Introducción a la Recaudación de Fondos Objetivo: Este documento ha sido producido para dar una visión general acerca de la recaudación de fondos, qué es, qué involucra, cómo lograr que su organización esté lista para implementarla, los roles de quién solicita las donaciones, una introducción a las motivaciones del donador. También cubre temas como el proceso de recaudación de fondos y cómo producir una estrategia al respecto.

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Contenido Sección Uno 3 ¿Por qué recaudar fondos? Sección dos 4 Ética, responsabilidad e imagen pública Sección Tres 6 ¿Está usted listo para recaudar fondos? Sección Cuatro 8 El rol del solicitante de fondos Sección Cinco 10 ¿Por qué dona la gente? Sección Seis 13 Proceso de Recaudación de Fondos Sección Siete 15 Trabajo en red y bases de datos Sección Ocho 16 Introducción a las fuentes donaciones Sección Nueve 17 Producir una estrategia de recaudación de fondos

Apéndice 23 Ejemplo de Casos de Apoyo

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Sección Uno SECCIÓN 3 ¿Por qué recaudar fondos? Recaudar fondos es vital para la sostenibilidad, el desarrollo y el éxito de las organizaciones sin ánimo de lucro. Supervivencia: Toda organización necesita dinero para sobrevivir. Su organización debe tener una idea clara acerca de de dónde va a venir el dinero en el largo plazo. Crecimiento y Desarrollo: Si usted esta recaudando su presupuesto propio, puede definir dónde, cuándo y cómo se va a expandir su organización. Por tanto, usted no debe comprometer sus programas de trabajo debido a una carencia de fondos. Reducir la dependencia, diversificando las fuentes de donativos: Muchas organizaciones son apoyadas por uno, o quizá dos donadores significativos, lo que puede llevarla a generar algún grado de dependencia. Si alguno de ellos se retira, puede generarse una crisis financiera. Además, puede ser difícil para su organización establecer una agenda propia si se tiene que estar adaptando constantemente a las prioridades de la organización donante. Ampliar su base de donadores involucrando a unos nuevos y generando otras fuentes de ingresos, puede reducir esta dependencia.

Recaudar fondos es el arte de involucrar personas que le den lo que usted necesita, cuando usted lo necesita para un propósito determinado.

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Sección 2 SECCIÓN 3 SECCIÓN 3 Ética, responsabilidad e imagen pública Recaudación ética de fondos – Principios de las buenas prácticas. Ya que su organización está basada en principios éticos – La ética juega una parte importante en sus ingresos y le permite reservarse el derecho de no aceptar donaciones que puedan comprometer los valores e integridad de su organización. Una vez usted acepta una donación, la credibilidad de su organización se liga de manera muy cercana con la de quien haga el aporte. Es una buena idea discutir y acordar los parámetros generales de las políticas de donaciones éticas al interior de su organización. Entre las razones por las cuales su organización podría rechazar una donación, podrían estar: Dinero asociado con fuentes criminales. Los objetivos del donador se contraponen totalmente con los de su organización. El recibir la donación puede llevar a que disminuya el apoyo público de la organización. …lo que se puede proyectar en una disminución en los recursos disponibles para sus beneficiarios.

Una investigación exhaustiva previa asegurará que usted entiende todo el contexto en el que están inmersos sus donadores potenciales antes de hacer el acercamiento para solicitarles la colaboración. Siempre es mejor hacerlo desde el principio, en vez de devolver las donaciones. Responsabilidad, Transparencia y Elaboración de Reportes Asegúrese de ser responsable con los objetivos que propuso a sus donadores y simpatizantes en el momento en que les solicitó colaboración. Tiene que asegurarse que va a invertir ese dinero en lo que usted solicitó cuando empezó la recaudación de fondos. Sea claro con su trabajo y manténgalos informados sobre el mismo. Elabore informes detallados y claros y envíelos junto con una copia de sus movimientos de dinero anuales. Un buen sitio en Internet y un informe en línea pueden ser buenas opciones para mantenerlos al tanto. Si las cosas no salen como estaba previstas, asegúrese de informarle al donador, no trate de esconderle cosas. Tenga en cuenta hacer reuniones con ellos para informales sobre los requerimientos que se plantearon en el acuerdo original. La Imagen de su Organización Todas las organizaciones tienen una imagen. Aún si la imagen de su organización fue planeada y diseñada o surgió por casualidad, existe. Usted puede dejar que su imagen surja por casualidad, pero para apoyar sus actividades de recaudación de fondos, usted debe empezar a transformar su imagen, en una marca fuerte. Esto no significa invertir millones de dólares en una campaña de mercadeo como la de Coca-Cola. Simplemente, esto es lo que puede implicar fortalecer su marca: ■ Mencionar su visión y misión en cualquier comunicación que emplee. ■ Definir sus mensajes focales y compartirlos cada vez que pueda. ■ Comprender sus audiencias relevantes. ■ Asegurarse que cada miembro de su organización puede comunicar la marca.

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Por encima de todo, desarrollar la fuerza de su marca implica consistencia, coherencia y claridad. Muy básicamente, hablar de marca significa cómo piensa la gente sobre usted, tanto internamente como externamente. Por tanto, usted puede decidir al inicio, como le gustaría ser percibido por las audiencias, basado en su visión y sus valores. Por ejemplo: amable, eficaz, humanitario, confiable, racional, valiente, audaz, pionero en su campo. Use, entonces, estos valores para determinar como enfocar sus comunicaciones, que mensajes clave debe emplear e incluso, la forma como va a comprometer a sus simpatizantes. Uso de Imágenes (fotos y otras ilustraciones de su trabajo) Las fotos, ilustraciones e imágenes que use para representar lo que su organización es, pueden causar más impacto del que usted se podría imaginar. Sobretodo si aumenta el número de actividades de recaudación de fondos y su organización se vuelve más conocida. Use su marca para determinar que tipo de imágenes empleará, pero tenga en mente que es una organización de protección animal y estará enfrentándose frecuentemente a impresionantes historias de abuso. La manera como muestra este tipo de casos a sus donadores contribuirá a la forma como su organización va a ser percibida por los donadores en general. Presentar las imágenes más impresionantes hará que la gente responda sobre el impacto y no sobre el mensaje, además usted puede también alejar algunos donantes potenciales que sean sensibles a estas imágenes y no se inspiren por estas tácticas de ‘shock’. De igual manera, usar solamente imágenes suaves, no es tampoco realista o efectivo. Debe también ser realista acerca de la situación, sus imágenes deben representar la realidad tal cual es. También necesita decidir qué espera lograr con las imágenes que va a utilizar, ¿Quiere lograr sólo que la gente hable? ¿Quiere comprometer donadores a largo plazo? La imagen necesita mostrar la necesidad y vincularla con lo que usted está pidiendo específicamente. No haga que la situación parezca desesperada ni tampoco que ya está todo bajo control o que la situación se ha minimizado. Para poder decidir finalmente, como representará su organización por medio de imágenes, mantenga en mente su marca y sea consistente.

Primero y más importante, usted debe conocer su público, entender a quien va a apelar y entender el contexto cultural

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Sección 3 ¿Está usted listo para recaudar fondos? Recaudar fondos es importante para el éxito de su organización – y su capacidad organizacional, es importante para el éxito de su campaña de recaudación de fondos. La recaudación de fondos no debe ser exclusive para un fin o algo que se hace únicamente cuando no hay dinero, debe ser continua, sistemática y sostenible. Una recaudación de fondos exitosa necesita:

Un plan organizacional amplio y actualizado. Una misión clara. Una visión inspiradora. Objetivos y metas INTELIGENTES. Compromiso y apoyo de todos los voluntarios, personal, miembros de la junta directiva y fundaciones. Recaudar fondos no se refiere únicamente a pedir dinero. Un proceso exitoso implica:

Buenas comunicaciones. Responsabilidad Confianza Credibilidad Una imagen pública positive e inspiradora. Desarrollo de las herramientas y técnicas de recaudación de fondos.

Recapitulemos: Visión: Es la imagen general de lo que es su organización y, por ende, lo que la campaña de recaudación de fondos esta destinada a conseguir. Debe estar perfectamente definida. Ej. ‘Un mundo en donde el bienestar animal importe y la crueldad hacia los animales termine’ Misión: Es el punto donde se articulan el porqué existe su organización y cómo hará para cumplir la visión propuesta. Ej. Lograr progresos en cuanto al bienestar de los animales de granja, alrededor del mundo (Compassion in World Farming). Valores: Son los parámetros por los que se rige su organización para lograr la misión. Una oración o frase sencilla que resume la forma cómo su organización contribuirá en las vidas de la gente dentro y fuera de la misma, enfocándose en la forma cómo se trabaja. Plan organizacional: Su plan (o estrategia) organizacional describe como planea cumplir la misión y finalmente, su visión paso por paso. Expone los progresos que se van logrando y clarifica la dirección hacia donde va la organización. VCU: Ventaja Competitiva Única. Muchas otras organizaciones pueden estar trabajando en el mismo campo que la suya. Incluso, pueden estar enfocándose en la misma área geográfica o con argumentos similares. ¿Qué hace que su organización sea única?

A través de sus actividades de recaudación de fondos exitosas, su organización se hará Mass responsable, sostenible, independiente, visible y fuerte y usted estará en mayor capacidad de

comunicar sus metas y objetivos.

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Haga esta evaluación rápida para descubrir cuán lista está su organización en materia de recaudación de fondos:

¿Tiene claro el propósito para el cual va a solicitar donaciones, con el fin de alcanzar sus objetivos y logros?

¿Hay alguien en su organización –voluntario o con sueldo- que pueda destinar por lo menos tres horas del día para la recaudación de fondos?

¿La misión y la visión de su organización está definida y actualizada? ¿Tiene un plan estratégico para su organización? Si usted le preguntara a todos los miembros de la organización acerca de la misión y visión

de la misma ¿Podrían ellos mencionarla? ¿Coincidirían las respuestas? ¿La junta directiva entiende la importancia de implementar iniciativas de recaudación de

fondos? ¿Cada miembro de la junta directiva ayuda a la recaudación de fondos? ¿Puede hacer una lista de mercados y públicos relevantes para sus servicios? ¿Conoce la manera como podrían describir su imagen cada una de las diferentes audiencias

relevantes? ¿Cada uno de los miembros de su staff está comprometido y se siente entusiasmado con los

servicios y la misión de su organización? ¿Tiene recursos destinados especialmente a recaudo de fondos? ¿Su organización tiene relaciones de colaboración con otras organizaciones sin ánimo de

lucro? ¿Sus recursos tecnológicos está lo suficientemente actualizados? ¿Tiene contacto permanente con los medios acerca de su organización y los eventos que

realiza? ¿Tiene buenas relaciones con compañías líderes en su comunidad? Tiene versiones actualizadas de al menos siete de los siguientes materiales sobre su

organización? Brochure Piezas de Mercadeo Correo directo

Cartas Invitaciones a eventos especiales. Boletines informativos Recortes de periódico. Comunicados de prensa. Reporte Anual Presentaciones Lista de Necesidades Videos

Diapositivas Anuncio de Servicios Públicos ¿Puede nombrar a todos quienes han donado a su organización, más de una vez, el año

pasado? ¿Sus cuentas están auditadas? ¿Cuál es su objetivo anual de donaciones?

¿CÓMO LE FUE?

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Sección 4 Rol del Solicitante de Fondos El Solicitante de fondos representa el vínculo entre las aspiraciones de un ser humano por el mundo y los medios para hacerlas realidad. El trabajo de quien solicita los fondos es el de compartir sus ambiciones con personas que pudieran ayudarlo a lograrlo.

Su ambición + Conocer la ambición del donador = una asociación de iguales Para ser un buen solicitante de fondos: Siéntase apasionado con lo que hace Hay un dicho en material de recaudación de fondos que dice ‘La gente le dona a la gente”. Generalmente, donamos a aquellos individuos que muestran pasión, energía y compromiso y nos inspiran a conectarnos con su trabajo. Si usted se encarga de comunicar lo que verdaderamente cree su organización, entonces habrá quienes respondan positivamente. Si usted se siente desmotivado no intente ninguna propuesta de donación –pase tiempo con los animales, sus proveedores o usuarios del servicio, esto lo llenará nuevamente de energía. Sea claro acerca de sus necesidades Es claro que usted necesita más dinero, pero ¿exactamente para qué? Si alguien le preguntara hoy cómo puede ayudar ¿Tiene un lista clara de las cosas par alas que necesita recaudar fondos? ¿Podría usted darle a esa persona un rango de necesidades (y costos) dependiendo de quién sea? ¿Sabe claramente qué diferencia hace usted con su trabajo?? La gente dona normalmente porque quieren que el mundo sea un lugar mejor de alguna forma. ¿Por medio de su trabajo, cómo logra que el mundo sea un mejor lugar? ¿Puede contarle eso a otras personas? Empiece con sus donantes existentes Los mejores prospectos para donar, son los que lo hacen actualmente. Usted puede también pedirles que le presenten sus contactos. Procure desarrollar relaciones a largo plazo con sus donadores. Entonces empiece por su comunidad y luego amplíe sus horizontes. Como paso siguiente, usted debe empezar acercándose a la gente que conoce en su comunidad local, en su grupo religioso o talvez, en su círculo de amigos y familiares. Mire si encuentra algún tipo de apoyo en ese nivel y, gradualmente, vaya considerando acercarse a otros grupos religiosos, compañías locales y otras organizaciones comunitarias. Usted irá construyendo fortalezas acerca de su trabajo, si habla primero con gente con la que usted se siente cómodo. La comunicación lo es todo Practique hablando con la gente. ¿Podría explicarle a alguien en 3 minutos por qué es importante su trabajo y pedirle que colabore? ¿Puede escribir una carta amigable, cálida y verídica que comunique las mismas ideas y sentimientos? Si usted crea cualquier material escrito, pídale a sus amigos o colegas que lo lean primero y pregúnteles como los hace sentir. Debe ser inspirador, convincente y sensible, de ninguna manera intimidatorio, acusatorio o poco claro.

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Usted necesita tocar los corazones y las mentes de la gente (y sus billeteras) Lo que usted le diga a la gente sobre las razones por las cuales deben donar, debe tener un sentido lógico: ‘Puedo ver que esta organización es sensible, que usarán bien el dinero, entiendo que su enfoque servirá’ pero también toque la emotividad de la persona ‘me siento muy mal conociendo el sufrimiento de este animal, pero me siento igualmente feliz e inspirado acerca de la idea de poder cambiar las cosas si ayudo’. No olvide pedir colaboración Usted ha encontrado alguien a quien le gusta su trabajo, lo ha inspirado con su conversación, o su carta – entonces, ¡no olvide pedirle ayuda!. Sea tan directo como pueda ‘Usted puede ayudar, donando’. Cuán fuerte va a ser su solicitud, depende de la situación – pero será mejor si usted sabe cuán fuerte puede ser, sin llegar a la agresividad. No siempre necesita pedir dinero Usted puede estar más necesitado de muebles para la oficina que pueden ser donados por una compañía o por un voluntario que le ayude con trabajo una vez a la semana. La gente y las organizaciones que empiezan colaborando de otras maneras, pueden ser proclives a donar dinero también. Diga ‘GRACIAS’ tanto como pueda Usted debe apreciar a la gente que es generosa – hágalos sentir bien acerca de su decisión, tanto cuando donan como cuando esperan un tiempo más. Tal vez, cuando finalice el trabajo para el que donaron, podría escribirles y contarles qué diferencia logró. Estarán más proclives a seguir donando. Por último, Disfrute. Recuerde que todo tiene que ver con encontrar gente que se identifique con lo que usted piensa y que crea que lo que la organización hace, vale la pena. El proceso de acercarse a alguien e inspirarlo con su trabajo, también puede resultar beneficioso para usted – puede aumentar su confianza y darle un sentido nuevo sobre que el cambio real es posible en su comunidad o país.

Construir los ingresos de recaudación de fondos, puede llevar tiempo – No es realista esperar que un solicitante de fondossalve inmediatamente a una organización del desastre financiero.

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Sección 5 ¿Por qué dona la gente? La tradición de donar existe en casi todas las culturas. Todas las religiones promueven las donaciones. Entender las razones por las cuales la gente dona, le ayudará a granarse ese apoyo. En términos generales, las motivaciones son:

Impacto de largo plazo Hacer del mundo un lugar mejor Intereses personales Orgullo de asociarse Pertenencia e identificación con la causa Inmortalidad Beneficios arancelarios Culpa Es difícil decir ‘No’ Llevar a cabo una investigación previa a la solicitud de fondos le ayudará a identificar las posibles motivaciones de sus donadores potenciales, así, usted puede diseñar la propuesta, acorde con ellas. Puede intentar también una investigación de mercados basada en los públicos relevantes. Es importante que tenga en mente que estos donadores necesitan sentirse identificados con la misión y visión de su organización así como con la persona que hace la solicitud. ¿Por qué la gente no dona?

No se conectan con la persona que solicita los fondos. Han escuchado reportes de prensa negativos acerca de la organización en cuestión. Lo olvidan No creen que pueden lograr la diferencia. Se sienten confundidos acerca de lo que se les ha pedido que hagan. Nadie les pidió Cualquiera sea la motivación para donar, sus donadores exigirán responsabilidad. Quieren saber que impacto tuvo su donación – ¿En qué se invirtió específicamente su donación? Ser amplio respecto a sus planes a largo plazo y ser honesto es vital en sus comunicaciones con los donadores.?

‘Los donadores no colaboran a las instituciones. Invierten en las ideas y la gente en la que creen’ G.T. Smith

En Buenos y malos tiempos, sabemos que las personas donan porque sus necesidades se identifican, no porque sólo existan’ Kay Grace

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Casos a Apoyar Esta es la presentación sobre la información acerca de las razones por las que necesita el dinero (o el tiempo), lo que motivará eficazmente al donador a apoyar su causa. Este documento le ayudará a enfocar su organización en las razones por las cuales y la forma como se necesita recaudar fondos. Puntos a incluir:

¿Quienes son? Un resumen organizacional. ¿Cuáles son las metas de este proyecto, el contexto y las necesidades?: El por qué. Un objetivo alcanzable: ¿Qué? Objetivos y Actividades: Específicamente ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? Supervisión y evaluación: La evidencia. Presupuesto: ¿Cuánto dinero espera recaudar? ¿En qué tiempo? ¿Quién más está colaborando?

En relación con los donadores, piense;

¿Cuál es el enfoque más importante y urgente? ¿Que pasaría si este enfoque falla para el donador?

Recuerde ser siempre conciso, coherente, urgente y motivador. En detalle: Contexto y necesidades. ¿Por qué?:

Justifique el proyecto. ¿Que motivó esta necesidad? ¿Que sabe usted? ¿Puede demostrar esto de manera independiente? ¿Dónde está la ciencia que lo justifica? ¿Por qué es importante conocer esa necesidad específica? ¿Qué pasa si no se conoce? ¿Cuál es la escala de el problema de bienestar animal? Un objetivo alcanzable: El general ¿Qué?

¿Qué va a lograr este proyecto? Piense en términos del donador: ¿Qué voy a ganar con mi donación? Objetivos y actividades: El específico ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo?

Plan de acción detallado. Siga el plan EMARB: Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Basado en el tiempo. Supervisión y Evaluación: La Evidencia

¿Cómo medirá e informará el logro de sus objetivos? ¿Quién hará este trabajo? ¿Cuáles son sus referencias? El Presupuesto

Una descripción corta: ¿Cuánto en total, cuánto ha recaudado hasta el momento y que necesita?

Respalde esto con un presupuesto completo. No pida muy poco Incluya los costos totales: y esos ‘escondidos’ como el tiempo del personal. Asegúrese que corresponda al proyecto.

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¿Qué más necesita el Caso de Apoyo? Haga que se vea bien. Use estudios de Casos Use imágenes. Revisión final – Mire hacia atrás y piense lógicamente. Revise el presupuesto. Está completo en la propuesta y viceversa? ¿Las actividades propuestas, llevan claramente al cumplimiento de los objetivos?

¿Los objetivos se corresponden con la meta y buscan alcanzarla? ¿Responde a la necesidad? Si es así, entonces usted tiene un buen caso para apoyar. Vea el final del documento para otros ejemplos de casos de apoyo.

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Proceso de Recaudación de Fondos ¿Por dónde empezar? Primero usted necesita definir sus necesidades y aspiraciones (Su visión y misión) así como el caso que va a apoyar. Segundo, usted necesita identificar sus donadores potenciales. Por favor, remítase a las guías acerca de las diferentes fuentes de recursos que le dará una visión sobre las diferentes oportunidades de recaudación que hay y cómo comprometer a sus donadores potenciales. En cada caso debe empezar por medio de investigaciones, Internet, su red cercana, medios de comunicación, no solamente para asegurarse de que hace la solicitud apropiada sino para proteger la credibilidad de su organización. Tercero, Empieza el proceso de construir las relaciones, también conocido como administración. Esto se relaciona con la forma como usted se comunica con sus donadores potenciales para asegurarse que tienen la mejor experiencia con donativos en su organización. Ahora, usted hace la solicitud, mediante una forma escrita, en una reunión cara a cara, por medio de correos, etc. Si es exitosa, empezará la donación. Siguiente, ¡No se detenga! Continúe fortaleciendo estas relaciones. Mantenga un contacto regular con los nuevos donadores. Finalmente, asegúrese de archivar toda la información referente a cada donación, no solo los reportes financieros, si no la información dada por los donadores y sus motivaciones. Mantenga una completa base de datos aún si solo está en papel. El proceso de recaudación de fondos

puede integrarse totalmente a su organización. No es una actividad aparte realizada por un individuo

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INVESTIGUE

APPLYING FOR FUNDS

MANTENGA DONADORES

CONSTRUYA RELACIONES

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El Ciclo de recaudación de fondos Este ciclo es útil para explicar el proceso de recaudación de fondos. Muestra en términos generales su proceso, empezando por definir sus necesidades, objetivos organizacionales, lo que necesita implementar para sacar el proyecto adelante, supervisión y resumen (correcciones) durante el desarrollo y de ahí a la etapa de evaluación.

Necesidad: Caso a Apoyar

Supervisar y

corregir

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Conociendo la

necesidad: Estrategia de

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Estrategia de recaudación

Implementar la estrategia

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Sección 7 Redes y bases de Datos Redes Asista a talleres y conferencias externas, si tiene el presupuesto, es una buena forma de hacer contactos en red y recibir entrenamiento en recaudación de fondos. La WSPA le puede ayudar a encontrar este tipo de entrenamiento más cerca a usted. ¿Hay alguna publicación o recurso que den información sobre agencias donantes en su área? Por ejemplo, fundaciones, embajadas, o donadores del gobierno local o central. ¿Conoce una asociación nacional de organizaciones voluntarias o redes de negocios? Organizaciones de membresía como un club, pueden ser, también, buenas fuentes de donaciones. Los grupos religiosos y los lugares locales de culto pueden jugar un papel importante en la recaudación de fondos, recuerde incluir estos grupos entre sus contactos. Bases de Datos Mantener al día la base de datos de sus simpatizantes puede ser invaluable para su enfoque de recaudación de fondos. Necesita tener archivada tanta información como pueda, no solo de los nombres y direcciones de sus simpatizantes sino también, su historial de donativos y toda la información sobre sus motivaciones y el por qué. En la medida que su relación vaya creciendo con cada simpatizante, usted puede ir agregando información valiosa sobre él a la base de datos. Por ejemplo, cuán a menudo desean ser contactados por usted, si prefieren su enfoque educativo o de adopciones, e incluso, su fecha de cumpleaños. Usted necesitará tener en cuenta las leyes locales de protección de datos y asegurarse que usted cumpla con las mismas. Remítase al documento de Recaudación de Fondos para Individuos para más detalles sobre mantener a sus donadores.

No Olvide que la relación entre su donador y la organización debe ser vista como una sociedad equitativa.

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Sección 8 Introducción a las fuentes de donaciones En su plan de recaudación de fondos usted debe identificar las posibilidades que la organización tiene para este fin y trate de adaptar las herramientas y técnicas apropiadas para recaudar fondos a este costo. Proyectos Técnicas Costos operacionales Donaciones Anuales Proyectos con mayor capital Enfoque capital y donaciones significativas. Subvenciones Donaciones, legados y otras planeadas previamente. Recolección por parte de amigos y recaudos menores. Eventos Especiales Solicitud anual (donaciones anuales) Puede cubrir costos operacionales o capitales menores, tales como los gastos de mantenimiento de su organización. Este es un fondo ilimitado de un calendario de eventos, venta de mercancía o alguna otra donación que reciba. El enfoque anual generalmente se logra con donaciones pequeñas. Es vital para su organización lo que planee cubrir con este fondo, como proyectos en curso o el pago de la renta de su organización, que puede ser un monto difícil de cubrir por medio de recaudación de fondos. Solicitudes significativas Serán desarrolladas más adelante, pero se refieren a aquellas que constituyen sus campañas de recolección de fondos más grandes y de más alto perfil. Tal vez, para un centro educativo o una clínica veterinaria. Deberá trabajar en una base de datos diversa para este tipo de solicitudes que pueden ser atractivas para donadores significativos y empresas pues les permite ser parte de algo dinámico, nuevo y de alto perfil. Subvenciones y donaciones Se refieren a aquellos donadores que no desean colaborar para la construcción de un edificio o una clínica veterinaria, pero desearían colaborar con una subvención para financiar a futuros estudiantes o donar a un fondo, que ayudará, a largo plazo, a la seguridad financiera del proyecto. Donaciones de amigos y colaboraciones pequeñas Desarrollado en detalle en estas guías, esto se refiere al compromiso y las relaciones que se establecen con sus simpatizantes y la forma cómo se involucran con su organización. Sus fuentes donantes principales Individuos Empresas y negocios Fundaciones Gobierno Ingresos ganados.

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Estrategia de Recaudación de Fondos Una estrategia de recaudación de fondos es un documento escrito sobre la manera como se espera desarrollar económicamente su trabajo, tal y como está descrita en el plan organizacional. Proveerá el contexto a cualquier actividad de recaudación de fondos en su organización por un determinado periodo de tiempo. Su estrategia será única para su organización, estas son simplemente unas guías. Una vez esté terminada la estrategia, debe ser realmente flexible y trabajable, es decir, que no es un documento rígido que debe ser seguido al pie de la letra, pero tampoco debe ser descartado o ignorado. ¿Por qué es importante? Una estrategia ofrece a su organización continuidad en el trabajo de recaudación de fondos. Debe ser un documento escrito, para que los nuevos miembros puedan utilizarlo como método de consulta para entender la historia de donaciones, la situación actual y los objetivos y metas a futuro, así como los planes específicos de recaudación de fondos. Por esta razón, es un documento importante y útil como herramienta para comprometer a los miembros del personal, de la junta y los voluntarios. Su estrategia también asegurará un balance en cuanto a recaudación de fondos y mayores posibilidades de explorar todas las áreas de trabajo. Escribir la Estrategia de Recaudación de Fondos 1) Introducción: El propósito del documento. 2) Definiendo las necesidades: Una visión general de la organización. 3) Objetivos para la recaudación de fondos: Sus experiencias pasadas y actuales y el tiempo que tomaron. 4) Análisis Organizacional: Las influencias externas e internas y su impacto. 5) Planeación: Las guías de planeación. 6) Contexto de esa planeación: Investigación, fuentes potenciales, mecanismos, preparación 7) Resumen 1. Introducción: La estrategia de recaudación de fondos es un documento escrito sobre cómo planea la organización apoyar económicamente el trabajo que realiza. Los contenidos de la misma, están basados en la misión de su organización, la visión, los objetivos y el plan organizacional a 5 años. Su objetivo es apoyar el plan a 5 años de la organización y permitirle a la misma lograr sus objetivos tomando en cuenta las metas y describiendo cómo y dónde serán recolectados estos fondos para alcanzarlas. Su estrategia de recaudación de fondos debe ser diversificada y balanceada. 2. Definir las necesidades Similar al caso a apoyar, esta sección es donde usted describe la misión, visión, metas y objetivos; el por qué su organización existe. Usted debe tener claridad acerca de:

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Para qué necesita fondos. ¿Cuál es la necesidad y cómo planea direccionarla? ¿Por qué su organización es la más indicada para abordar los problemas o retos que usted

quiere solucionar? ¿Qué beneficios traen sus acciones? ¿Su organización tiene credibilidad? ¿Un historial comprobado?

3. Sus objetivos para la recaudación de fondos ¿Cuáles son sus objetivos, metas, misión y visión de la recaudación de fondos? ¿La recaudación de fondos que planea, ¿Permite continuar, expander o desarrollar su organización? ¿Cómo cree que se verá su portafolio de recaudación de fondos en 5 o 10 años? Esta sección debe incluir:

Un resumen de sus actividades de recaudación de fondos pasadas, audiencias y resultados: ¿De dónde se recolectaron los fondos en ocasiones anteriores? ¿Cuán sostenibles son estas fuentes?

Sus actividades de recolección de fondos actuales o en curso: La frecuencia y el valor de las donaciones recibidas:

¿Qué oportunidades de recaudación de fondos existen? ¿Qué recaudación de fondos está programa o en etapa de planeación?

Escalas de Tiempo: Describa aquí cuando alguna actividad de recaudación fondos esté por terminar. Debe asegurarse de empezar a buscar nuevas fuentes para donaciones al menos 6 meses antes de que termine la actividad en curso.

Su objetivo de recaudación: 2008 2009 2010 2012 Costos Valor Neto

Usted necesita definir claramente cuánto necesita recolectar. 4. Análisis Organizacional Esta serie de análisis estratégicos le ayudará a entender la posición de su organización a nivel interno y externo y le permitirá estableces planes de recaudación de fondos, mucho más precisos, en cuanto a tiempo y planeación. La etapa de análisis se apoyará 4 aspectos claves: Análisis PEST, Análisis DOFA, Análisis de competencia y Análisis de los Ciclos de recaudación de fondos. Análisis PEST

P – Político E – Económico S – Social T – Tecnológico Este análisis le permite entender su nivel operativo, ¿Es usted un grupo primordialmente local, regional, nacional o intencional? También describe los asuntos que tienen un impacto importante en su campo y cuáles son los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos que impactan, influencian o afectan sus operaciones y actividades.

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Análisis DOFA D - Debilidades O - Oportunidades F – Fortalezas A - Amenazas Los componentes de un análisis DOFA son: Análisis interno: ¿Cuáles son sus debilidades y fortalezas? Análisis externo: ¿Qué oportunidades hay a nivel externo? ¿Qué amenazas enfrenta la organización y las actividades que realizan? Debe hacerse después del Análisis PEST para evaluar el contexto general. Análisis de Competencias Es importante tener una idea o conocer quienes son sus competencias en el Mercado, bien sean reales o imaginados. Los puntos más importantes que usted debe tomar en cuenta son:

¿Por qué donadores o fondos específicos están compitiendo? ¿Operan a su mismo nivel? ¿Entre ellos, quienes son la competencia principal? ¿Cómo se diferencian de usted? ¿Usted tiene alguna ventaja comparativa sobre ellos? Tenga en cuenta:

La forma de competir El nivel en el que usted compite. ¿Con quién compite usted? Nivel de Competencia

Nivel de marca Nivel de producto Nivel de presupuesto Análisis de los Ciclos de Recaudación de Fondos Cada fuente de donaciones o tipo de recaudación (ej. Eventos especiales, corporativos, fundaciones o grupos que otorgan subvenciones) tiene su propio ciclo temporal. El ciclo de Recaudación de Fondos es producto de 3 factores:

El tiempo que un tipo de fuente dado toma para madurar el proyecto. El nivel de fondos o inversiones requeridas. Es importante anotar que el ciclo de recaudación de fondos varia respecto a las situaciones e, incluso a los países. 5. Planeación Esta sección se refiere más directamente a poner en marcha su estrategia de recaudación de fondos. Quiénes serán los responsables y cómo se llevará a cabo la estrategia. Después de completado el análisis situacional, ya tiene un contexto básico en el que trabajará con el objetivo de conocer su misión y objetivos. Para este momento usted, estará desarrollando el plan: Preguntas claves cuando se bosqueja el plan de recaudación de fondos:

¿Cómo estamos ubicados en el presente? ¿A dónde queremos ir? ¿Cómo sabremos que estamos alcanzando (o habemos alcanzado) el punto al que nos

diríamos? Indicadores, claves de Rendimiento, Supervisión y Evaluación. Para cada plan de recaudación de fondos, usted necesitará:

Identificar sus necesidades financieras, nuevas o continuas (empezando por las actividades programadas)

¿Qué fuente será su objetivo para cada actividad? ¿Serán donadores nuevas o antiguos?

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¿Qué obstáculos o limitaciones está esperando encontrar en el intento de alcanzar sus objetivos?

¿Qué estrategias adoptará para vencer esos obstáculos o limitaciones? ¿Qué actividades específicas propone para asumir la seguridad de los recursos de cada

necesidad y objetivo? ¿Cuál es la naturaleza de los recursos que ha solicitado? (ej. Efectivo, asistencia técnica,

artículos) ¿Cuál es el costo estimado de cada actividad de recaudación de fondos? ¿Cuándo piensa empezar y terminar la actividad? ¿Quién será responsable de la actividad? ¿Cómo verificará si está cumpliendo los objetivos o no?

Pasos en el desarrollo de planes de acción:

Análisis de la situación Escoger la alternativa más apropiada para recaudar fondos. Hacer un acuerdo de ética o una declaración sobre los valores. Programación e implementación de la estrategia. Establecer la propiedad y la gobernabilidad del plan. Línea de tiempo y objetivo principal. Mecanismos de supervisión y evaluación. 6. Contexto de la planeación Abajo, encontrará algunos puntos a considerar cuando escriba su plan. Investigación La esencia de la investigación en el proceso de recaudación de fondos es encontrar información confiable sobre las diferentes Fuentes, los riesgos, lo que se necesita para fijar los objetivos efectivamente y la oportunidad de priorizar y elegir el donador o socio potencial. Debe ser muy metódico y sistemático al seleccionar las fuentes de información. Algunas de ellas incluyen:

Revistas Especializadas Bases de Datos Directorios públicos Los materiales propios de los donadores, como los reportes anuales. Consultores Medios generales ej. Periódicos, televisión, radio, etc. Internet Contactos personales y colegas. Bibliotecas Información de los competidores Almuerzos de negocios Redes informales

Identificar las fuentes para donaciones Su análisis interno y externo le ayudará a direccionar hacia la fuentes de donaciones que necesite o esté buscando. Se pueden definir en los siguientes grupos:

Individuos Grupos (Membresía, intereses, etc.) Comunidad local Empresas y negocios locales Fundaciones Subvenciones gubernamentales Auxilio Multilateral Fundaciones Intencionales y de desarrollo. Honorarios por servicios (como tratamientos veterinarios) o actividades comerciales.

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Como una indicación de fallas en la recaudación, en promedio el 75% de las donaciones vienen de individuos, cerca del 11% de fundaciones y fondos de subvenciones y solo el 5% de compañías y negocios. Mecanismos de Recaudación de Fondos Hay diferentes métodos y herramientas que usted puede implementar para alcanzar a las audiencias anteriormente mencionadas. Entre los que se incluyen:

Organización de eventos Invitar a un donador a conocer el proyecto. Una reunión para recaudar fondos Una propuesta escrita Vía correo a las audiencias relevantes Contacto informal Nuevamente, su análisis será vital a la hora de explorar cuáles métodos serán los más efectivos cuando de alcanzar sus objetivos se trata. Para cada uno, haga una lista de ventajas y desventajas y organice en una escala su percepción sobre la efectividad y el potencial de riesgo. ¿Quién manejará y llevará a cabo la recaudación de fondos?

Hágalo usted mismo Use un comité Nombre a un miembro del staff o a un equipo. Contrate a un consultor Cada una de las opciones mencionadas anteriormente, tiene sus ventajas y desventajas, de las que necesita ser conciente dependiendo de:

La naturaleza de la organización La cantidad de dinero que debe ser recolectada Tiempo y energía La naturaleza de la recaudación de fondos en sí misma. Compromiso Credibilidad

Presentación La presentación es el proceso de adaptar sus necesidades a los intereses de su donador potencial y su capacidad de contribuir. Los aspectos a considerar son:

Direccionar debe ser un proceso creativo. Todos los donadores tienen su agenda propia (ideológica y programática). Acérquese a aquellos donadores cuyas ideas se correspondan con las suyas. Sea cuidadosos en no aceptar fondos que no se correspondan con sus objetivos. Por encima de todo, asegúrese de que sus intereses correspondan.

Ajuste los tiempos: Grafique en una tabla las fechas máximas tanto para las decisiones como para las acciones de

los donadores, y adapte su propia planeación a ellas. Es crucial conocer cuándo su propuesta es proclive a recibir una respuesta más positiva. Manténgase acorde a las pautas de sus donadores:

Una vez haya decidido cuánto debe solicitar, recuerde que muchos donadores tienen pautas respecto a los niveles de donativos que pueden dar.

Usted necesita empezar aplicando para una cantidad moderada. En la medida que construye su relación con el donador, él mismo podrá ir conociendo cada vez más su organización e ir aumentando la inversión.

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Mantener las relaciones

A largo plazo, la calve de una recaudación de fondos exitosa, es seguir recibiendo donaciones e inversiones constantemente. Al construir la relación es importante que usted mantenga en mente lo siguiente:

¿Esta motivación invita a ir cambiando o a mantenerse estable? ¿Qué beneficios o recompensas necesitan a cambio de su donación? ¿Puede lograr estas retribuciones directa o indirectamente?

Recursos

¿Con qué tecnología cuenta o cual necesita? ¿Con qué personal cuenta? Infraestructura de oficina: ¿Tiene implementadas las políticas y procedimientos necesarios

para apoyar el proceso de recaudación de fondos? ¿Tiene una base de datos?

Cosas a tener en cuenta: Los donadores son personas que necesitan, también, recibir un reconocimiento por lo que hacen:

Apoyando su causa, ellos han puesto toda su reputación en usted. Recuerde reconocer la donación que hicieron, tan pronto como reciba la notificación de que

lo han hecho. Nunca olvide decir ¡Gracias!

7. Resumen Este es el punto donde usted relaciona todos los puntos principales del documento. Incluya, también, un resumen de los procedimientos de evaluación y supervisión para asegurarse de que tendrá efectividad midiendo el éxito de sus actividades. Añada más información ampliada en profundidad, por ejemplo, el análisis, como apéndices al final del documento.

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Apéndice: Ejemplo de Casos de Apoyo

Asociación Protectora de los Animales y las Plantas de Pereira CAMPAÑA FINANCIERA 2008 - 2009

La APAP es una organización privada sin ánimo de lucro, fundada en 1.982 con el objetivo de trabajar por el reconocimiento y la protección de los animales. Con la creación de la APAP, fue abierta la clínica veterinaria, la cual ha funcionado de forma permanente hasta la actualidad.

Misión: Trabajar para conseguir la protección de los animales y la conservación del medio ambiente a través de procesos educativos y programas de bienestar animal. Valores: Laboriosidad, Disposición, Compromiso, Responsabilidad, Coherencia, Sensibilidad, Confianza, Honestidad.

Problema Social

El tráfico ilegal de fauna silvestre, tanto en Colombia como en el resto del mundo, es una de las causas más importantes de la pérdida de biodiversidad y de desequilibrio en los ecosistemas, por lo que se le considera una actividad perjudicial tanto para la humanidad como para las comunidades naturales.

En las calles de la ciudad de Pereira, se vive en la actualidad un grave problema de salud pública, debido a que los animales callejeros y los caballos carretilleros son portadores de muchas enfermedades zoonóticas (transmisibles al hombre).

El medio ambiente de la ciudad de Pereira se ve amenazado por las heces fecales de los perros callejeros y los caballos carretilleros, las cuales representan una gran molestia para la comunidad. Asimismo, la seguridad de las personas se encuentra en peligro, debido a posibles mordeduras por parte de los perros callejeros.

La crianza intensiva de animales de granja, bajo condiciones de encierro y estrés, genera en los animales un gran número de enfermedades que ponen en peligro la seguridad alimentaria de las personas.

La Solución

Programa de adopción: La APAP atiende los llamados de la ciudadanía reportando casos de animales enfermos, heridos, maltratados y de hembras paridas en las calles. Cuando estos animales han sido recuperados, vacunados y esterilizados, son entregados en adopción.

Programa de esterilización: La APAP esteriliza gratuitamente a animales domésticos de dueños con escasos recursos económicos.

Programa de atención a equinos de trabajo: La APAP presta los servicios de atención básica en medicina preventiva, hospitalización y cuidados para caballos carretilleros decomisados o incapacitados. Además de prestar cuidado a los caballos, la APAP brinda capacitación a los propietarios sobre el manejo de equinos y las normas de tránsito.

Programa de atención a fauna silvestre: La APAP ofrece los servicios de rescate, recepción, valoración, manutención y rehabilitación física de animales silvestres víctimas del tráfico ilegal y el abandono, mientras se define su destino final. Estos animales son decomisados previamente por las autoridades de control.

Objetivos

Mantener procesos de educación y sensibilización con los diferentes actores sociales sobre temas como el desarrollo sostenible, la conservación de las comunidades silvestres, la tenencia responsable de mascotas, el bienestar de los animales de granja, el manejo adecuado de residuos y la agricultura orgánica.

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Involucrar a los colegios y las universidades del departamento en los procesos educativos e investigativos de la APAP.

Capacitar permanente en materia de fauna a los integrantes de los grupos operativos de las instituciones de control.

Consolidar una red de apoyo de protectoras municipales. Contribuir al control de las poblaciones de animales callejeros, a través de campañas de

esterilización. Contribuir a la solución de las problemáticas que afectan a los equinos de trabajo de la

ciudad. Aportar a la conservación de la biodiversidad del país, a través del programa de

atención a la fauna silvestre decomisada. Diseñar e implementar un programa permanente de divulgación institucional.

Logros Adopciones Adopciones (2001-2006) Felinas Caninas Total 517 503 Fauna SilvestreL

En 2005, la APAP adquirió un terreno de 41.000 m2 en la vereda La María, municipio de Santa Rosa de Cabal, con el propósito de mejorar en la prestación de sus servicios y de desarrollar sus proyectos.

En 2006, la APAP llevó a cabo la construcción y puesta en marcha de su centro de rehabilitación de equinos d e trabajo, el cual tiene capacidad para mantener diez animales a la vez y cuyo cupo se encuentra lleno permanentemente.

En 2006, la APAP atendió 550 casos de maltrato, abandono y accidentes, reportados por la ciudadanía.

Convenios En abril de 1997, la Corporación Autónoma Regional del Risaralda (CARDER) delegó

en la APAP el ejercicio de las funciones de seguimiento y vigilancia sobre el comercio de especies de fauna silvestre en el departamento de Risaralda.

En septiembre de 2007, la APAP firmó un convenio con la Universidad Javeriana para recibir estudiantes de la carrera de ecología en su práctica de semestre social.

En En la actualidad, la APAP se encuentra tramitando un convenio con la Universidad Tecnológica de Pereira, para recibir estudiantes de la carrera de medicina veterinaria, la cual abrirá sus puertas al público el primer semestre de 2008.

Fauna silvestre recibida por la APAP (2001- 2006) 2001 2002 2003 2004 2005 2006

Mamíferos 32 22 124 114 92 96

Reptiles 107 54 155 206 168 297

Aves 81 52 204 437 398 397

Pieles 16 11 2 3 11

Anfibios 5 110

Moluscos 281

Total 236 139 485 765 669 1181

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En 2005, la APAP firmó un convenio con la Secretaría de Educación para recibir estudiantes de grado 11 en su práctica de servicio social.

Reconocimientos

En el año 2003, la APAP fue reconocida con la medalla al mérito ambiental “Cruz de Tatamá” por el Gobierno Departamental.

En 2005, la APAP recibió un reconocimiento al aporte para el desarrollo ambiental regional de manos de la Federación de Organizaciones Ambientales de Risaralda (FONGAR).

En junio de 2006, la APAP recibió, por parte de la Sociedad Mundial para la Protección Animal (WSPA), un reconocimiento por su contribución sobresaliente en la lucha por el bienestar animal.

Proyectos Construir y habilitar un centro de educación ambiental, rescate y atención de fauna doméstica y silvestre, en un terreno de 41.000 m2, propiedad de la APAP.

Actividades:

Construcción y dotación completa de una casa de visitantes con capacidad para treinta personas. Construcción y dotación completa de un auditorio con capacidad para treinta personas. Construcción y dotación de una cafetería. Construcción y dotación de una tienda de artículos varios. Construcción de un observatorio de aves. Construcción de un sendero de indagación ecológica. Construcción y dotación completa de un albergue para perros y gatos abandonados. Construcción y dotación completa de una clínica veterinaria. Construcción de un centro de rescate y rehabilitación de fauna silvestre. Restauración con especies nativas de zonas para la protección de nacimientos de agua. Construcción de un vivero con especies nativas. Adecuación de un área para el desarrollo de actividades de compostaje y lombricultura. Restauración de un humedal existente en el terreno.

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Necesidades Financieras Área de educatión ambiental Gastos preoperativos: $ 14’600.000 Construcción de casa de visitantes: $ 130’000.000 Dotación casa de visitantes: $ 95’000.000 Construcción de auditorio: $ 45’000.000 Dotación auditorio: $ 10’317.000 Construcción de cafetería y almacén: $ 60’000.000 Dotación cafetería: $ 16’483.000 Subtotal: $ 371’400.000 Área Para Perros y Gatos Construcción de perreras y gateras: $141’000.000 Dotación: $ 5’000.000 Subtotal: $146’000.000

Área de Fauna Silvestre Diseños centro de rehabilitación: $ 9’000.000 Encierros para fauna silvestre: $ 135’000.000 Dotación de clínica veterinaria: $ 225’000.000 Área de cuarentena: $ 0 Área de recepción: $ 0 Subtotal: $ 369’000.000 Observatorio de aves $ 15’000.000 Sendora $ 5’000.000

TOTAL $ 906’400.000 Campaña Financiera

La APAP tiene el firme propósito de construir y poner en funcionamiento su Centro de Educación Ambiental y Rescate Animal, ya que no existe en la región un hogar de paso para animales domésticos y silvestres, que sea a la vez un escenario óptimo para desarrollar procesos de educación ambiental . Por este motivo, la APAP invita a personas, empresas, instituciones y fundaciones a sumarse a su noble esfuerzo, ya que es urgente que juntos solucionemos el problema que aqueja a nuestra comunidad pereirana.

La APAP cuenta con el apoyo de una Junta Directiva profesional y comprometida, un grupo de voluntarios y personal capacitado para brindar un servicio de excelencia.

La APAP tiene autorización para expedir recibos deducibles a sus donantes. Contamos con el apoyo de prestigiada firma de auditores externos, con lo que se garantiza la transparencia en la

administración de los recursos obtenidos. ¿Cómo Puede Ayudar? Los donativos pueden ser recibidos a través de:

Cheques a nombre de Asociación Protectora de los Animales y las Plantas. Tarjetas de crédito. Consignaciones a la siguiente cuenta corriente: