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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

PLAN DE GESTION DEL PROYECTO PARA EL REEMPLAZO DE EQUIPO MDICO EN EL HOSPITAL DE LOS CHILES

JEIMY JIMENEZ FLORES

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION

DE PROYECTOS.

San Jos, Costa Rica

Febrero, 2010

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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Mster en Administracin de Proyectos

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Ing. Marvin Coto Hernndez, MAP PROFESOR TUTOR

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Ing. Marlon Velzquez Gonzlez, MAP LECTOR No.1

__________________________

Ing. Fausto Fernndez Martnez, MSE LECTOR No.2

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Ing. Jeimy Jimnez Flores SUSTENTANTE

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DEDICATORIA_____________________________________________________

Le agradezco a Dios la oportunidad que me brindo de alcanzar esta meta, y las bendiciones que me ha regalado durante toda mi vida.

Tambin agradezco a mis paps quienes siempre me ensearon a superarme cada da un poco ms, a esforzarme mucho y no conformarme si puedo mejorar. A Roco, Katia, Marvin, Jahel, Daniela y Diana las amo mucho, gracias por darme su amor y apoyo tambin.

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AGRADECIMIENTOS________________________________________________

Agradezco la fortuna de contar con Edson, Manuel y Roy, los mejores amigos y compaeros en toda la maestra, seres estupendos con los que siempre pude contar.

A Melisa, Mario y Carlos, colegas y amigos del rea Regional de Ingeniera y Mantenimiento Huetar Norte, as como a Edgar del Hospital San Vicente de Paul de Heredia por toda la colaboracin que me brindaron.

Por ltimo a todos los profesores de la UCI, gracias a los cuales puedo culminar una meta ms de superacin.

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INDICE____________________________________________________________

CONTENIDO PGINA

HOJA DE APROBACION____________________________________________ II DEDICATORIA_____________________________________________________ ............................................................................................................................... III AGRADECIMIENTOS________________________________________________ ............................................................................................................................... IV INDICE____________________________________________________________ ................................................................................................................................ V NDICE DE FIGURAS________________________________________________ ............................................................................................................................. VIII NDICE DE CUADROS_______________________________________________ ............................................................................................................................... IX ABREVIACIONES___________________________________________________ ................................................................................................................................ X 1. INTRODUCCION_________________________________________________ 1

1.1 Antecedentes ........................................................................................... 1 1.2 Problemtica. ........................................................................................... 2 1.3 Justificacin del problema ........................................................................ 3 1.4 Supuestos ................................................................................................ 3 1.5 Restricciones ............................................................................................ 4 1.6 Objetivo general ....................................................................................... 4 1.7 Objetivos especficos. .............................................................................. 4

2. MARCO TEORICO________________________________________________ ................................................................................................................................ 6

2.1 Marco referencial o institucional .............................................................. 6 2.2 Antecedentes de la Caja Costarricense de Seguro Social ...................... 6 2.3 Misin y visin ......................................................................................... 7 2.3.1 Visin de la CCSS y dems entes adscritos ........................................ 7 2.3.2 Misin de la CCSS y dems entes adscritos. ....................................... 7 2.4 Estructura Organizativa ........................................................................... 8 2.4.1 Direccin Regional Huetar Norte ........................................................ 10 2.4.2 Hospital Los Chiles ............................................................................. 11 2.5 Teora de Administracin de Proyectos ................................................. 11 2.5.1 Proyecto ............................................................................................. 12 2.5.2 Administracin de Proyectos .............................................................. 12 2.5.3 reas del Conocimiento de la Administracin de Proyectos .............. 12 2.5.3.1 Gestin del Alcance del Proyecto .................................................... 13

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2.5.3.2 Gestin del Tiempo del Proyecto .................................................... 13 2.5.3.3 Gestin de los Costos ..................................................................... 14 2.5.3.4 Gestin del Recurso Humano del Proyecto .................................... 14 2.5.3.5 Gestin de las Comunicaciones del Proyecto ................................. 14 2.5.3.6 Gestin del riesgo ........................................................................... 15 2.5.3.7 Gestin de las adquisiciones ........................................................... 15 2.5.4 Ciclo de vida de un proyecto .............................................................. 16 2.5.5 Procesos en la Administracin de Proyectos ..................................... 16 2.6 Reemplazo de tecnologa ...................................................................... 17 2.6.1 Razones para reemplazar equipo mdico .......................................... 17

3. MARCO METODOLOGICO_________________________________________ .............................................................................................................................. 20

3.1 Fuentes de informacin ......................................................................... 20 3.1.1 Fuentes Primeras: .............................................................................. 20 3.1.2 Fuentes Secundaria ........................................................................... 21 3.1.3 Fuentes documentales ....................................................................... 22 3.2 Tcnicas de Investigacin ..................................................................... 22 3.3 Mtodo de Investigacin. ...................................................................... 23 3.3.1 MTODO ANALTICO-SINTTICO ................................................... 24 3.3.2 MTODO DE OBSERVACIN .......................................................... 24 3.4 Metodologa para cumplir con los objetivos especficos ........................ 25

4. DESARROLLO___________________________________________________ .............................................................................................................................. 30

4.1 Definicin de necesidades de compra de equipo .................................. 30 4.1.1 Priorizacin de equipos mdicos ........................................................ 31 4.2 Lista de equipo mdico requerido priorizada ......................................... 32 4.3 Definicin de especificaciones tcnicas de los Equipos Mdicos ......... 34 4.4 Plan de Gestin de Proyecto ................................................................. 35 4.4.1 Requisitos del proyecto: ..................................................................... 36 4.4.2 Cumplimiento de las condiciones previas .......................................... 36 4.4.3 Entregables, sub entregables y criterios de aceptacin: .................... 37 4.4.5 Gestin del tiempo del proyecto ......................................................... 39 4.4.6 Verificacin de la Calidad del Proyecto .............................................. 43 4.4.7 Matriz de respuesta al Riesgo ............................................................ 43 4.4.8 Control de cambios del alcance ......................................................... 45 4.4.9 Gestin de los costos del proyecto..................................................... 47 4.4.9.1 Estimacin de costos del equipo mdico ........................................ 47 4.4.9.2 Control del presupuesto .................................................................. 52 4.4.9.3 Anlisis de fuentes de financiamiento ............................................. 57 4.4.10 Gestin de los recursos humanos del proyecto................................ 59 4.4.11 Gestin de comunicaciones del proyecto ......................................... 59 4.4.12 Gestin de las adquisiciones ............................................................ 63

5 CONCLUSIONES________________________________________________ .............................................................................................................................. 69

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6. ___RECOMENDACIONES__________________________________________ .............................................................................................................................. 71 7. BIBLIOGRAFIA_________________________________________________ .............................................................................................................................. 73 8. ANEXOS_____________________________________________________ 75

Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ................................................................. 75 Anexo 2: EDT ................................................................................................. 78 Anexo 3: CRONOGRAMA DEL PFG. ............................................................ 79 Anexo 4: Formato utilizado para la evaluacin y clasificacin tcnica de equipos no informticos a nivel de la CCSS. ................................................. 80 Anexo 5: Encuestas efectuadas a usuarios de los equipos ........................... 82 Anexo 6: Detalle del Proyecto de reemplazo de equipo mdico en el Hospital Los Chiles y sus entregables ......................................................................... 84 Anexo 7: GLOSARIO ..................................................................................... 85 Anexo 8: Priorizacin de equipo mdico del Hospital Los Chiles ................... 87 Anexo 9: Especificaciones tcnicas y administrativas de compra de equipos 92 Anexo 10: Matriz de respuesta al riesgo ...................................................... 159 Anexo 11: Resumen de estudio de mercado sobre Costos de equipo mdico. ..................................................................................................................... 163 Anexo 12: Requisitos para optar por financiamiento de la JPS .................... 171

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NDICE DE FIGURAS________________________________________________ Figura N 1. Estructura organizacional de la Caja Costarricense de Seguro Social

. ......................................................................................................................... 8 Figura N 2. Estructura organizacional detallada d e la Gerencia Mdica. .............. 9 Figura N 3. Mapa de los Centros de Salud de la CC SS ubicados en la Regin

Huetar Norte .................................................................................................... 10 Figura N 4. Diagrama de los requerimientos y prod uctos esperados de la Gestin

del Alcance. ..................................................................................................... 13 .Figura N 5. Diagrama de los requerimientos y prod uctos esperados de la

Gestin del Tiempo ......................................................................................... 13 Figura N 6. Diagrama de los requerimientos y prod uctos esperados de la Gestin

del Tiempo. ...................................................................................................... 14 Figura N 7. Diagrama de los entradas y productos esperados de la Gestin del

Recurso Humano ............................................................................................ 14 Figura N 8. Diagrama de los requerimientos y prod uctos esperados de la Gestin

de Comunicaciones ......................................................................................... 15 Figura N 9. Diagrama de los requerimientos y prod uctos esperados de la Gestin

del Riesgo ....................................................................................................... 15 Figura N 10. Diagrama de los requerimientos y pro ductos esperados de la

Gestin de las Adquisiciones. ......................................................................... 15 Figura N 11. Diagrama del Ciclo de Vida de un pro yecto ................................... 16 Figura N 12. Ciclo de vida de la Tecnologa ..... .................................................. 17 Figura N 13. Grfico Metodologa de Priorizacin de proyectos de inversin

utilizado en la Direccin de Arquitectura e Ingeniera ..................................... 28 Figura N 14. Formato de Especificaciones de equip os mdicos......................... 35 Figura N 15.Cronograma de Proyecto y Secuencia de actividades .................... 42 Figura N 16. Lnea base del presupuesto del Proye cto ...................................... 55 Figura N 17. Canales de Comunicaciones del Proyec to ..................................... 62 Figura N 18. EDT del proyecto ................... ......................................................... 84 Figura N 19. Diagrama de Plano de Instalacin de Unidad dental. ................... 155 Figura N 20. Diagrama de Plano de Instalacin de Cmara de Flujo Laminar . 156 Figura N 21. Diagrama de instalacin de Autoclave ......................................... 157

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NDICE DE CUADROS_______________________________________________ Cuadro N 1. Indicadores de Impacto utilizados par a la evaluacin de proyectos

de equipamiento. ............................................................................................. 27 Cuadro N 2. Indicadores de Urgencias utilizados p ara la evaluacin de proyectos

de equipamiento. ............................................................................................. 28 Cuadro N 3. Tabla Resumen para el Desarrollo del Marco Metodolgico .......... 29 Cuadro N 4. Lista de equipo mdico a reemplazar e n el Hospital Los Chiles ..... 33 Cuadro N 5. Equipos que requieren especificar tra bajos de preinstalacin a la

infraestructura ................................................................................................. 34 Cuadro N 6. Declaracin del alcance del proyecto, entregables, sub entregables

y criterios de aceptacin .................................................................................. 37 Cuadro N 7. Estructura detallada de trabajo ..... .................................................. 39 Cuadro N 8. Lista de Verificacin del cronograma .............................................. 44 Cuadro N 9. Lista de verificacin de Especificaci ones ........................................ 45 Cuadro N 10. Formulario de Solicitud de cambios q ue se utilizar en el Proyecto

de Reemplazo de Equipo Mdico, Hospital Los Chiles ................................... 46 Cuadro N 11. Estimacin de los costos de compra d e equipo mdico Etapa 1 .. 48 Cuadro N 12. Estimacin de los costos de compra d e equipo mdico Etapa 2 .. 49 Cuadro N 13. Estimacin de los costos de compra d e equipo mdico Etapa 3 .. 49 Cuadro N 14. Estimacin de los costos del Proyect o ......................................... 50 Cuadro N 15. Flujo de Caja del Proyecto ......... ................................................... 53 Cuadro N 16. Presupuesto acumulado en el tiempo . .......................................... 55 Cuadro N 17. Reporte mensual de estatus del proye cto .................................... 56 Cuadro N 18. Matriz de responsabilidades del Proy ecto .................................... 60 Cuadro N 19. Matriz de Comunicaciones del Proyect o ....................................... 62 Cuadro N 20. Actividades y detalle de las adquisi ciones en las etapas del

proyecto........................................................................................................... 64 Cuadro N 21. Matriz de adquisiciones del proyecto , Etapa 1 ............................. 65 Cuadro N 22. Matriz de adquisiciones del proyecto , etapa 2 .............................. 66 Cuadro N 23. Matriz de adquisiciones del proyecto , etapa 3 .............................. 67 Cuadro N 24. Acta de Recepcin de equipos mdicos ....................................... 68

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ABREVIACIONES___________________________________________________

ARIM rea Regional de Ingeniera y Mantenimiento CCSS Caja Costarricense de Seguro Social DAI Direccin de Arquitectura e Ingeniera de la CCSS. DEI Direccin de Equipamiento Institucional de la CCSS. EBAIS Equipos bsicos de atencin integral en Salud DRSSHN Direccin Regional de Servicios de Salud Huetar Norte. ECRI Emergency Care Research Institute EDT Estructura detallada del trabajo. HLCH Hospital Los Chiles JPS Junta de Proteccin Social LCA Ley de Contratacin Administrativa PAO Plan Anual Operativo. PFG Proyecto Final de Graduacin PMBOK Proyect Management Body of Knowledge PMI Project Management Institute PND Plan Nacional de Desarrollo UCI Universidad de Cooperacin Internacional

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RESUMEN EJECUTIVO______________________________________________

El Hospital Los Chiles (HLCH) es un hospital de la Caja Costarricense de Seguro Social qu, al igual que sta, busca promover y propiciar la salud integral en la poblacin costarricense. Estratgicamente la CCSS ha intentado desconcentrar los servicios de salud al sitio donde las poblaciones lo requieren, por lo que cre ste Hospital Nivel 2 en 1984, para atender la poblacin del Cantn de los Chiles y el Distrito de Cutris del Cantn de San Carlos. Para apoyar sus funciones, el HLCH cuenta con la supervisin y asesora de la Direccin Regional de Servicios de Salud Huetar Norte (DRSSHN) y la Gerencia Mdica de la CCSS.

En el HLCH se identific una gran cantidad de equipos mdicos que han cumplido su vida til, debido a la poca inversin en tecnologa que ha efectuado desde su creacin, polticas presupuestarias restringidas para la compra de equipos, y una falta de planificacin que hubiera permitido priorizar cules equipos deben reemplazarse primero. La necesidad de reemplazo de equipos qued evidenciada en una auditora reciente y en el Diagnstico de equipamiento que efectu la DRSSHN, a solicitud del rea de Auditoria de la CCSS.

Esta problemtica se seal como un riesgo que pone en peligro la capacidad de la Institucin de brindar los servicios de salud a la poblacin, en lo posible con equipos de tecnologa reciente y de forma segura, tanto para los funcionarios de la CCSS, como para los pacientes. Como razones econmicas para el reemplazo, es necesario mantener una poltica de reposicin oportuna que evite la inversin en tecnologa que se encuentra por encima del punto de equilibrio, donde el costo de mantener los activos est por encima del beneficio que se obtiene de l.

Este Proyecto Final de Graduacin se plante con el objetivo principal de generar una propuesta de reemplazo de equipamiento para el Centro Mdico y se diferencia de las compras normales del nosocomio en que se contemplaron solamente aquellos equipos que ya han cumplido su vida til, de manera paralela a las gestiones del Plan Operativo Anual.

Dentro de los objetivos especficos planteados, se desarroll una Propuesta de Plan de Gestin para la planificacin del Alcance del Proyecto, del Tiempo del Proyecto, Costos, Recursos humanos, Comunicaciones y Adquisiciones que incluyeron todo el trabajo requerido para llevar a cabo el Proyecto segn los estndares del PMI, planes de gestin que incluyen: las actividades y recursos involucrados con su estimacin monetaria, responsables de las actividades, forma de comunicacin del proyecto y la forma en que se realizar la compra de equipo mdico, acorde con lo que regula la Ley de Contratacin Administrativa y su reglamento.

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Para la preparacin de este documento se tom como base el informe de Auditora AGO-183-R-2008, el diagnstico de equipamiento de la DRSSHN, que indica las necesidades de reemplazo segn la vida til de los equipos y las plantillas estandarizadas que se han utilizan en otros proyectos similares por la CCSS que conforman los activos de procesos de la organizacin.

Como beneficios del proyecto se tienen: el asegurar la continuidad en la prestacin de los servicios de salud en el HLCH, establecimiento de mtodos para planificacin futuras de reposicin de equipos, disminucin de costos de mantenimiento preventivo y correctivo, modernizacin de la tecnologa e incremento en la satisfaccin de los pacientes.

El Proyecto se bas principalmente en fuentes de informacin primaria y documental que aportaron los funcionarios del Hospital los Chiles y funcionarios relacionados a Proyectos de equipamiento de la CCSS. Adicionalmente se tom documentos de planificacin como fuentes secundarias, tales como el Plan operativo anual y Plantillas referentes a Evaluacin de Tecnologa que representan los activos de la Organizacin. La Tcnica de Investigacin que se utiliz fue la mixta que permite complementar los datos obtenidos de primera fuente de los usuarios de los equipos con los libros que brindan metodologa y herramientas en Administracin de Proyectos. Se utiliz el mtodo de Investigacin Analtico-Sinttico, que permiti descomponer los Procesos de Planeacin del Proyecto de acuerdo a las reas del Conocimiento para luego sintetizarlos en el Cronograma del Proyecto; adems la observacin por entrevista y sesiones de trabajo que brindaron los requerimientos del proyecto por parte de los usuarios directamente.

Para el desarrollo de este documento se utiliz las herramientas y formatos de control sugeridas por el PMBOK 2008, adaptndolas a los formatos y procedimientos propios de la CCSS de modo que puedan estandarizarse para su utilizacin en proyectos similares.

Dado que la CCSS tiene una estructura funcional, el papel del patrocinador ser clave para que el proyecto cuente con los recursos oportunamente y para crear la coordinacin efectiva de todos los miembros.

El proyecto tiene un alto costo para el HLCH, por lo que se planific para desarrollarse en tres etapas de adquisicin de equipos mdicos, despus de la primera etapa se espera contar con un registro de lecciones aprendidas que permita optimizar y mejorar las etapas siguientes.

La asignacin presupuestaria es la principal limitante del proyecto, a lo cual de presentarse algn atraso en su autorizacin, elevar los costos directos e indirectos del proyecto, por lo que se evalan las alternativas de financiamiento a considerar. Igualmente, es clave el control del cronograma, para no comprometer los recursos econmicos asignados en el Plan anual Operativo del HLCH.

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1. INTRODUCCION_________________________________________________

1.1 Antecedentes

El Hospital Los Chiles se ubica en la Regin Huetar Norte (conforme con la divisin del pas realizada por el Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica), especficamente en la Provincia de Alajuela, Cantn nmero 14 Los Chiles, Distrito Primero. Este Hospital, como de segundo nivel, atiende la poblacin del Cantn Los Chiles y el Distrito de Pocosol y Cutrs del Cantn de San Carlos. Cuenta con las especialidades bsicas como medicina interna, ciruga, ginecologa y pediatra. La poblacin adscrita al Hospital Los Chiles es aproximadamente de 60000 habitantes considerando que incluye la poblacin del distrito de Pocosol y del Cantn de San Carlos y las poblaciones en trnsito que constantemente estn migrando entre el Cantn de Los Chiles de Costa Rica y Nicaragua.

El Hospital a su vez, tiene regulada sus actividades mediante la supervisin de la Direccin Regional Huetar Norte y tambin debe rendir cuenta de sus labores a las Oficinas Centrales de la Caja Costarricense de Seguro Social.

La Direccin Regional Huetar Norte esta ubicada en Ciudad Quesada del cantn de San Carlos y se dedica a definir las Operaciones de las Instituciones que prestan Servicios de Salud en la Caja Costarricense de Seguro Social (Hospitales, Clnicas, Ebais) en la Zona Norte; supervisar, asesorar y capacitar a los funcionarios de dichas instituciones en diversos campos tanto de la salud, como de servicios de apoyo, adems sirve de enlace y comunicacin de las polticas giradas por Oficinas Centrales de la CCSS a las instituciones.

La Direccin Regional Huetar Norte, mediante su profesional de Ingeniera en Electromedicina, realiz a finales del ao 2008 un diagnstico de los equipos mdicos del Hospital, a raz de una auditora efectuada al nosocomio que detectaba problemas con dicho equipo. Como resultado del diagnstico realizado naci la necesidad de efectuar el reemplazo del equipo mdico, que se planifica

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en este proyecto final de graduacin y que permitir satisfacer la demanda actual y futura de los servicios de Salud que ofrece el Centro.

1.2 Problemtica.

La mayora de los Hospitales de la CCSS presentan un rezago tecnolgico importante, debido a que la mayor inversin en equipamiento se realiz durante la inauguracin de cada Centro Hospitalario, sin embargo, no ha sido consecuente la asignacin presupuestaria para ir renovando el equipo conforme ste agota su vida til. Por otra parte, las polticas de la Caja Costarricense de Seguro Social restringen el crecimiento en partidas presupuestarias para compra de equipo a un mximo de un 1% del presupuesto asignado cada ao a las Unidades ejecutoras, situacin que limita la posibilidad de adquirir los bienes oportunamente.

Adems, las administraciones dan prioridad en cubrir los gastos operativos, sacrificando inclusive las partidas presupuestarias para el mantenimiento preventivo y correctivo de activos, por lo que muchos activos se deterioran antes de agotar su vida til al no efectuarse las labores de mantenimiento necesarias.

Durante el ao 2002, el Hospital Los Chiles recibi una cantidad importante de equipo mdico adquirido con recursos del Proyecto Finlandia, sin embargo, estos activos no vinieron a reemplazar activos obsoletos, sino que slo permitieron al Hospital completar el equipo bsico que requiere un Hospital de segundo nivel. Por otra parte, la administracin no est acostumbrada a planificar sus compras utilizando indicadores o criterios adecuados, pues normalmente las Jefaturas de Servicio establecen su Plan Operativo Anual de forma subjetiva, sin analizarlo con suficiente antelacin y con base en este se efectan las compras . O bien, se presenta una urgencia de compra no planificada y se les cambia el destino a los fondos para atenderla.

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Tomando en cuenta el porcentaje anual mencionado en los prrafos anteriores, que permite el nivel central para realizar inversiones, se presenta una oportunidad al Proyecto de que aproveche las polticas de financiamiento a hospitales pblicos que brindan instituciones no lucrativas, como la Junta de Proteccin Social de San Jos y el Instituto contra el cncer, para que el Proyecto se financie en parte o su totalidad mediante stos presupuestos.

1.3 Justificacin del problema

Actualmente el Hospital Los Chiles y la Regin Huetar Norte presenta un porcentaje importante de equipos mdicos con altos indices de obsolescencia, que ponen en riesgo la prestacin de servicios de salud.

Con esta propuesta se podr incorporar la planeacin para lograr el reemplazo de equipo mdico obsoleto a los proyectos de inversin del Hospital Los Chiles, de modo que se establezca una secuencia de sustitucin de equipos mdicos en el corto y mediano plazo.

1.4 Supuestos

Los supuestos son factores considerados como verdaderos para efectos de planeacin que tendrn que confirmarse a medida que avance el proyecto (Chamoun, 2007).

Debido a que para efectuar el Proyecto se requiere Informacin preliminar y recursos para realizarlo, se asuminar como cierto lo siguiente:

Se tendr acceso al documento que identifica los equipos mdicos que deben reemplazarse segn el criterio de obsolescencia.

Se contar con el personal necesario para darle seguimiento al proyecto durante los aos planificados para su ejecucin

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1.5 Restricciones

Las restricciones se definen como factores que limitan al equipo ejecutor del proyecto. (Chamoun, 2007).

La restriccin encontrada al Proyecto final de graduacin se refiere a adecuar las herramientas de gestin a la realidad de las empresas pblicas, por lo que:

toda la planeacin debe realizarse de acuerdo a la estructura matricial de la Caja Costarricense de Seguro Social, sus polticas y normativas.

1.6 Objetivo general

Desarrollar la planificacin del Proyecto para el reemplazo de equipo mdico del Hospital Los Chiles, de tal forma que se puedan renovar todos los equipos que han agotado su vida til; conforme con los procedimientos que regula la Ley de Contratacin Administrativa para las entidades pblicas, de tal forma que se puedan brindar los servicios del Hospital a toda la poblacin que los requiera.

1.7 Objetivos especficos.

1. Desarrollar la Planificacin del Alcance del proyecto, determinando los tipos, caractersticas tcnicas, y cantidad de equipos a reemplazar, con base en la informacin disponible en los informes de auditora elaborados y aplicando los criterios de evaluacin tecnolgica regulados en la Caja Costarricense de Seguro Social.

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2. Desarrollar la Planificacin del Tiempo del Proyecto, de tal forma que se determinen las actividades y recursos involucrados para elaborar el cronograma de trabajo del proyecto que permita controlar y finalizar el Proyecto en el tiempo establecido para ejecutarlo.

3. Desarrollar el Plan de Gestin de los Costos del Proyecto, de tal forma que se estimen los recursos financieros necesarios para realizar las actividades conforme con el cronograma de trabajo elaborado.

4. Desarrollar la Planificacin de los Recursos Humanos que especifique el rol, responsabilidad y plazos establecidos para cada uno de los involucrados de las etapas del Proyecto.

5. Desarrollar la Planificacin de las Comunicaciones que permita especificar la informacin que necesitan los interesados y los medios de comunicacin que utilizar el Proyecto.

6. Desarrollar la Planificacin de las Adquisiciones para la compra del equipo que se identifique como obsoleto, acorde con los requerimientos establecidos en la Ley de Contratacin Administrativa y su Reglamento y conforme con los estndares que sugiere el PMI.

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2. MARCO TEORICO________________________________________________

2.1 Marco referencial o institucional

Este Proyecto involucra directamente al Hospital Los Chiles como rgano gestor del mismo , la Direccin Regional de Servicios de Salud Huetar Norte como ente supervisor, asesor y de apoyo a la gestin de Hospitales perifricos; y por ltimo, a la Caja Costarricense de Seguro Social como Institucin Central a la que pertenecen las instancias mencionadas anteriormente.

2.2 Antecedentes de la Caja Costarricense de Seguro Social

El 1 de noviembre de 1941, mediante Ley N 17, se crea la Caja Costarricense de Seguro Social como una institucin semiautnoma. Fue reformada en 1943, constituyndose en una Institucin Autnoma, destinada a la atencin del sector de la poblacin obrera y mediante un sistema tripartito de financiamiento.

Actualmente es una institucin dedicada a la prestacin de los servicios de salud en cumplimiento de sus competencias constitucionales y legales, por medio del desarrollo de, polticas, estrategias y planes.

Adems, asegura la proteccin econmica y social de los trabajadores en materia de enfermedad, maternidad, pensiones y las prestaciones sociales. As mismo integra la comunidad en los programas de promocin, prevencin y atencin en el sector salud. (CCSS, 2009b).

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2.3 Misin y visin

2.3.1 Visin de la CCSS y dems entes adscritos

La visin de la CCSS es ser una Institucin articulada, lder en la prestacin de los servicios integrales de salud, de pensiones y prestaciones sociales en respuesta a los problemas y necesidades de la poblacin, con servicios oportunos, de calidad y en armona con el ambiente humano. (CCSS, 2009b)

2.3.2 Misin de la CCSS y dems entes adscritos.

Proporcionar los servicios de salud en forma integral al individuo, la familia y la comunidad, y otorgar la proteccin econmica, social y de pensiones, conforme la legislacin vigente, a la poblacin costarricense, mediante:

El respeto a las personas y a los principios filosficos de la CCSS: Universalidad, Solidaridad, Unidad, Igualdad, Obligatoriedad, Equidad y Subsidiaridad.

El fomento de los principios ticos, la mstica, el compromiso y la excelencia en el trabajo en los funcionarios de la Institucin.

La orientacin de los servicios a la satisfaccin de los clientes.

La capacitacin continua y la motivacin de los funcionarios.

La gestin innovadora, con apertura al cambio, para lograr mayor eficiencia y calidad en la prestacin de servicios.

El aseguramiento de la sostenibilidad financiera, mediante un sistema efectivo de recaudacin.

La promocin de la investigacin y el desarrollo de las ciencias de la salud y de la gestin administrativa. (CCSS, 2009)

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2.4 Estructura Organizativa

Por las caractersticas de los Regmenes de Salud y de Pensiones a cargo de la Institucin, se dispone de una estructura organizacional compleja dirigida y administrada estratgicamente por la Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y seis Gerencias, como se muestra en la figura N2. ( CCSS, 2009b.

Estas Gerencias son responsables de administrar los procesos y recursos segn su mbito de competencia, las leyes y reglamentos.

A su vez, a la Direccin Regional de Servicios de Salud Huetar Norte y el Hospital Los Chiles les corresponde como autoridad superior la Gerencia Mdica (Ver figura N 1 y N 2 respecto al Organigrama Central de la CCSS y el Organigrama detallado de la Regin). (CCSS, 2009b).

Figura N 1. Estructura organizacional de la Caja Costarricense de Seguro Social .Disponible en www.ccss.sa.cr

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Figura N 2. Estructura organizacional detallada d e la Gerencia Mdica. Disponible en www.ccss.sa.cr

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2.4.1 Direccin Regional Huetar Norte

La Direccin de Gestin Regional y Red de Servicios de Salud Huetar Norte se estableci con base en el acuerdo de la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social en sesin 5217, artculo 10, del 7 de junio de 1978, con el propsito de administrar el proceso de la prestacin integral de los Servicios de Salud a la poblacin de una regin especfica.

En forma especfica se le asign a la Direccin Regional, un rol jerrquico y conductor y se le asigno la responsabilidad de lograr una mayor eficiencia y eficacia en la prestacin de los servicios medico-hospitalarios en la respectiva regin.

La Direccin Regional de Servicios de Salud tiene a su cargo la Regin Huetar Norte de la Caja Costarricense de Seguro Social, que abarca los cantones de San Carlos, Los Chiles y Guatuso de la provincia de Alajuela en la zona del Norte. Con dos Hospitales y ocho reas de Salud, atiende una poblacin con aproximadamente 238.380 habitantes. En la figura N3, se muestra las instancias que corresponden a la supervisin de la Direccin Regional Huetar Norte. (CCSS, 2009b).

Figura N 3. Mapa de los Centros de Salud de la CC SS ubicados en la Regin Huetar Norte

Disponible en http://www.ccss.sa.cr

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La Direccin Regional de Servicios de Salud cuenta en el rea de Ingeniera y Mantenimiento Regional, con una profesional en electromedicina que se encarga de asesorar y gestionar los procesos de adquisicin, sustitucin y ampliacin de equipamiento mdico de baja y mediana complejidad.

2.4.2 Hospital Los Chiles

El Hospital Los Chiles abri sus puertas el 22 de junio de 1984 y es un hospital categorizado Perifrico 1, situado en la Provincia de Alajuela.

Pertenece a la Regin Huetar Norte del pas con una Red de Servicios de Salud conformada por un primer nivel de atencin. Los casos que ameritan un nivel superior de atencin o especial son referidos al Hospital San Carlos.

Cuenta con la atencin en las especialidades de Medicina, Ciruga, Ginecologa, Obstetricia, Odontologa, Pediatra y Neonatologa. Adems posee Departamento de Rayos X, Laboratorio Clnico, Farmacia, y servicios de apoyo. (CCSS, 2009c).

Dentro de los productos que ofrece la CCSS se encuentran: Servicios de Salud Seguro de Incapacidad y Maternidad Pensin para Invalidez, Vejez y Muerte Divulgacin de Programas de Promocin, Prevencin y atencin hacia la

comunidad.

2.5 Teora de Administracin de Proyectos

Con el objetivo de realizar el Proyecto propuesto, se desarrollarn varios documentos de planificacin y herramientas basadas en la Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (PMI, 2008.), de la cual adems se extrae la toda la teora de Administracin de Proyectos. As mismo este apartado de Teora en Administracin de Proyectos se basa en dicho estndar.

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2.5.1 Proyecto

Segn el PMBOK un Proyecto es un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto, servicio o resultado nico (PMI, 2008).

2.5.2 Administracin de Proyectos

La Administracin de Proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas, y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con sus requerimientos. (PMI, 2008)

2.5.3 reas del Conocimiento de la Administracin de Proyectos

Las reas del conocimiento de la Direccin de Proyectos, enumera los procesos de direccin de proyectos y define las entradas, herramientas y tcnicas y salidas para cada rea. (PMI, 2008)

La Administracin de Proyectos se divide en 9 reas del Conocimiento:

- Gestin de la Integracin del Proyecto

- Gestin del Alcance del Proyecto

- Gestin del Tiempo del proyecto

- Gestin de los Costos del Proyecto

- Gestin de la Calidad del Proyecto

- Gestin del Recurso Humano del Proyecto

- Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

- Gestin de los Riesgos del Proyecto

- Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

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Para este proyecto especfico se abarcar el Plan de Gestin de Proyecto del Alcance, Tiempo, Costos, Recursos Humanos, Comunicaciones y Adquisiciones.

2.5.3.1 Gestin del Alcance del Proyecto

Segn se menciona en el PMBOK (PMI, 2008), la Gestin del Alcance muestra los procesos involucrados en garantizar que el Proyecto incluya todo (y nicamente) el trabajo requerido para completarlo exitosamente. La figura N 4 describe las entradas y salidas de la Gestin del Alcance.

. Figura N 4. Diagrama de los requerimientos y prod uctos esperados de la Gestin del Alcance.

2.5.3.2 Gestin del Tiempo del Proyecto

Se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusin a tiempo del Proyecto. La figura N 5 muestra las entradas y Salidas de la Gestin del tiempo del Proyecto.

Figura N 5. Diagrama de los requerimientos y prod uctos esperados de la Gestin del Tiempo

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2.5.3.3 Gestin de los Costos

Estimar Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La figura N 6 muestra las entradas y Salidas de la Ge stin del tiempo del Proyecto.

Figura N 6. Diagrama de los requerimientos y prod uctos esperados de la Gestin del Tiempo.

2.5.3.4 Gestin del Recurso Humano del Proyecto

Describe los procesos involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se cumpla con los requisitos de calidad del proyecto. La figura N 7 muestra las entradas y Salidas de la Gestin del Recurso Humano del Proyecto.

Figura N 7. Diagrama de los entradas y productos esperados de la Gestin del Recurso Humano

2.5.3.5 Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

Es un proceso para determinar las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y define cmo abordar las comunicaciones. La figura N 8 muestra las entradas y Salidas de la Gestin de las Comunicaciones del Proyecto.

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Figura N 8. Diagrama de los requerimientos y prod uctos esperados de la Gestin de Comunicaciones

2.5.3.6 Gestin del riesgo

Planificar la Gestin de riesgos es el proceso por el cual se define cmo realizar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto. La figura N 9 muestra las entradas y Salidas de la Gestin del Riesgo del Proyecto.

Figura N 9. Diagrama de los requerimientos y prod uctos esperados de la Gestin del Riesgo

2.5.3.7 Gestin de las adquisiciones

Planificar las adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar el enfoque e identificar los posibles vendedores. La figura N 10 muestra las en tradas y Salidas de la Gestin de las adquisiciones del Proyecto.

Figura N 10. Diagrama de los requerimientos y pro ductos esperados de la Gestin de las Adquisiciones.

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2.5.4 Ciclo de vida de un proyecto

Es un conjunto de fases del proyecto, generalmente secuenciales y ocasionalmente superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y control de la organizacin, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin. Un ciclo de vida de un proyecto puede ser documentado con una metodologa.

La estructura del ciclo de vida del Proyecto que se aprecia en la figura N 11, se compone de: Inicio, Organizacin y preparacin; Ejecucin del trabajo; y Cierre.

Figura N 11. Diagrama del Ciclo de Vida de un pro yecto

2.5.5 Procesos en la Administracin de Proyectos

La Administracin de Proyectos esta orientada a la aplicacin e integracin apropiada de los 42 Grupos de Procesos de Administracin de Proyectos, resumidos en los 5 Grupos de Procesos.

Los 5 grupos de procesos son: Grupo de Procesos de Iniciacin, Grupo de Procesos de Planificacin, Grupo de Procesos de Ejecucin, Grupo de Procesos de Seguimiento y Control, Grupo de Procesos de Cierre.

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Administrar un Proyecto incluye normalmente:

Identificar los requerimientos

Direccionar las necesidades, dudas y expectativas de los interesados conforme el Proyecto se vaya planeando y organizando.

Balancear las limitaciones del Proyecto, incluyendo, pero no limitado a: alcance, Calidad, Tiempo, Presupuesto, Recursos y Riesgos.

2.6 Reemplazo de tecnologa

2.6.1 Razones para reemplazar equipo mdico

De acuerdo al Ciclo de vida tecnolgico que se ilustra en la figura N 12, la tecnologa pasa por una fase de desarrollo, pruebas, puesta en el mercado, familiarizacin con el producto, y utilizacin hasta que cumple su vida til.

Figura N 12. Ciclo de vida de la Tecnologa Disponible en www.cenetec.salud.gob.mx

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Existe una serie de criterios para tomar la decisin de efectuar un reemplazo de equipos, entre ellos: factores econmicos, fallas constantes, seguridad en la aplicacin, cambio en las regulaciones, problemas de disponibilidad de repuestos y soporte tcnico. (Gonzlez-CENETEC, 2007)

Factores econmicos: Los factores econmicos consideran el costo anual equivalente de un equipo nuevo con respecto al costo marginal de seguir operando un equipo viejo por un perodo adicional. Si este ltimo costo es superior al primero de los mencionados, convendr efectuar el reemplazo.

Fallas constantes: La frecuencia de paros por avera de la tecnologa supone un paro de la produccin que presta dicho equipo; por lo tanto en equipos mdicos las averas interfieren con la prestacin de los servicios de salud y pueden representar la diferencia entre la vida o muerte de un paciente. Normalmente estas fallas se traducen en impactos econmicos derivados de los costos de: alquilar otro equipo servicio que realice las labores, pacientes no atendidos, salarios cancelados que no fueron laborados u otros impactos consecuencia del tiempo que el equipo se mantuvo fuera de servicio.

Seguridad en la aplicacin: Para ciertas tecnologas, como por ejemplo en radiologa, es importante reducir al mximo el tiempo de exposicin de pacientes a un procedimiento y las condiciones en que se lleva a cabo; por lo que la migracin a una nueva tecnologa se considera un factor que agrega seguridad al paciente o al procedimiento si se compara con la tecnologa existente.

Cambio en las regulaciones: A nivel nacional o internacional pueden prohibirse el uso de tecnologas por considerarlas peligrosas contaminantes, como por ejemplo la prohibicin a nivel internacional del uso de Esfigmomanmetros de mercurio u Autoclaves de xido de Etileno. Para

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cumplir con las nuevas regulaciones se requiere el cambio de equipos por otros que reduzcan o eliminen el riesgo de contaminacin o peligrosidad.

Disponibilidad de Repuestos y Soporte Tcnico: Las Casas Comerciales descontinan modelos de equipos aproximadamente cada diez aos, al final de los cuales no despachan repuestos lo que imposibilita la reparacin de equipos el Servicio de Mantenimiento Preventivo o Correctivo.

Cuando los equipos mdicos alcanzan el grado de obsolescencia, el anlisis indica que cumplen varias o todas las condiciones de criterios para reemplazo de tecnologa anteriormente descritas.

Instituciones dedicadas al campo de la Ingeniera en Electromedicina, o Biomdica como la ECRI, ya tienen determinados de acuerdo los aos de experiencia y recomendaciones de los fabricantes, la vida til de los equipos mdicos en el cual la razn costo-beneficio es negativa.

Por lo anterior se requiere la Planificacin de Sustitucin oportuna de los equipos obsoletos, con el fin de evitar incremento en los costos, inseguridad, paros en la prestacin de servicios, mayores tiempos de procedimientos para efectuar los exmenes y un posible desecho obligado del equipo por parte de los representantes de la marca.

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3. MARCO METODOLOGICO_________________________________________

El Marco Metodolgico del proyecto incluye el tipo o tipos de investigacin, as como las tcnicas y procedimientos que sern utilizados para llevar a cabo la indagacin. Es el "cmo" se realizar el estudio para responder al problema planteado. (Universidad de Nueva Esparta, 2002).

En este apartado se desarrollar una descripcin en detalle de los mtodos a utilizar para el cumplimiento del objetivo general y los objetivos especficos de la Propuesta de Plan de Proyecto.

3.1 Fuentes de informacin

La fuente de informacin es el lugar donde se encuentran los datos requeridos, que posteriormente se pueden convertir en informacin til para el investigador. Los datos son todos aquellos fundamentos o antecedentes que se requieren para llegar al conocimiento exacto de un objeto de estudio. (Eyssautier, 2002).

3.1.1 Fuentes Primeras:

Fuentes primarias son los datos obtenidos "de primera mano", por el propio investigador o, en el caso de bsqueda bibliogrfica, por artculos cientficos, monografas, tesis, libros o artculos de revistas especializadas originales, no interpretados. (Sampieri, 1992)

Para la realizacin de este trabajo, se utilizar como fuente primaria la informacin de requerimientos los equipos a comprar de que se obtenga de los funcionarios que laboran para el Hospital Los Chiles, usuarios directos de los equipos. La informacin se obtendr por medio de Sesiones de trabajo con los Jefes de Servicio de dicho nosocomio. Tambin es importante la entrevista a personal del

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Departamento de compras y de Ingeniera del Hospital San Carlos que puedan aportar informacin relevante sobre las compras de equipamiento efectuadas con financiamiento externo. Por ltimo se consultar documentos de cronogramas de tiempos dependiendo del tipo de concurso, segn la Ley de Contratacin Administrativa, y Licitaciones relacionadas con procesos de compra de equipamiento mdico.

3.1.2 Fuentes Secundaria

Se refieren a todos aquellos portadores de datos e informacin que han sido previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento, y que utilizan el medio que sea. Esta informacin se encuentra a disposicin de todo investigador que la necesite (Eyssautier, 2002).

Con respecto a las fuentes secundarias se recopilar de la siguiente manera:

- Referente al Sector Salud donde se desarrollar el Proyecto, se tomar como fuente secundaria el personal de departamentos especializados en compras masivas de la Caja Costarricense de Seguro Social, tal como: La Direccin de Equipamiento Institucional, Direccin de Proyectos Especiales, y La Direccin de Proyectos de Fortalecimiento de la CCSS.

- Para la compilacin de los datos se tomar como base las plantillas estandarizadas y procedimientos que se tengan de la CCSS que se refieran a Sustitucin de equipamiento, Reemplazo de equipamiento y Procedimientos de compra.

- Tambin se utilizar informacin recopilada para la planeacin de las operaciones, tales como: Diagnstico de equipamiento del HLCH, PAO, y Priorizacin de Proyectos del 2008-2012 de la Regin Huetar Norte.

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3.1.3 Fuentes documentales

Estn basados en documentos originales, que comprueben su autenticidad textual, literaria, histrica, que disponga de una Casa Editorial seria y confiabilidad de los datos publicados. (Eyssautier, 2002)

o Para abarcar los objetivos especficos y los diversos entregables, se requiere el uso de textos sobre Administracin de Proyectos que sirvan como base para el desarrollo de las reas del Conocimiento y las herramientas que se utilizan en los grupos de procesos de Planificacin.

o Adicionalmente se consultar otras tesis recientes de egresados de Maestras en Administracin de Proyectos de la Universidad para la Cooperacin Internacional.

3.2 Tcnicas de Investigacin

Las Tcnicas de Investigacin son aquellas que le sirven al investigador para relacionarse con el objeto y construir por s mismo la realidad estudiada. Tienen el propsito de recopilar informacin sobre la realidad del fenmeno a estudiar y son tiles para estudiar a fondo un fenmeno en un ambiente determinado (Rodriguez, 1982).

De acuerdo con las fuentes de datos la investigacin puede ser documental, de campo o mixta.

a) Investigacin documental Trabajos cuyo mtodo de investigacin se centra exclusivamente en la recopilacin de datos existentes en forma documental, ya sea de libros, textos o cualquier otro tipo de documentos. (Muoz, 1998)

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b) Investigacin de campo

En la realizacin de estos trabajos se utiliza un mtodo exclusivo de investigacin, y se disean ciertas herramientas para recabar informacin, que slo se aplican en el medio en el que acta el fenmeno de estudio. (Muoz, 1998)

c) Investigacin mixta

Corresponde a trabajos de investigacin en cuyo mtodo de recopilacin y tratamiento de datos se conjuntan la investigacin documental con la de campo, con el propsito de profundizar en el estudio del tema propuesto para tratar de cubrir todos los posibles ngulos de exploracin. Al aplicar ambos mtodos se pretende consolidar los resultados obtenidos (Muoz, 1998).

Para el desarrollo de este trabajo se utilizar el mtodo mixto, tomando como referencia para el Desarrollo de los Planes de Gestin de las reas del conocimiento libros y documentos sobre Administracin de Proyectos; y los formularios, sesiones de trabajo y entrevistas para Elaborar la Propuesta de reemplazo de equipamiento del Hospital Los Chiles.

3.3 Mtodo de Investigacin.

Los mtodos de investigacin son procedimientos ordenados que se siguen para establecer el significado de los hechos y fenmenos hacia los que se dirige el inters para encontrar, demostrar, refutar, descubrir y aportar al conocimiento. Existen muchas versiones de mtodos, y en general implican procesos de anlisis, sntesis, induccin y deduccin. (Jurado, 2002)

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Para este proyecto se utilizarn los mtodos:

3.3.1 Mtodo analtico-sinttico

Descompone una unidad en sus elementos ms simples, examina cada uno de ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto.

El mtodo analtico es la observacin y examen de hechos. Este mtodo distingue los elementos de un fenmeno y permite revisar ordenadamente cada uno de ellos por separado, para luego establecer leyes universales. (UCI, 2009).

Este mtodo se compone de 7 pasos, a mencionar: observacin, descripcin, examen crtico, descomposicin de los elementos, enumeracin de las partes, ordenacin y clasificacin.

Se requiere descomponer los Procesos de Planeacin del Proyecto de acuerdo a las reas del Conocimiento de forma separada, indicar los respectivos entregables y sub entregables, para luego sintetizarlos en el Cronograma del Proyecto.

3.3.2 Mtodo de observacin

Consiste en mirar detenidamente el objeto de estudio, para asimilar en detalle la naturaleza investigada, su conjunto de datos, hechos y fenmenos.

a. Observacin por entrevista: Intercambio conversacional en forma oral, entre dos personas, con la finalidad de obtener informacin, datos o hechos. El mtodo de la entrevista puede ser informal, estructurado o no estructurado. (UCI, 2009).

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Con la finalidad de obtener los datos para el desarrollo del producto principal del proyecto, se utilizar la observacin por entrevista a los usuarios directos de los diferentes departamentos del Hospital Los Chiles, funcionarios administrativos responsables del proceso de compras y personal dedicado a Proyectos de compra de equipos en la CCSS.

3.4 Metodologa para cumplir con los objetivos especficos

Se utilizan las herramientas en proyectos tomadas de la Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos como metodologa para cumplir con los objetivos especficos (PMI, 2008):

a. Juicio experto: Se brinda sobre la base de la experiencia en un rea de aplicacin, un rea del conocimiento, una disciplina, una industria, etc., segn resulte apropiado para la actividad que se est desarrollando, y que debe utilizarse para determinar el presupuesto. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educacin, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin especializada.

b. Listas de control de calidad: Herramienta estructurada, por lo general especfica de cada componente, que utiliza para verificar que se haya realizado una serie de pasos necesarios.

c. Anlisis de la Red del Cronograma: Este anlisis emplea diversas tcnicas analticas, tales como el mtodo de la ruta crtica, el mtodo de la cadena crtica, el anlisis Qu pasa si? y la nivelacin de los recursos para calcular las fechas de inicio y finalizacin tempranas y tardas para las partes no completadas de las actividades del proyecto.

d. Estimacin Anloga: La estimacin de costos por analoga utiliza los valores de parmetros como el alcance, el costo, el presupuesto y la

duracin, o medidas de escala, tales como el tamao, el peso y la

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complejidad de un proyecto anterior similar, como base para estimar el

mismo parmetro o medida para un proyecto actual.

e. Suma de Costos: Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT. Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo luego se suman para los niveles superiores de componentes de la EDT, tales como las cuentas de control, y finalmente para todo el proyecto.

f. Diagramas de flujo: Es una representacin grfica de un proceso que muestra las relaciones entre las etapas del proceso. Existen muchos estilos de diagramas de flujo, pero todos muestran las actividades, los puntos de decisin y el orden de desarrollo del proceso.

g. Diagramas matriciales: Incluyen dos, tres o cuatro grupos de informacin, y muestran las relaciones entre factores, causas y objetivos. Los datos dentro de una matriz se organizan en filas y columnas, con celdas de interseccin que pueden completarse con informacin que describe la relacin demostrada entre los elementos de la fila y los de la columna.

h. Matrices de priorizacin: Brindan un modo de clasificar por orden de importancia un conjunto de problemas diversos y/o polmicas (identificados normalmente por medio de tormenta de ideas).

i. Organigramas y descripciones de cargos: Formatos diversos para documentar los roles y las responsabilidades de los miembros del equipo. El objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un responsable y que todos los miembros del equipo comprendan claramente sus roles y responsabilidades.

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j. Anlisis de los interesados: El anlisis de los interesados es un proceso que consiste en recopilar y analizar de manera sistemtica las informaciones cuantitativas y cualitativas, a fin de determinar qu intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto.

k. Procedimiento de priorizacin de equipos: Se estableci la evaluacin de equipos basada en el impacto y la urgencia que genera cada proyecto a la prestacin de servicios de salud.

Era necesario escoger criterios de evaluacin relacionados con impacto y criterios relacionados con la urgencia que se describen en la Cuadros N 1 y 2, asignndoles un peso determinado a fin de contar con un indicador numrico que establezca la prioridad de ejecucin de cada inversin, criterios que se describen a continuacin:

Cuadro N 1. Indicadores de Impacto utilizados par a la evaluacin de proyectos de equipamiento.

Fuente: Direccin de Ingeniera y Arquitectura, CCSS.

INDICADORES DE IMPACTO

CRITERIO DEFINICIN

Equidad Proyectos que promueven una mejor distribucin de los recursos para la prestacin de los servicios. Se debe considerar la distribucin de los recursos a poblaciones con mayor necesidad, con indicadores de desarrollo o con algn rezago importante respecto a otros grupos.

Redes Proyectos que fortalecen el nivel resolutivo de las redes de la CCSS. Entendindose nivel resolutivo como la optimizacin de las capacidades de atencin de cada una de las partes que la conforman y la mejoran. En el caso de proyectos con cobertura nacional, se considera el mejoramiento a todo el sistema de prestacin de servicios de la CCSS.

Accesibilidad Proyectos que acercan los servicios de salud a la poblacin en relacin a limitaciones geogrficas, culturales o sociales. Este criterio considera tanto la aproximacin geogrfica pero tambin la mejora de las condiciones en que accedan a los servicios las personas con necesidades especiales.

Instalacin Nivel de previstas y espacio disponibles para la instalacin de los equipos de modo que no se tenga que realizar una inversin mayor

Ahorro Proyectos que promueven la sustentabilidad en trminos financieros de costos en uso u operacin del equipo

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Cuadro N 2. Indicadores de Urgencias utilizados p ara la evaluacin de proyectos de equipamiento.

INDICADORES DE URGENCIA

CRITERIO DEFINICIN

Cierre o Suspensin

Proyectos que responden a una situacin de cierre u orden sanitaria que impide o impedira la prestacin de los servicios. Tambin se deben considerar servicios que no se estn prestando en la institucin y se estn comprando externamente o que su prestacin fue interrumpida.

Seguridad Proyectos que responden a la mitigacin de riesgos a la seguridad en la prestacin de los servicios, como la vulnerabilidad ante incendios, eventos ssmicos o algn riesgo importante de contaminacin.

Definicin Alcance Y/O Estado

Proyectos en los que se debe considerar la definicin del alcance y/o grado de madurez del proyecto al momento de realizar la evaluacin, lo que lo hace factible su ejecucin en el plazo de planificacin utilizado.

Compromiso Institucional

Proyectos en que la Institucin ha asumido algn compromiso ya sea en el PND, PAO, organizaciones externas o con la poblacin.

Disponibilidad Recursos

Proyectos que tienen financiamiento total o parcial.

Fuente: Direccin de Arquitectura e ingeniera de la CCSS.

Una vez evaluados los criterios de impacto y urgencias del 0 al 3, se obtiene una matriz que se multiplica por el peso asignado a cada criterio, finalizando con la priorizacin de los equipos. (CCSS, 2008).

La figura N 13 muestra el resultado de la evaluaci n, donde se ejecutarn primero las inversiones contempladas como prioridad 1.

Figura N 13. Grfico Metodologa de Priorizacin de proyectos de inversin utilizado en la Direccin de Arquitectura e Ingeniera

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En el cuadro N 3 se representan cada uno de los ob jetivos el proyecto, as como sus principales contenidos para su realizacin:

Cuadro N 3. Tabla Resumen para el Desarrollo del Marco Metodolgico

OOObbbjjjeeettt iiivvvooosss FFFuuueeennnttteeesss dddeee iiinnnfffooorrrmmmaaaccciiinnn MMMtttooodddooosss dddeee

IIInnnvvveeesssttt iiigggaaaccc iiinnn

HHHeeerrrrrraaammmiiieeennntttaaasss

EEEnnnttt rrreeegggaaabbbllleeesss PPPrrr iiimmmaaarrr iii

aaasss SSSeeecccuuunnndddaaarrr iiiaaasss DDDooocccuuummmeeennntttaaalll AAAnnnaaalll ttt iiicccooo---

SSSiiinnntttttt iiicccooo OOObbbssseeerrrvvvaaaccciii

nnn

Desarrollar la planificacin para reemplazo de equipamiento mdico del Hospital Los Chiles

Sesiones de trabajo y entrevistas a personal del Hospital Los Chiles Sesiones de trabajo

Entrevistas a personal dedicado a proyectos de compra de equipos en la CCSS Plantillas de Evaluacin y categorizacin de equipos Diagnstico de Equipamiento PAO Priorizacin de proyectos de la Regin Huetar Norte

Libros sobre Ingeniera Biomdica e Ingeniera Clnica, Formatos de la CCSS. Tesis relacionados a equipamiento de egresados de la UCI

Anlisis de documentos de las fuentes de informacin primarias y secundarias, sntesis de la informacin en el charter del proyecto, la declaracin del Alcance del Proyecto y EDT respectivo

Sesiones de trabajo con los usuarios del equipamiento, funcionarios administrativos encargados de compras y personal dedicado a proyectos de compra de equipos en la CCSS

Diagrama de flujo Juicio experto Fuentes documentales

Declaracin del alcance, y entregables.

1. Desarrollar la Planificacin del Alcance del proyecto, determinando los tipos, caractersticas tcnicas, y cantidad de equipos a reemplazar, con base en la informacin disponible en los informes de auditora elaborados y aplicando los criterios de evaluacin tecnolgica regulados en la Caja Costarricense de Seguro Social.

Juicio experto Fuentes documentales Diagramas matriciales Listas de Control de calidad Diagrama de flujo

Estructura detallada del trabajo, diccionario del EDT, Plan de Gestin de la Calidad, Matriz de Respuesta al Riesgo

2. Desarrollar la Planificacin del Tiempo del Proyecto Cronogramas de procesos

administrativos de compra segn la Ley de Contratacin Administrativa

PMBOK(2008) Administracin Profesional de Proyectos. La Gua. Autor: Yamal Chamoun.

Sntesis de los documentos diagnsticos de situacin de equipamiento en el HLCH y anlisis de fuentes de informacin primarias y secundarias en el Plan de Gestin del rea de conocimiento respectiva

Juicio experto Anlisis de la Red del Project del cronograma

Cronograma del Proyecto

4. Desarrollar el Plan de Gestin para la Planificacin de los Recursos Humanos

Juicio experto Organigrama y descripcin de cargos Diagramas matriciales

Plan de gestin del recurso humano

5. Desarrollar el Plan de Gestin para la Planificacin de las Comunicaciones

Matrices de comunicaciones sobre administracin de proyectos

Anlisis de los interesados Diagramas matriciales

Matriz de manejo de comunicaciones

3. Desarrollar el Plan de Gestin para los Costos del Proyecto

Precios de referencia de compra de equipos de la Pgina web de la CCSS

Juicio experto Estimacin anloga Suma de Costos

Estimacin de costos y del presupuesto del proyecto

6. Desarrollar el Plan de Gestin para la Planificacin de las Adquisiciones

Procesos de compra segn la Ley de Contratacin Administrativa

Juicio experto

Plan de aprovisionamiento

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4. DESARROLLO___________________________________________________

El proyecto planteado pretende satisfacer los siguientes objetivos:

a. Desarrollar una propuesta para el reemplazo de equipo mdico que presenta agotada su vida til.

b. Disminuir la posibilidad que se interrumpa la prestacin de servicios de salud a los pacientes, disconformidad con la atencin de la salud pblica, o demandas a la CCSS.

c. Asegurar la modernizacin de los equipos mdicos, de modo que sea ms segura, confiable y rpida su utilizacin en el diagnstico y tratamiento de los pacientes.

d. Disminuir los costos de operacin, y mantenimiento preventivo-correctivo del Hospital Los Chiles.

e. Disminuir el rezago tecnolgico en el Hospital Los Chiles. f. Crear una cultura de reemplazo de equipo mdico oportuna y un protocolo a

partir de los resultados obtenidos en este primer proyecto. g. Aprovechar los beneficios de los proyectos independientes que se ejecutan

en la CCSS para satisfacer necesidades especficas de los asegurados. h. Incrementar la motivacin y confiabilidad de los funcionarios de la CCSS en

la capacidad de la institucin para responder a las necesidades oportunamente.

4.1 Definicin de necesidades de compra de equipo

Para determinar las necesidades de compra de equipo que cumplieran con el criterio de obsolescencia, se utiliz los documentos de evaluacin de equipo (Anexo 4), del rea Regional de Ingeniera y Mantenimiento Huetar Norte.

stos formularios se compararon con la tabla de expectativa de equipos mdicos contenida en la Gua de reemplazo de equipo, eligiendo aquellos equipos que

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abarcan un 120% o ms de la vida til cumplida, para tener una lista preliminar con un total de 55 equipos.

A su vez, a los equipos diagnosticados con obsolescencia, se les formul una encuesta por departamento, para que los Jefes de Servicio aportaran el criterio de usuario con respecto a la prioridad de reemplazo, las razones por las que deban o no reemplazarse, y si los equipos estn contenidos en planificacin de compra normales del hospital a corto plazo.

4.1.1 Priorizacin de equipos mdicos

Como poltica institucional del Plan Estratgico Una Caja hacia el 2025, la CCSS promueve la Planificacin de proyectos que respondan a una priorizacin, de modo que se atiendan primero aquellos que generan un impacto mayor a la prestacin de servicios de salud.

Para responder a esta nueva poltica, la Gerencia de Infraestructura y tecnologas gener un procedimiento para evaluar los proyectos que contemple los factores ms relevantes a considerar en la planificacin de las inversiones a corto y mediano plazo, sin embargo an se acuerda bajo revisin para posibles modificaciones .

4.1.1.1Razones para generar el procedimiento de priorizacin

No existe un mecanismo que permita planificar los trabajos bajo criterios adecuados.

Los proyectos se desarrollan de manera aislada respecto a otras unidades de trabajo que intervienen.

Existe dificultad para planificar una estrategia de accin a mediano y corto plazo.

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4.1.1.2 Consecuencias de la falta de planificacin

Proyectos incompletos y atrasados Aumento de costos de operacin Deterioro y subutilizacin de recursos Necesidades no cumplidas. Deterioro de la imagen institucional No hay retroalimentacin de los proyectos

4.2 Lista priorizada de equipo mdico requerido

A continuacin se resume en la Cuadro N 4 la lista priorizada de equipos a reemplazar una vez que se efectu las evaluaciones tcnicas, y la revisin de las encuestas sobre las necesidades de los usuarios.

Los fabricantes de equipos mdicos no han estandarizado el nmero y la colocacin especfica de las salidas y entradas electromecnicas de los equipos, y cada uno disea con el mismo principio de funcionamiento pero con tecnologa y conexiones diferentes, por lo que, se hace necesario modificar las previstas del Hospital Los Chiles para algunos equipos en caso que ya existan, o bien crear una nueva prevista cuando no se cuenta con ella.

Se determin en la Cuadro N 5 aquellos equipos que necesitan modificaciones a la infraestructura para su instalacin y que requieren estar listas y probadas antes de recibir los equipos por parte de los proveedores.

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Cuadro N 4. Lista de equipo mdico a reemplazar e n el Hospital Los Chiles

Cantidad Equipo a adquirir Departamento Prioridad 1 01 Rayos X cie ltico con fluoroscopa Rayos X 01 Cmara de flujo laminar Laboratorio Clnico 01 Balanza neonatal Gineco-obstetricia 01 Balanza de adultos Enfermera 01 Unidad dental completa Odontologa 01 Autoclave grande Esterilizacin 01 Doppler Gineco obstetricia 01 Monitor fetal Gineco obstetricia 01 Microscopio binocular Laboratorio clnico 01 Desfibrilador Urgencias 02 Set de diagnstico de pared Consulta externa 06 Esfigmomanmetros Enfermera 01 Esfigmomanmetro Sala de operaciones 01 Ultrasonido Urgencias Prioridad 2 02 Incubadoras de gabinete Neonatologa 01 Lmpara cuello de ganso Ginecoobstetricia 02 Doppler fetal Ginecoobstetricia 02 Autoclave Odontologa y esterilizacin 01 Cavitron Odontologa 01 Microscopio binocular Laboratorio clnico 02 Incubadoras bacteriolgicas Laboratorio clnico 01 Autoclave mediana Laboratorio clnico 01 Doppler fetal Urgencias 01 Esfigmomanmetro Urgencias 01 Sierra para cortar yeso Urgencias Prioridad 3 01 Microscopio binocular Laboratorio Clnico 01 Balanza analtica Laboratorio Clnico 01 Centrfuga de mostrador Laboratorio Clnico 01 Agitador de tubos Laboratorio Clnico 01 Autoclave de mesa Laboratorio Clnico 01 Electrocardigrafo Urgencias 01 Autoclave de mesa Esterilizacin 01 Mesa de operaciones Sala de Operaciones 06 Camas elctricas Enfermera Fuente documental: Evaluacin y Categorizacin de equipamiento aplicadas previamente por el ARIM (Anexo 4), Especificaciones tcnicas brindadas por la Direccin de Equipamiento Institucional de la CCSS para equipos de alta complejidad, encuestas efectuadas a los usuarios de los equipos (Anexo 5), y priorizacin efectuada a las necesidades (Anexo 8).

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Cuadro N 5. Equipos que requieren especificar tra bajos de preinstalacin a la infraestructura

Cantidad Equipo Departamento 01 Autoclave grande Esterilizacin 01 Cmara de flujo laminar Laboratorio clnico 01 Unidad dental fija Odontologa 01 Rayos X cie ltico con fluoroscopa Rayos X

Las previstas se indicarn en las especificaciones tcnicas por medio de instrucciones y planos. Cabe aclarar que los planos no requieren tramitarse ante el Colegio de Ingenieros y Arquitectos, Municipalidad, Setena o Ministerio de Salud, porque no modifican estructuralmente el edificio, sino que corresponde a trabajos menores de readecuacin.

El Rayos X cie ltico y el Ultrasonido son equipos de alta complejidad, el cual no puede adquirir el Hospital Los Chiles por que tiene prohibicin por parte de Oficinas Centrales de la CCSS para efectuar ese tipo de compras.

En consulta telefnica con la Ing. Susana Soto Abarca, Ingeniera en electromedicina de la Direccin de Equipamiento Institucional, se verific que los activos: Rayos X cie ltico y Ultrasonido estn incluidos en otro proyecto de compra de la DEI, para ser sustituidos en el 2011, y ya cuentan con los Estudios de Pre-inversin correspondientes, por lo tanto se excluye la compra de estos equipos del alcance del proyecto.

4.3 Definicin de especificaciones tcnicas de los Equipos Mdicos

Como base para la aprobacin de las especificaciones tcnicas, se toma el Catlogo de Equipamiento de la CCSS vigente a la fecha, el cual se modific considerando las observaciones obtenidas de las reuniones y entrevistas efectuadas a los usuarios de los equipos mdicos. En la figura N 14 del Catlogo de Equipamiento de la Direccin de Equipamiento Institucional (CCSS, 2009a), describe el formato de especificaciones de los equipos mdicos a adquirir:

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Figura N 14. Formato de Especificaciones de equip os mdicos

En el anexo N9 se encuentra el detalle de todas l as especificaciones tcnicas para compra de los equipos mdicos objeto del proyecto; as como las especificaciones tcnicas de los trabajos de preinstalacin de los activos.

4.4 Plan de Gestin de Proyecto

El acta de constitucin del alcance se adjunta en el anexo N 1, y brinda una descripcin global y detallada del contenido del proyecto, los objetivos que se esperan de l, los supuestos y restricciones del proyecto; y finalmente los productos esperados.

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4.4.1 Requisitos del proyecto:

De la lista de equipos que cumplen con el criterio de obsolescencia, se debe discriminar los activos que se dar de baja sin recurrir al reemplazo, los activos que no son necesarios reemplazar por diversas circunstancias, y la prioridad de reemplazo de los equipos que si se deben renovar.

El proyecto adems del reemplazo de equipos debe contemplar la planificacin de la recepcin de equipos mdicos que indique los interesados los criterios de aceptacin y formularios que se utilizarn en la etapa de seguimiento y recepcin del proyecto.

Cada uno de los procedimientos de reemplazo se ejecutan de acuerdo a esta normativa conocida como Gua de reemplazo de Equipo de la Direccin de Equipamiento Institucional publicada en agosto 2006 y se encuentra generalizada para aplicarse en todo el pas.

El proyecto no incluye: las compras de equipo anuales programadas que realiza el Hospital Los Chiles, tampoco algn equipo que se requiera para ofrecer nuevos Servicios Mdicos, cualquier otro equipo que no sea catalogado como mdico.

Se debe verificar cuando se efecte el proyecto que no se duplique el reemplazo de un equipo determinado en otro proyecto de compra anterior o paralelo ya sea local o institucional.

4.4.2 Cumplimiento de las condiciones previas

De acuerdo a la estimacin de costos que se realiza en el apartado Planificacin de los Costos del Proyecto; como condicin previa se requiere de la certificacin de financiamiento para iniciar las etapas de conformacin del proyecto.

Adems dado que el reemplazo de los equipos mdicos se van a tratar como un proyecto diferente a las compras normales que realiza el Hospital Los Chiles, debe

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conformarse un equipo multidisciplinario que efecte el seguimiento del proyecto y pueda brindar su criterio en la fase de anlisis, recomendacin y recepcin de las ofertas que se reciban. El equipo multidisciplinario debe estar conformado antes de iniciar la primera etapa.

4.4.3 Entregables, sub entregables y criterios de aceptacin:

Con motivo de desarrollar la declaracin del alcance, se elabora el cuadro N6, en el cual se define el alcance de acuerdo a los objetivos generales y especficos inicialmente planteados. Los entregables son detallados de acuerdo a los productos sub entregables esperados y los criterios de aceptacin que deben cumplir.

Cuadro N 6. Declaracin del alcance del proyecto, entregables, sub entregables y criterios de aceptacin

Declaracin del Alcance del Proyecto Entregable 2 Descripcin Criterios de aceptacin Planificacin del reemplazo de equipo mdico obsoleto del Hospital Los Chiles

Planificacin de todos los trabajos que requiere el reemplazo de equipo mdico obsoleto del Hospital Los Chiles y sus sub entregables.

Equipos a sustituir seleccionados y aprobados por los usuarios de los equipos, as como la priorizacin de compra. Formatos de especificaciones y de cartel analizados y aprobados por las diferentes instancias involucradas y de acuerdo a la normativa en Contratacin Administrativa, polticas de reemplazo de equipamiento y compra en la CCSS.

Sub-entregables Descripcin Criterios de aceptacin Anlisis y listado de equipos a reemplazar priorizados

Los listados de equipos mdicos sern Analizados para determinar la Prioridad de reemplazo que abarcar cada etapa, y los conjuntos de equipos sern agrupados por etapas de compra de mayor a menor prioridad

Priorizacin de los equipos mdicos a comprar por etapas, evaluada con los Jefes de Servicio y aprobados con su visto bueno.

Pliego de condiciones y Modificacin de Especificaciones Condiciones y especificaciones de

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Especificaciones tcnicas de la compra de equipos mdicos

tcnicas estandarizadas de la CCSS, adecuadas a la realidad del Hospital Los Chiles por cada uno de los tipos de equipos; que adems contemple las necesidades que expresen los usuarios mediante entrevista.

la compra de equipos de acuerdo a la normativa de la Ley de Contratacin Administrativa, que tenga como base las guas de la DEI y aprobadas por los usuarios de los equipos.

Presupuesto de los costos del Proyecto

Determinar las diferentes reservas presupuestarias que contemplen el costo de adquisicin de los equipos tomados de los estudios de mercado, y otros costos directos e indirectos asociados al proyecto.

Presupuesto del proyecto, que indique las partidas presupuestarias que sern afectadas, el monto de cada partida, flujo de caja y los posibles medios de financiamiento.

Adecuaciones a la infraestructura Anlisis de los trabajos de adecuacin en infraestructura que se pudieran requerir o no. Los trabajos de pre instalacin de los equipos mdicos distribuidos de forma funcional y agradable tanto para los usuarios de los equipos como para los pacientes.

Planos y descripciones electromecnicas de los trabajos a realizar elaborados o supervisados por el ARIM Huetar Norte.

Formatos de aceptacin de los equipos y de seguimiento del Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos.

Descripcin de las condiciones y criterios para instalacin y recepcin de equipos, resumidos en un formato y que contemplen los responsables de este proceso.

Descripcin de las condiciones del mantenimiento preventivo y correctivo, resumidos en un formato para entrega a los usuarios.

Formatos de instalacin y recepcin de equipo mdico aprobados por el ARIM Huetar Norte y los Jefes de Servicio del Hospital Los Chiles.

Formatos de control y seguimiento de los Mantenimientos aprobados por el ARIM, con su respectivo cronograma para que sirva de herramienta control de cumplimiento en Mantenimientos preventivos y correctivos a los usuarios de los equipos.

Formato tomado del Libro Administracin Profesional de Proyectos La Gua (Chamoun, 2007).

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4.4.5 Gestin del tiempo del proyecto

En la Cuadro N 7 las tareas que deben efectuarse e n el proyecto, las cuales se encuentran detalladas en diagrama del EDT, figura N 18 del anexo 6.

Cuadro N 7. Estructura detallada de trabajo

EDT Nombre de la tarea 0 Inicio 1. Listado definitivo de equipos a reemplazar 1.1 Definicin de necesidades de compra de equipos 1.2 Ejecucin de entrevistas a los usuarios directos de los equipos 1.3 Priorizacin de compra de equipos mdicos 1..3.1 Revisin de propuesta de priorizacin efectuada con comisin de apoyo multidisciplinario y

correcciones a las necesidades detectadas 1.3.2 Confeccin de lista de equipos mdicos a adquirir por orden de prioridad 2 Definicin de las especificaciones tcnicas y pliego de condiciones de equipos a adquirir 2.1 Modificacin a las especificaciones existentes en el Catlogo de equipamiento de la CCSS, de

acuerdo a la informacin recopilada interna/externa. 2.2 Anlisis de especificaciones propuestas con los usuarios del Hospital Los Chiles para efectuar

correcciones. 2.3 Estudio de necesidades de preinstalacin de los equipos que requieren readecuacin de

instalaciones. 2.3.1 Recopilacin de especificaciones de infraestructura de los representantes de venta de los

equipos mdicos. 2.3.2 Diseo por parte del ARIM de condiciones tcnicas y/ planos, de acuerdo a los requerimientos

previamente recopilados 2.3.3

Anlisis de las especificaciones tcnicas realizadas con los representantes de venta de los equipos mdicos, para efectuar ltimas correcciones.

2.4

Elaboracin de formatos de aceptacin de los equipos y de seguimiento del Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos.

2.4 Unificacin de todas las condiciones tcnicas elaboradas en conjunto con los requisitos administrativos en un cartel de licitacin.

3 Presupuesto del proyecto 3.1 Determinacin de costos y presupuesto del proyecto 3.1.1 Anlisis de los estudios de mercado de compra de los equipos mdicos, datos de internet y

datos histricos de la CCSS 3.1.2 Anlisis de costos de recursos materiales y humanos necesarios para el reemplazo de

equipamiento 3.1.3 Confeccin del presupuesto del proyecto 3.1.4 Anlisis de fuentes de financiamiento del proyecto y etapas en que se dividir el proyecto. 3.5 Determinacin definitiva de los equipos a incluir en cada una de las etapas de ejecucin del

proyecto 4 Adquisicin de equipo mdico 4.1 Adquisicin de equipo mdico etapa 1 4.1.1 Contratacin 4.1.1.1 Preparacin del pliego de condiciones 4.1.1.2 Invitacin 4.1.1.3 Visita al sitio para definir los trabajos de preinstalacin que requieren algunos de los equipos 4.1.1.4 Recepcin de ofertas 4.1.1.5 Anlisis tcnico de ofertas 4.1.1.6 Adjudicacin 4.1.1.7 Presentacin de objeciones 4.1.1.8 Resolucin administrativa

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4.1.1.9 Adjudicacin en firme 4.1.2 Recepcin de equipo mdico 4.1.2.1 Supervisin de trabajos de preinstalacin 4.1.2.2 Instalacin de equipos 4.1.2.3 Recepcin de equipos mdicos y formularios de seguimiento de garanta-mantenimiento

preventivo-mantenimiento correctivo 4.2 Adquisicin de equipo mdico etapa 2 4.2.1 Contratacin 4.2.1.1 Preparacin del pliego de condiciones 4.2.1.2 Invitacin 4.2.1.3 Visita al sitio para definir los trabajos de preinstalacin que requieren algunos de los equipos 4.2.1.4 Recepcin de ofertas 4.2.1.5 Anlisis tcnico de ofertas 4.2.1.6 Adjudicacin 4.2.1.7 Presentacin de objeciones 4.2.1.8 Resolucin administrativa 4.2.1.9 Adjudicacin en firme 4.2.2 Recepcin de equipo mdico 4.2.2.1 Supervisin de trabajos de preinstalacin 4.2.2.2 Instalacin de equipos 4.2.2.3 Recepcin de equipos mdicos y formularios de seguimiento de garanta-mantenimiento

preventivo-mantenimiento correctivo 4.3 Adquisicin de equipo mdico etapa 3 4.3.1 Contratacin 4.3.1.1 Preparacin del pliego de condiciones 4.3.1.2 Invitacin 4.3.1.3 Visita al sitio para definir los trabajos de preinstalacin que requieren algunos de los equipos 4.3.1.4 Recepcin de ofertas 4.3.1.5 Anlisis tcnico de ofertas 4.3.1.6 Adjudicacin 4.3.1.7 Presentacin de objeciones 4.3.1.8 Resolucin administrativa 4.3.1.9 Adjudicacin en firme 4.3.2 Recepcin de equipo mdico 4.3.2.1 Supervisin de trabajos de preinstalacin 4.3.2.2 Instalacin de equipos 4.3.2.3 Recepcin de equipos mdicos y formularios de seguimiento de garanta-mantenimiento

preventivo-mantenimiento correctivo 5 Cierre del proyecto Formato: Administracin exitosa de proyectos La Gua, (Chamoun, 2007).

En el Figura N 15 se muestran la secuencia de acti vidades y duracin de cada una de ellas en das, hasta cumplir con la duracin del proyecto que se planific para 03 aos.

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Figura N 15.Cronograma de Proyecto y Secuencia de actividades

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La duracin de las actividades se estim mediante el uso de juicio experto, consultado a los involucrados del proyecto, as mismo se tom los tiempos aproximados para efectuar compras de la Tesis PLAN DE ROYECTO PARA EL DISEO, CONSTRUCCIN Y EQUIPAMIENTO DE UN CENTRO DE ACOPIO, PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DESECHOS SLIDOS BIOINFECCIOSOS del Ing. John Snchez Alfaro (2009), por ser un tipo de contratacin similar.

4.4.6 Verificacin de la Calidad del Proyecto

Los aspectos de calidad de los productos del proyecto se colocaron en las especificaciones tcnicas, de este modo se agregaron estndares mundiales de fabricacin de equipos mdicos, y caractersticas tcnicas lo ms apegadas a los equipos que necesita el Hospital Los Chiles. Adems para comprobar la calidad del proyecto se utilizarn listas de verificacin de cumplimiento de especificaciones tcnicas (Cuadro N 9), Formulario de control de cronograma (Cuadro N 8), Cambios del proyecto indicados en el Cuadro N 10 y Cambios del presupuesto que se sealarn en el cuadro N 17, a fin de tomar decisiones y medidas correctivas oportunamente.

4.4.7 Matriz de respuesta al Riesgo

Los riesgos del proyecto se analizaron en el Anexo N 10, en el cual se observa que los factores crticos del proceso de reemplazo de equipo mdico se basan en el financiamiento y los factores que puedan atrasar la compra; tomando en cuenta que las instituciones pblicas trabajan con un Plan Operativo Anual, y de no cumplirse el plazo para recepcin de productos puede perderse la disponibilidad del presupuesto asignado. Esto puede implicar dos consecuencias: a) Trasladar la carga presupuestaria al siguiente ao, b) No comprar alguno o todos los equipos planificados.

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Cuadro N 8. Lista de Verificacin del cronograma

Clav

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CONCEPTO

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1 Listado de equipos a reemplazar 01/12/2009

2 Definicin de especificaciones tcnicas 11/12/2009

3 Definicin de especificaciones de preinstalacin 15/01/2010

4 Definicin de pliego de condiciones 12/02/2010

5 Estimacin del presupuesto 02/04/2010

6 Lista definitiva de cada etapa del proyecto 03/05/2010

7 Preparacin de condiciones administrativas etapa 1 03/05/2010

8 Invitacin de compra, etapa 1 04/06/2010

9 Anlisis tcnico de compra, etapa 1 09/07/2010

10 Adjudicacin, etapa 1 16/07/2010

11 Recepcin de equipos mdicos, etapa 1 25/08/2010

12 Preparacin de condiciones administrativas etapa 2 15/11/2010

13 Invitacin de compra, etapa 2 08/04/2011

14 Anlisis tcnico de compra, etapa 2 16/05/2011

15 Adjudicacin, etapa 2 23/05/2011