solicitud de certificación histórica de notas

GUÍA DE USUARIO

SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN HISTÓRICA DE CALIFICACIONES

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA:

SA-P60-G06 1 Abril de 2013

La Certificación Histórica de Calificaciones, que contiene todo el historial académico de un estudiante en la Universidad, incluye: Las asignaturas cursadas, validadas, reconocidas y

homologadas. Las respectivas calificaciones finales. El número de créditos de las asignaturas . El promedio ponderado de periodo y el promedio

ponderado acumulado de cada periodo cursado. Las certificación se elabora con firma digital avalada por CERTICAMARA.

La solicitud de la certificación de calificaciones a través del Sistema de Información Universitario (SIU) sólo aplica para estudiantes que están siendo administrados bajo dicho sistema.

Los estudiantes antiguos, administrados bajo el Registro Académico Integrado (RAI), deberán continuar haciendo la solicitud a través de la ventanilla de la Oficina de Admisiones y Registro Académico.

Para realizar la solicitud de certificación histórica de calificaciones debe tener en cuenta lo siguiente:

INICIEMOS

Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información sobre cómo solicitar certificados.

INICIO FIN

Ingrese al enlace Servicios en línea en la página de la Universidad www.javeriana.edu.co.

A continuación Ingrese al enlace Sistema de Información Universitaria (SIU).

http://puj-portal.javeriana.edu.co/portal/page/portal/PORTAL_VERSION_2009_2010/es_servicios





http://puj-portal.javeriana.edu.co/portal/page/portal/PORTAL_VERSION_2009_2010/es_inicio







Digite ID Usuario y Contraseña (Utilice su cuenta de correo de la Javeriana y su contraseña para realizar la conexión).


INICIO FIN

Ingrese a la siguiente ruta: INGRESO A SAE → Solicitud de Certificaciones → Certificado de Calificaciones, se desplegara una pantalla con la siguiente información.

Podrá visualizar las asignaturas que hacen parte del historial del grado académico seleccionado, haciendo clic en el enlace Ver Notas

En la página desplegada podrá visualizar en cada periodo cursado, promedio de período y promedio acumulado, las asignaturas, calificaciones, número de créditos y el tipo de convalidación en caso de que sea una asignatura Homologada, Reconocida o Validada. Una vez verificada la información hacer clic en el botón Volver.

En caso de que existan una o más asignaturas sin calificación registrada se desplegara el siguiente mensaje:

Se debe tener en cuenta que si el estudiante se encuentra activo y con asignaturas en curso para la fecha de solicitud, las mismas cuentan como asignaturas sin calificación registrada. En caso de no encontrarse activo y que se genere dicho mensaje, por favor reportar la inconsistencia.

Nota

Usted puede reportar inconsistencias cuando considere que la información visualizada debe ser ajustada o contiene un error. Las inconsistencias sólo pueden ser registradas antes de la solicitud de la certificación, se procederá a realizar los ajustes cuando se haya efectuado el pago de la solicitud de certificación y la misma será generada hasta que la inconsistencia registrada sea solucionada y aprobada por el solicitante. Para ver la información sobre el reporte de inconsistencias y aprobación del trámite de inconsistencias seleccione las opciones a continuación:


INICIO FIN

Para proceder con la solicitud del certificado seleccione el botón Solicitar.

En la página desplegada podrá realizar la solicitud, teniendo en cuenta las siguientes opciones de generación en “Tipo de certificación”.

CERTIFICACIÓN DIGITAL

CERTIFICACIÓN IMPRESA PARA ENTREGA EN VENTANILLA

CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO


Una vez sea aprobado el pago, el sistema generara una certificación firmada digitalmente y le será enviada a la dirección de correo electrónico registrada o podrá descargarla directamente en su autoservicio. Podrá guardarla en medios magnéticos y utilizarla cuantas veces lo requiera.


Una vez sea aprobado el pago un día hábil después se generara la certificación impresa y podrá reclamarla en la Oficina de Admisiones y Registro Académico .

CERTIFICACIÓN IMPRESA CON ENVÍO Una vez sea aprobado el pago un día hábil después se generara la certificación, y la Oficina de Admisiones y Registro Académico realizara el envió de la certificación a la dirección especificada en la solicitud y le será enviada, a la dirección de correo electrónico registrada la información de la empresa de envío y el número de guía para que pueda hacer seguimiento del envió.

Si desea solicitar varias certificaciones, lo puede hacer en una misma solicitud . Cuando se desee enviar certificaciones a direcciones de envió diferentes, se debe registrar una opción por cada una de las direcciones de envío.

Nota

Previamente consulte la información de cada tipo de certificación que desea generar y posteriormente la información de múltiples opciones de generación

VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD

VER INFORMACIÓN DE SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN


Seleccione Tipo de certificado: Digital.

Seleccione el botón Generar

Solicitud.

El sistema mostrara un mensaje con el valor a pagar, en caso de que corresponda a lo solicitado hacer clic en el botón Sí.

La solicitud ha sido generada, a continuación se debe proceder con el Pago

VER OTRA OPCIÓN DE GENERACIÓN


Seleccione Tipo de certificado: Impreso.

Seleccione el Tipo de entrega: Ventanilla.

Digite el número de copias.

En caso de autorizar a un tercero para reclamar la certificación, por favor digite los siguientes datos: Tipo de Documento, Documento, Nombre del tercero (El tercero debe acercarse a la ventanilla con Documento de Identidad y una copia del mismo).

Seleccione el botón Generar Solicitud.


Seleccione Tipo de certificado: Impreso. Seleccione el Tipo de entrega: Envío. Digite el número de copias. Digite Datos de Envió. Debe ingresar los siguientes

datos: • Id Región: Seleccionar la región de envío

(Utilice la lupa). • Destinatario: nombre de la persona o entidad

a la que debe realizarse el envió. • País: Seleccionar el país de envío (Utilice la

lupa). • Estado: Digite el Estado/Departamento de

envió. • Ciudad: Digite la ciudad de envío. • Dirección: Digite la dirección de envío. • Teléfono: Digite un teléfono asociado a la

dirección de envío. Clic en el botón Generar Solicitud.

SOLICITUD CON MÚLTIPLES OPCIONES DE GENERACIÓN

Seleccionar el botón Solicitar.


En la página desplegada realizar la solicitud de la primera opción de generación, teniendo en cuenta las opciones de generación.

En este caso de ejemplo se selecciona como primera opción una certificación digital

Hacer clic en el botón , para añadir una nueva opción de generación.


Se despliega una nueva opción de generación y se debe registrar la información de acuerdo a lo que se desee solicitar

Para el ejemplo se selecciona como segunda opción una certificación impresa con envío nacional a la ciudad de Cajicá. Puede ver que automáticamente se actualizan los campos de Valor Certificados y Valor de Envío con los datos de los dos certificados que se han elegido y el valor del envió a destino nacional.


Hacer clic en el botón , para añadir una nueva opción de generación.

Para el ejemplo se selecciona como tercera opción una certificación impresa con envío nacional a la ciudad de Santiago de Cali. Puede ver que automáticamente se actualizan los campos de Valor Certificados y Valor de Envío con los datos de los tres certificados que se han elegido y el valor del envió a destino nacional.

Puede hacer clic en el botón , en caso de que desee eliminar una de las opciones registradas.

Nota


Puede hacer clic en el botón “Ver Todo” y el sistema desplegara las opciones que haya elegido en una misma página. En el caso de ejemplo se visualizan las 3 opciones elegidas

Finalmente seleccione el botón Generar Solicitud.


INICIO FIN

Una vez generada la solicitud debe proceder con el pago de la misma. Seleccione la opción Pago.

A continuación se desplegara una página en la que podrá hacer una búsqueda de las facturas generadas a su nombre.

La búsqueda puede ser realizada por documento de identificación o por Id de Estudiante, una vez haya ingresado los datos de la búsqueda debe seleccionar la opción Buscar.

Se visualizaran las facturas a su nombre y usted puede escoger el medio de pago a utilizar: Impresión de factura para Pago en bancos o Pago en línea.

IMPRESIÓN DE FACUTURA PARA PAGO

EN BANCO

PAGO EN LINEA VER INFORMACIÓN DE PAGO VER INFORMACIÓN DE PAGO

Seleccione la opción Orden de Pago Financiera y a continuación se generará un PDF con el pre-recibo, el cual podrá imprimir y pagar en uno de los bancos indicados.

IMPRESIÓN DE FACTURA PARA PAGO EN BANCO

Seleccione el botón Pago en Línea y a continuación se visualiza la página de Pagos Online de la Universidad en la cual podrá efectuar el pago correspondiente.

PAGO EN LÍNEA

Verifique el monto a cancelar y seleccione la opción Pagar.

PAGO EN LÍNEA

Recuerde que únicamente el sistema envía la solicitud de generación de la(s) certificación(es) a la Oficina de Admisiones y Registro Académico, una vez el pago sea registrado.

Nota


INICIO FIN

Estas son las características de la certificación generada en formato PDF. La certificación mostrara el aviso “Firmado y todas las firmas son válidas.” y en la parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando “Firma Válida”.

En caso de que al abrir la certificación generada en formato PDF, La certificación muestre el aviso “Hay al menos una firma que presenta problemas.” y en la parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando “Validez desconocida” por favor ir a “Validación de Firma Digital”.

Nota

VALIDACIÓN DE FIRMA DIGITAL

De acuerdo a la opción u opciones de generación que usted haya elegido será generada la certificación




VER INFORMACIÓN DE GENERACIÓN



El sistema generara la certificación firmada digitalmente y le será enviada a la dirección de correo electrónico registrada o podrá descargarla directamente en su autoservicio.


Podrá guardarla en medios magnéticos y utilizarla cuantas veces lo requiera.

Podrá acceder también a la certificación desde el Sistema de Información Universitario en el enlace INGRESO A SAE → Solicitud de Certificaciones → Certificado de Calificaciones haciendo clic en el botón de Certificado.



Una vez sea aprobado el pago, un día hábil después se generara la certificación y podrá reclamarla en la oficina de Admisiones y Registro Académico.


Cuando la certificación sea entregada el sistema le enviara a la dirección de correo electrónico registrada un mensaje indicando la fecha de entrega.


Una vez sea aprobado el pago, un día hábil después se generara la certificación, y la oficina de Admisiones y Registro Académico realizara el envió de la certificación a la dirección especificada en la solicitud.


Le será enviada, a la dirección de correo electrónico registrada, la información de la empresa de envío y el número de guía para que pueda hacer seguimiento del envió.


Abra la certificación generada en formato PDF. La certificación mostrara el aviso “Hay al menos una firma que presenta problemas.” y en la parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando “Validez desconocida”..


Haga clic derecho sobre el texto “Validez desconocida”, se desplegara un menú emergente en el que debe seleccionar “Validar firma”.


Se despliega una ventana emergente llamada “Estado de validación de la firma”, hacer clic en el botón “Aviso Legal…”

Se despliega una ventana emergente llamada “Propiedades de la firma”, hacer clic en la pestaña “Firmante” y a continuación clic el botón “Mostrar certificado…”


Se despliega una ventana emergente llamada “Visor de certificados”, hacer clic en la pestaña “Confianza” y a continuación clic el botón “Agregar identidades de confianza…”.


Se despliega una ventana emergente llamada “Seguridad de Acrobat”, hacer clic en el botón “Aceptar” para cerrar la ventana.


Se despliega una ventana emergente llamada “Importar configuración de contactos”, seleccionar la casilla “Utilizar este certificado como raíz de confianza” y hacer clic en el botón “Aceptar”.


En la ventana emergente llamada “Visor de certificados”, hacer clic en el botón “Aceptar”.


La ventana emergente llamada “Propiedades de la firma” visualiza en la parte superior un mensaje indicando “La firma es VÁLIDA, firmada por PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA” hacer clic en el botón “Cerrar”


La certificación mostrara el aviso “Firmado y todas las firmas son válidas.” y en la parte superior derecha de la certificación la imagen de la Firma Digital indicando “Firma Válida”.


Seleccione la opción Reportar.

Se visualiza la página de Inconsistencias, hacer clic en la lupa para seleccionar el tipo de inconsistencia.

Seleccione el tipo de inconsistencia a reportar de acuerdo a las que se listan.

En el campo de Descripción, escriba las observaciones que considere necesarias a fin de detallar la inconsistencia (este campo sólo acepta 250 caracteres).

Puede añadir un archivo adjunto (preferiblemente en formato PDF) en caso de que lo considere necesario. Para actualización de documento es necesario adjuntar copia del documento y en caso de ser un cambio de nombre se debe adjuntar la escritura pública expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Para adjuntar el archivo hacer clic en el botón Añadir Archivo, se visualizara una página en la que deberá buscar y seleccionar el archivo haciendo clic en el botón Examinar…

Una vez seleccionado el archivo hacer clic en el botón Cargar.

se muestra un mensaje que confirma la carga exitosa del archivo, hacer clic en el botón Aceptar del mensaje desplegado.

En caso de ser necesario puede ingresar otra inconsistencia haciendo clic en el botón .

Una vez ha terminado de registrar la(s) inconsistencia(s) hacer clic en el botón Guardar.

Una vez se ha(n) reportado la(s) inconsistencia(s), se debe proceder con la solicitud de la certificación.

Las inconsistencias comienzan a ser atendidas en el momento que se registra el pago de la certificación solicitada.

Nota

Una vez la inconsistencia ha sido revisada se le enviara una notificación a su dirección de correo electrónico, indicando que la inconsistencia ya fue tramitada.

Ingrese al Sistema de Información Universitario al enlace INGRESO A SAE → Solicitud de Certificaciones → Certificado de Calificaciones y verifique el trámite de la inconsistencia. Una vez verificada la información hacer clic en el botón Reportar, para ingresar a la(s) inconsistencia(s) registrada(s).

En caso de que el trámite sea satisfactorio seleccionar el Estado Aprobado, en caso de no ser satisfactorio seleccionar el estado No aprobado. En caso de no ser aprobado el trámite, puede indicar sus observaciones en el campo de Descripción o comunicarse directamente con la Oficina de Admisiones y Registro Académico [email protected]. Será revisada nuevamente la inconsistencia y se le enviara una nueva notificación para que usted proceda con la Aprobación del trámite.

mailto:[email protected]





Seleccione la opción Guardar, para actualizar el estado de la inconsistencia que ha seleccionado.

Una vez la incidencia ha sido aprobada, se procede con la generación de la certificación.

Revisado por Aprobado por

COORDINADOR DE REGISTRO ACADÉMICO DIRECTOR DE ADMISIONES Y REGISTRO

ACADÉMICO

FIN DEL DOCUMENTO

solicitud de certificación histórica de notas

Documents