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UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo osistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin porescrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

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por Leticia Pureco Reyes

La administracin en una organizacin busca coordinar todas las actividades que se realizan para

aprovechar al mximo los recursos econmicos, humanos y materiales con los que cuentan para as

lograr la eficiencia y alcanzar los objetivos/metas planteados.

El proceso administrativo de acuerdo a Robbins y Decenzo (2002) cuenta con cuatro etapas que son

Planificar, organizar, dirigir y controlar (pp. 6-7), tal como se muestra en la figura 1:

Figura 1. Proceso administrativo (Robbins y Decenzo, 2002).

La planificacinhace referencia a coordinar todas las actividades y definir estrategias y metas.

Organizar describe las tareas que debern ejecutarse, cmo se realizan y la persona responsable,adems de dar a conocer la jerarqua que tiene cada individuo en la organizacin.

Dirigir consiste en mantener una comunicacin efectiva entre todos los miembros de la empresa o

institucin, adems de orientar, motivar y solucionar los conflictos entre los empleados. Por lo regularesta tarea la llevan a cabo los mandos medios de la compaa.

El controles el ltimo paso de la administracin. Ya que se cuenta con la estructura definida, las tareasasignadas y las metas establecidas, es importante monitorear que las actividades se realicen como fue

previsto para asegurar el ptimo desempeo en las mismas. Durante esta etapa se debern comparar

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los aspectos planteados con los resultados obtenidos y realizar las correcciones necesarias en caso que

no se estn alcanzando los objetivos.

Como es de esperarse, el control debe llevarse a cabo en todo momento y uno de los aspectos ms

importantes ser identificar las reas de mejora y plantear las opciones para solucionar los problemas

identificados. Por lo regular los gerentes son los responsables de realizar esa actividad.

Reyes (1987), describe al control como el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los

resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo

que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos plantes (p. 63).

Asimismo, Robbins y Decenzo (2002), mencionan que el control comprende vigilar a toda la

organizacin, comparar los resultados con las metas y corregir los problemas para lograr que la

empresa vaya por el camino planteado.

Es importante mencionar que dada la diversidad de las organizaciones, la administracin deberenfocarse a las necesidades particulares de cada una de ellas.

Actualmente la administracin se enfrenta a algunos retos, entre los que podemos destacar la

globalizacin, los cambios constantes y la tecnologa misma.

Al respecto de la Globalizacin, Guiddens (1991, citado por Gmez, 1992) define a la globalizacin

como:

la intensificacin de las relaciones sociales en dimensinmundial, al conectar localidades distantes de tal maneraque los acontecimientos locales son influidos por eventosque ocurren a muchas millas de distancia y viceversa...

Se trata, pues, de un proceso dialctico porque esosacontecimientos pueden desplazarse en direccin inversa alas relaciones que los modela, es decir, tanto las relacionesglobales impactan a las locales como estas ltimas pueden asu ver impactar a las primeras(p.60).

Gracias a la globalizacin, las barreras de espacio han desaparecido y la competitividad se ha

incrementado, todo esto implica que las organizaciones busquen herramientas que les permitan generar

ventajas respecto a sus competidores. Algunas estrategias que se han utilizado son la innovacin, la

creacin de nuevos productos, la bsqueda de la calidad y la satisfaccin del cliente, lo que ha

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generado la necesidad de que la administracin sea ms efectiva y enfocada a mercados

multinacionales.

Debido a lo anterior, los cambios que sufren las organizaciones son constantes, por lo que es

importante mejorar el proceso administrativo, con la finalidad de reducir la resistencia de los empleados

e incrementar la flexibilidad de las estructuras, permitiendo adaptarse en menor tiempo al cambio sin

reducir la eficiencia/eficacia.

Por otro lado, la tecnologa ha llegado a modificar en gran medida a las organizaciones, ya que les ha

permitido automatizar gran parte de sus procesos e incrementar la eficiencia de sus empleados. En ese

sentido, el proceso administrativo se ha visto afectado positivamente, en especial durante la etapa de

control; ya que resulta ms sencillo realizar el monitoreo, identificar reas de oportunidad y tomar

decisiones.

Ahora bien, veamos la relacin que tiene la administracin con el desarrollo de sistemas y la obtencin

de requerimientos.

Para poder desarrollar un sistema de informacin es necesario llevar a cabo un conjunto de pasos que

determinen las tareas a realizarse durante la construccin del software. Dicho proceso recibe el nombre

de ciclo de vida.

Las principales etapas que podemos identificar en un ciclo de vida de acuerdo a Pressman (2002) sonAnlisis, diseo, cdigo, pruebas, mantenimiento (p. 20).

Figura 2. Etapas del ciclo de vida (Pressman, 2006).

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En el anlisis se busca identificar la problemtica, usuarios, necesidades de la organizacin ydeterminar los requerimientos del sistema. En este punto se realiza un anlisis de viabilidad para

establecer si se realiza el proyecto o se cancela.

El diseodescribe el modelo a seguir para satisfacer los requerimientos, es en este punto donde sedetermina la jerarqua de control. Dicha jerarqua consiste en identificar los mdulos que contendr el

sistema y establecer cmo se generar la interrelacin entre ellos, creando de esa manera una

secuencia de ejecucin entre los procesos.

La etapa de cdigo consiste en la programacin, utilizando el lenguaje que haya sido elegido por el

equipo de trabajo.

La etapa de pruebas, como su nombre lo indica, verifica que el sistema desarrollado cumpla con lasespecificaciones para asegurar el buen funcionamiento de ste.

Por ltimo, el mantenimiento consiste en realizar las modificaciones en caso de cambiar losrequerimientos o bien si se presenta algn fallo en el sistema.

En este momento existen muchos ciclos de vida, que se pueden encontrar durante el desarrollo, entre

algunos, podemos destacar los de:

Cascada

Espiral

Codificar y corregir

Cascada modificada

Prototipos

Entrega por etapas

La principal diferencia que podemos encontrar entre los ciclos de vida es la manera en la que

desarrollan cada una de las etapas, por ejemplo:

Cuando hacemos referencia al ciclo cascada se determina que las etapas de debern realizarsecuencialmente, sin tener la opcin de retroceder entre ellas. En el caso del ciclo espiral, todas las

etapas se pueden ir realizando de manera simultnea.

La relacin que encontramos entre la administracin y el desarrollo de sistemas es que se debe administrar

cada una de las etapas del ciclo de vida hasta concluir el proyecto e inclusive posteriormente, ya cuando el

sistema forma parte de la organizacin.

De acuerdo a Roger (2002), las fases para administrar un proyecto de desarrollo de softwareson:

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Figura 3. Fases para administrar un proyecto de desarrollo de software (Pressman, 2006, pp. 73-74).

En este punto, el Planearresponde a determinar el qu, cmo, cundo y dnde del desarrollo. Organizar

determina los responsables de las tareas y los tiempos a cumplir. Ejecutar,como su nombre lo indica es

llevar a cabo las actividades programadas y controlar verifica si las actividades se encuentran bienelaboradas, si se cumpli el objetivo o si debe realizarse alguna modificacin.

Durante todo el ciclo de vida es muy importante llevar a cabo la administracin de las actividadesrealizadas, en especial cuando se trata de la implementacin del software. Un concepto esencial durante la

programacin es la jerarqua del control, sta consiste en determinar la manera en que se comunicarnlos mdulos que integrarn el sistema, as como las entradas y salidas que deber generar cada uno deellos.

Una manera de apoyar la administracin del proyecto es utilizar la calendarizacin, que consiste en

mencionar todas las actividades contemplando los tiempos, recursos requeridos y al responsable de los

mismos.

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Pfleeger, S. L. (2002). Ingeniera de software, teora y prctica. Buenos Aires, Argentina: PearsonEducation.

Pressman, R. (2006). Ingeniera del software: un enfoque prctico. Mxico: McGraw-Hill.

Reyes, A. (2004).Administracin de empresas Teora y prctica. Primera parte. Mxico: EditorialLimusa. [Versin en lnea]. Recuperado el 16 de marzo de 2012, dehttp://books.google.com.mx/books?id=92MVGpDDqn0C&printsec=frontcover&dq=Reyes+Ponce&hl=en&sa=X&ei=UNdoT-HiPIetiALSqJSYBw&ved=0CE0Q6AEwBA#v=onepage&q=Reyes%20Ponce&f=false

Robbins, S. P. y Decenzo, D. A. (2002). Fundamentos de administracin: conceptos esenciales yaplicaciones(3a. ed.). Mxico: Prentice Hall. [Versin en lnea]. Recuperado el 16 de marzo de2012, dehttp://books.google.com.mx/books?id=yly3Ak0GLykC&printsec=frontcover&dq=fundamentos+de+administraci%C3%B3n&hl=en&sa=X&ei=OopjT7nsD6m42wXQhaGYDg&redir_esc=y#v=onepage&q=fundamentos%20de%20administraci%C3%B3n&f=false