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Tema 6: Gestión de textos eficiente 1

Tema 6

Gestión de textos eficiente

Índice de contenidoUso de plantillas de documentos..........................................................................................................2

Cómo crear una plantilla..................................................................................................................2Creando un documento basado en una plantilla..............................................................................4Modificación de una plantilla..........................................................................................................6Administración de las plantillas .....................................................................................................7El asistente de plantillas...................................................................................................................8

Gestión de correspondencia en Writer..................................................................................................9Definiendo e insertando campos....................................................................................................10Insertando campos de Referencia ................................................................................................13Insertando campos de funciones ..................................................................................................16Determinando la fuente de datos .................................................................................................18Campos de base de datos: insertando los campos ........................................................................21Generación de cartas en serie .....................................................................................................23

Creación de páginas web desde OpenOffice Writer...........................................................................25Marcos y archivos ........................................................................................................................25Marcadores e hiperenlaces.............................................................................................................26

Estudio de la suite ofimática OpenOffice como herramienta de apoyo a la docencia Writer


Uso de plantillas de documentos

Una vez creados los estilos puedes usarlos en más de un documento. Lo ideal, en vez de tener que cargarlos continuamente de un documento que ya exista, sería guardarlos de alguna forma para que estén localizables y puedan usarse sin problemas, e incluso añadir ciertos elementos que agilicen aún más la tarea y sean reutilizables tantas veces como quieras, y no sólo por ti sino también por cualquier otro compañero de la oficina.

Cómo crear una plantilla

A veces, resulta más cómodo tener una serie de documentos modelos con unas características especiales de formato, imágenes, estilos, logotipos.... que nos sirvan de punto partida para la redacción de determinados de documento: se trata de las plantillas. Veamos qué son y cómo se crean.

Además de los estilos, caes en la cuenta de que, para que todos los documentos tengan el mismo aspecto, existen otra serie de atributos que deben ser comunes a todos los documentos que tengan recetas, como por ejemplo, el tamaño y orientación del papel, los márgenes, elementos ornamentales... y dejarlo todo predefinido para que cuando más adelante tengas que añadir algún documento nuevo éste ya esté listo sólo a falta de incluir el texto con la receta sería estupendo.

La mejor opción sería crear un documento especial que contenga aquellos elementos comunes a todos y usarlo como plantilla para generar los demás.

Para crear una plantilla se procede como con cualquier documento de texto: abres un documento nuevo y defines todos aquellos elementos comunes que quieres que aparezcan en los documentos que sean creados a partir de la plantilla.

También puedes añadir información adicional a la plantilla mediante el menú Archivo / Propiedades, e introduciendo la información en los distintos cuadros de diálogos que hay disponibles, especialmente en el de la pestaña Descripción. Esta información aparecerá al seleccionar la plantilla, lo que te puede servir de referencia.

Así que te pones manos a la obra y creas ese documento. Cargas los estilos de usuario de uno de los documentos anteriores, pones unos márgenes y un borde a la página... y cuando lo tienes listo y preparado para empezar a escribir la receta en vez de ponerte a redactarla simplemente guardas el documento.

Es aquí, a la hora de guardarlo, donde hay que especificar un lugar y un modo de almacenamiento distinto. Al abrir el menú Archivo, haces clic sobre Plantillas y luego en la opción Guardar.



En el cuadro de diálogo que se abre escribe un nombre para tu plantilla en el cuadro de texto Plantilla nueva. Esta plantilla nueva puedes guardarla en un área determinada para tenerlas más organizadas.

Writer trae por defecto tres áreas donde guarda las plantillas: una Predeterminada, otra para Fondos de presentaciones y otra de Presentaciones. Sin embargo, puedes crear otras para guardar tus propias plantillas.

Todas las plantillas se guardan por defecto en el área o carpeta Predeterminada. Para saber cuál es accede al menú Herramientas / Opciones / OpenOffice.org / Rutas.

En este caso, debes hacer clic en Administrar. Como verás, es el mismo cuadro de diálogo que aparece cuando pulsas en Administrar desde el Catálogo de estilos. Para crear un área nueva donde guardar tus plantillas personales debes hacer clic sobre cualquier otra área de plantillas y pulsar en el botón Órdenes o en su caso desplegar el menú contextual de cualquier área de plantilla, y elegir la opción Nuevo.

Nada más pulsar en Nuevo te aparecerá otra carpeta o área nueva que debes renombrar. Todas las áreas que crees podrán ser borradas desde su propio menú contextual o desde el botón Órdenes, previa selección del área o carpeta.

Este área nueva se guardará como carpeta denominada exactamente igual dentro de la carpeta user / template. Desde el menú Herramientas / Opciones / OpenOffice.org / Rutas verás exactamente dónde se encuentra ubicada.



Una vez creada nuestro área regresamos al cuadro de diálogo para guardar la plantilla pulsando en el botón Cerrar. Ahora sí aparecerá el área que acabamos de crear en el listado. Sólo hemos de seleccionarla con un clic y pulsamos en Aceptar. Nuestra plantilla ya está guardada y lista para usarse.

Las plantillas se guardan con la extensión ott y, a diferencia de los documentos de texto normales (extensión odt) almacenan personalizaciones del teclado, de las barras de herramientas y de los menús.

Otra forma más sencilla para guardar nuestras plantillas en una carpeta diferente a la que se guarda por defecto es a través de la opción Guardar Como del menú Archivo. En este cuadro de diálogo que se abre, debes indicar en la opción Tipo de archivo aquella que indica Plantilla de texto (ott).

Ejercicio: Observa cómo crear una plantilla.

● En un documento con los estilos convenientes, accede a Formato / Página para cambiar las propiedades.

● Escoge la pestaña Bordes y añade borde con sombra. Acepta para aplicar los cambios. ● En el menú Archivo / Propiedades completa la descripción del documento. ● Regresa al menú Archivo y escoge Plantilla / Guardar para guardar el documento como

plantilla. ● Introduce el nombre de la plantilla. ● Pulsa Administrar para organizar las carpetas. ● Despliega el menú contextual con el botón derecho (izquierdo en la demo) y pulsa Nuevo. ● Teclea el nombre de la carpeta y haz doble clic para acceder a ella. Luego pulsa Cerrar para

salir del administrador. ● Selecciona la carpeta y pulsa Guardar.

Creando un documento basado en una plantilla

Una vez que creamos una plantilla, su verdadera utilidad se verá en su uso y aplicación en nuestro trabajo. Veamos cómo crear un documento a partir de una plantilla que nosotros mismos hemos diseñado.

Una vez creada tu platilla vamos a comenzar un documento basada en ella. Así que lo primero será carga esa plantilla. Para ello accede al menú Archivo / Nuevo, y en el menú que aparece selecciona la opción Plantillas y documentos.



Observa cómo en el cuadro Título te aparecen todas las áreas que anteriormente viste cuando estabas guardando tu plantilla, así como el nuevo área que creaste y donde finalmente lo guardaste. Has doble clic sobre ella para abrirla y verás la plantilla creada. Selecciónala y pulsa Abrir.

Otra forma de abrir un documento basado en una plantilla es desde la carpeta en la que se encuentra la plantilla, pulsando el botón derecho del ratón sobre el archivo plantilla y eligiendo la opción Nuevo del menú contextual.

El documento que se abrirá no será la plantilla sino un documento basado en dicha plantilla (con sus estilos, formatos de página...) totalmente nuevo, de modo que podrás escribir en él y guardarlo posteriormente. Al guardarlo lo haces de forma habitual en Archivo / Guardar (o Guardar como).

Antes de abrir una plantilla puedes ver cómo es o qué contiene, para saber si es la adecuada o no. Entre las herramientas que aparecen en el cuadro de diálogo Abrir de una plantilla aparecen a la derecha dos símbolos o iconos. El primero de ellos de mostrará la información que la plantilla tiene guardada en sus Propiedades, mientras que el segundo mostrará una previsualización del documento plantilla.

En realidad, todos los documentos que abramos con Writer están basados en alguna plantilla, incluyendo aquellos documentos nuevos que abrimos directamente partiendo de cero.

Ejercicio: Observa cómo abrir un documento nuevo basado en una plantilla.

● Desde el menú Archivo haz clic en Nuevo y a continuación en Plantillas y documentos. ● Del cuadro de diálogo Plantillas y documentos haz doble clic sobre la carpeta creada y



donde previamente guardaste la plantilla. ● Selecciona la plantilla a abrir y alterna las vistas previas de la misma con los botones para

ver las Propiedades y la Previsualización. ● Haz clic en Abrir para abrir el documento nuevo basado en esta plantilla.

Modificación de una plantilla

Siempre puede suceder que después de crear una plantilla tengamos la necesidad de modificar algunas de sus características para adaptarla a nuevas necesidades. Aquí veremos cómo editar una plantilla para modificarla.

Desde el menú Archivo / Plantillas, haces clic en la opción Editar. Se abrirá entonces el cuadro de diálogo Abrir. Éste se abrirá por la carpeta que Writer tiene especifica para guardar las plantillas y que puedes ver y/o modificar en el menú Herramientas / Opciones / OpenOffice.org / Rutas. De modo que sólo tienes que buscar la carpeta donde guardaste tu plantilla, seleccionarla y pulsar Abrir.

El directorio de donde obtenemos las plantillas es \share\template\es, y el directorio donde se guardan aquellas que vayamos creando es \user\template, ambas dentro de la carpeta OpenOffice.org.

Una vez abierta podrás realizar todos los cambios que quieras como si de un documento normal se tratara. Cuando termines de modificarla la guardas a través de la opción Guardar del menú Archivo, y cierras la plantilla con la opción Cerrar del mismo menú Archivo.

Otras formas de editar y modificar una plantilla son: a través del menú Archivo / Nuevo, seleccionar la plantilla a editar y pulsar el botón Editar; desde la misma opción Cargar, en menú Archivo / Plantillas, seleccionar en el cuadro de diálogo la plantilla a editar y pulsar también sobre el botón Editar; o directamente, desde la carpeta en la que se encuentra la plantilla, pulsa el botón derecho del ratón sobre el archivo plantilla y elige la opción Abrir del menú contextual.

Ejercicio: Observa cómo editar una plantilla.

● Haz clic en el menú Abrir / Plantillas / Editar para editar una plantilla. ● En el cuadro de diálogo Abrir, busca la plantilla que quieres editar, selecciónala y pulsa en

Abrir. ● Una vez abierta modifícala. Por ejemplo, añade una imagen desde el menú Insertar / Imagen

/ A partir de archivo. ● Guarda la plantilla modificada pulsando en el icono Guardar. ● Cierra posteriormente la plantilla pinchando sobre el aspa. ● Ahora abre un documento basado en la plantilla que has modificado a través del menú

Archivo / Nuevo / Plantillas y documentos para ver que efectivamente se ha modificado. ● Selecciona la plantilla modificada y pulsa Abrir.



Administración de las plantillas A veces resulta conveniente en vez de crear plantillas nuevas trasvasar información de una plantilla a un documento o incluso, para crear plantillas nuevas pasar información de otra plantilla que ya exista para no tener que empezar desde el principio.

El Administrador de plantillas, que ya hemos ido viendo en apartados anteriores, es la herramienta de que dispone Writer para facilitar este trasvase de información, además de servirnos para crear nuevas áreas o categorías donde guardar nuestras plantillas.

Son muchas las formas de acceder al Administrador de plantillas: a través del cuadro de diálogo Plantillas y documentos (Archivo / Nuevo), a través del Estilista (Opciones / Cargar estilos), o a través de la opción Guardar de una plantilla (Archivo / Plantillas / Guardar). Sin embargo, la forma directa para acceder a él es a través del menú Archivo / Plantillas / Administrar.

En las listas desplegables inferiores podemos indicar qué es lo que queremos que nos muestre en el cuadro superior: si las plantillas o los documentos.

A través de los dos cuadros podemos importar y exportar información de unos a otros. Para ello, abrimos una plantilla haciendo doble clic sobre ella y abrimos el listado de sus estilos haciendo doble clic sobre Estilos. Sólo hemos de seleccionar el estilo con un clic y arrastrarlo hasta los Estilos de otra plantilla o documento. Luego pulsamos en la opción Actualizar del menú contextual para actualizar la vista del Administrador.

Estas mismas opciones de importar y exportar aparecerán si seleccionamos el documento o la plantilla en cuestión y pulsamos sobre el botón Órdenes.



Al arrastrar un estilo de un documento o plantilla a otro éste se moverá, desapareciendo del original (imagen superior). Para que sólo sea una copia y no se pierda del documento o plantilla original hay que pulsar la tecla Ctrl. al mismo tiempo que arrastramos de uno a otro (imagen inferior)

Ejercicio: Observa cómo editar una plantilla.

● Accede a menú Abrir / Plantillas / Administrar. ● Pulsa sobre el icono de la plantilla para desplegar los estilos. ● Pulsa en el icono de estilo para ver la lista de estilos propios de la plantilla. ● Repite la operación con otra plantilla y a continuación con el documento de la parte

izquierda. ● Pincha sobre un estilo y arrástralo con el ratón hasta los estilos del documento para

importarlo. ● Haz lo mismo con el resto de estilos. ● Pulsa Cerrar para volver al documento.

El asistente de plantillas

No siempre hay que partir de cero para generar una plantilla. Veamos qué función incorpora Writer para generar determinados documentos que nos puedan servir como plantillas.

También podemos crear plantillas y documentos estándar utilizando el Asistente, herramienta de Writer que facilitará esta tarea a través de una serie de asistentes. Un ejemplo sería crear un formato de fax adaptado a la empresa y que nos sirviera para sucesiva ocasiones.



Sólo hay que acceder la menú Archivo / Asistentes y hacer clic en el tipo de documento que queremos elaborar. Para el caso del fax habría que hacer clic directamente sobre Fax e ir completando las diferentes opciones que el asistente indique. El tipo de fax escogido se irá visualizando en el documento.

Una vez llegada a la última pantalla debes pulsar en Finalizar y automáticamente se generará un documento con las características que le hemos ido añadiendo a través del asistente.

Si dicho documento generado lo vas a usar como plantilla para sucesivas ocasiones, deberás guardarlo a través del menú Archivo / Plantillas / Guardar como ya hemos visto. En caso de que se trate de un documento de un sólo uso se guarda de forma habitual.

Ejercicio: Observa cómo crear un fax a partir con el Asistente.

● Accede al menú Archivo / Asistentes / Fax. ● Con el tipo Fax de trabajo seleccionado, pincha en Siguiente. ● Activa la opción Nuevo remitente y completa la información que quieres que aparezca. ● Haz clic en el botón Siguiente para acceder al siguiente apartado. ● Introduce el pie de página y pulsa Siguiente. ● Teclea el nombre del fax y pulsa el botón Finalizar para que se genere el fax. ● Desde Insertar / Imagen / A partir de archivo, escoge una imagen e insértala en el hueco del

logotipo. ● Desplázate por el documento para ver el resultado.

Gestión de correspondencia en Writer

Cuando nos enfrentamos al trabajo de enviar una misma carta a un grupo numeroso de destinatarios puede llegar a ser una tarea muy tediosa debido a que si no contamos con algún procedimiento automático, tendremos que rellenar cada carta una por una.

Con el uso de plantillas se puede simplificar un poco pero aún así sigue siendo una tarea costosa pues tenemos que incluir a cada uno de los destinatarios manualmente. Para solucionar este problema se usa la correspondencia en Writer.



Pongamos como ejemplo, un jefe de estudios de un centro educativo que tiene que entregar un escrito a todos los profesores del claustro.

Definiendo e insertando campos

Un Campo es un texto especial que toma un valor variable en función de determinadas condiciones o parámetros, y que podemos insertar en cualquier parte que nos interese de un documento.

Antes de saber cómo relacionar unos datos con otros es preferible conocer algo más acerca del tipo de elemento con el que trabajarás y te permitirá realizar este trabajo: los campos.

Creas una carta que te servirá de plantilla para enviar a todos los profesores. En ella sólo escribes el cuerpo de la carta porque aún no sabes a quién irá remitida ni cuando, así que en el lugar donde debe aparecer esta información simplemente escribes una referencia a la misma, como por ejemplo, si debe aparecer el nombre escribes [NOMBRE].

El cuadro de diálogo de inserción de campos lo encontrarás en el menú Insertar. Aquí ya vistes cómo insertar el número de página o el número de todas las páginas de un documento, pero si accedes a la opción Otros, dentro del submenú Campos se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás insertar otros tipos de campos.



Como ves son seis las pestañas que te ofrece, haciendo referencia cada una a la categoría en la que los podemos agrupar según su uso: documentos, referencias, funciones, información del documento, variables y bases de datos. Son muchos los tipos de campos por lo que aquí sólo verás algunos de los más destacados.

Los campos de Documento se usan para insertar contenidos que se refieran directamente al documento actual. Así, junto a características específicas del documento como pueda se el nombre de archivo, plantilla del documento y datos estadísticos, los campos del documento también incluirán datos del usuario, fecha y hora.

Los datos del usuario son los que aparecen dentro del menú Herramientas / Opciones, en OpenOffice.org / Datos del usuario.

Así, si quieres incluir al final de la carta tu nombre y tu cargo, únicamente tendrías que situar el cursor o seleccionar el texto que aparece en el lugar donde debe ir dicho campo en el documento, acceder al menú Insertar / Campos / Otros, y en la pestaña Documentos hacer un clic sobre el tipo de campo Usuario y en Selección en Nombre. Una vez seleccionado el tipo de campo a insertar pulsas sobre el botón Insertar y automáticamente te aparecerá en el documento. El procedimiento es el mismo para insertar los apellidos y el puesto.

Observa que el cuadro de diálogo Campos seguirá abierto cuando pulsamos insertar y que podemos seguir trabajando en el texto del documento sin problemas a pesar de que éste siga abierto. Una vez insertado un campo, al seguir el cuadro de diálogo abierto podemos volver a seleccionar o indicar la posición de un nuevo campo e insertarlo.

Si al insertar los campos no ves el contenido de los mismos sino que sólo ves el tipo de campo que insertas es porque tienes activada la opción Campos dentro del menú Insertar. En caso contrario, si quieres ver el contenido de los campos y no el tipo de campo que insertas debes desactivarla.



Dentro de la misma pestaña Documento puedes insertar también campos que hacen referencia a la fecha y a la hora, tanto fija como no. En el caso de tu carta, te interesa insertar un campo de fecha y de hora que sean fijos para indicar el día y la hora en la que tendrá lugar la reunión, mientras que para la fecha de envío del documento prefieres que ésta dependa del día en que se imprima el documento o se abra para imprimir.

Para insertar la fecha o la hora fija, después de abrir el cuadro de diálogo Campos haz clic en la posición del documento donde se insertará, selecciona el tipo de campo Fecha u Hora y en Selección opta por Fecha (fija) u Hora (fija), sin más. Luego puedes seleccionar en el siguiente cuadro un formato específico. En el caso de insertar una fecha u hora variable, que se actualizará siempre al día en que se abre el documento, selecciona la opción fecha u hora.

Al insertar un campo de fecha u hora, ya sea fijo o no, siempre se insertará la actual. Para que no sea así, antes de pulsar en insertar indica en la opción Corrección en días (para la fecha) o Corrección en minutos (para la hora) para sumar o restar.

Para actualizar los contenidos de todos los campos de un documento pulsa F9 o selecciona la opción Seleccionar todo del menú Editar y pulsa F9.

A través la pestaña Información del documento podremos insertar campos cuya información provenga de la que tengamos en la ficha Propiedades, dentro del menú Archivo.



Para modificar el contenido de un campo has de seleccionarlo y acceder al menú Edición / Campos. Se abrirá un cuadro de diálogo similar al de Campos donde podrás modificarlos. Los botones en forma de flecha te permitirán saltar de un campo a otro del mismo tipo dentro de un documento.

Ejercicio: Observa cómo insertar campos de Documentos.

● Selecciona el texto a sustituir por los campos de Documentos. Luego accede al menú Insertar / Campos / Otros.

● Con el tipo de campo Remitente seleccionado, pulsa sobre Título y a continuación sobre Insertar. Repite la operación para el campo Posición y pulsa Cerrar.

● Selecciona el texto que será sustituido por el campo donde se insertará la fecha en la que tendrá lugar la cena. Regresa a Insertar / Campos / Otros.

● Selecciona el tipo de Fecha fija, escoge el formato y rectifica el número de días. Pulsa Insertar y luego Cerrar.

● Reemplaza del mismo modo, la hora de la fiesta por un campo de hora fija. ● Por último, bajo la firma inserta la fecha actual, que no es fija.

Insertando campos de Referencia Hasta ahora has estado insertando campos en los que la información aparecía de forma automática y sólo hacían referencia al documento o las propiedades de éste. Pero existen otros tipos de campos que almacenan y muestran diversos valores. Veamos los más destacados.



En el modulo anterior vistes cómo insertar marcas en texto para poder desplazarte de un lugar a otro. En realidad, lo que estabas haciendo era insertar campos de Referencia.

A través de las referencias puedes saltar de una posición a otra dentro de un mismo documento o subdocumentos, en caso del un documento maestro.

Para crear una referencia necesitas un destino y una referencia a ese destino; ambas opciones se insertan a través de los campos de referencia. También puedes insertar campos de referencia a través de la opción Referencia del menú Insertar.Imagínate que en el documento donde tienes los datos de los profesores quieres crear un índice, de modo que desde la primera página puedas moverte hacia una determinada letra y la búsqueda sea más sencilla. Para ello usarías las referencias. El proceso se divide en dos partes: insertar el destino e insertar la referencia al destino.



Para insertar el destino selecciona el texto que desees usar como destino de la referencia, en tu caso seleccionarías la letra "A" o el primer nombre que aparezca en la lista (si es que está ordenada). Luego, desde el cuadro de diálogo Campos, en la pestaña Referencia, selecciona Establecer referencia y escribe el nombre que quieras indicar a dicha referencia en el cuadro Nombre (observa cómo el texto que has seleccionado aparece en el cuadro Valor). Después pulsas en Insertar y el texto te aparecerá marcado con una sombra de color gris, indicativa de que tienes insertado un campo.

Si no ves el texto sombreado es posible que sea porque no tienes activada la opción Marca dentro del menú Insertar. Y si no ves el color gris sino otro diferente es posible que sea porque tienes definido otro color para las marcas: éste lo puedes indicar en el menú Herramientas / Opciones, y aquí en OpenOffice.org / Representación, seleccionando para los Documentos de texto un nuevo color del Fondo del campo.

Ahora que has creado el destino vamos a por la referencia que nos llevará hasta él. En la lista Tipo de campo selecciona Insertar referencia y en el cuadro Selección aquella que estableciste anteriormente. Luego, en el cuadro Formato selecciona el tipo de información que aparecerá como referencia. Por ejemplo, si seleccionas Página insertará un campo con el número de la página donde se encuentra el destino, y si seleccionas Texto de referencia insertará el texto de destino.



Una vez creada la referencia sitúa el puntero del ratón sobre ésta en el documento. Al hacer clic sobre ella te llevará directamente al destino.

Para las Marcas de texto el funcionamiento es similar. En este caso deberás insertar las marcas a través del menú Insertar / Marcas (tal como vistes en el segundo módulo) y ya en el cuadro de diálogo Campos seleccionar la marca a la que quieras insertar una referencia y el formato, igual que para crear la referencia a un destino.

En este caso, podrías insertar una marca al principio del documento llamada "inicio" y luego crear una referencia al final de la página con el formato arriba/abajo.

Ejercicio: Observa cómo crear una marca de texto e insertar una referencia a dicha marca para desplazarnos desde el final del documento al principio.

● Haz clic la principio del documento, lugar donde se insertará una marca de texto. ● Accede la menú Insertar / Marca de texto para abrir el cuadro de diálogo y escribe un

nombre para denominar a esta marca. Acepta. ● Haz clic al final del documento, donde se va a insertar el campo de referencia. Accede a

Insertar / Campos / Otros, y en la pestaña Referencia haz clic en Marca de referencia. ● Selecciona la marcar insertada que aparecerá en el cuadro central y en el formato selecciona

Encima/Debajo. Inserta y cierra el cuadro. ● Sitúa el puntero del ratón sobre la referencia al final del documento y cuando adopte la

forma de mano haz clic. De este modo te llevará al lugar del documento donde insertaste la marca, es decir, al principio del documento.

Insertando campos de funciones A veces podemos jugar con nuestro texto y hacerlo más dinámico creando condiciones que hagan que varíe la respuesta según la condición que se cumpla. Veamos cómo.Otro tipo de campos con los que podemos trabajar son los campos de Funciones, los cuales ejecutan una función determinada que, dependiendo del tipo de campo, se puede subordinar a una condición. Algunos de los tipos de campos que aquí se incluyen te permitirán añadir una condición, elementos a una lista, introducir texto, ocultar texto, ejecutar una macro o servir de comodín para insertar otro elemento.



El campo Texto condicional permite insertar una condición que según se cumpla o no mostrará una u otra información que nosotros previamente habremos indicado. El tipo de campo Lista de entrada permite insertar un campo de texto de una lista a la que previamente hemos añadido elementos. Así, por ejemplo, puede que para otras ocasiones esta carta de invitación no sea para una cena sino para un almuerzo, un desayuno o un cóctel. En este caso puedes insertar un campo de lista donde según la ocasión selecciones la opción adecuada. Sólo tienes que seleccionar este tipo de campo, escribir el elemento en el cuadro Elemento y pulsar el botón Añadir, de modo que éste se irá añadiendo al cuadro de elementos de la lista.

Una vez creada la lista, puedes desplazar sus elementos hacia arriba o hacia abajo pulsando los respectivos botones, así como eliminarlos. En el campo Nombre puedes escribir el nombre con el que designarás esta lista.

Si pones como primer elemento "elegir una opción" será más fácil reconocer que se trata de una lista en la que debes seleccionar un elemento.

Ya en el documento, para seleccionar el elemento de la lista que quieres mostrar haces clic sobre el campo, seleccionas el elemento y Aceptas.

Ejercicio: Observa cómo crear un campo de Lista de entrada, añadir y seleccionar sus elementos.

● Selecciona el texto que será sustituido por un campo de Lista. Pulsa ctrl. + F2 para acceder al cuadro Campos. Haz clic en la pestaña Funciones y sobre el tipo de campo Lista de entrada.

● En el cuadro Elementos escribe el nombre del primer elemento y pulsa el botón Añadir.



● Introduce el resto de elementos de la misma forma. ● En el campo Nombre escribe un nombre para esta lista. Pulsa Insertar y Cerrar. ● Ya en el documento sitúa el cursor sobre este campo y cuando tome la forma de mano haz

clic sobre él. ● En el cuadro que se abre selecciona un elemento de la lista y pulsa Aceptar. ● El elemento que aparece ahora en el campo será diferente al que tenía antes.

El tipo Campo de entrada crea un campo donde posteriormente podrás introducir texto o parámetros, pero en este caso sólo lo usaremos para texto. Para crearlo seleccionas el texto del documento y desde el cuadro Campo seleccionas el tipo Campo de entrada. En el cuadro Indicación escribes un valor para este campo de entrada; en este caso, al tratarse de texto puedes escribir una indicación para saber qué tipo de información debes incluir.

Ya en el documento, para introducir el texto en cuestión sólo tienes que hacer doble clic sobre el campo y en el cuadro que se abre seleccionas el texto, sustituyes la indicación en Editar por el texto deseado

El tipo de campo Ejecutar macro permite precisamente insertar un campo para que cuando pulsemos sobre él nos ejecute la macro con la que lo hemos asociado. Con el campo Comodín puedes indicar el lugar donde tienes previsto insertar texto, un objeto, una imagen...

Ejercicio: Observa cómo crear un campo de entrada de texto y añadir un texto al campo posteriormente.

● Selecciona el texto que será sustituido por un Campo de texto. Pulsa ctrl. + F2 para acceder al cuadro Campos. Haz clic en la pestaña Funciones y sobre el tipo Campo de texto.

● En el cuadro Indicación escribe una referencia al contenido de dicho cuadro de texto. Pulsa sobre Insertar.

● En el siguiente cuadro que se abre deberás incluir el nombre del campo en el que pinchar para introducir el nombre de la fiesta. Acepta una vez lo escribas. Y pulsa Cerrar en el cuadro de diálogo Campos.

● En el documento ha aparecido un campo de texto. Sitúa el puntero del ratón sobre él de forma que adoptará la forma de mano. Haz clic sobre este campo.

● En el cuadro que se abre selecciona el texto que aparece y sustitúyelo por otro. Acepta. ● El contenido del cuadro de texto habrá cambiado.

Determinando la fuente de datos Ahora sólo nos falta indicar dónde hay que incluir la información de los destinatarios de nuestro mailing: nombre, apellidos... para que en el momento de imprimirlo aparezcan todos, o aquellos que nos interesen. Antes de insertar la información de los destinatarios hay que indicar dónde se encuentra dicha información, esto es, indicar la fuente de la cual vamos a obtener los datos. Aquí verás cómo.

Para ello lo primero que tienes que hacer es generar el documento del cual vas a obtener la información que necesitas, en este caso se trataría de los datos de los profesores. Recuperas el documento en el que se encuentra el listado de profesores en una tabla, que es lo único que necesitas, te posicionas en cualquier sitio de la tabla y desde el menú Herramientas haces clic en la



opción Texto/Tabla para convertir la tabla en texto, después selecciona la opción que quieras para separar el texto. Al seleccionar el elemento separador de las celdas indica aquel que no de pié a confusión. Por ejemplo, si alguna celda contiene más de un párrafo no actives esta opción o te dividirá dicha celda en tantas como párrafos tenga en su interior, de modo que se descuadrará la tabla. Lo mismo sucede si dentro de las celdas tienes insertados puntos, como con Sr. O Sra. En el ejemplo se han usado el punto y coma ";" como elemento separador.

Una vez convertida en texto elimina del documento los párrafos anteriores y posteriores a la tabla ya que la intención es quedarnos sólo con la información que contenía la tabla. Una vez que sólo tienes la información de la tabla lo guardas desde el menú Archivo como documento de texto (txt).

Al cerrar el documento Writer mostrará una ventana de advertencia indicando que si cierras se perderá cierta información o características del documento: Acepta. El documento tendría una apariencia similar a lo siguiente:

El siguiente paso será "relacionar" la información que hay en el documento de texto, que contiene los datos de los clientes, con la carta que estamos elaborando. Para llevar a cabo este proceso, deberás incorporar los datos del documento desde la opción Archivo / Asistentes / Origen de datos de direcciones y seleccionar, en el cuadro de diálogo, Otras fuentes de datos externas primero, pulsar Siguiente y el botón Configurar.



En el siguiente paso habrá que elegir el tipo de Base de datos, que, en nuestro caso se trata de un archivo de texto, por lo que habrá que elegir acto seguido la carpeta donde se encuentra el archivo. Pulsamos Siguiente y pasamos a detallar las características del archivo de texto: es importante seleccionar bien los separadores de los distintos campos para que Writer pueda reconocerlos. En nuestro archivo escogimos tabuladores como separación entre un campo y otro y así lo indicamos. Pulsamos en Finalizar e ignoramos la asignación de campos, pulsando simplemente Siguiente y ya habremos finalizado la inclusión de datos del archivo.

Los datos del archivo se incluyen en las Fuentes de datos, opción a la que se accede desde el menú Ver. En el explorador de la izquierda encontramos nuestra Fuente de datos Direcciones. La información, visible a la derecha, está contenida en la tabla, y podemos modificar los datos con la barra de herramientas que aparece. Ahora ya podemos insertar la información desde nuestro documento de texto a la carta.

Ejercicio: Observa cómo establecer la fuente de datos para poder insertar campos de bases de datos.

● En el menú Archivo, selecciona Asistentes / Origen de datos de direcciones. ● Escoge Otra fuente de datos externa y pulsa Siguiente. ● Pulsa Configuración y escoge texto como tipo de base de datos. Pulsa Siguiente. ● Selecciona la carpeta donde se ubica el archivo y pasa al siguiente apartado. ● Especifica las características del archivo: separador de campos y de textos. Pulsa Finalizar. ● Establece al correspondencia entre los campos del archivo y los campos propuestos y

Acepta. ● Pulsa Finalizar para generar la fuente de datos. ● Accede la menú Ver y luego haz clic en Fuente de datos para activar esta vista. ● Despliega pulsando en el símbolo "+" hasta localizar la tabla. Haz clic sobre ella para

visualizar los datos.



Campos de base de datos: insertando los campos El proceso de establecer la fuente de datos ya está listo, sólo falta que la información aparezca en el documento. Para ello usaremos diferentes vías.

Accede a la carta donde has insertado la fuente de datos, abre el cuadro de diálogo Campos y accede a la pestaña Base de datos. Observa cómo en el listado de la derecha aparece la fuente de datos que insertaste anteriormente. Seleccionando Campos de combinación de correspondencia puedes desplegar los campos que forman parte de la tabla.

Vamos a incluir el primer campo Nombre en nuestra carta. Selecciona en el documento el texto que quieras cambiar por el campo, en este caso sería [NOMBRE], y luego desde el cuadro de diálogo Campo selecciona la base de datos "Direcciones", pulsa en el símbolo "+" para desplegarla, despliega también la tabla y luego haz clic sobre Nombre, que equivaldría a la columna de la tabla donde están los nombres de los clientes. Luego pulsa en Insertar. Automáticamente se ha cambiado el texto por el campo.

Otra forma de insertar éste campo sería a través de la ventana Fuente de datos. Sólo tienes que seleccionar la columna adecuada pulsando sobre el nombre de ésta y sin soltar el ratón arrastrarla hasta la posición del documento donde vas a insertar dicho campo.

Realizando esta misma operación para el resto de campos que aún te quedan por insertar, consigues todos los campos insertados en la carta. Recuerda que no verás el contenido de estos últimos campos insertados hasta que no imprimas el documento ya que ésta es la función de los mismos.

Hay otros tipos de campos de Base de datos. El campo Nombre de base de datos inserta el nombre



de la base de datos que selecciones en tu documento, El campo Registro siguiente inserta el contenido del siguiente registro consecutivo a uno insertado previamente. Para ello tendrías que insertar este campo justo entre los campos en los cuales quieres que se produzca un cambio de registro de datos.

El campo Cualquier registro inserta el contenido del número del registro que se indique en el cuadro Número de registro. Este campo se insertará también delante del campo donde quieres que se inserte ese determinado registro.

El primer registro hace referencia a la columnas de los títulos (zona gris).

Otra forma de insertar este registro fijo será seleccionando el registro en la fuente de datos y arrastrándolo hacia el lugar de documento donde quieras insertarlo. Aparecerá un cuadro de texto donde indicar qué campo exactamente del registro quieres insertar, además de elegir el formato y el modo de insertarlo.

Por último, el campo Número de registro inserta el número del registro de datos seleccionado actualmente.

Tanto en los campos Registro siguiente como en Cualquier registro y Número de registro, sólo se tienen en cuenta los registros de datos que están seleccionados en la visualización de la fuente de datos que aparece en el menú Archivo / Imprimir.

Ejercicio: Observa cómo se insertan campos de una Base de datos.

● Selecciona el texto que será sustituido por el campo, pulsa ctrl. + F2 y de la pestaña Bases de datos selecciona el tipo de campo Campos de correspondencia.

● En el cuadro de la derecha haz clic sobre la base de datos de la que tomarás la información. Pulsa en el símbolo "+" para ir desplegándola hasta llegar a las columnas de las tablas.

● Selecciona una columna y pulsa en Insertar. Cierra el cuadro.



● Otra forma de insertarlo es a través del menú Ver / Fuente de datos, selecciona la columna que quieras insertar y arrástrala hasta la posición adecuada.

● Una vez situado suelta el ratón y elimina el texto sobrante.

Generación de cartas en serie El último paso sería rellenar los campos para posteriormente imprimirlos, pero... ¿y si no queremos imprimirlos ahora sino que queremos guardarlos como documentos, uno por cada profesor?. Esta opción también está disponible.

Partimos de un fichero de texto donde están los nombres de los profesores para los que queremos generar una carta. El fichero contiene la cabecera en la primera línea y en cada línea adicional el nombre y apellidos de cada profesor/a separados por ; tal y como mostramos a continuación:

Lo primero es escribir el texto que queremos incluir en la carta y de algún modo indicar dónde vamos a incluir la información que extraeremos del fichero Profesores.txt.

Ahora hay que asociar el fichero de texto con el documento de Writer en el que estamos escribiendo la carta. Para ello, como ya vimos en pasos anteriores, vamos a Archivo / Asistentes / Orígenes de datos de direcciones y localizamos el fichero de texto.

Ahora marcamos cada uno de los lugares donde vamos a incluir campos y vamos al menú Insertar / Campos / Otros. En este caso elegimos la pestaña base de datos, desplegamos la base de datos que vamos a usar y elegimos el campo adecuado. Repetimos estos pasos con el resto de campos del documento, y nuestro quedará de esta forma:

El último paso es ir a Archivo / Imprimir, en este momento Writer detectará la existencia de campos unidos a una base de datos y nos realizará la siguiente pregunta:



Efectivamente esta es nuestra intención, con lo cual hacemos clic en Sí y aparecerá el siguiente diálogo:

En el grupo Registros tenemos la opción de generar la correspondencia para todos los registros que se muestran arriba o bien seleccionar algunos en particular. Por otro lado podemos elegir el destino, es decir si queremos enviar el trabajo a la impresora directamente o bien generar un nuevo documento donde se sustituyan los campos por la información que contiene el fichero de texto. En este caso también podemos elegir si queremos un sólo documento que englobe todas las cartas o bien un documento separado para cada carta.



Creación de páginas web desde OpenOffice Writer

Marcos y archivos Aprenderás a insertar archivos y marcos en un documento

Encontrarás esta opción en el menú Insertar / Marco.

Una vez en el cuadro de diálogo, vemos que es similar a los de cualquier objeto, por lo que sólo nos detendremos en las pestaña Tipo.

Como es lógico podemos modificar el tamaño del marco pulsando y arrastrando los marcadores de color verde, que aparecen al seleccionar el marco.

Una vez insertado el marco ya podemos introducir una imagen, lo primero es pinchar en cualquier otro sitio del documento para dejar de seleccionar el marco, y a continuación pulsar dentro del área que engloba el marco con la finalidad de ubicarte dentro del mismo. Por ello una vez situado dentro del marco debes ir al menú Insertar, y seleccionar a continuación la opción Imagen / De Archivo. Una vez que localices y selecciones el archivo a insertar pulsa el botón Abrir, con lo que aparecerá la imagen dentro del marco.

El marco, como cualquier objeto, como por ejemplo una imagen o tabla, permite configurarle bordes y fondos desde el cuadro de diálogo Marco. Además al tener área de texto podemos configurar el área de texto en varias columnas. En el caso que la imagen sea mayor que el marco, la primera se verá reducida, por lo que tendrás que expandir el marco para adaptarlo a las dimensiones



del objeto que engloba.

Después de insertar el marco con el logotipo, pasar a insertar el texto del documento finalizando el contenido de la página. Para almacenarla en disco vamos al menú archivo, guardar como y elegimos html en el tipo de documento que vamos a salvar.

Ahora pasas a crear otra página html utilizando el método anterior, con la idea de enlazar las páginas creadas en un paso posterior. Una de las ventajas más importante de las páginas web es la creación de enlaces dentro de las mismas para acceder a otras páginas. Ejercicio: Crea un marco, e inserta un archivo de texto dentro del mismo.

● Sitúa el cursor en el sitio donde quieres insertar el Marco. ● En el menú Insertar, selecciona Marco. ● Modifica las dimensiones del marco y pulsa Aceptar. ● Regresa al menú Insertar y selecciona la opción Archivo. ● Busca el archivo de texto a insertar, selecciónalo, y pulsa el botón Insertar. ● Por último, en el caso que sea necesario, modifica las dimensiones del marco.

Marcadores e hiperenlaces Llegados a este punto tienes dos páginas web. Por tanto, es momento de relacionar las dos páginas mediante marcadores e hiperenlaces.

Imaginemos que en la segunda página web tenemos 3 apartados distinguidos como Apartado A, Apartado B y Apartado C. En esta página vamos a insertar un marcador para cada uno de estos apartados. Para ello, en dicha página, seleccionamos el texto “Apartado A” y a continuación vamos al menú Insertar / Marca de texto

Al realizar esta operación nos aparecer el cuadro de diálogo Insertar Marca, desde el cual no sólo puedes insertar una marca de texto, sino además borrarla. Escribes el nombre "apartadoA" sin espacios y pulsas Aceptar, con lo que ya has creado la primera marca. Debes repetir el proceso para los otros dos apartados de forma análoga.



Una vez creado las 3 marcas grabas el documento, y abres el otro documento de página web, con la finalidad de relacionar dichas marcas creadas con hiperenlaces en el otro documento.

En este documento escribimos también Apartado A, Apartado B y Apartado C y vamos a hacer que al hacer clic en cada uno de estos textos se abra el otro documento en el lugar correspondiente a cada apartado

Ahora seleccionas el texto "Apartado 1" y a continuación te diriges al menú Insertar, y seleccionas la opción Hiperenlaces, apareciéndote el cuadro de diálogo Hiperenlace.

Desde el cuadro de diálogo Hiperenlace puedes editar un enlace a un sitio de Internet, ya sea una página web, o FTP, a una dirección de correos o noticias, a un documento nuevo, o como en tu caso a un documento existente.

Dependiendo del tipo de destino del hiperenlace tendremos distintos campos a rellenar, así en el caso de que el enlace sea a otro documento tendremos que indicar cuál es ese documento al que se dirigirá el enlace. En el campo Ruta del bloque Documento pulsaremos un icono en forma de carpeta, a partir del cual abriremos el archivo a donde quieres dirigirte con el enlace.

Una vez que hayas abierto el archivo destino, tienes que indicar a qué objeto del documento quieres dirigirte. Para ello debes de buscar el objeto destino al igual que hiciste antes al abrir el archivo, pero en este caso debes de pulsar el icono destino del documento. Al pulsar este icono se abrirá una ventana flotante donde se desglosan los distintos objetos disponibles en el archivo seleccionado. En Marcas de texto, aparecen las 3 marcas creadas. Sólo resta seleccionar la marca de texto apartadoA y pulsar el botón Aplicar. Nuevamente repetirás esta operación para los siguientes apartados



Tras pulsar el botón Aplicar, debes de seleccionar el botón Cerrar para quitar la ventana Destino en documento, volviendo al cuadro de diálogo Hiperenlace. Una vez allí compruebas que en el campo Destino ha aparecido la marca de texto APARTADOA, y que el campo Texto del bloque Otras opciones presenta el texto “Apartado A”, que es el texto que mostrará el enlace. De este modo, ya solo te queda pulsar el botón Aplicar, y posteriormente Cerrar.

Ejercicio: Inserta un hiperenlace a una marca de texto ubicada en otro documento.

● Selecciona el valor Apartado A del documento en el que te encuentras.● Ve a menú Insertar, y selecciona la opción Hiperenlace. ● Selecciona el tipo de hiperenlace a otro documento. ● Pulsa el icono para buscar y seleccionar el archivo apartados.html, creado previamente. ● Pulsa el icono destino en documento. ● De la ventana emergente, selecciona del bloque Marca de texto, el valor APARTADOA. ● Pulsa Aplicar. ● Del cuadro de diálogo Hiperenlace pulsa , Aplicar y posteriormente Cerrar la ventana.


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