Trabajar con Access

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ABRIR MICROSOFT ACCESS

Podemos utilizar dos métodos:

1. Hacer doble clic en el icono de acceso directo que se encuentra en el escritorio 2. Vamos al botón Inicio. Seleccionamos la opción TODOS LOS PROGRAMAS, buscamos la carpeta que

pone MICROSOFT WORD y dentro de esta carpeta hacemos clic sobre MICROSOFT ACCESS.

SALIR DE ACCESS

Para salir de Access podemos usar tres opciones:

- Hacer clic en el botón cerrar

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4

- Ir al botón de office y pinchar en SALIR DE ACCESS:

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LA VENTANA DE LA APLICACIÓN

Cuando abrimos la aplicación de Excel, se nos abre un espacio de trabajo o interfaz de usuario muy intuitiva

que nos permitirá escoger entre varias opciones.

CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS

Crear una base de datos requiere dos pasos a seguir:

1. DISEÑO. Se hace generalmente en papel y en él se determinan los datos que va a contener, cómo

van a agruparse los mismos, las relaciones que se establecerán entre los datos, etc.

2. CREACIÓN. Una vez realizado el diseño es el momento de generar la base de datos en Access. Es

necesario crear las tablas que contendrán los registros, de relacionarlas, para agilizar las consultas,

los informes y demás operaciones de mantenimiento que deseemos hacer con la información

almacenada.

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PARTES DE LA PANTALLA DE ACCESS

BOTÓN DE OFICE

Nos permitirá abrir un nuevo archivo, abrir uno ya existente, guardar los cambios efectuados, cerrar la base

de datos, salir de Access, etc.

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BARRA DE ACCESO RÁPIDO (O DE INICIO RÁPIDO)

Contiene los iconos para ejecutar de forma inmediata los comandos más habituales: deshacer, rehacer,

guardar, etc. La barra de inicio rápido se puede personalizar, pudiendo agregar otros comandos.

BARRA DE TÍTULO

En la barra de título aparece el nombre del documento con el que estamos trabajando así como el nombre

de la aplicación que estamos usando (en este caso Access). En el extremo de la izquierda aparecen los

botones para minimizar, maximizar y cerrar

FICHAS O BANDAS DE OPCIONES

Contienen todas las todas las opciones del programa agrupadas por pestañas: pestaña INICIO, pestaña

CREAR, pestaña DATOS EXTERNOS, pestaña HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS, pestaña HOJA DE DATOS.

FICHAS DE COMANDOS

Dentro de cada banda de opciones (de cada pestaña) aparecen diferentes fichas o conjuntos de comandos.

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BARRA DE ESTADO:

Está situada en la parte inferior de la ventana del programa y en ella podemos consultar la información de

estado del documento así como las opciones de vista.

PANEL DE EXPLORACIÓN O PANEL DE OBJETOS

Está situado en la parte izquierda de la pantalla y nos permite ver los objetos de la base de datos.

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ELEMENTOS BÁSICOS DE LA BASE DE DATOS

LAS TABLAS Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene

información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o

pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente,

nombre del cliente, dirección,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina

registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman

otro registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de

CLIENTES podría ser:

VISTAS O CONSULTAS

Se emplean para operar con la información de la base de datos: extraer o seleccionar registros que cumplan

determinado tipo de condiciones. También se pueden insertar nuevos registros, modificarlos o eliminarlos.

FORMULARIOS

Nos permiten visualizar, modificar o introducir datos. En lugar de insertar o modificar la información de la

base de datos directamente a través de las tablas, debemos hacerlo a través de los formularios. De lo

contrario correríamos el riesgo de borrar registros accidentalmente.

INFORMES

Son una forma de presentar los datos o resultados obtenidos a partir de los datos en un formato fácil de

leer, interpretar y comprender. Los informes podrían imprimirse o convertirse en archivos PDF.

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GUARDAR UNA BASE DE DATOS

CERRAR UNA BASE DE DATOS

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HACER UNA COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS

REPARAR BASE DE DATOS

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DISEÑO Y CREACIÓN DE TABLAS EN ACCESS

De forma automática cuando se crea una base de datos, Access abre una tabla para poder introducir los

datos.

La tabla es el elemento básico de la base de datos, ya que todo lo que queramos que contenga debe estar

metido en una tabla.

Para crear una tabla usaremos la opción DISEÑO DE TABLA

Nos aparecerá una tabla en la que tendremos que ir introduciendo el nombre del campo y el tipo de datos

que contendrá ese campo (datos de tipo numérico, tipo texto, tipo moneda, tipo fecha y hora…)

Imaginemos que queremos hacer una tabla en la que vamos a introducir datos de varios empleados. En la

tabla que estamos diseñando queremos que los campos sean los siguientes: Nombre, Apellido 1, Apellido 2,

fecha de nacimiento, Ciudad y Sueldo.

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Para introducir el nombre de los campos (originalmente se llamarán campo 1, campo 2, campo 3…) hacemos

clic sobre la celda, escribimos el nombre que queramos asignarle y pulsamos la tecla INTRO.

Cada campo lleva asociado un tipo de datos que tendrán que estar relacionados con el tipo de campo con el

que vamos a trabajar: en el caso del campo NOMBRE el tipo de datos será TEXTO; en el caso de la EDAD el

tipo de datos será NÚMERO; el caso de SUELDO, el tipo de datos será MONEDA, etc.

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DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS: Sirven para establecer una explicación/aclaración sobre el campo y para

señalar así información a otros usuarios que vayan a introducir nuevos datos en los campos o que vayan a

hacer alguna consulta en la base de datos.

PROPIEDADES DEL CAMPO

Además del tipo de datos, se pueden especificar multitud de propiedades de un campo. Las principales son

las siguientes:

- TAMAÑO DEL CAMPO: esta propiedad determina el número máximo de caracteres o cifras que

puede contener un campo. En el caso de los campos de tipo texto, se introduce directamente el

número de caracteres permitidos. En el caso de los datos de tipo numérico puede seleccionarse la

opción BYTE (para números enteros de 0 a 255) o DOBLE (Para números casi infinitamente grandes o

pequeños)

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- FORMATO: nos permite determinar la forma en la que se nos presentarán los datos de la tabla. Por

ejemplo, para los datos tipo moneda se puede escoger el formato Euro; para los campos tipo fecha y

hora, se puedes escoger opciones como “fecha corta” o “fecha larga”, para los datos de tipo Sí/NO

tenemos disponibles las opciones “Sí/no”, “Verdadero/falso”…

- LUGARES DECIMALES: nos permite asignar el número de decimales que podemos asignar a un tipo

de dato numérico o moneda (automático, 0, 1, 2, 3, 4, 5…)

- MÁSCARA DE ENTRADA: esta propiedad se emplea para limitar los tipos de datos que se pueden

introducir en un campo y para establecer cómo se introducen. Las máscaras de entrada se

introducen mediante una sintaxis específica, que incluye elementos como el “0” para especificar que

obligatoriamente deber haber un dígito, la “L” para especificar que obligatoriamente debe haber

una letra, etc.

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- VALOR PREDETERMINADO: El valor predeterminado de un campo será el que aparezca

automáticamente en él cuando se introduzca un nuevo registro.

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- REGLA DE VALIDACIÓN: sirve para especificar una condición que deberán cumplir todos los datos

que se introduzcan en este campo. Se puede introducir manualmente o bien emplear el generador o

asistente para reglas de validación, que abriremos pulsando en el botón situado a la derecha de la

propiedad.

- TEXTO DE VALIDACIÓN: aquí se indica el texto que se presentará cuando no se cumpla la regla de

validación.

- REQUERIDO: cuando un campo es requerido, la base de datos obliga a que introduzcamos en él

información.

Una vez terminemos de establecer las propiedades del campo le damos a GUARDAR. Si no le hemos puesto

nombre a la tabla Access nos solicitará que le pongamos un nombre a la tabla.

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INTRODUCCIÓN DE DATOS EN UNA TABLA

Para abrir una tabla en Access debemos acudir al panel de exploración de la izquierda. Nos saldrá una lista

con todas las listas que tenemos creadas. Seleccionamos la lista con la que deseemos trabajar.

AÑADIR NUEVOS REGISTROS

Podemos ir a la tabla y buscar la última fila de la tabla en la que aparece

La otra opción es ir a la pestaña inicio, al grupo de botones de registros y seleccionar la opción NUEVO.

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PRESENTACIÓN DE LOS DATOS DE LOS CAMPOS

En la ficha inicio de Access disponemos de una serie de botones que permiten determinar el formato o

presentación de los datos:

Pulsando en la flechita de la esquina que aparece en el grupo de herramientas de fuente abrimos el cuadro

de diálogo FORMATO DE HOJA DE DATOS, con el que determinaremos otras propiedades de las celdas de la

tabla: relieve, color de fondo de la celda, estilos de borde, etc.

ELIMINAR REGISTROS

Para borrar registros los seleccionamos (ya sea uno o varios) pinchando con el botón izquierdo del ratón:

- Podemos darle a la tecla SUPR

- Podemos hacer clic con el botón derecho y en el desplegable que se abre escogemos eliminar

- O podemos ir a la pestaña INCIO y seleccionar la opción ELIMINAR.

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OCULTAR COLUMNAS

Si queremos ocultar una columna podemos seleccionarla y hacer clic con el botón derecho. Se nos va a

mostrar una ventana donde podemos escoger la opción ocultar columnas.

COPIAR Y PEGAR DATOS

Al igual que en Word e en Excel para copiar/cortar datos haremos clic sobre el dato que deseemos copiar o

pegar, haremos clic en el botón derecho, seleccionaremos copiar o pegar, iremos a la celda donde queramos

pegar los datos, clic botón derecho y seleccionar pegar.

También podemos hacerlos desde la pestaña inicio en el grupo de herramientas PORTAPAPELES.

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BUSCAR DATOS

Iremos a la ficha INICIO, al grupo de herramientas BUSCAR. Seleccionamos la opción BUSCAR

BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

Ir a Ficha INICIO, ir conjunto de herramientas de buscar (a la derecha)

En la ventana que se abre, seleccionar la opción reemplazar.

Escribiremos el texto que queremos buscar, el texto por el que queremos reemplazar y tendremos la opción

de REEMPLAZAR (para una sola vez) o REEMPLAZAR TODOS (para que el cambio se aplique a todos los

cambios)

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ORDENAR CAMPOS

Access nos permite ordenar los campos de forma ascendente o descendente.

Ascendente: ordenaría de la A a la Z en caso de campos tipo texto, de más antiguo a más reciente en

caso de fecha.

Descendente: ordenaría de la Z a la A en caso de campos tipo texto, de más reciente a más antiguo en

caso de fecha.

Los iconos para ordenar están en la pestaña INICIO.

APLICAR FILTROS

Los filtros en Access se aplican de la misma manera que en Excel. Access nos dará diferentes opciones para

filtrar según la naturaleza de los campos: numéricos, de texto, fecha, etc.

Para aplicar un filtro hacemos clic sobre la pestañita que aparece al lado del nombre de la columna. Se abrirá

un menú en el que podremos especificar los criterios para realizar el filtro. Los pasos a seguir son los mismos

que en Excel.

Filtros de texto

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Filtros de fecha

Filtros de números

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CAMBIAR EL NOMBRE A UNA TABLA

Vamos al panel de exploración. Cuando encontremos el nombre de la tabla cuyo nombre queremos cambiar

hacemos clic con el botón derecho. Se abre un menú en el que podremos escoger la opción CAMBIAR

NOMBRE. Escribimos el nuevo nombre que le queramos asignar a la tabla y le damos a la tecla INTRO.

ELIMINAR UNA TABLA

Al igual que en el caso anterior, vamos al panel de exploración, buscamos la tabla que queramos eliminar,

cuando la encontremos pinchamos sobre ella y con el botón derecho del ratón hacemos un clic. Se abrirá un

menú en el que escogeremos la opción ELIMINAR. Access nos preguntará si estamos seguros de eliminar la

tabla.

COPIAR UNA TABLA

Vamos al panel de exploración. Al igual que en los casos anteriores, buscamos la tabla que queramos copiar,

hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella. Seleccionamos la opción copiar, nos vamos a un

punto del panel de exploración en el que no haya nada. Le damos al botón derecho del ratón y

seleccionamos la opción pegar. Se nos abrirá un menú como el siguiente en el que se nos pregunta si

deseamos copiar la estructura, la estructura y los datos o si deseamos anexar los datos a la tabla existente.

Escogemos la opción que deseemos y le damos a aceptar.

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EXPORTAR E IMPORTAR TABLAS

Access puede importar o exportar tablas de otros sistemas de bases de datos.

Las opciones de exportar o importar las encontraremos en la pestaña datos externos: