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TALLER DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
UNIDAD I
¿Cuantas veces no hemos utilizado la palabra proyecto(s)?
Proyecto
Es un esfuerzo temporario, llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo.
• Tiene un objetivo específico con especificaciones y requerimientos.• Es único, características específicas.• Temporal: tiene un inicio y fin.• Requiere recursos: tanto mano de obra y materiales.
---------Se considera que un proyecto tiene éxito, cuando cumple las expectativas, y es aceptado por el cliente-----------
Administración de Proyecto
Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos.
Dirección, Gestión, Administración o Management
Programa
Grupo de proyectos relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada, para mayores beneficios de control, que no se obtendría si de gestionar de forma individual.
Por ejemplo:
Lanzamiento de la línea de un producto: mercado del producto, diseño de cada producto producto, imagen, capacitación de los que operan los productos
Líder de Proyecto
Project Manager: Persona responsable ante el cliente y ante la empresa o institución, de lograr los objetivos planteados del proyecto.
Integra todas las actividades del proyecto, dando forma y sentido
Stakeholders: Interesados en el Proyecto
Los que participan con mayor o menor intensidad en el proyecto o se ven afectados por el mismo.
Desempeñan un papel importante y de estos depende en gran medida el éxito o fracaso de los proyectos
Beneficios de la Administración de Proyectos
El uso de una metodología y de herramientas no elimina los obstáculos, pero los hace más fácil de enfrentar.
1.- La alza de costos.2.- Incremento de complejidad de productos y servicios.3.- Aumento de competencia.4.- A enfrentar en mayor medida aspectos ecológicos.5.- Resistencia al Cambio
Objetivos de la Administración de Proyectos
1.- hacer más en menos tiempo2.- planear y controlar mejor los proyectos.3.- Incrementar la calidad en la ejecución del proyecto4.- Que se ejecute de acuerdo al plan5.- Mejorar la comunicación con los interesados del proyecto.6.- Mantener vigentes los objetivos.
Mientras más grande el proyecto, los beneficios crecen
Por qué fracasan los Proyectos
Por qué fracasan los Proyectos
PORTAFOLIO DE PROYECTOS
Un conjunto de proyectos o programas que se agrupan para facilitar la dirección eficaz y poder cumplir así los objetivos estratégicos de los negocios.
OBJETIVOS Y BENEFICIOS DEL PORTAFOLIO
• Mejorar el retorno a la inversión.
• Acelerar la obtención de los beneficios.
• Realizar el mayor número de proyectos posible.
• Balancear el portafolio con la mezcla correcta.
• Información para la toma de decisiones.
• Evitar el desperdicio de recursos.
FACTORES QUE BLOQUEAN LOS BENEFICIOS DEL PORTAFOLIO
• Falta de información.
• Escasa planeación estratégica.
• No existe un proceso eficiente.
• Lista de proyectos demasiado grande.
1. Crear un inventario.
2. Evaluar proyectos y propuestas de proyectos.
3. Priorizar y categorizar el portafolio.
4. Seleccionar proyectos de acuerdo con los recursos disponibles.
5. Comunicar y dar seguimiento.
FACTORES QUE BLOQUEAN LOS BENEFICIOS DEL PORTAFOLIO
Para tener éxito se requiere de una planeación estratégica que defina como alcanzar los objetivos corporativos a través de proyectos.
IMPORTANCIA DE LA CULTURA ORGANIZACIONALEN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
Cultura Organizacional: Se refiere a un sistema de normas, creencias, valores y suposiciones colectivas que une a las personas y que con ello da lugar a significados compartidos.
LAS FASES Y CICLO DE UN PROYECTO
• Permiten dividir el proyecto en componentes más manejables, los cuales se traslapan en el tiempo.
• mejorar la administración y control del proyecto por medio de esfuerzos eficientes y efectivos.
• Las fases, o parte de ellas, se pueden repetir debido a cambios en el proyecto.
LAS FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO
LA FASE DE INICIO
• Consiste en la generación y análisis de la idea.• Permite identificar una necesidad, problemática y oportunidades lo que conforma el
enunciado del proyecto.• Se plantea las características fundamentales y se evalúan las posibilidades de su
ejecución.
LA FASE DE PLANEACIÓN
Consiste en desarrollar métodos que permita al equipo resolver el problema, estimar cantidad, el tipo de recursos que serán necesarios, así como el tiempo requerido para el diseño de la posible solución.
LA FASE DE EJECUCIÓN
• Consiste en la puesta en marcha de todo aquello que se ha planteado en la propuesta de la solución al problema.
• Se espera sean generado los productos finales, que dan origen al logro de objetivos que propiciaron el proyecto.
LA FASE DE CONTROL
Consiste en controlar la utilización de los recursos humanos, materiales y el tiempo, con el único propósito que los objetivos sean alcanzados en tiempo y forma.
LA FASE DE CIERRE
Consiste en la evaluación del éxito del proyecto al considerar el logro de los objetivos que se plantearon al principio.
La relación entre las fases conforma el ciclo de desarrollo del proyecto, el cual requiere el soporte de 9 áreas de conocimiento
ÁREAS QUE SE ADMINISTRAN EN EL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
ADMINISTRACIÓN DE INTEGRACIÓNLa Gestión de la Integración es hacer de todas las
partes del proyecto un todo cohesivo.La naturaleza integradora de los proyectos pueden
comprenderse mejor si pensamos en las demás actividades que se llevan a cabo al realizar un proyecto.
Los procesos de la integración del proyecto son:
1. Desarrollar el acta de constitución del
proyecto
2. Desarrollar el plan para la dirección
del proyecto
3. Dirigir y gestionar la ejecución del
proyecto
4. Monitorear y controlar el trabajo del
proyecto
5. Realizar control integrado de cambios
6. Cerrar el proyecto o fase
GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTODefine el trabajo qué se va a realizar en el proyecto
Cuáles van a ser los entregablesAlcance del producto: las características y funciones del
producto, servicio o resultado del proyecto. Alcance del proyecto: las características de todo el trabajo
que debe realizarse para poder entregar el alcance de producto.
Los procesos directivos de la gestión del alcance del proyecto son:
1. Recopilar Requisitos2. Definir el alcance3. Crear la estructura de desglose de
trabajo (EDT )4. Verificar el alcance5. Controlar el alcance
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
Establece un plazo para el proyectoElabora un plan de gestión del cronogramaEstablece un cronograma para el proyecto
Los procesos directivos de la gestión del tiempo del proyecto son:
1. Definir actividades
2. Secuenciar las actividades
3. Estimar los recursos de las actividades
4. Estimar la duración de las actividades
5. Desarrollar el cronograma
6. Controlar el cronograma
ADMINISTRACIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
Se define el presupuesto del proyecto, Establece un plan de gestión de los costos del proyectoSe establecen las reservas de contingencia y gestión para
el proyecto.
Los procesos directivos de la gestión de
los costos del proyecto son:
1. Estimar los costos2. Determinar el presupuesto.3. Controlar los costos.
ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
La calidad es el grado con que el proyecto cumple con los requisitos
La calidad es cumplir con lo que el cliente quiere La calidad se refiere tanto al proyecto como al producto
Los procesos directivos de la gestión de la calidad del proyecto son:
1. Planificar la calidad.2. Realizar el Aseguramiento de
la calidad.3. Realizar el Control de la
calidad.
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO
Incluye los procesos relacionados con el equipo del proyecto y los stakeholders.
El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se les han asignado papeles y responsabilidades en la conclusión el proyecto.
Un stakeholder es un actor interesado en el proyecto
Los procesos directivos de la gestión de los recursos humanos del proyecto son:
1. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.2. Adquirir el Equipo del Proyecto.3. Desarrollar el Equipo del Proyecto.4. Dirigir el Equipo del proyecto.
ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
La comunicación comprende todos los intercambios de información entre todos los stakeholders del proyecto.
Identifica con quién, qué y cómo hay que comunicarse.Los directores de proyecto pasan el 90% del tiempo
comunicando.
Los procesos directivos de la gestión de las
comunicaciones son:
1. Identificar a los interesados. 2. Planificar las comunicaciones. 3. Distribuir información. 4. Gestionar las expectativas de los
interesados. 5. Informar el rendimiento.
ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
Un riesgo es una evento de condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre el proyecto.
El objetivo principal es aumentar el impacto de los riesgos positivos, y disminuir el impacto de los riesgos negativos.
Otro de los objetivos es trazar una estrategia si el riesgo sucede.
Los procesos directivos de la gestión de los costes del proyecto son:
1. Planificar la Gestión de Riesgos. 2. Identificar los Riesgos. 3. Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos. 4. Realizar Análisis Cuantitativo de
Riesgos. 5. Planificar la Respuesta a los Riesgos. 6. Dar Seguimiento y Controlar los riesgos.
ADMINISTRACIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTOConsiste en gestionar la compras, contratación.
Se efectúan a través de contratos.El equipo de dirección del proyecto debe adaptar el
contrato a las necesidades específicas del proyecto
Los procesos directivos de la gestión de las adquisiciones son:
1. Planificar las Adquisiciones.
2. Efectuar las adquisiciones.
3. Administrar las adquisiciones.
4. Cerrar las adquisiciones.
F i n
ÁREA INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO & CONTROL CIERRE
INTEGRACIÓN1. Desarrollar el acta de
constitución del proyecto
2. Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto
3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
4. Dar seguimiento y controlar el trabajo del
proyecto 6. Cerrar el proyecto o fase5. Realizar el control
integrado de cambios
ALCANCE
1. Recopilar requisitos
4.Verificar el alcance
2. Definir el alcance
5. Controlar el alcance3. Crear la EDT
TIEMPO
1. Definir las actividades
6. Controlar el cronograma
2. Secuenciar las actividades
3. Estimar los recursos de las actividades
4. Estimar la duración de las actividades
5. Desarrollar el cronograma
COSTES 1.. Estimar costes
3. Controlar los costes
2. Determinar el presupuesto
CALIDAD 1. Planificar la calidad2. Realizar el
aseguramiento de la calidad
3. Realizar el control de la calidad
ÁREA INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO & CONTROL CIERRE
RECURSOS HUMANOS 1. Desarrollar el plan de
recursos humanos
2. Adquirir el equipo de proyecto
3. Desarrollar el equipo
del proyecto4. Gestionar las expectativas delos interesados
COMUNICACIONES 1. Identificar a los interesados
2. Planificar las comunicaciones
3. Distribuir la información
5. Informar el rendimiento 4 Gestionar las
expectativas de los interesados
RIESGOS
1. Planificar la gestión de riesgos
6. Dar seguimiento y
controlar los riesgos
2. Identificar riesgos3. Realizar análisis
cualitativo de riesgos
4. Realizar análisis cuantitativo de riesgos
5. Planificar la respuesta a los riesgos
ADQUISICIONES 1. Planificar las adquisiciones
2. Efectuar las adquisiciones
3. Administrar las adquisiciones
4. Cerrar las adquisiciones