Documentación Técnica

SESIÓN #2 Introducción.

Parte II.

Contextualización

¿Qué es un taco?

Es una pregunta que parece sencilla de responder,

sin embargo, si se solicitara más información al

respecto y explicarlo diferenciándola de otros

platillos distintos cabrían preguntas como:

¿Es lo mismo que una quesadilla?, ¿una

gringa?, ¿un pirata?

En esencia, todos son lo mismo -un trozo de masa

de maíz o harina cocida con un relleno de carne,

queso o una mezcla de ambas- pero al mismo

tiempo son categóricamente diferentes. Lo mismo

sucede con los tipos de documentos técnicos;

todos tienen el mismo relleno: información; lo único

que cambia es la forma de comunicarla.

Introducción

En la sesión pasada hablamos acerca de la importancia de archivar información

para el avance de la humanidad, ahora conoceremos algunos de los documentos

técnicos y sus características. Inicialmente se describirá qué es un documento en

general, para posteriormente profundizar en cada uno de ellos.

Los tipos de documentos que aquí se proponen no son los únicos que existen

pero sí de los más comunes; se trata de proyectos, currículums, manuales,

reportes, informes, bitácoras y minutas.

ExplicaciónTipos de documentos técnicos

Un documento se puede definir como un

soporte material que contiene información y

que tiene como fin transmitir conocimientos o

ideas, permite la comunicación humana y es

un importante medio de formación y docencia.

Se pueden dividir los documentos de distintas

manera: de acuerdo al soporte en el que se

presenten, el uso que se les dé, el objetivo

con el que estén escritos, la forma en que

estén redactados o la vigencia que tengan.

Fuente: http://thestocks.im/

Entre los documentos técnicos que hablaremos se encuentran los proyectos,

currículums, manuales, reportes, informes, bitácoras y minutas. Aunque también

existen los instructivos, apuntes, textos y guías.

Texto: Un texto es un conjunto de enunciados

que transmiten un mensaje coherente y

ordenado. Se trata de una estructura

compuesta por signos y cuya escritura es

determinada, dando espacio a una unidad con

sentido.

Proyecto: Es una planificación de un conjunto

de actividades interrelacionadas y coordinadas.

Se lleva a cabo durante un tiempo limitado y

busca lograr un resultado único. Su elaboración

es gradual; en un inicio se determina al inicio

del proyecto y va volviéndose más detallado

conforme el equipo comprende mejor la

situación en la que el proyecto se ve envuelto.

Currículum: Se trata de un documento donde se aglomeran el conjunto de

datos que identifican a una persona dentro del ámbito laboral. Incluye el

nombre y la profesión de quien lo presenta así como una fotografía reciente,

los datos personales, escolaridad, experiencia profesional y habilidades y

conocimientos extras que posicionarían a su postulante como apropiado

para el puesto en cuestión.

Manual: Un manual es un documento

en el que de una manera fácil se

comprende y se concentra de forma

sistemática una serie de elementos

administrativos para orientar y

uniformar la conducta de cada grupo

humano en la empresa.

Reporte: Un reporte es el tipo de

documento que se utiliza cuando se

quiere informar o dar noticia acerca de

una determinada cuestión. Suelen

emplearse internamente, para informar

a los mandos superiores las

actividades que se están llevando a

cabo. Aunque básicamente su objetivo

es informar, los reportes pueden

contener elementos persuasivos:

recomendaciones, sugerencias o

conclusiones que indiquen al lector

alguna conducta a adoptar en el futuro.

• Instructivo: La finalidad de los textos

instructivos es orientar al usuario en los

procedimientos a seguir. Se deben de

redactar de una manera clara, detallada

y precisa; esto para que la actividad a

realizar resulte exitosa. Se recomienda

que los instructivos cuenten con

imágenes que ayuden a su

comprensión.

• Apuntes: Los apuntes son las notas personales

que tomamos durante alguna reunión de

trabajo. Te sirven para retener información que

no lograrías con la pura memoria.

• Guía: Una guía es un texto que tutela, rige u

orienta. Se trata de un libro de consulta donde se

encontrará información sobre un país o zona

geográfica, consejos sobre un oficio o una

actividad, instrucciones de uso de un aparato o

máquina.

• Informe: Es el texto a través del cual se da cuenta de los

avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general,

va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo

dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones

y modificaciones antes de que éste llegue a su etapa final

(Hernández, 2014).

Bitácora: Es un registro escrito de las acciones que se llevaron a cabo en

cierto trabajo o tarea. Ayuda ya que al incluir todos los sucesos que tuvieron

lugar durante la realización de dicha tarea, se puede tener acceso a las

fallas y/o a la justificación de cambios y los costos que estos acarrean.

• Minuta: La minuta proporciona una

descripción de una reunión, son

elaboradas al momento de la misma.

Dependiendo de las entidades donde

se realicen, se deben de guardar ya

que cuentan como documentos

jurídicos importantes.

Conclusión

Hay distintas formas de categorizar la documentación técnica y en esta sesión la

hicimos de acuerdo con el tipo de documento que se trata: proyectos,

currículums, manuales, reportes, informes, bitácoras y minutas. Cada uno de

ellos tiene una función particular y una metodología para ser redactados.

Es importante tener en cuenta que los documentos técnicos no son excluyentes

entre sí, muchas veces se incluyen y se sobreponen en el quehacer laboral del

ser humano. Por ejemplo, dentro de un proyecto periódicamente se pueden estar

realizando reportes que se presentan en juntas donde alguien estará llevando

una minuta. Posteriormente estos datos se incluirán en el folder o dossier en

donde se archivará el proyecto.

Para aprender más

¿Cuál es el documento técnico que utilizan en el siguiente clip de Toy Story?

Cinemark Perú (2010). Toy Story3: Reinician a Buzz en modo “Español”. Video

disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=Cr5sriHMFVs&index=5&list=RDOID6_7XO

Rx4

Aunque la calidad musical es debatible, Arjona utilizó el formato de bitácora para

su canción:

MyAnapaula13 (2011). Ricardo Arjona- La nena (bitácora de un secuestro).

Video disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=pWs7lDQDZwE

Como sabrás, el Presidente de la República presenta un Informe de Gobierno cada

año. ¿Leíste el del año pasado? Aquí tu oportunidad:

Segundo Informe de Gobierno 2013-2014. Disponible en:

http://www.presidencia.gob.mx/segundoinforme/

Cibergrafía

Cinemark Perú (2010). Toy Story3: Reinician a Buzz en modo “Español”. Video

disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=Cr5sriHMFVs&index=5&list=RDOID6_7XORx4

Definición (s/f). Definición de texto- Qué es, significado y concepto. Recuperado el

26 de agosto de 2015 en: http://definicion.de/texto/#ixzz3jw4dS100

Definición (s/f). Definición de guía- Qué es, significado y concepto. Recuperado el

26 de agosto de 2015 en: http://definicion.de/guia/#ixzz3jwB8qe4S

Definición ABC (s/f). Definición de instructivo. Recuperado el 26 de agosto de 2015

en: http://www.definicionabc.com/general/instructivo.php

Hernández, A. (2014). Redacción de documentos ejecutivos y técnicos. Fecha de

revisión: 06 julio 2015, de Wordpress. Sitio web:

https://licangelahdez.files.wordpress.com/2014/01/unidad-iii-redaccic3b3n-de-

documentos-ejecutivos-y-tc3a9cnicos.pdf

Kidshealth (s/f).Consejos para tomar apuntes. Recuperado el 26 de agosto de

2015 en:

http://kidshealth.org/teen/en_espanol/escuela/take_notes_esp.html

MyAnapaula13 (2011). Ricardo Arjona- La nena (bitácora de un secuestro). Video

disponible en:

https://www.youtube.com/watch?v=pWs7lDQDZwE

Segundo Informe de Gobierno 2013-2014. Disponible en:

http://www.presidencia.gob.mx/segundoinforme/

The Free Dictionary (s/f). Guía. Recuperado el 26 de agosto de 2015 en:

http://es.thefreedictionary.com/gu%C3%ADa