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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL

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MANUAL DE FUNCIONES Y

PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN

GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS

GUATEMALA, DICIEMBRE 2009

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MANUAL DE

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

DE

LA DIRECCIÓN GENERAL

DEL

REGISTO DE CIUDADANOS

DEL

TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL

ÍNDICE

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1. PRESENTACIÓN

2. BASE LEGAL

3. NORMAS GENERALES

4. NORMAS ESPECIFICAS

5. PROCEDIMIENTOS

6. INSTRUCTIVOS Y/O FORMULARIOS

7. GLOSARIO

8. ABREVIATURAS

Pag.

Pag.

Pag.

Pag.

Pag.

Pag. 22

Pag. 22

Pag. 23

3

5

7

8

9

1. PRESENTACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO DE CIUDADANOS DEL TRIBUNAL

SUPREMO ELECTORAL

El Registro de Ciudadanos, es el ente técnico encargado de controlar y fiscalizar

todo el proceso electoral, desarrollando a lo largo de este proceso, actividades

que garanticen el ejercicio de los derechos políticos constitucionales de los

guatemaltecos.

Como órgano de defensa constitucional, con competencia específica y autónoma

en materia de derechos políticos; satisface el ejercicio de estos derechos a los

ciudadanos, así como el registro y funcionamiento de las organizaciones políticas.

-

Administrativamente, el Registro de Ciudadanos se encuentra integrado por:

. La Dirección General de! Registro, que tiene su sede en la Ciudad de

Guatemala

. Cuenta con una delegación en cada cabecera departamental

, Una subdelegación en cada cabecera municipal y

. Oficinas y agencias que autorice el Tribunal Supremo Electoral.

La Dirección General del Registro de Ciudadanos, a su vez, desarrolla su

actividad por medio de la Secretaría del Registro de Ciudadanos, el Departamento

de Inscripción de Ciudadanos y Elaboración de Padrones, del Departamento de

Organizaciones Políticas y la Unidad Coordinadora de Delegaciones y

Subdelegaciones. Sobre esta Dirección, recae la responsabilidad de garantizar la

transparencia y confiabilidad del padrón electoral, base de todo proceso electoral y

característica que define a todo Estado constitucional y democrático de derecho.

Conforme a las atribuciones que le impone la Ley, el Director DIRIGE TODAS

LAS ACTIVIDADES QUE REALIZA EL REGISTRO; de tal manera que nada que

involucre al Registro de Ciudadanos y a! proceso electoral, deja de ser su

responsabilidad, avalándolo todo con su firma. Por el volumen de trabajo y la

forma en que se encuentra integrada la Dirección, todas sus atribuciones

establecidas en la Ley y las que le son encomendadas sin trámite burocrático por

el TSE, son delegadas en Secretaría, y las diversas unidades administrativas que

la integran,

La observación directa, permitió establecer, que de acuerdo al Organigrama del

Tribunal Supremo Electoral, la Secretaría del Registro de Ciudadanos, se

encuentra inmersa dentro de la Dirección General, lo cual permite especular que

toda la actividad que realiza el Registro de Ciudadanos, es ejecutada directamente

por la Dirección General, siendo que la Secretaría relacionada, es intermediaria

entre el Director General, y las demás dependencias que la integran; de esa

cuenta, la consultora sugiere el siguiente organigrama, para la Dirección General

del Registro de Ciudadanos.

ORGANIGRAMA PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DEL REGISTRO DE

CIUDADANOS

Dirección General de! Registro deCiudadanos

SecretaríaGeneral

Recepción Sección deAuxiliares

Clasificaciónv Archivo

Notificíicior

2. BASE LEGAL

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

La Constitución Política de la República de Guatemala, como Norma de

normas, establece la base legal, para desarrollar todo el ordenamiento jurídico

guatemalteco vigente.

En materia electoral, la CPRG garantiza los derechos políticos a los

ciudadanos guatemaltecos, así como los derechos de entes autónomos, de elegir

sus propias autoridades; entendiendo que el catálogo de derechos y garantías que

otorga la CPRG a los ciudadanos guatemaltecos, no son numerus clausus; sino

susceptibles de ser ampliados y mejorados en el tiempo.

LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS

(Decreto número 1-85)

Todos los procedimientos y garantías relacionadas en materia electoral, se

encuentran reguladas en esta Ley, y para efectos de desarrollar el proyecto de

Manual de Procedimientos de la Dirección del Registro de Ciudadanos del

Tribunal Supremo Electora!, sirve de fundamento todo el articulado de la Ley y su

Reglamento.

REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS

(Acuerdo No. 018-2007)

Este Reglamento, desarrolla la Ley, permitiendo e! adecuado desarrollo de los

procedimientos contemplados en la misma; asimismo, desarrolla los

procedimientos para fiscalizar todo lo relativo a organizaciones políticas, fondos

públicos, propaganda y gastos de campaña electoral, así como lo relacionado al

pago por parte del Estado.

E

PACTO COLECTIVO DE CONDICIONES DE TRABAJO, de fecha 13 de julio

de 1,999,

REGLAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEL TRIBUNAL SUPREMO

ELECTORAL Y SUS TRABAJADORES

Este Reglamento desarrolla los procedimientos para conocer, y sancionar las

faltas laborales de los empleados de! Tribuna! Supremo Electoral y por ende los

empleados del Registro de Ciudadanos.

3. NORMAS GENERALES

La Dirección General del Registro de Ciudadanos del Tribuna! Supremo

Electoral, como ente ejecutor de todo lo que involucre el Proceso Electoral, y al

Registro de Ciudadanos, se fundamenta en:—

1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

2. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS Acuerdo Número 1-85

3. REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS

Acuerdo Número 018-2007.

4. REGLAMENTO DE CONTROL DE FISCALIZACIÓN DEL FINANCIAMIENTO

ÉPUBLICO Y PRIVADO DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES DE LA

CAMPAÑA ELECTORAL DE LAS ORGANIZACIONES POLÍTICAS, ACUERDO

NUMERO 019-2007

5. LEY DE AMPARO, EXHIBICIÓN PERSONAL Y DE CONSTITUCIONALIDAD

6. REGLAMENTO DE RELACIONES LABORALES DEL TRIBUNAL SUPREMO

ELECTORAL, ACUERDO NUMERO 172-86

7. LEY DEL ORGANISMO JUDICIAL

8. CÓDIGO DE TRABAJO

4. NORMAS ESPECIFICAS. o

í.'

1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

2. LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS

3 REGLAMENTO DE LA LEY ELECTORAL Y DE PARTIDOS POLÍTICOS

4 REGLAMENTO DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN DEL FINANCIAMIENTO

PUBLICO Y PRIVADO DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES Y DE

CAMPAÑA ELECTORAL DE LAS ORGANIZACIONES POLÍTICAS.

5. PROCEDIMIENTOS

La Dirección General de! Registro de Ciudadanos, cuenta con un Procedimiento

que podría denominársele genera!, porque resulta ser el procedimiento que se

sigue para toda la documentación que ingresa.

PROCEDIMIENTO GENERAL DE RECEPCIÓN DE EXPEDIENTESEN EL REGISTRO DE CIUDADANOS.

1- Dependencia:Registro de Ciudadanos,

2- Departamento:Recepción.

3- Ubicación física:Casa Anexa del Tribuna!Supremo Electora!, zona 2

4- Puesto Funcional del Responsable:Auxiliar Receptor.

5- Puesto Nomina!:Auxiliar "B"

6- Puesto Funciona! del JefeInmediato:

Secretario.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSIBLE

Recepcionista

Recepción

Secretario

Auxiliares deSecretaría

Auxiliares deSecretaría

Secretario

Director General

ACCIÓN

1

2

3

4

5

6

7

Recibe los expedientes, los revisa ya que losmismos deben estar debidamente foliados y ser dela competencia del Registro de Ciudadanos, de locontrario los rechaza para su corrección.Recibidos, los sella, firma y estampa el númerocorrelativo de ingreso para ser trasladados a laSecretaría del Registro de Ciudadanos.Recibe los expedientes provenientes de laRecepción. Analiza los mismos y los admite parasu trámite, margina y traslada a los Auxiliares paralo que corresponda.Registran los expedientes en los libros de controlde providencias, oficios, resoluciones, etc.Analizan y estudian los expedientes y elaboran elproyecto de providencia, oficios resolución, etc.Que corresponda.Recibe de vuelta los expedientes con los proyectosde providencias, oficios, resoluciones, etc.Acompañados, los revisa y traslada a la Direcciónpara su autorización.Recibe los expedientes, los estudia y analiza y siestán de conformidad los firma para su

Secretario

Dirección General

Secretario

Encargada de archivoy distribución dedocumentación

Recepcionista

8

9

10

11

12

autorización.Si no estuvieren de conformidad, los envíanuevamente a Secretaría, la que lo devuelve alauxiliar para los cambios sugeridos. Con loscambios efectuados, vuelve a Secretaría quien loremite a Dirección para análisis y firmaAnaliza nuevamente los expedientes y si hubiereconformidad, los autoriza con su firma.Recibe los expedientes autorizados y los refrendacon su firma.Recibe los expedientes provenientes de Secretaría,los sella, fotocopia y elabora e! conocimiento paratrasladarlos a donde corresponda.Conserva una copia, la cual se incorpora a! informesemanal que se envía a Presidencia.

10

2,

PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR Y/O EVACUARCONSULTAS AL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL

1.

2.

3.

Dependencia:Registro de CiudadanosDepartamento:Dirección GeneralUbicación física:Casa Anexa del TribunalSupremo Electoral, Zona 2

4. Puesto funcional del responsable:La Dirección General

5. Puesto nominal:Director

6. Puesto funcional del jefe inmediato:TSE


DEPENDENCIARESPONSABLE

Director

Secretaria delRegistro deCiudadanos

Secretaria delRegistro deCiudadanos

Secretaría delTSE

TSE

Secretaria delDirector Gral.

Secretaria delDirector Gral,

PasoNo.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

ACCIÓN

Dicta un oficio dirigido a ios Magistrados de! TSE,en el que formula la consultaRedacta un conocimiento

Se encarga de entregarlo a Secretaría del TSE

Entrega al TSE

Se pronuncia sobre la consulta sometida a suconsideración. Secretaría de la Dirección General,sube por el Acuerdo, o pronunciamiento.Recoge de Secretaría del TSE

Con conocimiento lo traslada al Director General.

11

3.

PROCEDIMIENTO PARA JURAMENTAR Y DAR POSESIÓN ALOS EMPLEADOS DEL REGISTRO DE CIUDADANOS.

1. Dependencia:Registro de Ciudadanos2. Departamento:Dirección General3. Ubicación física:Casa Anexa del TribunalSupremo Electoral, Zona 2

4.Puesto funcional del responsable:Puede ser Dirección, o Secretaría5. Puesto nominal:Secretaría6. Puesto funcional del jefeinmediato:Director General



RecursosHumanos del TSE

Secretaria delDirector

Secretaria delDirector

PasoNo.

1.

2.

3.

ACCIÓN

Envía directamente a la Secretaria de DirecciónGeneral del Registro de Ciudadanos el Acta deToma de Posesión.Recibe la firma del Director Genera!, y delSecretario del Registro de Ciudadanos

Devuelve el Acta firmada por Director y Secretariodel Registro, a Recursos Humanos del TSE

4.

PROCEDIMIENTO PARA SANCIONA A LOS EMPLEADOSDEL REGISTRO DE CIUDADANOS

1. Dependencia:Registro de Ciudadanos

2. Departamento:Dirección General

3. Ubicación física:Casa Anexa del TribunalSupremo Electoral, Zona 2

4. Puesto funcional del responsable:Dirección

S.Puesto nominal:Director

S.Puesto funcional del jefeinmediato:Director General



Recepción

Recepción

Secretaria

Dirección

InspecciónGeneral

Recepción delRegistro

Secretaria

Dirección

PasoNo.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8,

ACCIÓN

Ingresa denuncia de faltas laborales de empleadosdel Registro de Ciudadanos, por medio de oficios,Providencias o Actas.Recibe, sella, firma y da número correlativo deingreso a la denuncia, y luego lo traslada aSecretaría.Analiza la Denuncia; encontrándola ajustada alReglamento de Relaciones Laborales del TSE, ydemás leyes pertinentes, lo traslada al Director.Por providencia instruye una Investigación pormedio de Inspección General del TSE

Realiza la investigación correspondiente, oyendotestigos, recabando documentación, concurriendo adependencias pertinentes y oyendo al propiodenunciado y con ello emite un informe.Ingresa el Informe de Inspección General alsistema y le asignación un número, lo traslada aSecretaríaCon una providencia, lo traslada a Dirección.

Corre audiencia al denunciado por 48 horas,siempre se toma en cuenta la distancia en la fijacióndel plazo; y luego de escucharlo en audiencia, dicta



Secretaría

TSE

PasoNo.

9.

10.

ACCIÓN

la Resolución respectiva, dentro de los siguientes 3días.

Traslada al TSE para su Visto Bueno, o lo que elTribunal considere oportuno.

Traslada a los notificadores, para las Notificacionesque corresponda.

Es el mismo procedimiento para sanciones verbales, escritas, suspensiones y

cancelaciones.

14

5.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTODEL REGISTRO DE CIUDADANOS

1. Dependencia:Registro de Ciudadanos2. Departamento

Dirección GeneralS.Ubicación física:Casa Anexa del TribunalSupremo Electoral, Zona 2

4. Puesto funcional del responsable:Auxilia del Registro de Ciudadanos.5. Puesto nominal:Auxiliar "A"6. Puesto funcional del jefeinmediato:Director General



Dirección delRegistro deCiudadanos

Auxiliar delRegistro deCiudadanos

Director

Secretaría

PasoNo.1.

Planificación

TSE

ACCIÓN

Para elaborar el presupuesto del Registro deCiudadanos, se hace a través del Plan OperativoAnual (POA). El Director discute con su personal laProyección del Registro de Ciudadanos para elsiguiente año, (lo que representa contemplar losrecursos financieros, humanos y materialesnecesarios).

Elabora e! POA del Registro, tomando enconsideración 3 aspectos:. Qué se pretende proyectar para el siguiente año. Cómo se proyectará. Recursos para ejecutar el Plan Operativo AnualEl POA, se somete a consideración del Director.

1. Si el Director lo avala, lo firma, y lo trasladaa Secretaría.

Lo revisa, lo refrenda con su firma y lo traslada aPlanificación.

Lo integra al Presupuesto general de! TSE

Hace las observaciones pertinentes. El Directorpuede concurrir ante el TSE, acompañado de suauxiliar, para defender el Plan Operativo Anual. Esel TSE el que finalmente aprueba la cantidad que leasignará al Registro.



Director

Secretaría

Auxiliar

Secretaría

Director

PasoNo.

7.

8.

9.

10.

11.

ACCIÓN

El TSE lo aprueba y acuerda que lo integren alpresupuesto general del TSE, que es el quefinalmente se va al Ministerio de Finanzas Públicas.

2. Cuando el Director no aprueba el POA, hacelas observaciones oportunas, y vuelve aSecretaría

Lo devuelve al Auxiliar encargado, para que realicelas observaciones y correcciones del DirectorCon las correcciones, lo traslada a Secretaría

Lo traslada a Dirección

Si lo encuentra a satisfacción, lo avala con su firmay es trasladado a Secretaría, para que ésta lotraslade a Planificación.

16

Recepción

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Revisa tosdocumentos

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IEMTO PARA FORMULAH Y EVACW

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1Dirección

Recpslro deCuítedwKW

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se somete 6coosktei ación

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no Ntwí* /

ti»;e t»s<i'i-ervacíorte5

op'DrUswí

Si lo encuenda e

sval-T ftísfí su firma

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20

PROCEDIMIENTO PARA SANCIONA A LOS EMPLEADOS DEL REGISTRO DE CIUDADANOS

Recepción Secretaría DirecciónInspecciónGenera!

TSE

Ingresa denunciade faltas laboralesde empleados del

Registro deCiudadanos, pormedio de oficios,Providencias o

Actas

Analiza que faDenuncia se encuentre

ajustada a! Reglamento deRelaciones Laborales del TSE.

y demás leyes pertinentes

Por providencia instruyeuna Investigación pormedio de Inspección

Genera! de! TSE

Realiza la investigacióncorrespondiente, oyendo

testigos, recabandodocumentación,concurriendo a

dependencias pertinentesy oyendo al propio

denunciado

Ingresa el Informe deInspección General at

i sistema y le asignación unnúmero

emite un informe

Con una providencia traslada

Corre audiencia ai'denüñciá'do"]por 48 horas considerándola j

distancia

Traslada al TSE para su Visto Bueno 'M-t

escuchado enaudiencia, dicta la

Reso uciónrespectiva, dentrode los siguientes

3 días.

—ra-devuelv

21

6. INSTRUCTIVOS Y/O FORMULARIOS

La Dirección General del Registro de Ciudadanos no utiliza instructivos ni

formularios para realizar sus actividades. En opinión de los Oficiales consultados,

asignados a la Dirección, no resulta necesario la impresión de formularios para

desarrollar su actividad.

7. GLOSARIO:l_

Términos utilizados en la dependencia investigada.

HOJA DE ADHESIÓN:

¡ Es la hoja debidamente habilitada por el Registro de Ciudadanos que se

proporciona a los comités para la constitución de partidos políticos previamente

inscritos para que dentro del plazo de dos años que estipula la ley, cumplan con

el número mínimo de personas que deben conformar dicha organización política

con el fin de obtener la inscripción como partido político.

HOJA DE AFILIACIÓN:

Es el documento que contiene ¡a declaración que hace un ciudadano

guatemalteco de origen de querer formar parte de un partido político o de un

comité cívico electora! inscritos y vigentes, para que se considere afiliado debe

haber sido debidamente depurada dicha hoja,

NORMAS

Regla general sobre la manera como se debe obrar o hacer una cosa y por las

que se rigen ia mayoría de personas.

RESOLUCIÓN\\. ,- 'r//

Es el acto jurídico por medio del cual se plasma un decisión de carácter

administrativo, donde se dictan órdenes, reglas y mandatos concretos para la

ejecución y desarrollo de la gestión administrativa.

ABREVIATURAS:

CPRG Constitución Política de la República de Guatemala.

DÍCEP Departamento de Inscripción de Ciudadanos y Elaboración de

Padrones.

OP Organizaciones Políticas.

TSE Tribunal Supremo Electoral.

UCDySD Unidad Coordinadora de Delegaciones y Subdelegaciones del Registro

de Ciudadanos.

23

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