando un valor de clave primaria varía, automáticamente, dicho valor, se actualizará en todas las Tablas con las que esté relacionado.

Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando un valor de clave primaria es eliminado, se borrarán todos los registros cuya clave externa contenga dicho valor, en las Tablas relacionadas.

Si no seleccionamos esta opción sólo podremos eliminar un valor de una clave primaria si previamente se ha eliminado dicho valor de las tablas donde es clave externa.

Ejemplo: Si varía o elimina el valor de un código en la Tabla Artículos, inmediatamente debe variar dicho código en el campo Artículo de la Tabla Alquileres, si es eliminado de la Tabla Artículos, desaparecerán los registros que contengan ese código en la Tabla Alquileres.


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Borrar la relación entre los campos CÓDIGO de la Tabla Artículos y el campo ARTÍCULO de la Tabla Alquileres y crearla de nuevo pero esta vez Exigiendo Integridad Referencial.

(a) Para borrar la relación creada anteriormente, pulse sobre la línea de la relación (aparecerá en un color más intenso) y pulse la tecla pero esta vez Exigiendo Integridad Referencial.

(b) Cree una relación, entre los mismos campos pero seleccionando Exigir integridad referencial y sus opciones de modificación y borrado. La relación aparecerá tal y como se muestra en la siguiente figura:

Ahora, en los extremos de la relación aparece un 1 en el lado de la clave primaria y un ∞ en el lado de la clave externa, ésto quiere decir que por cada valor de la clave primaria de la Tabla Artículos puede haber más de un registro en la Tabla Alquileres; un artículo se puede alquilar más de una vez, y eso implica que aparecerá más de un registro con el mismo código en la Tabla Alquileres.

El tipo de relación 1 ∞ ya se indicaba en la parte inferior de la ventana al crear la relación.

4.2


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Relacione el campo NIFSOCIO de la tabla Socios con:

(a) El campo SOCIO de la Tabla Alquileres.

(b) El campo SOCIO de la Tabla Ventas.

Relacione el campo CÓDIGO de la Tabla Artículos con el campo Artículo de la Tabla Ventas.

(a) Pulse sobre el icono

(b) Pulse sobre el campo NIFSocio de la Tabla Socios y arrástrelo hacia el

campo Socio de la Tabla Alquileres.

(c) Repita la operación realizada en el apartado (b) pero esta vez arrastre el campo NIFSOCIO hacia el campo SOCIO de la Tabla Ventas.

(d) Seleccione el campo CÓDIGO de la Tabla Artículos hacia el campo ARTÍCULO de la Tabla Ventas.

Resultado

4.3

Unidad Didáctica 4: Relacionar Tablas de una Base de Datos en Access 2007 Situaciones de desconcierto

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(3) Situaciones de desconcierto …

¿Qué ocurre si relacionamos campos que no comparten valores o ninguno de los campos relacionados es clave primaria?

Si ninguno de los dos campos relacionados es clave primaria e intentamos exigir integridad referencial Access nos indicará que no hay clave primaria, nos indicará que el tipo de relación es indeterminado.

Vamos a comprobarlo:

Intente relacionar los campos FechaVenta de la Tabla Ventas con Teléfono de la Tabla Socios.

Aparece la ventana de Modificar relaciones

Si aún así seguimos adelante y seleccionamos Exigir integridad referencial en borrado y en actualización nos aparecerá el siguiente mensaje de error:

En ningún caso pueden relacionarse Tablas a través de campos que no compartan valores.

Unidad Didáctica 4: Relacionar Tablas de una Base de Datos en Access 2007 Posibles errores a la hora de relacionar tablas que ya contengan datos

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(4) Posibles errores a la hora de relacionar Tablas que ya contengan datos

El error más habitual es que un valor de un campo que es clave externa en una Tabla, no tenga correspondencia con los datos almacenados en el campo que es clave primaria.

Por ejemplo podemos encontrarnos con que en la Tabla Alquileres tengamos a un Socio cuyo DNI no se encuentra en la Tabla Socios.

Una solución a este problema es obtener los valores para el campo, clave externa de una lista formada por los valores del campo correspondiente de la Tabla donde es clave primaria. De esta forma, no podemos introducir otros valores que no se hayan introducido antes como valor de la clave primaria.

Si recuerda, esto ya lo ha realizado anteriormente, por ejemplo:

En la Tabla Alquileres:

• El valor del campo Socio se obtiene de la selección de una lista desplegable donde se encuentran todos los NIF de los Socios de la Tabla Socios.

• El valor del campo Artículos se obtiene de la selección de una lista desplegable donde se encuentran todos los CÓDIGOS de los artículos de la Tabla Artículos.

Unidad Didáctica 5: Introducir datos en una Tabla en Access 2007

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Unidad Didáctica 5

Introducir datos en una Tabla en Access 2007

Unidad Didáctica 5: Introducir datos en una Tabla en Access 2007

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2 Especificaciones de entradas para algunos tipos de datos

63

Unidad Didáctica 5: Introducir datos en una Tabla en Access 2007 Introducción

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(1) Introducción

Por ahora nos ajustaremos a insertar datos en modo vista hoja de datos, más adelante veremos que hay otra forma, más atractiva, de introducir datos a través de los Formularios.

Para acceder a la vista Hoja de Datos:

(a) Haga doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre la Tabla que desea abrir.

(b) Aparece la Tabla Artículos con el siguiente formato:

Para introducir un nuevo dato, acceda con el ratón a la caja de texto del campo en cuestión y escriba en la caja de texto, siguiendo las especificaciones impuestas para ese campo.

NOTA Los valores introducidos siempre tienen que cumplir las reglas de validación asignadas a los campos.

Doble clic con el botón izquierdo del

Vista Hoja de datos

Unidad Didáctica 5: Introducir datos en una Tabla en Access 2007 Especificaciones de entrada para algunos tipos de datos

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(2) Especificaciones de entradas para algunos tipos de datos

2.1 Objeto OLE Si el campo es de tipo Objeto OLE, pulse sobre el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccione Insertar objeto

Para obtener el objeto OLE, tendrá dos opciones:

1. Crearlo Nuevo (con alguna de las aplicaciones que tenga instalada en el ordenador).

2. Abrir un archivo existente.


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Si selecciona la casilla de la imagen que se inserte en el campo estará vinculada al archivo para que los cambios realizados en él se reflejen en el campo de la Tabla.

2.2 Cuadro Combinado o de Lista Si el campo es un cuadro combinado o una lista, seleccione un dato de los que ofrece la lista desplegable (por ejemplo, el campo GÉNERO es un cuadro combinado; en él, se puede escoger de la lista un valor).

2.3 Texto Si el campo es de tipo Texto, únicamente hay que posicionar el cursor del ratón en el cuadro de texto y escribir dentro de él. Hay que tener en cuenta que el número de caracteres está limitado en la propiedad Tamaño del campo.

2.4 Fecha y Hora Si el campo es Fecha/Hora, simplemente se debe introducir una fecha válida y automáticamente se mostrará con el formato elegido al definir el campo.

Access valida automáticamente el campo fecha, es decir, controla que el mes no sea mayor que 12 o menor que 1, que el día no tenga letras donde debería haber números, …

NOTA La imagen o vídeo no será visible en el modo Vista Hoja de Datos, sí en un Formulario.

NOTA Si quiere forzar un salto de línea en la caja de texto, pulsar Ctrl+Intro.


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2.5 Numérico Si el dato es numérico sólo aceptará, obviamente números. Si introduce un carácter alfabético, al validar el dato introducido, aparecerá el siguiente mensaje de error.

2.6 Sí/No Si el dato es Sí/No y el control seleccionado es un cuadro de texto (recuerde que esta propiedad está en la pestaña de Búsqueda del campo), sólo acepta que se introduzca uno de los siguientes valores:

-1, Sí, Verdadero o Activado

0, No, Falso o Desactivado

Realmente los valores que se almacenan son 0 para: No, Falso o Desactivado y -1 para: Sí, Verdadero, Activado.

2.7 Moneda Si el dato es moneda sólo se aceptarán valores numéricos y en el caso de introducir separadores, es decir puntos para separar millares o miles, acepta más de un punto pero sólo una coma como separador de céntimos. Si no se cumple estas reglas, Access mostrará un menú parecido al de la figura anterior, indicando que el valor es erróneo para el tipo de datos moneda.

NOTA Si quiere forzar un salto de línea en la caja de texto, pulsar Ctrl+Intro.

NOTA Si alguna vez, en un campo observa que no aparece el valor introducido si no que aparece ##### es porque la caja de texto no tiene el tamaño suficiente para mostrar todo el contenido del campo.

Unidad Didáctica 6: Operaciones con Tablas en Access 2007 Operaciones con los datos de las Tablas

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Unidad Didáctica 6

Operaciones con Tablas en Access 2007

En esta unidad didáctica aprenderá a moverse por los registros de una Tabla y manipularlos (buscar un valor en un campo, seleccionar y eliminar registros). Aprenderá a ordenar los registros por campos así como a realizar filtros de selección entre los registros de la Tabla. También verá cómo obtener datos de archivos externos e importar los datos de las Tablas a otros formatos.


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CONTENIDOS 1 Operaciones con los datos de las Tablas 68

2 Operaciones con las Tablas

80


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(1) Operaciones con los datos de las Tablas

1.1 Cómo movernos por los registros de las Tablas

Ir al Primer registro de la Tabla

Ir al anterior registro de la Tabla

Número del registro actual

Ir a un nuevo registro vacío al final de la Tabla

Ir al último registro de la Tabla

Ir al siguiente registro de la Tabla

1.2 Operar con los registros de una tabla

1.2.1 Buscar un valor dentro de un campo

Hay cuatro formas de buscar registros específicos:

1. Desplazamiento El desplazamiento implica moverse entre los registros, generalmente de uno en uno, en una tabla.

2. Búsqueda La búsqueda implica la especificación de criterios (términos de búsqueda) y operadores de comparación (como "es igual a" o "contiene"). A continuación, se visualizan los registros que cumplen las condiciones especificadas. Los registros que cumplen las condiciones quedan resaltados. En cambio, los registros que no cumplen las condiciones se ven pero no están resaltados.

3. Filtro Al igual que en el caso de las búsquedas, los filtros implican asimismo la especificación de criterios y operadores de comparación. A diferencia de las búsquedas, los filtros limitan únicamente los registros mostrados. Los filtros se pueden activar o desactivar y es fácil pasar de la vista filtrada a la no filtrada, y viceversa, de los mismos datos.

4. Consulta Las Consultas son una forma muy eficaz y flexible de buscar registros específicos. Las consultas permiten realizar búsquedas personalizadas, aplicar filtros personalizados y ordenar los registros. Las consultas se pueden guardar y volver a usar, además de usarse en la creación de Formularios e Informes. Esto se verá en próximas Unidades Didácticas


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Puede usar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar registros específicos. Puede buscar en un campo concreto o en una tabla o vista completa.

1. Haga clic en el campo en el que desee buscar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar situada en la barra de Herramientas en la pestaña Inicio. O bien, Método abreviado de Teclado Presione CTRL+B. Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, con la ficha Buscar seleccionada.

3. En el cuadro Buscar, escriba el valor que desee buscar

4. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para buscar en toda la tabla subyacente.

5. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la búsqueda más amplia posible.

6. La lista Coincidir representa el operador de comparación. El elemento Cualquier parte del campo equivale a "contiene" y busca el criterio de búsqueda en cualquier parte del campo objeto de la búsqueda.

Texto que se desea buscar

Aquí indica dónde buscar el valor, en un campo o en toda la tabla

Indica dónde se debe buscar: en toda la tabla, hacia arriba, o en los registros que estén por debajo del que esté marcado

Seleccione si desea que el valor buscado coincida totalmente con el valor del campo, sólo parcialmente o que el campo comience por el valor buscado

Desactivado, buscar sólo por el valor almacenado. Activado busca teniendo en cuenta el formato en el que se presenta los datos del campo (de esta forma la búsqueda se ralentiza)


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7. En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.

8. Cuando esté resaltado el elemento buscado, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo.

Reemplazar:

También puede utilizar el Control Buscar de la parte inferior de la ventana.

Valor por el que se desea reemplazar

Señala, uno a uno, los campos cuyo valor coincide con el buscado habrá que pulsar el botón Reemplazar para cambiar su valor por el nuevo.

Modifica, automáticamente todos los valores que coincidan con el buscado por el valor que se ha introducido en el cuadro de texto Reemplazar por:


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Buscar los registros cuyo campo CÓDIGO comiencen por CL.

(a) Abra la base de datos VideoClub2007.accdb que se incluye en los materiales del curso.

(b) Abra la Tabla Artículos en modo Vista Hoja de Datos. (c) Seleccione el campo CÓDIGO DEL ARTÍCULO.

(d) Pulse sobre la herramienta ; aparecerá la siguiente ventana.

(e) Escriba en la caja de texto de Buscar: CL.

(f) En la lista desplegable de Buscar en: Seleccione CÓDIGO DEL ARTÍCULO (Si sólo aparece el nombre de la Tabla, es decir, Artículos, es porque no se ha seleccionado el campo CÓDIGO DEL ARTÍCULO).

(g) Seleccione de la lista desplegable Coincidir: Comienzo del campo o cualquier parte del campo.

(h) Elija Buscar en todos los registros de la Tabla.

Resultado

Para buscar el siguiente registro que comience por CL pulse sobre el botón Buscar siguiente.

6.1


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1.2.2 Ordenar y Filtrar datos

Ordenar

El orden se establece por un determinado campo pero esto conlleva que se ordene la totalidad del registro, es decir, no sólo se ordena la columna del campo seleccionado.

Para ordenar datos, puede seguir una de los siguientes caminos:

(a) En modo Vista Hoja de Datos,

(b) Haga clic con el botón secundario del mouse en alguna parte de la columna o del control correspondiente al campo y haga clic en uno de los comandos de ordenación. Los comandos varían según el tipo de datos del campo seleccionado.

(c)

Número, Moneda, Autonumérico

Texto, Memo, Hipervínculo

Sí/No

Fecha/Hora

• Para ordenar por más de un campo: Repita el paso anterior para cada campo de ordenación, terminando con el campo de ordenación más visible.

• Para quitar un criterio de ordenación de una tabla, una consulta o un formulario, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar todos los criterios de ordenación.

De este modo, quitará el criterio de ordenación de todos los campos en la vista.


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Ordene alfabéticamente la Tabla Artículos, en orden ascendente, por el campo DIRECTOR.

(a) Abra la Tabla Artículos en modo Vista Hoja de Datos.

(b) Seleccione el campo DIRECTOR y pulse sobre la herramienta del grupo Ordenar y filtrar situada en la solapa Inicio.

Resultado

6.2


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Filtrar

La acción de filtrar se utiliza para mostrar sólo los registros de la Tabla que cumplen una o varias condiciones. Hay diferentes tipos de filtro.

Las herramientas relacionadas con los filtros son las siguientes:

Filtro por selección. Selecciona los registros en función del campo activado, es decir, aparecerán todos los registros cuyo valor coincida con / no coincida con / contiene / no contiene el seleccionado.

En la siguiente imagen se ha seleccionado la palabra clásico del campo Género de la tabla Artículos, y se ha pinchado con el botón izquierdo del ratón sobre el icono de filtro por selección. La imagen muestra el menú del filtro.

Filtro por Formulario


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El filtrado de los registros se puede realizar por más de un campo, seleccionando para cada uno de ellos, un valor. Se pueden realizar conjugaciones distintas para los registros, a través de las pestañas

. También podemos escribir una expresión en la caja de texto del campo con el valor que queremos buscar y en el caso de valores numéricos, en qué rango de valores queremos que esté comprendido los del campo seleccionado, por ejemplo, si buscamos los registros cuya duración sea mayor de 100 minutos, pondríamos >100 o en el caso de los campos cuyos valores estén extraídos de una lista, aparecerá dicha lista para seleccionar un valor.

Al pulsar este botón se aplica el filtro, y en caso de que ya haya un filtro aplicado, se elimina el filtro.

Para realizar un filtro:

(a) Seleccione el campo cuyos datos desea filtrar.

(b) Elija un tipo de filtro de datos y aplíquelo sobre los datos del campo.


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Sobre la Tabla Artículos, realice un filtro sobre el campo DURACIÓN, de las películas cuya duración esté entre 90 y 100 minutos.

(a) Abra la Tabla Artículos en modo Vista Hoja de Datos. (b) Seleccione la columna DURACIÓN.

(c) Pulse sobre el icono del grupo Ordenar yfiltrar.

(d) Escriba en la caja de texto del campo DURACIÓN la expresión

(e) Pulse sobre el icono para aplicar el filtro.

Resultado

Fíjese en la expresión >=90 Y <100, utilizamos el operador lógico Y para unir las dos expresiones ya que queremos que sólo se muestren los registros cuyo campo duración cumpla la condición: mayor o igual a 90 y menor que 100.

6.3


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Modifique el ejemplo anterior para que los registros de la Tabla también se filtren por el campo GÉNERO, se deberán mostrar los registros cuya duración esté entre 90 y 100 minutos o de género clásico.

(a) Pulse sobre la pestaña Or . (b) Seleccione el campo GÉNERO.

(c) Seleccione, de la lista de valores, Clásico.

(d) Pulse sobre el icono para aplicar el filtro.

Resultado

Observe que los registros resultantes son aquellos cuyo valor del campo DURACIÓN esté comprendido entre 90 y 100 o el campo GÉNERO tenga como valor “Clásíco”. Los registros que se muestran serán los que cumplen una o las dos condiciones.

6.4


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1.2.3 Seleccionar un registro de una Tabla

Posicione el puntero del ratón sobre el cuadro que precede a la definición de los campos de la Tabla del registro que quiere seleccionar; cuando el puntero se convierta en una flecha pulsar el botón izquierdo del ratón y el registro quedará seleccionado.

1.2.4 Eliminar un registro de la Tabla

(a) Seleccionar el registro.

(b) Pulsar el botón

1.2.5 Otras operaciones que se pueden realizar con los campos de la Tabla

Dar formato al contenido de los campos de la Tabla (tipo, tamaño de letra, alineación, …).

Unidad Didáctica 6: Operaciones con Tablas en Access 2007 Operaciones con Tablas

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(2) Operaciones con las Tablas

Trabajaremos con la pestaña para Importar o Vincular Tablas y con el grupo para exportar una Tabla de la base de datos activa a otra o a otro archivo, y con para importar una tabla a la base de datos activa desde otra u otro archivo.

2.1 Obtener datos externos

Se pueden importar datos de una hoja de cálculo de Office Excel 2007, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de Windows SharePoint Services 3.0 o varios otros orígenes. Para importar datos, se suele seleccionar uno de los comandos disponibles en el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos externos.

2.1.1 Obtener tablas de otras bases de datos Access

Para importar datos de otra base de datos, pulse en la pestaña

, en el grupo pulsar . Le aparecerá la una ventana donde podrá buscar la base de datos que contiene las Tablas que se quieren importar a la base de datos activa. Una vez seleccionada la base de datos, aparecerá una ventana donde se muestran todos sus objetos, clasificados por tipos.


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Seleccione la/las Tablas que desea importar y pulse sobre el botón

.

Cree una base de datos en blanco y guárdela con el nombre Socios, importe a esta nueva base de datos la Tabla Socios de la bases de datos VideClub2007.

(a) Cree una base de datos y guárdela con el nombre Socios. (b) Con la base de datos creada en el paso anterior abierta, pulse sobre

la pestaña , pulse sobre del grupo .

(c) Busque la base de datos que contiene la Tabla que desea importar y realice un doble clic sobre ella.

(d) Seleccione la Tabla Socios y pulse sobre el botón

6.5


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2.1.2 Vincular Tablas de otra base de datos.

Otra opción para obtener datos de otras bases de datos es vincular sus tablas.

¿Qué diferencia hay entre Importar o Vincular?

Importar

Supone obtener una copia de las Tablas importadas en la base de datos activa, desde la que operamos.

Las modificaciones posteriores que se realicen en la Tabla original no afectarán a la Tabla importado. Una vez realizada la operación de importar, no existirá ningún tipo de unión entre ellas.

Vincular

Crea una Tabla en la base de datos actual que mantendrá un vínculo con la Tabla de la base de datos de la que la obtenemos. El vincular supone que si modificamos los datos de cualquiera de las Tablas (la original o la vinculada) automáticamente se reflejarán los cambios en la otra Tabla.

Desde la base de datos creada en el ejemplo guiado anterior, vincule la Tabla artículos de la base de datos VideClub2007.

(a) Abra la base de datos Socios.

(b) Pulse sobre la pestaña , pulse sobre del grupo .

(c) Seleccione la opción para vincular

(d) Seleccione la Tabla artículos y pulse sobre el botón

(e) Como resultado tendrá un nuevo objeto Tabla en la base de datos.

6.6


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2.1.3 Importar datos desde un archivo de texto

A la hora de elegir un archivo de texto como origen de datos para una Tabla hay que tener en cuenta que, en el archivo:

• Los campos de tipo texto van entrecomillados (“”).

• Los campos de tipo fecha, moneda o numéricos no van entrecomillados.

• Los campos van separados por un carácter, como: ;, espacio, tabulador u otro que se especificará en el asistente de importar datos.

Pasos para obtener los datos de un archivo de texto:

Pulsar sobre del grupo importar.

Seleccione el archivo de texto de donde extraer los datos (recuerde que deberá tener una estructura adecuada para extraer los datos, es decir, los campos estarán separados por algún identificador).

Elija la forma en que están delimitados los campos. Pueden estar delimitados por un carácter o indicar si las columnas tienen un ancho

fijo, separados por espacios. Pulse para continuar con

el asistente o para dar por buenas las opciones por defecto que establezca Access y volcar en este momento el contenido del archivo a una Tabla nueva que tendrá el mismo nombre que el del archivo de donde se importan los datos.


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Elija el carácter que hace de separador entre campos

Seleccione si los datos se volcarán en una nueva Tabla o en una Tabla ya existente en la base de datos


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Importar datos a la Tabla Socios desde el archivo de texto DatosSocios.txt (Este archivo se lo proporcionará su tutor). La Tabla está creada en la base de datos, sólo hay que añadir los registros del archivo.

(a) Pulse sobre del grupo importar.

(b) Seleccione la opción Importar.

(c) Seleccione el origen de los datos y elija en qué Tabla se volcarán los datos del archivo.

(d) Seleccione que los campos están delimita-dos por un carácter

(e) Indique el carácter que separa los campos.

6.7


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El resultado será que se han añadido 5 registros a la Tabla Socios.

Nota: si alguno de los registros que se añaden infringen alguna regla de integridad Access avisará del error y el registro que lo ha provocado no se añadirá a la Tabla.

2.1.4 Importar datos desde un archivo XML

Para importar datos de un archivo XML:

Pulsar sobre y seguir La indicaciones eligiendo las opciones deseadas en el asistente.

2.2 Exportar una Tabla de Access

Una Tabla de Access se puede exportar a: Otra base de datos de Access, un archivo de dBase, una base de datos ODBC, un archivo de Paradox, documento HTML o XML, una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo rtf de Word, un archivo de texto, …

A continuación se muestra el menú de objetos de exportación:


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2.2.1 Exportar Tabla a otra base de datos Access

La base de datos donde se desea exportar la Tabla debe existir.

Pasos a seguir para exportar una Tabla a otra base de datos Access:

Pulsar sobre del grupo Exportar en la pestaña Datos externos.

Se desplegará un menú. Pulsar sobre

Se abrirá una ventana Exportar: Base de datos de Access donde indicará la ubicación y el nombre de la base de datos donde se desea exportar la Tabla seleccionada.


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Indique el nombre que desea tenga la Tabla y si desea exportar sólo la definición de los campos de la Tabla o definición y datos.

Con estos pasos ya tendría la Tabla en la base de datos elegida como destino.

2.2.2 Exportar los datos de una Tabla a un documento de texto

Pasos a seguir para exportar una Tabla a un documento de texto:


Especifique el nombre del archivo de texto que se creará.


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Acepte las opciones que le sugiere el asistente.


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Si abre el archivo que se ha creado con el bloc de notas verá el texto de la siguiente imagen, donde se aprecia que los datos están delimitados con comillas dobles, y se utiliza (;) para delimitar los campos:


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2.2.3 Exportar los datos de una Tabla a una hoja de cálculo Excel

Pasos a seguir para exportar una Tabla a un documento de texto:


Especifique el nombre del archivo que se creará.


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Si abre el archivo que se ha creado tendrá el aspecto de la siguiente imagen:

2.2.4 Exportar los datos de una Tabla a un documento de Word rtf1

1 El formato rtf fue introducido por Microsoft para crear un formato estándar para el formateo de texto. El formato rtf se puede leer en numerosos programas y plataformas, es muy fácil de manejar y no propaga virus


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Pasos a seguir para exportar una Tabla a un documento de Word:





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2.2.5 Exportar una Tabla a un documento XML

¿Qué es XML?

XML, sigla en inglés de Extensible Markup Language («lenguaje de marcas extensible»). No es realmente un lenguaje en particular, sino una manera de definir lenguajes para diferentes necesidades.

XML no ha nacido sólo para su aplicación en Internet, sino que se propone como un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo y casi cualquier cosa imaginable y permite la compatibilidad entre sistemas para compartir la información de una manera segura, fiable y fácil.

Pasos a seguir para exportar una Tabla a un documento XML

Pulsar sobre del grupo Exportar en la pestaña Datos externos. Aparecerá un menú. Elija la opción


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Si abre el archivo que se ha creado, tendrá un aspecto similar a la siguiente imagen en la que se muestra parcialmente el documento:

MÓDULO III- CONSULTAS


1. Unidad didáctica 7: Consultas creadas en modo diseño

en Access 2007

2. Unidad didáctica 8: Consultas utilizando el asistente

3. Unidad didáctica 9: Consultas para la manipulación de

Tablas

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007

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Unidad Didáctica 7 Consultas creadas en modo

diseño en Access 2007

Una Consulta sirve para generar o devolver información a partir de Tablas y/o Consultas. Iniciaremos este módulo con Consultas muy simples que mostrarán información de una Tabla, según vayamos avanzando verá que, mediante Consultas, es posible gestionar la información de una Tabla, esto es, añadir registros, modificarlos y borrarlos.

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007

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CONTENIDOS 1 Herramientas para crear una Consulta 4

2 Crear una Consulta en Vista Diseño

5

3 Operaciones que se pueden realizar con los campos de una Consulta cuando está en fase de diseño

9

4 Ejecución de una Consulta

11

5 Consultas ordenadas

12

6 Consultas con criterios de selección 16 7 Consultas por parámetros 31

8 Consultas Utilizando más de una Tabla

35

9 Consultas de Totales 40

10 Consultas con campos calculados

48

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Herramientas para crear una Consulta

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(1) Herramientas para crear una Consulta

Una consulta de selección es un tipo de objeto de base de datos que muestra información en una vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Una consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinación de ambas opciones.

Access ofrece dos opciones para crear Consultas:

• Crear una consulta nueva en Modo diseño de Consulta (Vista diseño) nos permitirá crear Consultas sin ningún tipo de guía:

• Crear una consulta nueva utilizando el asistente, en el que realizaremos Consultas guiadas por el asistente:

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Crear una consulta en Vista Diseño

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(2) Crear una Consulta en Vista Diseño

Para Crear consultas:

1. seleccione en la pestaña , en el grupo

, el botón . 2. Aparecerá un nuevo objeto (nueva pestaña en el área de documentos) en

la base de datos llamado Consulta1 y se abrirá la ventana Mostrar tabla.

3. Seleccione la Tabla sobre las que quiere realizar la Consulta. Fíjese que en la ventana Mostrar Tabla puede seleccionar Tablas y/o Consultas para realizar la Consulta, esto es porque los datos sobre los que queremos realizar la Consulta pueden proceder, además de una Tabla, de otra Consulta que previamente se ha creado y guardado en la base de datos.

4. Una vez seleccionado el origen de los datos deberemos elegir sobre qué campos se quiere realizar la Consulta. Para seleccionar el campo por el que desea realizar la Consulta, tiene tres opciones:

a. Hacer doble clic sobre el campo de la Tabla b. Desplegar la lista de la fila Campo


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En la lista, se mostrarán todos los campos de las Tablas que se seleccionaron para crear la Consulta. Si hay más de una Tabla, el nombre del campo irá precedido del nombre de la Tabla. Si lo que se desea es seleccionar todos los campos, elija el campo, en el que aparece el nombre de la Tabla seguido de un *.

c. Pulsar sobre el campo en la Tabla y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastrar el campo hasta la fila

5. Una vez elegido el campo, automáticamente aparece el nombre de la Tabla en el apartado


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Realizar una Consulta, sobre la Tabla Artículos, donde aparezcan todos los datos de dicha Tabla.

(a) Acceda a la ventana de crear una Consulta en modo Diseño.

(b) Elija la Tabla Artículos.

(c) Seleccione todos los campos de la Tabla para ello elija de la lista de campos el primero que es un *; eligiendo éste es como si seleccionara todos los campos de la Tabla.

(d) Ejecute la Consulta pulsando sobre el icono Resultados de la

pestaña Diseño.

(e) Para guardar la consulta pulse en la barra de acceso

rápido

Access le pedirá un nombre para almacenarla en la base de datos. La Consultas almacenadas se podrán ver si pulsa sobre el objeto Consulta.

7.1


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La consulta aparecerá como un nuevo objeto en el área de exploración.

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Operaciones que se pueden realizar con los campos de una Consulta en fase de diseño

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(3) Operaciones que se pueden realizar con los campos de una Consulta en fase de diseño

¿Cómo seleccionar un campo de una Consulta?

(a) Abra la Consulta en modo Vista Diseño

(b) sitúe el ratón en la parte superior del campo hasta que, el cursor, se

transforme en una flecha ) y pulse sobre el botón izquierdo del ratón, el campo quedará seleccionado.

¿Cómo eliminar un campo de una Consulta?

(a) Abra la Consulta en modo Vista Diseño.

(b) Seleccione el campo que desea eliminar y siga una de las dos opciones siguientes:

(1) Pulse sobre el campo con el botón derecho del ratón y seleccione

Campo seleccionado

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Operaciones que se pueden realizar con los campos de una Consulta en fase de diseño

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(2) Pulse sobre la tecla supr.

¿Cómo mover un campo de una Consulta?

(a) Abra la Consulta en modo Vista Diseño. (b) Seleccione el campo que desea mover. (c) Desplace el cursor del ratón hasta situarlo delante del campo donde quiere

situarlo finalmente, observará que aparece una línea negra gruesa en dicho lugar, en este momento libere el botón del ratón y el campo se moverá a la posición deseada. Durante este proceso el cursor del ratón aparecerá con un rectángulo en la parte inferior.

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Ejecución de una Consulta

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(4) Ejecución de una Consulta

Para ver los resultados de una Consulta:

(1) Si se encuentra la Consulta en Vista Diseño, tiene dos opciones:

a. Pulse sobre cualquiera de estos dos iconos del grupo Resultados.

b. Seleccione la opción Vista Hoja de datos del menú contextual que aparece al pinchar con el botón izquierdo del ratón en un área vacía del documento.

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Consultas Ordenadas

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(5) Consultas Ordenadas

En las Consultas donde se especifique un orden, al ejecutarla aparecerá la información resultante ordenada por el campo indicado.

Para realizar una Consulta ordenada deberá seleccionar el tipo de orden en el apartado del campo elegido.

El apartado Orden hará que los datos, de este campo, se ordenen según el criterio seleccionado en la lista desplegable. Las opciones de orden para un campo son las que se muestran en la figura:

Si hay más de un campo en el que se establece un orden, el resultado final será los ordenados por el primer campo en el que se establezca el orden, el siguiente campo, en el que se indique un orden, aparecerá ordenado respecto al anterior.


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Realizar una Consulta, sobre la Tabla Artículos, donde se muestren todos los DIRECTORES con sus correspondientes películas. El resultado de la Consulta deberá estar ordenado Ascendentemente por el campo DIRECTOR.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño.


(c) Seleccione el campo DIRECTOR y TÍTULO.

(d) En el apartado Orden del campo DIRECTOR elija Ascendente.

Resultado

7.2


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Realizar una Consulta, sobre la Tabla Artículos, donde se muestren todos los DIRECTORES con sus correspondientes películas. El resultado de la Consulta deberá estar ordenado Ascendentemente por el campo DIRECTOR y si hubiera más de una película por Director, éstas estarían ordenadas Descendentemente respecto al Director.



(c) Seleccione el campo DIRECTOR y TÍTULO.

(d) En el apartado Orden del campo DIRECTOR elija Ascendente y en mismo apartado del campo TÍTULO, elija Descendente.

El resultado de esta Consulta aparecerá ordenado ascendentemente por el campo DIRECTOR algún valor de este campo estuviera repetido, el campo TÍTULO se ordenará descendentemente respecto a los registros de valor del campo DIRECTOR.

Resultado

7.3


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Si no se indica orden en ningún campo, el orden en el que aparecerán los datos, al ejecutarse la Consulta, será el que se ha seguido al introducir los datos en la Tabla.

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Consultas con criterios de selección

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(6) Consultas con criterios de selección

Este tipo de Consultas devolverán los registros que cumplan la condición o condiciones establecidas en el apartado Criterios.

La casilla nos permitirá realizar una selección sobre la totalidad de los datos de la Tabla, este apartado está directamente relacionada con

que nos permitirá enlazar varios criterios de selección (esto también se puede realizar sin utilizar la casilla O:).

¿Qué poner en el apartado Criterios?

Si el valor del campo es:

Texto

• Si desea introducir un Literal. Si conocemos el contenido exacto del campo, escribiremos su valor entrecomillado (si introduce el valor sin comillas, Access las pone de forma automática).

Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos que visualice los TÍTULOS del DIRECTOR Pedro Almodóvar:.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione la Tabla Artículos.

(b) En el campo DIRECTOR, escriba en el apartado Criterios el texto “Pedro Almodóvar”

(c) Ejecute la consulta.

NOTA Cuidado con los acentos y las mayúsculas y minúsculas, el valor hay que introducirlo tal y como se introdujo en la Tabla.

7.4


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Resultado

Si escribe el texto Pedro Almodóvar sin comillas Access se las añadirá automáticamente.

• Operador Como y uso de los comodines: ? y *

Si no conoce o no desea escribir el valor completo del campo puede hacer uso de los comodines:

(?) Sustituye a un único carácter.

(*)Sustituye al resto de la cadena a partir de donde se encuentre el comodín *.


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Cree una Consulta, sobre la Tabla Artículos que visualice los TÍTULOS cuyo DIRECTOR contenga el nombre Pedro.


(b) En el campo DIRECTOR, escriba en el apartado Criterios el texto Como “Pedro *” .

(c) Ejecute la Consulta.

Resultado

Fechas Se trata como texto, por lo tanto el valor irá entrecomillado. Se puede sustituir parte de la fecha por los comodines ? y *. Además se puede utilizar comodín # que sustituye a un dígito del 0 al 9 en la posición donde se encuentre el comodín.

Rango de valores Usar rango de valores utilizando Como y []

Se utiliza para seleccionar los registros donde el valor del campo por el que se ha realizado la selección contenga uno de los valores del rango.

Sólo se puede utilizar el rango dentro de la expresión Como Ejemplos de Utilización:

Como “[abc]*”: Texto que comience por a, b o c.

7.5


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Como “*[abc]”: Texto que finalice por a, b o c.

Cree una Consulta, sobre la Tabla Artículos que visualice los TÍTULOS cuyo DIRECTOR comience por las letras P o A.


(b) En el campo DIRECTOR, escriba en el apartado Criterios el texto Como “[PA]*”


Resultado

7.6


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Realizar una Consulta, sobre la Tabla Alquileres que visualice todos los artículos alquilados en el mes de junio del año 2007.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione la Tabla Alquileres.

(b) En el campo FECHAALQUILER, escriba en el apartado Criterios el texto Como “*/06/2007”.


Resultado

7.7


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Numérico, Moneda o Autonumérico

Los valores numéricos no van entrecomillados. Se introduce el valor numérico y, si éste tuviera parte decimal, se utilizará como separador de decimales, el carácter ‘,’ (coma).

Se utilizarán los símbolos matemáticos de comparación y los operadores relacionales:

> (mayor) < (menor) <> (distinto)

>= (mayor o igual) <= (menor o igual) = (igual)

Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos que visualice los TÍTULOS cuyo PRECIO sea menor a 10,20€.


(b) En el campo PRECIO, en el apartado Criterios escriba el operador < seguido del valor 10,2.


Resultado

NOTA Los comodines ? , * y # no pueden ser utilizados con estos valores. Si sólo introduce el valor numérico, sin ningún operador, Access lo interpreta como si hubiera introducido el operador =.

7.8


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Introducir varios criterios para un mismo campo

Si necesita introducir más de un criterio de selección para un mismo campo es necesario utilizar los operadores lógicos Y y O para anidar dichos criterios de selección.

Si lo que queremos es que se cumplan todos los criterios de un campo a la vez utilizaremos el operador Y y si lo que deseamos es que se cumpla uno u otro utilizaremos el operador O.

NOTA Puede hacer que aparezca la ventana Mostrar tabla haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier parte vacía del área del documento que contiene la Consulta. Selecciónela en el menú contextual.


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Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos, que liste todos los TÍTULOS de las películas que sean de TIPO Clásico o Western.


(b) En el campo TIPO, en el apartado Criterios escriba “Clásico” O “Western” (si escribe Clásico" O "Western sin comillas, Access las pondrá automáticamente).

En este caso podemos hacer uso del operador O o bien utilizar el apartado O que está debajo del apartado Criterios:

Supongamos que deseamos añadir un nuevo criterio para el campo TÍTULO, por ejemplo que sean películas TIPO Clásico o Western o películas cuyo título comience por “cine”.

7.9


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Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos, que liste todos los TÍTULOS de las películas cuyo precio esté comprendido entre los 5€ y los 8€.

En este caso utilizaremos el operador Y ya que queremos que se cumplan las dos condiciones a la vez.


(b) En el campo PRECIO, en el apartado Criterios escriba la expresión

>5 Y <8.


Resultado

¿Cuál sería el resultado si hubiéramos utilizado el operador O? El resultado sería un listado de todas las películas cuyo precio fuese mayor que 5€ o menor que 8€, es decir, todas. Compruébelo, ¡ La diferencia es considerable !

Operador In(a; b; c;…) lista de valores

Selecciona los elementos cuyo valor esté dentro de la lista de valores. Los valores podrán ser numéricos o no, teniendo en cuenta que si el campo es de tipo texto, el valor se deberá escribir entrecomillado.

7.10


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Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya DURACIÓN sea de 90 o 100 minutos.


(b) En el apartado Criterios del campo duración, escriba la expresión In(90;100).

También:


Resultado

7.11


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Operador Entre valor inicial Y valor final

Selecciona los registros cuyos valores están comprendidos entre el valor inicial y el valor final indicado, ambos inclusive.

Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya DURACIÓN esté entre 90 y 100 minutos.


(b) En el apartado Criterios del campo duración, escriba la expresión Entre 90 Y 100

También:


Resultado

7.12


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Operador Negado

El añadir el operador Negado delante de una expresión hace que se seleccionen los valores que no cumplan la expresión que se indica en el campo.

Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya DURACIÓN no esté entre 90 y 100 minutos.


(b) En el apartado Criterios del campo duración, escriba la expresión No Entre 90 Y 100

También:


Resultado

7.13


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Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya DURACIÓN no sea ni 90 ni 100 minutos.


(b) En el apartado Criterios del campo duración, escriba la expresión No (In (90;100))

También:


Resultado

7.14


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Es nulo o es No nulo (Puede ser usado en cualquier tipo de datos) Sirve para buscar registros que tengan un determinado campo vacío, sin valor, es decir, nulo.

La casilla de verificación

Permitirá decidir qué campos son los aparecerán al ejecutar la Consulta.

Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos, cuyo CÓDIGO comience por BE o por SU, los campos que se mostrarán serán el TÍTULO, TIPO y DURACIÓN. El resultado aparecerá ordenado ascendentemente por el campo TÍTULO.

El campo código no se mostrará, sólo lo usaremos par realizar la Selección.


(b) En el campo CÓDIGO, en el apartado Criterios escriba expresión Como “BE*” O Como “WE*”.

(c) En el campo TÍTULO, en el apartado Orden seleccione Ascendente.

(d) Ejecute la Consulta.

7.15


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Resultado

Modificar la consulta para que las películas que aparezcan, además de mostrar lo anteriormente solicitado muestre sólo las películas que tengan una imagen en el campo carátula

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Consultas por parámetros

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(7) Consultas por parámetros

Si desea mostrar los Títulos de la Tabla Artículos cuyo género sea Clásico, simplemente necesita crear una Consulta con el campo GÉNERO y poner en el apartado Criterios, el texto “Clásico”.

Supongamos que ahora desea mostrar los Títulos de las películas de Suspense; con lo aprendido hasta ahora, creará una nueva Consulta, idéntica a la anterior, pero escribiendo en el apartado Criterios del campo GÉNERO “Suspense”, esta solución no parece demasiado adecuada, ya que para cada género se debería crear una nueva Consulta, hay otra opción que en estos casos es la más adecuada, utilizar parámetros. Utilizando parámetros en el apartado Criterios, conseguiremos que cada vez que se ejecute una Consulta, aparezca una ventana solicitando el valor que se quiere dar al campo donde se encuentra el parámetro, de esta manera construiremos una Consulta que nos servirá para mostrar los TÍTULOS de las películas de cualquier género.

Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos que liste los TÍTULOS de las películas de un determinado GÉNERO.

Usar parámetros para introducir el valor del GÉNERO.


(b) En el apartado Criterios del campo que desea filtrar escriba el nombre del parámetro entre corchetes, el nombre puede ser cualquiera pero es conveniente que el nombre se identifique lo más posible con el campo, así, si tenemos varios parámetros definidos en una Consulta, sabremos para qué campo pide el valor. Al ejecutar la Consulta Access preguntará por el valor que desea darle a este parámetro.

(c) Para definir el parámetro:

Pulse sobre del grupo de la pestaña

Aparece la ventana de Parámetros de la Consulta donde se fijarán los nombres de los parámetros y el tipo de datos correspondiente al valor que contiene el campo.

7.16


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(d) Ejecute la Consulta. Aparecerá una ventana pidiéndole el valor que

quiere que tome el parámetro para el campo donde está definido (hemos introducido el valor Clásico).

En la ventana donde se introduce el parámetro no se distingue mayúsculas de minúsculas.

NOTA El nombre debe ser el mismo que pusimos en el apartado Criterios del campo pero sin los corchetes.

Este es el nombre que escribimos, entre corchetes, en el apartado Criterios


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Internamente, Access hace que el campo genero sea igual a Clásico, es como si hubiéramos realizado la Consulta:

Resultado

Hacer una Consulta, sobre la Tabla Artículos que liste los TÍTULOS de las películas de cualquier DIRECTOR y cualquier GÉNERO. Usar parámetros para introducir los valores de DIRECTOR y de TIPO.


(b) En los apartados Criterios de los campos DIRECTOR y TIPO asignaremos un parámetro.

(c) Para definir el parámetro:

Pulse sobre del grupo de la pestaña

(d) Ejecute la Consulta. Observará que al ejecutarla le pide que

introduzca primero un valor para el campo DIRECTOR y después un valor para el campo TIPO.

7.17


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El resultado de la Consulta serán los registros cuyos valores en el campo DIRECTOR y TIPO coincidan con los introducidos en los parámetros correspondientes.

De esta forma hemos realizado una Consulta que nos servirá para cualquier DIRECTOR y para cualquier TIPO de películas.

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Consultas utilizando más de una Tabla

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(8) Consultas Utilizando más de una Tabla

Consultas que muestran información contenida en dos o más Tablas.

Para realizar Consultas donde estén implicadas varias Tablas, deberá incluir en la Consulta las Tablas que contienen los campos que desee mostrar.

Para crear una Consulta donde la información esté contenida en más de una Tabla seguiremos los siguientes pasos:

1. Cree una Consulta en modo Diseño. 2. Seleccionar las Tablas implicadas en la ventana Mostrar Tabla

Para agregar varias Tablas a la vez podemos: • Pulsar la tecla Mayúsculas a la vez que pulsamos el nombre de la

Tabla, de esta forma quedará marcadas todas las Tablas consecutivas entre la primera y la segunda selección.

• Si lo que desea es seleccionar varias Tablas alternas, seleccione las distintas Tablas manteniendo pulsada la tecla ctrl.

• También puede seleccionar una a una cada una de las Tablas y pulsar sobre el botón

3. Una vez agregadas las Tablas, nos aparecerán en la ventana de Diseño de Consulta de la forma:

NOTA IMPORTANTE !!! Para que la información que muestre la Consulta, sea correcta, las Tablas que contengan campos con los mismos valores tienen que estar relacionadas.


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Las tablas seleccionadas están relacionadas Si, por cualquier motivo necesita incorporar una nueva Tabla a la Consulta recuerde que sólo tiene que abrir la ventana de Mostrar Tabla:

4. Los siguientes pasos son los propios de cualquier Consulta vista hasta ahora.


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Hacer una Consulta donde se listen los TÍTULOS de las películas alquiladas por los socios. Los datos que se deberán mostrar son: TÍTULO de la película, NOMBRE y APELLIDOS del socio, la FECHA DE ALQUILER así como el campo DEVUELTO.

IMPORTANTE: Las Tablas deben estar bien relacionadas, de lo contrario, el resultado no será el correcto.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione las Tabla Artículos, Socios y Alquileres.

(b) Seleccione los campos:

De la Tabla Alquileres: FECHAALQUILER y DEVUELTO

De la Tabla Socios: NOMBREAPELLIDOS

De la Tabla Artículos: TÍTULO

Resultado

7.18


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Modifique el ejercicio anterior para que el listado de las películas alquiladas sea para un determinado socio (esto nos está indicando que deberemos utilizar un parámetro para el campo SOCIO de la Tabla Alquileres que es el valor que relaciona las Tablas Socios y Alquileres)

IMPORTANTE: Las Tablas deben estar bien relacionadas, de lo contrario el resultado será erróneo.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione las Tabla Artículos, Socios y Alquileres.

(b) Seleccione los campos indicados en la siguiente imagen, y escriba el parámetro en el apartado Criterios del campo socio de la Tabla Alquileres.

No está activado el cuadro de verificación del apartado Mostrar así pues, cuando se ejecute la Consulta el campo Socio no se mostrará. Este campo sólo lo utilizamos para crear la Consulta con las especificaciones del enunciado.

(c) Defina el parámetro en la ventana Parámetros de la consulta, para realizar este paso pulse sobre la opción de la pestaña

.

7.19


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Al ejecutar la consulta Access le pedirá el valor para el campo Socio.

El resultado variará en función del valor dado al parámetro.

(d) Ejecute la Consulta, por ejemplo con el valor del parámetro socio:

Resultado El socio al que corresponde el NIF 1111111C es ANAM

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Consultas de Totales

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(9) Consultas de Totales

Consultas que nos permiten operar con los campos de una Tabla (Sumar, Contar, elegir el valor máximo o mínimo, …).

Pasos para crear Consultas de Totales:

(a) Cree una consulta en Vista Diseño.

(b) Pulse sobre el icono del grupo de la pestaña Diseño. Al pulsar sobre este icono, aparece en la ventana de Diseño de Consulta un

nuevo apartado este apartado es una lista de operaciones a realizar con el campo, útil para resumir los contenidos del campo.

Con este tipo de Consultas se puede saber, por ejemplo, la cantidad de veces que ha sido alquilada una película, cuál es el valor total de las películas, cuál es la película más veces alquilada o vendida, cuál ha sido la adquisición más cara…

• Suma. Suma los elementos de una columna. Sólo para columnas con valores numéricos o moneda.


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Cree una Consulta que muestre el total de las películas para alquiler y para venta.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione las Tabla Artículos.

(b) Pulse el icono para crear una Consulta de Totales.

(c) Seleccione la función Suma en el apartado Total de los campos CANTIDAD EN ALQUILER y CANTIDAD EN VENTA.

(d) Ejecute la consulta

Resultado

¿Cuál hubiera sido el resultado si quisiera agruparlo por tipo (género) de películas?

Resultado

La suma de las películas en Alquiler y las películas en venta están grupadas por tipo, así que el resultado es el número total de películas en Alquiler y en venta del género Bélica, del género Clásico, …

7.20


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• Promedio. Calcula el valor medio de una columna. La columna debe contener datos numéricos, de moneda o de fecha y hora.

• Cuenta. Cuenta el número de elementos en una columna.

Cree una Consulta que cuente el número de veces que se ha alquilado una película. El resultado de la Consulta deberá mostrar el TÍTULO de la película y el número de veces que se ha alquilado.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione las Tablas Artículos y Alquileres. Las Tablas deberán estar relacionadas.


(c) Seleccione el campo TÍTULO y el campo ARTÍCULO:


Resultado

7.21


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• Máximo. Devuelve el elemento de mayor valor. Si el campo es de tipo texto, el mayor valor es el último valor alfabético y Access no distingue mayúsculas de minúsculas.

• Mínimo. Devuelve el elemento de menor valor. Si el campo es de tipo texto, el menor valor es el primer valor alfabético y Access no distingue mayúsculas de minúsculas.

Consulta que dé como resultado el PRECIO de la película más cara y la más barata.



(c) Seleccione:

(e) Ejecute la consulta

Resultado

Si añadimos el campo TÍTULO de la forma:

7.22


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Resultado

• Desviación Estándar. Mide el grado de dispersión de los valores con respecto a un promedio (una media).Para campos con valores numéricos.

• Varianza. Mide la varianza estadística de todos los valores de la columna. Esta función se puede usar únicamente con datos numéricos y monetarios. Si la Tabla contiene menos de dos filas, Access devuelve un valor nulo.

• Primero y Último. Para Consultas de un sólo campo indica cuál es el primer y el último registro introducido en la Tabla.

Si en la Consulta aparece más de un campo, si hay valores repetidos sólo aparecerán los que se han introducido en primero o en último lugar para cada grupo de valores repetidos.


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Cree una Consulta que muestre el último registro introducido en la Tabla Artículos.



(c) Seleccione:


Resultado

Compruebe el resultado si:

Seleccione la función en todos los campos excepto en el campo código que continúe con .

Aparecerán todos los registros de la Tabla Artículos

7.23


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• Dónde. Esta opción hay que seleccionarla cuando indiquemos algún criterio de selección para el campo.

Cree una Consulta que muestre el número de veces que se ha alquilado una película de GÉNERO clásico.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione lass Tabla Artículos y Alquileres.


(c) Seleccione:

O También:


NOTA Access no puede mostrar el campo para el que se ha especificado la opción Donde en el apartado Total. Si se fija, al seleccionar Donde se desactiva la casilla del apartado Mostrar. Si quiere que aparezca este campo en la ejecución de la Consulta deberá agregarlo dos veces (una con la opción Donde y la otra sin ella).

7.24

NOTA El valor especificado en el apartado Criterios hay que escribirlo tal como esté en la Tabla (incluido mayúsculas y minúsculas).


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Resultado

Unidad Didáctica 7: Consultas creadas en Access 2007 Consultas con campos calculados

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(10) Consultas con campos calculados

Consultas, en las que se crean nuevos campos a partir de otros existentes en la Tabla o Tablas implicadas en la Consulta, estos nuevos campos sólo serán visibles en la ejecución de la Consulta, no modifican la estructura de ninguna de las Tablas implicadas.

Suponga, por ejemplo, que desee saber cuantos días han transcurrido desde el día de alquiler y el día de devolución de una película, esta información no está en ninguna Tabla. Podemos, sin embargo, construir una Consulta y añadir un campo calculado que haga la operación de restar el día de alquiler (campo Fecha alquiler de Tabla Alquileres) y el día de devolución (campo Fecha devolución de Tabla Alquileres). Vea el ejemplo siguiente.

Cree una Consulta que muestre cuántos días se han tenido en alquiler cada una de las películas.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione las Tabla Artículos y Alquileres.

(b) Seleccione los campos Título de la Tabla Artículos y FechaAlquiler y FechaDevolución de la Tabla Alquileres.

(c) Posicione el cursor en el apartado Campo en una columna en blanco de la Consulta y pulse sobre él con el botón derecho del ratón; aparece el siguiente menú:

(d) Aparece una nueva ventana donde deberemos elegir los campos y la

operación que queremos realizar con ellos. Para ello abrimos la carpeta Tablas y pulsamos sobre la Tabla Alquileres:

7.25

Pulse sobre para generar la expresión que creará el contenido del nuevo campo.


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En la columna que le sigue aparecerán los campos que componen la Tabla.

La expresión quedará de la forma:

Para crear esta expresión realice un doble clic sobre el campo FECHAALQUILER, seguidamente pulse sobre el icono para realizar la operación de resta y para finalizar realice un doble clic sobre el campo FECHADEVOLUCIÓN.

(e) En el nuevo campo aparecerá la expresión:

El nombre Expr1 puede ser modificado y ponerle un nombre más identificativo, cambiaremos Expr1 por Días En Alquiler, éste será el nombre que aparezca, identificando al campo calculado, al ejecutar la Consulta.


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(f) Ejecute la Consulta.

Resultado

Los campos calculados se pueden utilizar como información para realizar otras Consultas.


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Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione las Tabla Artículos y Alquileres alquiler una película más de 11 días. Mostrar el TÍTULO de la Película.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño ( ).

(b) Seleccione la consulta creada en el ejemplo anterior.

(c) Seleccione los campos TÍTULO Y DÍAS EN ALQUILER de la Consulta y ponga en el apartado Criterios del campo Días en alquiler >11.


Resultado

7.26


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Imagine que además de los campos DÍAS EN ALQUILER y TÍTULO, deseamos que aparezca el campo DIRECTOR; dicho campo se encuentra en la Tabla Artículos, no en la Consulta que estamos utilizando como base para hacer este ejemplo, así que deberá añadir esta Tabla a la Consulta que estamos diseñando. Recuerde que para mostrar las

Tablas puede utilizar el icono y añada la Tabla Artículos.

Seleccione los campos que se indican:

El resultado será el siguiente, un total de 34 registros:

¿Se ha dado cuenta que no es el que se buscaba?.

¿Por qué ha ocurrido ésto? Porque no hay ningún tipo de relación entre la Consulta y la Tabla de donde sacamos la información.


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¿Cómo relacionamos una Consulta y una Tabla? En la ventana de Diseño de la Consulta que estamos diseñando seleccione el campo TÍTULO de la Consulta y llévelo hasta el mismo campo de la Tabla Artículos.

Una vez creada la relación, realice un doble clic sobre ella para seleccionar el tipo de combinación.

El resultado de esta relación será:

Si Ejecuta la Consulta, el resultado será:


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Utilizar funciones para construir campos calculados.

ACCESS lleva incorporadas diferentes funciones que le ayudaran a construir campos calculados, estas funciones sirven para manipular texto, fechas, etc.

Cree una Consulta que muestre el mes en el que se han alquilado las películas. Mostraremos los campos TÍTULO de la película, NOMBRE y APELLIDOS del Socio, FECHA DE ALQUILER y el nuevo campo calculado donde se muestre sólo el mes de Alquiler de la película.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione las Tablas Alquileres, Artículos y Socios.

(b) Seleccione los campos TÍTULO, NOMBREAPELLIDOS Y FECHA DE ALQUILER de las Tablas correspondientes.

(c) Posicione el cursor en el apartado Campo de una columna en blanco y pulse, sobre él, con el botón derecho del ratón. En el menú

emergente, seleccione la opción .

(d) En la ventana de Generador de Expresiones, abra la carpeta Funciones Incorporadas y seleccione el grupo de funciones Fecha/Hora:

Seleccione la función Mes

y pulse sobre el botón o realice un doble clic para hacer que esta función aparezca en el cuadro de texto que hay en la parte superior de la ventana Generador de Expresiones y así poder trabajar con ella. Aparecerá de la forma: Mes («número») ahora habrá que sustituir «número» por el campo FECHAALQUILER de la Tabla Alquileres; para ello, despliegue la carpeta y pulse sobre la carpeta de y seleccione el campo FECHAALQUILER

7.27


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realizando un doble clic sobre él. La expresión quedará de la siguiente forma:

Pulse sobre el botón y la Consulta será:

(e) Cambie el nombre del campo calculado Expr1 por el de Mes en Alquiler.


Resultado


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Utilizando la Consulta del Ejemplo anterior crear una nueva consulta para que en lugar de que aparezca el número del mes en el que se alquiló la película, aparezca el nombre del mes.

Utilizaremos como valor base el campo calculado Mes en alquiler del ejemplo anterior y a este campo le aplicaremos la función NombreMes(mes;abreviate) a la que le pasaremos como parámetro el valor del campo calculado Mes en alquiler.

Al ejecutarse esta Consulta aparecerán los siguientes campos:

- TÍTULO de la película (ordenados ascendentemente) - NOMBRE Y APELLIDOS del socio - FECHA DE ALQUILER - NOMBRE DEL MES en el que se alquiló la película.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione la Consulta EjemploGuiado_UD7_27.

(b) Para esta nueva Consulta utilizaremos todos los campos de la Consulta EjercicioGuiado_UD7_27.

(c) Añada la ordenación ascendente para el campo TÍTULO .

(d) Desactive el apartado Mostrar del campo MES EN ALQUILER.

(e) Cree un nuevo campo Calculado y abra la ventana del Generador de Expresiones. Seleccione la Función NombreMes del bloque de funciones Fecha/Hora de las Funciones Incorporadas y pulse sobre el

botón o realice un doble clic sobre ella.

Seleccione el interior del paréntesis de la función NombreMes y lo sustituiremos por el campoCalculado Mes en Alquiler; recuerde que para acceder a este campo deberá dirigirse a la carpeta , abrir la subcarpeta y seleccionar el campo MES EN ALQUILER.


Resultado

7.28


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Consultas utilizando la función condicional Silnm

Esta función, permite escoger el resultado o la operación ha realizar en una columna calculada, en función del contenido de otra columna. La expresión general para la función es,

SiInm (Condición; operación si la condición es cierta; operación si la condición es falsa)


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Realizar una Consulta que muestre el mensaje “Sin penalización” si el número de días que ha tenido alquilada una película no excede de 15 y un mensaje indicando el número de días en los que no podrá alquilar una película, este número se realizará según el siguiente cálculo:

5 * número de días que exceda de 15.

(a) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione la Tabla Alquileres.

(b) Seleccione los campos SOCIO, ARTÍCULO, FECHA ALQUILER y FECHA DEVOLUCIÓN.

(c) Cree el campo calculado DÍAS EN ALQUILER de la misma forma que lo hizo en el Ejemplo Guiado 25.

Días en Alquiler: [Alquileres]![FechaDevolución]-[Alquileres]![FechaAlquiler]

(d) Guarde la Consulta, de lo contrario no podrá utilizar el campo calculado creado en el apartado (c).

(e) Posicione el cursor en el apartado Campo de una columna en blanco de la Consulta para crear otro campo Calculado donde utilizaremos la función SiInm. Esta función la encontrará en la carpeta

y seleccionando el bloque . El formato que aparecerá en el cuadro de texto de la ventana Generador de Expresiones será la siguiente:

(f) Este nuevo campo lo llamaremos PENALIZACIÓN.

(g) La expresión del nuevo campo calculado, PENALIZACIÓN es la siguiente:

Penalización: SiInm([Días en alquiler]>15; ([Días en alquiler]-15)*5; "Sin penalización")

7.29

Texto entrecomillado porque es un literal, queremos que aparezca este texto.


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(h) Ejecute la Consulta.

Resultado

Si quisiéramos que apareciera la palabra días junto con los días de penalización, es decir, en el resultado anterior, en el único registro que tiene penalización apareciera 20 días en lugar de 20; tendríamos que concatenar el texto días al resultado de la operación.

Para concatenar cadenas utilizaremos el operador & El campo quedaría de la forma:

Penalización: SiInm([Días en alquiler]>15; ([Días en alquiler]-15)*5 & " días" ; "Sin penalización")


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Unidad Didáctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007

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Unidad Didáctica 8

Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007

En esta Unidad didáctica aprenderemos a crear Consultas de forma fácil y rápida utilizando los asistentes que nos proporciona Access

Unidad Didáctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007

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2 Consultas Sencillas

65

3 Consultas de referencias cruzadas 72

4 Consultas de búsqueda de duplicados

79

5 Consultas de búsqueda de no coincidentes

81

Unidad Didáctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007 Consultas Sencillas

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(1) Introducción

Para crear una Consulta utilizando cualquiera de los Asistentes siga los siguientes pasos:

1. Pulse sobre el icono del grupo de la pestaña

.

2. Se abre una ventana donde se muestran todos los asistentes de los que

dispone para crear Consultas.

Breve descripción de los asistentes:

Asistente para Consultas sencillas

El asistente para consultas sencillas permite hacer rápidamente Consultas de detalle (Consultas sencillas donde sólo seleccione los campos que desea visualizar de la Tabla sin ningún tipo de criterio de selección) o resumen (Consultas de Totales).


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Asistente para Consultas de referencias cruzadas

Una consulta de referencias cruzadas muestra resúmenes de datos en formato cartesiano. Muestra sumas, promedios, etc. agrupados sobre valores que se muestran en la fila superior y la columna de la izquierda.

Asistente para búsqueda de duplicados

Este tipo de consultas permite localizar valores repetidos dentro un campo de una Tabla o de una Consulta.

Asistente para la búsqueda de no coincidentes

Ayuda a buscar datos de una Tabla que no estén en otra.


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(2) Consultas Sencillas

Para crear una Consulta utilizando el Asistente para Consultas sencillas deberá seguir los siguientes pasos:

1. Pulse sobre el icono del grupo de la pestaña

.

2. Seleccione Asistente para Consultas sencillas y pulse sobre el botón

.

3. Aparece la ventana donde deberá elegir la Tabla sobre la que se realiza la Consulta y los campos que desea incluir; para ello seleccione los campos,

uno a uno, de la lista de Campos disponibles y pulse sobre el icono . Si lo que desea es seleccionar todos los campos de la Tabla, pulse sobre el

icono . Una vez seleccionados los campos, pulse sobre .


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4. Seleccionar el tipo de Consulta que desea. Esta opción sólo aparecerá si ha seleccionado algún campo de tipo numérico.

5. Mostrará los valores de los campos seleccionados en la ventana anterior


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Cree una consulta, utilizando el asistente para Consultas sencillas que muestre los campos Título, Tipo y Precio de la tabla Artículos.

(a) Cree una Consulta con el asistente para Consultas sencillas.

(b) Seleccione en la lista desplegable de Tablas/ Consultas, la Tabla Artículos y los campos seleccionados serán los que aparecen en la columna . Pulse sobre el botón .

(c) El asistente solicita el tipo de consulta que deseamos (Detalle o

Resumen). Seleccione Detalle y pulse .

(d) Guarde la Consulta con el título EjemploGuiado_UD8_1. En esta misma ventana, Access nos pregunta si deseamos ver el resultado de la Consulta o deseamos abrir la consulta en modo diseño (modo en el que hemos estado trabajando en la Unidad Didáctica 7).

(e) Elija y

pulse sobre el botón de .

8.1


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Esta opción es útil cuando queremos realizar operaciones con los campos numéricos de la Tabla (Sumar los valores de un campo, obtener el valor máximo o mínimo, calcular el promedio de un campo).

NOTA

En la ventana de opciones de resumen sólo se presentarán los campos numéricos.


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Cree una Consulta que muestre el PRECIO máximo de la Tabla Artículos.

(a) Cree una Consulta con el asistente para Consultas sencillas.

(b) Seleccione en la lista desplegable de Tablas/ Consultas, la Tabla Artículos y seleccione el campo PRECIO:

Pulse sobre el botón .

(c) Ahora el asistente solicita el tipo de Consulta que deseamos (Detalle

o Resumen). Seleccione Resumen y pulse .

(d) Seccione la casilla de verificación de Máx

(e) Guarde la Consulta con el nombre EjercicioGuiado_UD8_2.

Resultado

En la ventana Opciones de Resumen, en la parte inferior derecha, aparece una casilla de verificación que si se selecciona da como resultado una nueva columna indicando el número de registros que tiene la Tabla Artículos.

Resultado

8.2


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¿Qué tendríamos que hacer para que se muestre el TÍTULO de la película?

Deberemos crear una nueva Consulta en modo Diseño en la que formarán parte la Tabla Artículos y la Consulta que acabamos de crear (EjemploGuiado_UD8_2). La nueva consulta quedará de la forma :

Resultado

El campo PRECIO de la Tabla Alquileres deberá ser igual al campo Máx De PRECIO creado en la Consulta EjercicioGuiado_UD8_2

Unidad Didáctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007 Consultas de Referencias Cruzadas

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(3) Consultas de Referencias Cruzadas

Muestran una Tabla en la que aparecerán unos resultados (numéricos) en cada celda que referenciarán a la intersección de la fila y columna correspondiente.


(a) Cree una Consulta con el asistente de Referencias Cruzadas.

(b) Seleccione la Tabla Socios y pulse sobre

(c) Elija los campos que quiere situar en la columna izquierda.

Seleccione el campo CIUDAD. y haga clic sobre el botón para que aparezca en la columna . Pulse sobre el botón

.

8.3


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(d) Aparece un cuadro similar al anterior donde tendrá que indicar el

campo de encabezado de las columnas. Seleccione el campo

OCUPACIÓN y pulse botón .

(e) Elija el campo con el que se va a operar para mostrar el resultado de

dicha operación en la intersección de cada una de las filas y


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columnas. Escoja el campo NIFSOCIO de la lista Campos y función

Cuenta de la lista Funciones. Pulse sobre botón .

Resultado


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(a) Cree una Consulta con el asistente de Referencias Cruzadas.

(b) Seleccione la Tabla Artículos

(c) Seleccione el campo TIPO y haga clic sobre el botón para que aparezca en la columna de Campos seleccionados.

En la columna de la izquierda aparecerán todos los TIPOS (GÉNEROS) de películas que hay en la Tabla Artículos. Y pulse sobre

para continuar.

(d) Seleccione el campo cuyos valores desea que sea aparezcan como

cabecera de cada una de las columnas de la Tabla resultante.

Seleccione el campo DIRECTOR. Y pulse .

8.4


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(e) Seleccione el campo CÓDIGO y la función Cuenta ya que lo que quiere

es contar el número de directores que trabajan en un determinado género de películas.

- Para que aparezca la columna que nos muestre el número de directores que trabajan cada uno de los géneros cinematográfico deberemos seleccionar la casilla de verificación


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Pulse sobre .

(f) Guarde la Consulta como EjercicioGuiado_UD8_4.

Resultado (parcial, faltan directores):

Cree una Consulta de referencias cruzadas que muestre cuántas veces se ha alquilado cada una de las películas por ciudad.

Esta Consulta tiene que basarse en otra puesto que los campos que necesitamos se encuentran en varias Tablas (Alquileres, Socios y Artículos).

(a) Lo primero que tenemos que hacer es realizar la Consulta que muestre las películas que se han alquilado en una determinada ciudad (suponemos que cada socio alquila en su ciudad).

La Consulta la realizaremos en modo Diseño y quedaría de la siguiente manera:

Columna que muestra el número total de películas por género cinematográfico.

8.5 NOTA

Para que una Consulta pueda utilizarse como partida para otra Consulta de referencias cruzadas, al menos deberá tener 3 campos numéricos, de fecha o de texto.


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(b) Acceda a crear una Consulta con el asistente de Referencias Cruzadas.

(c) Pulse el botón de radio y seleccione la Consulta que acabamos de crear.

(d) Seleccione el campo TÍTULO y pulse sobre el botón para que aparezca en la columna de Campos seleccionados.

En la columna de la izquierda aparecerán todos los TÍTULOS de películas que hay en la Consulta que estamos utilizando como base.

Y pulse sobre para continuar.

(e) Ahora deberá seleccionar el campo cuyos valores que desea que aparezcan como cabecera de cada una de las columnas de la Tabla

resultante. Seleccione el campo CIUDAD. Y pulse .

(f) En la siguiente pantalla, seleccione la función Cuenta sobre el campo ARTÍCULOS.

(g) Guarde la Consulta como EjercicioGuiado_UD8_5.

Resultado

Unidad Didáctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007 Consultas de búsqueda de duplicados

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(4) Consultas de búsqueda de duplicados

Permiten localizar valores repetidos dentro un campo de una Tabla o de una Consulta.

Son como las Consultas de Totales en las que se agrupa por un campo y se utiliza la función Cuenta en otro, pero a diferencia de la Consulta de Totales, en la Consulta de búsqueda de duplicados, aparecen los valores que están repetidos pero no aparece ninguna columna que indique el número de veces que se repite dicho valor.

Cree una Consulta en la que se muestren las películas que se han alquilado en más de una ocasión.

La Consulta mostrará el CÓDIGO de la película, el NIF DEL SOCIO, FECHA DE ALQUILER.

(a) Cree una Consulta con el Asistente para búsqueda de duplicados.

(b) Seleccione la Tabla Alquileres y pulse .

(c) Seleccione el campo cuyos valores repetidos deseamos encontrar.

Seleccione los campos ARTÍCULO y pulse sobre para continuar.

(d) Seleccione qué campos desea que aparezcan en el resultado de la Consulta, además del de ARTÍCULOS seleccionado en el apartado anterior.

(e) Seleccione los campos SOCIO y FECHA DE ALQUILER.


NOTA Los valores que aparecen una sóla vez no se mostrarán en el resultado de la Consultas, sólo aparecen registros con valores repetidos en el campo que se le indique.

8.6

Unidad Didáctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007 Consultas de búsqueda de duplicados

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Resultado

Unidad Didáctica 8: Consultas creadas utilizando los asistentes de Access 2007 Consultas de búsqueda de no coincidentes

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(5) Consultas de búsqueda de no coincidentes

Este tipo de Consulta sirve para buscar valores de una tabla que no estén en otra.

Realice una Consulta en la que se muestren las películas que aún no se han alquilado.

Los datos que aparecerán en el resultado de la Consulta serán TÍTULO, DIRECTOR y TIPO (género).

(a) Cree una Consulta con el Asistente búsqueda de no coincidentes.

(b) Seleccione la Tabla donde se encuentran todos los Artículos.

Seleccione la Tabla Artículos y pulse .

(c) Seleccione la Tabla donde están los registros que queremos relacionar con los del apartado (b).

Seleccione la Tabla Alquileres y pulse sobre .

(d) Seleccione qué campos son los que deseamos relacionar, deberán ser campos que contengan los mismos datos. En nuestro caso serán los campos CÓDIGO de la Tabla Artículos y el campo ARTÍCULO de la Tabla Alquileres.

8.7


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(e) Seleccione los campos que desea que aparezcan al ejecutar la Consulta que estamos realizando. Elija los campos TÍTULO, DIRECTOR y TIPO.

Pulse



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Resultado

Unidad Didáctica 9: Consultas para la manipulación de Tablas

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Unidad Didáctica 9

Consultas para la manipulación de Tablas

Estas Consultas nos permitirán crear Tablas a partir de la información contenida en otras y añadir, actualizar o eliminar registros.

Unidad Didáctica 9: Consultas para la manipulación de Tablas

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2 Consultas para la creación de nuevas Tablas

87

3 Consultas para la actualización de los registros de una Tabla

94

4 Consultas para añadir registros a una Tabla

98

5 Consultas para eliminar registros de una Tabla

106

Unidad Didáctica 9: Consultas para la manipulación de Tablas Introducción

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(1) Introducción

Estas Consultas nos permitirán crear nuevas Tablas a partir de información contenida en otras ya existentes o manipular la información contenida en las mismas. No podremos añadir nuevos campos ni modificar el tipo u otros detalles de la definición de los campos.

Para crear este tipo de Consulta, lo primero que tendremos que hacer será crear una consulta en modo Diseño. Recuerde que para crear una Consulta en modo

Diseño deberá pulsar sobre del grupo de la pestaña . Una vez que estemos en la ventana de Diseño de Consulta verá los siguientes botones

del grupo de la pestaña .

En esta unidad didáctica aprenderemos a usar los siguientes tipos de Consulta:

Consulta para crear una nueva Tabla a partir de los datos recogidos de otras Tablas, de la misma o de otra base de datos.

Consulta para añadir nuevos registros a una Tabla procedentes de otras Tablas.

Consulta para actualizar los valores de uno o más campos de una Tabla.

Consulta para eliminar registros de una Tabla.

Unidad Didáctica 9: Consultas para la manipulación de Tablas Consultas para la creación de nuevas Tablas

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(2) Consultas para la creación de nuevas Tablas

Este tipo de Consultas sirven para crear una Tabla a partir de registros contenidos en otra Tabla. La nueva Tabla tendrá la misma estructura que aquella de donde parten los datos.

Para crear una nueva Tabla a partir de una existente, utilizaremos el icono

Realice una Consulta que cree una Tabla con todas las películas de Pedro Almodóvar.


(b) Seleccione la Tabla Artículos y cierre la ventana Mostrar Tabla.

(c) Pulse sobre la opción

(d) Escriba el nombre que tendrá la nueva Tabla.

(e) Indicaremos en qué base de datos deseamos almacenar la nueva

Tabla; las opciones son: en la base de datos con la que estamos trabajando o en otra base de datos, que ya esté creada, cuya ubicación y nombre deberemos indicar.

Seleccione

9.1


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(f) El siguiente paso será elegir qué campos tendrá la nueva Tabla y el Criterio de selección utilizado para los registros que contendrá.

Elegiremos todos los campos y como Criterio de selección para el campo DIRECTOR pondremos “Pedro Almodóvar”

(g) Guarde la consulta.

Al guardar la consulta aparecerá en el área de exploración con un icono diferente a las que se han guardado hasta ahora.

(h) Ejecute la consulta.

De forma predeterminada, cuando se abre una base de datos que no reside en una ubicación de confianza, o bien, cuando se opta por no confiar en la base de datos, Access impide la ejecución de todas las consultas de acción, es decir, las consultas de datos anexados, consultas de actualización, consultas de eliminación y consultas de creación de tabla.

Elegiremos sólo los registros que tengan como DIRECTOR a Pedro Almodóvar.

El apartado Mostrar está desactivado porque no se puede mostrar un mismo campo más de una vez y el campo DIRECTOR ya está incluido al seleccionar en la primera columna Artículos.*


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Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

Si ve ese mensaje, siga este procedimiento para habilitar el contenido bloqueado:

• En la barra de mensajes, haga clic en Opciones. Aparecerá el cuadro de

diálogo Confiar en Office. • Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en

Aceptar. Vuelva a ejecutar la consulta.

Si no ve la Barra de mensajes Haga clic en la pestaña Herramientas de base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.


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(i) Al ejecutar la Consulta le aparecerá el siguiente mensaje:

(j) Y después este otro

Este mensaje le indica que en la nueva Tabla se van a añadir 3 registros, que son los registros cuyo DIRECTOR es Pedro Almodóvar.

(k) Observe que, en el área de exploración aparecerá la Tabla creada a partir de la Consulta que acabamos de diseñar.

(l) Abra la Tabla Películas de Pedro Almodóvar_UD9_1.


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Realice una Consulta que cree una Tabla para un determinado TIPO de películas de la Tabla Artículos.

Para realizar este ejercicio lo mejor será hacer una Consulta genérica que utilice parámetros, de esta forma una única Consulta nos servirá para crear una Tabla que contendrá los registros correspondientes al TIPO introducido para el parámetro en tiempo de ejecución.

NO CREARÁ UNA TABLA POR CADA EJECUCIÓN DE LA CONSULTA




(d) Escriba el nombre que tendrá la nueva Tabla.

La Tabla la crearemos en la base de datos activa.

(e) El siguiente paso será elegir los campos que deseamos tenga la nueva Tabla y el Criterio de selección para con los registros. Incluya todos los campos.

(f) Definimos el parámetro GENERO, para ello, recuerde que deberá

pulsar sobre del grupo de la pestaña , y escriba el nombre del parámetro y su tipo de datos.

9.2


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(g) Ejecute la Consulta.

Escriba un valor para el parámetro GENERO.

Le mostrará el siguiente mensaje:

(h) Si abrimos la Tabla el resultado será:

(i) ¿Qué ocurre si intenta ejecutar de nuevo la Consulta?


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Le mostrará en pantalla un mensaje indicándole que si sigue adelante con la ejecución de la Consulta los datos que tiene la Tabla que se creó cuando se ejecutó la Consulta se eliminarán y pasará a contener los registros que cumplan con el nuevo parámetro que se le introduzca.

Unidad Didáctica 9: Consultas para la manipulación de Tablas Consultas para la actualización de los registros de una Tabla

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(3) Consultas para la actualización de los registros de una Tabla

Este tipo de Consultas, como su propio nombre indica, sirven para modificar los valores de un determinado campo de una Tabla. Resultan muy útiles en actualizaciones y modificaciones de grupos de registros.

Cree una Consulta que actualice, de la Tabla Socios, la CIUDAD Málaga por MÁLAGA.


(b) Seleccione la Tabla Socios y cierre la ventana Mostrar Tabla.


(d) Seleccione el campo CIUDAD de la Tabla Socios.

El nuevo valor será MÁLAGA luego en el apartado

pondremos MÁLAGA y para finalizar indicaremos qué valores son los que se desean actualizar a través del apartado , queremos que se actualicen los campos con valor Málaga (si nos saltamos este último paso se actualizarán todos los valores del campo CIUDAD a MÁLAGA).

La Consulta quedará de la siguiente forma:

(e) Ejecute la consulta.

(f) Al ejecutar la Consulta, se mostrará la siguiente ventana de aviso.

NOTA No se pueden actualizar campos donde halla definida una lista de valores.

9.3


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Este mensaje nos indica que se ha encontrado una fila (registro) donde el campo CIUDAD tiene el valor Málaga y que se va actualizar al valor MÁLAGA.

Abra la Tabla Socios para comprobar el Resultado, después de la actualización tendrá el siguiente aspecto:

Cree una Consulta que actualice el campo cantidad de películas en alquiler de la Tabla Artículos, incrementándola en un 10%.




(d) Seleccione el campo CANTIDAD EN ALQUILER de la Tabla Artículos.

En el apartado tendremos que introducir la expresión que sume a la CANTIDAD EN ALQUILER actual el 10%; para ello, utilizaremos el generador de expresiones.

• Posicione el cursor en : • Pulse sobre la herramienta generador de expresiones

del grupo de la pestaña . También podría haber utilizado el menú contextual

con el botón derecho del ratón.

9.4


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• Seleccione el campo CANTIDAD EN ALQUILER de la Tabla Artículos y pulse sobre el icono (o teclee +)

• Seleccione de nuevo el campo CANTIDAD EN ALQUILER de la Tabla Artículos y multiplíquelo por 0,10 (no escriba 0.10ya que Access mostrará un mensaje de error).

(Esta última operación está entre paréntesis para controlar bien el orden en el que se ejecutarán las operaciones).

[Artículos]![CANTIDAD EN ALQUILER] +( [Artículos]![CANTIDAD EN ALQUILER] *0,10 )

La Consulta tendrá el siguiente aspecto:

(e) Ejecute la consulta.

(f) Al ejecutar la Consulta, nos aparecerá la siguiente ventana de aviso.

(g) Abra la Tabla Artículos para comprobar el Resultado.


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Fíjese que si el redondeo es menor a 0,5 no se incrementa. 4 * 0,10 = 0,4 (no se incrementa la cantidad en alquiler).

Unidad Didáctica 9: Consultas para la manipulación de Tablas Consultas para añadir registros a una Tabla

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(4) Consultas para añadir registros de una Tabla

Este tipo de consultas sirve para añadir registros provenientes de otra tabla, de la misma o de otra base de datos, sobre la tabla activa.

Cree una Consulta que añada los registros de la Tabla Socios de CCM, con todos sus campos, de la base de datos VideoClub sucursal CCM 2007 a la Tabla Socios de la base de datos VideoClub2007 (con la que hemos estamos trabajando).

(a) Abra la base de datos VideoClub sucursal CCM 2007 que podrá encontrar en la opción Mesa del Alumno, en la pestaña Materiales de apoyo, en el Módulo 3.

(b) Cree una Consulta en modo Diseño.

(c) Seleccione la Tabla Socios de CCM y cierre la ventana Mostrar Tabla.

(d) Pulse sobre la opción .

(e) Seleccione la base de datos donde se encuentra la Tabla Socios. Esta Tabla no se encuentra en la base de datos activa así que deberemos activar el botón de radio y buscar la

base de datos VideoClub2007 ayudándonos del botón .

(f) Pulsar sobre el botón .

(g) Seleccione los campos que desea añadir a la Tabla Socios. En nuestro caso todos.

9.5


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Quizás le aparezca la ventana

Marque la opción Habilitar este contenido.

Le aparecerá el siguiente aviso:

Pulse sobre el botón para añadir las 3 filas de la Tabla Socios de CCM a la Tabla Socios.


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(h) Abra la base de datos VideoClub2003 para comprobar que la Tabla Socios contiene 6 registros nuevos.

.


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Cree una Consulta de Actualización que añada los registros de la Tabla Alquileres de CCM (de la base de datos videoclub sucursal CCM 2007) a la Tabla Alquileres (de la base de datos VideoClub2007) pero sólo se añadirán los registros de los socios de Toledo.

(a) Lo primero que haremos será importar las Tablas Alquileres de CCM y Socios de CCM a la base de datos VideoClub2007 para ello siga los siguientes pasos:

• Abra la base de datos VideoClub2007.

• Pulse sobre del grupo de la pestaña .

• Busque la base de datos videoclub sucursal CCM 2007 utilizando el

botón .

• En la pantalla de Importar objetos, seleccione las dos Tablas (Alquileres de CCM y Socios de CCM).

9.6


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• Compruebe que aparecen las dos Tablas como objetos de la base de datos activa.

• Si no lo están ya, relacione las dos Tablas que ha importado,

recuerde que deberá usar la herramienta .

(b) Cree una Consulta en modo Diseño y seleccione la Tabla Socios de

CCM y Alquileres de CCM y cierre la ventana Mostrar Tabla.


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(c) Pulse sobre el icono .

(d) Seleccione la Tabla a la que desea anexar los datos. Como la Tabla Alquileres se encuentra en la base de datos activa deberá estar seleccionado el botón de radio

Pulse sobre el botón

(e) En este punto elegiremos los campos que desea sean reflejados y el criterio de selección, los Socios serán de la ciudad de Toledo.

(f) Ejecute la Consulta y aparecerá en pantalla un aviso que le indicará

que se van a anexar 5 registros. Pulse para seguir con la ejecución.

(g) Abra la Tabla Alquileres y compruebe que se han añadido los registros correspondientes a los alquileres de CCM de los socios de Toledo (en la Tabla Alquileres aparecerá un total de 19 registros).

Resultado


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Opción sin importar las Tablas a la base de datos VideoClub2003

(a) Abra la base de datos

(b) Cree una consulta en modo diseño con las Tablas Alquileres de CCM y Socios de CCM.


(d) Seleccione la base de datos Videoclub 2007 y la Tabla donde se añadirán los registros.


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(e) Ejecute la Consulta.

(f) Aparece el mensaje

(g) Abra la base de datos VídeoClub2003 y compruebe que en la Tabla

Artículos están los registros anexados.

Unidad Didáctica 9: Consultas para la manipulación de Tablas Consultas para eliminar registros a una Tabla

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(5) Consultas para eliminar registros de una Tabla

Este tipo de Consultas nos permitirán eliminar registros de una Tabla. Asegúrese bien de los registros a eliminar ya que una vez ejecutada la Consulta no hay opción de deshacer la operación.

Cree una Consulta que elimine de la Tabla Alquileres los registros de los socios de Toledo.

Necesitamos un criterio para eliminar sólo los registros que necesitamos. Fíjese que en el campo IDENTIFICADORALQUILER de todos los registros que queremos eliminar, el segundo carácter es un 2 luego podemos utilizar el criterio: Como ‘?2*’


(b) Seleccione la Tabla Alquileres.


(d) Seleccione el campo IDENTIFICADORALQUILER de la Tabla Alquileres.

(e) En el apartado Eliminar: elija Donde y en el apartado Criterios: escriba Como "?2*"

(f) Ejecute la Consulta. Aparecerá el siguiente aviso:

(g) Pulse sobre el botón para continuar con la ejecución de la Consulta.

9.7

Unidad Didáctica 9: Consultas para la manipulación de Tablas Consultas para eliminar registros a una Tabla

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(h) Abra la Tabla Alquileres y comprobará que los campos de los registros que deseábamos eliminar se han eliminado.

MÓDULO IV- FORMULARIOS


1. Unidad didáctica 10: Formularios en Access 2007 (I)

2. Unidad didáctica 11: Formularios en Access 2007 (II)

Unidad Didáctica 10: Formularios en Access 2007 (I)

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Unidad Didáctica 10

Formularios en Access 2007 (I)

Conoceremos todos los posibles controles que pueden aparecer en un Formulario.

Aprenderemos a crear Formularios automáticos y utilizando los asistentes que ofrece Access.

Finalmente veremos cómo crear Formularios en modo diseño

Unidad Didáctica 10: Formularios en Access 2007 (I)

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CONTENIDOS

1 Introducción 4

2 Elementos de un Formulario

6

3 Crear un Formulario utilizando el asistente 22

4 Formularios Automáticos

26

5 Trabajar con un Formulario en modo Diseño

37

Unidad Didáctica 10: Formularios en Access 2007 (I) Introducción

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(1) Introducción

Los Formularios son pantallas que contienen campos de datos procedentes de las Tablas.

Los Formularios se utilizan fundamentalmente para ver, introducir y modificar la información contenida en una base de datos, en definitiva, para gestionar registros de una Tabla o Consulta.

Cuando se prepara un Formulario para trabajar con registros, cada campo de la tabla se asocia a un control del formulario. El control más común es el cuadro de texto. Son también habituales: las listas de valores y los cuadros combinados (estos controles dependerán de cómo estén definidos los campos asociados en la tabla).

El diseño de un Formulario puede ser manual, aunque, lo más cómodo y rápido es utilizar los asistentes que nos ofrece Access y retocarlos posteriormente (si queremos variar algún aspecto del Formulario).

En la solapa está el grupo con las diferentes opciones para crear formularios:

Para crear un formulario con asistente pulse sobre y seleccione

.

Para abrir un formulario en vista diseño pulse .

A continuación veremos una breve descripción de los tipos de Formularios que ofrece Access 2007.

• Crea un formulario que le permite introducir información de un registro cada vez.

Unidad Didáctica 10: Formularios en Access 2007 (I) Introducción

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• Crea un formulario dividido que muestra una hoja de datos en la sección superior y un formulario en la sección inferior para escribir información sobre el registro seleccionado en la hoja de datos.

• Crea un formulario que muestra múltiples registros en una hoja de datos, con un registro por fila.

• Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.

• Crea un nuevo formulario en blanco en la vista diseño. En la vista diseño, puede realizar cambios de diseño avanzados en formularios como agregar tipos de controles y código de escritura.

• Puede utilizar este tipo de formulario cuando quiera crear un gráfico que muestre información sobre valores contenidos en una Tabla o devueltos por una Consulta.

Al crear los formularios con estos controles, Access tendrá en cuenta la tabla seleccionada, que será la tabla de trabajo del nuevo formulario.

Al pulsar sobre aparece una lista de opciones:

• Crea un formulario paso a paso a través de un asistente. Es muy útil en la creación de formularios para la gestión de Tablas.

• . Este tipo de formulario muestra tablas cruzadas.

Unidad Didáctica 10: Formularios en Access 2007 (I) Elementos de un Formulario

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(2) Elementos de un Formulario

Para desarrollar este punto vamos a crear un Formulario en columnas sobre la

Tabla Socios, para ello seleccione la tabla socio y pulse sobre . El resultado sería el siguiente.

La imagen mostrada se denomina . Y su Vista en modo

diseño será así.


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Formas de ver un Formulario

Vista en ejecución del Formulario (resultado final). El formulario no puede ser modificado.

Ofrece una vista detallada de la estructura del formulario (Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario). El formulario no se está ejecutando, luego sólo se verá el contenido de los controles etiqueta, no se podrán ver los datos del resto de los controles. Por el contrario, en este modo es donde se pueden realizar todos los cambios de estructura en el formulario.

Una vez creado el formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Usando los datos reales del formulario como punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamaño. Se pueden colocar controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.

Partes del Formulario en

En este modo se visualizan, por defecto, en el centro del formulario los valores de los campos de cada uno de los registros. No aparece encabezado ni pie de formulario predefinido. Ninguna de las partes que se muestran puede ser modificada, únicamente podemos movernos por los distintos registros o introducir registros nuevos. Para realizar estas operaciones disponemos de la barra que se muestra en la siguiente figura:


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Partes del Formulario en

Pulsando sobre el fondo del Formulario con el botón derecho del ratón nos aparece un menú que entre otras opciones, muestra todas las partes que podemos visualizar en un Formulario.

Regla – Cuadrícula – Encabezado del Formulario – Detalle – Pie del Formulario

REGLA Y CUADRÍCULA Nos ayudarán a situar fácilmente los controles.

ENCABEZADO DE FORMULARIO Lo que introduzcamos en este apartado será lo que aparecerá al principio del formulario (si el formulario está compuesto por más de una página, sólo en la primera página).

ENCABEZADO DE PÁGINA Y PIE DE PÁGINA Aparecerá al principio y al final de cada una de las páginas que forman el formulario.

El encabezado y pie de página no aparecerá cuando se abra el Formulario con

, sí se verá al imprimir el Formulario o al visualizarlo en vista

.


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Encabezado de página


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Al visualizar el formulario en vista preliminar aparecen nuevas herramientas que nos ayudará a configurar el aspecto final del formulario.

Si pulsa sobre la herramienta se abrirá una ventana donde tendremos la posibilidad de configurar el aspecto de la presentación final del formulario.

En este apartado podrá:

• Establecer los márgenes de impresión • Decidir qué imprimir.

Se imprimirá sólo el contenido de los campos (sin etiquetas) y no se verán los encabezados de página ni de formulario, sólo se visualizará el pié de página.


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Se visualizará las etiquetas y el contenido de los campos así como los encabezados y pie de página.

En este apartado podrá:

• Elegir la orientación y el tamaño del papel. • Seleccionar la impresora

Este apartado le permitirá configurar el contenido de cada página, número de columnas por página, separación entre ellas, tamaño de las columnas.

DETALLE. En este apartado aparecen los registros origen del Formulario.

PIE DE FORMULARIO. En este apartado se escribirá el texto que quiere que aparezca al final del formulario. Este apartado sólo será visible si visualiza el

Formulario en modo no en vista preliminar


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Controles

Se denomina control a cada uno de los elementos que forman un formulario.

Si crea un formulario en modo diseño las herramientas para crear controles serán las siguientes:

• Menú contextual.

• Herramientas de Diseño.

Tipos de Controles

Controles dependientes. Controles cuyo origen de datos son campos de una Tabla o una Consulta. Controles independientes. La información que muestran estos controles no procede de las Tablas o Consultas.


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Controles calculados. Controles cuyo origen de datos es una expresión.

Descripción de los Controles

Seleccionar. Permite seleccionar uno o más controles.

Asistente para controles Si está seleccionado, al crear un control que disponga de asistente, dicho control se creará siguiendo los pasos del asistente.

Etiqueta Permite visualizar un texto fijo, este texto se escribirá directamente dentro del control o en su propiedad Título.

Cuadro de texto Puede tener dos usos: • Como control dependiente: Se utiliza para mostrar un dato almacenado

en un campo de la tabla o consulta origen del formulario. • Como control independiente: Es utilizado para presentar los resultados

de un cálculo o para aceptar la entrada de datos del usuario. En su propiedad Origen del control se encuentra el nombre del campo de la Tabla al que está asociado o la fórmula de cálculo cuando se presenta un resultado para ese cálculo. En este caso, delante de la fórmula hay que poner el signo ‘ = ’.

Grupo de opciones. Se utiliza para presentar una serie de opciones de las que sólo se puede seleccionar una a la vez. Un grupo de opciones consta de un

marco de grupo y de un conjunto de casillas de verificación , botones de

opción , o botones de alternar . Cuando se crea un grupo de opciones se abre un asistente que le ayudará a crear las distintas alternativas.

Botón de alternar. Utilizado para presentar un campo de tipo Sí/No, este control aparecerá presionado para el valor Sí, de lo contrario, representará al valor No.

Casilla de verificación. Este control es muy útil para presentar un campo de

tipo Sí/No, este control aparecerá marcado para el valor Sí y sin marcar para representar el valor No.

Botón de opción. Control muy utilizado para presentar un campo de tipo

Sí/No, este control aparecerá seleccionado para el valor Sí y sin seleccionar para representar el valor No.


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Cuadro combinado Este control mostrará los valores de una lista. En el control se visualizará sólo un valor de la lista pero si desea ver todos los elementos de la lista deberá desplegarla pulsando sobre la flecha del control. Al crear este control se le abrirá un asistente que le ayudará a definirlo.

Cuadro de lista. Este control tiene la misma finalidad que el cuadro combinado pero con la diferencia que en el cuadro de lista se muestran todos los valores de la lista. Al crear este control se le abrirá un asistente que le ayudará a definirlo.

Botón. Al pulsar sobre este control se ejecutará una acción. Al crear este control se le abrirá un asistente que le ayudará a definir la acción (abrir otro formulario, ejecutar macro, operar con un registro,…).

Imagen. Se utilizan para insertar una imagen fija en el Formulario.

Marco de objeto independiente Se utiliza para insertar archivos de sonido, documentos de Word o un gráfico. El objeto que presenta este control será fijo, es decir no variará dependiendo del registro que se muestre.

Marco de objeto dependiente. Se utiliza para insertar un objeto (archivo de sonido, documentos de Word, un gráfico,…). Este control está asociado a un campo por lo que variará según el registro que se muestre.

Salto de página La acción de este control no tiene efecto al visualizar el Formulario en Vista Formulario , sí al visualizar el formulario, al imprimir o en vista preliminar.

Control ficha Este control nos ayudará a organizar la información que se presenta en el formulario.

Subformulario/Subinforme. Este control permite crear un formulario o un Informe dentro de otro formulario o Informe ya existente. Se llama Subformulario a un formulario que se crea dentro de otro. Los Subformularios también reciben el nombre de Formulario Detalle o Formulario secundario. El formulario principal y el formulario secundario están vinculados, es decir, el subformulario sólo presentará los datos asociados al registro seleccionado en el formulario principal.


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Línea. Este control creará una línea en el formulario.

Rectángulo. Mediante este control podrá dibujar un rectángulo en el formulario.

Más controles. Al pulsar sobre este icono, se desplegará una lista con otros controles que podrá asociar al formulario.

Operaciones que puede realizar con un Control Las operaciones que se pueden realizar sobre un control son accesibles desde su menú contextual (al pulsar el botón derecho del ratón).

Seleccionar uno o más controles

Para seleccionar un control basta con pulsar sobre él.

• Para seleccionar más de un control tenemos dos opciones: • Mantener pulsada la tecla mayúscula a la vez que seleccionamos con el

ratón cada uno de los controles. • Teniendo pulsado el botón izquierdo del ratón dibuje un recuadro

abarcando los controles que queremos seleccionar.


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Añadir Control

Si lo que queremos es que el control esté asociado a un campo, lo mejor será

pulsar sobre el icono lista de campos que está situado en la barra de herramientas, seleccionar el campo y, sin soltar el ratón, arrastrarlo hacia el área del Formulario. Access asignará automáticamente un control de tipo etiqueta al campo.

Si lo que desea es añadir un control que no esté asociado a ningún campo: seleccione el control en la barra de herramientas, sitúe el ratón en el área de diseño del Formulario y teniendo pulsado el ratón con el botón izquierdo, realice un recuadro del tamaño que desea tenga el control.

Mover y modificar el tamaño del Control

Lo primero será seleccionar el control y aparecerán alrededor recuadros negros de dos tamaños y líneas.

NOTA Si desea eliminar algún control de la selección, mantenga pulsada la tecla mayúscula a la vez que selecciona el control que desea eliminar.

Mover control Modificar tamaño


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Alinear controles

Para alinear varios controles debe seleccionarlos. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la selección y elija cualquiera de las opciones de

y Alinea el grupo de controles con el que esté más a la izquierda o más a la derecha respectivamente.

y . Alinea los controles con el que esté situado más arriba o más abajo respectivamente.

Si sólo está seleccionado un control, las opciones de alineación se reducen a

sólo poder elegir alinear .

Ajustar el tamaño de los controles

Herramienta útil si desea que varios controles tengan el mismo tamaño.

Ajusta el Tamaño del control al texto que contiene.


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Modificar Formato del control

Para modificar el Formato de un control utilizaremos las

herramientas del grupo

Alinear texto dentro del control.

Para modificar el color del fondo del control seleccionado o de un determinado apartado del Formulario.

Para modificar el color de la fuente.

del grupo Asigna un determinado relieve al control.

del grupo Opciones de color para el contorno del control.

En el menú contextual asociado a los controles cuadro de texto, lista de valores y cuadro combinado, tendremos la opción de variar el formato del control según su estado. Para realizar esta operación, seleccione

en el menú contextual del control. Al pulsar sobre esta herramienta aparece el siguiente cuadro de diálogo donde seleccionaremos el aspecto del control según los distintos estados en los que se pueda encontrar.


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Sólo podremos dar formato al control para tres condiciones:

Permite agregar más de una condición para el control seleccionado.


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Propiedades de un control

Las propiedades de un control sirven para especificar sus características. Cada tipo de control tiene unas propiedades que lo definen.

Para ver las propiedades de un determinado control tiene dos opciones:

Seleccione el control y pulse con el botón derecho sobre él. En el menú que

se despliega (menú contextual), seleccionar la opción .

Seleccione el control y pulse sobre el icono del grupo .

¿Qué contienen cada uno de los apartados?

Datos referentes a la estética del control y del contenido de éste.

En este apartado tendremos propiedades que se refieren al origen de los datos y a las especificaciones de estos.


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Eventos a ejecutar dependiendo de acciones relacionadas con el ratón o con el estado del control.

Otras propiedades propias de cada control.

Aparecen todas las propiedades reflejadas en los apartados anteriores.

Unidad Didáctica 10: Formularios en Access 2007 Crear un Formulario utilizando un asistente

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(3) Crear un Formulario utilizando el asistente

Para crear un Formulario siguiendo el asistente de Access:

1. Seleccione la pestaña

2. Del grupo

3. Pinche en

4. Se abrirá el siguiente menú

5. Elija

Utilizando el asistente para Formularios, cree un formulario para gestionar los registros de la Tabla Artículos. En el formulario aparecerán todos los campos de la Tabla.

(a) Seleccione .

(b) En la primera ventana del asistente elegiremos la Tabla que será origen de los datos del Formulario. En nuestro caso, la Tabla Artículos y seleccione todos los campos. Ayudándonos del icono

pasaremos todos los campos de la columna Campos disponibles a la de Campos seleccionados.

10.1


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(c) Pulse sobre .

(d) Elija la distribución de los campos dentro del Formulario. Pulse sobre

el botón de radio En columnas y pulse sobre .

(e) Continuando con el asistente, el siguiente paso será elegir el estilo

del Formulario. Elija el estilo Oficinas. Pulse sobre .


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(f) En el último paso daremos un nombre al Formulario creado y seleccionaremos el botón de radio:

(g) Pulse sobre el botón.

Resultado


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Algunas de las operaciones que podemos realizar con los registros del formulario están reflejadas en los grupos de la pestaña

en la vista .

Para eliminar un registro.

Para Ordenar los registros del Formulario ascendente y descendentemente.

Para añadir un nuevo registro.

Para realizar una corrección ortográfica al contenido de los datos de la Tabla.

en la barra de acceso rápido. Si desea deshacer los cambios realizados sobre un registro.

Para buscar un valor en cualquier campo de los registros del formulario.

Unidad Didáctica 10: Formularios en Access 2007 (I) Formularios Automáticos

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(4) Formularios Automáticos

Realizar un Formulario Automático sobre la Tabla Artículos.

(a) Seleccione la Tabla Artículos y pulse sobre .

Resultado

10.2


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Realizar un Formulario Automático Dividido sobre la Tabla Artículos.


Resultado

10.3


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Realizar un Formulario Automático de varios elementos sobre la Tabla Artículos.


Resultado

10.4


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Tabla Dinámica:


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Descripción de las distintas áreas del Formulario

• En las áreas fila y columna aparecerán los valores de los campos seleccionados en cada una de ellas.

• En el área de filtro colocaremos el campo por el que se desea hacer los filtros de datos.

• En el área de datos dispondremos el campo a mostrar como campo de totales, el contenido será un campo calculado.

Veamos alguna de las herramientas de la pestaña Diseño de Tabla

dinámica en la vista :

Lista de campos. Al pulsar sobre este icono se abrirá una ventana que muestra los campos de la tabla seleccionada para crear el Formulario. Para añadir un campo a un área determinada tiene dos opciones:

• Pulse sobre él y desplácelo hacia el apartado deseado. • Seleccione el campo y el área del formulario en la ventana Lista de

campos de Tabla dinámica y pulse sobre el botón .


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y Permite mostrar o no los valores de los campos en las distintas áreas.

Ordena ascendentemente los valores del área seleccionada.

Ordena descendentemente los valores del área seleccionada.

El Filtro se realiza sobre el área seleccionada. El Autofiltro muestra todos los valores del campo seleccionado en dicho área.

Muestra unos determinados valores de la parte inferior o superior del área seleccionada. La opción de permite hacer una selección personalizada de los datos.


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Actualiza los valores del formulario si se ha realizado alguna modificación en los valores de la Tabla origen de los datos. Para que se realice la actualización la tabla modificada debe ser guardada previamente.

Exporta a Excel la tabla dinámica generada en este Formulario.

Para eliminar un campo del área, seleccione el campo dentro del área y pulse

Supr o seleccione la opción

Estas herramientas permiten realizar operaciones con los valores del campo del área de datos.

NOTA Un campo de una tabla sólo puede estar en un área del formulario.


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Realizar un Formulario Automático, utilizando la opción de Autoformulario – Tabla Dinámica sobre la Tabla Artículos. Deseamos que aparezcan como TÍTULO de cada fila las películas clásicas o western y como encabezado título de las columnas los nombres de los DIRECTORES. En el área de datos deberá aparecer la CANTIDAD EN VENTA y en ALQUILER de cada una de las películas..

(a) Seleccione la Tabla Artículos y pulse sobre

Para crear una Tabla dinámica.

(b) Pulsar sobre el icono para que aparezca la ventana con los campos de la Tabla.

(c) Rellenamos las distintas áreas del Formulario:

• Desplace el campo TIPO al área de filtro. • Desplace el campo TÍTULO al área de las filas. • Desplace el campo DIRECTORES al área de las columnas. • Arrastre hasta el área de datos los campos CANTIDAD EN

VENTA y CANTIDAD EN ALQUILER.

10.5


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(d) En este punto, en el Formulario, visualizamos todas las películas de todos los autores.

Ahora vamos a proceder a hacer el filtrado de datos por tipo de película.

Despliegue la lista del campo Tipo y nos aparecerá una lista con los valores del campo TIPO. Seleccione sólo los valores Clásico y Western y pulse sobre el botón Aceptar.


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Resultado:

Directores de los títulos de Clásico y Western

Títulos de películas de Clásico y Western

Para el TÍTULO Desayuno con diamantes hay dos valores para los campos CANTIDAD EN VENTA y CANTIDAD EN ALQUILER porque en la Tabla hay dos entradas para este TÍTULO

Unidad Didáctica 10: Formularios en Access 2007 (I) Trabajar con un Formulario en modo Diseño

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(5) Trabajar con un Formulario en modo Diseño

Crear un Formulario nuevo en modo Diseño

• Seleccione . • Aparece un Formulario con el siguiente aspecto:

Lo primero que tendremos que hacer es pulsar sobre el icono para hacer visible los campos disponibles en la tabla seleccionada. Aparecerá la siguiente pantalla mostrando los campos.


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• Para añadir campos al formulario, realice un doble clic sobre el campo o seleccione el campo y arrástrelo hacia el lugar del formulario donde quiera ubicarlo. Dependiendo del tipo de datos del campo y sus características, aparecerá automáticamente una caja de texto, un cuadro para acoger una imagen, una lista desplegable,…

• Si desea introducir algún campo que no esté en la tabla seleccionada, cree el control utilizando Los campos disponibles en tablas relacionadas de la parte inferior de la ventana Lista de campos.

• Una vez que el campo esté sobre el formulario, podrá desplazarlo de lugar o cambiar su tamaño ayudándose de los cuadros que rodean tanto a la etiqueta como a la caja de texto que va a contener el valor del campo.

• Las etiquetas que acompañan a la caja de texto que contendrá el valor del campo, aparecerán con el nombre que le hemos dado a dicho campo en la tabla. Este nombre puede ser modificado y para ello sólo hay que situar el cursor sobre el texto y cambiarlo. Las etiquetas que acompañan a los campos no son imprescindibles, pueden ser eliminadas pero sirven para identificar al campo.

Pulsando sobre este cuadro puede desplazar la etiqueta a otro lugar del Formulario.

Pulse sobre cualquiera de los cuadros que rodean al campo y arrastre para modificar su tamaño.


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• El nombre que aparece dentro de la caja de texto del campo sólo se ve en modo diseño, en cuanto veamos el formulario en modo presentación o Vista Formulario, el valor que aparecerá será el que corresponda al campo.

Vista Formulario

Vista Diseño

Dar formato a un Formulario

Tanto en los formularios creados con el asistente como en los formularios automáticos vemos que el contenido de las etiquetas no aparecen completos ¿cómo podemos modificar un Formulario? Trabajando con él en modo Diseño

.

Para dar formato a un formulario ya creado éste deberá estar en modo

Diseño .


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Abra el Formulario resultante del Ejemplo Guiado 10.1 y realice las siguientes modificaciones:

(a)Ponga como color de fondo del Encabezado del Formulario un verde claro.

(b) Modifique el tamaño de las etiquetas para que se vea todo su contenido.

(c) Alinee los controles, excepto el de carátula, con el situado más a la izquierda.

(d) Cambie el texto Código del Artículo por CÓDIGO.

(e) Ponga como color de fondo del Formulario el mismo verde que el del encabezado.

(f) Introduzca la imagen “logoArtículos” en el encabezado.

(g) Introduzca la fecha actual en el encabezado del Formulario (se mostrará la fecha del sistema).

(h) Poner los bordes de los cuadros de texto en color blanco y el ancho de línea a 2.

(i) Hacer que cuando un campo tenga el foco (esté seleccionado) tenga como color de fuente el color Burdeos y que el color del fondo de la caja sea gris.

(j) Poner como efecto especial al campo CARÁTULA sombreado para la imagen.

(a) Abra el Formulario en modo Diseño .

Seleccione el fondo del encabezado y pulse sobre el

Icono y elija un color verde claro. Para realizar esta acción también puede pulsar con el botón derecho del ratón y en el menú contextual pulsar sobre color de fondo o de relleno y seleccionar el color.

10.6


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(b) Seleccione etiqueta por etiqueta y modifique su tamaño

(c) Seleccione todos los controles. Para ello posicione el puntero del ratón en la regla superior, cambiará su forma para convertirse en una flecha negra y gruesa, y haga clic. Se seleccionarán todos los controles a la vez.

(d) Acerque el ratón a uno de los cuadrados pequeños de la derecha de

la línea de selección y haga más cortos los controles.


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Fíjese que todos los controles están unidos por el diseño, de forma que aparecen los cuadrados grandes de los bordes para mover los controles independientemente.

Para quitar el diseño tiene varias opciones. Una posibilidad es sacar del diseño unos cuantos campos.

Para ello seleccione los campos Carátula, Precio, Fecha de adquisición, Cantidad en alquiler, y Cantidad en venta. Utilice la combinación de teclas Ctrl+x para cortar lo seleccionado, y Ctrl+v para pegarlos otra vez.

Observe que se han superpuesto a los campos que no se han cortado. Ahora tenemos dos grupos de campos cada grupo agrupado por su propio diseño.

Mueva ahora los campos, al lugar adecuado. Para moverlos selecciónelos y coloque observe que aparece una cruz con 4 puntas


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de flecha en la parte superior izquierda del grupo seleccionado. Arrastre dicha cruz para mover el bloque.

Ahora vamos a ver como quitar completamente el diseño a un campo de un grupo de diseño. Para esto seleccione el campo y utilice el menú contextual.

Seleccione el campo Cantidad en venta. Abra la ventana de menú contextual (clic botón derecho del ratón). Seleccione la opción Diseño, y la opción Quitar. En este momento habrán aparecido los cuadrados grandes que permiten mover el control.

Coloque este campo según se indica en la siguiente imagen.


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(e) Sitúe el cursor dentro de la etiqueta y cambie el texto

(f) Realice un clic sobre el fondo del Formulario con el botón derecho del

ratón y proceda de la misma forma que en el apartado (a).

(g) Pulse sobre el icono y dibuje un recuadro sobre el área del encabezado, aparecerá la siguiente ventana.


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Busque la imagen, selecciónela y para finalizar pulse sobre el botón

Si la imagen se recorta pruebe a modificar la propiedad Modo de cambiar el tamaño.

(h) Seleccione la opción de menú . Aparecerá la ventana de Fecha y Hora. Pulse Aceptar.


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(i) Seleccione todos los campos, pulse sobre el icono y elija el color blanco. También se puede realizar este cambio a través de la hoja de propiedades en la propiedad

(j) Access permite cambiar el formato de un control dependiendo de una

condición, es decir, por un lado tendremos el aspecto predeterminado del control y por otro el aspecto que tendría según la Condición que se establezca en el apartado Condición 1 (por ejemplo, que el valor del campo esté entre dos valores, que sea mayor que un determinado valor, que el campo tenga foco, es decir, que esté seleccionado, …).

Seleccione uno a uno los campos (no etiquetas) del formulario y elija en el menú contextual del control la opción de

Seleccione las opciones que se muestran en la figura. Elija el color de fuente Burdeos y negrita y ponga como color de fondo el color gris.


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(k) Seleccione el campo que contiene la imagen de la carátula,

despliegue el icono de efectos especiales y elija la opción de .

Resultado final

Si desea que el contenido de la imagen CARÁTULA se adapte al área asignada: Seleccione el campo carátula (no la etiqueta), abra la hoja de propiedades y cambie la propiedad Modo de cambiar el tamaño:


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Abra el Formulario del ejemplo anterior:

Insertar una película de flash ‘ÁlbumLaGranEvasión.swf’. En el Formulario aparecerá el icono predeterminado donde se muestre una Etiqueta que ponga Álbum de Fotos.


(b) Amplíe el tamaño del Formulario, para ello, acerque el cursor del ratón al borde del formulario y pulse y arrastre hasta ampliar el año en aproximadamente 4 cm (en este espacio colocaremos el nuevo control).

(c) Pulse sobre el control (marco de objeto independiente) y realice un recuadro en el fondo del formulario.

Busque el archivo Flash, seleccione y la casilla de

verificación , y pulse .

10.7


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(d) En la hoja de propiedades del objeto las propiedades activado y bloqueado de la pestaña deben estar como se muestran

Y en la pestaña

Para activar la animación visualice el formulario en vista Formulario y realice un doble clic sobre el icono.

En la pestaña Formato ponga

Resultado

Realice un doble clic para visualizar la película flash.

Para poder visualizar la película deberá tener instalado en el ordenador el plugin flash player o Macromedia flash.


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Cree un documento Word integrado en el Formulario, dicho documento tendrá la sinopsis de la película.


(b) Seleccione el control (marco de objeto independiente) y realice un recuadro en el fondo del Formulario.

(c) Como tipo de objeto, seleccione Documento de Microsoft Word y pulse sobre el botón de radio pues crearemos el documento de Word dentro del Formulario. Pulse sobre el botón

(d) Aparecerá el formulario con una ventana simulando un documento de

Word y las herramientas de Word.

Como tipo de letra para el documento elegiremos la Century Gothic de 10, la justificación del texto será completa y el color de la fuente blanco (esto selecciónelo una vez escrito el texto porque de lo contrario no lo verá).

(e) Realice un clic sobre el fondo del formulario para dar por finalizada la creación del documento Word.

(f) Cree una etiqueta sobre el cuadro del documento que ponga “Sinopsis”. Para ello seleccione el control y haga clic donde va a ubicar la etiqueta y arrastre hasta que el recuadro tenga el tamaño apropiado. El formato de la etiqueta será el siguiente: Fuente Century Gothic de 12 puntos blanca y negrita (el formato a la fuente se da una vez creada la etiqueta y con el texto escrito dentro de ella).

(g) Para que el borde pase desapercibido, elija transparente como color

de la línea

10.8


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Resultado

NOTA IMPORTANTE !!

Tanto la animación Flash como el documento de Word que se han añadido al formulario en los dos últimos Ejemplos Guiados, no pertenecen a las Tablas. No existe ningún campo en la Tabla Artículos que contengan dichos objetos, son objetos que están únicamente en el formulario. Al no estar dentro de las Tablas, el contenido de dichos objetos no se actualiza para cada registro, siempre son los mismos para todos lo registros de la Tabla.

Si quisiéramos que se actualizaran dependiendo del registro seleccionado habría que incluir dos nuevos campos, de tipo OLE que contengan la animación y la Sinopsis específica para cada uno de los registros.


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¿Cuándo es útil crear un Formulario en blanco en modo diseño?

Cuando queramos crear un Formulario de presentación o un Formulario de inicio que de acceso a otros Formularios u otros objetos.

Supongamos que tenemos un Formulario por cada una de las Tablas de la base de datos que se llaman F_NombreDeLaTabla. Cree un Formulario que sirva para tener acceso al resto de los Formularios de la base de datos.

(a) Cree un autoformulario en columnas de cada una de las Tablas y guarde cada uno de los formularios como F_nombreDeLaTabla (F_Artículos, F_Alquileres, F_Socios, F_Ventas).

(b) Cree un Formulario en blanco .

(c) Abra el Formulario en modo Diseño .

(d) Aparecerá un Formulario en blanco como muestra la siguiente figura:

(e) Cierre la ventana Lista de campos (no la utilizaremos en este

ejercicio).

10.9


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(f) Vamos a añadir un control botón de comando por cada uno de los Formularios que representa a una Tabla, recuerde activar el

control asistente para controles con el fin de facilitar la construcción del botón.

Seleccione el icono del control Botón , posicione el cursor sobre el área de detalle del Formulario y dibuje un recuadro en el Formulario. Si tiene activado el asistente para controles, automáticamente se activará el asistente para botones de comando que nos preguntará qué acción desea que ocurra cuando se hace clic sobre el botón.

Seleccione en la columna de Categorías Operaciones con Formularios y en la columna de Acciones Abrir Formulario. Pulse

sobre el botón .

(g) Seleccione el Formulario que desea abrir, abriremos F_Artículos.

Pulse sobre el botón .


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(h) En la siguiente ventana elegiremos lo que se visualizará cuando se

abra el Formulario. Le diremos que nos muestre todos los registros.

(i) Elija el botón de radio Texto: y elimine el texto. Pulse


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(j) Para finalizar le daremos un nombre al botón y pulsaremos

Si se ha fijado el proceso se podría haber acabado en la segunda ventana del asistente, cuando elegimos el Formulario que desea abrir, si hubiéramos pulsado sobre el botón finalizar, Access hubiera elegido las opciones por defecto para el resto de los pasos.

(k) Cree al lado del botón una etiqueta donde ponga Artículos, el texto estará escrito en el tipo de fuente Century Gothic de 12puntos, de color negro. Recuerde que para hacer una etiqueta deberá usar el

control y dibujar un recuadro en el área de detalle del Formulario donde escribirá el texto; una vez escrito el texto le daremos formato.

Si se fija, cuando ha creado la etiqueta Artículos, en la parte superior izquierda de la etiqueta aparece un triángulo verde

, con esto Access nos está indicando que considera que en esta etiqueta falta algo, él considera que hay un error. Si pulsa sobre el icono se mostrará el supuesto error

Si desplegamos Access nos ofrece una serie de opciones


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Elija la de

(l) Repita el proceso desde el punto (f) hasta el (h) para realizar el resto de los botones (cada uno accederá a un Formulario) y las etiquetas correspondientes.

(m) Para que todos los botones sean del mismo tamaño, seleccione todos los botones con la ayuda de la tecla mayúscula o realizando un recuadro con el cursor del ratón alrededor de los botones, pulse con el botón derecho del botón y seleccione en el menú contextual la opción y dentro de ésta

. Realice la misma operación pero esta vez

eligiendo .


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Resultado

Si desea que desaparezca el indicador de selector de registro y los botones de desplazamiento, visualice las propiedades del Formulario y en la pestaña


Página58 de 111

Modifique el Formulario realizado en el EJEMPLO GUIADO 10.9 para añadir un botón donde ponga Salir y que al pulsarlo cierre la aplicación.

(a) Abra el Formulario en modo Diseño.

(b) Dibuje un botón utilizando el control Botón (recuerde que es

conveniente tener activado el botón de asistentes para controles para que, de esta forma, nos facilite Access la configuración del botón).

(c) En la pantalla de acciones elija la categoría de Aplicación y dentro de ésta la acción Salir de la aplicación. Esta aplicación no sólo implica cerrar el Formulario sino también salir de Access. Pulse

para continuar.

(d) Escriba Salir como texto para el botón.

(e) Compruebe que funcionan todos los botones.

10.10


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Modifique el Formulario realizado en el EJEMPLO GUIADO 10.10 para darle un color blanco al Formulario.

Inserte una imagen en el Formulario


(b) Pulse con el botón derecho del ratón sobre el Fondo del Formulario y elija, del menú contextual, la opción

y seleccione el color blanco.

(c) Pulse sobre el control y realice un recuadro del tamaño que desea tenga la imagen, elija la imagen cine.jpg.

Si la imagen no le saliera completa, seleccione para modificar las propiedades de la imagen y deberá modificar la propiedad en la pestaña formato.

Para que no se vea el borde de la imagen modifique la propiedad y elija el color blanco (#FFFFFF).

10.11


Página60 de 111

Si se desea desplazar por los controles del Formulario con el Tabulador, el orden de tabulación será, por defecto, el orden en que se han creado los controles. Si desea cambiar este orden elija

Resultado


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Inserte un hipervínculo que permita enviar un e-mail, en el Formulario aparecerá el siguiente Título Consultas de cine.

(a) Abra el Formulario creado en el EJEMPLO GUIADO 10.11 en modo Diseño.

(b) Seleccione el control para crear el hipervínculo. Automáticamente saldrá una pantalla donde configurar la dirección de e-mail.

(c) Seleccione en

(d) Rellene los datos que se muestran en la siguiente figura.

En el apartado Texto escriba el Título que aparecerá en el Formulario.

10.12

Lo añade automáticamente Access, sólo tendría que escribir [email protected]


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Resultado

Al pulsar sobre el hipervínculo se ejecutará el programa por defecto que tenga para enviar correos electrónicos.

Campos calculados

Son campos creados en los Formularios cuyos contenidos no se reflejarán en la Tabla.

Crear un campo calculado en el Formulario de Artículos (creado en el EJEMPLO GUIADO 8), en dicho campo aparecerá el precio total de la inversión en películas. (CANTIDAD EN ALQUILER + CANTIDAD EN VENTA) * PRECIO.


(b) Vamos a dibujar una etiqueta y una caja de texto a la derecha del campo PRECIO.

Si no tiene espacio puede hacer más pequeña la caja de texto que contiene el precio de cada una de las películas u optar por hacer más ancho el Formulario.

10.13


Página63 de 111

Seleccione el control caja de texto y trace un rectángulo. Automáticamente le aparecerá una etiqueta asociada a la caja de texto, en la etiqueta escribiremos el texto de TOTAL.

Seleccione el campo que acabamos de crear, abra la hoja de propiedades.

Seleccione la pestaña de

Pulse sobre el Generador de expresiones de la propiedad Origen del control

Tiene que generar la expresión que tendrá como resultado el valor del campo TOTAL.

=([CANTIDAD EN VENTA]+[CANTIDAD EN ALQUILER])*[PRECIO]

NOTA Los campos que forman parte de la expresión, deben ser seleccionados del Formulario cargado.

NOTA No olvide iniciar la expresión con el signo =, de lo contrario dará error


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(c) En la pestaña ponga la propiedad Activado a No para que el valor de este campo no pueda ser modificado.

(d) Modifique las propiedades de la pestaña Formato

(e) Cierre el cuadro de propiedades.

(f) Ponga el texto Total en la etiqueta.

(g) Ejecute el Formulario.


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Crear un Formulario donde tengamos un control Ficha con tres páginas, una nos mostrará los artículos alquilados y/o vendidos a la llamaremos Artículos, otra nos mostrará los datos de de la tabla alquileres a la que llamaremos Alquileres y la última contendrá los datos de las ventas de artículos y la llamaremos Ventas.

(a) Cree un Formulario en blanco.

(b) Seleccione el control Ficha y dibuje un recuadro en el Formulario, la Ficha tendrá un ancho aproximado de 13 cm y un alto de 10 cm.

10.14


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(c) Abra la lista de campos y disponga los campos correspondientes a la Tabla Artículos en la Página 1 de la Ficha.


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(d) Cambie el nombre de la Página 1, póngale “Artículos”, para ello, seleccione la hoja de propiedades de la página, pulse sobre la

pestaña y escriba en la propiedad nombre Artículos (e) Siga los mismos pasos para cambiar el nombre a la Página 2 y

póngale el nombre de “Alquileres”. (f) Agregue una nueva Página, a la que llamaremos “Ventas”,.Para

añadir una nueva página a la Ficha, pulse sobre la Ficha con el botón derecho del ratón y seleccione la opción

Ayúdese de las opciones de alinear para que todos los controles queden bien alineados, para ello, recuerde que deberá seleccionar todos los controles que quiera alinear, pulsar con el botón derecho y seleccionar la opción alinear.

(g) El resultado de nuestro trabajo es el siguiente:


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Unidad Didáctica 11: Formularios en Access 2007 (II)

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Formularios en Access 2007 (II)

En esta unidad didáctica trabajaremos con subformularios, que nos permitirán ver datos de Tablas que estén relacionadas con el Formulario principal. Aprenderemos a personalizar los Formularios mediante la modificación de sus propiedades y crearemos Formularios de gráficos.

Unidad Didáctica 11: Formularios en Access 2007 (II)

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CONTENIDOS

1 Formularios y Subformularios 71

2 Algunas Propiedades de los campos de un Formulario

94

3 Formularios Gráficos 104

Unidad Didáctica 11: Formularios en Access 2007 (II) Formularios y Subformularios

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(1) Formularios y Subformularios

¿Cuándo es útil utilizar un subformulario?

Cuando dos Tablas están relacionadas, tienen datos que puede ser de interés visualizar en una misma pantalla. Se verán sólo los datos de las Tablas que tengan campo común (campos clave).

Los subformularios van dentro del Formulario principal, como si se tratase de un control más. Los subformularios mostrarán información relacionada con la clave primaria del Formulario principal.

En la figura anterior, en la parte superior vemos un Formulario principal que contiene los datos de la Tabla artículos y en la parte inferior un subformulario donde se presentan los registros asociados de la Tabla Alquileres con el código del artículo, es decir, en el subformulario se muestra los alquileres de la película cuyo registro se está visualizando en el Formulario principal.


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Crear un Formulario donde aparezcan, en el Formulario principal cada uno de los registros de la Tabla Socios y en el subformulario los datos de los alquileres realizados por el socio que se muestra en el Formulario principal.

(a) Cree un Formulario sobre la Tabla Socios. Para ello seleccione la

tabla Socios y pulse sobre la herramienta .

(b) Vamos a cambiar la posición y tamaño de los campos de la Tabla

Socios que queremos aparezcan en el Formulario principal, para ello,

seleccione y coloque los campos como se muestran en la siguiente figura.

11.1


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Para conseguir este aspecto, se han hecho más estrechos los campos, luego se han cortado y pegado el grupo de campos de la derecha, se han colocado, y finalmente se ha vuelto a ajustar el ancho de los campos. Por tanto tenemos dos grupos de campos independientes los campos de cada grupo quedan unidos por el mismo diseño.

Ahora se ha quitado el diseño a los campos de la parte izquierda. Se han borrado las etiquetas NIFSocio y NombreApellidos, y se ha desplazado todo hacia la izquierda.

El resultado será así:


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(c) Para crear el subformulario, el formulario principal debe estar en vista

diseño , pulse sobre el icono , realice un recuadro sobre el Formulario del tamaño que desea que tenga el subformulario (aunque ya sabe que el tamaño lo podremos modificar más tarde). Automáticamente aparecerá el asistente que nos guiará en el diseño del subformulario; recuerde que para que salte el asistente tiene que tener seleccionado el icono de asistentes para Formularios .

(d) Comienza el asistente para SubFormularios…

Lo primero será elegir el origen de los datos para este subformulario, tenemos dos opciones:

, con esta opción el subformulario resultante tendrá formato de Hoja de datos.

, en este caso el formato será el que tenga el Formulario origen.


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Elija la opción .

(e) En el paso siguiente elegiremos la Tabla que contiene los datos y los campos que aparecerán en el subformulario. Elegiremos todos excepto el campo IDENTIFICADORALQUILER. Recuerde que para seleccionar los campos puede hacerlo uno a uno y una vez seleccionados, pulsar sobre .

Para continuar pulse

(f) En siguiente paso elija el campo común en ambas Tablas (clave primaria-clave externa)

Tendremos dos opciones:

Nos ofrece el juego clave primaria-clave externa.

Nos aparecerá la lista de campos de ambas Tablas y elegiremos los campos cuyo valor queremos que coincidan.


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Elegiremos la primera opción aunque si optamos por la segunda, eligiendo los campos NIFSOCIO y SOCIO obtendremos el mismo resultado.

(g) Para finalizar daremos un nombre al subFormulario y pulsaremos


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Subformulario Resultante:


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Vemos que los campos SOCIOS y ARTÍCULOS del subformulario son demasiado amplios para el valor que contienen, esto es porque, en la Tabla Alquileres, estos campos están definidos como un cuadro de lista, donde se muestran todos los NIF de los socios y los CÓDIGOS de los artículos. Para cambiar el control Cuadro de lista por un cuadro de edición, seleccione el campo, pulse sobre el botón

derecho del ratón y seleccione la opción de y

.

Realizaremos el mismo proceso para el campo Artículos.

Cambie el título del subformulario por ALQUILERES DEL SOCIO, con tipo de fuente Arial, a 10 puntos y en negrita, para ello, sólo sitúe el cursor del ratón dentro de la etiqueta y sustituya el texto.


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El resultado final al ejecutar este ejemplo es el siguiente:

¿Podemos mostrar más de un subformulario asociado a un mismo formulario Principal?

Sí, sólo deberemos seleccionar de nuevo el icono para crear subFormularios y realizar un recuadro sobre el área del Formulario. Por ejemplo, en el ejemplo guiado anterior podríamos crear otro subFormulario donde se reflejaran las ventas realizadas al socio que aparece en el Formulario Principal.

Si al ejemplo anterior le añadiéramos un subFormulario que reflejase las ventas que se han realizado al socio que se muestra en el Formulario principal, los pasos serían los mismos que para incluir el subFormulario de alquileres, pero eligiendo la Tabla ventas y el resultado sería:


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Crear un Formulario principal donde especifiquemos sólo el Título de la película y debajo crearemos dos subformularios: uno que nos indicará los alquileres de esa película y otro que nos indicará las ventas.

(a) El origen de los subformularios va a ser otro Formulario luego lo primero será crear los dos Formularios que van a ser origen de datos de los subformularios.

Crearemos un Formulario, en modo Diseño sobre las Tablas correspondientes, para las películas vendidas y otro para las alquiladas, sólo contendrán cuadros de texto así que si aparece algún cuadro de lista habrá que cambiarlo por un cuadro de edición.

Los Formularios de Alquileres y ventas tendrán todos los campos de las respectivas Tablas, exceptuando los identificadores de ventas y alquiler. Estos Formularios no tendrán encabezado del Formulario.

Los Formularios tendrían un aspecto semejante a:

11.2


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(b) Creamos el Formulario principal en modo Diseño sobre la Tabla Artículos e incluimos sólo el campo TÍTULO y el campo CÓDIGO (Los demás campos los eliminaremos) aunque sólo haremos visible el campo TÍTULO. La propiedad Visible del campo CÓDIGO deberá estar a No.

El campo CÓDIGO lo necesitaremos al crear los subformularios, ya que vincularemos el Formulario Principal y el Subformulario por el campo CÓDIGO (campo común en ambas Tablas).


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Resultado

(c) Visualice el Formulario principal en modo diseño y seleccione el

control de la barra de herramientas para crear el subformulario.

(d) En la primera pantalla del asistente elegiremos la opción de

y elegiremos el Formulario de Alquileres creado en el punto (a)


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(e) El paso siguiente será elegir el campo que vincula el Formulario Principal y el Subformulario, elegiremos la opción por defecto que es:

(f) Para crear el subformulario de ventas el proceso es el mismo.

Hay un Inconveniente en tener los Subformularios de Alquileres y Ventas para un mismo Artículo y es que si un artículo sólo se ha vendido, el SubFormulario de Alquiler aparece sólo con el campo del código con valor y el resto de los campos vacíos.

Una posible solución sería mantener el Formulario Principal y añadirle dos botones uno de Ventas y otro de Alquileres, cada uno de estos botones abriría el Formulario correspondiente.

Pasos: • Elimine del Formulario principal los dos subformularios creados.

• Cree un Botón llamado Alquileres utilizando el control • Elija la opción de Abrir Formulario y seleccione SubFormulario

Alquileres UD11_2. • Una vez activado el asistente elija que sólo se muestre la

información específica que le indicaremos en el siguiente paso (sólo queremos que nos muestre los Alquileres de la película que se muestra en pantalla).


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• Elija los campos cuyos valores coincidan para que se

muestren los registros en el Formulario. Deberán coincidir los campos CÓDIGO y ARTÍCULO


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• En el siguiente paso elija que en el botón aparezca el texto Alquileres.

Siga los mismos pasos que hemos dado para crear el botón de Alquileres para crear el botón de Ventas.

Resultado:

Descripción detallada del botón

En la hoja de propiedades de este botón, en la pestaña de , al hacer clic sobre el botón se ejecutará una acción que será la carga del Formulario Alquileres que hemos creado para esta ocasión, pero este Formulario se deberá abrir mostrando la película cuyo código coincida con el del código que se muestra en el Formulario desde el que se hace la llamada.

Si se abre el menú contextual del botón alquileres desde la Vista Diseño del Formulario


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Y se pulsa la opción Aparecerá la ventana de herramientas de Macros donde se configura la acción que realizará el botón.


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En la propiedad

-

Se muestra la expresión que se aplicará para elegir los artículos de la tabla Alquileres que se mostrarán. Se trata de una expresión en la que se iguala el valor del campo artículo al del campo CÓDIGO del Formulario del EjemploGuiado_UD11_2b que es el que contiene el botón.

Si no funcionara correctamente, desde aquí se puede abrir el Generador de Expresiones y crear la expresión de filtro que interese.

Si se pulsa el botón Alquileres con la película ALATRISTE seleccionada.

Se abrirá el subformulario de Alquieres con un único registro, que es el que coincide con el código CE001 correspondiente a la película ALATRISTE.


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Crear botones en los SubFormularios

Poder crear o no botones en el subFormulario depende de cómo se haya creado dicho subformulario.

• Si el Subformulario se crea a partir de los datos obtenidos de una Tabla o Consulta (dato que se solicita en la primera pantalla del asistente para subformulario), el botón creado en dicho subformulario será visible mientras el subformulario esté en vista diseño, pero al ejecutar el Formulario principal observará que el botón del subformulario ha desaparecido.

Crear un Formulario principal donde especifiquemos el NIF y el NOMBRE y APELLIDOS del socio y un subformulario donde se muestre los alquileres realizados por dicho socio, con los campos SOCIO, ARTÍCULO Y FECHA DE ALQUILER. Dicho Subformulario se creará con el asistente, eligiendo la

opción de a partir de la Tabla Alquileres. Para finalizar cree un botón en el subformulario que abra un Formulario mostrándonos todos los datos del artículo cuyo CÓDIGO se muestra en el subFormulario.

(a) Cree un Formulario en blanco donde visualicemos el NIF del socio y su nombre y apellidos que seleccionaremos de la Tabla Socios de la lista de campos en la Vista Diseño del Formulario.

11.3


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(b) Utilizando la herramienta cree un subformulario sobre la Tabla Alquileres.

(c) Cambie los cuadros combinados SOCIO y ARTÍCULO por cuadros de edición.

(d) Cree un botón en el subformulario que abra un Formulario donde se muestre toda la información del artículo cuyo código coincida con el que se presenta en el subformulario.

(e) Si ejecutamos el Formulario el resultado será:


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Observará que el botón ha desaparecido al visualizar el Formulario en vista Formulario.

• Si el Subformulario tiene como origen de datos otro Formulario, no habrá problemas a la hora de visualizar los botones creados en el subformulario.

¿?


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Crear un Formulario principal donde especifiquemos el NIF y el NOMBRE y APELLIDOS del socio y un subformulario donde se muestren los alquileres realizados por dicho socio. Este subformulario mostrará los campos SOCIO, ARTÍCULO, FECHA DE ALQUILER y DEVUELTO. Para crear el subformulario se

utilizará el asistente, eligiendo la opción de a partir del Formulario principal. Para finalizar cree un botón en el subFormulario que nos abra un Formulario mostrándonos todos los datos del artículo cuyo CÓDIGO se muestra en el subformulario.

(a) Cree un Formulario con los campos de la Tabla Alquileres: SOCIO, ARTÍCULO, FECHA DE ALQUILER y DEVUELTO.

Este Formulario lo guardaremos como:

(b) Cree un Formulario en blanco donde visualicemos el NIF del socio y su nombre y apellidos que seleccionaremos de la Tabla Socios de la lista de campos en la Vista Diseño del Formulario. Este Formulario lo guardaremos como: EjercicioGuiado_UD11_4.

(c) En el Formulario EjercicioGuiado_ UD11_4 cree un subformulario, con la ayuda de la herramienta y cuyo origen de datos sea el Formulario EjemploGuiado_UD11_4_AlquileresSocio.

11.4


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(d) Cree un botón dentro del subFormulario que nos permita abrir el Formulario que muestra los datos de los artículos, mostrando sólo los registros cuyo código de artículo coincida con el código que se muestra en el subFormulario.

(e) Al ejecutar el Formulario, el resultado tendría el siguiente aspecto:

Ahora sí aparece el botón creado en el subformulario.

Unidad Didáctica 11: Formularios en Access 2007 (II) Algunas propiedades de los campos de un Formulario

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(2) Algunas propiedades de los campos de un Formulario

Para acceder a la hoja de propiedades de los elementos que componen el

Formulario, pulsar sobre el icono que aparece en la barra de herramientas diseño de formularios o bien pulsar con el botón derecho del ratón sobre un elemento del Formulario y elegir la opción del menú contextual.

Las propiedades de cada uno de los elementos del Formulario están clasificadas según el tipo de propiedad

En la pestaña están englobadas todas las propiedades del resto de las pestañas.

Dependiendo del tipo de campo que ha seleccionado aparecerán unas propiedades u otras.

Veamos las propiedades definidas en cada uno de los apartados

En esta pestaña están recogidas todas la propiedades que hacen referencia al contenido del control, como puede ser el origen de datos para dicho control, si el contenido del control puede ser o no modificado,…

Origen del control

Indica de dónde se obtendrán los datos para ese control (Tabla, Consulta, campo de un Formulario, resultado de una expresión…).

Activado

Sí: Permite seleccionar el valor de un campo

No: No permite seleccionar el contenido de un campo

Bloqueado

Sí: Se puede modificar el contenido del campo

No: No se puede modificar el contenido del campo

• Si el control es una caja de texto, aparecerán las propiedades propias de dicho campo en la Tabla correspondiente en la base de datos (máscara de entrada, valor predeterminado, regla de validación, texto de validación,…).


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• Si el control es un cuadro combinado o una lista aparecerán las propiedades necesarias que nos permiten coger los elementos como: Origen de la fila de una determinada Tabla o Consulta, columna dependiente, …en definitiva, las mismas propiedades que definen la lista de valores en la Tabla donde creó este campo.

Crear un formulario sobre la Tabla Artículos. Crear un formulario, en modo Diseño sobre la Tabla Artículos continuación se detallan:

TÍTULO. Activado Sí, Bloqueado Sí

DIRECTOR. Activado No. Bloqueado Sí

ACTORES. Activado Sí. Bloqueado Sí

GÉNERO (TIPO). Activado No. Bloqueado Sí

(a) Cree un Formulario sobre la Tabla Artículos que contenga los campos que se detallan en el enunciado.

(b) Visualice el Formulario en vista Formulario y observe que los campos que tienen la propiedad Activado a No, no reciben enfoque, no se puede seleccionar su contenido. En los campos cuya propiedad Bloqueado está a Sí no puede ser modificado su valor pero si tienen la propiedad Activado a Sí, si recibirán enfoque y se podrá seleccionar su contenido.

11.5


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Propiedades de la pestaña referidas al Formulario


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En esta pestaña se recogen todas las propiedades que tienen que ver con la estética y el formato de los elementos del Formulario.

Barras de desplazamiento (Ambas, Ninguna, Sólo vertical, Sólo horizontal), Nombre de la fuente, Tamaño de la fuente, Color del texto, Color de los bordes, Color del fondo, Alineación del texto, …

Propiedades de la pestaña referidas al Formulario


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Propiedades de la pestaña referidas al área de Detalle del Formulario

Si estamos trabajando con un subformulario las características con las que podremos trabajar serán las siguientes:


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Abra el Formulario resultante del Ejemplo guiado 11.4 y modifique las siguientes propiedades de Formato:

Subformulario

Estilo de los bordes: Rayas cartas

Ancho de los bordes: 2 ptos

Color de los bordes: azul

Formulario

Color de fondo: Amarillo claro

Efecto especial: Con relieve

(a) Abra el Formulario resultante del EjemploGuiado_UD11_4.

(b) Pulse sobre el subformulario y visualice sus propiedades.

Seleccione la pestaña Formato y modifique las propiedades que le indica el enunciado.

Realice la misma operación para el detalle del formulario.

Resultado

11.6

NOTA Si quisiera cambiar el color de fondo del subformulario tendría que abrir el Formulario base para el subformulario de este ejemplo y modificar la propiedad Color de fondo.


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En esta pestaña se marcarán las acciones a ejecutar si salta un determinado evento, por ejemplo: al hacer clic; antes o después de actualizar el valor de un campo; al realizar una movimiento con el ratón; al pulsar una tecla,…

Si deseamos que se ejecute un evento para alguna de estas acciones, tendremos que crear un procedimiento de evento. Para ello podremos elegir alguna de las siguientes opciones (que son desarrolladas en otra Unidad).

Unidad Didáctica 11: Formularios en Access 2007 (II) Formularios Gráficos

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(3) Formularios Gráficos

Estos Formularios sirven para crear gráficos a partir de los datos de los campos de una Tabla o Consulta.

Cree un Formulario que muestre el número de TÍTULOS de cada uno de los DIRECTORES. Hacer dos gráficos:

Uno: Se mostrarán los Títulos de todo Tipo (género)

Dos: Se mostrarán los Títulos de los Clásicos

(a) Seleccione la tabla Artículos, y desde la pestaña Crear, cree un

formulario de

(b) Aparecerá el siguiente área de trabajo con la lista de campos del gráfico:

Seleccione para cada una de las áreas del gráfico un campo.

11.7


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(c) Arrastre:

Al área de Filtro el campo Tipo

Al área de Datos, el campo Título

Al área de Categoría, el campo Directores

(d) El resultado sería el siguiente:

Para el caso Dos:

Despliegue la lista de TIPO y seleccione sólo Clásico.


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Siguiendo con el ejemplo anterior:

Ponga como Título del Eje Y: Número de películas dirigidas

Ponga como Título del Eje X: Directores

(a) Para modificar estos valores tendremos que seleccionar cada uno de

los Títulos y pulsar sobre propiedades

(b) Seleccione (del eje Y), pulse sobre propiedades, pulse sobre la pestaña Formato y escriba en el apartado Título Número de películas dirigidas.

(c) Seleccione Título del eje (del eje X), pulse sobre propiedades, pulse

sobre la pestaña Formato y escriba en el apartado Título Directores.

11.8


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Resultado:


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Cree un gráfico sobre la Tabla Artículos donde aparezcan todos los TÍTULOS de las películas y la suma de los PRECIOS (en el caso de películas que aparezcan más de una vez)

Ponga como Título del Eje Y: Precios

Ponga como Título del Eje X: Películas

(a) Cree un formulario de Gráfico dinámico sobre la Tabla Artículos.

(b) Arrastramos el campo Precio al área de datos

Arrastramos el campo Título al área de categorías

(c) Pulse con el botón derecho del ratón sobre el campo Precio que está en el área de datos, seleccione la opción

del menú contextual y pulse

sobre

Resultado:

11.9

17€+13,90€


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¿Y si queremos que aparezca, además de la suma de los precios de una determinada película, su valor medio? Tendríamos que añadir, al área de datos un nuevo campo PRECIO y seleccionar la función Promedio

Resultado:

La Película Casablanca es la única que aparece dos veces en la Tabla Artículos y su precio medio es 15,45€

¿Podemos cambiar el tipo de gráfico? Sí, para ello, pulse sobre el

gráfico y sobre el icono de la pestaña Diseño. Le aparecerá una hoja de propiedades donde variar el estilo del gráfico.


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MÓDULO V- INFORMES


1. Unidad didáctica 12: Informes en Access 2007

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007

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Informes en Access 2007

En esta Unidad Didáctica aprenderemos a diseñar, crear y dar formato a los Informes.

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007

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CONTENIDOS

1 Introducción 4

2 Partes de un Informe

5

3 Vistas de un Informe 7

4 Creación de un Informe Básico

8

5 Creación de Informes con asistente

16

6 Creación de Informes en modo Diseño

21

7 Creación de Informes que generan etiquetas

31

8 Informes y Subinformes

41

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007 Introducción

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(1) Introducción

Un informe sirve para mostrar información, en formato impreso, de Tablas o Consultas, organizada y/o resumida de una determinada manera. Además de estos datos, al Informe, se pueden añadir otros elementos estáticos, como pueden ser imágenes, agregar totales, …

Aunque se puede crear un Informe de forma totalmente manual, lo más habitual es utilizar el asistente para crear informes que ofrece Access 2007 y posteriormente, modificarlo (formato, distribución de los campos, …). Otra forma de obtener un Informe es mediante la creación de un Informe automático básico sobre una Tabla o Consulta de Access.

Se pueden utilizar informes para crear etiquetas postales. Access 2007 ofrece un asistente específico para esta acción.

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007 Partes de un Informe

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(2) Partes de un Informe

Encabezado del Informe Es el título del Informe y sólo aparecerá en la primera página.

Encabezado de página Encabezado de cada una de las páginas que abarca el Informe

Encabezado del grupo Es el encabezado que aparece como introducción a cada uno de los grupos creados en el Informe (siempre que se hayan creado grupos para clasificar la información que se muestra en el Informe).

Detalle En este apartado se muestran los datos de los campos origen del Informe.

Pie del grupo Pie del grupo. Habrá un pie por cada una de las agrupaciones realizadas.

Pie de página

Texto que aparece en el pié de cada una de las páginas del Informe. Si no se introduce nada, aparecerá, por defecto y situado a la izquierda, la fecha del sistema con el siguiente formato “Domingo 13 Noviembre de 2007”. y a la derecha de la página aparecerá el texto “Página, el número de la página actual y el número de páginas totales” (Página 1 de 1)

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007 Partes de un Informe

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Si quisiera poner este pie de página manualmente, basta con introducir, en vista

Diseño la función =Ahora() para que aparezca la fecha actual y para que aparezca Página 1 de 1 en este caso, en Vista Diseño aparecerá: ="Página " & [Page] & " de " & [Pages]

Pie del Informe Texto que aparecerá en la última página del Informe, después de mostrarse el último dato del Informe.

NOTA Si en cualquiera de los campos del informe, la información se refleja como ########## es porque el cuadro de texto es demasiado pequeño para albergar toda la información que tiene que mostrar el campo.

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007 Vistas de un Informe

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(3) Vistas de un Informe

Muestra el Informe tal y como se vería impreso. Al seleccionar esta vista aparecerá como única pestaña y aparecerá entre otros

el icono .

Para volver a la vista Diseño pulsar sobre

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007 Creación de un Informe básico

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(4) Creación de un Informe básico

Para crear un Informe seleccione la pestaña , y en el grupo Informes


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Realizar un Formulario Automático sobre la Tabla Artículos.

(a) Seleccione la tabla Artículos y pulse sobre .

(b) La vista presentación de este Informe es:

(c) El Informe está compuesto por:

• Encabezado del Informe:

• Encabezado de página:

• Área de Detalle: Muestra cada uno de los registros de la

Tabla • Pie de página:

Observe el resultado del Ejemplo Guiado 12.1 en modo Vista Presentación. Se puede apreciar que no se muestran todos los campos en el ancho de una página DIN A4. Vamos a intentar darle una solución, utilizando las herramientas de la pestaña Diseño:

12.1


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Sobre el EJEMPLO GUIADO 12.1: 1. Compruebe que el papel está orientado horizontalmente. 2. Ajuste los márgenes del papel. 3. Exporte los datos a un documento Word

(a) Abra el Informe creado en el EJEMPLO GUIADO 12.1

(b) Visualícelo en vista Preliminar

(c) Para comprobar la orientación del papel observe cual de estos iconos

está activado

(d) Para poner los márgenes lo más estrecho posible seleccione , se mostrarán las siguientes opciones

Si quiere personalizarlos aún más, pulse sobre la flecha que hay a la derecha del nombre de grupo

12.2


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(e) Para exportar el Informe obtenido a un documento Word, pulse sobre el

icono . Aparecerá un asistente pidiéndole un nombre del archivo y dónde desea guardar el contenido del Informe generado. El archivo será del tipo Rich Text Format (Formato de texto enriquecido). Si abre el documento Word que se acaba de crear verá que no se visualiza toda la información. El motivo es que la página no es lo suficientemente grande para albergar toda la información y sólo aparece hasta el campo GÉNERO, el resto de los campos están pero no se visualizan.

Para que se visualice correctamente este Informe habría que visualizarlo en modo diseño y modificar el tamaño de los controles así como el tamaño de las fuentes de las etiquetas que forman el encabezado de página.

¿Qué podemos hacer para que se visualice todos los campos en una hoja?

Visualizar el Informe en Vista Diseño y variar el tamaño de las fuentes, hacer más pequeñas las cajas de texto para hacer que aparezca la información en dos líneas en lugar de una.


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Sobre el EJEMPLO GUIADO 12.2: 1. Cambie el tamaño de todas las fuentes a 9 ptos. 2. Haga más estrechas las cajas de texto.


(b) Visualícelo en vista Diseño.

(c) Para cambiar el tamaño de las fuentes, seleccione todos los campos de la Tabla (cuadros de texto donde aparecen los títulos de los campos y los cuadros de texto donde aparecen los datos de dichos campos), para ello, pulse sobre la parte superior de la regla (cambiará la forma del puntero del ratón y se convertirá en una flecha gruesa y negra) que se encuentra en la parte izquierda del Informe y arrastre hacia abajo sobre la misma regla (Elimine la selección de las etiquetas encabezado del Informe, recuerde que para ello bastará con pulsar sobre la etiqueta a la vez que mantenemos pulsada la tecla mayúsculas)

Escriba un 8 en el apartado del tamaño de la fuente.

(d) Para cambiar el tamaño de todas las celdas a la vez podría seguir el mismo proceso de selección, pero lo mejor es ir una a una y ajustar cada celda al tamaño adecuado. Seleccione la celda que contiene el dato (no el nombre del campo), posicione el cursor del ratón en lateral derecho y

cuando el cursor se convierta en una doble flecha de dos puntas , desplace el cursor hacia la izquierda hasta conseguir el tamaño deseado.

Si las cajas de texto o las etiquetas resultan demasiado anchas puede optar por hacerlas más altas y estrechas y distribuir los datos en varias líneas.

Una forma muy cómoda de hacerlo es desde la Vista Presentación que permite cambiar fácilmente el ancho de las columnas arrastrando la línea discontinua que delimita las mismas.

12.3


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Resultado

Si exportamos ahora el informe a un documento Word, sí se verá todo su contenido (sólo un detalle, al exportar a un archivo rtf, no se visualizan las imágenes del campo CARÁTULA).

Líneas discontinuas delimitadoras de columna en la vista Presentación.


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Sobre el EJEMPLO GUIADO 12.3: Clasifique los datos de la Tabla por TIPO (GÉNERO). Ponga como encabezado de este grupo GÉNERO Ordene los datos de la Tabla por el campo TÍTULO


(b) Visualícelo en vista Diseño.

(c) Pulse sobre el icono . En la parte inferior del Informe aparecerán dos opciones nuevas:

Pulse sobre Agregar un grupo y aparecerá la siguiente opción en la parete inferior del informe

Seleccione el campo TIPO

Agregue un orden dentro del grupo seleccionando el campo TÍTULO y elija ordenar los registros de manera ascendente.

(d) Quite el Diseño con el menú contextual al campo Tipo del Informe, y coloque el campo la zona del encabezado de grupo junto a su etiqueta según se muestra en la imagen.

12.4


Página 15 de 43

.

Seleccione todas las etiquetas del encabezado de página y colóquelos en la zona de Encabezado de Tipo según se muestra en la imagen.

Resultado

Observe que dentro de cada grupo los registros están ordenados por título

Página.

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007 Creación de Informes mediante el asistente para Informes

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(5) Creación de Informes mediante el asistente para Informes

Para crear un Informe utilizando el asistente para Informes de Access seleccione del grupo Informes.

Primero: Se eligen los campos que aparecerán en el Informe. Los campos pueden estar repartidos en más de una Tabla o Consulta; el proceso sería: seleccionar una Tabla o Consulta, elegir los campos que interesen incluir en el Informe y si deseamos incluir más campos que estén en otra Tabla o Consulta, seleccionarla y elegir los campos. Una vez que hayamos seleccionado todos los campos avanzaremos al siguiente paso.

Segundo: Si ha seleccionado datos de más de una Tabla o Consulta, elija cómo desea ver los datos, es decir, de qué Tabla partir.

Tercero: Elegir el nivel de agrupamiento para los datos que se muestran en el informe. Puede haber más de un nivel de agrupamiento, es decir, podemos agrupar por un campo y dentro de ese grupo agrupar los datos por otro campo.


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Cuarto: Elegir el criterio de ordenación para los datos mostrados en el Informe e información de resumen (para datos numéricos: Suma, Min, Máximo, Promedio).

Quinto: Elegir la forma en que se distribuirán los datos en el Informe y la orientación de la página.

Sexto: Elegir el estilo del Informe dentro de unas plantillas prediseñadas.

Para cambiar el orden de agrupamiento

Podremos elegir el número de letras iniciales que se tendrán en cuenta para el agrupamiento


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Cree un Informe utilizando el asistente para Informes donde aparezcan los siguientes datos, agrupados por TÍTULO del artículo: TÍTULO del artículo, NIF y NOMBRE y APELLIDOS del Socio, FECHA DEL ALQUILER y FECHA DE DEVOLUCIÓN Dentro de cada grupo de datos, los datos aparecerán ordenados por la FECHA DE ALQUILER. Elija como distribución del Informe “Esquema 1” y como estilo “Negrita”.

(a) Crear un Informe utilizando el asistente para Informes de Access. Seleccione

(b) Seleccione de la Tabla Artículos, el campo TÍTULO. (c) Seleccione de la Tabla Alquileres la fecha de alquiler y la fecha de devolución. (d) Seleccione de la Tabla Socios: NIF, NOMBRE Y APELLIDOS.

En el primer paso del asistente tendremos los siguientes campos seleccionados:


(e) Elija de qué Tabla serán los campos que se visualicen primero. Elija la Tabla Artículos.

12.5


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(f) No deseamos ningún nivel de agrupamiento así que en la siguiente

pantalla del asistente pulse

(g) Elija el campo FECHAALQUILER como criterio de ordenación de los

registros del Informe. Pulse sobre el botón

(h) Elija “Esquema ” como método de distribución. Pulse sobre el botón

(i)Elija como estilo del Informe “Oficina”. Pulse sobre el botón


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(j) Escriba el Título del Informe y pulse

Resultado

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007 Creación de Informes en modo Diseño

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(6) Creación de Informes en modo Diseño

Seleccione .

Desde Vista Presentación, seleccione (doble clic del ratón sobre el nombre de campo) en la Lista de campos los campos que desea añadir al Informe.


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Las herramientas de las que disponemos para trabajar con los Informes en modo Diseño son las siguientes:

Si observa atentamente, muchas herramientas son las mismas que para los Formularios, y se usan de la misma forma.

Cree un Informe utilizando el asistente para Informes donde aparezcan los datos de la Tabla Artículos agrupados por TÍPO y por DIRECTOR. Ordenar los registros por TÍTULO


(b) Seleccione todos los campos de la Tabla Artículos. (c) Elija el campo TIPO como primer nivel de agrupamiento y seguidamente elija

el campo DIRECTOR como segundo nivel de agrupamiento.


12.6


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(d) Elija el campo TÍTULO como campo por el que se ordenarán los registros. (e) Elija una distribución (por ejemplo “en pasos”) (f) Elija un estilo para el Informe (por ejemplo “Concurrencia”) (g) Escriba ‘Artículos clasificados por tipo y director’ como título del Informe

Añadir nuevos campos a un informe Existentes en las Tablas o resultantes de una expresión Para añadir un campo que existe en la Tabla origen del Informe, seleccione el campo y arrástrelo hacia el área donde desea que aparezca el valor de este campo, normalmente será el área de del Informe. Si el campo que desea incluir en el Informe pertenece a otra Tabla, cree un cuadro de texto y asócielo a un campo existente o al resultado de una expresión. Para ello,

visualice las propiedades del control , seleccione la pestaña de y seleccione el Origen de los datos para dicho control.


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Campos especiales Por campos especiales se entienden los campos de fechas, números de páginas o cualquier otro campo cuyo valor se genere a partir de una función. Estos campos se crearán mediante el control cuadro de texto y se asociará su contenido a una función a través de

Eliminar campos de un Informe Para eliminar un cambo basta seleccionarlo y pulsar la tecla Supr o pulsar sobre el campo que se desea eliminar con el botón derecho del ratón y seleccionar, en el menú contextual, la opción

Cree un Informe donde aparezcan los socios que han realizado algún alquiler y la fecha en la que se realizó dicho alquiler. Los campos que aparecerán en el Informe son: NIFy FECHA DE ALQUILER.


(b) Seleccione los campos NIFy FECHA DE ALQUILER de la Tabla Artículos.

Seleccione el campo socio y conviértalo en un cuadro de edición utilizando el menú contextual

Si ejecuta el Informe verá que sale una referencia al socio por cada uno de los artículos que ha alquilado Si quisiéramos obtener una única vez los datos del socio y seguidamente todos los artículos alquilados, tendríamos que realizar un Subinforme (que veremos más adelante).

12.7


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Opciones de agrupación y ordenación A través de las herramientas podremos agrupar y ordenar la información que aparece en los Informes.

Al activar este icono aparecerá una ventana que nos permitirán añadir campos para agrupar los registros y establecer un orden para dichos registros:


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Cree un informe con datos de los socios agrupados por el campo OCUPACIÓN. Dentro de este grupo, los registros aparecerán agrupados por el campo CIUDAD. Campos del informe: NOMBRE Y APELLIDOS, E-MAIL, DIRECCIÓN.

(a) Cree un Informe sobre la Tabla Socios. (b) Seleccione y arrastre hasta el área de Detalle los campos:

NOMBREAPELLIDOS, E-MAIL, DIRECCIÓN y CIUDAD

(c) Pulse sobre la herramienta y realice la agrupación y ordenación del enunciado.

Arrastre desde la Lista de campos el campo Ocupación hasta la zona de Encabezado de ocupación. Arrastre desde la Lista de campos el campo Ocupación hasta la zona de Encabezado de ocupación.

12.8


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(d) Modifique la ubicación y el formato de los campos según se muestra en la siguiente imagen.

(e) Visualice el Informe en Vista preliminar.


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Agrupación utilizando expresiones. Si lo que desea es hacer agrupaciones utilizando parte de alguno de los campos existentes en el Informe, deberá crear una expresión utilizando el generador de expresiones para aplicar las funciones incorporadas de Access sobre el campo en cuestión.


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Modificar el Ejemplo Guiado 12.8 para que el resultado aparezca agrupado por ciudad y año en que se dio de alta el socio (este año hay que extraerlo del campo FECHA DE ALTA de la Tabla Socios).

(a) Abra el Ejemplo anterior en vista Diseño. (b) Agregue un nuevo grupo con su respectivo encabezado de grupo. (c) Arrastre al área de encabezado Fecha de alta el campo fecha de alta. (d) Pulse sobre el cuadro de texto Fecha de alta y visualice sus

propiedades. En el apartado Origen del control pulse sobre

Para generar la expresión. Seleccione la función año del grupo de

funciones Fecha/Hora de la carpeta

(e) En la expresión generada en lugar de número deberá aparecer el campo FECHAALTA del Formulario

12.9


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Resultado

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007 Creación de Informes que generan etiquetas

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(7) Creación de Informes que generan etiquetas

Para crear un Informe de etiquetas: Seleccione la pestaña crear y en el grupo Informes

Seleccionar . Se abrirá el asistente para etiquetas. Pasos del asistente para crear etiquetas:

Primero: Elegiremos el tamaño de las etiquetas (esto nos condicionará el número de etiquetas que obtendremos por unidad de papel). También seleccionaremos la unidad de medida (métrica o inglesa, es decir, en milímetros o en pulgadas) así como el tipo de papel que utilizaremos para imprimir (hojas sueltas o papel continuo).

Segundo: Elegiremos el tipo y características de la fuente impresa en las etiquetas.


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Tercero: En este paso seleccionaremos los campos cuyos datos aparecerán en cada una de las etiquetas.


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Cuarto: En este punto elegiremos el campo por el que se ordenarán las etiquetas (se puede ordenar por más de un campo).

Quinto: Para finalizar, le daremos un nombre al informe que va a contener estas etiquetas y decidiremos si deseamos ver, al finalizar la ejecución del asistente, el resultado final de las etiquetas o deseamos ver este informe en modo diseño para así hacer alguna modificación (por ejemplo ampliar la separación entre los campos).


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Cree un Informe que genere etiquetas con los datos de la Tabla Socios. Los datos que aparecerán en la etiqueta son: NOMBREAPELLIDOS, DIRECCIÓN y CIUDAD. La etiqueta estará formada por dos líneas, en la primera aparecerán nombre y apellidos y en la segunda dirección y ciudad. Las etiquetas estarán ordenadas por ciudad y dentro de cada CIUDAD por el campo NOMBREAPELLIDOS

(a) Seleccione sobre la tabla Socios. (b) Elija un tipo de etiqueta, por ejemplo la que contiene como número de

producto C2166. Pulse (c) Elija como tipo de fuente verdana de tamaño 11 ptos y color azul.

Pulse

(d) Elija los campos que vamos a incluir en la etiqueta. Primero pulse sobre el campo NOMBREAPELLIDOS, pulse la tecla enter para pasar a la siguiente línea, seleccione el campo DIRECCIÓN y seguidamente

CIUDAD. Pulse

12.10


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(e) Seleccione los campos por los que se ordenarán las etiquetas. Primero pulse sobre el campo CIUDAD y agréguelo a la columna Ordenar por pulsando sobre , seguidamente realice la misma operación con el

campo NOMBREAPELLIDOS. Pulse sobre

(f) Guardaremos este informe con el nombre de EjemploGuiado_UD12_10 y seleccionaremos el botón de radio de

para ver este Informe en modo Diseño.

Pulse sobre


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Resultado

El resultado en vista preliminar es:


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Sobre el Ejemplo Guiado anterior realice las siguientes modificaciones:

(1) Cree más espacio entre las dos líneas.

(2) Cree más espacio entre los campos dirección y ciudad.

(3) Ponga como encabezado de página el texto

Etiquetas de Socios ordenadas por Ciudad

(4) Ponga como pie de página: Página n de m

(a) Abra el Informe anterior en modo vista Diseño. (b) Seleccione la línea donde aparecen los campos DIRECCIÓN y

CIUDAD, aparecerá de la forma

(c) Pulse sobre el recuadro o sobre el cuadrado de la esquina superior

izquierda y desplácelo hacia abajo y hacia la derecha (para crear un efecto de sangría)

(d) Abra espacio en los apartados encabezado y pie de página. (e) Vamos a escribir el texto “Etiquetas de Socios ordenadas por Ciudad“

en el Encabezado de página; para ello, seleccione el control etiqueta

y dibuje un recuadro sobre el área del Encabezado de página y escriba el texto.

12.11


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(f) Ahora procederemos a introducir en el pie de página la función

necesaria para que aparezca el texto ‘Página’ seguido del número de la página actual, el texto ‘de’ y el número de páginas en total que tiene

el Informe; para ello, seleccione el control cuadro de texto y dibuje un recuadro sobre el área del Encabezado de página y escriba el texto, escriba dentro del cuadro de texto: ="Página " & [Page] & " de " & [Pages]

¿De dónde obtenemos el contenido de la caja de texto?

En la propiedad Origen de control de la Hoja de propiedades, al pulsar sobre

se muestra la ventana del Generador de expresiones. En el Generador de expresiones, abra la carpeta Expresiones comunes y realice un doble clic sobre Página N de M; la expresión que se ha generado

es


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Resultado en Vista Diseño

Si quisiéramos introducir un blanco entre la Dirección y la Ciudad pondríamos:


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Resultado

NOTA Si en algún momento no aparecen las dos columnas es porque no caben así que hay que ‘jugar’ con el tamaño de la fuente e ir comprobando en vista preliminar hasta que se ajusten a las dos columnas.

Unidad Didáctica 12: Informes en Access 2007 Informes y Subinformes

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(8) Informes y Subinformes El crear Subinformes dentro de un Informe es igual a cuando creábamos Subformularios dentro de un Formulario; si recuerda se crean cuando se desea ver datos que están en más de una Tabla y dichas Tablas están relacionadas. Cada registro del informe general incluye uno o más registros del subinforme. El Informe principal y el Subinforme están relacionados por uno o más campos de modo que los registros que muestra el Subinforme se correspondan con la información de cada registro del Informe principal.

En el Ejercicio Guiado 12.7 nos apareció un resultado que podía ser mejorable utilizando Subinformes.

Cree un Informe donde aparezcan los socios y la fechas de alquiler correspondiente. Para resolver este ejemplo utilice un Subinforme para mostrar las Fechas en las que un socio ha realizado un alquiler Los campos que aparecerán en el Informe son: NIF, NOMBREAPELLIDOS, TELÉFONO.

(a) Cree un Informe que contenga los campos NIFSOCIO,

NOMBREAPELLIDOS y TELÉFONO de la Tabla Socios. (b) Cree un Informe que contenga los campos SOCIO y

FECHAALQUILER de la Tabla Alquileres. (c) Abra el primer informe y visualícelo en modo Diseño.

Pulse sobre el control para crear Subinformes y dibuje un rectángulo donde estaba antes el campo Fecha de alquiler. Recuerde que para que comience a ejecutarse el asistente para crear Subinformes tiene que tener

seleccionado el control . Pasos del asistente: Primero: Seleccione y seleccione el

Informe que creó en el punto (b). Pulse

Segundo: Seleccione los campos que vinculan al Informe principal y al Subinforme, elija la opción por defecto

12.12


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Tercero: Damos un nombre al SubInforme. Recuerde que el nombre que le dé es el que aparecerá como Título en el SubInforme. Si no desea que aparezca dicho nombre, siempre puede eliminar la etiqueta que precede al Subinforme.

Vemos que el NIF del Socio, de la Tabla Alquileres es un lista de valores, cambiarla a cuadro de edición para que no salga toda la lista (botón derecho sobre el cuadro de lista, seleccione.

(d) Cambie el control socio del subformulario a Cuadro de edición

Resultado (parcial) en Vista Presentación:


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Observe en el resultado que, en el subinforme aparece de nuevo el NIF del socio. Es un campo que necesitamos para vincular el Informe y el subinforme, así que no lo podemos eliminar pero sí lo podemos ocultar y para ello establezca su propiedad visible a No

MÓDULO VI- MACROS


1. Unidad didáctica 13: Macros en Access 2007

Unidad Didáctica 13: Macros en Access 2007

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Macros en Access 2007

En esta Unidad Didáctica conoceremos la utilidad de las macros y aprenderemos a diseñar y crear macros.

Unidad Didáctica 13: Macros en Access 2007

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CONTENIDOS

1 Introducción 4

2 Crear una Macro

5

3 Macros independientes y Macros incrustadas 17

Unidad Didáctica 13: Macros en Access 2007 Introducción

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(1) Introducción

¿Qué es una macro? Una macro es un conjunto de instrucciones o acciones que sirven para automatizar tareas. Cada tarea es una acción que se llevará a cabo sobre objetos o datos de la base de datos.

¿Para qué se puede utilizar una macro? Una macro se puede emplear para agilizar la realización de tareas repetitivas, para abrir Informes o Formularios, para iniciar la ejecución de una acción asociada a la pulsación de un botón, para validar una acción (si queremos eliminar un registro que nos pida confirmación para ejecutar la acción de borrado). En definitiva, con una macro es posible:

Automatizar tareas repetitivas

Validar una acción

Crear barras de menú y de herramientas para Formularios e Informes

Controlar el inicio de una aplicación Access

Modificar propiedades de un objeto

Automatizar transferencia de datos a otras aplicaciones

Unidad Didáctica 13: Macros en Access 2007 Crear una Macro

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(2) Crear una Macro

Para crear una macro seleccione el icono de la pestaña crear.

Al crear una macro le aparecerá la siguiente ventana de diseño de macro:

En este campo se irán especificando las acciones a realizar cuando se ejecute la macro. Las acciones se elegirán de una lista desplegable y si elegimos más de una acción, al ejecutar la macro se ejecutarán cada una de las acciones una tras otra.

Los argumentos serán particulares para cada una de las acciones de la macro. Por ejemplo, si elegimos la acción de abrir una consulta uno de los argumentos será el nombre de la consulta a ejecutar, el modo de visualizar el resultado,…

La columna comentario nos resultará útil para comentar la macro. Este apartado no es obligatorio cumplimentar.


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Herramientas para trabajar con Macros

Nombres de macros. Permite poner nombre a cada una de las acciones por separado, de esta manera se podrá acceder a éstas individualmente. Hace que se muestre la columna en la ventana de diseño de macro.

Condiciones. Hace que se muestre la columna

Permite añadir una expresión, cuyo resultado sólo será el condicionante para que la acción se ejecute caso de ser verdadero o no en el caso de que la condición sea falsa.

Inserta fila en el área de diseño de una Macro.

Elimina filas en el área de diseño de una Macro.

Ejecutar completamente la Macro creada Paso a paso.

Ejecuta una Macro paso a paso, instrucción a instrucción.

Esta herramienta es muy útil cara comprobar fallos en una Macro, por ejemplo . cuando con una Macro no obtenemos el resultado deseado pero no sabemos exactamente dónde falla.

Generar. Asistente para crear Macros.

Al activar las herramientas Nombre de macros y condiciones , la ventana de diseño de macro quedará de la forma:


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Ejecución de una Macro ¿Cómo ejecutar una macro? Desde la pantalla de Diseño de la propia Macro

Pulsar sobre . Se ejecutará paso a paso o no dependiendo de si esta opción está o no seleccionada.

Asociando dicha macro a un control de la base de datos, por ejemplo a un botón. Al crear el botón seleccione Otras en el apartado Categorías y en Acción Ejecutar Macro.

Otra forma de asociar una macro a un control es a través de las propiedades del control ; para ello seleccione la pestaña , elija el evento que hará saltar la acción y seleccione una macro ya creada a través de la lista

desplegable o cree una nueva pulsando sobre .


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Modo de ejecución Paso a Paso Al ejecutar la Macro aparece la siguiente ventana:

Ejecuta la acción y si no hay error, aparecerá la acción siguiente.

Detiene la ejecución de las Macros y se cierra la ventana de Macro paso a paso

Desactiva el modo paso a paso y ejecuta el resto de las acciones que componen la Macro.

Cree una macro que permita Cerrar la ventana que se encuentre activa. Póngale a la macro el nombre de cerrar ventana.

(a) Pulse sobre .

(b) Pulse sobre la herramienta para que aparezca la columna de .

(c) En la columna escriba “Cerrar ventana”.

(d) En la columna seleccione “Cerrar”

(e) El apartado es opcional, escriba un comentario que identifique la acción de la Macro.

13.1


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¿Qué podemos hacer con las Macros que hemos creado? ¿Cómo integrarlas en nuestros Formularios o Informes?

(f) (f) Abra, en modo Diseño , un Formulario, por ejemplo el primer ejemplo guiado de la unidad 10 (EjercicioGuiado_UD10_1).

(g) (g) Cree un botón. Para ello seleccione el control botón para dibujar un rectángulo en el área del encabezado del Formulario.

Recuerde tener activada la herramienta para que salte el asistente que nos ayudará a configurar el botón.

(h) En el primer paso del asistente, cuando pregunta , seleccione en el

apartado Otras y en el apartado Ejecutar macro y pulse .

(i) En el siguiente paso del asistente nos pregunta seleccione, la que

acabamos de crear .

Fíjese que aparecen dos macros con una parte del nombre repetido. Pulse


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Es el nombre que le hemos asignado a la acción.

Es el nombre de la macro.

(j) Seleccione la imagen de Salir para el botón que acaba de crear. Para que aparezca esta imagen debe tener activada

y el botón de radio y pulse

.

(k) En el último paso del asistente daremos un nombre al botón que acabamos de crear para ejecutar la Macro. Llámelo, por ejemplo,

“Botón cerrar” y pulse sobre .


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Al pulsar sobre el botón del Formulario, si se ha realizado alguna modificación en éste, aparecerá un mensaje indicando si desea guardar los cambios

.

si pulsamos sobe el botón , se guardarán los cambios y

seguidamente se cerrará el Formulario. Si pulsamos sobre se anulará la acción de la macro.

¿Por qué pregunta si queremos guardar? Si observa la macro en modo diseño, verá que en la acción cerrar, en el apartado aparece, en el apartado

el argumento Preguntar, si pulsa sobre esta celda, verá que hay otras dos opciones Sí y No para cerrar el Formulario guardándolo o no. Si seleccionamos cualquiera de estas dos opciones no volverá a aparecer el cuadro de diálogo preguntando si desea guardar el Formulario.


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¿Podemos ejecutar más de una acción dentro de una misma macro?

Sí y además podemos identificar independiente a cada una de las acciones por el nombre que le hemos dado en la columna ; de tal manera que las podemos utilizar individualmente o en grupo, es decir, podemos utilizar todo el grupo de acciones y se ejecutarían todas las acciones o sólo parte del grupo y se ejecutará la acción seleccionada con nombre del grupo. Nombre de la macro como hicimos en el ejemplo anterior, aunque en este ejemplo, el resultado hubiera sido el mismo si hubiéramos elegido el nombre del grupo, ya que la macro sólo está formada por una acción.

Abra la macro creada en el ejercicio guiado anterior y añádale la acción Guardar.

(a) Abra la Macro creada en el ejercicio guiado anterior en modo diseño.

(b) En la columna escriba “AbrirTablaArticulos”

(c) En la columna seleccione “AbrirTabla” de la lista de acciones.

(d) En la zona de Argumentos de acción, en la propiedad Nombre Tabla seleccione Artículos

(e) El apartado es opcional, escriba un comentario

que identifique la acción de la Macro.

(f) Guarde la macro.

Abra el Formulario EjemploGuiado_UD10_2 y en el encabezado del Formulario cree un botón, se activará el asistente y verá que aparecen las macros del ejercicio anterior más la que hemos creado en este ej

Seleccione el nombre del grupo .

13.2


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Si en el apartado no especificamos ni el (Tabla, Consulta, Formulario, Informe, Macro, Módulo, Página de acceso a datos, Vista de servidor, Diagrama, Procedimiento almacenado o Función) ni el sobre el que se ejecutará la acción, dicha acción se ejecutará sobre el objeto activo.

Usar condiciones para la ejecución de una Macro En el área de diseño de la Macro, podemos incluir una columna para crear condiciones asociadas a una acción. Para ello, muestre la columna

condición, pulsando sobre el icono .

Cree un macro que indique que si el contenido de los campos CANTIDAD EN ALQUILER y CANTIDAD EN VENTA de la Tabla Artículos es menor o igual a 0 muestre el mensaje de error “Este artículo no tiene unidades ni para alquilar ni para vender”. Activar un sonido de aviso. El título de la ventana será ATENCIÓN!!!!.

(a) Escriba en el apartado el siguiente texto ( [CANTIDAD EN ALQUILER]<=0 ) Y ( [CANTIDAD EN VENTA]<=0 )

(b) En la columna elija la acción

(c) Los serán los siguientes:

13.3

Contenido del campo Cantidad en alquiler (El nombre del campo debe ir entre [])

El Operador lógico Y hará que se evalúen los dos campos para dar el resultado de la expresión. El resultado será verdadero si los dos campos son <=0


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(d)

Esta Macro hará que se muestre el mensaje:

Este mensaje aparecerá en el momento que los dos campos tenga como valor un número menor o igual a cero.

Si quisiéramos que el mensaje saltara en el momento que alguno de los dos campos tuviera como valor un número menor o igual a cero pondríamos el operador lógico O en lugar del Y.

¿Puede una misma condición afectar a más de una acción? Si, pondremos la condición para la primera acción y si queremos que la siguiente acción se ejecute si la condición anterior es cierta, pondremos en el apartado condición (tres puntos suspensivos) …

NOTA Si el contenido del campo que hemos añadido en el apartado fuera texto, en lugar de numérico, el valor se tendría que poner entre comillas dobles (“”)


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Cree un Macro que abra el Formulario del EjemploGuiado_UD10_1, si el campo Director, del primer registro de la Tabla es John Sturges, mostrar un mensaje indicando la situación y detener la ejecución de la macro. Para finalizar abriremos el Informe EjemploGuiado_UD12_2

(a) Cree una Macro en modo diseño. (b) Las acciones que seleccionaremos serán:

1. AbrirFormulario (no asociada a ninguna condición)

2. La acción CuadroMsj se ejecutará si la condición:

([Formularios]![EjemploGuiado_UD10_1]![DIRECTOR])="John Sturges"

es cierta.

La acción DetenerMacro también se ejecutará si se cumple la Condición anterior, ya que tiene como condición los … (tres puntos suspensivos).

3. La acción AbrirInforme se ejecutará si la condición del paso 2 es falsa.

El mensaje que aparece si se cumple la condición de que el campo DIRECTOR = “John Sturges”

Sólo se evalúa el primer registro, si el campo DIRECTOR de este registro es John Sturges, directamente se abre el informe, de lo contrario, sale el mensaje de error y se detiene la macro, no se evalúan el resto de los registros.

Macro Autoexec Si queremos que una Macro se ejecute automáticamente al abrir la base de datos, deberá guardar dicha macro con el nombre de Autoexec.

13.4


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Cree un Macro que se ejecute automáticamente al abrir la base de datos, dicha macro abrirá el Formulario creado en el Ejercicio Guiado 12 de la Unidad Didáctica 10 (Inicio)

(a) Cree una Macro en modo diseño. (b) En el apartado seleccione AbrirFormulario y los argumentos

de dicha acción serán los siguientes:

(c) Guarde la Macro con el nombre de Autoexec. (d) Cierre la base de datos y vuelva a abrirla, observará que se abre

directamente el Formulario indicado.

13.5

Unidad Didáctica 13: Macros en Access 2007 Macros independientes y Macros incrustadas

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(3) Macros independientes y Macros incrustadas

Macros independientes. Las Macros que hemos aprendido a diseñar y crear en el apartado anterior son Macros Independientes, son un objeto más de la base de datos, son visibles en el panel de exploración de los objetos de la base de datos.

Macros incrustadas. Una macro incrustada no está visible en el panel de exploración; pasa a formar parte del Formulario, del Informe o del control en el que se creó. Si crea una copia de un Formulario, un Informe o un control que contenga macros incrustadas, las macros también estarán presentes en la copia. Las macros incrustadas se diferencian de las macros independientes en que las incrustadas se almacenan en las propiedades de evento de formularios, informes o controles. No se muestran como objetos en el apartado en el panel de exploración de objetos que componen la base de datos.

Crear una Macro incrustada

Para crear un Macro incrustada, cree el control al que desea asociar la Macro,

abra su hoja de propiedades y en la pestaña de seleccione para crear una Macro a través del Generador de Macros, a partir de este punto se seguirá el mismo procedimiento que para crear una Macro Independiente, es decir, elegiremos la acción, sus argumentos, …

La macro se ejecutará cada vez que se desencadene el evento.


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Crear una macro incrustada que haga saltar un mensaje de error si intentamos abrir un informe que no contiene datos. El mensaje será del tipo.

(a) Cree una copia de la Tabla Alquileres y borre todos los registros que contiene la Tabla.

(b) Pulse sobre el fondo del Informe en vista con el botón derecho del ratón y elija

(c) En la lista desplegable elija Informe.

(d) Seleccione la pestaña y sitúe el cursor sobre el cuadro de texto del evento y pulse sobre .

(e) Elija como Generador el

NOTA Access permite generar un grupo de macros como una macro incrustada. Sin embargo, sólo se ejecutará la primera macro del grupo cuando se desencadene el evento.

13.6


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(f) Genere la siguiente Macro

Guarde el Informe y ejecútelo o ejecute la Macro que acaba de crear. Verá que aparece el mensaje de aviso.

MÓDULO VII- OPERACIONES SOBRE UNA BASE DE DATOS ACCESS


1. Unidad didáctica 14: Seguridad en las bates de datos

Access

Unidad Didáctica 14: Seguridad en las bases de datos Access

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Seguridad en las bases de datos Access

En esta unidad didáctica abordaremos la seguridad en Access desde dos puntos de vista:

• Acceso a la aplicación. • Estudio de herramientas que

facilitan la seguridad de la base de datos.

Unidad Didáctica 14: Seguridad en las bases de datos Access

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CONTENIDOS

1 Introducción 4

2 Herramientas para mantener la seguridad de los datos

5

3 Control de acceso a usuarios 7

4 Otras herramientas de seguridad 8

Unidad Didáctica 14: Seguridad en las bases de datos Access Introducción

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(1) Introducción

¿En qué consiste la seguridad en una base de datos?

Podemos estudiar la seguridad en las bases de datos desde dos puntos de vista:

• Mantener la integridad de los datos en ellas almacenados. Compactando y reparando la base de datos, creando copias de seguridad de una base de datos, creando y manteniendo réplicas de la base de datos

• Controlar el acceso de los usuarios a los datos y objetos de la base de datos, asignado privilegios a estos usuarios. Estos privilegios nos permitirán tener un control sobre los objetos de la base de datos, qué operaciones pueden realizar dichos usuarios sobre cada uno de los objetos y sobre los datos de la base de datos.

Unidad Didáctica 14: Seguridad en las bases de datos Access Herramientas para mantener la seguridad de los datos

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(2) Herramientas para mantener la seguridad de los datos

Vamos a estudiar el por qué ciertas herramientas son útiles para mantener la seguridad de la información contenida en las bases de datos

Compactar y reparar bases de datos

Cuando se trabaja con los registros de una Tabla (eliminar, modificar o añadir datos) o cuando se modifican las propiedades de una Tabla, se puede producir una fragmentación del archivo que contiene la base de datos (.mdb), dando lugar a una mala gestión del espacio en disco y una posible corrupción e inconsistencia de los datos. Para poner solución a dicha fragmentación, Access ofrece la herramienta

. Para acceder a esta herramienta

despliegue el botón de Office , pulse sobre y elija

Unidad Didáctica 14: Seguridad en las bases de datos Access Herramientas para mantener la seguridad de los datos

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Crear una copia de seguridad de una base de datos De la base de datos completa

Para acceder a esta herramienta despliegue el botón de Office , pulse

sobre y elija

Al realizar una copia de seguridad con la herramienta de Access, el asistente lo único que le solicita es el nombre que le desea dar a esa copia. Por defecto será el nombre del archivo más la fecha del sistema.

De algunos objetos de la base de datos

Una forma de hacer copias de seguridad parcial de una base de datos, es crear una base de datos nueva y desde ésta, importar los objetos de los que queremos obtener copia.

Réplica de una base de datos Una réplica es una copia de la base de datos, desde esta copia se podrán editar los datos pero no se podrá modificar la estructura de la base de datos, ésta sólo se podrá modificar desde la base de datos de la que se hizo la réplica, es decir, desde el Diseño principal. Las versiones anteriores de Office soportaban la creación de réplicas, pero el formato de archivo .ACCDB no admite réplicas.

Unidad Didáctica 14: Seguridad en las bases de datos Access Control de Access a usuarios

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(3) Control de acceso a usuarios

Consiste en establecer privilegios de acceso a los datos y a sus objetos (Tablas, Consultas,…) para cada uno de los usuarios que quieran acceder a la base de datos. Lo mejor será crear grupos de usuarios y asignarle privilegios al grupo de esta forma nos evitamos ir dando los mismos privilegios a cada uno de los usuarios del grupo.

Office Access 2007 no proporciona seguridad de nivel de usuario para las bases de datos creadas con el nuevo formato de archivo (.accdb y .accde). No obstante, si se abre una base de datos de una versión anterior de Access en Office Access 2007 y esa base de datos tiene aplicada la seguridad de nivel de usuario, esa configuración seguirá vigente.

Si se convierte una base de datos de una versión anterior de Access con seguridad de nivel de usuario aplicada al nuevo formato de archivo, Access quita automáticamente toda la configuración de seguridad y se aplican las reglas de protección de archivos .accdb o .accde.

Por último, recuerde que todos los usuarios pueden ver en todo momento todos los objetos de base de datos cuando se abren bases de datos creadas en Office Access 2007.

Unidad Didáctica 14: Seguridad en las bases de datos Access Otras herramientas de seguridad

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(4) Otras herramientas de seguridad

Conversión de la base de datos a accde

Transformar una base de datos a accde supone aumentar la seguridad de la base de datos ante copias y además se reduce el tamaño de la aplicación.

Un archivo .accde es la versión de Office Access 2007 del archivo .mde en versiones anteriores de Access. Es una versión bloqueada del archivo .accdb original. Si el archivo .accdb contenía código de VBA, sólo se incluye el código compilado en el archivo .accde y por tanto, el usuario no puede consultar ni modificar el código de VBA. Además, los usuarios del archivo .accde no tienen permiso para realizar modificaciones de diseño en los formularios o informes. Puede crear archivos .accde a partir de archivos .accdb mediante el siguiente procedimiento:

1. En la pestaña , en el grupo

, haga clic en Crear ACCDE .

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese a la carpeta en la que desea guardar el archivo, especifique un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.


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Protección de una base de datos mediante una contraseña

Cuando se usa una contraseña para cifrar una base de datos, todos los datos se vuelven ilegibles para otras herramientas y se obliga a los usuarios a escribir una contraseña para poder usar la base de datos. El cifrado aplicado en Office Access 2007 usa un algoritmo más seguro que el usado en las versiones anteriores de Access.

Pasos a seguir para establecer una contraseña:

1. Para establecer una contraseña necesita tener abierta la base de datos en modo Exclusivo:

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación,

haga clic en Abrir .

2. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el archivo que desee abrir

y, a continuación, seleccione el archivo.

3. Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a

continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.


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2. En la ficha , en el grupo ,

haga clic en .

Se abre una ventana donde escribirá la contraseña que desea sea

introducida al abrir la base de datos.

La próxima vez que abra la base de datos le aparecerá la siguiente

ventana de Seguridad de contraseña para poder continuar.

Si desea anular la contraseña asignada a la base de datos Pulse

sobre y le aparecerá la siguiente ventana.

El comando que aparece en el grupo, o

varía en función de si la base de datos está cifrada o no. Si la base de datos está cifrada, el grupo muestra el comando Quitar contraseña y cifrado de base de datos.

access manual completo 2007

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