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1

www. antares.co Soporte Técnico: Tel: 2629084 / [email protected]

Como utilizar este Manual ......................................................................................................................................................................... 9

Ingreso al Sistema ...................................................................................................................................................................................................................... 10

Usuarios ..................................................................................................................................................................................................................................... 11

Permisos Menús ....................................................................................................................................................................................... 12

Permisos Documentos ........................................................................................................................................................................... 13

Tablas de Parametrización ........................................................................................................................................................................................................ 16

Grupos .......................................................................................................................................................................................................... 16

Asignación de cuentas contables ...................................................................................................................................................... 17

Unidades de medida .............................................................................................................................................................................. 18

Tipos de precio de venta ...................................................................................................................................................................... 19

Tipos de precio de compra .................................................................................................................................................................. 20

Bodegas ....................................................................................................................................................................................................... 21

Marcas .......................................................................................................................................................................................................... 22

Submarcas .................................................................................................................................................................................................. 23

Ubicación productos .............................................................................................................................................................................. 24

Vendedores ................................................................................................................................................................................................ 25

Consultar clientes por vendedor ....................................................................................................................................................... 26

Informe vendedores ........................................................................................................................................................................... 27

2


Crear zonas de clientes.......................................................................................................................................................................... 27

Conductores ............................................................................................................................................................................................... 28

Tipos de clientes ....................................................................................................................................................................................... 29

Bancos .......................................................................................................................................................................................................... 29

Crear y consultar Productos y Servicios .................................................................................................................................................................................... 32

Información General ............................................................................................................................................................................... 33

Fotografías de producto ....................................................................................................................................................................... 36

Precios y costos ........................................................................................................................................................................................ 36

Ficha técnica............................................................................................................................................................................................... 37

Modificar datos de los productos ..................................................................................................................................................... 38

Anular productos ..................................................................................................................................................................................... 38

Consulta de movimiento de productos .......................................................................................................................................... 39

Consulta acumulada........................................................................................................................................................................... 39

Consulta detallada .............................................................................................................................................................................. 39

Crear, consultar Clientes ........................................................................................................................................................................................................... 42

Crear clientes ............................................................................................................................................................................................. 42

Retenciones de Clientes ........................................................................................................................................................................ 43

Sucursales ................................................................................................................................................................................................... 45

Consultas de movimiento de clientes ............................................................................................................................................. 46

3


Consultar estado de cuenta ............................................................................................................................................................ 46

Consultar estado de cuenta por sucursal .................................................................................................................................. 47

Consultar cartera a cortes de periodo ........................................................................................................................................ 49

Consultar los pagos efectuados a una factura ........................................................................................................................ 50

Crear, consultar Proveedores .................................................................................................................................................................................................... 51

Crear proveedores ................................................................................................................................................................................... 51

Retenciones de Proveedores............................................................................................................................................................... 52

Proveedores de Régimen Simplificado ........................................................................................................................................... 53

Consultas de movimiento de Proveedores ................................................................................................................................... 53

Consultar estado de cuenta ............................................................................................................................................................ 53

Consultar cartera de proveedor a cortes de periodo ........................................................................................................... 56

Consultar los pagos efectuados a una factura de proveedor ........................................................................................... 57

Saldos Iniciales ........................................................................................................................................................................................................................... 58

Saldos iniciales inventarios .................................................................................................................................................................. 58

Costo Promedio ................................................................................................................................................................................... 59

Saldos iniciales cuentas por cobrar .................................................................................................................................................. 60

Saldos iniciales cuentas por pagar ................................................................................................................................................... 61

Documentos de Inventarios ...................................................................................................................................................................................................... 62

Crear un documento .............................................................................................................................................................................. 62

4


.................................................................................................................................................................................................................... 62

Encabezado del documento ........................................................................................................................................................... 62

Detalle del documento ..................................................................................................................................................................... 66

Lotes ......................................................................................................................................................................................................... 68

Catálogo de productos ..................................................................................................................................................................... 70

Pie del documento ............................................................................................................................................................................. 72

Modificar un documento ...................................................................................................................................................................... 73

Renumerar un documento ................................................................................................................................................................... 73

Anular un documento ............................................................................................................................................................................ 74

Anular un registro .................................................................................................................................................................................... 74

Impresión .................................................................................................................................................................................................... 74

Modificar Documentos Impresos ...................................................................................................................................................... 75

Consultas ..................................................................................................................................................................................................... 75

Verificación De Consecutivos Faltantes ..................................................................................................................................... 75

Consultar último consecutivo ........................................................................................................................................................ 76

Facturación ................................................................................................................................................................................................................................ 77

Documentos Cuentas por Cobrar .............................................................................................................................................................................................. 78

Crear un Documento .............................................................................................................................................................................. 78

Encabezado Del Documento .......................................................................................................................................................... 78

5


Detalle Del Documento .................................................................................................................................................................... 81

Pie del documento ............................................................................................................................................................................. 82

Documentos Cuentas por Pagar ................................................................................................................................................................................................ 84

Crear un Documento .............................................................................................................................................................................. 84

Encabezado Del Documento .......................................................................................................................................................... 84

Detalle Del Documento .................................................................................................................................................................... 87

Informes .................................................................................................................................................................................................................................... 89

Informes de Inventarios ........................................................................................................................................................................ 89

Informes de Clientes ............................................................................................................................................................................... 90

Informes de Proveedores ..................................................................................................................................................................... 90

Consultar un Informe ............................................................................................................................................................................. 91

Definir Rangos De Impresión ......................................................................................................................................................... 91

Vista Previa De Informes .................................................................................................................................................................. 91

Enviar Informe a Excel ....................................................................................................................................................................... 92

Configuración de Documentos Inventarios ............................................................................................................................................................................... 94

Parámetros Documento ........................................................................................................................................................................ 95

Procesos Especiales por Documento .......................................................................................................................................... 96

Campos Encabezado – Detalle y Cierre .......................................................................................................................................... 97

Campos Encabezado.......................................................................................................................................................................... 97

6


Campos detalle .................................................................................................................................................................................... 99

Campos de cierre – F10 .................................................................................................................................................................. 100

Inventarios ................................................................................................................................................................................................ 100

Naturaleza documento manejo inventario ............................................................................................................................. 101

Mostrar campos de valor en el detalle ..................................................................................................................................... 101

Bodegas ................................................................................................................................................................................................ 101

Afectación Carteras y Contabilidad ................................................................................................................................................ 102

Clientes-Proveedores ...................................................................................................................................................................... 102

Contabilidad ........................................................................................................................................................................................ 103

Formatos Impresos ........................................................................................................................................................................... 105

Configuración de Documentos Cuentas por Cobrar ................................................................................................................................................................ 112

Configuración de Documentos Cuentas por Pagar ................................................................................................................................................................. 117

Procesos Especiales ................................................................................................................................................................................................................. 121

Procesos Especiales Inventarios ....................................................................................................................................................... 121

Cotización a Factura ......................................................................................................................................................................... 121

Remisión a Factura ........................................................................................................................................................................... 124

Pedido a Factura ................................................................................................................................................................................ 128

.................................................................................................................................................................................................................. 129

Exportación De Documentos........................................................................................................................................................ 130

7


Importación de Documentos ....................................................................................................................................................... 132

Bloqueo de Periodos ....................................................................................................................................................................... 134

Reclasificación de NITs.................................................................................................................................................................... 135

Borrado o Traslado de Documentos ......................................................................................................................................... 136

Actualización de precios ................................................................................................................................................................ 138

Procesos Especiales Cuentas por Cobrar ..................................................................................................................................... 141

Crear Conceptos Contables .......................................................................................................................................................... 141




Procesos Especiales Cuentas por Pagar ....................................................................................................................................... 149

Crear Conceptos Contables .......................................................................................................................................................... 149




Transformación De Productos ................................................................................................................................................................................................. 157

Proceso de Transformación ............................................................................................................................................................... 159

Comisión Vendedores.............................................................................................................................................................................................................. 161

Liquidación por Venta .......................................................................................................................................................................... 161

8


Por Vendedor ...................................................................................................................................................................................... 161

Por Grupo ............................................................................................................................................................................................. 162

Por Producto ....................................................................................................................................................................................... 163

Liquidación por Recaudo .................................................................................................................................................................... 164

Por Vendedor ...................................................................................................................................................................................... 164

.................................................................................................................................................................................................................. 164

Por Fecha de Vencimiento ............................................................................................................................................................ 165

Tips Antares ............................................................................................................................................................................................................................. 169

Instalar el sistema .................................................................................................................................................................................. 169

Referenciar Bases de Datos ............................................................................................................................................................... 172

Método Antares.DLL ........................................................................................................................................................................ 172

Desde el Menú Principal ................................................................................................................................................................ 174

Decimales .................................................................................................................................................................................................. 176

Proceso Estrella ....................................................................................................................................................................................... 177

Desactivar UAC (User Account Control) en Windows............................................................................................................. 178

Actualizar Administrativo.................................................................................................................................................................... 180

Descomprimir .......................................................................................................................................................................................... 182

9


Como utilizar este Manual

Tema Principal

Tema Principal.

Subtema

Subtemas derivados del tema principal

Subtema del subtema

Tema anexo del subtema o subtitulo

Muestra la ruta a seguir dentro del programa

partiendo del Menú Principal

1. • Menú Principal

2. • Sub Menú 1

3. • Sub Menú 2

10


Ingreso al Sistema

Presione doble clic en el icono Administrativo Antares® ubicado en el escritorio de

Windows.

Al abrir el programa aparecerá un cuadro de dialogo en el cual deberá ingresar el nombre

del usuario y contraseña asignados por el administrador del sistema.

USUARIO: ANTARES

CLAVE: 0706

11


Usuarios

Cuando se instala el programa, el

Administrador del sistema debe crear los

usuarios y asignar los permisos

correspondientes para el manejo del

sistema, dependiendo de los

procedimientos de cada usuario dentro

del programa. El usuario Antares cuenta

con todos los permisos, con este usuario

puede hacer los cambios

correspondientes.

Para crear un usuario presione clic en el

botón Nuevo a continuación el sistema

le asigna un código, en Nombre

Completo ingrese el nombre completo

del usuario, En Usuario ingrese el

nombre con el que va ingresar el usuario

1. •CONFIGURACION DEL SISTEMA

2. •USUARIOS

3. •PERMISOS USUARIOS

12


al sistema y en password la clave de ingreso, esta puede ser alfanumérica de 10 caracteres.

Permisos Menús

Para definir los permisos en la

parte izquierda aparecen los

botones de ingreso a cada

conjunto de menús: Menú

principal, Inventarios y

facturación, cuentas por cobrar,

cuentas por pagar,

configuración del sistema y

otros módulos. Seleccione de

acuerdo a sus criterio, a

continuación se presenta la

pantalla con pestañas, cada una

de estas es el ingreso a otro

menú o una pantalla. Solo

13


seleccione la pestaña y en cada una de ella aparecen los botones de ingreso o de permiso, solo con activar se

genera el permiso, si desactiva este se anulara para el usuario.

Permisos Documentos

Antares cuenta con permisos de ingreso a los tipos de

documento de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas

por pagar. Seleccione el botón de permiso de

documentos por cada uno de los módulos Tipo Doc.

Inventarios, Tipo Doc. Clientes y Tipo Doc. Proveedores,

aparece la pantalla con los tipos de documento del

módulo indicado, seleccione los tipos de documento a

los cuales les quiere dar permiso al usuario.

14


Si desea quitar el permiso a un documento seleccione el botón indicador izquierdo y presione el botón

suprimir (Supr o Delete) del teclado. El sistema presenta un recuadro de confirmación presione Si para borrar

el permiso.

Seleccione el indicador y presione Supr o

Delete.

15


Cambiar Clave

Para cambiar su clave de usuario vaya al Menú Principal, y en la de clic en el botón

el sistema abre la ventana de Información General del Sistema, en esta ventana de clic en el

botón Cambio Clave. Escriba la clave deseada en el campo Nueva Clave (Debe escribirla dos

veces), para confirmar de clic en el botón Cambiar.

16


Tablas de Parametrización

Para iniciar a ingresar procesos de información por periodos, debe crear las tablas básicas y configurar el

sistema para que esta información sea la pertinente a su empresa. Ejemplo: Unidades de Medida, Bodegas,

Grupos de Clasificación de productos, ubicaciones entre otros.

Grupos

En Antares cuenta con dos divisiones Grupos y

subgrupos estos le permiten clasificar y/o organizar

los productos de su inventario.

Para Crear Nuevos Grupos y Subgrupos, Presione clic

en el botón Crear, el sistema le asigna un código

interno, ingrese el nombre del grupo y si desea

manejar subgrupos en la parte inferior aparece la

1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION

2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS

3. •GRUPOS Y SUBGRUPOS

17


opción de ingreso en forma de lista. El Porcentaje Comisión es para el manejo de comisiones de vendedor y el

indicador de manejo de báscula es para el sistema de Punto de Venta POS.

Asignación de cuentas contables

Antares le permite manejar diferentes cuentas por cada una de las clasificaciones o grupos de sus productos.

Usted puede asignar a cada grupo las cuentas contables de inventarios y costos para el control de inventario

permanente. Adicionalmente puede manejar ventas, ivas y retenciones diferenciales por cuenta y concepto de

ventas y compras.

Seleccione el grupo que desea parametrizar y a

continuación presione clic en la pestaña contabilización

ingrese las cuentas de acuerdo a la solicitud de la

pantalla.




4. •PESTAÑA CONTABILIZACION

Las cuentas de IVA Y RETENCION deben

parametrizarse primero en el módulo de

contabilidad para que aparezcan en esta pantalla

18


Si no desea manejar cuentas diferenciales por grupo, debe parametrizar las cuentas en el tipo de documento.

Unidades de medida

Antares® presenta una lista predeterminada de las principales unidades de medida que son utilizadas para

del inventario.

Para crear nuevas unidades de medida, Presione clic en el

botón Nueva, a continuación escriba la abreviatura

(máximo tres caracteres) en el campo abreviatura, en

nombre el nombre completo de la unidad de medida en el

campo descripción ingrese información adicional sobre la

unidad de medida.

Para modificar una Unidad de Medida seleccione en el

campo Buscar, presione clic en el botón modificar y a



3. •CONFIGURACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

4. •UNIDADES DE MEDIDA

19


continuación ubíquese en el campo que desea modificar.

Para eliminar una unidad de medida seleccione en el campo Buscar, presione clic en el botón Anular, el

sistema le presenta un mensaje de aprobación.

Tipos de precio de venta

La opción de creación de tipos de precios de venta le permite definir diez listas de precios de venta, las cuales

puede vincular con los clientes, estos precios solo los puede utilizar en documentos de venta, como facturas

de venta, remisiones y pedidos.

Para crear Tipos de Precios de Venta, ingrese a creación de tipos

de precio de venta, digite en la columna descripción el nombre

asignado a cada uno de los precios. Por ejemplo (Crédito,

Contado; Mayorista, usuario final, etc.).




4. • CREAR TIPOS DE PRECIO DE VENTA

Los precios de venta se ingresan por

consulta modificación y creación de

productos.

20


Tipos de precio de compra

La opción de creación de tipos de precios de compra le permite definir siete listas de precios de compra. Estas

listas le permiten manejar los precios de sus proveedores en

documentos como compras, órdenes de compra entre otros.

Para crear Tipos de Precios de compra, ingrese a creación de tipos de

precio de compra, digite en la columna descripción el nombre

asignado a cada uno de los precios. Por ejemplo (Crédito, Contado;

Mayorista, usuario final, etc.).




4. • CREAR TIPOS DE PRECIO DE COMPRA

Los precios de compra se ingresan por

consulta modificación y creación de

productos.

21


Bodegas

Las bodegas son las diferentes ubicaciones de los

productos, estas pueden ser físicas o por procesos. EJ:

Bodega principal, bodega calle 11, etc. Para crear una

bodega nueva ingrese y presione clic en el botón Nueva

Bodega, a continuación ingrese la información solicitada.

Para modificar una bodega existente ingrese por Buscar

seleccione la bodega y haga los cambios en los campos

deseados. El código de la bodega es un numero interno

del sistema, no es modificable.




4. • BODEGAS

22


Marcas

Antares® le permite manejar diferentes marcas por cada

producto y asi mismo generar informes de productos y de

inventarios por esta clasificación, esta puede ser diferente a la

de los grupos. Para crear una marca ingrese y presione clic en

el botón Nueva marca a continuación ingrese el nombre de la

marca y para crear una nueva, presione clic nuevamente en el

botón Nueva Marca. El código que asigna el sistema es un

numero interno que no se puede modificar. Para modificar el nombre de una marca existente, seleccione el

botón buscar la marca y a continuación modifique el nombre. Para eliminar la marca seleccione en el botón

buscar la marca que desea anular y a continuación presione clic en el botón modificar, el sistema le presenta

un recuadro de aprobación.




4. • MARCAS

23


Submarcas

Las submarcas permiten crear una nueva sud-división en la

clasificación de los productos y con esto conseguir dividir en

más detalle el inventario. Todos los informes de marca

presentan la sub-marca. Para crear una nueva submarca,

presione clic en el botón Nueva sub-marca. Para modificar el

nombre de una submarca existente, seleccione el botón

buscar la submarca y a continuación modifique el nombre.

Para eliminar la marca seleccione en el botón buscar la submarca que desea anular y a continuación presione

clic en el botón modificar, el sistema le presenta un recuadro de aprobación.




4. • SUBMARCA

24


Ubicación productos

Esta tabla le permite definir la ubicación física de los productos

en las bodegas de almacenamiento. Estas las puede crear a su

criterio, los campos son alfanuméricos. Para crear una ubicación

presione clic en el botón Nueva ubicación y a continuación en el

campo Estante ingrese el número del estante, este es el valor

del más grande, luego puede colocar otro número o letra para

los paneles que subdividen los estantes. Para modificar

seleccione en el campo buscar y a continuación se hace la modificación. Para eliminar una ubicación

seleccione en el campo buscar y presione clic en el botón eliminar, el sistema presenta recuadro de

confirmación. El código es asignado por el sistema y no puede modificarse.




4. • UBICACION PRODUCTOS

25


Vendedores

Este módulo permite ingresar los datos de los vendedores

y su información personal.

Para crear un vendedor, presione clic en el botón Nuevo

Vendedor, el sistema le asigna un código interno que no

es modificable, si desea crearle un código particular de la

empresa en el campo código interno, a continuación

ingrese la información del vendedor.

El campo Usuario POS es para vincular el vendedor o

cajero con el usuario, para este proceso debe crear

primero el usuario por la opción de Usuarios.

El campo de porcentaje de comisión y de recaudo es para

la liquidación de comisiones por venta.

Para que el vendedor aparezca en las pantallas de ingreso

de información se debe dejar como activo.

1. •CUENTAS POR COBRAR

2. •CLIENTES

3. •VENDEDORES

No se pueden anular vendedores, para que

no aparezcan en las consultas debe

desactivarlos.

26


Para modificar la información de un vendedor seleccione el vendedor en la opción buscar y haga las

modificaciones correspondientes.

Consultar clientes por vendedor

Para consultar los clientes que son de un vendedor determinado puede hacerlo por la opción de informes

emitiendo el informe de clientes por vendedor o en este pantalla puede llamar el vendedor en la opción

buscar y presione clic en la pestaña Clientes.

Para consultar la información del cliente presione clic en el botón a la derecha de consulta y lo lleva a la

pantalla de información del clientes

Presione acá para ver la información

detallada del cliente

27


Informe vendedores

Por esta opción puede emitir el informe de los

vendedores de forma alfabética.

Crear zonas de clientes

El sistema Antares permite agrupar los clientes por Zonas o

Ciudades, permitiendo emitir informes de ventas, cartera y

demás, por cada una de las Zonas.

Para crear Zonas O Ciudades Presione clic en el botón

Nueva Zona y a continuación ingrese la información

solicitada. El código que asigna el sistema es un auto


2. •CLIENTES

3. • ZONAS O CIUDADES

28


numérico que no se puede modificar. Para modificar la información de una zona seleccione en buscar y a

continuación haga la modificación. Para eliminar una zona en el botón buscar seleccione la zona y a

continuación presione clic en el botón eliminar, el sistema presenta el botón de mensaje de confirmación.

Conductores

Si maneja conductores en sus despachos, debe

crearlos inicialmente por esta opción. Ingrese y a

continuación presione clic en el botón Nuevo

Conductor e ingrese la información del mismo. El

código que asigna el sistema es un auto numérico

que no se puede modificar. Para modificar la

información de un conductor seleccione en buscar y

a continuación haga la modificación. Para eliminar un conductor seleccione en el botón buscar el conductor y

a continuación presione clic en el botón eliminar, el sistema presenta el botón de mensaje de confirmación.


2. •CLIENTES

3. •CONDUCTORES

29


Tipos de clientes

Esta opción le permite clasificar los clientes por tipo de actividad o si desea puede hacerlo a su criterio. Con

esta opción puede tener informe de cliente por tipo, ventas por tipo y cartera por tipo de cliente. El código

que asigna el sistema es un número interno que no se puede

modificar.

Para modificar la información el tipo de cliente seleccione en

buscar y a continuación haga la modificación. Para eliminar un tipo

de cliente busque el tipo a eliminar y a continuación presione clic

en el botón eliminar, el sistema presenta el botón de mensaje de

confirmación.

Bancos

Esta tabla le permite el almacenamiento de la

información de los Bancos y tarjetas. Se utiliza en el


2. •CLIENTES

3. •TIPOS DE CLIENTE

1. •CONFIGURACION DEL SISTEMA

2. •BANCOS

30


caso de los bancos para el manejo de pagos por cuentas por pagar o por cobrar. En el caso de las tarjetas para

el manejo contable de las formas de pago a contado en el sistema de punto de venta POS.

El sistema se entrega con todos los bancos nacionales creados.

Para crear Bancos, presione clic en el botón Nuevo banco, ingrese el código del banco, puede utilizar el código

de manejo nacional. A continuación ingrese la información solicitada. Los terceros que aparecen en la opción

NIT, son aquellos que están definidos como clase Otro. En Tipo seleccione si es cheque o tarjeta. Para el

manejo de consecutivos de cheque solo lo hace con los definidos como cheques.

Para modificar la información de un banco seleccione

en buscar y a continuación haga la modificación. Para

eliminar un banco seleccione en el botón buscar el

banco y a continuación presione clic en el botón

eliminar, el sistema presenta el botón de mensaje de

confirmación.

Manejo de tarjetas de crédito forma de pago contado

En la facturación de contado que maneja

forma de pago, para la contabilización de las

tarjetas de crédito, primero debe parametrizar

las cuentas en esta opción.

Las cuentas de retención deben parametrizarse primero en el

módulo de contabilidad para que aparezcan en esta pantalla

31


Presione clic en la pestaña cuentas contables tarjetas de crédito e ingrese las cuentas y los porcentajes

correspondientes de acuerdo a lo solicitado. El sistema trae los porcentajes de las cuentas de retención que se

encuentran parametrizados en contabilidad Antares®, pero el usuario las puede cambiar a su criterio.

32


Crear y consultar Productos y Servicios

Los productos son la base fundamental de su inventario y del manejo de la documentación en Antares®. No

importa si son de inventarios o de servicios, el sistema requiere de estos conceptos para el manejo del

inventario o de la facturación de servicios.

Para crear un producto presione clic en el botón Nuevo producto , el sistema le asigna un código auto

numérico el cual no se puede modificar, a continuación ingrese la referencia del producto (si la utiliza, es un

alfanumérico de 20 caracteres), y el código de barras (si lo utiliza). Ubiquese en el campo Nombre e ingrese el

nombre del producto (100 caracteres).

A continuación explicamos el objeto de cada uno de los campos por pestaña.



3. •CREAR Y CONSULTAR PRODUCTOS Y SERVICIOS

33


Información General

Grupo: En este puede asignar el

grupo previamente creado al cual

pertenece el producto, despliegue

el campo grupo y seleccione. Si el

grupo no está creado, puede traer

la pantalla de creación de grupos

dando doble clic sobre este.

Subgrupo: El subgrupo es una

subdivisión de los grupos,

seleccione en la pestaña. Para

crear subgrupos, debe hacerlo por

la opción de grupos.

Marca: Esta división es independiente a la de los grupos y le permite generar informes por esta característica.

Si desea crear una marca nueva seleccione doble clic sobre el campo.

SubMarca: Esta división depende de las marcas y le permite generar informes por esta característica. Si desea

crear una submarca nueva seleccione doble clic sobre el campo.

Unidad de Empaque: Este campo es texto y solo es informativo, no genera información en informes o

proceso alguno.

34


Ubicación: Indique en que ubicación se encuentra el producto en su bodega de almacenamiento. Para crear

nuevas ubicaciones presione doble clic en este campo.

Gravado IVA: Con este campo usted puede manejar IVA diferencial por cada producto. Al activar este campo

el sistema coloca al frente un campo llamado %IVA, ingrese

acá el porcentaje correspondiente. Si selecciono Impo-

consumo y desea hacer el cambio a Gravado IVA, primero

debe borrar el porcentaje de impuesto al consumo que

ingreso y luego desactivar la opción.

Impo-Consumo: En este campo ingresa el porcentaje de

Impuesto al consumo determinado por el gobierno nacional

para venta de productos que se consumen en restaurantes,

bares, hoteles, tiendas y demás. Si selecciono IVA y desea hacer el cambio a Impo-Consumo, primero debe

borrar el porcentaje de iva que ingreso y luego desactivar la opción.

Unidad de Medida: La unidad de medida básica de manejo del inventario. En el

caso de que maneje productos de producción, la unidad de medida a ingresar en

este campo es la unidad mínima de producción. Ingrese la unidad de medida más

pequeña en U. Med, y en el campo U. Conv la unidad más grande, y en el campo

Cantidad Con. Ingrese el valor correspondiente a la conversión (Este campo tiene

tres decimales).

Si en los documentos parametriza IVA

incluido, al crear el producto asi este sea

exento debe parametrizar que es gravado y

en el porcentaje colocar 0.

Ejemplo

U. Med: GRAMOS

U. Conv: KILO

Cantidad Con: 1000

35


Tipo de producto: Indique si el producto descarga el inventario o es un servicio. Los productos de servicios

no hacen movimientos de conteo de inventarios, ni calculan costos.

Maneja Componentes/Ficha Técnica: Esta opción se utiliza para el manejo de KITS, producción o

transformación de productos. Cuando se activa esta opción la pestaña ficha técnica, permite el ingreso de los

productos que hacen parte de este producto terminado.

Cuando cree los productos terminados o que tienen

componentes, debe tener en cuenta que primero debe crear las

materias primas o los componentes.

36


Fotografías de producto

El sistema le permite indexar la fotografía del producto y genera un

informe de los productos. También se presenta como consulta en el

módulo de punto de venta POS.

Para adjuntar la imagen, primero cree una carpeta con las imágenes en el

sitio donde se encuentran ubicadas las bases de datos. Luego seleccione

el producto en el campo buscar por Nombre y en el botón de la cámara

presione clic, a continuación el sistema le presenta una pantalla de

navegación de Windows, seleccione la imagen. El sistema crea una copia

de la imagen en la misma carpeta con el código del producto.

Precios y costos

En esta opción puede ingresar las listas de

precios de venta y las listas de precios de costo.

Es importante crear los conceptos de tipos de

37


precios de venta y tipos de precios de compra con anterioridad. Seleccione el producto en las opciones de

búsqueda y a continuación clic en la pestaña precios y costos e ingrese los valores de acuerdo a su empresa.

Mínimos y Máximos: En esta pestaña también encontrara la opción del ingreso de los valores de mínimos y

máximos para el control de inventarios, estos valores se deben ingresar manualmente. El sistema en el

momento del ingreso de documentos si son de salida informara los mínimos y si son de entrada informara los

máximos. También existen informes comparativos de existencias con las cantidades de mínimos y máximos.

Observaciones Producto: Acá puede ingresar una descripción más detallada de los productos, esta

información se puede imprimir en los documentos.

Fechas: El sistema presenta la última fecha de entrada y la última fecha de salida de los productos. Son solo de

consulta.

Ficha técnica

En caso de manejo de transformación de productos en esta

pestaña puede ingresar los componentes del producto a

38


transformar. Primero debe activar en Información General la opción Maneja Componentes / Ficha técnica.

Seleccione en el campo código el producto que desea ingresar y a continuación en cantidad coloque la

cantidad que hace parte del producto terminado. Es importante tener en cuenta que esta cantidad debe ser

para hacer un solo producto y en la unidad de medida que se le coloco.

Modificar datos de los productos

Para realizar cambios en los datos generales de los productos

despliegue el menú de caída de los campos de búsqueda por

Nombre o Referencia, luego presione clic en el botón modificar

y haga los cambios correspondientes.

Anular productos

Ubíquese en las opciones de búsqueda por nombre o referencia, seleccione el

producto a Anular, cuando el sistema le presente el producto en pantalla

presione clic en el botón Anular. El sistema presenta un recuadro de

confirmación del proceso.

Para buscar productos por el código, ubíquese

en el campo referencia e ingrese el código.

39


Si el producto tiene movimiento NO LO PODRÁ ANULAR, el sistema presenta un recuadro informativo.

Sin embargo sí desea que este producto no siga saliendo en los informes entonces presione clic en el campo

inactivo de esté módulo.

Consulta de movimiento de productos

Existen dos consultas de movimiento acumulada y detallada.

Consulta acumulada

Esta consulta aparece en la página de información general y

presenta el movimiento total del producto, acumulado por

movimiento de entradas y salidas y remisiones.

Consulta detallada

Esta consulta va desde el acumulado del movimiento por cada

bodega, por un año completo y se genera detalladamente hasta

el documento de ingreso de este movimiento.



3. •CREAR CONSULTAR PRODUCTOS



3. •CREAR CONSULTAR PRODUCTOR

4. • PESTAÑA ACUMULADO MOVIMIENTO

40


Seleccione el producto en las opciones de búsquedas, y seleccione la pestaña de movimiento acumulado.

A continuación seleccione el año en y la bodega donde desea hacer la consulta. El sistema le presenta la lista

de los 12 meses del año con los movimientos de entradas, salidas y los costos correspondientes. Para

consultar el auxiliar de un periodo, presione clic en la flecha azul que se encuentra en la parte derecha y frente

a cada periodo. Si desea consultar un documento especifico, presione clic en el botón de la flecha azul que se

encuentra frente a cada documento.

41


Esta misma consulta la puede hacer para el movimiento de NIIF.

42


Crear, consultar Clientes

En este módulo se pueden crear los clientes con su información general y detallada. Además se puede

consultar la información de movimiento y cartera de los clientes.

Crear clientes

Presione clic en el botón Crear Cliente, el sistema se ubica en el Nit, ingrese el

número del Nit o la cedula del tercero, el sistema pregunta si lo quiere crear, si

presiona SI, se asigna automáticamente el digito de verificación.

A continuación ingrese la información del tercero de acuerdo a su criterio.


2. •CLIENTES

3. •CREAR CONSULTAR CLIENTES

Los campos de Dirección, Municipio DANE e Identificación

DIAN son esenciales para la emisión de Medios Magnéticos.

43


Retenciones de Clientes

Auto retenedor y/o NO Retener: Este le permite no generar retención por este tercero.

Retenedor de IVA: Genera la retención de IVA, de acuerdo a los porcentajes y bases, parametrizadas en el

tipo de documento en el módulo de inventarios.

Retenedor de ICA: Genera la retención de ICA, de acuerdo a los porcentajes y bases, parametrizadas en el


44


Excluido IVA: Para aquellas entidades a las cuales aunque los productos estén gravados con IVA, no se les

debe incluir este gravamen.

Información Comercial

En esta opción se ingresa la información

comercial de los clientes, como el vendedor,

cupo de crédito, los días de crédito, las listas de

precios y los medios de contacto.

El campo de Exento de control de Mora es para

cuando el usuario tiene desactivado el permiso

de mora, pero para este cliente no se debe hacer

este control.

Desactivar en Administrativo, es que no aparezca como cliente, pero siga como tercero en el módulo contable.

Las observaciones que se ingresan acá, se visualizan en el momento de ingresar

documentos y si se desea también se pueden imprimir en los formatos impresos.

45


Sucursales

Antares® le permite crear por cada cliente N sucursales, sin necesidad de crear un tercero diferente. Presione

la pestaña sucursales e ingrese en forma de lista cada una de estas. El campo Cod. Es un numeral interno del

sistema no se puede modificar, si desea tener un código propio para cada sucursal puede utilizar el campo

C.Interno.

Estas sucursales también se pueden usar para el manejo de diferentes vehículos de un propietario es por este

motivo que al ingresar a la subcarpeta de la sucursal aparece la opción de ingresar información adicional de

los vehículos.

El manejo de los clientes con sucursal, le permite

el manejo independiente de los datos generales

por sucursal, cartera e informes de clientes.

46


Consultas de movimiento de clientes

Consultar estado de cuenta

Despliegue el menú de caída y seleccione

el cliente a consultar a continuación

presione clic en la carpeta acumulados. Al

ingresar el sistema le permite seleccionar

el año del cual desea consultar, al

seleccionar el año le presenta los doce

meses de este con la información Débitos

y Créditos y el saldo por cada periodo.

Para conocer el auxiliar de un periodo

determinado, presione clic en el botón de

flecha azul que se encuentra frente a cada

periodo. Si ya desea consultar el

documento directamente, presione clic en

el botón de flecha azul que se encuentra


2. •CLIENTES

3. •CREAR - CONSULTAR CLIENTES

4. • PESTAÑA ACUMUALDOS

47


frente a cada uno de los documentos.

Para aquellos documentos que provienen del módulo de inventarios y se

desea conocer su movimiento de productos, el sistema le permite en estos

documentos hacer esta consulta, sin tener que salir al módulo de inventarios. Cuando se llama el documento

en la consulta del extracto, presione clic en el botón Consulta Doc. Inventarios.

Consultar estado de cuenta por sucursal

1. • CUENTAS POR COBRAR

2. • CLIENTES

3. • CREAR - CONSULTAR CLIENTES

4. • PESTAÑA SUCURSALES

4. • ACUMULADO CARTERA

48


Antares® le permite consultar el estado de cuenta por cada una de las sucursales de un cliente. Seleccione el

cliente que desea consultar en las opciones de búsqueda, presione clic en la pestaña sucursales y el boton de

flecha azul que aparece frente a cada sucursal. El sistema presenta la información general de la sucursal,

presione clic en la pestaña acumulado cartera y aca se presenta el acumulado por el año y sus doce meses,

seleccione el año que desea consultar y frente a cada periodo aparece el boton de flecha azul, en este puede

hacer clic para que lo lleve al estado de cuenta. Si desea consultar un documento determinado, presione clic

en el botón de flecha azul el cual lo lleva al documento.

49


Consultar cartera a cortes de periodo

Por esta opción puede consultar el estado de cartera de un

cliente a un periodo determinado, así el cliente ya haya

efectuado pagos. Seleccione el cliente a consultar en la

opción de Buscar, presione clic en la carpeta Estado de

Cartera por Fecha, Seleccione el año y el mes a consultar y

el sistema le presentará en pantalla la información de la

cartera del cliente a ese corte de periodo.


2. •CLIENTES

3. •CREAR - CONSULTAR CLIENTES

4. • ESTADO DE CARTERA POR FECHA

50


Consultar los pagos efectuados a una factura

Por esta opción puede consultar cada uno de los abonos

realizados a una factura.

Para consultar el historial de pagos seleccione el tipo de

documento y digite el número a buscar. Automáticamente

aparecerán los documentos y las fechas en las cuales se

abonó o canceló ese documento.

Si desea consultar el documento con el que se hizo el

abono, presione clic en el botón de flecha azul que

aparece frente a cada uno de los documentos.

1. • CUENTAS POR COBRAR

2. • CLIENTES

3. • CONSULTAR HISTORIAL DE PAGOS

51


Crear, consultar Proveedores

En este módulo se pueden crear los proveedores con su información general y detallada. Además se puede

consultar la información de movimiento y cartera de los proveedores.

Crear proveedores

Presione clic en el botón Crear Proveedor, el sistema se ubica en el Nit, ingrese el

número del Nit o la cedula del tercero, el sistema pregunta si lo quiere crear, si

presiona SI, se asigna automáticamente el digito de verificación.

A continuación ingrese la información del proveedor de acuerdo a su criterio.

1. •CUENTAS POR PAGAR

2. •PROVEEDORES

3. •CREAR CONSULTAR PROVEEDORES

Los campos de Dirección, Municipio DANE e Identificación

DIAN son esenciales para la emisión de Medios Magnéticos.

52


Retenciones de Proveedores

Auto retenedor y/o NO Retener: Este le permite NO generar retención por este proveedor.

Retenedor de IVA: Genera la retención de IVA, de acuerdo a los porcentajes y bases, parametrizadas en el


Retenedor de ICA: Genera la retención de ICA, de acuerdo a los porcentajes y bases, parametrizadas en el


53


Proveedores de Régimen Simplificado

Para el manejo de los proveedores de régimen simplificado el sistema le permite

que solo por estos no liquide iva en los documentos de compra si en tipo le

selecciona Reg. Simplificado. El manejo de retenciones lo hace de acuerdo a la

parametrización del documento. En el documento también puede manejar la retención de iva asumida.

Consultas de movimiento de Proveedores

Consultar estado de cuenta

Despliegue el menú de opción de búsqueda y seleccione el proveedor a consultar, a continuación presione

clic en la carpeta acumulada. Al ingresar el sistema le permite seleccionar el año del cual desea consultar, al

seleccionar el año le presenta los doce meses de este con la información Débitos y Créditos y el saldo por cada

periodo. Para conocer el auxiliar de un periodo determinado, presione clic en el botón de flecha azul que se

encuentra frente a cada periodo. Si ya desea consultar el documento directamente, presione clic en el botón

de flecha azul que se encuentra frente a cada uno de los documentos.


2. •PROVEEDORES

3. •CREAR - CONSULTAR PROVEEDORES

4. • PESTAÑA ACUMUALDOS

54


55


Para aquellos documentos que provienen del módulo de inventarios y se

desea conocer su movimiento de productos, el sistema le permite en estos

documentos hacer esta consulta, sin tener que salir al módulo de inventarios. Cuando se llama el documento

en la consulta del extracto, presione clic en el botón Consulta Doc. Inventarios.

56


Consultar cartera de proveedor a cortes de periodo

Por esta opción puede consultar el estado de cartera

de un proveedor a un periodo determinado, así el

proveedor ya haya efectuado pagos. Seleccione el

proveedor a consultar en la opción de Buscar,

presione clic en la carpeta Estado de Cartera por

Fecha, seleccione el año y el mes a consultar y el

sistema le presentará en pantalla la información de la

cartera del cliente a ese corte de periodo.


2. •PROVEEDORES

3. •CREAR - CONSULTAR PROVEEDORES

4. • ESTADO DE CARTERA POR FECHA

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Consultar los pagos efectuados a una factura de proveedor

Por esta opción puede consultar cada uno de los

abonos realizados a una factura de un proveedor.

Para consultar el historial de pagos seleccione el tipo

de documento y digite el número a buscar.

Automáticamente aparecerán los documentos y las

fechas en las cuales se abonó o canceló ese

documento.

Si desea consultar el documento con el que se hizo

el abono, presione clic en el botón de flecha azul que

aparece frente a cada uno de los documentos.


2. •CONSULTAR HISTORIAL DE PAGOS

58


Saldos Iniciales

Cuando se está iniciando con el sistema, se le debe informar a este que saldos iniciales se tienen de acuerdo a

los cierres contables. Estos saldos se deben ingresar para inventarios, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

Estos saldos no cargan al módulo contable, permitiendo que el encargado de esta área haga los ajustes de

acuerdo a su criterio.

Saldos iniciales inventarios

En esta opción usted ingresa el inventario

inicial en cantidades y costos con el que va

empezar su proceso.

Al ingresar a la pantalla de documentos de

inventarios, seleccione el tipo de documento,

Nota de Inventario Inicial. El sistema se

ubica en el campo Nro. de Documento,


2. •DOCUMENTOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS

59


ingrese de acuerdo a su criterio. El sistema pregunta que si

desea crear el documento presione SI para continuar. Ingrese

fecha, bodega de destino y observaciones.

Luego de ingresar estos datos el sistema se ubica en la parte

del detalle del documento, acá ingresaremos los productos, el

sistema solicita el código, si no lo conoce lo puede consultar

por Catalogó de productos. Ingrese en el campo entradas la cantidad del inventario y en el costo el valor

correspondiente al precio de compra. Con este costo se inicia el proceso de costeo promedio.

Costo Promedio

El sistema de costeo de Antares® es PROMEDIO. El sistema genera este costo con todos los documentos de

naturaleza entradas incluyendo el de Inventario Inicial. A continuación detallaremos la formulación del costo

promedio y un ejemplo de esta.

Si tiene varias bodegas, debe crear un

documento diferente para cada una de estas.

(costo entradas * cantidad entrada) + (costo existencia * cantidad existencia)

(cantidad entrada +cantidad salida)

60


Ejemplo:

El producto X tiene una existencia de 225 unidades cada una a $355.

El 10 de enero ingresan 625 unidades cada una a $380

Formula = ($380 * 625 Und.) + ($355 * 225 Und.)

(625 Und. + 225 Und)

Solución = (237.500) +(79.875) / (850) = 373.38

El nuevo costo promedio del producto X es 373.38

Saldos iniciales cuentas por cobrar

En este módulo podrá cargar los saldos iniciales por

cada cliente por facturas, sin necesidad de ingresar

los productos. Estos documentos no pasan al

módulo contable. Para ingresar estos documentos se

deben crear primero los clientes.

En caso de manejar productos similares

pero con un a fluctuación muy alta del

costo, se aconsejan manejar con referencias

diferentes.


2. •DOCUMENTOS CLIENTES

3. •CARGUE SALDOS INICIALES

61


Seleccione en el menú de caída el cliente al que se va a cargar los datos, luego escoja el tipo de factura para el

cargue, acto seguido ingrese los datos del documento a cargar (fecha, valor total, IVA, retenciones), estos

valores el sistema no los liquida. Repita el proceso para cada documento de ese cliente, sin importar las fechas

de las facturas.

Para ingresar la información de otro cliente, solo selecciónelo en el menú Buscar y repita el proceso.

Saldos iniciales cuentas por pagar

En este módulo podrá cargar los saldos

iniciales por cada proveedor por facturas, sin

necesidad de ingresar los productos. Estos

documentos no pasan al módulo contable.

Para ingresar estos documentos se deben

crear primero los proveedores.

Seleccione en el menú de caída el proveedor al que se va a cargar los datos, luego escoja el tipo de factura

para el cargue, acto seguido ingrese los datos del documento a cargar (fecha, valor total, IVA, retenciones),

estos valores el sistema no los liquida. Repita el proceso para cada documento de ese proveedor, sin importar

las fechas de las facturas. Para ingresar la información de otro proveedor, solo selecciónelo en el menú Buscar

y repita el proceso.


2. •DOCUMENTOS PROVEEDORES

3. •CARGUE SALDOS INICIALES

62


Documentos de Inventarios

Crear un documento

Para crear un documento en el módulo de inventarios realice el siguiente procedimiento:

Encabezado del documento

1. •INVENTARIOS SERVICIOS Y FACTURACION


63


1. Despliegue el menú de caída en el campo Tipo de Documento y seleccione el tipo de documento en el cual

va a trabajar. Aquí solo aparecerán los documentos a los cuales el usuario tiene permiso.

2. Ingrese el número de documento a crear. Si el tipo de documento controla consecutivos entonces el

sistema traerá el número automáticamente según el consecutivo asignado en la configuración del sistema.

3. Si el documento ya está creado y pertenece al periodo en que se está trabajando el sistema carga el

documento y presenta los datos contenidos en este, si está creado en otro periodo presenta un recuadro

informativo del periodo y el año en que está creado.

4. En el campo fecha, digite solamente el día, el sistema se encarga de asignar el periodo y el año que usted

seleccionó al ingresar al módulo. Si la fecha que usted ingresa no coincide con el periodo que seleccionó al

ingresar al módulo, el sistema le emite el mensaje “La fecha no coincide con el periodo”. El sistema le asignará

a las fechas, el año que usted seleccionó al ingreso de este módulo, si no coincide entonces no podrá ingresar

la fecha.

5. Despliegue el menú de caída en el campo nombre y de forma alfabética seleccione el nombre del cliente o

proveedor dependiendo del tipo de documento. Si el cliente – proveedor no ha sido previamente creado, el

sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la inexistencia de éste y pregunta si desea o no

64


crearlo al presionar clic en Sí el sistema lo traslada al módulo de creación de clientes – proveedores; ingrese la

información solicitada en el módulo y presione clic en salir para volver al documento en creación. Como

mínimo se debe ingresar el NIT, el nombre, la dirección y el teléfono del cliente o del proveedor.

Búsqueda Inteligente: Este botón le permite buscar en los clientes en cualquier parte del nombre.

6. Ingrese la fecha de vencimiento del documento (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el

campo Fecha de este módulo. Si al crear el cliente – proveedor se ingresó la cantidad de días de crédito

automáticamente el programa ingresará la fecha de vencimiento.

7. Despliegue el menú de caída en el campo bodega y seleccione la bodega de origen o de destino de los

productos. Si en la configuración del tipo de documento seleccionó bodegas de origen o destino

predeterminadas, éstas se cargarán automáticamente al crear el documento. Adicionalmente si no le asigna

bodegas en la configuración, el sistema no descarga de inventarios.

8. Ingrese la información correspondiente en los siguientes campos descritos a continuación los cuales son

opcionales dependiendo de la configuración y el manejo del documento.

9. %Descuento: Utilice este campo si todos los productos poseen el mismo porcentaje de descuento o para

que en la columna de descuento ubicada en el detalle coloque el mismo descuento para que en la columna de

descuento ubicada en el detalle coloque el mismo descuento para todos los productos. Si el cliente posee un

porcentaje de descuento predeterminado el sistema automática- mente colocará el porcentaje en este campo.

65


10. Utilice Vr Descuento si desea asignar un valor de descuento al total del documento. Si se usa IVA

diferencial este campo no se puede utilizar.

11. Despliegue el menú de caída Vendedor y seleccione el vendedor que generó el documento. Si al crear el

cliente se le asignó un vendedor, el programa lo colocará automáticamente en este campo.

12. En documento soporte ingrese el número de documento que cruza o soporta al que se está creando.

Ejemplo: Si el documento es una Factura de Venta entonces el documento de soporte es el pedido de cliente,

el cual debió haber sido creado antes y con el cual permite hacer el cruce respectivo.

13. Para traer los datos del documento soporte, presione TAB en el momento que el sistema se ubica para

ingresar la primera referencia.

14. Dato referencial: Este campo es informativo en el que se ingresa referencia, factura No, orden de compra

No, etc. Puede consultar el movimiento de este campo por el módulo de terceros.

15. Observaciones: Ingrese las observaciones que complementan la información del Documento.

66


Detalle del documento

1. Digite el Código o la Referencia del producto en la columna Código, si no lo conoce presione clic en el

botón Catálogo de Productos el sistema muestra el listado de todos los productos, indique si desea

realizar la búsqueda por referencia o nombre del producto presionando clic en el título de la columna

(Código o Referencia).

2. En el campo en blanco escriba los primeros caracteres del Código o Referencia, o el nombre del

producto y automáticamente el sistema ubica el producto. Posteriormente presione doble clic o Enter

sobre la columna código y el sistema pasara la identificación del producto al documento.

3. Digite la cantidad, el valor unitario o costo (el sistema actualiza estos datos automáticamente al ingresar

o actualizar los productos); El valor total es una fórmula, usted no tiene que ingresar ningún valor en este

campo.

67


4. Para movilizarse entre los campos de esta pantalla utilice Enter o ubique el cursor con el Mouse. En la

parte inferior del detalle del documento se muestra el costo promedio, la existencia y el porcentaje de

IVA, correspondiente a cada producto, los cuales se actualizan al ingresar el código del producto en el

detalle.

Si en la configuración del documento se activaron las opciones las cuales crean columnas adicionales en el

detalle.

Dato adicional: Este campo es útil al momento de ingresar números de serie o referencias adicionales

para cada producto. Para consultar estas referencias entre al módulo de terceros de Consulta Número de Serie.

%Descuento: En este campo se utiliza si en cada uno de los productos se maneja un porcentaje de

descuento diferente.

U. Medida: Esta columna aparece al activar en la configuración

del tipo de documento la opción de conversión; para seleccionar la

unidad de medida del producto utilice las teclas PgUp o PgDn. El

descargue de inventario siempre se hará por la unidad de medida

que aparece en el campo U. Medida de la página Detalle

Información de Consultar, modificar y crear productos.

Presionando F2 puede duplicar el

registro que tiene seleccionado en

pantalla.

68


Lotes

Entrada de Lotes

Para crear un Lote debe crear un documento de entrada, y en el detalle del documento en la columna Lote

ingrese el número de lote que quiere crear, el sistema le presenta un recuadro solicitando la confirmación del

proceso.

Al confirmar el sistema trae la pantalla de Creación de Lotes, donde debe ingresar la fecha del Lote y la fecha

de vencimiento del lote, luego de clic en Salir para guardar.

69


Puede continuar con el ingreso de la información del documento.

Salida de Lotes

Solo puede hacer el descargue de los lotes en un documento que tenga como naturaleza salida, Ejemplo:

Factura de Venta, Ajuste de Salida, Salida de Almacén, Traslado de Bodega, etc.

En el detalle del documento ingrese el código del producto, al

presionar Enter el sistema le presenta la pantalla de Lotes con

Existencia, donde puede ver los saldos de los lotes ordenados

por fecha de vencimiento, seleccione el lote que desea usar

haciendo doble clic sobre el número de lote.

70


El sistema traslada el lote al detalle del documento, continúe ingresando los datos del documento

Catálogo de productos

El catálogo de productos se accede desde el detalle del documento y tiene dos opciones para buscar:

Búsqueda por orden esta le permite buscar el nombre exacto del artículo tal y como está creado en el

sistema, y Búsqueda en todo el nombre que le permite buscar sin importar en donde se encuentre la palabra

en el título del producto.

Ejemplo:

Vamos a buscar en la base de datos la palabra Radio Al hacer la búsqueda en los dos casos el sistema nos

arroja resultados diferentes.

71


Búsqueda por orden:

Al buscar Radio nos trae todos los productos que inician con la palabra buscada.

Búsqueda en cualquier sitio del nombre:

Al buscar Radio el sistema nos trae todos los productos que contienen la palabra buscada en cualquier parte

del título.

72


Pie del documento

Los campos ubicados en el pie del documento son fórmulas que totalizan liquidando automáticamente los

valores ingresados en el detalle del documento.

Si el documento que está creado debe ser cargado en Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, el sistema lo

hace en el momento de presionar F10.

Existen varios procesos que al presionar F10 se activan dependiendo si se activaron en el módulo de

Configuración de Tipos de Documento, campos de cierre F10.

Forma de pago: Este campo le permite ingresar el tipo de pago, como efectivo, cheque, etc. Esto en caso de

manejar documentos de contado. Si queda algún saldo en el documento con respecto al cruce entre el valor

ingresado en este recuadro y el total del documento, el sistema lo guarda en el campo Saldo y lo pasa a

Cuentas por Cobrar.

Adicionales: Cuando se manejan talleres de mecánica donde los conceptos son mano de obra, repuestos,

latonería, pintura, otros trabajos, al presionar clic en este botón le puede asignar el empleado que genera el

servicio. El sistema totaliza por cada uno de los conceptos y en la factura se puede imprimir de esta forma

discriminada.

PRESIONAR F10 PARA GUARDAR

O DE CLICK EN

73


Modificar un documento

Para modificar un documento cargue el documento en el módulo de actualización, presione clic

en el botón Modificar ubique el cursor en el campo a modificar, realice los cambios y presione

F10 para guardar y dar paso a un nuevo documento.

Renumerar un documento

Para renumerar un documento cargue el documento

en el módulo de actualización, presione clic en el

botón Renumerar, posteriormente el sistema le emite en el

recuadro, donde en el primer campo Número aparece el número

actual del documento en el siguiente campo Número digite el

nuevo número y presione Enter en el botón Cambiar. A manera

informativa se presenta el tipo de documento.

Si el documento tiene consecutivo, el sistema solo dejará asignar el

número que sigue en el rango del consecutivo.

El sistema verifica si el número de documento que ingresó existe, si está creado, no le permite hacer el cambio

y le presenta un recuadro informativo. Si tiene que cambiar el número de documento y no conoce el número

de consecutivo de un determinado tipo de documento, presione clic en el botón Consecutivo de Documento.

74


Anular un documento

Para realizar el proceso llame el documento presione clic en el botón Anular, el sistema presenta

un recuadro de verificación, para confirmar la acción, presione Sí.

Anular un registro

Para realizar este proceso, ingrese en actualización de documentos y seleccione el documento

en el cual desea borrar el registro, presione clic en el botón modificar y ubíquese en el detalle

del documento en el registro que desea borrar. A continuación seleccione el indicador de

registro que se encuentra al lado izquierdo del código, presione en el teclado la tecla suprimir

o delete y a continuación de SI para aceptar.

Impresión

Cuando finalice la creación del documento, prepare la impresora, el tipo

de papel requerido para ese documento y presione clic en el botón

Para modificar, renumerar, anular e imprimir documentos el

administrador del sistema debe asignar los permisos

respectivos en el menú configuración de usuarios.

75


imprimir. Si el documento esta parametrizado para Documentos pre impresos, puede imprimir con el formato

Principal o el formato Alterno, estos se parametrizan en la Configuración de Tipos de Documento pestaña

Formatos Impresos.

Modificar Documentos Impresos

Por defecto el sistema no permite modificar, anular o renumerar documentos que han sido

impresos. Cuando se llama un documento que ha sido impreso, el sistema presenta un

recuadro de informativo y los botones de modificación de la parte inferior aparecen desactivados.

Si el usuario tiene activado el campo reservado en la Configuración de Usuarios, actualización de documentos,

el sistema le presentará el botón Consulta, ubicado en la parte inferior, presione clic sobre este y los botones

de modificación se activarán.

Consultas

Verificación De Consecutivos Faltantes

Determina los documentos que hacen falta por crear en un tipo de

documento dentro de un rango de consecutivos y presenta los rangos de

fechas probables en las cuales se encuentran los faltantes, para conocer esta

tabla presione clic en el botón Verif. Consecutivo.

76


La verificación de Consecutivos solo sirve para los documentos que poseen auto numeración.

Consultar último consecutivo

Esta opción permite consultar el último número creado por tipo de documento. Para consultar esta tabla

presione clic en el botón Consultar Consecutivo, y luego en el botón Ultimo Consecutivo.

77


Facturación

Esta pantalla se maneja igual a la de Documentos de Inventarios y Servicios. (ver capitulo anterior de este

manual).

Cruce Pedido

El cruce del pedido se hace en el documento que se parametrizo con este objeto, generalmente es la Factura

de Venta.


2. •FACTURACION

En esta pantalla aparecen los tipos de documento marcados como

Documento Factura en Configuración de Tipos de Documento

78


Documentos Cuentas por Cobrar

En Este módulo puede ingresar los documentos que hacen cruce en las

carteras y Adicionalmente puede consultar los documentos que han

sido cargados desde el módulo de inventarios

Crear un Documento

Encabezado Del Documento

EJEMPLO

Recibos de Caja

Notas Crédito

Comprobantes de Egreso

Facturas de Compra

Devoluciones de Clientes


2. •DOCUMENTOS CLIENTES

3. •INGRESO DOCUMENTOS CLIENTES

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Despliegue el menú de caída y seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar. (Recibo de caja,

comprobante de egreso). Ingrese el número del documento a crear. Si el tipo de documento controla

consecutivos entonces el sistema traerá el número automáticamente según el consecutivo asignado en

la configuración del sistema.

Si el documento ya está creado y pertenece al periodo en que se está trabajando el sistema carga el

documento y presenta los datos contenidos en este, si está creado en otro periodo presenta un recuadro

informativo del periodo y el año en que está creado.

Si por el contrario no está creado, el sistema presenta un recuadro en el cual solicita confirmar si desea o

no crear el documento.

Digite solamente el día el sistema se encarga de asignar el periodo y el año que usted seleccionó al

ingresar al módulo. Si la fecha que usted ingresa no corresponde al periodo que seleccionó al ingresar al

módulo, el sistema le emite el mensaje “La fecha no coincide con el Periodo”. El sistema le asignará a las

fechas, el año y mes que usted seleccionó al ingreso de este módulo, si no coincide entonces no podrá

ingresar la fecha. Usted puede cambiar este año por la opción Cambiar Periodo de esta misma pantalla.

Despliegue el menú de caída en el campo nombre y de forma alfabética seleccione el nombre del

cliente o proveedor dependiendo del tipo de documento y la sucursal (si la tiene). Si el cliente –

proveedor no ha sido previamente creado, el sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la

inexistencia de éste y pregunta si desea o no crearlo, al presionar clic en Sí el sistema lo traslada al

módulo de creación de clientes – proveedores; ingrese la información solicitada en el módulo y presione

clic en salir para volver al documento en creación.

80


Búsqueda Inteligente: Este botón le permite buscar en los clientes en cualquier parte del nombre

Ingrese la información correspondiente en los siguientes campos descritos a continuación los cuales son

opcionales dependiendo del manejo del documento:

Fecha de Vencimiento: (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el campo Fecha de este

módulo. En el caso de los cheques posfechados aquí puede ingresar la fecha de pago del cheque.

Cheque: ingrese el valor del cheque que recibe o que gira. El sistema liquida el campo Efectivo campo

como diferencia entre el valor del cheque y el total del documento.

Número: del cheque con que fue pagado o se va a pagar el documento,

81


Banco: (previamente creado en la tabla de bancos) En el caso de los recibos de caja si se desea que estos

carguen automáticamente al banco donde se va hacer la consignación y no a la caja, entonces en este

campo digite el banco en el que se consignan (hay que tener en cuenta que en la tabla bancos se le

debe determinar la cuenta en la que debe cargar a la contabilidad).

Vendedores: Si el documento maneja vendedores seleccione el vendedor que generó el documento

Detalle Del Documento

TD: Si el documento cruza documentos seleccione el tipo de documento con el cual cruzará.

Doc. No. el número de documento a cruzar y automáticamente el programa cargará los valores del

documento de cruce. Si el valor del documento es distinto al valor que carga el sistema modifica los valores

que necesite en cada campo.

Cuando usted está ingresando el documento que va a abonar, es importante conocer los documentos que el

cliente tiene con saldo pendiente de pago o por pagar sin necesidad de imprimir un estado de cartera.

82


Estos saldos pueden consultarse en el momento en que se está ingresando el documento de abono,

solamente presione clic en el botón de Documentos con Saldo al encontrarse ubicado en la columna Doc. No.

y automáticamente se presentará una tabla con los documentos que a la fecha ese cliente tiene pendientes,

cada uno con su respectivo valor; seleccione el documento a abonar y presione doble clic en la columna

Documento para cargar el documento en el detalle.

Si por el contrario el programa no cruza con ningún documento, deberá ingresar manualmente los valores del

valor del documento y los impuestos correspondientes a éste en las columnas correspondientes.

Si un documento ya ha sido abonado el sistema le presenta un recuadro informativo con el fin de evitar

cancelar un documento varias veces. Si no existe o el cliente es diferente el sistema le informara.

En un recibo de caja, solo puede abonar documentos de un mismo cliente.

Pie del documento

Los campos ubicados en el pie del documento son fórmulas que totalizan liquidando automáticamente los

valores ingresados en el detalle del documento.

Si el documento que está creado debe ser cargado en Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, el sistema lo

hace en el momento de presionar F10.

Existen varios procesos que al presionar F10 se activan dependiendo si se activaron en el módulo de

Configuración de Tipos de Documento, campos de cierre F10.

83


Forma de pago: Este campo le permite ingresar el tipo de pago, como efectivo, cheque, etc. Esto en caso de

manejar documentos de contado. Si queda algún saldo en el documento con respecto al cruce entre el valor

ingresado en este recuadro y el total del documento, el sistema lo guarda en el campo Saldo y lo pasa a

Cuentas por Cobrar.

Adicionales: Cuando se manejan talleres de mecánica donde los conceptos son mano de obra, repuestos,

latonería, pintura, otros trabajos, al presionar clic en este botón le puede asignar el empleado que genera el

servicio. El sistema totaliza por cada uno de los conceptos y en la factura se puede imprimir de esta forma

discriminada.


O DE CLICK EN

84


Documentos Cuentas por Pagar

En Este módulo puede ingresar los documentos que hacen cruce en las

carteras y Adicionalmente puede consultar los documentos que han sido

cargados desde el módulo de inventarios.

Crear un Documento

Encabezado Del Documento

1. Despliegue el menú de caída y seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar. (Recibo de caja,

comprobante de egreso).

EJEMPLO

Comprobante de Egreso

Nota Debito

Entrada al Almacén


2. •DOCUMENTOS PROVEEDORES

3. •INGRESO DOCUMENTOS PROVEEDORES

85


2. Ingrese el número del documento a crear. Si el tipo de documento controla consecutivos entonces el

sistema traerá el número automáticamente según el consecutivo asignado en la configuración del

sistema. Si el documento ya está creado y pertenece al periodo en que se está trabajando el sistema

carga el documento y presenta los datos contenidos en este, si está creado en otro periodo presenta un

recuadro informativo del periodo y el año en que está creado. Si por el contrario no está creado, el

sistema presenta un recuadro en el cual solicita confirmar si desea o no crear el documento.

3. Digite solamente el día el sistema se encarga de asignar el periodo y el año que usted seleccionó al

ingresar al módulo. Si la fecha que usted ingresa no corresponde al periodo que seleccionó al ingresar al

módulo, el sistema le emite el mensaje “La fecha no coincide con el Periodo”. El sistema le asignará a las

fechas, el año y mes que usted seleccionó al ingreso de este módulo, si no coincide entonces no podrá

ingresar la fecha. Usted puede cambiar este año por la opción Cambiar Periodo de esta misma pantalla.

4. Despliegue el menú de caída en el campo nombre y de forma alfabética seleccione el nombre del

proveedor dependiendo del tipo de documento y la sucursal (si la tiene). Si el proveedor no ha sido

previamente creado, el sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la inexistencia de éste y

pregunta si desea o no crearlo, al presionar clic en Sí el sistema lo traslada al módulo de creación de

proveedores; ingrese la información solicitada en el módulo y presione clic en salir para volver al

documento en creación.

86


Búsqueda Inteligente: Este botón le permite buscar en los proveedores en cualquier parte del

nombre

Ingrese la información correspondiente en los siguientes campos descritos a continuación los cuales son

opcionales dependiendo del manejo del documento:

Fecha de Vencimiento: (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el campo Fecha de este

módulo. En el caso de los cheques posfechados aquí puede ingresar la fecha de pago del cheque.

Cheque: ingrese el valor del cheque que recibe o que gira. El sistema liquida el campo Efectivo campo

como diferencia entre el valor del cheque y el total del documento.

Número: del cheque con que fue pagado o se va a pagar el documento,

87


Banco: (previamente creado en la tabla de bancos) En el caso de los recibos de caja si se desea que estos

carguen automáticamente al banco donde se va hacer la consignación y no a la caja, entonces en este

campo digite el banco en el que se consignan (hay que tener en cuenta que en la tabla bancos se le

debe determinar la cuenta en la que debe cargar a la contabilidad).

Detalle Del Documento

TD: Si el documento cruza documentos seleccione el tipo de documento con el cual cruzará.

Doc. No. el número de documento a cruzar y automáticamente el programa cargará los valores del

documento de cruce. Si el valor del documento es distinto al valor que carga el sistema modifica los valores

que necesite en cada campo.

Cuando usted está ingresando el documento que va a abonar, es importante conocer los documentos que el

cliente tiene con saldo pendiente de pago o por pagar sin necesidad de imprimir un estado de cartera.

88


Estos saldos pueden consultarse en el momento en que se está ingresando el documento de abono,

solamente presione clic en el botón de Documentos con Saldo al encontrarse ubicado en la columna Doc. No.

y automáticamente se presentará una tabla con los documentos que a la fecha ese cliente tiene pendientes,

cada uno con su respectivo valor; seleccione el documento a abonar y presione doble clic en la columna

Documento para cargar el documento en el detalle.

Si por el contrario el programa no cruza con ningún documento, deberá ingresar manualmente los valores del

valor del documento y los impuestos correspondientes a éste en las columnas correspondientes.

Si un documento ya ha sido abonado el sistema le presenta un recuadro informativo con el fin de evitar

cancelar un documento varias veces. Si no existe o el cliente es diferente el sistema le informara.

En un recibo de caja, solo puede abonar documentos de un mismo cliente.


O DE CLICK EN

89


Informes

El sistema Antares® posee un grupo de informes diseñados de acuerdo con las necesidades de cualquier

empresa, los cuales presentan un resumen de la información de inventarios y cartera permitiendo el control de

los movimientos, para desarrollar estrategias que finalmente son decisivas para la toma de decisiones en la

empresa.

Informes de Inventarios

Los informes de inventarios están divididos en seis categorías:

Productos

Inventarios-Auxiliares

Movimiento

Ventas y vendedores

Pedidos – Remisiones

Auditorias


2. •INFORMES

90


Informes de Clientes

Los informes de Cuentas por Cobrar están divididos en cuatro categorías:

Clientes

Cartera

Movimiento - Documentos

Vendedores

Informes de Proveedores

Los informes de Cuentas por Pagar están divididos en dos categorías:

Proveedores - Cartera

Movimiento - Documentos


2. •INFORMES


2. •INFORMES

91


Consultar un Informe

Seleccione el informe que desea imprimir y presione clic en el botón Ejecutar para definir los rangos de

impresión

Definir Rangos De Impresión

Después de presionar clic en el botón Ejecutar seleccione los rangos de fechas y/o terceros con los cuales

desea filtrar la información.

Vista Previa De Informes

Cerrar: Cierra la vista previa del informe.

Configurar Página: Permite configurar las márgenes y el tamaño de la hoja de

impresión.

92


Enviar Informe a Excel

Para exportar a Excel el sistema tiene dos opciones:

Barra de Herramientas de Office:

Si el sistema tiene activada esta opción, al darle click el sistema le presenta un recuadro con la ubicación y el

formato del archivo a exportar, seleccione Aceptar para exportar.

93


Barra de Herramientas del Sistema

Esta barra de herramientas se encuentra en la parte superior izquierda al lado del icono de Antares, al darle clic

al icono de Excel le presenta el recuadro de Exportar donde puede seleccionar la Ubicación y el Formato del

archivo

94


Configuración de Documentos Inventarios

En esta sección puede configurar los tipos de documento que utiliza la empresa para el correcto

funcionamiento del módulo de Documentos de Inventarios y Servicios.

El módulo de Configuración de Tipos de Documento se divide en las siguientes secciones:

Parámetros documento

Campos Encabezado – Detalle y Cierre

Inventarios

Afectación Carteras y Contabilidad

Formatos Impresos


2. •CONFIGURACION TIPOS DE DOCUMENTO

Atención

Todos los cambios que se realicen en este módulo se verán reflejados a la hora de trabajar en el módulo de

Documentos de Inventarios y Servicios, y de su adecuada parametrización depende el correcto

funcionamiento de este.

95


Para crear un tipo de documento presione clic en el botón Crear, Si desea modificar las características de

algún tipo de documento seleccione en el menú de caída del campo Buscar, el tipo de documento a

modificar.

Parámetros Documento

Tipo de Documento: El sistema asigna un número a cada documento creado, este número es solo para

control interno del programa.

Descripción: En este campo se ingresa el nombre del tipo de documento. Ejemplo: Factura de Venta.

Abreviatura: Digite tres letras que puedan ser relacionadas fácilmente con el tipo de documento que se está

creando por ejemplo para Factura de Venta digite FDV.

Auto numerar: Este campo permite el control de consecutivos en los documentos, active este campo y

despliegue el menú de caída seleccionando el nombre del consecutivo, Si dos tipos de documento diferentes

comparten el mismo consecutivo; entonces seleccione el mismo consecutivo para los dos.

96


Exportable: Activar este campo permite que el documento sea exportado por el módulo de Procesos

Especiales.

Documento Factura: Activar este campo permite que el documento sea visible en el módulo de Facturacion

en Inventarios, Servicios y Facturación.

Documento Facturación POS: Activar este campo permite que este tipo de documento sea el de Facturacion

para el modulo de Punto de Venta.

Procesos Especiales por Documento

Transformación: Active esta opción si el documento que esta creado va a ser usado en el módulo de

Transformación de Productos.

Conversión: Active esta opción si el documento utiliza Unidad de Medida

Alistamiento: Active esta opción para utilizar este documento en la impresión del Alistamiento.

97


Campos Encabezado – Detalle y Cierre

Campos Encabezado

Documento Soporte: Al activar esta opción el sistema muestra el menú de caída para seleccionar el tipo de

documento con el cual desea hacer cruce de información. Ejemplo: Una compra puede tener como soporte

una orden de compra que la antecede y que debió haber sido previamente ingresada al sistema. Al ingresar el

número de documento de soporte, el sistema automáticamente traerá las referencias al documento sin

necesidad de digitarlas de nuevo o de buscar el documento físico, ahorrando tiempo en los procesos.

Proceso Pedidos: Si este documento tiene activada esta opción, no cruza las cantidades de los pedidos, y solo

lo hace con el proceso de Pedido a Factura

Fecha de Vencimiento: Al activar esta opción, se crea un campo en el módulo de actualización del

documento en el cual se puede ingresar la fecha de vencimiento es liquidada automáticamente por el sistema

con el campo días crédito del cliente.

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Observaciones: Al activar esta opción, se crea un campo en el cual permite ingresar detalles o mensajes

adicionales en el documento con el fin de complementar su información. El tamaño de este campo depende

del espacio suministrado en el formato de impresión.

Conductor: Al activar esta opción, se crea un campo en el encabezado del detalle en el cual podemos asignar

un Conductor de la tabla Conductores.

Doc. de Tercero: Al activar este campo podremos ingresar el número del documento del cliente o proveedor

por el cual se generó la operación. Ejemplo: en este campo podremos ingresar el número de la factura que

emitió su proveedor y que dio lugar a una entrada en su empresa. Este campo le permite consultar por el

módulo de terceros si un dato ha ingresado en varios documentos.

Órdenes de Trabajo: Este proceso le permite crear un campo donde ingrese el número de la orden de

trabajo, para aquellas empresas que elaboran mantenimientos y se quiere llevar control de los costos de las

mismas. A todos los documentos que intervienen en el proceso se les activa esta opción y luego se puede

consultar el acumulado en el módulo de terceros, ordenes de trabajo.

Maneja Vendedores: Al activar esta opción, se crea un campo en el módulo de actualización de documentos

permitiendo ingresar el nombre del vendedor con el fin de liquidar comisiones o llevar un control de ventas

por vendedor. Adicionalmente cuando se activa este campo aparecen unos botones de selección en los cuales

se debe indicar si la comisión suma, resta o es neutra para el documento, en este mismo módulo de procesos

especiales.

99


Campos detalle

IVA Incluido: Solo funciona para facturación, para que liquide el IVA a partir del precio digitado

automáticamente.

Lotes: Al activar esta opción crea una columna adicional en el detalle en el cual se puede ingresar el número

del Lote a usar sobre cada una de las referencias o productos.

Descuento por producto: Esta opción crea una columna adicional en el detalle del módulo de Actualización

de documentos en el cual se pueden ingresar descuentos diferenciales por cada una de las referencias o

productos.

Dato Adicional: Esta opción crea una columna adicional en el detalle del módulo de actualización de

documentos en el cual se pueden ingresar datos específicos sobre cada una de las referencias o productos,

Ejemplo: Números de serie, especificaciones técnicas, etc. Si usted desea consultar el movimiento detallado de

este dato adicional lo puede hacer por Modulo de Terceros – Buscar número de serie.

100


Campos de cierre – F10

Forma de Pago: Esta opción crea un recuadro adicional al elaborar un documento en el cual se podrá

discriminar la forma de pago tanto en efectivo, cheque o tarjeta de crédito y así llevar un control de

comisiones por pago con tarjeta o control de tipo de pago. Este recuadro aparece al presionar F10 en el

documento

AIU: Liquide el % de utilidad sobre el total del documento, y sobre este valor saca el IVA.

Campos Adicionales: Estos campos adicionales se utilizan únicamente en los talleres de mecánica y permiten

totalizar por tipo de mano de obra. (Electricidad, Pintura, Repuestos), y a la vez asignar el mecánico que

efectuó la tarea para poder liquidar a destajo la mano de obra.

Inventarios

En esta pestaña se definen todos los procedimientos para el manejo de inventario y sus correspondientes

procesos especiales.

101


Naturaleza documento manejo inventario

Seleccione el tipo de naturaleza que posee el documento para poder afectar inventarios. Ejemplo: si el

documento es una Entrada a Almacén, entonces será de naturaleza Entradas.

Mostrar campos de valor en el detalle

Seleccione el tipo de valor que se manejara en el documento. Ejemplo: si el documento es una Factura de

Venta, entonces deberá mostrar el Costo de este. Si desea que muestre el costo y el precio de venta

seleccione Ambas pero el documento NO liquidara impuestos.

Bodegas

Seleccione el tipo de bodega de origen (Salidas) o destino (Entradas) que usara el documento para descargar

el inventario, si desea predeterminar las bodegas que serán afectadas por defecto en el documento entonces

102


en el campo Origen despliegue el menú de caída y seleccione la bodega. Así solo tenga una bodega es

indispensable que se le asigne a los tipos de documento que manejen inventarios.

Afectación Carteras y Contabilidad

Esta pestaña le permite definir los procesos del documento para el paso a otros módulos como Contabilidad y

Cuentas por Cobrar o Pagar.

Clientes-Proveedores

Tipo de Afectación: Indique si el documento afecta a clientes en Cuentas por Cobrar, o Proveedores en

Cuentas por Pagar según sean las características del documento.

Tipos de Documento: Seleccione el tipo de documento el cual se cargara en el modulo de Cuentas por

Cobrar o Cuentas por Pagar.

103


Si desea que el documento tenga el nombre del cliente o proveedor pero que los valores no pasen a Cuentas

por Cobrar o Cuentas por Pagar, entonces no le asigne ningún tipo de documento.

Si afecta proveedores deberá indicar si desea que los documentos presenten los valores con el precio de lista

o el costo promedio del producto.

Contabilidad

Tipo de Documento: Despliegue el menú de caída y seleccione el nombre del documento vinculado en el

módulo de Contabilidad. Ejemplo: El documento que se está creando es Factura de Venta Contado; entonces

seleccione Factura de Venta en el módulo de Contabilidad.

104


Si no selecciona ningún tipo de documento, los documentos del módulo Administrativo NO se vincularan con

el módulo de Contabilidad.

Maneja C. Costo: Si activa este campo el sistema traerá la lista de Centros de Costo creados en el Modulo de

Contabilidad.

Causación: Al activar este campo, el sistema carga todas las cuentas de causación tanto en Contabilidad como

en Cuentas por Cobrar o por Pagar. Si maneja sus documentos por causación el sistema hará todos los

descuentos de retenciones y enviara a Cuentas por Cobrar o por Pagar únicamente los valores netos. Para que

este proceso se realice debe tener activado el campo Liq. Impuestos.

La liquidación de retenciones depende de la parametrización de las cuentas en el botón de Cuentas a Afectar y

de la información que tiene el cliente en la página de Información General en el módulo de Cuentas por

cobrar.

Liq. Impuestos: Al activar este campo el sistema permite que el IVA y las retenciones sean liquidados en el

documento de captura. Si desea que el sistema genere las retenciones en un documento, pero que no los

cause, entonces desactive el campo Causación, en la sección de Cuentas a Afectar determine las cuentas con

sus bases y porcentajes.

Botón Cuentas a Afectar: Esta opción le permite modificar las cuentas que

afectara el documento en Contabilidad.

Por defecto el sistema traerá los conceptos utilizados para la contabilización de los documentos, frente a ellos

se encuentra un recuadro el cual debe seleccionarse el código de la cuenta a la cual afectara ese concepto, si

las cuentas necesitan alguna base o porcentaje (Ejemplo: en las retenciones) ingrese los respectivos valores así

105


como la naturaleza de la cuenta (Crédito o Debito). Si no existe la cuenta debe crearla directamente por el

módulo de Contabilidad.

106


Formatos Impresos

Formato Pre impreso: Al seleccionar esta opción se le indica al sistema que el documento tiene un formato

pre impreso especial el cual es diseñado presionando clic en el botón Formato.

Líneas de Control: Esta opción permite limitar la cantidad de registros (Filas) en la sección de detalle del

documento según el tamaño del formato de impresión del documento. Ejemplo: si el tamaño del formato de

impresión de una factura permite ingresar solamente 10 referencias en la sección de detalle; entonces digite el

número 10 en este campo. Si este campo está en cero, al ingresar un documento no controlara la cantidad de

filas y en el momento de imprimirlo hará un salto de página dependiendo del alto del detalle en el diseño.

# Impresiones: Ingrese el número de copias que desee sean impresas por tipo de documento. Si maneja

documentos con papel carbón y solo desea una copia escriba 1 en este campo. En el momento de mandar a

imprimir un documento el sistema emite un recuadro de número de copias, si desea cambiar la cantidad de

copias.

Botón Formato: Esta opción permite diseñar los formatos de impresión de los

distintos tipos de documento. El submódulo de creación de formatos está

dividido en tres partes: Encabezado, Detalle, y Pie de Página, las cuales

corresponden a las tres partes principales de cualquier documento.

Botón Formato Alterno: Esta opción es útil cuando se desea diseñar dos

tipos distintos de formatos de impresión para un mismo tipo de documento,

usando la misma ventana de Edición de Formato, como el formato principal.

107


Botón Usuarios: Esta opción permite crear permisos a un usuario determinado por tipo de

documento. Cuando se le activa a un usuario los permisos para un documento en la

actualización de documentos solo le aparecerán documentos en los cuales posea permisos, Al

presionar este botón aparece una ventana en el cual se encuentran los usuarios creados en el sistema; si desea

habilitar un usuario para acceder a este tipo de documento, selecciónelo y presione clic en la flecha dirigida

hacia la derecha.

108


Ventana de Edición de Formato

Encabezado

Alto: Ingrese la altura en centímetros de cada una de las secciones del formato. Para el Encabezado tome la

medida que hay desde el borde superior del papel hasta donde empieza la primera referencia, para el Detalle

tome la medida desde donde empieza la primera referencia hasta donde va a empezar el primer dato que va

109


en el pie. (Ejemplo: Monto en letras), y para el Pie de Página tome la medida desde el último dato anterior

hasta donde finaliza la hoja. La sumatoria de estos tres debe dar el total del tamaño del formato, en el campo

Alto Pagina. Para que el formato haga salto de página en este campo debe aparecer exactamente el alto del

papel.

Inyección/Laser: Active esta opción si la impresora predeterminada es por inyección o por el contrario

desactive si la impresora es de Matriz de Punto. Si desea que el formato haga salto de página esta opción

debe estar desactivada.

Detalle

Discriminar por Grupo: Al activar esta opción el sistema imprime el documento discriminando los productos

por grupo.

Orden de Impresión: Indique si desea que los productos sean impresos en el documento según el orden de

entrada o sean organizados alfabéticamente en el documento.

Línea Exterior: Al activar esta sección se crea un recuadro alrededor de toda la sección de Detalle.

Tabla de Edición de Formato

Nombre Campo: Despliegue el menú de caída y seleccione el campo que desea sea impreso en el

documento. Ejemplo: si desea imprimir el número del documento; entonces seleccione Documento No. Si

desea escribir títulos o textos que no se encuentran en la lista de campos entonces seleccione los campos

denominados Texto Adicional y en el campo Formato escriba el texto que desea adicionar.

110


Desde Arriba: Ingrese la medida en la cual desea que se encuentre ubicado el campo desde la parte superior

del inicio de la sección.

Desde Izquierda: Ingrese la medida en la cual desea que se encuentre ubicado el campo desde la parte

izquierda de la hoja.

Tamaño: Indique el tamaño del campo dependiendo de su contenido.

Cond: Active esta opción si desea que la letra en el campo sea impresa de forma condensada. Esta opción solo

funciona si está activado el campo Inyección/Laser.

N: Active esta opción si desea que la la letra en el campo sea impresa negrilla.

Cuadro: Active esta opción si desea que el campo sea encerrado en un recuadro.

Justificación: Especifique la dirección del texto en el campo. Ejemplo: cuando el texto contiene valores se

elige Justificación Derecha.

Formato: En este campo debe ingresar los formatos en los cuales desea que sean impresos los campos de

texto, fechas y numéricos según la siguiente tabla.

111


Formato Descripción

#.##0 Escribe en los campos que no tienen valor cero.

#,### Si algún campo está en cero lo deja en blanco.

&*= Repite el signo =, tantas veces como el ancho del campo

> El texto en mayúsculas fijas

< El texto en minúsculas

yyyy mm dd 2015 04 23

yy mm dd 15 04 23

yyyy mmm dd 2015 Abr 23

yyyy mmmm dd 2015 Abril 23

mmmm dd “de” yyyy Abril 23 de 2015

Decimales: Escriba acá la cantidad de decimales que desea que el sistema imprima.

112


Configuración de Documentos Cuentas por Cobrar


funcionamiento del módulo de Cuentas por Cobrar. Y está compuesto por los siguientes campos.

Descripción: En este campo se debe ingresar el nombre del tipo de documento. Ejemplo: Recibo de Caja.

Abreviatura: Seleccione tres caracteres que puedan ser fácilmente relacionados con el tipo de documento

que se está creando. Ejemplo: para Recibo de Caja escribir RBC.

Auto Numerar: Este campo permite el control de consecutivos en los documentos. Al activar este campo el

sistema le mostrará el campo Consecutivo en el cual aparecen los consecutivos previamente creados en el

módulo de configuración del sistema. Despliegue el menú de caída y seleccione el nombre del consecutivo. Si



113


dos tipos de documento diferentes comparten el mismo consecutivo; entonces seleccione el mismo

consecutivo para los dos.

Fecha de Vencimiento: Al activar esta opción se crea un campo en el módulo de actualización de

documentos en el cual se puede ingresar la fecha de vencimiento de este con el fin de llevar controles por

límites de fecha.

Doc. De Tercero: Al activar esta opción podremos ingresar el número del documento del cliente por el cual se

generó la operación.

Forma de Pago: Esta opción crea un recuadro adicional en el cual se podrá discriminar la forma de pago tanto

en efectivo, cheque o tarjeta de crédito.

Cruza Documentos: Al activar esta opción se activa el botón Tipo Docs. Cruzar; en el cual se pueden

seleccionar los tipos de documento con los cuales puede cruzar el documento en creación y así poder

descargarlos automáticamente en el módulo de actualización. Ejemplo: Si el documento es un Recibo de Caja

entonces podemos cruzarlo con una Factura de Venta.

114


Tiene Conceptos: Por esta opción se ingresan los documentos que no tienen que ver en Contabilidad con las

cuentas de clientes, Cuando activa este botón el sistema muestra el tipo de documento en la opción Otras

Cuentas por Cobrar. Debe crear los conceptos contables por el módulo de Configuración.

Vendedores: Al activar esta opción, se crea un campo en el módulo de Actualización de Documentos donde

aparece la lista de vendedores previamente creados, con el fin de liquidar comisiones o llevar un control de

recaudos por vendedor. También aparece un campo si la comisión Suma, Resta o es Neutra.

No. Impresiones: Ingrese el número de copias que desee sean impresas por tipo de documento, Si maneja

documentos con papel carbón y solo desea una copia escriba 1 en este campo.

Naturaleza: Seleccione el tipo de naturaleza que tiene el documento (Crédito, Debito o Ninguna).

Tipo Doc. Contabilidad: Despliegue el menú de caída e ingrese el nombre del documento vinculado en el

módulo de contabilidad. Ejemplo: el documento que estamos creando es Factura de Venta de Contado;

entonces seleccione Factura de Venta en el módulo de Contabilidad.

115


Botón Tipos de Documento: Si usted está creando un tipo de documento, que

cruza documentos. Ejemplo: Recibo de Caja, El sistema activa el botón de Tipos de

Documento, este le permite asignar documentos que pueden ser abonados por

este.

Al ingresar, despliegue el menú de caída y seleccione el tipo de documento al cual va a cruzar. Ejemplo: Si

está elaborando un Recibo de Caja los tipos de documento que se pueden abonar son Factura de Venta y

Nota Debito.

Si no le asigna tipo de documento a los documentos de cruce, estos NO abonaran en el proceso de cruce de

cartera.

116


Botón Formato: El proceso de diseño de formatos es igual al de Inventarios, Servicios y Facturación, tiene

los mismos campos y se diseña de la misma forma. Solamente tiene una sección mas que es la imputación

contable, para el diseño de esta no ingrese datos en el campo desde arriba, Se requiere para imprimir esta

opción que las Cuentas estén activadas en el botón de Cuentas a Afectar.

117


Configuración de Documentos Cuentas por Pagar


funcionamiento del módulo de Cuentas por Pagar. Y está compuesto por los siguientes campos.

Descripción: En este campo se debe ingresar el nombre del tipo de documento. Ejemplo: Factura de Compra.

Abreviatura: Seleccione tres caracteres que puedan ser fácilmente relacionados con el tipo de documento

que se está creando. Ejemplo: para Factura de Compra escribir FCC.

Auto Numerar: Este campo permite el control de consecutivos en los documentos. Al activar este campo el

sistema le mostrará el campo Consecutivo en el cual aparecen los consecutivos previamente creados en el

módulo de configuración del sistema. Despliegue el menú de caída y seleccione el nombre del consecutivo. Si



118


dos tipos de documento diferentes comparten el mismo consecutivo; entonces seleccione el mismo

consecutivo para los dos.

Fecha de Vencimiento: Al activar esta opción se crea un campo en el módulo de actualización de

documentos en el cual se puede ingresar la fecha de vencimiento de este con el fin de llevar controles por

límites de fecha.

Doc. De Tercero: Al activar esta opción podremos ingresar el número del documento del proveedor por el

cual se generó la operación.

Forma de Pago: Esta opción crea un recuadro adicional en el cual se podrá discriminar la forma de pago tanto

en efectivo, cheque o tarjeta de crédito.

Cruza Documentos: Al activar esta opción se activa el botón Tipo Docs. Cruzar; en el cual se pueden

seleccionar los tipos de documento con los cuales puede cruzar el documento en creación y así poder

descargarlos automáticamente en el módulo de actualización.

119


Tiene Conceptos: Por esta opción se ingresan los documentos que no tienen que ver en Contabilidad con las

cuentas de proveedores, Cuando activa este botón el sistema muestra el tipo de documento en la opción

Otras Cuentas por Pagar. Debe crear los conceptos contables por el módulo de Configuración.

No. Impresiones: Ingrese el número de copias que desee sean impresas por tipo de documento, Si maneja

documentos con papel carbón y solo desea una copia escriba 1 en este campo.

Naturaleza: Seleccione el tipo de naturaleza que tiene el documento (Crédito, Debito o Ninguna).

Tipo Doc. Contabilidad: Despliegue el menú de caída e ingrese el nombre del documento vinculado en el

módulo de contabilidad.

Botón Tipos de Documento: Si usted está creando un tipo de documento, que

cruza documentos. Ejemplo: Recibo de Caja, El sistema activa el botón de Tipos de

Documento, este le permite asignar documentos que pueden ser abonados por

este.

120


Al ingresar, despliegue el menú de caída y seleccione el tipo de documento al cual va a cruzar. Ejemplo: Si

está elaborando un Recibo de Caja los tipos de documento que se pueden abonar son Factura de Venta y

Nota Debito.

Si no le asigna tipo de documento a los documentos de cruce, estos NO abonaran en el proceso de cruce de

cartera.

Botón Formato: El proceso de diseño de formatos es igual al de Inventarios, Servicios y Facturación, tiene

los mismos campos y se diseña de la misma forma. Solamente tiene una sección mas que es la imputación

contable, para el diseño de esta no ingrese datos en el campo desde arriba, Se requiere para imprimir esta

opción que las Cuentas estén activadas en el botón de Cuentas a Afectar.

121


Procesos Especiales

El sistema Antares Administrativo posee una serie de procesos especiales que como su nombre lo dice

permiten generar procesos, que en determinado momento agilizan el proceso administrativo.

Procesos Especiales Inventarios

Cotización a Factura

Este proceso le permite convertir una cotización en factura tantas veces como lo necesite, cuando usted

ingresa a la cotización el sistema no descarga del inventario, al generar el proceso, se crea la factura

automáticamente y descarga del inventario.

El sistema requiere de algunas condiciones para poder generar el proceso:

El tipo de documento Cotización debe tener como naturaleza cotización y mostrar precio de venta.

(Inventarios servicios y facturación, Configuración tipos de documento, seleccionar el tipo de documento

cotización y dar clic en la sub-carpeta inventarios, en el menú de Naturaleza del Kardex seleccionar cotización).


2. •PROCESOS ESPECIALES

3. •COTIZACION A FACTURA

122


El tipo de documento factura debe tener como naturaleza salida (Inventarios servicios y facturación,

Configuración tipos de documento, seleccionar el tipo de documento cotización y dar clic en la sub-carpeta

inventarios, en el menú de Naturaleza del Kardex seleccionar salida).

Las facturas deben tener consecutivo y líneas de control, (Inventarios servicios y facturación, Configuración

tipos de documento, seleccionar el tipo de documento cotización y dar clic en la sub-carpeta parámetros

documentos, activar el botón Auto numerar y seleccionar en el menú de caída el tipo de consecutivo.

Para generar este proceso haga lo siguiente

Ingrese el número de cotización en el recuadro Información Cotización, El sistema presenta todos los datos

de la cotización.

123


Si tiene diferentes tipos de factura, seleccionar el tipo de factura al cual va generar el proceso, se le presentará

en pantalla el número de la siguiente factura.

Presione clic en el botón proceder, el sistema emite un mensaje de confirmacion, al

oprimir Sí aparece una barra de estado.

124


Al finalizar el sistema le presenta un recuadro con las facturas que fueron creadas y a continuación, debe

ingresar por el módulo de actualización de documentos, llamar las facturas, modificar y F10.

Remisión a Factura

Este proceso le permite convertir una o varias remisiones en

factura, cuando usted ingresa la remisión el sistema hacen los

descargues en los campos del módulo de remisiones y resta del

total del físico, y al generar la factura descarga de los campos de

inventarios.

Igualmente al hacer la remisión no afecta en el módulo contable las cuentas de costos sino en el momento de

generar la factura.



3. •REMISION A FACTURA

125



El tipo de documento Remisión debe tener como naturaleza Remisión y mostrar precio de venta. (Inventarios

servicios y facturación, Configuración tipos de documento, seleccionar el tipo de documento remisión y

presionar clic en la subcarpeta inventarios, en el menú de Naturaleza del Kardex seleccionar remisión).

El tipo de documento factura debe tener como naturaleza salida. (Inventarios servicios y facturación,

Configuración tipos de documento, seleccionar el tipo de documento cotización y dar clic en la sub-carpeta

Factura inventarios, en el menú de Naturaleza del Kardex seleccionar Salida).

Las facturas deben tener consecutivo y líneas de control. (Inventarios servicios y facturación, Configuración

tipos de documento, seleccionar el tipo de documento cotización y dar clic en la sub-carpeta, parámetros

documentos reactivar el botón, Auto numerar y seleccionar en el menú de caída el tipo de consecutivo).

Para generar este proceso siga los siguientes pasos:

Seleccione el cliente en el menú desplegable. Si desea que el proceso se haga por sucursal, en el recuadro

discriminar sucursal seleccione Sí, si por el contrario desea que todas las sucursales se facturen en un solo

documento, seleccione No. En el recuadro de remisiones el sistema presenta los números de remisión,

seleccione en el indicativo Sí en cada una. El sistema presenta los datos de remisión en pantalla en el recuadro

de productos a facturar. Presione clic en el botón proceder, el sistema emite un recuadro de verificación, si

oprime Sí aparece una barra de estado. Al finalizar el sistema le presenta un recuadro con las facturas que

fueron creadas y a continuación, debe ingresar por el módulo de actualización de documentos, llamar las

facturas, modificar y F10.

126


Para consultar el movimiento acumulado de los productos remisionados utilice el módulo de Consulta

– Modificación y creación de Productos.

Es muy importante tener en cuenta que después de correr el proceso de remisión a factura NO PUEDE

modificar, anular o remunerar las facturas o las remisiones que intervinieron en el proceso. Cerciórese de

corregir las remisiones ANTES de generar el proceso.

127


Seleccione el

Cliente

1

Seleccione las

remisiones a facturar

2

Este botón hace el

proceso

3

128


Pedido a Factura

Este proceso le permite convertir uno o varios pedidos en factura, cuando usted ingresa el cliente, el sistema

hace los descargues en los campos del módulo de pedidos y resta del total del físico, y al generar la factura

descarga de los campos de inventarios.

Igualmente al hacer el pedido no afecta en el módulo contable las cuentas de costos sino en el momento de

generar la factura.


Para generar este proceso:

Seleccione el cliente en el menú desplegable. Si desea que el proceso se haga por sucursal, en el recuadro

discriminar sucursal seleccione Sí, si por el contrario desea que todas las sucursales se facturen en un solo

documento, seleccione No. Luego seleccione los pedidos a convertir a factura y luego de clic en el botón

Cargar Productos. El sistema carga la información de cada pedido en la pestaña Ajustar Factura donde usted

puede modificar las cantidades a facturar dependiendo de la situación en la columna Facturado, después de

modificar los valores de clic en el botón Calculo Resumen Factura, El sistema actualiza los valores en la

pestaña Cantidades Despachadas, luego de verificar, de clic en el botón Generar Factura, el sistema le presenta

un recuadro de confirmación para hacer el proceso, luego debe ir al módulo de actualización de documentos

para terminar el proceso.



3. •PEDIDO A FACTURA

129


Seleccione el

Cliente

1

Seleccione los

pedidos

2

Verifique la cantidad de

inventario a facturar

3

Genere la

Factura

5

Clic en cálculo resumen

Factura

4

130




3. •OPCIONES AVANZADAS

4. •EXPORTAR

Exportación De Documentos

Es requisito para exportar documentos que los tipos de documento estén parametrizados como exportables.

Al ingresar el sistema le presenta la pantalla con dos opciones de exportación (Dia y Mes), seleccione la

deseada.

Luego ubíquese en el campo Fecha y con las teclas PgUp y PgDn seleccione la fecha a exportar. El sistema

presentara los documentos a exportar.

131


Luego presione Exportar. Se presenta la pantalla de ubicación de archivos seleccione donde desea guardar el

archivo.

El archivo es guardado de la siguiente

forma

Dia: Inventarios 20050120.Ant

Mes: Inventarios Feb-2005.Ant

132





4. •IMPORTAR

Importación de Documentos

La importación se hace a partir de los archivos generados en la exportación de datos del módulo de

exportación de documentos.

Cuando ingresa por esta opción el sistema le trae la pantalla de búsqueda de archivos, para ubicar la ubicación

del archivo a importar.

133


En la parte izquierda aparecen las fechas de los archivos, seleccione el que desea importar, y en la parte

derecha aparecerá el detallado de los datos a importar, luego presione clic en el botón Importar.

Si no encuentra los archivos y desea cambiar de carpeta presione clic en el botón Cambiar Carpeta.

134





4. •BLOQUEO DE PERIODOS

Bloqueo de Periodos

Este proceso no es obligatorio por el sistema, solo se

debe hacer por seguridad en la información.

Cuando se bloquea un periodo el sistema NO PERMITE

modificar, anular o renumerar documentos, sin embargo

se pueden consultar e imprimir informes.

Al ingresar seleccione el año en el menú de caída del

campo Año y active el mes que desea bloquear.

El sistema permite que el usuario que bloqueó los

periodos pueda desbloquearlos nuevamente, Los

procesos de recuperación en Inventarios no se pueden

hacer si existen periodos bloqueados.

135





4. •RECLASIFICACION DE NITS

Reclasificación de NITs

Este proceso permite pasar el movimiento de un Nit a otro. Recuerde que el sistema no le permite anular Nits

que tengan movimiento.

En el proceso seleccione el Nit anterior en el campo Tercero Origen, y en el campo Tercero Destino, el Nit

que quiere dejar como definitivo.

136





4. •BORRADO O TRASLADO DE DOCUMENTOS

En el recuadro Opción seleccione por si es por periodo o total.

Si desea confirmar si el proceso está bien, revise los documentos presionando click en el

botón Lista Docs. Para generar el proceso, presione clic en el botón Trasladar.

Borrado o Traslado de Documentos

Este proceso le permite trasladar o borrar documentos entre periodos.

Seleccione el tipo de documento a trasladar. Ingrese el rango del No. de documentos.

137


Seleccione si es traslado o borrado en el recuadro de Tipo de Operación. En caso que sea traslado en el campo

Al Mes ingrese el mes en que va a trasladar los documentos, en formato mes y año.

Cuando este seguro de hacer el proceso de clic en el botón Continuar

138


Actualización de precios

Este proceso le permite actualizar sus listas de precios por un proceso general y no tener que cambiar uno a

uno los productos.

Este proceso lo puede generar por cada una de las listas, clasificándolo por grupos y subgrupos.

Seleccione la lista y el tipo de proceso a generar:

Sobre el precio de venta Actual: Toma el precio que tiene y lo multiplica por el porcentaje de

variación que se le dé.

Sobre el Costo Promedio: Toma el Costo promedio generado por el sistema y lo multiplica por el

porcentaje de variación.

Utilidad Real sobre el Costo Promedio: Toma el costo promedio generado por el sistema y

genera el valor real en utilidad basado en la variación que se le da.

Utilidad sobre la lista de precios: Toma el valor del campo Precio Lista y lo multiplica por el

porcentaje de variación.

Variación Absoluta sobre la lista de precios: Toma la lista y le suma el valor absoluto que se

ingrese en el campo variación.

Único para Todos: Toma la lista y le asigna un valor asignado igual a todos los productos.



3. •ACTUALIZACION DE PRECIOS

139


Para generar este proceso siga los siguientes pasos:

Seleccione la lista de precios a actualizar, y luego seleccione el tipo de operación a hacer.

Ubíquese con el Mouse en el campo variación y escriba el porcentaje o valor correspondiente. Si desea hacerlo

por grupo o subgrupo, seleccione en los menús de caída según corresponda. Si por el contrario desea hacerlo

140


para todos los productos sin clasificar por grupo o subgrupo deje estos campos en blanco, luego seleccione el

tipo de redondeo a efectuar.

Presione clic en el botón Procesar nuevas listas de precios.

El sistema le presenta en pantalla un recuadro con los productos, el valor anterior y el valor actual Si los valores

están de acuerdo a sus criterios y desea hacer la actualización de precios, presione clic en el botón Aceptar.

141


1.

•CUENTAS POR COBRAR

2.

•PROCESOS ESPECIALES

3. •CONCEPTOS CONTABLES, OTRAS CUENTAS

Procesos Especiales Cuentas por Cobrar

Crear Conceptos Contables

En esta tabla se crean aquellos conceptos contables que NO tienen que ver con las cuentas de cartera (1305...

ó 2205...) y que son usados en los módulos de otras cuentas por cobrar.

Los documentos que utilicen los conceptos contables en el módulo de Cuentas por Cobrar deben tener

activado la casilla de opción “tiene conceptos” en el módulo configuración de documentos.

Es aconsejable que al manejar cuentas de causación y cuentas de pago, sea creado cada uno de estos

conceptos.

142


Para crear los conceptos:

De clic en el boton crear, luego escriba el nombre del concepto en el campo nombre. Asigne la afectación

contable para el concepto e indique su naturaleza (Débito ó Crédito).

143




3. •EXPORTAR




deseada.



144



archivo.


forma



145




3. •IMPORTAR






146





147







Seleccione el tipo de documento a trasladar. Ingrese el rango del numero de documentos.

148



Al Mes ingrese el mes en que va a trasladar los documentos, en formato mes y año. Cuando este seguro de

hacer el proceso de clic en el botón Continuar

149


1.

•CUENTAS POR PAGAR

2.

•PROCESOS ESPECIALES

3. •CONCEPTOS CONTABLES, OTRAS CUENTAS

Procesos Especiales Cuentas por Pagar

Crear Conceptos Contables

En esta tabla se crean aquellos conceptos contables que NO tienen que ver con las cuentas de cartera (1305...

ó 2205...) y que son usados en los módulos de otras cuentas por pagar.

Los documentos que utilicen los conceptos contables en el módulo de Cuentas por Pagar deben tener

activado la casilla de opción “tiene conceptos” en el módulo configuración de documentos.

Es aconsejable que al manejar cuentas de causación y cuentas de pago, sea creado cada uno de estos

conceptos.

150


Para crear los conceptos:

De clic en el boton crear, luego escriba el nombre del concepto en el campo nombre. Asigne la afectación

contable para el concepto e indique su naturaleza (Débito ó Crédito).

151




3. •EXPORTAR




deseada.



152



archivo.


forma



153




3. •IMPORTAR






154





155







Seleccione el tipo de documento a trasladar. Ingrese el rango del numero de documentos.


Al Mes ingrese el mes en que va a trasladar los documentos, en formato mes y año.

156


Cuando este seguro de hacer el proceso de clic en el botón Continuar

157


Transformación De Productos

Este proceso le permite generar Kits o combos de productos.

También sirve para un proceso de producción, solo incluyendo materia prima y producto terminado. No

controla ni mano de obra o costos de maquinaria.

Al generar el proceso el sistema descarga cada uno de los productos que la conforman multiplicados por la

cantidad que se produjo y carga la misma cantidad al producto final.

Estas son las condiciones que requiere el sistema para generar este proceso:

1. Crear los productos que conforman el Kit y asignarles Costos.

2. Crear el producto final y en la subcarpeta de Detalle Información

activar el indicativo de componentes, aparece un botón, presionar clic

e ingresar los productos que conforman el Kit con la cantidad que se

requiere para hacer uno.

EJEMPLO

Producto Final: Ancheta

Productos que la conforman:

1 Caja de galletas

1 lata de sardinas

1 botella de vino

1 frasco de mayonesa Fruco

1 taco de galletas ducales

1 frasco de mermelada Fruco

1 frasco de salsa de tomate Fruco

1 lata de maní

158


3. Crear un tipo de documento que tenga como naturaleza en Kardex Ambas

4. Este tipo de documento debe tener en bodegas Ambas.

5. También debe tener en procesos especiales, activado el indicativo de Transformación.

6. El tipo de documento que se creó debe tener consecutivo. El tipo de documento en Afectación carteras y

contabilidad no debe tener Ninguno en el campo afectación a proveedores o clientes

159




3. •TRANSFORMACION DE PRODUCTOS

Proceso de Transformación

Al ingresar, seleccione el tipo de documento que se parametrizo para este concepto, y llene los datos como

Consecutivo, Cliente, Bodega Destino y Fecha.

Luego seleccione el producto final que va a convertir, aquí solo le aparecen los productos que tengan

componentes.

160


En el campo Cantidad a Producir escriba la cantidad de producto final que van a ingresar a los inventarios,

luego de clic en el botón Cargar Componentes el sistema carga los componentes del producto final, con la

cantidad total y el costo total.

Al dar clic en el botón Ver Simulación el sistema le muestra un informe con el estado del

inventario de los componentes.

Para generar la entrada a inventarios de clic en el botón Transformar, El sistema le muestra

un recuadro de confirmación de clic en si para continuar.

El sistema hace el proceso y le recuerda ir a Actualización de Documentos

y oprimir F10 para terminar el proceso y contabilizar.

161



2. •CLIENTES

3. •VENDEDORES

Comisión Vendedores

En el proceso de liquidación de comisiones existen dos tipos: por Venta y por Recaudo.

Liquidación por Venta

Para las comisiones de venta existen tres tipos de liquidación: por Vendedor, por Grupo, por Producto.

Por Vendedor

Cuando se le asigna un porcentaje al total de lo vendido por determinado vendedor. Para asignar esta

comisión ingrese y en el campo Comisión x Venta, ingrese el porcentaje a cada uno de los vendedores.

162





Por Grupo

Si quiere liquidar comisiones por línea de venta o por tipo de producto, seleccione el grupo para esta opción.

Ejemplo: Blanqueadores el 3%, productos de aseo el 2% y papeles el 3%.

Despliegue en el menú de caída el grupo y en el campo % comisión Venta, ingrese el porcentaje que le

corresponde a ese grupo.

163




3. •CREAR Y CONSULTAR PRODUCTOS

Por Producto

Cuando su actividad requiera de liquidar sus comisiones diferentes por cada uno de los productos.

Ejemplo: Blanqueador Clorox x 200ml el 4%, Blanqueador Ajax por 300ml el 3%.

En la subcarpeta de detalle de información general del producto, ingrese en el

campo Comisión por Venta, en el porcentaje por cada producto.

Para que estas comisiones sean liquidadas se debe definir en los tipos de

documento el vendedor y si la comisión suma, resta o es neutra.

Para generar el informe ingrese por Inventarios, Informes, seleccione en el menú de caída Ventas –

Vendedores y emita el informe No. 3 Listado de comisiones.

164



2. •CLIENTES

3. •VENDEDORES

Liquidación por Recaudo

Para las comisiones de venta existen dos tipos de liquidación: por Vendedor y por Fecha de Vencimiento.

Por Vendedor

Cuando se paga una comisión total por el recaudo de la cartera, realiza por vendedor, sin discriminar por

fechas de vencimiento de las facturas. Ingrese en el campo % comisión por recaudo el porcentaje

correspondiente, por cada vendedor.

165




3. •PORCENTAJE COMISION POR RANGO

Por Fecha de Vencimiento

Cuando el vendedor gana por la fecha de recaudo, el sistema liquida ésta comisión por la fecha de

vencimiento de la factura con la fecha de recaudo del dinero.

Para ingresar los niveles en configuración de cuentas

por cobrar aparecen porcentajes de comisión por

rango de pago, ingrese en días el rango de pago y

en el campo porcentaje coloque la comisión.

Recuerde que para el sistema liquide las comisiones

el tipo de documento debe tener vendedor y si la

comisión suma resta o es neutra.

Para emitir el informe de comisiones por recaudo

total, ingrese por Cuentas por Cobrar, informes y

seleccione el informe 07, listado de Comisiones por

Recaudo.

166


Para emitir el informe de comisiones por recaudo por fecha, ingrese por cuentas por cobrar, informes y

seleccione el informe 08, listado de Comisiones Recaudo/Fecha.

167


Copia de Seguridad

El sistema Antares permite hacer una copia de seguridad de sus datos localmente o a Internet (en un servidor

gestionado por Antares)

Para hacer una copia de seguridad: ingrese al Menú Principal, y en la de clic en el

botón: el sistema abre la ventana de Información General del Sistema, en

esta ventana de clic en el botón Backup Datos.

En esta ventana puede escoger si va a hacer la copia de Datos Contabilidad o Datos IFCP o Ambos, escoja la

opción que necesite.

168


Luego debe seleccionar donde va a guardar la copia de seguridad (Si va a hacer la copia localmente, si va a

enviar la base de datos a Antares este paso no es necesario), recuerde que el nombre de la carpeta NO debe

contener espacios.

Para confirmar de clic en el botón Copia Unidades Locales, o si va a enviar la copia a Antares, de clic en el

botón Copia en Internet. b

169


Tips Antares

En esta sección usted encontrara tips útiles para resolver ciertos problemas en el programa.

Instalar el sistema

Ingrese a MI PC o Computador o por Explorador

de Windows y seleccione la unidad de CD- ROM

o DVD, de acuerdo a su computador.

Ejecute (doble clic) el archivo Antares Administrativo (Este software viene incluido en el instalador Del Software

Administrativo) Aparece una pantalla de Bienvenida, presione Clic en Siguiente.

170


A continuación aparece el acuerdo de Licencia, Active el indicador de

la opción estoy de acuerdo con los términos y condiciones

anteriores y presione clic en Siguiente.

El sistema presenta la carpeta de destino, que Por defecto es

C:\Antares. Si desea instalarlo En otra carpeta o unidad, haga el

cambio en el Botón Examinar. Presione clic en Siguiente.

171


El sistema presenta una pantalla de proceso de la instalación.

Al finalizar el sistema presenta una pantalla de finalización de la

instalación.

172


Referenciar Bases de Datos

Este proceso le permite determinar la ubicación de las bases de datos tanto en el equipo servidor como en los

equipos en red

Método Antares.DLL

Ingrese por el Explorador de Windows, Seleccione la Unidad y la carpeta donde se encuentra instalado el

sistema (por defecto C:/Antares) y seleccione el archivo Antares.dll del computador donde quiere referenciar

los datos y bórrelo (presionando la tecla Suprimir o delete), Luego ingrese al módulo de Administrativo

Antares®.

El sistema le presenta un cuadro de dialogo donde solicita la Ubicación de la base de datos de Contabilidad,

seleccione la base de datos (si está en el computador que tiene la base de datos, seleccione en la unidad

C:\Antares o en la unidad donde se encuentra instalado el sistema; pero si por el contrario se encuentra en una

red, seleccione por Mis Sitios de Red o RED el computador donde se encuentra la base de datos,

generalmente es el servidor) y presione clic en el botón Abrir.

173


Luego presenta nuevamente el cuadro de dialogo donde solicita la Ubicación de la base de datos

Administrativo, repita el proceso de búsqueda anterior y seleccione el archivo Datos IFCP.mde y presione clic

en el botón Abrir.

El sistema presenta la barra de proceso y ya puede ingresar al sistema Administrativo Antares®.

174


Desde el Menú Principal

En la versión 10 se ha implementado un botón en el menú principal, al dar clic en él, el sistema le pide la

ubicación de la base de datos, sin tener que eliminar el archivo Antares.DLL, este botón está ubicado en la

esquina superior derecha.

El sistema le presenta un cuadro de dialogo donde solicita la Ubicación de la base de datos de Contabilidad,

seleccione la base de datos (si está en el computador que tiene la base de datos, seleccione en la unidad

C:\Antares o en la unidad donde se encuentra instalado el sistema; pero si por el contrario se encuentra en una

red, seleccione por Mis Sitios de Red o RED el computador donde se encuentra la base de datos,

generalmente es el servidor) y presione clic en el botón Abrir.

175


Luego presenta nuevamente el cuadro de dialogo donde solicita la Ubicación de la base de datos

Administrativo, repita el proceso de búsqueda anterior y seleccione el archivo Datos IFCP.mde y presione clic

en el botón Abrir.

El sistema presenta la barra de proceso y ya puede ingresar al sistema Administrativo Antares®.

176


Decimales

Si al ingresar información en el módulo de documentos no puede ingresar decimales siga los siguientes pasos:

Vaya al panel de control de Windows y busque Configuración

Regional y de Idioma, cuando abre, dele clic en Configuración

Adicional.

En la pestaña Números:

- En símbolo decimal colocar . (Punto).

- En símbolo de separación de miles colocar , (coma).

- En símbolo de separación de listas colocar , (coma).

En la pestaña Moneda:

- En símbolo decimal colocar . (punto). -

En símbolo de separación de miles colocar , (coma).

Al finalizar de clic en Aplicar y Aceptar

177


Proceso Estrella

En el menú principal de clic al botón de Caja de Herramientas .

El sistema abre la pantalla de Informacion del Sistema, En el botón azul Correr Estrellita derecha dar doble

clic

El sistema presenta un recuadro de progreso. Permitir que termine.

178


Desactivar UAC (User Account Control) en Windows

El User Account Control (UAC) es una función de seguridad de Windows que no permite que algunas

características del sistema Antares funcionen correctamente.

Como Desactivarlo

Hacer clic en el Boton Inicio, luego clic en la imagen del usuario, se abre la pantalla de Cuentas de Usuario de

Windows, Clic sobre la opcion “Cambiar configuracion de Control de Cuentas de Usuario”.

179


Ahora en esta ventana se baja la barra con el Mouse hasta el punto minimo. Click en Aceptar.

El computador requiere ser reiniciado para que los cambios surtan efecto

Atencion Este proceso hace que Windows deje de notificarle cuando un programa hace cambios en el

equipo, Nunca descargue Software de fuentes que no conoce.

180


Actualizar Administrativo

Antares provee actualizaciones a través de su pagina www.antares.co para

descargarlas ingrese al sitio web, y de clic en la pestaña Descargas, y luego de

clic en el enlace Actualizaciones.

Se abre la zona de descargas, acá debe ingresar su NIT sin puntos, ni

comas, ni dígito de verificación, y su número de serie que se le asigno en

el licenciamiento.

http://www.antares.co/

181


Se abre la zona de clientes, de clic en el módulo que desea descargar

El sistema descarga el archivo comprimido Administrativo10.zip en la carpeta seleccionada por usted o por

defecto en la carpeta Descargas, para los otros modulos descarga los archivos con el nombre mas la extensión

.zip.

182


Descomprimir

Presione clic derecho sobre el archivo. Seleccione Extraer Ficheros.

El sistema le muestra la pantalla de ubicación de archivos, seleccione en donde desea guardar el archivo se

183


recomienda extraerlo en la carpeta donde se encuentra instalado el sistema (normalmente C:/Antares10).

El sistema guarda el archivo Administrativo.MDE, si no copio el archivo en la carpeta donde esta instalado el

sistema debe copiarlo y pegarlo a esta carpeta, y sobreescribir el existente.

Luego ingrese al sistema y ejecute el Proceso Estrella

Atencion Si cuenta con otros equipos con Antares®, para actualizarlos, debe COPIAR el archivo con

extensión MDE (Administrativo.mde, Contabilidad.mde, ContabilidadMultiempresa.mde, ContabilidadSIA.mde,

POS.mde, Nomina.mde…) en los otros computadores en la carpeta donde esta instalado el sistema.

strativo - antares.com.coantares.com.co/manuales/adm10.pdf · indicador de manejo de báscula es...

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