SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Nombre:Luciana Mancera C.I. 22.030.719

Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” Extensión Caracas

Escuela (47)

Caracas, Julio 2016

¿QUÉ ES UN SISTEMA?Es un objeto complejo cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente, puede ser tanto material como conceptual.

También se puede decir que un Sistemas en es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo en particular, de acuerdo con un plan.

Ejemplo: Se puede decir que una empresa es un sistema, ya que hay una serie de funciones, actividades u operaciones ligadas entre si, ejecutadas por un conjunto de empleados para obtener el resultado deseado.

¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS?

Un Sistema tiene 5 funciones principales.

1. Producción: Relacionado con la transformación de los elementos de entrada en flujos de salida a través de la interacción de sus elementos.

2. Apoyo: Se refiere a la influencia que tiene el ambiente en el sistema, brindando unos elementos necesarios para su funcionamiento.

¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS?

3. Manutención: Es la actividad hecha por el sistema para que sus partes no pierdan esa relación y cada una de ellas cumpla su función dentro del mismo.

4. Adaptación: Referido a la capacidad del sistema a llevar a cabo cambios en él, de acuerdo a los cambios que se presente en el ambiente.

5. Dirección: Se refiere a la coordinación de las actividades de los subsistemas, componentes o elementos en un sistema, para así lograr un orden u organización.

¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?

Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias .

Ejemplo: Procedimiento de Emergencia, Subrutina de Programación, Procedimiento Administrativo, Procedimiento Judicial. Entre otros…

¿QUÉ ES UN MANUAL ADMINISTRATIVO?

Un Manual Administrativo es un documento escrito que concentra en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán de seguirse para cumplir los objetivos trazados.

Se puede definir también como un instrumento que contiene información sistemática sobre la historia, objetivos, política, funciones y estructuras de una organización, y que sirve para normal al personal de una organización.

¿CUÁL ES LA NECESIDAD DE LOS MANUALES DE LAS EMPRESAS?

Los manuales en las empresas son muy necesarios ya que ayudan a regular los siguientes puntos:

1. Presentar una visión de conjunto de la organización.

2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

3. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

¿CUÁL ES LA NECESIDAD DE LOS MANUALES DE LAS EMPRESAS?

4. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

6. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

7. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿CUÁL ES LA ESTRUCTURA DE LOS MANUALES?

¿PORQUÉ LOS MANUALES SON INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS?

Los manuales administrativos son considerados instrumentos de comunicación, ya que tienen como fin comunicar información de naturaleza administrativa. Hace que las instrucciones sean definitivas, proporcionan un arreglo rápido de las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los integrantes de la organización como encaja su puesto en el total de la misma, e indica la manera en que el puede contribuir tanto al logro de los objetivos de la oficina como el establecimiento de las buenas relaciones con el resto de los integrantes.

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LOS MANUALES EN LAS EMPRESAS EN EL ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones.