tema1 acceso a access entorno

Tema 1. Introducción a Word 20072

ÍndiceINTRODUCCIÓN A ACCESS 2007.......................................................................................................3

1. CONCEPTOS BÁSICOS.................................................................................................................... 31.1. Base de datos....................................................................................................................... 31.2. Tabla.................................................................................................................................... 31.3. Registro................................................................................................................................ 41.4. Campo.................................................................................................................................. 41.5. Base de datos relacional......................................................................................................41.6. Formulario............................................................................................................................ 41.7. Consulta............................................................................................................................... 51.8. Informe................................................................................................................................. 51.9. Macro................................................................................................................................... 51.10. Módulo.............................................................................................................................. 6

2. EN CUANTO AL DISEÑO PREVIO DE UNA BASE DE DATOS..................................................................62.1. Determinar la finalidad de la base de datos.........................................................................62.2. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos...............................................62.3. Determinar los campos que se necesitan en las tablas........................................................6

3. ENTRAR EN ACCESS...................................................................................................................... 73.1. Botón Microsoft Office..........................................................................................................73.2. Crear nueva base de datos..................................................................................................83.3. Interfaz de Access................................................................................................................83.4. Cerrar una base de datos...................................................................................................113.5. Salir de Access................................................................................................................... 113.6. Abrir una base de datos.....................................................................................................11

C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_ValladolidTel. 983249455 / 625569162_Fax [email protected]_www.ticsyformacion.com

Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_GipuzkoaTel. 943830230_Fax [email protected]_www.lombokdesign.com


Introducción a Access 2007Microsoft ACCESS es un Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales bajo entorno WINDOWS. Con esta aplicación creará tablas de datos, formularios, consultas y podrá elaborar listados a partir de la información almacenada en las tablas de datos. Todo ello de una forma sencilla por la gran variedad de herramientas de trabajo que ofrece.

1. Conceptos básicosPara trabajar con Microsoft Access, debe conocer los siguientes conceptos.

1.1. Base de datosColección de datos y objetos organizados con un propósito específico. Una base de datos de Microsoft Access puede contener diferentes tipos de objetos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Los archivos de base de datos de Access 2007 tienen extensión accdb y no mdb como en versiones anteriores. Desde 2007 puede abrir y manipular archivos de versiones anteriores.

1.2. TablaEstructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En Microsoft Access, una tabla es un objeto que almacena información sobre un determinado tema y organizada en registros (filas) y campos (columnas). Lo normal es que una base de datos contenga varias tablas.




1.3. Registro Elemento de una tabla o consulta. Es una colección de datos acerca de un miembro de una entidad. Un registro se representa como una fila en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario.

1.4. Campo Elemento de una tabla que contiene un fragmento de información específico sobre un tema, como un apellido. Un campo se representa como una columna o celda en una hoja de datos. En un formulario, informe o página de acceso a datos se puede utilizar un control como, por ejemplo, un cuadro de texto, para presentar los datos de un campo. En algunas bases de datos, como por ejemplo Microsoft SQL Server, se utiliza el término "columna" en lugar de "campo". Existen diferentes tipos de campos, dependiendo del tipo de información que almacenen (texto, número, fecha/hora, ...)

1.5. Base de datos relacionalSe dice que una base de datos es relacional cuando la información está almacenada en tablas que se relacionan entre sí. Clientes, artículos, pedidos de los clientes

1.6. Formulario Objeto de la base de datos donde se almacena el diseño de pantalla con el que mostrar los datos de una tabla o consulta. Desde un formulario además de poder ver información también podrá modificarla.




1.7. Consulta Es un objeto de la base de datos que puede utilizarse para mostrar información de una o varias tablas (selección, referencias cruzadas, ...) o para modificar la información existente en una o varias tablas (eliminación, actualización, ...)

1.8. Informe Objeto de la base de datos donde se almacena el diseño de listados con el que mostrar los datos de una tabla o consulta. Su objetivo final será imprimir en papel los listados.

1.9. Macro Objeto de la base de datos donde se almacena la automatización de acciones específicas (que se repiten con cierta frecuencia) sin programar.




1.10. Módulo Objeto de la base de datos donde utilizará lenguaje de programación Visual Basic para gestionar el funcionamiento de la base de datos.

2. En cuanto al diseño previo de una base de datosAntes de crear una base de datos, es conveniente que invierta algún tiempo en diseñarla. Para ello, debe tener en cuenta los siguientes puntos:

2.1. Determinar la finalidad de la base de datosDebe saber qué información desea obtener de la base de datos, y a partir de ahí, podrá determinar sobre qué asuntos necesita almacenar datos (las tablas) y qué datos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).

Es conveniente que hable con los usuarios que utilizarán la base de datos y que tenga en cuenta las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utilizan actualmente para registrar los datos. Si es posible, examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

2.2. Determinar las tablas que se necesitan en la base de datosHaga un boceto en papel, manteniendo estos principios:

Una tabla no debe contener información duplicada.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto.

2.3. Determinar los campos que se necesitan en las tablasAl realizar el boceto de los campos de cada tabla siga estos principios:

Relacione cada campo con el asunto de la tabla.

No incluya datos calculados.

Crear una base de datos




3. Entrar en Access Pulse el botón Inicio de la barra de tareas de Windows.En Todos los programas, seleccione Microsoft Office, Microsoft Access 2007.A diferencia de otras aplicaciones que ofrecen un documento nuevo al entrar, en Access tiene que abrir un archivo existente o crear uno nuevo asignando el nombre de archivo desde el principio.

3.1. Botón Microsoft OfficeEste elemento que se encuentra al comienzo de la barra de títulos, contiene comandos de uso muy frecuente, el botón que muestra el cuadro de diálogo de Opciones de Access y el botón Salir de Access.




3.2. Crear nueva base de datos Utilice el botón de Office y seleccione Nuevo. Desde el cuadro de diálogo que muestra podrá elegir una base de datos en blanco o bien elegir entre alguna de las plantillas que ofrece.

Le mostrará una ventana como la siguiente

3.3. Ventana de AccessPresenta diferentes elementos que se describen a continuación.

Barra de herramientas de acceso rápidoEn la parte superior, muestra los iconos de acciones como guardar, deshacer, rehacer. Se puede personalizar.




Hay que destacar que en Access no hay que guardar el archivo con frecuencia como con otras aplicaciones. El botón de guardar que presenta es para guardar los objetos que diseña dentro de la base de datos. Muchas de las acciones de Access no se pueden deshacer.




Cinta de opcionesContiene fichas, donde se organizan los comandos por grupos lógicos.

En el desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido seleccione Minimizar la cinta de opciones, de ese modo sólo visualiza los nombres de las fichas.

Barra de estadoSituada en la parte inferior de la ventana, proporciona información sobre el estado de lo que ve en la base de datos, el modo en el que se encuentra el teclado y los controles de vistas. En la zona izquierda también muestra en ocasiones ayuda sobre teclas que le facilitan el trabajo.

Puesto que la mayoría de los objetos que conforman la base de datos tienen distintas formas de trabajo, se emplean vistas diferentes para cada una de ellas: Diseño, hoja de datos, etc. Dependiendo del objeto tendrá acceso a más o menos vistas diferentes que se pueden elegir con los botones de la derecha.

Panel de exploraciónSe encuentra en la parte izquierda de la ventana y muestra los objetos de la base de datos (si es que se han creado). En el desplegable que muestra puede elegir lo que debe mostrar y el orden.




Panel centralEn la parte central de la ventana, mostrará las ventanas de los objetos de la base de datos que tenga abiertos en ese momento.

3.4. Cerrar una base de datos Cerrar una base de datos no obliga a salir de Acces. Utilice el botón de Office y seleccione Cerrar base de datos. Recuerde que en Access la base de datos se va guardando a medida que trabaja, por lo que no preguntará si desea guardar los cambios en el archivo de base de datos. Puede preguntar si desea guardar cambios en alguno de los objetos que estuviese modificando en la misma.

3.5. Salir de Access Pulse el botón Cerrar de la ventana de la aplicación.

O bien utilice el botón de Office y haga clic en el botón Salir de Access.

3.6. Abrir una base de datos Cuando abre una base de datos, Access cierra inmediatamente la base de datos que tuviera abierta en ese momento. Utilice el botón de Office y seleccione Abrir.




3.7. Crear una base de datos a partir de una plantillaUtilice el botón de Office y seleccione Nuevo.

Después de hacer clic en el botón Crear mostrará uno de sus objetos abiertos. Haga clic donde se indica para cerrarlo. Después muestre los objetos de la base de datos.

Con la plantilla ha creado la estructura de una base de datos, o lo que es lo mismo los contenedores de información y los objetos que le van a permitir agregar, modificar, eliminar y mostrar la información a esa base de datos, puesto que los contenedores vienen vacíos de datos.




3.8. Seleccionar la información a mostrar en el panel de exploraciónDependiendo de lo que seleccione en el desplegable del panel de exploración, la lista de objetos de esta base de datos se ve completa o no, y ordenada de acuerdo a lo especificado. De ese modo si tiene marcado Mostrar todo en Filtrar por grupo, y Tipo de objeto en Desplazarse por categoría le mostrará todos los objetos de la base de datos y estarán agrupados todos los del mismo tipo, bajo el nombre del tipo de objeto al que pertenecen:

Puede ocultar o mostrar un grupo de objetos actuando en los botones como indica la figura:

Para mostrar un solo tipo de objeto:




Para mostrar cada tabla con los objetos que dependen de ella

Cada tipo de objeto va precedido de un icono que permite identificar el tipo al que pertenece (tabla, formulario, informe,…)

Opciones de exploraciónPara configurar el modo de exploración y el comportamiento del ratón sobre los objetos utilice el botón derecho del ratón sobre el nombre del panel de exploración

Puede elegir si para abrir un objeto deberá hacer un simple clic o será preciso un doble clic de ratón.




Si marca la casilla Mostrar barra de búsqueda aparecerá ese elemento en el panel de exploración

Si teclea tutores, mostrará la lista de objetos donde aparezca esa palabra en el nombre, independientemente de que sea al comienzo, al final o en medio.

Para ocultar la barra de búsqueda puede hacerlo con las opciones de configuración, desmarcando la casilla o con el botón derecho del ratón sobre el nombre del panel de exploración.



tema1 acceso a access entorno

Education