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Sistema Universitario de Gestión por Calidad Subsistema de Administración Universitaria
Proceso: Administración de Bienes y Servicios Subproceso: Adquisición de Bienes y Servicios
Guía: Inscripción y Actualización al Padrón de Proveedores
ABS-ABS-G-04
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C O N T E N I D O
I. Objetivo
II. Alcance
III. Actividades
IV. Histórico de Revisiones
V. Firmas de Autorización
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I. Objetivo
Contar con un documento que describa todas las actividades necesarias para realizar inscripciones y/o actualizaciones al padrón de proveedores de la Dirección de Recursos Materiales de la Universidad Veracruzana. II. Alcance Aplica al analista de adquisiciones responsable del registro de proveedores en la Dirección de Recursos Materiales. III. Actividades Requisitos El proveedor que desee formar parte del Padrón de Proveedores, deberá presentar de manera digital lo siguiente:
Solicitud de Información a Proveedores (ABS-ABS-F-13), debidamente llenada.
Además de la siguiente documentación, la cual será entregada en el Área de Atención a Usuarios para su registro y asignación de un número que lo identifique como proveedor.
La Dirección de Recursos Materiales con la finalidad de contar con un registro de proveedores confiables, solicitará a toda persona física o moral para ser inscrita en el mismo, los requisitos siguientes: Para las personas físicas:
I. Copia simple de acta de nacimiento;
II. Copia simple de identificación oficial vigente (credencial de elector, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar);
III. Copia simple de la cédula de identificación fiscal como contribuyente ante la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público;
IV. Copia simple de la declaración anual del ejercicio inmediato anterior y de la última declaración parcial del ejercicio actual del impuesto sobre la renta, impuesto al activo e impuesto al valor agregado, presentada ante la federación;
V. Relación de los clientes más importantes de los últimos dos años; y
VI. Currícula de la empresa.
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Para las personas morales:
I. Copia simple del acta constitutiva de la sociedad y última modificación, en su caso, debidamente inscritas en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio;
II. Copia simple del poder general o especial a favor del representante;
III. Copia simple de la identificación oficial vigente del representante legal
(credencial de elector, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar);
IV. Copia simple de la cédula de identificación fiscal como contribuyente ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público;
V. Copias simple de la declaración anual del ejercicio inmediato anterior y de la
última declaración parcial del ejercicio actual del impuesto sobre la renta, impuesto al activo e impuesto al valor agregado, presentada ante la federación;
VI. Relación de los clientes más importantes de los últimos dos años; y
VII. Currícula de la empresa.
Sistema Banner Para dar de alta, baja o modificar los datos de un proveedor dentro del sistema Banner, deberá realizar los siguientes pasos: Escribirá dentro del recuadro de acceso directo la palabra: FTMVEND.
Escribirá FTMVEND
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En seguida podrá observar la siguiente pantalla:
Alta del Proveedor Antes de ingresar un nuevo proveedor deberá verificar que no haya ningún registro del proveedor dentro del Sistema Banner. Para ello deberá dar un click sobre el botón de busqueda.
Forma de
Mantenimiento de
Proveedor
FTMVEND 7.1
Dar click
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El sistema mostrará la siguiente pantalla (FTIIDEN): Para poder verificar la inexistencia del proveedor deberá escribir la primera palabra que compone el nombre del proveedor a consultar, seguida de un signo de porciento (%).
Presionará la tecla F8, e inmediatamente en pantalla observará todos los registros que lleven esa palabra.
Tiene una Y,
es un
proveedor
activo.
Forma de
Búsqueda de
Nomb/Id
Entidad
FTIIDEN 7.0
Ingresará la
primera palabra
del nombre del
proveedor
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Si el proveedor que desea dar de alta se encuentra en ese registro y tiene una letra “Y” que significa actividad, ya no será necesario ingresarlo, únicamente verificará sus datos. Pero si el proveedor no se encuentra o se encuentra dentro del registro con una letra “T” que significa inactividad entonces dará un click sobre el botón salir de la barra de herramientas, regresando a la pantalla principal del proveedor (FTMVEND).
Una vez que ha verificado la inexistencia del proveedor dentro del sistema Banner, realizará lo siguiente: Deberá teclear la palabra Next dentro del recuadro del proveedor. Ingresara el nombre del proveedor. Si es persona moral, dentro del campo Corporación: Si es persona física dentro de los campos Apellido [deberá separar los apellidos por un guión medio (-)] , Nombre y Segundo nombre, según corresponda: Una vez ingresado el nombre del proveedor, en el recuadro Dirección por Omisión tanto en Abastecimiento como en Cuentas por Pagar, escribirá dentro de los campos Cód Tipo: las letras DF y dentro del campo Secuencia: el número 1.
Ingresará datos Ingresará datos
Dar click
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Dentro del campo Contacto y Teléfono, ingresará el nombre del representante legal de la empresa así como el teléfono del mismo.
Una vez ingresados los datos presionará el icono de bloque siguiente ubicado en la barra de herramientas, y lo enviará a la pestaña de Información Adicional.
En esta pantalla, en el apartado de Indicador de Estado, deberá seleccionar si el proveedor tiene su domicilio dentro del Estado o fuera del mismo. En el campo Agrupar factura deberá elegir la opción (1) Una factura por cheque.
Clave
lada
Número
Telefónico
Dar click
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Una vez ingresados los datos presionará el icono bloque siguiente. Aparecerá la pantalla Tipos Prov donde deberá escribir dentro del campo Código las letras PR (Proveedor y Constructor).
Dará un click sobre el icono bloque siguiente, observará el número que el Sistema Banner le ha asignado al proveedor.
Dar click
Escribirá las letras
PR
Número
Proveedor
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Una vez que el sistema le ha dado el número de proveedor ingresará dentro de la pestaña Dirección los siguientes datos: Dentro del Campo Tipo de Dirección, tecleará las letras DF. En el Número Secuencial ingresará un 1. Para escribir la Dirección, usted cuenta con 3 renglones para poder ingresar calle, número, colonia o fraccionamiento del domicilio del proveedor.
En el campo Ciudad, la ciudad en donde se ubica el domicilio del proveedor. En el campo Estado o Provincia deberá dar 1 click en el triángulo desplegable para seleccionar el estado correspondiente.
Dará 1 click
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En seguida podrá ver la pantalla Validación de Código de Estado/Provincia deberá seleccionar el Estado en el cual se ubica el domicilio del proveedor, una vez seleccionado dará un click en Aceptar.
En el campo Código Postal ingresara el Código Postal. En el campo Municipio deberá dar 1 click en el icono de búsqueda (triangulo invertido), para seleccionar el que corresponda. Elegirá el municipio, una vez seleccionado dará un click sobre el botón aceptar.
Dará un click
Seleccionará el
municipio
Dará un click
Realiza búsqueda
del Estado.
Dar click
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Para seleccionar el país, dará un click sobre el icono de búsqueda. De la lista que se despliega usted elegirá el País en donde se ubica el domicilio del proveedor.
En el campo Tipo Teléfono y Número Fax deberá ingresar DF, Clave Lada, Número telefónico y Extensión respectivamente, tal y como lo muestra la siguiente imagen: Una vez ingresados los números telefónicos, presionará el icono guardar:
Dará un click
Dará un click
Seleccionará el
País
DF
Número
telefónico
Extensión
Clave
Lada
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Los datos se guardarán dentro del sistema e inmediatamente aparecerá dentro del recuadro Última actualización en los campos Usuario y Fecha de Actividad, el sistema mostrará la clave del usuario y la fecha en que se ha registrado al proveedor. Para poder desplazarse a la siguiente pantalla deberá presionar en su teclado la flecha indicando hacia abajo.
Clave del Usuario
y fecha de
registro.
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Como podrá observar la siguiente pantalla tiene los mismos campos que la anterior, pero en esta deberá ingresar los datos del RFC:
En el campo Tipo de Dirección ingresará las letras RF. En el campo Número Secuencial ingresará un número 1. Ingresará en el campo Calle Línea 1 el RFC del proveedor.
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Los campos Ciudad, Estado o Provincia, Código Postal, Municipio y País contendrán los mismos datos que se han ingresado en la pantalla anterior. Una vez ingresados los datos y validados, deberá presionar el botón guardar.
La información se ha guardado y nuevamente el sistema muestra el nombre del usuario que ha dado de alta al proveedor (1), el registro se ha completado y ahora podrá presionar el botón salir, regresándolo a la pantalla principal del Sistema Banner (2).
1
2
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Baja del Proveedor Escribirá dentro del recuadro de acceso directo la palabra: FTMVEND
En seguida podrá observar la siguiente pantalla:
Escribirá FTMVEND
Forma de
Mantenimiento de
Proveedor
FTMVEND 7.1
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Buscará el proveedor que dará de baja, dando un click al ícono de botón desplegable (buscar).
Observará la Forma de Búsqueda de Nomb/ID de Entidad FTIIDEN 7.0, en donde escribirá la primera palabra del nombre del proveedor a consultar seguida de un signo de porciento (%).
Presionará la tecla F8, e inmediatamente el sistema desplegará todos los registros que existan relacionados con esa palabra.
Ingresará la
primera palabra
del nombre
Dará un click
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Seleccionará el proveedor que dará de baja dando doble click sobre el campo Número ID del proveedor, Inmediatamente observará la Forma de Mantenimiento de Proveedor FTMVEND 5.3.0.2.
Forma de
Mantenimiento de
Proveedor
FTMVEND 7.1
Seleccione el
Proveedor y de
doble click sobre el
campo Número ID
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Para dar de baja a un proveedor deberá indicar dentro del campo Fecha final, la fecha de baja del proveedor. Una vez ingresada la fecha de termino dará un click sobre el icono guardar, inmediatamente el proveedor estará dado de baja. Podrá presionar el icono salir regresando así, a la pantalla principal del sistema Banner. Para verificar la baja del proveedor dentro del Sistema Banner, regresará a la forma FTIIDEN, donde consultará el proveedor que ha dado de baja y podrá observar, dentro del campo V el registro del proveedor con una letra T, representando la baja del mismo.
Modificación del Proveedor Cambio en el nombre del proveedor Podrá cambiar el nombre del proveedor si al capturarlo tuvo un error ortográfico. Ejemplo:
AUTOMOTRIZ DRIMARA, S.A. DE C.V., SA DE CV
AUTOMOTRIZ ADRIMAR, S.A. DE C.V., SA DE CV
Fecha de
baja de
proveedor
Correcta
El registro del
proveedor ya tiene
una letra T.
Incorrecta
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Para efectuar el cambio en el nombre del proveedor, ingresará a la forma FOAIDEN del Sistema Banner.
Donde podrá observar la Forma de Identificación FOAIDEN 7.1.
Ingresará a la
forma
FOAIDEN
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Ingresará el número de proveedor que desea modificar dentro del campo ID. Dará un click sobre el icono bloque siguiente. De manera automática observará el número ID así como el nombre del proveedor, dentro del cuadro Identificación Actual.
Dar click
Número del
proveedor
Nombre del
proveedor
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Para cambiar el nombre del proveedor, ponga el cursor en la palabra a cambiar y realice la modificación. Dará un click al icono guardar. En la parte inferior de la pantalla un mensaje le indicará que el cambio se ha realizado. En pantalla observará que ya ha cambiado el nombre del proveedor. El cambio se ha realizado, ahora podrá salir de la pantalla dando un click sobre el icono salir, regresando a la pantalla principal del Sistema Banner.
Cambio de número telefónico Podrá cambiar el número telefónico si al capturarlo tuvo un error u omitió la clave lada. Ejemplo:
8403731 228 8403731
Ingresará el numero de proveedor que desea modificar dentro del campo ID.
Dar click para salir
Correcta
Incorrecta
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Dará un click sobre el icono bloque siguiente. Inmediatamente se habilitarán las pestañas de la forma FOAIDEN. En el apartado correspondiente a Teléfono, observará la siguiente pantalla: Es aquí donde podrá cambiar o corregir el teléfono, sólo vuelva a escribirlo en las casillas de Teléfono.
Dar click
Pestaña
Teléfono
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Dará un click al icono guardar.
En la parte inferior de la pantalla un mensaje le indicará que el cambio se ha realizado. En pantalla observará que ya ha cambiado el número de teléfono y aparecerá la clave del usuario que efectuó el cambio.
Teléfono
El Teléfono
ha cambiado
Clave del
Usuario
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El cambio se ha realizado, ahora podrá salir de la pantalla dando un click sobre el icono salir, regresando a la pantalla principal del Sistema Banner.
Si desea modificar cualquier otro dato del proveedor, deberá ingresar a la Forma de Mantenimiento de Proveedor FTMVEND 7.1
Proveedor a
modificar
Dar click para salir
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Cambio de Dirección En el siguiente ejemplo observará el cambio de domicilio.
Ubicará el cursor dentro del espacio del campo Dirección e ingresará la información correcta.
Dará un click al icono Guardar.
En la barra de mensajes podrá observar que el cambio se ha realizado cuando observe el siguiente mensaje. Si desea realizar cualquier otra modificación, la efectuará de la misma forma que ha realizado el cambio del domicilio.
Cambio de
domicilio
Datos a modificar
Datos modificados
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IV. Histórico de Revisiones
No. de Revisión
Fecha de revisión y/o modificación
Sección o Página que se modifica
Descripción de la revisión y/o modificación
0 10 de Septiembre de 2010
Todo el documento Creación de la Guía
V. Firmas de Autorización
Autoriza Fecha de Autorización
Lic. Yolanda Bocarando Martínez Directora de Recursos Materiales
14 de Septiembre de 2010