TRABAJO DE TRABAJO DE INFORMATICA INFORMATICA

APLICADAAPLICADAACCESSACCESS

DIANA CAROLINA GARCIA RIVERADIANA CAROLINA GARCIA RIVERA

CA3-2CA3-2

MICROSOFT ACCESSMICROSOFT ACCESS

Para crear una Base de Datos ingrese a Microsoft Para crear una Base de Datos ingrese a Microsoft Access, en el Menú Archivo seleccione Nuevo, a la Access, en el Menú Archivo seleccione Nuevo, a la

derecha seleccione Base de Datos en Blanco, digite el derecha seleccione Base de Datos en Blanco, digite el nombre de su Empresa, presione el Botón Crear nombre de su Empresa, presione el Botón Crear

•Para crear una nueva Tabla seleccione en la columna Para crear una nueva Tabla seleccione en la columna Objetos la opción Tablas, seleccione a la derecha la Objetos la opción Tablas, seleccione a la derecha la

opción Crear una Tabla en vista Diseñoopción Crear una Tabla en vista Diseño

En esta pantalla debe especificar los campos que En esta pantalla debe especificar los campos que componen la Tabla componen la Tabla AutorAutor, su , su TipoTipo y la y la LongitudLongitud de de

cada Campo.cada Campo. Marque a la izquierda del Campo Marque a la izquierda del Campo COD_AUTORCOD_AUTOR y y

presione sobre la Herramienta Llave para marcar este presione sobre la Herramienta Llave para marcar este campo como campo campo como campo ClaveClave (su contenido NO puede (su contenido NO puede

repetirse).repetirse). Finalmente presione sobre el disquete y digite el nombre Finalmente presione sobre el disquete y digite el nombre

de la tabla de la tabla AUTORAUTOR..

Recuerde marcar la Primera columna Recuerde marcar la Primera columna COD_EDITORIALCOD_EDITORIAL como campo Clave utilizando la como campo Clave utilizando la

Llave.Llave. Grabe la Tabla presionando sobre el Grabe la Tabla presionando sobre el DisqueteDisquete y y

digitando el nombre de la Tabla digitando el nombre de la Tabla EDITORIALEDITORIAL, y , y finalmente presionando el Botón Aceptar.finalmente presionando el Botón Aceptar.

Marque el campo COD_LIBRO como campo Marque el campo COD_LIBRO como campo ClaveClave utilizando la Llave.utilizando la Llave.

Finalmente presione en el Disquete y guarde como Finalmente presione en el Disquete y guarde como tabla tabla LIBROLIBRO..

NotaNota.- Una vez que ha grabado la estructura de las Tablas, sí desea realizar cualquier modificación en la estructura .- Una vez que ha grabado la estructura de las Tablas, sí desea realizar cualquier modificación en la estructura de una tabla, presione el de una tabla, presione el Botón derechoBotón derecho sobre el nombre de la Tabla y seleccione sobre el nombre de la Tabla y seleccione Vista DiseñoVista Diseño..

Para crear las Para crear las Relaciones entre las TablasRelaciones entre las Tablas seleccione seleccione la la Herramienta RelacionesHerramienta Relaciones, ubicada en la parte , ubicada en la parte

superior derecha (3 pequeños cuadritos unidos con superior derecha (3 pequeños cuadritos unidos con lineas inclinadas), visualizará la ventana lineas inclinadas), visualizará la ventana Mostrar Mostrar

TablaTabla, de doble click sobre cada tabla o  presione el , de doble click sobre cada tabla o  presione el botón botón AgregarAgregar para cada Tabla y finalmente presione para cada Tabla y finalmente presione

el botón el botón CerrarCerrar..

La relación entre la Tabla La relación entre la Tabla LIBROLIBRO y la Tabla y la Tabla AUTORAUTOR se se establece presionando el mouse sobre el Campo establece presionando el mouse sobre el Campo

COD_AUTOR (1)COD_AUTOR (1) en la Tabla en la Tabla LIBROLIBRO y arrastrando el y arrastrando el mouse sobre el Campo mouse sobre el Campo COD_AUTOR (2)COD_AUTOR (2) de la Tabla  de la Tabla

AUTORAUTOR,, active la opción active la opción Exigir Integridad ReferencialExigir Integridad Referencial que impide que se ingrese en la Tabla Libro autores que no que impide que se ingrese en la Tabla Libro autores que no

existan en la Tabla AUTOR.existan en la Tabla AUTOR. La relación entre la Tabla La relación entre la Tabla LIBROLIBRO y la Tabla y la Tabla EDITORIALEDITORIAL

se establece presionando el mouse sobre el Campo se establece presionando el mouse sobre el Campo COD_EDITORIAL (1)COD_EDITORIAL (1) en la Tabla  en la Tabla LIBROLIBRO y y

arrastrando el mouse sobre el Campo arrastrando el mouse sobre el Campo COD_EDITORIAL COD_EDITORIAL (2)(2) de la Tabla  de la Tabla EDITORIALEDITORIAL,, active la opción active la opción Exigir Exigir

Integridad ReferencialIntegridad Referencial que impide que se ingrese en la que impide que se ingrese en la Tabla Libro editoriales que no existan en la Tabla Tabla Libro editoriales que no existan en la Tabla

EDITORIAL.EDITORIAL.

Presione el Botón aceptar para grabar las relaciones, Presione el Botón aceptar para grabar las relaciones, si visualiza un mensaje de error debe cerrar el gráfico si visualiza un mensaje de error debe cerrar el gráfico

de relaciones, sin grabar y verificar tanto los tipos, de relaciones, sin grabar y verificar tanto los tipos, longitudes de los campos y sus contenidos que longitudes de los campos y sus contenidos que intervienen en las relaciones (COD_AUTOR y intervienen en las relaciones (COD_AUTOR y

COD_EDITORIAL).COD_EDITORIAL).

Para crear una Consulta selecciones Nueva Consulta Para crear una Consulta selecciones Nueva Consulta Utilizando el asistente, seleccione la Tabla Libro, Utilizando el asistente, seleccione la Tabla Libro,

seleccione todos los campos de la Tabla Libro seleccione todos los campos de la Tabla Libro presionando el Botón presionando el Botón >>>> ubíquese sobre el campo ubíquese sobre el campo COD_AUTOR y seleccione la Tabla AUTOR en la COD_AUTOR y seleccione la Tabla AUTOR en la

parte superior y seleccione el campo NOMBRE parte superior y seleccione el campo NOMBRE presionando el Botón presionando el Botón >>, ubíquese sobre el campo , ubíquese sobre el campo

COD_EDITORIAL y seleccione la Tabla COD_EDITORIAL y seleccione la Tabla EDITORIAL en la parte superior y seleccione el EDITORIAL en la parte superior y seleccione el campo DESCRIPCION presionando el Botón campo DESCRIPCION presionando el Botón >>, ,

presione el botón Siguiente dos veces y Finalizar.presione el botón Siguiente dos veces y Finalizar.

Para crear un Formulario seleccione Crear un Para crear un Formulario seleccione Crear un Formulario Utilizando el Asistente, seleccione la Tabla Formulario Utilizando el Asistente, seleccione la Tabla LIBRO, seleccione todos los Campos presionando LIBRO, seleccione todos los Campos presionando >>>> , ,

seleccione Siguiente 3 veces y Finalizar, visualizará seleccione Siguiente 3 veces y Finalizar, visualizará una pantalla que le permite consultar, modificar, una pantalla que le permite consultar, modificar,

añadir nuevos registro y eliminarlos.añadir nuevos registro y eliminarlos.

Debe estar activada la opción Debe estar activada la opción Deseo que el cuadro Combinado Deseo que el cuadro Combinado busque los valores en una tabla o consultabusque los valores en una tabla o consulta, presione Siguiente., presione Siguiente.

Seleccione la Tabla Seleccione la Tabla AUTORAUTOR y`presione Siguiente. y`presione Siguiente. Seleccione el Campo Nombre presionando Seleccione el Campo Nombre presionando >>, seleccione Siguiente., seleccione Siguiente. Seleccione el Campo Nombre para ordenar Ascendentemente, Seleccione el Campo Nombre para ordenar Ascendentemente,

visualizará los nombres de los Autores, si desea puede modificar el visualizará los nombres de los Autores, si desea puede modificar el Ancho del Campo NOMBRE, presione Siguiente.Ancho del Campo NOMBRE, presione Siguiente.

Seleccione la opción Seleccione la opción Almacenar el valor en el CampoAlmacenar el valor en el Campo COD_AUTORCOD_AUTOR, presione Siguiente y Finalizar., presione Siguiente y Finalizar.

Desplace hacia la derecha el cuadro combinado con los Nombres de Desplace hacia la derecha el cuadro combinado con los Nombres de los Autores para que no se sobrepongan los Datos.los Autores para que no se sobrepongan los Datos.

Repita el proceso para la Repita el proceso para la Descripcion de la Editorial Descripcion de la Editorial utilizando otro utilizando otro cuadro combinado, en esta forma podrá seleccionar los Autores y cuadro combinado, en esta forma podrá seleccionar los Autores y

Editoriales existentes sin digitar ni Cod_Autor ni Cod_Editorial.Editoriales existentes sin digitar ni Cod_Autor ni Cod_Editorial.

CREACION DE FORMULARIOSCREACION DE FORMULARIOS Un Un ejemplo característico en el que se relacionan dos ejemplo característico en el que se relacionan dos

formularios es el de la Facturación, en el que formularios es el de la Facturación, en el que manejamos al menos 4 Tablas:manejamos al menos 4 Tablas:

1.) FACTURA1.) FACTURA2.) CLIENTE2.) CLIENTE3.) DETALLE (Observe que esta tabla tiene llaves en 3.) DETALLE (Observe que esta tabla tiene llaves en

Número y Cod_Artículo)Número y Cod_Artículo)4.) ARTICULO4.) ARTICULO

Una Factura registra una Venta a un Cliente, pero los Una Factura registra una Venta a un Cliente, pero los Clientes se encuentran en otra Tabla llamada Clientes se encuentran en otra Tabla llamada CLIENTECLIENTE, , por esta razón en la factura guardamos únicamente el por esta razón en la factura guardamos únicamente el Código del ClienteCódigo del Cliente, el , el Número de la FacturaNúmero de la Factura y la y la FechaFecha, , la relación entre la Factura y el Cliente es mediante el la relación entre la Factura y el Cliente es mediante el Código del Cliente.Código del Cliente.

La Factura también debe especificar que artículos La Factura también debe especificar que artículos vendemos a un Cliente, pero la descripción de los artículos vendemos a un Cliente, pero la descripción de los artículos se encuentra en otra tabla llamada se encuentra en otra tabla llamada ARTICULOARTICULO, , adicionalmente una factura puede almacenar uno o más adicionalmente una factura puede almacenar uno o más artículos razón por la cual es necesario crear una artículos razón por la cual es necesario crear una cuarta Tabla llamada cuarta Tabla llamada DETALLEDETALLE que nos permitirá que nos permitirá guardar varios artículos con las cantidades y precios guardar varios artículos con las cantidades y precios individuales, esta tabla Detalle se relaciona con la tabla individuales, esta tabla Detalle se relaciona con la tabla Factura mediante el Factura mediante el Número de la FacturaNúmero de la Factura, también se , también se relaciona con la tabla Artículo mediante el relaciona con la tabla Artículo mediante el Código del Código del ArtículoArtículo..

El siguiente paso es crear una El siguiente paso es crear una ConsultaConsulta mediante el mediante el Asistente, que tome todos los datos de la tabla Asistente, que tome todos los datos de la tabla FacturaFactura (Número, Cod_Cliente y Fecha), de la Tabla (Número, Cod_Cliente y Fecha), de la Tabla ClienteCliente que tome que tome el Nombre, la Dirección, Teléfono y Ruc, de la tabla el Nombre, la Dirección, Teléfono y Ruc, de la tabla DetalleDetalle que tome todos los datos, con excepción del Número de la que tome todos los datos, con excepción del Número de la Factura que ya tenemos (Cód_Artículo, Cantidad y Precio), Factura que ya tenemos (Cód_Artículo, Cantidad y Precio), finalmente de la tabla Artículo tomamos la Descripción del finalmente de la tabla Artículo tomamos la Descripción del artículo.artículo.

Para crear el Para crear el Formulario FacturaFormulario Factura utilizamos el utilizamos el asistente, seleccionamos la asistente, seleccionamos la Consulta FacturaConsulta Factura, creada , creada en el paso anterior, tomamos todos los campos en el paso anterior, tomamos todos los campos presionando presionando >>>>, seleccionamos la opción , seleccionamos la opción Por Por FacturaFactura (Ver gráfico), debe estar seleccionado el (Ver gráfico), debe estar seleccionado el botón botón Formulario  con SubformulariosFormulario  con Subformularios. . Presionamos Siguiente.Presionamos Siguiente.

El formato del Formulario le dejamos como El formato del Formulario le dejamos como Hoja de Hoja de DatosDatos y presionamos y presionamos SiguienteSiguiente, en la próxima página , en la próxima página nos pide que seleccionemos nos pide que seleccionemos el Estiloel Estilo del  Formulario, del  Formulario, escoja el más apropiado y presione escoja el más apropiado y presione SiguienteSiguiente, finalmente nos pide el , finalmente nos pide el nombrenombre para el para el FormularioFormulario y podemos aceptar  y podemos aceptar FacturaFactura y y presionamos el botón presionamos el botón FinalizarFinalizar..

El resultado final del El resultado final del Formulario FacturaFormulario Factura constara constara de un de un Formulario PrincipalFormulario Principal con los datos de la con los datos de la Factura en la parte superior y un Factura en la parte superior y un Formulario Formulario SecundarioSecundario con los datos de los con los datos de los ArtículosArtículos vendidos vendidos al Cliente, cada formulario tiene los al Cliente, cada formulario tiene los ControlesControles para para su navegación (En óvalos rojos).su navegación (En óvalos rojos).

Como elemento adicional podríamos agregar un Como elemento adicional podríamos agregar un Cuadro CombinadoCuadro Combinado para seleccionar el Cliente al para seleccionar el Cliente al que se le Factura, abriendo el formulario Factura en que se le Factura, abriendo el formulario Factura en vista Diseño y utilizando la Barra de Herramientas vista Diseño y utilizando la Barra de Herramientas Cuadro Combinado.Cuadro Combinado.

FORMULARIO MENUFORMULARIO MENU

Una vez que tenga todos los componentes de su Una vez que tenga todos los componentes de su Sistema de Bases de Datos, Tablas, relaciones, Sistema de Bases de Datos, Tablas, relaciones, Consultas, Formularios, Informes, debe crear un Consultas, Formularios, Informes, debe crear un formulario nuevo en Vista Diseño (vacío) cuyo formulario nuevo en Vista Diseño (vacío) cuyo objetivo es el de servir como menú para accesar con objetivo es el de servir como menú para accesar con facilidad a todos sus elementos. De la barra de facilidad a todos sus elementos. De la barra de Herramientas seleccione Herramientas seleccione BotónBotón y dibuje un y dibuje un rectángulo sobre el formulario. El asistente le pedirá rectángulo sobre el formulario. El asistente le pedirá que es lo que desea hacer con el botón, seleccione que es lo que desea hacer con el botón, seleccione Operaciones con FormulariosOperaciones con Formularios, , Abrir FormularioAbrir Formulario. . Presione Siguiente.Presione Siguiente.

Para identificar el Para identificar el BotónBotón seleccione la opción seleccione la opción TextoTexto y Digite el nombre del formulario que desea abrir en y Digite el nombre del formulario que desea abrir en este caso este caso FacturaFactura..

Recuerde que el mencionado Formulario ya debe Recuerde que el mencionado Formulario ya debe existir para que pueda abrirlo con este botón.existir para que pueda abrirlo con este botón.

Para abrir un informe mediante un Para abrir un informe mediante un BotónBotón, pegue un , pegue un nuevo botón en el formulario, en el asistente nuevo botón en el formulario, en el asistente seleccione seleccione Operaciones con InformesOperaciones con Informes, seleccione , seleccione Vista previa del InformeVista previa del Informe, seleccione el Informe , seleccione el Informe creado previamente, si desea cambie el nombre del creado previamente, si desea cambie el nombre del Comando por  el nombre del Informe que va a abrir.Comando por  el nombre del Informe que va a abrir.

Finalizada la colocación de todos los botones Finalizada la colocación de todos los botones puede pegar sobre el formulario una imagen, puede pegar sobre el formulario una imagen, utilizando la Herramienta utilizando la Herramienta ImagenImagen (Dos (Dos montañas con un sol) dibuje un rectángulo del montañas con un sol) dibuje un rectángulo del tamaño de la imagen a visualizar y seleccione tamaño de la imagen a visualizar y seleccione la imágen apropiada. La imagen protege los la imágen apropiada. La imagen protege los botones por lo que para modificarlos debe botones por lo que para modificarlos debe mover hacia un lado la imagen.mover hacia un lado la imagen.

También puede agregar texto utilizando la También puede agregar texto utilizando la Herramienta Herramienta TextoTexto, dibuje un rectángulo, escriba el , dibuje un rectángulo, escriba el contenido, para modificar los atributos del Texto contenido, para modificar los atributos del Texto presione presione F4 F4 posicionándose previamente sobre el posicionándose previamente sobre el texto y seleccione la propiedad texto y seleccione la propiedad Tamaño de la fuenteTamaño de la fuente o o Color del TextoColor del Texto, , Nombre de la FuenteNombre de la Fuente, etc., etc.

Si tiene varios Informes es preferible crear otro Si tiene varios Informes es preferible crear otro formulario como formulario como SubMenú de InformesSubMenú de Informes, con , con botones para abrir todos los informes, el mismo que botones para abrir todos los informes, el mismo que puede ser llamado desde el Menú Principal mediante puede ser llamado desde el Menú Principal mediante un Botón. Este subformulario de Informes debe tener un Botón. Este subformulario de Informes debe tener un botón con la opción Abrir Formulario que debe un botón con la opción Abrir Formulario que debe seleccionar el Formulario del Menú Principal para seleccionar el Formulario del Menú Principal para que pueda retornar al Menú.que pueda retornar al Menú.