Compilado por: Luz Marina Arias G.

TEMA 3

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA

Compilado por: Luz Marina Arias G.

TABLA DE CONTENIDO

Pag.

INTRODUCCIÓN

1. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 4

2. LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PGD 6

3. FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS.

4. IMPLEMENTACIÓN DE UN PGD 13

5. SEGUIMIENTO DEL PGD 14

Compilado por: Luz Marina Arias G.

INTRODUCCIÓN

Los documentos de archivo se originan en las oficinas productoras en razón al cumplimiento de una función o actividad. Como producto de su trámite adquieren algunos valores como son: Administrativo, fiscal, legal, contable o técnico, lo cual convierte a un documento en un instrumento importante para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión de la entidad o persona que lo genera. Posteriormente, los documentos son sometidos a un proceso de valoración de carácter cultural e histórico el cual se denomina en archivística CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. En Colombia, el ciclo vital de los documentos también se conoce como Archivo Total, es decir, es el control y seguimiento del proceso archivístico en sus distintos estadios desde su producción hasta su disposición final o eliminación. En esta unidad denominada “ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO” se pretende que el estudiante CIDBA reconozca los procesos de un Programa de Gestión Documental los cuales se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento. Este documento es una compilación que se hace con el fin de que el estudiante, en forma breve reconozca los temas a tratar, pero a su vez le anime a seguir profundizando.

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 4

Archivística

1. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Ministerio de Cultura expidió el Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" en el cual quedó inmerso el Decreto 2609 de 2012, además de otras normas.

En el Decreto 1080 de 2015 Articulo 2.8.2.5.9. Procesos de la gestión documental. Dice que “La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos de la Gestión Documental:

a. Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

b. Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

c. Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la' vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

d. Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

e. Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 5

Archivística

estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

f. Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

h. Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la

planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

2 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia. La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia.

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 6

Archivística

Es de notar que la Unidad de Correspondencia es parte integral de PGD. NORMALIZACIÓN La normalización está orientada a cumplir con los siguientes requisitos:

Clase de correspondencia que maneja la entidad Uso o finalidad que se le dará Requisitos de presentación formal Trámite Normas legales de conservación

Los procedimientos de recibo y despacho de los documentos se normalizan teniendo en cuenta el tamaño, organización de la entidad y el flujo de la documentación de dos formas: Manual y electrónica

Manual: es la tradicional, cuando se carece de software.

Electrónica: Se lleva a cabo mediante un software. Si el programa está en red, todas las dependencias pueden inclusive observar en sus pantallas el estado de las comunicaciones que requieren.

La unidad de correspondencia se divide en dos aspectos fundamentales. La entrada de los documentos:

Radicación, Registro y Distribución La salida de documentos:

Radicación, registro, embalaje y distribución.

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 7

Archivística

MISIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas. FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Control de Ingreso de la Documentación.

Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

Conservación.

Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

Digitalización de los Documentos.

El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada

conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios establecidos.

Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa. Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento. Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aún no han tenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusión

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 8

Archivística

Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Recepción de correspondencia

Radicación de correspondencia

Distribución de la comunicación al área correspondiente VENTANILLA ÚNICA

El Decreto 2150 de 1995 en su Artículo 32 dice que “Para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, los despachos públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario”.1 La ventanilla única tiene por objeto mejorar y facilitar la recepción y distribución de los documentos de forma más ágil a todas las direcciones.

Gestionar y administrar las comunicaciones oficiales de la entidad.

Garantizar la circulación ágil y eficiente.

Asegurar la rápida tramitación de todas las comunicaciones recibidas para despachar y circular.

1 MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Decreto 2150, Por el cual se suprimen y reforman

regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Bogotá D.C. 5 de diciembre de 1995

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 9

Archivística

Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

Brindar servicio de información sobre el trámite de su requerimiento.

Proponer métodos, procedimientos e incorporación de nuevas tecnologías,

que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia.

DIFERENCIA ENTRE COMUNICACIONES OFICIALES Y CORRESPONDENCIA Comunicaciones oficiales “Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”2 Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.3

2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Consejo Directivo. Acuerdo 060, por medio del cual se

establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá D.C. 30 de octubre de 2001 3 Ibid.

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 10

Archivística

3. FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. ARCHIVO DE GESTIÓN “Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Ley 594 de 2000. ARCHIVO CENTRAL “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000. ARCHIVO HISTÓRICO “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. Ley 594 de 2000. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 11

Archivística

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica). La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización sino también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo.

Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son: Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la información que contiene.

Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta. Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo. Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental. Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años. Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 12

Archivística

Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.

Para la correcta comprensión de cómo se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes términos Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.” Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados” Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.” Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”. Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios -Administrativo -Legal -Contable -fiscal -Técnico Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios Archivo Histórico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico -Cultural -Investigativo -Científico

El reglamento general de archivos define este concepto así: “Etapas

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 13

Archivística

sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficia y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente”.

4

4. IMPLEMENTACIÓN DEL PGD Implementación: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa. La implementación es la parte final del programa de gestión documental y se constituye en al prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la administración. La implementación significa la asignación de responsabilidades dentro de la entidad, la definición de roles y el establecimiento del programa.

5. SEGUIMIENTO DEL PGD El seguimiento debe ser considerado lo más importante del Programa de Gestión Documental, por cuanto le da cohesión a las directrices formuladas. Implica la manera como se da alcance a los objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestión de los recursos y todas las actividades administrativas de dirección del Programa, así como la adopción de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas. Se debe indicar que este seguimiento requiere de un órgano de coordinación, el Comité de Archivo y la conformación de equipos de trabajo a cargo de esta labor.

4 Ciclo Vital de los Documentos. [En línea]. [Consultado: 12 de julio de 2015]

Disponible en <http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-

documentos.html>.

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 14

Archivística

REFERENCIAS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Consejo Directivo.

Acuerdo 060, por medio del cual se establecen pautas para la administración de

las comunicaciones oficiales de las entidades públicas y de las privadas que

cumplen funciones públicas. Bogotá D.C. 30 de octubre de 2001

Ciclo Vital de los Documentos. [En línea]. [Consultado 12 de julio de 2015]. Disponible en <http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo-vital-de-los-documentos.html>.

Ciclo Vital del Documento y los tipos de Archivos. En línea. [Consultado 10 de

julio de 2015]. Disponible en

<http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2011/03/el-ciclo-vital-del-documento-

y-los.html>

ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA: Grupo I de Cátedra.

Gestión Documental. [Consultado: 5 de julio de 2015]. Disponible en

<http://grupo1aai.blogspot.com/2011/06/unidad-iv-gestion-documental.html>.

FERNÁNDEZ VALDERRAMA, Luís David. Gestión Documental. 91 En línea].

[Consultado: 11 de enero de 2015]. Disponible en:

<http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf>

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Decreto 2150, Por el cual se

suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios

existentes en la Administración Pública. Bogotá D.C. 5 de diciembre de 1995

Teoría del Ciclo vital del Documento. [En línea]. [Consultado: 3 de julio de 2015]

Disponible en

<http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/documentos.

pdf>

Compilado por Luz Marina Arias G. Página 15

Archivística

Videos:

Gestión Documental. Procesos de organización de los archivos. [Video].

[Consultado: 6 de julio de 2015] Disponible en:

<http://www.youtube.com/watch?v=veJkzshzxU8>

Proceso archivístico. [Video]. [Consultado 12 de julio de 2015]. Disponible en:

<http://www.youtube.com/watch?feature=endscreen&NR=1&v=8S6WbeqZnYw>.

NOTA: Este material es exclusivo para estudiantes del Programa Académico

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística de

la universidad del Quindío. Se compila con fines académicos, no comerciales.

Se prohíbe su reproducción o publicación parcial o total en la web o en

cualquier formato. Agradezco su comprensión.

Luz Marina Arias G.