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PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Serie: 114-18.2-128
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. CONTEXTO EXTRATEGICO
2.1 misión
2.2 Visión
3. METODOLIGIA PARA LA FORUMALACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL PINAR
3.1 Identificación de la situación actual
3.2 Diagnóstico integral del Archivo
4. VISIÓN ESTRATÉGICA
5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
6. FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS
7. MAPA DE RUTA
8. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
9. BIBLIOGRAFIA
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1. INTRODUCCION
La D.T.B en cumplimiento con la ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y el Decreto 2609 de 2012 Artículo 8. Instrumentos Archivísticos, ha previsto para la vigencia 2019, desarrollar el Plan Institucional de Archivos de la entidad PINAR, partiendo de las necesidades identificadas en el diagnóstico Integral de archivos. La D.T.B. en cumplimiento con lo establecido en el Decreto 1080 del 2015 ”Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”1, en la Ley 1712 del 2014 de “Trasparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional”2 y la Ley 594 del 2000 del Archivo General de la Nación, ha previsto desarrollar durante el periodo 2019-2020 el Plan Institucional de Archivos PINAR, el cual nos permite generar cambios planificados, articulando y aportando un ordenamiento lógico a los planes, programas y proyectos que en materia archivística formule la D.T.B.. Para la elaboración del Plan Institucional de Archivos PINAR se identifican los aspectos críticos de la Gestión Documental, teniendo como referencia los cuatro ejes articuladores, el Diagnóstico Integral, el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción Anual para la toma de decisiones y el desarrollo de planes, programas y proyectos que den respuesta a las necesidades de la Gestión Documental en la D.T.B. Posteriormente se estructuran los planes, programas y proyectos estableciendo metas y fechas de elaboración, ejecución, puesta en marcha y seguimiento para cada uno de ellos.
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2. CONTEXTO ESTRATÉGICO
a. Misión
Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la Información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la gestión administrativa y del patrimonio documental de la entidad
b. Visión
Servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;
3. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR
Para la formulación del PINAR, se tomó como base la metodología utilizada en el Manual para la formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR, elaborado por el Archivo General de la Nación.
3.1 Identificación de la Situación Actual
3.1.1 Diagnóstico Integral del Archivo.
La D.T.B. cuenta con el área del Archivo Central, ubicado en cuarto piso de la entidad, donde se encuentra el acervo documental transferido de los archivos de gestión; el cual se encuentra ubicado de forma estructural y de acuerdo con lo estipulado en las Tablas de Retención Documental y organizado por Unidades Administrativas y en orden cronológico.
a. Administración del Archivo: El Archivo Central de la entidad viene siendo administrado y coordinado por un (a) profesional universitario, en apoyo con personal contratista quienes dentro de sus actividades está la de apoyar en la Ordenación y organización la documentación transferida y almacenada en este lugar, reciben constantemente capacitación en lo que respecta a la aplicación de técnicas archivísticas por la Coordinadora del Grupo de trabajo , cumpliendo con el artículo 18 de la Ley 594 de 2000 “las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas de gestión documental”.
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Servicios que presta el archivo central: Consulta, asesorías, Préstamo de documentos a usuarios internos y externos, de acuerdo a las necesidades de la persona que requiera solicitar información, diligenciándose el formato correspondiente. Infraestructura física del archivo: Se encuentra ubicado en el cuarto piso del área adminsitrativa de la entidad kilómetro 4 vía Girón Cuenta con:
Un depósito, construcción en concreto, pisos en cerámica, sus ventanas (material metálico y vidrio) y puertas en madera.
Área administrativa De acuerdo con lo establecido en el artículo 5 del Acuerdo 049 de 2000 AGN, los depósitos no cumplen con las condiciones ambientales de temperatura de 15 a 20ºC y humedad relativa entre 45 y 60 de humedad. El Archivo: El depósito del Archivo Central, aunque la dimensión del espacio tiene un área de ancho 6,5 mts y largo 13,5 mtrs equivalente a 87,75 mts cuadrados, para un total de 151 estantes, que vienen siendo utilizados para el almacenamiento de la documentación transferida, este espacio no es suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento. En el primer piso de la entidad fue asignado un espacio para la ubicación de transferencias documentales, en él se encuentran instalados 24 estantes
Se encuentra en el área administrativa
No posee zona de consulta.
Hay dotación de tapabocas y guantes para los funcionarios de archivo.
El aseo del depósito y del área administrativa lo realiza el personal de aseo de la
entidad.
Características de la documentación:
Se encuentra almacenada en carpetas, cajas y estanterías abiertas
Aspectos archivísticos:
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La documentación está organizada de acuerdo a la estructura orgánica de la entidad y
de forma cronológica.
Se cuenta con instrumentos de recuperación como los inventarios en el FUID
Tablas de Retención Documental aprobadas y aplicadas.
Cuadros de Clasificación documental
b. Preservación Documental:
En el Archivo Central hay presencia de hongos.
La limpieza de la documentación es esporádica.
Se está elaborando el Sistema Integrado de Conservación SIC
Riesgo biológico: Hongos, insectos.
Riesgo químico: Roturas, transparencias
Riesgo físico: Faltantes, fragmentación, doblez, cinta adhesiva, rasgaduras Conclusiones: Culminada la evaluación del diagnóstico, se concluye que los dos depósitos no cumple totalmente con los Acuerdos y Decretos donde se establece, cómo debe ser la infraestructura física del depósito para el almacenamiento y conservación del acervo documental sin que presenten deterioro, teniendo en cuenta las alteraciones biológicas, físicas y químicas.
El depósito no cuenta con espacio suficiente para futuras transferencias.
El mantenimiento y aseo del acervo documental no se realiza. RECOMENDACIONES
Es importante realizar planes estratégicos preventivos y correctivos de la documentación almacenada para contribuir al mejoramiento del estado de conservación.
Formulación de acciones de primeros auxilios y programas de prevención de desastres.
Plan de recuperación de material afectado.
Control continuo de temperatura y humedad
Creación del Comité de Prevención y Atención de Desastres para Documentos
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IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRITICOS
Cuadro No 01
ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO
1. Las instalaciones locativas no cuentan con espacio suficiente para futuras transferencias documentales y para ubicación del Archivo Histórico
Acumulación de los Acervos Documentales
2. La Dependencia carece de medios tecnológicos para desarrollar proyectos de conservación documental
Pérdida o deterioro de la información en soporte papel; quedaría irrecuperable
3. En las Dependencias de Registro Automotor se encuentra documentación acumulada no cumpliendo con la aplicación de la Tabla de Retención Documental. Primer y cuarto piso de la entidad
Pérdida o deterioro de la información en soporte papel; quedaría irrecuperable
4. Ausencia de un sistema de gestion documental Documentos ELECTRONICOS DE ARCHIVO
a. Manipulación y alteración de la información.
b. Perdida de información c. Demandas jurídicas para la entidad.
5. Ausencia de politicas de seguridad de la información que respalden la seguridad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la inforamción.
Perdida de información Alteración de la información
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Cuadro 1 PRIORIZACION DE ASPECTOS CRÌTICOS Y EJES ARTICULADORES
Administracion
de archivos
Acceso a la
información
Preservación
de información
Aspectos
estrategicos y
de seguridad
Fortalecimiento
y artículación
Incluye temas
de
infraestructura,
personal,
presupuesto,
normatividad,
políticas,
procesos,
procedimientos
Transparencia
, servicio al
ciudadano
participación y
acceso
Conservación
y
almacenamient
o
Infraestructura
tecnológica y
seguridad
informática
Relación con
otros modelos
de gestión
1. Las instalaciones
locativas no cuentan con
espacio suficiente para
futuras transferencias
documentales y para
ubicación del Archivo
Histórico
2 3 10 10 8 33
2. La Dependencia carece
de medios tecnológicos
para desarrollar proyectos
de conservación
documental
10 2 10 10 10 42
3. En las Dependencias de
Registro Automotor se
encuentra documentación
acumulada no cumpliendo
con la aplicación de la Tabla
de Retención Documental.
Primer y cuarto piso de la
entidad
9 9 10 10 10 48
4. Ausencia de un sistema
de gestion documental
Documentos
ELECTRONICOS DE
ARCHIVO
5 9 9 8 9 40
5. Ausencia de politicas de
seguridad de la información
que respalden la seguridad,
accesibilidad, integridad y
autenticidad de la
inforamción.
10 5 9 9 9 42
TOTAL 36 28 48 47 46
ASPEC
TOS C
RIT
ICOS
total
De acuerdo a la evaluación realizado de los aspectos críticos frente a los ejes articulados de la Gestión Archivística se identifica que el aspecto de mayor impacto es “No 03: En las
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Dependencias de Registro Automotor se encuentra documentación acumulada no cumpliendo con la aplicación de la Tabla de Retención Documental. Primer y cuarto piso de la entidad”. Se ordenaron los aspectos críticos según la sumatoria de impacto de mayor a menor con el siguiente resultado.
Copiar los aspecto críticos y ejes articuladores de mayor a menor valor
ASPECTOS CRITICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR
En las Dependencias de Registro Automotor se encuentra documentación acumulada no cumpliendo con la aplicación de la Tabla de Retención Documental. Primer y cuarto piso de la entidad
48 Conservación y almacenamiento 48
La Dependencia carece de medios tecnológicos para desarrollar proyectos de conservación documental
42 infraestructura tecnológica y seguridad informática
47
Ausencia de politicas de seguridad de la información que respalden la seguridad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la inforamción.
42 Relación con otros modelos de gestión 46
Ausencia de un sistema de gestion documental Documentos ELECTRONICOS DE ARCHIVO
40 Incluye temas de infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos, procedimientos
36
Las instalaciones locativas no cuentan con espacio suficiente para futuras transferencias documentales y para ubicación del Archivo Histórico
33 Transparencia , servicio al ciudadano participación y acceso
28
4. VISIÓN ESTRATÉGICA
Para la formulación de la visión estratégica se tomó como base los aspectos críticos identificados en el diagnóstico inicial junto con los ejes articulados del PINAR. Teniendo en cuenta lo anterior, la DTB fijo la siguiente visión estratégica: El Proceso de Gestión Administrativa Gestión Documental de la D.T.B. en el 2019 habrá elaborado, socializado e implementado los planes, programas y proyectos que permitan la optimización del desarrollo de la Gestión Documental en cumplimiento a la Ley 594 de 2000.
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5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS Para la formulación de objetivos se toma como base la visión estratégica de la Gestión Documental, acorde a los aspectos críticos y ejes articuladores, con el siguiente resultado:
ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
En las Dependencias de Registro Automotor se encuentra
documentación acumulada no cumpliendo con la aplicación
de la Tabla de Retención Documental. Primer y cuarto piso de
la entidad
Gestionar el proceso de ordenación y organización
del archivo de Gestión de Regitro Automotor , en
cumplimiento de los lineamientos archivísitcos
vigentes; mediante la coordinación del personal
contratista asignado para la mencionada labor.
Plan de trabajo y cronograma de actividades
para la vigencia 2019
La Dependencia carece de medios tecnológicos para
desarrollar proyectos de conservación documental
Garantizar la conservación de los documentos de
archivo de disposción permanente según T.R.D., a
través de la aplicación de un proceso de
digitalización y conservación de la información
documental en medió digital.
Plan de digitalizacion a largo plazo
Ausencia de politicas de seguridad de la información que
respalden la seguridad, accesibilidad, integridad y
autenticidad de la inforamción.
Apoya en la elaboración de políticas de seguridad
de la información asociadas con herramientas
tecnologicas que respalden la usabilidad,
seguridad accesibilidad, integridada, autenticidad
de la información, orientadas a la gestión
documental.
Elaboración de politicas de seguridad de la
información orientadas a la Gestión
Documental.
Ausencia de un sistema de gestion documental
Documentos ELECTRONICOS DE ARCHIVO
Apoyar el Sistema de Gestión de Documento
Electrónico de Archivo SGDEA
Sistema de Gestión de Documento Electrónico
de Archivo SGDEA
Las instalaciones locativas no cuentan con espacio
suficiente para futuras transferencias documentales y para
ubicación del Archivo Histórico
Mejorar las condiciones de los depósitos de
archivo con el fin de garantizar es espacio
suficiente para la recepción del acervo documental
en el futuro
Plan de mejoramiento de condiciones locativas
del archivo central de la entidad
ASPECTOS CRITIVOS Y EJES ARTICULARES PARA CONVERTIRLOS EN OBJETIVOS
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6. FORMULACION DE PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS A LOS OBJETIVOS
6.1 Ordenación y organización del Archivo de Gestión del Grupo de Registro
Automotor
ACTIVIDAD Responsable Fecha de Inicio Fecha Final Entregable Observaciones
Diagnóstico de volumén de
archivos por orgnizar
Bárbara Carvajal, personal
contratista21/01/2019 21/01/2019 Diagnostico
Elaboración de plan de trabajo Bárbara Carvajal 22/01/2019 22/01/2019 Plan de trabajo
Elaboración cronograma de
actividadesBárbara Carvajal 22/01/2019 22/01/2019
Ejecución de actividades según
crongorma ( selección,
clasificación, alistamiento,
foliación, archivo, invetario
documental)
Personal contratista (
ejecuta la labor
Bárbara Carvajal (
coordina la actividad)
Dr Fabio Fernando Araque
Perez (Apoya el
desarrollo de la actividad)
23/01/2019 31/10/201960% del archivo ordenado,
organizado e inventariado
Elaboración de estudios
previos para el sumnsitro de
cajas, carpetas y estantes para
la ubicación almacenamiento
de los archivos de registro
automotor.
Bárbara Carvajal (
eleabora y presenta los
estudios previos para su
aprobación)
Grupo Contratación
Oficina de la Subdirección
Finanaciera.
16/01/2019 11/02/2019
Sumnistro de elementos y/o
materiales de archivo para la
ubicación y almacenamiento
de las unidades documentales
de registro automotor,
previamente ordenadas y
organizadas.
INDICADOR INDICE SENTIDO META
Volumén de metros lineales
ordenados y organizados ( Volumén de archivo organizado.
total archivo a organizar)*100%Creciente 80%
TIPO CARACTERISTICAS
Financiero Presupuesto
Humano Personal contratista
Humano Apoyo Registro Automotor
OBSERVACIONESTener el presupuesto disponible para realizar el
mejoramiento de la ordeanción y organización del archivo
de Registroa AutomotorPersonal con requisitos
Personal asignado
Nombre: PLAN DE ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN DE REGISTRO AUTOMOTOR
Objetivo: Gestionar el proceso de ordenación y organización del archivo de Gestión de Regitro Automotor , en cumplimiento de los lineamientos
archivísitcos vigentes; mediante la coordinación del personal contratista asignado para la mencionada labor.
Alcance: Archivo de Gestistro Automtor
Responsable del Plan: Asesor Grupo Registro Automotor; apoyo, Secretaria General y Grupo Gestión Documental
INDICADORES
RECURSOS
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6.2 Plan de mejoramiento condiciones locativas archivo central
ACTIVIDAD Responsable Fecha de Inicio Fecha Final Entregable Observaciones
Identificación de mejorar a
reallizar ( parese, pisos.
Puestas, venanas, aire
acondicionado, estractor de
humo, camaras)
Mantemiento ( Ing
Lorenzo Ardila)100 % área mejorada
Realizar proceso de
contratación Mantemiento 100% proceso ejecutado
INDICADOR INDICE SENTIDO META
Mejoramiento(Area analizada.
Área mejorada)Creciente 100%
TIPO CARACTERISTICAS
Financiero Presupuesto
Humano Personal contratista
OBSERVACIONES
Tener el presupuesto disponible para el mejoramiento del área e
archivo central
Personal con requisitos
Nombre: Plan de mejoramiento de condiciones locativas del archivo central de la entidad
Objetivo: Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo con el fin de garantizar es espacio suficiente para la recepción del acervo documental
en el futuro
Alcance: Archivo central de la entidad
Responsable del Plan: Subdirección Financiera, Oficina Asesora de Planeación, Secretaria General, Mantenimiento, Grupo Gestión Documental
INDICADORES
RECURSOS
Planes proyectados a ejecutar
Ordenación y organización del Archivo de Gestión del Grupo de Registro Automotor
Plan de mejoramiento condiciones locativas archivo central
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7. MAPA DE RUTA
De acuerdo a la identificación de los planes requeridos para cumplir con lo establecido por el Archivo General de la Nación y sus leyes reglamentarias se define el mapa de ruta para identificar el tiempo requerido para la ejecución y desarrollo de los planes.
8. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA
El Grupo Documentación y Archivo de la entidad han diseñado un cuadro de seguimiento control y mejora basada en los indicadores establecidos de cada plan:
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9. Bibliografía
Decreto 1080 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura
Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y acceso a la información pública Nacional
Acuerdos 049 (artículo 61) y 050 (artículo 64) de 2000
NTC-ISO 15489-1 Información y documentación, gestión de comentos, parte i generalidades
Manual de formulación del PINAR 2014 A.G.N