tÉcnicas utilizadas en la gestiÓn de costos en la...
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TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE COSTOS EN LA PLANEACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES DE CALI-COLOMBIA.
BLEYDY YAZMIN BASTIDAS DAZA
ISMAEL EDUARDO DÍAZ ARDILLA
UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS
TRABAJO DE GRADO
CALI
2016
TÉCNICAS UTILIZADAS EN LA GESTIÓN DE COSTOS EN LA PLANEACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EN LAS ORGANIZACIONES DE CALI-COLOMBIA.
BLEYDY YAZMIN BASTIDAS DAZA
ISMAEL EDUARDO DÍAZ ARDILLA
Trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de
ESPECIALISTA EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS
Director
MBA. LUIS FERNANDO CRUZ CAICEDO
Co-director
PH.D. LUIS FELIPE GRANADOS
UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA
ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS
TRABAJO DE GRADO
CALI
2016
DEDICATORIA
Les dedicamos la culminación de éste trabajo a Dios en
primer lugar y a nuestros padres por su apoyo incondicional y
su amor. A nuestros hermanos por las alegrías brindadas por
tanto tiempo que compartimos juntos. A los profesores de la
especialización por enseñarnos a ser mejor cada día. A todos
nuestros amigos y compañeros que nos ayudaron a crecer
como persona. Y por último a nuestra pareja que sin ello no
hubiera sido posible finalizar este logro.
CONTENIDO
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................. 10
1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ........................................................................ 11
2. OBJETIVOS...................................................................................................................... 12
2.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................. 12
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................... 12
3. JUSTIFICACIÓN.............................................................................................................. 13
4. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................ 14
4.1 ANTECEDENTES .................................................................................................... 14
4.2 MARCO CONCEPTUAL ......................................................................................... 16
4.3 MARCO TEÓRICO .................................................................................................. 19
4.3.1. Ventajas y desventajas de las técnicas utilizadas en la gestión de costos .............. 21
5. METODOLOGÍA ............................................................................................................. 25
6. RESULTADOS ................................................................................................................. 26
7. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 27
8. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................................. 28
9. ANEXO ............................................................................................................................. 30
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Breve historia sobre la administración de Proyectos ................................................. 14
Tabla 2. Glosario...................................................................................................................... 16
Tabla 3. Tabla de mapa estratégico de los proceso de costos. ................................................. 19
Tabla 4. Técnicas utilizadas según autor ................................................................................. 20
Tabla 5. Herramientas para la planeación de costos, sus ventajas, desventajas y aplicabilidad21
Tabla 6. Tabla resumen de preguntas y respuestas dadas por los encuestados ....................... 26
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Desviaciones más significativas en la madurez en Gestión de proyectos.
RESUMEN
Este trabajo de investigación hace parte del proyecto <<implementación de técnicas de gestión
en las áreas de la gerencia de proyectos en organizaciones>> del Profesor Ronald Rojas
Alvarado de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos del Programa Ingeniería
Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali.
Su propósito es la Identificación de las diferentes técnicas utilizadas en la gestión de costos en
las etapas de planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia.
La metodología utilizada fue un enfoque cuantitativo de tipo descriptivo con un diseño no
experimental transversal descriptivo. La recolección de la información se realizó a través de la
generación de una base de datos física y digital con literatura especializada consultada y
mediante el desarrollo y aplicación de una encuesta a personas involucradas en la gestión de
proyectos en las organizaciones establecidas en la ciudad de Cali; la información se obtuvo
mediante documentos físicos y páginas de internet.
Después de completar, clasificar y analizar la información obtenida mediante la revisión
bibliográfica y la realización de las encuestas “Encuestas aplicadas para la identificación de
competencias y herramientas en la gestión de proyectos” se identificaron, conceptualizaron y
contextualizaron en detalle las técnicas y/o herramientas utilizadas en el área de costos en
cada una de las etapas de la gestión de proyectos.
La encuesta realizada evidencia que las herramientas más utilizadas en la gestión de costos en
las etapas de planeación y seguimiento de un proyecto en las organizaciones de Cali-Colombia
son las reuniones y el juicio de expertos con un 81% y 78% respectivamente, en cuanto a
herramientas (de software) la preferencia de los encuestados fue utilizar hojas de cálculo de
Excel con un 86% frente a un 64% del Microsoft Project.
Esta investigación determina las técnicas del área de costos utilizadas en la gestión de
proyectos y arroja datos reales sobre su aplicación por parte de los involucrados en la gestión
de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia, concluyendo que las reuniones y el
juicio de expertos eran las herramientas más utilizadas por los encuestados, y que la técnica de
valor ganado en la etapa de seguimiento y control era la herramienta que daba mejores
resultados.
Palabras claves: Gestión de costos, gestión de proyectos, organizaciones, técnicas, planeación,
Cali, Colombia.
ABSTRACT
This research is part of the project << implementation of management techniques in the areas
of project management in organizations >> Professor Ronald Rojas Alvarado Specialization in
Integral Project Management Industrial Engineering Program at the University of San
Buenaventura Cali.
Its purpose is the identification of the different techniques used in cost management in the
planning stages and monitoring of projects in organizations of Cali-Colombia. The
methodology used was a descriptive quantitative approach with a descriptive cross-sectional
non-experimental design. The data collection was performed through the generation of a base
of physical and digital data consulted literature and through the development and
implementation of a survey of people involved in project management in organizations
established in the city of Cali; the information was obtained by physical documents and
websites.
After completion, sort and analyze the information obtained through literature review and
conducting surveys "Surveys conducted to identify skills and tools in project management"
techniques and / or tools they were identified, conceptualized and contextualized in detail used
in the area of costs each of the stages of project management.
The survey shows that the tools used in the management of costs in the stages of planning and
tracking a project in organizations of Cali-Colombia are meetings and expert opinion with
81% and 78% respectively, as tools (software) the preference of respondents was using Excel
spreadsheets with 86% versus 64% of Microsoft Project.
This research determines the technical area costs used in project management and casts actual
data on its implementation by those involved in project management in organizations of Cali-
Colombia, concluding that the meetings and expert judgment were the tools used by
respondents, and earned value technique in the follow-up and control was the tool that gave
better results.
Key words: Cost management, project management, organization, techniques, planning, Cali,
Colombia.
.
INTRODUCCIÓN
Este trabajo de investigación hace parte del proyecto <<implementación de técnicas de gestión
en las áreas de la gerencia de proyectos en organizaciones>> del Profesor Ronald Rojas
Alvarado de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos del Programa Ingeniería
Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali.
El objetivo de la investigación fue identificar las diferentes técnicas utilizadas en la gestión de
costos en las etapas de planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-
Colombia. La metodología utilizada fue un enfoque cuantitativo. Se diseñó un documento
técnico con los resultados de la investigación identificando, conceptualizando y
contextualizando las técnicas utilizadas en la gestión de costos en el desarrollo de un proyecto.
Se realizó una recolección de la información a través de la generación de una base de datos
física y digital, mediante el desarrollo y aplicación de una encuesta a personas involucradas en
la gestión de proyectos en las organizaciones establecidas en la ciudad de Cali. La
información se obtuvo mediante documentos físicos y páginas de internet.
La investigación permitió identificar las técnicas de costos usadas en la gestión de proyectos
y se encontró que las herramientas más utilizadas en la gestión de costos en las etapas de
planeación y seguimiento de un proyecto en las organizaciones de Cali-Colombia son las
reuniones y el juicio de expertos con un 81% y 78% respectivamente, en cuanto a
herramientas ( de software ) la preferencia de los encuestados fue utilizar hojas de cálculo de
Excel con un 86% frente a un 64% del Microsoft Project.
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
El costo de capital es de gran importancia para las empresas, puesto que de esto depende su
proyección y crecimiento, si se tiene en cuenta que su objetivo es el de generar mayor valor
para la empresa y para sus accionistas. Estimar el costo de capital permite a las empresas tener
unas bases claras para seleccionar las fuentes de financiamiento de corto y largo plazo y así
poder generar rentabilidad; debe ser tenido en cuenta en los presupuestos de corto y largo
plazo. (Jaramillo Garza, 2008)
De todas las técnicas de gestión de proyectos disponibles, la planificación y el control de
costos son las que ofrecen una mayor capacidad de aumentar el valor de la inversión, de
optimizarlo, o en su defecto de destruirlo cuando no se emplean o se aplican
inadecuadamente. Por tanto, desarrollar y utilizar un conjunto de procedimientos y/o técnicas
para controlar (detectar, informar y reaccionar) sobre los costos durante el estudio y desarrollo
del proyecto es función esencial para alcanzar los resultados esperados. (Arevalo, 2012)
Planificar la Gestión de los Costos es el proceso que establece las políticas, los procedimientos
y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los
costos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección
sobre cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo. (PMI, Guía de los
Fundamentos para la Dirección de Proyectos - PMBOK. 5 Edición, 2012).
Se realizó una encuesta a 79 empresas Colombianas, con el fin de tener un primer
acercamiento general, para conocer el nivel de madurez en Gestión de proyectos de la práctica
en Colombia. Encontrándose los siguientes datos:
Las desviaciones más significativas se dan en la gestión del tiempo en un rango entre el 10% y
25% (39.8% de encuestados señalaron este rango), así mismo, a nivel de costos la desviación
más común se da en el rango de menos del 10% (40.9% de encuestados señalaron este rango).
La calidad es la variable que menos variación tiene (58% de encuestados señalaron que es
menor al 10%). Esta información se describe en la figura 1. (PWC, 2011).
Figura 1. Desviaciones más significativas en la madurez en gestión de proyectos
(PWC, 2011)
Por lo anterior, se genera la siguiente pregunta de investigación:
1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN
¿Cuáles son las técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y seguimiento de
proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia?
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Identificar técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y seguimiento de
proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Generar una base de datos física y/o digital con literatura especializada consultada
sobre las técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y seguimiento
de proyectos.
2. Identificar las técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y
seguimiento de proyectos.
3. Diseñar y aplicar una encuesta que identifique las técnicas utilizadas en la gestión
de costos en la planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de
Cali-Colombia.
3. JUSTIFICACIÓN
En este proyecto se realizó una revisión bibliográfica y una serie de encuestas con las cuales
se identifican las herramientas y técnicas más utilizadas en el área de costos en la etapa de
planeación y seguimiento de proyectos para clasificarlas y analizarlas según su razón de ser y
su aplicación por parte de los interesados.
De acuerdo con los resultados arrojados por la revisión, identificación, clasificación, análisis y
aplicación de las herramientas y técnicas utilizadas en el área de costos se planteó una serie de
pasos y procedimientos para la identificación y optimización de las herramientas que se deben
utilizar en cada una de las etapas de los proyectos para lograr una gestión de costos sana,
propicia y efectiva entre los miembros del equipo y a nivel organizacional.
4. MARCO REFERENCIAL
4.1 ANTECEDENTES
4.1.1 La gestión de proyectos, sin carácter de disciplina, se ha practicado desde las
primeras civilizaciones. De acuerdo a algunos autores el origen de la Gestión o
Dirección de Proyectos puede situarse a comienzos del siglo XX, considerándose la
aparición de los primeros métodos. Por ejemplo, la metodología PERT (Program
Evaluation and Review Technique) y CPM (Critical Path Method) llegan a mediados
de los 50. Fue en esta década de 1950, cuando las organizaciones comenzaron a aplicar
sistemáticamente las herramientas y técnicas de gestión de proyectos.
Aunque la lista podría ser más larga, Haughey hace un repaso a los principales hitos
que han tenido lugar en relación a la Gestión de Proyectos (Haughey, 2014), Tabla 1.
Se observa una breve historia sobre el pasado, presente y futuro de la gestión de
proyectos:
Tabla 1. Breve historia sobre la administración de Proyectos
AÑO SUCESO/CONCEPTO
1956
Se forma la American Association of Cost Enginers (ahora AACE
International).
1957 Se creó el método de ruta crítica o Critical Path Method (CPM) inventado
por Dupont Corporation.
1958 La Armada de los Estados Unidos inventa la Técnica de Revisión y
Evaluación de Programas (Program Evaluation and Review Technique o
PERT), utilizada para el Proyecto Polaris.
1962 El Departamento de Defensa de los Estados Unidos ordena aplicar la
Estructura de Desglose de Trabajo (Work Breakdown Structure, WBS).
1965 Se funda la International Project Management Association (IPMA).
1969 Nace en los Estados Unidos el Project Management Institute (PMI®).
1975 Simpact Systems Limited crea el Método PROMPTII.
1984 Se introduce la Teoría de las Restricciones por el Dr. Eliyahu M. Goldratt
en su novela “The Goal” (La Meta).
1986 Se nombra a SCRUM como un nuevo estilo de administración de
proyectos.
1987 Se publica por primera vez la Guía de los Fundamentos para la Dirección
de Proyectos (PMBOK®) por el PMI®.
1989 - Gestión del Valor Ganado (EVM). Liderazgo concedido al Subsecretario
de Defensa para Adquisiciones.
- Se desarrolla el Método de Desarrollo PRINCE a partir de PROMPTII.
1996 La Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones del Gobierno
del Reino Unido publica PRINCE2®
Tabla 1. Breve historia sobre la administración de Proyectos
AÑO SUCESO/CONCEPTO
1997 Se inventa la Dirección de Proyectos con Cadena Crítica (Critical Chain
Project Management, CCPM)
1998 El PMBOK® se convierte en un Estándar ANSI
2006 La AACE International lanza el Marco de Gestión de Costo Total (Total
Cost Management Framework)
2008 El PMI® lanza la 4° edición del PMBOK®
2009 Revisión a fondo de PRINCE2® por la Oficina de Comercio del Gobierno
de Reino Unido
2011 Aparición de la nueva credencial del PMI® Agile Certified Practitioner
2012 - Aparición de la certificación PRINCE2® Professional.
- Publicación de la 5° Edición de la Guía PMBOK®.
- Posible publicación de la Norma ISO 21500 sobre Project Management
2013 Se publica el PMBOK5
Fuente: Adaptación de la tabla “Breve historia sobre la administración de proyectos.
(Proyectos, 2014).
4.2 MARCO CONCEPTUAL
Tabla 2. Glosario
CONCEPTO DESCRIPCIÓN FUENTE
BIM (Building
Information
Modeling)
También llamado modelado de
información para la edificación, es el
proceso de generación y gestión de
datos del edificio durante su ciclo de
vida utilizando software dinámico de
modelado de edificios en tres
dimensiones y en tiempo real, para
disminuir la pérdida de tiempo y recursos
en el diseño y la construcción. Este
proceso produce el modelo de
información del edificio (también
abreviado BIM), que abarca
la geometría del edificio, las relaciones
espaciales, la información geográfica, así
como las cantidades y las propiedades de
sus componentes.
http://www.trimo.es/noticias/noticias-
32/que-es-bim/
Costeo ABC
Costos basados en actividades. Es una
metodología que permite realizar un
costeo estratégico de actividades,
procesos, productos, clientes, canales de
distribución, familias de producto,
distribuidoras, sucursales, regiones de
venta, o cualquier segmento de negocio
que se desee medir.
http://www.abcm-
strategy.com/activity-based-
costing/concepto-de-costos-abc/
Costos Directos
Son aquellos costos susceptibles de
identificación con el bien o servicio
ofrecido por la empresa. Por ejemplo, los
costos relacionados con los materiales
directos para la construcción del
producto.
http://www.tiposde.org/empresas-y-
negocios/143-tipos-de-costos/
Costos Fijos
Son aquellos que están en función del
tiempo, o sea, no sufren alteración alguna,
son constantes, aun cuando se presentan
grandes fluctuaciones en el volumen de
producción.
http://www.promonegocios.net/costos
/tipos-costos.html
Costos Indirectos
Son aquellos costos que no se puede
identificar o cuantificar plenamente con
los productos terminados o áreas
específicas.
http://www.promonegocios.net/costos
/tipos-costos.html
CONCEPTO DESCRIPCIÓN FUENTE
Costos Variables Aquellos que varían de acuerdo al
volumen de producción realizado.
Mientras mayor sea éste, más elevado
será el costo variable.
http://lacontabilidad-
jessicatrujillo023.blogspot.com.co/20
15/03/costos-por-produccion-y-
presupuestos.html
EDT/WBS
Estructura de Desglose del Trabajo (siglas
en inglés Work Breakdown Structure), es
una descomposición jerárquica orientada
al entregable, del trabajo a ser ejecutado
por el equipo de proyecto, para cumplir
con los objetivos de éste y crear los
entregables requeridos, con cada nivel
descendente de la EDT representando una
definición con un detalle incrementado
del trabajo del proyecto. La EDT es una
herramienta fundamental en la gestión de
proyectos.
http://www.eoi.es/blogs/mintecon/201
2/12/17/descomposicion-de-trabajo/
Estimar los
costos
Es el proceso de desarrollar una
aproximación de los recursos monetarios
necesarios para completar las actividades
del proyecto.
PMI.(2013). Guía de los
Fundamentos para la Dirección de
Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
Estimación de
costos de las
actividades
El costo proyectado de la actividad
planificada que incluye el costo de todos
los recursos requeridos para ejecutar y
completar la actividad, incluidos todos los
tipos y componentes de costos.
http://www.iue.edu.co/documents/em
p/gestionCostos.pdf
Gestión del Valor
Ganado (EVM)
Metodología que combina medidas de
alcance, cronograma y recursos para
evaluar el desempeño y el avance del
proyecto.
PMI.(2013). Guía de los
Fundamentos para la Dirección de
Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
Herramienta
Algo tangible, como una plantilla o un
programa de software, utilizado al realizar
una actividad para producir un producto o
resultado.
PMI.(2013). Guía de los
Fundamentos para la Dirección de
Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
Método CPM o
ruta crítica
(Critical Path
Method)
Es frecuentemente utilizado en el
desarrollo y control de proyectos. El
objetivo principal es determinar la
duración de un proyecto, entendiendo éste
como una secuencia de actividades
relacionadas entre sí, donde cada una de
las actividades tiene una duración
estimada.
http://www.investigaciondeoperacion
es.net/cpm.html
CONCEPTO DESCRIPCIÓN FUENTE
Método PERT
El método PERT (Program Evaluation
and Review Technique –Técnica de
evaluación y revisión de programas) es un
método que sirve para planificar
proyectos en los que hace falta coordinar
un gran número de actividades.
http://ocw.uc3m.es/economia-
financiera-y-contabilidad/economia-
de-la-empresa/material-de-clase-
1/PERT.pdf
Presupuesto
Es la estimación aprobada para el
proyecto o cualquier componente de la
estructura de desglose del trabajo o
actividad del cronograma.
PMI.(2013). Guía de los
Fundamentos para la Dirección de
Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
Recursos
Recursos humanos especializados
(disciplinas específicas, ya sea en forma
individual o en equipos o grupos),
equipos, servicios, suministros, materias
primas, materiales, presupuestos o
fondos.
PMI.(2013). Guía de los
Fundamentos para la Dirección de
Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
Reserva
administrativa
Es un monto extra apartado para cubrir
los riesgos imprevistos o cambios al
proyecto.
http://www.iue.edu.co/documents/em
p/gestionCostos.pdf
Reservas de
contingencia
Presupuesto dentro de la línea base de
costo o línea base para la medición del
desempeño que se asigna a riesgos
identificados que son aceptados y para los
cuales se desarrollan respuestas de
contingencia o mitigación.
PMI.(2013). Guía de los
Fundamentos para la Dirección de
Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
Técnica
Un procedimiento sistemático definido y
utilizado por una persona para realizar
una actividad para producir un producto o
un resultado, o prestar un servicio, y que
puede emplear una o más herramientas.
PMI.(2013). Guía de los
Fundamentos para la Dirección de
Proyectos - PMBOK. 5 Edición.
Fuente: Fuente propia a partir de la literatura estudiada. (PMI, 2013)
4.3 MARCO TEÓRICO
Este trabajo se enfoca en identificar las técnicas utilizadas en la gestión de costos, ya que la
gestión de los costos de los proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que
se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. (PMI, 2013).
Dentro de los grupos de planeación, seguimiento y control se tiene los siguientes procesos de
gestión de los costos los cuales se muestran en la tabla 3.
Tabla 3. Tabla de mapa estratégico de los proceso de costos.
Gerencia de Proyectos - Procesos – PMI
Grupos -
Áreas INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN
SEGUIMIENTO
Y CONTROL CIERRE
7.
Costos
7.1 Planificar
Gestión de Costos.
7.2 Estimar Costos.
7.3 Determinar
Presupuestó.
7.4 Controlar
Costos.
Fuente: Tomada del (PMI, 2013)
Dentro del grupo de planeación se tiene los siguientes procesos de gestión de los costos del
proyecto:
Planificar la Gestión de Costos: es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y
la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos
del proyecto.
Estimar los Costos: es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
Determinar el Presupuesto: es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las
actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo
autorizada.
Dentro del grupo de Seguimiento y control se tiene el siguiente proceso de gestión de los
costos del proyecto:
Controlar los Costos: es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los
costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos.
(PMI, 2013)
En la tabla 4. Se muestran las técnicas utilizadas por cada uno de los autores, lo que permite
observar que técnicas como software de gestión de proyectos, estimación ascendente y gestión
de valor ganado (EVM), todas estas pertenecientes a los costos son las más referenciadas.
Tabla 4. Técnicas utilizadas según autor
Fuente: Elaboración propia
TÉCNICASAEIPRO
2009
Clifford F.
Gray, Erik
W. Larson
2009
Francisco
Rivera
Martínez 2010
ISO 21500
2012
German Arboleda
Velez 2013
PMBOK
2013
Dr Peter
Smith
2014
Dante
Guerrero
2014
Juicio de Expertos X X
Técnicas Analíticas X X
Reuniones X X
Estimación AnálogaX
X X
Estimación Paramétrica X X
Estimación AscendenteX X
X X
Estimación Por Tres Valores X X
Análisis de Reserva X X X
Costo de la Calidad (COQ) X X
Software de Gestión de ProyectosX
X X X
Análisis de Ofertas/ Propuesta de
ProveedoresX X
Técnicas Grupales de Toma de
DecisionesX
Agregación de costos (
EDT/WBS)X X
Relaciones Histórica X X
Conciliación del Límite de
FinanciamientoX X
Análisis de Reserva X X
Revisiones del Desempeño X X
Software de Gestión de Proyectos X X X X
Gestión de Valor Ganado (EVM) X X X X X
Pronósticos / Proyecciones
(Forecasting)X X
Índice de Desempeño del Trabajo por
Completar (TCPI) XX X
Análisis de variación (Variance
analysis)X
PL
AN
EA
CIÓ
N
CONTROL Y
MONITOREO
AUTORES
4.3.1. Ventajas y desventajas de las técnicas utilizadas en la gestión de costos
De acuerdo a la documentación estudiada para realizar este trabajo, se tiene en cuenta que no
existe un mejor método de planificación de los costos para gestionar proyectos, por esta razón,
en la tabla 4 se tomaron las herramientas que pertenecen a esta etapa de gestión, se identificó
algunas ventajas y desventajas de estas y se especificó los tipos o situaciones de los proyectos
en donde se pueden aplicar.
Tabla 5. Herramientas para la planeación de costos, sus ventajas, desventajas y aplicabilidad
HERRAMIENTA VENTAJA DESVENTAJA DONDE SE APLICA
Análisis de
Ofertas de
Proveedores
Permite seleccionar
la mejor oferta que
existe en el mercado
para satisfacer las
necesidades del
proyecto
Investigación ardua
para seleccionar la
oferta que más satisface
las necesidades del
proyecto.
Proyectos donde existan
muchos proveedores de
suministros.
Conciliación del
Límite de
Financiamiento
El proyecto no se
atrasa debido a que
no existen dineros
disponibles para la
adquisición de
insumos.
Existe riesgo de gastos
innecesarios
Proyectos que requieren
constante flujo de dinero
Costos Agregados
Permite tener un
control de los costos
de las actividades de
un paquete del
proyecto
El exceso de las cuentas
de control, puede llegar
a retrasar el
cronograma si no han
sido cuidadosamente
planeadas.
Proyectos en donde los
costos de las actividades
deben ser muy precisos
(COQ) Costo de
la Calidad
Satisfacción de los
interesados
Se pueden incurrir en
gastos innecesarios si
no se define claramente
las actividades que hay
que realizar para
cumplir con los
requerimientos de los
interesados.
En proyectos donde la
prioridad es la
satisfacción de los
interesados
HERRAMIENTA VENTAJA DESVENTAJA DONDE SE APLICA
Estimación
Análoga
Es bastante preciso si
se dispone de datos
de proyectos previos.
Es una estimación
muy rápida.
Imposible de realizar si
no se han abordado
proyectos comparables.
Es menos costosa que
otras técnicas, pero
menos exacta
Proyectos a corto plazo
Estimación
Ascendente
Tiene en cuenta los
costos de resolver
problemas técnicos
difíciles asociados
con componentes
específicos como las
interfaces para
hardware no
estándar. Justifica
detalladamente la
estimación que se
produce
Tiende a subestimar los
costos de las
actividades del sistema
como la integración. Es
costosa.
Proyectos de innovación
Estimación Por
Tres Valores
Es la estimación que
más se ajusta a la
realidad
Cuanto mayor sea la
distancia entre los
valores optimistas y
pesimistas, mayores
serán los riesgos de la
estimación de costos no
previstos.
Cuando no se dispone de
mucha información del
proyecto.
Estimación
paramétrica
Cuando siempre se
realizan proyectos
similares, esta forma
de estimar puede ser
muy rápida y
sobretodo muy
segura
Todos los proyectos
son diferentes algunos
en mayor medida, otros
en menor medida. la
tecnología cambia año
tras año, las personas
son diferentes, las
circunstancias son
diferentes
Proyectos de Ingeniería
y de construcción. Este
tipo de estimaciones se
utiliza en industrias
maduras, con mucha
experiencia en los
entregables.
HERRAMIENTA VENTAJA DESVENTAJA DONDE SE APLICA
Juicio de expertos
El experto tendrá una
mejor comprensión
de los riesgos, los
problemas, las
limitaciones y
supuestos que se
afrontan y
proporcionará
estimaciones
precisas.
En proyectos pequeños
puede resultar muy
costosa
Todo tipo de proyectos
en donde se traten temas
que exista alguien con
experticia.
Relaciones
Históricas
Mejora la precisión
en la estimación
cuando se comparan
los costos con otros
proyectos similares
Se debe seleccionar
muy bien la
información
En proyectos en donde
cualquier información
existente para calcular
los costos de cómo
resultado estimaciones
paramétricas o análogas.
Reuniones
El medio más
efectivo para
comunicar y resolver
polémicas con las
distintas partes.
Dificultad de reunir al
equipo del proyecto. Todo tipo de proyectos
Software de
Gestión de
Proyectos
Información clara,
oportuna, cálculos
automatizados y la
usabilidad de las
herramientas,
permiten tomar
decisiones
adecuadas. Mejora la
eficiencia y la
precisión
Requiere de
capacitación frecuente
para el dominio de
cualquier herramienta.
Hay que destinar
tiempo en investigación
tecnológica para
seleccionar la
herramienta más
adecuada para el
proyecto.
Hoy en día, en todo tipo
de proyectos.
Técnicas
Analíticas
Permite mejorar la
estimación de los
costos
Depende de la
experticia analítica del
Director de Proyectos
Todo tipo de proyectos
HERRAMIENTA VENTAJA DESVENTAJA DONDE SE APLICA
Técnicas
Grupales de
Toma de
Decisiones
Mejora la exactitud
de la estimación de
los costos ya que se
obtiene información
adicional
Se requiere de una
buena organización
para que sea útil
En proyectos donde la
estructura organizacional
es matricial.
Andrea Hurtado, Á. M. (2015).
5. METODOLOGÍA
La investigación de la identificación de las diferentes técnicas utilizadas en la gestión de
costos en las etapas de planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-
Colombia se abordó desde diferentes elementos académicos tomando como base el área de
costos en la gestión de proyectos dentro de una compañía.
La recolección de la información se hizo a través de una búsqueda en bases de datos, en
páginas de internet, en documentos físicos, en bibliotecas e instituciones, la información
recopilada se documentó en un marco teórico que reúne y da a conocer la evolución del
concepto de gestión de proyectos e identifica las diferentes técnicas o herramientas de gestión
de costos utilizadas en las etapas de planeación y seguimiento de un proyecto.
Un segundo método de obtención de información para lograr cumplir con los objetivos de la
investigación fue la realización de una encuesta enfocada en todas las áreas de conocimiento
de gestión de proyectos a 36 personas de diferentes tipos de organizaciones que de alguna
manera participen o intervengan en la gestión de proyectos de sus compañías.
6. RESULTADOS
6.1. Se generó una base de datos física y/o digital con literatura especializada sobre las
técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y seguimiento de proyectos en
las organizaciones de Cali-Colombia.
6.2.Se identificaron las técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y
seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali-Colombia.
6.3.Se diseñó una encuesta para identificar las competencias y técnicas utilizadas en la gestión
de proyectos la cual contiene 49 preguntas relacionadas con las diez (10) áreas de
conocimiento según el PMBOK. Posteriormente se encuesto a 36 personas de distintas
organizaciones de la ciudad de Cali-Colombia.
A continuación, se presenta en la tabla 5 un resumen de las 6 preguntas realizadas a los
encuestados y las respuestas significativas (Ver Anexo).
Tabla 6. Tabla resumen de preguntas y respuestas dadas por los encuestados.
PREGUNTA RESULTADOS
Qué herramientas (Software) para la gestión de costos en sus etapas
de estimación y control (R/ conoce, Utiliza o prefiere)
La herramienta (software) más utilizada por los
encuestados es Microsoft Excel con el 86%, frente
a un 64% del Microsoft Project.
En el proceso de controlar y/o monitorear el estado de los costos del
proyecto que herramientas conoce y/o utiliza (R/ conoce, Utiliza o
prefiere?
Con el 56% y un 42% el software de gestión de
proyectos, es la herramienta que más conocen y
utilizan los encuestados.
En la gestión de Costos del proyecto se incluyen: planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener financiamiento y gestionar costos, de
modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Mencione cuáles utiliza?
Las reuniones y el juicio de expertos con un 81% y
78% respectivamente.
La estimación análoga es una de las técnicas más utilizada en los
procesos de planificación en la gestión de costos. No es tan exacta sino
se han abordado o se dispone de datos de proyectos previos, ¿cuál es
su opinión al respecto?
Es un buen punto de partida, ya que es menos
costosa y requiere menos tiempo que las otras
técnicas, sin embargo, al no ser tan exacta debe
complementarse con otro tipo de herramienta que
sea más precisa.
¿Ha utilizado la técnica de valor ganado?
Se observa que el 62% de los encuestados no han
utilizado la técnica del valor ganado y sólo el 38% la
han utilizado, pero quienes dicen haberla utilizado
llegan a la misma conclusión de que proporciona
una valoración objetiva del estado del proyecto.
La estimación por tres valores es una técnica que utiliza las variables:
optimista, más probable y pesimista, dicha técnica proporciona una
mayor exactitud; si la ha utilizado o conoce, ¿cuál es su opinión al
respecto?
De acuerdo a los encuestados esta técnica es uno
de los métodos utilizados en donde es funcional
estadísticamente, y tiene una probabilidad de
cumplimiento alta para una buena estimación y
aproximación del proyecto.
7. CONCLUSIONES
Se generó una base de datos física y/o digital con literatura especializada consultada sobre el
tema de técnicas utilizadas en la gestión de costos en la planeación y seguimiento de proyectos
en las organizaciones de Cali-Colombia. La información se obtuvo mediante documentos
físicos y páginas de internet.
La revisión de la literatura y los instrumentos utilizados para la recolección, clasificación y
análisis de la información, permitieron identificar las diferentes técnicas utilizadas en la
gestión de costos en la planeación y seguimiento de los proyectos. Cabe resaltar que a través
de éstas técnicas los Gerentes de Proyectos pueden realizar estimaciones más acertadas y
detectar más tempranamente posibles desviaciones para toma de decisiones y solucionar en
forma óptima los problemas que se susciten en los proyectos.
La aplicación de la encuesta permitió conocer que las reuniones y el juicio de expertos eran
las herramientas más utilizadas por los encuestados, y que la técnica de valor ganado en la
etapa de seguimiento y control era la herramienta que daba mejores resultados.
8. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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EVALUACIÓN PRÁCTICA. Editorial Trillas.
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Engworksbim: http://www.engworksbim.com/BIM-para-Coordinacion-y-
Fabricacion/estimacion-de-costo-5d.html
Vélez, G. A. (2013). Proyectos. Identificación, Formulación, Evaluación y Gerencia. (2a.
Edición). Colombia: Alfaomega Colombiana S.A.
9. ANEXO
6.3.1. Pregunta 1.
¿Qué herramientas (Software) para la gestión de costos en sus etapas de estimación y control
(R/ conoce, utiliza o prefiere)?:
Figura 1. Herramientas (Software) para la gestión de costos
La herramienta (software) más utilizada por los encuestados es Microsoft Excel con el 86%,
frente a Microsoft Project con un 64%. Con el 44% Microsoft Excel sigue siendo la más
preferida en la estimación y control de proyectos.
6.3.2. Pregunta 2.
En el proceso de controlar y/o monitorear el estado de los costos del proyecto, ¿qué
herramientas conoce y/o utiliza (R/ conoce, utiliza o prefiere)?
58
%
86
%
83
%
19
%
0%
8%
28
%
64
%
86
%
3%
3%
8%
22
% 3
9%
44
%
3%
0%
8%
S A P ( S Y S T E M S , A P P L I C A T I O N S
A N D P R O D U C T S )
M I C R O S O F T P R O J E C T
M I C R O S O F T E X C E L
( B A S A D O E N H O J A S D E C Á L C U L O )
P R I M A V E R A N I N G U N O D E L O S
A N T E R I O R E S
O T R O
ETAPAS DE ESTIMACION Y CONTROL
CONOCE HA UTILIZADO (MOSTRAR TARJETA) PREFIERE/ RECOMIENDA (MOSTRAR TARJETA)
Figura 2. Herramientas de costos en el proceso de controlar y/o monitorear
Con el 56% y un 42% el software de gestión de proyectos, es la herramienta que más conocen
y utilizan los encuestados.
6.3.3. Pregunta 3.
En la gestión de Costos del proyecto se incluyen: planificar, estimar, presupuestar, financiar,
obtener financiamiento y gestionar costos, de modo que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado. Mencione, ¿cuáles utiliza?
Figura 3. Herramientas utilizadas en la gestión de costos
31
%
50
%
14
%
56
%
14
%
6%
14
%
31
%
6%
42
%
11
%
6%
Í N D I C E D E D E S E M P E Ñ O
D E L T R A B A J O P O R
C O M P L E T A R ( T C P I )
G E S T I Ó N D E L V A L O R
G A N A D O
A N Á L I S I S D E R E S E R V A
S O F T W A R E D E G E S T I Ó N D E P R O Y E C T O S
N I N G U N O D E L O S
A N T E R I O R E S
O T R O
HERRAMIENTAS DE COSTOS
CONOCE HA UTILIZADO (MOSTRAR TARJETA)
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
Reuniones
Análisis de ofertas de proveedores
Técnicas grupales de toma de decisiones
Estimación análoga
Estimación por tres valores
Costo de la calidad (COQ)
Conciliación de límite de financiamiento
Estimación ascendente
Ninguno de los anteriores
81% 78%
69%
67% 47%
47%
39%
39% 31%
25%
22%
17% 14%
11% 11%
8%
3%
0%
Las reuniones y el juicio de expertos con un 81% y un 78% respectivamente, fueron las
técnicas escogidas por los encuestados en las etapas de gestión de costos, de modo que se
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
6.3.4. Pregunta 4.
La estimación análoga es una de las técnicas más utilizada en los procesos de planificación en
la gestión de costos. No es tan exacta sino se han abordado o se dispone de datos de proyectos
previos, ¿cuál es su opinión al respecto?
Tabla 1. Respuestas acerca de la estimación análoga.
a
Para que esta herramienta sea exacta no es tan prioritario que se requiera de
proyectos previos, es más prioritario contar con personal que conozca el mercado a
explorar y sus variaciones económicas.
b Nos da una idea de las inversiones, no debe ser el referente para construir el
presupuesto del proyecto.
c De acuerdo, adicionalmente, un buen insumo para la analítica, debería llevar a
definir mecanismo para una paramétrica.
d Es una técnica bastante útil cuando no se tiene valores de referencia.
e Es una buena herramienta cuando no se dispone de otras herramientas o datos
exactos para estructuración de costos.
f Es una herramienta peligrosa, se presta para realizar interpretaciones erradas y
requiere variables externas.
g Se deben contar con datos de proyectos similares, pero estos datos deben tener una
correlación significativa (>0.7).
h
La estimación análoga puede aplicarse y es muy buena cuando se puede tener en
cuenta o se tiene información relevante que la soporte. Se debe hacer un uso
consciente y prudente y no se deben basar todas las decisiones solo con este
análisis, es decir apoyarse con otro criterio crítico que corrobore la información
resultante.
i La técnica es válida.
j Para estimar rápidamente es funcional, pero para un valor muy aproximado.
k No conozco (4)
l Depende del proyecto para usar esta estimación combinada con otras
m Es un buen punto de partida, pero se debe afinar en un proceso iterativo hasta llegar
al costo esperado.
n Es una buena técnica pero considero que cada vez que se aborda un proyecto se
debe volver a estimar mediante cotizaciones actualizadas.
o Que no se debe aplicar a todo tipo de proyectos, sobre todo sin análisis previo serio.
p La estimación anual es casi obligada por el poco tiempo de planeación de nuestros
proyectos. Es un buen punto de partida.
q Si no se tiene la experiencia puede ser inexacta con los datos y el histórico es una
herramienta precisa.
r Basarse en proyectos previos tiene validez siempre y cuando los recursos sean los
mismos o similares al igual que las condiciones.
s De acuerdo a la viabilidad económica de los mercados es una técnica poco
recomendada.
t Es buena pero solo para un presupuesto a alto nivel.
u Es buena pues te da un referente.
v
Considero que puede ser una buena opción, pero debe complementarse con la
gestión de riesgos, ya que pueden salir variables que no se tuvieron en cuenta en el
proyecto anterior.
w No es útil en el centro médico Imbanaco, no se tienen antecedentes, todos los
proyectos son nuevos.
x La estimación análoga es una forma de juicio de expertos.
De acuerdo a las respuestas dadas por las personas encuestadas, consideran que la técnica de
estimación por analogía es un buen punto de partida, ya que es menos costosa y requiere
menos tiempo que las otras técnicas, sin embargo, al no ser tan exacta debe complementarse
con otro tipo de herramienta que sea más precisa. Igualmente, se observa que esta técnica es
más confiable cuando el proyecto anterior es similar, no sólo en apariencia sino en los
hechos, y cuando los miembros del equipo del proyecto responsables de efectuar los
estimados poseen la experiencia necesaria.
6.3.5. Pregunta 5.
¿Ha utilizado la técnica de valor ganado?
Figura 4.Técnica de valor ganado
Si su respuesta es sí, ¿por qué?
Si 13
No 21
Si 38%
No 62%
Tecnica de valor ganado
Si
No
Tabla 2. Variedad de respuestas a la técnica de valor ganado.
a Administrador y seguimiento de indicadores en proyectos.
b Indicador efectivo para conocer el estado del proyecto.
c Para ejercicios.
d Por ser una herramienta muy útil para tener control del cumplimiento del avance del
proyecto en cuanto a costo y avance físico.
e Me arroja un buen índice de ejecución.
f Es muy útil y me informa el estado del avance del proyecto en t y $.
g Porque me muestra el estado del proyecto en cuanto al trabajo ejecutado sobre lo
presupuestado.
h Representa una consolidación exacta del avance del proyecto.
i Sirve como diagnostico real del saludo del proyecto y mayor beneficio que se hace al
proyecto.
j Es mucho más analítica y más precisa frente al avance del proyecto.
k Permite controlar el presupuesto de forma analista y eficiente.
l Para llevar el control del avance en términos de costo o dinero.
m En Imbanaco no pueden gestionar costos ni presupuesto.
Se observa que el 62% de los encuestados no han utilizado la técnica del valor ganado y sólo
el 38% la han utilizado, pero quienes dicen haberla utilizado llegan a la misma conclusión de
que la técnica es muy útil y viable para el desempeño y avance del proyecto en cuanto al
tiempo y costo de éste. Igualmente, se ha observado que ésta técnica de control de costos es
muy mencionada en la literatura, ya que proporciona una valoración objetiva del estado del
proyecto.
6.3.6. Pregunta 6.
La estimación por tres valores es una técnica que utiliza las variables: optimista, más probable
y pesimista, dicha técnica proporciona una mayor exactitud; si la ha utilizado o conoce, ¿cuál
es su opinión al respecto?
Tabla 3. Variedad de respuestas a la técnica de la estimación por tres valores.
a
Es una técnica que sólo es aplicable en circunstancias donde se puede contar con varias
cotizaciones o apreciaciones del valor de lo requerido, existen ocasiones donde sólo se
puede contar con dos o incluso solo una oferta sobre la necesidad.
b Implica la planeación, la inversión de muchos recursos, no define el alcance con todo.
c Sólo se debe utilizar cuando se está indeciso.
d Técnica con la cual podemos observar cual es el progreso de un proyecto.
e Al tener tres opciones da un rango de maniobra hacia los interesados.
f
Es importante analizar varios frentes y depende del tipo de proyecto, me parece óptimo
analizar todos los panoramas, pues ayuda a tomar mejores decisiones. Es importante
apoyar en análisis con otros métodos.
g No conozco.
h No respondió.
i Es recomendable pero es mejor la ascendente.
j No la he utilizado.
k Es flexible, define límites y permite enfoque.
l Permite tener una probabilidad de cumplimiento alta.
m Proporciona un rango de posibilidades q enmarca mejor las expectativas del proyecto y
ayuda a gestionar el riesgo.
n Si la he utilizado y opino que esta técnica ayuda a tener un panorama más realista e
identifico los riesgos.
o Es muy útil para identificar y gestionar los riesgos.
p Se obtiene una mejor estimación de la duración de las actividades y tiempo del proyecto.
q Permite generar una visión realista de los proyectos.
r Es funcional estadísticamente.
s Es útil si se tienen valores de referencia de éxito.
t Tiene la ventaja que permite un mayor margen de tolerancia de los usuarios y el
patrocinador del proyecto frente al cumplimiento del cronograma y los costos.
u No se aplica en la organización.
v Son promedios, es importante que los valores optimista y pesimista sean cercanos a la
realidad del proyecto.
w Es una buena herramienta para una buena estimación y aproximación del proyecto.
De acuerdo a los encuestados esta técnica es uno de los métodos utilizados en donde es
funcional estadísticamente, y tiene una probabilidad de cumplimiento alta para una buena
estimación y aproximación del proyecto, ya que se necesita saber qué tan confiables son las
estimaciones de los tiempos esperados. Lo cual se puede hacer teniendo las tres estimaciones
(optimista, más probable y pesimista).
Las estimaciones de costos basadas en la ecuación (o aun en un promedio simple de los tres
valores) de esta técnica pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el
rango de incertidumbre de las estimaciones de costos.