TEMA 5 : PLANIFICACIÓN DE TAREAS DEL DEPARTAMENTO.

ÍNDICE

1. ORGANIZACIÓN E IMAGEN CORPORATIVA.

2. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES DE LAS ORGANIZACIONES.

2.1. Tipos de organigramas.

3. UTILIZACIÓN DE GRÁFICOS Y MÉTODOS DE CONTROL DE PROYECTOS.

4. CALIDAD DEL SERVICIO DE SERCRETARÍA.

4.1. Tipos del servicio del personal de asistencia a la dirección.

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1. ORGANIZACIÓN E IMAGEN CORPORATIVA

La imagen corporativa se refiere a cómo se percibe una compañía. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una compañía "significa".

La creación de una imagen corporativa es un ejercicio en la dirección de la percepción. Es creada sobre todo por los expertos de relaciones públicas, utilizando principalmente campañas de comunicación,

plataformas web (páginas web, redes sociales) y otras formas de promoción para sugerir un cuadro mental al público.

Una imagen corporativa se diseña para ser atractiva al público, de modo que la compañía pueda provocar un interés entre los consumidores, cree hueco en su mente, genere riqueza de marca y facilite así ventas del producto.

La imagen de una corporación no es creada solamente por la compañía. Otros factores que contribuyen a crear una imagen de compañía podrían ser los medios de comunicación, periodistas, sindicatos, organizaciones medioambientales, y otras ONG.

Pero, ¿qué es la imagen corporativa de una organización? 

Parece una pregunta de respuesta sencilla, ¿verdad?. Pues por algún motivo, cada vez más medios y empresas confunden este concepto con el de identidad visual corporativa, difundiendo una información errónea.

La imagen corporativa es la imagen mental que cada público tiene de una organización y se forma según sus experiencias directas e indirectas con ella. Por eso una organización puede tener distintas imágenes corporativas dependiendo del público al que se le pregunte.

El motivo de la confusión puede ser el término imagen que comúnmente se identifica con algo físico y material y es ahí donde está la clave, la imagen corporativa siempre se refiere a un concepto mental e individual, a una estructura cognitiva.

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Cuando se habla de logos, cartelería, colores corporativos, tipografía, símbolo, diseño de edificios, uniformes... el término correcto es identidad visual corporativa. Este concepto gráfico y estético tampoco se debe confundir con la identidad corporativa(omitiendo visual) de una empresa porque estaríamos volviendo a cometer un error. La identidad corporativa está formada por la identidad visual pero también por la filosofía y cultura corporativa.

La imagen corporativa también se puede diferenciar de la identidad visual porque está formada por atributos primarios y secundarios que pueden ser precio, calidad, diseño, responsabilidad social, liderazgo, innovación, garantía, servicio... y no por elementos gráficos.

Los atributos de imagen que le corresponde a una entidad dependerán nuevamente de cada público. La red de asociaciones se definirá en función de cada persona al igual que el valor que se le da a cada atributo, lo que repercutirá en las preferencias de estos públicos a la hora de consumir una marca u otra.

A continuación vemos algunos casos que ejemplifican esta confusión.

http://marketingactual.es/relaciones-publicas/rrpp-online/imagen-corporativa-e-identidad-visual-dos-conceptos-muy-diferentes-de-la-comunicacion-corporativa

Vemos el concepto de branding: “Branding es un anglicismo empleado en marketing, que hace referencia al proceso de hacer y construir una marca mediante la administración estratégica del conjunto total de activos vinculados en forma directa o indirecta al nombre y/o símbolo que identifican a la marca influyendo en el valor de lamarca, tanto para el cliente como para la empresa propietaria de la marca.”

¿Qué quiere decir esta parrafada? Básicamente el branding se encarga de utilizar todos los factores que

interviene de una empresa (sistema de trabajo, conocimiento de los empleados, capacidad comunicativa, capacidad de ventas, hitos conseguidos, propuesta de futuro, capacidad de inversión, etc.) para utilizarlos como baza estratégica potencial de posicionamiento frente a los consumidores y su competencia, tanto directa como indirecta. Es decir, entender bien cómo funciona una empresa para hacerla fuerte ante el mercado.

Lo vemos con un ejemplo web: http://www.inkieto.com/logotipo-identidad-y-branding/.

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https://www.youtube.com/watch?v=BURlI0sm-vA

Uno de los aspectos donde más se detienen las empresas de marketing a la hora de diseñar una estrategia bien encauzada es el concepto de identidad corporativa unido al de imagen corporativa. Muchas empresas tienden a confundir ambos términos y a creer erróneamente que son similares o intercambiables, pero lo cierto es que son conceptos que en marketing se trabajan de manera muy diferente.

La identidad corporativa va ligada al nombre de la empresa, un nombre que debe escogerse bien para permanecer en la mente del cliente potencial. Son varias las herramientas, tanto a nivel visual como psicológico, que se pueden utilizar para la consecución de este objetivo. Por un lado encontramos la identidad verbal (el nombre propiamente dicho) y por otro la identidad visual (logotipo y códigos de conducta de la marca). De esta forma podríamos concluir que la fórmula de la identidad corporativa es la suma de la identidad verbal y la identidad visual.

Dentro de la identidad corporativa nos encontramos con quizá el aspecto más importante de la empresa a la hora de comunicarse con los consumidores, lo que llamamos marca corporativa. Aquí están incluidas las señas de identidad fácilmente reconocibles por el cliente como son el logotipo e isotipo, el descriptor de la marca (a lo que se dedica la marca) y el claim (una frase que transmita los valores de la marca). En todos estos elementos el color y la tipografía son muy importantes para que impregne la mente del consumidor y asocie rápidamente un color a una marca. Un ejemplo claro es el rojo intenso de Coca-Cola.

En la identidad corporativa es muy importante tener muy bien marcada la línea creativa y los estímulos sensoriales mediante el logotipo y la estética elegida, para lograr un impacto importante en el receptor y reconozca con rapidez la marca. Todos estos elementos son muy visuales y tienden a confundirse con la imagen corporativa que realmente se centra en la concepción psicológica de la marca, es decir la opinión que el consumidor se forma de la empresa una vez que se ha impregnado de la identidad corporativa. En este caso la entidad debe ser coherente con los valores que pretende representar y mostrar una actitud que convenza al cliente.

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Actividad logos.

2. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES DE LAS ORGANIZACIONES

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o negocio, en esta se indica en forma esquemática, las áreas que la integran, las líneas de autoridad, relaciones de personal, líneas de comunicación y de asesoría.

El Organigrama, que es un método de expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen.

Los organigramas son importantes en toda empresa ya que están nos indican:

* Una organización establecida dentro de la empresa.*División de Funciones.*Niveles de Jerarquía.*Líneas de Autoridad, Responsabilidad y Comunicación. * Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

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* Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa.

La finalidad del organigrama es: *Reflejar las organizaciones existentes.* Consignar las organizaciones propuestos.*Medio para comunicar al personal la estructura de la organización.*Indicar las relaciones de trabajo y de líneas de autoridad.*Identificación de cada trabajador con la labor que hace y sector que

pertenece. 

Los organigramas deben ser: - Debe de ser lo más sencillo y claro posible, no debe caer en muchos

detalles; se recomienda no desarrollar muchos puestos.- Debe contener solo el nombre de la Función o Puesto de trabajo; pero si

queremos colocar el nombre del dueño del puesto debemos colocarlo dentro del cuadro pero con una letra de menor tamaño.

- Las casillas de funciones deben de ser rectángulos horizontales.- Debe de tener la fecha cuando se elaboro.- Debe de tener el autor quien la elaboro.- Debe de poseer una Estructura Organizacional

2.1. Tipos de organigramas.

Basándonos en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin, en su libro "Organización de Empresas" y Elio Rafael de Zuani, en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones",, podemos atender a los siguientes criterios para su clasificación:

1. Por su naturaleza.2. Por su finalidad.3. Por su ámbito.4. Por su contenido.5. Por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

* Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

* Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.* Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo

sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

* Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. 

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* Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc.

* Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Consejo de Administración de la S.A. 

* Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación 

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:* Generales: Contienen información representativa de una organización

hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo:

* Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización. Ejemplo:

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4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

* Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

* Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general .

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* De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

* Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

* Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

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* Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

* De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

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* Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

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3. UTILIZACIÓN DE GRÁFICOS Y MÉTODOS DE CONTROL DE PROYECTOS

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https://www.youtube.com/watch?v=Uskmz2E64rE

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https://www.youtube.com/watch?v=xuo8i9-j5p4

4. CALIDAD DEL SERVICIO DE SERCRETARÍA

El departamento de secretaría, es un departamento que existe en la mayoría de las empresas, donde una o varias personas atienden al director y al resto de jefes.

Internet, los portátiles, el email, los teléfonos móviles, etc., han permitido que los directivos actuales sean mucho más autónomos en su día a día. ¿Cómo afecta esto al profesional del secretariado? Se

agiliza su trabajo, orientándose a funciones más polivalentes Se asumen nuevas competencias: gestión de negociación, protocolo o habilidades directivas, entre otras.

Esto hace que lo que hoy día se valores en el personal de secretariado sea: la autonomía, el dinamismo, la discreción, el liderazgo, la capacidad de resolución de problemas y capacidad para coordinar un equipo de trabajo con éxito.

Formas de denominar a este colectivo de profesionales es: Asistente de Dirección Secretaria de Dirección Secretaria Ejecutiva Ayudante de Dirección o Assistant manager

Las funciones básicas que desarrolla este personal son:

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Atención a visitas: tanto internas como externas. Se encarga de su recepción y despedida, así como de atenderles mientras dure la visita.

Atención telefónica: recibir, realizar y filtrar llamadas de forma educada y según su criterio de prioridades.

Organizar la agenda de trabajo: tanto la suya como la de su superior, de cara a poder abarcar los máximos temas posibles en el mínimo tiempo aplicando la optimización de recursos adecuada.

Confección de la información escrita: conocer los distintos soportes de documentos generados por su compañía, así como el lenguaje y el formato de los mismos, en consonancia con la política de información corporativa de su empresa.

Archivo: controlar y mantener el archivo eficazmente, estando al día de las nuevas técnicas de clasificación de documentación.

Organizar eventos: tanto internos como externos de la empresa. Se encarga de establecer el protocolo, hacer reservas, alquiler de locales, catering…

Organizar y asistir a reuniones: se encarga de todos los preparativos de la misma, así como de la redacción y coordinación de la información necesaria. En numerosas ocasiones levanta actas de las reuniones, comprobando posteriormente el cumplimiento de los acuerdos tomados en ellas.

Realización de otras tareas: en ausencia de su jefe, este podrá delegar determinadas funciones Nuevas funciones o Funciones de Recursos Humanos: nóminas/ seguros sociales, selección de nuevas incorporaciones, coordinación de la formación de la empresa, etc.

Temas financieros: control de facturación, de gastos, elaboración de informes, etc.

Trámites para la apertura de nuevas Delegaciones o Asistencia a Comités y Reuniones o Coordinación y puesta en marcha de temas de Calidad, Medio Ambiente, Prevención de Riesgos Laborales o Control de equipos informáticos.

Coordinación del Departamento, del equipo de Secretarias, de Proyectos específicos relacionados con nuevas acciones de la empresa.

Elaboración de informes internos, memorias, auditorías, resumen interno de prensa.

Actualización de contenidos de la página web de la empresa, así como mantenimiento de la intranet.

Temas de protección de datos y creación de bases de datos.

¿Qué formación debe tener el personal asistencia a la dirección o Assistant manager?

Formación académica: - Titulación.- Conocimientos de: cultura general, lengua, sintaxis, ortografía y

redacción, así como cálculo elemental. - Gestión ofimática: tratamiento de textos, hoja de cálculo, base de

datos, Internet, ...- Conocimientos técnicos “suficientes” de: Derecho civil, mercantil,

administrativo y laboral.

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- Elementos de economía. correspondencia comercial, introducción a la contabilidad, cumplimentación de documentos mercantiles (facturas, letras de cambio, etc., gestión del tiempo, agendas y preparación de eventos, viajes, etc., así como protocolo empresarial.

- Psicología empresarial: modelos de dirección y de liderazgo, psicología de la persona, empatía y asertividad, habilidades sociales, imagen personal.

- Idiomas: dominio del inglés (sobre todo hablado) y otros idiomas necesarios para el puesto de trabajo que desempeñen.

Actitudes positivas y habilidades necesarias: - Sentirse útil y aportar soluciones en vez de añadir problemas.- Buena relación personal y profesional con el director. - Educación, buenos modales y conocimientos de protocolo.- Imagen personal y sentido del decoro.- Lealtad, dignidad, honradez, honestidad, discreción y

confidencialidad. - Sentido de la responsabilidad, capacidad de organización y tacto. - Creer y compartir los objetivos del proyecto de dirección.- Confianza en las posibilidades personales: autoestima Iniciativa,

autonomía, afán de superación y entusiasmo. - Capacidad de adaptación. - Ser autodidacta (querer saber) y no dormirse en los laureles.- Eficacia, capacidad de trabajo, dedicación plena, que no se debe

confundir con estar muchas horas en la oficina o la adicción al trabajo, sino con el entusiasmo y el gusto por lo que se hace.

4.1. Tipos del servicio del personal de asistencia a la dirección.

Hasta ahora hemos hablado de funciones, tanto si se trabaja en un departamento como al servicio directo de alguien. En este apartado hablaremos de actividades concretas en las distintas áreas empresariales: económica, productiva y jurídica.

ÁREA ECONÓMICA: El área económica de la empresa atiende a la adquisición y control de los recursos materiales necesarios para la producción. Los departamentos que pueden componer esta área son: el financiero, el contable y el administrativo. El profesional que trabaje en el área económica, colaborará con su jefe de departamento. No tiene que realizar todas las tareas, que a continuación se detallan pero, sí debe estar familiarizado con ellas.

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Actividades del depto. Financiero: Diseñar los planes de inversiones a medio y a largo plazo.

Confeccionar los planes de financiación para obtener los recursos financieros que permitan mantener, renovar y ampliar, en su caso, la estructura productiva de la empresa.

Relacionarse con el sistema bancario por la suscripción de créditos y otros sistemas de financiación.

Gestión y control de la política de cobros y pagos en la empresa Actividades del depto. Contable:

Registro de todas las operaciones en los libros de contabilidad: compras, ventas, pagos, cobros, gastos de personal, impuestos, operaciones financieras…..

Elaboración de las cuentas anuales: balance, cuenta de resultados y memoria.

Análisis de la estructura patrimonial y financiera. Diseño de políticas de amortizaciones.

Actividades del dpto. Administrativo: Este departamento se ocupa en general de la gestión de la documentación de la empresa tanto en lo que afecta al interior (con empleados) como con el exterior (clientes, proveedores…).

Documentación relacionada con el personal: contratos de trabajo, nóminas, calendario de vacaciones.

Documentación relacionada con organismos públicos: Seguridad Social, Hacienda, Servicio público de empleo.

Documentación relacionada con las ventas: facturas, albaranes Correspondencia mercantil y gestión del correo. Elaboración de estadísticas, informes, etc. Tareas burocráticas y complementarias y de apoyo a otros

departamentos.

ÁREA PRODUCTIVA: Existen 3 tipos de empresas básicamente:

Industriales, cuyo esquema productivo consiste en combinar y transformar materias primas en productos terminados. Sus ciclos productivos son más o menos largos, en función del producto o servicio que fabrican.

Comerciales, cuya misión es acercar al cliente el producto terminado. Son empresas mediadoras entre el fabricante y el consumidor.

De Servicios, cuyo proceso de fabricación consiste en prestar un servicio al cliente (transporte, hostelería, enseñanza, servicios profesionales).

El profesional del secretariado que ejerza en el área productiva, además del perfil mínimo de actitudes que se le exige, tendrá que demostrar conocimientos prácticos sobre:

- Ciclo productivo de la empresa.- Conocimientos elementales de contabilidad de costes (en las

empresas de fabricación).- Habilidades sociales y conocimientos de marketing y atención al

cliente en las empresas comerciales y de servicios.

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- Conocimientos del tipo de servicio que se presta o del tipo de producto que se vende.

ÁREA JURÍDICA: Las funciones básicas en un despacho jurídico son, en general, iguales al resto de secretarías, sin embargo debido a que es una actividad diferente a cualquier oficina empresarial, hay determinadas funciones específicas.

Una de las cualidades más importantes del assistant es la confidencialidad, pero en este tipo de despachos se convierte en una obligación esencial.

Continuo contacto con el archivo, se crea y maneja mucha documentación, todo de gran importancia, que debe estar perfectamente clasificado.

Las relaciones con los clientes, independientemente de la persona o nivel social, debe ser siempre impecable, con un trato correcto y siempre con gran atención.

Llevar una agenda minuciosa, no se puede jugar con las fechas ni las horas. Es imprescindible tener dominio de ofimática. Montaje de eventos, reuniones, firmas, comidas, viajes, conferencias, cursos,

etc.

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