emermedica erp

Aspectos tcnicos

Fecha : Abril 13 de 2007

RFP PARA CONSULT SOFT

Autores:

J. A.M.Revisado

Evaluacin ERP Y CRM

Aspectos tcnicos

ASPECTOTIPO DE RESPUESTA ESPERADARespuesta

Etapa de Implantacin

Proveedor ofrece servicios de administracin de proyectoSi ustedes tienen incorporada una metodologa formal para llevar a cabo los proyectos, si es as efectuar un resumen de la misma

Proveedor ofrece capacitacin

Tanto a usuarios finales como a personal de IT, especificar si est incluido si es adicional

Se provee un diccionario de datos para reportes avanzados.Si hace parte de la documentacin en la entrega

Existe un proceso formal de consultora para la parametrizacin y adecuacin de los mdulosEspecificar alcance

La adecuacin de la funcionalidad de los mdulo incluye adicin de campos de negocio, tablas especficas tanto para formularios como para reportes.

Cuentan con una herramienta para construir consultas y reportes bsicas de la aplicacin.

Apoyo en la migracin de datos

Etapa de Soporte

Proveedor tiene un proceso formal de Help Desk para atencin de fallas/requerimientos de soporteEspecificar

Cual son los medios para reportar fallas casos de soporteDetallarmantis

Cual existe un proceso formal de asignacin /escalamiento de casosDetallarEspecificar no se entiende

Como garantizan que los arreglos quedaron bien hechosDetallar el proceso de pruebas

Existe un acuerdo de niveles de servicio con los clientesExiste un estndar y servicios especiales?Nivel 1 y nivel 2

Cul es el tiempo de atencin de fallasEspecificar

Como deciden si arreglan la versin o esperan un release generalEspecificar

Que cubre el contrato de mantenimientoAclarar

Cuantas actualizaciones efectan al aoUn mximo, mnimo, promedioEdwin

En cuales condiciones hay que pagar actualizaciones adicionales al contrato normal de mantenimientoEspecificar y aclarar la forma de clculo de la tarifa Se hace cuando hay desarrollos nuevos o cambios en la lgica del negocio (parametrizacion)

Funcionalidad en general

Proporcionan capacidades de importacin y exportacin de DatosSi la funcionalidad general de la aplicacin permite esto

La administracin de los permisos se realiza de forma centralizadaResumir funcionalidadExiste un modulo que se llama administracin de aplicaciones

Deja huella de auditora sobre las operaciones en el sistema Independiente del log de SQL SERVER

Las tablas bsicas son comunes a todos los mdulosAclarar

Las transacciones de un mdulo ajustan en lnea los mdulos dependientesAclarar

Existe alguna funcionalidad de generacin de reportes a la medidaEspecificarCon herramientas discoverer o querybuilder

Contabilidad

ASPECTOTIPO DE RESPUESTA ESPERADA

Manejar varias compaas en forma independiente y que permita consolidarles su balance, el estado de P.Y.G, los comparativos en la ejecucin presupuestal y dems informes contablesEspecificar

Permita manejar sub-cuentas contables internas a nivel del PUC

Permita manejar terceros contables y exigirlo segn la cuenta del PUCSi lo hace al crear las cuentas en el PUC exige un tipo de tercero previa parametrizacin. P.ejemplo: se crea un banco asignando el codigo BA al crear la cuenta del banco asociamos que esta cuenta solo maneje ese tipo de terceros o un grupo especifico de terceros angelica

Permita manejar centros de costos y exigirlos segn la cuenta del PUC

Permita agrupar los centros de costos por: Compaas, distritos, reas y canales de ventas

Permita grabar manualmente los comprobantes contables, egresos, ajustes, provisiones, notas, etc. - Considerando la automtica tambin

Hacer un control de los documentos contables no permitiendo descuadresSi.,el aplicativo tiene un proceso de validacin donde verifica que todos los comprobantes esten cuadrados (debitos y creditos iguales)Angelica

Hacer la programacin de los diferidos para que se contabilicen automticamente segn las cuotas estimadas hasta que termine su saldoSiPAOYER tiene la opcin de comprobantes automaticos alli se le ensea al sistema que cuentas, por que valor o que porcentaje debe tomar y se corre el proceso mensualmente

Angelica

Generar certificados de retencin en la fuente a proveedores y acreedoresCon la informacin que tiene en el modulo de cuentas por pagar el aplicativo genera estos certificados por medio de un reporte Angelica

Generar certificados de retencin en la fuente sobre el IVA a proveedores y acreedoresCon la informacin que tiene en el modulo de cuentas por pagar el aplicativo genera estos certificados por medio de un reporte Angelica

Generar la retencin en la fuente contabilizada en el periodosi

Generar el IVA contabilizado en el periodo para control de la DIANSi

Permita generar todos los informes contables con el valor del Pago Incluido y tambin sin el valor del Pago (ajustes sin inflacin)

Permita exportar el movimiento contable y los saldos contables a hoja electrnica

Permita cruzar los saldos de prstamos de la nomina VS los saldos de contabilidadSi permite exportar informacin a archivos planos Angelica

Permita manejar dos meses abiertos para poder contabilizar la informacin al comenzar un ao nuevo y tambin de los meses siguientes al ltimo mes del cierre El aplicativo permite manejar varios periodos abiertos y trabajar en ellos . pero para hacer cualquier modificacin o traer saldos actualizados debe estar en un periodo actual y corres proceso de validacin y actualizacin

Angelica

Que los cierres contables sean flexibles y muy controlados para evitar abrir meses ya cerrados y as distorsionar valores de la retefuente y del IVA ya pagados al gobierno

Se controla por medio de permisos se le da esa opcion solo a una persona

Angelica

Que el cierre contable anual se vea en otro mes diferente a diciembre para evitar distorsionar el movimiento contable del mes de diciembre

Si el aplicativo tiene el

Mes 13 donde se registran todos los asientos de cierreAngelica

Hacer las notas de contabilidad directamente con el sistema en un formato prediseado y que maneje su propio consecutivo segn el documento contable, siendo un consecutivo para cada tipo de documento-.

Si el aplicativo permite manejar cuanto documento requiera con un consecutivo independiente

Angelica

informes de anexos fiscales para la DIAN y otras entidades del gobierno - (medios Magnticos)

Informes para el control de los consecutivos a todos los tipos de documentosMe toca revisarlo

Informes de los estados de resultados detallados por cada centro de costo y por tipo de ProductoSi el PAOYER permite sacar reportes al detalle que el usuario desee de acuerdo a la parametrizacin

Angelica

Generar automticamente los ajustes por inflacin cada mes

Generar anexos de renta para la DIAN en formato Digital Necesito saber el detalle de los anexos pero en teoria el sistema emite los reportes necesarios con la informacin q tiene ademas se puede crear un reporte con los datos exactos

Soporta una estructura de cuentas de contabilidad definido por el usuario, sin perder de vista el PUC

Soporta operaciones multi- Sucursal

Soporta mltiples centros de utilidades por compaa.Permitir generacin de archivos planos para entidades de vigilancia y controlCada compaa maneja sus centros de costos independientes (No se si los centro de costos son los mismos centros de utilidades) Angelica

Debe permitir realizar conciliacin Bancaria automtica en periodos mensualesAclarar facilidades y con cuales bancos tienen configurados los archivos planos

Soporta el reversamiento automtico de transacciones y reversar procesos por LoteSi el sistema tiene un proceso de borrado de comprobantes no estoy segura de la parte de reversar procesos por lotes Angelica

Debe estar Asociado al Mdulo de Activos FijosLos mdulos son independientes, pero se integran entre si permitiendo comunicacin en lnea y tiempo real mediante una interface.

Soporta cierres y precierres.Si.. se deben correr el proceso de 1. validacin (que controla que los comprobantes estn correctos) 2.actualizacin (arrastra ultimos saldos despus de modificaciones) 3. cierres mensuales todas estas opciones son reversibles y se corren en el momento en que el usuario lo requiera Angelica

Soporta que mltiples periodos contables sean abiertos a la vez. (meses y aos)Se puede trabajar en varios periodos simultneamente

Angelica

Soporta el cierre manual de cuentas de ingresos o gastos o de ingresos retenidos.Angelica

Soporta procesamiento automtico de fin de ao, Como los procesos de las prestaciones sociales del ao y otras de ser necesarias.Si se deben parametrizar previamente

Anglica

Permite que el usuario abra periodos del ao siguiente sin haber cerrado el ao actual. Si pero debo aclarar la parte de saldos y era un requerimiento de la loteria poder trabajar en ambos aos Anglica

Permite que el usuario reabra perodos ya cerrados, no ms de dos meses atrs Especificar funcionalidadSi lo permite Anglica

Permite ajustes a periodos anteriores en meses SI en Aos NOSi lo permite Anglica

Mantiene presupuestos por mltiples aos.Debo revisarlo Anglica

Puede crear los presupuestos del ao siguiente.No lo se Anglica

Reportes de presupuestado vs. Actual.Si lo permite Anglica

Permite reportes de comparacin ao actual vs. Ao anterior.En el aplicativo se pueden parametrizar cuantos reportes se necesiten Anglica

Soporta clculos separados de impuestos por compras y por ventas.Si de hecho el modulo que maneja COMPRAS es separado del que maneja VENTAS Angelica

Permite revisin en lnea de los libros detallados o sumariados.angelica

Reportes estndar para balance comparativo por perodo individual de revisinangelica

Reportes estndar por ingresos comparativos.En el aplicativo se pueden parametrizar cuantos reportes se necesiten Anglica

Reportes estndar por cada cuenta por trminos financieros

Reportes estndar por registro de transacciones en la contabilidad

Reportes estndar para balance prueba por cuentas primarias.

Reportes estndar por balance detallado de prueba para todas las cuentas

Reportes estndar por flujo de caja

Activos fijos


Controle una base general de Activos fijos clasificados por tipos de activos, e. computo, Muebles y enceres , vehculos, etc.Carolina

Que maneje la modalidad de Ajustes por inflacin y que la aplicacin de ella sea opcional, no mandatariaSi lo hace desde un modulo independiente que maneja Activos Fijos e Inventarios y puede ser opcional de acuerdo a como se parametrice Anglica

Que soporte diferentes tipos de Depreciacin, lnea recta suma de dgitos, etc.Carolina

Que tenga los campos de Responsable del activo, fecha de adquisicin del activo, adiciones a ese activo, fechas de baja del activo, fecha de venta del activo, proveedor, en general una hoja de vida del activo.Carolina

Que este asociado a un sistema de Cdigo de Barras Ampliar conceptoCarolina

Asociado de forma directa al modulo contable para todos los efectos.

Que tenga los campos de responsable del activo, fecha de adquisicin del activo, adiciones a ese activo, fechas de baja del activo, fecha de venta del activo, proveedor, en general una hoja de vida del activo.Especificar si se puede manejar por el mdulo de activos y alcancesCarolina

Hoja de vida de los activos, capacidad de foto, fecha de compra tipo de depreciacin, tiempo de reposicin,Carolina

Calculo automtico ingresando el precio de venta, sobre la contabilizacin a generar y entregando resultado sobre la utilidad o perdida al momento de la venta.No conozco el modulo POS Angelica y Carolina

Debe soportar la baja por prdida o robo a todos los activos.Carolina

Presupuestos y ProyeccionesASPECTOTIPO DE RESPUESTA ESPERADA

Permite la Integracin de datos a Hojas de Clculo de Excel, a fin de Importar o Exportar Cuadros con Formulaciones de Los Pronsticos Permite integracin con archivos xls, html, pdf, xml, cvs.

Permite llevar un comparativo constante entre un presupuesto Anual, semestral, trimestral y mensual. Pronosticado y uno de ejecucin real , permitiendo recibir informacin en lnea del comportamiento de Operacin, Ventas , Control de Compras y gastosPara el comparativo se podra disear un reporte que lo haga actualmente existe el de la ejecucin con lo presupuestado en el periodo con el anual. El presupuesto esta atado a la informacin de Ingresos y gasto por consiguiente esta informacin queda reflejada en el presupuesto ejecutado Anglica

Debe generar estado financiero por centro de costo. Administrativo , Comercial y financiero Si lo hace

Anglica

Debe estar en capacidad de general el estado de flujo de caja en Lnea en un momento determinadoSi lo hace

Anglica

El control presupuestal as como el flujo de caja y estados financieros deben estar en lnea Si lo hace

Anglica

Cuentas x PagarASPECTOTIPO DE RESPUESTA ESPERADA

Debe manejar un Maestro de Proveedores, que controle , Nombre de mismo, nmero de Identificacin, calidades fiscales , trminos de pago, Indicadores de Retencin en la fuente , Numero de cuenta Bancaria para el manejo de Transferencias , al igual que una categora para que est asociada al centro de costoSi lo hace

Anglica

Debe hacer la programacin de los pagos segn el manejo de maestros Tiene todos los datos para hacerlo Angelica

Permita hacer las rdenes de pago con cheque en un formato pre impreso y con la posibilidad de manejar varios bancos diferentes, cada uno con su propio consecutivo individual Si lo hace

Anglica

Debe trabajar basado en los lmites presupustales debe ir asociado al modulo de comprasSi lo hace

Anglica

Permite el pago de proveedores y acreedores y permita hacer la conciliacin de los pagosSi lo hace

Anglica

Informes con la relacin de vencimiento detallada por cada proveedor y acreedor

Hacer toda la contabilizacin automtica de las cuentas por pagar - (causacin)

Asociado a un Flujo de Procesos, en Compras , causacin contable y que contempla otros pagos, que aunque no siguen este ciclo si debe relacionarse, Impuestos, gastos fiscalesNo entiendo el requerimiento Angelica

Hacer toda la contabilizacin automtica de los cheques manualmente y las transferencias asociadas Angelica

Que discrimine en los pagos todas las retenciones e IVA que se realizaronSi lo hace

Anglica

Que controle pagos parciales y anticipos realizados a las cuentas por pagar siguiendo el ciclo de Maestro de proveedores , rdenes de compra y pagoSi lo hace

Anglica

Soporta la entrada de una sola factura la cual es contabilizada en mltiples centros de utilidadNo conozco el modulo de Facturacin Anglica

Soporta la opcin de colocar una factura individual en detencinExplicar con ms detalle.

angelica

Soporta el pago parcial de facturasSi lo hace

Anglica

Soporta el uso de mltiples cuentas de caja menorSi lo hace

Anglica

Soporta anular un nico chequeSi lo hace

Anglica

Reporte de un histrico de pagos por Proveedor Se debe disear

Anglica

Reporte estndar de prueba de revisin de cheques.Si lo hace

Anglica

Reporte estndar de balance de cuentas por Proveedor y Clasificado por EdadesSe puede disear

Anglica

Reporte estndar por cheques anuladosangelica

Reporte estndar por histrico de pagos

Se puede disear

Anglica

Permite el pago de varias facturas de un proveedor en un mismo cheque o orden de pagoSi lo hace

Anglica

Permite establecer un control de pago de retencin en la fuente por fecha o cuanta a varias facturas del mismo proveedorSe puede disear

Anglica

Debe generar un reporte de rdenes de compra en proceso sin entrada de servicio o recepcin de mercancaSi tiene toda la informacin necesaria, Se puede disear

Anglica angelica

Compras


Cualquier Necesidad debe ser incorporada con un Pedido, que debe ser controlado por el sistema con nmeros consecutivosSi lo hace

Anglica no estoy segura del consecutivo creo q si me toca revisarlo

soporta requisiciones para compras de servicios, Angelica y Carolina

Todo Pedido Colocado debe ser validado contra el presupuesto. A nivel de advertenciaAngelica

Soporta la aprobacin en lnea y la autorizacin de requisicionesAngelica y Carolina

El modulo de compras debera pedir como mnimo tres cotizaciones que deben ser actualizar peridicamente en ciclos no superiores a SEIS meses. Esto es un deseable. Favor especificar estado actualAngelica y Carolina

Soporta comparacin de cotizaciones.No se si lo hace

Soporta seguimiento de cotizaciones

Soporta conversin de cotizacin a Orden de Compra

Analiza fechas efectivas de respuesta a cotizaciones.

Se deben generar las rdenes de Compra Pre numeradas y asociadas a un proveedor ya existente en el maestro de Proveedores ( Cuentas por Pagar)

Las Clasificacin debe coincidir con la previamente realizada en el modulo de Cuentas por Pagar ( por Centro de Costo)

Soporta tipo de Moneda por Defecto para un proveedor

Este modulo debe estar asociado con el mdulo de activos Fijos , Mdulo de Cuentas por Pagar , Mdulo de Diferidos, Modulo de inventarios y del contable ( todo en Tiempo Real)

Soporta Definicin de Proveedores Principales por Producto

Soporta Flete Pagado por Defecto por ProveedorEspecificar forma de implementacin del concepto

Soporta Mtodo de Envo por Defecto por Proveedor

Soporta Transportador por Defecto por Proveedor

Soporta Hora de Envo por Defecto por Proveedor

Soporta Seguimiento del ltimo precio Pagado por un producto o servicioAmpliar funcionalidad

Soporta la Entrada de los Costos de los Fletes Terrestres.

Soporta el Seguimiento a los Costos de Envo Reales y Estimados

Soporta la contabilizacin de los Fletes.

Soporta Clculos de Variacin de Productos Comprados

Permite Fijar el Precio predeterminado de la Orden acuerdo al ltimo Valor Pagado

Permite ponerle Precio predeterminado a la Orden de Compra de acuerdo con el Costo Esperado por el Proveedor (Listado en la Tabla de Costos del Proveedor)

Soporta Retencin Manual y Liberacin para rdenes de Compra por cantidades y montos establecidos o debidamente parametrizables (estrategia de Liberacin)

Debe permitir al usuario ingresar los bienes o servicios una vez recibidos, haciendo los registros contable necesarios

Soporta la creacin automtica, aprobacin y transmisin electrnica de requisiciones y rdenes de compra a los proveedores.

Soporta compras mnimas por producto individual sobre la cantidad ordenada

Soporta la definicin de mltiples proveedores por cdigo de producto con indicacin de cul es el Proveedor preferido para procesamiento automtico

Soporta mltiples entregas por tem de la orden de compra.

Soporta notas ilimitadas dentro de la orden de compra al nivel de la orden

Soporta anotaciones dentro de una orden de compra al nivel de cada lnea (tem).

Permite definir fechas requeridas de entrega por cada tem o lnea

Permite definir fecha de compromiso por cada lnea tem.

Analiza fecha original de compromiso contra fecha real por tem

Analiza fecha real de entrada por tem

Cada tem al nivel de detalle de la orden de compra, se puede correlacionar a centros de costos individuales.

Todos los efectos contables deben ser registrados en lneaSi lo hace corriendo el proceso de Interface con el modulo contable

Anglica

El ingreso de los inventarios sea automtico al sistema segn revisin de orden de compra e requisicin recibida por el proveedor.

InventariosASPECTOTIPO DE RESPUESTA ESPERADA

El sistema debe manejar una Bodega Principal y sub.-bodegas por tipo de Inventario (medicamento, insumos y material POP)

Debe Permitir Traspasos entre Bodegas

No debe mostrar los costos de adquisicin de los inventarios, para el usuario controlador de los inventarios , mas para los dems usuarios si

Debe controlar Existencias por Bodega, sub.-bodega y Producto en particular

Permite Clasificar el Inventario en Lneas o familias de inventarios

Permite Clasificar el Inventaro en Grupos de inventarios (dentro de cada lnea)

Indicar y reflejar en el software las especificaciones que se deben cumplir en el manejo de Cdigos de Barra para medicamentos o su trabajo en farmacias

Asociarle el cdigo de barras para manejo del EDI (intercambio electrnico de DATOS) (EAN-13)Especificar estndares manejados

Que la hoja de vida del articulo solo pueda ser modificada por el personal autorizado

Permita valorizar los artculos por varios mtodos (al costo promedio nico, ponderado, al costo estndar) segn el artculo; esto ligado en tiempo real con el mdulo contableEspecificar forma de uso

NO permite, manejar saldos de cantidades en inventarios negativos (segn la identificacin de cada bodega)

Que el manejo de las existencias de cada bodega sea responsabilidad de solo usuario(s) autorizado(s) (haya control de dichos usuarios) Aclarar si hay permisos sobre bodegas

Que maneje el concepto de entradas de artculos por mercanca en consignacin

Permita asignar el vehculo como sub.-bodega de Inventario al momento de grabar movimientos, para ayudar al control de toda la logstica de los vehculos

Hace la contabilidad automtica de todo el movimiento de inventariosSi lo hace tiene una interface que se debe parametrizar de acuerdo a cada movimiento y que contabiliza la informacin despus de correr el proceso

Anglica

Mantener un cardes en lnea actualizado a todo momento por bodega, sub.-bodega y artculo para control de existencias

Deja registro del Cardes histrico mensual valorizado por cada bodega y artculo

Permite determinar las cantidades a pedir por cada bodega y artculo

conocer la rotacin de los artculos de inventarios y su costo historial

control de sobras y faltas al cruzar el inventario fsico contra el Cardes terico

Permita obtener estadsticas histricas de las compras, los consumos, los traslados de inventarios, los ajustes, etc.

Permita obtener estadsticas histricas de los deterioros por cada producto a causa de Vencimientos

Permite armar Kits al momento de traslados o salidas de inventarios o medicamentos

Proporciona reportes estndar por inventario valorizado

Soporta el escaneo de cdigos de barras por dispositivos manuales

Requerimientos de Nmina


Que soporte la informacin de la hoja de vida - en especial Campo para control de Referencias , y que lo haga de forma histrica con un periodo control de novedades, que aporte a la hoja de vida

Que soporte cargas de importacin de diversos tipos de archivos

Tener la foto del Empleado junto a los datos asociados de la hoja de vida

Registrar los datos del personal que tiene retencin en la fuente por nmina

Registrar y actualizar las novedades del contrato (jornada laboral, salarios, forma de pago, tipo de contrato de trabajo, etc.

Registrar y actualizar datos de las EPS, fondos de pensiones, fondos de cesantas, ARP, cooperativas, medicina prepagada, fiduciarias, fondo de empleados, cajas de compensacin, etc.) incluyendo las novedades de cambio y fecha de ingreso y retiro.

Manejar saldos de prstamos consecutivos, intereses y de ahorros por medio de la nmina

Liquidacin de las incapacidades reconocidas o no, dentro de la nmina

Registrar las novedades de nmina por horas, personas y centros de costos en donde estuvo laborando cada trabajador

Pago de la nmina a travs de efectivo, cheques, la gerencia electrnica de Conavi, consignacin en cuenta bancariaSi lo hace

Anglica

Pago de la nmina en forma de cheques, la gerencia electrnica de Conavi, consignacin en cuenta bancaria

Informes de la nmina pagada para el control de los fondos, las cooperativas, los bancos, etc.

Hacer la contabilizacin automtica de la nomina pagada

Tener control de los beneficios de los planes de beneficios que presta la empresa que da la empresa y el registro por empleado de ella

Realizar liquidaciones manuales y pagos separados de la nmina automtica peridica

Verificar los asientos contables al momento de la liquidacin definitiva de un trabajador por retiro de la empresa

Liquidacin del ISS, EPS, ARP, Cajas de compensacin - Generar archivos de acuerdo con los parmetros definidos en SOI.

Liquidacin de incapacidades a cobrar a las EPS y a las ARS

Generacin de pagos a los fondos de cesantas tomando informacin de la nmina

Causar y contabilizar los aportes y provisiones sobre la nmina mensual pagada

Informe con el certificado de ingresos y retenciones efectuadas a cada trabajadorSi lo hace

Anglica

Controlar el tiempo de vacaciones, la licencia por enfermedad, de ausentismo y trabajo extra

Mantener el libro histrico de vacaciones actualizado por cada trabajador

Liquidacin de prestaciones sociales (prima de servicios semestral)

Liquidacin de prestaciones sociales (cesantas, intereses a las cesantas)

Liquidacin de prestaciones sociales (vacaciones)

Manejo de hojas de vida para empleados activos, retirados, candidatos potenciales, clasificacin de candidatos

Indicadores de accidentalidad y ausentismo

Formacin - Nivel de educacin Importante. Listados de la parte operativa, Secretaria de salud. Debe tener el campo de profesin, titulo otorgado, especializacin, estudios realizados, nmero de horas de estudio x especialidadSi lo hace

Anglica

Soporta la entrada de un cdigo de departamento para cada empleadoSi lo hace el manejo es por areas

Anglica

Hace seguimiento de tiempos trabajados para aquellos empleados por horas, debe estar asociado al recurso biomtrico,

Soporta seguimiento de tiempos trabajados para empleados asalariados

Soportan reportes sobre impuestos y retenciones de empleadosSi lo hace

Anglica

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emermedica erp

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