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COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA.Conalep León II.

Febrero-Junio 2016.401INFO.

Construcción de Bases de Datos.

Microsoft Access

Objetivos

Entender el concepto de bases de datos y familiarizarse con el entorno de trabajo.

- Los sistemas gestores de bases de datos relacionales.

- Crear, abrir y cerrar una base de datos.

- Funcionamiento del panel de navegación.

- Identificar las opciones de menú y de las barras de herramientas.

1 Profesor:MTI. LIA. Juan Antonio León López.




Entender el concepto de base de datos.

Una base de datos es una entidad que almacena datos relacionados de una maneraestructurada, de forma que posteriormente estos puedan ser editados y consultados dediversas formas. Puede ser local, es decir, sólo la utiliza el usuario de una computadora, opuede ser distribuida, lo que implica que la base de datos se almacena en servidoresremotos y se accede a través de la red.Una biblioteca puede considerarse una base de datos, ya que se compone de un conjunto dedocumentos que están ordenados para ser consultados postriormente.

Dentro de los diferentes modelos de bases de datos existentes, las bases de datosrelacionales son uno de los modelos más utilizados para implementar bases de datos. Estemodelo se compone de un conjunto de una o más tablas que se estructuran en registros(filas) y campos (columnas), que se relacionan entres sí por medio de uno o más campos encomún.

Un Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) es el software que se encarga de administraruna base de datos, que permite el almacenamiento, la actualización y la recuperación dedatos de una base de datos, además de incluir funciones para la seguridad y el control deacceso.

Algunos de los SGBD más utilizados son: Microsoft SQL Server, Microsoft Access,LibreOffice Base, OpenOffice Base, Oracle, MySQL, PostgreSQL, Filemaker,BorlandParadox, etc.





Crear una base de datos.

Para crear una base de datos en nuestro SGBD hacemos clic sobre la ficha ARCHIVO,Nuevo. En la zona derecha seleccionamos Base de datos del escritorio en blanco.





Indicamos el Nombre de archivo de la nueva base de datos y la carpeta donde laubicaremos. Finalmente, hacemos clic en Crear para crear la nueva base de datos ennuestro sistema.

Como ubicación predeterminada se utiliza Documentos, pero si queremos cambiar el lugardonde guardar la base de datos hacemos clic en el icono simbolizado por una carpeta, queabrirá el cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos, donde podremos elegir ellugar donde guardar la base de datos.





Por defecto, se creará una tabla con el nombre de Tabla1 con la que podemos empezar aintroducir informaicón en la base de datos. Podemos llenar el primer campo y hacer clic enHaga clic para agregar para crear el siguiente campo.





Abrir y cerrar una base de datos existente

Podemos abrir una base de datos existente de diferentes maneras:

- Desde la ficha ARCHIVO, ABRIR, Equipo, Examinar, que abrirá el cuadro de diáologoAbrir, donde buscaremos la carpeta donde tenemos almacenada la base de datos, hacemosclic sobre el archivo y pulsamos el botón Abrir.

- Desde la ficha ARCHIVO, Abrir, Recientes, que nos muestra una lista de las últimas basesde datos abiertas. Hacemos clic en la que queremos abrir.





Para cerrar una base de datos lo haremos desde la ficha ARCHIVO, Cerrar.





El panel de navegación

El panel de navegación es una herramienta que nos permite el acceso y la organización delos diferentes objetos almacenados en la base de datos: tablas, consultas, formularios,informes, etc.

Haciendo clic en la cabecera del panel de navegación, se despliega el menú que podemosutilizar para cambiar la forma como se visualizan y organizan los objetos de la base de datos.





Por defecto, vemos los objetos según el tipo: tablas, consultas, formularios, informes, etc.,mostrándose todos los objetos existentes, aunque podemos hacer que sólo se muestre untipo de objeto, por ejemplo, las tablas. Podemos visualizar los objetos de la base de datosordenados por fecha de creación o de modificación, de forma que se muestren primero loscreados o modificados más recientemente.

Haciendo clic en el botón derecho en el encabezado del tipo de objeto, por ejemplo, Tablas,en el menú contextual tendremos varias opciones disponibles, como por ejemplo ordenar lasdiferentes tablas alfabéticamente, visualizar las tablas de manera que se nos muestreademás del nombre la fecha de creación y la fecha de modificación, etc.

Podemos actuar en cada objeto de la base de datos haciendo clic con el botón derechosobre él, de modo que dispondremos de varias opciones en el menú contextual de cadaobjeto existente, por ejemplo: abrir, editar, cambiar nombre, eliminar, copiar, mover, etc.





Si hacemos clic con el botón derecho en el panel de navegación, tendremos varias opcionesen el menú contextual para actuar sobre el conjunto de objetos de la base de datos: tablas,consultas, formularios, informes, etc. Por ejemplo, podremos mostrar los objetos porcategorías, ordenar los objetos, visualizarlos de diversas formas, personalizar la visualizaciónde los objetos y buscar los objetos de la base de datos por su nombre.





Identificar las opciones de menú

Desde la ficha ARCHIVO, entre otras cosas, podemos: guardar la base, crear una nuevabase de datos o abrir una ya creada, cerrar la base de datos activa, establecer contraseñaspermisos que permitan restringir el acceso de los usuarios a la base de datos y sus objetos,compactar y reparar para evitar y corregir problemas con los archivos de base de datos, yconfigurar las opciones generales para trabajar con el programa.

Desde la ficha INICIO, entre otras cosas, podemos: acceder a las distintas vistas de losdiversos objetos, copiar y mover información, realizar diferentes tipos de filtros (de selección,por formulario, avanzado, etc.), organizar, eliminar, insertar y modificar el formato de losregistros, y buscar información en los diferentes objetos.





Desde la ficha CREAR, entre otras cosas, podemos: crear una tabla y modificarla, crear unaconsulta en blanco o acceder al asistente de consultas, crear un formulario, en blanco obásico, o acceder al asistente para formularios, crear un informe, en blanco o básico, oacceder al asistente para informes, y crear macros para automatizar tareas.

Desde la ficha DATOS EXTERNOS, entre otras cosas, podemos: importar y vincular datos deun archivo de hoja de cálculo, importar o vincular datos con otra base de datos, importar yvincular datos con archivos de diferentes formatos (texto, XML, HTML, etc.), exportar datos auna hoja de cálculo, exportar datos a diversidad de formatos (texto, XML, PDF, HTML, etc.),exportar objetos a otra base de datos y combinar correspondencia con el programa detratamiento de textos.

Desde la ficha HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS, entre otras cosas, podemos:compactar y reparar las bases de datos, ejecutar macros, definir relaciones entre tablas,documentar la base de datos, analizar su rendimiento, analizar una tabla, dividir una base dedatos en dos archivos de manera que los objetos de la base de datos se repartan entre losdos archivos y replicar la base de datos.





Pulsando la tecla Alt entreremos en el modo de acceso por teclado, de modo que apareceránpequeños recuadros junto a las opciones de la ficha, indicando la combinación de teclas paraacceder a dichas opciones.

Dependiendo del objeto que tengamos activo, algunas de las opciones no estarán activas yse mostrarán en un color gris atenuado.





Identificar las barras de herramientas

Según el objeto sobre el que estemos trabajando (tabla, consulta, formulario, informe, etc.),tendremos herramientas específicas para trabajar con cada uno de ellos, las fichascontextuales o fichas de herramientas. Estas se muestran sólo cuando son relevantes para latarea que estamos realizando.

La barra de herramientas de acceso rápido contiene un conjunto de las opciones másutilizadas, como Guardar, Deshacer y Rehacer, y es posible personalizarla añadiendo másopciones.


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