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El Personal de la Organización y el Diagnóstico
Esto ayudará a evitar:
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El problema se identificará mediante las cinco características siguientes:
Las Causas del Problema
Dificultades de la determinación del problema
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Otras Relaciones Importantes
Cualquier problema empresarial o gerencial estáinterrelacionado con otros problemas y existen otrasrelaciones, además de las que se pueden determinarentre un problema y su causa o causas.
Por ejemplo, hay factores que agravan o atenúan elproblema sin ser su causa directa. Pueden dificultar ofacilitar la solución del problema.
La Capacidad Potencial del Cliente para Resolver el Problema
Es preciso saber si posee los recursos materiales yfinancieros y los conocimientos técnicos necesariospara solucionar el problema. De lo contrario, laconsultoría tendrá que ocuparse de desarrollar estepotencial y de prestar ayuda al cliente en la formanecesaria.
Direcciones Posibles de las Medidas Futuras
A lo largo de la investigación, se reunirán, registrarán yanalizarán datos e ideas sobre cómo se podría resolverel problema y de qué manera esto podría contribuir aalcanzar los objetivos del cliente y a mejorar suempresa, con el mismo cuidado y determinación quelos datos sobre la índole y las causas del problema. Asíse establecerá un vínculo con la fase siguiente deplanificación de la acción.
Principales Etapas del Diagnóstico
La tarea comienza con alguna información, obtenidapor medio del diagnóstico preliminar del problemadurante la fase inicial y con supuestos e hipótesis que elconsultor debe poder hacer al comienzo encolaboración con el cliente.
Al planificar la fase de diagnóstico es esencialdeterminar el grado y la forma de participación delcliente en cada actividad.
Los hechos son los materiales de construcción decualquier trabajo de consultoría. Los consultoresnecesitan disponer de un considerable número dehechos para tener una visión clara de la situación,llegar a una definición precisa del problema y ajustarsus propuestas a la realidad.
Los hechos deben permitir el examen de los procesos,las relaciones, las causas y las influencias mutuas, conparticular atención a las oportunidadesinsuficientemente aprovechadas y a las posiblesmejoras.
Plan para la Recopilación de Datos
Esta recopilación se ha de preparar determinandoexactamente qué datos se requieren. Los consultoresexperimentados seguirán aplicando el principio de laselectividad, aunque saben que necesitan datos másdetallados y precisos que los colegas que efectuaron eldiagnóstico preliminar y negociaron el contrato.
El costo de la reunión de los datos no puede ignorarse,en especial si algunos de ellos son difíciles de obtener ysi es preciso establecer planes especiales paraconseguirlos. Con todo, la determinación de los hechosy de sus fuentes no debe ser excesivamente restrictiva
La recopilación de datos puede ser un proceso lento yen los casos difíciles se debe aplicar cierta lógica. Laplanificación de la recopilación de los datos incluye ladecisión sobre qué aspectos del problema y quérelaciones no requieren datos detallados.
El consultor tiene que explicar por qué desea obtenerciertos datos sobre acontecimientos, situaciones yproblemas que pueden guardar cierta relación con elproblema del que se ocupa. De esa manera el clientecomprenderá las relaciones a las que no ha prestadoatención y el consultor dará una nueva prueba de suenfoque metodológico.
Contenido de los datos
Todo consultor experimentado sabe qué tiposaparentemente idénticos de datos pueden tener unsignificado o contenido diferente en distintasorganizaciones. En empresas antiguas con tradicionesestablecidas la definición se complica por la existenciade su propia jerga, que puede diferir de la terminologíaimperante en la industria a que pertenecen.
Grado de detalle
El grado de detalle de los hechos requeridos será engeneral superior al que se necesita con respecto a losdatos utilizados en los estudios preliminares dediagnóstico. Mientras que un diagnóstico general sebasa en cifras globales, el cambio descansa en datosmás detallados.
Se puede necesitar información sobre determinadaspersonas y sus actitudes con respecto al problema deque se trate.
Cuanto más detallados sean los datos, más tiempo serequerirá para obtenerlos.
El análisis de esos datos sugerirá un mayor grado dedetalle para ciertas categorías. Los datos se podrán, porconsiguiente, reunir en varias etapas antes de que elconsultor tenga una idea suficientemente precisa de lasituación actual para sugerir formas de mejorarla.
Los períodos en los que se producen acontecimientosexcepcionales deben excluirse, aunque se han dereconocer y ajustar en la nueva situación. Los períodosque preceden a cambios importantes en elfuncionamiento se han de examinar por separado delos períodos de funcionamiento normal.
En la elección de un período inmediatamente antes deque comience la tarea del consultor, se reconoce que lasimple presencia de éste puede influir en losresultados.
En lo que respecta al alcance, el consultor debe decidirsi ha de reunir una información total, o únicamente unaselección.
Por regla general, se recopilará información respecto delos pocos elementos vitales que representan el gruesode la actividad en el período actual, y con respecto a loselementos que es probable pasen a ser vitales en elfuturo.
El trabajo preparatorio de la recopilación incluyedecisiones sobre su organización y tabulación. Entrelas agrupaciones más características figuran lassiguientes:
• Con respecto a los acontecimientos.
• Con respecto al personal.
• Con respecto a los recursos, insumos, productos,procesos y procedimientos.
Para disponer los hechos en una forma comprensible,el consultor planifica cómo tabularlos. Puede resultarútil prever el procesamiento de los datos por medio deuna computadora. Esto entrañará la selección de unmodelo y programa adecuados o la elaboración de unonuevo, si no se dispone de ninguno para el objetivoanalítico particular y la codificación de los datos para suprocesamiento.
El mantenimiento ordenado de sus papeles y la formade archivarlos para recuperar la información ayudará alconsultor a seguir el camino trazado y facilitará alsupervisor la consulta.