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Sistemas de Gestión

Empresarial –

UF2_PAC01

UF2 – PAC01

Departamento de Informática y comunicaciones DAM. Módulo 10: Sistemas de Gestión Empresarial. UF1. Sistemas ERP-CRM. Implantación.

ÍNDICE

1. Introducción a la práctica. ..................................................................................................... 2

2. Actividad 3.2. ......................................................................................................................... 7

2.1. Añade a los clientes y proveedores sus correspondientes categorías. ......................... 7

2.2. Crea una estructura de categorías de productos similar en tamaño a la del Ejemplo. 8

2.3. Añadir productos suficientes a cada categoría, con al menos uno sin existencias..... 11

3. Actividad 3.8. ....................................................................................................................... 13

3.1. Crea un año fiscal nuevo y añade los periodos mensuales. ........................................ 13

3.2. Cierra el año anterior y abre el nuevo. Si da error comprueba que existen los

periodos de apertura y cierre. Reabre el año cerrado. ........................................................... 14

3.3. Crea una nueva cuenta en el plan contable a partir de una existente. ...................... 18

3.4. Crea un par de asientos contables y varios apuntes. .................................................. 20

3.5. Crea un par de facturas de proveedores y concilia las facturas en un solo pago. ...... 23

3.6. Realiza los siguientes informes: Libro mayor, Informes para AEAT, Análisis de las

facturas de un cliente. ............................................................................................................. 25

3.7. Cierra los periodos de forma manual. ......................................................................... 29

3.8. Cierra el ejercicio fiscal de nuevo sin abrir uno nuevo. .............................................. 32


1. Introducción a la práctica.

Para poder hacer la práctica nos familiarizaremos un poco más con el software

Open ERP 7.

1. Creación de los socios.

a) Mantenimiento de categorías de empresa:

En el módulo de Ventas accedemos al menú Configuración/Libreta de

direcciones/Etiquetas de empresa. Aquí podremos realizar la consulta, modificación

y alta de categorías, aunque en esta versión se denomina “Etiquetas de Empresa”.

Para crear una categoría pulsamos el botón “Crear” en la pantalla de consulta de

categorías de empresa.

Figura 1: Consulta de las categorías de Empresa creadas.

Para añadir la categoría sólo debemos introducir un nombre y guardar en la

pantalla. Con esto sería suficiente, pero además la pantalla nos ofrece la posibilidad

de añadir la categoría a otra categoría (se puede seleccionar de una existente o crear

una nueva), convirtiéndola así en una subcategoría y de activar/descativar la

categoría.


Figura 2: Ventana de creación/edición de una categoría

Al pulsar Guardar la categoría será añadida al listado de consulta.

El mantenimiento de una categoría se hace pulsando en sobre la categoría, donde

aparecerá la ventana anterior en modo edición.

b) Mantenimiento de clientes (proveedores y compradores):

Mediante el módulo Ventas, menú Ventas/Clientes podremos acceder tanto a los

proveedores como compradores, aunque para crear socios sólo nos interesaría la

parte de creación de proveedores veremos que se realiza de la misma manera, pero

variando el indicador de la pantalla.

Figura 3: Ventana de consulta/mantenimiento de clientes.

Para crear un nuevo cliente pulsaremos el botón “Crear” de la ventana mostrada en

la Figura 3. Se presentará una ventana en la que podremos seleccionar el nombre y

los datos del cliente, cabe destacar la opción que nos permite marcar si el clientes

una persona física o una Empresa y las check que indican si se trata de un cliente o

un proveedor (remarcado en la Figura 4).

Figura 4: Ventana de alta de clientes.


Para editar un cliente lo buscaremos en la ventana de consulta de clientes y

pulsaremos sobre él, en la pantalla que aparece deberemos seleccionar Editar para

abrir la ventana de la Figura 4 en modo edición.

Figura 5: Edición de un cliente.

2. Creación de categorías de productos, productos y stock inicial.

a) Mantenimiento de categorías de productos:

En el módulo de Ventas accedemos al menú Productos/Categorías de productos, en

la ventana que se presenta tendremos las categorías y subcategorías de productos

dadas de alta en la BBDD.

Para dar de alta una nueva categoría pulsaremos el botón “Crear”.

Figura 6: Consulta/mantenimiento de categorías de productos

Para dar el alta de la categoría introduciremos el nombre de la misma, la categoría

padre (si es una subcategoría) y los datos financieros y de stock asociados a la

misma.


Figura 7: Creación de una categoría de productos

b) Mantenimiento de productos:

En el módulo Ventas, menú Products/Productos se mostrarán todos los productos

dados de alta en la Base de Datos, además podremos editarlos pinchando en el

nombre del producto o dar de alta uno nuevo mediante el botón “Crear”:

Figura 8: Alta de productos

Rellenamos los datos importantes como el nombre, el precio de venta, si se produce

o se adquiere el producto a un proveedor, el precio de coste, etc. y pulsamos el

botón “Guardar”.


Figura 9: Alta de un producto

El sistema puede presentar una serie de validaciones para asegurar la coherencia de

los datos introducidos en la Base de Datos.

Figura 10: Control de errores en los datos introducidos

Una vez corregidos los errores se dará de alta correctamente el producto.


Figura 11: Consulta del nuevo producto añadido

2. Actividad 3.2.

2.1. Añade a los clientes y proveedores sus correspondientes

categorías.

Para asociar a los clientes la categoría de clientes y a los proveedores la de proveedores

iremos al módulo Ventas y seleccionaremos en el menú Ventas/Clientes, pincharemos

sobre el nombre del cliente y lo editaremos.

Para éste documento vamos a hacer dos Ejemplos, uno con un proveedor que vamos a crear

y llamaremos “PRODUCTOSA” y otro con un cliente que vamos a crear y llamaremos

“CINEFILIUS”.

Figura 12: Edición del cliente PRODUCTOSA (proveedor)

Para asignar la categoría “Proveedores” sólo tendremos que seleccionar en el combo

situado debajo del nombre la misma y pulsamos el botón “Guardar”.


Figura 13: Asociación de la categoría Proveedores.

Con el cliente CINEFILIUS realizamos los mismos pasos.

Figura 14: Asociación de la categoría Clientes

2.2. Crea una estructura de categorías de productos similar en

tamaño a la del Ejemplo.

En la introducción hemos visto como se daría de alta una categoría de productos, pero para

resolver éste apartado indicaremos de nuevo los pasos que se deben dar y al final

mostraremos la estructura creada.

Para dar de alta una categoría de productos seleccionaremos el módulo “Ventas” y en el

menú seleccionaremos Productos/Categorías de producto. En la pantalla que se presenta

podemos dar de alta nuevas categorías de productos, así como subcategorías, teniendo en

cuenta que como ya existe en el sistema la categoría “Todos los productos”, partiremos de

la misma.


Figura 15: Categorías de productos en el sistema

Como debemos crear una estructura similar vamos a montar una tienda de películas y

videojuegos, llegando a tener la siguiente estructura:

- Todos los productos

- Todos los productos / Películas

- Todos los productos / Juegos

- Todos los productos / Películas / DVD

- Todos los productos / Películas / Blue Ray

- Todos los productos / Juegos / RPGs

- Todos los productos / Juegos / Deporte

Para ello iremos creando la estructura mediante el botón “Crear” como en los siguientes

pantallazos donde mostramos algunos ejemplos.

Figura 16: Creación de la categoría Juegos dentro de Todos los productos


Figura 17: Creación de la categoría DVD dentro de Todos los productos /

Películas

Figura 18: Creación de la categoría Blue Ray dentro de Todos los productos /

Películas

Siguiendo éste procedimiento llegaremos a obtener la estructura:

Figura 19: Estructura de categorías creada


2.3. Añadir productos suficientes a cada categoría, con al

menos uno sin existencias.

Para añadir los productos de nuevo accederemos al módulo de Ventas y en el menú

seleccionaremos Products / Productos, donde pulsaremos el botón “Crear”:

Figura 20: Creación de productos

Añadimos un juego de tipo RPG y no actualizamos las unidades, para que se refleje que

hay cero, sin existencias, tal y como nos solicita el ejercicio para uno de los productos.

Figura 21: Nuevo juego añadido

El resto de productos que hemos creado si tendrán stock, para ello lo que haremos es

seleccionar la pestaña “Inventario”, dentro de la ficha del producto, y pulsar sobre el link

“actualizar” del stock.


Figura 22: Ficha del producto (Inventario)

En la ventana que se abre actualizamos el número de productos en stock.

Figura 23: Actualización de stock

Actualizamos el resto de productos; y finalmente vamos a la vista de productos por

categoría para comprobar que se han asociado a las categorías y que se ha actualizado el

stock.


Figura 24: Productos por categoría (Ejemplo con juegos/RPGs)

3. Actividad 3.8.

3.1. Crea un año fiscal nuevo y añade los periodos mensuales. Para añadir un nuevo año Fiscal iremos al módulo de “Contabilidad” y en el menú

seleccionaremos Configuración/Periodos/Ejercicios fiscales.

Figura 25: Menú dentro del módulo Contabilidad

A continuación pulsamos el botón “Crear”.

Figura 26: Nuevo Ejercicio Fiscal

En la pantalla de alta introducimos los datos obligatorios y pulsamos el botón “Guardar”.

Figura 27: Alta del nuevo ejercicio fiscal


Una vez creado el ejercicio fiscal podríamos optar por introducir el periodo desde el menú

que hemos visto anteriormente en el módulo de Contablilidad, mediante el menú

Configuración / Periodos / Periodos o directamente pulsando el botón “Crear periodos

mensuales” en la ventana de detalle del ejercicio fiscal.

Figura 28: Al pulsar el botón “Crear periodos mensuales” se generan todos los periodos

del año fiscal

Si accedemos mediante el menú de periodos veremos que los periodos aparecen en la

consulta de periodos.

Figura 29: Pantalla de periodos

3.2. Cierra el año anterior y abre el nuevo. Si da error

comprueba que existen los periodos de apertura y cierre. Reabre

el año cerrado. Para cerrar el año fiscal iremos al módulo de Contabilidad y en el menú Procesamiento

periódico / Fin de periodo / Cerrar un ejercicio fiscal.


Figura 30: Menú dentro del módulo Contabilidad

Al seleccionar la opción de cierre del año fiscal se presenta una ventana modal en la que

podemos seleccionar al ejercicio que queramos cerrar.

Figura 31: Selección de ejercicio fiscal a cerrar

Pulsando sobre el botón “Cerrar ejercicio fiscal” veremos que se cierra el ejercicio que

habíamos creado (aunque el enunciado habla de cerrar el anterior y abrir el nuevo, en

nuestro caso como sólo teníamos uno es el que cerramos, la apertura la veremos en el

siguiente punto).

Figura 32: Consulta del ejercicio fiscal

Aunque un contable realmente realizaría una serie de procesos antes de cerrar el año fiscal

entiendo que no es parte del ejercicio y que realmente se pretende aprender el cierre y

apertura de ejercicios fiscales.

En esta versión del programa no tenemos la opción de reabrir el año fiscal, la única opción

que encontramos es con un método invasivo atacando directamente la BBDD PostgreSQL.

Para ello abriremos el programa “pgAdmin III”, nos conectaremos a la base de datos y

localizaremos las tablas que referencian al año fiscal, en este caso trataremos la tabla

account_fiscalyear.


Pulsamos sobre la tabla con el botón derecho y seleccionamos visualizar los datos, se

presentará la siguiente ventana:

Figura 33: Presentación de los datos en la tabla

Como vemos en la Figura 33 nuestro año fiscal aparece como “done”, por lo que

modificaremos el valor del campo para ponerlo de nuevo como “draft”.

Figura 34: Base de datos actualizada


Al ir a OpenERP para consultar los años fiscales veremos que de nuevo se encuentra

abierto nuestro año fiscal.

Figura 35: Año fiscal reabierto

Como esta opción no es demasiado lícita y puede comprometer la integridad de la Base de

Datos no debe utilizarse, salvo casos extremos que requieran intervención en la Base de

Datos y siempre controlado con sus correspondientes Backups y pruebas de regresión.

Otra alternativa sería jugar con la apertura/cierre/reapertura de periodos, lo cual si está

contemplado en el programa o mediante la generación de un único periodo anual. Para

realizar la acción de cierre y reapertura de un periodo actuaremos sobre el menú Fin de

periodo, pero en esta ocasión seleccionaremos la opción “Cerrar periodo”.

Figura 36: Cierre de periodos

El sistema pedirá confirmación del cierre:

Figura 37: Confirmación para el cierre de un periodo

Para reabrir un periodo pulsamos sobre él con el botón izquierdo del ratón para acceder a la

ficha de detalle del periodo y pulsamos sobre el botón “Reabrir Periodo”.


Figura 38: Reapertura de un periodo

Figura 39: Periodo reabierto

Esta versión de OpenERP no muestra el asistente que aparece en el libro, por lo que no

tenemos check para realizar automáticamente la apertura del año fiscal al cierre del

anterior, por lo tanto para crear el nuevo año fiscal debemos actuar como hemos indicado

en el punto de creación del ejercicio fiscal.

3.3. Crea una nueva cuenta en el plan contable a partir de una

existente. Lo primero que haremos es acceder al plan contable para ver las cuentas que tiene, para ello

accedemos al módulo de Contabilidad y nos posicionamos en el menú Planes Contables y

seleccionamos Plan Contable. En la ventana modal que aparece pulsamos el botón “Abrir

plan contable”.

Figura 40: Visualización de un plan contable


Al abrir el plan podemos ver sus cuentas y los apuntes realizados en cada una de ellas por

agrupaciones.

Figura 41: Cuentas y apuntes del plan contable

Para el ejercicio como nos indica que creemos una cuenta nueva desde otra existente vamos

a utilizar la cuenta marcada en la figura 41, para ello iremos al módulo de Contabilidad y

localizaremos el menú Cuentas / Cuentas.

Figura 42: Consulta de cuentas

Pulsamos sobre la cuenta para acceder al detalle de la misma y seleccionamos la opción de

duplicar la cuenta:

Figura 43: Duplicación de una cuenta

En la ventana que se presenta podremos editar los datos de la cuenta y pulsaremos

“Guardar” para confirmar la creación de la misma.


Figura 44: Alta de la nueva cuenta

Por último accedemos de nuevo al plan contable para comprobar que se ha creado la cuenta

exactamente igual que la cuenta que ya teníamos en el plan contable. Obteniendo así una

cuenta del plan a partir de otra como indica el enunciado.

Figura 45: Presentación de cuentas en plan contable

3.4. Crea un par de asientos contables y varios apuntes. Para crear los asientos y los apuntes utilizaremos el mismo menú del módulo de

Contabilidad que es “Asientos Contables”. Dentro de dicho menú existen dos opciones

“Apuntes contables” y “Asientos contables”.

Figura 46: Opción para la creación de asientos contables

A la hora de crear el asiento vamos a aprovechar para crear dos nuevos apuntes.


Figura 47: Creación de un asiento y apuntes en un solo paso

Pero también podemos crear los apuntes desde el menú de Apuntes Contables y el asiento

desde el apunte:

Figura 48: Selección de creación de un apunte

Figura 49: Creación del apunte, creación del asiento

Al pulsar sobre Crear y editar se presenta la ventana modal de creación del asiento, la cual

rellenaremos como se muestra en la siguiente figura.


Figura 50: Al pulsar Guardar generaremos el asiento

Al guardar volvemos a la pantalla del apunte, donde tras rellenar todos los datos

pulsaremos el botón “Guardar” para finalizar la creación del apunte.

Figura 51: Alta del apunte contable

Como podemos ver finalmente hemos creado los dos asientos y varios apuntes contables:


Figura 52: Apuntes y asientos contables creados en el ejercicio

3.5. Crea un par de facturas de proveedores y concilia las

facturas en un solo pago.

En el menú Proveedores / Facturas de proveedor localizaremos la opción de crear nuevas

facturas:

Figura 53: Mediante el botón crear abrimos la ventana de alta de facturas

En la pantalla de la factura podremos añadir la información necesaria para identificar el

proveedor, el motivo de la factura, los productos adquiridos, cuenta bancaria de pago,

asiento contable, etc… Una vez rellenada la información pulsaremos “Guardar” para crear

la factura.


Figura 54: Creación de una factura nueva

Tal y como nos indica el enunciado crearemos otra factura.

Figura 55: Presentación en modo borrador de las facturas creadas

El siguiente paso que daremos será confirmar las facturas.

Figura 56: Confirmación de las facturas

Por último accedemos al pago de las facturas mediante el menú Proveedores / Pagos a

proveedores, donde crearemos un nuevo pago mediante el botón “Crear”:


Figura 57: Creación de un pago al proveedor

Rellenamos la factura con los datos del proveedor y las dos facturas que tenemos abiertas,

Validamos y Guardamos (realmente al validar se produce la concilicación, por lo que al

Guardar sólo volvemos a la pantalla de pagos):

Figura 58: Conciliación de la factura

Figura 59: Resultado de los pagos

3.6. Realiza los siguientes informes: Libro mayor, Informes

para AEAT, Análisis de las facturas de un cliente. OpenERP nos facilita la tarea de reunir toda la información sobre la contabilidad, facturas y

otros aspectos financieros y de gestión, para ello ofrece la posibilidad de imprimir una serie

de informes en formato PDF.


Libro Mayor En el menú Informe / Informes legales / Informes contables / Libro mayor podemos

acceder a la impresión del libro mayor:

Figura 60: Al pulsar imprimir se genera el PDF con el informe

Figura 61: Libro Mayor

Informes para la AEAT (impuestos) Entendemos que el enunciado se refiere al informe de impuestos al cual se accede desde el

menú Informe / Informes generales / Impuestos / Informe impuestos.

Figura 62: Impresión del informe de impuestos


Figura 63: Informe de impuestos

Análisis de las facturas de un cliente En el menú Informes / Contabilidad / Análisis de facturas podemos obtener todo el análisis

de las facturas del sistema:

Figura 64: Análisis de facturas

Para generar el análisis tenemos diferentes filtros y vistas, en modo lista o mediante

gráficos. Los filtros se seleccionarán en la parte superior derecha de la ventana:


Figura 65: Filtros para mostrar los informes

Se pueden seleccionar los filtros que mejor adapten el análisis que queremos hacer, en

nuestro caso bastaría con seleccionar Factura y cliente, pero hemos seleccionado más

opciones para que quede más claro.

Figura 66: Selección de vista para el análisis

En cuanto a la vista puede ser en modo lista o gráfica dependiendo del icono que

seleccionemos:


Si seleccionamos la vista gráfica podremos seleccionar una serie de opciones desde una

flecha que aparecerá en pantalla:

Figura 67: Opciones del gráfico de análisis

Las opciones nos permitirán seleccionar la forma del gráfico, la situación de la leyenda, los

ejes y descargar el gráfico o mostrar los datos para guardarlos en una hoja Excel.

3.7. Cierra los periodos de forma manual. En el punto 3.2 de éste ejercicio comentábamos la manera de realizar el cierre de los

periodos manualmente, pero en este apartado vamos a hacerlo de manera más detallada con

un Ejercicio Fiscal nuevo.


Figura 68: Periodos del ejercicio fiscal que vamos a cerrar

Para localizar los periodos accedemos al menú Configuración / Periodos / Periodos:

Figura 69: Menú de consulta de periodos

En la ventana que nos aparece filtraremos por los que están abiertos y añadiremos el

filtrado literal “2017”, ya que realmente son los periodos del ejercicio fiscal que nos

interesa cerrar.

Figura 70: Filtrado por periodos

El siguiente paso lo podríamos hacer de dos maneras, o bien entrando en cada uno de los

periodos y pulsando el botón “Cerrar periodo”, o seleccionando uno y en la combo más

seleccionar “Cerrar un periodo” o como lo vamos a hacer nosotros que es seleccionando

todos y mediante la combo “Más” cerraríamos los periodos.


Figura 71: Opción para cerrar el periodo desde la ficha de detalle del mismo

Figura 72: Opción para cerrar el periodo seleccionado

Figura 73: Opción de cierre masivo

Figura 74: Confirmación de cierre de periodos


Al seleccionar todos y cerrarlo podemos comprobar que con el filtro que tenemos ya no

aparecen, ya que han sido cerrados, pero vamos a mostrar todos los periodos para

comprobar que efectivamente aparecen cerrados.

Figura 75: Consulta de los periodos y verificación de estado

3.8. Cierra el ejercicio fiscal de nuevo sin abrir uno nuevo. En el punto 3.2 de este mismo ejercicio ya hemos visto como se cierra un año fiscal, de

todas formas indico de nuevo mediante pantallazo la forma de cerrar el año fiscal.

Figura 76: Menú para cerrar el año fiscal

En la ventana que se abre seleccionamos el año fiscal a cerrar y pulsmos el botón “Cerrar

ejercicio fiscal”.

Figura 77: Cierre del año fiscal


Figura 78: Consulta de ejercicios fiscales

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