Taller Preguntas de refuerzo

Taller de Access

Laura Viviana Ríos Cubillos

Liliana Patricia Sanchez F

Universitaria Agustiniana

Mercadeo

Curso Ceta

Bogotá D.C 2015

Taller de Access

1. ¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es como un almacén en el que se guarda y organiza diferente tipo de información, pero en el computador. Las bases de datos permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una manera rápida y sencilla. Son tan útiles que es muy probable que te hayas topado con ellas a diario. Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).Con Access, puede:

Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.

Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.

Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.

Organizar y ver los datos de distintas formas.

Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.

2. ¿Qué es un campo?

Es el espacio donde vas escribes la información que quieres saber, por ejemplo: si quieres hacer una tabla para almacenar datos de clientes. La información más común que puedes querer es el nombre, dirección, teléfono. En este caso teléfono es un campo en el cual vas a anotar el teléfono del cliente. Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas.

Unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargáramos en dicho campo, esta puede ser:

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres Numérico: para introducir números Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario Auto numérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No,

Verdadero/Falso, etc. Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc. Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de

una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado

3. ¿Qué es un registro?

En cualquier base de datos es una colección de datos descriptivos de los campos, que se relacionan uno a uno. Por ejemplo, un campo es tu altura, otro tu peso y otro el color de tus ojos.Un registro sería el valor de tu talla, peso y color de ojos Es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha. Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y

organizada, Propiedades generales de los campos. Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro.

4. ¿Qué es el Access?

Access es una aplicación que viene con el paquete Office de Microsoft. Para obtener Access necesitas instalar una versión de Office que lo contenga. Es bastante habitual que en una distribución del paquete office tenga Access, pero hay algunas que no lo tienen. Por ejemplo Office Profesional incluye Access.

Esa aplicación es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto el motor de base de datos Microsoft Jet. Con esto quiero decir que Access en realidad es una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una base de datos Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una pasarela para poder acceder a cualquier base de datos. A través de ODBC podemos conectarnos a cualquier base de datos utilizando un lenguaje de programación o una aplicación como Access. Por ejemplo, podríamos conectar con una base de datos SQL Server o MySQL desde Access. Pero por no liar con conceptos, quiero remarcar que lo normal es que Access nos permita definir y gestionar una base de datos Jet de Microsoft. Lo que normalmente llamamos una base de datos Access, en realidad es una base de datos Jet, que está incluida en cualquier sistema Microsoft. Con Access podemos crear este tipo de bases de datos, que generalmente se guardan en archivos .mdb, y gestionarlas a través de la aplicación. Access dispone de numerosos métodos y asistentes para definir cualquier elemento de la base de datos, como las tablas, las consultas, los formularios, etc. y realizar la administración y gestión de los datos.

Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc.) para manejarlos por medios de las consultas e informes.

5. ¿Qué es una tabla?

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada información contenida en una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.

¿Qué significa cuando vemos la tabla en vista de hoja de datos?

En la 'vista hoja de datos' podemos modificar el contenido de los registros. Por defecto, al seleccionar una tabla, obtenemos la 'vista hoja de datos' -similar a una hoja de cálculo tipo Excel-.

¿Qué significa cuando vemos la tabla en vista de diseño?

En la 'vista diseño' podemos modificar las propiedades de los campos de la tabla. Se elige Crear una tabla en Vista Diseño aparecerá la siguiente ventana, que nos permitirá manipular los tipos de datos a cargar en cada variable o campo.

6. ¿Qué es un formulario?

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.

Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre

únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos. Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva. Un ejemplo de un formulario es el siguiente

7. Tipos de datos en Access. Explicar cada uno

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y

caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su

longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos

como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como

números de teléfono o códigos postales.

Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones.

Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar

texto con formato o documentos largos adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede

ordenar o agrupar por un campo Memo, pero sólo se tendrán en cuenta para ello los 255

primeros caracteres.

Tipos Numéricos: Fijaros que para elegir el subtipo dentro del tipo numérico, debemos ir al parámetro Tamaño del campo y pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el icono de la lista desplegable, y después volver a pulsar el botón izquierdo del ratón sobre la opción deseada, para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas.

Tipos de Fecha / Hora: Fijaros que para elegir el subtipo dentro del tipo fecha / hora, debemos ir al parámetro Formato y pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el icono de la lista desplegable, y después volver a pulsar el botón izquierdo del ratón sobre la opción deseada, para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.

Tipos de Moneda: Fijaros que para elegir el subtipo dentro del tipo fecha / hora, debemos ir al parámetro Formato y pulsar el botón izquierdo del ratón sobre el icono de la lista desplegable, y después volver a pulsar el botón izquierdo del ratón sobre la opción deseada, para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Auto numeración: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una

tabla. Los campos Auto numeración no se pueden actualizar.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,

Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un

documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios. Si

trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados

como objeto OLE seguirán funcionando perfectamente. Pero si lo que estás haciendo es

crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a

partir de la versión 2007 empezó a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo

Datos adjuntos que veremos más adelante.

Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada

como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres

partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un

archivo o página. Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros

tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como

adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos

ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de

almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del

archivo original.

Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación

aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un

campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una línea de pedido.

8. ¿Cuáles son los componentes de una base de datos en Access?

En Access, una base de datos no es simplemente una tabla, ni siquiera un conjunto de tablas relacionadas entre sí. Cuando hablamos de Base de Datos incluimos:

1. Las Tablas y sus relaciones2. Las Consultas extraen información de una o varias tablas utilizando filtros en forma de fórmula. Por ejemplo, Ciudad="Sevilla". Además existen otro tipo de consultas que permiten modificar información de las tablas.3. Los Formularios permiten alimentar de información las tablas, presentando al usuario una forma más adecuada para la introducción de los datos. En un formulario se pueden incluir los datos de más de una tabla de forma simultánea.4. Los Informes nos permiten obtener presentaciones de los datos contenidos en las tablas con un formato personalizable. Dan lugar a documentos impresos en papel, en PDF o presentaciones en pantalla.

5. Páginas Web . En compañía del lenguaje de programación ASP o ASP.NET de Microsoft permiten crear aplicaciones web dinámicas, que interactúan con el usuario que navega por ellas.6. Macos y módulos . Permiten la automatización de procedimientos.

9. ¿por qué es importante crear una tabla en Access?

Es importante crear una tabla en Access ya que esta nos permite suministrar información la cual se puede utilizar de una manera más rápida, eficaz, y responsable; ya que con este programa nos permite tener ciertos datos de una manera ms organizaba y que se entendible para otro tipo de personas no solo para el usuario o quien realice la tabla. También es importante realizar una tabla ya que Access nos permite hacer unas relaciones con ellas, también estas tablas ofrece una variedad de importancia para diferentes tipos de empresas o profesionales ya que permite realizar un adecuado orden al momento de digitar los datos.

10.Cuadro Comparativo entre Excel y lo conocido de Access

EXCEL ACCESS

Excel es una planilla de cálculo Access es un manejador (y creador) de Bases de Datos.

Es posible abrir desde Excel una BD creada con Access

O desde Access crear una BD a partir de una hoja de Excel.

NO es un gestor de bases de datos relacionales

Es un gestor de bases de datos relacionales

No soporta más de 65.536 registros (filas) soporta más de 65.536 registros (filas)

Excel no es multiusuario Access es multiusuario

Tiene hojas Tiene Tablas

11.Conclusión

Para finalizar se puede concluir que Access es una herramienta de gran utilidad para todo tipo de persona que desee crear una tabla con los datos que desea obtener ella, a diferencia de Excel en este programa hay Tablas no hojas de cálculo, también encontramos que es una herramienta de fácil manejo para la manipulación y creación de base de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida dentro del paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier persona sin mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas. Por otro lado también encontramos que Access tiene la facilidad de manejar gran cantidad de información

12.Bibliografías

https://support.office.com/es-hn/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-sobre-bases-de-datos-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204?ui=es-ES&rs=es-HN&ad=HN

http://www.monografias.com/trabajos5/basede/basede.shtml#MICRO

http://82.165.131.239/hosting/empresa/cajamadrid/leccion.asp?seccion=4&curso=10&leccion=5&cursos=1

http://nelsonjuliaomartinez.overblog.com/los-tipos-de-datos-en-access-an%C3%A1lisis-de-6-30pm-a-8-30pm-semanal