GUIA UNIDAD 3

ETAPAS DEL CICLOVITAL DEL DOCUMENTO

JHON EDICSON BARRETO BERNAL

JHON ANDREY BERMUDEZ HERRERA

MARÍA ALEJANDRA LÓPEZ FAGUA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANA Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVISTICA

BOGOTÁ

2015

GUIA UNIDAD 3

ETAPAS DEL CICLOVITAL DEL DOCUMENTO

JHON EDICSON BARRETO BERNAL

JHON ANDREY BERMUDEZ HERRERA

MARÍA ALEJANDRA LÓPEZ FAGUA

JAIRO HERNÁN DIAZ

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y

Archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANA Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVISTICA

BOGOTÁ

2015

INTRODUCCION

Le siguiente trabajo tiene como objetivo aclara y mostrar como importancia los procesos que se le realizaran a los documentos, en este caso se realizara un estudio más a profundidad a cerca de las agrupaciones documentales como están compuestas y de donde salen o donde las podemos encontrar, ya que estas son de gran relevancia dentro del análisis de los documentos, pues es allí donde conoceremos el origen, importancia y veracidad de la información, además observaremos a partir de los documentos la forma como se deben conservar, como se deben ubicar, es decir veremos la organización de los documentos y las acciones que dentro de estas se realiza.

Es así, como se origina la vida de los documentos el cual en términos archivísticos lo conocemos como el ciclo vital de los documentos, donde en cada una de las fases del archivo se presenta el valor de los documentos, por consiguiente, se verá reflejado la forma en que se aplica los procesos de gestión documental según el Decreto 2609 de 2012, en las unidades de información y en los archivos.

Esta investigación se realiza con la ayuda de los materiales web, las visitas a las unidades de información y archivos, los cuales permitieron realizar las preguntas pertinentes para el desarrollo de este producto.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Conocer las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos y cada uno de los procesos que se manejan en los diferentes archivos de una entidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conocer que es el ciclo vital de los documentos.

Identificar los valores que poseen los documentos en las diferentes etapas.

Conocer la importancia que posee la unidad de correspondencia

TALLER UNIDAD 3

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

R/: AGRUPACIONES DOCUMENTALES:

Hace referencia a un conjunto de documentos que genera una unidad administrativa, en el ejercicio de su actividad o funciones; a estas las podemos determinar según el orden jerárquico que se muestra en el organigrama de la entidad.

En estos fondos documentales se originan y se refleja según su rango de la siguiente manera, comenzando desde el general hasta el más específico; el fondo, sección, subsección, serie, subserie y unidades documentales simples o complejos.

FONDO DOCUMENTAL:

Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución en acción a sus funciones.

SECCION DOCUMENTAL:

Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o administración de la institución.

SUBSECCION DOCUMENTAL:

Es un poco más pequeña y la encontramos dentro de la sección, esta también se le conoce con el nombre de oficina.

SERIE DOCUMENTAL:

Es el testimonio documental de las actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Estas agrupaciones las encontramos en las secciones y subsecciones, quienes son las que constituyen estos grupos.

SUBSERIE DOCUMENTAL:

Se desprende de las series documentales y ésta conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

UNIDAD DOCUMENTAL:

Es el elemento fundamental en la actividad archivística y puede presentarse en unidades simples o compuestas.

Simples: es cuando está constituida por el mismo tipo documental, pues el contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Ejemplo actas, circulares, decretos.

Compuestos: es cuando está formada por varios documentos de diferente cualidad y responde a una secuencia que hace parte del mismo expediente; en las cuales se encuentran diferencias, ya sea el soporte o el tamaño, pero relacionados en razón de un determinado tramite. Ejemplo, historias laborales.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.

R/: En la organización de archivos encontramos tres procesos fundamentales

como:

CLASIFICACION:

Es el primer paso dentro del conjunto de

procedimientos que se direccionan a la

organización de los archivos en pro de poder

controlar, recuperar y conservar la

información que está dentro de los

documentos para su uso administrativo,

judicial y científico

ORDENACION ARCHIVISTICA:

Ordenación física de los documentos dentro

de las respectivas series en el orden

previamente acordado.

En la ordenación de los documentos se

dictara que documentos deben ir de

primeras, es decir se dará un orden a los

documentos con el fin de manejar una

secuencia en el momento de verificar su

seguimiento.

En la ordenación de documentos encontramos unos sistemas de ordenación

como:

Alfabético: onomástico, toponímico, temático

Numérico: cronológico, simples, números naturales

Mixto: alfanumérico.

DESCRIPCION:

Proceso de análisis de los documentos de archivo

para facilitar su localización y consulta.

Además, podemos elaborar una representación exacta de las unidades

documentales que se están analizando, es decir de cada una de las partes que

componen un documentos, recopilando información y datos y registrándolos con el

fin de conocer y saber de qué documento se está hablando, el cual podemos

utilizar para identificarlo, gestionar, localizar y explicar su contexto.

3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.

R/:

DIFERENCIAS

ORDENACION ORGANIZACION

Poner en orden Acción y efecto de organizar

Operación archivística realizada dentro del proceso de organización

Proceso que tiene como etapas clasificación y ordenación

Establece las secuencias naturales de ubicación y orden del asunto, tiempo o lugar del documento.

aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo

la ordenación comienza donde ha terminado la clasificación

producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación

Relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie.

examinando físicamente los documentos, ésta también se puede y se debe observar o representar en instrumentos de control

4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?

R/:

Podemos ver reflejado en la clasificación la estructura de cada entidad de manera

que las agrupaciones documentales se producen de cada una de las divisiones

que conforman la institución.

AGRUPACION DOCUMENTAL ESTRUCTURA ORGANICA

Fondo documental Entidad

Secciones documentales Dependencia de mayor jerarquía

Subsecciones documentales Grupos de trabajo

5. ¿Qué implica la clasificación?

R/: La clasificación implica, la procedencia de los documentos como nos lo indican uno de los principios fundamentales, teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional desarrollada por la entidad a lo largo de su gestión.

CLASIFICAR

IDENTIFICAR

FUNCIONES ESTRUCTURA PROCEDENCIA

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno de ellos?

Los principios en los cuales se basa la clasificación documental según la

normatividad archivística colombiana están enmarcados en tres pilares

fundamentales.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA (PRODUCTOR):

Por los cuales se identifican los productores de la documentación estos pueden

ser:

Institucionales

Conocidos como (fondos documentales) que están referidos y definidos a la

totalidad de los documentos producidos por una entidad en cumplimiento de sus

actuaciones y misión.

Administrativos

Definido como (secciones y subsecciones documentales) donde la

procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas,

divisiones o secciones, en que están organizadas las instituciones, de acuerdo con

la estructura orgánica funcional.

Sección Documental. Subdivisiones identificadas con la producción de una

unidad administrativa obteniendo así un fondo documental

Subsección Documental: Subdivisión de las secciones documentales mejor

llamadas como dependencias, oficinas o divisiones.

A continuación los aspectos importantes a tener en cuenta para realizar una aplicación adecuada del principio de procedencia al igual de las ventajas que adquiere una entidad u organización al tener presente y aplicar los siguientes pasos: Aplicación del Principio de Procedencia

Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.

Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.

Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

Ventajas del Principio de Procedencia

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

“Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la

disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites al

•El principio de procedencia sirve para

proteger la integridad de las agrupaciones

documentales: fondos, secciones, series.

INTEGRIDAD

•Permite ubicar correctamente el

documento en el Fondo que le corresponde de

acuerdo a la actividad o función que lo genera.

UBICACIÓN EXACTA

•Este principio se aplica a todos las tareas

relacionadas con el quehacer archivístico

PRINCIPIO GENERAL

que dieron lugar, es prioritario y fundamental para la ordenación de fondos, las

Series, Subseries y las unidades documentales”

Si bien es cierto que el principio de orden original da facilidad en el uso de la

documentación es decir, localiza mejor los documentos de acuerdo al orden

original que se le dio desde el principio en su función administrativa hay que tener

presente que mientras en el principio de procedencia respetamos los fondos

(donde se crearon los documentos), en el orden original se tiene en cuenta la

fecha de producción y el orden que se le dio mientras estuvo activo y cumplió su

ciclo vital.

El orden que conservan los documentos dentro de cada serie, debe respetarse el

orden natural ya que son producidos en una relación causa-efecto.

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una

organización en la Clasificación?

Definida por la clasificación de las funciones determinadas o reflejadas en las

series que corresponden a la agrupación técnica de los documentos, y estas son a

su vez conformadas y analizadas por las actuaciones reguladas en las entidades

de manera procedimental en cumplimiento de la misión tanto de la entidad como

de cada dependencia.

Es por ello que en las entidades hay dos aspectos diferentes de las funciones y

estas es tan clasificadas en:

1. Funciones Específicas: Las funciones y actividades que son propias de una

entidad en cumplimiento de su misionalidad, estas producen tipos

documentales particulares de ella y de las entidades en sus áreas técnicas

Así:

La función de dictar leyes es propia del Congreso de la República.

Los planos de equipos

Los catálogos técnicos

Los estudios técnicos

Como los anteriores ejemplos se evidencias que las series documentales son

producidas por dependencias técnicas y en cumplimiento de su misión de manera

específica.

2. Funciones comunes entre dependencias de la entidad: corresponden a

actividades administrativas generales que sirven de apoyo para la realización y

el desarrollo de las competencias de cualquier entidad.

órdenes de pago

actas

solicitudes.

Atención al ciudadano

A lo anteriormente expuesto podemos deducir que en el proceso de clasificación

encontramos tipos documentales que son propios de cada división administrativa y

tipos documentales comunes a todas o varias de ellas. Por consiguiente, una vez

agrupados en unidades documentales y luego en series, es así como tendremos

como resultado series documentales Simples o Compuestas

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación

IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES: en este paso se identifica las

Agrupaciones Documentales como: Fondo, Sección y Subsección tomando

como referencia los actos administrativos de creación y reestructuraciones

orgánico – funcional de la entidad. En el transcurso del análisis documental de

los fondos documentales identificando la totalidad de la documentación desde

su producción hasta su Disposición final encontraremos clasificados los fondos

de la siguiente forma:

FONDOS ABIERTOS: se refiera a la documentación de las entidades

administrativamente vigentes. Ejemplo Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal -

-UGPP-

FONDOS CERRADOS: Se refiere a la documentación de las entidades

suprimidas ejemplo: Caja Nacional de Previsión Social –CAJANAL-

FONDOS ACUMULADOS: Documentación de una entidad reunida en el trascurso

de su vida institucional sin ningún criterio archivístico.

En la identificación de los fondos se debe tener en cuenta el estudio histórico de la

entidad desde su primer acto administrativo de creación hasta el último de

renovación o supresión.

ESTRUCTURA ORGANICA: Identificar las Subsecciones y Secciones

Documentales relacionadas con la documentación producida por cada una de

las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se

subdividen lo anterior sirve para la codificación de las dependencias y las

series documentales que pertenecen a cada una.

Para la identificación de la estructura orgánica se debe identificar

Organigrama

Creación y supresión de dependencias mediante actos administrativos

Manuales de funciones

Manuales de procedimientos

Reglamentos internos

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS: se identifican con las funciones y

actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimento de los

objetivos propuestos. Además son derivadas de la documentación generada en

desarrollo de una actividad documental que al ser reunidas con otras de

estructuras y contenidos homogéneos conforman la serie documental.

SUBSERIES DOCUMENTALES: son el conjunto de unidades documentales que

forman o hacen parte de una serie identificándose de forma separada con tipos y

características específicas semejantes

9. ¿Qué son unidades documentales?

UNIDAD DOCUMENTAL

Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un

solo documento, o por un conjunto de ellos que conforman un expediente.

La unidad documental técnicamente es el elemento fundamental de una serie

documental, esta puede ser simple o compleja:

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de

dos ejemplos de cada una.

Unidad documental simple

Se refiere a la unidad documental archivística más pequeña que existe, esta

unidad no puede ser dividida en más parte de lo que ya es, son por ejemplo una

fotografía, un informe, etc. No todas las unidades documentales simples tienen

que estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes están formados por

unidades documentales simples.

Ejemplos.

Resoluciones

Actas

Unidad documental compuesta:

Es una unidad documental formada por un conjunto de documentos generados

orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en cumplimiento de su

misionalidad y un producto de un tramite

Ejemplos:

Contratos

Procesos Disciplinarias

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos Tipo documental:

Cuando hablamos de tipo documental nos referimos a qué clase de documento es;

es decir la forma, la taxonomía de los documentos etc. Es posible que haya

infinidad de tipos documentales puesto que con ellos nos referimos de lo que trata

el documento: ejemplos visibles de tipos documentales pueden ser los informes,

las facturas, la correspondencia, etc.

Cabe resaltar que existen caracteres con los cuales se diferencian e identifican

los tipos documentales tanto externos e internos:

Externos: hablamos de caracteres externos cuando nos referimos a la

característica del documento físicamente ejemplo: clase y tipo documental,

formato, etc.

Internos: Se refieren a las partes de las que consta un documento ejemplo:

productor o entidad, fecha, etc.

CORRESPONDENCIA

INFORMES

FACTURAS

12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?

Se puede identificar como las diferentes etapas por las cuales atraviesa el

documento desde el momento que se produce hasta la disposición final del

mismo. Estos documentos poseen valores los cuales son adquiridos en el

trascurso del tiempo dentro de ellos se encuentran los valores primarios (legal,

contable, administrativo y técnico) y los valores secundarios (Cultural, histórico y

científico)

Etapas del ciclo vital de los documentos

Primera edad: cubre desde la creación del documento y el trámite de la

información que contiene. Los documentos de esta primera fase reposan en los

Archivos de Gestión

Segunda edad: información la cual no se consulta con frecuencia pero que aún

posee valores por lo cual debe conservarse. La documentación de esta fase se

conserva en los Archivos Centrales.

Tercera etapa: La información que se conserva en esta etapa corresponde al

valor secundario o permanente y permite ser usada para cuestiones investigativas.

Esta información pertenece en el Archivo Histórico (Archivo General de la Nación,

Archivos Distritales).

12. Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 (VINCULADO EN EL

DECRETO 1080) Los Procesos de la gestión documental son:

Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización,

Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo

plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una

entidad pública e indague paso a paso cuáles son las actividades que

se realizan en cada uno de ellos e ilústrelos con fotografías.

SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

PLANEACIÓN:

El procedimiento inicia con la formulación y aprobación de los documentos

estratégicos, continúa con la difusión, el seguimiento a la implementación de los

mismos y finaliza con el proceso de actualización.

Adapta y difunde de manera amplia el esquema de publicación

PRODUCCIÓN:

Realizar el conjunto de actividades concernientes a la forma de producción y/o

ingreso de los documentos y la estructura de acceso del documento.

Hacer uso adecuado de la reproducción de documentos con el fin de

reducir los costos derivados de su producción,

GESTIÓN Y TRÁMITE:

Realizar el conjunto de actividades necesarias para el registro, vinculación a un

trámite, seguimiento, incluido disponibilidad y acceso para consulta, hasta la

resolución de la solicitud.

Implementa mecanismos para la entrega de documentos a los respectivos

usuarios internos y externos previamente caracterizados.

ORGANIZACIÓN:

Realizar el conjunto de actividades necesarias para la definición, clasificación,

ordenación y ubicación tanto del archivo de Gestión como del archivo Central de la

Secretaría de Ambiente

Ubicar cada uno de los documentos que componen un expediente,

respetando el orden en que se produjeron y realizando la foliación

respectiva.

TRANSFERENCIA:

Realizar el conjunto de operaciones técnicas para efectuar la transferencia de los

documentos durante las diversas fases de archivo en el sistema de Gestión

Documental de la Secretaria Distrital de Ambiente

Diligenciamiento de los inventarios documentales

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS:

Realizar la selección de documentos para establecer su preservación temporal,

definitiva o su eliminación de acuerdo con lo establecido en las Tablas de

Retención Documental TRD aprobadas para la Secretaría Distrital de Ambiente.

Aplica la disposición final establecidas por las Tablas de Retención Documental

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO:

Aplicar el conjunto de acciones necesarias para garantizar la preservación de los

documentos, independientemente de su soporte, medio y forma de registro o

almacenamiento.

VALORACIÓN:

Realizar de manera permanente las acciones necesarias para determinar los

valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su

permanencia en las diferentes fases de archivo y establecer su destino final.

13. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión

Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión,

Archivo Central e Histórico).

Las etapas del ciclo vital se relacionan con la pertenencia que tienen en cada uno

de los tipos de archivo que posee las entidades.

Archivo de gestión (documentación activa): Comprende toda la información

que es sometida a constante consulta

Dentro de este archivo se pueden evidenciar los procesos de PLANEACIÓN,

PRODUCCIÓN, GESTIÓN Y TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA,

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO,

VALORACIÓN

Archivo Central (documentos semiactivos): Documentación que han sido

transferidos por las distintas oficinas productoras de la entidad

Dentro de este archivo se pueden evidenciar los procesos de ORGANIZACIÓN,

TRANSFERENCIAS, DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, VALORACIÓN

Archivo histórico (documentos con valor histórico): Documentación que se

conserva de manera permanente por sus valores documentales

Dentro de este archivo se pueden evidenciar los procesos de DISPOSICIÓN DE

DOCUMENTOS, VALORACIÓN

14. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y

explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas

desde su producción

15.1 Informe

Producción: Este informe es producido por la oficina de control interno para lo

cual se tiene establecido un formato desde el sistema de gestión de calidad de la

Secretaria de ambiente

Gestión y trámite: El presente informe es divulgado por el sistema de información

ambiental SIA procesos y documentos –FOREST-

Organización: El documento se organiza en soporte papel de manera cronológica

Transferencias: La serie de informes del sistema de control interno cuentan con 2

años de retención en Archivo de Gestión cumplido este tiempo se procede a

trasferir al Archivo Central por 3 años.

Disposición de documentos: De acuerdo a las tablas de retención la disposición

final del presente informe es la conservación total ya que por sus valores.

Preservación documental: Este informe es proyectado por un sistema de

información el cual preserva dicha información.

Valoración: Esta información de acuerdo a las fichas de valoración establecidas

en la entidad como instrumento para el levantamiento de la Tablas de Retención

documental posee tanto valores primarios como secundarios por tal motivo se

conserva totalmente.

15.2 Plan de capacitación

Producción: Este plan de capacitación es elaborado por la Dirección de gestión

Corporativa.se produce de acuerdo a las necesidades de capacitación en la

entidad

Gestión y trámite: El presente documento es publicado en la intranet de la

entidad para que los funcionarios lo conozcan.

Organización: El documento se organiza en soporte papel de manera cronológica

en el área de talento humano.

Transferencias: La subserie de plan de institucional de capacitación se conserva

durante dos años en el Archivo de Gestión y se procede a realizar su transferencia

al Archivo Central donde debe conservarse durante 10 años.

Disposición de documentos: De acuerdo a las tablas de retención la disposición

final del plan de capacitación es su eliminación ya que no posee valores

secundarios

Preservación documental: Se cuenta con la conservación de documentos

análogos y sistema de preservación de documentos electrónicos contando con

buenas prácticas de control y manejo de la documentación.

Valoración: Una vez valorados los planes de capacitación de su respectiva ficha

de valoración se destaca que la información que contienen estos planes no posee

valores secundarios, por lo tanto la disposición final es la eliminación.

14.3 Resolución

Producción: Esta resolución es producida por cualquier dependencia de la

entidad según las necesidades la presente resolución es sobre temas

administrativos

Gestión y trámite: El presente documento es publicado en el boletín legal

ambiental para ser visualizado por los funcionarios o personas externas.

Organización: El documento se organiza en soporte papel de manera cronológica

en el área de Gestión documental.

Transferencias: Este documento pertenece a la serie del comité de archivo donde

se conserva 2 años en el Archivo de Gestión trascurrido este tiempo se transfiere

al Archivo Central de la entidad donde se conservara por 10 años .

Disposición de documentos: De acuerdo a las tablas de retención la disposición

final de este documento es la conservación total ya que posee valores secundarios

por tratarse de temas de gran interés en la entidad.

Preservación documental: Se cuenta con la conservación de documentos

análogos y sistema de preservación de documentos electrónicos contando con

buenas prácticas de control y manejo de la documentación.

Valoración: Una vez valoradas las resoluciones se evidencia la importancia de su

información contando con valores tanto primarios como secundarios.

15. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de

estas fases o etapas.

PRIMERA ETAPA SEGUNDA ETAPA TERCERA ETAPA

Creación de documento y tramite

Vigencia y plazo Precaucionar

Conservación permanente

ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO

VALORACIÓN PRIMARIA

VALOR ADMINISTRATIVO: Está relacionado con el tramite o asunto de su creación VALOR LEGAL: El que poseen los documentos y sirven de testimonio ante la ley

VALORACIÓN SECUNDARIA

VALOR HISTÓRICO: Documentos que se conservan permanentemente reconstruyendo la memoria de la entidad.

VALOR FISCAL: Aquellos documentos que expresan movimientos de dinero para el tesoro o hacienda publica

VALOR CULTURAL: Contribuye de acuerdo a su contenido cultural, económico, social etc. útiles para el conocimiento de la entidad

VALOR CIENTIFICO: Cualidad de los documentos registran información relacionada con la creación de documentos

16. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la los

Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

ACUERDO 03 DE 2013 (aspectos importantes)

“POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE EL DECRETO 2578 DE

2012, SE ADOPTA Y SE REGLAMENTA EL COMITÉ EVALUADOR DE

DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y SE DICTAN

OTRAS DISPOSICIONES”

Que el parágrafo 9° del Decreto 2578 de 2012, establece: “El Archivo General de

la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención

Documental y de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus

entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas

que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una

vez aprobadas por el comité Interno de Archivo de la respectiva entidad”

ARTICULO 1°. DEFINICIÓN: El Comité Evaluador de Documentos del Archivo

General de la Nación es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y

disposición final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio

documental del país y propender por su conservación permanente

ACUERDO 04 DE 2013 (aspectos importantes)

“POR EL CUAL SE REGLAMENTA PARCIALMENTE EL DECRETO 2578 Y

2609 DE 2012 Y SE MODIFICA EL PROCEDIMIENTO PARA LA

ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN, EVALUACIÓN, APROBACIÓN E

IMPLEMENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y LAS

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL”

ARTÍCULO 1o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las entidades del Estado del orden

nacional. departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que

cumplen funciones públicas, deberán elaborar, evaluar, aprobar, implementar y

actualizar sus tablas de retención documental y sus tablas de valoración

documental de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo y demás

normas que expida el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 4o. CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. La elaboración

de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental

deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental,

siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad.

ARTÍCULO 5o. ELABORACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas

de valoración documental deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas

relacionadas en el “Instructivo para la elaboración de las tablas de retención

documental y las tablas de valoración documental, aprobado por el Archivo

General de la Nación.

ARTÍCULO 9o. PUBLICACIÓN. Las tablas de retención documental y las tablas

de valoración documental deberán publicarse en la respectiva página web de las

entidades públicas y mantenerse en dichos sitios web permanentemente; la

publicación también incluye los documentos señalados en el instructivo de que

trata el artículo 5o del presente acuerdo.

ARTÍCULO 13. IMPLEMENTACIÓN. Una vez aprobadas y convalidadas o

cumplido el plazo de que trata el artículo 11 del presente acuerdo, las entidades

deberán proceder a su implementación: si no se ha cumplido este proceso, la

entidad podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley 594

de 2000.

ACUERDO 5 DE 2013 (aspectos importantes)

POR EL CUAL SE ESTABLECEN LOS CRITERIOS BÁSICOS PARO LA

CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LAS

ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS Y SE

DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.

Artículo 1°. Ámbito de aplicación. El presente acuerdo aplica a todas las

entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital

municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales

que se creen por ley así como las entidades privadas que cumplen funciones

públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.

Artículo 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado

están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben

desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y

descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para

toda la documentación que apoye la gestión administrativa.

Artículo 5°. Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar

procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de

documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo,

sección, subsección, serie, subsane, unidad documental compuesta, unidad documental

simple.

Artículo 9°. Ordenación documental. Las entidades públicas deben desarrollar procesos

de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los

documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el

tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de

Valoración Documental.

Artículo 12. Descripción colectiva de los fondos. La descripción documental, obedece

a un proceso sistemático que debe ser realizado en las diferentes fases del archivo,

iniciando con el registro y radicación oficial en las áreas de gestión documental o quien

haga sus veces en la entidad y continuando durante la fase de archivo de gestión, hasta

su transferencia al archivo central e histórico de cada entidad cuando corresponda.

CONCLUSIONES

De manera clara se establece las agrupaciones documentales y de la manera

como se genera el valor de los documentos y los principios fundamentales del

documentos, tanto origen de procedencia como su principio de procedencia.

Las diferencias que existen entre organización y ordenación, pues la organización

es un objetivo general y la ordenación es una secuencia que se realiza dentro de

la organización después de realizar la clasificación.

REFERENCIAS

Santos Calderón, Juan Manuel

Decreto 2609 de 2012/ Juan Manuel Santos Calderón presidente de la república

de Colombia; Mariana Garcés Córdoba, María Carolina Hoyos Turbay. Diciembre

14 de 2012. Disponible en:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958

[Consultada el 08 de septiembre de 2015]

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla de clasificación Documental,

Bogotá, D.C., 2001.

file:///C:/Users/N2/Downloads/CARTILLA%20DE%20CLASIFICACION%20DOCU

MENTAL.pdf

[Consultada el 08 de septiembre de 2015]

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla de ordenación Documental,

Bogotá, D.C., 2001.

file:///C:/Users/N2/Downloads/Cartilla%20de%20Ordenaci%C3%B3n%20%20(1).p

df

[Consultada el 08 de septiembre de 2015]

-Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_03_DE_20

13.pdf

[Consultada el 08 de septiembre de 2015]

-Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%20DE

%202013.pdf

[Consultada el 08 de septiembre de 2015]

Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_05_DE_2

013.pdf

[Consultada el 08 de septiembre de 2015]