sistema participativo para implementar la calidad total en las empresas
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SISTEMA PARTICIPATIVO PARA IMPLEMENTAR LA CALIDAD TOTAL EN LAS EMPRESAS
INTRODUCC ION
México está viviendo una de las etapas más crfticas de su historia que ha afec-
tado un sin número de empresas, consideramos que para poder superarla se re
quiere un cambio sustancial en el concepto de CALIDAD, productividad y en la
reducción de costos utilizando para ello estrategras y modelos de desarrollo en
el que todos los mexicanos participen desde los lugares que ocupen en las em -
presas, instituciones educativas, académicas, etc., y se involucren en activida
des y aportaciones que ayuden a superar la crisis.
Una de las formas que podrra coadyuvar a superar esa crisis, son los sistemas
de Administración Participativa, ya que en cada empresa privada o pública hay
el conocimiento de los problemas que les aquejan y de los medios y elementos
para solucionarlos, que es su experiencia y capacidad creativa para superar -
los. Por ello compararezco ante ustedes a presentar un nuevo modelo de desa-
rrollo organizacional que denomino:
"SISTEMA PARTICIPATIVO PARA IMPLEMENTAR LA CALIDAD TOTAL EN LAS
EMPRESAS".
1, OBJETIVOS.
- Solución de problemas de trabajo.
- Incrementar la calidad y la productividad, asr como reducir los costos,
ausentismo y tiempos improductivos.
- Mejorar la comunicación.
- Motivar en el personal e interés y responsabilidad por los resultados
de la empresa y de sus respectivas áreas de trabajo, asr como su deseo
de participar activamente en la solución de problemas de trabajo.
- Educar las personas a trabajar en equipo.
(1
2. RESULTADOS ESPERADOS
A través de este sistema se puede lograr dos tipos de resultados:
Tangibles: Reducción de costos, mejoramiento de calidad, mayor producti -
vidad, oportunidad de competitividad, etc.
Intangibles: Mejoramiento de la comunicación, satisfacción en el trabajo, au
mento de las oportunidades de desarrollo, aprovechamiento integral de la
experiencia individual de los trabajadores en la realización del trabajo y lo-
grar la participación activa del personal y los resultados de la empresa.
3 NORMAS
-En cada área de la empresa debe formarse un Grupo Part.icipalivo.
-Los Grupos Participativos se integrarán con personas de una misma área
de trabajo o de varias áreas.
-Los Jefes encargados de los Grupos Participatuvos serán los Jefes Directos
del área de trabajo.
-El pertenecer a un Grupo Particupativo será siempre voluntad del personal.
-Cada Grupo Participativo identificará y buscará solucionar problemas de
su área de trabajo.
-Los Grupos Participalivos tendrán libertad para elegir los problemas a solu
cionar.
-Los Grupos Participaluvos dispondrán de tiempo para reunirse y realizar
sus juntas dentro de su jornada de trabajo.
-Cuando un Grupo Participativo identifique, analice y resuelva un problema,
recibirá el crédito y reconocimiento correspondiente.
4. PREMISAS
Para la implantación del sistema es necesario se cumplan las premisas siguien
tes:
4.1 Compromiso de la Administración
Es necesario el apoyo y soporte de todos los niveles de la Administración de
zá
las empresas a través de otorgamientos de algunas facilidades, visitas pe -
riódicas a los Grupos Participativos, adopción de recomendaciones cuando
convenga a la organización explicaciones objetivas cuando alguna recomen -
dación no sea aceptada etc.
4.2 Filosofra Organizacional
Es importante que la Organización crea en la capacidad de los empleados y
trabajadores para desarrollar soluciones a problemas y asumir responsabi -
lidades por el resultado particular y general de su empresa.
4.3 lnvolucraci6n del Sindicato (cuando exista)
Con el fin de lograr una participación plena, se requiere lograr el apoyo
comprensión y participación deí Sindicato en el sistema.
5. IMPLEMENTACION
5.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Se recomienda utilizar la organización formal en la empresa, para diseñar
la Estructura Organizacional del "SISTEMA PARTICIPATIVO PARA IMPLE -
MENTAR LA CALIDAD TOTAL DE LAS EMPRESAS" quedando de la siguien
te forma (Anexo No. 1).
5.1.1 Comité
Dada la trascendencia de este sistema es recomendable que el Comité esté
formado por la Alta Dirección de las empresas.
Funciones
Apoyar en todos los aspectos de los Grupos Participativos, analizar resul-
tados, reconocer aquellos que produzcan mejoras y autorizar las recomen-
daciones que emeriten ser puestas en práctica para la solución del proble-
ma.
5.1.2 Motivadores (ler. r1ivel)
En virtud de que se involucra a todos los niveles de una organización, se
recomienda que los motivadores sean los propios directivos que son respon-
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sables de una función dentro de las empresas.
Funciones
Apoyar activamente la formación de los Grupos Partidpativos, aprovechán-
dolos para el logro de metas, implementar las soluciones propuestas y. di -
fundirlas y proponer metas para su solución.
5.1.3 Promotores
Son las personas que están directamente en contacto con los Grupos Parti-
cipativos, deben conocer el trabajo que desempeñan su importancia y se -
cuenda dentro del proceso productivo, por lo que éstos serán los respon-
sables de cada departamento, sección o de área de servicios.
Funciones
Responsabilizarse de la formación de Grupos Participativos en forma direc-
ta, seleccionar a los Encargados de éstos, orientándolos y desarrollándo -
los, asr como a sus miembros, facilitar sus reuniones, local y material de
apoyo, sugerir sin imponer problemas que pueden tratar de solucionar, mo-
nitorear, evaluar y medir resultados de cada Grupo Participativo y progra
mar y coadyuvar en las presentaciones a los Directivos de primer nivel.
5.1.4 Encargados de Grupo
Son las personas de lrnea, que conocen a fondo los problemas de cada de -
partamento, sección o área y conviven diariamente dentro de la jornada de
una manera directa con los trabajadores, serán éstos los responsables de
la integración de los Grupos Participativos, por lo que se designa a los Je -
fes de Departamento y/o Sección para esta función.
La idea fundamental es que cada uno de los Jefes o Encargados de un grupo
de personas en las empresas forman Grupos Participativos, en el cual el Con-
ductor natural, formal e informal, será el propio Supervisor o Jefe de Sec -
ción, que se encargue de guiar y entrenar en todos los aspectos del trabajo
en equipo, aumentando la madurez individual de los participantes y constitu-
yéndose en un agente de cambio lo que propiciará el cumplimiento de las me -
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tas de productividad para salir de la productividad para salir de la crisis.
Funciones
Formar los Grupos Participativos, guiar a los integrantes a la detección de
un problema de su área e involucrarlos en su solución, entrenar a los miem
bros de los métodos de detección y solución de problemas, coordinando las
actividades que sean necesarias para el logro de sus funciones y objetivos,
comunicando de los problemas y avances al Promotor y a la Coordinación.
5.1.5 Grupos Participativos
Se forma por un grupo de trabajadores llamados Integrantes y Supervisor
o Jefe de Sección/Departamento llamado Encargado y el número de integran-
tes varia entre 3 y 12 personas de una misma área de trabajo operativo.
La integración de cada uno de los participantes, será hecha por el Encarga-
do del Grupo Participativo, en base al conocimiento de cada uno de los tra-
bajadores a su cargo, motivándolos en el trabajo de equipo y despertando
su interés para pertenecer al grupo.
Una vez formado un Grupo Participativo, se deberá llenar la forma de regis-
tro que se contemple dentro de los procedimientos de implementación del sis-
tema.
5.1.6 Asesores y Consejeros
Para asesorfas deben usarse las fuentes formales de la organización, asr co-
mo las foráneas que asi se requ'eran.
Los Consejeros son los responsables de las áreas de las diferentes especiali
dades de la organización.
Para asesoría externa, ésta debe solicitarse por medio de la Coordinación.
5.1.7 Coordinación
La Coordinación no debe estar directamente involucrada con las áreas donde
se formen los Grupos Participativos, deben conocer el sistema y la opera -
ción de la organización, la cual se recomienda esté dentro del área de Recur-
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sos Humanos yio Control de Calidad.
Funciones
Llevar registro de formación de los Grupos Participativos, supervisar se
efectuen las reuniones de trabajo, auxiliar en las presentaciones de resul-
tados ante el Comité. Qadyuvar en la evaluación de los resultados obteni-
dos, asesorar, motivar y alentar a los encargados y miembros de éstos pa-
ra el logro de sus metas y difundir el sistema.
5.2 SOPORTE Y APOYO
5.2.1 Los miembros de los Grupos Participalivos deben recibir capacitación
por el Encargado en las técnicas y principios necesarios para identificar,
analizar y resolver problemas de trabajo.
5.2.2 Los Encargados de los Grupos Participativos adicionalmente deberán
capacitarse en dinámica de grupos, técnicas motivacionales, liderazgo, direc
ción de juntas, administración del cambio.
5.2.3 El personal en general debe recibir capacitación general y especiTica,
para el funcionamiento del sistema con base en la estructura organizacional
que se establece para el mismo.
El Programa de Capacitación comprenderá los siguientes cursos:
-SISTEMA PARTICIPATIVO PARA IMPLEMENTAR LA CALIDAD TOTAL EN
LAS EMPRESAS.
-Técnicas para identificar, analizar y resolver problemas.
-Recolección de datos.
-Estadrstica:
Diagrama de Pareto
Diagrama Causa-Efecto.
Uso de Gráfica X-R.
-Tormenta de ideas.
-Dinámica de grupos.
- Liderazgo
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-Técnicas motivacionales.
-Dirección de juntas.
-Administración.
5.3 PROCEDIMIENTO DE OPERACION, REGISTRO, INFORMACION Y CONTROL
Es fundamental contar con un procedimiento que permita iniciar, controlar y
desarrollar el sistema del cual se describe a continuación:
5.3.1 Registro por Grupo Participativo en la Coordinación.
Se debe registrar cada Grupo Participativo que pase a formar parte del siste -
ma.
En este registro deberá contener toda la información general de cada Grupo
Participativo y sus integrantes en particular, como son: Número del grupo,
área o sección de trabajo, número de integrantes, fecha de registro, datos
generales del Encargado y cada uno de sus integrantes.
Se recomienda utilizar una ficha de información denominada "Forma de Regis-
tro" (Anexo No. 2).
5.3.2 Reporte de Información.
Una vez registrados, cada Grupo Participativo deberá informar a través de
un reporte a la Coordinación de sus actividades en las reuniones llevadas a
cabo dentro del sistema.
La Coordinación difundirá hacia los-niveles superiores de la organización del
sistema, aquella información relevante, para apoyar la operación de los Gru-
pos Partidpativos.
Por ello se recomienda implantar el "Formato de Información" (Anexo No. 3).
5.3.3 Selección de problenas
Cada Grupo Participativo que seleccione un problema a solucionar, deberá
plantearlo por escrito al Departamento Técnico a través de la Coordinación
que a su vez deberá registrarlo para tener un seguimiento y control de cada
caso seleccionado.
Para plantear la selección, se recomienda utilizar un formato común para todos
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los Grupos Participativos que contenga los datos del grupo, descripción del
problema, antecedentes y ventajas a obtener a solucionarlo.
Si se aprueba la selección, autorizará y turnará a la Coordinación con las
recomendaciones que el caso amerite, la Coordinación comunicará al Encarga
do la decisión y recomendará sobre los Asesores más convenientes y rutas,
alternativamente para la pronta solución del problema.
Se recomienda ¡mplementar el "Formato de Selección de Problema" (Anexo
No. 4).
5.3.4 Reporte de Avance
El Encargado del Grupo Participativo, después de cada sesión de trabajo, ha-
biendo consultado a los Asesores elegidos , cuando sea pertinente, reportará
los avances y la entregará a la Coordinación para su control.
5.3.5 Forma de "Reporte Final"
Esta forma será llenada por el Encargado del Grupo Participativo y adjuntará
todos los anexos que juzgue pertinentes y que ayuden a aclarar la solución
definitiva propuesta.
El encargado la entregará a la Coordinación para su registro y envio al De -
partamento Técnico, después de su análisis, dictaminará si es una solución
técnica y económicamente viable de implantar.
En el caso de ser rechazada la devolverá a la Coordinación con las explicacio
nes pertinentes y ésta lo comunicará a los interesados.
Se recomienda implementar el "Formato Reporte Final" (Anexo No. 6).
5.4 MATERIAL Y EQUIPO RECOMENDADO.
Papelerra, lapices, carpetas, plumones, portafolio, retroproyector, pizarro -
nes, proyectos de transparencia, T. V., video casetera, etc.
5.5 PROCEDIMIENTO PARA EVALUACION DE PROPUESTAS DE SOLUCION A
PROBLEMAS ANALIZADOS POR LOS GRUPOS PARTICIPATI VOS.
OBJETIVO
El objetivo del Procedimiento que se describe, es la determinación cuantitati-
r.
va de los resultados a obtener con la aportación de las soluciones propues -
tas e implementadas por los Grupos Participativos.
Generalidades. La propuesta de solución a evaluar implica la relación de as-
pectos fundamentales.
Humano. Inducción al trabajo, capacitación, ausentismo, motivación
etc.
Materiales. Instalaciones, maquinarra, equipo, materia prima, producto,
servicios, etc.
Bases . Para evaluar cuantitativamente los resultados a obtener con
la implementación de las soluciones propuestas son:
Tiempo estándard, costos de operación, rndices de calidad
en prodúcto o servicios, productividad y eficiencia, etc.
EVALUACION FINAL
Cada una de las propuestas de solución, serán evaluadas por el Departamen
to Técnico y planteará los resultados a obtener y cuantificará los ahorros
para determinar la rentabilidad de la solución propuesta.
Se recomienda implementar el "Formato Evaluación Final" (Anexo No. 7).
Si la Evaluación Final es positiva, se turnará al Departamento Financiero con
la finalidad de validar los parámetros económicos utilizados en la Evaluación
Final.
5.6 PRESUPUESTO.
5.7 IMPLANTACION Y DIFUSION DEL "SISTEMA PARTICIPATIVO PARA IMPLE
MENTAR LA CALIDAD TOTAL EN LAS EMPRESAS".
La implantación de este sistema se hará en forma gradual hasta cubrir la tota-
lidad de la organización o empresa, dicha implantación del sistema comprende
la ejecución de cinco etapas. A continuación se presenta en forma resumida de
cada una de éstas, asr como el alcance que tiene.
-Capacitación para el manejo y administración del "SISTEMA PARTICIPATIVO
PARA IMPLEMENTAR LA CALIDAD EN LAS EMPRESAS".
lo
Una vez definidos los Objetivos del sistema, se procede a establecer un
Plan de Capacitación que permita a los que ocupen una función ejecutiva
o administrativa dentro del sistema para obtener conocimientos y habilida
des necesarios para la dirección de Grupos Participativos.
A segundos niveles jerárquicos, proporcionar a los participantes la
información metodologra de como opera la técnica, sus alcances y las
preocupaciones que se deben tomar para su implantación exitosa.
Cursos de Técnicas de Análisis Estadrstico a Jefes de Departamento,
Sección o Area, su objetivo, brindar los conocimientos necesarios que
les permitieran capacitar a sus Grupos Participativos en las técnicas
de recolección de datos, gráficas de pareto, gráficas de causa-efecto e
histogramas.
Cursos de Administración del Cambio para (Encargados) Jefes de Depar-
tamento, su objetivo, proporcionar las habilidades y conocimientos nece-
sanos para dirigir a su Grupo Partidpativo y convertirse en Agentes
de Cambio efectivo.
Como es natural y de acuerdo con las polrticas establecidas en este sistema
la participación en los Grupos Participativos será voluntaria y su expansión
dependerá de la difusión que se realice, asr como de la motivación individual
que ejerza cada superior en su Grupo Participativo. Esta situación ha dado
lugar al diseño del Plan de Difusión.
6. ADMINISTRACION DEL PROGRAMA
La administración de los mismos recaera fundamentalmente en cada Encargado
del Grupo Participativo, quien se encargará de establecer el patrón de admi-
nistración y procedimientos establecidos en el sistema. El funcionamiento ade
cuado de los Grupos implica un modelo de dirección altamente participativo,
por lo cual es importante fijar los Irmites y dejar a éstos en libertad para ad
ministrar internamente.
La administración general del sistema, se dará como se muestra en el organi-
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grama, por Ja Coordinación, quien será la que lleve el historial de cada gru
po, los controles de funcionamiento y evaluación periódica de la actuación
de grupo. Hay que hacer notar que los responsables directos del funciona -
miento de cada Grupo Partidpatvo serán los propicis Encargados quienes de-
berán ser apoyados por la Coordinación, Promotores, Ejecutivos de primer
nivel quienes serán ¡ndirectamente responsables de ese funcionamiento.
La administración del sistema deberá ajustarse y revisarse periódicamente y
difrcilmente enmarcarse o limitarse a un campo de acción solamente, por lo
cual el modelo final se tendrá que obtener de los propios Encargados.
Nimi
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£ 4.*
PONENCIA
SISTEMA PARTICIPATIVO PARA IMPLEMENTAR LA CALIDAD
TOTAL DE LAS EMPRESAS.
INC. JAIME LOPEZ TRINCADO
SI NT ES 1 S
México a últimas fechas en sus diferentes instituciones educativas, empresariales
y académicas, ha implementado sistemas y programas que ayuden a solucionar
los diferentes efectos negativos que se presentan en el pars con motivo de la cri-
sis económica.
Seguramente que todos los intentos han sido válidos y en algunos casos con mu -
cho éxito, sin embargo lo que se propone como una vra más de solución es implan
tar un sistema participativo sencillo que ayude a solucionar los problemas que se
tienen en todos los medios sociales, culturales, empresariales, educativos y acadé
micos, y por que nó hasta en el ámbito familiar.
Dentro de mi experiencia adquirida durante los años que he trabajado en las dife
rentes empresas privadas, organizaciones civiles y polrticas a las que he pertene
cido, siempre tuve la inquietud de desarrollar un modelo de administración que
permita a todas las personas que integran un grupo social, participar en la solu-
ción de los problemas de dicho grupo.
ANTECEDENTES DE LA INDUSTRIA
La industria fabricante de bienes de capital se distingue por su esprritu de auto-
desarrollo; esta caracterrstica ha permitido que sus procesos de administración y
producción sean altamente dinámicos, no obstante, los últimos años han reflejado
en las compañras las dificultades económicas que se han sentido a nivel mundial,lo
que motiva los cuerpos directivos de las empresas a buscar soluciones creativas a
problemas expeciTicos que permitan aumentar la productividad abatiendo los costos
y mejorando el clima organizacional. De esta necesidad entre otras, surge la idea
de este sistema que puede ser adaptado a la disposición de cualquier compañra y
este sistema está concebido con sencillez y su metodologra es simple y accesible pa-
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ra asegurar su operación.
FILOSOFIA
Bajo el marco de referencia establecido, me permito definir el concepto de CALIDAD
TOTAL de la siguiente forma:
CALIDAD TOTAt. ES EL SISTEMA DE DESARROLLO INTEGRAL QUE UTILIZA DE
MANERA OPTIMA LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y TECNOLOGICOS PA -
RA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA, MEDIANTE UN CLIMA DE SA-
TISFACTORES PERSONALES DE TODOS SUS MIEMBROS Y EXTENSIVOS A SUS FA-
MILIAS.
En consecuencia la Filosofra del sistema se basa en la primicia de conceptuar al ser
humano como componente básico de la organización, asr además de considerar como
actua y trabaja se toma en cuenta el por qué actua y trabaja; de esta manera se
canaliza su energra hacia el alcance de satisfactores individuales y permite su invo-
Iucración participativa en los resultados de la empresa. Es asr como se propicia el
mejoramiento organizacional y el ambiente adecuado para que las personas den lo me
jor de si mismas.
ORGANIZACION
El sistema propuesto interrelaciona a todos los niveles pues su funcionamiento impU
ca un modelo de dirección participativa, tomando como base la estructura formal de
la empresa y está formado por grupos participativos que los integran personas de
una misma área que identifican y solucionan los problemas que se presentan en los
procesos operativos en la empresa.
La coordinación del sistema se encargará de la elaboración de los registros, los con
troles de funcionamiento, su evaluación y difusión de resultados.
Para la operación se requiere la implantación de un subsistema de sensibilización
que coadyuve a mejorar las relaciones humanas, propiciando el clima organizacional
para lograr en las personas dar lo mejor de ellas mismas.
OBJETIVOS
Mejorar la calidad e incrementar la productividad, reduciendo costos, desperdicios,
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ausentismo y tiempos perdidos.
Incrementar el interés y la responsabilidad del personal en los resultados de la em-
presa, desarrollando su deseo de participación y propiciar su crecimiento personal.
Fomentar el trabajo de equipo.
PREMISAS
Para el logro de los objetivos del sistema participativo, es necesario:
- El compromiso de la administración.
- Contar con una filosofra propia del sistema, en el cual las organizaciones estén
convencidas de la capacidad de trabajadores y empleados para desarrollar solucio
nes a problemas y asumir responsabilidades por el resultado particular y general
de su empresa.
- Los grupos se forman con personas que trabajan en un mismo departamento, ac -
tuando como gura el jefe del área.
- Los grupos podrán disponer de un tiempo dentro de la jornada de trabajo para
reunir a sus integrantes.
- Un grupo que ¡dentifique, analice y resuelva un problema, recibe el crédito y re-
conocimiento correspondiente.
La filosofra y objetivos, requerimientos y poirtícas del sistema significan un compro-
miso establecido buscando la CALIDAD TOTAL en la empresa.
RESULTADOS
El programa alcanza dos tipos de resultados; los tangibles, como es el mejoramiento
de la calidad, la reducción de costos, el incremento de la productividad y la reduc-
ción de desperdicios. Y los intangibles que son orientados a la satisfacción, creci -
miento y desarrollo personal.
SOPORTES Y APOYOS
ÇAPACITAC ION
Los programas de capacitación deben ser congruentes con la filosofra de este mode-
lo y orientados a la mejor comprensión del sistema.
Los objetivos que se deben buscar es la aprobación y aceptación de todos los nive-
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les que integran una empresa; es muy conveniente que se diseñe un programa de
inducción soportado con el manual de operación del sistema elemento necesario pa-
ra su comprensión, asr como elementos de apoyo que permitan reforzar el sistema,
tales como papelerra, artrculos promocionales, fotomurales, etc.
INSTALACIONES
Serra muy recomendable que las empresas contaran con un lugar y/o instalaciones
adecuadas para enriquecer el clima organizacional, tales como: Centros de esparci
miento, centro de capacitación, que ofrezca la oportunidad a trabajadores y fami -
liares de éstos de integrarse en espacios agradables que se disfruten y aprovechen
para su desarrollo en forma cotidiana.
El seguimiento y control del programa se realizará por medio de reportes. mensua -
les al Comité Directivo; boletines informativos a todo el personal y juntas entre
coordinadores y los promotores de los grupos.
METODOLOGIA DEL SISTEMA
El primer paso del sistema consiste en la detección del problema por medio de esta-
disticas y de la experiencia personal de los integrantes del grupo.
El siguiente paso consiste en seleccionar por medio del diagrama de pareto, cuál de
los problemas amerita inmediata atención.
Una vez seleccionado el problema, se analizan profundamente sus causas y efectos
a frn de encontrar y proponer la solución adecuada.
Por medio de un reporte final se describe la solución propuesta, que será evaluada
técnica y financieramente para su validación.
"Este sistema participativo para incrementar la Calidad Total en las empresas", bus
ca aprovechar las experiencias de todos los trabajadores mexicanos en cada una de
las especialidades, para mejorar la productividad y la calidad de vida de los traba-
jadores y que con su participación e interés resuelvan la problemática del ámbito
donde se desenvuelven.